Objektsregister - EN2010

Transkript

1 Objektsregister - EN2010 Användarhandledning Användarhandledning för försäkringsgivare (FG), försäkringstagare (FT) och uppdragstagare (UT) som använder objektsregister EN2010 för att administrera EN-Besiktning, EN-Systemkontroll och Periodisk kontroll. Klicka/vänd för att gå vidare Ver. 4.0 gäller från uppgradering 2.7 Handledning EN2010 Ver,

2 HANDLEDNING - EN2010 Introduktion Elektriska Nämnden bevakar på försäkringsbolagens uppdrag att vissa försäkrade objekt regelbundet kontrolleras med avseende på bland annat elsäkerhet. Försäkringstagaren kan också välja att frivilligt låta kontrollera sin elinstallation enligt Elektriska Nämndens rutiner. Oavsett anledning administreras kontrollen genom Elektriska Nämndens administrationsverktyg EN2010 som är ett webbaserat verktyg. Du behöver därför en dator med internetuppkoppling och en webbläsare för att hantera dina ärenden. Systemet är testat tillsammans med Microsoft Internet Explorer som finns på de flesta datorer med Windows. Du som försäkringstagare ska välja en uppdragstagare i EN2010 inför kontrollen, uppdragstagaren ska vara en av Elektriska Nämnden auktoriserad besiktningsingenjör eller en av försäkringsgivaren anvisad uppdragstagare. Alla valbara uppdragstagare finns med i EN2010. Avsändaradress i e-postmeddelanden från EN2010 är EN2010-noreply@elektriskanamnden.nu Processöversikt I flödesschemat redovisas de olika stegen i kontrollprocessen. Blått steg utförs av alla användare, vita processteg utförs av försäkringsgivare (försäkringsbolagen), gröna rutor av försäkringstagaren (FT) och gula av uppdragstagaren (UT). Respektive steg är förklarade i den efterföljande handledningen. Elektriska Nämnden har rätt att bjuda in externa användare med enbart läsrättighet, exempelvis Försäkringsbranschens Restvärderäddning. Tips! Du kan klicka på rutorna för att komma till rätt avsnitt! Pilen tar dig tillbaka hit. Sida 2 (31)

3 Steg 1 - Logga in (försäkringsgivare, försäkringstagare, uppdragstagare) Börja med att gå in på Elektriska Nämndens webbplats. Internetadressen finner du i det brev du fått av Elektriska Nämnden. På startsidan klickar du på knappen LOGGA IN EN2010. Om du har fått inloggningsuppgifter: Ange dina inloggningsuppgifter och klicka på "Logga in för att komma in i systemet. Om du inte tidigare har använt EN2010 måste du skapa användarnamn och lösenord. Det gör du genom att Skapa konto (se nedan). Användarnamnet ska vara din e-postadress. För att kunna skapa ett konto måste du ha en gällande uppdragskod (se avisering). Detta steg ska du bara göra om du inte tidigare har inloggningsuppgifter till EN2010. Använd en fungerande e-postadress som användarnamn. Ange ett säkert lösenord, tänk på att använda tillräckligt många tecken. (Du måste ange ditt lösenord exakt likadant i de båda lösenordsfälten för att säkerställa att du inte av misstag skrivit fel.) Tryck därefter på knappen Skapa konto. Du har nu skapat ett användarkonto i EN2010. Har du glömt ditt lösenord kan du begära ett nytt genom att klicka på Glömt lösenord. Det nya lösenordet skickas till den e-postadress du tidigare har anmält till Elektriska Nämnden. Om du representerar flera organisationer med olika organisationsnummer kan du ha fått flera inloggningsuppgifter. Genom att skriva in uppdragskoden som tillhör ett annat organisationsnummer i menyn Koppla uppdrag länkas de olika organisationerna ihop. Sida 3 (31)

4 Hitta rätt i EN2010 (försäkringsgivare, försäkringstagare, uppdragstagare) Efter inloggning kan du välja aktivitet på den svarta menyraden. (Menyraden varierar något beroende på vem som är inloggad) Under menyalternativet Mina ärenden hittar du de objekt där systemet väntar på svar från dig, det kan till exempel vara att du ska bekräfta att du fått avisering om att utföra kontroll eller att intyga att alla brister som noterades vid kontroll nu är åtgärdade. Du kan filtrera listan så att endast ärenden av viss typ visas eller ärenden tilldelad viss förvaltare. Alla kolumner kan sorteras. Förkortningar: BPF anger besiktningsperiodens första dag ÅPS anger åtgärdsperiodens sista dag Objektskategorier anges med två siffror efter objektid ( XX) enligt följande:.01 Besiktningspliktig fastighet.02 Besiktningspliktig verksamhet.03 Systemkontroll (gäller endast vissa objekt anmälda från captivebolag).04 Periodisk kontroll av fastighet.05 Periodisk kontroll av verksamhet.06 Kontorsbyggnad 5 år I menyn Sökning kan du leta efter andra objekt som du är kopplad till, det kan finnas flera om du till exempel har flera byggnader/verksamheter på olika platser som är besiktningspliktiga enligt ditt försäkringsvillkor. Sida 4 (31)

