Avslutningsfika för socialnämnden och tack för denna mandatperiod i Rådhuset, representationsrummet cirka kl

Transkript

1 Socialnämnden Sammanträdesdatum Sekreterare Helena Eskedahl Kallelse SON 2018/23 Kallelse till socialnämndens sammanträde 5 december 2018, klockan Ösel Förmöte oppositionen i Gute 3375 Avslutningsfika för socialnämnden och tack för denna mandatperiod i Rådhuset, representationsrummet cirka kl Föredragningslista Förslag på justerare: Charlotte Andersson Ärende 1 Muntlig information. Uppföljning Vuxkomp SON 2018/80 2 Inspektion, handläggning av anmälningar avseende barn och unga upp till 21 år som inte leder till utredning SON 2017/500 3 Sociala företag SON 2016/294 4 Muntlig information. Din Coach 5 Uppföljning. Internkontrollplan 2018 SON 2018/7 6 Månadsrapport oktober 2018 SON 2018/5 7 Avskrivningar av fodringar 2018 SON 2018/425 8 Förutsättningar inför budget 2019 SON 2018/6 9 Beslutsattestanter i socialförvaltningen 2019 SON 2018/ Förenklat beslutsfattande för äldre SON 2018/ Remiss. Strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor SON 2018/ Revidering. Överenskommelse - Trygg och effektiv utskrivning SON 2017/ Granskning av intern kontroll inom ekonomiskt bistånd SON 2018/ Verksamhetsplan 2019 SON 2018/ Revidering. Kompetensförsörjningsplan SON 2017/ Muntlig information. Övergripande resultat medarbetarundersökningen Kommentar Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

2 Socialnämnden Region Gotland Sammanträdesdatum Kallelse SON 2018/23 Ärende 17 Muntlig information. Chefstrainee inom socialförvaltningen SON 2018/ Årsplan 2019 gällande socialnämndens övergripande och återkommande ärenden SON 2018/ Information. Åtgärdslista för ansträngd personalsituation SON 2018/ Skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd 2019 SON 2018/ Fortsatt ersättning till arbetsplatser för långtidsarbetslösa som har ekonomiskt bistånd SON 2018/ Muntlig information. Arbetet med aktivitetsplaner- Boendeplan för personer med funktionsnedsättning SON 2016/24 23 Delgivningar och anmälningsärenden 2018 SON 2017/494 Kommentar Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga 24 Delgivning av individutskottets beslut 2018 SON 2018/73 25 Socialdirektören informerar 26 Övrigt Håkan Ericsson Ordförande 2 (2)

3 Socialförvaltningen Individ- och familjeomsorgen Tjänsteskrivelse SON 2017/ november 2018 Socialnämnden Inspektion, handläggning av anmälningar avseende barn och unga upp till 21 år som inte leder till utredning Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialförvaltningens redovisning av vidtagna åtgärder som svar till inspektionen för vård och omsorg (IVO) rörande gjord tillsyn enligt beslut med D.nr / Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Vid IVO-tillsyn av barn- och familjeenheten, individ- och familjeomsorgen vid socialnämnden, Region Gotland med beslutsdatum den 24 oktober 2018 anges att 15 inkomna anmälningar, så kallade förhandsbedömningar, inte lett till utredning. IVO ställer krav på socialnämnden att säkerställa vissa åtgärder med redovisning inkommen till IVO senast den 7 december Barn- och familjeenheten har vidtagit åtgärder som lämnas till socialnämnden för beslut. Ärendebeskrivning Barn och familjeenheten har uppmärksammat och skall utarbeta en rutin följande: Individuella bedömningar skall ske för varje enskilt barn/ungdom, samt att en tydlig motivering för vilket underlag som legat till grund för skyddsbedömningen. Vid inkommen orosanmälan där det inte framgår tillräcklig information för att göra en skyddsbedömning, skall båda vårdnadshavarna kontaktas, samt berörd ungdom över 15 år. För att genomföra en skyddsbedömning vid uppgifter om misstanke om brott mot barn behöver vårdnadshavare som inte är misstänkt förövare kontaktas. När båda vårdnadshavare finns som misstänkta skall de kallas till Socialtjänsten omgående. Tydligare motiveringar till varför beslut tas om att inte inleda utredning, ex. att vi har tidigare informationen och att det finns skyddsfaktorer i nätverket. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

4 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2017/500 Om hembesök blir aktuellt, dokumentera noggrant att familjen har önskat detta och givit sitt medgivande till hembesök. Tydligt motivera vad som framkommit i förhandsbedömningen som lett till att beslut om att inte inleda utredning tas. Enheten har sedan inspektionen genomfördes gjort betydande förbättringar gällande att prata med barn/ungdomar. Samtliga ungdomar över 15 år får egen kallelse till förhandsbedömning och man har en ambition att ytterligare få kontakt med ungdomar över 15 år om de inte kommer på den kallade tiden. I alla kallelser där det bedöms att barnen skall delta framgår tydligt att kallelsen även avser barnen. Om bedömning gjorts att barnen ej skall delta, skall orsaken tydligt dokumenteras i journal. Det skall också tydligt dokumenteras vilken information barnen tagit del av. Genomföra en översyn av processen gällande förhandsbedömningar i syfte att finna ett effektivt och rättssäkert sätt att hantera förhandsbedömningarna. Noggrann dokumentation av ombokningar och avbokningar och uteblivna besök från berörda familjer. Vid orosanmälningar gällande ungdomar med missbruk, kommer enheten att framöver kontakta vårdnadshavare och ungdom över 15 år för att hänvisa till MiniMaria samt efterfråga eventuellt behov av ytterligare stöd från socialtjänsten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterat 20 november Beslut från IVO daterat 24 oktober 2018, inkom 25 oktober 2018 Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Christina Godarve avdelningschef, avdelningen för individ- och familjeomsorg Gunvor Allqvie enhetschef, avdelningen för individ- och familjeomsorg 2 (2)

5 BESLUT Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Region Gotland Socialnämnden VISBY REGION GOTLAMn Ärendet Tillsyn av individ- och familjeomsorg vid socialnämnden (nedan kallad nämnden), Region Gotland. I ärendet har granskning skett av 15 inkomna anmälningar som inte har lett till utredning, så kallade förhandsbedömningar. Beslut Inspektionen för vård och omsorg (IVO) ställer följande krav på åtgärder. Nämnden ska säkerställa att Vid inkommen anmälan gör nämnden en bedömning av om ett barn är i behov av omedelbart skydd, dokumenterar bedömningen samt daterar den. Utredning enligt 11 kap. l socialtjänstlagen (2001:453), SoL, inleds utan dröjsmål av vad som kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd från nämnden. Inga utredningsåtgärder vidtas inom ramen för en förhandsbedömning. Om nämnden gör hembesök vid förhandsbedömning ska det av dokumentationen framgå att det har initierats av den enskilde. Beslut att ej inleda utredning enligt 11 kap. l SoL motiveras. När en åtgärd rör ett barn ska barnet få relevant information samt ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör barnet och om barnet inte framför sina åsikter ska barnets inställning så långt det är möjligt klarläggas på annat sätt Beslut att inleda eller inte inleda utredning fattas, om det inte finns synnerliga skäl, inom fjorton dagar efter det att anmälan inkom till nämnden Redovisning av vidtagna åtgärder ska ha inkommit till IVO senast den 7 december Inspektionen för vård och omsorg Box Stockholm Telefon registrator.ost@ivo.se Fax Org nr

6 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Skälen för beslutet IVO ställer krav på åtgärder eftersom tillsynen visat att det förekommer brister i verksamheten. Tillsynen har i huvudsak visat att: - Dokumentationen av skyddsbedömningarna brister då en av dem saknar datum samt att ett flertal av dem inte har motiverats så att det framgår vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för bedömningarna. Därtill är en av skyddsbedömningarna gjord tre dagar efter inkommen anmälan. Mot bakgrund av de allvarliga anmälningar som har inkommit till nämnden är det en brist att nämnden i några av de granskade förhandsbedömningarna inte har inlett utredningar enligt 11 kap. l SoL. - Nämnden brister då den har vidtagit utredningsåtgärder inom ramen för förhandsbedömningarna och därtill gjort ett hembesök utan att det framgår av dokumentationen på vems initiativ hembesöket initierades. Enligt IVO:s bedömning brister nämnden i att motivera beslut att inte inleda utredning. - Nämnden inte har pratat med barnen i ett flertal av de granskade förhandsbedömningarna vilket är en brist. Nämnden har endast i några få förhandsbedömningar dokumenterat motiveringar till att man har avstått från detta. I de förhandsbedömningar där nämnden inte har pratat med barn samt i ytterligare en förhandsbedömning har barnen inte fått relevant information vilket också är en brist. - Nio av de granskadeförhandsbedömningarnahar inte hanterats inom 14 dagar. Inga synnerliga skäl finns angivna. IVO konstaterar att det av en förhandsbedömning framgår att barnen tidigare har varit föremål för utredning eller insats hos nämnden. I samtliga granskade förhandsbedömningar har dokumenterats att en utredning inte inleds, datum för beslutet samt namn på den som har fattat beslutet. Därtill har rätt delegat fattat beslutet. I samtliga granskade förhandsbedömningar förutom en har befattning på den som har fattat beslutet dokumenterats. Skyddsbedömningar IVO konstaterar att dokumentationen av skyddsbedömningarna brister då flera skyddsbedömningar enligt IVO:s bedömning är generella och inte individuella utifrån det specifika barnet samt att en av dem saknar datum. Det framgår inte av motiveringarna vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grand för bedömningarna. Vidare har en av skyddsbedömningarna gjorts tre dagar efter att anmälan inkom, vilket också är en brist.

7 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) IVO konstaterar för övrigt att namn och befattning på den som har gjort skyddsbedömningen framgår. I tre skyddsbedömningar hänvisas till att barnet har vårdnadshavare som far träda in och ta ansvar. I en skyddsbedömning har man ett telefonsamtal med föräldern ifråga som inte förstår varför anmälningarna inkommit och föräldern uppger att allt är bra med barnen. Anmälan gör gällande följande. Polisen var i moderns bostad på grund av husrannsakan. I bostaden var luckan på diskmaskinen trasig och elektroniken blottad, Diskmaskinen var placerad bredvid vattenkranen och det fanns en risk för att barnen att få elektriska stötar. På bordet låg narkotikaklassade mediciner framme. Fanns även mediciner i låga lådor i hallen. Av de granskade skyddsbedömningarna har 12 stycken motiveringar som lyder eller snarlikt lyder: Grund för bedömning: Det har inte framkommit något som tyder på att barnet/den unge är i behov av omedelbart skydd från socialtjänst/inget i anmälan tyder på behov av omedelbart skydd. När en anmälan rör barn eller unga ska socialnämnden, enligt 11 kap. l a SoL, göra en bedömning av om barnet eller den unge är i behov av omedelbart skydd. Enligt prop. 2012/13:10 s. 60, ska skyddsbedömningen göras samma dag som anmälan kommer in eller senast dagen efter om anmälan kommer in sent den dagen. Av 5 kap. 4 SOSFS 2014:5 framgår att dokumentationen av en omedelbar skyddsbedömning ska innehålla uppgifter om vilken bedömning som har gjorts av barnets eller den unges behov av omedelbart skydd, vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för nämndens bedömning, när bedömningen har gjorts samt namn och befattning eller titel på den som har gjort bedömningen. Allvarliga anmälningar där nämnden borde ha inlett utredning Mot bakgrund av de allvarliga anmälningar som har inkommit till nämnden (se nedan) är det enligt IVO:s bedömning en brist att nämnden i några förhandsbedömningar inte har inlett utredningar enligt 11 kap. l SoL. Detta ska ske utan dröjsmål utifrån vad som har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. För att klarlägga om det krävs några åtgärder från nämndens sida behöver nämnden som regel inleda en utredning. IVO anser att i de aktuella ärendena skulle nämnden ha inlett utredningar för att på bästa sätt kunna klargöra barnet/den unges problematik. Genom att inte inleda utredningar riskerar nämnden att förbise eventuella behov hos barnen.

8 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) I en förhandsbedömning gör anmälan från polisen gällande att den unge har påträffats på stan med en kolsyrepistol. Det finns även misstankar om narkotikabrott. Den unge var vid påträffandet tillsammans med personer vilka är väl kända av polisen. Motivering till att inte inleda utredning: Ärendet överlämnas till MiniMaria. I en annan förhandsbedömning gör anmälan gällande att barnen var närvarande när föräldern stal varor i butik. Föräldern upplevdes som ostabil av polis. Den andra anmälan inkom en månad senare. Polisen var i förälderns bostad på grund av husrannsakan. I bostaden var luckan på diskmaskinen trasig och elektroniken blottad. Diskmaskinen var placerad bredvid vattenkranen och det fanns en risk för barnen att få elektriska stötar. På bordet låg narkotikaklassade mediciner framme. Det fanns även mediciner i låga lådor i hallen. Motivering till att inte inleda utredning: Informationen i orosanmälningarna är oroväckande men det har inte framkommit att barnet far illa eller att barnet eller föräldrarna är i behov av stöd från socialtjänsten. Motivering till att inte inleda utredning: Informationen i orosanmälningarna är oroväckande men det har inte framkommit att barnet far illa eller att hen eller föräldrarna är i behov av stöd från socialtjänsten. I en förhandsbedömning gör anmälan gällande att en av föräldrarna ligger inlagd på psykiatrisk avdelning på grund av suicidtankar och suicidplaner. Motivering till att inte inleda utredning: Har nyligen haft kontakt med barnets föräldrar och morföräldrar och bedömning om att inte inleda utredning kvarstår. Av 5 kap. l SoL framgår att socialnämnden ska verka för att barn och ungdom växer upp under trygga och goda förhållanden och i nära samarbete med hemmen sörja för att barn och ungdom som riskerar att utvecklas ogynnsamt får det skydd och stöd som de behöver och, om den unges bästa motiverar det, vård och fostran utanför det egna hemmet. Utredande kontakter inom ramen för en förhandsbedömning IVO bedömer att det är en brist att nämnden i två förhandsbedömningar har tagit kontakt med andra än den enskilde och anmälaren. Enligt IVO:s bedömning är det att se som en utredningsåtgärd som inte kan vidtas inom ramen för en förhandsbedömning. En förhandsbedömning är inte en mindre utredning utan en bedömning av om nämnden ska inleda utredning eller inte. Vid bedömningen får nämnden beakta tidigare kännedom om den enskilde eller familjen, t.ex. uppgifter som finns i personakt eller tidigare inkomna anmälningar hos nämnden. Under förhandsbedömningen får nämnden endast ta kontakt med den enskilde eller anmälaren eftersom det anses som en utredningsåtgärd att inhämta uppgifter från andra. Se JO 1995/96 s Om nämnden under en förhandsbedömning gör en bedömning om att ytterligare kontakter behöver tas ska detta således ske inom ramen för en utredning eller en pågående insats.

9 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Vid en förhandsbedömning framkommer att handläggaren har tagit kontakt med personal på Mini-Maria för att diskutera ett syskon. I en annan förhandsbedömning har handläggaren tagit kontakt med handläggaren på "stöd och försörjning" där den ena föräldern är aktuell. Nämnden har gjort hembesök l en förhandsbedömning har handläggaren gjort ett hembesök men det är inte dokumenterat på vems initiativ det har skett vilket IVO anser är en brist. IVO:s uppfattning är att hembesök kan ske inom ramen för en förhandsbedömning om den enskilde själv efterfrågar detta. Det ska då tydligt framgå av dokumentationen att hembesök initierats av den enskilde. Av förarbeten framgår att hembesök bör ses som en utredningsåtgärd (prop. 1979/80:1 s. 400). JO har i beslut med dnr uttalat att ett hembesök med syftet att kontrollera hemförhållandena får anses vara en sådan utredningsåtgärd som bör vidtas inom ramen för en inledd utredning och inte under en förhandsbedömning. Hembesök som sker på nämndens initiativ är en åtgärd som av den enskilde kan uppfattas som starkt integritetskränkande. IVO anser därmed att nämnden i varje situation behöver väga de intrång i den personliga integriteten ett hembesök kan tänkas medföra mot de intressen nämnden ska tillgodose. IVO anser att nämnden ska inleda utredning i de fall den anser att ett hembesök är påkallat utifrån innehållet i en inkommen anmälan. Motiveringar till att inte inleda utredningar Enligt IVO:s bedömning brister nämnden i att motivera beslut att inte inleda utredning. Kvaliteten på de granskade motiveringarnas innehåll varierar och i ett antal förhandsbedömningar bedöms de angivna skälen som otillräckliga för att ligga till grund för att fatta beslut om att inte inleda utredningar. En beslutsmotivering ska göra att man kan förstå varför ett visst beslut har tagits. Utifrån att motiveringen bygger på nämndens bedömningar är det särskilt viktigt att det framgår av beslutet hur bedömningen har gått till, vilka faktorer som har avgjort ärendet samt att dessa är relevanta. Att t.ex. ange att den unge inte är känd av socialtjänsten sedan tidigare som en del av motiveringen till varför man inte inleder utredning, kan inte anses vara tillräckligt. Nämnden har i flera förhandsbedömningar avslutat dessa med motivering att inte inleda utredning då behov av stöd och skydd inte bedöms föreligga. Anmälan gör gällande att barnet påträffas med en kolsyrepistol. Det finns även misstankar om narkotikabrott. Barnet var vid påträffandet tillsammans med personer vilka är väl kända av polisen. Motiveringen till att inte inleda utredning är att ärendet lämnas över till Mini-Maria.

10 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) (Förhandsbedömningen återfinns även under rubriken "allvarliga anmälningar där nämnden borde ha inlett utredning".) En förhandsbedömning avslutas med motiveringen att ungdomen inte är känd sedan tidigare hos socialtjänsten och att föräldern känner till händelsen. En förhandsbedömning avslutas med motiveringen att informationen i orosanmälningarna är oroväckande men det har inte framkommit att barnet far illa eller att hen eller föräldrarna är i behov av stöd från socialtjänsten. En förhandsbedömning avslutas med motiveringen barnets storasyskon har ett missbruk och det är oroväckande. Storasyskonet är myndig och kan få hjälp med sitt missbruk av Mini-Maria. Socialtjänsten bedömer därför att det inte finns ett behov av att öppna en utredning gällande barnet. JO har understrukit vikten av att myndigheterna motiverar sina beslut och att skälen som ligger till grund för ställningstaganden anges utförligt och tydligt (JO 1998/99 sid. 386). Av 5 kap. 2 SOSFS 2014:5 framgår att om nämnden efter en förhandsbedömning beslutat att inte inleda en utredning enligt SoL, ska skälen för nämndens beslut dokumenteras. Motiveringskravet syftar till att garantera att det bland annat sker en omsorgsfull prövning. Det är därför relevant att nämnden redovisar alla de faktorer som efter en sammanvägning bör ligga till grund för beslutet. Motiveringar gör det lättare för berörda parter och andra att förstå besluten. Nämnden måste förklara vad som i just det specifika fallet gör att den inte inleder utredning. Samtal med barnen och att ge barnen relevant information Samtal med barnen IVO konstaterar att nämnden inte har pratat med barnen i 11 av de granskade förhandsbedömningarna varav 7 av dem saknar anledning till varför så inte har skett. Detta är en brist. IVO konstaterar att nämnden har dokumenterat anledningen till att man inte har samtalat med barnet i 4 förhandsbedömningar. Som anledning till att man inte har pratat med barnen anges bland annat att beslutet kan tas utan att barnet kom till tals eller att bedömningen kan göras på fullgott sätt utan att barnet kommer till tals. IVO vill understryka vikten av godtagbara och dokumenterade skäl för att avstå från barnsamtal. Nämnden har ett stort ansvar när det gäller att ge barn möjligheter att komma till tals och avstående från barnsamtal måste således ske på godtagbara grunder. Detta är en synpunkt som IVO lämnar till nämnden i denna del av granskningen. IVO vill framhålla att nämnden

11 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) har ett ansvar att utreda synpunkter, som framgår av 5 kap. 3 Socialstyrelsens foreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Av 11 kap. 10 SoL framgår att när en åtgärd rör ett barn ska barnet ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör barnet. Av 5 kap. 2 SOSFS 2014:5 framgår att om förhandsbedömningen gäller ett barn och barnet inte själv har kommit till tals ska anledningen till detta dokumenteras. Att ge barnen relevant information 111 förhandsbedömningar har barnen inte fått relevant information vilket IVO bedömer är en brist. Det framkommer inga skäl till detta utöver att i en kan utläsas att barnet är född -15. Av 11 kap. 10 SoL framgår att när en åtgärd rör ett barn ska barnet få relevant information. Tidsgräns för att fatta beslut om att inte inleda utredning IVO konstaterar att nio granskade förhandsbedömningar har pågått från 19 dagar till sex månader och fyra dagar. Flertalet av dessa har pågått ca en månad. Nämnden har inte angett några synnerliga skäl till den långa tiden för förhandsbedömningarna. Enligt 11 kap. l a SoL ska beslut att inleda eller inte inleda utredning fattas inom 14 dagar efter det att anmälan kommit in, om det inte finns synnerliga skäl. Tidsgränsen på 14 dagar är en övre gräns. Det är allvaret i anmälan som avgör hur snabbt beslut om utredning måste fattas. Då lagstiftningen anger att det ska finnas synnerliga skäl till en längre handläggningstid än fjorton dagar ska det av dokumentationen i förhandsbedömningarna framgå om synnerliga skäl finns. Om synnerliga skäl inte finns ska nämnden säkerställa att beslut fattas inom fjorton dagar. Av prop. 2012/13:10 s. 132 framgår följande. Synnerliga skäl kan t.ex. handla om att samordna socialtjänstens utredningsarbete med polisens förhör med en ung lagöverträdare, där polisförhöret behöver hållas innan socialtjänsten inleder sin utredning. Men det kan också handla om att det, trots ansträngningar, inte går att få tag i familjen. Här avgör dock även allvaret i anmälan om det går att avvakta med att inleda en utredning. Kravet på synnerliga skäl innebär att detta bara kan bli aktuellt i rena undantagsfall. Möjligheten att åberopa synnerliga skäl för att förlänga tidsperioden för förhandsbedömning ska tolkas restriktivt. Organisatoriska skäl, arbetsanhopning eller bristande resurser för hantering av anmälningar utgör inte synnerliga skäl för att förlänga tiden. Det är mot den bakgrunden viktigt att dokumentationen, i de fall nämnden anser att synnerliga skäl förelegat, mycket tydligt beskriver dessa skäl.

12 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) Tidigare utredning och insatser hos nämnden IVO konstaterar att det av en förhandsbedömning framgår att barnen tidigare har varit föremål för utredning eller insats hos nämnden. Vad gäller att lägga inkomna anmälningar till befintlig akt i ärenden som är avslutade vill IVO påtala följande. I det allmänna rådet till 5 kap. 2 SOSFS 2014:5 anges att om den enskilde redan har en personakt hos nämnden, bör beslutet att inte inleda en utredning dokumenteras i personakten eller antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprättade handling som låg till grund för nämndens förhandsbedömning. Det allmänna rådet klargör att det finns olika sätt att hantera förhandsbedömningar och att det i olika situationer kan vara mer lämpligt att göra på det ena eller det andra sättet. Innehållet och allvaret i en anmälan måste enligt IVO:s uppfattning bli avgörande för örn förhandsbedömningen ska läggas till en befintlig personakt eller inte. Att gallringsfristen förlängs, kan enligt IVO vara något som vägs in i bedömningen av om en förhandsbedömning ska läggas till en befintlig personakt, men när det gäller barn har socialtjänsten ett särskilt ansvar och ett långtgående utredningsansvar. Barnskyddsutredningen har lyft fram att justitieombudsmannen vid flera tillfällen har framhållit att det intresse som ligger bakom nämndens möjlighet att inleda en utredning gör att man måste godta det intrång i de enskildas integritet som en utredning ofta innebär (SOU 2009:38 s. 305). Detta uttalande hänvisas även till i prop. 2012/13:10 (s ). Barnets bästa måste särskilt beaktas i enlighet med l kap. 2 SoL och därför är det IVO:s uppfattning att en förhandsbedömning i de flesta fall behöver tillföras barnets akt, även om nämnden beslutat att inte inleda utredning. IVO vill också upplysa om att det av 4 kap. 6 SOSFS 2014:5 framgår att en personakt bl.a. ska innehålla inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende. Dokumentation av beslut att inte inleda utredning IVO konstaterar att i en granskad förhandsbedömning saknas befattning på den som har fattat beslut om att inte inleda utredning. I alla övriga förhandsbedömningar framgår att en utredning inte inleds, datum för beslutet samt namn och befattning på den som har fattat beslutet i enlighet med 5 kap. 2 SOSFS 2014:5. Därtill har rätt delegat fattat beslutet. Av 7 kap. 5 kommunallagen (2017:725) framgår att en nämnd får uppdra åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, med vissa undantag. Vid tiden för granskningen fanns motsvarande bestämmelse i 6 kap. 33 i den numera upphävda kommunallagen (1991:900). Delegationen, dvs. uppdraget att besluta å nämndens vägnar, är främst knuten till befattning. Det är därför viktigt att befattning på den som fattat beslutet

13 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (9) dokumenteras för att kunna kontrollera att beslutsfattaren är rätt delegat. Underlag Inspektionsprotokoll med bilagor Inhämtad dokumentation i form av förhandsbedömningar och tj änsteanteckning Nämndens yttrande vid faktagranskning och kommunicering Ytterligare information Den 19 januari 2018 genomförde IVO en föranmäld inspektion vid socialtjänsten, barn och unga Region Gotland. Vid inspektionen intervjuades delar av arbetsgruppen och 15 förhandsbedömningar granskades. Beslut i detta ärende har fattats av inspektören Catharina Granath. I den slutliga handläggningen har inspektören Ranya Farah deltagit. Inspektören Annelie Österberg har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg - -, ; :, :, e ', ' " ' < "'."<;: /. Annelie Österberg

14 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 98 SON AU 98 Sociala företag SON 2016/294 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden beslutar att stödet i form av handledare och hyra till Suderviljan, Återanvändarna och Lövsta kooperativet upphör från och med 1 januari Ett socialt företag driver olika typer av verksamheter med olika affärsidéer. Medarbetarna är i huvudsak människor som behöver arbetsträna och som av olika anledningar har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden. Kommuner har enligt socialtjänstlagen (SoL) ett ansvar att erbjuda meningsfull sysselsättning till personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning och personer som omfattas av lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS). En lösning är att kommuner köper platser hos sociala företag för sysselsättning. Socialförvaltningen i Region Gotland har hittills inte köpt platser vid de tre sociala företagen Lövsta kooperativet, Återanvändarna och Suderviljan utan istället bidragit med stöd via tillgång till förvaltningens handledare och bekostat lokalhyra. Socialnämnden har sedan 2016 på olika sätt försökt få företagen att bli självständiga eftersom deras nuvarande konstruktion och sammansättning inte är förenligt med gällande nationella riktlinjer för sociala företag samt att förvaltningen har krav på en budget i balans. Eftersom inga affärsplaner upprättats och kunnat presenteras för socialnämnden har processen mot självständighet dröjt. För att komma vidare i företagens självständighetsprocess togs ärendet upp för behandling och beslut på nämndens sammanträde den 21 mars 2018 och socialförvaltningen gav nämnden förslag till beslut att stödet i form av hyra och handledare för Återanvändarna, Suderviljan och Lövsta kooperativet skulle upphöra efter Efter reaktioner från företagen och då fler förvaltningar på olika sätt är delaktiga och påverkas av beslutet valde Socialnämnden att inte gå på förvaltningens förslag på beslut utan fattade den 21 mars 2018 följande beslut (SON 39): Socialnämnden återremitterar ärendet vad gäller de tre sociala företagen Återanvändarna, Suderviljan och Lövsta kooperativet till förvaltningen för att tillsammans med regionledningen ta ett helhetsgrepp för att stärka de sociala företagens sätt att fungera och uppnå en budget i balans. Bedömning I samband med socialnämndens beslut (SON 39) den 21 mars 2018 skulle regionledningen ta ett helhetsgrepp för att stärka de sociala företagen. I helhetsgreppet ingick att Coompanion, som stöttar demokratiska ägda företagkooperativ, skulle få i uppdrag att arbeta tillsammans med företagen för att stötta 1 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

15 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 98 dem i processen att bli självständiga och kunna upprätta affärsplaner. Coompanion har meddelat att de planerar och förbereder för att genomföra en djupare kartläggning och sedan en analys för att kunna ge förslag. De har skissat på tre månader som längst från start tills de kan presentera en slutrapport. Då antalet tjänster som handledare från socialförvaltningen i alla tre företagen minskat med 1,5 tjänst finns i nuläget en besparing för på cirka kronor för socialförvaltningen. Socialnämnden föreslås fatta beslut att från och med 1 januari 2020 upphör stödet i form av handledare och hyra till Suderviljan, Återanvändarna och Lövsta kooperativet. De sociala företagen har haft möjlighet till omställning under cirka tre år samt stöd i form av affärsutveckling i samverkan med Coompanion. Beslutet föreslås utifrån socialförvaltningens ekonomiska läge samt att uppdraget inte överensstämmer med socialtjänstens uppdrag och nationella riktlinjer för sociala företag. När företagen är självständiga har förvaltningen möjlighet att köpa platser i det fall det finns platser som passar förvaltningens brukare. Skulle de sociala företagen inte lyckas med att bli självständiga står socialförvaltningen kvar med eventuella lokalhyror och kopplingen till de som eventuellt inte kan ha kvar sin anställning. Ärendets behandling under mötet Marica Gardell, socialdirektör presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 13 november Beslut SON 39. Lägesrapport Suderviljan; e-post daterad Lägesrapport Återanvändarna; e-post daterad (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

16 Socialförvaltningen Marica Gardell Tjänsteskrivelse SON 2016/ november 2018 Socialnämnden Sociala företag Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att stödet i form av handledare och hyra till Suderviljan, Återanvändarna och Lövsta kooperativet upphör från och med 1 januari Sammanfattning Ett socialt företag driver olika typer av verksamheter med olika affärsidéer. Medarbetarna är i huvudsak människor som behöver arbetsträna och som av olika anledningar har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden. Kommuner har enligt socialtjänstlagen (SoL) ett ansvar att erbjuda meningsfull sysselsättning till personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning och personer som omfattas av lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS). En lösning är att kommuner köper platser hos sociala företag för sysselsättning. Socialförvaltningen i Region Gotland har hittills inte köpt platser vid de tre sociala företagen Lövsta kooperativet, Återanvändarna och Suderviljan utan istället bidragit med stöd via tillgång till förvaltningens handledare och bekostat lokalhyra. Socialnämnden har sedan 2016 på olika sätt försökt få företagen att bli självständiga eftersom deras nuvarande konstruktion och sammansättning inte är förenligt med gällande nationella riktlinjer för sociala företag samt att förvaltningen har krav på en budget i balans. Eftersom inga affärsplaner upprättats och kunnat presenteras för socialnämnden har processen mot självständighet dröjt. För att komma vidare i företagens självständighetsprocess togs ärendet upp för behandling och beslut på nämndens sammanträde den 21 mars Då gav förvaltningen socialnämnden följande förslag till beslut. Socialnämnden beslutar att tillhandahålla Lövsta kooperativet resursen för en av förvaltningens handledare samt kostnaden för lokalhyra till och med för möjligheten att ställa om och anpassa verksamheten. Därefter upphör tillgången till förvaltningens handledare och ersättning för hyra. Brukare erbjuds annan daglig verksamhet eller köp av plats i Lövsta kooperativet. Socialnämnden beslutar att tillhandahålla Återanvändarna resursen för en av förvaltningens handledare samt kostnaden för lokalhyra till och med för möjligheten att ställa om och 1 (4) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

17 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/294 anpassa verksamheten. Därefter upphör tillgången till förvaltningens handledare och ersättning för hyra. Socialnämnden beslutar att tillhandahålla Suderviljan resursen för två av förvaltningens handledare samt kostnaden för lokalhyra till och med för möjligheten att ställa om och anpassa verksamheten. Därefter upphör tillgången till förvaltningens handledare och ersättning för hyra. Brukare erbjuds annan daglig verksamhet eller köp av plats i Suderviljan. Efter reaktioner från företagen och då fler förvaltningar på olika sätt är delaktiga och påverkas av beslutet valde Socialnämnden att inte gå på förvaltningens förslag på beslut utan fattade den 21 mars 2018 följande beslut (SON 39): Socialnämnden återremitterar ärendet vad gäller de tre sociala företagen Återanvändarna, Suderviljan och Lövsta kooperativet till förvaltningen för att tillsammans med regionledningen ta ett helhetsgrepp för att stärka de sociala företagens sätt att fungera och uppnå en budget i balans. Socialnämnden fattade sedan (SON 108) beslut om att godkänna följande information gällande de tre företagen Suderviljan, Återanvändarna och Lövsta kooperativet: Minskat stöd till sociala företag En besparing har skett med 300 tkr från 2018 då stödet till ett av de fyra företagen avslutats. Tre företag kvar 2019 som har stöd och i dagsläget kommer stödet till dessa företag att fortsätta under Coompanion har fått i uppdrag att tillsammans med de tre företagen göra affärsplaner för att bli självständiga företag. Bedömning: Minskning av kostnaderna sker om och när företagen blir självständiga ekonomiskt. (Tjänsteskrivelse Socialförvaltningens kostnadsminskningar 2018 och framåt, återredovisning av åtgärder, daterad 27 augusti 2018) På socialnämndens sammanträde 17 oktober 2018 informerades nämnden av socialdirektör Marica Gardell om aktuellt läge. Nämnden enas om att de behöver ett underlag av förvaltningen för att kunna fatta beslut om när stödet ska upphöra i nuvarande form, då stödet inte är förenligt med gällande nationella riktlinjer för sociala företag samt att förvaltningen har ett krav på en budget i balans. Förvaltningen har därefter kontaktat ordförande i respektive företag som under oktober/november 2018 lämnat lägesrapporter om hur långt de kommit i processen för att bli självständiga. De egna skriftliga lägesrapporterna från Suderviljan och Återanvändarna biläggs denna tjänsteskrivelse. Lövsta kooperativet har lämnat en muntlig lägesrapport på telefon till socialdirektör Marica Gardell. Beskrivning utifrån företagens lägesrapporter: Suderviljan; har en nytillträdd ordförande och av den orsaken svårt att ge klara besked på hur Suderviljan ska bli självständiga men ambitionen är från och med år Under 2018 redovisas en liten vinst, men då är inte hyran inräknad. Suderviljan har ambitionen att öka på personalstyrkan för att kunna öka omsättning/överskott. Socialförvaltningen information gällande antal verksamma i Suderviljan: 7 personer med LSS-beslut (finansieras av socialförvaltningen) 1 person i från Jobbsam (finansieras av Finsam) 2 personer på väg in i från AF (finansieras av AF) 9 anställda (egenfinansierade) 1 arbetsträning (finansieras av AF) 1 från projektet din coach (finansieras av socialförvaltningen- projektmedel) Cirka 1,7 tjänster som handledare som finansieras av socialförvaltningen. En 2 (4)

18 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/294 ytterligare handledare finns men är kopplad till en brukare med LSS-beslut med en till en lösning. Tekniska förvaltningen (TKF) har i oktober 2018 genomfört möte med ordförande och fört diskussioner gällande hyresavtalet. Socialförvaltningens nuvarande internavtal med TKF löper tom , 9 månaders uppsägningstid annars förlängning med ett år. Internhyran inklusive el och vatten är kronor per år. På Suderviljan ingår även fastighetsskötsel samt yttre och inre underhåll i hyran. Återanvändarna; har 13 anställda varav alla får någon form av bidrag från Arbetsförmedlingen eller Utbildning och arbetslivsförvaltningen (UAF). Lokalen och en handledare finansieras av socialförvaltningen. Socialförvaltningen information gällande antal verksamma i Återanvändarna: 13 anställda varav 5 OSA 3 OSA har företaget en plan för 2 OSA är nära pension. OSA- samfinansieras mellan AF och UAF där AF står för merparten. 1 tjänst som handledare som finansieras av socialförvaltningen. Socialförvaltningens nuvarande internavtal med TKF löper tom , 9 månaders uppsägningstid annars förlängning med fem år. Internhyran inklusive el och vatten är kronor per år. Med Återanvändarna finns ett tilläggsavtal om anpassningskostnad på ca :- som skrivs av på 10 år, varav det återstår 5 år som förvaltningen måste lösa ut om lokalerna lämnas över innan Lövsta kooperativet: Då ordförande i Lövsta kooperativet Anders Larsson var utomlands vid tillfället har en muntlig dialog förts med handledare Mikael Gustavsson som berättar att ekonomin är stabilare. Han gör bedömningen att Lövsta kooperativet borde klara halva hyreskostnaden under år Socialförvaltningen information gällande antal verksamma i Lövsta kooperativet: 2 personer med LSS-beslut (finansieras av socialförvaltningen) 1 person med SOL-beslut (finansieras av socialförvaltningen) 10 anställda i företaget (egenfinansierade) 2 anställda i Steget med placering Lövsta (finansieras av arbetsförmedlingen, AF) 1 person från jobbsam (finansieras av Finsam) 1 person AF/Miroi (finansieras av arbetsförmedlingen, AF) 1,5 tjänst som handledare som finansieras av socialförvaltningen. Socialförvaltningens har två internavtal med TKF. Ett avtal löper tom , 9 månaders uppsägningstid annars förlängning med tre år. Andra avtalet löper tom , 6 månaders uppsägningstid löpande. Internhyran inklusive el och uppvärmning är kronor per år. Ett av avtalen inkluderar inte el och uppvärmning. Då antalet tjänster som handledare från socialförvaltningen i alla tre företagen minskat med 1,5 tjänst finns i nuläget en besparing för på cirka kronor. 3 (4)

19 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/294 Bedömning I samband med socialnämndens beslut (SON 39) den 21 mars 2018 skulle regionledningen ta ett helhetsgrepp för att stärka de sociala företagen. I helhetsgreppet ingick att Coompanion, som stöttar demokratiska ägda företagkooperativ, skulle få i uppdrag att arbeta tillsammans med företagen för att stötta dem i processen att bli självständiga och kunna upprätta affärsplaner. Coompanion har meddelat att de planerar och förbereder för att genomföra en djupare kartläggning och sedan en analys för att kunna ge förslag. De har skissat på tre månader som längst från start tills de kan presentera en slutrapport. Socialnämnden föreslås fatta beslut att från och med 1 januari 2020 upphör stödet i form av handledare och hyra till Suderviljan, Återanvändarna och Lövsta kooperativet. De sociala företagen har haft möjlighet till omställning under cirka tre år samt stöd i form av affärsutveckling i samverkan med Coompanion. Beslutet föreslås utifrån socialförvaltningen ekonomiska läge samt att uppdraget inte överensstämmer med socialtjänstens uppdrag och nationella riktlinjer för sociala företag. När företagen är självständiga har förvaltningen möjlighet att köpa platser i det fall det finns platser som passar förvaltningens brukare. Skulle de sociala företagen inte lyckas med att bli självständiga står socialförvaltningen kvar med eventuella lokalhyror och kopplingen till de som eventuellt inte kan ha kvar sin anställning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 13 november 2018 Beslut SON 39. Lägesrapport Suderviljan; e-post daterad Lägesrapport Återanvändarna; e-post daterad Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Återanvändarna, Herkulesvägen 2, Visby Suderviljan, Sicklingsvägen 7, Klintehamn Lövsta Kooperativet, Roma Lövsta 5, Romakloster Nicklas Sköld, lokalsamordnare socialförvaltningen Anna-Lena Pettersson, avdelningschef OOF 4 (4)

20 Från: "Marica Gardell" Skickat: Wed, 31 Oct :34: Till: "Helena Eskedahl" Ämne: VB: Fw: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Vb marica Från: Halvar Gahnstrom <per.gahnstrom@telia.com> Skickat: den 31 oktober :30 Till: Marica Gardell Ämne: SV: Fw: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej. Alla anställda har någon form av bidrag från AF. Det kanske du förstod ändå. Ville bara klargöra det. Mvh : Per Gahnström Skickat från min Xperia -smartphone från Sony ---- Marica Gardell skrev ---- Tack Per, då går detta med som bilaga t SON. Med vänlig hälsning Marica Gardell Från: per.gahnstrom@telia.com <per.gahnstrom@telia.com> Skickat: den 30 oktober :55 Till: Marica Gardell Ämne: Re: Fw: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej Nuvarande situation i Återanvändarna Gotland. 13 st sysselsatta. 7 st anställda varav vi anställt 3 st osa i år. 5 st osa anställda av regionen. 1 st handledare anställd av regionen. Hyran för lokalen betalas av regionen. Companion väntar på att få uppdraget av regionen för att undersöka om kooperativen kan bli lönsamma företag. MVH:Per Gahnström per.gahnstrom@telia.com

21 ----Ursprungligt meddelande---- Från : ateranvandarna@mail.com Datum : :42 (V) Till : per.gahnstrom@telia.com Ämne : Fw: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Sent: Wednesday, October 24, 2018 at 1:13 PM From: "Marica Gardell" <marica.gardell@gotland.se> To: "ateranvandarna@mail.com" <ateranvandarna@mail.com>, "lovstakoop@telia.com" <lovstakoop@telia.com>, "Lars Bjurström" <larsbjurstrom.klintehamn@gmail.com> Cc: "Håkan Ericsson" <hakan.ericsson@gotland.se>, "Helena Eskedahl" <helena.eskedahl@gotland.se>, "Katarina Lawergren" <katarina.lawergren@gotland.se> Subject: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Till ordförande i Återanvändarna, Lövsta kooperativet, Suderviljan Jag har fått in uppdrag att följa upp hur långt ni har kommit i processen att bli självständiga företag, som en bilaga till socialnämndes AU i november. Har även fått frågan från Lars Bjurström om stödet för 2019 som även behöver tas med i detta underlag till SON, så ni vet hur ni skall förhålla er framåt. Så jag skulle önska en kort sammaställning /lägesrapport hur långt ni har kommit kring att bli ett självständigt företag, jag skulle var väldigt tacksam om det är möjligt att få till nästa vecka senast den 1/11. Skulle uppskatta om jag kan få återkoppling att ni fått detta mail. Ni får gärna hör av er om ni behöver mer information eller något är oklart. Med vänlig hälsning Marica Gardell -Observera: När du har kontakt med oss på Region Gotland via e-post innebär det att vi behandlar dina personuppgifter. För att få veta mer om hur vi gör det kan du läsa här:

22 Från: "Ulf Klasson" Skickat: Thu, 25 Oct :56: Till: "Marica Gardell" Cc: "'Lars Bjurström'" Eskedahl" Ämne: SV: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej igen! Helt ok, i brist på bättre fn. På nyåret hoppas jag ha mer underlag om så behövs. Hälsar Ulf K Från: Marica Gardell [mailto:marica.gardell@gotland.se] Skickat: den 25 oktober :48 Till: Ulf Klasson Kopia: 'Lars Bjurström'; Helena Eskedahl Ämne: SV: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej Ulf Tack för snabb återkoppling och denna redogörelse, är det ok för dig/er att jag har den som bilaga t ärendet som skall upp i november i socialnämnden? Med vänlig hälsning Marica Gardell Från: Ulf Klasson <ukledarutveckling@tele2.se> Skickat: den 25 oktober :40 Till: Marica Gardell Kopia: 'Lars Bjurström' Ämne: SV: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej Marica! Som nytillträdd ordförande i Suderviljan, så är det ngt tidigt att komma med klara lösningar på hur Suderviljan skall bli ett självständigt företag. Min ambition är att detta skall vara möjligt fom Detta redovisade jag också vid vårt extra årmöte, för en vecka sedan. Personalen verkar också gilla den tanken. Prognosen ser ut att vi i år redovisar en liten vinst, efter min enkla analys inför det extra årsmötet. Då har naturligtvis inte hyran av lokalerna medräknats. Denna tyx, enligt mig, flyta vid sidan om och bör räknas in i redovisningen, även om det är ett nollsummespel. Att vi idag börjar bli klara på att öka antalet anställda, för att öka omsättning/ överskott, är vi klara på. Formerna idag med en mix av personal med arbetsmarknadsstöd och LSS:are tror jag är bra för alla. Hoppas denna korta redogörelse, för hur jag ser framåt, är till din hjälp. Hälsningar Ulf Klasson, ordförande Suderviljan

23 Mob Epost; Från: Marica Gardell Skickat: den 24 oktober :53 Till: Lars Bjurström Kopia: Ulf Klasson Ämne: SV: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej Lars Tack, då vet jag o väldigt bra att du skickat mailet vidare. Med vänlig hälsning Marica Gardell Från: Lars Bjurström <larsbjurstrom.klintehamn@gmail.com> Skickat: den 24 oktober :50 Till: Marica Gardell Kopia: Ulf Klasson Ämne: Re: Behov av underlag t Socialnämnden, lägesrapport. Till ordföranden Hej Marica, jag har sedan en knapp vecka lämnat Suderviljans styrelse. Ny ordförande är Ulf Klasson. (Jag har vidareskickat mejlet till honom) Mvh Lars Bjurström Valldammsvägen Klintehamn Den ons 24 okt kl 14:13 skrev Marica Gardell <marica.gardell@gotland.se>: Till ordförande i Återanvändarna, Lövsta kooperativet, Suderviljan Jag har fått in uppdrag att följa upp hur långt ni har kommit i processen att bli självständiga företag, som en bilaga till socialnämndes AU i november. Har även fått frågan från Lars Bjurström om stödet för 2019 som även behöver tas med i detta underlag till SON, så ni vet hur ni skall förhålla er framåt.

