Kallelse till socialnämndens arbetsutskotts sammanträde

Transkript

1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sekreterare Helena Eskedahl Kallelse SON 2019/18 Kallelse till socialnämndens arbetsutskotts sammanträde 7 mars 2019, klockan Ösel OBS! starttid 8.30 Föredragningslista Förslag på justerare: Ann-Christin Wallin Ärende 1 Muntlig information. Skola, socialtjänst, polis och fritid (SSPF) SON 2018/417 2 Information. Beslut - Inspektion, handläggning av anmälningar avseende barn och unga upp till 21 år som inte leder till utredning SON 2017/500 3 Strategisk plan och budget SON 2019/6 4 Internkontrollplan 2019 SON 2019/7 5 Uppdragsbeskrivning. Översyn - placeringar av barn och unga SON 2019/76 6 Muntlig information. Aktivitet utifrån verksamhetsplan Upplevelse av ensamhet SON 2017/328 7 Kvalitetsberättelse 2018 och kvalitetsplan 2019 SON 2019/82 8 Patientsäkerhetsberättelse 2018 SON 2019/81 9 Grundläggande uppdrag och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst SON 2019/ Upphandlingsplan socialförvaltningen SON 2019/83 11 Remiss. Informationssäkerhetspolicy SON 2019/45 12 Socialdirektören informerar 13 Övrigt Kommentar Bilaga Bilagaarbetsmaterial Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Rolf Öström Ordförande Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

2 Christina Godarve Tjänsteskrivelse SON 2017/ februari 2019 Socialnämnden Inspektion, handläggning av anmälningar avseende barn och unga upp till 21 år som inte leder till utredning Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen gällande beslutet från Inspektionen för vård och omsorg, IVO daterat 15 februari 2019 (Dnr /2017-7). Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg, IVO, genomförde i januari 2017 tillsyn av barnoch familjeenheten, individ- och familjeomsorgen vid socialnämnden, Region Gotland, avseende så kallade förhandsbedömningar. IVO beslutade den 24 oktober 2018 i ärendet och önskade redovisning av vilka åtgärder som nämnden avsåg att genomföra för att möta de krav som IVO ställt för att säkerställa hanteringen av förhandsbedömningar. Socialnämnden godkände den 5 december 2018 (SON 162) socialförvaltningens redovisning av vidtagna åtgärder som svar till IVO. Den 15 februari 2019 har IVO beslutat att avsluta ärendet vilket innebär att de godtagit nämndens förslag på åtgärder. Bedömning IVO har efter tillsyn avseende förhandsbedömningar vid barn- och familjeenheten funnit brister på flera områden. IVO har därefter ställt krav på åtgärder för att förhindra fortsatta brister. Enheten har redovisat vilka åtgärder man avser att genomföra och har under 2018 påbörjat implementeringen av åtgärderna som ska vara genomförda under första kvartalet IVO har i godkänt åtgärderna. Förvaltningens fortsatta arbete är att bibehålla de nya rutinerna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterat 27 februari Beslut från IVO daterat 15 februari 2019, inkom 20 februari Beslut SON 162, Tjänsteskrivelsedaterad 20 november Beslut IVO daterat , Dnr / (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

3 Tjänsteskrivelse SON 2017/500 Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Christina Godarve, avdelningschef individ- och familjeomsorgen Gunvor Allqvie, enhetschef barn- och familjeenheten 2 (2)

4 "7X"*N. BESLUT Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (2) Anr 2019^ 2 Socialnämnden VISBY REGSONGC Ärendet Tillsyn av Individ- och familjeomsorg vid socialnämnden (nedan kallad nämnden),. Återrapport gällande vidtagna åtgärder från nämnden. Beslut Inspektionen för vård och omsorg, IVO, avslutar ärendet. Skälen för beslutet IVO bedömer att nämnden har vidtagit och kommer att vidta relevanta åtgärder. Av nämndens redovisning framkommer att nämnden skall utarbeta rutiner för bland annat följande. Nämnden kommer att göra individuella skyddsbedömningar för varje enskilt barn/ungdom, samt skriva en tydlig motivering för vilket underlag som ligger till grund för skyddsbedömningen. Om hembesök blir aktuellt under en förhandsbedömning, ska nämnden dokumentera att familjen har önskat detta och har gett sitt medgivande till hembesök. Nämnden har sedan IVO.s inspektion genomfört förbättringar avseende samtal med barn och ungdomar. Bland annat så kommer samtliga ungdomar över 15 fa en egen kallelse till förhandsbedömningen. I alla kallelser där det bedöms att barnen ska delta ska det framgå tydligt att kallelsen även avser barnen. Om bedömning gjorts att barnen inte skall delta, skall orsaken tydligt dokumenteras i journal. Det skall också tydligt dokumenteras vilken information barnen tagit del av. Nämnden ska även skriva tydligare motiveringar till varför beslut tas om att inte inleda utredning. Nämnden kommer även att genomföra en översyn av processen gällande förhandsbedömningar i syfte att finna ett effektivt och rättssäkert sätt att hantera förhandsbedömningarna. Bakgrund och beskrivning av ärendet I beslut daterat den 24 oktober 2018 ställde IVO krav på att nämnden skulle säkerställa att l nspektionen för vård och omsorg Telefon Fax Box registrator.ost@ivo.se Org nr

5 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (2) Vid inkommen anmälan gör nämnden en bedömning av om ett barn är i behov av omedelbart skydd, dokumenterar bedömningen samt daterar den. Utredning enligt 11 kap. l socialtjänstlagen (2001:453), SoL, inleds utan dröjsmål av vad som kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd från nämnden. Inga utredningsåtgärder vidtas inom ramen för en förhandsbedömning. Om nämnden gör hembesök vid förhandsbedömning ska det av dokumentationen framgå att det har initierats av den enskilde. Beslut att ej inleda utredning enligt 11 kap. l SoL motiveras. När en åtgärd rör ett barn ska barnet få relevant information samt ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör barnet och om barnet inte framför sina åsikter ska barnets inställning så långt det är möjligt klarläggas på annat sätt Beslut att inleda eller inte inleda utredning fattas, om det inte finns synnerliga skäl, inom fjorton dagar efter det att anmälan inkom till nämnden Underlag IVO: s beslut i aktuellt ärende daterat den 24 oktober 2018 Nämndens återrapportering av vidtagna åtgärder inkommen till IVO den 6 december 2018 Beslut i detta ärende har fattats av inspektören Jenny Lindfors. Inspektören Ranya Farah har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg Ranya Farah

6 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON 162 SON 162 Inspektion, handläggning av anmälningar avseende barn och unga upp till 21 år som inte leder till utredning SON 2017/500 Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner socialförvaltningens redovisning av vidtagna åtgärder som svar till inspektionen för vård och omsorg (IVO) rörande gjord tillsyn enligt beslut med D.nr / Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) har den 24 oktober 2018 fattat beslut och ställt ett antal krav på åtgärder inom individ- och familjeomsorgen (IFO), socialnämnden. Vid IVO:s tillsyn av barn- och familjeenheten, IFO anges att 15 inkomna anmälningar, så kallade förhandsbedömningar, inte lett till utredning. IVO ställer krav på socialnämnden att säkerställa vissa åtgärder med redovisning inkommen till IVO senast den 7 december Barn- och familjeenheten har vidtagit åtgärder som lämnas till socialnämnden för beslut. Bedömning Barn och familjeenheten har uppmärksammat och skall utarbeta rutiner för följande: Individuella bedömningar skall ske för varje enskilt barn/ungdom, samt att en tydlig motivering för vilket underlag som legat till grund för skyddsbedömningen. Vid inkommen orosanmälan där det inte framgår tillräcklig information för att göra en skyddsbedömning, skall båda vårdnadshavarna kontaktas, samt berörd ungdom över 15 år. För att genomföra en skyddsbedömning vid uppgifter om misstanke om brott mot barn behöver vårdnadshavare som inte är misstänkt förövare kontaktas. När båda vårdnadshavare finns som misstänkta skall de kallas till socialtjänsten omgående. Tydligare motiveringar till varför beslut tas om att inte inleda utredning, t.ex. enheten har tidigare informationen och att det finns skyddsfaktorer i nätverket. Om hembesök blir aktuellt, dokumentera noggrant att familjen har önskat detta och gett sitt medgivande till hembesök. Tydligt motivera vad som framkommit i förhandsbedömningen som lett till att beslut om att inte inleda utredning tas. Enheten har sedan inspektionen genomfördes gjort betydande förbättringar gällande att prata med barn/ungdomar. Samtliga ungdomar över 15 år får egen kallelse till förhandsbedömning och man har en ambition att ytterligare få kontakt med 1 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

7 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON 162 ungdomar över 15 år om de inte kommer på den kallade tiden. I alla kallelser där det bedöms att barnen skall delta framgår tydligt att kallelsen även avser barnen. Om bedömning gjorts att barnen ej skall delta, skall orsaken tydligt dokumenteras i journal. Det skall också tydligt dokumenteras vilken information barnen tagit del av. Genomföra en översyn av processen gällande förhandsbedömningar i syfte att finna ett effektivt och rättssäkert sätt att hantera förhandsbedömningarna. Noggrann dokumentation av ombokningar och avbokningar och uteblivna besök från berörda familjer. Vid orosanmälningar gällande ungdomar med missbruk, kommer enheten att framöver kontakta vårdnadshavare och ungdom över 15 år för att hänvisa till MiniMaria samt efterfråga eventuellt behov av ytterligare stöd från socialtjänsten. Socialnämnden föreslås godkänna socialförvaltningens redovisning av vidtagna åtgärder som svar till inspektionen för vård och omsorg (IVO) rörande gjord tillsyn enligt beslut med D.nr / Ärendets behandling under mötet Christina Godarve, avdelningschef individ och familjeomsorgen presenterar ärendet. Ordförande yrkar att socialnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterat 20 november Beslut från IVO daterat 24 oktober 2018, inkom 25 oktober Skickas till Inspektionen för vård och omsorg, Box 6202, Stockholm (registrator.ost@ivo.se) Christina Godarve avdelningschef, avdelningen för individ- och familjeomsorg Gunvor Allqvie enhetschef, avdelningen för individ- och familjeomsorg 2 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

8 Individ- och familjeomsorgen Tjänsteskrivelse SON 2017/ november 2018 Socialnämnden Inspektion, handläggning av anmälningar avseende barn och unga upp till 21 år som inte leder till utredning Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialförvaltningens redovisning av vidtagna åtgärder som svar till inspektionen för vård och omsorg (IVO) rörande gjord tillsyn enligt beslut med D.nr / Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Vid IVO-tillsyn av barn- och familjeenheten, individ- och familjeomsorgen vid socialnämnden, med beslutsdatum den 24 oktober 2018 anges att 15 inkomna anmälningar, så kallade förhandsbedömningar, inte lett till utredning. IVO ställer krav på socialnämnden att säkerställa vissa åtgärder med redovisning inkommen till IVO senast den 7 december Barn- och familjeenheten har vidtagit åtgärder som lämnas till socialnämnden för beslut. Ärendebeskrivning Barn och familjeenheten har uppmärksammat och skall utarbeta en rutin följande: Individuella bedömningar skall ske för varje enskilt barn/ungdom, samt att en tydlig motivering för vilket underlag som legat till grund för skyddsbedömningen. Vid inkommen orosanmälan där det inte framgår tillräcklig information för att göra en skyddsbedömning, skall båda vårdnadshavarna kontaktas, samt berörd ungdom över 15 år. För att genomföra en skyddsbedömning vid uppgifter om misstanke om brott mot barn behöver vårdnadshavare som inte är misstänkt förövare kontaktas. När båda vårdnadshavare finns som misstänkta skall de kallas till Socialtjänsten omgående. Tydligare motiveringar till varför beslut tas om att inte inleda utredning, ex. att vi har tidigare informationen och att det finns skyddsfaktorer i nätverket. 1 (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

9 Tjänsteskrivelse SON 2017/500 Om hembesök blir aktuellt, dokumentera noggrant att familjen har önskat detta och givit sitt medgivande till hembesök. Tydligt motivera vad som framkommit i förhandsbedömningen som lett till att beslut om att inte inleda utredning tas. Enheten har sedan inspektionen genomfördes gjort betydande förbättringar gällande att prata med barn/ungdomar. Samtliga ungdomar över 15 år får egen kallelse till förhandsbedömning och man har en ambition att ytterligare få kontakt med ungdomar över 15 år om de inte kommer på den kallade tiden. I alla kallelser där det bedöms att barnen skall delta framgår tydligt att kallelsen även avser barnen. Om bedömning gjorts att barnen ej skall delta, skall orsaken tydligt dokumenteras i journal. Det skall också tydligt dokumenteras vilken information barnen tagit del av. Genomföra en översyn av processen gällande förhandsbedömningar i syfte att finna ett effektivt och rättssäkert sätt att hantera förhandsbedömningarna. Noggrann dokumentation av ombokningar och avbokningar och uteblivna besök från berörda familjer. Vid orosanmälningar gällande ungdomar med missbruk, kommer enheten att framöver kontakta vårdnadshavare och ungdom över 15 år för att hänvisa till MiniMaria samt efterfråga eventuellt behov av ytterligare stöd från socialtjänsten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterat 20 november Beslut från IVO daterat 24 oktober 2018, inkom 25 oktober 2018 Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Christina Godarve avdelningschef, avdelningen för individ- och familjeomsorg Gunvor Allqvie enhetschef, avdelningen för individ- och familjeomsorg 2 (2)

10 BESLUT Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Socialnämnden VISBY REGION GOTLAMn Ärendet Tillsyn av individ- och familjeomsorg vid socialnämnden (nedan kallad nämnden),. I ärendet har granskning skett av 15 inkomna anmälningar som inte har lett till utredning, så kallade förhandsbedömningar. Beslut Inspektionen för vård och omsorg (IVO) ställer följande krav på åtgärder. Nämnden ska säkerställa att Vid inkommen anmälan gör nämnden en bedömning av om ett barn är i behov av omedelbart skydd, dokumenterar bedömningen samt daterar den. Utredning enligt 11 kap. l socialtjänstlagen (2001:453), SoL, inleds utan dröjsmål av vad som kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd från nämnden. Inga utredningsåtgärder vidtas inom ramen för en förhandsbedömning. Om nämnden gör hembesök vid förhandsbedömning ska det av dokumentationen framgå att det har initierats av den enskilde. Beslut att ej inleda utredning enligt 11 kap. l SoL motiveras. När en åtgärd rör ett barn ska barnet få relevant information samt ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör barnet och om barnet inte framför sina åsikter ska barnets inställning så långt det är möjligt klarläggas på annat sätt Beslut att inleda eller inte inleda utredning fattas, om det inte finns synnerliga skäl, inom fjorton dagar efter det att anmälan inkom till nämnden Redovisning av vidtagna åtgärder ska ha inkommit till IVO senast den 7 december Inspektionen för vård och omsorg Box Stockholm Telefon registrator.ost@ivo.se Fax Org nr

11 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Skälen för beslutet IVO ställer krav på åtgärder eftersom tillsynen visat att det förekommer brister i verksamheten. Tillsynen har i huvudsak visat att: - Dokumentationen av skyddsbedömningarna brister då en av dem saknar datum samt att ett flertal av dem inte har motiverats så att det framgår vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för bedömningarna. Därtill är en av skyddsbedömningarna gjord tre dagar efter inkommen anmälan. Mot bakgrund av de allvarliga anmälningar som har inkommit till nämnden är det en brist att nämnden i några av de granskade förhandsbedömningarna inte har inlett utredningar enligt 11 kap. l SoL. - Nämnden brister då den har vidtagit utredningsåtgärder inom ramen för förhandsbedömningarna och därtill gjort ett hembesök utan att det framgår av dokumentationen på vems initiativ hembesöket initierades. Enligt IVO:s bedömning brister nämnden i att motivera beslut att inte inleda utredning. - Nämnden inte har pratat med barnen i ett flertal av de granskade förhandsbedömningarna vilket är en brist. Nämnden har endast i några få förhandsbedömningar dokumenterat motiveringar till att man har avstått från detta. I de förhandsbedömningar där nämnden inte har pratat med barn samt i ytterligare en förhandsbedömning har barnen inte fått relevant information vilket också är en brist. - Nio av de granskadeförhandsbedömningarnahar inte hanterats inom 14 dagar. Inga synnerliga skäl finns angivna. IVO konstaterar att det av en förhandsbedömning framgår att barnen tidigare har varit föremål för utredning eller insats hos nämnden. I samtliga granskade förhandsbedömningar har dokumenterats att en utredning inte inleds, datum för beslutet samt namn på den som har fattat beslutet. Därtill har rätt delegat fattat beslutet. I samtliga granskade förhandsbedömningar förutom en har befattning på den som har fattat beslutet dokumenterats. Skyddsbedömningar IVO konstaterar att dokumentationen av skyddsbedömningarna brister då flera skyddsbedömningar enligt IVO:s bedömning är generella och inte individuella utifrån det specifika barnet samt att en av dem saknar datum. Det framgår inte av motiveringarna vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grand för bedömningarna. Vidare har en av skyddsbedömningarna gjorts tre dagar efter att anmälan inkom, vilket också är en brist.

