Anna Falkengren, förvaltningschef Marie Johansson, sekreterare Marie Ohlsson, bibliotekschef Evert Fredriksson, revisor Krister Torssell, revisor

Transkript

1 Kulturnämnden Plats och tid Ahlbäcksalen, biblioteket, klockan Beslutande Ingemar Nyrede (s), ordf. Kerstin Ernebrink (s) Håkan Jansson (s) Kerstin Junker (s) Christer Larsson (v) Ulf Andersson (m) Anders Lindblom (c) Vanja Karlsson (v), suppleant Övriga deltagare Utses att justera Anna Falkengren, förvaltningschef Marie Johansson, sekreterare Marie Ohlsson, bibliotekschef Evert Fredriksson, revisor Krister Torssell, revisor Kerstin Junker Justeringens plats och tid Kulturkansliet, måndag den 30/ klockan Underskrifter Sekreterare Paragraf Marie Johansson Ordförande Justerande Ingemar Nyrede Kerstin Junker Anslag / Bevis Protokollet från kulturnämnden är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden Protokollet förvaras hos kulturförvaltningen Underskrift Marie Johansson

2 Kulturnämnden Sid 2 Innehållsförteckning Ärendemening... Sid. 10 Biblioteksplan Bokslut Genomgång av föregående protokoll samt återrapportering från... tidigare beslut Budgetuppföljning per januari och februari Granskning av verkställighet av beslut Lokalanvändning i Folkets Hus Meddelanden och rapporter

3 Kulturnämnden Sid 3 Kn 10 Dnr Biblioteksplan Vad är en biblioteksplan? Enligt bibliotekslagens 7 ska kommuner och landsting efter den 1 januari 2005 anta planer för biblioteksverksamheterna. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och för att stimulera till utveckling. Men lagens ramar är vida och många kommuner står utan biblioteksplan. Svensk Biblioteksförening definierar en biblioteksplan på följande sätt: Med en biblioteksplan avses ett politiskt förankrat styrande dokument som omfattar en analys av det samlade biblioteksbehovet i en kommun och åtgärder för hur dessa behov skall tillgodoses. Denna biblioteksplan skall förutom folkbiblioteksverksamheten också innefatta biblioteksbehovet vad gäller utbildning, omsorg, vård och näringsliv. Bibliotekens roll är allt viktigare. Ett folkbibliotek är en mångfacetterad verksamhet och spelar på en och samma gång flera olika roller som måste vägas samman. Sammanfattningsvis kan man säga att ett bibliotek är: ett kunskapscentrum - för utbildning och bildning ett informationscentrum - för information till både offentligheten och till grupper av användare samt till enskilda individer ett kulturcentrum - för kulturella upplevelser ett socialt centrum - ett offentligt rum och en mötesplats Bibliotekarie Marie Ohlsson rapporterade att biblioteksplanen inte är klar ännu. Arbetet sker efter kulturnämndens mål och i samarbete med barnbibliotekarie Marika Alneng och arbetsplats- och socialbibliotekarie David Lundgren med mottot Det vänliga biblioteket med låntagaren i centrum. Planen skall vara en resurs för studerande, uppfylla strävansmål, vara prioriterande för barn och ungdom samt att det skall finnas mål och riktlinjer för gymnasieskolan. Ordföranden undrade när den blir klar och Marie svarade att efter sommaren skall biblioteksplanen vara klar. Kulturnämnden beslutar: Nämnden tackar Marie Ohlsson för informationen och inbjuder henne till arbetsutskottet i augusti med den färdiga biblioteksplanen.

