Mötesbok: Primärvårdsstyrelsen ( ) primärvårdsstyrelsen. Datum: Plats: Bohusgården, Uddevalla. Kommentar:

Transkript

1 Mötesbok: Primärvårdsstyrelsen ( ) primärvårdsstyrelsen Datum: Plats: Bohusgården, Uddevalla Kommentar:

2 Dagordning Kallelse Primärvårdsstyrelsen Föredragningslista 3 Beslutsärenden 84 Fastställande av föredragningslistan 5 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen Serviceöverenskommelse 2018 mellan Närhälsan och Regionservice Plan för intern kontroll Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföringmellan vårdnivåer 70 Delegeringsärenden Redovisning av delegeringsbeslut anställningar september 2017 vårdval 96 Redovisning av delegeringsbeslut hyresavtal oktober Redovisning av delegeringsbeslut i personalärende - disciplinär påföljd i form av skriftlig varning 105 Anmälningsärenden Protokollsutdrag regionstyrelsen, Återrapport handlingsplan fullföljda studier Dnr RS Protokollsutdrag hälso- och sjukvårdsstyrelsen, Svar på primärvårdsstyrelsens begäran om ersättning för kvälls- och helgöppen mottagning Öckerö jourcentral Dnr HS Protokollsutdrag hälso- och sjukvårdsstyrelsen, Avstå från överföring av resurser från barnhabiliteringen till barn- och ungdomspsykiatrin Dnr HS Svar på skrivelse från Handikappföreningarnas samarbetsorgan angående Mottagningarteam för funktionshindrade.pdf 141 Information Rapport från verksamheten 143 Ekonomisk rapportering 144 Nuläge och strategi 2018 och framåt 145 Rapport från presidiet 146

3 Primärvårdsstyrelsen ( ) - PVV Primärvårdsstyrelsen Föredragningslista : Primärvårdsstyrelsen Föredragningslista 1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med primärvårdsstyrelsen den 17 november 2017 Plats: Bohusgården hotell och konferens, Nordens väg 6, Uddevalla Tid: Kl Om du inte har möjlighet att närvara vid sammanträdet, meddela detta snarast till Camilla Karlsson, camilla.maud.karlsson@vgregion.se. Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Eventuella beslut om närvarorätt Eventuella beslut om yttranderätt Anmälan om jäv Beslutsärenden 1. Fastställande av föredragningslistan 2. Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Diarienummer PVV Föredragande ekonomichef Per Nyström 3. Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen Diarienummer PVV Föredragande ekonomichef Per Nyström 4. Serviceöverenskommelse 2018 mellan Närhälsan och regionservice Diarienummer PVV Föredragande ekonomichef Per Nyström 5. Plan för intern kontroll 2018 Diarienummer PVV Föredragande kanslichef Hans Lilja 6. Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer Diarienummer PVV Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

4 Primärvårdsstyrelsen ( ) - PVV Primärvårdsstyrelsen Föredragningslista : Primärvårdsstyrelsen Föredragningslista Föredragningslista från primärvårdsstyrelsen, (2) 7. Delegeringsärenden 8. Anmälningsärenden Information A. Rapport från verksamheten Föredragande primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert B. Ekonomisk rapportering Föredragande ekonomichef Per Nyström C. Nuläge och strategi 2018 och framåt Föredragande utvecklingschef Christer Rosenberg D. Rapport från presidiet Ann-Sofie Alm Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

5 Denna behandling ' 84 Fastställande av föredragningslistan' har inget tjänsteutlåtande. 84 Fastställande av föredragningslistan - :

6 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Tjänsteutlåtande detaljbudget vårdvalsverksamheten (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Västra Götalandsregionen Närhälsan Handläggare: Per Nyström Telefon: E-post: per.o.nystrom@vgregion.se Till Primärvårdstyrelsen Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Förslag till beslut 1. Primärvårdstyrelsen godkänner förslag till detaljbudget 2018 för styrelsens verksamhetsområde. Sammanfattning av ärendet Detaljbudget 2018 för primärvårdstyrelsen har upprättats i enlighet med gällande instruktioner från koncernkontoret. Enligt instruktionerna ska detaljbudgeten vara inlämnad senast den 30 november Beredning Samråd i ärendet har skett med de fackliga organisationerna den 13 november Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Per Nyström Ekonomichef Bilaga Detaljbudget 2018 för primärvårdstyrelsen. Besluten skickas till rapport@vgregion.se. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

7 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Datum Diarienummer PVV Detaljbudget Närhälsan vårdval 2018 Närhälsan vårdval Detaljbudget 201 8

8 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Mål och fokusområden Västra Götaland ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar En sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår ifrån den enskilda personens behov och erfarenheter Den psykiska ohälsan ska minska och omhändertagande av personer med psykisk sjukdom ska förbättras Stärka första linjens förmåga att möta psykisk ohälsa Sjukvårdens förmåga att skapa mesta möjliga värde för patienten ska förbättras Uppfylla vårdgarantin Förstärka primärvården och den nära vården Förbättra akutvårdkedjan Utveckla digitala vårdformer och tjänster Den medicinska kvaliteten ska öka och den organisatoriska effektiviteten förbättras Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvården ska prestera bättre än genomsnittet i nationella jämförelser Västra Götalandsregionen ska erbjuda en god arbetsmiljö för medarbetarna, kunna behålla och rekrytera rätt kompetens Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Fortsätta utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Stimulera uppgiftsväxling, nya arbetssätt och arbetsrotation Utveckla arbetsgivarvarumärket Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Satsa på ledarskap Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och utveckla det hälsofrämjande arbetet Utveckla och erbjuda moderna anställningsformer samt pröva arbetstidsmodeller Ekonomiska förutsättningar Ekonomiskt resultat Närhälsan vårdval, Detaljbudget 2(24)

9 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten Sammanställd detaljbudget Utförare hälso- och sjukvård (SD02) Eget kapital och obeskattade reserver Investeringar Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Närhälsan vårdval, Detaljbudget 3(24)

10 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten Sammanfattning Unders 2018 kommer Närhälsan fortsätta arbeta mot målet att, för vårdcentralerna, nå en marknadsandel på 60 procent enligt vår marknads- och etableringsstrategi. Beslutat i mars 2017 av primärvårdsstyrelsen. Fokusområden för att uppnå detta är: Kompetensförsörjning. Digitalisering. Tillgänglighet och kvalitet. Marknadsföring, service och företagskultur. Närhälsan ser positivt på det arbete som nu har påbörjats vad gäller att stärka den nära vården. Några av de saker som vi kommer att arbeta med 2018 inom området är: Utveckla vår onlinemottagning. Trygg och säker utskrivning från sjukhus då 40 sjuksköterskor är anställda för uppgiften. Utveckla hemsjukvårdsläkarkoncept och mobila team. Under 2018 kommer vi att fortsätta och förstärka arbetet med uppgiftsväxling. Några exempel: Sjuksköterske-/distriktssköterskeuppgifter som kan växlas över till undersköterskor är identifierade. Fortbildningsinsats för undersköterskorna fortsätter Vi kartlägger administrativa processer som idag utförs av läkare för att hitta uppgifter som kan effektiviseras och utföras av annan profession. Öka tillgängligheten i telefonen genom att slussa inkommande samtal som inte kräver medicinsk bedömning till annan profession än sjuksköterska. Fysioterapeuter tar vissa akutpatienter istället för läkare. De kan även remittera patient till röntgen och bedöma svaret istället för läkare. Kompetensförsörjningen är en nyckelfaktor för oss. Några exempel på hur vi arbetar med arbetsgivarvarumärket: Närhälsans kärnvärden finns med i styrande dokument samt i hela rekryteringsprocessen. Vi tar nästa steg i arbetet med Närhälsans serviceguide. Avgångsintervjuer genomförs med samtliga chefer och läkare. Förvaltningsgemensam kommunikation genom ett strukturerat stöd till chefer, chefsbrev och arbetsplatsinformation. Syftet är att skapa engagemang att nå målen i affärsplanen samt att minska avståndet mellan förvaltningsledning och medarbetare. Ekonomi Närhälsans vårdvalsverksamhet har 2018 en omsättning på 4699 mnkr (prognos 2018: 4479 mnkr). Det budgeterade resultatet för 2018 uppgår till +5 mnkr, varav vårdcentralerna har ett budgeterat resultat på +2 mnkr och rehab +3 mnkr. Det budgeterade resultatet före avkastningskravet till ägaren uppgår till +30 mnkr. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 4(24)

11 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Vad gäller vårdvalsersättningarna till vårdcentralerna så sker stora förändringar av den så kallade viktlistan för ålder och kön för Denna innebär att de ekonomiska förutsättningarna förändras kraftigt för många vårdcentraler. För flera av våra vårdcentraler kommer 2018 att innebära stora anpassningar av verksamheten och i vissa fall även strukturella åtgärder. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 5(24)

12 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten Mål och fokusområden 2.1 Västra Götaland ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Närhälsan bidrar till att minska skillnaderna i livsvillkor och hälsa genom att: Implementeringen av Socialstyrelsens riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder. Hälsolyftet som metodik för att stödja våra listade i att förbättra levnadsvanor. Systematisk uppföljning av enheternas arbete med fokusområdet Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Närhälsan har tagit fram en handlingsplan för förvaltningen som baseras på VGR:s miljöplan för åren I förvaltningens handlingsplan finns följande aktiviteter för 2018 planerade: Genomföra projekt för att minska resorna med privatbil i tjänst på några av de enheter som betalar ut mest ersättning. Målet är att minska resande med privata mil med 10 %. Följa upp användningen av elcyklar (inköpta med klimatväxlingsmedel) jämfört med körda mil i tjänst på enheten. Kartlägga hur andra organisationer arbetat med att minska resor med privat bil i tjänsten. Förutom dessa aktiviteter på en övergripande nivå bör nämnas att det även är grundkrav i miljödiplomeringen att arbeta med frågan om resor och transporter Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Närhälsan har tagit fram en handlingsplan för förvaltningen som baseras på VGR:s miljöplan för åren I förvaltningens handlingsplan finns följande aktiviteter för 2018 planerade: Delta i fortsatt utveckling av TaGe Utveckla koncept kring inköp av möbler för väntrum, personalrum etc Medverka i VGR:s miljöprioriterade upphandlingsprojekt Utveckla arbetssätt så att det i samband med renovering/nybyggnation är möjligt att återbruka minst 25 % av inredningen Närhälsan vårdval, Detaljbudget 6(24)