24 Så jag skulle önska en kort sammaställning /lägesrapport hur långt ni har kommit kring att bli ett självständigt företag, jag skulle var väldigt tacksam om det är möjligt att få till nästa vecka senast den 1/11. Skulle uppskatta om jag kan få återkoppling att ni fått detta mail. Ni får gärna hör av er om ni behöver mer information eller något är oklart. Med vänlig hälsning Marica Gardell -Observera: När du har kontakt med oss på Region Gotland via e-post innebär det att vi behandlar dina personuppgifter. För att få veta mer om hur vi gör det kan du läsa här: Virusfritt.

25 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON 39 Sociala företag- övergångsavtal med Region Gotland SON 2016/294 SON/AU 27 Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar att Visby Catering erhåller kronor för år 2018 och därefter upphör ersättning från socialförvaltningen. Socialnämnden återremitterar ärendet vad gäller de tre sociala företagen Återanvändarna, Suderviljan och Lövsta kooperativet till förvaltningen för att tillsammans med regionledningen ta ett helhetsgrepp för att stärka de sociala företagens sätt att fungera och uppnå en budget i balans. Återrapportering av ärendet sker på nämnden i september Sammanfattning Kommuner har enligt socialtjänstlagen (SoL) ett ansvar att erbjuda meningsfull sysselsättning till personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning och personer som omfattas av lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS). En vanlig lösning är att kommuner köper platser hos sociala företag för sysselsättning. Socialförvaltningen i Region Gotland har hittills inte köpt platser vid de sociala företagen utan ekonomiskt bidragit via egna handledare och lokalhyra till Lövsta kooperativet, Återanvändarna och Suderviljan. Visby Catering har övertagit sin hyreskostnad under år 2016 och socialförvaltningen finansierar tom 31 mars 2018 en handledare för dem. Brukare med daglig verksamhet arbetar på de sociala företagen men även personer med offentligt skyddade anställningar (OSA-anställningar). De sociala företagens konstruktion och sammansättning idag är inte förenligt med gällande nationella riktlinjer för sociala företag samt har Region Gotland krav på en budget i balans. Socialförvaltningen täcker lönekostnaderna för handledare samt hyreskostnader med cirka 4,2 mkr per år. Det finns även oklarheter kring arbetsmiljöansvaret för handledare och brukare som har daglig verksamhet enligt LSS. Utifrån den bakgrunden fick socialförvaltningen den 21 september 2016 (SON 107) i uppdrag av nämnden att avveckla det ekonomiska stödet till de fyra sociala företagen och ingå övergångsavtal i de fall som bedöms möjligt. Enligt beslutet skulle förändringen ske successivt men vara fullt genomfört senast januari För att förvaltningen ska kunna ge förslag på övergångsavtal har alla sociala företag fått möjlighet att inkomma med förslag på avtal med syftet att bli självständiga. Forts. Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

26 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag Forts. SON 39 På arbetsutskottets sammanträde den 31 maj 2017 återrapporterade socialdirektör Marica Gardell (SON AU 49) att de fyra sociala företagen kommit olika långt i processen och att de fått i uppdrag att senast under december 2017 inkomma med handlingsplaner. Samtliga sociala företag har mellan november 2017 till februari 2018 inkommit med underlag och kompletterande samtal och möten har genomförts med företagen för att fördjupa övergångsavtalet. Av den anledningen har därför inte förändringen genomförts enligt utsatt och beslutat datum (senast januari 2018). På sammanträdet den 7 februari 2018 ( 26) enades nämnden om att det är viktigt att komma till beslut så att brukare och handledare vet vad de har att förhålla sig till i framtiden. Som läget är nu skapar ovissheten en oro i de sociala företagen och planeringen framåt blir lidande. Bedömning Alla inkomna underlag från de sociala företagen med deras förslag på övergångsavtal biläggs tjänsteskrivelsen. I tjänsteskrivelsen redogör socialförvaltningen för eventuella konsekvenser för brukare med insatsen daglig verksamhet, förvaltningens anställda handledare samt beskriver förutsättningarna för hyresavtalen. Utifrån de underlag som inkommit samt de samtal och möten som socialförvaltningen haft med de sociala företagen, ger förvaltningen förslag till socialnämnden rörande respektive socialt företag för att de ska kunna bli självständiga sociala företag. Förslagen följer uppdraget med en budget i balans. Förvaltningens förslag till beslut: Socialnämnden beslutar att Visby Catering erhåller kronor för år 2018 och därefter upphör ersättning från socialförvaltningen. Socialnämnden beslutar att tillhandahålla Lövsta kooperativet resursen för en av förvaltningens handledare samt kostnaden för lokalhyra till och med för möjligheten att ställa om och anpassa verksamheten. Därefter upphör tillgången till förvaltningens handledare och ersättning för hyra. Brukare erbjuds annan daglig verksamhet eller köp av plats i Lövsta kooperativet. Socialnämnden beslutar att tillhandahålla Återanvändarna resursen för en av förvaltningens handledare samt kostnaden för lokalhyra till och med för möjligheten att ställa om och anpassa verksamheten. Därefter upphör tillgången till förvaltningens handledare och ersättning för hyra. Socialnämnden beslutar att tillhandahålla Suderviljan resursen för två av förvaltningens handledare samt kostnaden för lokalhyra till och med för möjligheten att ställa om och anpassa verksamheten. Därefter upphör tillgången till förvaltningens handledare och ersättning för hyra. Brukare erbjuds annan daglig verksamhet eller köp av plats i Suderviljan. Forts. Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

27 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag Forts. SON 39 I underlagen som har inkommit har de social företagen betydlig längre perspektiv på sin övergångsplan på självständighet än i den sammanfattning som låg till underlag i SON 2016/294 (tjänsteskrivelse daterad 20 juli 2016). Socialförvaltningen gör bedömningen att de sociala företagen får 2018 på sig att ställa om och planera för sin självständighet som socialt företag. Socialförvaltningen för gärna en dialog under 2018 för att hitta möjliga former för platser för insatsen daglig verksamhet. Utifrån beslutet är socialförvaltningen avsikt att påbörja en översyn av hyresavtalen där tekniska förvaltningen ansvarar för avtalen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Sociala företag- övergångsavtal med Region Gotland daterad 6 mars Underlag från Visbycatering, daterat 6 november 2017 och 22 januari Underlag till övergångsplan Lövsta Kooperativet, daterat 3 november 2017 och 23 februari 2018 samt konsekvensanalys från Lövsta Kooperativet, daterad 26 oktober Underlag Återanvändarna inkommen 1 november Underlag Suderviljan, inkommen i december Beslut SON /AU 49, Beslut SON 107, Beslut SON 26, Sociala företagen-kunskapsunderlag/kartläggning, daterad 20 juli Tjänsteskrivelse, Sociala företag, daterad 20 juli 2016 (SON 2016/294). Ärendets behandling under mötet På arbetsutskottets sammanträde den 7 mars 2018 beslutade arbetsutskottet att föreslå socialnämnden att gå på förvaltningens förslag till beslut. På socialnämndens sammanträde den 21 mars 2018 beslutar socialnämnden att återremittera frågan om övergångsavtal för de tre sociala företagen Lövstakooperativet, Återanvändarna och Suderviljan. Det fjärde sociala företaget, Visby catering, drivs självständigt och erhåller därför kronor för Därefter kommer ersättningen från socialförvaltningen att upphöra till Visby Catering. Övergångsavtal för Lövsta kooperativet, Återanvändarna och Suderviljan måste utredas vidare i syfte att tillsammans med regionledningen ta ett helhetsgrepp för att se vad Region Gotland med gemensamma krafter kan göra för att stärka de sociala företagen innan övergången sker. Syftet med övergångsavtalet är skapa självständiga sociala företag, vilket också följer uppdraget med en budget i balans. Skickas till Marica Gardell, socialdirektör Anna-Lena Pettersson, avdelningschef omsorgen om funktionshindrade Nicklas Sköld, lokalsamordnare Sof Lisa Stark, enhetschef social hållbarhet Regionstyrelseförvaltningen Suderviljan Ekonomiska Förening, Sicklingsvägen 7, Klintehamn Återanvändarna, Herkulesvägen 2, Visby Visby Catering, Åkermansvägen 2, Visby Lövstakooperativet, Roma Lövsta 5, Romakloster Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

28 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 96 SON AU 96 Uppföljning. Internkontrollplan 2018 SON 2018/7 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden godkänner uppföljningen av den interna kontrollen Nämnden har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Granskning av den interna kontrollen har skett enligt internkontrollplanen för Resultatet av granskningarna visar att det finns brister som ska rättas till genom förändrade rutiner. Avseende ekonomi är resultatet underkänt vad gäller granskning av fakturor för placeringar inom individ- och familjeomsorgen. Det är svårt att koppla avtal och leverantörsfaktura vilket gör att det inte alltid går att stämma av pris och villkor. Följsamheten avseende momsrutiner har också brister. Resultatet är godkänt vad avser rätt beräknade avgifter till brukare inom hemtjänst samt hur rutiner för hyrpersonal följs. Avseende kvalitet är resultatet godkänt för hur stor andel av myndighetsavdelningens utredningar som görs enligt arbetsmetoden IBIC. Resultatet är underkänt för hur rutin för narkotikaklassade läkemedel följs samt hur väl berörda parter efterlever upprättade överenskommelser. Bedömning För att komma tillrätta med bristerna som noterats måste åtgärder vidtas inom de olika områdena: Ekonomi - Korrekta ersättningar: Individ- och familjeomsorgen måste säkerställa att det finns avtal inför varje placering och att avtalet kan kopplas till leverantörsfakturan. Kontrollpunkten bör granskas även Momskontroll vårdfakturor: Denna granskningspunkt bör åter igen tas med i internkontrollplanen för 2019 för individ- och familjeomsorgen. - Korrekta avgifter brukare: Förbättringsarbete pågår avseende handläggningsrutiner och rutiner gällande årsomräkningen. Till nästkommande år kommer specifikationen till inkomstdeklarationen att begäras in. Kontrollpunkten är godkänd men bör granskas även 2019 med hänsyn till att förbättringar görs. - Kontroll att rutin för uppföljning av hyrpersonal används: Då granskningen visar att rutinen följs tas inte kontrollpunkten med till (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

29 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 96 Kvalitet - Utredningar utifrån IBIC: Arbetet fortsätter enligt plan - Narkotikaklassade läkemedel: Då en kontroll gjorts av aktuella verksamheter och åtgärder föreslagits så bör denna granskningspunkt återigen tas med i internkontrollplanen för Överenskommelser efterföljs: Då det finns brister i kännedom och efterlevnad så behöver åtgärder vidtas där brister finns och denna granskningspunkt återigen tas med i internkontrollplanen för Socialnämnden föreslås godkänna uppföljningen av den interna kontrollen Ärendets behandling under mötet Anna-Lena Gutedal, ekonomichef presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Uppföljning av internkontrollplan 2018 daterad 8 november (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

30 Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2018/7 8 november 2018 Socialnämnden Uppföljning av internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner uppföljningen av den interna kontrollen Sammanfattning Granskning av den interna kontrollen har skett enligt internkontrollplanen för Resultatet av granskningarna visar att det finns brister som ska rättas till genom förändrade rutiner. Avseende ekonomi är resultatet underkänt vad gäller granskning av fakturor avseende placeringar inom individ- och familjeomsorgen. Det är svårt att koppa avtal och leverantörsfaktura vilket gör att det inte alltid går att stämma av pris och villkor. Följsamheten avseende momsrutiner har också brister. Resultatet är godkänt vad avser rätt beräknade avgifter till brukare inom hemtjänst samt hur rutiner för hyrpersonal följs. Avseende kvalitet är resultatet godkänt för hur stor andel av myndighetsavdelningens utredningar som görs enligt arbetsmetoden IBIC. Resultatet är underkänt för hur rutin för narkotikaklassade läkemedel följs samt hur väl berörda parter efterlever upprättade överenskommelser. Ärendebeskrivning Nämnden har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Enligt riktlinjerna gäller att: - nämnden varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. - resultatet av uppföljningen ska återrapporteras till nämnden. - nämnden ska i samband med årsbokslutet och verksamhetsberättelsens inlämnande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen. 1 (8) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

31 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Socialnämnden antog en internkontrollplan för Vid uppföljning av internkontrollplan noteras att det finns rutiner som brister. Det är därför viktigt att systematiskt se över rutiner, framför allt där det finns risk för felaktigheter eller där felaktigheter kan ge stora ekonomiska konsekvenser. Genom intern kontroll kan förbättringsområden identifieras. Resultatet av granskningen kommer att redovisas för förvaltnings- och verksamhetsledningsgrupperna och de verksamheter där bristande rutiner noterats. Internkontrollplanen är uppdelad på ekonomi och kvalitet. Intern kontroll avseende medarbetare sker centralt i regionen. Nedan följer en kortfattad beskrivning av varje granskningsområde, uppdelat på styrkortets perspektiv. De rutiner som granskats har valts ut ifrån tidigare interna kontroller samt brister som uppmärksammats. Vid sidan av denna förvaltningsinterna plan för intern kontroll sker andra granskningar vilka rapporteras kontinuerligt till socialnämnden. En sammanfattning av uppföljning av den interna kontroll 2018 finns i bilaga 1. Ekonomi Kontroll av leverantörsfaktura med avseende på upphandlingsförfarande, avtal och pris; individ- och familjeomsorgen placeringar barn- och ungdomsvård samt missbrukarvård Granskningen visar att leverantörsavtalen behöver tydliggöras avseende efterfrågad information, samt att verksamhetssystemen behöver uppdateras med korrekta företagsuppgifter för att säkerställa att uppföljning och kontroll kan göras på ett tillförlitligt sätt. Resultat: Ej godkänt. Kontroll av leverantörsfaktura med avseende på att rätt momssats använts; individ- och familjeomsorgen placeringar barn- och ungdomsvård samt missbrukarvård Granskningen visar att leverantörsavtalen behöver tydliggöras avseende efterfrågad information, samt att följsamheten avseende momsrutiner behöver förbättras. Resultat: Ej godkänt. Kontroll att brukarnas avgifter är rätt beräknade enligt gällande regler; hemtjänst i ordinärt boende Granskningen visar att samtliga brukare i urvalet har rätt insatser registrerade. Av de som ingick i urvalet har ingen fått en felaktig faktura. Avgifterna är riktigt beräknade utifrån befintliga underlag. I ett fall har fakturan gått till brukaren fast det skulle vara annan fakturamottagare. I tre fall har handläggare lagt in fel hushållstyp (singel/gift), vilket dock inte påverkat avgiften. Dock finns brister i de underlag som brukare lämnat in och i vissa fall saknas specifikationer som styrker inlämnade uppgifter. I flera fall har brukarna inte lämnat in inkomstuppgift varför de får maxavgift. I några fall skulle brukarna troligen få lägre avgifter om de lämnat in riktiga underlag. Resultat: Godkänt. Kontroll att rutin för uppföljning av hyrpersonal används, kontroll av timmar och pris enligt beställning; sjuksköterskor hemsjukvård och särskilt boende Granskningen visar att rutinen följs. Resultat: Godkänt. 2 (8)

32 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Kvalitet För området kvalitet så är följande tre kontrollmoment definierade för 2018: Kontroll hur stor andel utredningar som görs enligt IBIC Granskningen visar att 40 procent av myndighetsavdelningens utredningar görs enligt IBIC. Det har inte funnits något mål mer än att en ökning bör ske vilket sker. Resultat: Godkänt Kontroll att rutin för narkotikaklassade läkemedel följs Granskningen visar att rutinen inte alltid följs (se bilaga 2) Resultat: Ej godkänt Kontroll att berörda parter efterlever upprättade överenskommelser En enkätundersökning har genomförts till berörda chefer i syfte att granska att överenskommelser följs. Granskningen visar att flertalet av överenskommelser inte till 100 procent är kända av chef, implementerade i verksamheten och efterföljs i verksamheten (se bilaga 3) Resultat: Ej godkänt Bedömning För att komma tillrätta med bristerna som noterats ovan måste åtgärder vidtas inom de olika områdena: Ekonomi Korrekta ersättningar: Individ- och familjeomsorgen måste säkerställa att det finns avtal inför varje placering och att avtalet kan kopplas till leverantörsfakturan. Kontrollpunkten bör granskas även Momskontroll vårdfakturor: Denna granskningspunkt bör åter igen tas med i internkontrollplanen för 2019 för individ- och familjeomsorgen. Korrekta avgifter brukare: Förbättringsarbete pågår avseende handläggningsrutiner och rutiner gällande årsomräkningen. Till nästkommande år kommer specifikationen till inkomstdeklarationen att begäras in. Kontrollpunkten är godkänd men bör granskas även 2019 med hänsyn till att förbättringar görs. Kontroll att rutin för uppföljning av hyrpersonal används: Då granskningen visar att rutinen följs tas inte kontrollpunkten med till Kvalitet Utredningar utifrån IBIC: Arbetet fortsätter enligt plan Narkotikaklassade läkemedel: Då en kontroll gjorts av aktuella verksamheter och åtgärder föreslagits så bör denna granskningspunkt återigen tas med i internkontrollplanen för Överenskommelser efterföljs: Då det finns brister i kännedom och efterlevnad så behöver åtgärder vidtas där brister finns och denna granskningspunkt återigen tas med i internkontrollplanen för (8)

33 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Beslutsunderlag SON 2018/7 Uppföljning av internkontrollplan 2018 Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad kvalitetschef, socialförvaltningen Christina Godarve avdelningschef individ- och familjeomsorgen, socialförvaltningen RSF ekonomi och styrning 4 (8)

34 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Bilaga 1 Uppföljning av internkontrollplan socialförvaltningen 2018 Process/rutin Kontrollmoment Kommentar till granskning Resultat Ekonomi Upphandling: upphandlingsförfara nde, avtal och pris Momskontroll fakturor Korrekta avgifter Kontroll av leverantörsfaktura med avseende på upphandlingsförfarande, avtal och pris; IFO placeringar barnungdomsvård samt missbrukarvård Kontroll av leverantörsfaktura med avseende på att rätt momssats använts; IFO placeringar barnungdomsvård samt missbrukarvård Kontroll att brukarnas avgifter är rätt beräknade enligt gällande regler; hemtjänst Det framgår inte av fakturorna om placeringen gjorts utifrån ramavtal, vilket innebär att det är svårt att verifiera att ramavtalsvillkoren följts. I vissa fall saknas närmare precisering av aktuellt insats, vilket gör att avstämning av fakturapris mot avtalspris inte går att göra. Granskningen visar även att företagsnamnet på fakturan inte alltid stämmer överens med företagsnamnet i leverantörsreskontran. Detta innebär svårigheter att följa upp avtalsföljsamheten på en övergripande nivå. Det finns generellt avvikelser gällande hanteringen av lokalkostnader på boenden. Många fakturor saknar dessa uppgifter, och i andra fall har verksamheten ej använt det fördelaktigaste momsalternativet. Avgifterna rätt beräknade utifrån befintliga underlag. Rutinerna kan dock förbättras med inhämtning av ytterligare underlag. Ej godkänt Ej godkänt Godkänt Korrekt kostnad hyrpersonal Kontroll att rutin för uppföljning av hyrpersonal används, kontroll av timmar och pris enligt beställning; sjuksköterskor hemsjukvård och särskilt boende Rutinen följs, inga större anmärkningar. Godkänt Kvalitet Antal utredningar enligt IBIC Kontroll hur stor andel utredningar som görs enligt IBIC 40 procent i oktober, mål finns inte. Godkänt Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Kontroll att rutin för narkotikaklassade läkemedel följs Rutinen följs inte alltid. Ej godkänt Efterlevnad av överenskommelser Kontroll att berörda parter efterlever upprättade överenskommelser Flera chefer känner inte till att överenskommelserna finns. Ej godkänt 5 (8)

35 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Bilaga 2 Kontroll av läkemedelshanteringen av narkotikaklassade läkemedel inom särskilt boende 2018 Bakgrund För att säkerställa att enheterna följer de regler som gäller för läkemedelshantering, kontrollerades 18 särskilda boende och hemsjukvården med ett personligt, oannonserat personligt besök av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), under våren och sommaren Genomförandet Vad som kontrollerades var: Finns en namngiven ansvarig sjuksköterska för rekvisition av läkemedel. Finns en namngiven ansvarig sjuksköterska för kontrollräkning av narkotika. Att förvaringen av läkemedel på enheten skedde på ett säkert sätt. I basförråd och akutförråd samt i patient förråd, kontrollerades att förbrukningsjournaler med uppgifter om verksamhetens och preparatets namn, styrka och beredningsform, fanns dokumenterade. Även att det vid avrop har dokumenterats, sköterskans namn, datum, och patientens namn och personnummer. Vid tillförsel, står sköterskans namn och datum och antal. Om läkemedlen var personliga, skall det framgå vem som äger det med namn och personnummer. Om förbrukningsjournalen avslutats, att två personer signerat för kassation av läkemedlet. Arkiveringen av förbrukningsjournal skedde på ett tillfredställande sätt. Vidare kontrollerades om enheten hade rutiner för när kontrollräkning av läkemederna sker. När förråden städades och hållbarhetsdatum på de läkemedel som förvarades kontrollerades. Hur läkemedlen avräknades och kasserades. När läkemedlen ordinerats att vid behov administreras, hur mycket som lades ut, i patienternas personliga förråd. Slutligen om det förekommit svinn av narkotikaklassade läkemedel. Resultat Generellt så sköttes hanteringen bra eller mycket bra ute på enheterna. Det som uppmärksammades var, att man ibland använde gamla förbrukningsjournaler, där det inte tydligt framgår att både patientens namn och personnummer, ska dokumenteras. Dessa kommer att bytas ut. Någon sjuksköterska, som arbetade som sommar vikarie, var inte uppdaterad på enhetens rutiner. Kontrollräkningen skedde inte alltid med en månads mellanrum, utan kunde ha missats i upp till ett halvårs tid. I de fall kontrollräkning inte skedde inom en rimlig tid, skulle nya rutiner upprättas. Kassering av läkemedel och hur man kan säkerställa att samma antal som avräknades, verkligen kasserades diskuterades i de fall, där läkemedlen inte avyttrades direkt, från läkemedelsförråden. Förslag på olika lösningar diskuterades. 6 (8)

36 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Där, vid behovsmedicinering ordinerats, diskuterades hur ofta sjuksköterskorna skulle fylla på förråden, utan att mängden läkemedel skulle bli för stor. Rimligt är att man fyller på en gång i veckan, för att säkerställa kontrollen. Åtgärder Resultatet av denna genomlysning av hanteringen av narkotika klassade läkemedel, kommer att presenteras på hälso- och sjukvårdsforum för chefer och legitimerad personal. Vi kommer även att ta upp detta på våra branschråd senare i vinter. En uppföljning på plats av alla enheter, planeras under kommande vår/sommar. Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Mårten Åström Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) 7 (8)

37 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/7 Bilaga 3 Intern kontroll av överenskommelser hälso- och sjukvårdsförvaltningen och socialförvaltningen Socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen har en gemensam arbetsgrupp för upprättande, uppföljning och revidering av gemensamma överenskommelser. Utifrån lagstiftning och lokala förutsättningar finns behov av samverkan inom ett antal identifierade områden. I syfte att undersöka i hur stor grad överenskommelserna var kända och implementerade i verksamheterna samt om de följs genomfördes en gemensam enkätundersökning våren Varje enhetschef fick frågor om de överenskommelser som är aktuella för deras verksamhet. Denna redovisning omfattar bara socialförvaltningens chefer. Totalt 45 av 67 berörda enhetschefer i socialförvaltningen svarade på enkäten, svarsfrekvensen var 67 procent. Sammanfattande resultat Överenskommelse Känd av chef Implementerad * Övergripande 82 % 55 % 64 % Delegering 94 % 75 % 92 % Tandvård 86 % 57 % 71 % Habilitering/rehabilitering 75 % 43 % 62 % Anhörigstöd 72 % 32 % 55 % Blås- och tarm 55 % 20 % 50 % Egenvård 92 % 33 % 71 % Läkarmedverkan 96 % 52 % 79 % Missbruk och beroende 50 % 0 % 20 % Psykisk funktionsnedsättning 54 % 15 % 15 % Följs i verksamheten Hälsoundersökning placerade 100 % 67 % 67 % barn Syn och hörselinstruktör 40 % 14 % 30 % Öppen tvångsvård 17 % 0 % 0 % *Överenskommelsen har tagit upp på arbetsplatsträffar de senast 12 månaderna Inom ramen för överenskommelsegruppens arbete har följande överenskommelser reviderats, följts upp eller på annat sätt aktualiserats under året: Psykisk funktionsnedsättning: revidering. Syn- och hörselkonsulent: revidering samt uppföljning genom kontakt med synoch hörselkonsulent. Läkarmedverkan: enkätundersökning har genomförts i syfte att bland annat se att förvaltningarnas respektive åtagande utförs. Hälsoundersökning placerade barn: överenskommelsen har presenterats på arbetsplatsträffar i berörda verksamheter i syfte att klargöra respektive förvaltnings uppdrag och ansvar. Habilitering och rehabilitering: workshop för berörd personal och chefer planeras till november. Syftet med workshopen är implementering samt att få uppslag till revideringar. Samtlig berörd legitimerad personal bjuds in. 8 (8)

38 Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2018/5 12 november 2018 Socialnämnden Månadsrapport oktober 2018 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner månadsrapporten för oktober Sammanfattning I denna rapport görs en jämförelse av det ekonomiska utfallet januari till oktober mot motsvarande period föregående år. Det har inte gjorts någon ny prognos för helåret sedan augusti och delårsrapport 2. Sett till månadsrapporten för september och delårsrapport 2 har inga större förändringar skett av det ekonomiska läget. I bilaga 1 redovisas verksamhetsstatisk för kvartal 1, 2 och 3. Resultat för perioden januari till oktober, intäkter och kostnader Nettokostnaden, exklusive flyktingmottagning, har ökat med 4,8 procent jämfört med januari till oktober föregående år. För perioden är det ett underskott mot budget med 9,4 mnkr, exklusive flyktingmottagning. Nettokostnaden totalt sett ökar med 1,7 procent men detta blir missvisande då det för perioden saknas intäkter för flyktingmottagningen från Migrationsverket. De totala kostnaderna för perioden, exklusive flyktingmottagning, har ökat med endast 1,6 procent mot föregående år. Totalt sett, inklusive flyktingmottagning, ligger kostnaderna i nivå med föregående år. Att kostnaderna inte ökat totalt sett beror på att det är minskade kostnader för flyktingmottagningen. Personalkostnaderna har totalt sett minskat 4,9 procent jämfört med motsvarande period föregående år. Detta beror på att det är färre anställda inom ensamkommande ungdomar och att ett särskilt boende avvecklats. Exklusive flyktingmottagning har personalkostnaderna minskat med 1,6 procent. Övergången från årsarbetstidsavtalet till kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser, AB har lett till en ökad kostnad för mertid, förskjuten arbetstid och övertid. Kostnaderna har ökat från 3,4 mnkr 2017 till 7,2 mnkr 2018 för perioden januari till oktober. Det är dock för kort tid för att dra några slutsatser och utvecklingen måste följas. Det är 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

39 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/5 viktigt att verksamheterna anpassar, och i vissa fall utökar, bemanningen utifrån de nya förutsättningarna. Kostnaden för köp av tjänster från privata utförare, exklusive flyktingmottagning, har för perioden ökat med 21 procent till 287 mnkr och detta beror främst på det nya äldreboendet på Terra Nova i Visby som öppnade i december Kostnaderna har också ökat för LSS-insatser och placeringar av barn och unga. Kostnaden för hyrpersonal under perioden är 12,9 mnkr (helår 2017 uppgick kostnaden till 14,8 mnkr). Kostnaden avser socionomkonsulter 8,2 mnkr och sjuksköterskor 4,7 mnkr. Möjligheten att rekrytera dessa yrkesgrupper har förbättrats varför kostnaden per månad för hyrpersonal nu sjunker. Resultat för perioden januari till oktober för verksamheterna Sett till verksamheternas ekonomiska utfall januari till oktober har nettokostnaderna för vård och omsorg enligt socialtjänstlagen, SoL, ökat med 2,9 procent till 617,8 mnkr. Här minskar nettokostnaderna för hemtjänsten med 2,6 procent medan det ökat med 6,6 procent för särskilt boenden. Kostnaderna för hemsjukvården har sjunkit med 8,3 procent jämfört med motsvarande period föregående år. Antalet timmar inom hemtjänsten har ökat något tredje kvartalet. Antalet hembesök inom hemsjukvården har ökat tredje kvartalet vilket bland annat beror på att fler patienter kan tas hem från slutenvården med intensiva insatser från hemsjukvården. 2 (3)

40 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/5 LSS-verksamhetens nettokostnader har ökat med 5,6 procent jämfört med motsvarande period föregående år. Volymerna inom verksamheten ökar fortfarande och nettokostnad för perioden januari till oktober är 232,3 mnkr vilket motsvarar ett underskott mot budget på 18,3 mnkr. Nettokostnaderna för individ- och familjeomsorgen har ökat med 10,8 procent under januari till oktober vilket är en ytterligare ökning jämfört med föregående rapport. Kostnaderna för beroendevården har sjunkit något per månad under hösten men ökningen är ändå 28 procent för perioden. Barn- och ungdomsvårdens kostnader har ökat med 10 procent vilket är mer än i föregående rapport. För flyktingmottagning, som framför allt avser ensamkommande ungdomar, befaras ett stort underskott för 2018, drygt 13 mnkr enligt delårsrapport 2. Underskottet januari till oktober i redovisningen är 30,8 mnkr men för perioden saknas intäkter från Migrationsverket. Resultat per verksamhet, tkr Jan-okt 2017 Jan-okt 2018 Jan-okt 2018 Jan-okt 2018 Utfall Budget Utfall Resultat Nämnd- och styrelseverksamhet Nämndadministration Gemensamt SOF Vård och omsorg enl SoL Insatser enligt LSS Individ och familjeomsorg Handläggning Bostadspolitiska frågor Flyktingmottagning Arbetsmarknadsåtgärder Totalt Totalt exkl flyktingmottagning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Månadsrapport oktober 2018 daterad Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Anna-Lena Gutedal, ekonomichef 3 (3)

41 Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2018/ november 2018 Socialnämnden Avskrivningar av fodringar 2018 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar om avskrivning av kundfordringar på totalt kronor för Sammanfattning Socialnämnden beslutar om avskrivning av fordran och nämndens verksamheter belastas med de förluster som uppkommer. Regionstyrelseförvaltningen ansvarar för regionens kravhantering och inkassoåtgärder. Regionstyrelseförvaltningen har lämnat förslag till avskrivningar av kundfordringar för Det avser dels konstaterade kundförluster där det inte går att få tillbaka något, dels ärenden som har överlämnats för långtidsbevakning. Genom långtidsbevakning sker kontinuerligt prövning av om brukaren kan betala sin skuld till regionen. Fordringarna som är föremål för avskrivning är främst avgifter och avser till största del äldreomsorgen. Avskrivning fordringar 2018, kronor Äldreomsorg avlidna Äldreomsorg övrigt LSS-verksamhet Beroendevård Barn- och ungdomsvård Ekonomiskt bistånd 400 Boendestöd Flyktingmottagning Totalt (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

42 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/425 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse; Avskrivning av fordringar 2018, daterad 20 november Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Mikael Wollbo, redovisningschef regionstyrelseförvaltningen 2 (2)

43 Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2018/6 28 november 2018 Socialnämnden Förutsättningar inför budget 2019 och fördelning av budgetram Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förutsättningar och fördelning av budgetramar för Sammanfattning Bedömningen är att det nu finns större förutsättningar för en ekonomi i balans dock är det fortsatt är en obalans mellan behov och resurser. Det är viktigt med tydlig fokus på återhållsamhet, effektivisering och god beredskap för förändringar som minskat utbud. För närvarande arbetar förvaltningen med ett antal aktiviteter som syftar till kostnadsminskningar presenterade för socialnämnden i september Äldreomsorgen och hemsjukvården bedöms ha en ekonomi i balans medan det är stora underskott i LSS-verksamheten samt underskott för barn- och ungdomsvården. Tidigare har det varit stora underskott för verksamheten ensamkommande unga men utifrån nuläget när verksamheten minskats rejält ger det förvaltningen ett bättre ekonomiskt läge. Inom äldreomsorgen och hemsjukvården är bedömningen att ekonomin är i balans. Tidigare års överskott samt tillskott från resursfördelningsmodellen kommer att finansiera nya platser på särskilt boende och en eventuell ökning av antalet hemtjänsttimmar samt för att delvis finansiera avvecklat stimulansmedel. Förvaltningen har haft stimulansmedlen på drygt 13 mnkr för ökad bemanning inom äldreomsorgen, dessa medel upphör Som viss kompensation tillförs socialnämnden 3 mnkr i utökad budgetram för att delvis kunna fortsätta med ökade rehabiliteringsinsatser i särskilt boende. Stimulansmedlen har också använts till ökad bemanning för att upprätthålla kvaliteten på demensboenden i två plan samt på korttidsenheten. Med hänsyn till kvaliteten kommer den ökade bemanningen att vara kvar vilket leder till ökade kostnader. Behoven ökar av insatser enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och då detta är en rättighetslagstiftning måste socialförvaltningen tillgodose brukarnas behov. För LSS-verksamheten finns redan ett stort underskott mot budget och även om det 2019 tillförs 4 mnkr täcker detta inte kostnaderna för 1 (9) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

44 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 volymökningarna. En del av volymökningen beror på att Försäkringskassan skärper kraven och fler brukare tappar rätten till personlig assistans enligt socialförsäkringsbalken, SFB. Vissa brukarna kan då istället få sina behov tillgodosedda enligt LSS vilket bekostas av kommunerna. Samtidigt har förvaltningen väldigt låga kostnader för LSS-insatser i ett nationellt perspektiv. Socialförvaltningen har höga kostnader och stora underskott för barn- och ungdomsvården. Samtidigt pågår flera åtgärder för att minska kostnaderna för placeringar så som en förstärkt familjehemsorganisation, ett utredningshem för föräldrar och barn, nätverksarbete runt barn och unga samt familjerådslag. Det är hög förekomst av psykisk ohälsa på Gotland och förhållandevis många barn och unga har kontakt med socialtjänsten och/eller barn- och ungdomspsykiatrin. Med stöd av stimulansmedel planerar socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen att starta en gemensam mottagning för barn och unga som är i behov av samordnade tidiga insatser, första linjen. Kompetensförsörjningen framåt är en av förvaltningens största utmaningar. Fokus 2019 kommer att vara marknadsföring av förvaltningens bristyrken i syfte att attrahera nya medarbetare. Ett annat fokusområde är optimal resursplanering för att nå rätt bemanning, också utifrån kraven på heltid som norm. Det är också viktigt att arbeta för god arbetsmiljö och ökad frisknärvaro. I och med att medarbetare inom Kommunals avtalsområden har gått över från årsarbetstidsavtalet till kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser ökar personalkostnaderna för bland annat mertid, övertid och förskjuten arbetstid. Bedömd kostnadsökning är minst 4 mnkr per år. Tillförda medel inför budget 2019 fördelas framför allt till äldreomsorgen och till löneökningar. Ekonomiska förutsättningar per verksamhet Resursfördelningsmodell riktat mot äldre Resursfördelningsmodell är avsedd att täcka behovsökningar inom äldreomsorgen och baseras på demografin. Modellen utgår från antalet äldre personer men tar inte hänsyn till mer komplexa behov hos brukarna med tydligare inslag av hälso- och sjukvård. För 2019 tillkommer 13,7 mnkr. För närvarande är det brist på platser på särskilt boende. I slutet av 2019 beräknas nya platser i Visby tillkomma samtidigt är ett nytt boende med 60 platser beställt till Antalet hemtjänsttimmar har minskat de senaste åren men under hösten 2018 ses nu en svag ökning vilket antas fortsätta under Kostnaderna för dessa volymökningar bedöms täckas av tillskottet från resursfördelningsmodellen. Korttidsenhet Nuvarande korttidsenhet bedrivs i egna lokaler på Korpen i Visby och lokalerna är inte ändamålsenliga. Flertalet av korttidsplatserna är förlagda som dubbelrum. Standarden med dubbelrum och med del i toalett och dusch är inte på något sätt tillfredsställande för brukare som vistas där och inte heller utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. I dagsläget så finns där 36 korttidsplatser och under 2018 har tillfälliga platser lånats från hälso- och sjukvården intilliggande lokaler. En fungerande korttidsenhet är förutsättning för ett effektivt flöde av hemgångklara brukare från slutenvården inom hälso- och sjukvården. Förvaltningen behöver snarast få till en bättre lösning för verksamheten i Visby. Vistelsen på korttidsplats ska kunna ske i enkelrum med tillgång till egen toalett och dusch. Med tanke på 2 (9)

45 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 demografin och antalet ökade äldre så är bedömningen att behovet av antalet korttidsplatser ligger på cirka 40 platser. Då är växelvårdsplatser (återkommande korttidsvistelse) inkluderat. Med anledning av detta äskas investeringsmedel för en ny korttidsenhet i Visby. Stimulansmedel avvecklas För 2018 har drygt 13 mnkr i statliga stimulansmedel tillförts för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Medlen används för att öka bemanning på boenden för personer med demenssjukdom med två våningsplan, ökad bemanning på korttidsenheten samt ökade rehabiliteringsinsatser i särskilt boende, både i egen och i privat regi. Stimulansmedlen upphör från och med 2019 och socialnämnden tillförs 3 mnkr i utökad budgetram för att delvis kunna fortsätta med ökade rehabiliteringsinsatser i särskilt boende. Den ökade bemanningen på boendena behövs då för att upprätthålla kvaliteten på demensboenden i två plan samt på korttidsenheten vilket leder till ökade kostnader. LSS-verksamheten Underskottet för 2018 bedöms uppgå till cirka 25 mnkr och det kommer att ett underskott för LSS-verksamheten För 2019 tillförs 4 mnkr i utökad budgetram. Obalansen i ekonomin för LSS-verksamheten är inget nytt utan något som socialförvaltningen påtalat de senaste åren. Det är en volymökning inom samtliga insatser så som daglig verksamhet, personlig assistans och bostad med särskild service, denna ökning sker också nationellt. Inom funktionshinderområdet är det en övervältring av kostnader från försäkringskassan för personlig assistans. Kostnaderna befaras fortsätta att öka framöver då Försäkringskassan skärper kraven och fler brukare tappar rätten till assistans enligt socialförsäkringsbalken, SFB. Vissa brukarna kan då istället få sina behov tillgodosedda enligt LSS vilket bekostas av kommunerna. I övrigt är det svårt att minska kostnaderna då LSS är en rättighetslagstiftning samtidigt som verksamheten utförs till låga kostnader nationellt sett. Barn- och ungdomsvården För barn- och ungdomsvården inom individ- och familjeomsorgen har kostnaderna ökat kraftigt de senaste åren. Den genomsnittliga kostnaden per vårddygn har ökat med cirka 15 procent under Även om placeringsnivån inom hem för vård eller boende, HVB sjunkit är den totala placeringsnivån inom barn- och ungdomsvården högre, då både stödboendeplaceringar samt föräldrabarnplaceringar ökat. En del av ökningen beror på hedersrelaterat våld. Ett flertal satsningar pågår för att minska kostnaderna bland annat en stärkt familjehemsorganisation för att kunna rekrytera nya familjehem och använda färre dyra konsulentstödda familjehem. Flera satsningar syftar till att minska antalet placeringar till exempel socialpsykiatriskt team tillsammans med hälso- och sjukvården, ett utredningshem för föräldrar och barn, nätverksarbete runt barn och unga samt familjerådslag. Tillgänglig data tyder på att den ökning av psykisk ohälsa som ses nationellt även gäller för Gotland, och dessutom är det en högre förekomst av psykisk ohälsa på Gotland än i riket. Det var förhållandevis många barn och unga som hade kontakt med barn- och ungdomspsykiatrin och/eller socialtjänsten. Det var också vanligare på Gotland än i övriga riket att barn och unga levde med en förälder med psykisk funktionsnedsättning. Med stöd av stimulansmedel avseende psykisk hälsa planerar socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen att under första kvartalet 2019 starta en gemensam mottagning för barn och unga som är i behov av 3 (9)

46 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 samordnade tidiga insatser. En integrerad och samlokaliserad första linje-verksamhet för barn och unga, med PrimBUP och delar av familjestödsenheten. Syftet är att stärka samarbetet mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten, så att barn och unga och deras föräldrar kan få tillgång till ett mer samordnat stöd och i större utsträckning än idag. Beroendevården Antalet placeringar av vuxna missbrukare ökade under första halvåret 2018 fram till socialnämnden tog beslut att inte placera enligt SoL. Inflöde av nya droger kan föranleda akuta placeringar av vuxna missbrukare enligt lag om vård av missbrukare, LVM och därmed ökade kostnader. Förvaltningen driver MiniMaria tillsammans med hälso- och sjukvården, både för att höja kvaliteten för brukarna och för att minska kostnader för placeringar av unga med drogproblem. För att effektivisera arbetet och höja kvaliteten för vuxna med beroendeproblematik har socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen inrättat en integrerad missbruks- och beroendevård. Den innebär samlokaliserad verksamhet riktad mot personer är från 25 år och uppåt och har komplexa behov av insatser både från socialtjänst och hälso- och sjukvården. Försörjningsstöd Vuxcomp är ett nytt samarbete mellan socialförvaltningens försörjningsstöd och utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Modellen syftar till att fler personer som går på försörjningsstöd ska vara i någon form av aktivitet, för att på så sätt underlätta och påskynda återgång till arbete. Region Gotland har under de senaste åren tagit emot fler personer i etableringen än tidigare och den målgruppen kan ha svårigheter att snabbt komma ut på arbetsmarknaden. Detta kan leda till att de har behov av försörjningsstöd och att kostnaderna för försörjningsstöd därmed ökar. Flyktingverksamhet Under 2018 har verksamheten ensamkommande unga minskat snabbt vilket lett till stora avvecklingskostnader samt kostnader utifrån ändrade regler för ersättning. Nu är verksamheten i princip anpassad till uppdraget och under 2019 kommer verksamheten att minska ytterligare. Det finns fortfarande kostnader för en uppsagd lokal. Bedömningen är att det kommer att vara ett fåtal ungdomar kvar i ett HVB samt ett antal stödboenden och för denna verksamhet behövs ett tiotal medarbetare. Utifrån nuläget innebär detta att det inte längre kommer att vara stora underskott för denna verksamhet. Övriga förutsättningar Svårighet att rekrytera Kompetensförsörjningen är en av de viktigaste strategiska frågorna. Svårigheten att rekrytera bland annat socialsekreterare, sjuksköterskor, handläggare med flera kvarstår. Förvaltningen har en kompetensförsörjningsplan som gäller 2018 till 2020 med aktiviteter ner på enhetsnivå. Under 2018 startade en socionomutbildning och utbildning av distriktssköterskor i samarbete med Campus Gotland. Arbetsmiljö och sjukfrånvaro Sjukfrånvaron är hög inom delar av förvaltningen, till exempel särskilda boenden, och utifrån detta pågår ett omfattande arbete i enlighet med framtagna handlingsplaner som syftar till att sänka sjukfrånvaron och förbättra arbetsmiljön. Ett 4 (9)