4 Kulturnämnden Sid 4 Kn 11 Dnr Bokslut 2008 Kulturnämndens bokslut för år 2008 slutade med ett underskott på 161 tkr. Kulturnämnden beslutade att kultursekreterare/kommunantikvarie och bibliotekschef medverkar vid nästa nämndmöte för att lämna redovisning från verksamhetsåret Största orsaken till underskottet är ökade hyreskostnader på huvudbiblioteket (ca 100 tkr = utökade ytor och byggnation av entré) och på förvaltningens kulturmiljöer. Bibliotekschefen lämnade statistik enligt nyckeltal för bibliotekets verksamhet 2008 och meddelande att fr o m 2009 gäller framtagande av statistik enligt metod från kulturrådet. Det är en ny form av uträkning. Detta för att följa samma metod som tillämpas över hela landet. Antal utlån ökade medan aktiva låntagare och besökare minskade. Nyhet som kunde mätas under 2008 var bibliotekets webbplats som hade besök samt lån av dator vilket uppgick till ca Tillgängligheten för alla har förbättrats markant genom kompletteringen av entré i markplan med tillhörande handikapparkering. Bil Förvaltningschefen lämnade information om 2008 års händelser: Biblioteket. 1:e bibliotekarietjänsten gjordes om till bibliotekschef. Filialansvarig bibliotekarie slutade och tjänsten utannonserades. Släktforskarna fick nya lokaler i biblioteket där även Dalasamlingens referensavdelning placerades. Rummet används även till sammanträden. Barnbibliotekarien startade projektet Bokupplevelse ett nytt sätt att genom alla sinnen levandegöra litteratur för barn med målet att skapa läslust. Flatenbergs hytta undersöktes med anledning av förskjutning i grunden. Efter de geotekniska undersökningarna samt undersökning av byggnadens bärighet togs beslut av säkerhetsskäl att inställa sommarens alla evenemang. Flogberget. Gruvstugan hade från maj en entreprenör på helårsbasis vilket möjliggjorde evenemang året runt. Ett inbrott i stollgången under jord skedde i maj där delar av det året innan nyinstallerade belysningen samt apparaturen för bildvisning stals. Antalet besök per guidad tur minskade. Bergslagssatsningen. Ett samarbete mellan fem län där Riksantikvarieämbetet och Tekniska högskolan ingår. Målet är ökad tillväxt och besöksantal i Bergslagen. Satsningen är ett kulturdrivet näringslivsprojekt i samverkan mellan 14 s k noder varav Smedjebacken är en av noderna och har sin bas i Gamla Meken. forts

5 Kulturnämnden Sid 5 forts Allmänkultur. Barnkulturgruppen bildades under året och arbetar efter barnoch ungdomskulturplanen, ett samarbete mellan kulturförvaltningen, skolan, ungdomskontoret och dans- och musikskolan med målet att erbjuda bästa och mesta möjliga kulturutbud. Antalet arrangemang för barn och ungdom har ökat och särskilda satsningar har gjorts på höstlovet samt buller och scratch en digital mediaverkstad. Gällande programutbudet för vuxna kan nämnas publikdragande besök av författarna Lena Einhorn och Aino Trosell samt stöd till konserter och mästarkurs i opera. Ahlbäckdagarna genomfördes under hösten på temat Järn, stål och konst. På nationaldagen utdelades kulturpriset som gick till filmaren och författaren Bisse Falk från Söderbärke. Under året har en projektanställd arbetat med att initiera, samordna och skapa kontakter mellan kommunens och landstingets kulturutbud. Gamla Meken. Ett 30-tal program, utställningar och andra arrangemang har genomförts under året, ex blomstermässan, opera vid Barken, workshop för barn, vikingautställningen med Jordi Arkö, Dalateatern, Nitra-dokumentärfilmfestival, DalaSinfoniettan mm. Kulturnämnden beslutar: Nämnden tackar personalen för ett bra arbete och ärendet läggs till handlingarna.

6 Kulturnämnden Sid 6 Kn 12 Dnr Genomgång av föregående protokoll samt återrapportering från tidigare beslut Likabehandlingsplan Dnr Förvaltningschefens förslag till svar på de olika målområderna för år 2008 och 2009 godkändes och har lämnats till Likabehandlingsgruppen. Översiktlig granskning av IT-säkerheten. Dnr Bibliotekschefen och förvaltningschefen fick i uppdrag att ta fram en ITsäkerhetsplan. Arbetet är ej klart, arbetet fortskrider. Skisshyttans vandringsled. Dnr Kommunantikvarien fick i uppdrag att få fram kostnader för röjning och se över om de ryms i den fastlagda budgeten. Resultatet blev att enbart röjning av stigen kan ingå i den fastlagda budgeten. Verksamhetsmål Dnr Ärendet återremitterades vad gäller Gamla Meken. Verksamhetsmålen för 2009 har tagits fram i samarbete mellan förvaltningschef och verksamhetsledare för Gamla Meken godkändes. Bokslut Dnr Bokslutet för 2008 slutade med ett underskott på 161 tkr. Nämnden beslutade att kommunantikvarie och bibliotekschef medverkar på nästa nämndmöte för att lämna redovisning från verksamhetsåret Hållbarhetsbokslut Dnr En översiktsplan för Hållbarhetsbokslut 2008 inkom för revidering. Kommunantikvarien har lämnat svar till miljö- och byggnadsnämnden ang Smedjebackens kommuns strategier under punkten Kulturmiljövård.