12 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) IVO konstaterar för övrigt att namn och befattning på den som har gjort skyddsbedömningen framgår. I tre skyddsbedömningar hänvisas till att barnet har vårdnadshavare som far träda in och ta ansvar. I en skyddsbedömning har man ett telefonsamtal med föräldern ifråga som inte förstår varför anmälningarna inkommit och föräldern uppger att allt är bra med barnen. Anmälan gör gällande följande. Polisen var i moderns bostad på grund av husrannsakan. I bostaden var luckan på diskmaskinen trasig och elektroniken blottad, Diskmaskinen var placerad bredvid vattenkranen och det fanns en risk för att barnen att få elektriska stötar. På bordet låg narkotikaklassade mediciner framme. Fanns även mediciner i låga lådor i hallen. Av de granskade skyddsbedömningarna har 12 stycken motiveringar som lyder eller snarlikt lyder: Grund för bedömning: Det har inte framkommit något som tyder på att barnet/den unge är i behov av omedelbart skydd från socialtjänst/inget i anmälan tyder på behov av omedelbart skydd. När en anmälan rör barn eller unga ska socialnämnden, enligt 11 kap. l a SoL, göra en bedömning av om barnet eller den unge är i behov av omedelbart skydd. Enligt prop. 2012/13:10 s. 60, ska skyddsbedömningen göras samma dag som anmälan kommer in eller senast dagen efter om anmälan kommer in sent den dagen. Av 5 kap. 4 SOSFS 2014:5 framgår att dokumentationen av en omedelbar skyddsbedömning ska innehålla uppgifter om vilken bedömning som har gjorts av barnets eller den unges behov av omedelbart skydd, vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för nämndens bedömning, när bedömningen har gjorts samt namn och befattning eller titel på den som har gjort bedömningen. Allvarliga anmälningar där nämnden borde ha inlett utredning Mot bakgrund av de allvarliga anmälningar som har inkommit till nämnden (se nedan) är det enligt IVO:s bedömning en brist att nämnden i några förhandsbedömningar inte har inlett utredningar enligt 11 kap. l SoL. Detta ska ske utan dröjsmål utifrån vad som har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. För att klarlägga om det krävs några åtgärder från nämndens sida behöver nämnden som regel inleda en utredning. IVO anser att i de aktuella ärendena skulle nämnden ha inlett utredningar för att på bästa sätt kunna klargöra barnet/den unges problematik. Genom att inte inleda utredningar riskerar nämnden att förbise eventuella behov hos barnen.

13 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) I en förhandsbedömning gör anmälan från polisen gällande att den unge har påträffats på stan med en kolsyrepistol. Det finns även misstankar om narkotikabrott. Den unge var vid påträffandet tillsammans med personer vilka är väl kända av polisen. Motivering till att inte inleda utredning: Ärendet överlämnas till MiniMaria. I en annan förhandsbedömning gör anmälan gällande att barnen var närvarande när föräldern stal varor i butik. Föräldern upplevdes som ostabil av polis. Den andra anmälan inkom en månad senare. Polisen var i förälderns bostad på grund av husrannsakan. I bostaden var luckan på diskmaskinen trasig och elektroniken blottad. Diskmaskinen var placerad bredvid vattenkranen och det fanns en risk för barnen att få elektriska stötar. På bordet låg narkotikaklassade mediciner framme. Det fanns även mediciner i låga lådor i hallen. Motivering till att inte inleda utredning: Informationen i orosanmälningarna är oroväckande men det har inte framkommit att barnet far illa eller att barnet eller föräldrarna är i behov av stöd från socialtjänsten. Motivering till att inte inleda utredning: Informationen i orosanmälningarna är oroväckande men det har inte framkommit att barnet far illa eller att hen eller föräldrarna är i behov av stöd från socialtjänsten. I en förhandsbedömning gör anmälan gällande att en av föräldrarna ligger inlagd på psykiatrisk avdelning på grund av suicidtankar och suicidplaner. Motivering till att inte inleda utredning: Har nyligen haft kontakt med barnets föräldrar och morföräldrar och bedömning om att inte inleda utredning kvarstår. Av 5 kap. l SoL framgår att socialnämnden ska verka för att barn och ungdom växer upp under trygga och goda förhållanden och i nära samarbete med hemmen sörja för att barn och ungdom som riskerar att utvecklas ogynnsamt får det skydd och stöd som de behöver och, om den unges bästa motiverar det, vård och fostran utanför det egna hemmet. Utredande kontakter inom ramen för en förhandsbedömning IVO bedömer att det är en brist att nämnden i två förhandsbedömningar har tagit kontakt med andra än den enskilde och anmälaren. Enligt IVO:s bedömning är det att se som en utredningsåtgärd som inte kan vidtas inom ramen för en förhandsbedömning. En förhandsbedömning är inte en mindre utredning utan en bedömning av om nämnden ska inleda utredning eller inte. Vid bedömningen får nämnden beakta tidigare kännedom om den enskilde eller familjen, t.ex. uppgifter som finns i personakt eller tidigare inkomna anmälningar hos nämnden. Under förhandsbedömningen får nämnden endast ta kontakt med den enskilde eller anmälaren eftersom det anses som en utredningsåtgärd att inhämta uppgifter från andra. Se JO 1995/96 s Om nämnden under en förhandsbedömning gör en bedömning om att ytterligare kontakter behöver tas ska detta således ske inom ramen för en utredning eller en pågående insats.

14 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Vid en förhandsbedömning framkommer att handläggaren har tagit kontakt med personal på Mini-Maria för att diskutera ett syskon. I en annan förhandsbedömning har handläggaren tagit kontakt med handläggaren på "stöd och försörjning" där den ena föräldern är aktuell. Nämnden har gjort hembesök l en förhandsbedömning har handläggaren gjort ett hembesök men det är inte dokumenterat på vems initiativ det har skett vilket IVO anser är en brist. IVO:s uppfattning är att hembesök kan ske inom ramen för en förhandsbedömning om den enskilde själv efterfrågar detta. Det ska då tydligt framgå av dokumentationen att hembesök initierats av den enskilde. Av förarbeten framgår att hembesök bör ses som en utredningsåtgärd (prop. 1979/80:1 s. 400). JO har i beslut med dnr uttalat att ett hembesök med syftet att kontrollera hemförhållandena får anses vara en sådan utredningsåtgärd som bör vidtas inom ramen för en inledd utredning och inte under en förhandsbedömning. Hembesök som sker på nämndens initiativ är en åtgärd som av den enskilde kan uppfattas som starkt integritetskränkande. IVO anser därmed att nämnden i varje situation behöver väga de intrång i den personliga integriteten ett hembesök kan tänkas medföra mot de intressen nämnden ska tillgodose. IVO anser att nämnden ska inleda utredning i de fall den anser att ett hembesök är påkallat utifrån innehållet i en inkommen anmälan. Motiveringar till att inte inleda utredningar Enligt IVO:s bedömning brister nämnden i att motivera beslut att inte inleda utredning. Kvaliteten på de granskade motiveringarnas innehåll varierar och i ett antal förhandsbedömningar bedöms de angivna skälen som otillräckliga för att ligga till grund för att fatta beslut om att inte inleda utredningar. En beslutsmotivering ska göra att man kan förstå varför ett visst beslut har tagits. Utifrån att motiveringen bygger på nämndens bedömningar är det särskilt viktigt att det framgår av beslutet hur bedömningen har gått till, vilka faktorer som har avgjort ärendet samt att dessa är relevanta. Att t.ex. ange att den unge inte är känd av socialtjänsten sedan tidigare som en del av motiveringen till varför man inte inleder utredning, kan inte anses vara tillräckligt. Nämnden har i flera förhandsbedömningar avslutat dessa med motivering att inte inleda utredning då behov av stöd och skydd inte bedöms föreligga. Anmälan gör gällande att barnet påträffas med en kolsyrepistol. Det finns även misstankar om narkotikabrott. Barnet var vid påträffandet tillsammans med personer vilka är väl kända av polisen. Motiveringen till att inte inleda utredning är att ärendet lämnas över till Mini-Maria.

15 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) (Förhandsbedömningen återfinns även under rubriken "allvarliga anmälningar där nämnden borde ha inlett utredning".) En förhandsbedömning avslutas med motiveringen att ungdomen inte är känd sedan tidigare hos socialtjänsten och att föräldern känner till händelsen. En förhandsbedömning avslutas med motiveringen att informationen i orosanmälningarna är oroväckande men det har inte framkommit att barnet far illa eller att hen eller föräldrarna är i behov av stöd från socialtjänsten. En förhandsbedömning avslutas med motiveringen barnets storasyskon har ett missbruk och det är oroväckande. Storasyskonet är myndig och kan få hjälp med sitt missbruk av Mini-Maria. Socialtjänsten bedömer därför att det inte finns ett behov av att öppna en utredning gällande barnet. JO har understrukit vikten av att myndigheterna motiverar sina beslut och att skälen som ligger till grund för ställningstaganden anges utförligt och tydligt (JO 1998/99 sid. 386). Av 5 kap. 2 SOSFS 2014:5 framgår att om nämnden efter en förhandsbedömning beslutat att inte inleda en utredning enligt SoL, ska skälen för nämndens beslut dokumenteras. Motiveringskravet syftar till att garantera att det bland annat sker en omsorgsfull prövning. Det är därför relevant att nämnden redovisar alla de faktorer som efter en sammanvägning bör ligga till grund för beslutet. Motiveringar gör det lättare för berörda parter och andra att förstå besluten. Nämnden måste förklara vad som i just det specifika fallet gör att den inte inleder utredning. Samtal med barnen och att ge barnen relevant information Samtal med barnen IVO konstaterar att nämnden inte har pratat med barnen i 11 av de granskade förhandsbedömningarna varav 7 av dem saknar anledning till varför så inte har skett. Detta är en brist. IVO konstaterar att nämnden har dokumenterat anledningen till att man inte har samtalat med barnet i 4 förhandsbedömningar. Som anledning till att man inte har pratat med barnen anges bland annat att beslutet kan tas utan att barnet kom till tals eller att bedömningen kan göras på fullgott sätt utan att barnet kommer till tals. IVO vill understryka vikten av godtagbara och dokumenterade skäl för att avstå från barnsamtal. Nämnden har ett stort ansvar när det gäller att ge barn möjligheter att komma till tals och avstående från barnsamtal måste således ske på godtagbara grunder. Detta är en synpunkt som IVO lämnar till nämnden i denna del av granskningen. IVO vill framhålla att nämnden

16 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) har ett ansvar att utreda synpunkter, som framgår av 5 kap. 3 Socialstyrelsens foreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Av 11 kap. 10 SoL framgår att när en åtgärd rör ett barn ska barnet ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör barnet. Av 5 kap. 2 SOSFS 2014:5 framgår att om förhandsbedömningen gäller ett barn och barnet inte själv har kommit till tals ska anledningen till detta dokumenteras. Att ge barnen relevant information 111 förhandsbedömningar har barnen inte fått relevant information vilket IVO bedömer är en brist. Det framkommer inga skäl till detta utöver att i en kan utläsas att barnet är född -15. Av 11 kap. 10 SoL framgår att när en åtgärd rör ett barn ska barnet få relevant information. Tidsgräns för att fatta beslut om att inte inleda utredning IVO konstaterar att nio granskade förhandsbedömningar har pågått från 19 dagar till sex månader och fyra dagar. Flertalet av dessa har pågått ca en månad. Nämnden har inte angett några synnerliga skäl till den långa tiden för förhandsbedömningarna. Enligt 11 kap. l a SoL ska beslut att inleda eller inte inleda utredning fattas inom 14 dagar efter det att anmälan kommit in, om det inte finns synnerliga skäl. Tidsgränsen på 14 dagar är en övre gräns. Det är allvaret i anmälan som avgör hur snabbt beslut om utredning måste fattas. Då lagstiftningen anger att det ska finnas synnerliga skäl till en längre handläggningstid än fjorton dagar ska det av dokumentationen i förhandsbedömningarna framgå om synnerliga skäl finns. Om synnerliga skäl inte finns ska nämnden säkerställa att beslut fattas inom fjorton dagar. Av prop. 2012/13:10 s. 132 framgår följande. Synnerliga skäl kan t.ex. handla om att samordna socialtjänstens utredningsarbete med polisens förhör med en ung lagöverträdare, där polisförhöret behöver hållas innan socialtjänsten inleder sin utredning. Men det kan också handla om att det, trots ansträngningar, inte går att få tag i familjen. Här avgör dock även allvaret i anmälan om det går att avvakta med att inleda en utredning. Kravet på synnerliga skäl innebär att detta bara kan bli aktuellt i rena undantagsfall. Möjligheten att åberopa synnerliga skäl för att förlänga tidsperioden för förhandsbedömning ska tolkas restriktivt. Organisatoriska skäl, arbetsanhopning eller bristande resurser för hantering av anmälningar utgör inte synnerliga skäl för att förlänga tiden. Det är mot den bakgrunden viktigt att dokumentationen, i de fall nämnden anser att synnerliga skäl förelegat, mycket tydligt beskriver dessa skäl.

17 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Tidigare utredning och insatser hos nämnden IVO konstaterar att det av en förhandsbedömning framgår att barnen tidigare har varit föremål för utredning eller insats hos nämnden. Vad gäller att lägga inkomna anmälningar till befintlig akt i ärenden som är avslutade vill IVO påtala följande. I det allmänna rådet till 5 kap. 2 SOSFS 2014:5 anges att om den enskilde redan har en personakt hos nämnden, bör beslutet att inte inleda en utredning dokumenteras i personakten eller antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprättade handling som låg till grund för nämndens förhandsbedömning. Det allmänna rådet klargör att det finns olika sätt att hantera förhandsbedömningar och att det i olika situationer kan vara mer lämpligt att göra på det ena eller det andra sättet. Innehållet och allvaret i en anmälan måste enligt IVO:s uppfattning bli avgörande för örn förhandsbedömningen ska läggas till en befintlig personakt eller inte. Att gallringsfristen förlängs, kan enligt IVO vara något som vägs in i bedömningen av om en förhandsbedömning ska läggas till en befintlig personakt, men när det gäller barn har socialtjänsten ett särskilt ansvar och ett långtgående utredningsansvar. Barnskyddsutredningen har lyft fram att justitieombudsmannen vid flera tillfällen har framhållit att det intresse som ligger bakom nämndens möjlighet att inleda en utredning gör att man måste godta det intrång i de enskildas integritet som en utredning ofta innebär (SOU 2009:38 s. 305). Detta uttalande hänvisas även till i prop. 2012/13:10 (s ). Barnets bästa måste särskilt beaktas i enlighet med l kap. 2 SoL och därför är det IVO:s uppfattning att en förhandsbedömning i de flesta fall behöver tillföras barnets akt, även om nämnden beslutat att inte inleda utredning. IVO vill också upplysa om att det av 4 kap. 6 SOSFS 2014:5 framgår att en personakt bl.a. ska innehålla inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende. Dokumentation av beslut att inte inleda utredning IVO konstaterar att i en granskad förhandsbedömning saknas befattning på den som har fattat beslut om att inte inleda utredning. I alla övriga förhandsbedömningar framgår att en utredning inte inleds, datum för beslutet samt namn och befattning på den som har fattat beslutet i enlighet med 5 kap. 2 SOSFS 2014:5. Därtill har rätt delegat fattat beslutet. Av 7 kap. 5 kommunallagen (2017:725) framgår att en nämnd får uppdra åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, med vissa undantag. Vid tiden för granskningen fanns motsvarande bestämmelse i 6 kap. 33 i den numera upphävda kommunallagen (1991:900). Delegationen, dvs. uppdraget att besluta å nämndens vägnar, är främst knuten till befattning. Det är därför viktigt att befattning på den som fattat beslutet

18 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) dokumenteras för att kunna kontrollera att beslutsfattaren är rätt delegat. Underlag Inspektionsprotokoll med bilagor Inhämtad dokumentation i form av förhandsbedömningar och tj änsteanteckning Nämndens yttrande vid faktagranskning och kommunicering Ytterligare information Den 19 januari 2018 genomförde IVO en föranmäld inspektion vid socialtjänsten, barn och unga. Vid inspektionen intervjuades delar av arbetsgruppen och 15 förhandsbedömningar granskades. Beslut i detta ärende har fattats av inspektören Catharina Granath. I den slutliga handläggningen har inspektören Ranya Farah deltagit. Inspektören Annelie Österberg har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg - -, ; :, :, e ', ' " ' < "'."<;: /. Annelie Österberg

19 Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2018/ februari 2019 Socialnämnden Internkontrollplan 2019 Förslag till beslut Socialnämnden fastställer internkontrollplan för 2019 enligt förslag i tabell 1. Sammanfattning Det är nämnden som har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Enligt riktlinjerna gäller att: Nämnden varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska återrapporteras till nämnden. Nämnden ska i samband med årsbokslutet och verksamhetsberättelsens inlämnande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen. Förslaget till internkontrollplan för 2019 utgår från resultatet av granskningen enligt 2018-års plan samt områden där risk för brister påtalats, till exempel från revisorer. I tabell 1 redovisas förslag till internkontrollplan för Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad, kvalitetschef Roger Nilsson, HR-chef 1 (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