13 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten En sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår ifrån den enskilda personens behov och erfarenheter Den psykiska ohälsan ska minska och omhändertagande av personer med psykisk sjukdom ska förbättras Den psykiska ohälsan ska minska och omhändertagandet av personer med psykisk sjukdom förbättras genom att: Medverka vid framtagandet av samt implementera nya Regionala medicinska riktlinjer (RMR) inom området. Introducera internetbaserad KBT-behandling, Införande av nationella IT-plattformen Stöd och Behandling med 5 program för behandling av psykisk ohälsa. Fortsätta projektet Vårdsamordnare för psykisk ohälsa, som metodologiskt stöd vid ångest och depression. Delta i FORTE-studierna rörande metodutveckling vid behandling och rehabilitering av psykisk ohälsa och snabbare återgång till arbete. Stödja vårdcentraler som väljer triagemodellen och stegvis vård för att öka fokus på patientens behov och snabbt kunna erbjuda kvalificerade insatser vid psykisk ohälsa. Utveckla "Psykisk hälsa" på Närhälsans intranät; stöd och strategier, hänvisningar och länkar för verksamheternas dagliga arbete relaterat till psykisk ohälsa. Samarbete med regionens Kunskapscentrum för psykisk hälsa (KPH) för att förbättra kvalitet och tillgänglighet för barn och unga med psykisk ohälsa. Närhälsan deltar med flera vårdcentraler i regionens satsning på barn och ungas psykiska hälsa. Psykiatrisjuksköterska anställs för att bättre handlägga listade med tyngre psykiatriska besvär, samt stötta läkargruppen vid uppföljning av psykisk ohälsa. Utvecklar triagemodellen för högre tillgänglighet till bedömning och behandling. Fortsatt arbetet med att strukturera och optimera de olika yrkesgruppernas insatser. Implementerar de regionala medicinska riktlinjerna, bland annat om somatisk hälsa vid psykisk ohälsa. Utvecklar arbetssätt bland annat inom hälsoområdet på ungdomsmottagningar och vårdcentraler. Se punkt Stärka första linjens förmåga att möta psykisk ohälsa Sjukvårdens förmåga att skapa mesta möjliga värde för patienten ska förbättras Närhälsan har som primärvårdsorganisation ett personcentrerat arbets- och förhållningssätt sedan årtionden. Distriktsläkarens, distriktssköterskan och psykologens/kuratorns arbete, skall involvera Närhälsan vårdval, Detaljbudget 7(24)

14 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 och stärka invånarens resurser och förutsättningar medicinskt, psykiskt, existentiellt och socialt utifrån invånarens behov. Invånarna skall erbjudas vara med och utforma vården på sin egen mottagning; att medarbetare, tillsammans med invånarna, utvecklar värdeskapande vårdprocesser, så kallad värdebaserad vård utifrån "what matters for the patient"; det kan röra tillgänglighet, bemötande, väntetider, kvalitet med mera., men också utrednings- och behandlingsformer. Digitaliseringens snabba utveckling med landstingsoberoende aktörer som bedriver invånarstyrd hälso- och sjukvård via självtriagering, kunskapsstöd, asynkrona möten, chatt och onlinemöten i mobilen, surfplattor eller laptops, uppfyller ett behov hos delar av befolkningen som vill ta ansvar för sin egen hälsa och få tillgång till vård snabbt. Närhälsan har ambitionen att vara en offentlig aktör som erbjuder denna typ av tjänster som en naturlig del av vårt utbud till invånarna. Enligt Närhälsans affärsplan inför 2018 arbetar vi med följande prioriterade aktiviteter för att göra våra invånare delaktiga i sin egen vård och involvera våra invånare i pågående verksamhetsutveckling. PCA-projektet, personcentrerat arbete, 3 piloter/mottagningar inom Närhälsan, samt utbildningsinsats via Vinnova avseende tjänstedesign, samt handledning via GPCC i personcentrerad vård utvärderas och steg 2 vidtar. Patientråd, kundråd eller fokusgrupper fortsätter att utvecklas sedan ett par år på flera vårdcentraler för att stärka dialogen med invånarna. Målet är att hälften av alla enheter skall ha detta i slutet av Den mobila hemsjukvården fortsätter utvecklas. Öka tillgängligheten genom att erbjuda olika kontaktvägar in till mottagningen utifrån befolkningsstruktur, fysiska som digitala. Vid verksamhetsutveckling på våra enheter strävar vi efter att involvera våra invånare och patienter i högre grad. Delaktighet och egenansvar för invånarna i sin vård och behandling finns med i flera verksamhetsutvecklingsprojekt; exempelvis egentriage inför besök, förväntningar/ utvärderingar på Ipads i samband med konsultation hos psykolog, medaktörer vid behandling av kroniska sjukdomar etc. Vid olika skolor på vårdcentralerna, till exempel diabetesskola deltar patienter med egen erfarenhet i planering och genomförande. Utveckling av onlinemottagningar och andra digitala kontaktytor. Utveckling av nya arbetssätt och verktyg för att följa invånare med kronisk sjukdom och sköra äldre. Närhälsans egen patientenkät genomförs varje vår, samt enkäter riktade till invånarna lokalt i samband med verksamhetsutveckling. Närhälsans enheter deltar i den Nationella Patientenkäten varje höst. Underlaget används i verksamhetsutveckling Uppfylla vårdgarantin Tillgänglighet utifrån vårdgarantin avser i första hand besökstillgänglighet till läkare, läkartid inom Närhälsan vårdval, Detaljbudget 8(24)

15 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten dagar samt telefontillgänglighet, att bli uppringd samma dag. Dessa två parametrar bygger på ett traditionellt föråldrat synsätt när dels hälso- och sjukvård utförs i lika hög grad av andra yrkeskategorier än läkare, samt att kommunikationen i högre grad än tidigare är digital. Införande av internetbaserad kommunikation, asynkrona möten (online, webbtriagering, asynkrona möten samt AI-baserade beslutsstöd för invånare och medarbetare) förändrar vår bild av vad tillgänglighet innebär. Vårdgarantin skall ytterligare förbättras bland annat följande prioriterade aktiviteter: Behovs- och kapacitetsplanering för alla personalkategorier. Utveckla webbtidbokning. Triageringsprojekt, fysiskt och digitalt. Utveckla Drop-in verksamheter. Utveckla bättre strukturer och rutiner för alla kontakter och informationsöverföring mottagning-invånare. Införandet av e-tjänster ökar administrationen kring dessa, men minskar inkommande samtal och höjer därmed telefontillgängligheten. Uppgiftsväxlingsprojekt Förstärka primärvården och den nära vården Den nära vården är ett begrepp för alla invånare oavsett ålder, kön eller etnicitet. Graden av nära vård definieras av geografi, relationer invånare-vårdgivare, tillgänglighet samt tidsaspekten. Invånarnas upplevelse av nära vård är central. Detta innebär att varje invånare i sin vardag, oavsett var den befinner sig, ska kunna få kontakt med vården på det sätt den önskar och när den önskar. Det innebär också tillit till att de flesta invånare själv kan lära sig, förstå och bedöma sitt hälsotillstånd. Slutligen att invånare med störst behov av vård skall prioriteras. För att förstärka primärvården och den nära vården, Omställningen av hälso- och sjukvården, kommer Närhälsan att arbeta för att Förändringsledning och förbättringskunskap finns hos alla medarbetare, verksamhetschefer, klinik/områdeschefer, och förvaltningsledning. Höja beredskapen hos samtliga medarbetare för nya arbetssätt och digitala verktyg genom att söka medel från EU för ett så kallat E-Hälsolyft, Invånarna representeras i alla verksamheter och på alla nivåer för att utveckla samtliga verksamheter utifrån ett invånarperspektiv. Antalet ST-läkare mer än fördubblas i VGR för att klara en kraftig utbyggnad av primärvården och på motsvarande sätt stärka ST-utbildning och handledning av god kvalitet. ST läkare från relevanta sjukhusspecialiteter genomför obligatorisk tjänstgöring i primärvården 3-6 månader. AT-läkarutbildningens bas utgår från primärvården och den nära vården. tillsammans med akutsjukvården utveckla snabbare kommunikationsvägar för konsultation, remisshantering och information utifrån ett invånarperspektiv. Onlinemottagning, hem/distansmonitorering av hälsa, internetbaserad triagering och webbtidbokning utvecklas samt i pilotprojekt testa AI-beslutsstöd för invånare och medarbetare. Erbjudande för nyutskrivna från akutsjukvården, SIP, med hög kontinuitet och kvalitet med Närhälsan vårdval, Detaljbudget 9(24)

16 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 utgångspunkt och stöd i den nya lagen om Trygg och säker utskrivning" utvecklas Samarbetet mellan akutsjukvård, primärvård och kommunal hälso- och sjukvård fördjupas Utveckla hemsjukvårdsläkarkonceptet inklusive mobila team, ytterligare. Hinder för samarbete i ersättningssystemen mellan olika förvaltningar, och kommun undanröjs. Samarbetet med kommuner och myndigheter stärks utifrån invånarnas perspektiv exempelvis med skola, socialtjänst, migrationsverket, försäkringskassan, omsorg, polis och beredskapsfunktioner. Invandrade invånare ges samma förutsättningar och kontaktytor som svensktalande och om möjligt på sitt hemspråk direkt eller indirekt via tolk Förbättra akutvårdkedjan Primärvårdens del i hela akutvårdkedjan sker på våra vårdcentraler och jourcentraler på såväl dag-, kvälls, som helgtid. De flesta invånare kommer till oss med så kallade lättakuta besvär, men varje dag kommer också invånare med allvarligare akuta besvär som exempelvis bröstsmärtor, andnöd eller allvarligare allergiska reaktioner. Vid konstaterad allvarligt akut tillstånd förbereder vi patienterna och initierar kontakt med akutsjukvården på våra sjukhus för transport till sjukhusens akutmottagningar och/eller direktinläggning. RGS triage är under införande i vårdval vårdcentral och används i olika vårdprocesser. 60% använder RGS triagehandboken och målet är 80% användare under 2018 Utveckla webbtidbok ytterligare. Egentriagering planeras provas i webbtidboksform. Fler än en akutkontaktyta prövas på flera vårdcentraler; drop-in, akuta webbtider i kombination med akuta telefonbokbara tider prövas för att svara mot olika patientgrupper behov. Drop-in projekt med systematiskt personcentrerade arbetssätt i form av egentriagering, med snabbare och hållbarare vårdprocesser utvecklas ytterligare. Utveckla Närhälsan Online för lättakuta besvär Utveckla digitala vårdformer och tjänster Närhälsan deltar i Omställningen av Hälso- och sjukvården i delområdet Digitala vårdtjänster. Dessa är att betrakta som verktyg för den Nära vården. Närhälsan kommer under 2018 starta, utveckla och implementera följande olika delar i olika omfattning. Mina vårdkontakter ehälsotjänster: arbetssätt och rutiner utvecklas kontinuerligt hur verksamheter arbetar med de digitala förfrågningar om remisser, recept etc. Närhälsan Online: Onlinemottagning, inledningsvis till läkare oplanerade besök. Därtill pågår projekt med uppföljande onlinebesök till läkare, sjuksköterska eller psykolog. Webbtidbokning: invånare kan boka möte fysiskt eller digitalt, eller av- och omboka, såväl oplanerade som planerade tider, till olika yrkeskategorier. Självincheckning; VGR gemensamma projektet att via webb- eller terminal på plats checka och betala för besök i olika ärenden på vårdcentral eller rehabmottagning. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 10(24)