47 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 exempel är att inom avdelningarna se över enhetschefernas chefsområden utifrån förvaltningens riktlinje för storlek på chefsområden. Tillägg för löneöversyn Nämnden får 21,5 mnkr som kompensation för löneöversyn vilket motsvarar cirka 2,4 procent. Detta beräknas täcka löneökningarna. Nämnden får också 3,2 mnkr i pott för prioriterade grupper så som socionomer, legitimerad personal och enhetschefer. Med tanke på svårigheten att rekrytera är detta en mycket viktig satsning. Årsarbetstidsavtal Övergången från årsarbetstidsavtalet till kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser, AB som skedde 1 mars 2018 har lett till ökade kostnader för bland annat mertid, övertid och förskjuten arbetstid. Bedömningen är att kostnadsökning kan vara runt 5 mnkr per år. Sjuklönerna ökar dessutom troligen beroende på att sjukskrivna medarbetarna enligt avtalet AB numera erhåller sjuklön till skillnad från förut då årsarbetstidsavtalet medgav att medarbetarna kunde vara sjuka med bibehållen lön. Heltid som norm Arbetet med heltid som norm pågår, detta i enlighet med huvudöverenskommelsen mellan SKL och Kommunal att nå heltid som norm inom Kommunals verksamhetsområde senast juni I nuläget har förvaltningen ett stort antal medarbetare som inte arbetar heltid. Att höja medarbetarnas sysselsättningsgrad skulle innebära stora kostnader. Det är också en utmaning med att få till bemanningen över dygnet då stor del av brukarnas behov av insatser är samlade till vissa tider. Personalkostnaderna kommer att öka då heltid som norm införs. Hyrpersonal Användning av hyrpersonal beror på svårigheten att rekrytera socionomer och sjuksköterskor. Kostnaderna för hyrpersonal har ökat kraftigt senaste åren och befaras bli cirka 16 mnkr Största delen avser socionomkonsulter som främst finns inom barn- och familjevården. Bedömningen är dock att behovet av hyrpersonal kommer att minska. Bland annat har det anställts fler sjuksköterskor inom särskilt boende. Ny överenskommelse hemgångsklara brukare psykiatri En ny lag om samverkan vid utskrivning från hälso- och sjukvård trädde i kraft den 2 januari Under 2018 har övergångsbestämmelse gällt för den psykiatriska heldygnsvården på 30 dagar innan betalningsansvar inträder. Enligt föreslagen lagstiftning gäller från 1 januari 2019, tre dagar för både somatisk och psykiatrisk slutenvård. Enligt tidigare beslut i respektive nämnd gäller två dagar för somatisk slutenvård på Gotland. Utifrån ny lagstiftning där somatisk och psykiatrisk vård ska likställas föreslås därför att två dagar ska gälla även för psykiatrisk heldygnsvård på Gotland. Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. Den nya överenskommelsen kommer att öka kostnaderna. Välfärdsteknik Genom den demografiska utvecklingen så står socialförvaltningen inför omfattande utmaningar att utveckla och bibehålla kvalitet och service inom välfärdsområdet. Detta gör att det är högaktuellt att nyttja e-tjänster och välfärdsteknologins möjligheter. Välfärdsteknologi är kunskapen om välfärdsteknik, digital teknik som kan användas för att öka delaktighet, självständighet, aktivitet och trygghet. För att kunna erbjuda till brukarna välfärdsteknik och digitala tjänster behövs utbyggd teknisk infrastruktur, supportorganisation, nya arbetsformer och kompetensutveckling av personal. 5 (9)

48 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 DigITal äldreomsorg på Gotland Som ett led i satsning på välfärdstjänster har medel beviljats för ett treårigt ESFprojekt (Europeiska Socialfonden) - DigITal äldreomsorg på Gotland. En skattning visar att socialförvaltningen bör satsa på att höja kompetensen om digitalisering. Detta projekt syftar till kompetensutveckling inom digitalisering och rör medarbetare inom äldreboenden, både i egen och i privat regi. Din Coach Din Coach är också ett projekt som finansieras av ESF med medfinansiering av Region Gotland samt Försäkringskassan och det bedrivs fram till maj Projektet riktar sig till unga vuxna kvinnor och män mellan år med aktivitetsersättning eller ekonomiskt bistånd. Personer med en funktionsvariation och med svårigheter att tillgodose sig de insatser som erbjuds målgruppen. Syftet är Att det inom socialförvaltningen ska finnas en beprövad modell för nära stöd för målgruppen. Att det skall finnas formaliserad och hållbar samverkan mellan berörda aktörer. Att målgruppen skall ges möjlighet till ett mer självständigt liv med en fungerande vardag och chans till egenmakt och god självkänsla. Bostadsförsörjning Bostadsförsörjningsplaner finns för både för LSS och SoL och förvaltningen arbetar med ett antal aktiviteter för att tillgodose behovet av bostäder framåt. Socialförvaltningen anser att det måste till en bredare förankring vid planering av markanvisning för att ta hänsyn till förvaltningens behov. Budgetram 2019 Bedömningen är att det nu finns större förutsättningar för en ekonomi i balans samtidigt är det är viktigt med tydlig fokus på återhållsamhet, effektivisering och god beredskap för förändringar som minskat utbud. Pågående kostnadsminskningar så som sociala företag och översyn av måltidsorganisationen måste fullföljas och ytterligare åtgärder kan bli nödvändiga. Budgetramen för 2019 ökas med 48,7 mnkr där 24,7 mnkr avser löneökningar och 13,7 mnkr avser resursfördelningsmodell omsorg för ökat antal äldre personer. Besparingen på 2 mnkr tas ifrån äldreomsorgen. Ersättningarna till privata utförare räknas upp enligt avtal. Ersättningar till utförare enligt LOV och utförare i egen regi räknas upp med 2,4 procent. Höjning av ersättningar finansieras med kompensationen för personalkostnads- och indexuppräkning. Ett tillskott på 3 mnkr avser fortsatt satsning på rehabilitering på särskilt boende då stimulansmedel upphör Tillskott på 4 mnkr till LSS-insatser avser volymökningar men täcker inte befarat underskott för verksamheten. 6 (9)

49 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 Budgetram 2019 förändring från 2018 Budgetram socialnämnden 2019, tkr Justerad driftbudgetram Indexuppräkning externa avtal Personalkostnadsuppräkning Löner prioriterade grupper Resursfördelningsmodell äldreomsorg Besparing Ökad budgetram rehabilitering säbo Ökad budgetram LSS Förändring lokalkostnader Förändring interna kostnader -303 Förändring internränta -75 Beslutad driftbudgetram Budgetram 2019 per verksamhet Nedan visas budgetramen fördelad per verksamhet. Verksamhet är ett begrepp som används nationellt och bland annat vid kostnadsjämförelse med andra kommuner. Budgetram per verksamhet 2018, tkr 2019, tkr Nämnd- och styrelseverksamhet Nämndadministration Gemensamt socialförvaltningen Vård och omsorg enl SoL varav hemtjänst varav särskilt boende varav hemsjukvård Insatser enligt LSS Individ och familjeomsorg Handläggning Bostadspolitiska frågor Flyktingmottagning Arbetsmarknadsåtgärder Totalt Budgetram 2019 per avdelning, tkr Stora delar av förvaltningens verksamhet inom SoL och LSS utförs som beställarutförarmodell varför största delen av budgeten finns hos beställaren, det vill säga myndighetsavdelningen. Utförarna har i princip ingen budgetram utan ersätts ifrån myndighetsavdelningen utifrån volym, till exempel hemtjänsttimmar och vårddygn. Avdelningen hemtjänst omfattar från och med april 2018 dels verksamheten hemtjänst dag/kväll som drivs enligt LOV (lagen om valfrihet) med noll i budgetram, dels hemtjänst natt som är anslagsfinansierat med tkr i budgetram. Verksamheten hemtjänst natt flyttades 1 april 2018 från avdelningen hemsjukvård till avdelningen hemtjänst. Nedan visas budgetramen fördelad på avdelning, oavsett vilken verksamhet det rör sig om. En avdelning kan omfatta flera olika verksamhetsbegrepp. 7 (9)

50 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 Budgetram per avdelning 2018, tkr 2019, tkr Socialförvaltningen gemensamt Myndighetsavdelning Särskilt boende Hemtjänst (budgetram natt) Omsorg personer m funktionsnedsättning Hemsjukvård Individ och familjeomsorg Kvalitets- och utvecklingsavdelning Totalt Investeringsbudget Investeringsbudgeten för 2019 uppgår till 5 mnkr för verksamhetsanpassning och utrustning samt 1,1 mnkr för investeringar i välfärdsteknik. Medlen kommer bland annat att användas till tillkallelselarm till särskilda boenden och välfärdsteknik. Nämnden har 2,5 mnkr 2018 och 10,5 mnkr 2019, totalt 13 mnkr för till- och ombyggnad av reception på individ- och familjeomsorgen på Polhemsgatan. Receptionens utformning innebär idag en risk för både brukare och personal och för att undvika allvarliga tillbud måste receptionen byggas om. Projektering pågår och projektet beräknas vara klar till En mycket viktig investering framåt är ny- eller ombyggnad av korttidsenheten på Korpen. Socialnämnden kommer åter igen att äska medel för detta på vårens budgetberedning. En väl fungerande korttidsenhet är mycket viktig i flödet rörande brukare som är i behov av särskilt stöd i avvaktan på ordinärt eller särskilt boende. Det är också en viktig del i samarbetet kring hemgångsklara brukare från hälso- och sjukvården. Största delen av socialförvaltningens verksamhet som rör boende bedrivs i lokaler som ägs av privata aktörer. Förvaltningen har påpekat och vill återigen betona att det finns många nackdelar med att inte äga verksamhetslokalerna. Frågan om ägande av lokaler för verksamheten utreds av regionstyrelseförvaltningen och ska presenteras på budgetberedningen våren Då socialförvaltningen inte äger lokalerna blir kostnaderna för projektering av nya lokaler bli en driftkostnad. Medel för detta har inte tillförts varför projekteringsmedel tas från budgeten för ordinarie verksamhet. Investeringsbudget 2019, tkr Pott verksamhetsanpassning och utrustning Pott välfärdsteknik Entré Polhemsgatan, individ- och familjeomsorg Totalt (9)

51 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/6 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 28 november 2018; Förutsättningar inför budget 2019 och fördelning av budgetram. Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till RS registrator RSF ekonomi och styrning 9 (9)

52 Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2018/ november 2018 Socialnämnden Beslutsattestanter inom socialförvaltningen 2019 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner beslutsattestanter för Sammanfattning Enligt riktlinjer för attest och delegationsordning ska nämnden årligen besluta om vilka personer som har rätt att beslutattestera och ersättare för dessa. Nämnden ansvarar för att upprätthålla en aktuell förteckning över beslutsattestanter som anger omfattningen för respektive beslutsattestants ansvar. För förvaltningen som helhet har socialdirektör och ekonomichef rätt att attestera och kan ersätta både för ordinarie och ersättande beslutsattestanter inom samtliga verksamheter. Socialdirektören har rätt att omfördela budget inom socialförvaltningens verksamhetsområden och har rätt att utse nya beslutsattestanter. Inom avdelningarna har avdelningschef rätt att attestera på samtliga ansvar inom avdelningen och har rätt att utse ersättare inom avdelningen. Lista på beslutsattestanter för 2019 bifogas i bilaga 1. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutsattestanter inom socialförvaltningen Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari). Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till RS registrator RSF ekonomi och styrning 1 (1) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

53 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 52 Hela socialförvaltningen 4 Samtliga ansvar Marica Gardell Anna-Lena Gutedal 52 Hela socialförvaltningen 4 Samtliga ansvar Anna-Lena Gutedal Marica Gardell Förvaltningsledning 4084 Utredning Marica Gardell Anna-Lena Gutedal Förvaltningsledning 4111 Ledning Marica Gardell Anna-Lena Gutedal Förvaltningsledning 4112 Utbildning Marica Gardell Anna-Lena Gutedal Förvaltningsledning 4144 Hemsjukvårdsavgifter Marica Gardell Anna-Lena Gutedal Ekonomienhet 4012 Ekonomiteam Anna-Lena Gutedal Marica Gardell Ekonomienhet 4066 Ofördelat Anna-Lena Gutedal Marica Gardell HR-enhet 4015 Arbetsledarjour Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4120 Personalteam Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4121 Anpassning Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4123 Hälsofrämjande insatser Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4125 Förtagshälsovård Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4137 SSK Utbildning Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4581 Arbetsledarberedskap Roger Nilsson Anna-Lena Gutedal HR-enhet 4380 Gem adm resursteam Magnus Björk Roger Nilsson Administrativ enhet 4010 Socialnämnd Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4011 Nämndadministration Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4014 Systemförvaltning Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4128 IT Treserva Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4130 Försörjningsteam Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4802 IT ProCapita Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4906 Div projekt Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Administrativ enhet 4938 Ökad frihet dementa Kristina Pajuäär Helena Eskedahl Myndighetsavdeln ledning 4074 Nyckelgömmor Therese Thomsson Marica Gardell Myndighetsavdeln ledning 4135 Kompetensutveckling Therese Thomsson Marica Gardell Myndighetsavdeln ledning 4145 Äldrepeng Therese Thomsson Marica Gardell Myndighetsavdeln ledning 4355 Seniorboende Tjelvargränd Therese Thomsson Marica Gardell Myndighetsavdeln ledning 4611 Bo LSS Lännavägen hus 11 Therese Thomsson Marica Gardell Myndighetsavdeln ledning 4631 Bo LSS Birkag 1b-c Therese Thomsson Marica Gardell Myndighetsavdeln ledning 4885 Seniorboende Gråbo Therese Thomsson Marica Gardell 1

54 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare Myndighetsavdeln ledning 4999 Myndighetsavd ledning Therese Thomsson Marica Gardell Handläggarenheten 4017 Sysselsättning SoL Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4040 Bost m s service SOL>65 Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4047 Biståndshandläggare SOL Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4049 Dagverksamhet Dementa Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4050 Hemtjänst Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4051 Korttidsboende Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4052 Utskrivningsklara Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4053 Trygghetslarm Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4055 Matdistribution Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4058 SÄBO inkl HSL Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4062 Avgiftsreducerad lunch Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4090 Avgiftsfri avlösning Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4092 Relationer formella Gunilla Rylander Susanne Johansson Handläggarenheten 4939 Digital nattillsyn Gunilla Rylander Therése Thomsson Funktionshinderenheten 4013 Kontaktperson LSS Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4015 Avlösarservice LSS Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4016 Korttidsfamilj LSS Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4041 Bostad m s service SOL<65 Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4044 LSSboende barn köpta pl Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4045 LSS daglig verksamhet Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4048 Biståndshandläggare LSS Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4063 LSS personlig assistans Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4064 SFB personlig assistans Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4070 LSS boende vuxna Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4075 Korttidstillsyn LSS Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4077 Ledsagare LSS Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4134 Avgiftshandläggare Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4146 LSS Korttidsvistelse Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4562 Bostadsanpassning Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4607 LSS Familjehem barn Susanne Johansson Gunilla Rylander Funktionshinderenheten 4919 Boendestöd Susanne Johansson Gunilla Rylander 2

55 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare Säbo avdelningschef 4250 OH Äldreomsorg Marit Lindgren Öystein Berge Säbo avdelningschef 4251 Utbildning Marit Lindgren Öystein Berge Säbo avdelningschef 4284 SÄBO Gemensam Marit Lindgren Öystein Berge Fältgatan Debo Fältgatan 75 Lena Olli Annelie Malmqvist Fältgatan Säbo Fältgatan 77 Annelie Malmqvist Lena Olli Fältgatan Debo Fältgatan 77 Annelie Malmqvist Lena Olli Fältgatan 77 extraboende 4262 Debo Fältgatan 77 Annelie Malmqvist Lena Olli Tingsbrogården 4282 Debo Tingsbrogården Mia Löfgren Karina Hedengrahn Kilåkern 4422 Säbo Kilåkern Therese Annas Ljung Beate Thyren Roma Äldreboende 4431 Säbo Roma Äldreboende Jenny Lindgren Helena Larsson Syrengården / Roma avd Debo Syrengården Helena Larsson Jenny Lindgren Syrengården / Roma avd Roma Äldreboende 3 Helena Larsson Jenny Lindgren Stuxgården 4461 Säbo Stuxgården Beate Thyrén Therese Annas Ljung Stuxgården 4462 Debo Havsgläntan Beate Thyrén Therese Annas Ljung Hemse Äldreboende 4501 Säbo Hemse Äldreboende Helén Persson Agnethe Näslund Iliansgården 4511 Debo Iliansgården Agnethe Näslund Helén Persson Korttidsenheten Visby 4353 Korttidsenheten Visby Mona Klingvall Karina Hedengrahn Korttidsenheten Visby 4353 Korttidsenheten Visby Karina Hedengrahn Mona Klingvall Åvallegården 4541 Säbo Åvallegården Gunilla Lidqvist Agnethe Näslund Pjäsen Säbo Pjäsen Gemensamt Brittmarie Sigrén Henriette Wulfcrona Pjäsen Debo Pjäsen avd 1 Brittmarie Sigrén Henriette Wulfcrona Pjäsen 1 ssk 4334 Debo Pjäsen avd 1 Brittmarie Sigrén Henriette Wulfcrona Pjäsen Säbo Pjäsen avd 2 Henriette Wulfcrona Brittmarie Sigrén Pjäsen Säbo Pjäsen avd 3+4 Eva Svedberg Brittmarie Sigrén Hemtjänst avdelningschef Hemtjänst LOV avdelningschef 4252 Htj övergripande ansvar Agneta Nyström Jane Sandberg Hemtjänst LOV avdelningschef 4253 Htj Gemensam Agneta Nyström Jane Sandberg Hemtjänst LOV avdelningschef 4254 Trygghetslarm Agneta Nyström Jane Sandberg Hemtjänst LOV avdelningschef 4255 Utbildning Agneta Nyström Jane Sandberg Hemtjänst Natt avdelningschef 4530 OH Hemtjänst natt Agneta Nyström Jane Sandberg Hemtjänst Natt avdelningschef 4531 Utb Htj natt Agneta Nyström Jane Sandberg 3

56 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 Forts hemtjänst avdelningschef Htj adminsitration 4260 Htj administration Jane Sandberg Agneta Nyström Hemtjänst natt 4883 Hemtjänst natt Visby Jennie Hövling Elin Hedin Hemtjänst natt 4344 Hemtjänst natt Östra Elin Hedin Jennie Hövling Hemtjänst natt 4435 Hemtjänst natt Mellersta Jennie Hövling Elin Hedin Hemtjänst natt 4473 Hemtjänst natt Norra Jennie Hövling Elin Hedin Hemtjänst natt 4533 Hemtjänst natt Södra Elin Hedin Jennie Hövling Htj västra Visby 4303 Htj Västra Visby team 2 Mats Anderne Susanne Jakobsson Htj västra Visby 4311 Htj Västra Visby team 1 Mats Anderne Susanne Jakobsson Htj västra Visby 4893 Intern htj västra Visby Mats Anderne Susanne Jakobsson Htj Södra Visby Htj Gråbo 2 Cathrine Söderström Maria Pettersson/Sara Björkander Htj Södra Visby Htj Gråbo 3 Cathrine Söderström Maria Pettersson/Sara Björkander Htj Norra Visby 4351 Htj Norra Visby Team 1 Susanne Jakobsson Mats Anderne Htj Norra Visby 4371 Htj Norra Visby Team 2 Susanne Jakobsson Mats Anderne Htj Norra Visby 4894 Internt htj norra Visby Susanne Jakobsson Mats Anderne Htj södra Visby Htj Länna/Signalen Maria Pettersson/Sara Björkander Cathrine Söderström Htj södra Visby Htj Gråbo 1 Maria Pettersson/Sara Björkander Cathrine Söderström Htj södra Visby 4892 Internt htj södra Visby Maria Pettersson/Sara Björkander Cathrine Söderström Htj norra Gotland Htj Roma Amira Svedberg Lise-Lotte Nideborn Htj norra Gotland Htj Norra Gotland Team 2 Amira Svedberg Lise-Lotte Nideborn Htj norra Gotland Htj Norra Gotland Team 1 Lise-Lotte Nideborn Amira Svedberg Htj norra Gotland Htj Fårö/Fårösund Lise-Lotte Nideborn Amira Svedberg Htj norra Gotland 4887 Internt htj norra Gotland Lise-Lotte Nideborn Amira Svedberg Htj södra Gotland Htj Havdhem Hanna Billström Markus Lidman Htj södra Gotland Htj Hemse Hanna Billström Markus Lidman Htj Södra Gotland Htj Klinte Sara Björkander Hanna Billström Htj södra Gotland Htj Stånga Hanna Billström Markus Lidman Htj södra Gotland Htj Kråkan/Haga Markus Lidman Hanna Billström Htj södra Gotland 4886 Intern htj södra Gotland Markus Lidman Hanna Billström 4

57 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 OOF avdelningschef OOF Avd chef 4600 Avdelningsadm OOF Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4901 Lärsam Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4601 Utbildning Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4604 Arbetsmarknadsåtgärder OOF Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4610 Enhetsadm OOF Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4615 BoLSS barn/ungdom Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4616 Ledsagarservice Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4617 Avlösarservice Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4618 Kontaktpersoner Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4619 Korttidstillsyn Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF Avd chef 4624 Sysselsättning SOL Öppen Anna-Lena Pettersson Katarina Lawergren OOF 8 CF 4672 Korttidshem Lillkorpen Camilla Kotz Ulla-Britt Olofsson OOF 8 CF 4674 Korttidshem Bokbindargatan 7 Camilla Kotz Ulla-Britt Olofsson OOF 8 CF 4682 Korttidshem Hänget Camilla Kotz Ulla-Britt Olofsson OOF 8 CF 4687 Korttidshem Villa Nova Camilla Kotz Ulla-Britt Olofsson OOF BoLss Mobila Teamet Hemse Jonas Larsson Cecilia Luthman OOF Htj sa Gotland BoLss Jonas Larsson Cecilia Luthman OOF SOL Bostöd Hemse Jonas Larsson Cecilia Luthman OOF 9 AK 4921 BoLss Buntmakarg 50 Jonas Larsson Cecilia Luthman OOF 3 MK 4741 BoLss Kanalgränd Jonas Larsson Cecilia Luthman OOF Grindvillan Petra Cöster Milan Kuzeljevic OOF 9 AK 4688 BoLss Lännavägen hus 10 Petra Cöster Milan Kuzeljevic OOF 9 AK 4693 BoLssTvätterskeg 6 Petra Cöster Milan Kuzeljevic OOF 9 AK 4696 BoLSS Terra Nova torg Petra Cöster Milan Kuzeljevic OOF 4 UBO 4603 Korttidsfamilj Ulla-Britt Olofsson Camilla Kotz OOF 4 UBO 4660 Adm. Assistenter Ulla-Britt Olofsson Camilla Kotz OOF 4 UBO 4662 Korttidshem Bryggargatan Ulla-Britt Olofsson Camilla Kotz OOF 4 UBO 4663 BoLSS Riggen Ulla-Britt Olofsson Camilla Kotz OOF 4 UBO 4664 Tillsynsverksamhet Ulla-Britt Olofsson Camilla Kotz OOF 4 UBO 4762 Avlösarservice LSS Ulla-Britt Olofsson Camilla Kotz 5

58 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 Forts OOF avdelningschef OOF 2 CK/CP 4706 Htj Visby OOF Christina Palmelöv Therese Jakobsson OOF 2 CK/CP 4707 Mobilt team Visby söder 3 Christina Palmelöv Therese Jakobsson OOF 2 CK/CP 4714 BoLss Buntmakarg 65 Christina Palmelöv Therese Jakobsson OOF 2 CK/CP 4709 Greta Arwidssons gata Christina Palmelöv Therese Jakobsson OOF 2 CK/CP 4957 SOL Bostöd Visby 2 Christina Palmelöv Therese Jakobsson OOF 7 TJ 4958 SOL Bostöd Visby 3 Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4701 Mobilt team Visby norr 1 Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4703 Htj OOF Norra Visby Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4705 Kontaktpersoner LSS Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4763 Ledsagare LSS Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4813 Kontaktperson SoL Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4923 Mobilt team Visby norr 2 Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 7 TJ 4956 SOL Bostöd Visby 1 Therese Jakobsson Christina Palmelöv OOF 11 MK 4695 BoLss Bogegatan 1A Milan Kuzeljevic Petra Cöster OOF 11 MK 4702 BoLss Tjelvarvägen 2 Milan Kuzeljevic Petra Cöster OOF 11 MK 4711 BoLss Irisdalsg 131 Milan Kuzeljevic Petra Cöster OOF 11 MK 4922 BoLss Tjelvargränd Milan Kuzeljevic Petra Cöster OOF 11 MK 4924 BoLss Irisdalsg 133 Milan Kuzeljevic Petra Cöster OOF 6 KL/AM 4771 Villa Maria Anna Myhr Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4783 Lövsta Socialt företag Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4790 DV LSS Gem Anna Myhr Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4791 DV LSS Externa Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4796 DV Visborg återvinning Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4905 Sysselsättning SOL Öppen Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM :an DV Klinte Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4972 Slite DC/Villa Vie Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4974 DV Haugstains gård Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4977 DV Bråtet Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4978 DV LSS Gåvan Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4980 DV Viadukten Maria Helander Katarina Lawergren 6

59 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 Forts OOF avdelningschef OOF 6 KL/AM 4981 DV Lss COOP Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4982 Kreativ Media Anna Myhr Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4984 Återanvändarna Socialt företag Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4985 DV Lss Biltema Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4989 DV Ica Maxi Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4991 DV Lss Social företag Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4784 Suderviljan Socialt företag Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4785 DV Arena Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4786 DV Villa Maria Anna Myhr Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4792 Överskottsförrådet Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4794 Tryck och design Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4795 DV Händelsecentrum Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4797 Atelje Bläcku Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4798 Vävmagasinet Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4799 DV Gråbo Service Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4941 DV Skogen Hemse Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4942 DV Hemse Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM :an DV Klinte Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4946 DV gården stöd o sysselsättn Maria Helander Katarina Lawergren OOF 6 KL/AM 4987 DV Fältgatan Katarina Lawergren Maria Helander OOF 6 KL/AM 4988 DV LSS Pjäsen Maria Helander Katarina Lawergren OOF 1 CL 4750 BoLSS Mobila Teamet Slite 2 Cecilia Luthman Thony Sundstrand OOF 1 CL 4752 BoLss Stationsgatan Cecilia Luthman Thony Sundstrand OOF 1 CL 4753 BoLss Apoteksgatan Cecilia Luthman Thony Sundstrand OOF 1 CL 4917 SOL Bostöd Slite Cecilia Luthman Thony Sundstrand OOF 1 CL 4973 BoLss Mobila Teamet Slite 1 Cecilia Luthman Thony Sundstrand OOF 12 PC 4731 BoLSS Vildrosvägen Thony Sundstrand Cecilia Luthman OOF 12 PC 4732 BoLSS Smitterbergsväg Thony Sundstrand Cecilia Luthman OOF 12 PC 4733 BoLSS Mobila Teamet Klinte Thony Sundstrand Cecilia Luthman OOF 12 PC 4912 SOL Bostöd Klinte Thony Sundstrand Cecilia Luthman 7

60 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare Hemsjukvård avdelningschef 4256 OH Hemsjukvård Öystein Berge Marit Lindgren Avdelningschef Hsjv 4257 Utbildning Hemsjv Öystein Berge Marit Lindgren Hemsjukvård Visby 4563 HSV-team Visby Helene Lag Lundgren Elin Olsson Hemsjukvård LSS 4929 SSK OoF (LSS) Helene Lag Lundgren Elin Olsson Hemsjukvård Norr/Mellan 4561 HSV-team Norr-mellan Marianne Lyttkens Helene Lag Lundgren Hemsjukvård Söder 4564 Kväll och Natt/Sjukvård Elin Olsson Helene Lag Lundgren Hemsjukvård Söder 4565 HSV-team Söder Elin Olsson Helene Lag Lundgren IFO gemensamt 4029 Familjerådgivning Christina Godarve Lars Olofsson IFO gem 4801 Utbildning Christina Godarve Lars Olofsson IFO gem 4807 Individ o familj, Gemensa Christina Godarve Lars Olofsson IFO gem 4822 Socialjour Christina Godarve Lars Olofsson IFO gem 4832 Familjerådslag Christina Godarve Lars Olofsson IFO gem 4947 BarnSam Christina Godarve Lars Olofsson Stöd o försörjning 4810 Gemensamt Mari Bergström Helena Tiricke Stöd o försörjning 4811 Utbildning Mari Bergström Helena Tiricke Stöd o försörjning 4814 Kontaktfamilj/person Mari Bergström Helena Tiricke Stöd o försörjning 4815 Ekonomiskt bistånd Mari Bergström Helena Tiricke Stöd o försörjning 4816 Försörjningsstöd Mari Bergström Helena Tiricke Stöd o försörjning 4877 Arbetsfrämjande åtgärder Mari Bergström Helena Tiricke Stöd o försörjning 4898 Försörjningsstöd, dödsboa Mari Bergström Helena Tiricke Barn o familj 4093 Föraldra/barn HVB externt Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4820 Gemensamt Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4821 Utbildning Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4824 Barn och ungdomsvård Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4825 Inst vård f barn o undom Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4827 Kontaktmannaskap barn Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4833 Övrig stödinsats Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Barn o familj 4837 Kontaktfamilj/person Gunvor Allqvie Lotta Linge Hallberg Enhet BEU Boende Ensamkom Unga 4848 Enhetsövergripande Cecilia Thun Emelie Waktel Enhet BEU Boende Ensamkom Unga 4148 Uddens Gränd/utsluss Cecilia Thun Emelie Waktel EKB- Ensamk.Barn 4868 Jourhem flykting Lars Olofsson Hilda Barnard 8

61 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 Forts IFO gemensamt EKB- Ensamk.Barn 4907 HVB Flykting Lars Olofsson Hilda Barnard EKB- Ensamk. Barn 4911 Gemensam e.k flykting Lars Olofsson Hilda Barnard EKB- Ensamk. Barn 4916 Utredning ensak. Barn Lars Olofsson Hilda Barnard EKB- Ensamk.Barn 4908 Konsulents.fam.hem flykting Lars Olofsson Hilda Barnard EKB- Ensamk.Barn 4936 Fam.hem egen regi flykting Lars Olofsson Hilda Barnard EKB- Ensamk.Barn 4940 HVB villan Lars Olofsson Hilda Barnard Familjehem/rätt 4082 Familjehemsresor Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4086 Konsulentstödda fam.hem Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4149 Skolfam Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4826 Familjehem Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4840 Familjerätt Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4862 Familjehemssekreterare Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4863 Jourhem Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4864 Kontrakterade tonårshem Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4866 Kontakt/korttidsfamilj Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4903 Gemensamt Eva Hall Christina Godarve Familjehem/rätt 4904 Barnsekreterare Eva Hall Christina Godarve Familjestöd 4069 Medling Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4830 Ungdomsgruppen Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4831 Östertull Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4835 Sommarjobb Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4836 Myllan/Umgängescentral Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4841 Ungdomscoacher Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4860 Gemensamt Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4861 Utbildning Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4865 Familjefokus Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4888 Familjefrid Barn Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Familjestöd 4891 Familjefrid Vux Kjell Gardarfve Shanti Gustavsson Beroendevård 4843 Lägenhetskedjan Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4849 Provtagning Ragnar Östermark Tanja Johansson 9

62 Bilaga 1 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2019 (januari) Organisation Text Ansvar Text Beslutsattestant Ersättare 1 Forts IFO gemensamt Beroendevård 4855 Hemlösa Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4867 Övriga öppna insatser Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4870 Gemensamt Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4871 Mini Maria Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4872 Vuxengruppen Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4873 Institutionsvård för vuxn Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4875 Boendestöd Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4876 Individuellt behovsprövad Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4878 Alkoholrådgivning Ragnar Östermark Tanja Johansson Beroendevård 4879 Försörjningsstöd Ragnar Östermark Tanja Johansson Barn o familj 4088 Föräldra/barn HVB Henrik Söderdahl Lars Olofsson Kvalitet utveckling gemensamt 4020 Kvalitet och utveckling Hanna Ogestad Marica Gardell Kvalitet&Utveckling gemensamt 4068 Kunskapsutveckling Hanna Ogestad Marica Gardell Kvalitet&Utveckling gemensamt 4073 Ökad bemanning ÄO Hanna Ogestad Marica Gardell Kvalitet&Utveckling gemensamt 4083 Kunskapssatsning ÄO/OOF Hanna Ogestad Marica Gardell Kvalitet&Utveckling gemensamt 4124 Våld i nära relationer Hanna Ogestad Marica Gardell Förebyggandeenheten 4081 Anhörigsstöd Tove Öberg Hanna Ogestad Förebyggandeenheten 4990 Förebyggande arbete Tove Öberg Hanna Ogestad Förebyggandeenheten 4966 Dagverksamh Violen Agnetha Lövdahl Hanna Ogestad Förebyggandeenheten 4967 Dagverksamh Astuen Agnetha Lövdahl Hanna Ogestad 10

63 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 87 SON AU 87 Förenklat beslutsfattande för äldre SON 2018/100 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialförvaltningen informerar och redovisar en inriktning om hur ett förenklat beslutsfattande med stöd av 4 kap. 2 a SoL skulle kunna utformas. En fortsatt fördjupning i sakfrågan föreslås. Socialnämnden godkänner informationen. Fördjupat underlag redovisas till socialnämnden i juni Den 23 mars 2018 fattade regeringen beslut om införande av förenklat beslutsfattande för äldre. Införande av förenklat beslutsfattande är frivilligt för kommunerna att införa. Syftet är att ge de kommuner som så önskar möjlighet att bevilja äldre kvinnor och män insatser inom äldreomsorg på ett enklare sätt och med större utrymme för delaktighet och självbestämmande. Den nya bestämmelsen innebär att den äldre får hemtjänst i den omfattning som kommunen angett i sina kommunala riktlinjer om insatsen beviljas med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Lagförslaget trädde i kraft den 1 juli Socialnämnden beslutade att tillsätta en arbetsgrupp, för att ta fram ett underlag med förslag om förenklat beslutsfattande enligt 4 kap. 2 a SoL. Utgångspunkten var utifrån perspektivet brukare, ekonomi, kvalitet, och medarbetare. Socialförvaltningens arbetsgrupp lämnar information och ett påbörjat förslag om hur förenklat beslutsfattande kan se ut. Socialförvaltningen begär ytterligare tid för ett fördjupat arbete, och då främst med riktlinje för 4 kap. 2 a SoL. Bedömning Genom förslaget till lagändring ges kommunen möjlighet att utveckla nya former för att erbjuda service och omsorg till äldre och möjlighet och tillgängliggöra hemtjänstinsatser av mer generell natur i ett tidigt skede, vilket kan minska eller skjuta upp behovet av mer omfattande äldreomsorg. Ett ökat inslag av förebyggande insatser ökar även möjligheterna att kunna erbjuda insatser som på ett mer träffsäkert sätt svarar mot den enskildes behov, när behoven av stöd ökar och det blir aktuellt med en individuell behovsprövning. Administrativa kostnader och resurser i form av handläggare bedöms kunna fördelas där de bäst behövs vid befogenhet att erbjuda hemtjänst till äldre utan behovsprövning. För att kunna ta ställning till införande av förenklat beslutsfattande för äldre krävs det ett mer omfattande underlag med utgångspunkt från perspektiv såsom brukare, ekonomi, kvalitet, och medarbetare. Underlaget bör även uppmärksamma pågående arbete och erfarenheter från andra kommuner, organisation, konsekvenser för verksamhetssystem, koppling till IBIC, statistik och uppföljning samt möjligheten till digitalisering. 1 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

64 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 87 Socialförvaltningen föreslår att förvaltningen tar fram ett fördjupat underlag som presenteras för socialnämnden i juni Ärendets behandling under mötet Therese Thomsson, myndighetschef och Amie Stobenius, utvecklingsledare presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 24 oktober Socialnämndens beslut SON 53 ( ) 2 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

65 Socialförvaltningen Amie Stobenius Tjänsteskrivelse SON 2018/ oktober 2018 Socialnämnden Förenklat beslutsfattande för äldre Förslag till beslut Socialförvaltningen informerar och redovisar en inriktning om hur ett förenklat beslutsfattande med stöd av 4 kap. 2 a SoL skulle kunna utformas. En fortsatt fördjupning i sakfrågan föreslås. Socialnämnden godkänner informationen. Fördjupat underlag redovisas till socialnämnden i juni Sammanfattning Den 23 mars 2018 fattar regeringen beslut om införande av förenklat beslutsfattande för äldre. Införande av förenklat beslutsfattande är frivilligt för kommunerna att införa. Syftet är att ge de kommuner som så önskar möjlighet att bevilja äldre kvinnor och män insatser inom äldreomsorg på ett enklare sätt och med större utrymme för delaktighet och självbestämmande. Den nya bestämmelsen innebär att den äldre får hemtjänst i den omfattning som kommunen angett i sina kommunala riktlinjer om insatsen beviljas med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Lagförslaget trädde i kraft den 1 juli Socialnämnden beslutade att tillsätta en arbetsgrupp, för att ta fram ett underlag med förslag om förenklat beslutsfattande enligt 4 kap. 2 a SoL. Utgångspunkten var utifrån perspektivet brukare, ekonomi, kvalitet, och medarbetare. Socialförvaltningens arbetsgrupp lämnar information och ett påbörjat förslag om hur förenklat beslutsfattande kan se ut. Socialförvaltningen begär ytterligare tid för ett fördjupat arbete, och då främst med riktlinje för 4 kap. 2 a SoL. Bakgrund Redan i propositionen om äldreomsorgen inför 90-talet (prop. 1987/88:176) betonades tre grundläggande principer för samhällets service och vård till äldre. Den första principen gällde äldres rätt att själva bestämma och att få behålla sin integritet och identitet. Den andra principen är att äldre måste ges förutsättning att få känna sig trygga. Den tredje principen som lyftes fram var valfrihet. De äldre måste kunna påverka innehållet i och utformningen i samhället service och vård. Samhällets insatser bör även organiseras så att den behövandes behov, önskningar och uppfattningar tas som utgångspunkt för arbetet. Detta innebär bl.a. att beslut om hur det praktiska och dagliga arbetet ska bedrivas bör fattas så nära den äldre som möjligt i samarbete mellan den som får hjälp och den som ger den direkta hjälpen. 1 (9) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

66 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 Normalisering och självbestämmande är grundläggande begrepp i socialtjänstlagen som förutsätter varandra. Individuellt anpassade insatser handläggs genom utredning, bedömning och beslut. Trots strukturerade och enhetliga utredningar och tydligare dokumentation tycker inte alla att de har självbestämmande eller känner sig delaktiga i beslut om den äldreomsorg som kan vara styrande för de förutsättningar som rör deras vardag. I den kunskapsöversikt som Stiftelsen Stockholms läns äldrecentrum har gjort framkommer att många upplever den formella handläggningen som komplicerad och att det kan vara svårt för den enskilde att förstå biståndshandläggarnas roll. Källa: Socialstyrelsens lägesrapport (artikelnummer ). Ändring i socialtjänstlagen 4 kap. 2 a socialtjänstlagen (2001:453) Socialnämnden får utan föregående behovsprövning erbjuda hemtjänst till äldre personer. Ett sådant erbjudande förutsätter att den äldre personen har informerats om: 1. i vilken utsträckning och på vilket sätt han eller hon kan påverka utförandet av insatserna, 2. på vilket sätt kommunen följer upp insatserna, och 3. rätten att alltid kunna ansöka om bistånd enligt 1. Kommunen ska följa upp insatserna med utgångspunkt i kommunens riktlinjer, insatsernas kvalitet enligt 3 kap. 3 och värdegrunden i 5 kap. 4. Utifrån lagrådsremissen gällande förenklat beslutsfattande om hemtjänst för äldre inför regeringen i socialtjänstlagen (2001:453) en ny bestämmelse. Socialnämnden får erbjuda hemtjänst till äldre personer utan föregående behovsprövning dvs ett förenklat beslutsfattande. Den nya bestämmelsen innebär att den äldre får hemtjänst i den omfattning som kommunen angett i sina kommunala riktlinjer om insatsen beviljas med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Lagförslaget gäller från och med 1 juli Erbjudande förutsätter att den äldre personen har informerats om i vilken utsträckning och på vilket sätt hen kan påverka utförandet av insatserna, på vilket sätt kommunen följer upp insatserna och rätten att alltid kunna ansöka om bistånd enligt 4 kap. 1. Förändringen förstärker möjligheten till förebyggande insatser genom att hemtjänstinsatser kan göras tillgängliga i ett tidigare skede, vilket kan minska eller skjuta upp behovet av mer omfattande äldreomsorg. Bestämmelsen omfattar avgifter enligt 8 kap. SoL och 17 kap. och hälso- och sjukvårdslagen (2017:30). Befogenhet att erbjuda äldre personer hemtjänst utan behovsprövning Genom den nya bestämmelsen får kommuner befogenheter att utveckla nya former för att erbjuda service och omsorg till äldre. Bestämmelsen är frivillig för kommunerna att tillämpa och är förenad med villkor för att säkerställa att enskilda personer inte får sina rättigheter försvagade. Det är kommunen som ska ta emot och handlägga ansökningar om hemtjänst utan föregående behovsprövning. Ambitionerna om en mer tillitsbaserad och mindre administrativt belastande styrning och är i överensstämmelse med bestämmelserna i 3 kap. 5 SoL som slår fast att insatserna ska utformas och genomföras tillsammans med den enskilde. Ändringen i socialtjänstlagen ligger även i linje med bestämmelsen i 5 kap. 5 SoL enligt vilken den äldre så långt det är möjligt ska kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. De insatser som är aktuella är uteslutande offentligt finansierade tjänster där kommunen är huvudman och omfattar inte t.ex. hushållsnära tjänster (s.k. RUT-tjänster). Genom att socialtjänstlagen inte preciserar vad som menas med äldre ligger det inom kommunens befogenhet att i sina riktlinjer för handläggning precisera vilken ålder som kan anses vara vägledande vid handläggningen av ärenden om ansökningar om hjälp och stöd till äldre personer. Om den äldre själv vill eller om kommunen 2 (9)

