INNEHÅLLSFÖRTECKNING MANUAL TA-CONNECT

Transkript

1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING MANUAL TA-CONNECT 1. Inledning 2. Registrera och boka en sändning 3. Uppföljning 4. Inställningar 5. Användare 6. Adressbok 7. Kundnummer 8. Sändningsmallar 9. Kontaktuppgifter WGA

2 MANUAL TA-CONNECT version Inledning För att kunna boka i TA-connect så krävs att kunden är upplagd som användare i systemet. För att bli användare, tag kontakt med någon av Bring Frigoscandias SuperUsers, se kontaktpersoner och kontaktuppgifter på sista sidan i manualen. Inloggning: Gå till Fyll i de inloggningsuppgifter du fått via mail från Bring Frigoscandia. 2. Registrera och boka en sändning För att registrera en sändning väljer du menyalternativet Ny sändning. Obligatorisk information för att kunna boka en sändning är markerad med fet stil i systemet. Följande uppgifter är obligatoriska: Avsändareadress Mottagareadress Godsuppgifter ( antal, kollislag och vikt ) Temperatur Fraktbetalare För att använda en av dina sändningsmallar när du registrerar en ny sändning följer du stegen nedan. (Se separat avsnitt om hur sändningsmallar läggs upp). 1. Välj sändningsmall När du väljer Ny sändning visas automatiskt din förvalda mall. Om du vill byta till en annan sändningsmall gör du detta i listrutan högst upp på sidan. När du valt en annan sändningsmall laddas sidan om och dina inställningar och ifyllda värden för den sändningsmallen visas. 2. Referenser Här fyller du i avsändarens och mottagarens referens. Kan även användas till andra uppgifter såsom ordernummer eller dyl. Informationen kommer med på transportfakturan från Bring Frigoscandia. 3. Välj avsändar- och mottagaradress. Har du fyllt i förvald information i sändningsmallen visas den. Välj annars adresser genom att skriva något från kundens namn eller adress så kommer automatiskt upp de träffar som passar på det du skrivit. 15 träffar visas maximalt så finns det fler måste du förfina sökningen genom att tex. skriva några bokstäver i ortsnamnet som kunden har. I listan som visas markerar du den du vill ha och trycker ENTER. Om det ska vara en annan hämtnings- och leveransadress anges även detta i detta informationsblock. Adresserna hämtas ifrån adressboken i TA-connect, i denna finns som start de mottagare kunden historiskt skickat till med Bring Frigoscandia de senaste sex månaderna. Det är alltid möjligt för användaren att komplettera adressregistret med fler mottagare. WGA

3 Godsrader Fyll i godsinformation för sändningen. Antal, kollislag och vikt är obligatoriskt. Välj kollislag i rullisten (enl bild) Vid bokning av transporter till Bring Frigoscandia finns i dagsläget endast möjlighet att använda en godsrad. Produkter I Ta-connect finns möjlighet att välja någon av följande produkter: Kylt ( C ) Fryst ( < -18 C ) Torrt Avvikande temperatur. Denna temperatur skrivs i fältet för Avvikande temperatur OBS! detta måste vara överenskommet med Bring Frigoscandia enligt separat överenskommelse. Fältet är ett fritext fält vilket betyder att bokningen kommer endast in till Frigoscandia med information om avvikande temperatur, inte med information om vilken temp som avses. Det som skrivs i fältet kommer endast ut i klartext på fraktsedeln. Lastmateriel Bring Frigoscandia tillämpar Pallöverföringssystem, PÖS. Antalet godkända pallar som sändningen innehåller anges i fält för EUR pallar. I de fall pallregistreringsnummer finns angivet på mottagaren i adressboken hämtas detta från denna läggs detta ut automatiskt. I annat fall kan numret fyllas i manuellt, det finns även möjlighet att söka efter aktuella pallregistreringsnummer via länken nedan. För att informationen ska komma upp med automatik nästa gång du ska skicka till samma mottagare behöver du uppdatera adressregistret med pallregistreringsnumret på kunden. Det finns även möjlighet att ange antal Paletten, denna information kommer endast ut på fraktsedeln. WGA