17 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Webbtriage: Triagering av invånaren själv inför beslut om exempelvis egen vård, sjuksköterskebesök eller läkarbesök. Planeras möjlig start av projekt där invånarens triagering kan gå direkt in i journal. Distansmonitorering av invånare med kronisk sjukdom. AI: Beslutsstöd för medarbetare och invånare. Utveckla våra medarbetares kompetens inom området Den medicinska kvaliteten ska öka och den organisatoriska effektiviteten förbättras Närhälsan affärsplan beskriver hur vi arbetar med medicinsk kvalitet och organisatorisk effektivitet. Verksamheterna följer de kvalitetsparametrar som ingår i Krav- och kvalitetsboken samt de mätetal som är beskriva i NMR, de nationella medicinska riktlinjerna. Omställningsprojektet av hälso- och sjukvården i VGR har en stor inverkan på primärvården i sin helhet. Samverkan är etablerad med samtliga delprojekt i Omställningen; Nära vård, Koncentration, Digitaliserade vårdtjänster, samt Kvalitetsdriven verksamhetsutveckling. Under 2018 fördjupas och konkretiseras flera delaspekter i Omställningen. Den medicinska kvaliteten skall öka genom att: Fortsätta utveckla ett gemensamt system för kvalitets- och effektivitetsförbättringar med standardiserade vård- och arbetsprocesser, där våra medarbetare och ledare driver utvecklingen. Utveckla nya arbetssätt och digitala verktyg och samtidig kassera gamla föråldrade arbetssätt och verktyg. Variationer i patientsäkerhets- och kvalitetsmått mellan olika mottagningar skall minskas, genom redovisningar på alla nivåer, som initiera uppföljning och ständiga förbättringar. Uppföljning sker på förvaltningslednings-, områdes och enhetsnivå genom så kallad dashboards (förbättringstavlor). Huvudprocess Diabetes med standardiserade vårdförlopp testas och utvärderas. Projekt huvudprocess KOL kommer starta gemensamt med akutsjukvården. SIP-projekt med säker och trygg utskrivning startar den 1 januari Uppföljningsverktyget MedRave används av ledare och medarbetare för uppföljning av kroniska sjukdomar, vården av äldre, sjukskrivning, diagnossättande, förskrivning etc. Introduktion av PV-Kvalitet, ett nationellt verktyg för öppna jämförelser av medicinska processer på enhetsnivå. Den organisatoriska effektiviteten skall öka genom att: Näranalys: ett verktyg för organisatorisk verksamhetsuppföljning för ledare används och utvecklas. NärSim: ett organisatoriskt simuleringsverktyg på verksamhetsnivå används och utvecklas för att pedagogisk, och på affärsmässiga grunder, analysera förväntade resultat vid planerade förbättringar och förändringar av olika vård- och arbetsprocesser. Behovs- och kapacitetsanalyser för att bättre möta medborgarnas behov. Olika förbättringsprojekt fortsätter under 2018 för att utveckla mer hållbara arbetssätt för Närhälsan vårdval, Detaljbudget 11(24)

18 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 medarbetare och invånare, som exempelvis primärvårdstriage, lättakuten, webbtriage och kraftig ökning av webbtidbokning med mera. Uppgiftsväxlingsprojekt mellan olika yrkeskategorier. Invånare som medaktörer vid egentriage, och i högre grad delaktiga i sin egen vård förväntas ge en omfördelning av resurser till invånare med störst behov av vård. Fortsätta med regelbundna interna controllingrundor för att stötta verksamheter med tillfälligt sämre resultat i kvalitet, produktion och ekonomi Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Närhälsan arbetar systematiskt och strukturerat med att förebygga vårdskador. Avvikelser i form av rapporter från verksamheterna, klagomål och ärenden från patientnämnderna utreds. Handlingsplaner upprättas och följs upp och riktlinjer tas fram för hela förvaltningen när det är befogat. Kunskap om handlingsplaner och riktlinjer sprids systematiskt. Patientsäkerhetsplan för 2018 har uppföljning av avvikelsesystemet som grund och fokuserar framför allt på remisshanteringsrutiner, uppföljning av handlingsplaner i Lex Maria- utredningar, förbättrad dokumentation vaccinationer. Patientsäkerhetskulturmätningen hösten 2017, (gjordes samtidigt som medarbetarenkäten)ligger även den till grund för revidering av patientsäkerhetsplanen under Följsamhet till basala hygienrutiner i all verksamhet mäts årligen i den nationella punktprevalensmätningen. Hygienkörkortet skall alla medarbetare med patientkontakt tagit under Remisshantering är ett fokusområde även Samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvården ska prestera bättre än genomsnittet i nationella jämförelser Närhälsans uppfattning är att medelvärdesberäkningar är en medioker målsättning. Målet för varje process bör rimligen vara att sträva efter att nå vad som är teoretiskt möjligt. De flesta måltal för medicinska eller administrativa processer utgår från nationella riktlinjer framtagna av Socialstyrelsen och/eller SKL och ligger betydligt högre än medelvärdesberäkningarna i öppna jämförelser. Dessa måltal bör också vara måltal för VGR och Närhälsan. Hälso- och sjukvårdens prestationer beror på ledarnas och medarbetarnas inställning, motivation och upplevelse av meningsfullhet på sina respektive arbetsplatser. Vår vision, att skapa det goda livet för våra invånare, görs genom att utveckla verksamhetsidén en primärvård i världsklass. För att nå våra mål utvecklar vi ett system för kunskaps- och kvalitetsstyrning genom kontinuerlig förbättring av våra huvudprocesser och följa upp dessa genom att: Kvalitetsindikatorerna som ingår i Krav- och kvalitetsbokens följs upp på varje enhet, område och i förvaltningsledningen systematiskt. Dessa utgår från NMR/RMR. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 12(24)

19 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Standardiserade arbets- och vårdprocesser är under utarbetande utifrån resultatet från den systematiska uppföljningen av variationen i förvaltningsledningen. Primärvårdskvalitet, ett nationellt system från SKL för jämförelse av kvalitetsindikatorer är under introduktion nationellt. Där deltar såväl Närhälsan som privata aktörer i ett pilotprojekt som går över i ett breddinförande under Kvalitets- och uppföljningsregister finns det ett drygt 20-tal som Närhälsan Vårdval rapporterar till. Dessa används kontinuerligt vid uppföljning inom verksamheterna. SKL s tillgänglighetsundersökning som genomförs i mars och oktober varje år följs noga. 7:an, läkarbesök inom 7 dagar, samt 0:an, samtliga telefonsamtal besvarade är två viktiga målvärden. Närhälsan har målsättningen 2018 att ligga över 90% inom samtliga enheter. MedRave för chefer och medarbetare att arbeta med medicinsk kvalitet och patientsäkerhet, som kvalitetsmått, förskrivning, vård av äldre etc. Munin.vgregion.se, ett transparant benchmarkingsystem på nätet där alla medborgare, inklusive chefer och medarbetare, kan jämföra 100-talet parametrar mellan såväl privata och offentliga vårdcentraler. Controllingrundor genomförs 2-3 gånger årligen för enheter med tillfälligt sämre kvalitet, produktion och ekonomi. Professionella utvecklingsteam stöttar tillfälligt underpresterande enheter. Implementeringsprocesser behöver förbättras och under 2018 kommer samtliga mål och därtill hörande implementeringsprocesser ses över. 2.3 Västra Götalandsregionen ska erbjuda en god arbetsmiljö för medarbetarna, kunna behålla och rekrytera rätt kompetens Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Det ska finnas goda möjligheter till karriär och kompetensutveckling inom Närhälsan. Med karriär avses inte bara viljan att ta ett chefskap utan även att utvecklas i det pedagogiska ledarskapet. Exempel är handledaruppdrag och inom professionen till olika specialistfunktioner. Chefsförsörjningsprocessen är ett fokus område i affärsplanen. Målet är att öka andelen chefer som rekryteras internt. Vi har bland annat infört ett utvecklingsprogram för teamledare. Genom att stärka denna grupp tror vi att vi kan hitta fler medarbetare som vill utvecklas och ta ett chefskap. Vi använder oss av regionens Assessment center för att identifiera medarbetare med utvecklingsmöjligheter. Resultat: Alla medarbetare ska ha individuella utvecklingsplaner där kompetensutvecklingsbehovet knyts till affärsplanens mål Alla medarbetare ska ha utvecklingssamtal med sin närmaste chef en gång per år Alla specialistläkare ska ha minst 10 kompetensutvecklingsdagar per år Närhälsan har infört en strategi för kollegialt utbyte. Syftet är att säkra att professionella möten och kunskapsöverföring i läkargruppen överförs på ett kvalitetssäkrat sätt. Implementering pågår. Närhälsan har utarbetat en strategi för det strategiska ledarskapet. Syftet är att säkra att den Närhälsan vårdval, Detaljbudget 13(24)

20 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 medicinska och administrativa ledningsorganisationen krokat arm och samarbetar kring kvalitetsutvecklingen inom vården. Implementering pågår Fortsätta utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling De regiongemensamma karriärutvecklingsmodellerna för sjuksköterskor, barnmorskor, biomedicinska analytiker, medicinska sekreterare, undersköterskor samt psykologer behöver anpassas innan de kan implementeras i vår förvaltning Stimulera uppgiftsväxling, nya arbetssätt och arbetsrotation Närhälsans arbete med uppgiftsväxling bygger på regionens sex kriterier för uppgifts- och kompetensväxling: patientnytta, bidra till god kompetensförsörjning, kostnadseffektivitet, karriärutveckling, frigöra kapacitet för svårrekryterade yrkesgrupper samt ny metod/teknik skapar behovet. Nedan beskrivs ett antal olika exempel på uppgiftsväxling, som är under start, pågående projekt eller under spridning i Närhälsan. Det är uppgifter som framför allt traditionellt åvilat läkare och distriktssköterskor. Uppgiftsväxlingen sker mellan yrkeskategorier som genererar helt olika personalkostnader, vilket förtätar personalgruppen utan att kostnaderna ökat. Sjuksköterske-/distriktssköterskeuppgifter är identifierade och som kan växlas över till undersköterskor. Fortbildningsinsats för undersköterskorna fortsätter Utgångspunkt från det teamarbete som finna på vårdcentralen/mottagningen kring fördelningen av arbetsuppgifter. Administrativa processer kartläggs som idag utförs av läkare pågår med syfte att hitta uppgifter som kan effektiviseras och uppgiftsväxlas till annan profession. Öka tillgängligheten i telefonen genom att slussa inkommande samtal som inte kräver medicinsk bedömning till annan profession än sjuksköterska. Undersköterska på drop-in mottagning i Lättakuten som triage istället för sköterska. Sköterska gör inte smittspårning utan har växlat över uppgiften till undersköterska eller biomedicinsk analytiker. Sjukskrivning: vid sjukskrivning mer än en månad bevakar sekreterare och lägger in telefontid, bokar upp till läkare istället för att läkaren själv och sekreterare skickar ut "bipacksedeln". Sjukskrivning dag 1-14 av sjuksköterska istället för läkare prövas i projekt tillsammans med en kommun som stor arbetsgivare. Distriktssköterska tar uppföljning mellan besök och uppföljning på kroniker istället för läkare. Psykolog/kurator tar första bedömningssamtal - direkttriagering till dem istället för läkare först. Hypertonisköterska tar okomplicerade besök istället för läkarna. Undersköterska tar hand om kvalitetsindikatorer. Remisshantering tar undersköterska när läkare bedömt remisserna först. Undersköterska är diplomerad rökavvänjare istället för sjuksköterska. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 14(24)