67 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 bedömer att den äldre behöver mer omfattande insatser än vad som följer av riktlinjerna, ska en utredning och behovsprövning alltid göras och bistånd i form av hemtjänst beviljas med stöd av 4 kap. 1 SoL. Beslutet om att bevilja insatser enligt den nya bestämmelsen är gynnande för den enskilde men är inte en rättighet eftersom det är frivilligt för kommunerna att införa den. Omvärldsorientering Arbetsgruppen har förhört sig om andra kommuner har genomfört förenklat beslutsfattande med stöd av 4 kap. 2 a SoL, (september 2018) ännu har ingen kommun infört det, flertalet har däremot infört och arbetat med förenklad handläggning utifrån 4 kap. 1 SoL under många år, vilket inte ska förväxlas med förenklat beslutsfattande enligt 4 kap. 2 a SoL. Region Gotland och förenklad biståndsprövning Region Gotland införde och arbetade utifrån förenklad biståndsprövning i början av 2000-talet. Förenklad biståndsprövning avsåg personer 75 år och äldre, folkbokförda på Gotland och som enbart ansökte om serviceinsatser i form av städning, tvätt och/eller inköp samt trygghetslarm och matdistribution. Det fanns ingen möjlighet för den enskilde att fritt kunna disponera sin tid eller byta insatser inom ramen för sitt beslut. Det fanns ingen särskild avgiftstaxa utan högkostnadsskyddet gällde. Befolkningsprognos Diagrammet visar Gotlands befolkningsprognos 10 år framåt har Gotland 6359 invånare 75 år och äldre beräknas Gotland ha 9135 invånare 75 år och äldre. 3 (9)

68 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 Kommunernas ekonomi och styrning Det finns i dagsläget inte någon forskning som pekar på att äldre personer skulle ta äldreomsorg i anspråk utan att behöva sådana tjänster. I SOU 2017:21 framkommer att den typiske äldreomsorgstagaren är en ensamstående kvinna som är 85 år gammal och att de sökande oftast har tämligen stora omvårdnadsbehov redan vid ansökningstillfället. Under 2015 hade personer i åldersgruppen 65 år och äldre någon form av biståndsbeslutad socialtjänstinsats, varav 60 procent hade hemtjänst i ordinärt boende. Målgruppen som är i behov av hemtjänst bedöms inte öka med det nu aktuella förslaget, eftersom kommunen har möjligheter att genom sina beslut styra utbudets omfattning och prissättning på ett sådant sätt att kommunen når önskad effekt. Kostnader för hemtjänst Diagrammet visar hemtjänstkostnader (2017) och invånare per åldersgrupp. Källa: KPB Medborgarna och beviljad insats av hemtjänst Diagrammet visar andel personer som (2017) har respektive inte har hemtjänst med en åldersklassning i fem-års intervaller. I dagsläget är det 20,1% av Gotlands befolkning, 75 år och äldre som ansökt och beviljats hemtjänst. Hemtjänst 2018 totalt antal personer antal brukare hemtjänst 4 (9)

69 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 Beviljade trygghetslarm 2017 Sep 2018 Diagrammet visar hur många trygghetslarm som beviljats sedan 1 januari 2017 och ger en bild av omfattningen per månad gällande ansökningar och beviljade trygghetslarm. Källa: Treserva Hemtjänst som begrepp Hemtjänst är ett samlingsbegrepp för olika typer av insatser som den enskilde kan få i syfte att underlätta den dagliga livsföringen. Något schematiskt (ej utifrån IBIC) beskrivs nedan de insatser enskilda ansöker om med stöd av 4 kap. 1 SoL och regleras i riktlinje antagen av socialnämnden. Städning av bostaden Tvätt/klädvård Inköp av varor och tjänster Tillredning av måltider Distribution av mat. Personlig omvårdnad Ledsagning Sociala aktiviteter, bryta isolering Avlösning av anhörigvårdare i hemmet. Trygghetslarm Samtalsstöd och rådgivning 5 (9)

70 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 Trygghetslarm och boservice skulle kunna erbjudas enligt SoL 4:2a Socialförvaltningens arbetsgrupp föreslår att socialnämnden erbjuder insatsen trygghetslarm med stöd av 4 kap. 2a SoL för alla nya sökande. De som fått beviljat trygghetslarm enligt 4 kap. 1 SoL sker det ingen förändring för. Förutom trygghetslarm föreslås att den enskilde ska kunna ansöka med stöd av 4 kap. 2a SoL insatsen boservice. Insatser i begreppet boservice ska vara fullt valbara både gällande vilka insatser den enskilde önskar samt omfattning av dem utifrån det antal timmar man ansökt om. Boservice regleras i riktlinje för insatser beviljade enligt 4 kap. 2a SoL. Boservice föreslås innehålla följande insatser: Städning av bostaden Tvätt/klädvård Inköp av varor och tjänster Social aktivitet Ledsagning Observera att trygghetslarm föreslås vara ett eget beslut och boservice ett eget beslut, anledningen till att arbetsgruppen föreslår att de två insatserna åtskiljs är att trygghetslarm ska gälla oavsett ålder och har egen taxa. Båda insatserna ska omfattas av högkostnadsskyddet. Möjlighet att påverka utförandet Beslutet ska endast innehålla information om insatser enligt riktlinjer, antal timmar som den enskilde önskar och som beviljas. Boservice erbjuds på en generell nivå och den äldre ska ges utrymme för att påverka utformningen av insatsen som är beviljad med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Den enskilde ska vara delaktig och ha inflytande. Utföraren ska tala om vad som är möjligt att utföra inom ramen för beslutet och gällande riktlinje. Vem kan ansöka enligt 4 kap. 2 a SoL? Förslag är att person fyllda 75 år och folkbokförd på Gotland ska efter ansökan beviljas insatser med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Förslaget om 75 år grundar sig på att före 75 års ålder är beviljade insatser under 5% (2017) av samtliga personer som beviljats hemtjänst på Gotland. Efter 75 års ålder ökar antal beviljade insatser av hemtjänst. Möjligheten till förebyggande insatser genom att hemtjänstinsatser görs tillgängliga i ett tidigare skede, kan minska eller skjuta upp behovet av mer omfattande äldreomsorg. I vilken omfattning ska boservice erbjudas? Förslag är att boservice ska erbjudas 1-7 timmar/mån. Den enskilde kan ansöka om minimum 1 timma/mån och maximalt 7 timmar/mån. Den enskilde kan alltid ansöka om insats/er med stöd av 4:1 SoL och får då en sedvanlig utredning och beslut om insats/er. 6 (9)

71 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 Vad kommer det att kosta den enskilde? Förslag är att högkostnadsskyddet ska gälla för insatser beviljade med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Kostnaden skulle enligt beräkning bli 248 kronor per timme (utan högkostnadsskydd) och då ligga i nivå med tjänster som utförs med RUT-avdrag (240 kronor). För insatsen trygghetslarm föreslås kostnaden vara oförändrad (350 kronor/mån, 2018) och ingå i högkostnadsskyddet precis som tidigare. Vistelsebegreppet Av 2 kap. 2 socialtjänstlagen (2001:453, SoL) framgår att socialtjänsten har det yttersta ansvaret för att alla som vistas i kommunen får den hjälp och det stöd de behöver. Kommunens yttersta ansvar innebär ingen inskränkning i det ansvar som vilar på andra huvudmän, men kommunen har skyldighet att tillfälligt bistå den enskilde, med insatser i väntan på att ansvarig huvudman ger behövliga insatser. Vistelsebegreppet infördes med den grundläggande och praktiska avsikten att den enskilde som vistas i kommunen och där får behov av bistånd, ska kunna få stöd och hjälp av kommunen om behovet inte kan tillgodoses på annat sätt. Det är således den kommun där den enskilde befinner sig när hjälpbehovet inträder som har ansvaret för att den enskilde får den hjälp som han eller hon behöver. Det är oftast den kommun där personen har sitt permanenta boende. Vistelsebegreppet bör emellertid inte leda till att vistelsekommunen ska vidta alla de åtgärder som kan behövas när den enskilde är bosatt i annan kommun. Kommunens skyldighet att pröva en persons behov av bistånd påverkas dock inte av vistelsetidens längd. Gäller vistelsebegreppet vid förenklat beslutsfattande? Beslutet ska dokumenteras enligt 11 kap. 5 och 6 Beslut enligt den nya bestämmelsen om förenklat beslutsfattande är inte överklagningsbara genom förvaltningsbesvär utan kan enbart bli föremål för domstolsprövning genom s.k. laglighetsprövning enligt 13 kap. kommunallagen (2017:725). Överklagan av beslut med stöd av 4 kap. 2 a SoL kan inte ske i förvaltningsrätten, vilket ger anledning till att vistelsebegreppet inte kan ingå i förenklat beslutsfattande. För att kunna överklaga beslut med stöd av 4 kap. 2 a SoL måste man vara folkbokförd på Gotland. Dokumentation och uppföljning av insatser som erbjuds utan föregående behovsprövning Genomförandet av beslutade insatser kan utföras antingen i kommunal regi eller av privata utförare från vilka kommunen upphandlar tjänster. Besluten ska dokumenteras och följas upp enligt bestämmelserna om dokumentation i 11 kap. 5 och 6 och 7 kap. 3 SoL. Kommunen har det yttersta ansvaret för att enskilda får den hjälp och det stöd som de behöver samt att insatserna är av god kvalitet (2 kap. 1 och 3 kap. 3 SoL). Privata utförare som utför insatser enligt SoL har ett ansvar för att insatserna är av god kvalitet, att personalen har lämplig utbildning och erfarenhet och för att kvaliteten i verksamheten systematiskt utvecklas och säkras. Utgångspunkten för uppföljning av insatser utan behovsprövning blir inte den äldres behov. Utgångspunkten blir i stället äldres uppfattning om tjänsterna, hur tjänsterna motsvarar kommunens riktlinjer och hur de förhåller sig till kravet på god kvalitet och till värdegrunden. Riktlinjerna måste vara tydliga så att det är möjligt att göra en sådan bedömning. Genom att den äldres önskemål utgör en av grunderna för uppföljningen torde den äldres delaktighet och självbestämmande kunna öka. 7 (9)

72 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 IBIC individens behov i centrum Socialstyrelsen har utvecklat IBIC (individens behov i centrum) som är ett stöd för att identifiera och beskriva individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden i dagliga livet. och socialförvaltningen Inom Regionens äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta pågår ett stort arbete med att införa IBIC. I lagrådsremissen som rör förenklat beslutsfattande om hemtjänst för äldre kan man utläsa att flera remissinstanser efterlyst klargörande över hur den nya bestämmelsen om förenklat beslutsfattande kommer att påverka användandet av IBIC. Somliga remissinstanser har gjort gällande att IBIC inte kommer att användas då uppgifter om äldres behov minskar vid ett förenklat beslutsfattande. Lagrådsremissen utvecklar resonemanget och menar att IBIC alltjämt fyller en viktig funktion och skillnaden blir att den första kartläggningen görs i samband med den första uppföljningen i ett förenklat beslutsfattande och inte vid en första utredning. Förslag till riktlinje för beslut med stöd av 4 kap. 2 a SoL Myndighetsavdelningen är representerad i arbetsgruppen och har under utredningstiden arbetat med förslag till riktlinje med stöd av 4 kap. 2a SoL. Förslaget behöver bearbetas ytterligare därav en av anledningarna till att arbetsgruppen föreslår en förlängd utredningstid. Arbetsgruppen skulle även vilja invänta Socialstyrelsen som via Nätverket IBIC kommer att arbeta med förslag till hur en riktlinje skulle kunna utformas. Konsekvenser för företag Förslaget medför inte att företag påförs skyldigheter eller särbehandlas. Förslaget ger kommunerna utökade befogenheter inom socialtjänstens område och innebär inga förändringar när det handlar om kommunernas möjligheter att ingå avtal med privata aktörer på området. Företagens konkurrensförhållanden påverkas inte. Digitalisering Det pågår ett digitaliseringsarbete inom socialtjänsten. Förenklat beslutsfattande med stöd av 4 kap. 2a SoL skulle mycket väl kunna digitaliseras och robotiseras. E-tjänst kan införas redan i dagsläget. Robotisering kräver ett utvecklingsarbete av leverantören för verksamhetssystemet Treserva. Dialog har inletts med leverantören och sakfrågan behöver utredas ytterligare och det behövs genomföras en analys- och konsekvensbeskrivning. Bedömning Genom förslaget till lagändring ges kommunen möjlighet att utveckla nya former för att erbjuda service och omsorg till äldre och möjlighet och tillgängliggöra hemtjänstinsatser av mer generell natur i ett tidigt skede, vilket kan minska eller skjuta upp behovet av mer omfattande äldreomsorg. Ett ökat inslag av förebyggande insatser ökar även möjligheterna att kunna erbjuda insatser som på ett mer träffsäkert sätt svarar mot den enskildes behov, när behoven av stöd ökar och det blir aktuellt med en individuell behovsprövning. Administrativa kostnader och resurser i form av handläggare bedöms kunna fördelas där de bäst behövs vid befogenhet att erbjuda hemtjänst till äldre utan behovsprövning. 8 (9)

73 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/100 För att kunna ta ställning till införande av förenklat beslutsfattande för äldre krävs det ett mer omfattande underlag med utgångspunkt från perspektiv såsom brukare, ekonomi, kvalitet, och medarbetare. Underlaget bör även uppmärksamma pågående arbete och erfarenheter från andra kommuner, organisation, konsekvenser för verksamhetssystem, koppling till IBIC, statistik och uppföljning samt möjligheten till digitalisering. Representanter i arbetsgruppen Representanter i arbetsgruppen har varit från myndighetsavdelningen, ekonomiavdelningen samt kvalitets- och utvecklingsavdelningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 24 oktober 2018 Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Therese Thomsson, myndighetschef Hanna Ogestad, kvalitetschef 9 (9)

74 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON 53 SON 53 Förenklat beslutsfattande för äldre SON 2018/100 Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner informationen. Socialförvaltningen får i uppdrag att redovisa ett underlag till införande av förenklat beslutsfattande med utgångspunkt från brukare, ekonomi, kvalitet och medarbetare. Underlag redovisas till socialnämnden i oktober Pensionärsrådet ska ges möjlighet att lämna synpunkter på det underlag som presenteras för nämnden i oktober Sammanfattning Den 23 mars 2018 fattar regeringen beslut om införande av förenklat beslutsfattande för äldre. Införande av förenklat beslutsfattande kommer att vara frivilligt för kommunerna att införa. Syftet är att ge de kommuner som så önskar möjlighet att bevilja äldre kvinnor och män insatser inom äldreomsorg på ett enklare sätt och med större utrymme för delaktighet och självbestämmande. Den nya bestämmelsen innebär att den äldre får hemtjänst i den omfattning som kommunen angett i sina kommunala riktlinjer om insatsen beviljas med stöd av den föreslagna 4 kap. 2 a socialtjänstlagen (SoL). Lagförslaget föreslås träda i kraft den 1 juli Bedömning Genom förslaget till lagändring ges kommunen möjlighet att utveckla nya former för att erbjuda service och omsorg till äldre och möjlighet och tillgängliggöra hemtjänstinsatser av mer generell natur i ett tidigt skede, vilket kan minska eller skjuta upp behovet av mer omfattande äldreomsorg. Ett ökat inslag av förebyggande insatser ökar även möjligheterna att kunna erbjuda insatser som på ett mer träffsäkert sätt svarar mot den enskildes behov, när behoven av stöd ökar och det blir aktuellt med en individuell behovsprövning. Administrativa kostnader och resurser i form av handläggare bedöms kunna fördelas där de bäst behövs om kommunerna får befogenhet att erbjuda hemtjänst till äldre utan behovsprövning. För att kunna ta ställning till införande av förenklat beslutsfattande för äldre krävs det ett omfattande underlag med utgångspunkt från perspektiv såsom brukare, ekonomi, kvalitet, och medarbetare. Underlaget bör även uppmärksamma erfarenheter från andra kommuner som redan infört förenklad handläggning, konsekvenser för verksamhetssystem, koppling till IBIC samt möjligheten till digitalisering. Förvaltningen ska återkomma och presentera underlag på socialnämndens sammanträde i oktober Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 16 mars Forts. 1 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

75 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON 53 Forts. 53 Ärendets behandling under mötet Marica Gardell, socialdirektör presenterar ärendet. Ordförande yrkar att pensionärsrådet ska ges möjlighet att lämna synpunkter på det underlag som presenteras för nämnden i oktober Socialnämndens ledamöter instämmer i yrkandet. Skickas till Therese Thomsson, myndighetschef Hanna Ogestad, kvalitetschef 2 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

76 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 86 SON AU 86 Remiss. Strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor SON 2018/385 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden i Region Gotland ser inga skäl till att erinra mot föreslagen strategi gällande mäns våld mot kvinnor, däremot anser socialnämnden att det är av vikt att andra grupper inom socialtjänstens område uppmärksammas i samma omfattning som mäns våld mot kvinnor, såsom exempelvis ekonomiskt våld och våld i nära relation äldre. Föreslagen strategi skulle stärka både dagens och det framtida arbetet samt ge stöd i arbetet för en eventuell förvaltningsgemensam organisation. Samtliga nämnder i Region Gotland samt Gotlandshem AB är remissinstans utifrån Regionstyrelsens beslut 30 augusti 2018 (RS 2017/897). Svar önskas särskilt svar på följande frågor: - Vilka av era verksamheter berörs av föreslagen strategi? - Vilka konsekvenser skulle implementering av föreslagen strategi få för era berörda verksamheter? - Annat som är viktigt att lyfta fram? Bedömning Socialnämnden besvarar frågorna i sitt remissvar daterat 26 oktober 2018 (SON2018/385). Sammanfattningsvis berörs samtliga av socialnämndens verksamheter. Det finns ett väl fungerat implementerat arbete i socialförvaltningen där nyckelpersoner får fortbildning inom området. Den strategiska inriktningen stärker förvaltningens pågående systematiska arbete för att förebygga mäns våld mot kvinnor. Föreslagen strategi skulle stärka både dagens och det framtida arbetet samt ge stöd i arbetet för en eventuell förvaltningsgemensam organisation. Socialnämnden anser det är av vikt att andra grupper inom socialtjänstens område uppmärksammas i samma omfattning som mäns våld mot kvinnor, såsom exempelvis ekonomiskt våld och våld i nära relation äldre. Ärendets behandling under mötet Amie Stobenius, verksamhetsutvecklare presenterar ärendet. Beslutsunderlag Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Tjänsteskrivelse. Svar på remiss daterad 26 oktober (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

77 Socialförvaltningen Amie Stobenius Tjänsteskrivelse SON 2018/ oktober 2018 Socialnämnden Svar på remiss Förslag till strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor SON 2018/385 Förslag till svar Socialnämnden i Region Gotland ser inga skäl till att erinra mot föreslagen strategi gällande mäns våld mot kvinnor, däremot anser socialnämnden att det är av vikt att andra grupper inom socialtjänstens område uppmärksammas i samma omfattning som mäns våld mot kvinnor, såsom exempelvis ekonomiskt våld och våld i nära relation äldre. Föreslagen strategi skulle stärka både dagens och det framtida arbetet samt ge stöd i arbetet för en eventuell förvaltningsgemensam organisation. Sammanfattning Samtliga nämnder i Region Gotland samt Gotlandshem AB är remissinstans utifrån Regionstyrelsens beslut 30 augusti 2018 (RS 2017/897). Remissvar önskas särskilt svar på följande frågor: 1. Vilka av era verksamheter berörs av föreslagen strategi? 2. Vilka konsekvenser skulle implementering av föreslagen strategi få för era berörda verksamheter? 3. Annat som är viktigt att lyfta fram? Socialnämnden i Region Gotland ser inga skäl till att erinra mot föreslagen strategi gällande mäns våld mot kvinnor, däremot anser socialnämnden att det är av vikt att grupper inom socialtjänstens område som inte benämns i strategins bild (sid.6) uppmärksammas i samma omfattning som andra. Exempel är ekonomiskt våld och våld i nära relation äldre. Föreslagen strategi skulle stärka både dagens och det framtida arbetet samt ge stöd i arbetet för en eventuell förvaltningsgemensam organisation. 1 (4) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

78 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/385 Ärendebeskrivning Regionstyrelsen beslutade 30 augusti 2018 att remittera (RS 2017/897) Förslag Strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor till samtliga nämnder samt Gotlandshem AB och önskar särskilt svar utifrån tre frågeställningar. 1. Vilka av era verksamheter berörs av föreslagen strategi? Samtliga av socialnämndens verksamheter berörs av strategin. 2. Vilka konsekvenser skulle implementering av föreslagen strategi få för era berörda verksamheter? Det finns ett väl fungerat implementerat arbete i Socialförvaltningen, med utsedda nyckelpersoner i alla verksamheter, vilka får kontinuerlig fortbildning. Den strategiska inriktningen stärker socialförvaltningens verksamheter i att fortsätta bedriva ett systematiskt arbete för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor. 3. Annat som är viktigt att lyfta fram? Det är av vikt att andra grupper inom socialtjänstens område uppmärksammas i samma omfattning som mäns våld mot kvinnor, såsom exempelvis ekonomiskt våld, och våld i nära relation äldre. I strategins bild (s.6) saknas exempelvis ovan nämnda grupper, när det gäller området våld i nära relation äldre är det inte ovanligt att brukare utsätter anhöriga likväl som det kan finnas anhöriga som utsätter sina närstående. Andra särskilt utsatta grupper är personer med funktionsnedsättningar och personer med psykisk sjukdomsbild. Lagar Följande lagar inom socialtjänsten reglerar ansvar för förebyggande och motverkande mot våld. Socialtjänstlag, SFS 2001:453 5 kap. om stöd och hjälp från socialtjänst 11 Till socialnämndens uppgifter hör att verka för att den som utsatts för brott och dennes närstående får stöd och hjälp. Socialnämnden ska särskilt beakta att kvinnor som är eller har varit utsatta för våld eller andra övergrepp av närstående kan vara i behov av stöd och hjälp för att förändra sin situation. Socialnämnden ansvarar för att ett barn, som utsatts för brott, och dennes närstående får det stöd och den hjälp som de behöver. Socialnämnden ska också särskilt beakta att ett barn som bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot närstående är offer för brott och ansvara för att barnet får det stöd och den hjälp som barnet behöver. 14 kap. anmälningsplikt angående barn som far illa 1 Följande myndigheter och yrkesverksamma är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa: 1. myndigheter vars verksamhet berör barn och unga, 2. andra myndigheter inom hälso- och sjukvården, annan rättspsykiatrisk undersökningsverksamhet, socialtjänsten, Kriminalvården, Polismyndigheten och Säkerhetspolisen, 3. anställda hos sådana myndigheter som avses i 1 och 2, och 4. de som är verksamma inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet och fullgör uppgifter som berör barn och unga eller inom annan sådan verksamhet inom hälso- och sjukvården eller på 2 (4)

79 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/385 socialtjänstens område. De som är verksamma inom familjerådgivning är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om att ett barn utnyttjas sexuellt eller utsätts för fysisk eller psykisk misshandel i hemmet. Myndigheter, befattningshavare och yrkesverksamma som anges i första stycket är skyldiga att lämna socialnämnden alla uppgifter som kan vara av betydelse för utredning av ett barns behov av stöd och skydd. Nationell strategi Den nationella strategin relaterar till att frågan om mäns våld mot kvinnor är konsekvensen av ett ojämställt samhälle med en maktobalans mellan könen. Regeringen betonar särskilt förebyggande insatser och mäns delaktighet. Kunskap, metoder och samordning på området har utvecklats, men utvecklingen av arbetet mot våld bygger fortsatt i stor utsträckning på tillfälliga satsningar. I den nationella strategin finns fyra övergripande målsättningar: Ett utökat och verkningsfullt förebyggande arbete mot våld Förbättrad upptäckt av våld och starkare skydd och stöd för våldsutsatta kvinnor och barn Effektivare brottsbekämpning Förbättrad kunskap och metodutveckling Nationellt politiskt delmål Ett av sex delmål i nationella jämställdhetspolitiken är att mäns våld mot kvinnor ska upphöra. Kvinnor och män, flickor och pojkar, ska ha samma rätt och möjlighet till kroppslig integritet. Delmålet omfattar alla yttringar av fysiskt och psykiskt, inklusive sexuellt, våld och hot om våld som riktas mot kvinnor och flickor. Regeringen i har i formulering av strategin ett särskilt fokus på kopplingen mellan maskulinitet och våld. Det omfattar även hedersrelaterat våld och förtryck, prostitution och handel med människor för sexuella ändamål. Region Gotlands strategiska vägval Av den nationella strategins fyra målsättningar har tre valts ut inom ramen för denna strategi. Det fjärde målet - effektivare brottsbekämpning är en del av det arbetet som gör inom ramen för Region Gotlands samverkansöverenskommelse med polisen. Den nationella strategin har regionaliserats utifrån Region Gotlands kartläggning och analys. Utifrån de tre valda målsättningarna har berörda förvaltningar kartlagt, sorterat och identifierat behov samt därmed gjort strategiska vägval för respektive nationell målsättning. Det mesta av det arbetet har gjorts i den av RSS utsedda arbetsgruppen. Utöver det har de strategiska vägvalen förankrats i respektive förvaltningars ledningsgrupper. Berörda förvaltningar har därmed förbättrat förutsättningarna för en god implementering. 3 (4)

80 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/385 Socialnämndens arbete gällande våld i nära relation Det finns ett väl fungerat implementerat arbete i socialförvaltningen, med utsedda nyckelpersoner i alla verksamheter, vilka får kontinuerlig fortbildning. Området våld i nära relation kan alltid utvecklas och socialförvaltningen har ett nära samarbete med andra nämnder samt Länsstyrelsen för sitt utvecklingsarbete. Den strategiska inriktningen stärker socialförvaltningens verksamheter i att fortsätta bedriva ett systematiskt arbete för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor. I kvalitetsuppföljningar säkerställs rutiner för arbetet våld i nära relation gällande både egenregin och privata utförare. Socialnämnden har ansökt och fått stimulansmedel för att utreda förutsättningar för en förvaltningsgemensam organisation för våld i nära relation, vilket på sikt ytterligare stärker utvecklingsarbetet för området våld i nära relation. Bedömning Föreslagen strategi skulle stärka både dagens och det framtida arbetet samt ge stöd i arbetet för en eventuell förvaltningsgemensam organisation. Socialnämnden anser det är av vikt att andra grupper inom socialtjänstens område uppmärksammas i samma omfattning som mäns våld mot kvinnor, såsom exempelvis ekonomiskt våld och våld i nära relation äldre. Beslutsunderlag Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Tjänsteskrivelse. Svar på remiss daterad 26 oktober Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad, kvalitetschef Skickas till: registrator-rs@gotland.se (Ange RS 2017/897) 4 (4)

81 Regionstyrelseförvaltningen Katrin Rindlaug/Karl Risp Ärendenr RS 2017/897 1 (1) Handlingstyp Missiv Datum 19 september 2018 Remittering av Förslag till strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor Regionstyrelsen beslutade 30 augusti 2018 att remittera Förslag Strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor till samtliga nämnder samt Gotlandshem AB. Remissvar skickas senast 30 november 2018 till registrator-rs@gotland.se. I svaret anges att det gäller ärende RS 2017/897. I remissvaret önskas särskilt svar på följande frågor: 1. Vilka av era verksamheter berörs av föreslagen strategi? 2. Vilka konsekvenser skulle implementering av föreslagen strategi få för era berörda verksamheter? 3. Annat som är viktigt att lyfta fram? Vid frågor kontakta Katrin Rindlaug, e-post: katrin.rindlaug@gotland.se, telefon: , eller Karl Risp e-post: karl.risp@gotland.se, telefon: , båda strateger på regionstyrelseförvaltningens enhet för social hållbarhet. Bilaga 1: Strategi för förebyggande och motarbetande av mäns våld mot kvinnor Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

82 Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Fastställd av Välj ett objekt Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum Gäller Ärendenr RS 2017/897 Version [1.0] Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Innehåll 1. Inledning Syfte Region Gotlands strategiska vägval Målsättningen Ett utökat och verkningsfullt förebyggande arbete mot våld Utöka insatser till våldsutövare Förstärka det våldspreventiva arbetet Målsättningen Förbättrad upptäckt av våld samt starkare skydd och stöd för våldsutsatta kvinnor och barn Skydd och stöd Upptäckt av våldsutsatthet Målsättningen Förbättrad kunskap och metodutveckling Kunskap och metodutveckling Implementering och uppföljning Mäns våld mot kvinnor Definition Nationellt politiskt delmål att utgå ifrån Nationell strategi Lagar...7 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post Org nr Webbplats

83 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Inledning Mäns våld mot kvinnor är ett allvarligt och omfattande samhällsproblem som orsakar stort fysiskt och psykiskt lidande. Det är den yttersta konsekvensen av den maktobalans som råder mellan kvinnor och män. Föreställningar om kön, makt och sexualitet har en grundläggande betydelse för alla former av mäns våld mot kvinnor, inklusive hedersrelaterat våld och förtryck såväl som prostitution och människohandel för sexuella ändamål. Våldet leder till mänskligt lidande som motverkar ett socialt hållbart samhälle. Det leder till ojämlikhet och ojämställdhet i hälsa och leder till stora samhällskostnader för bland annat hälso- och sjukvården, rättsväsendet, socialförsäkringar och det sociala välfärdssystemet. Hot, våld, kränkningar och förtryck förekommer i alla samhällsklasser och åldersgrupper. Våldet påverkar individens hela livssituation och nätverk både akut och på lång sikt. Våld är ett folkhälsoproblem och ett samhällsproblem som är resurskrävande och kräver samverkan mellan olika myndigheter. Den nationella jämställdhetspolitiken har därför ett delmål som säger att mäns våld mot kvinnor ska upphöra. Strategin pekar ut på vilket sätt vi ska verkställa den nationella politiken. Region Gotland har utifrån den nationella strategin 1 valt de inriktningar som bedöms ha störst effekt för perioden Strategin gäller Region Gotlands verksamheter och ska hjälpa till att förverkliga prioriterade delar av det nationella jämställdhetsmålet om att mäns våld mot kvinnor ska upphöra. 2 Vidare utgör strategin ett deluppdrag i handlingsplanen enligt CEMR: s europeiska jämställdhetsdeklaration som undertecknades i regionfullmäktige i december 2015 (RF 305, 2015). Strategin stämmer också väl överens med Jämställdhetsstrategi för Gotland framtagen av Länsstyrelsen i Gotlands län Arbetet med förslaget till strategier har gjorts i en arbetsgrupp, utsedd av regional samverkans- och stödstruktur, RSS. I arbetsgruppen har ingått jämställdhetsstrateg från regionstyrelseförvaltningen, hälso- och sjukvårdsförvaltningens utbildningsstrateg, socialförvaltningens samordnare gällande våld i nära relationer och chefen för barn- och elevhälsan från utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Representanterna i arbetsgruppen har varit länken mellan de verksamheter som arbetar med mäns våld mot kvinnor för att identifiera och säkra de strategiska vägvalen och på vilket sätt de implementeras. Arbetsgruppen har i respektive förvaltning säkerställt de strategiska vägvalen. 2. Syfte Syftet med strategin är att förverkliga de delar av den nationella politiken som är prioriterade utifrån Region Gotlands bedömning av behov och förutsättningar. Strategin ska följas upp för eventuell revidering under mandatperioden Region Gotlands strategiska vägval I den nationella strategin (se kapitel 5) finns fyra övergripande målsättningar: Ett utökat och verkningsfullt förebyggande arbete mot våld Förbättrad upptäckt av våld och starkare skydd och stöd för våldsutsatta kvinnor och barn Effektivare brottsbekämpning Förbättrad kunskap och metodutveckling 1 En tioårig nationell strategi för att förebygga och bekämpa mäns våld mot kvinnor, ur Regeringens skrivelse 2016/17:10 Makt, mål och myndighet feministisk politik för en jämställd framtid (8)

84 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Av den nationella strategins fyra målsättningar har tre valts ut inom ramen för denna strategi. Det fjärde målet - effektivare brottsbekämpning är en del av det arbetet som gör inom ramen för Region Gotlands samverkansöverenskommelse med polisen. Den nationella strategin har regionaliserats utifrån Region Gotlands kartläggning och analys. Utifrån de tre valda målsättningarna har berörda förvaltningar kartlagt, sorterat och identifierat behov samt därmed gjort strategiska vägval för respektive nationell målsättning. Det mesta av det arbetet har gjorts i den av RSS utsedda arbetsgruppen. Utöver det har de strategiska vägvalen förankrats i respektive förvaltningars ledningsgrupper. Berörda förvaltningar har därmed förbättrat förutsättningarna för en god implementering. Som underlag för nämndernas insatser samt utifrån de utvalda nationella målsättningarna har följande strategiska vägval gjorts: 3.1 Målsättningen Ett utökat och verkningsfullt förebyggande arbete mot våld Förstärka det våldspreventiva arbetet Det våldspreventiva arbetet är en del av det grundläggande jämställdhetsarbetet. Det handlar om att förhindra att våld över huvud taget uppstår samt att förmå den som utövar våld att upphöra med det. Preventiva insatser ska vara både av primärt (till hela befolkningen) samt sekundärt slag (till de grupper som har förhöjd risk att utöva eller utsättas för våld). Det är viktigt att arbeta brett och aktivt med maskulinitetsfrågor och machonormer för att komma till rätta med orsakerna bakom mäns våld mot kvinnor Insatser i en bred samverkan är en central del för att kunna förstärka det våldspreventiva arbetet inom Region Gotland Utöka insatser till våldsutövare Den huvudsakliga utgångspunkten för strategin är att förebygga mäns våld mot kvinnor. I det ligger både att förhindra att våld uppstår, och att våld upprepas. Det innebär att bakomliggande orsaker till mäns våld, och möjligheterna att undvika eller bryta våldet är avgörande. Insatser riktade till våldsutövaren är en viktig del av ett förbyggande arbete mot våld. 3 (8)

85 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Målsättningen Förbättrad upptäckt av våld samt starkare skydd och stöd för våldsutsatta kvinnor och barn Upptäckt av våldsutsatthet Kvinnors och flickors utsatthet för våld kännetecknas bl.a. av att de i jämförelse med män och pojkar oftare utsätts för våld av närstående, i första hand av män men även av kvinnor, t.ex. när våld och förtryck motiveras av föreställningar om kollektiv heder. Det finns en mängd hinder för den våldsutsatta kvinnan eller flickan att berätta om sin utsatthet för omvärlden och att söka stöd för att ändra sin situation. Så länge endast en mindre del av kvinnors och flickors utsatthet för våld kommer till det offentligas kännedom begränsas möjligheten att utveckla insatser på området. Insatser för kunskapsspridning och utvecklingsarbete för att upptäcka våldsutsatthet är centralt i arbetet med skydd och stöd. Särskild kunskap krävs för upptäckt av hedersrelaterat våld och förtryck Skydd och stöd För att kunna förhindra att våld över huvud taget uppstår eller upprepas måste den våldsutsatta eller barnet som bevittnat våldet skyddas och få stöd. Stödet ska utgå från den enskilda individens behov och barnets bästa. Vad gäller barn är sambandet mellan att uppleva våld mot en förälder och att själv vara direkt utsatt för våld mycket starkt. Insatser till våldsutövaren bidrar till att förhindra våldet. 3.3 Målsättningen Förbättrad kunskap och metodutveckling Kunskap och metodutveckling Kunskap, utveckling av metoder och arbetssätt för att motverka våldet sker genom utbildning, behovsanalys och uppföljning. Det skapar förutsättningar för ett hållbart arbete över tid. Insatser för ökad kunskap om mäns våld mot kvinnor hos berörda yrkesgrupper och beslutsfattare på alla samhällsnivåer stärker ett långsiktigt arbete med mäns våld mot kvinnor. 4. Implementering och uppföljning En del av de insatser som görs på området mäns våld mot kvinnor är lagstadgade (se kapitel 6.) En strategi formulerar vägval som underlag för prioriteringar i berörda verksamheter. Berörda förvaltningar beskriver utifrån Region Gotlands styrmodell på vilket sätt som de avser implementera och följa upp strategin i sin planering. Regionstyrelsen ansvarar för att stödja genomförandet och uppföljning genom nätverk och kunskapsspridning. 4 (8)

86 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Under mandatperioden ska en övergripande uppföljning göras med eventuella förslag till revidering av strategin. 5. Mäns våld mot kvinnor 5.1 Definition Våld är varje handling mot en annan person, som genom att denna handling skadar, smärtar, skrämmer eller kränker, får denna person att göra något mot sin vilja eller avstå från att göra något den vill 3. Mäns våld mot kvinnor definieras av FN som alla former av könsrelaterat våld som resulterar i fysisk sexuell eller psykisk skada alternativt lidande för kvinnor, inklusive hot om sådana handlingar, tvång eller godtyckligt frihetsberövande, både i det offentliga och i det privata. 5.2 Nationellt politiskt delmål att utgå ifrån Ett av sex delmål i nationella jämställdhetspolitiken är att mäns våld mot kvinnor ska upphöra. Kvinnor och män, flickor och pojkar, ska ha samma rätt och möjlighet till kroppslig integritet. Delmålet omfattar alla yttringar av fysiskt och psykiskt, inklusive sexuellt, våld och hot om våld som riktas mot kvinnor och flickor. Regeringen i har i formulering av strategin ett särskilt fokus på kopplingen mellan maskulinitet och våld. Det omfattar även hedersrelaterat våld och förtryck, prostitution och handel med människor för sexuella ändamål. När det gäller våld i nära relationer så utövas det huvudsakligen, men inte uteslutande, av män mot kvinnor. Det är viktigt att motarbeta allt slags våld i nära relationer, exempelvis att ge stöd och hjälp till homo- eller heterosexuella män och kvinnor samt transpersoner som utsätts för våld i nära relationer. Hedersrelaterat våld och förtryck drabbar inte heller uteslutande kvinnor och flickor utan också pojkar och män. Att enbart tala i könsneutrala termer osynliggör det vanligaste våldet i nära relationer, en man som utövar våld mot en närstående kvinna. Det gör våldet svårare att förebygga och bekämpa. Det är därför viktigt att prata både om arbetet mot mäns våld mot kvinnor och om arbetet mot våld i nära relationer. Eftersom området är komplext är det svårt att för en strategi hitta ett namn som leder tanken till alla delar som omfattas. Regeringen har valt att benämna den nationella strategin som förebyggande och bekämpande av mäns våld mot kvinnor. Även Region Gotland har valt att som övergripande begrepp använda mäns våld mot kvinnor i rubriken till strategin. Nedan används en bild för att visa sambandet mellan olika typer av våld. 3 Svensk översättning utifrån Per Isdal, «Meningen med volden», (8)

87 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Bild - Sambandet mellan mäns våld, mäns våld mot kvinnor och våld i nära relationer Statistik visar att större delen av det våld som sker i nära relationer utövas av män mot kvinnor. Bilden illustrerar att mäns våld mot kvinnor inrymmer större delen av det våld som sker i nära relationer. Bilden visar även att mäns våld mot kvinnor är en del av det våld som män utövar i en rad olika sammanhang, inklusive det män riktar mot andra män i offentliga miljöer. 5.3 Nationell strategi Hittills har samhällets arbete tenderat att hantera våldets konsekvenser snarare än dess orsaker. Regeringens ambition är att verka för en omorientering, från ett reaktivt till ett proaktivt förhållningssätt, att främja utvecklingen av effektiva åtgärder för att förhindra både att våld utövas och att våld upprepas. Det kräver effektiva åtgärder för att förhindra både att våld utövas och att våld upprepas. Samhället ska bli bättre på att upptäcka våld och kunskapen om våldets utbredning och fungerande arbetssätt behöver öka. Arbetet mot våld måste vara väl samordnat mellan berörda aktörer på samtliga nivåer. Styrning, samordning och uppföljning av arbetet mot mäns våld mot kvinnor ska stärkas. Den nationella strategin relaterar till att frågan om mäns våld mot kvinnor är konsekvensen av ett ojämställt samhälle med en maktobalans mellan könen. Regeringen betonar särskilt förebyggande insatser och mäns delaktighet. Kunskap, metoder och samordning på området har utvecklats, men utvecklingen av arbetet mot våld bygger fortsatt i stor utsträckning på tillfälliga satsningar. 6 (8)

88 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Lagar Lagar inom vård, omsorg, socialtjänst och skola reglerar ansvar för förebyggande och motverkande av våld. Socialtjänstlag, SFS 2001:453 5 kap. om stöd och hjälp från socialtjänst 11 Till socialnämndens uppgifter hör att verka för att den som utsatts för brott och dennes närstående får stöd och hjälp. Socialnämnden ska särskilt beakta att kvinnor som är eller har varit utsatta för våld eller andra övergrepp av närstående kan vara i behov av stöd och hjälp för att förändra sin situation. Socialnämnden ansvarar för att ett barn, som utsatts för brott, och dennes närstående får det stöd och den hjälp som de behöver. Socialnämnden ska också särskilt beakta att ett barn som bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot närstående är offer för brott och ansvara för att barnet får det stöd och den hjälp som barnet behöver. 14 kap. anmälningsplikt angående barn som far illa 1 Följande myndigheter och yrkesverksamma är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa: 1. myndigheter vars verksamhet berör barn och unga, 2. andra myndigheter inom hälso- och sjukvården, annan rättspsykiatrisk undersökningsverksamhet, socialtjänsten, Kriminalvården, Polismyndigheten och Säkerhetspolisen, 3. anställda hos sådana myndigheter som avses i 1 och 2, och 4. de som är verksamma inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet och fullgör uppgifter som berör barn och unga eller inom annan sådan verksamhet inom hälso- och sjukvården eller på socialtjänstens område. De som är verksamma inom familjerådgivning är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om att ett barn utnyttjas sexuellt eller utsätts för fysisk eller psykisk misshandel i hemmet. Myndigheter, befattningshavare och yrkesverksamma som anges i första stycket är skyldiga att lämna socialnämnden alla uppgifter som kan vara av betydelse för utredning av ett barns behov av stöd och skydd. Skollag, SFS 2010: kap. barn som far illa 13 Huvudmannen för verksamhet som avses i denna lag och den som är anställd i sådan verksamhet, ska på socialnämndens initiativ i frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. I fråga om utlämnande av uppgifter gäller de begränsningar som följer av 14 och offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Bestämmelser om skyldighet att anmäla till socialnämnden att ett barn kan behöva nämndens skydd finns i 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453). 7 (8)

89 Region Gotland Strategi för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor, Region Gotland Hälso- och sjukvårdslagen, SFS 2017:30 5 kap. barn som far illa 8 Hälso- och sjukvården ska på socialnämndens initiativ, i frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa, samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. I fråga om utlämnande av uppgifter gäller de begränsningar som följer av 6 kap patientsäkerhetslagen (2010:659) och av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Bestämmelser om skyldighet att anmäla till socialnämnden att ett barn kan behöva nämndens skydd finns i 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453). 8 (8)

90 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 91 SON AU 91 Revidering. Överenskommelse - Trygg och effektiv utskrivning SON 2017/398 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden fastställer reviderad överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende Trygg och effektiv utskrivning. En ny lag 2016/17:106 om samverkan vid utskrivning från hälso- och sjukvård trädde i kraft den 2 januari Under 2018 har övergångsbestämmelse gällt för den psykiatriska heldygnsvården på 30 dagar innan betalningsansvar inträder. Syftet med den nya lagen är att främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård är i behov av både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Den ska främja att en patient med behov av fortsatta insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att hen bedöms utskrivningsklar. Lagen trycker också på att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas. Föreliggande förslag till revidering är dels korrigering av begrepp för samverkansstrukturerna och dels justeringar avseende betalningsansvar för den psykiatriska heldygnsvården. Enligt föreslagen lagstiftning gäller från 1 januari 2019, tre dagar för både somatisk och psykiatrisk slutenvård. Bedömning Enligt tidigare beslut i respektive nämnd gäller två dagar för somatisk slutenvård på Gotland. Utifrån ny lagstiftning där somatisk och psykiatrisk vård ska likställas föreslås därför att två dagar ska gälla även för psykiatrisk heldygnsvård på Gotland. Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. Socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen har enats om att följa nuvarande belopp på kronor. Ärendets behandling under mötet Marica Gardell, socialdirektör presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Förslag på revidering av överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning. 1 (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

