Kulan. Admin. Manual för kulturproducenter

Transkript

1 Kulan Manual för kulturproducenter 1

2 Innehåll Startsida 3 Presentationssida 4 Aktiviteter 5 Premieansökan 7 Bokningsbekräftelse 8 Redovisa 8 Bokningsarkiv 9 Aktivitetsarkiv 9 2

3 Startsida Inloggning i Kulans administrationsvy görs via Din e-postadress är användarnamn. Ditt lösenord har skickats i mejl från Kulan i samband med att ditt kulturproducentkonto skapades. Om du har glömt eller tappat bort ditt lösenord kan du enkelt beställa ett nytt på inloggningssidan. Supporten finns på kulan@stockholm.se eller om du behöver hjälp. Till vänster på startsidan finns de menyer som du använder för att kunna skapa och presentera aktiviteter i Kulans utbud på (Kulan). Presentationssida Här skapar du en sida som presenterar dig som kulturproducent. Sidan publiceras i alfabetisk ordning under Kulturproducenter. Aktiviteter Här skapar du en sida som presenterar den aktivitet som du vill erbjuda i Kulans utbud. Sidan publiceras under Aktiviteter samt längst ned på din presentationssida. Premieansökan Här ansöker du om Kulanpremien till din aktivitet. Bokningsbekräftelse Här bekräftar du de bokningsförfrågningar som gjorts på din aktivitet. Redovisa Här redovisar du antalet nyttjade Kulanpremier bokning för bokning. Bokningsarkiv Här listas dina genomförda och redovisade bokningar. Aktivitetsarkiv Här listas äldre aktiviteter vars aktivitetsperiod har löpt ut. Respektive meny beskrivs utförligt på följande sidor i den här manualen. Text- och bildmaterial i Kulan Före publicering görs en granskning av text- och bildmaterial. Det kan dröja ett par dagar innan nya sidor och/eller uppdateringar har publicerats. Texter Presentations- och aktivitetssidan ska innehålla en kortfattad, informativ text som beskriver din verksamhet och din aktivitet. Recensionscitat och omdömen från barn och pedagoger publiceras inte. Undvik versaler och många skiljetecken. Bilder Aktiviteter i Kulans utbud ska presenteras tillsammans med en bild. Använd tydliga och beskrivande bilder. Låt text och bild komplettera varandra. Bilden ska vara i liggande format (633 x 386 px). Ange fotografens eller illustratörens namn. Om barn eller vuxna förekommer på bilden är det nödvändigt att du inhämtar samtycke innan publicering kan ske på Kulan. Kulanpremien Kulturproducenter från det fria kulturlivet är välkomna att ansöka om att få Kulanpremien beviljad till en eller flera aktiviteter. Ansökan görs under fliken Premieansökan och kan göras först när presentationsoch aktivitetssidan är publicerade. Kulanpremien ger förskolor och skolor 50 kr i rabatt per barn och tillfälle. Den ges till ett begränsat urval av aktiviteter. Det går bra att ansöka om Kulanpremier löpande under året. Grundkrav är att: Aktiviteten har rätt pris: minst 75 kr per barn/elev Kulturproducenten har stöd från Stockholms stad eller annat offentligt stöd Aktiviteten bedöms hålla hög konstnärlig kvalitet Kulturproducentens arbete med att möte barn i förskola och skola bedöms hålla hög kvalitet. 3

