Kulan. Admin. Manual för kulturaktörer

Transkript

1 Kulan Manual för kulturaktörer

2 Innehåll Startsida Presentationssida Aktiviteter Intresseanmälan Kulanpremien Bekräfta Redovisa Bokningsarkiv Aktivitetsarkiv 9 2

3 Startsida Inloggning i Kulans administrationsvy görs via Din e-postadress är användarnamn. Ditt lösenord har skickats i mejl från Kulan i samband med att ditt användarkonto skapades. Om du har glömt eller tappat bort ditt lösenord kan du enkelt beställa ett nytt på inloggningssidan. Supporten finns på kulan@stockholm.se eller om du behöver hjälp. Till vänster på startsidan finns de menyer som du använder för att kunna skapa och presentera aktiviteter i Kulans utbud på (Kulan). Presentationssida Här skapar du en sida som presenterar dig som kulturaktör. Sidan publiceras i alfabetisk ordning under Kulturaktörer. Aktiviteter Här skapar du en sida som presenterar den aktivitet som du vill erbjuda i Kulans utbud. Sidan publiceras under Utbud samt längst ned på din presentationssida. Intresseanmälan Kulanpremien Kulturaktörer från det fria kulturlivet kan här göra intresseanmälan för att aktiviteten ska ingå i utbudet med Kulanpremien. För mer information, se sid. 7. Bekräftelse Här bekräftar du de registreringar av Kulanpremien som förskolans/skolans beställare har gjort på din aktivitet. Text- och bildmaterial i Kulan Före publicering görs en granskning av text- och bildmaterial. Det kan dröja ett par dagar innan nya sidor och/eller uppdateringar har publicerats. Texter Presentations- och aktivitetssidan ska innehålla en kortfattad, informativ text som beskriver din verksamhet och din aktivitet. Recensionscitat och omdömen från barn och pedagoger publiceras inte. Undvik versaler och många skiljetecken. Bilder Aktiviteter i Kulans utbud ska presenteras tillsammans med en bild. Använd tydliga och beskrivande bilder. Låt text och bild komplettera varandra. Bilden ska vara i liggande format (633 x 386 px). Ange fotografens eller illustratörens namn. Om barn eller vuxna förekommer på bilden är det nödvändigt att du inhämtar samtycke innan publicering kan ske på Kulan. Redovisa Här redovisar du antalet nyttjade Kulanpremier bokning för bokning, dvs. det antal barn/elever som var närvarande vid respektive aktivitetstillfälle. Bokningsarkiv Här listas dina genomförda och redovisade aktiviteter. Aktivitetsarkiv Här listas äldre aktiviteter vars aktivitetsperiod har löpt ut. Respektive meny beskrivs utförligt på följande sidor i den här manualen. 3

4 Presentationssida Skapa en presentationssida På presentationssidan visas det namn som du/ni är registrerade med som kulturaktörer. Sidan publiceras i alfabetisk ordning under Kulturaktörer. Presentationssidan ska innehålla en kortfattad beskrivning av dig/er som kulturaktör. Ingress Kan bestå av högst 150 tecken och visas mellan kulturaktörsnamnet och brödtexten på presentationssidan Text Beskrivande text om dig och din verksamhet Telefon - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Mejl - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Hemsida - Ange din webbadress Postadress - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Besöksadress - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Bilder Dra och släpp bilden i den grå rutan. När bilden laddats upp ser du en streckad markeringsram över bilden. Den kan du flytta och förstora med tills den ramar in på önskvärt sätt. Bildens storlek ska vara minst 633x386 px. Det är måttet för markeringsramen. Bilden kan därför vara större men inte mindre. Copyright Ange alltid upphovsperson till bilden eller fotot. Ange endast namnet. Ny video Klicka på ikonen Ny video. Då öppnas en Pop-up där du kan lägga en länk till ett filmklipp. Klicka på Spara. Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar. Förhandsgranska Få en förhandstitt på hur sidan kommer att se ut när den blivit publicerad. Sidan sparas automatiskt när du klickar på Förhandsgranska. Klicka på Stäng i det förhandsgranskningsfönster som öppnades och du kommer tillbaka till din aktivitet. Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar. Spara Klicka på Spara och din presentationssida sparas. Därefter kvalitetsgranskas den och publiceras. Det finns därför en viss fördröjning fram tills dess att din sida är publicerad. Avbryt OBS: Om du klickar på Avbryt kommer allt du fyllt i att försvinna. Klicka på Spara. 4