4 Avisering Skall mottagaren aviseras före leverans markeras radioknappen Avisering och därefter fylls kontaktuppgifterna i. Om telefonuppgifter finns inlagda i adressregistret på kunden, hämtas dessa och läggs ut med automatik, detta går att ändra i bokningen om avisering skall ske till annat telefonnummer än det som ligger i adressboken. Efterkrav Skall leveransen ske med efterkrav markeras radioknappen Efterkrav och då skapas nya rutor att fylla i. Observera att denna information endast kommer ut på fraktdokumenten och inte till Bring Frigoscandias transportsystem. Denna information bör därför informeras på annat sätt till Bring Frigoscandia också. Övrigt Om denna ruta markeras kommer ytterliggare en ruta fram. Där finns möjlighet att skriva in fritext som kommer på magen av fraktsedeln. OBS, texten kommer inte in till Bring Frigoscandia. Fraktbetalare (kundnummer) Vilken fraktbetalare du kan använda när du registrerar en sändning beror på vilka som finns upplagda som kundnummer (fraktbetalare) Markera avsändare, mottagare eller övrig fraktbetalare på sändningen. För att lägga upp ny fraktbetalare se separat avsnitt KUNDNUMMER under punkt 7. Övrigt I de förvalda mallarna visas nedan fält i bokningsbilden som standard WGA

5 Hämtningsdatum avser lastningsdatum. Systemet lägger per automatik ut lastningsdatum dagen efter bokningsdagen, detta går enkelt att ändra genom att ange annat önskat hämtningsdatum i kalendern. Klockslag för lastning samt hämtningsinstruktion kommer varken ut på fraktdokumentan eller till Frigoscandia transportsystem. För önskemål om tidsbestämda lastningar eller lossningar, tag kontakt med Ert Bring Frigoscandia kontor. Hämtningsinstruktion används för närvarande inte, informations som skrivs in här kommer vare sig ut på fraktdokumenten eller med bokningen in till Bring Frigoscandia. Leveransanvisning här anges information som är viktigt för chauffören och Bring Frigoscandia att känna till vid leverans samt för planering av fordon. Fältet består av tre rader och information från samtliga skrivs ut på fraktsedeln, dock är det endast de 25 första tecknen som skickas med bokningen in till Bring Frigoscandia. Transportdokumentkopia till e-post Här finns möjlighet att ange en e-post adress dit fraktsedlar och transportetiketter skickas automatiskt i de fall sändningen skall lastas på annat ställe än hos den som bokar. Spara och boka sändningen När all information är ifylld och du vill boka sändningen, tryck på knappen Boka transport/boka och skriv ut, en bekräftelse visas då med samtlig information på sändningen. Vill du endast spara sändningen klickar du på knappen Spara. En bekräftelse visas då med alternativen att antingen registrera fler sändningar eller gå till Boka transport för att boka sändningen. Sändningen är nu sparad i systemet och finns under menyalternativet Boka transport. Därifrån kan du boka samtliga sparade sändningar samtidigt genom att markera flera samt skriva ut fraktdokumenten. Du har alltid möjlighet att uppdatera/ändra uppgifterna på dina bokade sändningar. Gå in under fliken Uppföljning, där hittar du alla dina bokade sändningar. Öppna den aktuella bokningen genom att trycka på fraktsedelsnumret, då kommer du in i bokningsbilden och kan göra dina uppdateringar. Tryck därefter på spara knappen, uppgifterna på sändningen skickas då med automatik in till Bring Frigoscandia och uppdaterar den ursprungliga bokningen. Felmeddelanden vid bokning av ny sändning Väljer du Spara eller Boka och informationen om sändningen är felaktig visas felmeddelanden överst på sidan och de felaktiga inmatningsfälten markeras. Ett vanligt fel är att obligatorisk information saknas. För att spara sändningen behöver du fylla i korrekt information och klicka på knappen Spara / Boka igen. WGA