4 Presentationssida Skapa en presentationssida På presentationssidan visas det kulturproducentnamn som du/ni är registrerade med. Sidan publiceras i alfabetisk ordning under kulturproducenter. Presentationssidan ska innehålla en kortfattad beskrivning av dig/er som kulturproducent. Ingress Kan bestå av högst 150 tecken och visas mellan ditt producentnamn och brödtexten på presentationssidan Text Beskrivande text om dig och din verksamhet Telefon - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Mejl - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Hemsida - Ange din webbadress Postadress - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Besöksadress - Hämtas automatiskt från dina kontouppgifter Ny bild Klicka på ikonen Ny bild och välj en bild. När bilden laddats upp ser du en streckad markeringsram över bilden. Den kan du flytta och förstora med tills den ramar in på önskvärt sätt, Bildens storlek ska vara minst 633x386 px. Det är måttet för markeringsramen. Bilden kan därför vara större men inte mindre. Copyright Ange alltid upphovsperson till bilden eller fotot. Ange endast namnet. Ny video Klicka på ikonen Ny video. Då öppnas en Pop-up där du kan lägga en länk till ett filmklipp. Klicka på Spara. Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar. Förhandsgranska Få en förhandstitt på hur sidan kommer att se ut när den blivit publicerad. Sidan sparas automatiskt när du klickar på Förhandsgranska. Klicka på Stäng i det förhandsgranskningsfönster som öppnades och du kommer tillbaka till din aktivitet. Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar. Spara Klicka på Spara och din presentationssida sparas. Därefter kvalitetsgranskas den och publiceras. Det finns därför en viss fördröjning fram tills dess att din sida är publicerad. Avbryt OBS: Om du klickar på Avbryt kommer allt du fyllt i att försvinna. Skrolla sedan ned för att se hur bilden kommer att bli och klicka på Spara. Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar. Upplever du problem med uppladdning av bilder? Uppdatera och aktivera flash via följande länk: 4

5 Aktiviteter Skapa aktivitetssidor Aktivitetssidan publiceras som miniatyr under Aktiviteter samt längst ned på din presentationssida. Aktivitetssidan ska innehålla en kortfattad beskrivning av din aktivitet. Recensionscitat och omdömen från barn och pedagoger publiceras inte. Klicka på Ny aktivitet. Rubrik på aktiviteten Skriv in aktivitetens rubrik. Klicka sedan på Kulan i den blå listen. Rubrik Skriv in aktivitetens rubrik igen. Det ska vara samma rubrik på båda ställena. Ingress Beskriv kortfattat det centrala. Ingressen kan bestå av högst 150 tecken. Den visas mellan rubrik och bild på aktivitetssidan. Beskriv din aktivitet Brödtexten som beskriver aktiviteten kan bestå av högst 2000 tecken. Aktivitetens användningsområde för skolan Fylls endast i om aktiviteten relaterar till skolämnen: Bild, Engelska, Fysik, Musik, Svenska, Samhällskunskap, Slöjd osv. Puffa för din aktivitet i Kulans veckobrev I Kulans veckobrev publiceras slumpvis utvalda tips på aktuella kulturaktiviteter. Aktiviteterna väljs ut av en slumpgenerator och varje veckobrev har sin egen uppsättning tips. Olika mottagare får olika tips. Klicka i rutan för att puffa för din aktivitet i veckobrevet. Kulans veckobrev skickas ut på tisdagar. Klicka på Målgrupp i den blå listen. Kulturpedagog Kryssa i rutan om du har tillgång till en kulturpedagog för aktivitetens genomförande. Längd på aktiviteten Ange hur lång tid aktiviteten varar (i minuter). Paus Ange om paus förekommer. Kulturform Ange den kulturform som bäst beskriver aktiviteten. Målgrupp Ange den eller de målgrupper aktiviteten riktar sig till. Klicka på Tekniska specifikationer i den blå listen. Turné/uppsökande Ange om du kan genomföra aktiviteten uppsökande genom att kryssa i rutan. Då öppnas ett formulär för tekniska upplysningar för uppsökande aktiviteter. Ange: Max publikantal Ange hur många som kan ta del av aktiviteten. Varav vuxna Om det finns begränsningar, ange hur många vuxna av det totala publikantalet som ryms. Om det är av betydelse, ange även: Spelyta Takhöjd El Mörkläggning Byggtid Rivtid Bärhjälp Under Övrigt kan du göra anteckningar för eget bruk. Publiceras ej. 5