91 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Leif Ohlsson Cecilia Krook Tjänsteskrivelse HSN 2017/491, SON 2017/398 8 november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden/socialnämnden fastställer reviderad överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende Trygg och effektiv utskrivning. Sammanfattning En ny lag 2016/17:106 om samverkan vid utskrivning från hälso- och sjukvård trädde i kraft den 2 januari Under 2018 har övergångsbestämmelse gällt för den psykiatriska heldygnsvården på 30 dagar innan betalningsansvar inträder. Syftet med den nya lagen är att främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård är i behov av både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Den ska främja att en patient med behov av fortsatta insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att hen bedöms utskrivningsklar. Lagen trycker också på att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas. Föreliggande förslag till revidering är dels korrigering av begrepp för samverkansstrukturerna och dels justeringar avseende betalningsansvar för den psykiatriska heldygnsvården. Enligt föreslagen lagstiftning gäller från 1 januari 2019, 3 dagar för både somatisk och psykiatrisk slutenvård Enligt tidigare beslut i respektive nämnd gäller två dagar för somatisk slutenvård på Gotland. Utifrån ny lagstiftning där somatisk och psykiatrisk vård ska likställas föreslås därför att två dagar ska gälla även för psykiatrisk heldygnsvård på Gotland. Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

92 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2017/491, SON 2017/398 Socialförvaltningen och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har enats om att följa nuvarande belopp på 6600:-. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Förslag på revidering av överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Socialförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Cecilia Krook Leif Olsson Mårten Åström 2 (2)

93 Överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning Fastställd av Socialnämnden, Hälso- och sjukvårdsnämnden Beslutsdatum SON , HSN Ärendenr SON 2017/398, HSN 2017/491 Version 2 Syfte Främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård behöver insatser från både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Främja att patient med behov av insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att hen är utskrivningsklar. Att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas. Mål Delaktig och trygg patient som genom effektiv utskrivning får vård och omsorg på rätt nivå där insatser samordnas efter behov. Samverkan Samverkan, som bygger på ömsesidigt förtroende, krävs så att den enskildes rätt till god och säker vård och omsorg tillgodoses vid överflyttning mellan olika vårdformer, inklusive vård i hemmet. Den enskilde ska vara delaktig. Gemensamt verktyg är samordnad individuell plan (SIP) Samtycke Samordnad individuell planering förutsätter patientens eller dennes närståendes samtycke. Den enskildes självbestämmande och integritet ska respekteras. Den information som behövs för fortsatt vård, behandling, rehabilitering och omsorg ska kommuniceras mellan alla berörda parter, förutsatt att patienten ger sitt samtycke. Arbetsordning Förvaltningarna ansvarar gemensamt för att riktlinjer finns kring samverkan för trygg och effektiv utskrivning. Revidering av riktlinjer görs i samverkan mellan förvaltningarna och initieras i VuxenSam. Eventuella samverkansproblem löses i första hand på lokal chefsnivå, enhetschefer respektive Vuxennätverket. I sista hand lyfts frågan till VuxenSam. Ekonomisk reglering 2019 Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

94 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 88 SON AU 88 Granskning av intern kontroll inom ekonomiskt bistånd SON 2018/383 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden överlämnar socialförvaltningens svar som sitt eget yttrande till Region Gotlands revisorer. PwC har på uppdrag av revisorerna inom Region Gotland granskat om socialnämnden säkerställer en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att detta bara delvis uppfylls, framförallt då de kontrollaktiviteter som utförs inte finns dokumenterade som tydliga rutiner. Revisorerna önskar svar på hur nämnden skall säkerställa följande områden. Bedömning Socialförvaltningen redovisar svar gällande uppföljning av kvalitetsgarantier, dokumentation av rutiner för kontrollaktiviteter av transaktioner och rättssäker handläggning samt korrekta rutiner för avstämning och kontroll i yttrandet. Enligt redovisade rutiner är förvaltningens bedömning att säkerheten vid utbetalningar är tillgodosedd. Socialnämnden föreslås överlämna förvaltningens yttrande till revisorerna som sitt. Ärendets behandling under mötet Christina Godarve, avdelningschef individ- och familjeomsorgen presenterar ärendet. Beslutsunderlag Revisionsskrivelse daterad Processkarta över utbetalning av medel. Tjänsteskrivelse daterad 7 november (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

95 Socialförvaltningen Christina Godarve Tjänsteskrivelse SON 2018/383 7 november 2018 Socialnämnden Granskning av intern kontroll inom ekonomiskt bistånd Förslag till beslut Socialnämnden överlämnar socialförvaltningens svar som sitt eget yttrande till Region Gotlands revisorer. Sammanfattning PwC har på uppdrag av revisorerna inom Region Gotland granskat om socialnämnden säkerställer en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen visar ett antal brister som revisorerna önskar svar på. Ärendebeskrivning PwC har på uppdrag av revisorerna inom Region Gotland granskat om socialnämnden säkerställer en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att detta delvis uppfylls. Detta framförallt då de kontrollaktiviteter som utförs inte finns dokumenterade som tydliga rutiner. Revisorerna önskar svar på hur nämnden skall säkerställa följande områden. Tydliggör hur, och delge att uppföljning av nämndens kvalitetsgarantier görs. Kvalitetsgarantin gås igenom en gång per år på arbetsplatsträffar, APT. Genomgången dokumenteras i APT-protokollet. Dokumentera de rutiner för kontrollaktiviteter som idag utförs för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas samt för kontroll av att handläggningen sker rättssäkert. Avsläppet av det ekonomiska biståndet görs tidigast varje vardag kl Innan pengarna släpps iväg har enhetschef på stöd- och försörjningsenheten godkänt dagens transaktioner. Rutinen för detta är att en lista med alla utbetalningar tas fram från verksamhetssystemet Procapita. Därefter gås alla utbetalningar över 7000 kronor igenom samt några slumpvis utvalda. Kontrollen 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

96 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/383 sker genom att enhetschef går in i ärendet, kontrollerar att beräkningen är rätt och att underlag för bifall, respektive avslag, finns dokumenterat. När kontrollen är färdig, och inga felaktigheter upptäckts, skickas ett mail till berörda assistenter, som sedan tar processen vidare. Vid upptäckt av felaktigheter eller frågetecken tas utbetalningen bort. Enhetschef tar därefter kontakt med ansvarig handläggare, som får rätta felen eller räta ut eventuella frågetecken. Bifogat finns rutinen för avsläppet där även rutinen för överföringen är med. Upprätta rutiner för avstämning av att överföring från försystem till huvudbok är fullständig och riktig. Alla utbetalningar som registreras måste skickas iväg till Plusgiro eller Bankgiro för att komma betalningsmottagaren till godo. Dessutom skickas också betalningarna iväg till kommunens ekonomisystem för bokföring. Detta görs i modulen Överföring betalningar. När man väljer knappen Överför innebär det att överförföring av betalningarna till integrationsrutinen för remittering och bokföring (summorna är därmed lika i både filen till remittering och utbetalning). Bifogat finns rutinen för avsläppet där även rutinen för överföringen är med. Dokumentera de kontroller som har utförts av att utbetalningar sker korrekt. De listor som dras ut efter betalning signeras av assistent och lämnas till berörd chef. Listorna sparas sedan. Bedömning Med ovanstående rutiner är förvaltningens bedömning att säkerheten vid utbetalningar är tillgodosedd. Beslutsunderlag Revisionsskrivelse daterad Processkarta över utbetalning av medel. Tjänsteskrivelse daterad 7 november Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till RS- registrator med kopia till carin.hultgren@pwc.com 2 (2)

97 Lifecare Handläggaren skapar utbetalningsunderlaget i Lifecare. Procapita Chef gör en förhandskontroll av varje betalning (sker varje dag). Om allt stämmer sänder chef ett ok (via mail) till assistent att allt är klart för avsläpp (utbetalning). Bilaga 1 Assistent nr 1 skapar betalningsunderlag - Skapar integrationsfil med nya bokföringstransaktioner - Skapar remiteringspost - Gör en överföring av betalning Bilaga 2 Corporate Net Bank (avsläpp med digital signering av två personer) Assistent nr 1 - Loggar in med etjänstekort i Corporate Net Bank. Rättar eventuella fel. Signerar digitalt. Bilaga 3 Assistent nr 2 Loggar in med etjäsntekort i Corporate Net Bank. Kontrollerar underlag och signerar digital som person nr 2.

98 Bilaga 1 - Kontroll av betalningar Chef 1 Logga in med Chefsrollen. 1. Klicka på Överföring betalning Överföring betalning

99 Välj EKB ensamkommande barn i rullgardinen ekonomisk enhet 3. Klicka på Sök 4. Kontrollera ev. betalningar i rutan betalningar Om allt är ok. Skicka ett mail till avsläppsgruppen med ett meddelande att allt är kontrollerat. (OBS! ska ske senast varje dag).

100 Bilaga 2 Skapa betalningsunderlag 1. Spärra, kontrollera, godkänd, överför underlaget 1. Klicka på överföring betalning för att kunna spärra, kontrollera, godkänna och överföra en betalning.

101 Spärra Efter att chefen har godkänt underlaget spärrar man detta för ändringar. Klicka på ikonen Spärra. 2. Kontrollera Välj knappen Kontrollera för kontroll om det finns några felaktiga betalningar. Om det finns felaktiga betalningar syns detta dels genom att det i fönstrets vänstra del står FEL, dels tänds fliken Felaktiga. Korrigera felen och klicka på kontrollera igen. Om inga felaktigheter hittas visas texten Kontrollerad OK till vänster och knappen Godkänn blir valbar. 3. Godkänd Du klickar på knappen för att godkänna att betalningarna överförs. När du har klickat på knappen Godkänn tänds en Stopp-markering i knappen Godkänn, vilket gör att du kan upphäva godkännandet om du på nytt klickar på knappen. 4. Överför Välj knappen Överför vilket innebär att du överför betalningarna till integrationsrutinen för remittering och bokföring (FtB). Skriv ut attetlista & sammandragslista (A lista till Marie/Gunvor. S lista till Gunilla/Annelie) (välj sedan nästa ekonomiska enhet och gör likadant) När du gått igenom alla enheterna: Öppna excellfilen, som finns i (G:\sof\livboj\allmänt\överföringar) Fyll i summorna för Bankgiro och PG Spara filen i Överföringsmappen (samma som ovan) Skriv ut filen

102 2. Skapa remitteringspost 1. Klicka på Överföring betalning Skapa remitteringspost Här skapar du filer till Post- och bankgiro. Klicka på knappen Skapa betalningsfil. Under Info om skapade betalfiler presenteras antal hämtade remitteringsposter samt summa remitteringsposter. Jämför excellfilens summor med summorna i "info om skapade betalningsfiler". Skriv OK samt antal poster i excellfilen om det stämmer. Stäng.

103 3. Skapa integrationsfiler 1 Klicka på skapa integrationsfiler Här skapas en integrationsfil med nya bokföringstransaktioner. och eventuella poster till leverantörsreskontra. Innan uppstart visas antal poster som finns att överföra och vad dessa motsvarar i debet och kredit. När bearbetningen är klar visas resultatet i 'Avstämningsuppgifter för skapad fil'. Denna logg från bearbetningen kan även skrivas ut genom klick på knapp i vektygsraden. Totalbeloppet på excellfilen skall överensstämma med summan som finns på skärmen. Om det stämmer - klicka på Starta Stäng

104 Regionens revisorer Sign: Region Gotland Reception Visborg Revisionsskrivelse Datum Regionstyrelsen Socialnämnden Granskning av intern kontroll inom ekonomiskt bistånd PwC har på uppdrag av revisorerna inom Region Gotland granskat att socialnämnden säkerställer en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att detta delvis uppfylls. Detta framförallt då de kontrollaktiviteter som utförs inte finns dokumenterade som tydliga rutiner. Inom verksamheten finns en övergripande styrning som bedöms som ändamålsenlig och aktuell. Aktiviteter som utförts för att nå målen följs upp. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning men det har inte framkommit att detta följs upp, något som revisorerna ser som en förutsättning för styrning. Det finns rutiner för handläggning och dokumentation vilka hänvisar till Socialstyrelsens vägledning och normer vilket bedöms säkerställa att aktuellt rättsläge följs. En processkarta med bilagor beskriver processen för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. De kontrollaktiviteter som utförs för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas finns ej dokumenterade, vilket innebär en sårbarhet. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs. Rutiner och arbetssätt ger stöd för en rättssaker handläggning, dock finns inte heller denna struktur dokumenterad. Övervakande aktiviteter gällande behörigheter genomförs kontinuerligt enligt dokumenterade rutiner vilket bedöms som tillfredställande. I rapporten redovisas iakttagelserna i sin helhet kopplat till de kontrollmål som varit ledande i denna granskning, vilken även utmynnar i ett antal rekommendationer Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl Org nr E-postregiongotland@gotland.se Webbplatswww.gotland.se

105 Regionens revisorer 2(2) Rapporten överlämnas till socialnämnden för yttrande och till regionstyrelsen för kännedom. Revisionen önskar svar på vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningens resultat. Svar önskas senast den 4 december Svaret skickas till registrator i Region Godand på adress registratorrs@godand.se med kopia till sakkunnigt biträde carin.hultgren@pwc.com För Region Godands revisorer Carin Backlund Ordförande J J

106 Revisionsrapport Lena Brönnert Susanne Lindberg September 2018 pwc.

107 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod 4 2. Iakttagelser och bedömningar Övergripande styrning Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd Verksamhetssystem och behörighet Uppföljning och övervakande aktiviteter 9 3. Revisionell bedömning och rekommendationer 12 Bilaga i - Processkartläggning 15 September av 16 Region Gotland PwC

108 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Sammanfattning PwC har på uppdrag av revisorerna inom Region Gotland granskat om socialnämnden säkerställer en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att detta delvis uppfylls. Detta framförallt då de kontrollaktiviteter som utförs inte finns dokumenterade som tydliga rutiner. Kontrollmålen visar följande: Inom verksamheten finns en övergripande styrning som bedöms som ändamålsenligt och aktuell. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse följs utfall av dessa aktiviteter för att nå målen. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning. Vi har dock inte kunnat se hur dessa följs upp. Det finns rutiner för handläggning och dokumentation. Hänvisningen till Socialstyrelsens vägledning och normer säkerställer att aktuellt rättsläge följs. En processkarta med bilagor beskriver processen för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. Det saknas dokumentation för att kontrollaktiviteter ska göras för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas. Kontroll av utbetalningar genomförs dock kontinuerligt, vilka även innebär en kontroll av beslut och journalföring i ett antal ärenden. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs. Verksamhetssystemet i sig innebär inte ett stöd för en rättssaker handläggning. De rutiner och arbetssätt som beskrivits vid intervjuerna ger dock stöd för detta, vilket innebär kontroller och även kontinuerliga diskussioner i handläggargruppen. Dessa stöds dock inte av dokumenterade rutiner, vilket innebär en sårbarhet vid exempelvis personalomsättning på enhetschefstjänsten. Övervakande aktiviteter gällande behörigheter, en intern kontroll, görs då loggar tas fram för kontroll av att endast behöriga handläggare hanterar ärendet. Rutinerna är dokumenterade. Uppföljning sker också månadsvis av med hjälp av statistik som visar utbetalning per handläggare m.m. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till nämnden: Tydliggör hur, och delge att uppföljning av nämndens kvalitetsgarantier görs. Vi ser detta som en förutsättning för att de ska vara styrande. Dokumentera de rutiner för kontrollaktiviteter som idag utförs för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas samt för kontroll av att handläggningen sker rättssäkert. Upprätta rutiner för avstämning av att överföring från försystem till huvudbok är fullständig och riktig.. Dokumentera de kontroller som har utförts av att utbetalningar sker korrekt. September av 16 Region Gotland PwC

109 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd l. Inledning 1.1. Bakgrund Ekonomiskt bistånd är välfärdssystemets yttersta skyddsnät. Det ska säkerställa rätt till en skälig levnadsnivå vilket preciseras i riksnormen för försörjningsstöd. Det ska ge hjälp när de generella systemen är otillräckliga och ska träda in tillfälligtvis vid korta perioder av försörjningsproblem. Prövningen av ekonomiskt bistånd ska vara individuell och ta hänsyn till omständigheterna i det specifika fallet. I arbetet med ekonomiskt bistånd är socialtjänstens huvuduppgift att hjälpa personer så att de kan klara sin försörjning på egen hand. Den andra uppgiften är att ge ekonomiskt bistånd till dess att målet är uppnått. Utbetalning av ekonomiskt bistånd i Region Gotland uppgick år 2017 till 50,1 mnkr och för år 2016 till 47,1 mnkr vilket utgör en betydande kostnad. Förklaringen är fler hushåll med nya gotlänningar, som ännu inte kommit igång med sin etableringsersättning samt flera hushåll där dagarna med aktivitetsstöd från arbetsförmedlingen är slut. Totalt har antalet hushåll som får ekonomiskt bistånd dock minskat medan utbetalningarna per hushåll ökat. Den totala kostnaden inklusive personalkostnader m m har ökat med sex procent till 61,5 mnkr 2017, vilket dock är ett överskott mot budget om 3,9 mnkr. Utbetalning av ekonomiskt bistånd baseras på beslut som dokumenteras i kritiska verksamhetssystem där kraven på god säkerhet är av yttersta vikt. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder. Revisorerna har utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys beslutat att granska den interna kontrollen inom verksamheten Syfte och revisionsfråga Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga: Säkerställer socialnämnden att det finns en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd? Kontrollfrågor Övergripande styrning Finns det policys, riktlinjer och regler inom området som är ändamålsenliga och aktuella? Finns rutiner för att följa upp att styrningen efterlevs? Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd Finns tydliga rutiner gällande godkännande och utbetalning? Finns det dokumenterade kontrollaktiviteter som säkerställer att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas? Är överföring från försystem till huvudboken fullständig och riktig? September av 16 Region Gotland PwC

110 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Verksamhetssystem och behörighet År verksamhetssystem ändamålsenligt för att säkerställa en rättssaker handläggning? Säkerställs en god intern kontroll av behörighetsstruktur i berörda system? Uppföljning och övervakande aktiviteter Genomförs det löpande uppföljningar av utbetalningar? Finns det övervakande aktiviteter? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna utgör underlag till de bedömningsgrunder som uttrycks i kontrollmålen. Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunallagen Kommunal redovisningslag Socialtjänstlagen 1.4. Avgränsning En avgränsning görs så tonvikt ligger på bedömning av utformningen av processen och designen av kontrollerna. Under respektive intervju har vi eftersträvat att ta del av de underlag som finns för att bedöma om de är adekvata och kan utgöra underlag för test av kontroll Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med socialdirektör, avdelningschef för individ- och familjeomsorgen, enhetschef för stöd- och försörjningsenheten, ekonom, controller och systemförvaltare. Vidare har en genomgång av riktlinjer och regler kring processen för utbetalning av ekonomiskt bistånd gåtts igenom. En generell processkartläggning har gjorts utifrån följande områden: - Övergripande information om processen inklusive övervakande kontroller - Behörighetsadministration - Ansökan - Registrering - Beräkning - Beslut - Utbetalning - Uppdatering av huvudbok och avstämning mellan försystem och huvudboken Rekommendationer avseende identifierade brister har förts fram i rapporten. September av 16 Region Gotland PwC

111 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd 2. Iakttagelser och bedömningar Ansvar för handläggning av ekonomiskt bistånd finns inom socialnämndens individ- och familjeomsorg. Bokslutet för 2017 visade ett resultat om drygt 61,5 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 3,9 mnkr. Förvaltningen organiseras i beställar- och utförarorganisation. Handläggning av ekonomiskt bistånd organiseras inom enheten för försörjningsstöd som finns i avdelningen för individ- och familjeomsorg. Här finns 16 tjänster som handläggare, två administrativa assistenter, två förste socialsekreterare och en enhetschef. Verksamheten har alla tjänster besatta. Förutom ansökningar om försörjningsstöd handläggs familjefridsärenden och dödsboanmälningar här, det senare utförs av en timanställd. Under 2017 genomfördes en enkätundersökning bland personer som varit i kontakt med verksamheten. Denna visade att en mycket hög andel upplevde att det var lätt att få kontakt med socialsekreterare (96 %) och var nöjda med det stöd som gavs (90 %) Övergripande styrning I nämndens verksamhetsplan för 2018 framgår att nämnden prioriterar ett antal aktiviteter utifrån regionfullmäktiges mål och utvecklingsområden. För varje aktivitet tydliggörs ansvar och mätbara mål sätts för att möjliggöra en mätning av om målet kan bedömas som nått. Ett av dessa områden är "ökad rättssäkerhet och dokumentation", där aktiviteten är att "säkra att alla medarbetare har kunskap kring dokumentationen". Det mätbara målet är att 100 % av samtliga medarbetare har detta. En annan aktivitet här är att införa systematisk dokumentationsgranskning, där målet är att detta genomförs inom alla avdelningar. Ansvarig för dessa är avdelningschefen. Dessa följs upp i vid delar och i verksamhetsberättelsen. I delårsrapport i 1 framgår att arbete med att säkra att medarbetarna har goda kunskaper i dokumentation pågår utifrån ett framtaget utbildningsmaterial och genom att utveckla metoder i dokumentationsgranskning. I januari infördes möjligheter att söka ekonomiskt bistånd via e-tjänst. Nämndens protokoll från mars visar att 30 % av klienterna gått över till detta sätt. Förändringen innebär att sökande endast behöver träffa handläggaren i samband med den första ansökan och följande sker digitalt. Handläggningstiden beräknas kunna halveras och ett mål är satt att 50 % av ansökningarna ska ske digitalt. Detta har medfört ett förändrat arbetssätt som innebär färre kontroller och ett ökat förtroende för att sanningsenliga uppgifter lämnas. Detta har upplevts som positivt. I delårsrapporten följs även kostnader för ekonomiskt bistånd under årets månader samt orsakskoderna arbetslös, sjukskriven och övrigt för unga vuxna och vuxna, antal hushåll med ekonomiskt bistånd varav unga vuxna samt kostnader för ekonomiskt bistånd Socialnämnden: Delårsrapport Fastställd Ärendenummer SON 2018/5 September av 16 Region Gotland PwC

112 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Enligt intervjuerna har nämnden beslutat om en inriktning som säger att av de som uppbär ekonomiskt bistånd ska ett högre antal få sysselsättning. Nämndens protokoll från mars visar att nämnden ansökt om deltagande i SKL:s projekt "Bryt långvarigt bidragsberoende", vilket innebär att ta del av aktuell forskning, kompetensutveckling, ledarskapsutbildning och att vara med i utvärdering gällande bedömningsinstrument och brukarmedverkan. Vi har tagit del av "Kvalitetsgaranti" för ekonomiskt bistånd. Här framgår att den som söker ekonomiskt bistånd "har rätt att förvänta sig"; tystnadsplikt hos personalen, tid för personligt besök inom två veckor, att alltid kunna nå en handläggare under telefontid, att barns behov uppmärksammas vid bedömning, att bli bemött på ett bra sätt av kunnig och professionell personal, samt att få information om rättigheter. Dessa nämndes vid intervjuerna men det har inte framkommit att eller hur detta följs upp. Inom socialförvaltningen ges en skriftlig information 2 som berör mottagande av gåva, ersättning, belöning och förmåner från enskilda för att säkerställa en rättssaker handläggning. Vägledande rutiner finns digitalt 3 för dokumentation vid handläggning av ekonomiskt bistånd. Denna kan ses som ett förtydligande av lagstiftningen och övrigt regelverk som styr handläggningen. Här berörs skäl för en kontinuerlig dokumentation som ska vara lättbegriplig för den enskilde, att den enskilde ska upplysas om rättigheter och skyldigheter samt möjligheten att överklaga. Den ger även en struktur för den utredning som är grund för beslut om ekonomiskt bistånd. I detta dokument finns även de summor för högsta godtagbara kostnad för boende som nämnden uppges ha beslutat om4. Vid intervjuerna framkommer att Socialstyrelsens vägledning vid handläggning och dokumentation är levande i verksamheten. Denna förtydligar lagstiftningen och ska underlätta den praktiska tillämpningen för den som arbetar med ekonomiskt bistånd. 5 Bedömning Inom verksamheten finns en övergripande styrning som bedöms som ändamålsenligt och aktuell. Nämnden har i målstyrningen prioriterat aktiviteter. Dessa ska följas upp genom att målen görs mätbara. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse följs utfall av dessa aktiviteter för att nå målen. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning. Vi har dock inte kunnat se hur dessa följs upp. Det finns rutiner för handläggning och dokumentation. Hänvisningen till Socialstyrelsens vägledning och normer säkerställer att aktuellt rättsläge följs. Hur detta följs upp framkommer i följande kapitel. 2 Region Gotland: Nyanställd i socialförvaltningen (odaterad) 3 Region Gotland: Dokumentation vid ansökan om försörjningsstöd id=5889&template underskrift mall2 4 id=70294&template=utskrift malm Enligt nämndens beslut SON Socialstyrelsen (2013): Ekonomiskt bistånd. Handbok för socialtjänsten September av 16 Region Gotland PwC

113 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd 2.2. Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd En processkarta 6 (se bilaga) för att visualisera handläggningsprocessen vid nyansökan respektive återansökan av försörjningsstöd har tagits fram. Denna visar rutiner för fördelning av ärenden, kontakter med och information till den sökande, vilka steg handläggaren vidtar i handläggningsprocessen samt dokumentation. Denna kommenteras vid intervjuerna. Vid intervjuerna beskrivs handläggningsprocessen så här; Ansökan och registrering Mellan tre till åtta ansökningar inkommer per dag, ofta via telefonkontakt eller via digital ansökan. Vid en telefonintervju inhämtas information om bakgrund till ansökan, orsak till behov av ekonomiskt bistånd, egna lösningar på situationen, eventuella akuta behov, utgifter och ekonomiska medel. En provberäkning görs. Den information som lämnas i samband med denna leder till att cirka hälften inte fullföljer ansökan då det inser att de inte kommer att vara berättigade till bistånd. Härefter bokas ett personligt besök in inom 14 dagar för de sökande. Vid detta tillfälle ska den sökande ta med samtliga underlag och intyg samt en ifylld ansökan. En lathund finns för vilka dokument som ska efterfrågas. Vid intervjuerna framkommer att personliga besök är viktiga för att säkerställa att ansökan görs av en person som finns i landet. Utredning, beräkning och beslut Då samtliga underlag inkommit görs en utredning som utmynnar i ett beslut. Denna skickas till den sökande. Om beslutet innebär att bistånd beviljas har den sökande i regel tillgång till den beviljade summan dagen därpå. Handläggningen görs av en nybesökshandläggare. Om situationen påvisar ett långvarigt behov av bistånd flyttas ärenden till en annan handläggare. Information om fortsatta ansökningar, återansökan och en mall som ska användas ges via nätet men även vid personlig kontakt. Vid de följande ansökningarna efterfrågas underlag endast för situationer som innebär en förändring från föregående ansökan. Detta kan exempelvis vara ett nytt hyreskontrakt, ett aktuellt läkarintyg o dyl. Detta innebär att handläggaren litar på att de underlag som visats vid första ansökan fortfarande är gällande. Vid tveksamheter tas en kontakt och underlag efterfrågas. Detta arbetssätt är, enligt enhetschefen, överensstämmande med hur många andra myndigheter gör och har arbetats fram i syfte att nå målet om att hälften av återansökningarna ska göras digitalt. Vid behov av akut bistånd kan enheten bevilja ett kontantkort. Två av assistenter har behörighet att attestera detta, vilket kan beslutas av samtliga handläggare. Detta sker i fall där den sökande inte har något konto, vilket kan vara exempelvis en nyanländ person. Verksamheten kan även bevilja rekvisition för att handla matvaror. Utbetalning (avsläpp) Utbetalning initieras av ekonomiassistent efter att enhetschef har kontrollerat utbetalningar framtagna av handläggare (rutiner för detta beskrivs i kapitel 2.4). Ekonomiassi- 6 Flöde Medborgartjänst. Framgår inte vem som tagit fram denna eller när. September av 16 Region Gotland PwC

114 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd stenten skapar betalningsfil samt bokföringsfil. Vid betalningen till bank sker inloggning i internetbank där signering krävs av två personer vilket innebär att ytterligare en ekonomiassistent deltar. Processen för utbetalning benämns inom enheten som "avsläppsprocessen". Uppdatering av huvudbok och avstämning mellan för system och huvudboken Efter enhetschefens godkännande se ovan, skapar ekonomiassistenten en fil med bokföringstransaktioner som automatiskt förs över till redovisningssystemet. Denna fil innehåller inga personuppgifter varför de personer som har tillgång till huvudboken inte kan se vem som har erhållit ekonomiskt bistånd. Kostnaden för utbetalning av ekonomiskt bistånd redovisas på separat kostnadskonto men avstämning av saldot på kontot kontrolleras inte mot uppgifter i försystem. Bedömning En processkarta med bilagor beskriver processen för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. Det saknas dokumentation för att kontrollaktiviteter ska göras för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs Verksamhetssystern och behörighet Rättssaker handläggning Verksamhetssystemet, LifeCare, är ett stöd för handläggning och dokumentation. Det innehåller dock inte funktioner som säkerställer en rättssaker handläggning. För detta förutsätts en kunskap hos respektive handläggare om de regler som finns i framförallt Förvaltningslagen, Offentlighets- och sekretesslagen samt Socialtjänstlagen och Socialtjänstförordningen. Om handläggaren har annan utbildning än socionomexamen ges en extern utbildning i socialrätt om 7,5 högskolepoäng. För att säkerställa en rättssaker handläggning ses de ärendegenomgångar som i:e socialsekreterare gör cirka två gånger om året med respektive handläggare som viktiga. Kontroller görs även kontinuerligt av journalföring samt vid medarbetarsamtal. Rättssäkerhet berörs vid introduktion av nyanställda, som följs av en mentor under tre månader och då inte fattar egna beslut. Handläggare träffas initialt varje dag under en timma för att diskutera bedömningar. Vid arbetsplatsmöten, som sker ca var tredje vecka, diskuteras bland annat en aktuell dom fattad av högre instans, för att utveckla kunskap om rättsläget. Enhetschefen menar att handläggarna uppmuntrar sökande, som inte är nöjda med fattat beslut, till att överklaga beslut som den sökande inte är nöjd med. Processen från överklagan till beslut i högre instans beskrivs som relativt snabb (tre veckor). Antalet överklagningar har i år varit ca stycken. Av dessa har verksamhetens beslut fastställts i 96 % av fallen. September av 16 Region Gotland PwC

115 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Behörighet Ansvarig chef ansvarar för tilldelning av handläggarens behörighet i verksamhetssystemet. Systemansvarig ansvarar för att ge behörigheten samt att ge utbildning. Handläggaren (förutom nyanställd) har behörighet att se och fatta beslut för sina aktuella ärenden. Förste socialsekreterare och enhetschef har tillgång till samtliga ärenden. Under semesterperioden har samtliga handläggare behörighet att se och fatta beslut i samtliga ärenden. Vid sökning på personnummer kan dock samtliga handläggare se aktuellt ärenden, enligt systemförvaltaren kan dock vissa ärenden undantas från detta. Vid nyanställningar och ändringar samt avslut meddelar ansvarig chef detta till systemförvaltningen via en e-tjänst och därefter genomför systemansvarig begärda förändringar. För att säkerställa att behörigheter är aktuella tas varje halvår samtliga anställdas behörigheter fram och skickas till respektive chef för genomgång. Om ett konto är inaktivt vilket det blir om det inte används under 30 dagar följs detta upp vid den avstämning som genomförs månadsvis avseende kontroll av konton som visstidsanställda innehar. Socialförvaltningen har tagit fram dokumenterade rutiner för behörighet till ProCapita/LifeCare, ändring och avslut. Systemansvarig genomför kontroll en slumpvis loggkontroll en gång i månad för att kontrollera att handläggarna endast tar del i de egna ärendena. Tre dagar väljs slumpvis där fem slumpvis valda handläggare kontrolleras. En loggkontroll görs även om det finns misstanke om att en handläggare otillbörligt tar del av ärenden. Bedömning Verksamhetssystemet i sig innebär inte ett stöd för en rättssaker handläggning. De rutiner och arbetssätt som beskrivits vid intervjuerna ger dock stöd för detta. Genom kontroller och även kontinuerliga diskussioner i handläggargruppen främjas lärande men ger även stöd för en likabehandling. Dessa stöds dock inte av dokumenterade rutiner, vilket innebär en sårbarhet vid exempelvis personalomsättning på enhetschefstjänsten. Övervakande aktiviteter gällande behörighet, en intern kontroll, finns då loggar tas fram av IT-avdelningen för kontroll av att endast behöriga handläggare tar del av respektive ärende. Rutinerna är dokumenterade. Uppföljning sker också månadsvis av med hjälp av statistik som visar utbetalning per handläggare m m Uppföljning och övervakande aktiviteter Vid intervjuerna framkom att nämnden månadsvis tar del av nyckeltal från verksamheten. Vi har tagit del av en rapport som visar utbetalt ekonomiskt bistånd, ekonomiskt bistånd till unga vuxna (18-24 år), ekonomiskt bistånd till vuxna, antal hushåll, antal nybesök från januari 1999 till maj Enligt intervjuerna tas statistik även fram som visar utbe- September av 16 Region Gotland PwC

116 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd talning per handläggare, orsak till behov av ekonomiskt bistånd 7, antal beslut inklusive avslag, antal inledda insatser. Underlagen tas fram av controller som ställer dessa till ansvariga chefer. I dessa följs förändringar och trender som analyseras för att kunna planera verksamheten, avvikande trender följs även upp för vidare analys då de kan indikera felaktigheter. Enligt intervjuerna granskar nämnden slumpmässigt valda ärenden kontinuerligt utifrån olika teman. Detta kan handla om bedömningar gällande bistånd för tandvård, likabehandling eller hur barnperspektivet beaktas. Detta kan vi inte utläsa i nämndens protokoll. Varje vardagsmorgon kontrollerar enhetschefen de summor som ska betalas ut och ligger över sju tusen kronor. Antalet beslut som kontrolleras per dag varierar mellan ca Beslut fattade av mera oerfarna kan kontrolleras utöver dessa. Här kontrolleras även att avslag har motiverats. Om något inte ser korrekt ut görs inte utbetalningen innan vidare kontroll/rättelse har gjorts. Vid intervjuerna har det beskrivits hur dagliga kontroller gällande utbetalningar också innebär en granskning av dokumentation i ärenden. Enhetschefen följer även hur stor summa som totalt betalas ut i ärenden samt antalet beslut hos respektive handläggare. I processkartan 8 framgår även att en "chef varje vardag tar fram en lista över slumpvis utvalda poster ur verksamhetssystemet och gör en kontroll av varje utbetalning. Om inga fel upptäcks ges besked via mail till ekonomiassistent om att utbetalningar kan ske. Detta verifierades inte vid intervjuerna. Beslut om bistånd som överstiger socialstyrelsens rekommenderade norm beslutas efter samråd med förste socialsekreterare, enligt delegation. Att detta skett kontrolleras av enhetschefen. Ytterligare som kontrolleras är att utbetalningen ställs till rätt person samt att handläggaren initierat en process för att den sökande ska nå egen försörjning. Enligt enhetschefen finns en medvetenhet om risker. En sådan kan vara att en fiktiv person skapas i systemet och att mindre summor kontinuerligt betalas ut till denna. Banksekretessen sätter dock gränser för vissa kontroller som ansvariga chefer kan se behov av att göra. Bedömning Kontroll av utbetalningar genomförs varje vardag av enhetschef vilka även innebär en kontroll av beslut och journalföring i ett antal ärenden. Detta stöds av processkartan men en otydlighet finns i denna kring vem av cheferna som ska utföra detta. Nämndens slumpmässiga granskning av ärenden månadsvis innebär en löpande uppföljning. 7 1 enlighet med socialstyrelsens orsakskoder, försörjningshinder, vilka kan vara; arbetslös, sjukskriven, sociala skäl, ensamkommande, föräldraledig, avsaknad av barnomsorg, heltidsarbetande med otillräcklig inkomst samt tillfälliga bistånd (ex gällande tandvård, glasögon, hemutrustning etc). Till dessa finns i flera fall underkoder. 8 Processkarta, Avsläppet. Framgår inte vem som tagit fram denna, beslutat att den ska följas eller om den är aktuell. September av 16 Region Gotland PwC

117 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Övervakande aktiviteter utförs vid enhetschefens genomgångar utifrån journalföring och framförallt bedömningar med respektive handläggare. I övrigt följs verksamheten genom ett antal nyckeltal som tas fram månadsvis för att visa trender och vara grund för analyser. September av 16 Region Gotland PwC

118 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd 3. Revisionell bedömning och rekommendationer Granskningen visar att socialnämnden delvis säkerställer att det finns en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd? Bedömningen har gjorts utifrån vad som framkommit vid respektive kontrollfråga. Dessa bedömningar sammanfattas nedan. Kontrollfråga Övergripande styrning Finns det policys, riktlinjer och regler inom området som är ändamålsenliga och aktuella? Finns rutiner för att följa upp att styrningen efterlevs? Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Finns tydliga rutiner gällande godkännande och utbetalning? Finns det dokumenterade kontrollaktiviteter som säkerställer att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas? Är överföring från försystem till huvudboken fullständig och riktig? Bedömning Uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Ej uppfyllt Ej uppfyllt Motivering Det finns en styrning ses som ändamålsenligt och aktuell i form av mål och aktiviteter. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning. Det finns en styrning för handläggning och dokumentation. Hänvisningen till Socialstyrelsens vägledning och normer säkerställer att aktuellt rättsläge följs. Målstyrningen följs upp i vid delar och i verksamhetsberättelse. Vi har inte kunnat se att kvalitetsgarantierna följs upp. Styrningen gällande handläggning och dokumentation följs upp genom bland annat slumpvisa kontroller och ärendegenomgångar. En processkarta med bilagor beskriver rutiner för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. De kontrollaktiviteter som utförs stöds inte av dokumenterade rutiner. De kontrollaktiviteter som utförs dokumenteras inte. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs. September 2018 Region Gotland PwC 12 av 16

119 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Verksamhetssystem och behörighet Är verksamhetssystem ändamålsenligt för att säkerställa en rättssaker handläggning? Säkerställs en god intern kontroll av behörighetsstruktur i berörda system? Uppföljning och övervakande aktiviteter Genomförs det löpande uppföljningar av utbetalningar? Finns det övervakande aktiviteter? Delvis uppfyllt. Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Verksamhetssystemet i sig innebär inte ett stöd för en rättssaker handläggning. Rutiner, arbetssätt och kontroller ger dock stöd för detta. Kontrollerna stöd inte av dokumenterade rutiner, vilket innebär en sårbarhet vid exempelvis personalomsättning på enhetschefstjänsten. Övervakande aktiviteter, intern kontroll, görs genom att loggar tas fram av IT-avdelningen för kontroll av att endast behöriga handläggare har varit inne på ärendena. Rutinerna är dokumenterade. Uppföljning sker också månadsvis av med hjälp av statistik som visar utbetalning per handläggare m m. Kontroll av större och slumpvisa valda utbetalningar genomförs varje vardag av enhetschef vilka även innebär en kontroll av beslut och journalföring i ett antal ärenden. Detta stöds av processkartan men en otydlighet finns i denna kring vem av cheferna som ska utföra detta. Nämndens slumpmässiga granskning av ärenden månadsvis innebär en löpande uppföljning. Övervakande aktiviteter utförs vid enhetschefens genomgångar utifrån journalföring och framförallt bedömningar med respektive handläggare. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till nämnden: Tydliggör hur, och delge att uppföljning av nämndens kvalitetsgarantier görs. Vi ser detta som en förutsättning för att de ska vara styrande. Dokumentera de rutiner för kontrollaktiviteter som idag utförs för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas samt för kontroll av att handläggningen sker rättssäkert. Upprätta rutiner för avstämning av att överföring från försystem till huvudbok är fullständig och riktig.. Dokumentera de kontroller som har utförts av att utbetalningar sker korrekt. September 2018 Region Gotland PwC 13 av 16

120 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Carin Hultgren Uppdragsledare Lena Brönnert Projektledare September av 16 Region Gotland PwC

121 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd Bilaga l - Processkartläggning Opp» > inuti tit. c-infciun utin it! hl rin t upp (fint* itftrd Ur.ji Vut September 2018 Region Gotland PwC 15 av 16

122 Intern kontroll - ekonomiskt bistånd ÅTERANSÖKAN FÖRSÖRJNINGSSTÖD Åtiraniökanvlarljänit Om W.em sänder in iterartigt aulurnatist;: i klienter pågående iniatitbax. Ätt rtniökan via Handläggaren söker fram ny* ted iokverttygpt i K. Morgon. Ko»troll jv nyin kom n a under föregående VviB/njit, Efcrmiddig(k!.??): ppla jlla hö^detiet tiil itifrarsiötari 8«lut; Kappia till å arligt i LC ÅTERANSÖKAN fliflitrtrai l pijitndtinuu tlcavitiiitent : Åt*'iniäk*n p*pp«nblantt*tt Handlagj-nmg. Koppla afe hä"dehe( HH Klient vill fitilljinf till Min Sidi Om e» kliant tupdd^lai uti dennp vit! ha tillgäng ijf Mi" S, B«rikning: Spjrj wni ilutiig. Om rrun inte söt dw!j ii kon Alia heslut: Skall -sandås m p d p^st tili ths September 2018 Region Gotland PwC 16 av 16

123 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 84 SON AU 84 Verksamhetsplan 2019 SON 2018/182 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden beslutar att anta verksamhetsplan för 2019 med kommande kompletteringar kring ekonomi och medarbetare samt överenskomna uppdateringar gällande nämndens mål. Styrkortsmodellen utgår från två perspektiv, ett samhällsperspektiv som är utåtriktat mot det gotländska samhället och ett verksamhetsperspektiv som är riktat mot regionens verksamheter. Regionens styrkort följs upp genom att varje nämnd upprättar verksamhetsplaner. Dessa relaterar till de målområden och mål som finns i det koncernövergripande styrkortet. I den framtagna verksamhetsplanen för 2019 är socialförvaltningens prioriterade utvecklingsområden följande: - Utökat förebyggande arbete - Digitalisering och E-hälsa - Delaktighet och brukarmedverkan - Ledarskapet - Kompetensförsörjning - Ekonomi i balans - Miljöarbete Bedömning I planen framgår även aktiviteter kopplade till respektive utvecklingsområde. Socialnämnden kommer vid varje delår informeras om det arbete som utgår från verksamhetsplanen. Ärendets behandling under mötet Marica Gardell, socialdirektör presenterar ärendet. Arbetsutskottet går gemensamt igenom förslag på verksamhetsplan 2019 och skickar med förvaltningen vissa textmässiga uppdateringar samt att verksamhetsplanen ska kompletteras med siffor för ekonomi- och medarbetarsavsnittet. 1 (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

124 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 84 Nämndens mål uppdateras. Första punkten ska vara: - Ekonomi i balans och brukarfokus ska prägla verksamheten Gällande personalpolitik tas punkten gällande resursteamet bort. Arbetsutskottet lägger ett nytt nämndmål gällande personalpolitiken; - Arbeta för en jämnare könsfördelning och mångfald Uppdaterad version av verksamhetsplanen 2019 kommer skickas med kallelsen till socialnämndens sammanträde den 5 december Beslutsunderlag Verksamhetsplan 2019, utkast till AU. Tjänsteskrivelse daterad 13 november (2) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