5 Aktiviteter Skapa aktivitetssidor Aktivitetssidan publiceras som miniatyr under Utbud samt längst ned på din presentationssida. Aktivitetssidan ska innehålla en kortfattad beskrivning av din aktivitet. Recensionscitat och omdömen från barn och pedagoger publiceras inte. Klicka på Ny aktivitet. Rubrik på aktiviteten Skriv in aktivitetens rubrik. Klicka sedan på Kulan i den blå listen. Rubrik Skriv in aktivitetens rubrik igen. Det ska vara samma rubrik på båda ställena. Ingress Beskriv kortfattat det centrala. Ingressen kan bestå av högst 150 tecken. Den visas mellan rubrik och bild på aktivitetssidan. Beskriv din aktivitet Brödtexten som beskriver aktiviteten kan bestå av högst 2000 tecken. Aktivitetens användningsområde för skolan Fylls endast i om aktiviteten relaterar till skolämnen: Bild, Engelska, Fysik, Musik, Svenska, Samhällskunskap, Slöjd osv. Puffa för din aktivitet i Kulans veckobrev I Kulans veckobrev publiceras slumpvis utvalda tips på aktuella kulturaktiviteter. Aktiviteterna väljs ut av en slumpgenerator och varje veckobrev har sin egen uppsättning tips. Olika mottagare får olika tips. Klicka i rutan för att puffa för din aktivitet i veckobrevet. Kulans veckobrev skickas ut på tisdagar. Klicka på Målgrupp i den blå listen. Kulturpedagog Kryssa i rutan om du har tillgång till en kulturpedagog för aktivitetens genomförande. Längd på aktiviteten Ange hur lång tid aktiviteten varar (i minuter). Paus Ange om paus förekommer. Kulturform Ange den kulturform som bäst beskriver aktiviteten. Målgrupp Ange den eller de målgrupper aktiviteten riktar sig till. Klicka på Tekniska specifikationer i den blå listen. Turné/uppsökande Ange om du kan genomföra aktiviteten uppsökande genom att kryssa i rutan. Då öppnas ett formulär för tekniska upplysningar för uppsökande aktiviteter. Ange: Max antal barn/elever Ange hur många som kan ta del av aktiviteten. Max antal vuxna Om det finns begränsningar, ange hur många vuxna som kan följa med barn-/ elevgruppen. Om det är av betydelse, ange även: Spelyta Takhöjd El Mörkläggning Byggtid Rivtid Bärhjälp Under Övrigt kan du göra anteckningar för eget bruk. Publiceras ej. 5