21 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Undersköterska tar blodtrycksmottagning. Använder personal som tolk. Låter patienter boka på webbtidboken istället för att vi bokar åt dem. Dietister sköter numera förskrivning av nutritionsprodukter. Undersköterska går "som parhäst" med läkare på akutpatienter och gör allt "som inte läkaren måste göra" för administrativ avlastning (förbereder patienten, gör omläggningar, tar prover och förbereder vissa underlag för läkare i stället för sjuksköterska). Fysioterapeuter tar vissa akutpatienter direkt istället för läkare. Vi arbetar med våra intygsflöden för att ge bästa möjliga service till beställaren som ofta är en läkare på vårdcentral. Ett exempel är körförmågebedömning. Fysioterapeut remittera patient till röntgen och bedömer svaret istället för läkare Utveckla arbetsgivarvarumärket Åtgärder som pågår för att stärka arbetsgivarvarumärket: Varumärkesplattformen Närhälsans kärnvärden finns med i styrande dokument som affärsplanen samt i hela rekryteringsprocessen. Närhälsans serviceguide, strategin för att för alla medarbetare konkretisera hur vi i alla möten agerar för att upplevas som pålitliga, omtänksamma och nytänkande. Rekrytering och kommunikation Samordnad annonsering av läkartjänster, för att synas på rätt ställen och minska kostnaderna för annonsering så har vi en förvaltningsgemensam plan för annonsering i olika media. Texter i rekryteringsannonser arbetas successivt om. Broschyr med arbetsgivarlöfte och förmåner finns. Avgångsintervjuer genomförs med samtliga chefer och läkare. VGRs avgångenkät skickas till alla månadsanställda som slutar med start januari Goda exempel på lyckat utvecklingsarbete publiceras löpande på intranätet och ibland i andra kanaler t ex LinkedIn. Intervjuer med medarbetare publiceras för att sprida inspiration. Förvaltningsgemensam kommunikation genom ett strukturerat stöd till chefer, chefsbrev och arbetsplatsinformation. Syftet är att skapa engagemang att nå målen i affärsplanen samt att minska avståndet mellan förvaltningsledning och medarbetare. Primärvårdsdirektören och förvaltningsledningen bloggar. Medarbetarsida på internnätet har skapats för att öka samhörighetskänslan dit våra medarbetare kan skicka in olika typer av lättsammare information. Arbetsmiljö och kvalitet Minst 10 dagars fortbildning per år för specialistläkare. ST-strategi, ett förvaltningsgemensamt förhållningssätt och aktiviteter för våra blivande och nuvarande ST-läkare. Kollegialt utbyte, en strategi för att säkra att professionella möten och kunskapsöverföring Närhälsan vårdval, Detaljbudget 15(24)

22 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 genomförs på ett kvalitetssäkrat sätt. Strategiskt ledarskap, en strategi för att säkra att den medicinska och den administrativa ledningsorganisationen krokat arm och samarbetar kring kvalitetsutvecklingen av vården Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Närhälsan har en handlingsplan för att minska sjukfrånvaron. Målet är att sänka sjukfrånvaron till under 6,2% under Aktiviteter: Resultatet från medarbetarundersökningen ska tas omhand och följas upp på ett strukturerat sätt. Säkerställa att alla chefer har grundläggande kunskaper i systematiskt arbetsmiljöarbete. Erbjuda chefer fördjupade kunskaper inom arbetsmiljöområdet. Rutin för omtankesamtal vid tidiga signaler på ohälsa. Rutin för sjukanmälan implementeras i förvaltningen. Aktivt arbete med steglös sjukskrivning de första 14 sjukskrivningsdagarna. Uppföljning av korttidsfrånvaro på individnivå. Start samarbete med företagshälsovård kring korttidsfrånvaro. Uppföljning av långtidssjukskrivnas rehabiliteringsplan minst tre gånger per år Satsa på ledarskap Det ska finnas bra förutsättningar för chefer i Närhälsan. Vi tydliggör ansvar och befogenheter på ett sätt som stödjer cheferna för att kunna vara starka arbetsgivarföreträdare. Chefers organisatoriska förutsättningar är en viktig del och arbete har genomförts för att nå normtalet medarbetare per chef. Vi bygger kring cheferna med teamledare, lokal ledningsgrupp och i vissa angelägna fall har vi infört ett fjärde chefsled i form av enhetschef knutet till en vårdcentral. Inom primärvårdsområde rehab är normtalet i stort sett uppnått. Normtalet behöver följas upp kontinuerligt. Medarbetarnas uppfattning om Närhälsans ledarskap utvärderas i medarbetarundersökningen samt i avgångsenkäten. Aktiviteter: God introduktion till nya chefer. Chefsutvecklingsprogram NyChef samt NyChef Extra. Handledning för chefer individuellt eller i grupp. Kvalitetssäkrad rekryteringsprocess för chefer genom testning och djupintervjuer. Utvecklingsprogram för teamledare. Möjlighet till utbildning i affärsmannaskap genom "Förnuft och känsla" Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och utveckla det hälsofrämjande arbetet Vi utvecklar ständigt det systematiska arbetsmiljöarbetet. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 16(24)

23 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Närhälsan har infört regionens guide för hälsa och arbetsmiljö och anpassat vissa delar till Närhälsans förutsättningar. Utbildning genomförs för att chefer och skyddsombud ska få ökade kunskaper kring organisatorisk och social arbetsmiljö. Säkerställa att alla chefer upprättar och följer upp handlingsplan för hälsa och arbetsmiljö på arbetsplatsnivå. Nyttjandegraden på friskvårdsbidraget följs upp. Stöd för chefer att på arbetsplatsträff tydliggöra att kränkande särbehandling inte tolereras inom Närhälsan. Påbyggnadsutbildningar anordnas inom arbetsmiljöområdet vid behov inom områden som mänskliga reaktioner vid förändring samt tidiga signaler. Alla chefer kommer att få utbildning inom området rehabilitering under Utveckla och erbjuda moderna anställningsformer samt pröva arbetstidsmodeller Närhälsan är angelägen om att uppfattas som en modern arbetsgivare och använder de anställningsformer som anges i Lagen om anställningsskydd. Flertalet av våra arbetsplatser arbetar dagtid vilket medför att möjligheten till alternativa arbetstidsmodeller begränsas. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 17(24)

24 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten Ekonomiska förutsättningar Ekonomistyrning Närhälsans ekonomiska mål är att ha en ekonomi som medger utveckling både på förvaltnings- och verksamhetsnivå. Detta mål ställer krav på balans mellan de olika perspektiven i affärsplanen, det vill säga kund, verksamhet, personal och ekonomi. Utveckling av verksamheten krävs för att ha en god ekonomi. Ekonomi är en spegling av förutsättningar inom de övriga perspektiven. Åtgärder: Handlingsplaner prognos 2017 och budget 2018 Alla enheter med prognostiserat underskott 2017 eller budgeterat underskott 2018 har krav på sig att ta fram, alternativt revidera, en handlingsplan. Den kommer att följas upp löpande under Controllingrunda Förvaltningsledningen kommer att ha en "controllingrunda" med samtliga områden. Då avhandlas bland annat resultat 2017, prognos 2018 och framåt samt handlingsplaner enligt ovan för aktuella vårdcentraler. Fördjupad controllingrunda Förvaltningsledningen kommer att ha en fördjupad controllingrunda med de verksamheter som har sämst ekonomi baserat på aktuell prognos och budget Fokus kommer att vara upprättade handlingsplaner, konkreta planerade aktiviteter med beräknad effekt och tidplan. Strukturella förändringar Kontinuerligt genomförs en värdering utifrån konkurrenssituation, rekryteringsmöjligheter och befolkningsutveckling för att avgöra var våra enheter ska vara etablerade. Under de senaste åren har flera vårdcentraler stängts eller på annat sätt avyttrats. Om förutsättningar skulle bli sådana för enskild verksamhet, att förvaltningen inte ser någon annan utväg, kan det bli aktuellt med ytterligare stängningar. I dagsläget finns inga sådana planer. Konkurrensmässiga förutsättningar Som egen-regi verksamhet inom vårdvalet har vi merkostnader som innebär inskränkningar vad gäller konkurrensneutraliteten. Exempel på detta är merkostnader för att vi är en myndighet med höga krav på ärendehantering, högre kostnader för facklig tid, krav på följsamhet att använda regioninterna serviceleverantörer med mera har vi betalat 3,3 mnkr kronor till vår ägare avseende IT-tjänster som Regionen tillhandahåller de privata vårdgivarna som en fri nyttighet. 3.1 Ekonomiskt resultat Krav- och kvalitetsbok 2018 Vårdcentral Krav-och kvalitetsboken (Kok-boken) för 2018 innehåller betydande förändringar i ersättningssystemet jämfört med Närhälsan vårdval, Detaljbudget 18(24)

25 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Förändringarna i Kok-boken 2018 för Närhälsan vårdval vårdcentraler innebär oförändrade ekonomiska förutsättningar om man tar hänsyn till bedömd utveckling av både intäkter och kostnader. Viktigare förändringar inför 2018, vad gäller ersättning och kostnadsansvar: Viktlistan ålder och kön. En ny viktlista för ålder och kön har presenterats inför Den innebär att antalet poäng för ålder och kön minskar. Ersättning i samtliga delar i ersättningsmodellen som multipliceras med dessa poäng har därför justerats. Ersättningen för geografi och socioekonomi innebär en nolluppräkning för Närhälsan som helhet. Ökad ersättning på 2,8 % vilket motsvarar indexuppräkning på kostnader. Det finns stora variationer mellan olika områden och vårdcentraler. Den nya viktlistan innebär att de ekonomiska förutsättningarna förändras kraftigt för många vårdcentraler. För flera av våra vårdcentraler kommer 2018 att innebära stora anpassningar av verksamheten och i vissa fall även strukturella åtgärder. Särskilt ersättning för utökat öppethållande: Förändring, extra ersättning utgår till vårdcentral för öppethållande över 50 timmar/vecka. Vårdcentralen kan vara öppen för besök eller ha digitalt öppet. Särskild ersättning för mobil hemsjukvårdsläkare: Till vårdcentraler som har mobil hemsjukvårdsläkare enligt uppdrag. Familjecentrerat arbetssätt: Förändring, anpassat till vårdvalet med två olika sätt att organisera familjecentrerat arbetssätt, familjecentral eller familjecentralsliknande verksamhet. Särskild ersättning för extern mellanliggande provtagning: Ersättning utgår när vårdcentralen utfört mellanliggande provtagning enligt ordination från sjukhus och registrerat detta enligt anvisning på vårdgivarwebben. Ersättning utgår med 250 kronor per extern mellanliggande provtagning. Särskild ersättning för PTP-psykolog: Förändring, stärka förutsättningarna för PTP, praktisk tjänstgöring för psykologer, för att på sikt öka tillgången till psykologer inom primärvården. Ersättning på 35 tkr per månad och heltidsanställd PTP-psykolog, samt ytterligare 10 tkr vid placering inom de områden som omfattas av extra stöd. Särskild ersättning för uträttande av samordnad individuell plan (SIP): Ersättning utgår med 1500 kr per upprättad SIP. Löneuppräkning beräknas till 2,5 %. Social avgift ändras från 44,50 % till 45,80 %, effekt 20 mnkr. Det sker även en höjning av OB-ersättning avseende natt- och helgtillägg. Övriga kostnader förväntas öka med 2,5 %. (lab och röntgen 2%, läkemedel 5%) De flesta av de nya ersättningarna som finns beskrivna ovan är även förknippade med merkostnader. Jourer: Vi har en finansiell utmaning avseende våra jourer på grund av utebliven ersättning i vårdvalet för flertalet av våra mindre jourcentraler på grund av regionens tolkning av befolkningsunderlag. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 19(24)