125 Socialförvaltningen Kvalitets och utvecklingsavdelningen Tjänsteskrivelse Ärende SON 2018/ november 2018 Socialnämnden Verksamhetsplan för 2019 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta verksamhetsplan för 2019 med kommande kompletteringar kring ekonomi och medarbetare. Sammanfattning Styrkortsmodellen utgår från två perspektiv, ett samhällsperspektiv som är utåtriktat mot det gotländska samhället och ett verksamhetsperspektiv som är riktat mot regionens verksamheter. Regionens styrkort följs upp genom att varje nämnd upprättar verksamhetsplaner. Dessa relaterar till de målområden och mål som finns i det koncernövergripande styrkortet. I den framtagna verksamhetsplanen för 2019 är socialförvaltningens prioriterade utvecklingsområden följande: Utökat förebyggande arbete Digitalisering och E-hälsa Delaktighet och brukarmedverkan Ledarskapet Kompetensförsörjning Ekonomi i balans Miljöarbete 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

126 Socialförvaltningen Kvalitets och utvecklingsavdelningen Tjänsteskrivelse Ärende SON 2018/182 I planen framgår även aktiviteter kopplade till respektive utvecklingsområde. Socialnämnden kommer vid varje delår informeras om det arbete som utgår från verksamhetsplanen. Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör 2 (2)

127 PLAN Verksamhetsplan 2019 Socialförvaltningen Fastställd av Socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr SON 2018/182 Version (18)

128 Verksamhetsplan 2019 Innehåll 1 Verksamhetsplanens syfte och funktion Verksamhetsbeskrivning Övergripande beskrivning av verksamhetens uppdrag Socialtjänstens utmaningar Medborgarnas förväntningar Globaliseringen Ny teknik Kommunikation Matchningssvårigheter på arbetsmarknaden Nya krav på ledarskapet Nulägesbeskrivning Medarbetare Kvalitet Ekonomi Uppdrag Uppdrag från regionfullmäktige Prioriterade uppdrag från nämnd Koncernledningens gemensamma prioriteringar Ekonomi Medarbetare Mål Mål från koncernstyrkort Mål från övergripande program Nämndmål Prioriterade utvecklingsområden Utökat förebyggande arbete Digitalisering och E-hälsa Delaktighet och brukarmedverkan Ledarskapet Kompetensförsörjning Ekonomi i balans Ekologisk hållbarhet Prioriterade aktiviteter Uppföljning (18)

129 1 Verksamhetsplanens syfte och funktion Verksamhetsplanen syftar till att synliggöra den röda tråden från Regionfullmäktige till nämnder, förvaltningar, avdelningar och enheter så att den inriktning och de prioriterade mål som regionfullmäktige beslutat om får genomslag- Verksamhetsplanen utgår från förvaltningens prioriterade utvecklingsområden och fastställs av socialnämnden. I verksamhetsplanen ingår de övergripande mål från koncernstyrkortet som är tillämpliga för vår förvaltning. Vidare beskriver verksamhetsplanen vilka prioriterade utvecklingsområden socialförvaltningen har och vilka aktiviteter som kopplas till dessa. Med förvaltningens verksamhetsplan som grund utarbetas aktivitetsplaner både på avdelnings- och enhetsnivå. För samtliga medarbetare upprättas medarbetarkontrakt som knyter ihop uppdraget med koncernstrykortet. Socialförvaltningens syfte med verksamhetsplanen 2019: Säkra att socialförvaltningens samtliga avdelningar arbetar mot mätbara mål. Att uppsatta aktiviteter genomförs och att verksamheterna följer en gemensam riktning Styrkort Aktivitetsplan Verksamhetsplan Medarbetarkontrakt Figur 1: Styrkedjan från koncernstyrkort till medarbetarkontrakt 3 (18)

130 2 Verksamhetsbeskrivning 2.1 Övergripande beskrivning av verksamhetens uppdrag Socialförvaltningens uppdrag är att bidra till goda livsvillkor för människor som vistas på Gotland. Socialförvaltningens arbete syftar till att de medborgare som har behov av socialtjänstens stöd ska uppleva att de får tjänster av god kvalitet och som utgår från individens behov. Socialförvaltningens verksamheter har ca 1900 medarbetare som dygnet runt ger stöd, vård och omsorg till brukarna. Socialförvaltningen ansvarar för: Stöd till personer med funktionsnedsättning Stöd till barn och ungdomar Stöd till personer med missbruk eller beroendeproblematik Ekonomiskt stöd Hemtjänst Särskilt boende Hemsjukvård Hälsofrämjande arbete Socialförvaltningen har ett flertal privata utförare. Inom hemtjänsten finns nio utförare inklusive egen regi enlig Lagen om valfrihet i vården (LOV) och inom daglig verksamhet enligt lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) finns två privata utförare enligt LOV. Inom särskilt boende finns boenden med ramavtal samt boenden som är utlagda på entreprenad. Det finns även privata utförare som verkställer Bostad med särskild service enligt LSS och enligt SoL. Familjerådgivningen är utlagd på entreprenad. 2.2 Socialtjänstens utmaningar Medborgarnas förväntningar Brukare och anhörigas kompetens och engagemang kommer att öka och med det även ifrågasättande av socialtjänstens utbud av insatser. Det fria valet förutsätter att det finns alternativ och att individen får stöd att värdera och bedöma dessa. Det kommer att ställa högre krav på flexibilitet och kompetens inom socialtjänstens verksamheter. Fler brukare och anhöriga kommer att ha högre utbildning och internationella erfarenheter Globaliseringen Människors ökade rörlighet mellan länder innebär att socialtjänsten kommer att möta nya och annorlunda grupper vilket ställer ökade krav på personal när det gäller språkkunskaper. Det ökande resandet ställer också nya frågor rörande socialtjänstens åtaganden. 4 (18)

131 2.2.3 Ny teknik Tekniska hjälpmedel skapar förutsättningar för den enskilde att ta ansvar för sig själv. I bedömningen av behovet och utförandet av insatser från socialtjänsten kommer man att behöva väga in vilka tekniska hjälpmedel den enskilde har tillgång till och behöver Kommunikation Medborgarnas ökande användning av internet som informationskälla kan underlätta för myndigheter och andra som vill sprida information. Å andra sidan kan även desinformation och negativa omdömen snabbt spridas, vilket organisationer måste vara medvetna om och förhålla sig till. Sammanfattningsvis innebär det komplexa utbudet av informationskanaler att det blir allt viktigare med en medveten kommunikationsstrategi Matchningssvårigheter på arbetsmarknaden Människors delaktighet i samhällslivet genom arbete är en av de största utmaningarna för samhället och för socialtjänsten. Det handlar om att ta tillvara den kompetensen hos de grupper som nu har särskilt svårt att etablera sig; invandrare, personer med funktionsnedsättning och människor som lever i socialt utanförskap. Ofta är det attityder på arbetsmarknaden som utgör ett hinder, t ex när det gäller språkkunskaper Nya krav på ledarskapet Ledarskapet står inför många utmaningar. Politikers och chefers ledning och styrning av verksamheterna behöver systematiseras. Krav på system för verksamhetsplanering, kvalitetsutveckling och kunskapsstyrning ökar. En ökad grad av systematisering och förmåga att agera både kortsiktigt och långsiktigt gör det möjligt för chefer att leda verksamheten. Dessutom behövs systematiserad kunskap som underlag för bedömning av behov inom olika områden. En stor utmaning är att locka unga personer att satsa på en chefskarriär inom socialtjänsten. Det behövs en medveten strategi för att förändra bilden av det kommunala som något grått och trist och i stället förmedla att kommuner och landsting erbjuder nödvändiga, viktiga och utvecklande arbetsuppgifter. 2.3 Nulägesbeskrivning Medarbetare Utifrån Statistiska centralbyråns befolkningsprognos för Gotland 2030 är det extra viktig att socialförvaltningen arbetar långsiktigt med att trygga sin kompetensförsörjning. För närvarande har förvaltningen påtagliga svårigheter att rekrytera personal till socialsekreterare och handläggningsyrken som kräver socionomutbildning, men också svårigheter att rekrytera sjuksköterskor, fysioterapeuter, arbetsterapeuter och utbildade undersköterskor. Emellertid mildras kompetensförsörjningsbehovet något av att sjuktalen går åt rätt håll även om förvaltningen även fortsättningsvis behöver arbeta med att öka personalens frisknärvaro. 5 (18)

132 Ambassadörer i socialförvaltningen: Benjamin Traujtman Gajardo, Ann Havorgård och Moa Segerdahl Vahlby Fotograf: Jesper Hammarlund Kvalitet Brukarundersökningar har genomförts eller pågår inom flera olika insatsområden. Inom äldreomsorgen så genomförs årligen nationella brukarundersökningar där vi kan jämföra oss med riket. Resultat för 2018 visar att Gotland ligger i nivå eller över rikets resultat. Vidare så har förvaltningen valt att i samarbete med Sveriges kommuner och landsting genomföra brukarundersökningar inom Daglig verksamhet LSS även här med goda resultat. Inom IFO s verksamheter så har brukarundersökningar genomförts inom Ekonomiskt bistånd, missbruk och beroende, barn och unga samt ensamkommande ungdomar. Resultatet har ännu inte publicerats. Det vi hittills för året kan se är att inom hemtjänst, särskilt boende och daglig verksamhet så har Gotland väldigt goda resultat. Kvalitetsuppföljningar har genomförts utifrån beslutat plan. Uppföljningarna visar både på styrkor och förbättringsområden. Generella förbättringsområden som identifierats är: Aktuella genomförandeplaner där brukare varit delaktiga Individuella kompetensutvecklingsplaner Utöver det så har en granskning av hanteringen av narkotiska preparat genomförts vilken visar på behov av att revidera och följa uppsatta riktlinjer. Insatser fortgår för att anpassa verksamhetssystemet Treserva till IBIC (Individens behov i centrum). Utbildningsinsatser till handläggare, chefer och medarbetare inom Myndighetsavdelningen, äldreomsorgen (ÄO) och privata utförare har genomförts. Syftet med IBIC är att det stöd som brukaren får utgår från personens individuella behov och mål och inte från utbudet av existerande insatser. Införandet av IBIC inom socialförvaltningen har skett med start 1 januari 2018 och i dagsläget görs ca 46% av utredningarna enligt modellen. En första utvärdering av införandet har gjorts och visar att: Förståelsen för syftet med införandet är högt Ca hälften anser att IBIC som arbetsmodell främjar delaktighet, inflytande och rättssäkerhet Flera upplever att de inte fått tillräckligt med stöd under införandet En översyn av korttidsenheten har genomförts och en handlingsplan har upprättats. Arbetet visar på flera förbättringsområden som behöver vidtas för att få ett bättre flöde. 6 (18)

133 Välfärdsteknik möjliggör ökad trygghet, service och delaktighet för individen i hemmet samtidigt som det ger större frihet och självständighet. Digital teknik har stor potential att bidra till att äldre personer och personer med funktionsnedsättning ska kunna bo kvar hemma och känna sig trygga och delaktiga i samhället. Socialförvaltningen har fått stimulansmedel och kommer att driva flera projekt riktat till demensverksamheter i syfte att stimulera användandet av välfärdsteknik i våra verksamheter samt öka medarbetares kunskaper Ekonomi Förvaltningen har sedan flera år ett underskott mot budget vilket beror på en obalans mellan uppdrag och tilldelade medel. Det är därför fokus på att få en ekonomi i balans och att fortsätta att ha en hög kostnadsmedvetenhet på alla nivåer i förvaltningen. Vid en kostnadsjämförelse med liknande kommuner och riksgenomsnitt har socialförvaltningen på Gotland låga kostnader för LSS-insatser samtidigt som verksamheten bedrivs med ett underskott. Behovet av LSS-insatser ökar för varje år, ökningen är dock ofinansierad. För äldreomsorgen är kostnaderna i nivå med riksgenomsnitt och för verksamheten redovisas för närvarande ett överskott. Det finns en resursfördelningsmodell som bygger på demografi för att möta ökade behov när antalet äldre personer ökar. Kostnaderna för individ- och familjeomsorgens verksamhet är högre än riksgenomsnittet när det gäller barn och ungdomsvården och verksamheten redovisar ett underskott mot tilldelad budget. Aktiviteter pågår inom avdelningarna för att uppnå en ekonomi i balans. 2.4 Uppdrag Uppdrag från regionfullmäktige Socialförvaltningen har tillsammans med Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ett uppdrag från Regionfullmäktige att för patient/brukare utreda hur ändamålsenlig sammanhållen process för vård och omsorg för äldre ska organiseras på Gotland Prioriterade uppdrag från nämnd Nedan följer de prioriterade uppdrag som Socialnämnden formulerat för förvaltningens verksamhetsplan 2019: Ekonomi i balans och brukarfokus ska prägla all verksamhet. I alla verksamheter ska tidiga och förebyggande insatser prioriteras. Fortsatt fokus på att minska behovet av placeringar utanför det egna hemmet av barn och ungdomar. En aktiv personalpolitik ska prioriteras. Målet är en tydlig personalpolitik, som präglas av klara rutiner och strukturer, tillit, delaktighet och transparens. 7 (18)

134 En aktiv personalpolitik innebär: Fortsatt arbete för ett få ner sjuktalen. Aktivt och offensivt rekryteringsarbete där det finns personal- och kompetensbrist. Arbeta för en jämnare könsfördelning och mångfald. Uppmuntra kompetensutveckling. Rätt använd kompetens, RAK, ska prägla personalpolitiken. Processen med Heltidsresan ska prioriteras. Stöd och kompetensutveckling för alla chefer på alla nivåer ska prioriteras, så dessa kan fungera optimalt. 2.5 Koncernledningens gemensamma prioriteringar Koncernledningens prioriterade områden för 2019 är följande: kompetensförsörjning digitalisering styrning service Dessa områden ligger till grund för socialförvaltningens prioriteringar i arbetet med verksamhetsplanen och ligger väl i linje med förvaltningens identifierade områden 2.6 Ekonomi Budgetram per avdelning 2019, tkr Socialförvaltningen gemensamt Myndighetsavdelning Särskilt boende 0 Hemtjänst (budgetram avser natt) Omsorg personer m funktionsnedsättning Hemsjukvård Individ och familjeomsorg Kvalitets- och utvecklingsavdelning Totalt Tabell 1: Budgetram per avdelning 2019 Investeringsbudget 2019, tkr Pott verksamhetsanpassning och utrustning Pott välfärdsteknik Entré Polhemsgatan, individ- och familjeomsorg Totalt Tabell 2: Investeringsbudget 8 (18)

135 2.7 Medarbetare Personal Antal anställda varav - kvinnor män tidsbegränsat anställda Tabell 3: Medarbetare, Socialförvaltningen 3 Mål 3.1 Mål från koncernstyrkort Figur 2: Region Gotlands koncernstyrkort Region Gotlands koncernstyrkort är övergripande för alla verksamheter inom Regionen. Styrkortet innehåller sex målområden som utgår från två perspektiv, Samhälle och Verksamhet. De målområden som ingår under samhällsperspektivet är Social hållbarhet, ekonomisk hållbarhet och Ekologisk hållbarhet. Under verksamhetsperspektivet är målområdena kvalitet, medarbetare och ekonomi. Under varje målområde finns sedan mål. Nedan visas vilka mål som är tillämpliga för Socialförvaltningen under (18)

136 Samhälle Social hållbarhet Ekonomisk hållbarhet Ekologisk hållbarhet God folkhälsa Gotlänningar känner sig delaktiga Ett jämställt och jämlikt Gotland Ingen bostadsbrist Alla elever fullföljer gymnasieskolan Hög andel gotlänningar i arbete eller studier Utveckla Gotland som ekokommun Ställ om till lokalproducerad och förnyelsebar energi Säkra tillgången till vatten Alla barn har goda uppväxtvillkor God tillgång till vuxenutbildning Gotlands klimatavtryck skall minska Ett rikt och tillgängligt kultur och fritidsliv En levande landsbygd och ett attraktivt Visby för bibehållen inomregional balans Långsiktigt goda och stabila kommunikationer Ökad folkmängd Ett gott näringslivsklimat Ett ansvarsfullt samhällsbyggande som bidrar tilltillväxt över hela ön Verksamhet Kvalitet Medarbetare Ekonomi God tillgänglighet till Region Gotland God kvalitet i skolan God kvalitet i vården God kvalitet i omsorgen Medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckling Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetarna Medarbetare förstår verksamheten och sitt eget uppdrag Arbetsmiljön ger förutsättningar för medarbetaren att bibehålla god hälsa Budgeterat resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden Årets ekonomiska resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden Soliditeten skall vara minst 45 procent Den totala nettokostnadsökningen skall inte överstiga ökningen av skatteintäkter och generella statsbidrag Regionens materiella tillgångar vårdas Skattefinansierade investeringar skall vara egenfinansierade till 100 procent 10 (18)

137 3.2 Mål från övergripande program Socialförvaltningen har att förhålla sig till följande program: Integrationsstrategi för Gotland Internationell strategi för Region Gotland Miljöprogram för Region Gotland Program för självmordsförebyggande arbete Handlingsplan för psykisk hälsa Mat och måltidspolicy för Region Gotland Tillämpliga aktiviteter utifrån de övergripande programmen sker både på såväl förvaltningsnivå som avdelnings- och enhetsnivå. 3.3 Nämndmål Det finns inga särskilda nämndmål för Prioriterade utvecklingsområden Nedan följer de prioriterade utvecklingsområden som valts ut med bakgrund av nuläget samt de utmaningar som socialtjänsten står inför. Nedanstående områden bedöms vara de viktigaste områdena att arbeta med för att driva socialförvaltningens utvecklingsarbete framåt under 2019 för att kunna nå de koncernövergripande målen. 4.1 Utökat förebyggande arbete Samlade erfarenheter talar för att ju tidigare problem upptäcks och åtgärdas desto större chans att insatserna inte behöver bli så omfattande. Socialtjänsten bör därför fortsätta att beakta behovet av tidiga insatser inom alla verksamheter för både vuxna, barn och ungdomar. I Forskning om förebyggande insatser för äldre är relativt samstämmig om att de insatser som har bäst effekt handlar om fysisk aktivitet, kunskap om goda matvanor, social gemenskap och meningsfullhet. God folkhälsa 11 (18)

138 4.2 Digitalisering och E-hälsa Socialförvaltningen behöver förbättra den digitala tillgängligheten för våra medborgare. Det skall vara enkelt att komma i kontakt med oss och vi skall göra det möjligt för våra medborgare att kunna få hjälp och göra ansökningar via e-tjänster. Det är hög tid att öka takten avseende införande av välfärdsteknik. Ny teknik har potential att öka både kvalitet och effektivitet. God tillgänglighet till Region Gotland God kvalitet i omsorgen God kvalitet i vården 4.3 Delaktighet och brukarmedverkan Brukarnas synpunkter och erfarenheter är en betydelsefull kunskapskällas som behövs för en kunskapsbaserad vård och omsorg. Genom att ta vara på brukarnas synpunkter och erfarenheter kan insatser bättre anpassas till brukarnas förutsättningar och behov. God kvalitet i vården God kvalitet i omsorgen 4.4 Ledarskapet Ledarskapet i socialtjänsten står inför stora utmaningar. Av en chef krävs förmågan att utveckla den egna organisationen i takt med omvärldens utveckling och att leda förändringar i vardagen. En chef ska också kunna ta vara på personalens kreativitet och skapa tillit. Dessutom ska medborgaren alltid vara i fokus. En ökad grad av systematisering och förmåga att agera både kortsiktigt och långsiktigt gör det möjligt för chefer att leda verksamheten. Dess-utom behövs systematiserad kunskap som underlag för bedömning av behov inom olika områden. Det ger förutsättningar för att utveckla en lärande organisation. God kvalitet i vården God kvalitet i omsorgen Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetarna 4.5 Kompetensförsörjning Socialförvaltningen har tagit fram en strategisk kompetensförsörjningsplan för som syftar till att säkerställa att förvaltningen arbetar för en långsiktigt hållbar 12 (18)

139 kompetensförsörjning. Planen grundar sig på Region Gotlands strategiska kompetensförsörjningsplan och utgår från kompetensförsörjningsprocessens steg attrahera-rekrytera-utveckla-behålla-avveckla. Medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckli ng Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetarna Medarbetare förstår verksamheten och sitt eget uppdrag Arbetsmiljön ger förutsättningar för medarbetare att bibehålla god hälsa 4.6 Ekonomi i balans Socialförvaltningens mål är att få balans mellan uppdrag och ekonomisk ram. De senaste åren har det varit en obalans vilket lett till underskott dels på grund av ökade volymer, dels på grund av ökade kostnader. Årets ekonomiska resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden 4.7 Ekologisk hållbarhet Socialförvaltningens vilja är att alla medarbetare inom socialförvaltningen skall göra medvetna miljöval. De tre fokusområden som socialförvaltningen valt för medvetna miljöval är: Medvetna transporter. Medveten sopsortering. Medveten användning av förbrukningsmaterial. Gotlands klimatavtryck ska minska 13 (18)

140 5 Prioriterade aktiviteter Utvecklingsområde: Förebyggande arbete Avser mål: God folkhälsa Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörja d Skapa en plan för att utbilda medarbetare kring första hjälpen i psykisk hälsa x Utbildningar är genomförda utifrån plan Kvalitets- och utvecklingsavdelni ngen/avdelningsc hefer Fortsätta arbetet med att nå fler äldre x Aktiviteter har under året ordnats på tre nya platser på ön Kvalitets- och utvecklingsavdelni ngens hälsofrämjande enhet Utvecklingsområde: Digitalisering och E-hälsa Avser mål: God tillgänglighet till Region Gotland, God kvalitet i omsorgen och God kvalitet i vården Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörjad Identifiera områden som kan utvecklas genom digitalisering x Varje utföraravdelning identifierar 2 områden Avdelningschefe r Fortsätta utvecklingen av E-tjänster x Skapa 4 nya E- tjänster Administrativ chef Socialförvaltningen skall skapa plan för prioriterade områden kring digitalisering och arbeta utifrån denna x Plan är framtagen och förankrad Administrativ chef Införande av digitala tjänster skall föregås av underlag kring kostnad och effekt x Standardiserat underlag tas fram och användas Administrativ chef/kvalitetsch ef Fysiska möten ersätts i den mån det är möjligt med webbmöten x Möjlighet finns att delta på möten via webb Avdelningschefe r Utse medarbetare med ett särskilt ansvar för digitalisering x Avdelningen har utsett namngivna personer Avdelningschefe r 14 (18)

141 Utvecklingsområde: Delaktighet och brukarmedverkan Avser mål: God kvalitet i omsorgen och God kvalitet i vården Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörjad Brukare skall vara delaktiga i utformandet av genomförandeplan x Vid uppföljningar skall detta kunna styrkas Avdelningschefe r Öka kunskapen och användandet av SIP x Öka antalet genomförda SIP:ar Avdelningschefe r Skapa former för brukares medverkan i utvecklingsarbete x Brukarmedverka n i ett utvecklingsområ de Avdelningschefe r Utvecklingsområde: Ledarskapet Avser mål: God kvalitet i vården och god kvalitet i omsorgen, Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetarna Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörjad Anordna utbildning för chefer i förändringsledning x 50% av förvaltningens chefer har gått utbildning i förändringsledni ng under 2019 Kvalitetschef/H R- chef/avdelnings chefer Utvecklingsområde: Kompetensförsörjning Avser mål: Medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckling, Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetare, Medarbetare förstår verksamheten och sitt uppdrag, Arbetsmiljön ger förutsättningar för medarbetare att behålla god hälsa Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörjad Arbeta utifrån kompetensförsörjningsplan x Alla avdelningar skall ha aktivitetsplaner som kontinuerligt följs upp Avdelningschefe r 15 (18)

142 Utvecklingsområde: Ekonomi i balans Avser mål: Årets ekonomiska resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörjad Följa det arbete som pågår kring att minska antalet placerade barn och ungdomar i samhällsvård x Sänkta kostnader för placeringar Avdelningschef IFO Placeringar av barn och unga skall i möjligaste mån ske med upphandlad leverantör x 80 % av antalet placeringar sker hos upphandlad leverantör Ekonomichef/Avdelnin gschef IFO Minska beroendet av hyrpersonal x Sänkta kostnader Berörda avdelningschefer Utvecklingsområde: Miljöarbete Avser mål: Gotlands klimatavtryck skall minska Aktivitet Status Mätbart mål Ansvarig Ej påbörjad Påbörjad Arbeta utifrån miljöplan x Alla avdelningar har aktivitetsplaner som kontinuerligt följs upp Avdelningschefe r 16 (18)

143 6 Uppföljning Uppföljning av måluppfyllelsen av aktiviteterna i verksamhetsplanen görs regelbundet under året utifrån den så kallade PSDA- cirkeln Efter delårsrapport 2 genomförs en analys av samtliga resultat och mätning av måluppfyllelsen av aktiviteterna i verksamhetsplanen. Detta tillsammans med en Swotanalys ligger som grund för förslag på verksamhetsplan för kommande år. I november genomförs en workshop med förvaltningsledning och socialnämnden och beslut om ny verksamhetsplan tas av socialnämnden i december. Uppföljningen dokumenteras i delårsrapporter och bokslut. Vissa indikatorer kan komma att rapporteras till socialnämnden månadsvis. 17 (18)

144 18 (18)

145 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 92 SON AU 92 Revidering. Kompetensförsörjningsplan SON 2017/350 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden beslutar att godkänna revideringarna av aktivitetslistorna i kompetensförsörjningsplanen. Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan avser perioden med en årlig revidering av planens aktivitetslistor. Socialnämnden beslutar om socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan för samt de årliga revideringar som görs av dess aktivitetslistor. Socialförvaltningen har under 2018 genomfört ett flertal av de aktiviteter som finns upptagna i förvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan. En stor del av aktiviteterna är också pågående eller påbörjade. Avdelningarna har inför 2019 reviderat sina aktivitetslistor. Bedömning Socialförvaltningen bedömer att kompetensförsörjningsplanen kommer att fortsätta vara ett bra underlag för förvaltningens kompetensförsörjningsarbete under Socialnämnden föreslås godkänna revideringarna av aktivitetslistor i kompetensförsörjningsplanens. Ärendets behandling under mötet Roger Nilsson, HR-chef presenterar ärendet. Beslutsunderlag Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan , rev Tjänsteskrivelse daterad (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

146 Socialförvaltningen Roger Nilsson Tjänsteskrivelse SON 2017/350 8 november 2018 Socialnämnden Kompetensförsörjningsplan Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna revideringarna i kompetensförsörjningsplanens aktivitetslistor. Sammanfattning Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan avser perioden med en årlig revidering av planens aktivitetslistor. Ärendebeskrivning Socialnämnden beslutar om socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan för samt de årliga revideringar som görs av dess aktivitetslistor. Socialförvaltningen har under 2018 genomfört ett flertal av de aktiviteter som finns upptagna i förvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan. En stor del av aktiviteterna är också pågående eller påbörjade. Avdelningarna har inför 2019 reviderat sina aktivitetslistor. Bedömning Socialförvaltningen bedömer att kompetensförsörjningsplanen kommer att fortsätta vara ett bra underlag för förvaltningens kompetensförsörjningsarbete under Beslutsunderlag Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan , rev Tjänsteskrivelse daterad Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till FLG/VLG 1 (1) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

147 PLAN Socialförvaltningens strategiska plan för kompetensförsörjning Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum [ ] Gäller Ärendenr SON 2017/350 Version [2.0] Innehåll 1. Inledning Socialförvaltningens uppdrag Kompetensförsörjningsplanens mål Kompetensförsörjningsplanens syfte Strukturen för planens olika delar Sammankoppling med de avdelningsspecifika aktivitetsplanerna Uppföljning Vilken kompetens finns inom socialförvaltningen? (nuläge) Personalstruktur Vilka utmaningar står socialförvaltningen inför? Andra utmaningar som påverkar förvaltningens kompetensförsörjning Vilken kompetens behöver Socialförvaltningen för att nå målen? Vilka strategier har Socialförvaltningen för att möta kompetensbehovet?...8 Bilagor 1. Region Gotlands kompetensförsörjningsstrategier Pensionsavgångar uppdelat enligt yrkeskategorier 3. Socialförvaltningens förvaltningsgemensamma aktiviteter inkl. stab och ledning 4. Särskilt boendes aktivitetslista 5. Hemsjukvårdens aktivitetslista 6. Hemtjänstens aktivitetslista 7. Omsorgens om personer med funktionsnedsättnings aktivitetslista 8. Myndighetsavdelningens aktivitetslista 9. Individ- och familjeomsorgens aktivitetslista Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post Org nr Webbplats

148 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning 1. Inledning 1.1 Socialförvaltningens uppdrag 1 Socialförvaltningens uppdrag är att bidra till goda livsvillkor för människor som vistas på Gotland. Förvaltningen ansvarar för äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning, individ- och familjeomsorg och hemsjukvård. Vi har brukarna i centrum och skapar trygghet och förtroende genom delaktighet, valfrihet och inflytande. Tillsammans med våra 1900 medarbetare levererar vi rättssäker verksamhet av hög kvalitet. Myndighetsutövning De flesta insatser utgår ifrån biståndsbeslut utifrån olika lagstiftningar och handläggs av socialsekreterare och andra handläggare på våra myndighetsavdelningar. I och med att vi fattar beslut har brukarna möjlighet att överklaga dessa om man inte är nöjd. Besluten beskriver den insats som brukare har rätt till. Besluten följs upp så att man säkrar att brukarna får de insatser som de har rätt till. En del av våra verksamheter utför sedan insatsen. Insatserna utförs av både egen regi och privat regi. Samtliga verksamheter styrs av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Socialförvaltningen har verksamheter inom - Stöd till personer med funktionsnedsättning - Stöd till barn och unga - Ensamkommande flyktingbarn - Stöd till personer med missbruk eller beroendeproblematik - Ekonomiskt stöd - Hemtjänst - Särskilt boende - Hemsjukvård - Hälsofrämjande enheten 1.2 Kompetensförsörjningsplanens mål Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan ska bidra till att Socialförvaltningen når de mål som förvaltningen har med sitt uppdrag och som årligen fastställs i förvaltningens verksamhetsplan. Därtill skall socialförvaltningens strategiska komptensförsörjningsplan bidra till att förvaltningen och Region Gotland lyckas möta 1 Socialförvaltningens verksamhetsplan 2017, SON 2017/45 2 (43)

149 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning framtidens utmaningar genom att attrahera, rekrytera, utveckla/engagera/behålla och avveckla medarbetare. 1.3 Kompetensförsörjningsplanens syfte Kompetensförsörjningsplanens syfte är att tydliggöra socialförvaltningens behov av kompetens och hur förvaltningen ämnar tillfredsställa kompetensbehovet, samt beskriva utmaningar och klargöra strategier för att säkra kompetensbehovet på kort och lång sikt. Avgörande är att kompetensförsörjningsarbetet är verksamhetsintegrerat och att förvaltningens chefer är tydliga budbärare av kompetensförsörjningens olika delar. Planen belyser: Vilken kompetens finns inom socialförvaltningen? (nuläge) Vilka förändringar står socialförvaltningen inför? (utmaningar) Vilken kompetens behöver socialförvaltningen för att uppnå målen? (gap) Vilka strategier har socialförvaltningen för att möta kompetensbehovet? (handling) 1.4 Strukturen för planens olika delar Respektive politisk nämnd beslutar om den strategiska kompetensförsörjningsplanen. Kompetensförsörjningsarbetet bedrivs på alla nivåer inom Region Gotland och innefattar: Region Gotland - Strategisk kompetensförsörjningsplan för hela regionen Regiondirektören/HR-direktören ansvarar för regionens strategiska kompetensförsörjningsplan, dess genomförande och uppföljning. Förvaltning - Strategisk kompetensförsörjningsplan för förvaltningen Förvaltningschefen/HR-chefen ansvarar för förvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan, dess genomförande och uppföljning. Avdelning - aktivitetslista Avdelningschefen ansvarar för avdelningens aktivitetslista, dess genomförande och uppföljning. Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Enhet - Handlingsplan med aggregerad kompetensutvecklingsplan på enhetsnivå Enhetschefen ansvarar för enhetens handlingsplan, dess genomförande och uppföljning. Medarbetare Alla medarbetare ska ha: - Medarbetarsamtal - Medarbetarkontrakt - Individuell kompetensutvecklingsplan - Lönesamtal (utgör uppföljningen av ovanstående) Enhetschefen ansvarar för att detta genomförs med samtliga medarbetare inom enheten. Medarbetaren ansvarar för att uppnå sina åtaganden. 3 (43)

150 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning 1.4 Sammankoppling med de avdelningsspecifika aktivitetsplanerna Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan är styrande för hela förvaltningen och beslutas av socialnämnden. Varje avdelning har en avdelningsspecifik aktivitetsplan vilken utgör en viktig del av den strategiska planen. 1.5 Uppföljning Socialförvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan omfattar tre år men följs upp årligen. En ny plan för nästa treårsperiod ska tas fram under Vilken kompetens finns inom socialförvaltningen? (nuläge) Förvaltningen har ungefär 50 olika yrkeskategorier/befattningar varav boendeassistenter (363), undersköterskor (624) och stödassistenter (198) utgör de största grupperna med omkring 1200 tillsvidareanställda medarbetare. Förvaltningen sysselsätter därtill ett antal andra stora yrkesgrupper (ca 50 handledare i daglig verksamhet, ca 70 handledare till ensamkommande ungdomar, ca 80 socialsekreterare 2, ca 50 enhetschefer och drygt 50 sjuksköterskor) men även ett flertal mindre yrkesgrupper såsom exempelvis administrativa assistenter, biståndshandläggare, fysioterapeuter, arbetsterapeuter och projektledare. Mer detaljerad bild av förvaltningens kompetenser finns i avdelningarnas aktivitetsplaner (se bilaga). 2.1 Personalstruktur Personalstrukturen nedan är en ögonblicksbild som anger hur strukturen såg ut i september Med hänsyn till redovisningens långsiktighet anges värden i huvudsak för tillsvidareanställd personal. Medelåldern inom förvaltningen var i september 2017, 47,2 år. Kvinnor Män Totalt Totalt antal anställda sept Kvinnor Män Totalt Antal tillsvidareanställda sept Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Kvinnor Män Totalt Antalet visstidsanställda sept Genomsnittlig sysselsättningsgrad tillsvidareanställda september 2017 Kvinnor Män Totalt 90,6 % 94,4 % 91,1 % 2 Inkluderat även förste socialsekreterare, familjerättssekreterare, familjehemssekreterare och ungdomssekreterare. 4 (43)

151 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning Åldersfördelning tillsvidareanställda sept 2017 Antal Procent år 20 1,2 % år ,3 % år ,8 % år ,0 % år ,6 % år ,4 % år 156 9,2 % år 134 8,0 % år 117 7,0 % år 43 2,6 % Totalt % 3. Vilka utmaningar står socialförvaltningen inför? Socialförvaltningen har identifierat nio större utmaningar inom personalområdet de kommande åren: 1. Sedan en tid tillbaka har Region Gotland på grund av sitt ekonomiskt ansträngda läge tvingats att hålla tillbaka medarbetares löneutveckling vilket, ur ett arbetsgivarperspektiv resulterat i en försvagad konkurrenskraft. Utmaningen är att åter nå konkurrenskraftiga löner, något som kräver särskilda satsningar inom ett flertal av förvaltningens yrkesgrupper. 2. Sett ur ett hälsoperspektiv är det viktigt att medarbetare och ledare känner sig säkra på de förväntningar de har på sig i sina uppdrag. Det är viktigt att det finns en hållbar balans mellan krav och befogenheter. Utmaningen är att tydliggöra uppdragen och skapa en hållbar balans för alla medarbetare och ledare. 3. Medarbetares hälsa är avgörande för organisationens prestation såväl som dess ekonomi och dess attraktivitet hos potentiella medarbetare. En sund organisationen ger förutsättningar för att öka trivseln och därigenom också attraktiviteten. Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] 4. Rätt bemanning ska vara normalläget. Det finns i nuläget verksamheter som har brist på personal och som därför inte kan lösa sina uppdrag på ett optimalt sätt. Utmaningen är attrahera och utveckla personal så att bemanningen tryggas. 5. Inom de flesta organisationer finns medarbetare som skulle vilja utveckla sig inom sina befintliga yrken eller kanske till nya yrken hos sin arbetsgivare. Det blir således framgångsrikt att kunna ta hand om de medarbetare som gör ett bra arbete och stimulera dem i de fall de vill utvecklas. Det är också viktigt att förvaltningen är tydlig med vilken utveckling som är viktig ur ett arbetsgivarperspektiv. 6. För att säkra en hållbar rekryteringsbas är det viktigt att det finns utbildningar i närheten som utbildar till de yrken som förvaltningen rekryterar till. 5 (43)

152 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning 7. I de fall då förvaltningen får en tidig kontakt med studenter inom utbildningar ökar möjligheten för förvaltningen att attrahera studenten till ett jobb efter färdiga studier. Således är det viktigt att förvaltningen har en aktiv hållning till studenter under deras studietid. 8. Med anledning av att det blir svårare att rekrytera personal till vakanser, blir det viktigt att utveckla alternativa moderna lösningar där det är möjligt. Detta är en utveckling som speglar den nationella utvecklingen och som även ökar attraktiviteten hos teknikintresserade potentiella medarbetare. 9. I och med att Gotland är en ö kan det för en ny medarbetare bli ett större steg att flytta hit än om den valt att ta anställning hos en arbetsgivare på fastlandet till vilken det skulle varit möjligt att dagspendla från angränsande kommuner. I flera fall påverkar ett beslut om att flytta till Gotland inte bara den rekryterade medarbetaren utan även dess familj. Nyinflyttade upplever det som svårt att få tag i hyresbostäder, vilket minskar möjligheten för en potentiell medarbetare att snabbt hitta ett boende som inte kräver något större kapital. Således är det viktigt för förvaltningen att arbeta för lösningar som kan minska hindren för potentiella medarbetare som vill etablera sig på Gotland. 3.1 Andra utmaningar som påverkar förvaltningens kompetensförsörjning Befolkningen Behovet av vård och omsorg ökar då allt fler blir äldre på Gotland. Formen av omsorg är annan än förut då fler bor kvar hemma längre, t ex hemtjänst istället för äldreboende, och de sjuka tenderar att bli mer komplext sjuka. Vårdtiden inom slutenvården ska vara kort, vilket innebär en ökning av rehabilitering både på korttidsboende och på hemsjukvård. Totalt sett påverkar detta socialförvaltningens behov av, i vissa fall, annan kompetens än vad som finns idag inom vård och omsorg. Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Under prognosperioden förväntas befolkningen på Gotland öka något. Antalet personer år fortsätter öka medan antalet i åldern år minskar. Även de över 80 år blir allt fler, särskilt mot slutet av prognosperioden. Det innebär att den så kallade försörjningsbördan ökar för de som arbetar, både direkt som exempelvis föräldrar som försörjer sina barn, men också indirekt genom att betala för gemensam välfärd via skatter. Folkmängden beräknas öka med 125 personer under kommande femårsperiod, från invånare 31 december 2017 till invånare den 31 december Konjunkturen För närvarande råder högkonjunktur vilket minskar arbetslösheten och ökar konkurrensen bland arbetsgivare, något som försvårar förvaltningens möjligheter att attrahera personal. Därtill är kapital förhållandevis billigt och befolkningen har goda förutsättningar att klara sin egen försörjning. Dock är det sannolikt att konjunkturen så småningom kommer att vända vilket också kommer att påverka förvaltningens förmåga till kompetensförsörjning. Vid en lågkonjunktur kommer tillgången på arbetskraft att öka medan befolkningens försörjningsförmåga kommer att minska. Det innebär att det blir lättare för förvaltningen att rekrytera personal men också att vissa av förvaltningens verksamheter kommer att få 6 (43)

153 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning ökade volymer av ärenden. En eventuell räntehöjning kan också komma att påverka förvaltningens åtagande inom exempelvis försörjningsstöd. Utbildningskrav Under en längre tid har både lärosäten och offentliga arbetsgivare tryckt på vikten av att medarbetare har examen som en garanti för formell kompetens vid rekrytering till olika tjänster. Examenskravet och har också setts som en bas i kompetensbaserad rekrytering där fokus istället har kunnat riktas mot andra kompetenser en de rent formella. I ett läge där det är ont om tillgänglig arbetskraft begränsar ett examenskrav arbetsgivarens urvalsmöjligheter vilket också lett till en mer liberal syn på kravet. Istället pågår nu resonemang, både nationellt och lokalt, om hur de formella kraven på ett mer öppet sätt ska preciseras. Detta gäller bland annat det tidigare kravet på socionomutbildningen inom ett flertal handläggartjänster. Diskussionen tangerar andra resonemang om kompetensväxling. Avtal Nya eller förändrade avtal på lokal eller nationell nivå kan ha en direkt eller indirekt påverkan på förvaltningens kompetensförsörjning. Avtal är tidsbestämda och tenderar därigenom att förändras över tid. Inom kommunals avtalsområde har de avtalande parterna i huvudöverenskommelsen (2016) slagit fast att alla medarbetare ska ha en heltidsanställning som grund under Det innebär att socialförvaltningen behöver ta hänsyn till vad de ökade sysselsättningsgraderna kommer få för påverkan på bland annat bemanningsbehovet, ekonomin och verksamheternas schemaläggning. Avtalets intention om att sätta medarbetaren i fokus ska också vägas mot gällande strävan om att sätta individens (brukarens) behov i centrum. Kommunal har meddelat att de kommer att säga upp årsarbetstidsavtalet så att det löper ut den 28 februari Det kommer i så fall innebära att ca medarbetare kommer att gå tillbaka till att arbeta enligt gällande kollektivavtal, Allmänna bestämmelser. 4. Vilken kompetens behöver Socialförvaltningen för att nå målen? Avdelningarnas aktivitetslistor preciserar det kompetensbehov som kan skönjas utifrån den kunskap om framtiden som råder just nu. I korthet kan behovet beskrivas som stabilt, dock bör förvaltningens svårighet att rekrytera till vissa yrkesgrupper särskilt uppmärksammas. Förvaltningen satsar också på att införa nya och utveckla befintliga yrkesgrupper så som exempelvis stödpedagoger och specialistundersköterskor. Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Brist- och svårrekryterade yrkesgrupper Socialförvaltningen har, förutom normala rekryteringsbehov på grund av pensionsavgångar, särskilda behov av personal inom vissa yrkeskategorier. Förvaltningen har identifierat påtagliga brister inom socialsekreterare och handläggningsyrken som kräver socionomutbildning, sjuksköterskor, utbildade undersköterskor. Förvaltningen har dessutom svårt att rekrytera personal till fysioterapeuter och arbetsterapeuter. Förutom ovanstående grupper har förvaltningen också en utmaning i att attrahera kandidater till förvaltningens chefstjänster. Tjänsterna kräver ett stort engagemang för verksamheten, medarbetarna och brukarna. Enligt SKL s och Kairos Futures framtidsbild av arbetslivet 2025 kommer färre och färre vilja söka sig till cheftjänster inom välfärden. 7 (43)

154 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning Därför blir det avgörande för förvaltningen att kunna hitta hållbara vägar i sin chefsförsörjning. 5. Vilka strategier har Socialförvaltningen för att möta kompetensbehovet? För att socialförvaltningen ska nå framgång i det kommande kompetensförsörjningsarbetet är det viktigt att förvaltningen kan: 1. Erbjuda konkurrenskraftiga löner 2. Ge medarbetare och chefer tydliga uppdrag med rätt krav och förutsättningar 3. Erbjuda attraktiva och hälsosamma anställningsvillkor 4. Trygga verksamheters bemanning 5. Synliggöra karriärvägar och stimulera medarbetares utveckling 6. Säkerställa gotlandsbaserade utbildningar för svårrekryterade yrkesgrupper 7. Etablera nära kontakt med studenter under deras studietid 8. Ligga i framkant av den digitala utvecklingen 9. Minimera praktiska hinder för medarbetare som ska etableras på Gotland Ovanstående strategier bygger på Sveriges kommuner och landstings och Region Gotlands strategier för kompetensförsörjning (bilaga 1) och syftar till att lyfta fram de faktorer som är direkt avgörande för socialförvaltningens framgång under planens period. Socialförvaltningens strategier pekar på att det finns fortsatt stora utmaningar med att rekrytera nya medarbetare med rätt kompetens och utveckla befintliga medarbetares kompetens för att nå förvaltningens mål. Samtidigt innebär de närmaste årens stora rekryteringsutmaningar betydande möjligheter att utveckla nya arbetssätt som kommer både brukare och medarbetare till gagn. Den digitala utvecklingen inom socialtjänsten öppnar nya vägar för detta. Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] 8 (43)