7 Kulturnämnden Sid 7 Kn 13 Dnr Budgetuppföljning per januari och februari 2009 Budgetuppföljning per januari 2009 i tkr Periodutbud Utfall Avvikelse Budget, helår Inkäkt Kostnad Netto Budgetuppföljning per februari 2009 i tkr Periodutbud Utfall Avvikelse Budget, helår Inkäkt Kostnad Netto Anledning till avvikelser är bl a: intäkter som inte blivit insatta och registrerade ersättningar för nystartsbidrag och lönebidragstjänster ej inkommit halvårsutbetalning för Ekomuseum Bergslagen och bibliotekssystemet och helårsutbetalning för tidskrifter kostnader för Bergslagssatsningen och projektet Bokupplevelse (kostnaderna regleras i slutet av året) slututbetalning (semester mm) för SoL-projektet som avslutades 31 december samt ökade hyror på kulturobjekten feldebiterade räntekostnader och avskrivningar på kulturobjekten Förvaltningschefen meddelade att räntekostnader och avskrivningar som debiterats kulturförvaltningen på kulturobjekten har borttagits under Ordföranden meddelar att om budgeten överskrids måste nämnden omedelbart informeras. Kulturnämnden beslutar: Budgetuppföljningen per januari och februari godkänns och läggs till handlingarna.

8 Kulturnämnden Sid 8 Kn 14 Dnr Granskning av verkställighet av beslut Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på kommunrevisorernas uppdrag granskat system och rutiner för verkställighet av beslut. Synpunkter har sammanställts i en sammanfattande granskningsrapport. Bakgrund Ett beslut i en politisk församling innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part. Utgångspunkten för granskningen har varit följande revisionsfrågor: Finns fastställda system och rutiner som säkerställer att beslut verkställs och återrapporteras till beslutsfattarna? Omattas dessa rutiner och system av något kontrollsystem? Är besluten i sig tydligt formulerade så att det underlättar verkställighet? Resultatet av granskningen visar att nämnderna och styrelsen har rutiner för uppföljning och kontroll av verkställighet av beslut, men att rutinerna i samtliga fall inte omfattas av ett utarbetat kontrollsystem. Kommunrevisionen ser positivt på att det har startats ett arbete med att ta fram enhetliga protokoll och vill framföra vikten av att man i detta arbete även inkluderar en utveckling av rutiner, för att säkerställa att fattade beslut verkställs på ett korrekt sätt. En viss otydlighet finns i protokollen i dagsläget. Kommunrevisionen kommer att nogsamt följa utvecklingen och önskar få in förslag från berörda om hur och när man kommer att vidta åtgärder. Sammanfattning Det är en viktig del i den interna kontrollen att det finns rutiner för kontroll av att demokratiskt fattade beslut verkställs och att detta sker på det sätt som beslutsfattarna avsåg. Det är också viktigt att beslutsfattarna, i den mån verkställighet av olika skäl inte sker, får vetskap om detta. forts