20 Tjänsteskrivelse SON 2018/342 Tabell 1 Internkontrollplan socialförvaltningen 2019 Process/rutin Ansvarig Kontrollmoment Ekonomi Granskningsperiod Metod Upphandling: upphandlingsförfara nde, avtal och pris Ekonomichef Kontroll av leverantörsfaktura med avseende på upphandlingsförfarande, avtal och pris; IFO placeringar barnungdomsvård samt missbrukarvård 1 gång per år, oktober Urval Momskontroll fakturor Ekonomichef Kontroll av leverantörsfaktura med avseende på att rätt momssats använts; IFO placeringar barn-ungdomsvård samt missbrukarvård 1 gång per år, oktober Urval Korrekta avgifter Ekonomichef Kontroll att brukarnas avgifter är rätt beräknade enligt gällande regler; hemtjänst 1 gång per år, maj Urval Inköpskort Ekonomichef Kontroll att beslutsattestant inte är kortinnehavare., moms, kvitto, syfte. Hela förvaltningen, slumpvist urval minst ett kort per avdelning 1 gång per år, maj Urval Privata medel hos brukare Ekonomichef Kontroll att riktlinjer för hantering finns, är aktuell samt följs. Se granskningspunkter revisionsrapport SON 2015/551. Säbo samt bmss LSS 1 gång per år, maj Urval Kvalitet Antal utredningar enligt IBIC Kvalitetschef Kontroll hur stor andel utredningar som görs enligt IBIC 1 gång per år, oktober Urval Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Kvalitetschef Kontroll att rutin för narkotikaklassade läkemedel följs 1 gång per år, oktober Urval Efterlevnad av överenskommelser Kvalitetschef Kontroll att berörda parter efterlever upprättade överenskommelser 1 gång per år, oktober Samtliga Medarbetare Lönetillägg HR-chef Kontroll att lönetilläggen är aktuella samt att rätt underlag finns 1 gång per år, mars Samtliga 2 (2)

21 Hanna Ogestad, kvalitetschef Tjänsteskrivelse Ärende SON 2019/76 31 januari 2019 Socialnämnden Översyn Placeringar av barn och unga Förslag till beslut Socialnämnden godkänner uppdraget för översyn av placeringar av barn och unga. Socialnämnden får resultatet från översynen redovisat på sammanträdet i september Kostnader för placeringar av barn och unga i samhällsvård fortsätter öka och är inte i balans i förhållande till budgeten. Socialnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en översyn. Översynen syftar till att skapa en gemensam kunskapsbild av verksamheten samt ge underlag till beslut om fortsatt utvecklingsarbete för att uppnå en ekonomi i balans. Uppdragets innehåll s tidigare utredningsarbete kring placeringar av barn och unga Genomlysning av kostnadsutveckling kring barn och unga både lokalt och nationellt - Nationella utredningar kring kostnadsanalyser - Kostnad per brukare - Hur nyttjar vi våra resurser i förhållande till andra? - Ökat inflöde av orosanmälningar Genomlysning av placeringsprocessen - Vilka överväganden sker inför en placering i samhällsvård? - Beskrivning av styrprocessen i samband med placering Kompetensförsörjning och organisation 1 (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

22 Tjänsteskrivelse Ärende SON 20xx/xxxx - Exempel på kompetens som kan behövas för att möta framtidens utmaningar? - Exempel på alternativa organisationsmodeller? Metod Styrgrupp för uppdraget består av Socialdirektör, Avdelningschef för IFO samt Kvalitetschef En arbetsgrupp är framtagen med två utvecklingsledare från Kvalitets- och utvecklingsavdelningen samt en verksamhetsutvecklare/controller från Individ och familjeomsorgen. Till arbetsgruppen finns en mentor i form av Socialdirektör från Kalmar kommun. Syftet med mentorskapet är att få en dialog med en person som har kunskap i området dock utan koppling till den egna verksamheten. Referensgrupp skall bestå av utsedda medarbetare och fackliga företrädare. Individutskottet kan användas som fokusgrupp. Finns behov av avstämningar i Barnsam kan detta ske under arbetets gång. Omvärldsbevakning är en viktig del av uppdraget. Avgränsning av uppdrag Inom verksamheten pågår ett parallellt arbete med arbetstyngdsmätningar och arbetsmiljö vilket gör att dessa områden inte ingår i denna översyn. Uppdraget innefattar inte resultat av placeringar då detta arbete sker inom IFO s avdelning Om det under arbetets gång framkommer områden som arbetsgruppen anser viktiga så har gruppen frihet att utöka uppdragets innehåll. Tidsåtgång Uppdraget skall redovisas till styrgruppen i juni för beslut i socialnämnden i september. Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad, kvalitetschef 2 (2)

23 Hanna Ogestad Tjänsteskrivelse SON 2019/82 19 februari 2019 Socialnämnden Kvalitetsberättelse 2018 och kvalitetsplan 2019 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner kvalitetsberättelse för 2018 och kvalitetsplan för Sammanfattning s kvalitetsarbete beskrivs i en kvalitetsberättelse och utgår från föreskriften om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9. Förvaltningen har en tydlig ansvarsfördelning av kvalitetsarbetet och i verksamheterna så pågår utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet. Detta innebär att man på olika sätt samlar sina resultat, analyserar dessa för att sedan identifiera och prioritera förbättringsområden. Brukarundersökningar har genomförts inom flera områden och flera resultat ligger över snittet för riket. Förbättringsområden som kartlagts är att utveckla arbetet och kunskapen kring processer och rutiner, fortsätta arbetet med systematisk uppföljning samt öka antalet rapporterade avvikelser. Utifrån de resultat som sammanställts och analyserats på analysveckan så är en plan framtagen för de kvalitetsuppföljningar som skall genomföras under Under året kommer förvaltningen att prioritera uppföljningen av genomförandeplaner för att skapa en kunskapsgrund till kompetensutveckling inom området framöver. Marica Gardell Socialdirektör 1 (1) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

24 RAPPORT s Kvalitetsberättelse 2018 Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr SON 2019/82 Version [1.0] s Kvalitetsberättelse 2018 Innehåll Inledning...2 Ansvarsfördelning och organisation för kvalitetsarbetet...2 Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad...4 Systematiskt förbättringsarbete...6 Utredning av avvikelser...8 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet...11 Brukares medverkan i kvalitetsarbetet...11 Plan för kvalitetsuppföljningar Bilaga 1 Brukarundersökningar Bilaga 2 - Plan för kvalitetsuppföljningar Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

25 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Inledning Kvalitetsberättelsen utgår från föreskriften om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 s kvalitetsarbete grundar sig på: Socialtjänstlagen, 3 kap. 3. Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifterna inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Hälso- och sjukvårdslagen, 18. Varje kommun skall erbjuda en god hälso- och sjukvård. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, 6. Verksamheten enligt denna lag skall vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med berörda samhällsorgan och myndigheter. Verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. I Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) definieras kvalitet som att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Målområdet kvalitet i koncernstyrkortet. I används kvalitet i betydelsen hur någonting är och upplevs, vilket kan vara olika hos olika människor. Grunden till kvalitet är därför att identifiera mottagaren av en vara eller tjänst och att ta reda på dennes behov och förväntningar. Tjänster ska hålla överenskommen kvalitetsnivå och ha god tillgänglighet Förvaltningens verksamhetsplan utifrån kvalitetsperspektivet. För 2018 har prioriterade områden varit att utöka den digitala tillgängligheten, Utöka tillvaratagandet av synpunkter från brukare, öka rättssäkerhet rörande dokumentation Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Kvalitetsberättelser Berörda verksamheter i både egen och privat regi, har inkommit med kvalitetsberättelse avseende Av dessa kan man utläsa att samtliga verksamheter fortsätter sitt arbete med kvalitet utifrån föreskriften Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ansvarsfördelning och organisation för kvalitetsarbetet Ett välfungerande kvalitetsarbete förutsätter att det finns en tydlig ansvarsfördelning och befogenheter för att implementera, utveckla och vidta åtgärder inom verksamheterna. Kvalitet är ett personligt åtagande där varje chef och medarbetare har ett ansvar för kvaliteten i sitt eget arbete. Chefer och medarbetare på alla nivåer i ansvarar för att ta del av det systematiska kvalitetsarbetet. 2 (15)

26 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Socialnämnden beslutar genom strategier och övergripande mål i verksamhetsplanen och fastställer ledningssystem, riktlinjer, uppdrag och kvalitetsdokument samt kvalitetsgarantier. Socialdirektören har det yttersta ansvaret för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten, att utse verksamhetschefer enligt HSL samt medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Socialdirektören har vidare ett ansvar för att: kommunicera och omsätta socialnämndens övergripande strategier och mål inom verksamheten mål för verksamheten formuleras och att dessa nås bevaka verksamhetens totala resursbehov för att säkerställa kvalitetsarbetet på lång och kort sikt Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att förvaltningen har system som säkrar en hög patientsäkerhet och en god och säker vård. MAS ansvarar även för att det finns system för anmälningar av vårdskador och risk för vårdskador, hantering av avvikelser, säkra rutiner för läkemedelshantering, att dokumentationen sker enligt patientdatalagen och att delegeringar av arbetsuppgifter är förenliga med säkerhet för patienterna. MAS deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjukvårdsinsatserna. Kvalitetschef har övergripande ansvar för kvalitets- och utvecklingsarbete, kvalitetskrav och systematisk uppföljning. Utifrån uppföljning dokumenteras handlingsplaner som åläggs utförare som inte uppfyller kraven. Kvalitetschef ansvarar även för: att på socialnämndens uppdrag ge förslag på och vid behov revidera socialförvaltningens ledningssystem identifiering, framtagande och uppdatering av de förvaltningsgemensamma processer och rutiner i ledningssystemet att följa upp, utvärdera, utveckla och dokumentera det systematiska kvalitetsarbetet avseende förvaltningsgemensamma processer och rutiner det förvaltningsgemensamma förbättringsarbetet i samverkan med berörda chefer att på förvaltningsnivå sammanställa analys av inkomna synpunkter, klagomål, eller rapporter enligt Lex Sarah sammanfatta årets kvalitetsarbete i förvaltningens kvalitetsberättelse Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Myndighetschef ansvarar för det systematiska kvalitetsarbetet inom myndighetsutövningen, att utredning, beslut och beställning av individuella insatser motsvarar den enskildes behov av vård och stöd. Avdelningschef har ett samlat ledningsansvar så att verksamheterna bedriver en god vård och omsorg med hög kvalitet och patientsäkerhet. Avdelningschef ansvarar för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Det innefattar även att göra risk- och händelseanalyser, utöva egenkontroll och ta emot och utreda synpunkter från brukare. Avdelningschef ska varje år upprätta kvalitetsberättelse (SoL, LSS) och 3 (15)

27 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 patientsäkerhetsberättelse (HSL) i samband med årets bokslut. Avdelningschef har det samlade ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet inom avdelningen. Verksamhetschef enligt HSL ansvarar för att säkerställa patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården samt kontinuerligt samråda med MAS. Verksamhetschefen ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Vidare ska verksamhetschefen löpande bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Enhetschef ansvarar för att bryta ned målen till verksamhetsmål och att kvalitetsarbetet förankras hos medarbetare. Enhetschef ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Enhetschef ska även löpande bedöma om de finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Enhetschef har det samlade ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet inom enheten. Medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med riktlinjer och rutiner utifrån ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Medarbetare ska medverka i riskoch avvikelsehantering, delta i arbetet med uppföljning av mål och resultat samt visa engagemang utifrån koncernstyrkortets värderingar, omtanke, förtroende och delaktighet. Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera missförhållanden och risk för missförhållanden. Verksamheter både in egen och privat regi beskriver i sina kvalitetsberättelser en tydlig ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet i sina respektive organisationer. Ett flertal verksamheter har startat särskilda forum för det systematiska kvalitetsarbetet, så kallade, kvalitetsråd eller kvalitetsforum. Andra har kvalitet som en stående punkt på mötesdagordningar. Detta för att säkra att kvalitetsfrågorna lyft upp och ständigt arbetas med i syfte att öka verksamhetens kvalitet. Utvecklingsområde: Inget förbättringsarbete bedöms behövas då samtliga verksamheterna har en tydlig ansvarsfördelning och struktur för att ständigt arbeta med kvalitetsfrågor. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad s styrning av kvalitet Socialnämnden tar beslut om dokumenten Uppdrag och kvalitetskrav. I dessa beskrivs utförarnas uppdrag samt de kvalitetskrav som ställs på utförare av en insats. Socialnämnden har beslutat om riktlinjer för ett Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 4 (15)

28 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Processer och rutiner Den förvaltningsövergripande analysen av resultat sker utifrån följande huvudprocesser: - Särskilt boende enl. SoL - Hemtjänst enl. SoL - Hemsjukvård - Dagverksamhet för personer med demenssjukdom - Daglig verksamhet enl. LSS - Bostad med särskild service enl. LSS - Personlig assistans - Barn och unga - Ekonomiskt bistånd - Missbruk och beroendeverksamheten - Socialpsykiatri Flera verksamheter arbetar med att kartlägga processer och rutiner och använder dessa i sitt förbättringsarbete. Verksamheterna har kvalitetsråd/kvalitetsforum som forum för processarbetet och förbättringsarbetet. Flera verksamheter har svårare att beskriva sina huvudprocesser och beskriver inte heller processer som kartlagts. Utvecklingsområde: Verksamheterna behöver ökade kunskaper kring processkartläggningar samt på vilket sätt de kan vara till nytta för verksamhetens kvalitetsarbete. Samverkan har ett nära samarbete med både Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF) och Utbildning och arbetslivsförvaltningen (UAF). Förutom dessa finns det många samverkanspartners så som arbetsförmedlingen, försäkringskassan, teknikförvaltningen, överförmyndare och givetvis anhöriga och närstående. har skapat en tydlig struktur för samverkan både för barn och vuxna. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum I Barnsam sker samverkan med de andra berörda förvaltningarna kring barn och ungdomar. I Vuxensam sker samverkan mellan socialförvaltning och hälso- och sjukvårdsförvaltningen kring vuxna där det även finns ett gemensamt politiskt arbetsutskott. Vidare finns arbetsgrupper både med chefer på avdelnings och enhetsnivå som behandlar gemensamma frågor. Det finns även ett flertal överenskommelser med Hälso- och sjukvårdsförvaltningen som är riktlinjer för samverkan mellan förvaltningarna. Samtliga verksamheter har i sin kvalitetsberättelse identifierat sina viktigaste samverkanspartners. Inom flera av verksamhetens finns det strukturerade samverkansformer 5 (15)

29 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Utvecklingsområde: Inget förbättringsarbete bedöms behövas då samtliga verksamheter har identifierat sina viktigaste samverkanspartners Systematiskt förbättringsarbete På förvaltningsövergripande nivå så är en del av det systematiska förbättringsarbetet den årliga analysveckan. Under denna vecka analyseras resultat från s samtliga verksamhetsområden. Utifrån denna analys identifieras styrkor och förbättringsområden och är även ett underlag för förvaltningens årsredovisning och även verksamhetsplan för kommande år. De identifierade förbättringsområdena lyfts på forum för alla utförare både i egen och i enskild regi, så kallade branschråd. På verksamhetsnivå har de flesta verksamheterna i sin kvalitetsberättelse beskrivit att de arbetar systematiskt med kvalitet. Riskanalys Samtliga verksamheter gör riskanalyser och har rutiner för detta. Många gör riskanalyser i samband med förändringar samt när man tar emot år nya brukare. Risker bedöms utifrån sannolikhet och allvarlighetsgrad och de bakomliggande orsakerna till riskerna identifieras. Flera förändringar har vidtagits i verksamheterna i form av inköp av brandvarnare, mattor, kontakt med bostadsanpassning, ändrad belysning, utökad tillsyn, bemötandeplaner vid demenssjukdom, olika typer av larm såsom rök-, fall-, och dörrlarm mm. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Egenkontroll Den förvaltningsövergripande egenkontrollen görs under den så kallade analysveckan. Analysen grundar sig på följande resultat: - Nationella undersökningar öppna jämförelser och brukarundersökningar. - Förvaltningens egna brukarundersökningar. - Förvaltningens uppföljning av kvalitet genom besök i verksamheterna, enkäter och fokusgrupper och dokumentationsgranskningar. - Sammanställning av patientsäkerhetsberättelser och kvalitetsberättelser - Inkomna klagomål och synpunkter genom Lämna dina synpunkter - Rapporterade missförhållanden och lex. Sarah. - Rapporterade vårdavvikelser och lex. Maria. - Resultat i kvalitetsregister. - Olika mätningar t.ex. hygien och trycksårsmätningar. - Tillsyn från IVO och revisioner. - Servicemätningen. Resultat förvaltningens egenkontroll Brukarundersökningar Under året har brukarundersökningar genomförts inom flera olika insatsområden. Inom äldreomsorgen så genomförs årligen en nationell brukarundersökning för både hemtjänst 6 (15)