6 3. Uppföljning Under Uppföljning/Sändningsstatus placeras sändningarna när de blivit bokade. Sändningarna får olika statuskoder beroende på vilken nivå de befinner sig på. Status Tryck på denna för att få fram sändningsinformation där tex. tidpunkt för bokning & bokningsnummer finns. Tryck på fraktsedelsnumret för att komma in på sändningen och ändra/lägga till uppgifter Knapp för borttag av sändning Statusnivåer: I Boka transport OK sändning innehåller tillräckligt information för att kunna bokas. OFULLSTÄNDIG sändning saknar information som är vital för att kunna boka sändning. FRAKTDOKUMENT UTSKRIVNA fraktdokumenten är utskrivna men sändningen är inte bokad. I Uppföljning BEORDRAD indikerar att man tryckt på boka-knappen med att informationen ännu inte gått iväg till Bring Frigoscandia (brukar dröja några minuter) BOKNINGS SKICKAD bokning är skickad till Bring Frigoscandia. Denna status visas också när uppdatering av bokning skickats. ORDER SKICKAD Slutgiltig orderinformation har skickats till Bring Frigoscandia, sändningen går nu inte längre att ändra eller makulera i TA-connect. MAKULERAD sändningen är makulerad och makuleringsfil är skickad till Bring Frigoscandia. Om du inte har skrivit ut dokumenten kan du göra det här. Markera i rutan till vänster och tryck därefter på Fraktdokument längst ner på sidan så skapas fraktdokumenten i PDF-format för vidare utskrift. Samtliga sändningar sparas under Uppföljning/Sändningsstatus 40 dagar från bokningsdatum. Du kan alltid välja sändningar och överföra till Historik för att göra listan kortare och mer lättöverskådlig. Under Historik sparas samtliga bokningar i 18 månader. Möjlighet att söka bland dessa finns på olika sätt i sökfiltret överst på sidan. WGA

7 4. Inställningar Under inställningar finns möjlighet att ändra bla sökfunktioner, utskriftsformat och kunduppgifter Dessa 4 rutor kryssas i som standard, vill man inte ha ett utökat sökfilter i Uppföljning, bockar man bort Avancerat sökfilter Denna del avser utskrift av transportetiketter som ska skrivas ut på laserskrivare. Storlek på ark, antal etiketter per ark, marginaljusteringar. Denna del avser utskrift av transportetiketter som ska skrivas ut på etikettskrivare Bocka i rutan för etikettskrivare, bredd och höjd beror på vilken typ av skrivare & etiketter som används. Kontakta Memnon för teknisk WGA

8 5. Lägg till fler användare Tryck på användare i menyn till vänster, tryck därefter på knappen Skapa nytt konto Registrera in användaruppgifter och tryck på Spara-knappen Ange användar ID och lösenord ni vill ha på den nya användaren. Samtliga användare har samma Företags ID Fyll i kontaktuppgifter om användaren Ange de skrivar inställningar som skall gälla för den nya användaren. Beroende på om denne ska skriva ut fraktdokument på laser eller etikettskrivare. Tryck därefter på Spara-knappen Den nya användaren kan nu logga in. WGA

9 6. Adressbok Under fliken Adressbok finns de mottagaradresser som Bring Frigoscandia läst in i er domän vid upplägget. Där finns även möjlighet för er att ändra eller komplettera dessa samt att lägga till fler mottagare/avsändare efter hand. Tryck på kundens namn eller Id för att få fram en detaljerad bild av kunden. I denna bild kan kunduppgifterna redigeras samt kompletteras med ytterliggare information. Exempelvis: Kontaktperson, telefonnummer, specifik leverans anvisning som alltid skall gälla hos mottagaren etc. Vid ändringar, tryck på Spara-knappen så uppdateras registret. Välj Lägg till adress för att registrera nya mottagare/avsändare. Markera här vilka ställen där adressen skall vara sökbar. Vi rekommenderar att man klickar i: Avsändare, Mottagare, Hämtnings & Leveransadress Samtliga fält markerade med fetstil är minsta krav för att lägga till en adress. WGA

10 Id Fyll i ert kundnummer eller annat begrepp som kännetecknar mottagaren. Fältet fungerar endast som sökbegrepp vid bokning av ny sändning. Uppgiften kommer varken ut på fraktsedeln eller in till BF med bokningen. Pallregistreringsnummer Detta är inget tvingande fält att fylla i men underlättar vid bokningen om detta görs, numret hämtas då från adressboken per automatik. Om mottagaren är med i BF:s PÖS system finns pallregistreringsnumret att hämta på vår hemsida, det finns även länkat från start sidan i TA-connect. Övriga fält är valfria att fylla i, dock kan det underlätta att ha vissa uppgifter förifyllda då de hämtas med automatik till bokningen och dessa slipper registreras manuellt vid bokningstillfället. Skulle man vid något enstaka tillfälle vilja ha en annan uppgift än den som finns inlagd i adressboken vid bokningstillfället, är det alltid bara att skriva över dessa. Dock kommer de förinlagda uppgifterna finnas kvar till nästkommande bokningar. Telefon Hamnar som telefonnummer med automatik när man väljer avisering Referens Hamnar med automatik i fältet avsändarens/mottagarens referens Gironr Hamnar som bankgiro nummer med automatik när man väljer efterkrav. Pallregistreringsnummer Hamnar med automatik i avsändarens/mottagarens pallregistreringsnummer Leveransanvisning Hamnar med automatik i fältet leveransanvisning WGA