155 Socialförvaltningen Bilaga 1 Strategisk plan för kompetensförsörjning Region Gotlands kompetensförsörjningsstrategier SKL s nio strategier Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har utarbetat nio stycken strategier för att möta framtidens kompetensförsörjningsutmaningar. De nio strategierna är att bredda rekryteringen, förlänga arbetslivet, marknadsföra jobben, skapa engagemang, utnyttja tekniken, underlätta lönekarriär, låta fler jobba mer, visa karriärmöjligheter och använda kompetens rätt. SKL beskriver att det inte handlar om att välja en av strategierna. Arbetsgivare behöver använda en rad av åtgärder, förhållningssätt och nytänkande som tillsammans påverkar rekryteringsbehoven och utvecklar kommuner och landsting till att bli än mer attraktiva arbetsplatser. 2. Region Gotlands kompetensförsörjningsstrategier Region Gotlands kompetensförsörjningsstrategier tar avstamp i nedanstående modell där även SKL s nio strategier är inkluderade: Kompetensförsörjningsprocess 2.1 Attrahera Attrahera handlar om att proaktivt marknadsföra arbetsgivarvarumärket Region Gotland. Detta genom att synliggöra de viktiga, meningsfulla och intressanta arbeten som finns samt ha attraktiva anställningserbjudanden. För att stärka arbetsgivarvarumärket är en kvalitetssäkrad rekryteringsprocess ett viktigt instrument för proaktiv marknadsföring. Region Gotland som arbetsgivare strävar efter att de sökande som inte får ett jobberbjudande återkommer vid framtida rekryteringar och även talar gott om regionens rekryteringsprocess samt regionen som arbetsgivare. Region Gotlands övergripande strategier för att attrahera nya medarbetare: Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Stärka Region Gotlands arbetsgivarvarumärket inåt och utåt Tydliggöra rekryteringsprocessen som bärare av arbetsgivarvarumärket Erbjuda attraktiva anställningsvillkor Marknadsföra jobben som Sveriges viktigaste jobb för att locka fler till välfärdsjobben Tillhandahålla utbildningsplatser såsom till exempel praktik och prao Omvärldsbevaka den yngre generationens förväntningar och värderingar och hur organisationen kan attrahera dem Stärka Region Gotlands organisationskultur där medarbetare ser och bekräftar varandra samt känner stolthet över att arbeta inom regionen och rekommendera andra till detsamma Tydliggöra ledarskapets betydelse för att klara kompetensförsörjningsutmaningarna 3 Ur Region Gotlands strategiska kompetensförsörjningsplan (43)

156 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning 2.2 Rekrytera Rekrytera handlar om att göra en professionell rekryteringsprocess där alla som är i kontakt med Region Gotland som arbetsgivare blir behandlade lika, får en positiv upplevelse av organisationskulturen och värderingarna. I anslutning till rekryteringsprocessen är det viktigt att ge nya medarbetare en bra introduktion så att det är säkerställt att krav, förväntningar och skyldigheter är kända. Målet för introduktionen är att, oavsett anställningsform och anställningstid, ge medarbetaren som ska introduceras möjlighet att komma in i arbetsuppgifterna på ett bra sätt samt att ge kunskap om arbetsplatsen och Region Gotlands organisation i stort. Introduktionen ska även ge medarbetaren möjlighet att få utrymme att med sin kompetens bidra till verksamhetsutveckling. Jämställdhet, mångfald och integration ska genomsyra hela det personalstrategiska arbetet med att attrahera och rekrytera nya medarbetare. Inriktningen innebär att alla nuvarande och blivande medarbetare ska kunna välja att arbeta heltid, ha lika goda möjligheter till kompetens- och karriärutveckling samt att Region Gotland ska arbeta för att motverka osakliga löneskillnader. Region Gotland är öns största arbetsgivare och det är viktigt att samarbeta med övriga arbetsgivare för att stärka arbetsmarknadsregionen som helhet. Som arbetsgivare har regionen även som strategi att verka för att öns medborgare har den utbildning som efterfrågas. Samarbetet med Uppsala Universitet Campus Gotland är en framgångsfaktor och att verka för att yrkesinriktade högskoleutbildningar förläggs till Gotland. Region Gotlands strategier för att rekrytera nya medarbetare: Kompetensbaserad rekryteringsprocess i ständig utveckling Ta tillvara nyanländas kompetens Erbjuda attraktiva anställningsvillkor Systematiskt arbeta med och synliggöra kompetensutvecklingsmöjligheter och interna karriärvägar inom hela Region Gotland Samarbeta med Uppsala Universitet Campus Gotland för att säkra utbildningar Samarbeta med andra arbetsgivare på Gotland för att gemensamt stärka arbetsmarknadsregionen som helhet Samarbete med arbetsförmedlingen kring olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] 2.3 Engagera, utveckla och behålla Här är begreppen utveckla och behålla sammanslaget samt begreppet engagera tillagt utifrån den ursprungliga kompetensförsörjningsprocessen ARUBA (se bild på sidan 8). För att öka engagemang och inflytande som gör att medarbetare vill stanna och utvecklas är strategin att ta tillvara på medarbetarnas kompetens i ännu större omfattning än vad som görs idag. Det kan handla om att förflytta kompetens som inte tas tillvara idag men som behöver tas tillvara på ett annat ställe i organisationen. Även att systematiskt arbeta med att använda kompetensen rätt; vem gör vad och på vilket sätt? Region Gotlands strategi är att motivera medarbetare genom att skapa och tydliggöra karriärmöjligheter och möjlighet till intern rörlighet. En tydligare bild av vad karriär innebär i organisationen och fler typer av karriärtjänster ger medarbetarna chansen att utveckla både sig själva och verksamheten. Regionen behöver kunna erbjuda heltider där det finns oönskade deltider. Förlänga tiden i arbetslivet genom att möjliggöra för medarbetare som vill arbeta längre än pensionsåldern och att aktivt arbeta med att ta tillvara på unga och oerfarna. 10 (43)

157 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning Det handlar även om att systematiskt arbeta med en god och hållbar arbetsmiljö, gott ledarskap/medarbetarskap och god löneutveckling. Utvecklingsmöjligheterna gör organisationen till en attraktiv arbetsgivare gentemot nuvarande och potentiella medarbetare. För att möta behovet av effektivare verksamhet med bättre kvalitet så behövs ökad digitaliseringen av välfärdstjänsterna. Region Gotlands strategier för att engagera, utveckla och behålla medarbetare: Vidareutveckla medarbetare till högre kompetens och till chefsuppdrag Använda kompetensen rätt Tydliggöra karriärmöjligheter inom hela Region Gotland Utveckla möjligheten till intern rörlighet inom och mellan förvaltningarna Ha strukturer för att hitta talanger internt Utveckla regionens ledare till trygga, tydliga, engagerande, inspirerande och modiga chefer Aktivt arbeta med goda förutsättningar för ett hållbart ledarskap Erbjuda attraktiva anställningsvillkor Arbeta systematiskt för en god arbetsmiljö Arbeta systematisk för en god lönebildning Utveckla digitalisering av välfärdstjänsterna Stärka Region Gotlands organisationskultur där medarbetare ser och bekräftar varandra samt känner stolthet över att arbeta inom regionen och rekommendera andra till detsamma Stärka internkommunikationen som verktyg för att sprida kompetens och lära över gränser 2.4 Avveckla Avveckla handlar om att Region Gotland planerar och förbereder inför att medarbetare av olika orsaker väljer att lämna organisationen. En av orsakerna är pensionsavgångar och dessa går att förutse och därför behöver organisationen sträva efter att successionsplanera och växla kompetens till någon som utsetts i god tid att ta över rollen. Avgångssamtal är också viktigt att genomföra med medarbetare som väljer att sluta i organisationen. Dessa samtal ger verksamheten förslag på förbättringar. Region Gotlands strategier för att avveckla medarbetare: Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Systematisera avgångsprocessen Ha aktiviteter som stärker medarbetare att vara goda ambassadörer även när de slutat Bra strukturer för att systematisera kompetensöverföring 11 (43)

158 Socialförvaltningen Strategisk plan för kompetensförsörjning Bilaga 2 Pensionsavgångar uppdelat enligt yrkesgrupper 4 Avdelningschefer och enhetschefer 5 Yrkeskategori Över 65 år idag Totalt Avdelningschef Enhetschef Handläggare och administratörer 7 Yrkeskategori Över 65 år idag Totalt Handläggare Administratörer Socialt och kurativt arbete 8 Yrkeskategori Över 65 år idag Totalt Socialsekreterare Biståndsbedömare Behandl.ass/ soc.ped Vård- och omsorgspersonal inom äldreomsorg och personlig assistans 9 Yrkeskategori Över 65 år idag Totalt Sjuksköterska Distriktssköterska Arbetsterapeut Fysioterapeut Undersköterska ÄO Boendeassistent ÄO Stödassistent omsorg Totalt antal pensionsavgångar Yrkeskategori Över 65 år idag Totalt Ovanstående grupper Totalt i förvaltningen Ärendenr RS 20xx/xxxx Datum [Beslut/Publiceringsdatum] 4 Avser tillsvidareanställda 5 AID-etikett 10XXXX 6 Eller motsvarande 7 AID-etikett 15XXXX 8 AID-etikett 35XXXX 9 AID-etikett 20XXXX 10 AID-etikett AID-etikett (43)

159 Bilaga 3 Aktivitetslista för Socialförvaltningen gemensamt inkl. stab och förvaltningsledning Nuläge (aggregerat för avdelningen) Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång Förvaltningschef ,0 Administrativa enheten Enhetschef adm. enheten ,0 Administrativ assistent ,75 Nämndsekreterare ,0 Arkivassistent ,0 Systemförvaltare ,5 (delad tjänst utvecklingsledare IT) Lokal- och säkerhetssamordnare ,0 Utvecklingsledare IT ,5 (delad tjänst systemförvaltare) Kommunikatör ,0 Utvecklingsledare webb & e-hälsa ,8 HR & Resursteamet HR-chef (avdc) ,0 Enhetschef ,0 Teamledare ,0 0 1 Föräldraledighet Samordnare/Rekryterare ,0 0 0 Bemanningsassistent ,0 0 0 Sjuksköterska ,0 5 5 Undersköterska/Stödassistent/ Boendeassistent / / ,0+21, gion Gotland söksadress Visborgsallén 19 stadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

160 Hälsofrämjande enheten Enhetschef ,0 Anhörigkonsulent ,0 Anhörigombud ,75 1 Pension (eventuellt) Aktivitetssamordnare ,0 Rörelsesamordnare ,0 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Utvecklingsledare ,0 4,0 Medicinsk ansvarig sjuksköterska ,0 1,0 Avdelningschef ,0 1,0 Ekonomienheten Controller ,0 Ekonomichef ,0 Framtid (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång Systemförvaltare ,5 3,5 3,5 1 pension Förvaltningschef ,0 1,0 1,0 Administrativ assistent ,75 1,75 1,75 Nämndsekreterare ,0 2,0 2,0 1 pension Arkivassistent ,0 1,0 1,0 Lokal- och ,0 1,0 1,0 säkerhetssamordnare Utvecklingsledare IT ,5 0,5 0,5 Kommunikatör ,0 1,0 1,0 Utvecklingsledare webb & e ,0 1,0 1,0 hälsa Enhetschef Adm.enheten ,0 1,0 1,0 14 (43)

161 HR-chef (avdc) ,0 1,0 1,0 Enhetschef Resursteamet ,0 1,0 1,0 Teamledare ,0 4,0 4,0 Samordnare/rekryterare ,0 2,0 2,0 Bemanningsassistent ,0 2,0 2,0 Sjuksköterska ,0 5,0 5,0 Undersköterska/Stödassistent/ / ,00 20,0 20,0 Boendeassistent / Enhetschef hälsofrämjande ,0 1,0 1,0 Anhörigkonsulent ,0 2,0 2,0 Anhörigombud ,75 1,75 1,75 1 pension Aktivitetssamordnare ,0 2,0 2,0 Rörelsesamordnare ,0 2,0 2,0 Frivilligsamordnare ,0 1,0 1,0 Administrativ assistent ,25 0,25 0,25 Utvecklingsledare ,0 Pensionsavgång MAS ,0 1,0 1,0 Avdelningschef ,0 1,0 1,0 Ekonomichef ,0 1,0 1,0 Controller ,0 2,0 2,0 15 (43)

162 Avdelningens aktiviteter Aktiviteter Ansvarig Klart Status Attrahera Starta upp socionomprogrammet på Campus Gotland FörvC/HR-chef Hösten Tydliggöra karriärvägar internt och externt HR-chef 2018 Klart Verka för en enklare bostadshantering FörvC/HR-chef Pågår Synliggöra medarbetare (Västmanlandsmodellen) Rekrytera AvdC/HRchef/komm 2018 Klart Pågår Ta fram ett kontaktpaket för nyrekryterad (från rekrytering till första startdag) HR-chef Våren 2018 Flyttas till våren 2019 Se över kravprofiler utifrån personliga vs. tekniska kompetenser, värderingar AvdC/enhetsC 2018? Aktivt stötta chefer som har svårt med kompetensförsörjningen HR-specialist Pågår Knyta studenter till oss innan de går ut från skolan Avdelningschefer 2018 Pågår Etablera en rekryteringsgrupp (se på HSF) ambassadörer svårrekryterade grupper HR-chef/AvdC Pågår Skapa en praktikantgrupp med syfte att utbilda handledare och skapa förutsättningar för att ta emot fler praktikanter inom omsorgs- och omvårdnadsyrken Ej påbörjad Praktikantgrupp Pågår - Ingår i resursteamets uppdrag 16 (43)

163 Utveckla och behålla Tydliggöra förvaltningens introduktionsprogram Avdelningschefer 2018? Etablera en valideringsutbildning förundersköterskor HR-chef Pågår för timmisar genom reursteamet Aktivt knuffa vidare en medarbetare till en utbytestjänst inom förvaltningen eller regionen HR-chef/HRspecialist 2019 Ej påbörjad lägga in i ledarkontraktet etablera utbytestjänster Verka för en dialog med UAF och kompetenscentrum om utbildningar ett konkret exempel FörvC/HR-chef Ej påbörjad Stötta välfärdsteknologi förstärka våra beslutssystem Adm. chef Pågår ESFprojekt Tydliggöra hur arbetsgivaren stöttar medarbetare vid utbildning (ingår i karriärvägar) HR-chef 2018 Klart Sprida engagemang, prata gott om jobbet Alla Pågår Utveckla digitalt stöd chefen ska få det lättare i arbetsgivarfrågor HR-chef Pågår - HR ska digitaliseras till 2020 Flexibla lösningar för att pröva chefstjänster, ur ett organisatoriskt perspektiv, deltidsanställningar bland chefstjänster AvdC/HR-chef 2019 Pågår - chefstrainee Avveckla 17 (43)

164 Analysera utfallet av regionens avslutsenkät och lägga in aktiviteter vid uppdatering 2019 HR-chef Pågår 18 (43)

165 Bilaga 4 Aktivitetslista för avdelningen Särskilt boende Nuläge (aggregerat för avdelningen) Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång Boendeassistent ,08 Sjuksköterska ,2 4 1 Undersköterska , Administrativ assistent ,87 Chefsassistent Enhetschef Framtid (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång Undersköterska Boendeassistent Sjuksköterska ,2 21,2 21, Administrativ ,87 6,87 6, assistent Chefsassistent Enhetschef ? 2? 19 (43)

166 Avdelningens aktiviteter Aktiviteter Ansvarig Klart Status Attrahera Ta väl hand praktikanter och sommarvikarier som sprider det Goda ryktet om arbetsplatsen. Minimera praktiska hinder för medarbetare som ska etableras på Gotland. Erbjuda attraktiva och hälsosamma anställningsvillkor. Arbetsplatser Förvaltning Arbetsplatserna Förvaltning Pågående arbete - Att hålla medarbetarna välinformerade och delaktiga Avdelning/EC Pågående 2019 Pågår 2018 Pågår Underlätta tillsvidareanställda medarbetare som vill utbilda sig till undersköterska och läsa Arbetsplatser 2018 Pågår på distans flexibla scheman. Rekrytera ssk till teamen Visby, Sudret Avdelning 2019 Klart Pågår Teknikutvecklingen lyftas fram som utveckling. Ligga i framkant av den digitala utvecklingen Normen heltid Rekrytera Utveckla plan för marknadsföring till specifika enheter i syfte att rekrytera omvårdnadspersonal Rimliga chefsuppdrag och stödfunktioner. Ge medarbetare och chefer tydliga uppdrag med rätt krav och förutsättningar Arbetsplatser Förvaltning Pågår Arbetsplatser/Förvaltning 2020 Pågår Region Avdelning/Arbetsplatser 2019 Klart Förvaltning/Avdelning 2019 Pågår, Arbetsplats behöver 20 (43)

167 Löneutveckling, höja ingångslönen i alla yrkesgrupper. Erbjuda konkurrenskraftiga löner Förvaltning Pågår Utveckla och behålla Introduktionen av nya medarbetare implementeras utifrån framtaget material. Avdelning/Arbetsplatsen 2018 Klart Inventera behovet av teknisk kompetens för att klara av våra nya tekniska lösningar inom ÄO. ses över ytterligare Avdelning/Förvaltning 2019 Pågår Utveckla mentorskap för nyanställda. Avdelning/Arbetsplatser 2019 Pågår Karriärmöjligheter inom yrket. Synliggöra karriärvägar och stimulera medarbetares utveckling Uppmuntra till och informera om de olika specialistutbildningarna och ta tillvara dessa och nya befattningar, ansvarsområden Förvaltning/Avdelning Arbetsplatsen 2018 Pågår, delvis klart Avdelning/Arbetsplatser 2019 Pågår Erbjuda en god arbetsmiljö. SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsplatser 2018 Pågår Reflektionstid, grupputveckling, handledning Arbetsplatser 2019 Pågår Möjliggöra friskvård i flera former Förvaltning Pågår Ledarskapsutveckling påfyllnad Avdelningschef 2018 Pågår Seminarium utbildningar centralt - kontinuitet. Avdelning Pågår Avveckla Slå hål på myten, låg lön, vad jobbet innebär att göra skillnad för andra individer. Avdelningen/Arbetsplatser 2018 Pågår 21 (43)

168 Bilaga 5 Aktivitetslista för avdelningen Hemsjukvården Nuläge (aggregerat för avdelningen) Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång USK HSV dag (inkl. vikariat, 3 st.) Boende assistenter hemtjänst natt Vikarier 7 6, , ,5 Pension 50% Studieledig USK hemtjänst natten , DSK/SSK dag (inkl. LSS) / , (1 n/m och 1 V) 0 Stor omsättning och bristyrke DSK/ SSK kväll/ natt / ,3 (inkl. vikarier) 4 7 Ev. 1 Stor omsättning och bristyrke fasta vikarier 2 Arbetsterapeut ,14 1 (magister examen) 0 0 Stor omsättning och tidvis bristyrke Fysioterapeut ,25 1 (lymfterapeut) 4 0 Stor omsättning och tidvis bristyrke ADM ass IT kompetens (ej 0 0 formell) Enhetschef , Avdelningschef Personalomsättningen inom hemsjukvården var 40% 2016 och tom augusti % 22 (43)

169 Framtid* (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång USK HSV dag ,55 6,55 6, ,5 pension USK hemtjänst natt / ,07 48,07 48, Många saknar usk utb på natten Rehab assistent Ny ,0 3,0 3, DSK/ SSK dag och kväll/ Eller annan specialistutbildning / ,23 20,23 20, av 28 saknar spec utb 1 pension Arbetsterapeut ,4 18,4 25, Fysioterapeut ,25 14,25 20, Medicinska sekr. Ny ,0 1,0 1,0 Enhetschefer ,0 Avdelningschef 1 1,0 1 Pension senast *Värden i tabellen visar prognostiserat rekryteringsbehov 12 Preliminär beräkning. Förutsätter att RS tilldelar SON mer resurser till AT Preliminär beräkning. Förutsätter att RS tilldelar SON mer resurser till FT (43)

170 Avdelningens aktiviteter Aktiviteter Ansvarig Klart Status Attrahera Etablera närmare kontakt med högskolor och universitet för arbetsterapeuter, fysioterapeuter och sjuksköterskor. Här behöver vi satsa grön penna möta 90-talisterna med tex 30 tim. flexvecka, nya former för anställning tex timanställd för viss aktivitet, lätt få tjl och komma tillbaka, digitalisering och utvecklingsarbete Följa omvärlden och delta i olika samverkans forum som Inspirationsmingel med Framtidsverket i samarbete med HSF Marknadsföring generellt, ambassadörer, mässor etc. Rikta oss specifikt till skolor AT/FT med en broschyr som skall tas fram. OBS! tänk 90-talister och deras behov av flexibilitet, försörjning i fast arbete är inte det enda alternativet Arbetsbyte mellan HSF/SOF 3 mån, t ex hsv, säbo, akuten, onkologen, vårdcentral (rotationstjänstgöring). Gäller alla legitimerade yrkesgrupper. Distriktssköterskeutbildningen till Gotland påverka innehåll efter behov HR, representanter från verksamhet Pågår HR, AC, EC Fortlöpande Pågår HR, AC, EC, repr från personalgrupp Fortlöpande Pågår AC Ej påbörjad HSV ledningsgrupp Hösten 2017 Utbilda boendeassistent till undersköterska och höja lönepåslaget HR, AC, EC Pågående/+ vid alla medarbetar Klart Pågår 24 (43)

171 och lönesamtal Påtala behov av grundutbildning för arbetsterapeuter och fysioterapeuter till Campus Gotland. Behov av vidare utb. och magister examen. HR Pågår tillsammans med HSF Riktade insatser till alla utbildningar på campus Gotland att få timanställning som boende EC, resursteamet Pågår assistent Ta emot fler praktikanter AT/FT EC pågående Pågår Stärka medarbetare som slutar att vara goda ambassadörer även när de slutat (flyttat från rubriken EC Löpande Klart avveckla) Rekrytera Bevaka att SON tar ställning våren 2018 för budgetäskande om rehab resurser för tidig rehabilitering i hemmet AC Våren 2018 Ej pågående Bredda rekryteringen till nyanlända, pensionärer HR Våren 2018 Pågår Fler utvecklingstjänster dvs tex 80 % i yrket och 20 % utvecklingsinsats som projekt etc. AC, EC Pågår Pågår Bemanningspool tillsammans med HSF. Gällande samtliga yrkeskategorier? AC, EC Pågående Ej pågående Bostäder till alla yrkeskategorier, sommarvikarier AC, EC, lokalansvarig SOF , mer långsiktigt Pågår 25 (43)

172 arbete Utveckla Mentorskap utvecklas EC, personal Klart Individuell introduktionsplan EC Pågår Klart Utbilda fler undersköterskor HR Pågår Skapa förutsättningar för att kunna kombinera samordnarfunktion och arbete i yrket EC Våren 2018 Pågår Utveckla den tekniska plattformen, surfplattor, planeringssystem IT, kvalitet och utvecklingsavd. Våren 2018 Ej pågående Behålla Fortsätta dialogmöten men lägga till undersköterskor AC, EC Våren 2018 Klart Fortsatt ge traineeplats till medarbetare som gått vägen till ledarskap AC Pågår Pågår Heltid till alla som önskar det HR, AC, EC 2019 Pågår Använda kompetensen rätt EC, personal Hösten 2018 Pågår Möjlighet till utvecklingstjänster, projekttjänster etc. AC, EC Våren 2018 Pågår Avveckla Användandet av bemanningsföretag HR, AC, EC Löpande Pågår 26 (43)

173 Aktivitetslista för avdelningen Hemtjänst Bilaga 6 Nuläge Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång Undersköterska ,87 1 7? Stor osäkerhet gällande förväntade avgångar Boendeassistent ,77 0 0? Stor osäkerhet gällande förväntade avgångar Enhetschef , Uppsägning Administrativ assistent , Chefsassistent , Verksamhetsutvecklare , Framtid* (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång Undersköterska Boendeassistent Enhetschef Administrativ assistent Chefsassistent Verksamhetsutvecklare *avdelningen kan inte göra en prognos om bemanning pga osäkert brukarunderlag 27 (43)

174 Avdelningens aktiviteter Vad Hur/Aktiviteter Ansvarig Klart Status Attrahera Att vara mer synliga utåt Ambassadörer i verksamheterna Beskriva vilka förmåner man har som anställd inom Region Gotland Rekryteringskampanjer Synliga på mässor etc Att använda kompetens rätt Översyn av uppdragsbeskrivningar för alla yrkeskategorier Enhet Förvaltning Förvaltning/resursteam Resursteam Löpande 2018/2019 Löpande Löpande Klart Avdelning 2018 Pågår Rekrytera Attrahera fler att söka arbeta hos oss Ökat samarbete med skola Vara synlig i olika sammanhang, mässor odyl Förvaltning/Avdelning Resursteam Alla Löpande Löpande Löpande Pågår Vara ambassadör för sitt arbete Arbeta för att fler har praktik i våra verksamheter Fler medarbetare som gått handledarutbildning Enhet Avdelning/Enhet Löpande 2018/2019 Pågår Bättre struktur på innehåll vid praktik 28 (43)

175 Möjliggöra att kunna söka tjänster inom önskad enhet Utveckla Få fler medarbetare med Få fler medarbetare med omvårdnadsutbildning vid rekrytering omvårdnadsutbildning Karriärvägar Kompetensutveckling Kompetens utifrån uppdrag Övergripande portal för kompetensutveckling Arbeta för att tillsvidareanställningar och längre vikariat annonseras. Resursteam 2018 Klart Annonsera vid rekrytering Resursteam Löpande Pågår Uppmuntra medarbetare att utbilda sig Enhet Löpande Pågår Informera om studieerbjudandet Arbeta för valideringsutbildning Tydliggöra karriärvägar Skapa andra typer av karriärvägar, behov av fler yrkeskategorier Sammanställning av kompetensutvecklingsplaner för att planera för större kompetensutvecklingssatsningar inom avdelningen Översyn gällande möjligheten till olika uppdrag för undersköterska respektive boendeassistent Översyn gällande uppdrag enhetschef andra funktioner Utbildningar för alla inom förvaltningen/regionen Enhet Förvaltning Löpande 2018/2019 Förvaltning 2018 Delvis Förvaltning/Avdelning Löpande klart Avdelning Löpande Klart, görs årligen Avdelning 2018/2019 Görs 2019 Avdelning 2018 Förvaltning Ej påbörjad 29 (43)

176 Behålla Ta till vara på kunskap om orsaken till avslut Tydliggöra förmåner Introduktion Teknikutveckling Öka möjligheten att kunna byta arbete inom förvaltningen Trivseln på arbetsplatsen Systematisera och analysera information från avslutningssamtal Beskriva vilka förmåner man har som anställd Utveckla introduktionen för nya medarbetare Lära av andra kommuner Titta på smarta lösningar Ökat införande av inköp via platta Införande av planeringsverktyg som stöd för en god arbetsmiljö Skapa tydligare rutiner för hur man kan byta arbete Möjligheten att söka till specifik arbetsplats Skapa förutsättningar för trivsel i grupperna Arbeta för stor delaktighet för alla medarbetare Avdelning Löpande Klart, görs löpande Förvaltning 2018/2019 Görs 2019 Resursteam/Avdelning 2018 Pågår Avdelning Löpande Pågår Avdelning Löpande Enhet 2018 Avdelning 2018 Förvaltning 2018/2019 Klart Resursteam 2018 Enhet Löpande Pågår Alla Löpande Avdelning/Enhet Löpande Avdelning/Enhet Löpande 30 (43)

177 Att känna sig uppskattad - Öka bullkontot Att få möjlighet till gemensamma aktiviteter Avdelning/Enhet Avdelning/Enhet Avdelning/Enhet Löpande Löpande Löpande i gruppen Planeringsdagar Friskvårdsaktiviteter i grupp Skapa vi-känsla Bra arbetsmiljö Att arbeta lika inom avdelningen, ta hjälp av Enhet Löpande Pågår varandra Ledarskap Möjlighet till nära ledarskap Avdelning 2018/2019 Pågår Tydliga uppdrag Skapa tydliga uppdragsbeskrivningar Avdelning 2018 Klart Att använda kompetens rätt Arbeta för att möjligheten till att utföra arbetsuppgifter utifrån kompetens Avdelning 2018/2019 Pågår Avveckla Att få medarbetare att känna att vi varit en bra arbetsgivare när man avslutar sin anställning Avslutningssamtal Systematiskt sammanställa avslutningssamtal för att arbeta med förbättringsområden Avdelning/Enhet Avdelning Löpande Löpande Klart, görs löpande inom avdelningen 31 (43)

178 Aktivitetslista för avdelningen Omsorgen om personer med funktionsnedsättning Bilaga 7 Nuläge (aggregerat för avdelningen) Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång Enhetschefer ,3 Verksamhetsutvecklare ,5 Chefsassistent ,5 Administrativ assistent ,5 Arbetskonsulent DV Stödassistent , st. Vakanser, 1 st. Pension Undersköterska Boendeassistent , st. Pension, 2 st. Vakanser Stödassistent DV , st. Pension, 3 st. Tjänstledighet Handledare DV st. Tjänstledighet Specialpedagog DV (43)

179 Framtid* (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång Enhetschefer ,8 11, st. Pension Verksamhetsutvecklare ,5 0,5 0,5 Chefsassistent ,5 0,5 0,5 Administrativ assistent ,5 5,5 5,5 *Arbetskonsulent DV (tillkommer 1 vid EPF flytt 2018) Stödassistent ,28 142,28 148, st. Pension Undersköterska Stödpedagog ,0 9,0 11, Behandlingsassistent /Socialpedagog?? (Personer kommer från EPF) Boendeassistent ,46 38,46 35, st. Pension *Stödassistent DV (Förväntan är att det blir en ökning) *Handledare DV (Förväntan är att det blir en ökning) *Specialpedagog DV (Förväntan är att det blir en ökning) *Dagligverksamhet är en ständigt växande verksamhet och har svårt att bedöma framtida behov. 1 st. Pension 3 st. Pension 2 st. Pension 7 st. Pension 4 st. Pension 33 (43)

180 Avdelningens aktiviteter Aktiviteter Ansvarig Klart Status Attrahera Förbättra vårt mottagande/bemötande/omhändertagande av praktikanter/studerande/nyanställda. Ge handledarutbildning. Utbilda/likrikta hur medarbetare tar emot. Marknadsföra oss som arbetsgivare och visa våra olika yrken och möjlighet till utveckling och karriärsvägar: exempelvis på Jobbmässa, Högskolans yrkesmässa, förmedla yrkesrollen (mer realistiskt) externt via olika medier (poddar, radio, tidningar) Informera på arbetsförmedlingen. (avdelning behöver info om när det finns tillfälle) Rekrytera EC Pågår AC+HR När tillfälle erbjuds Se över löneläge där vi rekryterar högskoleutbildad personal till DV EC+HR ? Klart, görs Se över rekryteringsgång. Nischa annonser så den sökande vet var den hamnar då den söker arbete. Annonsera externt. AC+HR+ EC+ resursteam Klart ? Klart Utveckla vår introduktion för nya medarbetare: låta introduktionen vara mer individuell och EC Klart baserad på den nya medarbetarens tidigare erfarenheter och behov. Arbeta för att göra stödpedagogutbildning tillgängligt på Gotland AC+HR Hösten 2018 Pågår Utveckla och behålla Arbeta med att samla in kompetensutvecklingsbehov för att göra bredare satsningar på avdelningsnivå 1 gång per år Ta fram studieerbjudande för att locka till utveckling: ex. handledarutbildning + annat samt tydliggöra karriärvägarna i detta EC 1 december varje år Medarbetarsamtal Klart AC+HR Januari 2018 Klart systematiskt 34 (43)

181 Uppmuntra till och informera om på medarbetarsamtal och APT vilka möjligheter som finns till utveckling och karriärvägar Enhetschefer lämnar löpande behov av kompetensutveckling till kompetens- och utbildningsgrupp på avdelningen EC EC 1 december varje år Medarbetarsamtal 1 december varje år Medarbetarsamtal Inventera behov av särskilda utbildningar utifrån Daglig Verksamhet EC på DV Klart Fortsatt arbete med omvandling av tjänster från boendeassistent/stödassistent till stödpedagog EC Pågår hela tiden tills rätt antal stödped. uppnåtts Tillgodose medarbetares behov av handledning. AC+EC Upphandlas varje år. Egna handledare Arbeta aktivt för att våra medarbetare trivs på arbetet genom god arbetsmiljö, möjlighet till kompetensutveckling och stimulerande arbetsuppgifter. Fortsätta arbeta med att ha tydliga och väl genomtänkta nyckelpersonsuppdrag och ta till vara på de personer som har nyckelpersonsuppdrag EC AC+EC Kval.råd from Modell klar Arbetas sedan med systematiskt Arbete görs idag och ska vara fortlöpande Tekniska hjälpmedel till medarbetare och chefer för att underlätta i det dagliga arbetet AC+EC Studiebesök Första inventering Klart Klart Pågår Klart Klart Klart Pågår 35 (43)

182 Rotationstjänster jobba på andra enheter inom avdelningen ta lärdomar och kunskaper av varandra internt. klar Sedan fortlöpande utifrån uppkomna behov AC+EC (arbeta fram system) Pågår 36 (43)

183 Bilaga 8 Aktivitetslista för Myndighetsavdelningen Nuläge (aggregerat för avdelningen) Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång Handläggare/systemförvaltare Avgifter Handläggare , Bostadsanpassningsbidrag Administrativ assistent , Handläggare socialpsykiatri ,0 1,0 Handläggare LSS ,0 0 1:e handläggare ,0 0 Processledare ,0 0 Boråds-assistent ,0 0 Biståndshandläggare SoL ,85 2 2,0 föräldraledigheter Vårdplanerande distriktssjuksköterska ,0 1 0 Enhetschefer , ,0 pensionsledighet Myndighetschef , (43)

184 Framtid (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång Handläggare ,5 0,5 Pension Avgifter/systemförvaltare 1:e Handläggare SoL/LSS ,0 2,0 SoL/LSS Handläggare ,0 Mottagningsteam Enhetschefer ,0 1,0 1,0 Troligen Pension Myndighetschef ,0 Borådsassistent ,0 1,0 Troligen pension Vårdplanerande distrikts ,0 1,0 Troligen sjuksköterska pension Ekonomi ,0 1,0 assistent/controller Biståndshandläggare SoL ,0 0 2,0 Handläggare LSS/SOL :e handläggare SoL/LSS (43)

185 Avdelningens aktiviteter Aktiviteter Ansvarig Målsättning Klart Status Attrahera och rekrytera Följa den strukturerade introduktionen som finns. Mycket viktigt att vi tar hand om nya medarbetare och våra sommarvikarier. Skapa tydliga medarbetarkontrakt/uppdrag. Samt genomgång av dem på medarbetarsamtalet, gärna oftare. Jobba aktivt med lönebildning utifrån våra kvalificerade/komplexa uppdrag vid Myndighetsavdelningen. EC AC och EC AC och HR Chef God introduktion som gör att medarbetare snabbt känner sig trygga i sin yrkesroll. Medarbetare blir goda ambassadörer för vår avdelning. Medarbetare och ledare som vet vad som ingår och förväntas i sitt uppdrag. Att kunna erbjuda konkurrenskraftiga löner. Att skapa nära kontakt med studenter under deras studietid. EC Att rekrytera nya medarbetare till avdelningen. Vid nyrekrytering Uppdateras årligen. Löpande inför varje lönerevision. Klart, görs vid rekryyering Klart, uppdateras årligen Klart, görs inför varje Pågår Kompetensväxling renodla uppdrag t ex handläggaruppdrag. AC och EC Rätt kompetens på rätt plats. Pågående Pågår Utveckla och behålla Jobba med att medarbetare är delaktiga i arbetsprocesser som rör arbetsmiljö, yrkesutövandet, utvecklingsfrågor mm. AC & EC Delaktiga ledare och medarbetare Pågående Pågår löneöversyn 39 (43)

186 Att som ledare och medarbetare finnas till för varandra. Att gemensamt skapa en god arbetsmiljö där alla blir sedda och trivs. Ledare ska finnas tillgängliga för medarbetare. Ge feedback- beröm- uppskattning! Kontinuerlig kompetensutveckling skall finnas en övergripande plan som utgår från de individuella kompetensutvecklingsplanerna och avdelningens behov. Coachande ledarskap - ge möjlighet till ansvar/att växa i yrkesrollen. Uppmuntra friskvård. Uppmuntra att jobba ord. arbetstid/minimera att jobba över. Öka på bullkontot! Uppskattning genom festligheter då och då fira mer!! Avveckla Genomföra strukturerade avslutningssamtal. Ta tillvara den anställdes erfarenheter och förbättringsförslag som en naturlig del i kvalitetsarbetet. AC/EC & medarbetare En välkomnande glad och trevlig stämning på avdelningen. Alla mår bra och upplever god arbetsmiljö. Pågående Pågår AC och EC Medarbetare med rätt kompetens. Upprättas Klart, årligen upprättas årligen AC och EC Medarbetare som känner att de Pågående Pågår utvecklas på jobbet. AC och EC Friska medarbetare och ledare Pågående Pågår Alla Glada medarbetare/ledare - attraktiv Pågående Pågår arbetsplats! EC & AC Ett bra avslut för medarbetare. Fånga Vid avslut av Klart, görs upp viktiga erfarenheter och anställning. vid avslut förbättringsförslag. 40 (43)

187 Bilaga 9 Aktivitetslista för avdelningen Individ och familjeomsorg Nuläge (aggregerat för avdelningen) Personalsammansättning t.o.m. 31 december 2017 Benämning yrke AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar under året Orsak till avgång Familjebehandlare Familjepedagog/Ungdomsbeh pension Familjefrid ,5 Stödgrupper samordnare ,5 Steg 1 Domar/coach ,8 Samordnare Socialsekreterare , pension2, Föräldraledighet 3, Uppsägning 4 Assistenter ,75 Byte av tjänst inom avd Socialassistent 4 4 Behandlingsassistenter Samordnare :e soc sekr Assistenter Alkohol och drogrådgivare familjehemssekr Familjerättssekr Enhetschefer (43)

188 Framtid (aggregerat för avdelningen) Prognostiserat behov 1 januari 2018 och 31 december 2020 Benämning AID Antal anställda Antal årsarbetare Varav specialistutbildade Antal vakanser Förväntade avgångar Orsak till avgång Socialsekreterare uppsägning pension Uppsägning pension Uppsägning pension 1:e soc sekr pension Enhetschef uppsägning pension Ass Avdelningens aktiviteter Aktiviteter Ansvarig Klart Status Attrahera Högt till tak höja ribban på utbildning Ac+ec 2018 Pågår Rekryteringsbelöning se över möjligheten och ta fram ett förslag AC 2018 Pågår Rekrytera Arbeta mot högskolor innehåll, kommunikation, praktikanter Verksamhetsutvecklare Pågår Utveckla Introduktion se över och förbättra AC, VU, AC Pågår Trainee - se över möjligheten och ta fram ett förslag Jan 2018 Ac+HRchef Pågår 42 (43)

189 Kompetensutvecklingsplan sammanställa och skapa aktiviteter EC Febr 2018 Klart Uppföljningsmöte 6- månaders goda historier EC Ej Förbereda praktikplatser AC Februari Egen person från avdelning mot högskolan resurs som kan arbeta tätt ihop med Uppsala universitet i syfte att ta vara på att socionomprogrammet ges på Gotland. Behålla 2018 pågående Klart AC Våren 2018 Pågår Kompetensutvecklingsplan Se ovan Klart, görs Distans utreda möjligheten till distansarbete AC 2018 Klart Seminarium hela socialförvaltningen Avveckla Systematisera inför pension, Mentorskap med grupper AC, EC Hösten 2018 Ej årligen Ej pågående pågående 43 (43)

190 Medarbetarenkät Region Gotland 2018

191 Svarsfrekvens Datainsamling under perioden:

192 Summering av samtliga index NA BM Net promoter score PAI Index HME Benchmark är baserad på resultat från drygt svar ifrån över 200 organisationer (nordiska och internationella).

193 Arbetet med resultaten från förra mätningen Har din arbetsplats arbetat aktivt med resultaten från den senaste medarbetarundersökningen? Region Gotland 74 RSF Regionstyrelseförvaltningen 81,8 UAF41 Utbildnings- och arbetslivsförvaltning FVCH 79,2 TKF Teknikförvaltningen 74,5 SBF Samhällsbyggnadsförvaltningen 74,4 SOF Socialförvaltningen FVCH 71,5 HSF Hälso o Sjukvårdsförvaltningen 64 JA

194 Medarbetarsamtal Har du haft ett medarbetarsamtal under de senaste 12 månaderna? Region Gotland TKF Teknikförvaltningen UAF41 Utbildnings- och arbetslivsförvaltning FVCH SBF Samhällsbyggnadsförvaltningen SOF Socialförvaltningen FVCH RSF Regionstyrelseförvaltningen HSF Hälso o Sjukvårdsförvaltningen 89,2 85,9 90,9 83,1 90,8 87,4 89,7 82,7 89,4 86,4 89,4 85,4 86,1 84, Ja Ja

195 Psykosocial arbetsmiljö (PAI)

196 Psykosocial arbetsmiljö index (PAI) Fördelning av grupper inom färgintervallen PAI 2018 PAI 2017 Antal; Procent Antal; Procent 110; 20; 3% 20% 16; 3% 208; 37% 9; 2% 97; 19% 34; 7% 208; 37% 141; 27% 232; 45% Psykosocial arbetsmiljö index (PAI) De flesta områdena i den psykosociala arbetsmiljön fungerar väl. Fokusera på att behålla gruppens starka områden. (100-87) Många delar i den psykosociala arbetsmiljön fungerar väl. Fokusera på att förbättra gruppens svaga områden. (86-69) Gruppen behöver förbättra den psykosociala arbetsmiljön. Ta in stöd vid behov. (68-49) Gruppen behöver stöd i att förbättra den psykosociala arbetsmiljön. (48-0) För få svar för att få ett indexvärde

197 Psykosocial arbetsmiljöindex (PAI) Har du under de senaste 12 månaderna varit fri från kränkande särbehandling (mobbning, diskriminering eller sexuella trakasserier) på jobbet? Känner du dig respekterad av din chef? 90 % vet var man ska vända sig om man varit utsatt Har du de förutsättningar du behöver för att göra ett bra jobb? Får du tillräckligt med återhämtning mellan arbetspass? Får du stöd vid hög arbetsbelastning av din chef? Har du en rimlig stressnivå i ditt arbete? Är din arbetsplats fri från konflikter som påverkar arbetet negativt? Staplarna visar positiv andel, dvs de som svarat 4 eller 5 på den femgradiga svarsskalan

198 Arbetsfördelning 9

199 Psykosocial arbetsmiljö index (PAI) Utvärderar den psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen med syfte att upptäcka tidiga signaler på faktorer som kan leda till ohälsa (74)

200 PAI psykosocial arbetsmiljöindex SOF PAI Frågor CF1. Är din arbetsplats fri från konflikter som påverkar arbetet negativt? PO2. Har du de förutsättningar du behöver för att göra ett bra jobb? ST9. Får du stöd vid hög arbetsbelastning av din chef? Psykosocial arbetsmiljöindex ST6. Får du tillräckligt med återhämtning mellan arbetspass? De flesta områdena i den psykosociala arbetsmiljön fungerar väl. Fokusera på att behålla gruppens starka områden. (100-87) RE1. Känner du dig respekterad av din chef? Många delar i den psykosociala arbetsmiljön fungerar väl. Fokusera på att förbättra gruppens svaga områden. (86-69) ST1. Har du en rimlig stressnivå i ditt arbete? Gruppen behöver förbättra den psykosociala arbetsmiljön. Ta in stöd vid behov. (68-49) Gruppen behöver stöd i att förbättra den psykosociala arbetsmiljön. (48-0) DI9. Har du under de senaste 12 månaderna varit fri från kränkande särbehandling (mobbning, diskriminering eller sexuella trakasserier)? 11

201 Hållbart medarbetarengagemang (HME)

202 Hållbart medarbetarengagemang Region Gotland Mitt arbete känns meningsfullt Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag är insatt i min arbetsplats mål Min närmaste chef visar förtroende för mig som medarbetare Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete Jag ser fram emot att gå till arbetet Min närmaste chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt

203 HME Hållbart medarbetarindex SOF HME2b. Min närmaste chef visar förtroende för mig som medarbetare HME Frågor HME1a. Mitt arbete känns meningsfullt HME2c. Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete HME1b. Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete HME3a. Jag är insatt i min arbetsplats mål Hållbart medarbetarengagemang Utmärkt (100-87) Bra (86-69) Svag (68-49) Mycket svag (48-0) HME1c. Jag ser fram emot att gå till arbetet HME2a. Min närmaste chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser HME3b. Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt HME3c. Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete 14

204 Employer Brand (enps)

205 enps mäter företagets employer brand Hur troligt är det att du skulle rekommendera Region Gotland som arbetsplats till en vän? Mycket troligt Inte alls troligt Ambassadörer 10-9 Passiva 8-7 Kritiker = NPS Ambassadörer Kritiker Net Promoter Score (Max: +100 Min: -100)

206 enps fördelning och trend NPS -25 Ambassadörer Passiva Kritiker 21% 34% 45% NPS -30 Ambassadörer Passiva Kritiker 18% 33% 48%

207 enps enps NA (9) Region Gotland UAF41 Utbildnings- och arbetslivsförvaltning FVCH RSF Regionstyrelseförvaltningen TKF Teknikförvaltningen SBF Samhällsbyggnadsförvaltningen SOF Socialförvaltningen FVCH HSF Hälso o Sjukvårdsförvaltningen

208 Vad händer efter mätningen? 19

209 Tidplan Så fort som möjligt ska arbetet vara påbörjat med att presentera resultatet och ta fram aktiviteter. Senast 31/3 ska handlingsplanerna vara uppdaterade i verktyget. Arbetet ska följas upp kontinuerligt under året.