30 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 och särskilt boende där man har möjlighet att jämföra sig både med andra kommuner och med riket. Under året har SKL genomfört brukarundersökningar för ensamkommande ungdomar, missbruk och beroende, försörjningsstöd, barn och unga samt personer med funktionsnedsättningar. Inom äldreområdet ligger Gotland över eller i nivå med riket och inom övriga områden så kan man se att det finns vissa förbättringsarbeten att göra. Resultaten har redovisats på berörda branschråd, där utförare både inom egen och privat regi deltar. Vidare så har resultaten tagit upp på avdelningarnas ledningsgrupper och anslag har satts upp i allmänna utrymmen. En redovisning av de olika brukarundersökningarna redovisas i bilaga 1. I redovisningen framgår antal svarande, andel män och kvinnor, jämförelse med riket, identifierade styrkor och förbättringsområden samt vissa planerade åtgärder för Exempel på påbörjade förbättringsarbeten i verksamheterna utifrån brukarundersökningen är bland annat hur man lämnar synpunkter, tydliggöra information, ökad trivsel med blommor och förbättra kontaktmannaskapet. Servicemätning av socialförvaltningen En servicemätning har genomförts inom. För socialtjänsten så har man ringt och skickat mail inom tre områden: äldre, funktionsnedsättning samt individ och familjeomsorg. I tabellen nedan visas fyra områden, tillgänglighet och bemötande där förvaltningens resultat förbättras och svarskvalitet och avsändaruppgifter som ses som förvaltningens förbättringsområden. Svarskvalitet handlar om andel svarsbrev innehållande merinformation så som hänvisning till hemsidor, bifogade länkar eller tips. Avsändaruppgifter handlas om att fullständiga uppgifter finns bifogat i E-post. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Tillgänglighet Bemötande Svarskvalitet Avsändaruppgift Individ och familjeomsorg Äldreomsorg Funktionsnedsättning Två områden lyfts vidare till förvaltningens ledningsgrupp för vidare analys och utveckling. 7 (15)

31 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Kvalitetsuppföljningar Inför 2018 antog socialnämnden en plan för kvalitetsuppföljningar som följts under året. Kvalitetsuppföljning har genomförts i verksamheter inom hemtjänst, särskilt boende, bostad med särskild service, personlig assistans, korttidsvistelse för barn och ungdomar samt boende för ensamkommande ungdomar. Kvalitetsuppföljningarna visar på flera olika styrkor och förbättringsområden: Styrkor: Brukare upplever att de är trygga och får gott bemötande Brukare har utsedd kontaktperson Förbättringsområden: Aktuella genomförandeplaner Individuella kompetensutvecklingsplaner Öka kunskaper kring SIP Genomförandeplaner och ökade kunskaper kring SIP är prioriterade områden i förvaltningens verksamhetsplan för En rapport upprättas efter varje uppföljningsbesök och en handlingsplan tas fram med de identifierade förbättringsområdena. Verksamheten skickar sedan in förslag på aktiviteter för att förbättra kvaliteten och handlingsplanen godkänns sedan av kvalitets- och utvecklingsavdelningen. I de fall som bristerna anses som allvarliga så kan verksamheten behöva göra omedelbara åtgärder och en uppföljning görs då inom en snar framtid. Samtliga verksamheter tittar på sina olika resultat, analyserar dem och identifierar förbättringsområden vilket är en viktig del i det systematiska förbättringsarbetet. Utvecklingsområde: Förvaltningen har erbjudit utbildning i systematisk uppföljning i syfte att utveckla arbetsmodeller där vi dokumenterar arbetet med enskilda individer för att följa upp. Det handlar även om att sammanställa denna information på gruppnivå i syfte att utveckla och förbättra verksamheten. Detta arbete behöver fortsätta att utvecklas för att fortsätta skapa en kunskapsbaserad verksamhet. Utredning av avvikelser Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Inkomna synpunkter Under 2018 har det inkommit 141 synpunkter till socialförvaltningen. Av dessa avser 44 beröm, 82 avser klagomål och 18 innehåller förslag till förbättringar. Inkomna synpunkter avser alla förvaltningens verksamhetsområden men det största antalet avser hemtjänst och särskilt boende. 8 (15)

32 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Antal per år Fördelningen mellan avdelningarna ser ut enligt nedan: Verksamhet Antal Hemtjänst 83 Särskilt boende 45 Omsorgen om funktionsnedsatta 27 Myndighetsavdelningen 19 Individ- och familjeomsorg 1 Hemsjukvården 1 Övrigt 12 Områden med positiva synpunkter Bra bemötande Duktiga vikarier Tydlig information God tillgänglighet Områden med negativa synpunkter Utebliven insats Brister i sekretess Brister i kontinuitet För lång handläggningstid Vet inte vart man lämnar synpunkter Utifrån inkomna synpunkter så har verksamheterna vidtagit ett flertal åtgärder varav några redovisas nedan: Reviderad inflyttningsprocess Odlingslådor utomhus Justeringar av tidpunkter för insatsers genomförande Byte av kontaktpersonal Samtal kring bemötande Belysning har förbättrats Utökade insatser Utvecklingsområde: Man kan se att det görs förbättringar utifrån inkomna synpunkter på enhetsnivå. För att kunna göra en mer generell analys och se behov av mer övergripande förbättringsområden så behöver antalet inkomna synpunkter öka. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Rapporteringsskyldighet I kvalitetsberättelserna beskriver samtliga verksamheter att de har rutiner för att i samband med introduktion och på arbetsplatsträffar informera sin personal om skyldigheten att rapporter missförhållanden vilket avser avvikelser utifrån SoL. Avvikelser enligt SoL - egen regi. Totalt antal (15)

33 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Antal fördelade på avdelningarna Verksamhet Antal rapporter 2017 Antal rapporter 2018 Myndighetsavdelningen Individ och familjeomsorgen Särskilt boende Hemtjänst Omsorg om personer med funktionsnedsättning Hemsjukvård/trygghetspatruller Övrigt Totalt Att hemtjänsten har ökat antalet rapporterade avvikelser medan hemsjukvården minskat antalet beror på en verksamhetsövergång av hemtjänst natt. De vanligaste händelsetyperna är: Utebliven insats Beslut ej verkställt Brister i information Brister i personlig omvårdnad Av rapporterade avvikelser så har 9 ärenden hanterats utifrån Lex Sarah. De händelser som rapporterats som allvarliga missförhållanden enligt Lex Sarah handlar om övergrepp, brister i informationsöverföring, uteblivna insatser och brister i rättssäkerhet. I samtliga Lex Sarah utredningar finns beskrivna förbättringsåtgärder. I kvalitetsberättelserna har verksamheterna sammanställt sina avvikelser och många har även analyserat och identifierat förbättringsområden. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Utvecklingsområde: I vissa verksamheter så är det väldigt få rapporterade avvikelser. Det kan tyda på att det är en underrapportering på avvikelser utifrån socialtjänstlagen. Ett förbättringsområde är att kunskapen behöver höjas kring vikten av att rapportera för att sedan kunna analysera och identifiera förbättringsområden. 10 (15)

34 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Samtliga verksamheter beskriver att personalen görs delaktiga i kvalitetsarbetet genom arbete på arbetsplatsträffar, planeringsdagar och kvalitetsråd. Flera har skrivit in skyldigheten i medarbetarkontrakt. Brukares medverkan i kvalitetsarbetet Verksamheterna beskriver olika sätt att göra brukare delaktiga i kvalitetsarbetet. Detta sker bl a genom att man går igenom brukarundersökningens resultat med brukare, brukarmöten, enkäter och uppföljningsmöten. Utvecklingsområde: Att brukare skall vara en del av verksamheternas utvecklingsarbete är ett prioriterat utvecklingsområde som även finns med i förvaltningens verksamhetsplan för Plan för kvalitetsuppföljningar 2019 Utifrån de resultat som framkommit och analyserats på analysveckan så upprättar Kvalitetsoch utvecklingsavdelningen en plan för uppföljningar för kommande år. I bilaga 2 redovisas planen för kvalitetsuppföljningar för Under året kommer förvaltningen att prioritera uppföljningen av genomförandeplaner för att skapa en kunskapsgrund till kompetensutveckling inom området framöver. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum (15)

35 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Bilaga 1 Brukarundersökningar 2018 Barn och unga Under två veckor i oktober så har vårdnadshavare och barn och unga 13 år och äldre som haft kontakt med socialsekreterare fått svara på en enkät. 89 enkäter delades ut till vårdnadshavare och 40 vårdnadshavare svarade på enkäten. Detta ger en svarsfrekvens på 45 %, av dessa var 51 % kvinnor och 49 % män. 36 enkäter ut till ungdomar 13 år och äldre (exkl ensamkommande. 13 svarade på enkäten varav 7 flickor och 6 pojkar. Detta är en svarsfrekvens på 36 % (63%). Under samma tid så har ensamkommande ungdomar 13 år och äldre år som haft kontakt med socialsekreterare inom enheten för ensamkommande barn och unga också fått svara på en enkät. 18 enkäter delades ut och 8 varav 7 pojkar och 1 flicka svarade på enkäten. Detta ger en svarsfrekvens på 44 % (63%). De siffror som redovisas inom parentes ( ) är jämförelse med samtliga kommuner ovägt medel. Styrkor 97 % (90%) av vårdnadshavare uppger att den information som de får av socialsekreteraren är tydlig 100 % (90 %) av ungdomarna uppger att socialsekreteraren frågar efter deras synpunkter på hur situationen skulle kunna förändras 100 % (84%) av de ensamkommande ungdomarna uppger att det är lätt att få kontakt med socialsekreteraren Åtgärder: Arbeta för att öka svarsfrekvens Förbättringsområden Svarsfrekvens 45 % ( 56%) Svarsfrekvens 36 % (63%) Svarsfrekvens (44 %) (63%) Missbruk och beroende Under två veckor i oktober så har de personer som varit i kontakt med socialsekreterare inom beroendevårdens fått svara på en enkät. Sju enkäter har delats ut. Antal svar som inkommit är färre än fem och kan därför inte redovisas. De siffror som redovisas inom parentes ( ) är jämförelse med samtliga kommuner ovägt medel. Styrkor Förbättringsområde Inga prioriterade Öka svarsfrekvens ( 63%) Åtgärder: Arbeta för att öka svarsfrekvens Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Ekonomiskt bistånd Under två veckor i oktober så har de personer som varit i kontakt med försörjningsstödet fått svara på en enkät. Enkäten delades ut till 439 personer. 107 personer svarade på enkäten varav 55 % kvinnor och 45 % män vilket ger en svarsfrekvens på 24 % (61 %). De siffror som redovisas inom parentes ( ) är jämförelse med samtliga kommuner ovägt medel. 12 (15)

36 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Styrkor Förbättringsområde Inga prioriterade Svarsfrekvens 24 % ( 61%) Åtgärder: Arbeta för att öka svarsfrekvens Boende för ensamkommande unga Under två veckor i oktober har de ungdomar som är ensamkommande och 13 år och äldre fått svara på en enkät. 61 ensakommande ungdomar boende i familjehem (egen regi och konsulentstödda), HVB och utslussboende (egen regi) har erhållit enkät. 29 ungdomar varav 96 % (92%) pojkar och 4 % (8%) flickor har svarat vilket är en svarsfrekvens på 47 % (43%). De siffror som redovisas inom parentes ( ) är jämförelse med samtliga som svarat på enkäten. Styrkor Svarsfrekvens Förbättringsområde 59 % (83 %) av ungdomarna uppger att de känner sig trygga där de bor* 57 % (83%) av ungdomarna uppger att de får vara med och bestämma om saker som är viktiga där de bor* *Under året har enheten boende för ensamkommande i egen regin (HVB och stödboende) varit föremål för omfattande omflyttning samt omställning av medarbetare. Daglig verksamhet LSS 192 personer besvarade årets enkät vilket innebär en svarsfrekvens på 62 %. För övrigt samma svarsfrekvens som riket i helhet. Drygt hälften av de svarande, 56 % var män. 1 % svarade annat på frågan om könsidentitet. Nedan redovisas styrkor och förbättringsområden. Därmed inte sagt att även styrkorna kan var förbättringsområden. Inom parantes anges siffrorna för riket. Styrkor Förbättringsområden Bryr sig personalen på din dagliga verksamhet om dig? Ja: 90 % (88 %), ibland: 9 % (9 %) Trivs du på din dagliga verksamhet? Ja: 86 % (82 %), ibland: 12 % (16 %) Pratar personalen på din dagliga verksamhet med dig så att du förstår vad de menar? Ja. 72 % (76 %), några: 27 % (22 %) Är du rädd för något på din dagliga verksamhet? Aldrig: 71 % (73 %), ibland: 25 % (6 %) Ärendenr RS SON 2019/82 Datum Sysselsättning SoL Vid tidpunkten för brukarundersökningen hade 13 personer sysselsättning enl SoL. Av dessa besvarade 10 personer enkäten, vilket innebär en svarsfrekvens på 77 % (55 % i riket). Nedan redovisas styrkor och förbättringsområden. Därmed inte sagt att även styrkorna kan var förbättringsområden. Inom parantes anges siffrorna för riket. 13 (15)

37 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Styrkor Vet du vem du ska prata med om något är dåligt på din sysselsättning? Ja: 91 % (89 %) Förbättringsområden Känner du dig trygg med personalen på din sysselsättning? Alla: 40 % (81 %), några: 30 % (17 %) Bryr sig personalen på din sysselsättning om dig? Ja: 60 % (88 %), ibland: 30 % (10 %) Resultatet för sysselsättning enligt SoL har låg svarsfrekvens och kräver fortsatt analys. Hemtjänst +65 år 599 personer, 62 % besvarade enkäten. Nedan redovisas styrkor och förbättringsområden. Därmed inte sagt att även styrkorna kan var förbättringsområden. Inom parantes anges siffrorna för riket. Styrkor Förbättringsområden 97 % (97 %) upplever att de får ett bra bemötande 73 % (53 %) svarar att de fick välja utförare av hemtjänsten. 46% (46 %) upplever att de inte besväras av ensamhet? 66 % (63 %) vet var de ska vända sig för att framföra synpunkter eller klagomål på hemtjänsten. Frågan om synpunkter och klagomål har varit ett prioriterat områden i förvaltningens verksamhetsplan för Hemtjänsten har under året utvecklat ett nytt arbetssätt för uppföljning där man har möjlighet att lämna synpunkter. En förbättring har skett inom området där man gått från att 61% till 66% som vet vart de skall vända sig med synpunkter och klagomål och resultatet ligger nu över riket. Särskilt boende Svarsfrekvensen för säbo var 55 %, 259 personer. Nedan redovisas styrkor och förbättringsområden. Därmed inte sagt att även styrkorna kan var förbättringsområden. Inom parantes anges siffrorna för riket. Styrkor Förbättringsområden Ärendenr RS SON 2019/82 Datum % (93 %) upplever att de får ett bra bemötande 45% (35%) besväras inte av ensamhet 48 % (47 %) vet var de ska vända sig för att framföra synpunkter eller klagomål på sitt boende. Frågan om äldres känsla av ensamhet har varit ett prioriterat område för förvaltningens verksamhetsplan under Resultatet har stigit från 34% under 2017 till 45% 2018 och Gotland ligger 10 % över riket vilket är en positiv utveckling inom området. 14 (15)

38 Kvalitet och utvecklingsavdelningen Hanna Ogestad s Kvalitetsberättelse 2018 Bilaga 2 - Plan för kvalitetsuppföljningar 2019 Under 2019 kommer en granskning av genomförandeplaner att prioriteras. Detta då det under flera år varit ett förbättringsområde. Genomförandeplanen är viktig i arbetet med att säkra brukare delaktighet i utförandet av insatser inom samtliga områden och regleras i socialstyrelsens allmänna råd 6 kap 2 SOSFS 2014:5 Granskningen kommer att göras inom följande insatsområden: Särskilt boende Hemtjänst Bostad med särskild service SoL och LSS Daglig verksamhet LSS Korttidsvistelse för barn och vuxna LSS Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år LSS Inom varje insatsområde kommer vi granska 20% av aktuella ärenden dock max 50 ärenden per insatsområde. Resultaten kommer sedan att analyseras i olika fokusgrupper där medarbetare från verksamheten bjuds in. Syftet med granskningen är att öka kunskapen kring genomförandeplanernas omfattning, innehåll samt brukares delaktighet. Detta görs för att kunna identifiera brister och se inom vilka områden vi behöver öka kompetensen för att utförare skall klara kraven kring genomförandeplaner. Utöver en granskning av genomförandeplaner så kommer Kvalitets- och utvecklingsavdelningen att göra kvalitetsuppföljningar inom följande verksamheter: Hemsjukvården Grindvillan Hajdes Silvergatans HVB Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år Hemse äldreboende Utöver ovanstående kvalitetsuppföljningar så kommer även en uppföljning göras av läkemedelsförråd för narkotiska preparat. Ärendenr RS SON 2019/82 Datum (15)

39 Mårten Åström Tjänsteskrivelse SON 2017/ februari 2019 Socialnämnden Patientsäkerhetsberättelse 2018 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag till Patientsäkerhetsberättelse Sammanfattning Enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659) skall varje vårdgivare årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Andra föreskrifter som styr patientsäkerhetsarbetet är Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOFS 2011:9) ledningssystemet för systematiskt ledningsarbete och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2016:40) om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården. Patientsäkerhetsberättelsen beskriver övergripande mål och strategier, organisation, samverkan, struktur och uppföljningar, åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet, och antal lex Maria anmälningar som gjorts under året. Vidare så presenteras övergripande mål och strategier, för år För att öka patientsäkerhetsarbetet under året har vårdenheterna registrerat i de nationella kvalitetsregistren och deltagit i två nationella kvalitetsmätningar. Svenska HALT, om vårdrelaterade infektioner och en Nationell punktprevalensmätning av trycksår. Utbildningar har genomförts för sjuksköterskor i munvård och blåsdysfunktion. Även en utbildning av hygienombud i verksamheterna har genomförts under året. Den digitala informationssäkerheten har bland annat förbättrats med utökade loggkontroller. Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har efter analys av enheters och avdelningars resultat, identifierat gemensamma förbättringsområden, som lyfts på forum för alla utförare i Branschråd. Övergripande mål och strategier för år 2019 är bl.a. att förbättra kunskapen om skyddsåtgärder, nutrition, brytpunktssamtal och validerad smärtskattning. 1 (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

