Hållbara styrsystem - en utmaning i en komplex omvärld. Johan Åkesson

Transkript

1 Hållbara styrsystem - en utmaning i en komplex omvärld Johan Åkesson Adjunkt (halvtid) Ekonomie licentiat Företagsekonomi - Sektion Redovisning, Gruppen för Ekonomistyrning, Handelshögskolan vid Göteborgs Universitet Managementkonsult hos PREERA AB (halvtid) PREERA är verksamma inom management-, IT/ISoch ekonomistyrningsområdet. Fokus på förändringsprocesser.

2 Ett populärt ord i styrningsdebatten idag är accountability och jag vill diskutera ansvar för hur vi designar styrsystem!

3 Varför styrning? Styrning = att påverka människors beteenden i en bestämd riktning! Övergripande syfte är att styrsystemet skall bidra till att förverkliga en verksamhets strategi! Nuläge Vision Mål

4 Har vi socialt hållbara styrsystem i våra organisationer? Vadå, socialt hållbara? Vilka är utmaningarna?

5 Utmaning 1 = stress i arbetslivet

6 Utmaning 2 = utebliven eller fel styreffekt Nuläge Vision Mål

7 Bakgrund Jag utgår från ett långsamt framskridande projekt kring effekter av överdos av styrning tillsammans med Sven Siverbo & Mikael Cäker. Vi kallar projektet stressad av styrning.

8 Vad är ett styrsystem? Verktygslåda som metafor; valda verktyg skall hjälpa oss att bygga visionen via förverkligande av de valda strategierna. Att välja rätt verktyg, dvs styrmedel som passar, är avgörande! Tre huvudfack i verktygslådan Val av organisationsform mm Val av formella styrmedel Val av mindre formella styrmedel

9 Möjliga val? mängder av möjliga val! Vision om ett hus! Val av organisationsform vem skall göra vad? hur samordna? beslutsfattande? Val av formella styrmedel målnedbrytning styr-/budgetprocess regler / policyer mått / uppföljningsramverk belöningssystem Val av mindre formella styrmedel som ex: kultur värdegrund lärande ledningsfilosofi

10 Vi lever i en tid där lösningar finns i överflöd nästan oavsett problem Är det så här enkelt? - Knappast!

11 Exempel: Kartläggning av styrsystem i en medelstor kommun Projektet visade att många upplevde att flera av ovanstående reformer levde kvar parallellt. (trots att flera även formellt sett var skrotade!) Forskare använder begreppet sediment.

12 Hur ser det ut hemma i er organisation? finns det många gamla lösningar kvar i lådan? Idealet? Krassa verkligheten? Kanske ofta gott om spårskruvmejslar men inga spårskruvar på väggarna.

13 Styrsystem och typ av organisation Utgångspunkt Övergripande syftet är att styrsystem skall bidra till att förverkliga verksamhetens strategier. Omvärldsförändringar innebär strategiförändringar! För de flesta innebär det att ändra i ett befintligt styrsystem..som är en stor utmaning, speciellt i professions- präglade organisationer!

14 Utgångspunkter vid utformning av styrsystem båda måste beaktas! 1. Internal fit? 2. External fit?

15 Svårt att upprätthålla internal fit? Alla vill vara en värderingsstyrd organisation nya värdeord arbete med gemensam värdegrund mm Stort utbud av lösningar via nya koncept gemensamt drag = mätning i fokus! Handlingskraftens tidevarv i ledningsrummen! fokus på att organisera om, kund- och processorientering mm

16 Mycket innovation och kreativitet i luften idag - hänger styrsystemen i organisationerna med? Stödjer de eller riskerar de att kväva kreativitet och nytänkande? Ur SOU, 2013