5 Menyn Bibliotek tar dig till ett urval av informationsmaterial från Elektriska Nämnden. Är du inloggad som uppdragstagare har du även fliken Teknik där du kan ta del av information från Elektriska Nämnden. Menyn Mina inställningar ger dig bland annat möjlighet att byta lösenord. I Personliga inställningar kan du redigera ditt användarnamn (e-postadress för inloggning) och välja vilken sida du vill starta på efter inloggning, Du kan också se till vilka försäkringstagare (organisationsnummer) du är kopplad mot. Du kan bjuda in medarbetare till systemet. Inbjudna medarbetare kan se alla objekt och uppdrag samt åtgärda ärenden i menyvalet Mina ärenden, men en inbjuden medarbetare kan inte i sin tur bjuda in ytterligare användare till systemet. Som försäkringstagare kan du dela ut objekt till förvaltare, läs mer om detta på sidan 30. Menyn Sortering i protokoll (uppdragstagare) Väljer du att sortera protokollet efter rubrik kommer alla anmärkningar som har samma rubriknamn att sorteras tillsammans. Det är då viktigt att tänka på att rubriker döps olika för att skilja anmärkningarnas placering. Ex Källare Hus A, Källare Hus B, Källare Hus C. Är rutan avmarkerad sorteras anmärkningarna exakt så som de har skrivits in i protokollet. Menyn Bjud in uppdragsassistent (uppdragstagare) En inbjuden uppdragsassistent får egen inloggning till systemet. Uppdragsassistenten kan inte bekräfta protokoll, hantera ansökan om förändring i protokoll, förlängd åtgärdsperiod eller fullmaktsärenden. En uppdragsassistent kan bjudas in av flera olika uppdragstagare från samma eller olika besiktningsföretag. Menyn Bjud in användare med läsrättighet (försäkringsgivaransvarig) En inbjuden användare får egen inloggning till systemet och kan söka objekt i hela databasen samt öppna och läsa protokoll och intyg utom de objekt som är anmälda från ett captivebolag. Sida 5 (31)

6 Steg 2 - Registrera ett nytt objekt i EN2010 (Endast försäkringsbolag) Försäkringsgivaren kan registrera nya objekt i EN2010. Undvik att skapa dubbletter i systemet. Kontrollera noga i databasen att objektet inte redan finns registrerat av annan försäkringsgivare. Se Överta objekt. Efter inloggning, klicka på Registrera objekt i menyraden. Här anges objektsuppgifterna, en korrekt belägenhetsadress underlättar för uppdragstagaren som ska utföra kontrollen. Organisationsnummer hämtas ur databasen genom att skriva ett antal av siffrorna i organisationsnumret, listan filtreras efterhand som du skriver. Om det är en ny försäkringstagare som inte registrerats i EN2010 sedan tidigare hittas inte organisationsnumret, registrera då ett nytt genom att klicka på det gröna plustecknet. I rutan som öppnas anger du organisationsnummer och försäkringstagarens namn. Vid registrering av objektet måste du ange vilken uppdragskategori objektet tillhör. Mata in alla objektsuppgifter och välj därefter kategori och besiktningstyp. Ange också besiktningsintervall och första besiktningsmånad. Avisering sker 2 månader före besiktningsmånaden. Bestämmelser om Besiktningsplikt och besiktningsintervall framgår i Elektriska Nämndens anvisning F200 som du hittar under fliken Bibliotek. Du kan själv välja om uppdraget ska annonseras längre fram i tid genom att välja vilken månad besiktningsperioden ska starta. Ange vilken typ av besiktning som ska utföras, för pliktiga objekt normalt EN-Besiktning. (EN-Systemkontroll används då försäkringstagaren godkänts för Systemkontroll. Det gäller försäkringstagare med fastlagda rutiner för att utföra särskild kontroll i egen regi. Gäller endast captivebolag.) Periodisk kontroll används för objekt som registreras på frivillig basis på försäkringstagarens begäran. Klicka slutligen på spara när samtliga uppgifter är ifyllda. Import av ett eller flera objekt från Excel: Fyll i Excelmallen som kan laddas ner i fältet som öppnas när du klickar importera. Tryck sedan på knappen märkt >> bredvid textfältet och peka på filen, därefter Importera (filformat, se förvaltare). Observera att dubblettkontroll inte görs när registrering av objekt görs via import. Sida 6 (31)