26 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Rehab Krav- och kvalitetsboken för 2018 innehåller följande förändringar i ersättningssystemet: Förändringar Kok-boken Rehab 2018 I Kok-boken Rehab 2018 är ersättningen höjd till 438 kronor per poäng (2017, 429 kronor per poäng). Ingen förändring av kontaktpoängen mellan Kok-boken Rehab 2017 och Statliga ersättningar kan medföra att målrelaterad ersättning för kvalitet utformas enligt andra principer än de nu gällande. Eftersom avtal på statlig nivå sällan tecknas långt före ikraftträdande förmedlas dessa villkor i nyhetsbrev eller på Västra Götalandsregionens webbplats. Uppräkningen med 2,1 % täcker inte ökade personalkostnader Det saknas 3,1 mnkr mot den uppräkning Rehab har i budget Under 2018 startar fyra nya rehabenheter i Svenljunga, Sollebrunn, Ljungskile och Borås Södra Torget. Flera enheter kommer att utöka verksamheten med mottagningar utanför enheten (MUR). Avkastningskrav Närhälsan har 2018 en finansiell utmaning i form av ett finansiellt avkastningskrav till ägaren på 25 mnkr. Ekonomiskt resultat Närhälsan vårdvalsverksamhet Intäkter De totala intäkterna har en budget 2018 som är drygt 200 mnkr högre än prognos Skillnaden är främst en konsekvens av indexuppräkning samt nya ersättningar/åtaganden i Kok-boken för 2018 för vårdcentraler och rehab. Personalkostnader Budget för personalkostnad (egen + bemanningsföretag) är 5,7 % (161 mnkr) högre än prognos för Ökningen är en effekt av en förväntad löneökning på 2,5 %, höjning av sociala avgifter och OB, utökat uppdrag, nya utbudspunkter samt en förväntan av att kunna bemanna vakanser. Läkemedel Budgeten 2018 är ca 25 mnkr högre än budget Detta främst till följd av införande av nya dyrare läkemedel. Lokalkostnader Budgeten för 2018 är 3,1 % högre, (knappt 9 mnkr), jämfört med budget Avkastningskrav För 2018 har ägaren ett avkastningskrav gentemot vårdvalsverksamheten på 25 mnkr. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 20(24)

27 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Resultat 2018 Det budgeterade resultatet för 2018 är +5 mnkr, varav Rehab har ett budgeterat resultat på +3 mnkr och vårdcentralerna +2 mnkr. Det budgeterade resultatet före avkastningskravet uppgår till 30 mnkr. Närhälsan har ett antal enheter som har ett budgeterat underskott. För vissa av dem kommer 2018 att innebära stora anpassningar av verksamheten. Närhälsan Primärvårdsstyrelsen Budget 2017 Prognos Budget 2018 mnkr Regionintäkter 4 028, , ,9 Övr intäkter 391,1 437,8 367,9 Summa intäkter 4 419, , ,8 Personal , , ,3 Bemanningsföretag -160,7-240,0-162,5 Läkemedel -616,8-624,0-641,3 Medicinsk service -260,4-257,2-260,9 Lokalkostnader -282,5-275,7-291,3 Övriga kostnader -433,9-450,1-473,4 Avskrivningar -11,4-12,1-12,2 Summa kostnader , , ,8 Finansiella poster -2,1-2,4-1,9 Resultat före 28,0 40,0 30,0 avkastningskrav Avkastningskrav -25,0-25,0-25,0 Resultat 3,0 15,0 5, Sammanställd detaljbudget Utförare hälso- och sjukvård (SD02) Resultatbudget (mnkr) Budget 1712 Prognos 1708 Budget 1812 Såld vård internt 4 015, , ,7 Såld vård externt 12,5 6,5 3,2 Patientavgifter 185,4 195,0 187,8 Driftbidrag från nämnd inom 0,0 0,0 0,0 regionen Övriga erhållna bidrag 63,6 93,1 50,7 Försäljning av tjänster 98,1 92,7 72,1 Hyresintäkter 4,7 9,5 4,2 Försäljning av material och 0,1 4,5 4,8 varor Övriga intäkter 39,2 58,2 48,2 Verksamheten intäkter 4 419, , ,8 Personalkostnader, inkl. inhyrd , , ,7 personal Köpt vård -58,1-58,1-58,4 Läkemedel -612,4-624,0-640,4 Verksamhetsanknutna tjänster -303,9-308,5-318,5 Övriga tjänster, inkl -156,2-114,0-165,4 konsultkostnader Material och varor, inkl -89,8-119,6-95,5 förbrukningsmtrl Lokal- och energikostnader -282,5-280,2-291,0 Lämnade bidrag 0,0 0,0 0,0 Avskrivningar -12,1-12,1-12,2 Övriga kostnader -90,1-102,7-97,7 Närhälsan vårdval, Detaljbudget 21(24)

28 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Resultatbudget (mnkr) Budget 1712 Prognos 1708 Budget 1812 Verksamhetens kostnader , , ,8 Finansiella intäkter/kostnader -2,1-2,4-1,9 Bidrag, speciella beslut över -25,0-25,0-25,0 budget Resultat 3,0 15,0 5,0 3.2 Eget kapital och obeskattade reserver Det ingående egna kapitalet för 2018 beräknas vara 355 mnkr. Det motsvarar en ekonomisk reserv för tre veckors kostnader/utbetalningar. Det budgeterade resultat för 2018 är 5 mnkr, vilket ger ett beräknat utgående eget kapital på 360 mnkr. Eget kapital (mnkr) IB 1/ Närhälsan vårdval (Primärvårdsstyrelsen) Prognos 2017(augusti) Budget 2018 UB 31/ ,0 15,0 5,0 360,0 Förvaltningen måste ha en buffert för att klara framtida balanskrav även om nya utmaningar i form av omställningar skulle uppstå (t ex nyetableringar och förändringar i Krav- och kvalitetsboken). Förvaltningens egna kapital har som syfte att dels vara denna buffert och dels möjliggöra större nödvändiga strategiska satsningar. Under 2018 sker t ex fortsatt satsning på läkarrekrytering, ehälsa och Forskning och utveckling. 3.3 Investeringar Investeringsbehovet för vårdvalsverksamheten bedöms 2018 uppgå till 32 mnkr för medicinteknisk utrustning och inventarier. Det kommer under 2018 vara fortsatt hög takt på ny- och ombyggnadsprojekten. Detta innebär att planerade investeringar i de flesta fall avser investering i ny inredning och utrustning samt lås och larm i samband med projekten. Vidare pågår en kontinuerlig reinvestering av medicinteknisk utrustning på vårdcentralerna. Under perioden planeras för nya utbudspunkter inom Rehab, vilket innebär nyinvestering i utrustning. En ombyggnad av Skene sjukhus planeras och denna kommer att innebära ett större investeringsbehov som huvudsakligen avser Principen för förvaltningen är att verksamheten kan investera för det belopp som man långsiktigt kan finansiera via driftsbudgeten för avskrivning- och driftskostnader samt via hyra. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 22(24)

29 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Enligt Närhälsans affärsplan är visionen tillsammans med hela VGR, "Det goda livet", vår verksamhetsidé "Utveckla en primärvård i världsklass", samt att kärnvärden "omtänksamhet, pålitlighet och nytänkande" skall genomsyra det vardagliga arbetet. Närhälsans som helhet inför ett antal utmaningar där den största är att vända avlistningstrenden, antal listade på Närhälsans vårdcentraler har minskat varje år sedan 2012 då Närhälsan bildades. Omställningen av hälso- och sjukvården i VGR, med delområdena nära vård, digitaliserade vårdtjänster, koncentration och kvalitetsdriven verksamhetsutveckling förväntas i grunden förändra ledningssystem, arbetssätt och företagskultur, inte bara i Närhälsan utan i samtliga verksamheter i VGR. Detta är en process som startade i år och som kommer fördjupas Primärvården förväntas få ett kraftigt utökat uppdrag, utökade resurser, och konkreta uppdrag för att skapa den nära vården, vilket är det nya begreppet för basen för hela hälso- och sjukvården. Marknads- och etableringsplanen för , med ett mål om 60 % av marknaden år 2022, ställer höga krav på våra erbjudanden till befolkningen, men också att vi tillsammans med invånarna, utvecklar en vård på invånarnas villkor med hög medicinsk kvalitet. Detta ställer fortsatt särskilt höga krav på Närhälsans affärsmässighet, vår organisation, vårt ledarskap, vårt invånarfokus och att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för våra medarbetare att göra ett gott arbete. Utmaningar Hälso- och sjukvård Leva upp till verksamhetsidén utveckla en primärvård i världsklass. Befolkningsutvecklingen i Sverige och VGR där antalet 65+ förväntas kraftigt öka och antalet 80+ öka med hela 50% fram till Omställningen av Hälso- och sjukvården i VGR och nationellt, med fokus Nära vård, Koncentration, Digitaliserade vårdtjänster och Kvalitetsdriven verksamhetsutveckling, samtidigt som introduktionen av en sammanhållen vårdinformationsmiljö fram till Marknads-& Etableringsstrategin ; Stoppa listningstappet, förbättra Närhälsans varumärke, och nå en marknadsandel om minst 60 % år Snabbt utveckla digitaliserade vårdtjänster utifrån ett invånarperspektiv och samtidigt förbättra den medicinska kvaliteten för våra invånare med kroniska sjukdomar. Samverkan med kommuner/stadsdelsnämnder, sjukhus och Närhälsan för en sömlös vård, så kallad SIP, från 1 januari Ökande kostnader för läkemedel, lab och bilddiagnostik Öka antalet av specialister i allmänmedicin. Fördubbla antalet ST-läkare i allmänmedicin 2008 påtalades i SOU 2008:7 att en stark klinisk forskning är förutsättningen för en evidensbaserad och kunskapsstyrd hälso- och sjukvård präglad av hög kvalitet och att de kliniska forskarnas arbete är garantin för att ny kunskap snabbt kommer vården till del och att viktiga problem därifrån förs in i forskningen. Sträva efter FoU-satsningar från VGR på primärvård motsvarande den andel som primärvården utgör av VGR totala hälso- och sjukvårdsbudget, det vill säga motsvarande 150 Mkr. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 23(24)