17 Inga positiva resultat!

18 Exempel Ur debattbok Bortom tankefällan Dalsvall/Lindström 2012

19 Aktuell debatt pågår! Ersättningssystemet orsakar misfit med verksamhetsuppdraget?

20 Risk för misfit? Ja, enligt vår pilotstudie*! Upplevd förändring av styrning under de senaste 5 åren? Finansiella mått har ökat % Målstyrning Icke-finansiella mått har ökat Detaljerade icke-finansiella mått har ökat Antal mål har ökat Antalet regler/policies har ökat Antalet detaljerade regler/policies har ökat Detaljstyrning Värderingsstyrning Initiativen till värderingsstyrning har ökat Intensiteten i värderingsstyrningen har ökat * Enkätstudie inom offentlig sektor av M. Cäker (HGU), S. Siverbo (Karlstads Universitet) och J. Åkesson (HGU), 2012

21 Jämförelse mellan alla och de som arbetar operativt Operativt anställda upplever något mer överdos! % Finansiella mått har ökat Hela urvalet Operativt anställda Icke-finansiella mått har ökat Detaljerade icke-finansiella mått har ökat Antal mål har ökat Antalet regler/policies har ökat Antalet detaljerade regler/policies har ökat Initiativen till värderingsstyrning har ökat Intensiteten i värderingsstyrningen har ökat

22 Upplevda negativa konsekvenser? Urval: alla svarande Jag upplever orimliga förväntningar Jag upplever motstridiga mål/krav Jag upplever oklarhet i vad som förväntas av mig/min enhet Jag upplever ökad stress Jag upplever inte några negativa konsekvenser %

23 Jämförelse mellan alla och de som arbetar operativt Operativt anställda upplever tydligare negativa konsekvenser! Hela urvalet Operativt anställda %

24 Upplevt stöd? Urval: alla svarande % Prestationsbedömningen är stödjande Reglerna/policies är stödjande Värderingsstyrningen är stödjande

25 Jämförelse mellan alla och de som arbetar operativt Operativt anställda upplever mindre stöd! Hela urvalet Operativt anställda %

26 Lisa Björk Avhandling presenterad i december 2013 om s.k. överorganisatorisk styrning och dess konsekvenser. Otydlig styrning stressar chefer Nyhet: Mellanchefer i kommuner stressas av överlappande styrsystem. Ofta upplevs uppgifterna som orimliga eller onödiga. Politiker och chefer i högre positioner har en del att uträtta om de vill underlätta för chefer längre ner i hierarkin att göra ett gott arbete. Den slutsatsen dras i en avhandling från Göteborgs universitet. Kundorientering, resultatuppföljning, lagstiftning, miljömål, benchmarking, budget i balans, professionella omdömen, samverkan och brukarinflytande; det är ett komplext styrningslandskap som kommunala chefer på operativ nivå måste handskas med. Många vill vara med och utöva inflytande över verksamheten. Inte sällan lämnas chefen ensam med att prioritera bland otydliga och ibland motstridiga mål.

27 Lisa Björks studie; Vem styr chefens arbete? Nationell politik Lokal politik Olika staber & grupper; - Ekonomi - HR - IT - Jämställdhet.. - Miljö.. - Kvalitet.. - Utveckling Överordnade chefer Chef SKL Olika tillsynsmyndigheter SCB Personalen Professioner Fackförbund Medborgare Brukare Media

28 Sammanfattning Ökad komplexitet anses kräva mer styrning! Varför gör ni som ni gör? Många erbjudanden om att förbättra sin styrning frestelser Ökat antal regleringar måste hanteras!

29 Vad kan vi göra åt detta? - några funderingar Utformning - vad antar vi för beteenden? - vad är nödvändigt? - möjligt att rensa bort? - är vi ärliga? Användning - hur sker den (egentligen)? - finns förtroende? - finns tid för prat? - lång & kort sikt?

30 Vad antar vi för beteenden? Agentteorin Chefen behandlar underlydande som: Agent Steward Stewardshipteorin Agent Dyrt, men effektivt Problem! Frustrerad & lurad chef Underlydande agerar som: Steward Problem! Besviken & kränkt anställd Billigt, och effektivt

31 Man visste redan då. En utmaning att balansera kraven på stabilitet med behovet av initiativ, kreativitet och omställningsförmåga Alfred Sloan (1963) fritt översatt från hans bok My years with General Motors