7 Steg 3 - Söka objekt i EN2010 (försäkringsgivare, försäkringstagare och uppdragstagare) EN2010 ger möjlighet att söka och hantera objekt. Klicka först på Sökning i menyraden. (Söksidans utseende ändras beroende på vilken roll man har som användare.) Sökalternativen varierar beroende av vem som är inloggad. Sökalternativen på bilden gäller endast försäkringsbolag. Sök på valfritt antal fält för att successivt minska urvalet. Sökresultatet visas längre ned på sidan. Alla kolumner är sorteringsbara och sökresultatet kan exporteras till Excel. Försäkringsgivare har möjligheten att i kryssrutan Egna objekt begränsa urvalet till de egna objekt som idag är anmälda för kontroll, samt på avanmälda objekt. Avmarkeras rutan söker du bland alla objekt i databasen utom de som är anmälda från ett captivebolag. Objekt som försäkras av annat försäkringsbolag anges som Annan i sökresultatet. Du kan även aktivera ett tidigare avanmält objekt på nytt genom att välja Ångra avanmälan. Överta objekt ger dig möjlighet att hämta upp ett objekt som avanmälts från objektregistret utan att behöva mata in alla uppgifter igen, avanmälda objekt sparas under en begränsad tid i EN2010. För att kunna uppdatera försäkringsuppgifterna måste du först överta objektet. Sida 7 (31)

8 Ta bort objekt raderar objektet i databasen. Uppdragstagare kan söka Lediga uppdrag som en försäkringstagare valt att annonsera, Utfört förra besiktningen och Innehar fullmakt. Försäkringstagare kan söka ärenden och objekt per förvaltare. Som försäkringstagare har du rätt att justera felaktiga uppgifter gällande ditt objekt. Information om ändringen skickas till ditt försäkringsbolag. Observera att när ett objekt flyttar till annan verksamhetsadress ska det anmälas och ändras av försäkringsgivaren. Sida 8 (31)

9 Steg 4 Hantera objekt i EN2010 (Endast försäkringsgivare) När du funnit det objekt du söker klickar du på objektsnamnet i listan av sökresultat för att öppna objektsbilden. Observera att sökresultaten kan vara fördelade på flera sidor, längst ned till vänster i listan kan du då bläddra framåt och bakåt, 25 resultat i taget. Om du som försäkringsgivare ska ta över ett objekt från en annan försäkringsgivare använder du knappen Överta objekt för att kunna hantera objektet. Klicka på fliken Dokument för att ta del av befintliga protokoll etc. Noteringar är ett anteckningsfält för Elektriska Nämnden. Försäkringsgivarens noteringar visas bara för användare inom det egna försäkringsbolaget. Obs! Du kan inte redigera några objektsdata utan att först ta över objektet. Besiktningsuppdrag som avbrutits på grund av att en tidsspärr har passerats visas under egen rubrik Ej avslutade uppdrag på objektsidan. Informationen ligger kvar till ett nytt besiktningsuppdrag har genomförts och ett intyg har skapats i systemet. När du tagit över objektet kan du ändra och även radera objektet ur systemet med knappen Ta bort objekt. Eventuella ändringar sparas med knappen Spara. Sida 9 (31)

10 I menyvalet Hantera objekt kan du överta eller avanmäla flera objekt på en och samma gång. Du kan justera uppgifter för objekt på två sätt. Du kan söka ett befintligt organisationsnummer i EN2010 genom att skriva och välja i fältet Orgnr. När du klickat på Spara ändras uppgiften för enbart det objekt du har på skärmen. Väljer du att göra en ändring genom att klicka på pennan kommer de ändringar du gör att få genomslag för samtliga objekt som finns registrerade i EN2010 och som har samma organisationsnummer eller namn som det objekt du ändrar. Sida 10 (31)

11 Under menyalternativet Ärenden kan du som försäkringsgivare se status på objekt som kräver åtgärd av dig. Du kan filtrera ärenden genom att markera typ av ärende av viss typ i listan. Varje avbrutet uppdrag tilldelas ett nummer som anger vilken gång i ordningen försäkringstagaren har omaviserats. Försäkringstagare med fler omaviseringar bör prioriteras och kanske hanteras på annat sätt än att aviseras på nytt. I exemplet på bilden ovan visas objekt där försäkringstagaren inte har utfört åtgärder som EN2010 kräver. Genom att klicka på respektive objekts uppdragskod ska du i formuläret som visas välja att skicka ut aviseringen igen alternativt avanmäla objektet. Försäkringstagaren har rätt att ändra felaktiga uppgifter rörande objektet, justering av fastighetsbeteckning, adressuppgifter mm. När det görs skickar systemet information om detta till er funktionsbrevlåda. Har verksamheten flyttat till ny belägenhetsadress ska objektet alltid avanmälas och därefter nyanmälas på den nya adressen och tilldelas nytt objekt-id. Sida 11 (31)