30 85 Detaljbudget vårdvalsverksamheten PVV Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 : Detaljbudget vårdvalsverksamheten 2018 Utmaningar digitalisering Digitalisering av vården är en självklar och nödvändig förändring av hela hälso- och sjukvårdens arbetssätt där vi för närvarande ligger långt efter de flesta branscher i samhället. I Sverige sker därtill denna utveckling med full kraft och delar av befolkningen vänder sig till digitaliserade hälsooch sjukvårdsaktörer som är oberoende av de traditionellt landstingsstyrda hälso- och sjukvårdssystemen. Fortfarande upphandlas, i VGR, till vårt journalsystem oberoende IT-system som inte kan kommunicera direkt med journalen. Närhälsan arbetar för att samla de IT-stöd som vår verksamhet behöver i ett vårdinformationssystem för att minimera antalet applikationer, platser att söka på, och göra medarbetarnas arbetsmiljö hållbar. Anpassning till medborgarnas nivå av användning av digitala hjälpmedel inom alla områden; Artificiell Intelligens/Beslutsstöd, ehälsotjänster, webbtidbokning, onlinekontakt invånare-medarbetare som videomöten, asynkrona möten etc. Sträva efter en sammanhållen journal för sjukhus, primärvård och kommun. Heldigitaliserad kommunikation mellan samtliga förvaltningar i samtliga patientärenden. Automatiserade bedömningar av mätvärdesregistreringar i hemmet med mera. Nationellt framtagna tjänster för att förenkla kommunikationen med invånare så att informationen förs digitalt mellan patient och vårt vårdinformationssystem för att säkra att inget förvanskas på vägen. Sträva efter att hålla all vårdinformationen samlad i ett system för att vara lätt att hitta och därigenom också patientsäkrare och inte spara exempelvis bilder i flera olika system. Planerad inriktning Omställning av hälso- och sjukvården; Nära vård, Koncentration, Digitalisering, och Kvalitetsstyrd verksamhetsutveckling. Framtidens vårdmiljö; gemensamma medicinska och vårdadministrativa processer i hela hälso- och sjukvårdssystemet. Marknads- och etableringsstrategin; 60 % marknadsandel Förbättra och utveckla ledarskapet på alla nivåer och med den professionella utvecklingen av medarbetarna i fokus. Introducera "kontinuerlig förändringsledning och förbättringsarbete" för ledare och medarbetare. Förbättrad tillgänglighet ur ett brett perspektiv och tillfredsställa invånares medicinska behov utifrån den enskildes livssituation. Förbättra dialogen med invånarna om exempelvis mottagningarnas öppettider, tillgänglighet, arbetssätt och prioriteringar. ehälsobaserade verktyg introduceras för ökad tillgänglighet, hållbarare arbetssätt och vårdprocesser oberoende av geografisk eller tidsmässig utgångspunkt. Attraktiv arbetsgivare; bästa offentliga arbetsgivaren i Sverige. Hållbar ekonomisk utveckling. Närhälsan vårdval, Detaljbudget 24(24)

31 86 Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen - PVV Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen : Tjänsteutlåtande ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Västra Götalandsregionen Närhälsan Handläggare: Per Nyström Telefon: E-post: per.o.nystrom@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen Förslag till beslut 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar att uppdra till primärvårdsdirektören att översända tjänstemannaförslagen till detaljbudgeter, delårsrapporter och årsredovisningar som arbetsmaterial till koncernkontoret, och att slutlig rapport överlämnas till regionstyrelsen efter behandling i styrelsen. Sammanfattning av ärendet Primärvårdsstyrelsen lämnar och ansvarar för de rapporter som lämnas till regionstyrelsen. För att ge mer utrymme för analys, sakgranskning och slutsatser behöver rutinen för hur rapporterna lämnas till regionstyrelsen justeras. Gällande ordning att rapporterna lämnas till regionstyrelsen efter att primärvårdsstyrelsen behandlat dem kvarstår. Förändringen innebär att det tjänstemannaförslag som tas fram inom förvaltningen lämnas till koncernkontoret som ett arbetsmaterial så snart som det har godkänts av primärvårdsdirektören. För delårsrapporter gäller att det inlämnade arbetsmaterialet ska innehålla preliminär prognos för ekonomiskt resultat. Om den fortsatta beredningen med MBL-förhandling och politisk behandling innebär ändringar i rapporten eller beslutsförslag jämfört med det inskickade arbetsmaterialet, så ansvarar primärvårdsdirektören för att koncernkontoret uppmärksammas på förändringarna. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Per Nyström Ekonomichef Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

32 86 Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen - PVV Ändrade rutiner för rapportering till regionstyrelsen : Skrivelse från regionstyrelsens ordförande och Vice ordförande om rapportering till regionfullmäktige 1 (1) Datum Diarienummer RS Till Styrelser, nämnder och kommittéer i Västra Götalandsregionen Rapportering till regionfullmäktige Den löpande rapporteringen från Västra Götalandsregionens olika politiska organ till regionfullmäktige sker normalt i delårsrapporter och årsredovisningar. Styrelsers och nämnders detaljbudgeter lämnas till regionstyrelsen för konsolidering och eventuella tekniska justeringar. Dessa rapporter är viktiga instrument för regionfullmäktiges och regionstyrelsens uppföljning och styrning av regionens verksamheter. Därför pågår ett löpande arbete för att höja kvalitén i rapporteringen. Det är styrelser och nämnder som lämnar och ansvarar för de rapporter som lämnas. Med dessa som grund bereder regionstyrelsen en samlad bedömning med eventuella beslutsförslag till regionfullmäktige. För att ge mer utrymme för analys, sakgranskning och slutsatser behöver rutinen för hur rapporterna lämnas till regionstyrelsen justeras. Gällande ordning att rapporterna lämnas till regionstyrelsen efter att berörd nämnd/styrelse behandlat dem kvarstår. Förändringen innebär att det tjänstemannaförslag som tas fram inom respektive förvaltning och bolag lämnas till koncernkontoret som ett arbetsmaterial så snart som det har godkänts av förvaltningschefen/motsvarande. För delårsrapporter gäller att det inlämnade arbetsmaterialet ska innehålla preliminär prognos för ekonomiskt resultat. Om den fortsatta beredningen med MBL-förhandling och politisk behandlingen innebär ändringar i rapporten eller beslutsförslag jämfört med det inskickade arbetsmaterialet så ansvarar förvaltningschefen/motsvarande för att koncernkontoret uppmärksammas på förändringarna. Vi uppmanar styrelser, nämnder och kommittéer att ge sina förvaltningschefer/motsvarande i uppdrag att översända tjänstemannaförslagen till detaljbudgeter, delårsrapporter och årsredovisningar som arbetsmaterial till koncernkontoret enligt ovanstående. Regionstyrelsen Johnny Magnusson Ordförande Helen Eliasson Vice ordförande För kännedom Regiondirektören Förvaltnings- och bolagschefer Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: boris.stahl@vgregion.se

33 87 Serviceöverenskommelse 2018 mellan Närhälsan och Regionservice - PVV Serviceöverenskommelse 2018 mellan Närhälsan och Regionservice : Tjänsteutlåtande serviceöverenskommelse 2018 mellan Närhälsan och Regionservice 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Västra Götalandsregionen Närhälsan Handläggare: Per Nyström Telefon: E-post: per.o.nystrom@vgregion.se Till primärvårdstyrelsen Serviceöverenskommelse 2018 mellan Närhälsan och regionservice Förslag till beslut 1. Primärvårdstyrelsen godkänner serviceöverenskommelsen 2018 med regionservice. Sammanfattning av ärendet Årligen upprättas en serviceöverenskommelse med regionservice avseende köp av interna servicetjänster. Överenskommelsen omfattar både de tjänster regionservice levererar i egen regi och de tjänster som upphandlas av regionservice, till exempel städtjänster. Till grund för serviceöverenskommelsen ligger den styrmodell för servicesamspelet som beslutades av regionfullmäktige Prislista och tjänstekatalog är fastställd av regiondirektören. Serviceöverenskommelsen för primärvårdstyrelsens verksamheter 2018 uppgår till 79,2 mnkr. Beredning Närhälsan och Regionservice har i dialog enats om förslag till serviceöverenskommelse för Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Per Nyström Ekonomichef Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

34 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Tjänsteutlåtande plan för intern kontroll (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Västra Götalandsregionen Närhälsan Handläggare: Hans Lilja Telefon: E-post: hans.lilja@vgregion.se Till primärvårdsstyrelsen Plan för intern kontroll 2018 Förslag till beslut 1. Primärvårdsstyrelsen godkänner plan för intern kontroll 2018 samt organisation och rutiner för arbete med intern kontroll inom Närhälsan. Sammanfattning av ärendet Enligt regionstyrelsens riktlinjer för intern kontroll (RS ) ska varje styrelse/nämnd årligen anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen samt upprätta en organisation och fastställa rutiner för arbetet. Den plan som tagits fram utgår från den riskanalys som beslutades i styrelsen Arbetet med intern kontroll ska följa budget- och uppföljningsprocessen med fokus på helårs- och delårsrapporterna. Beredning Arbetsmodell och underlag hart tagits fram av en arbetsgrupp bestående av sakkunniga från Närhälsans staber samt vårdverksamheten. Förslag till plan för intern kontroll har förankrats i Närhälsans stab. Risk och väsentlighetsanalys har genomförts i styrelsen Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Hans Lilja Kanslichef Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

35 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Tjänsteutlåtande plan för intern kontroll (2) Bilaga Intern kontroll arbetsmodell Plan för Intern kontroll Förteckning över egenkontroller. Förteckning över styrande dokument. Beslut skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

36 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll 2018 PVV Handläggare kanslichef Hans Lilja hans.lilja@vgregion.se Datum Intern kontroll 2018 Primärvårdstyrelsen 1. Intern kontroll Samtliga nämnder och styrelser är enligt kommunallagen (6 Kap 7) ansvarig för att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. I regionstyrelsens riktlinjer (RS ) definieras intern kontroll så här: Den interna kontrollen är en naturlig del i arbetet med styrning och ledning i verksamheten. Den interna kontrollen ska inom rimliga gränser säkerställa att målen med verksamheten kan nås och att detta sker på ett effektivt sätt. Att regler och riktlinjer följs och att rapportering och information i och om verksamheten är tillförlitlig samt att risker i verksamheten fångas upp och hanteras eller förebyggs. I Västra Götalandsregionens rutiner för arbetet med den interna kontrollen (RS ) anges att alla nämnder och styrelser ska genomföra en riskanalys varje år och anta en plan för den interna kontrollen. Den interna kontrollen omfattar hela verksamheten och alla perspektiv. Arbetet med intern kontroll ska följa budget- och uppföljningsprocessen med fokus på helårs- och delårsrapporterna samt tas upp vid möten med företrädare för regionstyrelsen och verksamhetens tjänstemän samt presidie. Intern kontroll är en del av ledningssystemet för koncernen Västra Götalandsregionen. Styrelse, förvaltningsledning, övriga chefer och medarbetare ska samarbeta för att mål och uppdrag uppnås inom följande kontrollområden; Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Omfattar kontroll över verksamhetens ekonomi, prestationer, avtal och kvalité samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp. I kontrollområdet ingår även verksamhetens förmåga att skapa värde för kund och patient. Efterlevnad av lagstiftning och övrigt regelverk Omfattar kontroll över följsamhet till lagstiftningen, Regionfullmäktiges styrande dokument samt interna riktlinjer och rutiner Tillförlitlig rapportering och uppföljning av verksamheten Omfattar kontroll av att redovisning av räkenskaper är rättvisande samt ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av prestationer avseende kvalité och kvantitet samt annan relevant information om verksamheten. Verksamhetens chefer ska ha god tillgång och insikt av uppföljningens resultat.