210 Resultat stresscreening 2018 (2017) Svarsfrekvens 215/252 85% (225/252 90%) 47st personer är identifierade för telefonuppföljning 22% av de svarande cheferna lider av långvariga stressproblem/utmattning (19%) (42st) 14% av cheferna har sömnproblem (14%) Av de som är identifierade för telefonuppföljning är det minst 34% som vi kontaktar för en andra gång.

211 Chefer med besvär (antal) RG TKF SOF SBF RSF HSF UAF Kortvariga stressproblem (måttlig el svår) Utmattn/långvarig stress (måttlig el svår) Sömnproblem (måttlig eller svår)

212 2017 Chefer med besvär (antal) RG TKF SOF SBF RSF KFF HSF UAF Kortvariga stressproblem (måttlig eller svår) Utmattning/långvariga stressproblem (måttlig eller svår) Sömnproblem (måttlig eller svår)

213 Chefer med besvär (%) RG TKF SOF SBF RSF HSF UAF Kortvariga stressproblem (måttlig el svår) Utmattn/långvarig stress (måttlig eller svår) Sömnproblem (måttlig eller svår)

214 2017 Chefer med besvär (%) RG TKF SOF SBF RSF KFF HSF UAF Kortvariga stressproblem (måttlig eller svår) Sömnproblem (måttlig eller svår) Utmattning/långvariga stressproblem (måttlig eller svår)

215 Stresscreening SOF

216 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokoll SON AU 93 Muntlig information. Övergripande resultat medarbetarundersökningen Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden godkänner informationen. Medarbetarna i Region Gotland har genomfört en medarbetarundersökning. Socialnämndens arbetsutskott tar del av resultaten för hela regionen och för socialförvaltningens medarbetare. Resultat redovisas bland annat för områden psykosocial arbetsmiljö, arbetsfördelning, hållbart medarbetarengagemang och medarbetarindex. Avdelningarna kommer arbeta vidare med resultaten ute på enheterna. Arbetsutskottet får även en redogörelse av resultaten från en stress-screening som genomförts bland regionens chefer. Resultaten redovisas regionövergripande och på förvaltningsnivå. Socialförvaltningen visar goda resultat gällande upplevd långvarig stress bland chefer i jämförelse med andra förvaltningar och regionen i stort. Ärendets behandling under mötet Roger Nilsson, HR-chef presenterar ärendet. 16 (24) Justerande Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

217 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 94 SON AU 94 Muntlig information. Chefstrainee inom socialförvaltningen SON 2018/131 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden godkänner informationen. Socialförvaltningen har tagit fram ett program för chefstrainee inom förvaltningen. Socialnämnden får ta del av upplägget och innehållet. Tre medarbetare inom socialförvaltningen har förnärvarande genomfört utbildningen Vägen till ledarskap och kommer att få möjlighet att ansöka om en plats till förvaltningens chefstraineeprogram. Från och med februari 2019 kommer förvaltningen arbeta utifrån programmet. Ärendets behandling under mötet Roger Nilsson, HR-chef presenterar ärendet. 1 (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

218

219 Program för chefstrainee inom socialförvaltningen Chefstraineeprogrammet är ett led i SOFs arbete med att trygga sin chefsförsörjning. Det är viktigt att kunna erbjuda karriär- och utvecklingsvägar för medarbetare som visat chefspotential. Syftet med chefstraineeprogrammet är att på ett strukturerat sätt utveckla nya chefer genom att fånga upp förvaltningens VTL-deltagare (Vägen Till Ledarskap) Målet är att traineen efter godkänt chefstraineeprogram ska anställas som enhetschef inom någon av SOFs verksamhetsområden

220 Program för chefstrainee inom socialförvaltningen 5. Traineen anställs som enhetschef inom SOF 4. Efter godkänt program sker tillsättning enligt vanlig process 3. Traineen genomför programmet 2. Kandidaten söker och antas till chefstrainee-programmet 1. Kandidaten genomgår Vägen Till Ledarskap Chefstrainee inom socialförvaltningen

221 Program för chefstrainee inom socialförvaltningen Vinsten för förvaltningen är att få en ny chef som genomgått en årscykel på ett strukturerat sätt och som erhållit en bra grund för ett gott ledarskap Vinsten för medarbetaren är att få möjlighet att växa in i rollen som chef och att erhålla en enhetschefstjänst efter godkänt program Genomförande av programmet: År 1 (VTL) samt ansökan till programstart - (hösten) År 2 - egna arbetsuppgifter och praktik - (helår) År 3 - förberedelser inför chefstillsättning - (våren) Kostnad 25% arbetstid för traineen, Koordinator ca 20%, Ev kurskostnader

222 Program för chefstrainee inom socialförvaltningen Uttagningsprocessen just nu: 1. Förvaltningen presenterar traineeprogrammet för VTL-deltagarna och samtliga kandidater får möjlighet att ansöka om traineeplats Nov 1. Ansökan inlämnas till HR-chef senast 29/11 2. Därefter begåvningstest 2. Facken träffar kandidaterna för speed-dating-intervjuer Nov/Dec 3. Beslut om vilka kandidater som ska erbjudas traineeplats FLG/VLG 11/12 1. Kandidaterna får besked v.50/51 och överenskommelser te 4. Uppstart chefstraineeprogram Feb 2019

223 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 97 SON AU 97 Årsplan 2019 gällande socialnämndens övergripande och återkommande ärenden SON 2018/405 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden godkänner årsplan 2019 gällande nämndens övergripande och återkommande ärenden. Förvaltningen har upprättat en årsplanering för alla ärenden som går att planlägga under ett verksamhetsår. Planen innehåller information om ärende och när de ska rapporteras och beslutas av nämnden. Syftet är att kunna bibehålla ordning och struktur i förvaltningens interna planering och för att nämndens ledamöter ska kunna ha kännedom om kommande och aktuella ärenden. Förvaltningen har utformat en årsplanering för 2019 och utgångspunkten är att den uppdateras inför varje nytt årsskifte. Socialnämnden ska framöver kunna fatta beslut om ny årsplan på nämndens decembersammanträde inför nästkommande verksamhetsår. Bedömning Socialnämndens föreslås godkänna årsplan 2019 gällande nämndens övergripande och återkommande ärenden. Ärendets behandling under mötet Helena Eskedahl, nämndsekreterare presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 1 november Årsplan (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

224 Socialförvaltningen Helena Eskedahl Tjänsteskrivelse SON 2018/405 1 november 2018 Socialnämnden Årsplan 2019 för socialnämndens övergripande och återkommande ärenden Förslag till beslut Socialnämnden godkänner årsplan 2019 gällande nämndens övergripande och återkommande ärenden. Sammanfattning Förvaltningen har upprättat en årsplanering för alla ärenden som går att planlägga under ett verksamhetsår. Planen innehåller information om ärende och när de ska rapporteras och beslutas av nämnden. Syftet är att kunna bibehålla ordning och struktur i förvaltningens interna planering och för att nämndens ledamöter ska kunna ha kännedom om kommande och aktuella ärenden. Förvaltningen har utformat en årsplanering för 2019 och utgångspunkten är att den uppdateras inför varje nytt årsskifte. Socialnämnden ska framöver kunna fatta beslut om ny årsplan på nämndens decembersammanträde inför nästkommande verksamhetsår. Bedömning Socialnämndens föreslås godkänna årsplan 2019 gällande nämndens övergripande och återkommande ärenden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 1 november Årsplan Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

225 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/405 Skickas till Socialförvaltningens förvaltningsledningsgrupp Socialförvaltningens verksamhetsledningsgrupp Helena Eskedahl, nämndsekreterare 2 (2)

226 Årsplan 2019 för övergripande och återkommande ärenden - Socialnämnden Region Gotland Tabellen visar när på året socialnämnden ska få rapport om vilka ärenden: Månad Ärende Kommentar Februari Verksamhetsberättelse för föregående år Februari Överföring av resultat från föregående år Februari Kompletteringsbudget Februari Förslagslista strategisk plan och budget Februari Stiftelser och debitering av kostnader redovisning föregående år Februari Kommunikation Sof sammanställning julidec föregående år Februari Barns brukarmedverkan Årlig uppföljning Mars Patientsäkerhetsberättelse föregående år Mars Kvalitetsberättelse och kvalitetsplan föregående år och plan innevarande år Mars Strategisk plan och budget tre kommande åren Mars Internkontrollplan för innevarande år Mars Månadsrapport februari för innevarande år Mars Underlag Barnsam inför budgetberedning om behov finns April Delårsrapport 1 Juni Löneöversyn information Juni Månadsrapport maj Juni Verksamhetsplan inledande arbete med AU/SON Juni Individrapportering av ej verkställda beslut September Delårsrapport 2 September Verksamhetsplan Gemensamt arbete/information September Kommunikation Sof Sammanställning för jan-juni

227 Oktober Verksamhetsplan Workshop med AU/SON Oktober Ersättningar hemtjänst för kommande år Oktober Ersättningar daglig för kommande år verksamhet LOV Oktober Månadsrapport september Oktober Sammanträdesordning SON, AU och IU för Oktober Individrapportering av ej verkställda beslut kommande år December Månadsrapport oktober December Avskrivning av fodringar för innevarande år December Budget Förutsättningar och ramar kommande år December Uppföljning av för innevarande år internkontrollplan December Skälig boendekostnad för för kommande år hushåll som söker försörjningsstöd December Kompetensförsörjningsplan fyra kommande åren December Beslutsattestanter Sof för kommande år December Verksamhetsplan beslut för kommande år Jan- december Delgivningar och anmälningsärenden Delgivning av individutskottets beslut Socialdirektören informerar återkommande ärenden på vart nämndsammanträde

228 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 95 SON AU 95 Information. Åtgärdslista för ansträngd personalsituation SON 2018/416 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden godkänner informationen. Socialnämnden gav förvaltningen ett uppdrag (SON 159, ) att presentera en åtgärdslista för att förbättra ansträngd personalsituation. När personalsituationen är ansträngd tvingas omvårdnadspersonalen i hemtjänsten ibland till en prioritering av vilka insatser som skall utföras i ett akut skede. En detaljgranskning har gjorts av samtliga avvikelser i hemtjänsten, kategoriserade som utebliven insats, under perioden augusti-oktober Den stora merparten av dessa avvikelser går att härleda till tre omständigheter: akuta händelser som innebär en förhöjd arbetsbelastning, den mänskliga faktorn samt hög frånvaro som inte gått att bemanna. När det gäller det sistnämnda så har personalsituationen har varit ansträngd inom hemtjänsten under året. Svårigheter att rekrytera sommarvikarier har inneburit att medarbetare som antagit sommarerbjudandet har ett innestående semesteruttag. Även korttidsfrånvaro vid sjukdom har påverkat negativt. Bedömning En åtgärdslista med 15 aktiviteter som genomförs för att förbättra personalsituationen har tagits fram. Aktiviteterna innehåller åtgärder på både kort och lång sikt. Socialnämnden föreslås godkänna informationen. Ärendets behandling under mötet Agneta Nyström, avdelningschef hemtjänsten presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 7 november Protokollsutdrag SON 159, (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

229 Socialförvaltningen Agneta Nyström Tjänsteskrivelse SON 2018/416 7 november 2018 Socialnämnden Åtgärdslista för ansträngd personalsituation Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning När personalsituationen är ansträngd tvingas omvårdnadspersonalen i hemtjänsten ibland till en prioritering av vilka insatser som skall utföras i ett akut skede. En detaljgranskning har gjorts av samtliga avvikelser i hemtjänsten, kategoriserade som utebliven insats, under perioden augusti-oktober Den stora merparten av dessa avvikelser går att härleda till tre omständigheter: akuta händelser som innebär en förhöjd arbetsbelastning, den mänskliga faktorn samt hög frånvaro som inte gått att bemanna. När det gäller det sistnämnda så har personalsituationen har varit ansträngd inom hemtjänsten under året. Svårigheter att rekrytera sommarvikarier har inneburit att medarbetare som antagit sommarerbjudandet har ett innestående semesteruttag. Även korttidsfrånvaro vid sjukdom har påverkat negativt. En åtgärdslista med 15 aktiviteter som genomförs för att förbättra personalsituationen har tagits fram. Ärendebeskrivning Tjänsteskrivelse på uppdrag av Socialnämnden, enligt SON 159 dat , där åtgärdslista skall presenteras för att förbättra ansträngd personalsituation. Bakgrund När personalsituationen är ansträngd, t.ex. vid extremväder, hög arbetsbelastning eller bemanningssvårigheter, tvingas omvårdnadspersonalen i hemtjänsten ibland till en prioritering av vilka insatser som skall utföras i ett akut skede. Avdelningen har tagit fram rutiner som anger hur prioriteringarna då ska ske, där omvårdnadsinsatser skall verkställas i första hand och att man i dialog med brukaren försöker hitta en annan tid för serviceinsatser eller sociala aktiviteter. Rutinerna är väl förankrade bland medarbetarna. En detaljgranskning har gjorts av samtliga avvikelser i hemtjänsten, kategoriserade som utebliven insats, under perioden augusti-oktober Den stora merparten av dessa avvikelser går att härleda till tre omständigheter: akuta händelser som innebär 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

230 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/416 en förhöjd arbetsbelastning, den mänskliga faktorn (missar i planeringen eller missförstånd) samt hög frånvaro som inte gått att bemanna. När det gäller det sistnämnda så har personalsituationen har varit ansträngd inom hemtjänsten under året. Svårigheter att rekrytera sommarvikarier har inneburit att medarbetare som antagit sommarerbjudandet har ett innestående semesteruttag. Även korttidsfrånvaro vid sjukdom har påverkat negativt. För att förbättra personalsituationen genomförs åtgärder enligt nedan: Åtgärder pågående och på kort sikt Fortsatt arbete med att minska sjukfrånvaro. En del situationer där en insatsprioritering blir nödvändig går att relatera till korttidssjukfrånvaro och svårigheter att ersätta frånvarande medarbetare. Hemtjänsten kan uppvisa en positiv trend med sjunkande sjuktal sedan slutet av 2016, men ligger ännu på en förhållandevis hög nivå. Det är viktigt att fortsätta arbetet med framtagna åtgärder för att säkerställa att den positiva trenden inte bryts. Den övergång som gjorts från och med den 5 november där ansvaret för att besvara trygghetslarm för hemtjänst natt ändrats till 21:00 från 22:00 skapar ännu bättre förutsättningar att arbeta för hälsosammare scheman på enhetsnivå. Fortsatt utveckling av "gröna turer". De gröna turerna innebär att ordinarie personal finns som en resurs vid exempelvis korttidsfrånvaro. Medarbetarnas flexibilitet innebär att de blir tillgängliga över ett större geografiskt område/flera enheter. Då skapas bättre förutsättningar att ersätta frånvarande kollegor. Det möjliggör även en högre grundbemanning för att kunna ersätta korttidsfrånvaro inom enheterna. Resursteamet har precis arbetat fram ett systemstöd för gröna turer där verksamheterna kan lägga personal tillgängliga för flera enheter så personalen nyttjas över större områden, där de behövs bäst. Planering för introduktionspaket. Man arbetar inom avdelningen för att fler medarbetare har genomgått handledarutbildningar och det skapas en bättre struktur på innehåll vid praktik. Kontinuerlig översyn av grundbemanning utifrån förändrade hemtjänstvolymer. Det förs hela tiden en nära dialog med Resursteamet kring bemanningsfrågor utifrån förändrade behov. Systemstöd utarbetas nu för att planerarna skall kunna se tillgängliga vikarier på de egna enheterna och planera utifrån det. Under hösten har resursteamet anställt 152 timvikarier (samtliga avdelningar), av vilka 19 stycken är på väg ut på introduktion och kommer kunna ta uppdrag inom våra verksamheter. Resursteamet är i slutet på förhandlingar med Kommunal om att den personal som går på långtidsvikariat också skall kunna ta timmar på andra enheter. Både för att personal som vill jobba en högre procent skall få göra det men också för att enheterna skall få vikarier när de behöver. Resursteamet har en bättre kontakt med timvikarierna, för att säkerställa att deras arbetssituation är så bra så de vill stanna hos oss och arbeta så mycket som möjligt. Resursteamets marknadsförings- och rekryteringsuppdrag är tydligare än tidigare och ett större fokus ligger på långsiktig kompetensförsörjning. Resursteamet kontaktar alla förra sommarens timvikarier personligen och diskuterar framtiden. Vi erbjuder på timvikariat och sommarjobb nästa sommar och planerar att erbjuda alla vikarier 100% sysselsättningsgrad för att bli en attraktivare arbetsplats. Resursteamet träffar alla enhetschefer och planerar sommaren 2019 nu i oktober/november för att få en bättre framförhållning, både för arbetsgivare och för 2 (3)

231 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/416 arbetstagare. Dessutom medför det en tryggare situation för brukarna när samma personal återkommer. Resursteamet annonserar ut alla tillsvidaretjänster och vikariat över sex månader för att få extern arbetskraft att ansöka till våra tjänster. Åtgärder på längre sikt Införande av planeringsverktyg i hemtjänsten. Under hösten/vintern 2018 kommer en förstudie påbörjas kring införandet av ett digitalt planeringsverktyg. Ett planeringsverktyg med insatsplanering, schemaläggning och ruttoptimering skulle medföra ett effektivare nyttjande av tillgänglig personaltid. Verktygets signeringssystem innebär även en kvalitetssäkring i att planerade insatser utförs. Införande av ny yrkestitel, serviceassistent. Serviceinsatser (t.ex. städning, tvätt och inköp) är arbetsuppgifter som inte kräver omvårdnadsspecifik kompetens. Om serviceassistenter skulle utföra dessa insatser skulle det innebära att tröskeln för arbetsområdet sänks och undersköterskor/boendeassistenter kan fokusera på mer kvalificerade arbetsuppgifter, att kompetenser används rätt. En uppdragsbeskrivning för yrkestiteln är under framtagande. Aktiviteter enligt Socialförvaltningens kompetensförsörjningsplan. Bedömning Socialnämnden föreslås godkänna informationen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 7 november Protokollsutdrag SON 159, Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Agneta Nyström, avdelningschef hemtjänst 3 (3)

232 Socialnämnden Sammanträdesdatum Protokoll SON 159 Övrigt. Uppdrag till förvaltningen - åtgärdslista för ansträngd personalsituation Socialnämndens beslut Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att presentera en åtgärdslista för att förbättra en ansträngd personalsituation. Åtgärdslistan ska presenteras till socialnämndens sammanträde den 5 december Under en helg i oktober har inte alla serviceinsatser hos brukare kunnat verkställas inom hemtjänsten på grund av personalbrist. Förvaltningen har för avsikt att med stöd av en resurs från hälso- och sjukvårdsförvaltningen arbeta intensivare med resursoptimering och behovsplanering kopplat till budget. I det arbetet ser förvaltningen även över hälsosamma scheman. Socialnämnden diskuterar alternativ för att komma till rätta med problematiken. Förslag uppkommer om att ideella organisationer mot ersättning eventuellt skulle kunna bistå med vissa serviceinsatser vilket förekommer i andra länder. Ärendets behandling under mötet Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen ett uppdrag att till socialnämndens sammanträde den 5 december 2018 presentera en åtgärdslista för att förbättra en ansträngd personalsituation. Skickas till Marica Gardell, socialdirektör Roger Nilsson, HR-chef 44 (45) Justerande Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

233 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 89 SON AU 89 Skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd 2019 SON 2018/430 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden beslutar om högsta godtagbara hyra som ska gälla vid bedömning av skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd Beloppen anges för år 2019 i tabell 1. Vid beräkning av försörjningsstöd tar man hänsyn till den boendekostnad, som sökanden har. Kommunfullmäktige beslutade 1987 att hyreskostnaden skall begränsas till skälig hyra. De aktuella hyrorna i Gotlandshems lägenheter ska utgöra riktpunkt för denna hyra. Inför 2019 har Gotlandshem, tillsammans med Hyresgästföreningen, beslutat om en höjning med 0,7% om året. Belopp för 2019 anges i tabell 1. Bedömning Tabell 1: Vid bedömning av skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd under 2019 ska följande belopp gälla som högsta godtagbara: 1-2 vuxna kronor 1-2 vuxna och 1 barn kronor 1-2 vuxna och 2 barn kronor 1-2 vuxna och 3 barn kronor 1 2 vuxna och 4 eller fler barn kronor Ärendets behandling under mötet Christina Godarve, avdelningschef individ- och familjeomsorgen presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 30 oktober (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

234 Socialförvaltningen Mari Bergström Tjänsteskrivelse Ärende SON 2018/ oktober 2018 Socialnämnden Skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd 2019 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar om högsta godtagbara hyra som ska gälla vid bedömning av skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd Beloppen anges för år 2019 i tabell 1. Sammanfattning Vid beräkning av försörjningsstöd tar man hänsyn till den boendekostnad, som sökanden har. Kommunfullmäktige beslutade 1987 att hyreskostnaden skall begränsas till skälig hyra. De aktuella hyrorna i Gotlandshems lägenheter ska utgöra riktpunkt för denna hyra. Belopp för 2019 anges i tabell 1. Ärendebeskrivning Socialstyrelsen anger i sin handbok Ekonomiskt bistånd, Stöd för rättstillämpning och handläggning av ärenden i den kommunala socialtjänsten (november 2003) bland annat: Socialnämnden bör vid bedömningen av vad som är en skälig boendekostnad utgå från den enskildes faktiska kostnad och behov av boende. Utgångspunkten vid bedömningen av vad som är skälig boendekostnad bör vara vad en låginkomsttagare på orten normalt har möjlighet att kosta på sig. Kostnaden bör även relateras till hyresnivån hos allmännyttiga bostadsföretag eller andra större bostadsföretag på orten. Med orten bör avses den tätort där den enskilde bor eller de närmast belägna tätorterna inom kommunen. Sedan januari 2018 är de nu följande högsta godtagbara boendekostnader som gäller: 1-2 vuxna kronor 1-2 vuxna och 1 barn kronor 1-2 vuxna och 2 barn kronor 1-2 vuxna och 3 barn kronor 1 2 vuxna och 4 eller fler barn kronor 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

235 Socialförvaltningen Region Gotland Tjänsteskrivelse Ärende SON 20xx/xxxx Inför 2019 har Gotlandshem, tillsammans med Hyresgästföreningen, beslutat om en höjning med 0,7% om året. Den vanligaste familjetypen hos de hushåll som beviljades försörjningsstöd 2018 var ensamstående utan barn. Bedömning Tabell 1: Vid bedömning av skälig boendekostnad för hushåll som söker försörjningsstöd under 2019 ska följande belopp gälla som högsta godtagbara: 1-2 vuxna kronor 1-2 vuxna och 1 barn kronor 1-2 vuxna och 2 barn kronor 1-2 vuxna och 3 barn kronor 1 2 vuxna och 4 eller fler barn kronor Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 30 oktober Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Marica Gardell, socialdirektör Christina Godarve, avdelningschef individ- och familjeomsorgen Mari Bergström, enhetschef individ- och familjeomsorgen 2 (2)

236 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 90 SON AU 90 Fortsatt ersättning till arbetsplatser för långtidsarbetslösa som har ekonomiskt bistånd SON 2018/431 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden beslutar att under tre år låta de enskildas ekonomiska bistånd användas till den del av lönekostnaden som överstiger storleken på lönebidraget. Beslutet gäller för högst sju långtidsarbetslösa personer, per år, med långvarigt behov av ekonomiskt bistånd. Personerna anställs vid Röda Korset i Visby. Under åren har antalet hushåll som behöver ekonomiskt bistånd i Region Gotland varierat mellan 1224 hushåll och 1421 hushåll. Kostnaderna för utgivet bistånd har under motsvarande tid varierat mellan tkr och tkr per år. Andelen hushåll som är beroende av bistånd på grund av arbetslöshet ligger i genomsnitt runt 35 %. Under 2014 samt under perioden (pågående) genomfördes projekt där socialförvaltningen ersatt den kostnad som överstigit lönebidraget från Arbetsförmedlingen för ett antal personer som i annat fall erhållit ekonomiskt bistånd via stöd- och försörjningsenheten. Under perioden har sammanlagt 25 långtidsarbetslösa erhållit en anställning via Röda Korset (arton personer), Steget (en person) och skogsstyrelsen (sex personer). Av dessa har endast en person återkommit till stöd- och försörjningsenheten för ekonomiskt bistånd. Bedömning Röda Korset, som arbetsgivare, säger sig fortsatt vara beredda att ta emot långtidsarbetslösa, under förutsättning att de får lönekostnaderna täckta. Till en del kan dessa kostnader täckas med stöd från arbetsförmedlingen, men detta är inte tillräckligt för att ge en minimilön till dem som anställs. En del av lönekostnaderna behöver ersättas med andra medel. Behovet av komplettering med andra medel varierar beroende på hur stort stödet från arbetsförmedlingen kan beräknas bli. Den lämpligaste stödformen från arbetsförmedlingen är lönebidrag för utveckling i anställning, där de kan ge lönebidrag till arbetsplats som tar emot personer som har nedsatt arbetsförmåga på grund av funktionsnedsättning. Stödet till arbetsgivare skulle ge långtidsarbetslösa med försörjningsstöd ökade förutsättningar att erbjudas sysselsättning och i viss mån arbete så att de på sikt inte behöver uppbära ekonomiskt bistånd. Ärendets behandling under mötet Christina Godarve, avdelningschef individ- och familjeomsorgen presenterar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 8 november (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

237 Socialförvaltningen Mari Bergström Tjänsteskrivelse Ärende SON 2018/431 8 november 2018 Socialnämnden Ersättning till arbetsplatser för långtidsarbetslösa som har ekonomiskt bistånd Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att under tre år låta de enskildas ekonomiska bistånd användas till den del av lönekostnaden som överstiger storleken på lönebidraget. Beslutet gäller för högst sju långtidsarbetslösa personer, per år, med långvarigt behov av ekonomiskt bistånd. Personerna anställs vid Röda Korset i Visby. Sammanfattning Under åren har antalet hushåll som behöver ekonomiskt bistånd i Region Gotland varierat mellan 1224 hushåll och 1421 hushåll. Kostnaderna för utgivet bistånd har under motsvarande tid varierat mellan tkr och tkr per år. Andelen hushåll som är beroende av bistånd på grund av arbetslöshet ligger i genomsnitt runt 35 %. Under 2014 samt under perioden (pågående) genomfördes projekt där socialförvaltningen ersatt den kostnad som överstigit lönebidraget från Arbetsförmedlingen för ett antal personer som i annat fall erhållit ekonomiskt bistånd via stöd- och försörjningsenheten erhöll tio långtidsarbetslösa en anställning via Röda Korset respektive Skogsstyrelsen. Av dessa tio var nio självförsörjande via A-kassa i maj Under perioden har sammanlagt 25 långtidsarbetslösa erhållit en anställning via Röda Korset (18 personer), Steget (en person) och skogsstyrelsen (sex personer). Av dessa har endast en person återkommit till stöd- och försörjningsenheten för ekonomiskt bistånd. Röda Korset, som arbetsgivare, säger sig fortsatt vara beredda att ta emot långtidsarbetslösa, under förutsättning att de får lönekostnaderna täckta. Till en del kan dessa kostnader täckas med stöd från Arbetsförmedlingen, men detta är inte tillräckligt för att ge en minimilön till dem som anställs. En del av lönekostnaderna behöver ersättas med andra medel. Behovet av komplettering med andra medel varierar beroende på hur stort stödet från Arbetsförmedlingen kan beräknas bli. Den lämpligaste stödformen från Arbetsförmedlingen är lönebidrag för utveckling i anställning, där de kan ge lönebidrag till arbetsplats som tar emot personer som har nedsatt arbetsförmåga på grund av funktionsnedsättning. Socialförvaltningen bidrar till ett mindre antal anställningar vid de sociala arbetskooperativen och det bedöms vara lämpligt att lämna bidrag även till anställningar vid andra arbetsplatser. 1 (6) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

238 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2018/431 Kostnader för ekonomiskt bistånd utföll under åren mellan tkr och tkr och kostnaderna för 2018 är ackumulerat till september högre än samma period föregående år. Antalet hushåll som uppbär ekonomiskt bistånd har minskat från 1421 hushåll 2015 till 1224 hushåll 2017, men kostnaderna fortsätter som sagt att öka. Det förklaras bland annat av att fler hushåll består av större familjer. Ärendebeskrivning/bakgrund Under det senaste året har antalet hushåll, på Gotland, som erhållit ekonomiskt bistånd varit 1224 hushåll. Det är cirka 2180 personer, vuxna och barn, i de hushåll som erhållit ekonomiskt bistånd under det gångna året. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har under åren förändrats något. Under 2014 kunde vi notera en viss minskning både när det gäller antalet personer som uppbar ekonomiskt bistånd och den totala kostnaden för biståndet. Under 2015 ökade kostnaderna ( tkr) för att gå ned något under 2016 ( tkr) och därefter öka igen under 2017 ( tkr). Under 2018 väntas ytterligare ökning av kostnaderna då kostnaderna ackumulerat till september är högre än samma för period föregående år. Det kan även fortsatt konstateras att många personer behöver bistånd under allt längre tid och många har svårt att finna andra försörjningsmöjligheter. Svårigheterna kan bestå i sjukdomar, missbruk eller brist på lämpligt arbete utifrån de enskildas förutsättningar. Brukare Socialstyrelsen har den här definitionen av mycket långvarigt ekonomiskt bistånd: Bistånd minst 27 månader under en period av tre år med avbrott högst två månader i rad. Gör man en snävare definition av långvarigt ekonomiskt bistånd och enbart räknar antalet individer som varit aktuella för ekonomiskt bistånd längre än 24 månader, finner man att det är 187 individer som har sådant långvarigt biståndsbehov. Fördelningen av ålder och familjetyp visar att behovet mellan kvinnor och män är i princip lika stort och det är främst personer i åldern år som har ett långtidsbehov. Ålder Familjetyp Totalt Ensam kvinna med barn Ensam kvinna utan barn Ensam man med barn Ensam man utan barn Gift/sambo med barn Gift/sambo utan barn Summa Tabell 1: Antal hushåll med behov av ekonomiskt bistånd som varit aktuella mer än 24 månader under åren (6)

239 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2018/431 Ekonomi För de klienter som skulle få möjlighet att ta del av stödformen kommer kostnaden för socialnämnden under de första tolv månaderna att vara ungefär dubbelt så stor som om de hade uppburit försörjningsstöd. Man ska dock ha i åtanke att en del av lönen återgår till samhället (om än inte till socialnämnden) i form av inbetald skatt på inkomsten. Dessutom kan man i de flesta fall räkna med att de efter avslutad anställning kommer att vara bättre rustade för en anställning eller berättigade till A-kassa, som även den överstiger försörjningsstödets normer. Om de senare kommer in i någon av de åtgärdsgarantier som finns inom Arbetsförmedlingen kommer de att vara berättigade till ett högre aktivitetsstöd än vad de annars skulle ha varit. Processer Stöd till arbetsplatser i stället för ekonomiskt bistånd till enskilda Enligt ett beslut från 2005 i dåvarande Social- och omsorgsnämnden ger Socialnämnden bidrag till de sociala arbetskooperativen på Gotland med motsvarande 25 procent av deras lönekostnader. Resterande kostnader ersätts med lönebidrag. Detta medför att åtminstone fem personer idag får inkomster så att de inte behöver söka ekonomiskt bistånd. Stödet till de sociala arbetskooperativen var under kronor, motsvarande cirka kronor per deltagare och månad. Detta understiger vad de skulle ha fått i ekonomiskt bistånd, om de inte hade haft anställningen Röda Korset har kontakt med en mängd arbetslösa och har mött många som har varit utan arbete under flertalet år. Där finns en möjlighet att ge sysselsättning och i viss mån arbete i till exempel Kupan, men det finns inget utrymme att betala lön för arbetet. Om däremot ersättning för anställningar kan kombineras med någon slags anställningsstöd via Arbetsförmedlingen och annat stöd, skulle det kunna ge en tillräcklig inkomst för att de anställda skulle kunna försörja sig utan behov av ekonomiskt bistånd. Röda Korset i Visby har uppgivit att organisationen kan ha sju platser för sådan anställning med stöd. Långtidsarbetslösa kan genom ett sådant arbete få både arbetserfarenhet och meriter att söka andra arbeten under och efter anställningstiden. Stödform Arbetsgivare kan söka olika slags anställningsstöd hos Arbetsförmedlingen. Förutsättningarna för att få stöd är varierande, liksom stödets storlek. För aktuell målgrupp får följande stödform anses vara den bästa; Stödform Målgrupp Ersättning Lönebidrag för utveckling i anställning Lönebidrag för utveckling i anställning är för en arbetssökande som är i behov av en anställning för att pröva eller utveckla sin arbetsförmåga i förhållande till vissa arbetsuppgifter eller arbetsmarknaden i stort. Det är även för arbetssökande som är i behov av att förbättra sina förutsättningar att kunna ta del av en utbildning. Lönebidrag för utveckling i anställning är anpassat arbete hos en arbetsgivare för personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga och som står långt från arbetsmarknaden. Lönebidrag för utveckling i anställning är inte en anställningsform. Arbetstagaren ska få Ersättningen varierar beroende på den anställdes arbetsförmåga. Man kan få bidrag för en lönekostnad på upp till kronor per månad. Utöver lönebidrag för utveckling i anställning kan ekonomiskt bidrag lämnas för kostnader för utvecklingsinsatser. Syftet är att utvecklingsbidraget ska bidra till att personens arbetsförmåga prövas eller utvecklas eller för insatser som bidrar till att förbättra personens förutsättningar att ta del av 3 (6)

240 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2018/431 Stödform Målgrupp Ersättning utvecklingsinsatser som syftar till att öka arbetsförmågan och kompetensen utifrån sina förutsättningar. utbildning. Maxbelopp 5000 kronor per kalendermånad. Utvecklingsbidraget gäller för hela beslutsperioden. Nivån på utvecklingsbidraget fastställs utifrån behovet av stöd inte av omfattning på anställningen. Utvecklingsbidraget utgår för alla dagar utom helgdagar. Utvecklingsbidraget kan ges för insatser som: Rehabilitering Handledning Kompetensutveckling Andra insatser som utvecklar personens arbetsförmåga Tabell 2. Anställningsstöd hos Arbetsförmedlingen Vanligen leder bedömningen av den anställdes arbetsförmåga till att 65 procent av maximal bidragsgrundande ersättning beviljas. I undantagsfall kan bidraget bli högre, om funktionsnedsättningen är stor. Röda Korset har uppgivit att aktuell lön är Sociala avgifter och försäkringar tillkommer med 42 procent. Angivna löner gäller för När nytt avtal börjar gälla kommer lönerna att öka. Det är därför rimligt att göra en beräkning med något högre belopp för arbetsgivarens lönekostnader. Exempel på vad en anställd skulle kosta Socialförvaltningen per månad idag: Lön Röda Korset Sociala avgifter 42% Total lönekostnad Stödandel Af 60% 65% 70% 80% Egeninsats Tabell 3. Egeninsatser vid olika stödandelar, anställning vid Röda Korset De anställdas inkomster kommer att vara skattepliktiga. Från en lön på kronor dras kronor i preliminärskatt. Den enskilde arbetstagaren kommer då att få en nettolön på kronor i månaden. Rekrytering, styrning och uppföljning Representanter från individ- och familjeomsorgen, Arbetsförmedlingen och Röda Korset ska samråda före anställning. De personer som kan komma ifråga för anställning ska rekryteras 4 (6)

241 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2018/431 bland dem som ingår i arbetet med långvarigt bidragsbehövande inom individ- och familjeomsorgen och hushåll/personer med barn bör prioriteras. De ska också vara inskrivna vid Arbetsförmedlingen och de ska tas ut i samråd med Arbetsförmedlingen. För att bedöma arbetsförmåga och funktionsnedsättningens storlek ska en arbetsträning på tre månader genomföras så att Arbetsförmedlingens personal kan genomföra nödvändig bedömning av lönebidragets storlek. En individuell arbetsplan ska göras i samråd med handläggande socialsekreterare, som tillsammans med Arbetsförmedlingen regelbundet ska följa upp utvecklingen hos dem som får sådan anställning. För att göra det möjligt för fler att få del av dessa anställningar, bör de vara högst ett år. De anställda ska följa de regler och riktlinjer som gäller på respektive arbetsplats och inte särbehandlas på grund av anställningsformen. De ska också uppmanas att söka inträde i a- kassa, så att de är har en sådan försäkring, om de inte har arbete efter ett år. Representanter från individ- och familjeomsorgen, Arbetsförmedlingen och arbetsgivaren ska följa utvecklingen för de anställda och av det ekonomiska utfallet. De ska också utforma mer exakta förutsättningar för bland annat rekrytering och rekvisition av ekonomiskt stöd. Utvärdering av liknande projekt Under 2014 genomfördes ett projekt med tio långtidsarbetslösa klienter, där fem fick anställning vid Röda Korset och fem vid Skogsstyrelsen. En av de anställda vid Skogsstyrelsen avbröt sin anställning efter åtta månader då ett behov av placering på HVB för att ett, ej för oss tidigare känt, missbruk hade uppdagats. De nio som fullföljde sin anställning har uppgivit enbart positiva erfarenheter av vår insats, till oss, även om alla nio helst skulle ha velat vara kvar längre tid hos respektive arbetsgivare. För de personer som deltog i projektet genomfördes test - The Worker Role Interwiew (WRI), innan de började projektet (januari 2014 och efter att de avslutat projektet, i april 2015). Av de tio som deltagit i projektet har åtta intervjuer genomförts efter avslutat projekt. Sju av de åtta deltagarna har ökade värden i skattningarna. Projektet som genomförts under åren 2016 till 2018 (pågående) har ett utfall som följer; 2016 hade projektet 12 deltagare, en på Steget, sex på Skogsstyrelsen och fem på Röda Korset. Två av personerna vid Skogsstyrelsen blev sjukskrivna under anställningen men de och alla de andra deltagarna slutförde anställningen. Efter avslutad anställning i projektet skulle två deltagare få fortsatt anställning via Skogsstyrelsen, tre personer uppbar a-kassa och en person är avliden. Sex personer har inte haft någon kontakt med stöd- och försörjningsenheten efter avslutad anställning inom projektet så det är oklart om de arbetar eller uppbär annan ersättning hade projektet sex deltagare på Röda Korset vilka samtliga slutförde anställningen. Av dessa har två personer a-kassa, en håller på med kompletteringar till a-kassan och de övriga tre har inte haft kontakt med stöd- och försörjningsenheten efter avslutad anställning via projektet så om de jobbar, har a-kassa eller uppbär annan ersättning är oklart har projektet sju deltagare vid Röda Korset vilka alla fungerar i sin anställning Under projektet har inget test i likhet med WRI, som genomfördes i samband med projektet 2014, utförts i förhållande till deltagarna. Bedömning Stödet till arbetsgivare skulle ge långtidsarbetslösa med försörjningsstöd ökade förutsättningar att erbjudas sysselsättning och i viss mån arbete så att de på sikt inte behöver uppbära ekonomiskt bistånd. 5 (6)

242 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2018/431 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 8 november 2018 Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Marica Gardell, socialdirektör Christina Godarve, avdelningschef individ- och familjeomsorgen Mari Bergström, enhetschef individ och familjeomsorgen Emma Eriksson, verksamhetsutvecklare individ- och familjeomsorgen 6 (6)

243 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Protokollsutdrag SON AU 85 SON AU 85 Muntlig information. Arbetet med aktivitetsplaner- Boendeplan för personer med funktionsnedsättning SON 2016/24 Arbetsutskottets förslag till socialnämnden Socialnämnden godkänner informationen. Socialnämnden har beslutat om en boendeplan för personer med funktionsnedsättning. Arbetsutskottet får information om hur arbete med aktivitetsplanerna utifrån boendeplanen fortlöper. Några av de aktiviteter där arbete pågår: - planering för ett nytt gruppboende - servicelägenheter via Gotlandshem - översyn av utökat antal platser inom befintliga gruppbostäder - översyn av behovet av startboende Ärendets behandling under mötet Kristina Pajuäär, administrativ chef presenterar ärendet. Hon beskriver vilka aktiviteter som arbetsgruppen arbetar med förnärvarande utifrån boendeplan för personer med funktionsnedsättning. 1 (1) Utdragsbestyrkande/namnförtydligande

244 Boendeförsörjning för personer med funktionsnedsättningar Boendeförsörjningsplan för personer med funktionsnedsättningar Antagen i SON Handlingsplan framtagen.

245 Avstämningsmöten handlingsplan Vem? Förvaltningschef, ekonomichef, myndighetschef, lokalsamordnare och administrativ chef. Hur ofta? Varannan månad.

246 Några aktiviteter vi arbetar med just nu Ø Planerar för ett nytt gruppboende. Ø Servicelägenheter via Gotlandshem. Ø Översyn utöka antalet platser inom befintliga gruppbostäder. Ø Ser över behovet av startboende.