12 Steg 5 - Bekräfta en avisering (försäkringstagare) När du har fått en avisering måste du via webbsystemet EN2010 bekräfta att aviseringen har tagits emot. Om du klickar på länken direkt i en e-postavisering och inte redan är inloggad ber systemet dig att logga in. Därefter kommer du direkt till sidan för att bekräfta avisering. Du ska nu besvara aviseringen genom att ange om objektet kan besiktas, tänkbara orsaker för att inte besikta kan vara att verksamheten är nedlagd, flyttad eller har gått i konkurs. Svarar du nej ska du också kryssa för ett av de skäl som visas på skärmen. Försäkringsgivaren meddelas då att besiktingen inte kommer att utföras. Härifrån kan du också ansöka om förlängd besiktningsperiod. Skäl för ansökan kan vara pågående ombyggnad eller liknande. Ansökan skickas till din försäkringsgivare för beslut och du får svar med e-post eller brev. Observera: Aviseringen måste besvaras senast 1 månad före besiktningsperiodens första dag (BPF). Om objektet kan besiktas svarar du ja. Du kan också ange ett eget uppdragsnamn, det kan exempelvis vara elbesiktningen eller annat namn som används internt i din organisation, uppgiften är frivillig. Du kan även ange en annan benämning på objektet (exempelvis blå fabriken ). Under rubriken uppdrag ser du inom vilken tidsperiod som objektet ska kontrolleras. Kontrollen kan påbörjas under aviseringsperioden om så önskas. För att se vilket tidsintervall som gäller för just den här besiktningen/uppdraget, klicka på länken (visa) till höger om rubriken Uppdrag, se även sidan 14. Där visas även när alla eventuella brister ska vara åtgärdade samt när objektet aviseras nästa gång. Vill du spara utan att skicka in svaret kan du klicka på Spara och återvända senare, när du är redo att skicka ditt svar klickar du på knappen Bekräfta/Skicka. Du hittar sidan under menyn Mina ärenden så länge du inte klickat på knappen Bekräfta/Skicka. Sida 12 (31)

13 Hantera objekt i EN2010 (försäkringstagare, uppdragstagare) Välj om möjligt e-post som aviseringsalternativ. Genom att söka fram ett objekt kan du se de uppgifter som ditt försäkringsbolag har registrerat i EN2010. Som försäkringstagare har du rätt att justera felaktiga uppgifter, se sidan 8. Under fliken Dokument hittar du befintliga protokoll och intyg. Från den här sidan kan du som försäkringstagare även ansöka om fullmakt för att låta en fastighetsägare eller en besiktningsingenjör/uppdragstagare sköta den administrativa registreringen i EN2010. Fullmakt, se sidan 28. Klickar du på länken under rubriken Pågående uppdrag kommer du vidare till den sida som gäller din aktuella besiktning. Pågående uppdrag, se sidan 14. Som försäkringstagare har du möjlighet att justera ditt företagsnamn tillhörande det organisationsnummer som försäkringsbolaget registrerat. När du klickar på pennan kommer du till ett formulär där du kan ändra ditt företagsnamn. Observera att den ändringen får genomslag på samtliga objekt som finns registrerat på samma organisationsnummer. Sida 13 (31)

14 Hantera uppdrag i EN2010 (försäkringstagare, uppdragstagare). På sidan Uppdrag visas allt som gäller pågående besiktning/uppdrag. Som försäkringstagare kan du ansöka om förlängd besiktningsperiod och undantag från vissa delar av kontrollen. Förlängd besiktningsperiod sker inom besiktningsintervallet och flyttar inte fram tidpunkten för nästkommande avisering. Exempel på undantag kan vara att en viss del av objektet är under ombyggnad men övriga delar kan besiktas som vanligt. Ansökan skickas till ditt försäkringsbolag som beslutar i ärendet. Beslut meddelas dig via e-post eller brev. Uppdragsstatus visar de aktiviteter/händelser som rör den aktuella besiktningen ända fram till uppdraget avslutas med ett intyg. Sida 14 (31)