11 7. Kundnummer Under fliken kundnummer finns samtliga kundnummer som är upplagda och kan användas som fraktbetalare. Som bas ligger alltid ett avsändar kundnummer och detta är ert eget. Det finns möjlighet att lägga upp ytterliggare fraktbetalare, detta för att möjliggöra eventuella mottagarfrakter eller annan fraktbetalare. Tryck på knappen Nytt kundnummer Lägg upp nytt kundnummer (mottagare & Annan fraktbetalare) Skriv in kundnamn och kundnummer. Saknar man uppgift om kundnumret hos Bring Frigoscandia, kontakta ert transportkontor för detta. Beskriv vad kundnumret avser Fyll i om kundnumret skall användas som Mottagare eller Annan fraktbetalare I de fall kundnummer läggs upp som skall användas som Annan fraktbetalare måste detta kopplas ihop med en adresspart i adressboken. Kunden måste således först vara upplagd i adressboken och däri markerad som fraktbetalare. För upplägg av ytterliggare avsändar kundnummer, kontakta någon av TA-connects super-users så hjälper de er med detta.. Tryck på spara-knappen när du registrerat samtliga uppgifter. WGA

12 8. Sändningsmallar Sändningsmallar läggs upp under inställningar och mallar En sändningsmall underlättar registreringen av en sändning genom att innehålla förifylld information. Exempel på information du kan ha förifylld i sändningsmallen är din avsändaradress, fraktbetalare, temperatur, kollislag, leveransanvisning m.m. Du kan även välja att dölja de fält du inte använder. Inställningen du gör i din sändningsmall bestämmer alltså hur formuläret för Ny sändning ser ut och vilken information du behöver fylla i när du ska registrera en sändning. Du kan skapa flera olika sändningsmallar för olika typer av sändningar och även välja vilken sändningsmall som ska vara förvald när du ska registrera en ny sändning. I samband med att vi lägger upp er som ny användare i TA-connect lägger vi också som bas upp två standard mallar. En för Utleveranser och en för Returer Att lägga upp en ny sändningsmall är nästan som att göra en bokning. Ge sändningsmallen ett namn och registrera in de uppgifter du vill att mallen ska innehålla Klicka i eller ur de fält du vill ha synliga respektive dölja vid bokning av ny sändning. Välj att spara din sändningsmall genom att klicka på knappen Spara. Vill du sedan göra en till sändningsmall som skall se likadan ut, tryck på kopiera mall. Du får då en mall med samma innehåll/utseende och kan enkelt bara byta ut de uppgifter som skall skilja i mallarna. Du kan välja att ha en förvald sändningsmall, vilket innebär att sändningsmallen visas direkt när du går till Ny sändning. En sändningsmall blir förvald när du markerar radioknappen framför sändningsmallens namn i listan över dina samtliga sändningsmallar. Det finns inga begränsningar för hur många mallar som kan lägga upp. Hur och vilka mallar som är lämpligast att lägga upp beror helt på er sändningsstruktur. Vill ni ha hjälp att lägga upp mallar, kontakta någon av våra super-users. WGA

13 9. Kontaktuppgifter Vid frågor angående funktionalitet, driftproblem eller tekniska inställningar i TA-connect, kontakta Memnons Helpdesk Mail: Bring-support@memnon.se Telefon: Det går även bra att kontakta någon av våra super-users på transport kontoren Via mail: Ta-connect@bringfrigoscandia.se Eller telefon: Helsingborg Kristina Guidoni Karin Fristedt Stockholm Lena Eriksson Annelie Wideberg Göteborg Stefan Björk Annelie Larsson Jönköping Ulrika Hägghult Kumla Marie Andersson WGA