9 Kulturnämnden Sid 9 forts Den sammanfattande bedömningen är att nämnderna och styrelsen har rutiner för uppföljning och kontroll av verkställigheten av sina beslut. Dock omfattas dess rutiner inte i samtliga fall av ett utarbetat kontrollsystem som kan säkerställa en korrekt verkställighet av besluten. Under granskningen framkom information om att det skall startas upp ett arbete för att skapa enhetliga protokoll inom kommunen. Det är ett arbete är en viktig del i kommunens strävan att skapa tydliga protokoll med tydliga beslut för att ge underlag till en korrekt verkställighet av de fattade besluten. Dessutom finns det ett intresse från medborgarna att kommunens verksamheter redovisas på ett tydligt sätt. I övrigt hänvisas till kommentarerna av de granskade nämnderna. Kulturnämnden Besluten i kulturnämnden expedieras av nämndsekreteraren. De remisser som nämnden får för yttrande och handläggning av andra insatser hanteras i en särskild rutin i nämnden. Nämndsekreteraren håller ihop och följer upp uppdragshanteringen, dvs. de uppdrag nämnden har fått av fullmäktige/ nämndens verksamhetsplan. Denna rutin bedöms fungera på ett bra sätt. Dock är den inte dokumenterad. Det saknas fastställda rutiner för återrapportering av nämndens beslut till nämndens ledamöter som kan redovisa att nämndsbesluten är verkställda på det sätt som framgår av besluten. Nämnden har delegerat vissa frågor till sitt arbetsutskott. Arbetsutskottets protokoll lämnas regelmässigt till nämnden. Nämndens beslut i protokoll bedöms vara tydliga i den mening att de uppdrag och ställningsstaganden nämnden gör beskrivs på ett bra sätt som underlättar verkställigheten av besluten. Kommentar Det finns vissa rutiner för bevakning av ärenden som nämnden har att hantera. Dessa rutiner bör utvecklas och även innehålla rutiner för uppföljning av verkställigheten av de fattade besluten. Dessa rutiner bör vara ett moment i nämndens internkontrollsystem. Nämndens beslut bedöms vara tydliga så att de underlättar verkställigheten. Revisorerna Evert Fredriksson och Krister Torssell hade inget att tillägga mer än att arbetsutskottets beslut skall redovisas i nämnden som ett delegationsärende. Kulturnämnden beslutar: Nämnden tar åt sig av kritiken och utarbetar nu rutiner och internkontroll för förvaltningen. Ärendet läggs till handlingarna.

10 Kulturnämnden Sid 10 Kn 15 Dnr Lokalanvändning i Folkets Hus. Ett förslag till lokalanvändning i Folkets Hus har inkommit från PO Dahlström, tekniska avdelningen. VBU har önskemål om att få överta vissa gemensamhetsytor gällande gamla huvudentrén till biblioteket och foajén i plan 1, dessutom få nyttjanderätten till biograffoajén / salongen. För kulturförvaltningens del föreslås att VBU övertar kontraktet för gemensamhetsytorna kring kulturlokalerna med följande konsekvenser: - Lokalerna betraktas som skollokaler - VBU får rätten att avhysa oönskade personer - Möblering utifrån skolans behov (i dagsläget stora dåligt nyttjade ytor) - VBU övertar hyreskostnaderna - Tillgänglighet för att kunna passera igenom till biblioteket under skolans öppettider bör garanteras, likaså nyttjande av entrén för Folkets Hus vid tillställningar - Tillgång för kulturförvaltningen att nyttja handikapptoaletten samt utrymme i foajén (plan1) för besökare till Ahlbäcksalen. Kulturnämnden beslutar: Bibliotekschefen får i uppdrag att kontakta PO Dahlström, tekniska avdelningen, samt VBU (Västerbergslagens Utbildningscenter) snarast.