6 Aktiviteter Arena Ange om aktiviteten genomförs på egen fast scen/lokal genom att kryssa i rutan. Då öppnas ett formulär för upplysningar om scenen. Ange: Adress Stadsdel Max antal barn/elever Max antal vuxna Om det finns begränsningar, ange hur många vuxna som kan följa med barn-/ elevgruppen. av publikantalet som ryms. Rullstolsplatser Ange hur många rullstolsplatser som finns. Hörslinga Kryssa i rutan om hörslinga finns. Klicka på Priser i den blå listen. Ange: Pris per aktivitet Ange priset för en hel föreställning/aktivitet som genomförs uppsökande eller på turné. Priset ska anges exklusive eventuella rese-/ transportkostnader och eventuell moms. Pris andra föreställningen Om aktuellt, ange pris för andra föreställningen samma plats, samma dag. Pris per biljett Ange ordinarie biljettpris per person på aktiviteten som genomförs på egen fast scen/lokal. Klicka på Aktivitetsperiod i den blå listen. Aktivitetsperiod start Ange från och med vilket datum aktiviteten erbjuds. Skriv datum i den här ordningen: Aktivitetsperiod slut Ange till och med vilket datum aktiviteten erbjuds. Skriv datum i den här ordningen: Kulturkort Kulturombud i Stockholms stads förskolor och skolor får ett kulturkort. Respektive kulturaktör formulerar själv sitt erbjudande, till exempel fritt eller rabatterat inträde. Ange här om du vill erbjuda kulturombud med kulturkort något extra. Gästspelsscen Om din aktivitet är ett gästspel anger du här vilken gästspelsscen det gäller. Ange också under vilken period gästspelet äger rum. Skriv datum i den här ordningen: Klicka på Kontakt i den blå listen. Länk till aktiviteten på din webbplats Här kan du lägga en länk till information om aktiviteten på din hemsida. Kontaktperson Ange namn, mejl och telefonnummer till kontaktperson för bokning av aktiviteten. Automatiska mejl från Kulan såsom besked om Kulanpremien och mejl när registrering av Kulanpremien har gjorts för en aktivitet skickas till denna e-postadress. Klicka på Media i den blå listen. Bilder Dra och släpp bilden i den grå rutan. När bilden laddats upp ser du en streckad markeringsram över bilden. Den kan du flytta och förstora med tills den ramar in på önskvärt sätt. Bildens storlek ska vara minst 633x386 px. Det är måttet för markeringsramen. Bilden kan därför vara större men inte mindre. Copyright Ange upphovspersonens namn. Ny pdf Här kan du ladda upp ett dokument (pdf) om din aktivitet, till exempel en lärarhandledning eller ett utbudsblad. Namnge dokumentet på lämpligt sätt. Ny video Här kan du länka till ett filmklipp om din aktivitet. Förhandsgranska Här kan du förhandsgranska hur sidan kommer att se ut. Sidan sparas automatiskt när du klickar på Förhandsgranska. Spara Klicka på Spara. Avbryt OBS: Om du klickar på Avbryt kommer allt du fyllt i att försvinna. 6

7 Intresseanmälan Kulanpremien Om Kulanpremien Kulturaktörer från det fria kulturlivet är välkomna att anmäla intresse för att en eller flera aktiviteter ska väljas ut att ingå i utbudet med Kulanpremien. De aktiviteter som är berättigade till Kulanpremien är scenkonstföreställningar inom berättande, cirkus, dans, musik och teater samt vissa aktiviteter inom film (Skolbio) och konst. Intresseanmälan kan göras först när presentations- och aktivitetssidor är publicerade. Kulanpremien ger förskolan eller skolan - 50 kr i rabatt per barn/elev på ordinarie biljettpris - 50 % i rabatt vid bokning av uppsökande scenkonstföreställning eller konsert - 50 kr per barn/elev som deltar i workshop oavsett spelplats Kulanpremien ges till ett begränsat urval av aktiviteter. Det går bra att anmäla intresse för Kulanpremien löpande under året. Grundkrav är att: Kulturaktören har stöd från Stockholms stad Aktiviteten har rätt pris: minst 75 kr per barn/elev Aktiviteten bedöms hålla hög konstnärlig kvalitet Kulturaktörens arbete med att möta barn i förskola och skola bedöms hålla hög kvalitet. Kom ihåg att om din kulturaktivitet blir utvald att ingå i utbudet med Kulanpremien så har du förbundit dig att nyttja och redovisa den på det sätt som föreskrivs i avsnitten Bekräfta och Redovisa. Du som erbjuder aktiviteter med Kulanpremien kommer att få betalt från två håll för biljetten eller föreställningen. Kulanpremien betalas ut från Kulturförvaltningen i enlighet med det antal deltagande barn/elever som redovisats. För aktiviteter som äger rum på egen fast scen/lokal uppgår Kulanpremien till 50 kr per barn/elev som är närvarande. För uppsökande aktiviteter uppgår Kulanpremien till 50 % av aktivitetens pris. Antal deltagande barn ska redovisas för statistik och uppföljning. Resterande belopp fakturerar du själv till den förskola eller skola som har bokat aktiviteten. Intresseanmälan Kulanpremien Klicka på din aktivitet så öppnas en ruta. Ange det antal Kulanpremier du uppskattar att aktiviteten behöver under resten av aktivitetsperioden, dock som längst till och med den 31 december innevarande år. Klicka på Skicka in Din intresseanmälan skickas till Kulturförvaltningen. I rutan ser du datumet för när den skickades. Besked om Kulanpremien skickas till den e-postadress du har angett i kontaktuppgifterna på aktivitetssidan. Besked om aktiviteten valts ut att ingå i utbudet med Kulanpremien kommer att synas under Intresseanmälan Kulanpremien. 7