6 Aktiviteter Arena Ange om aktiviteten genomförs på egen fast scen/lokal genom att kryssa i rutan. Då öppnas ett formulär för upplysningar om scenen. Ange: Adress Stadsdel Max publik Varav vuxna Om det finns begränsningar, ange hur många vuxna av publikantalet som ryms. Rullstolsplatser Ange hur många rullstolsplatser som finns. Hörslinga Kryssa i rutan om hörslinga finns. Klicka på Priser i den blå listen. Ange: Pris per aktivitet Ange priset för en hel föreställning/aktivitet som genomförs uppsökande eller på turné. Pris per biljett Ange ordinarie biljettpris per person på aktiviteten som genomförs på egen fast scen/ lokal. Klicka på Aktivitetsperiod i den blå listen. Aktivitetsperiod start Ange från och med vilket datum aktiviteten erbjuds. Skriv datum i den här ordningen: Aktivitetsperiod slut Ange till och med vilket datum aktiviteten erbjuds. Skriv datum i den här ordningen: Kulturkort Kulturombud i Stockholms stads förskolor och skolor får ett kulturkort. Med kulturkortet kan kulturombudet till exempel få fritt eller rabatterat inträde till olika kulturverksamheter. Respektive kulturproducent formulerar själv sitt erbjudande. Ange här om du vill erbjuda kulturombud med kulturkort något extra. Gästspelsscen Om din aktivitet är ett gästspel anger du här vilken gästspelsscen det gäller. Ange också under vilken period gästspelet äger rum. Skriv datum i den här ordningen: Klicka på Kontakt i den blå listen. Länk till aktiviteten på din webbplats Här kan du lägga en länk till information om aktiviteten på din hemsida. Kontaktperson Ange namn, mejl och telefonnummer till kontaktpersonen för aktiviteten. Bokningsförfrågningar samt besked om Kulanpremien skickas till denna e- postadress. Klicka på Media i den blå listen. Du kan behöva avblockera Pop up-inställningen i din webbläsares inställningar för att det ska fungera. Ny bild Klicka på Ny bild och välj en bild. Bildens storlek ska vara minst 633 x 386 px. När bilden har laddats upp ser du en streckad markeringsram över bilden. Den kan du flytta tills den ramar in på önskvärt sätt. Skrolla ned för att se hur bilden kommer att återges och klicka på Spara. Copyright Ange upphovspersonens namn. Ny pdf Här kan du ladda upp ett dokument (pdf) om din aktivitet, till exempel en lärarhandledning eller ett utbudsblad. Namnge dokumentet på lämpligt sätt. Ny video Här kan du länka till ett filmklipp om din aktivitet. Förhandsgranska Här kan du förhandsgranska hur sidan kommer att se ut. Sidan sparas automatiskt när du klickar på Förhandsgranska. Spara Klicka på Spara. Avbryt OBS: Om du klickar på Avbryt kommer allt du fyllt i att försvinna. 6

7 Premieansökan Om Kulanpremien Kulturproducenter från det fria kulturlivet är välkomna att ansöka om att få Kulanpremien beviljad till en eller flera aktiviteter. De aktiviteter som är berättigade till Kulanpremien är scenkonstföreställningar inom berättande, cirkus, dans, musik och teater samt vissa aktiviteter inom film (Skolbio) och konst. Ansökan kan göras först när presentationsoch aktivitetssidan är publicerade. Kulanpremien ger förskolor och skolor 50 kr i rabatt per barn och tillfälle. Den ges till ett begränsat urval av aktiviteter. Det går bra att ansöka om Kulanpremier löpande under året. Grundkrav är att: Aktiviteten har rätt pris: minst 75 kr per barn/elev Kulturproducenten har stöd från Stockholms stad eller annat offentligt stöd Aktiviteten bedöms hålla hög konstnärlig kvalitet Kulturproducentens arbete med att möte barn i förskola och skola bedöms hålla hög kvalitet. Kom ihåg att om din kulturaktivitet beviljas Kulanpremien så har du förbundit dig att nyttja och redovisa den på det sätt som föreskrivs i avsnitten Bokningsbekräftelse och Redovisa. Ansök om Kulanpremien Klicka på din aktivitet så öppnas en ansökningsruta. Uppskatta antal Kulanpremier Ange det antal Kulanpremier du uppskattar att aktiviteten behöver under resten av aktivitetsperioden. Vid lång aktivitetsperiod uppskatta antal Kulanpremier för en fyramånadersperiod. Klicka på Ansök Din ansökan skickas till Kulturförvaltningen. I ansökningsrutan ser du datumet för när den skickades. Besked om Kulanpremien skickas till den e-postadress du har angett i kontaktuppgifterna på aktivitetssidan. Besked om tilldelning av Kulanpremier kommer att synas i denna vy: det antal Kulanpremier aktiviteten blivit tilldelad och under vilken period det går att boka aktiviteten med Kulanpremien. Det kallas Bokningsperiod. Bokningsperiod och aktivitetsperiod behöver inte sammanfalla, utan det går bra att ta emot bokningar för aktivitet i januari och genomföra aktiviteten först i augusti. Du som erbjuder aktiviteter med Kulanpremien kommer att få betalt från två håll för biljetten eller föreställningen. Kulanpremien betalas ut från Kulturförvaltningen i enlighet med det antal deltagande barn/unga som redovisats. Resterande belopp fakturerar du själv till den förskola eller skola som har bokat aktiviteten. 7

