Kulan. Admin. Manual för hur du som Kulturproducent administrerar i Kulan

Transkript

1 Kulan Manual för hur du som Kulturproducent administrerar i Kulan 1

2 Innehåll Startsida Presentationssida Aktiviteter Premieansökan Bokningsbekräftelse Redovisa Bokningsarkiv Aktivitetsarkiv Lägg till användare

3 Startsida Till vänster på startsidan hittar du de menyer som du använder för att kunna erbjuda aktiviteter på Kulanwebben Startsidan i administrationen På startsidan hittar du bland annat den här manualen Där finns en liten instruktion om hur du laddar upp bilder och vilken policy som gäller för publicering av fotografier och videos på barn och unga Där kommuniceras också andra saker som kan vara av vikt för dig som erbjuder kulturaktiviteter till förskola och skola i Kulan Inte alla aktörer erbjuder kulturaktiviteter med Kulanpremien. I Kulan erbjuds också aktiviteter till ordinarie pris, utan subvention För er är inte menyn Premieansökan aktuell Era aktiviteter kan dock bli bokade på Kulanwebben och redovisas här i admin Väljer ni att göra det, så kommer också dessa bokningar in i statistiken, vilket i förlängningen ger en bra bild av hur och vad som tillgodges barn och unga i Stockholms stad Om du skapar aktiviteter som är berättigade till Kulanpremien, Stockholms stads subvention för barn- och ungdomskultur ansöker du om denna i administrationsmiljön 3

4 Presentationssida Skapa en presentationssida Det kulturproducentsnamn du är registrerad med i Kulan är det som kommer att användas och synas på din presentationssida. Här beskriver du dig eller er som kulturproducent/kulturaktör/ kulturgrupp Ingress Kan bestå av högst 150 tecken och visas i fetstil mellan ditt producentnamn och brödtexten på presentationssidan Text Beskrivande text om dig och din verksamhet Telefon - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Telefontid - Publiceras ej Fax - Publiceras ej Mejl - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Hemsida - Din hemsideadress Postadress - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Besöksadress - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Övrig information - Publiceras ej Logga - Publiceras ej Ny bild Klicka på ikonen Ny bild och välj en bild. När bilden laddats upp ser du en streckad markeringsram över bilden. Den kan du flytta och förstora med tills den ramar in på önskvärt sätt Bildens storlek ska vara minst 633 X 386 px - bilden kan vara större men aldrig mindre - och det är måttet för markeringsramen Detta är en Pop up - det kan innebära att du behöver avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar Copyright Ange alltid upphovsperson till bilden eller fotot. Ange endast namnet Ny video Klicka på ikonen Ny video, då öppnas en Pop-up där du kan lägga en videolänk. Klicka på spara-knappen Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar Förhandsgranska Få en förhandstitt på hur sidan kommer att se ut när den blivit publicerad. Sidan sparas automatisk när du klickar på Förhandsgranska Klicka på Stäng i det förhandsgranskningsfönster som öppnades och du kommer tillbaka till din aktivitet Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar Spara Klicka på Spara och din presentationssida sparas. Därefter kvalitetsgranskas den och publiceras. Det finns därför en viss fördröjning fram tills dess att din sida är publicerad Avbryt Om du klickar på Avbryt kommer allt du fyllt i att försvinna Skrolla sedan ned för att se hur bilden kommer att bli och klicka på spara-knappen 4

5 Aktiviteter Skapa aktivitetssidor Din aktivitet publiceras som en sida och som miniatyr dels i aktivitetslistan på utbudssidan och längst ned på din presentationssida. Om du har angett en gästspelssperiod eller en samordningsperiod publiceras din aktivitet som miniatyr på respektive gästspelsscens och samordnares presentionssida under den datumperiod som angivits Klicka på Ny aktivitet Rubrik Skriv in aktivitetens rubrik Klicka på den blåa listen där det står Kulan Aktivitetens rubrik Skriv in aktivitetens rubrik igen - samma rubrik på båda ställen Ingress Beskriv kortfattat det centrala. Ingressen visas i kursiv stil mellan rubrik och brödtext på den publicerade aktivitetssidan Beskriv din aktivitet Brödtexten som beskriver aktiviteten kan bestå av högst 2000 tecken Aktivitetens användningsområde för skolan Beskriver hur aktiviteten relaterar till skolämnen. Inget annat. Skolämnen kan anges i formaten SO, NO Puffa för din aktivitet i Kulans Veckobrev Klicka i rutan för att puffa för din aktivitet i Veckobrevet. Du kan puffa för samma aktivitet max 4 gånger/termin. De aktiviteter som puffats för väljs sedan ut via en slumpgenerator och publiceras som tips i Veckobrevet Klicka på Målgrupp i den blåa listen Kulturpedagog Om du har tillgång till en kulturpedagog för aktivitetens genomförande, kryssa i rutan Aktivitetens längd Ange hur lång tid aktiviteten varar Paus Ange om paus förekommer under aktivitetens genomförande Kulturform Ange den kulturform som bäst beskriver aktiviteten Målgrupp Ange den eller de målgrupper aktiviteten riktar sig till Klicka på Tekniska specifikationer i den blåa listen Turné/uppsökande Ange om du kan genomföra aktiviteten uppsökande genom att kryssa i rutan Max publikantal Ange hur många som kan ta del av aktiviteten Varav vuxna Om det finns begränsningar ange hur många vuxna av publikantalet som ryms Spelyta Ange hur stor yta som behövs för aktivitetens genomförande 5