15 Steg 6 - Välj uppdragstagare (försäkringstagare) Kontrollen av din elanläggning ska utföras av en valfri uppdragstagare som är en auktoriserad besiktningsingenjör. Du som försäkringstagare ska utse en uppdragstagare inför varje ny besiktning från listan i EN2010. Du kan låta olika uppdragstagare utföra uppdraget varje gång om du så önskar. Du kan bläddra i hela listan över uppdragstagare genom att klicka på den svarta pilen i det rödmarkerade fältet. Listan presenteras med 10 namn per sida, du byter sida genom att markera pilen i nederkant. Har objektet besiktats tidigare visas namn på den uppdragstagare som senast utförde kontrollen på ditt objekt som förvald inom den röda ramen. Du kan då acceptera det eller radera namnet och söka fram en ny. Under Sök och välj uppdragstagare kan du söka uppdragstagare på namn, län, ort, företag, mm. I takt med att du skriver in sökord filtreras urvalet baserat på vad du skriver. Det är viktigt att du markerar raden för den person du väljer från listan och klickar så att namnet sedan visas inom den röda ramen. I det nedre grå fältet under listan med uppdragstagare kan du skriva in ett meddelande till den valda uppdragstagaren, exempelvis Ring mig så att vi kan boka en tid. Vill du se mer information om objektet klickar du på länken Visa mer information längst ned till vänster på sidan. Väljer du att kryssa i rutan Annonsera uppdraget och klicka på knappen Bekräfta/Skicka kommer alla uppdragstagare att kunna se ditt objekt i systemet och istället kontakta dig för ett affärsförslag. Syftet med denna funktion är att du som försäkringstagare enkelt ska få kontakt med en eller flera uppdragstagare. Tänk på att gå in i EN2010 så snabbt som möjligt när du avtalat om kontroll med en uppdragstagare och bekräfta ditt val för att undvika att du blir kontaktad av ytterligare uppdragstagare eller får påminnelse från systemet. Observera att Elektriska Nämnden inte är part i det avtal som sluts mellan dig och den uppdragstagare som utses. Du måste också ange vem som är kontaktperson i din organisation så att uppdragstagaren kan få kontakt om den informationen inte finns sedan tidigare. När du valt en uppdragstagare klickar du på Bekräfta/Skicka. Den uppdragstagare som du valt får nu en förfrågan via EN2010 som ska besvaras. Uppdragstagaren väljer att acceptera eller tacka nej till uppdraget. Observera att du alltid måste välja uppdragstagaren via systemet, ett telefonsamtal räcker inte! Uppdragstagaren som accepterat uppdraget EN2010 erhåller därmed den unika uppdragskoden för just den här kontrollen och kan först därefter påbörja besiktningen. Kontrollen kan påbörjas redan innan besiktningsperioden har startat vilket ger längre tid för åtgärdande av eventuella anmärkningar. Sida 15 (31)

16 Steg 7 - Bekräfta Uppdrag (uppdragstagaren) Den uppdragstagare som utsetts av försäkringstagaren måste bekräfta uppdraget i EN2010, detta kan utföras tidigast när försäkringstagaren valt uppdragstagare i systemet. Uppdragstagaren får förfrågan via e-post, men kan också se alla förfrågningar direkt under Mina ärenden. Genom att klicka på respektive uppdrag eller direkt på länken i den PDF-fil som innehåller förfrågan kommer uppdragstagaren till sidan Bekräfta uppdrag. (Inloggning krävs för att sidan ska visas.) Noteringar i fältet Egna noteringar kan användas för att skicka meddelande till försäkringstagaren, exempelvis Jag har tyvärr inte tid. Uppdragstagaren utför nu kontrollen och ska därefter bekräfta att kontrollen är genomförd. Detta ska ske senast vid besiktningsperiodens sista dag (BPS). Uppdragstagaren kan välja att tacka nej till uppdraget genom att markera nej under bekräfta uppdrag. De ev. noteringar som skrivs in i textfältet egna noteringar kommer att meddelas till försäkringstagaren tillsammans med besked att utse en annan uppdragstagare. Kontrollen kan påbörjas så snart uppdragstagaren bekräftat uppdraget. Antal objekt i fastigheten visar om det finns andra objekt i EN2010 registrerade med exakt samma fastighetsbeteckning. Elektriska Nämnden har inte rätt att namnge andra försäkringstagare. Sida 16 (31)

17 Som uppdragstagare kan du tillfälligt Lämna över uppdrag till annan uppdragstagare. Överlämnandet gäller endast det aktuella uppdraget och den uppdragstagare som överlämnat uppdraget har inte längre tillgång till uppdraget så länge det är pågående och är inte heller ansvarig för att uppdraget fullföljs på korrekt sätt. Vid nästa avisering skickar systemet kännedomskopian om aviseringen till ursprungliga uppdragstagaren i vanlig ordning. Systemet förutsätter att försäkringstagaren och den nya uppdragstagaren har informerats. Inget meddelande skickas från EN2010. Sida 17 (31)