40 Tjänsteskrivelse SON 2017/442 Beslutsunderlag Patientsäkerhetsberättelsen Tjänsteskrivelse daterad 21 februari Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Mårten Åström, MAS vidarebefordrar beslut till privat regi Öystein Berge, avdelningschef hemsjukvården Marit Lindgren, avdelningschef särskilt boende 2 (2)

41 RAPPORT s patientsäkerhetsber ättelse 2018 Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Gäller Ärendenr RS 2019/81 Version [1.0] s patientsäkerhetsberättelse 2018 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

42 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 Innehåll Bakgrund...3 Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisation och ansvar Samverkan för att förebygga vårdskador Patienter och närståendes delaktighet Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Klagomål och synpunkter Egenkontroll PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten Riskanalys Utredning av händelser - vårdskador...8 Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Informationssäkerhet Digital journalföring Loggkontroller The General Data Protection Regulation (GDPR) RESULTAT OCH ANALYS Egenkontroll Trycksår - PPM Vårdrelaterade infektioner och antibiotikabehandling- HALT Basala hygienrutiner och klädregler Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Journalgranskning Patientnämnden Avvikelser Klagomål och synpunkter Händelser och vårdskador Riskanalys Övriga resultat Förebyggande arbete- munhälsa och blåsdysfunktion Vård i livets slutskede-brytpunktssamtal och validerad smärtskattning Ökad kunskap kring förskrivning av hjälpmedel Ökad kunskap om begränsningsåtgärder inom alla professioner God vård vid demenssjukdom Mål och strategier för kommande år Dokumentation Kunskap om skyddsåtgärder Trycksår Munhälsa Nutrition Brytpunktssamtal och validerad smärtskattning (13)

43 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 Bakgrund Enligt patientsäkerhetslagen SFS 2010:659 ska vårdgivaren skriva en patientsäkerhetsberättelse. Idén med patientsäkerhetsberättelsen är att redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten. Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Patientsäkerhetsberättelsen bör utformas så att den kan ingå i vårdgivarens ledningssystem för patientsäkerhet. Sammanfattning Några av 2018 års åtgärder för att öka patientsäkerheten var följande: Registrering i de nationella kvalitetsregistren Dokumentationsgruppens arbete för att säkerställa HSL-dokumentationen Punktprevalensmätning av trycksår -PPM Mätning av vårdrelaterade infektioner och antibiotikaförbrukning -HALT Utbildning av sjuksköterskor i munhälsa Utbildning av sjuksköterskor i blåsdysfunktion Utbildning av hygienombud i verksamheterna Genomförda Branschråd med verksamheterna samt HSL-råd med legitimerad personal Förbättringsarbetet med arkivering av HSL-journaler 1. Övergripande mål och strategier Ärendenr RS RS 2019/81 Datum God kvalitet inom socialtjänsten och LSS-verksamheten samt den hälso- och sjukvård som bedrivs inom socialnämndens olika verksamheter innebär bland annat att tjänsterna bygger på rättssäkerhet, god tillgänglighet, respektfullt bemötande, delaktighet och att socialtjänstens insatser uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten. Insatserna ska vara kunskapsbaserade och effektivt utförda. Socialnämnden beslutar genom strategier och övergripande mål i styrkort och fastställer ledningssystem, riktlinjer, uppdrag och kvalitetsdokument samt kvalitets- och värdighetsgarantier. 3 (13)

44 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 Kvalitetschef har övergripande ansvar för kvalitets- och utvecklingsarbete, kvalitetskrav och systematisk uppföljning. Utifrån uppföljning dokumenteras handlingsplaner som åläggs utförare som inte uppfyller kraven. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjukvårdsinsatserna. Kvalitets och utvecklingsavdelningen sammanställer årligen samtliga enheter och avdelningars resultat under en så kallad analysvecka. Detta för att identifiera styrkor och förbättringsområden. Utifrån resultaten planeras vilka uppföljningar och stödjande arbeten som ska göras nästa år. Plan för kvalitetsuppföljning beslutas av socialnämnden. Under året genomförs branschråd vår och höst. Där verksamhetschefer och enhetschefer från verksamheter med hälso- och sjukvårdsansvar inom förvaltningen bjuds in. På branschråden presenteras resultat från analysveckan, styrkor och identifierade utvecklingsområden i verksamheterna. Detta underlag med styrkor och utvecklingsområden, diskuteras med verksamheterna under Branschråden. De olika verksamhetsområdena delas upp i Daglig verksamhet lagen om särskilt stöd (LSS), Hemtjänst/Hemsjukvård, Särskilt boende (SÄBO) samt Boende med särskild service (BSS) för personer med psykisk funktionsnedsättning. 2. Organisation och ansvar Socialdirektören har det yttersta ansvaret för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten, att utse verksamhetschefer enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) samt medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att förvaltningen har system som säkrar en hög patientsäkerhet och en god och säker vård. MAS deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjukvårdsinsatserna. MAS ansvarar för sammanställning och analys av vårdavvikelser, anmälningar enligt lex Maria och den förvaltningsövergripande patientsäkerhetsberättelsen. Verksamhetschef enligt HSL ansvarar för patientsäkerhet och att säkerställa patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården samt kontinuerligt samråda med MAS. Verksamhetschefen ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Vidare ska verksamhetschefen löpande bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Verksamhetschef enligt HSL ska årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Samtliga privata verksamheter har utsedda verksamhetschefer enligt HSL. Enhetschef ansvarar för att bryta ned målen till verksamhetsmål och att kvalitetsarbetet förankras hos medarbetare. Enhetschef ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Enhetschef ska även löpande bedöma om de finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra 4 (13)

45 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Enhetschef har det samlade ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet inom enheten. Medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med riktlinjer och rutiner utifrån ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Medarbetare ska medverka riskoch avvikelsehantering, delta i arbetet med uppföljning av mål och resultat samt visa engagemang utifrån styrkortets värderingar, omtanke, förtroende och delaktighet. Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera avvikelser och tillbud. Stödfunktioner inom patientsäkerhetsarbetet är förvaltningens Kvalitets- och utvecklingsavdelning, HSF Chefläkare, Smittskydd, Vårdhygien, STRAMA-gruppen (samverkan mot antibiotikaresistens), Kliniskt träningscenter (KTC) och Patientnämnden. 3. Samverkan för att förebygga vårdskador På förvaltningsnivå sker samverkan främst med hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF). Ledningen för de båda förvaltningarna möts i ett forum kallat Vuxensam. Där tas gemensamma frågor upp. Chefer från de båda förvaltningarna träffas i Vuxennätverket, där går man igenom ärenden, där det uppstått oklarheter och där förbättringar identifierats. Överenskommelser ska finnas inom specifika områden som nämnderna/förvaltningarna gemensamt beslutar. Nämnder beslutar om överenskommelser i de fall patienter/brukare berörs och direktörerna i de fall dessa inte direkt berörs. I dagsläget finns 20 upprättade och beslutade överenskommelse mellan Socialnämnden/-förvaltningen och Hälso- och sjukvårdsnämnden/-förvaltningen, varav ett 10-tal reviderats under Hjälpmedelsfrågor behandlas återkommande i Regionens grupp för samverkan i hjälpmedelsfrågor. MAS har regelbundna möten med HSF chefsläkare och hygiensköterska. Gällande läkemedelsfrågor, sker samarbete med apotekare, klinisk farmaceut och läkarrepresentanter från läkemedelskommittén LÄPO. MAS ingår även i STRAMA-gruppen samverkan mot antibiotikaresistens. Samarbete pågår även med HSF uroterapeut, ansvarig för kliniskt träningscentrum Visby lasarett och tandhygienister i uppsökande tandvård. På verksamhetsnivå/enhetsnivå samverkar enheterna med HSF genom primärvården, trygghetspunkter, Visby lasarett och deras öppenvårdsmottagningar, Palliativa teamet, Äldresjukvårdsteamet, Smittskydd och vårdhygien samt sjukhusapoteket. Inom socialförvaltningen samverkar hälso- och sjukvårdsenheterna genom HSL-forum med MAS. Förvaltningens Kvalitets- och utvecklingsavdelningen håller två gånger per år branschråd, där verksamhetschefer, enhetschefer från samtliga enheter bjuds in. MAS har HSL-råd två gånger per år, dit all legitimerad personal på Gotland bjuds in. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum I syfte att öka kunskapen om hur fallskador kan förebyggas arrangerades årligen kampanjen Trill int ikull. Kampanjen är en samverkan med HSF och riktar sig till såväl medborgare som personal i vård och omsorg. 5 (13)

46 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse Patienter och närståendes delaktighet Planering och utförande av insatser ska alltid ske i samråd med den enskilde. Samtliga verksamheter ska ge patient/anhöriga under förutsättning att samtycke givits, möjlighet att vara delaktig i den vård som ges. Patienterna har alltid en ansvarig sjuksköterska som kontinuerligt informerar patienten och närstående om förändringar i patientens hälsotillstånd och som medverkar till läkarkontakt om patient eller närstående så önskar. Anhöriga bjuds in till ansvarig läkares årskontroller. 5. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Samtliga personalgrupper i vården ska följa rutinen att rapportera risker och händelser som medför eller riskerar att medföra fysisk och/eller psykisk skada eller sjukdom hos brukare. Information kring detta sker i olika forum exempelvis medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar (APT), Kvalitetsråd, Team-möten, m.m. Vid nyanställningar ges information om skyldigheten och vikten av att rapportera. Information om rapporteringsskyldigheten återkommer i verksamheterna kontinuerligt. Rapportering sker i verksamheternas olika avvikelsesystem. Personal kan också rapportera till närmaste chef som kan vara behjälplig vid dokumentation och registrering av avvikelsen, och direkt till annan överordnad, om avvikelsen innefattar närmaste chef. Rapporten ställs till ansvarig chef som ansvarar för att verksamhetschef blir informerad. Utredning av inkommen rapport sker på avdelningsnivå/enhetsnivå där bedöms: Vad som inträffat, vilka direkta åtgärder som måste vidtagas, vilka åtgärder som krävs på sikt, samt återkoppling till berörda efter att utredningen är klar. När det skett ett allvarligt missförhållande eller risk för sådant konstaterats, kontaktas MAS för en gemensam utredning. Efter utredning fattar MAS beslut om en lex Maria anmäla skall göras till IVO. 6. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter, kan komma från brukare, anhöriga, personal eller myndigheter (tex Socialstyrelsen) och föreningar, organisationer och andra intressenter. Klagomål och synpunkter ska hanteras utifrån s rutin. Inkomna handlingar registreras i ärendehanteringssystemet W3D3 och ett meddelande går ut till avsändaren att ärendet är mottaget. Svar på synpunkterna kommer att ges av ansvarig chef i ärendet. Ansvarig enhetschef kontaktar sedan vederbörande eller skriver ett svar på den inkomna handlingen inom två veckor. Enhetschef samtalar med boende och anhöriga och stämmer av och återkopplar. Inkomna synpunkter och klagomål sammanställs för året och utvalda förbättringsområden förs över i avdelningens aktivitetsplan. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Verksamheter i enskild regi har olika struktur och system för att ta emot klagomål och synpunkter. Dessa system och verksamheternas analyser, följs upp på kvalitetsuppföljningar, av förvaltningens Kvalitets- och utvecklingsavdelning Om klagomålet eller händelsen är av allvarligare art, skall MAS informeras. Ärendet registreras då i W3D3. 6 (13)

47 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse Egenkontroll Verksamheterna har under året utfört egenkontroll inom bl.a. följande områden: Trycksår, på särskilda boende, korttidsboende, bostad med särskild service och i hemsjukvården genomförd v 46, PPM Senior alert. Vårdrelaterade infektioner och antibiotika användning på särskilda boende, Healthcare associated infections and antimicrobial use in long-term care facilities (HALT), Folkhälsomyndigheten. Basala hygienrutiner och klädregler en till två gånger per år, enligt rutin i MAShandboken. Kontroll av narkotikaklassade läkemedel på enheten en gång månad, enligt rutin i MAShandboken samt en gång i år av MAS genom ett oannonserat besök på enheterna.. Journalgranskning två gånger per år genom Dokumentationsgruppen. Patientnämnden två gånger per år. 8. PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Mål Förbättrad läkemedelshantering Förbättrad journal dokumentation Utveckla förebyggande arbete -munhälsa -blåsdysfunktion Förbättrad vård i livets slut -brytpunktssamtal -validerad smärtskattning Ökad kunskap kring förskrivning av hjälpmedel Ökad kunskap om begränsningsåtgärder inom alla professioner Strategi/arbetssätt Oannonserat besök på samtliga särskilda boenden och hemsjukvårdsenheter. I de fall kontrollräkning av narkotika inte skedde månadsvis skrevs nya rutiner. Dokumentationsgranskning i respektive team (sjuksköterska/fysioterapeut/arbetsterapeut) 2 ggr per år. Halvdagsutbildning av sjuksköterskor och omvårdnadspersonal i munhälsa och riskbedömning enligt ROAG. Halvdagsutbildning av sjuksköterskor i blåsdysfunktion. Sjuksköterskor i verksamheterna ges möjlighet att genomgå utbildningen Vård och behandling vid blås- och tarmdysfunktion 4,5 hp vid Högskolan Dalarna. Samtliga dödsfall ska registreras i Svenska Palliativ registret. På registrets hemsida finns uppdaterad information och mallar för områdena brytpunktssamtal och validerad smärtskattning. Området har lyfts på HSL-råd under året. Förtydligande kring läkarmedverkan, revidering av överenskommelse. Arbetsterapeuter och fysioterapeuter ska genomgå Socialstyrelsens webbutbildning Förskrivning av hjälpmedel. Riktlinjen ska uppdateras och implementeras Fokusområde på HSL-råd 7 (13)

48 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse Riskanalys Verksamheterna genomför riskanalyser inför förändringar i den fysiska, psykiska och organisatoriska miljön. Riskanalyser görs också vid inflyttning eller förändringar i beteendet hos patienten samt systematiskt i Senior alert. 10. Utredning av händelser - vårdskador Ingen lex Maria anmälan till IVO har skett under året. 11 Informationssäkerhet Digital journalföring Den mesta digitala hälso- och sjukvårdsdokumentationen sker i CGI Treserva. Där dokumenterar legitimerad personal sjuksköterskor, fysioterapeuter, arbetsterapeuter och dietist i patientens journal. Även omvårdnadspersonal med delegering dokumenterar sina hälso- och sjukvårdsinsatser där. Systemets säkerhet kontrolleras med bland annat så kallade penetrationstester. Vilket innebär att en extern aktör, undersöker att systemet håller hög teknisk informationssäkerhet och intrångsskydd. Eventuella brister rapporteras till leverantören för skyndsam åtgärd. Denna kontroll av systemet genomfördes 2017 och kommer att genomföras igen 2019, för att sedan återkommande var fjärde år Loggkontroller Enligt lag får endast den som deltar i vården av en patient ha tillgång till patientens journal. För att upptäcka om personalen läser journaler de inte behöver läsa för sin yrkesutövning, genomför systemförvaltaren under året, återkommande loggkontroller med slumpvisa urval. Under 2018 har man utökat loggkontrollerna till att vid två tillfällen det första under maj-juni månad och den andra november-december månad. Vid varje tillfälle har det slumpvist valts 3 dagar och 45 personer per dag. Där man kontrollerat att personen deltagit i vården av patienten. Eventuellt missbruk rapporteras till ansvarig chef, för vidare hantering The General Data Protection Regulation (GDPR) har under året arbetat för att anpassa system och verksamheten till EU:s dataskyddsförordning (GDPR) som börjar gälla i maj Rutinerna ställer höga krav på verksamhet att skydda patientuppgifter, samt ge patienten öka möjligheter att skyndsamt få tillgång till sin dokumentation. De privata aktörerna som har andra dokumentationssystem, har i likhet med säkrat informationssäkerheten. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Arkivering av journalhandlingar Förvaltningens arkiv ska senast en månad efter att en patient avlidit, emottagit rensade och kompletta hälso- och sjukvårdsjournalen, enligt rutin. De brister i journalmaterialet som kom till arkivet, påtalats under 2017 på Kvalitets- och utvecklingsavdelningens Branschråd. Då det fortfarande förelåg brister under hösten 2018, redogjorde arkiv assistent på HSLråd för legitimerad personal kring dessa. Där presenterades även den reviderade 8 (13)