6 Aktiviteter Takhöjd Om takhöjden har betydelse, ange vilken takhöjd som behövs för aktivitetens genomförande El Ange vilken typ av el som behövs Mörkläggning Ange om mörkläggning behövs Byggtid Ange hur lång tid det tar att bygga Rivtid Ange hur lång tid det tar att riva Bärhjälp Ange om du behöver hjälp att bära Övrigt Om du behöver notera något för din egen skull. Publiceras ej Arena - fast scen Ange om aktiviteten genomförs på arena genom att kryssa i rutan Adress Ange adressen till arenan Stadsdel Välj den stadsdel som arenan finns i Max publik Ange maxantalet Varav vuxna Om det finns begränsningar, ange hur många vuxna av publikantalet som ryms Rullstolsplatser Ange hur många rullstolsplatser Hörslinga Om hörslinga finns kryssa i rutan Klicka på Priser i den blåa listen Pris per aktivitet Ange priset på aktiviteten som genomförs som turné/uppsökande Pris per biljett Ange ordinarie biljettpris per person på aktiviteten som genomförs på fast arena. Ange alltid ordinarie pris Klicka på Aktivitetsperiod i den blåa listen Aktivitetsperiod start Ange från och med vilket datum aktiviteten genomförs. Skriv datum i den här ordningen: Aktivitetsperiod slut Ange till och med vilket datum aktiviteten genomförs. Skriv datum i den här ordningen: Kulturkort Ange Ja om du vill erbjuda kulturombud med Kulturkort något extra. Vad ditt erbjudande är talar du om för bokaren - skriv inte det här. Samordning Om du har en samordnare för din aktivitet. Välj samordnare från listan. Skriv datum i den här ordningen: Aktiviteten publiceras på utbudssidan, på din presentationssida längst ned och speglas under samordningsperioden på samordnarens presentationssida 6

7 Aktiviteter Gästspelsscen Om du gästspelar, till skillnad från en aktivitet som är turné/uppsökande, välj vilken gästspelsscen det gäller. Ange också under vilken period gästspelet pågår Skriv datum i den här ordningen: Aktiviteten publiceras på utbudssidan, på din presentationssida längst ned och speglas under gästspelsperioden på gästspelscenens presentationssida Klicka på Kontakt i den blåa listen Länk till aktiviteten på din webbplats Här kan du lägga en länk till aktiviteten på din hemsida eller till annan information på internet om din aktivitet Kontaktperson Ange namn, mejl och telefonnummer till kontaktpersonen för aktiviteten. Besked om Kulanpremien till och bokning av aktiviteten kommer till denna mejladress Klicka på Media i den blåa listen Ny bild Klicka på ikonen Ny bild och välj en bild. När bilden laddats upp ser du en streckad markeringsram över bilden. Den kan du flytta och förstora med tills den ramar in på önskvärt sätt. Bildens storlek ska vara minst 633 X 386 px. Bilden kan vara större men aldrig mindre. Det är också måttet för markeringsramen. Skrolla sedan ned för att se hur bilden kommer att bli och klicka på spara-knappen. Detta är en Pop up - det kan innebära att du behöver avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar. Copyright Efter det att bilden elelr fotot laddats upp, ange alltid upphovsperson. Ange endast namn Ny PDF Lägg till en PDF-fil om din aktivitet. Glöm inte att ge filen en rubrik. Handlar materialet om aktiviteten, rubricera den: informationsblad Detta är en Pop up - det kan innebära att du behöver avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar Ny video Lägg till en video eller film om din aktivitet Detta är en Pop up - det kan innebära att du behöver avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar Copyright Efter det att bilden eller fotot laddats upp, ange alltid upphovsperson. Ange endast namn Förhandsgranska Få en förhandstitt på hur sidan kommer att se ut när den blivit publicerad. Sidan spara automatisk när du klickar på Förhandsgranska Klicka på Stäng i det förhandsgranskningsfönster som öppnades och du kommer tillbaka till din aktivitetssida Spara Klicka på Spara Avbryt Om du klickar på Avbryt kommer allt du fyllt i att försvinna 7

8 Premieansökan Ansök om Kulanpremien till din aktivitet Du ansöker om Kulanpremien till din aktivitet här De aktiviteter som är berättigade till Kulanpremien är scenkonstföreställningar inom områdena cirkus, dans, teater och drama, musik samt berättande Klicka på din aktivitet Så öppnas en ansökningsruta Uppskatta antal Kulanpremier Skatta det antal du tror kan gå åt Klicka på Ansök Nu skickas din ansökan om Kulanpremier till aktiviteten till Kulturförvaltningen. I ansökningsrutan ser du datumet för när den skickades Här kommer också beskedet om du får tilldelning att synas - det antal Kulanpremier aktiviteten fått och under vilken bokningsperiod som det går att boka aktiviteten med dessa Denna information mejlas också till den mejladress du har angett i kontaktuppgifterna på aktivtitetssidan 8

9 Bokningsbekräftelse Din aktivitet har blivit bokad med Kulanpremien I den här menyn listas dina bokningar. Du behöver bekräfta en bokning inom 14 dagar från det att den blivit bokad. Om du inte bekräftar en bokning försvinner den och är inte längre aktuell När en bokning har gjorts skickas information om detta också till din mejl I listan ser du aktivitetens rubrik, vilken skola eller förskola som bokat den, vilket datum den har blivit bokad, vilket datum för genomförande av aktiviteten som skolan eller förskolan föreslår, hur många Kulanpremeier de har bokat, och hur många Kulanpremier som finns kvar att boka aktiviteten med och slutligen hur många dagar du har på dig att bekräfta bokningen till bokaren Skriv in aktivitetsdatum Ange vilket datum aktiviteten ska genomföras Skriv datum i den här ordningen: Skriv in plats Ange platsen där aktiviteten ska genomföras Bekräfta Klicka på Bekräfta-knappen och bokningsbekräftelsen skickas till bokaren Spara Du kan spara förslag på datum och plats tills dess du är redo att bekräfta bokningen Klicka på aktivitetens namn i listan Nu är du på bekräftelsesidan Kolla genom uppgifterna och avgör vilket aktivitetsdatum du och bokaren kan enas kring för genomförande 9

10 Redovisa Redovisa en genomförd aktivitet med Kulanpremien Här redovisar du antal nyttjade Kulanpremier bokning för bokning. Redovisa så snart du har möjlighet efter det att aktiviteten genomförts Du kan inte redovisa före aktiviteten genomförts eftersom det du redovisar är hur många barn eller unga som faktiskt deltog i genomförandet Din redovisning skickas direkt till Kulturförvaltningen för utbetalning Klicka på Redovisa I redovisningslistan ser du vilken aktivitet du kan redovisa, vilket aktivitetsdatum som den genomfördes på och hur många Kulanpremier som har bokats Fyll i antal deltagande barn/unga Det verkliga antalet deltagande barn eller unga skriver du in i fältet - även om det inte är detsamma som det bokade antalet barn eller unga Klicka på Redovisa-knappen Nu skickas din redovisning för det här aktivitetstillfället till Kulturförvaltningen för utbetalning av Kulanpremien Redovisa en genomförd aktivitet utan Kulanpremien Har du tagit emot en bokning på Kulanwebben är det viktigt att du redovisar den också Du väljer själv om du vill att din kulturaktivitet ska bokas genom systemet eller inte. Men om du gör det - redovisa den också i systemet. Då får vi statistiken att stämma Du redovisar antal deltagande barn eller unga bokning för bokning. Redovisa så snart du har möjlighet efter det att aktiviteten har genomförts Du kan inte redovisa före aktiviteten genomförts eftersom det du redovisar är hur många barn eller unga som faktiskt deltog i genomförandet Klicka på Redovisa I redovisningslistan ser du vilken aktivitet du kan redovisa och vilket aktivitetsdatum som den genomfördes på Fyll i antal deltagande barn/unga Det verkliga antalet deltagande barn eller unga skriver du in i fältet - även om det inte är detsamma som det bokade antalet barn eller unga Klicka på Redovisa-knappen Nu skickas din redovisning för det här aktivitetstillfället till statistiken 10

11 Bokningsarkiv Genomförda och redovisade bokningar av aktiviteter med Kulanpremien Här listas dina genomförda och redovisade bokningar. De lagras utan att tas bort så att du kan gå tillbaka till dem Du kan också hämta ett fakturaunderlag som du kan kopiera in till det eventuella faktureringssystem som du vanligtvis använder Klicka på aktivitetens namn Då kommer du till aktivitetens bokningssida där all bokningsinformation från det tillfället finns samlad Klicka på Fakturaunderlag Här kan du hämta fakturaunderlag till den faktura du skickar till bokande skola eller förskola Klicka på Bokningsarkiv Du ser aktivitetens namn, aktivitetsdatumet, antal bokade Kulanpremier, antal redovisade deltagande barn eller unga 11