11 Kulturnämnden Sid 11 Kn 16 Meddelanden och rapporter Protokollsutdrag. Kommunstyrelsen Nyttjanderättsavtal Gamla Meken. Smedjebackens kommun och Ovako Bar AB, Smedjebacken, har upprättat ett nyttjanderättsavtal gällande lokalerna Gamla Meken och avgränsade delar av gamla Mediumverket. Protokollsutdrag. Kommunfullmäktige Energi- och klimatstrategi. En arbetsgrupp har utifrån ett antal möten med olika intressenter i kommunen arbetat fram en energi- och klimatstrategi med mål och åtgärdsförslag. Förslagen bygger till största delen på väl underbyggd statistik men för vissa av delmålen och åtgärdsförslagen har de varit svårare att hitta jämförelsetal. Förslaget till energi- och klimatstrategi har med åtgärdsförslag varit på remiss från 18 oktober till 12 december Remissyttranden med kommentarer är sammanställda i en redogörelse. Protokollsutdrag. Teknik- och fritidsutskottet Stationsbyggnad, Söderbärke. Banverket har beslutat att stationsbyggnaden vid järnvägsstationen i Söderbärke ska avyttras genom rivning. Kulturförvaltningen och boende i Söderbärke har genom skrivelser framfört att stationsbyggnaden bör bevaras. För kommunens egna behov finns ej någon verksamhet som aviserat önskemål om sådan typ av lokal. Banverket Banverket har tagit del av skrivelse från Lena Leveau- Payton, Söderbärke, med bilagda namnlistor ang Söderbärke stationshus. Stationshuset inrymmer för närvarande viss teknisk utrustning som är i drift. Däremot har ingen personal sina arbetslokaler i byggnaden av arbetsmiljöskäl. Lokaler för tågklarerare är lösta genom den paviljong som placerats utanför stationshuset. Ett väderskydd för resenärer finns placerat på plattformen. Banverket planerar att 2011 införa annan teknik för styrningen och ledningen av tågtrafiken på banan Fagersta-Ludvika. Banverket har uppdrag från regeringen att avveckla fastigheter och anläggningar som inte är nödvändiga för järnvägsverksamheten eller av annat skäl inte behöver förvaltas av Banverket. Banverket arbetar parallellt med alternativen rivning respektive försäljning. Banverket avser inleda diskussion om försäljning med kommunen som har under vissa förutsättningar rätt till företräde som köpare. Om kommunen inte går in som köpare kommer en prövning av försäljningen att ske genom anbudsförfarande. Fastigheten annonserar då ut. Ekomuseum Bergslagen. Under hösten 2008 har en inventering av skyltar och skyltställ genomförts av Ulf Öhman, Norbergs kommun, vid ett femtiotal besöksmål i sju kommuner. Utifrån noteringar och bilder har han sedan sammanställt en text med tillhörande bilder som beskriver skyltplatsen utifrån de givna punkterna. Christina Lindekvist presenterade skyltinventeringen för kultursekreteraren och kulturchefen forts

12 Kulturnämnden Sid 12 forts Gamla Meken. Från DR-DIBECO AB i Smedjebacken har Gamla Meken fått kultursponsring med kr för kostnader i samband med Guldvaskningen samt löpande kostnader för evenemang och verksamheter under Förvaltningschefen skickar tackbrev. Ordföranden informerade från kommunens BAS-dagar mars. Budgetföutsättningarna för år 2010 är nollbudget för hela kommunen vilket innebär 7,7 milj kr för kulturförvaltningen. Då skall löne- och hyreshöjningar ingå. Hyresnivån för de kommunägda lokalerna beräknas öka med 1%. Uppgifter om kapitalkostnader kommer att meddelas respektive nämnd av ekonomiavdelningen. Den 15 maj skall 2010 års budget vara klar och inlämnat till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar om en preliminär budget i juni. I november fastställs budgeten för år Investeringsbehoven skall vara inlämnat senast 15 juni. Kulturnämndens sammanträde den 7 maj kolliderar med BAS-dagar och ändras till 6 maj kl Kallelse till möte i Gamla Meken 4 maj. En planeringsträff för kommunstyrelsen och presidierna i övriga nämnder och bolagen tillsammans med Ludvika kommun. Ordförande, vice ordförande och förvaltningschef medverkar. Kallelse. Dalarnas biblioteksförbund har länsmöte 2009 den 24 april i Gamla Meken med temat Werner Aspenström. Anmälan senast 15 april till förvaltningssekreteraren. Förvaltningschefen informerade: Via mail har det kommit en förfrågan om ev köp av en tavla av Gunnar Klys med motiv från Uvberget. Förvaltningschefen kontaktar kommunstyrelsen med förfrågan om intresse. Helene Lis-Glader, bibliotekschef i Ludvika, har via mail en fråga om Smedjebackens bibliotek är beredd att höja biblioteksavgifterna. Förvaltningen är inte beredd att höja avgifterna. Röde Orm - utställning i Gamla Meken. En inbjudan har gått ut till nämndledamöter och skolpersonal för en Vip -visning den 21 februari där konstnären Jordi Arkö visar och berättar om utställningens tillkomst, innehåll och möjligheter. Utställningen finns i Gamla Meken till maj. Föredrag med Ann Marie Gunnarsson, den 25 mars på biblioteket, där hon visar och berättar om den nya boken Byggnadsarv i Bergslagen. En informationsbroschyr Guiden till konst, hantverk, form och caféer i Dalarna har utkommit. Under rubriken Smedjebacken är Gamla Meken representerad. Den kommer att finns att köpa på Kyrkogatan 9.