49 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 dokumenthanteringsplanen som antogs av nämnden Kontrollen av inkommande journalhandlingar fortsätter att följas upp av arkiv assistent och MAS. 12 RESULTAT OCH ANALYS 12.1 Egenkontroll Trycksår - PPM Verksamhet Andel trycksår 2018 (2017) Andel trycksår riket Särskilt boende 12% (11%) 6,7% Korttidsenhet 14,7% (6,7%) 8,2 % Bostad med 3,7% (4,2%) 2,8% särskild service (LSS) Hemsjukvård 11,1 % (8,2%) 4,8 % Analys: Resultat visar att andelen trycksår har ökat i särskilda boende, korttidsboende och i hemsjukvården. Inom bostad med särskild service är andelen något lägre jämfört med föregående år. Resultatet måste lyftas i dialog med verksamheterna för att identifiera orsaker till ökningen Vårdrelaterade infektioner och antibiotikabehandling- HALT År Antal registreringar Vårdrelaterad Antibiotikabehandling infektion % 3 % % 4 % Analys: Mätningen visar att Gotland har ökat andelen vårdrelaterade infektioner och att patienter med antibiotika behandling var fler jämfört med föregående år. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Basala hygienrutiner och klädregler Egenkontroller på särskilt boende egen regi utförda av personalen själv visar ett hygienindex på 92,65 av 100 vilket visar mycket hög följsamhet till hygienrutiner och klädregler. Analys: Personalen har en hög kännedom hygienrutiner och klädregler. Detta för att verksamheterna har hygienombud, som bl.a. arbetar med egenkontroller. Under 2018 genomfördes nätverksträff för alla verksamheternas hygienombud där ca 40 hygienombud medverkade, för att diskutera och utbyta erfarenheter. Med på nätverksträffen var även HSF Hygien-sjuksköterska samt MAS. En utbildning för nya hygienombud genomfördes av HSF Hygiensjuksköterska och MAS under året, med ca 40 deltagare. 9 (13)

50 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Vid kontroller uppmärksammades att man ibland använde gamla förbrukningsjournaler, där det inte tydligt framgår att både patientens namn och personnummer, ska dokumenteras. Sjuksköterskor, som arbetade som sommar vikarie, var ibland inte uppdaterad på enhetens rutiner. Kontrollräkningen skedde inte alltid med en månads mellanrum. Där narkotiska preparat lades ut i patientens eget läkemedelsskåp kunde mängden vara för stor Analys: Generellt så sköttes hanteringen bra eller mycket bra ute på enheterna, men för att säkerställa hanteringen i fortsättningen ses behov av oanmälda besök även under Journalgranskning Journalgranskningen har påvisat behov av utvecklingsarbete på enheterna. Analys: Teamen behöver resonera sig samman om mer Smarta mål (Specifikt, Mätbart, Aktuellt Relevant och Tidsbestämt) i vårdplanerna. Skyddsåtgärder ska framgå av journalen samt medgivet samtycke till dessa ska framgå av journalen Patientnämnden Patientnämnden har registrerat sex ärenden under året 2018, det är en minskning från 2017 med ett ärende. Analys: Resultatet visar att erbjuder en patientsäker vård. 13 Avvikelser I s interna avvikelsesystem Flexite registrerar all personal vårdavvikelser vilket är händelser som avvikit från planerade åtgärder. Läkemedelsavvikelser handlar om allt från att patienten inte fått sin medicin i rätt tid, till att medicin givits till fel person. Fallavvikelser är en händelse då en person oavsiktligt hamnar på golvet eller marken, oavsett orsak eller om skada inträffat eller ej. Avvikelserna gås igenom av chef som analyserar händelseförlopp med hjälp av berörd personal och journal, information på APT till hela gruppen i ett lärande syfte. Avvikelse Fallskada Läkemedel Informationsöverföring Trycksår 31 6 Totalt antal Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Under 2018 registrerades socialförvaltningen totalt 3905 vårdavvikelser varav där de flesta handlar om läkemedelsavvikelser som 2018 var 1600 st. och fallavvikelser som var 1638 st. och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen arbetade under året i en arbetsgrupp där fokus har varit hälso- och sjukvårdsavvikelser i ordinärt boende. 14 Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter, kan komma från brukare, anhöriga, personal eller myndigheter (t ex Socialstyrelsen) och föreningar, organisationer eller andra intressenter. Generellt sammanställer och analyserar alla verksamheter inkomna klagomål och synpunkter på liknande sätt. Men i olika omfattning. Genom att klassificerar inkomna klagomål och 10 (13)

51 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 synpunkter utifrån specifik händelse, sedan analysera om det finns några gemensamma nämnare eller återkommande brister i klagomålen, söker man se om det finns mönster eller trender som indikerar på brister i verksamhetens kvalitet. Kvalitets och utvecklingsavdelningen sammanställer årligen samtliga enheter och avdelningars resultat under en så kallad analysvecka. Klagomål och synpunkter är en del av de resultat som analyseras. 15 Händelser och vårdskador Ingen lex Maria anmälan till IVO har skett under året. 16 Riskanalys Resultat visar att 94% av brukarna har risk inom ett eller flera av områdena trycksår, undernäring, fall eller munhälsa. Antal utförda riskbedömningar har ökat under året jämfört med föregående år. Utvecklingsområde för kommande år är att förbättra den förebyggande processen genom att fortsatt öka andel insatta åtgärder och uppföljda åtgärder. 17 Övriga resultat 17.1 Förebyggande arbete- munhälsa och blåsdysfunktion Tandvårdsenhetens tandhygienister har under året utbildat totalt 615 omvårdnadspersonal och 34 sjuksköterskor. Antal utförda munhälsobedömningar har under året ökat med 20 %. Tre sjuksköterskor har genomgått Vård och behandling vid blås- och tarmdysfunktion 4,5 hp vid Högskolan Dalarna. 34 sjuksköterskor har under året utbildats inom området blåsdysfunktion Vård i livets slutskede-brytpunktssamtal och validerad smärtskattning Patienter som avlider registreras i Svenska palliativregistret. Under året registrerades totalt 139 dödsfall på särskilda boende och 29 dödsfall på korttidsenheten Riket Mål Socialstyrelsen Validerad smärtskattning 48% 47% 100% Brytpunktssamtal 71% 69% 98% Utförda brytpunktssamtal har under året ökat till 71% jmf med 62% föregående år. Andel utförda smärtskattningar har under året minskat till 48% jmf med 61% föregående år Ökad kunskap kring förskrivning av hjälpmedel Arbetsterapeuter och fysioterapeuter har under året informerats på HSL-råd samt i grupperna påbörjat utbildningen. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Ökad kunskap om begränsningsåtgärder inom alla professioner Riktlinje för Skyddsåtgärder har reviderats och presenterats på HSL-råd. Planering för hur vidare arbete ut mot omvårdnadspersonal ska ske har påbörjats i dialog med legitimerad personal. 11 (13)

52 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse God vård vid demenssjukdom Som stöd för ett strukturerat arbetssätt vid vård och omsorg av personer med demenssjukdom på särskilda boende används Register för beteendemässiga och psykisk symtom vid demens, BPSD. Genom registret skapas möjlighet till förbättringsarbete på enhets- och verksamhetsnivå. Kvalitetsindikator Gotland 2018 Riket 2018 Andel personer som har olämpliga 36% 36% läkemedel Andel personer som verkar smärtfria 78% 71% Andel personer som har 99% 94% bemötandeplan Andel personer som har fått 85% 88% läkemedelsöversyn genomförd Andelen personer med Alzheimers sjukdom som har symptomlindrande demensläkemedel 51% 61% Gotlands resultat baserat på individer inkluderade i registret ligger i nivå med riket eller över på tre kvalitetsindikatorer samt under riket på två kvalitetsindikatorer. Resultatet behöver analyseras under kommande år i samverkan med hälso- och sjukvårdsförvaltningen. 18 Mål och strategier för kommande år 18.1 Dokumentation Registrering i hälso- och sjukvårdsjournalen av samtycke har lyfts i samband med journalgranskningar under året. Mål: Dokumenterat samtycke till skyddsåtgärder ska finnas i journaler där skyddsåtgärder förekommer. Strategi: Arbete i dokumentationsgruppen ska fortlöpa under kommande år Kunskap om skyddsåtgärder Skyddsåtgärder används inom vården och frågan om riktlinjer för detta område har lyfts i flera sammanhang under Det är viktigt att personalen har kunskap om vem som kan ordinera en skyddsåtgärd och hur en skyddsåtgärd ska följas upp och när den ska avslutas. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum Mål: Riktlinje kring skyddsåtgärder ska vara implementerad och känd i verksamheterna. Strategi: Implementering av riktlinje kring skyddsåtgärder samt aktuellt material inom området kommer att lyftas på HSL-råd samt på branschråd under året i syfte att nå chefer, legitimerad personal samt omvårdnadspersonal i berörda verksamheter Trycksår Trycksår kan vara en vårdskada som uppkommit inom hälso- och sjukvården. Riskgrupper är personer med nedsatt rörelseförmåga samt patienter i livets slut. Under 2018 ökade andelen trycksår hos patienter i flera verksamheter. 12 (13)

53 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen s patientsäkerhetsberättelse 2018 Mål: Andel trycksår ska minska. Strategi: Orsaker till att andel trycksår ökar i verksamheterna planeras att analyseras i dialog med legitimerad personal. Åtgärder som kan leda till en minskning av andel sår behöver identifieras och fastställas Munhälsa Under 2018 har frågan om hur samverkan mellan tandläkare och vårdpersonal inom våra verksamheter kan förbättras. Mål: Nya avvikelserutiner mellan tandvården och verksamheter i socialförvaltningen ska vara fastställd och implementerad i verksamheterna. Strategi: I samverkan med Tandvårdsenheten och privat tandläkare skapa en rutin för avvikelsehantering Nutrition Kunskap om hur man arbetar för att upprätthålla ett gott nutritionsstatus hos patienter är viktigt för personal i alla våra verksamheter i syfte att kunna ge adekvat stöd. Socialstyrelsens kunskapsstöd Att förebygga och behandla undernäring presenteras under Mål: Socialstyrelsens kunskapsstöd ska vara känt hos personal i våra verksamheter. Strategi: Kunskapsstödet presenteras på branschråd och HSL-råd under året. Hälso- och sjukvårdens dietister finns som stöd till socialförvaltningens personal när det gäller nutritionsfrågor som uppstår kring patienter i verksamheterna. Mål: Ökad samverkan med Hälso- och sjukvårdens dietister. Strategi: Samverkan och arbetsformer mellan hälso- och sjukvårdens dietister och socialförvaltningens verksamheter ska tydliggöras utifrån behov i verksamheterna Brytpunktssamtal och validerad smärtskattning Patienter som vårdas i livets slutskede har rätt till ett så kallat brytpunkssamtal med läkare där information ges om att vården inte längre gagnas av livsförlängande terapier och den fortsatt är inriktad på livskvalitet och symtomlindring. En god symtomlindring i livet slutskede säkerställs genom att utföra validerad smärtskattning. Mål: Andel utförda brytpunktssamtal ska öka. Strategi: Ökad samverkan med Hälso- och sjukvårdsförvaltningen kring läkarmedverkan. Mål: Andel utförda validerade smärtskattningar ska öka. Strategi: Öka kunskap kring validerade instrument för smärtskattning. Ärendenr RS RS 2019/81 Datum (13)

54 Kvalitets och utvecklingsavdelningen Amie Stobenius och Peter Åkesson Tjänsteskrivelse SON 2019/ februari 2019 Socialnämnden Revidering av grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta revidering av grundläggande uppdrag och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst. Sammanfattning Grundläggande uppdrag och kvalitetskrav tillsammans med dokument för verksamhetsspecifika insatser (där sådana finns), gäller för utförare inom såväl socialförvaltningens egen regi som för de privata utförare, som socialnämnden har avtal med. Syftet med dokumentet Uppdrag- och kvalitetskrav är att beskriva de krav på kvalitet och innehåll som ställs på utförare av insatser inom socialförvaltningen och fungerar som underlag vid socialförvaltningens kvalitetsuppföljningar. Kvalitetskraven utgår ifrån Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt Socialtjänstlagen (Sol), Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Kvalitetskrav och riktlinjer revideras fortlöpande och utförare meddelas aktuella förändringar kontinuerligt. Utförare ansvarar för att aktuella kvalitetskrav är kända av all personal. Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav utgör grunden för skallkrav som tillsammans med verksamhetsspecifika kvalitetskrav ställs på samtliga utförare av socialtjänst. Kraven används vid kvalitetsuppföljning. Arbete pågår med att kvalitetssäkra och revidera verksamhetsspecifika kvalitetskrav och beräknas vara klart (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

55 Tjänsteskrivelse Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Ärende SON 2018/107 Ärendebeskrivning Dokumenten är en vägledning och ett stöd till utförare, garanti för invånare som beviljas stöd. Dokumenten har reviderats utifrån möten och diskussioner inom avdelningen/ förvaltningen. Några förändringar är: - Förtydligande av vilka som är de grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för samtliga verksamheter. - GDPR och välfärdsteknik är tillagt i grundkraven - Ny indelning med fyra huvudområden: grundläggande krav organisatoriska krav etiska krav personal- och kompetenskrav Bedömning Förvaltningen föreslår att dokumentet som beskriver grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst godkänns. Beslutsunderlag Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav daterad 11 februari Tjänsteskrivelse daterad 11 februari Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad, avdelningschef kvalitets- & utvecklingsavdelningen Peter Åkesson, utvecklingsledare kvalitets- & utvecklingsavdelningen Amie Stobenius, utvecklingsledare kvalitets- & utvecklingsavdelningen 2 (2)

56 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Uppdrag och kvalitetskrav Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr SON 2019/101 Version [1.0] Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Innehållsförteckning Inledning...4 Grundläggande krav...5 Ärendenr SON 2019/101 Datum Organisatoriska krav...5 Ledningssystem för verksamheter med Sol-ansvar...5 Ledningssystem för verksamheter med LSS-ansvar...6 Ledningsansvar för verksamheter med HSL-ansvar...6 Systematiskt förbättringsarbete...6 Riskanalys...7 Egenkontroll...7 Avvikelser enligt Sol och LSS...7 Vårdavvikelser enligt HSL...8 Synpunkter och klagomål på verksamheten...8 Sekretess och tystnadsplikt...8 GDPR General Data Protection Regulation...9 Organisatorisk samverkan och överenskommelser...9 Samverkan utifrån den enskilde...9 Anmälningsskyldighet...10 Polisanmälan...10 Etiska krav...10 Förhållningssätt och värdegrund...10 Bemötande, delaktighet och inflytande...11 Gåvor...11 Anhörigstöd...11 Våld i nära relation...12 Vård i livets slutskede (15)

57 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Personal och kompetenskrav...12 Chef/verksamhetsansvarig...12 Medarbetare SOL, LSS och HSL...12 Kompetensförsörjning/utveckling...13 Bemanning...13 Identifikation...13 Introduktion...13 Praktikanter/studerande...13 Arbetstekniska hjälpmedel...13 Personliga hjälpmedel...14 Välfärdsteknik...14 Tolk...14 Dokumentation...15 Genomförandeplan...15 Förvaring av dokumentation efter avslutad insats...15 Samordnad individuell plan (SIP)...16 Miljöarbete...16 Ärendenr SON 2019/101 Datum (15)

58 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Inledning Detta dokument tillsammans med dokument för verksamhetsspecifika insatser (där sådana finns), gäller för utförare inom såväl s egen regi som för de privata utförare, som socialnämnden har avtal med. Syftet med dokumentet Uppdrag och kvalitetskrav är att beskriva de krav på kvalitet och innehåll som ställs på utförare av insatser inom socialförvaltningen och fungerar som underlag vid socialförvaltningens kvalitetsuppföljningar. Kvalitetskraven utgår ifrån Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt Socialtjänstlagen (Sol), Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Kvalitetskrav och riktlinjer revideras fortlöpande och utförare meddelas aktuella förändringar kontinuerligt. Utförare ansvarar för att aktuella kvalitetskrav är kända av all personal. Utförare ska följa nationella riktlinjer samt regionala och lokala vård- och handlingsprogram och arbeta utifrån evidensbaserad praktik. Utförare ska ha ett preventivt arbetssätt och delta i de olika kvalitetsregister som socialförvaltningen beslutar. Regionens värdegrund beskrivs med orden omtanke, delaktighet och förtroende. Socialnämnden fastställer en årlig verksamhetsplan med mål för nämndens verksamhet. Den enskilde ska få tjänster av god kvalitet, vara informerad, delaktig och bli respektfullt bemött. Utföraren ska arbeta utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt genom att uppmuntra levnadssätt som förebygger ohälsa och främja hälsosamma val i syfte att uppnå en mer jämställd och jämlik folkhälsa. Socialnämnden ska verka för att människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Den enskilde ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd, omvårdnad och service ska ges. Socialnämnden har upprättat kvalitetsgarantier som anger de viktigaste punkterna för vad den enskilde har rätt att förvänta sig av det stöd som ges av utföraren. Socialnämnden är beställare och ytterst ansvarig för myndighetsutövning, kvalitet och uppföljning enligt såväl Kommunallagen, Sol, LSS, HSL och Patientlagen. Utförare ska följa och arbeta utifrån gällande lagstiftning inom sitt verksamhetsområde. Utföraren ska iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Verksamheten ska bedrivas religiöst och politiskt obundet och uppmärksamma och tillgodose den enskildes behov av stöd. Utförare ska visa hänsyn till varje unik person oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funk-tionsnedsättning, sexuella läggning eller ålder. Ärendenr SON 2019/101 Datum (15)