37 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll Primärvårdsstyrelsen 2018 Datum Sid 2 (7) 2. Kontrollmiljö Intern kontroll ska vara ett naturligt inslag i det vardagliga arbetet och är en del i Närhälsans ledningssystem. Säkerhetskultur God säkerhetskultur syftar till att förebygga oönskade händelser och är avgörande för att riskförebyggande åtgärder utvecklas och genomförs. Säkerhetskultur handlar om personalens attityder till risker och riskhantering. Säkerhetskulturen är således en väsentlig del av den interna kontrollen. Med start hösten 2017 kommer samtliga medarbetare inom Närhälsans kanslier samt förvaltningsledning att få information om det interna kontrollarbetet och varje medarbetares roll och ansvar för detta. I arbetet med revidering av ledningssystemet för Närhälsan kommer den interna kontrollen att tydliggöras som en del i det dagliga arbetet i verksamheten.. Egenkontroll Kontrollåtgärder ingår i förvaltningens interna riktlinjer, rutiner och IT-stöd för att säkerställa kvalité, effektivitet, följsamhet till regelverk och tillförlitlighet i rapportering. Kontrollåtgärder genomförs också via intern och extern uppföljning. Denna del av den interna kontrollen benämns egenkontroll. I samband med verksamhetens riskanalys ses egenkontrollen över avseende att den är tillförlitlig, ändamålsenlig eller bristfällig. Allvarliga risker medtas i årets plan för intern kontroll. Förteckning över dessa kontroller se bilaga. Lagar och författningar Närhälsan är en landstingskommunal förvaltning inom Västra Götalandsregionen och omfattas som sådan av bestämmelser i kommunallagen och övriga offentligrättsliga lagar och författningar. Förutom kommunallagen kan särskilt nämnas Förvaltningslagen, Offentlighets och sekretesslagen, Arkivlagen, Lagen om offentlig upphandling. Närhälsan är också en vårdorganisation och som sådan omfattas av ett flertal lagar och författningen av dessa kan nämnas Hälso- och sjukvårdslagen, Patientsäkerhetslagen, Patentlagen, Patientskadelagen, Lex Maria. Socialstyrelsen utfärdar föreskrifter och ger allmänna råd på bemyndigande från Regeringen, av dessa kan nämnas följande;

38 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll Primärvårdsstyrelsen 2018 Datum Sid 3 (7) - SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, - SOSFS 2008:14 om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. - SOSFS 2000:1 om läkemedelshantering i hälso- och sjukvården. - SOSFS 1997:14 om delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård. Av övriga lagar som reglerar verksamheten kan nämnas Lagen om anställningsskydd, Medbestämmandelagen, Miljöbalken, Personuppgiftslagen. Primärvårdsstyrelsen omfattas av Lagen om Valfrihet genom att ingå i regionens vårdvalsmodell och omfattas då även av konkurrenslagstiftningen. Styrelsen ska löpande hållas informerad om ny och förändrad lagstiftning inom styrelsens ansvarsområde. Det samma gäller regionalt gemensamma styrdokument från Regionfullmäktige. Styrelsen ska få information om på vilket sätt förvaltningen säkerställer att Närhälsan kan leva upp till lagstiftningen respektive styrdokumenten samt eventuella risker och behov av nya/förändrade riktlinjer/ rutiner samt kontroller som kan vara nödvändiga. Respektive stabschef har ansvar för att bevaka förändringar inom sitt ansvarsområde. Mål och uppdrag Närhälsan är en politiskt styrd organisation inom Västra Götalandsregionen. Det är politikernas uppgift att besluta om verksamheternas inriktning, ekonomi, mål, och prioriteringar. Verksamheten leds av Primärvårdsstyrelsen vars uppdrag framgår av styrelsens reglemente. Primärvårdsstyrelsen verkar under lagen om valfrihet (LOV) och ska ansvarar för att vårdenheterna (vårdcentralerna) och Rehabenheterna uppfyller de krav och villkor som anges i Krav och Kvalitetsboken för VG Primärvård och för Vårdval Rehab samt att verksamheten bedrivs effektivt och med hög kvalité. I reglementet anges också att styrelsen ska verka för att enheterna aktivt arbetar med att stärka sin marknadsposition i enlighet med den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelse i egenskap av ägare anger. Regionstyrelsen har beslutat om riktlinjer från ägaren om vårdvalsverksamhet i egen regi. Styrelsen ska i övrig fullgöra de uppgifter som följer av lag och annan författning. De politiska målen för den offentliga Primärvården framgår av Västra Götalandsregionens årliga budget som fastställs av regionfullmäktige. Närhälsans mål anges i förvaltningens affärsplan och Marknads- och etableringsstrategin.

39 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll Primärvårdsstyrelsen 2018 Datum Sid 4 (7) Övergripande styrdokument Krav och kvalitetsbok för VG Primärvård och Vårdval rehab samt överenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna utgör styrdokument för verksamhetens uppdrag. Kontroll av att styrelsen uppfyller kraven sker genom revisioner samt uppföljningar i nämnderna. Västra Götalandsregionens styr- och inriktningsdokument är antagna av regionfullmäktige eller regionstyrelsen. De gäller samtliga förvaltningar och verksamheter och är grundläggande för verksamhetens uppdrag. Närhälsan kan besluta om förvaltningsinterna styrdokument utifrån målen i de regionala styrdokumenten. Lagstiftning och styrdokumenten utgör en väsentlig del i styrelsens uppsiktsplikt. Information om på vilket sätt styrdokumenten tas omhand för att verkställas inom förvaltningen, hur de kontrolleras och följs upp samt rapporteras finns i bilaga. Förteckningen revideras årligen i samband med riskanalysarbetet. För vårdpersonal gäller även medicinska riktlinjer och vårdrelaterade rutiner. Större delen av vårdpersonalen har yrkeslegitimation och står därmed även under Socialstyrelsens regelverk och kontroll. Affärsplanen beskriver mål, strategier och nyckeltal. Den är en modell för verksamhetsstyrning som knyter samman de fyra perspektiven verksamhet, kund/patient, medarbetare och ekonomi. Affärsplanen är också ett verktyg för att följa upp, utvärdera och belöna. Riktlinjer för beslutsfattande inom Närhälsan är styrdokument för organisationens ledning och styrning. Syftet är att beskriva ansvar på de olika chefsnivåerna samt vilka beslutsbefogenheter som är kopplade till detta ansvar. Till riktlinjer hör även styrelsens delegeringsordningar från styrelse till tjänstemän. Samtliga styrdokument finns tillgängliga via Närhälsans intranät. Rapportering Verksamheternas redovisning av ekonomi, prestationer avseende kvalité och kvantitet och övriga mål och nyckeltal i affärsplanen finns tillgängliga via Närhälsans rapportverktyg NärAnalys. Verktyget utgör ett stöd för samtliga chefer på alla nivåer i uppföljning och analys av sin verksamhet. Rapportering sker även i samband med interna så kallade controllingrundor där riktade uppföljningar sker gemensamt med chefer och administrativ personal. Rapportering till regionstyrelsen sker enligt årlig plan i samband med delårs- och årsbokslut och i samband med möten med regionens revisorer och controllers.

40 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll Primärvårdsstyrelsen 2018 Datum Sid 5 (7) Uppföljning av politiska mål och uppdrag sker genom löpande rapporteringar under året samt i samband med årsredovisningen. I denna rapportering ges en koppling till måluppfyllelsen utifrån de regionala styrdokumenten. Rapportering sker enligt en årsplan. Granskningsrapporter Västra Götalandsregionens revisionsenhets granskningsrapporter kan omfatta enstaka eller flera förvaltningar eller ett specifikt område. Rapporterna utgör ett viktigt underlag för utveckling av den interna kontrollen inom Närhälsan oavsett om granskningen avsett för Närhälsan eller annan förvaltning med likartat uppdrag. Respektive stabschef har ansvar för att hålla styrelsen informerad om resultatet av revisionsenhetens granskningsrapporter och ge information om på vilket sätt Närhälsan vidtar åtgärder med anledning av resultat och rekommendationer. Rekommendationer och krav på åtgärder på Närhälsan inarbetas i planen för intern kontroll för uppföljning. Övriga förutsättningar Vårdvalet är en marknadsmodell enligt Lagen om valfrihet som innebär att verksamheten arbetar under konkurrens med andra vårdgivare. Närhälsan är en geografisk spridd organisation med ett flera hundratalet enheter inom hela Västra Götalandsregionen, detta ställer stora krav på ledning och styrning samt information och kommunikation. Närhälsans verksamheter består förutom av vårdcentraler och rehabenheter av ett antal andra vårdenheter med särskilda tilläggsuppdrag från Hälso- och sjukvårdsnämnderna. 3. Ansvar för intern kontroll Enligt kommunallagen 6 kap 7 är varje nämnd/styrelse ansvarig för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de lagar och föreskrifter som styr verksamheten. De ska också se till att upprätta en organisation och ta fram regler och rutiner för den interna kontrollen och tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret för att förvissa sig om att den interna kontrollen är god och utvärderar årligen regionens samlade system för intern kontroll med utgångspunkt från verksamheternas ordinarie rapportering.