12 Aktivtetsarkiv Aktiviteter vars aktivitetsperiod tagit slut Klicka på Aktivitetsarkiv När slutdatumet för din aktivitet löpt ut, dvs det du angett under aktivitetsperiod, avpubliceras den från Kulanwebben och sparas ned i ditt aktivitetsarkiv Du kan hämta den för att använda vid annat tillfälle, men då måste du så klart ange nya datum 12

13 Lägg till användare Flera användare - samma konto Du som är registrerad som kontaktperson för kulturproducenten - inte att förväxla med kontaktpersoner för aktiviteter - kan lägga till användare som du vill koppla till ditt konto Det gör du i menyn Lägg till användare Klicka på Skapa ny användare Fyll i mejladress, förnamn och efternamn Klicka på Spara-Knappen Då skickas inloggningsuppgifter till den nya användaren Nu kan den nya användaren sätta i gång och administera. Den kan dock i sin tur inte skapa nya användare 13

14 Tips på hur du skriver Tips på hur du skriver på Kulanwebben Skumläsare och surfare Att läsa på nätet är något annat än att läsa i en bok eller en tidning Vem bestämmer ordningen? Musikalen Pippi Långstrump - en lärarträff Ingressen Inledande sammanfattning. Ta med det centrala från brödtexten Surfarna får veta något genom att bara läsa ingressen Några sekunder Vi läser rubriken, tar en titt på ingressen eller inledningen, scrollar ned till slutet, scrollar upp igen och slänger ett ögonkast någonstans i mitten Hittar vi inget av intresse så stänger vi snabbt ned sidan och beger oss mot nästa. Hela besöket är över på några sekunder Hjälp besökarna skumläsa din text Fånga in besökaren övertyga henne om att stanna upp och gå tillbaka till början och verkligen börja läsa I bästa fall till textens slut Texten som bild på webben På webben finns en oändlig mängd information Texten är den mest otillgängliga informationen bredvid bilden och de rörliga bilderna Unik rubrik Undvik Workshop, Lärarträff och Skapande skola Låt rubriken beskriva innehållet och lägg till att det är en lärarträff Blankrad Gör texten lättare att skumläsa Varje ny upplysning, varje ny tanke i texten - blankrad Annars är risken stor att skumläsaren missar det som nämns längre ner i textstycket Versaler SKRIK INTE PÅ WEBBEN Skriv aldrig rubriker eller annan värdefull information med versaler om du vill hålla en inbjudande ton. På webben uppfattas det som att du skriker och läsaren avskräcks Utropstecken!!!, citationstecken, ko-!!! :::;;;///!!! :::;;; ///!!! :::;;;///!!! :::;;;///!!! :::;;;///??? Tecken som fungerar fint på papper, får annat liv på webben De blir irriterande och störande 14

15 Bilder på Kulan lon: och semikolon; snedstreck/ Satsa på och respektera bilden. Underskatta inte bildens attraktionskraft på surfaren Affischen som bild Att använda en affisch som illustration till din aktivitet på Kulan är oftast inte ett bra alternativ. En affisch är framtagen för att berätta om aktiviteten i ett annat forum Kulans bildpolicy Innebär att endast aktiviteter med bilder kan publiceras. Erbjuder du fler aktiviteter, behöver du olika bilder till respektive aktivitet På startsidan i administrationen finns en instruktionsfilm som beskriver hur du laddar upp bilder. Kom ihåg att bilderna måste vara i liggande format och inte mindre än 633 X 386 px Tänk på att ladda upp filmklipp till dina aktiviteter på Kulanwebben Bilden och titeln på aktivitetssidan Sagan om vanten Teater Tummeliten spelar interaktiva dockteaterföreställningar. Det är bra att använda bilder som är tydliga och beskrivande. Låt bilden och texten komplettera varandra. Affischer produceras i stående format och på webben är det precis tvärtom. Bilder på webben är i liggande format. Dessa är inte förenliga med varandra. Använd inte din affisch som bild på Kualnwebben På Kulanwebben samspelar textrubrik och bild med varandra. De är två enheter, två språk Tänk på, att aktivitetsbilden alltid presenteras tillsammans med rubriken och ingressen. Aktiviteten listas också, till exempel på utbudssidan där bilden visas i miniatyr 15

16 Bilder på Kulan Bildredigeringsprogram Photoshop Månadskostnad, installeras på datorn Photoshop Elements Kostnad, installeras på datorn Photoshop express editor Webbaserad, gratis Gimp Gratis, installeras på datorn Pixlr Webbaserad, gratis Ta hjälp av fotografen Om du använder dig av en fotograf så kan du be hen att ta fram rätt storlek på de bilder som du ska publicera på webben Photoshop kurser Gratiskurser i enkel bildredigering på webben 16