59 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Grundläggande krav Krav Utförare ska följa och arbeta utifrån gällande lagstiftning inom sitt verksamhetsområde. Utföraren ska iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Verksamheten ska bedrivas religiöst och politiskt obundet och uppmärksamma och tillgodose den enskildes behov av stöd. Utförare ska följa nationella riktlinjer samt regionala och lokala vård- och handlingsprogram och arbeta utifrån evidensbaserad praktik. Utförare ska ha ett preventivt arbetssätt och delta i de olika kvalitetsregister som socialförvaltningen beslutar. Utföraren ska arbeta utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt genom att uppmuntra levnadssätt som förebygger ohälsa och främja hälsosamma val i syfte att uppnå en mer jämställd och jämlik folkhälsa. Organisatoriska krav Ledningssystem innehåller dokumenterade processer, aktiviteter och rutiner för verksamhetens samtliga delar. Systemet ska beskriva hur riskanalyser, egenkontroller samt hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser ligger till grund för ett systematiskt förbättringsarbete. Ärendenr SON 2019/101 Datum Ledningssystem för verksamheter med Sol-ansvar Krav Utförare ska ha ett ledningssystem. Det ska finnas en namngiven chef för det övergripande ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet. Medarbetare ska känna till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och vara delaktiga i kvalitetsarbetet samt ha kännedom om verksamhetsområdets kvalitetskrav och kvalitetsgaranti. Rutin för hantering och rapportering av avvikelser samt lex Sarah ska ingå i utförarens ledningssystem. Utförare ska identifiera, beskriva samt fastställa verksamhetens huvudprocesser, delprocesser och aktiviteter som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utförare ska utarbeta och fastställa de rutiner som behövs utifrån varje aktivitet i huvudprocessen. Utförare ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med fastlagda processer och rutiner. 5 (15)

60 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Ledningssystem för verksamheter med LSS-ansvar Krav Utförare ska ha ett ledningssystem. Respektive avdelningschef/enhetschef har det övergripande ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet. Medarbetare ska känna till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och vara delaktiga i kvalitetsarbetet samt ha kännedom om verksamhetsområdets kvalitetskrav och kvalitetsgaranti. Rutin för hantering och rapportering av avvikelser samt lex Sarah ska ingå i utförarens ledningssystem. Utförare ska identifiera, beskriva samt fastställa verksamhetens huvudprocesser, delprocesser och aktiviteter som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utförare ska utarbeta och fastställa de rutiner som behövs utifrån varje aktivitet i huvudprocessen. Utförare ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med fastlagda processer och rutiner. Ledningsansvar för verksamheter med HSL-ansvar Krav Utförare ska ha ett ledningssystem. Verksamhetschef enligt HSL ska finnas på enhets- eller avdelningsnivå. Respektive avdelningschef/enhetschef har det övergripande ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet Medarbetare ska känna till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och vara delaktiga i kvalitetsarbetet samt ha kännedom om verksamhetsområdets kvalitetskrav och kvalitetsgaranti. Utförare ska följa socialförvaltningens Hälso- och sjukvårdsregler (f.d. MAS-handbok) Rutin för hantering och rapportering av vårdavvikelser och lex Maria ska ingå i utförarens ledningssystem. Utförare ska identifiera, beskriva samt fastställa verksamhetens huvudprocesser, delprocesser och aktiviteter som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utförare ska utarbeta och fastställa de rutiner som behövs utifrån varje aktivitet i huvudprocessen. Utförare ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med fastlagda processer och rutiner. Ärendenr SON 2019/101 Datum Systematiskt förbättringsarbete För att säkerställa att ett ledningssystem är ändamålsenligt uppbyggt för att kunna planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten krävs ett fortlöpande systematiskt förbättringsarbete. 6 (15)

61 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Krav Utförare ska beskriva hur man arbetar systematiskt med verksamhetens kvalitetsarbete, t.ex. en plan, PDSA-cirkel eller ett årshjul. Utförare ska som en del i det systematiska förbättringsarbetet lämna statistik och uppgifter som efterfrågas av nationella myndigheter, andra organisationer och socialförvaltningen, samt medverka vid uppföljning. Utförare ska årligen dokumentera sitt kvalitetsarbete i form av kvalitetsberättelse och patientsäkerhetsberättelse. Riskanalys Riskanalys är en metod för att identifiera risker vid planerade och kommande förändringar i verksamheten. Krav Riskanalys ska genomföras när insatser påbörjas och när förändringar genomförs. Utförare ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Egenkontroll Egenkontroll avser en regelbunden, systematisk uppföljning av den egna verksamheten. Syftet är att få kännedom om kvalitetsbrister, få kunskap om olika verksamheter och synliggöra förbättrings- och utvecklingsområden. Egenkontroll kan innefatta analys av resultat utifrån kvalitetsuppföljningar, kvalitetsregister, öppna jämförelser, brukarundersökningar, tillsynsrapporter, inkomna synpunkter och klagomål, vårdavvikelser enligt lex Maria och missförhållanden enligt lex Sarah. Krav Utföraren ska ha en plan för hur egenkontroll bedrivs, d.v.s. systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Egenkontroll ska genomföras en gång per år. Ärendenr SON 2019/101 Datum Avvikelser enligt Sol och LSS Krav Personal ska ha kännedom om skyldigheten att rapportera avvikelser. Missförhållanden eller risk för missförhållanden enligt Sol och LSS ska rapporteras, utredas och åtgärdas. Utförare ska ha rutin som beskriver hur avvikelser tas emot, utreds, sammanställs, analyseras och åtgärdas. Egen regi ska använda regionens system, Flexite, för registrering och hantering av avvikelser. Utförare ska följa Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd samt upprätta rutiner kring utbildning, rapportering och anmälan enligt Lex Sarah. 7 (15)

62 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Krav Ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska rapporteras till socialförvaltningens kvalitetschef. För egen regi ska kvalitetschef efter utredning av utförare besluta om missförhållandet ska anmälas till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO). Privata utförare ska anmäla direkt till IVO och delger samtidigt socialnämnd och kvalitetschef. Vårdavvikelser enligt HSL Krav Personal ska ha kännedom om skyldigheten att rapportera händelser som medfört eller hade kunnat medföra vårdskada. Händelser som medfört eller hade kunnat medföra vårdskada ska rapporteras, utredas och åtgärdas. Utförare ska rapportera händelser som medfört eller hade kunnat medföra allvarlig vårdskada till medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) för ställningstagande av lex Maria-anmälan. Utförare ska ha dokumenterad rutin för intern utredning av vårdskada och allvarlig vårdskada. Synpunkter och klagomål på verksamheten Synpunkts- och klagomålshantering ingår i utförarens ledningssystem. Syftet är att systematiskt samla upp och analysera inkomna synpunkter och klagomål. Detta inkluderar även uppföljningsrapporter från olika myndigheter, ex. från IVO. har ett system, Lämna dina synpunkter, där enskilda och dennes företrädare eller närstående kan lämna synpunkter på verksamheten. Synpunkter och klagomål är en viktig informationskälla för att åtgärda brister och för att identifiera områden som behöver förbättras och utvecklas. Ärendenr SON 2019/101 Datum Krav Synpunkter och klagomål ska beaktas och betraktas som en möjlighet att förbättra och utveckla verksamheten. Utförare ska följa socialnämndens riktlinje och rutin gällande synpunkter och klagomål. Den enskilde, företrädare, anhöriga och personal ska ges möjlighet att lämna synpunkter både skriftligt och muntligt. Utförare ska ha rutin som beskriver hur rapporter, synpunkter och klagomål tas emot, utreds, sammanställs, analyseras och åtgärdas. Sekretess och tystnadsplikt Sekretess gäller inom socialtjänsten för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men, 26 kap 1 offentlighets- och sekretesslagen. För utförare av insatser enligt Sol gäller tystnadsplikt enligt 15 kap. socialtjänstlagen. Sekretess gäller inom hälso- 8 (15)

63 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men, 25 kap 1 offentlighets- och sekretesslagen. GDPR General Data Protection Regulation Alla företag och organisationer inom EU ska följa den nya dataskyddsförordningen, GDPR General Data Protection Regulation. Förordningen har tillkommit för att den enskilde ska få ett bättre skydd för sina personuppgifter. Krav Utförare ska svara för att personalen har kunskap om bestämmelserna och undertecknar förbindelse om tystnadsplikt. Utförare ska ha samtycke från den enskilde för att informationsutbyte över verksamhetsgränser ska kunna ske. Utförare ska följa förordningen GDPR. Organisatorisk samverkan och överenskommelser Samverkan är en förutsättning för att säkra kvaliteten på de insatser som ges inom socialtjänsten och inom hälso- och sjukvården. Överenskommelser finns exempelvis mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten inom specifika områden. Krav Utförare ska identifiera vilka samverkanspartners verksamheten behöver för att bedriva en säker vård och omsorg. Utförare ska ha skriftliga rutiner för den samverkan som krävs för att säkra kvaliteten i utförandet av insatser. Överenskommelser mellan socialnämnden och andra nämnder ska göras kända för samtliga medarbetare och följas i tillämpliga delar. Utförare i egen och privat regi ska samverka med beställar- och uppföljningsfunktioner inom socialförvaltningen och delta i olika samverkansmöten, som t.ex. branschråd. Ärendenr SON 2019/101 Datum Samverkan utifrån den enskilde Krav Samverkan med anhöriga, företrädare och andra för den enskilde viktiga personer ska ske utifrån den enskildes önskemål och medgivande. Utförare ska skapa goda kontakter och kontinuerligt ha en dialog med den enskilde och dennes legala företrädare. Utförare ska göra kvalitetsgarantin, i de fall det finns, känd för den enskilde och dennes legala företrädare. Utförare ska ha rutin för samverkan med den enskilde, vårdnadshavare, närstående/anhöriga, andra vårdgivare/utförare och vid behov organisationer/huvudmän och den ideella sektorn. 9 (15)

64 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Anmälningsskyldighet Samtliga verksamheter inom socialtjänstens område och/eller hälso- och sjukvård är enligt socialtjänstlagen skyldiga enligt socialtjänstlagen 14 kap 1 att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd. Krav Utförare ansvarar för att personalen informeras om och iakttar gällande lagstiftning och Socialstyrelsens föreskrifter om anmälningsplikt. Polisanmälan Utgångspunkten är alltid att det är den enskildes sak att polisanmäla, men om den enskilde/legal företrädare väljer att inte göra anmälan, eller inte har förmåga att göra det, måste det prövas om verksamheten ska ta ansvar för polisanmälan. Innan polisanmälan görs måste bedömning ske om uppgifter kan lämnas ut enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess kan brytas vid vissa typer av brott. Krav I situationer där det finns misstanke om brott mot den enskilde ska frågan om polisanmälan prövas skyndsamt. Etiska krav Förhållningssätt och värdegrund All verksamhet inom socialnämndens ansvarsområden utgår från s värdegrund delaktighet, förtroende och omtanke. Målet är att alla som erhåller insatser ska ges förutsättningar att leva ett meningsfullt och värdigt liv och uppleva välbefinnande. Ärendenr SON 2019/101 Datum Krav Utföraren ska utgå från s värdegrund och ledorden delaktighet, förtroende och omtanke. Utföraren ska utgå från ett förhållningssätt i enlighet med evidensbaserad praktik. Det innebär att förhållningssättet ska utgå från enskildes önskemål och erfarenheter, bästa tillgängliga kunskap och personalens erfarenheter. Utföraren ska beakta den enskildes självbestämmande, integritet och behov av upplevd trygghet. 10 (15)

65 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Bemötande, delaktighet och inflytande Verksamheten ska präglas av helhetssyn och kontinuitet och utföras med flexibilitet, hög kvalitet och stor respekt för den enskilde. Krav Den enskilde har rätt till inflytande, integritet och delaktighet och insatserna ska utföras i samråd med den enskilde. Utföraren ansvarar för att den enskilde bereds möjlighet att vara delaktig i beslut om insatsens utförande. Den enskilde ska ha en aktiv del i planering, genomförande, utvärdering och uppföljning av beviljad insats. Utförare ansvarar för att den enskilde får den information som behövs för insatsens utförande. Utföraren ansvarar för att den enskilde får information och kännedom om hur man lämnar synpunkter och klagomål på verksamheten. Gåvor Gåvor, testamentariska förordnande eller liknande från brukare till anställda betraktas som mutor och får inte förekomma. Regler om mutbrott finns i brottsbalken. Undantag är gåvor av ringa värde, ex. blombuketter, tårtor, choklad etc. Krav Utförare ansvarar för att skriftlig rutin finns gällande gåvor. Anhörigstöd Anhörigstöd är ett samlat begrepp för flera olika stödformer och stödfunktioner som kan erbjudas anhöriga/närstående. Det är därför viktigt att verksamhetens personal känner till och har tillgång till information om vilka stödformer som anhöriga/närstående kan erbjudas. Krav Anhöriga/närstående ska bemötas med respekt och informeras om vilka stödformer som kan erbjudas, bl.a. anhörigstöd. Utförare ska ha en plan för hur verksamheten samverkar med anhöriga och närstående. Ärendenr SON 2019/101 Datum (15)

66 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Våld i nära relation Krav Socialnämndens riktlinjer för våld i nära relationer för såväl barn som vuxna ska följas. Utförare ska vara uppmärksam på om någon enskild kan vara utsatt för våld, såväl fysiskt som psykiskt, och behöva stöd och skydd. Utförare ska säkra att personal har kunskap om bemötande och förhållningssätt samt kännedom om vilket stöd en våldsutsatt person har rätt att få. Utförare ansvarar för att det finns gällande rutiner för hur våld i nära relationer hanteras. Vård i livets slutskede Krav Utföraren ska underlätta för den enskilde att leva så aktivt som möjligt fram till döden inträffar och anhöriga/närstående ska stödjas under sjukdomstiden och i sorgearbetet. Utföraren ska ge insatser enligt gällande rutin i vårdhandboken. Länk! Personal och kompetenskrav Chef/verksamhetsansvarig Krav Verksamheten ska utifrån Socialstyrelsens föreskrifter ledas av chef med relevant högskoleutbildning och lämplig erfarenhet. I de verksamhetsspecifika uppdrag och kvalitetskraven anges eventuella specifika kompetenskrav. Ansvarig ska vara tillgänglig, vardagar under kontorstid. Vid frånvaro längre än två månader ska utförare i förvaltningens egen regi informera beställaren om ersättare. Vid frånvaro längre än två månader ska utförare i privat regi informera avtalscontroller om ersättare. För verksamheter med hälso- och sjukvårdsansvar ska verksamhetschef finnas enligt 29 HSL. Ärendenr SON 2019/101 Datum Medarbetare SOL, LSS och HSL Krav Målsättningen är att personal ska ha adekvat kompetens för att utföra stöd, service och omvårdnad enligt Sol, LSS och HSL. Specifika kompetenskrav anges för respektive verksamhetsområde i de specifika uppdrag och kvalitetskraven. Utförare ska vid rekrytering begära att den sökande visar upp aktuellt registerutdrag ur belastningsregistret. Personal ska ha kunskaper i talad och skriven svenska för att kunna föra dialog med den enskilde, ta emot instruktioner samt för kunna dokumentera utifrån gällande lagstiftning. 12 (15)

67 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Kompetensförsörjning/utveckling Krav Utförare ska tillse att personal har adekvat utbildning och kompetens för att utföra insatsen och utveckla verksamheten. Kompetensutveckling ska svara mot verksamhetens behov inom området. Utföraren ska säkra att en övergripande kompetensutvecklingsplan finns utifrån verksamhetens behov För personal ska det årligen upprättas en individuell kompetensutvecklingsplan. Personal ska vid behov erbjudas handledning Bemanning Krav Utförare ska säkerställa att personal finns tillgänglig i tillräcklig omfattning för att ge insatser om stöd, service och omvårdnad, utifrån individuella behov, så att service och omvårdnad av god kvalitet garanteras den enskilde. Verksamheten ska eftersträva en hög personalkontinuitet och organiseras så att antalet personal minimeras för att genomföra insatser hos den enskilde. Personal hos utförare ska inte ha uppdrag som förvaltare/god man eller annat uppdrag hos enskild i verksamheten. Identifikation Krav Personal ska kunna legitimera sig med foto och/eller namnskylt med utförarens logotype. Introduktion Krav Utförare ska erbjuda sin personal teoretisk och praktisk introduktion i samband med anställningen och vid behov handledning i det vardagliga arbetet. För verksamheten ska finnas rutiner för introduktion av nyanställda. Praktikanter/studerande Krav Utförare ska ta emot praktikanter, elever och studenter undantaget är verksamhet som bedrivs i utförarens privata hem. Ärendenr SON 2019/101 Datum Arbetstekniska hjälpmedel Krav Utföraren ska vid behov tillgodose verksamheten med arbetstekniska hjälpmedel för en god och säker arbetsmiljö samt en trygg och säker miljö för den enskilde utifrån gällande regelverk. Utföraren ska vid behov tillgodose personal med erforderlig utbildning och introduktion för hantering av arbetstekniskt hjälpmedel utifrån gällande regelverk. 13 (15)