8 Bokningsbekräftelse I den här menyn listas dina bokningsförfrågningar. Du behöver bekräfta en bokningsförfrågan inom 14 dagar, annars förfaller den och försvinner ur systemet. När en bokningsförfrågan har gjorts skickas information om detta också till din e-postadress. I listan ser du: Bokningsnummer Aktivitetens namn Vilken skola eller förskola som vill boka Vilket datum bokningsförfrågan är gjord Vilket datum skolan eller förskolan föreslår Antal barn - vilket motsvarar antal Kulanpremier Antal Kulanpremier som finns kvar om bokningsförfrågan bekräftas samt det totala antalet Kulanpremier som har beviljats Antal dagar du har på dig att bekräfta bokningsförfrågan. Klicka på aktivitetens namn i listan Nu är du på bekräftelsesidan. Kolla igenom uppgifterna och avgör vilket aktivitetsdatum du och bokaren kan enas kring för genomförande. Skriv in aktivitetsdatum Ange vilket datum aktiviteten ska genomföras Skriv datum i den här ordningen: Skriv in plats Ange platsen där aktiviteten ska äga rum. Bekräfta Klicka på Bekräfta. En bokningsbekräftelse skickas då till bokaren. Spara Du kan spara förslag på datum och plats tills dess du är redo att skicka en bokningsbekräftelse. Redovisa I den här menyn redovisar du genomförda aktiviteter som bokats med Kulanpremien. Här redovisar du det antal barn som deltog vid aktivitetens genomförande. Kulanpremien betalas ut för det antal barn som var på plats. Redovisning görs aktivitet för aktivitet, bokning för bokning. Redovisa så snart du har möjlighet efter det att aktiviteten genomförts eller senast kl. 16 den sista vardagen i varje månad. I månadsskiftet skickas en inbetalningsavisering till din e-postadress. Utbetalning av Kulanpremien sker omkring den 8:e i nästkommande månad. Klicka på Redovisa Här finns en lista över genomförda samt bokade, men ännu inte genomförda, aktiviteter. Endast genomförda aktiviteter kan redovisas. Fyll i antal deltagande barn/unga Skriv in det verkliga antalet deltagande barn/unga - även om det inte är detsamma som det bokade antalet. Klicka på Redovisa Nu skickas din redovisning för det här aktivitetstillfället till Kulturförvaltningen för utbetalning av Kulanpremien. 8

9 Bokningsarkiv Genomförda och redovisade aktiviteter med Kulanpremien Här listas dina genomförda och redovisade aktiviteter. De sparas för att du ska kunna gå tillbaka till dem. Du kan också hämta ett fakturaunderlag som du kan kopiera in till det eventuella faktureringssystem som du vanligtvis använder. Klicka på aktivitetens namn Då kommer du till aktivitetens bokningssida där all information från det tillfället finns samlad. Klicka på Fakturaunderlag Här kan du hämta fakturaunderlag till den faktura du skickar till den skola eller förskola som har bokat aktiviteten. Klicka på Bokningsarkiv Här listas: Aktivitetens namn Aktivitetsdatumet Antal bokade barn/unga Antal besökare (antal redovisade barn/unga) Aktivitetsarkiv Här sparas aktiviteter vars aktivitetsperiod har tagit slut Klicka på Aktivitetsarkiv När slutdatumet för din aktivitet löpt ut avpubliceras den från Kulan och sparas i ditt aktivitetsarkiv. Du kan aktualisera den på nytt men måste då uppdatera med nya datum. Det görs under Aktiviteter: Aktivitetsperiod. 9