18 Steg 8 - Bekräfta kontroll påbörjad (uppdragstagaren) När uppdragstagaren har startat kontrollen ska detta bekräftats. Anledningen till detta är att systemet inte ska skicka ut påminnelser då uppdragstagaren har ytterligare en månad på sig att utfärda protokoll även om besiktningsperioden är slut. När kontrollen är genomförd bekräftar uppdragstagaren detta genom att leta fram objektet under Mina ärenden och klickar på uppdragskoden. Därefter anges om det finns några anmärkningar och första dag för besiktning. När all information är inmatad klickar du på Bekräfta/Skicka. Vill du återvända senare och komplettera uppgifterna klickar du istället på Spara Du ska ange om det finns några anmärkningar eller inte. Om det fanns anmärkningar visas nu uppdraget i Mina ärenden med aktiviteten Utfärda protokoll, i annat fall är uppdraget avslutat och intyg utfärdas automatiskt av EN2010. Sida 18 (31)

19 Steg 9 - Utfärda Protokoll (uppdragstagaren) Om det finns fel och brister vid kontroll av objektet matas anmärkningarna in i objektsregistret. Anmärkningarna kan också noteras i en Excelfil som importeras in i systemet (alternativ 2 nedan). Du ska ange datum för besiktningens sista dag och faktiska uppdragstimmar. Om någon del av objektet inte har omfattats av kontrollen kan det anges i textrutan. Den informationen skrivs sedan ut i intyget. Systemet sparar inlagd information löpande när formuläret är öppet. Alternativ 1 Webbformuläret Anmärkningar och brister matas in i webbformuläret, formateringsmöjligheterna är begränsade. När ett nytt protokoll påbörjas är utgångspunkten enligt bilden nedan: Knapparna har följande funktioner: Ny fritext - Skapar text i anmärkningskolumnen utan numrering. Ny rubrik - Skapar ny rubrikrad. Ny anmärkning - Skapar ny anmärkning. Rensa alla anmärkningar - Raderar samtliga anmärkningar, används primärt vid Excelimport. Spara - Sparar protokollet utan att skicka vilket innebär att du kan fortsätta redigera senare. Bekräfta - Bekräfta att protokollet nu är färdigt att skicka till försäkringstagaren. Sök - Fritextsök bland dina anmärkningar. För varje anmärkning måste kategori och anmärkningstext anges. Du kan också välja att infoga en av de standardanmärkningar som definierats och som återfinns i systemet. Fältet bilaga används för att skapa en bilaga med anmärkningar enligt samma princip som i EN-Webb. Placering används för att ange var anmärkningen är belägen i byggnaden. När en anmärkning lagts till i protokollet kan du flytta den genom att klicka på saxen till höger på respektive anmärkning. Klicka därefter på knappen Klistra in ovanför på den anmärkningsrad som du vill infoga den urklippta anmärkningen framför. Du kan Sida 19 (31)

20 bara flytta en anmärkning i taget. När all information är inmatad klickar du på Bekräfta/Skicka. Vill du återvända senare och komplettera uppgifterna klickar du istället på Spara. Lägg till bilder i protokoll Bilderna laddas upp från din egen dator. Systemet anpassar formatet automatiskt och bilderna visas sist när protokollet skapats. Alternativ 2 - Importera Excelfil I EN2010 importeras hela Excelfilen på en gång. Tänk på att filformatet måste vara av typ Excel arbetsbok version (.xls). Filer skapade i MS Office 2007 eller 2010 av filtypen.xlsx fungerar inte, du måste först spara om dessa filer till det äldre formatet. Klicka på Importera Klicka på pilknappen, leta därefter upp Excelfilen på din dator i dialogrutan. Klicka slutligen på Importera. Anmärkningarna kan nu finjusteras i webbformuläret om så önskas, tänk på att alla ändringar du gör i webbformuläret förloras om du väljer att läsa in Excelfilen igen, det kan därför vara lämpligt att istället göra ev. justeringar i Excelfilen och läsa in den på nytt. De olika knapparna i webbformuläret beskrivs under alternativ 1 ovan. Bilder kan inte läggas in via Excelfilen utan måste hanteras i webbformuläret i efterhand. Sida 20 (31)

21 Steg 10 - Intyga anmärkningar åtgärdade (försäkringstagaren) Försäkringstagaren får automatiskt information om att protokollet har utfärdats via e-post eller brev så snart uppdragstagaren skrivit in protokollet i EN2010 beroende på vilket aviseringsalternativ som valts. E- postmeddelandet innehåller en länk till EN2010 och efter inloggning kommer du direkt till formuläret för att intyga att anmärkningarna är åtgärdade. Här kan du klicka på Avbryt för att återkomma vid ett senare tillfälle. När du som försäkringstagare är säker på att samtliga anmärkningar är åtgärdade klickar du på länken och loggar in i EN2010, alternativt loggar in och letar reda på objektet under Mina ärenden. För eget intresse kan du be elinstallatören som åtgärdat anmärkningarna att intyga detta genom att skriva på protokollet på avsedd plats. Sida 21 (31)

22 Börja med att klicka i kryssrutorna om någon av dessa stämmer in på ditt objekt (frivillig uppgift). Om försäkringstagaren har behörig elinstallatör anställd ska den första rutan kryssas i, om kontroller enligt elsäkerhetsverkets föreskrifter utförs utöver EN-besiktning ska den andra rutan kryssas. Om ingen av rutorna stämmer för ditt objekt lämnar du båda rutorna tomma. Informationen som anges skrivs ut på intyget. Därefter rullar du ner på sidan och kryssar successivt för alla anmärkningar som är åtgärdade, alternativt använder knappen Intyga alla för att markera alla anmärkningar på en gång. Vill du fortsätta senare väljer du knappen Spara. Anmärkningar i kategori 5 Rekommenderad åtgärd och 6 Övrig iakttagelse ska inte intygas i formuläret. När alla anmärkningar har intygats ska du bekräfta protokollet genom att klicka på Bekräfta/Skicka längst ned till höger på sidan. Du får nu en kontrollfråga som du måste godkänna innan intyget skapas. På nästa sida finns en bild på detta moment. Vill du se eller skriva ut protokollet kan du klicka på Förhandsgranska/Skriv ut. Det påskrivna protokollet ska inte som tidigare skickas till uppdragstagaren. När alla anmärkningar har intygats får försäkringstagaren ett EN-Intyg via e-post eller brev som visar att kontrollen är slutförd och eventuella brister är åtgärdade. Intyget är en värdehandling för försäkringstagaren. Protokoll och intyg finns tillgängligt för försäkringstagaren, försäkringsbolagen, Försäkringsbranschens Restvärderäddning RVR och Elektriska Nämnden. Anmärkningskategorier: Kategori 1 Anmärkning av så allvarlig karaktär att den åtgärdades i samband med kontrollen. Kategori 2 Åtgärdas snarast, dock senast 2 månader efter kontrollens sista dag. Uppskov kan ej beviljas. Kategori 3 Åtgärdas inom 3 månader från besiktningsperiodens sista dag. Uppskov kan beviljas. Kategori 4 Anmärkning som hör till objektets dokumentation. Åtgärdas inom 3 månader från besiktningsperiodens sista dag. Uppskov kan beviljas. Kategori 5 Rekommenderad åtgärd. Elektriska Nämnden bevakar ej att anmärkingen åtgärdas. Kategori 6 Övrig iakttagelse som ej är elrelaterad men som uppdragstagaren anser kan innebära risk för personskada, brand eller driftavbrott. Elektriska Nämnden bevakar ej att anmärkningen åtgärdas. Kategori 7 Kvarstående anmärkning. Fel eller brist som identifierades vid föregående kontroll. Åtgärdas snarast, dock senast 2 månader efter kontrollens sista dag. Uppskov kan ej beviljas. Sida 22 (31)

23 Knappen Intyga alla kryssar för alla anmärkningar på en gång Använd kryssrutan för att intyga att anmärkningen är rättad. Sida 23 (31)

24 Vad gör jag som försäkringstagare om jag inte hinner åtgärda alla anmärkningar i tid? (försäkringstagaren) Av olika anledningar kan anmärkningar kräva längre tid för åtgärd än vad åtgärdsperioden medger. Avgörande för om du kan få förlängd åtgärdsperiod är anmärkningens kategori. Kategorin beslutas av uppdragstagaren/ besiktningsingenjören som bedömer allvarlighetsgraden i bristerna. Anmärkningarnas kategori och om du kan få uppskov framgår av EN-Protokollet. Observera: Uppskov får inte sökas förrän anmärkning i kategori 1, 2 och 7 har åtgärdats. Se sidan 22. Formuläret för ansökan hittar du lättast genom att söka upp objektet i Mina ärenden och klicka på uppdragskoden för aktiviteten Intyga anmärkningar åtgärdade. Nu öppnas protokollet i det läge där du senare ska intyga att alla anmärkningar har åtgärdats. Klicka på länken Förlängd åtgärdsperiod (ansök) som tar dig till rätt sida. Du kan också komma till formuläret för ansökan via Sökning och sedan välja Uppdrag och markera Ej intygade rättade anmärkningar. Sida 24 (31)

25 Sida 25 (31)

26 Ansöka om förlängd åtgärdsperiod (försäkringstagaren) (fortsättning från föregående sida) Börja med att ange skäl till ansökan om förlängning i textrutan. Ange hur länge du vill förlänga åtgärdsperioden inom gällande besiktningsintervall. Fyll i kontaktperson och telefonnummer Klicka slutligen på Ansök Efter behandling kommer beslut att meddelas via brev eller e-post. Sida 26 (31)

27 Ändring av protokoll (försäkringstagaren) Anser du att någon anmärkning inte är riktig kan du göra en ansökan till uppdragstagaren om ändring i protokollet. Du hittar formuläret för ansökan genom att klicka på länken Förändring av protokoll (ansök) i protokollet, se sidan 24. Klicka på länken Ansök om ändring och ange orsak till ändringen. Stäng fönstret och klicka sedan på Skicka ansökan, vill du skicka ansökan senare klickar du på Spara ansökningar. Det är möjligt att skicka ansökan på flera anmärkningar samtidigt. Sida 27 (31)

28 Hantera objekt i EN2010 genom fullmakt (försäkringstagare) Fullmakt kan lämnas av försäkringstagaren för att annan person ska överta den administrativa registreringen i EN2010. Det kan göras till en uppdragstagare eller till en fastighetsägare genom ansökan. För att en fastighetsägare ska kunna vara fullmaktsinnehavare till en hyresgäst krävs att fastighetsägaren har ett konto i EN2010 och att hyresgästens och fastighetsägarens fastighetsbeteckning är identiskt angivna i systemet. En ansökan ska alltid föregås av en muntlig kontakt med den person som ska ta emot ansökan. Fullmakten är gällande till dess den återkallas av försäkringstagaren eller fullmaktsinnehavaren avbryter sitt åtagande. Fullmakten är gällande om objektet övertas av annat försäkringsbolag som ingått avtal med Elektriska Nämnden. Fullmakten avslutas automatiskt om objektet avanmäls eller tas bort ur EN2010. Berörda parter informeras via e-post eller brev. En fullmakt kan inte återtas av försäkringstagaren eller avbrytas fullmaktsinnehavaren under pågående uppdrag. Inför varje ny avisering om kontroll meddelas försäkringstagaren 1 månad i förväg om att avisering kommer att skickas till fullmaktsinnehavaren. Överskrider fullmaktsinnehavaren givna tidsintervaller i systemet informeras försäkringstagaren om det via e-post eller brev. För att kunna skicka ansökan kräver systemet att du läst igenom och bekräftat villkoren för fullmakt. Villkoren visas när du klickar på Ansök. Du kan då välja att fullfölja ansökan eller avbryta. Observera: Fullmaktsinnehavaren har inget juridiskt ansvar för att upptagna anmärkningar blir rättade, det ansvaret är alltid försäkringstagarens. Sida 28 (31)

29 Acceptera eller avböja ansökan om fullmakt (Uppdragstagare, fastighetsägare) Uppdragstagaren/fastighetsägaren hittar ansökan om fullmakt i Mina ärenden/personliga ärenden. Ansökan kan inte hanteras av någon annan än den som erhållit ansökan och visas inte för inbjudna medarbetare i EN2010. Försäkingstagaren meddelas via e-post. För att acceptera ansökan måste du bekräfta att du tagit del av villkoren för fullmakt. Accepterar du att bli fullmaktsinnehavare kommer fortsatta åtgärder/ärenden gällande kontrollen att hamna under Ärenden för pågående uppdrag. Sida 29 (31)

30 Förvaltare Som försäkringstagaransvarig (FTA) kan du dela ut objekt till olika förvaltare. Då flyttar du handläggningen av besiktningsärendet till den personen, men du har fortfarande möjlighet att följa hur besiktningen fortlöper. En förvaltare måste ha ett konto i EN2010. Saknar personen inloggningskonto kan du skicka en inbjudan via fliken Mina ärenden. Bjud in användare, se sidan 5. Inbjuden förvaltare får inloggningsuppgifter skickade till den e-postadress du angivit. Alla förvaltare kan söka pågående uppdrag i Mina ärenden och även söka fram objekt från söksidan för respektive inbjuden förvaltare på samma sätt som du. Förvaltare kan inte bjuda in andra personer till EN2010. I fliken Mina ärenden kan du och dina inbjudna förvaltare söka pågående uppdrag/förvaltare eller alla. Det går även att söka objekt/förvaltare från söksidan. Sida 30 (31)

31 För att slippa lägga till förvaltare på ett objekt i taget kan du välja att göra det genom att importera en Excel-fil. Varje gång excelfilen hämtas från systemet hittar du den senast inlagda informationen och du kan redigera och ändra uppgifterna för att sedan läsa tillbaka filen i systemet. Filen kan även användas för att ändra kontaktuppgifter på objekten. I EN2010 importeras hela Excelfilen på en gång. Tänk på att filformatet måste vara av typ Excel arbetsbok version (.xls). Filer skapade i MS Office 2007 eller 2010 av filtypen.xlsx fungerar inte, du måste först spara om dessa filer till det äldre formatet. Sida 31 (31)