8 Bekräfta I den här menyn listas de registreringar som förskolans/skolans beställare har gjort av din aktivitet. Själva bokningen görs utanför systemet i direktkontakt mellan dig och förskolans/skolans beställare. När en registrering har gjorts skickas ett mejl till din e- postadress. Du behöver bekräfta registreringen av Kulanpremien inom 14 dagar, annars förfaller den och försvinner ur systemet. I listan ser du: Referensnummer Aktivitetens namn Skola/förskola samt stadsdel Datum för registrering Aktivitetsdatum Antal barn/elever Antal dagar du har på dig att bekräfta registreringen Klicka på aktivitetens namn i listan Kontrollera uppgifterna så att de stämmer överens med den bokning som har gjorts. Om någon uppgift har ändrats finns det möjlighet att uppdatera information om: - Spelplats (om aktiviteten erbjuds både på egen fast scen och uppsökande) - Antal barn/elever - Antal vuxna - Antal föreställningar/aktiviteter (endast uppsökande) - Pris (OBS: endast om t.ex. mängdrabatt erbjudits vid bokning av många föreställningar. Det totala ordinarie priset anges här.) - Överenskommet datum (om datum ändrats) Plats Ange platsen där aktiviteten ska äga rum. Bekräfta Klicka på Bekräfta. En bekräftelse skickas då till den som gjort registreringen. Registreringen listas i meny Redovisa. Redovisa I den här menyn redovisar du genomförda aktiviteter för utbetalning av Kulanpremien. Här redovisar du det antal barn/elever som närvarade vid aktivitetens genomförande. För aktiviteter på egen fast scen/lokal samt för workshops betalas Kulanpremien betalas ut för det antal barn som närvarade. Redovisning görs aktivitet för aktivitet, en gång för varje registrering av Kulanpremien. Redovisa så snart du har möjlighet efter det att aktiviteten genomförts eller senast kl. 16 den sista vardagen i varje månad. I månadsskiftet skickas en inbetalningsavisering till din e-postadress Utbetalning av Kulanpremien sker omkring den 8:e i nästkommande månad. Klicka på Redovisa Här finns en lista över genomförda samt registrerade, men ännu inte genomförda, aktiviteter. Endast genomförda aktiviteter kan redovisas. Fyll i antal deltagande barn/unga Skriv in det verkliga antalet deltagande barn/unga - även om det inte är detsamma som det bokade antalet. Klicka på Redovisa Nu skickas din redovisning för det här aktivitetstillfället till Kulturförvaltningen för utbetalning av Kulanpremien. 8

9 Bokningsarkiv Arkiv för genomförda och redovisade aktiviteter med Kulanpremien Här listas dina genomförda och redovisade aktiviteter. De sparas för att du ska kunna gå tillbaka till dem. Du kan också hämta ett fakturaunderlag som du kan kopiera in till det eventuella faktureringssystem som du vanligtvis använder. Klicka på Bokningsarkiv Klicka på aktivitetens namn Då kommer du till registreringen av Kulanpremien där all information från det tillfället finns samlad. Klicka på Fakturaunderlag Här kan du hämta fakturaunderlag till den faktura du skickar till den skola eller förskola som har bokat aktiviteten. På fakturaunderlaget har avdrag gjorts för Kulanpremien i enlighet med din redovisning. Här listas: Aktivitetens namn Aktivitetsdatumet Antal registrerade barn/elever Antal redovisade barn/elever Aktivitetsarkiv Här sparas aktiviteter vars aktivitetsperiod har tagit slut Klicka på Aktivitetsarkiv När slutdatumet för din aktivitet löpt ut avpubliceras den från Kulans utbudssida och sparas i ditt aktivitetsarkiv. Du kan aktualisera den på nytt, men måste då uppdatera med nya datum. Det görs under Aktiviteter: Aktivitetsperiod. 9