68 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Personliga hjälpmedel Med personligt hjälpmedel avses de medicintekniska produkter som en person behöver i det dagliga livet för att förbättra, vidmakthålla eller kompensera nedsatt kroppsfunktion och som kräver särskild kompetens för bedömning, utprovning och uppföljning. Krav Utförare ska uppmärksamma behov av personliga hjälpmedel och vara behjälplig med att förmedla kontakt till förskrivare så att den enskildes behov av hjälpmedel tillgodoses. Välfärdsteknik Välfärdsteknik är digital teknik som gör att en person som har eller löper risk att få en funktionsnedsättning kan behålla eller öka bl.a. trygghet, aktivitet, delaktighet och självständighet. Krav Utförare ska sträva efter att införa välfärdsteknik utifrån den enskildes individuella behov. Syftet är att öka den enskildes självständighet, möjlighet till aktivitet, delaktighet och bibehållen integritet. Personal ska vid behov få information/introduktion/utbildning kring välfärdsteknik. Tolk Krav Ansvarig utförare ska vid behov tillkalla tolk, exempelvis vid språk, tal-, syn- och hörselnedsättning. Ärendenr SON 2019/101 Datum Hygien Basala hygienkrav gäller för verksamheter vilka utför vård- och omsorgsinsatser. Krav Utförare ska ansvara för att det finns rutiner för tillämpning och uppföljning av basala hygienrutiner och i förekommande fall klädregler. Utförare ska vid behov tillhandahålla skyddskläder och skyddsutrustning, såsom ex. handskar, förkläden och handsprit. I förekommande fall ska arbete utföras enligt AFS 2018:14. Utförare ska följa socialförvaltningens riktlinjer och vårdprogram enligt hälso- och sjukvårdsregler (f.d. MAS-handboken). Utförare som hanterar livsmedel ska uppfylla krav på god livsmedelshygien samt god vårdhygienisk standard enligt SOSFS 2015:10. Utförare ansvarar för att personal har relevant utbildning i hygien och att fortbildning sker kontinuerligt. 14 (15)

69 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Dokumentation Krav Dokumentation ska ske vid genomförande av insatser enligt Sol, LVU, LVM och LSS och HSL och i enlighet med Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd. Behandling av personuppgifter ska ske enligt gällande lagstiftningar för sekretess och tystnadsplikt samt GDPR. Dokumentation ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Utförare ska fortlöpande dokumentera åtgärder som vidtas vid genomförande eller uppföljning av en insats. Legitimerad personal och de som biträder legitimerad personal, dvs. de som utför hälso- och sjukvårdsuppgifter genom delegering, ordination och instruktion är skyldiga att föra HSL-dokumentation. Utförare ansvarar och står för kostnaden för att personal vid behov förses med idkort enligt identifieringstjänsten SITHS. Genomförandeplan Hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras dokumenteras i en genomförandeplan enligt SOSFS 2014:5. Utförare ansvarar för att en individuell genomförandeplan skriftligen upprättas utifrån gällande beslut. För att uppnå målen med olika insatser är det viktigt att den enskilde eller dennes företrädare, så långt det är möjligt, är delaktig och införstådd med planeringen. Krav Genomförandeplan ska skriftligen upprättas utifrån gällande beslut om insats/vårdplan senast inom tre veckor från verkställighetsdatum. Den enskilde och/eller dennes företrädare ska, så långt det är möjligt, vara delaktig i upprättande av genomförandeplan. Om den enskilde inte varit delaktig vid upprättandet av en genomförandeplan ska det av dokumentationen framgå av vilken orsak. Genomförandeplan ska tydligt beskriva för såväl den enskilde som för personalen vad som ska göras, hur, när och vem som ska utföra insatsen. När genomförandeplanen är fastställd och underskriven ska den delges den enskilde och det signerade originalet skickas till myndighetsutövaren och ska förvaras i personakten. Genomförandeplanen ska revideras vid behov och följas upp minst en gång per år Förvaring av dokumentation efter avslutad insats Krav Ärendenr SON 2019/101 Datum Dokumentation om den enskilde ska skyndsamt och på ett betryggande sätt skickas till socialförvaltningen vid insatsens avslut. Utföraren ska följa regionens regler för arkivering och gallring av journaler. 15 (15)

70 Grundläggande uppdrag- och kvalitetskrav för utförare av socialtjänst Samordnad individuell plan (SIP) Krav Utförare ska initiera eller medverka till samordnad individuell plan (SIP) i enlighet med gällande överenskommelse mellan socialnämnden och hälso- och sjukvårdsnämnden. Utförare ska ha en skriftlig rutin för arbete utifrån SIP Miljöarbete Krav Utförare ska känna till och i möjligaste mån följa s miljöprogram, Ekokommun Gotland. Ärendenr SON 2019/101 Datum (15)

71 Carina Westergren-Larsson Tjänsteskrivelse SON 2019/83 19 februari 2019 Socialnämnden Upphandlingsplan socialförvaltningen Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Nämnderna inom skickar två gånger per år in sina respektive upphandlingsplaner till Regionstyrelseförvaltningen, Ekonomi & Upphandling, som sammanställer dessa till en regionövergripande upphandlingsplan. Planen täcker upphandlingsbehovet över de kommande tre verksamhetsåren, och omfattar de upphandlingar som inte är direktupphandlingar. Syftet med planen är att få en övergripande bild av regionens samlade upphandlingar i närtid, för att säkerställa att resurser i form av upphandlare finns tillgängliga för aktuella upphandlingsprojekt. har upprättat sin upphandlingsplan utifrån de aktuella ramavtal och entreprenadavtal som finns tecknade idag, samt andra specifika varor eller tjänster som verksamheten behöver upphandla. Önskade tidpunkter för start av upphandling respektive önskat leveransdatum har beräknats utifrån antagandet att eventuella förlängningsoptioner i befintliga avtal utnyttjas fullt ut. Beslutsunderlag Upphandlingsplan SOF Tjänsteskrivelse daterad 19 februari Marica Gardell Socialdirektör 1 (1) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

72 Upphandlingsplan Daterad Avdelning Benämning Upphandling Kortfattad beskrivning Beräknat värde Önskad start för Önskat leveransdatum Anm. POS och omfattning upphandling Alt. Avtalsstart 1 Myndighetsavdelningen Digitala trygghetslarm Idag avtal med DoroCare trygghetslarm, cirka 1400 larm. Avropat på SKLs avtal Trygghetslarm och larmmottagning milj sek/år Påbörjad Avser att genomföra 2:a konkurrensutsättning från SKL Trygghetslarm och larmmottagning IFO Skyddat boende Skyddat boende för våldsutsatta 2,6 milj sek/4 år Påbörjad ca 3-4 platser löpande under året, + barnplatser (idag ca 600 kr/dygn för vuxen) 3 Myndighetsavdelningen BoSS enl LSS - ramavtal Bostad med särskild service enl LSS 11 milj sek/år Q Nuvarande avtal löper ut Förvaltningsövergripande Handledning Förvaltningsspecifik upphandling av handledningstjänster - ev samverkan med HSF ca 2 milj sek/år Q Kanske är det att föredra ett DIS? Vi får utvärdera DIS;et för socionomer. 5 Myndighetsavdelningen SÄBO Kattvik- entreprenad 30 platser Särskilt boende enl SoL. 17 milj sek/år Q Nuvarande avtal löper ut Myndighetsavdelningen Digital nattillsyn 2 milj sek/4 år Q Räknar med att vi nyttjar hela förl-optionen. Beräknat på 20 brukare/månad 7 Förvaltningsövergripande Planeringssystem för hemtjänsten Planeringssystem/verksamhetssystem 2 milj q Myndighetsavdelningen Ramavtal SÄBO Enstaka platser SÄBO/DEBO 220 milj sek/4 år Q IFO Familjerådgivning Entreprenad 6 milj sek/år Q Myndighetsavdelningen Bostad med särskild service enl SoL 112 milj sek/4 år q Myndighetsavdelningen SÄBO Sudergården - entreprenad 30 platser Särskilt boende enl SoL. 17 milj sek/år q

73 Marianne Haglund Tjänsteskrivelse SON 2019/45 20 februari 2019 Socialnämnden Remiss. Informationssäkerhetspolicy Förslag till beslut Socialnämnden tillstyrker förslaget till informationssäkerhetspolicy och riktlinjer för informationssäkerhet Socialnämnden föreslår att regionstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta fram förvaltningsövergripande rutiner för lämpliga delar av riktlinjerna. Sammanfattning Regionstyrelsen har till nämnderna remitterat ett förslag till uppdaterad informationssäkerhetspolicy och riktlinjer för informationssäkerhet (RS 386/2018). Uppdateringen har gjorts med anledning av införandet av EU:s dataskyddsförordning (GDPR), som trädde i kraft 25 maj Ärendebeskrivning Informationssäkerhet innebär att säkerställa alla informationstillgångars tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet och spårbarhet. Med informationstillgångar avses all information som ägs av, oavsett om den behandlas manuellt eller digitalt och oberoende av dess form eller miljön den förekommer i. har utarbetat två styrdokument gällande informationssäkerhet. Det ena styrdokumentet är en informationssäkerhetspolicy som antas av regionfullmäktige. Det andra dokumentet är riktlinjer för informationssäkerhet vilka fastställs av regionstyrelsen. För att kunna arbeta strukturerat med informationssäkerhet och uppfylla krav från lagstiftare, myndigheter och leverantörer behöver policy och riktlinjer finnas för att ange inriktning på arbetet. Informationssäkerhet påverkar alla informationstillgångar i alla verksamheter. Informationssäkerheten skall ses som en naturlig del i verksamheten. Vissa skyddsåtgärder kan få ekonomiska konsekvenser i synnerhet om man inte förhållit sig till informationssäkerhet tidigare. Eftersom EUs dataskyddsförordning särskilt skyddar barns personuppgifter, så har dessa uppgifter ett högre skydd i övrigt är informationssäkerhet neutralt i jämställdhet- och genusperspektiv. 1 (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

74 Tjänsteskrivelse SON 2019/45 Bedömning Förvaltningens har gått igenom förslagen till informationssäkerhetspolicy och riktlinjer för informationssäkerhet och har inga synpunkter på dem. Förvaltningen arbetar redan aktivt med informationssäkerhet. Säkerhetsklassning av informationsmängder är ett exempel. Ett annat är regelbundna så kallade penetrationstester, vilket innebär att en extern part får i uppdrag att föröka hitta säkerhetsluckor i datasystemen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse till socialnämnden, daterad 20 februari 2019 Förslag till informationspolicy (RS 2018/1222) Förslag till riktlinje för informationssäkerhet (RS 2018/1222) Tjänsteskrivelse till regionstyrelsen, daterad 30 november 2018 Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Marianne Haglund, kontaktperson i GDPR-frågor registrator-rs@gotland.se (RS 2018/1222) 2 (2)

75 POLICY Informationssäkerhetspolicy Fastställd av Välj ett objekt Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Gäller 20xx-20xx Ärendenr RS 2018/1222 Version [1.0] Informationssäkerhetspolicy Informationssäkerhetspolicyn fastställs av regionfullmäktige och anger s grundläggande synsätt och viljeinriktning på en övergripande nivå gällande arbete med informationssäkerhet i regionen. Bakgrund och syfte Medborgarna ska stå i centrum för s verksamhet och de gemensamma värderingarna Omtanke, Förtroende och Delaktighet ska genomsyra arbetet. Region Gotland har i huvudsak tre uppdrag: kommunala uppgifter, landstingsuppgifter och det regionala utvecklingsansvaret. I uppdragen hanteras viktiga samhällstjänster och regionens information är därför en kritisk del i samhällets informationssäkerhet. För att säkerställa en robust, flexibel och uthållig verksamhet som har allmänhetens förtroende är det av stor betydelse att informationssäkerhetsarbetet är prioriterat och bedrivs metodiskt och långsiktigt. Definition Informationssäkerhet handlar om att ge s informationstillgångar rätt skydd över tid och omfattar säkerhetsaspekterna: Tillgänglighet - att information är tillgänglig i förväntad utsträckning och inom önskad tid Riktighet - att information skyddas mot oönskad och obehörig förändring eller förstörelse Konfidentialitet - att information inte i strid med lagkrav eller lokala överenskommelser/riktlinjer tillgängliggörs eller delges obehörig Spårbarhet - att i efterhand entydigt kunna härleda specifika aktiviteter eller händelser till ett identifierat objekt eller användare (vem, vad, när) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

76 [Nämnd/Förvaltning/alternativt blank] Informationssäkerheten omfattar s alla informationstillgångar. Omfattning Information är en av s viktigaste tillgångar och hanteringen av den är en mycket viktig del i arbetet. Med informationstillgångar avses all information som ägs av, oavsett om den behandlas manuellt eller digitalt och oberoende av dess form eller miljön den förekommer i. Informationssäkerhetspolicyn gäller såväl interna som externa utförare. Relaterade dokument I detta dokument, Informationssäkerhetspolicy, fastställs synen på informationssäkerhet, övergripande mål och organisationens intention med informationssäkerhetsarbetet. I dokumentet Riktlinjer för informationssäkerhet beskrivs vad som måste etableras för att uppfylla informationssäkerhetspolicyn. Sammantaget är detta s styrdokument för informationssäkerhetsarbete på en strategisk nivå. Utifrån dessa styrande dokument skapas rutiner på nämnder och förvaltningar som på en taktisk och operativnivå beskriver hur och av vem. Ansvar Ansvaret för s informationssäkerhetsarbete ska följa det normala delegerade verksamhetsansvaret på alla nivåer. Regionfullmäktige uttrycker principer och viljeinriktning genom att fastställa Region Gotlands informationssäkerhetspolicy. Ärendenr RS 2018/1222 Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Dokumentnr <Document::Prefix>-<Document::Number> v <Document::Version>.<Document::Draft> Regionstyrelsen har det yttersta ansvaret för s informationssäkerhetsarbete och fastställer Riktlinje för informationssäkerhet. Regionstyrelsen äger och ansvarar för regiongemensam infrastruktur, tjänster, system och applikationer samt tillsätter informations- och systemägare för dessa. Informationssäkerhetschefen arbetar på uppdrag av regiondirektören, som i sin tur arbetar på uppdrag av regionstyrelsen. Informationssäkerhetschefen har det övergripande och strategiska ansvaret att leda, utveckla och samordna informationssäkerhetsarbetet i regionen. Nämnder och förvaltningar äger och ansvarar för egen verksamhetsspecifik infrastruktur, tjänster, system och applikationer och tillsätter informations- och systemägare för dessa. Alla medarbetare har ett ansvar för att informationssäkerheten upprätthålls samt att rapportera incidenter. Inriktning Informationssäkerhetsarbete i kännetecknas av: att kunskap finns om hur informationssäkerheten säkerställs, att krishanteringsförmågan fortlöpande analyseras och upprätthålls, att alla informationstillgångar klassificeras efter den modell som finns, 2 (3)

77 [Nämnd/Förvaltning/alternativt blank] att hotbilden mot informationstillgångar fortlöpande analyseras, att händelser som kan leda till negativa konsekvenser förebyggs, och att arbete med informationssäkerhet är en naturlig del i verksamheten. Informationssäkerhetspolicyns giltighet Informationssäkerhetspolicyn fastställdes av regionfullmäktige den 2018-XX-XX XX och gäller till och med Ärendenr RS 2018/1222 Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Dokumentnr <Document::Prefix>-<Document::Number> v <Document::Version>.<Document::Draft> 3 (3)

78 Regionstyrelseförvaltningen Johan Kallum Tjänsteskrivelse Ärende RS 2018/ november 2018 Regionstyrelsen Antagande av informationssäkerhetspolicy samt riktlinje Förslag till regionstyrelsen att remittera policy och riktlinje till nämnderna. Sammanfattning Informationssäkerhet innebär att säkerställa alla informationstillgångars tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet och spårbarhet. Med informationstillgångar avses all information som ägs av, oavsett om den behandlas manuellt eller digitalt och oberoende av dess form eller miljön den förekommer i. har utarbetat två styrdokument gällande informationssäkerhet. Det ena styrdokumentet är en informationssäkerhetspolicy som antas av regionfullmäktige det andra dokumentet är riktlinjer för informationssäkerhet som fastställs av regionstyrelsen. Ärendebeskrivning Policy och riktlinjer kommer, när de senare antas, att ersätta motsvarande dokument från 2014 (RS2014/453). Inom regionen hanteras information och informationssystem som en nyckeltillgång och långsiktig resurs som bidrar till de gemensamma värderingarna, Omtanke, Förtroende och Delaktighet. För att detta ska kunna uppnås krävs ett strukturerat helhetsperspektiv avseende arbete med informationssäkerhet i hela regionen. För att uppfylla policy och riktlinje finns ett framtaget Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). Genom den kontrollkatalog som finns i LIS så får informationsmängderna rätt skydd beroende på den klassning som verksamheterna gjort. Regionens LIS följer den standard som finns på området ISO vilket ofta är en förutsättning för att kunna utbyta information med andra myndigheter och aktörer på strukturerat och automatiserat sätt. Riktlinjen ger även anvisning till den IT-säkerhet som regionen behöver ha för att skydda informationstillgångarna på ett adekvat sätt. Vidare fullföljs ett långsiktigt arbete att få en matchande IT-arkitektur för att skydda tillgångarna. Regionens LIS har bland annat varit en avgörande faktor i att kunna leva upp till EUs nya dataskyddsförordning (GDPR). 1 (2) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats