Anna Falkengren, förvaltningschef Marie Johansson, sekreterare Marie Ohlsson, bibliotekschef, 20-21

Transkript

1 Kulturnämnden Plats och tid Ahlbäcksalen, biblioteket, klockan Beslutande Ingemar Nyrede (s), ordförande Eira Henriksson (s) Kerstin Junker (s) Britt Henriksson (s) Christer Larsson (v) Ulf Andersson (m) Mildred Eggen (c) Vanja Karlsson (v), suppleant Övriga deltagare Anna Falkengren, förvaltningschef Marie Johansson, sekreterare Marie Ohlsson, bibliotekschef, Utses att justera Kerstin Junker Justeringens plats och tid Kulturkansliet, onsdag den 26 maj 2010 klockan Underskrifter Sekreterare Paragraf Marie Johansson Ordförande Justerande Ingemar Nyrede Kerstin Junker Anslag / Bevis Protokollet från kulturnämnden är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden Protokollet förvaras hos kulturförvaltningen Underskrift Marie Johansson

2 Kulturnämnden Sid 2 Innehållsförteckning Ärendemening... Sid. 20 Genomgång av föregående protokoll Budget Granskning av system och rutiner Budgetuppföljning per april Meddelanden och rapporter Avtal Johan Ahlbäckstiftelsen-kulturförvaltningen Investering

3 Kulturnämnden Sid 3 Kn 20 Dnr Genomgång av föregående protokoll Information. Dnr Christina Westerlund, Bergslagssatsningen, informerade om idén till Bergslagssatsningen och hur arbetet har utvecklats fram till idag. Nämndens beredningsprocess. Dnr Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av kommunrevisorerna granskat nämndernas beredningsprocess. Förvaltningschefen lämnade förslag till rutiner gällande beredningsprocessen och tjänsteskrivelser som nämnden godtog. Budgetuppföljning per mars Dnr Uppföljningen visar tecken på att förvaltningen kommer att hålla budget för Budget Dnr Arbetsutskottet avsätter en dag för djupare genomgång av budget 2011 och ett extra nämndmöte den 25 maj. Smedjebacken 2:4. Dnr En ansökan från miljö- och byggkontoret med anledning av bygg-, rivningslov och strandskyddsdispens samt flytt av magasin från järnvägsstationen till hamnområdet där kommunantikvarien lämnade ett svar ur kulturmiljösynpunkt. Anställning bibliotekarie. Dnr Till tjänsten som bibliotekarie, 50%, visstidsanställning, fr.o.m , tilldelades Katarina Jakobsson. Läsplattor. Dnr Bibliotekschefen meddelade att i dagsläget har biblioteket valt att avvakta inköp av läsplattor med anledning av inskränkt budget. Kulturpris Dnr En enig nämnd utsåg Lennart Jansson till 2010 års kulturpristagare. Priset utdelas på nationaldagen, 6 juni, vid Norrbärke hembygdsgård.

4 Kulturnämnden Sid 4 Kn 21 Kn au 22 Dnr Budget 2011 Arbetet med framtagande av budget för år 2011 har nu påbörjas och en preliminär budget ska behandlas av kommunfullmäktige i juni. Budgetramen för kulturnämnden år 2011 är tkr, en ökning med 1 %. Då är 350 tkr borttaget och är en engångssumma för Librasystemet som kommer att installeras under Hyresnivån för de kommunägda lokalerna beräknas öka med 3 % vilket är relaterat till ökade kostnader för bl.a. konsumtionsavgifter. Förvaltningens budgetram har ökat med 82 tkr. De idag kända ökningarna såsom hyror och IT-kostnader uppgår till ca 116 tkr. Löneökningarna är då inte medräknade utan tillkommer. I det måldokument som fullmäktige antagit som ska vara styrande för den fortsatta utvecklingen redovisas följande övergripande mål: * Ekonomi i balans * Ökad attraktivitet * Ökat företagande * Ökad kompetens Förvaltningschefen går igenom de olika ID (verksamhetsområden) som ingår i kulturförvaltningens budget. Olika förslag diskuterades. Arbetsutskottets förslag till nämnden: En 50 % bibliotekarietjänst på biblioteket förlängs inte utan blir vakant efter nyår. För närvarande är tjänsten en visstidsanställning året ut. Föreslå fullmäktige att få redovisa framtidsvisionen för Gamla Meken och Medium som tagits fram i samarbete med Bergslagssatsningen och visades under vecka 16 för politiker och allmänhet. Äska utvidgad ram för verksamhetsmedel på driften av Gamla Meken Förvaltningschefen går igenom förutsättningarna för budget forts

5 Kulturnämnden Sid 5 forts Bibliotekschefen informerade att om arbetsutskottets förslag går igenom innebär det stora pedagogiska konsekvenser samt biblioteksplanen måste göras om. Läsfrämjande åtgärder på skolan kan ej genomföras. MBL-förhandling med de fackliga organisationerna har genomförts. bil Förvaltningschefen betonar att tjänsten finns kvar men ligger vakant och att förvaltningen använder de pengar som finns. Det betyder att omstruktureringar kan göras i befintlig budget. Ordföranden anser att de fackliga organisationerna borde ha lämnat egna förslag till besparingar och ställer frågan om det går att göra inskränkningar med annan personal. Kulturnämnden beslutar: Den 50% bibliotekarietjänsten på biblioteket förlängs inte utan blir vakant efter nyår. För närvarande är tjänsten en visstidsanställning året ut. Uppdrar åt förvaltningschefen att till budgetberedningen redovisa konsekvenserna för neddragningen i förvaltningens budget. Nämnden önskar ett kommunalt beslut om viljeriktningen om vad som ska ske med Gamla Meken och ber att få komma till fullmäktige för att redovisa framtidsvisionen för Gamla Meken och Medium som tagits fram i samarbete med Bergslagssatsningen och som visades under vecka 16 för politiker och allmänhet. Äska utvidgad ram för verksamhetsmedel på driften av Gamla Meken under 2011.

6 Kulturnämnden Sid 6 Kn 22 Dnr Granskning av system och rutiner 2009 Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på kommunrevisorernas uppdrag granskat delar av system och rutiner för den löpande redovisningen och interna kontrollen inom Smedjebackens kommun. Granskningen har inriktats på hantering av leverantörsfakturor samt att följa upp påpekanden i tidigare års granskningar. I rapporten finns ett antal punkter som trots upprepade påpekanden under flera år inte blivit åtgärdade. Det är av vikt att ett aktivt arbete inleds för att åtgärda frågorna. Sammanfattningsvis visar granskningen att rutinen för hanteringen av leverantörsfakturor till delar fungerar väl, men att den interna kontrollen kans stärkas inom flera områden. Vi vill uppmärksamma följande förbättringsområden: För att i högre grad säkerställa en enhetlig hantering och minska sårbarhet vid eventuella verksamhetsförändringar bör dokumenterade rutiner tas fram. I samband med upprättande av rutinbeskrivning bör även en riskbedömning av rutinens olika moment ske och med det som utgångspunkt bör t planers och genomföras. Bland annat bör kontroller införas i samband med upplägg av leverantörer. En översyn av ansvars- och arbetsfördelningen bör göras så att ingen person ensam skall kunna hantera en transaktion i alla led. Om det av till exempel bemanningsskäl inte är möjligt att låta olika personer göra de olika momenten, kan istället en extra kontroll införas vid till exempel upplägg av ny leverantör. För att stärka den interna kontrollen bör kraven höjas på attesterna, så att samtliga beslutsattester sker med namnteckning istället för signatur. Dessutom bör det säkerställas att det centrala attestreglementet följs. Säkerställa att reglementet med tillämpningsanvisningar är väl känt och att samtliga nämnder har beslutat om nämndspecifika tillämpningsanvisningar. För att stärka den interna kontrollen av utbetalningar bör det i de interna kontrollplanerna inkluderas kontroller som är kopplade till leverantörsfakturahanteringen. Kommunen bör se över hanteringen av leverantörer med stora fakturamängder och se om man kan hitta en effektivare hantering för att minska antalet fakturor. Vidare kan köptroheten förbättras inom vissa områden. Det har framkommit brister vid de stickprov som gjorts av leverantörsfakturor. Rekommendationen är att ytterligare information kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler och kontering förmedlas till berörda. Forts

7 Kulturnämnden Sid 7 forts Noteringar från tidigare år kvarstår. Kommunen bör aktivt arbeta med kvarstående punkter och redovisa en plan för hur åtgärderna ska genomföras. När nu uppgradering har gjorts av ekonomisystemet, bör bland annat arbetet med dokumentation av redovisningssystem prioriteras. Kulturnämnden beslutar: Förvaltningschefen får i uppdrag att utifrån kommunens övergipande reglemente för intern kontroll arbeta fram en rutin för att säkerställa den interna kontrollen för förvaltningen.

8 Kulturnämnden Sid 8 Kn 23 Dnr Budgetuppföljning per april 2010 Budgetuppföljning per april 2010 i tkr Periodutbud Utfall Avvikelse Budget, helår Intäkt Kostnad Netto Förvaltningschefen informerade resultaten per ID. Kulturnämnden beslutar: Nämnden godkänner budgetuppföljningen för april. Till nästa budgetår förläggs programlicenserna och Libraavtalet som idag ligger under IT-kostnader under ID-bibliotek.

9 Kulturnämnden Sid 9 Kn 24 Meddelanden och rapporter Länsstyrelsen Dalarnas län. Dnr För information har inkommit skrivelse om samråd enligt lagen om kulturminnen 2 kap 10. Biotopåtgärder som berör fasta fornlämningar i Lumsån, Söderbärke socken, Smedjebackens kommun. Samråd. Dnr Tillägg till översiktsplanen om landsbygdsutveckling i strandnära läge. En ny strandskyddslag trädde i kraft 1 juli En av de största förändringarna är att kommunen kan peka ut särskilda områden för landsbygdsutveckling i strandnära lägen, LIS-områden. Dessa områden ska pekas ut i översiktsplanen och ger förenklade möjligheter att ge strandskyddsdispens för att bygga hus eller anläggningar som gynnar utveckling av landsbygden. Tillägget kommer att arbetas in i den kommuntäckande översiktsplanen när denna revideras. Planens målsättning är att ge möjlighet till attraktiva strandnära boenden och utveckling av strandnära verksamheter. Samtidigt ska allmänheten ha fortsatt tillgång till stränderna och djur- och växtliv ska skyddas. Synpunkter skall inlämnas senast den 5 juli Kulturantikvarien lämnar svar till miljö- och byggnadsnämnden och rapporterar därefter till nämnden på nästa nämndmöte. Länsstyrelsen Dalarna. Dnr Bidrag till restaureringsåtgärder på Baggströmska gården, Söderbärke socken, Smedjebackens kommun. Länsstyrelsen har beviljat ett bidrag på högst 60 tkr och kommunantikvarie Pia Hilborn medverkar som antikvarisk kontrollant i restaureringen. Malingsbo 1:68. Dnr Från miljö- och byggkontoret kommer en ansökan om rivningslov för rivning av spruthus på fastigheten Malingsbo 1:68. Sökande är Statens fastighetsverk i Uppsala. Svar önskas senast 2 juni 010. Kommunantikvarien lämnar svar till miljö- och byggnadskontoret och rapporterar därefter till nämnden på nästa nämndmöte. Våra gårdar Satsning på föreningsdrivna samlingslokaler. Våra gårdar, som är riksföreningen för nykterhetsrörelsens allmänna samlingslokaler, anser att det bästa samhället kan göra för att bredda och stödja kulturen är att erbjuda fria lokaler och hemställer till landets kommuner att initiera till en dialog med de föreningsdrivna samlingslokalerna och det lokala kulturlivet. Konst Åt Alla även i framtiden. Våra gårdar vill informera landets alla kommuner att vi riskerar en utarmning när det gäller konsten i våra samlingslokaler, och har en förhoppning att vi kan agera tillsammans för att återskapa ett stöd som är viktigt för såväl konstnärerna som de som arbetar med samlingslokaler. forts

10 Kulturnämnden Sid 10 forts Kulturdialog. Den nya samverkansmodellen för kulturområdet. En sammanställning har kommit av Ann Jeanett Stål, danskonsulent och Åsa Nyman, kulturchef Landstinget Dalarna, från mötet den 27 april 2010 i Rättvik där syftet var att belysa och diskutera den nya samverkansmodellen för kulturrådet. Statens Maritima Museer. Sjöhistoriska museet. En sammanställning från ett tidigare möte i kommunen har inkommit till Johan Ahlbäckstiftelsen angående Smedjebacken och det maritima kulturarvet. De framför ett stort tack. Rekryteringspolicy Dnr Under BAS-dagarna delades ett utkast till rekryteringspolicy 2010 för Smedjebackens kommun ut. Förvaltningschefen informerar och visar en övergripande vision för Gamla Meken. Kulturpristagare Lennart Jansson kommer under hösten att ha en filmvisning samt en utställning i Gamla Meken. Kulturantikvarien arbetar med ett underlag till upphandling för arbetet med Flatenbergs hytta. Nya mätningar kommer att göras på området. Biblioteket stänger den 31/5 till 2/6 för arbetet med uppgradering av det nya bibliotekssystemet. Öppnar den 3/6 i skarpt läge. En ny webbplats Axielll arena kommer att arbetas fram efter konverteringen. En skriftligt meddelande till politikerna skickas ut om det blir/inte blir något nämndmöte den 10 juni.

11 Kulturnämnden Sid 11 Kn 25 Dnr Avtal Ett avtal mellan kulturförvaltningen och Johan Ahlbäckstiftelsen ska upprättas vad gäller tillgången till Gamla Meken under Ahlbäckdagarna. Stiftelsens mål är att verka för Johan Ahlbäcks minne och att årligen dela ut ett pris till en konstnär som verkar i Johan Ahlbäcks anda. Förvaltningschefen informerade samtidigt att Anne Seppänen och Anne Olander från Dalarnas museum varit i Smedjebacken och gått igenom Ahlbäcksalen och Johan Ahlbäcks ateljé inför en utveckling av bägge lokalerna. Johan Ahlbäcks profil i Gamla Meken är under utveckling, i Ahlbäcksalen byts konsten ut med hjälp av Dalarnas museum och ateljén får bl.a. solskydd för fönstren och så småningom en ljudinstallation. Ordföranden tackar för informationen. Kulturnämnden beslutar: Förvaltningschefen får i uppdrag att ta fram ett avtal mellan Smedjebackens kommun/kulturförvaltningen och Johan Ahlbäckstiftelsen.

12 Kulturnämnden Sid 12 Kn 26 Dnr Investering 2011 Förvaltningens investeringsbehov skall vara inlämnat senast 15 juni. Förvaltningschefen informerar bl.a. att vid höstens omläggning av bibliotekets innertak inte blir någon hyllbelysning som så väl behövs. Kulturnämnden beslutar: Investeringsbehoven för kulturförvaltningen blir bl.a. hyllbelysning i biblioteket samt belysning i Ahlbäcksalen, eventuellt en ljussättning i Flatenbergs hytta. För Gamla Meken äskas medel i första hand för utställningsinredning, nytt golv och en entré som kan användas året om och uppfyller kraven för tillgänglighet och arbetsmiljö.