41 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll Primärvårdsstyrelsen 2018 Datum Sid 6 (7) 4. Riskanalys Som grund för arbetet med att granska den interna kontrollen ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras av styrelsen. Denna syftar till att identifiera och analysera risker och sedan värdera och prioritera dessa utifrån verksamhetens mål, uppdrag och gällande regelverk. Resultatet av genomförda riskanalyser inom exempelvis patientsäkerhet, arbetsmiljö, och säkerhet används som underlag. Även rekommendationer i genomförda revisionsrapporter ligger som underlag för riskanalys. Riskanalysen ska genomföras årligen av styrelsen och fastställs i samband med budgetarbetet. De risker som bedöms som väsentliga ska bilda underlag för den årliga planen för intern kontroll. Styrelsen har fattat beslut om risk- och väsentlighetsanalys Plan för intern kontroll Plan för intern kontroll redovisar åtgärder för att säkerställa att kontrollmiljön är ändamålsenlig och funktionell. Av planen ska framgå vad i den interna kontrollen som särskilt ska granskas under året grundat på riskanalysen och när resultatet av respektive granskning och behov av åtgärder ska rapporteras. Kontrollplanen är en del av kvalitetssäkring av Närhälsans system för ledning och styrning. De risker som väljs ut ska vara rimliga att granska och utvärdera samt åtgärda eller begränsa. Det är också viktigt att kontroller och riskåtgärder inte utförs i onödan utan kan ge ett mervärde för verksamheten. Kontrollplanen kan således även innehålla en granskning av kontrollens värde. Resultatet av genomförd granskning ska rapporteras till styrelsen. Om granskningen visar på väsentliga brister i kontrollåtgärder ska en åtgärdsplan tas fram för att komma tillrätta med bristerna. Åtgärderna bör om möjligt integreras i den löpande operativa verksamheten. Resultatet av granskningen samt handlingsplan för åtgärder ska rapporteras till styrelsen. Uppföljning av åtgärderna ska göras minst tre gånger per år till styrelsen i samband med delårsrapportering samt i årsredovisningen. Rapportering kan också ske på begäran av Regionstyrelsen eller i samband med regional controlling. Plan för intern kontroll för 2018, se bilaga

42 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Intern kontroll arbetsmodell 2018 Bilaga Primärvårdsstyrelsen Intern kontroll Primärvårdsstyrelsen 2018 Datum Sid 7 (7) 6. Modell för arbetet med intern kontroll För att den intern kontrollen upprätthålls och utvecklas inom Närhälsan finns en arbetsgrupp med kompetenser från samtliga stabsavdelningar samt verksamhetsföreträdare. Gruppens arbete samordnas av kanslichef som också utgör kontaktperson gentemot koncernkontoret. Gruppens uppdrag är att - årligen inför arbetet med detaljbudget initiera en förnyad risk- och väsentlighetsanalys i verksamheten samt i styrelsen - granska Närhälsan hantering av regionala styrdokument - utarbeta förslag till Plan för intern kontroll inför beslut i styrelsen - utgöra stöd i granskningsarbete och åtgärdsplan inom respektive stabsavdelning. - revidering av förvaltningens egenkontroller i riktlinjer och rutiner avseende om de är tillförlitliga, ändamålsenlige eller saknas. - underlag för rapportering till styrelsen Arbetet ska ta hänsyn till förändringar i mål, uppdrag, gällande regelverk, resultat av lokala och regionala controllingrundor samt andra genomförda riskanalyser inom Närhälsan. Riskanalysen ska genomföras med beaktande av ett omvärldsperspektiv. Gruppen svarar för att styrelsen engageras i riskanalysarbete och intern kontrollplan. Gruppen ska även arbeta för en god säkerhetskultur och kontrollmiljö. Beslut om riskanalys tas i styrelserna samband med budgetarbetet. Planen för intern kontroll ska fastställas av styrelsen i samband med detaljbudget. Planen ska därefter skickas till regionstyrelsen. Uppföljning av styrelsens plan för intern kontroll och handlingsplan för åtgärder efter genomförd granskning görs i samband med redovisning av delårs/årsbokslut. Löpande uppföljning av arbetet med intern kontroll sker genom ordinarie interna och regionala controllingmöten. Primärvårdsdirektören har ytterst ansvar för genomförandet av granskningar i planen samt åtgärder vid brister i kontrollmiljön och säkerhetskulturen. Samordning av ansvar och beredning av granskning samt åtgärder sker i stabschefsgruppen. Behov av ekonomiska medel samt övriga resurser för granskning och åtgärder avsätts i detaljbudget.

43 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Plan för intern kontroll 2018_PVV Bilaga styrelsen Intern kontroll Plan för intern kontroll Nämnd/styrelse: Primärvårdsstyrelsen Gäller år: 2018 Dnr: PVV Fastställd av Primärvårdstyrelsen , Risk- och väsentlighetsanalys fastställd

44 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Plan för intern kontroll 2018_PVV Bilaga styrelsen Plan för intern kontroll för 2018 Primärvårdsstyrelsen Planen följer de riktlinjer för intern kontroll enligt kommunallagen som regionstyrelsen i Västra Götalandsregionen fastställt. Riskanalys har genomförts som underlag till planen. Resultat av åtgärder kommer att redovisa tre gånger per år. Kontrollområde/ Risk / Riskhantering Kompetens-försörjning Svårt att rekrytera personal med de kompetenser som behövs Hantering: Begränsas Kontinuitet i patientkontakter Bristande kontinuitet gentemot patient Hantering: Begränsas Kontrollmoment/ Ansvar Kontrollmetod Tidplan Rapportering/ uppföljning Följ upp budgeterade tjänster i förhållande till tillsatta tjänster. Redovisa per enhet/område. På lång sikt ta hänsyn till förhållande till pensionsavgångar, personalomsättning. Samma läkare de x sista besöken Patienten får träffa samma vårdutförare inom en yrkeskategori. Minst 3 besök under observationsperioden inom en kategori. HR-chef Kompetensförsörjningsplan Januari (prel) Förvaltningschef Utv-chef Sam. chefsläk Nationella patientenkät avseende patientens upplevelse. Indikator via MedRave December Styrelse i samband med kompetensförsörj ningsplan Förvaltningschef Styrelse i samband med Patientsäkerhetsrapport Personalomsättning Hög personalomsättning* av sjuksköterskor och läkare inom vissa områden. (*externa avgångar exklusive pensioneringar) Externa avgångar exklusive pensioneringar HR-chef Utdrag från personalsystemet Avgångsenkät Delårsrapportering Årsredovisning Styrelsen i samband med ordinarie rapportering samt kompetensförsörj ningsplan Hantering: Begränsas

45 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Plan för intern kontroll 2018_PVV Bilaga styrelsen Datorutbyte Datorbyten (leasingbyte) har låg kvalité Hantering: Begränsas Styrmodell IT Styrmodellen för ISIT skapar en tröghet i utvecklingen av verksamheten Hantering: bevakas Strategiska mål Kunna uppfylla Marknads- och etableringsstrategin (behålla 2017 års marknadsandel på 60%) Hantering: Åtgärdas Finansiering Förskjutning av uppgifter mellan vårdnivåer har bristfällig finansiering Hantering: Bevakas Hur stor andel av datorbyten har inneburit större störning än vad som förväntas. Maximalt en halv dag innan full återställning. Hur många ärenden har beställts enligt styrmodellen och som inte utförts inom tidsplan. Andel listade av VGR-invånare på Närhälsans vårdcentralen. Var fattas beslut om uppgifter som överförs till Närhälsan? Med vilket mandat och med vilket underlag? Hur är beslutsprocessen? IT-chef Uppmana till anmälan via MedControl, följa ärenden om datorbyten i MedControl. Löpande Förvaltningschef Styrelsen i samband med ITsäkerhetsrapport IT-chef Följ upp utifrån IT-plan Årligen Förvaltningschef Stab Affärsplan Vårdvalsystemet Månadsvis Ek-chef Inte aktuellt När uppgifterna är klara Styrelsen i samband med ISIT-plan Förvaltningschef Styrelse inom ordinarie rapportering Förvaltningschef Styrelsen IT-styrmodell Möjligheter av digitaliseringens utveckling tas inte tillvara Hantering: Åtgärdas Analysera ärenden som har beställts enligt styrmodellen och som inte utförts inom tidsplan. Utv chef / IT-chef Följ upp utifrån IT-plan Årligen Förvaltningschef Styrelsen i samband med IS/IT-plan IT incidenter Driftstörningar i IT-systemen eller i stödjande infrastruktur Hantering: Bevakas Dokumentation och uppföljning av större driftstörningar. Stilleståndstid i x% IT-chef Sammanställning och analys av rimligt stillestånd i %. Möjligen översyn/dialog om gällande avtal. Löpande Förvaltningschef Styrelsen i samband med ITsäkerhetsrapport Strategiska mål Utv-chef februari

46 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Plan för intern kontroll 2018_PVV Bilaga styrelsen Kundperspektivet beaktas inte tillräckligt i verksamhetsplaneringen Hantering: Åtgärdas Huvudprocess vård Brister i möjlighet att ha sammanhållen vårdkedja Hantering: Bevakas Finansiering Enskilda vårdcentraler går med ekonomiskt underskott som på sikt kan innebära att hela vårdvalsverksamheten går mot underskott. Hantering: Bevakas Strategisk planering Ökad vårdkonsumtion på grund av den demografiska utvecklingen d v s att vi blir allt äldre. Hantering. Åtgärdas Uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits utifrån resultat av nationella och egna patientenkäten Uppföljning av ekonomiskt resultat* på samtliga nivåer *Kostnader överstiger intäkterna Hur många listade patienter äldre än 75 har haft kontakt med akut eller slutenvård under period x. Andel läkemedelsgenomgångar för äldre än 75 jfr med totalt antal besök för åldersgruppen. Utv chef Förändring av resultat mellan patientenkäterna SIP-planeringsstatistik VEGA MedRave Vårdvalsystemet Maj Löpande Förvaltningschef Styrelsen i samband med rapport Patientenkät Förvaltningschef Ek-chef Cognos Månadsvis Förvaltningschef Utv chef VGR Data och analysenhets rapporter om befolkningsutveckling Vårdvalsystemet MedRave PV-kvalitet Årsvis Styrelse i samband med ordinarie rapportering Styrelse i samband med styrelsens planeringsdagar Vårdvalsmodellen Fler kommuner går in Vårdval Rehab Hantering: Bevakas Följ ansökan om att starta Rehabenhet. Ek-chef Diarium HSN Löpande PV-chef Förvaltningschef Styrelse löpande

47 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Plan för intern kontroll 2018_PVV Bilaga styrelsen Följsamhet till lagstiftning Vårdgarantin uppfylls inte Hantering: Åtgärdas Kontakt med vården samma dag (0) Besök inom 7 dagar (7) Remiss utförd inom 90 dagar (90) Behandling påbörjad inom 90 dagar Utv chef SKL-mätning Väntetider i vården Månadsvis 2/år Förvaltningschef Styrelse i samband med redovisning av Väntetider i vården Arbetsmiljö och säkerhet Hotfulla patienter och konflikt mellan Lagen om valfrihet / Patientlag och Arbetsmiljölagstiftning Hantering: Begränsas Dokumentation och uppföljning av incidenter både i interna loggar och i MedControl. Säk-chef HR-chef Sammanställning av logg samt Medcontrol. Uppföljning av utbildningsinsatser Medarbetarenkät Löpande Vart tredje år Vartannat år Förvaltningschef Styrelse i samband med säkerhetsrapport Handlingsplan för hälsa och arbetsmiljö Årligen Arbetsmiljö och säkerhet Bristande säkerhet i lokaler Hantering: Åtgärdas Uppföljning av att Närhälsans riktlinjer för fysisk säkerhet följs. Säk-chef Checklista vid ny- och ombyggnation. Årligen respektive löpande Förvaltningschef Styrelse i samband med säkerhetsrapport

48 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Egenkontroller Intern kontroll Närhälsan 2018 bilaga styrelsen Plan för Intern kontroll 2018 BILAGA Förteckning av egenkontroller Godkänd av: Stabschefsgruppen Uppdaterad datum: Av: HL Dnr PVV PVB Med egenkontroller avses här kontroller som är en del i det löpande arbetet i verksamheten. Egenkontroller finns med i rutiner, checklistor samt i vissa fall inbyggda i IT-system. Denna förteckning avgränsas till de kontroller som bedöms vara väsentliga utifrån den risk- och väsentlighetsanalys som tas fram i samband med arbete med Intern kontroll. Förteckningen uppdateras löpande av respektive ansvarig. Kontroll område Riktlinje/ Rutin process Kontrollmoment (VAD) Ansvarig Metod (HUR) Uppföljning/ kontroll HR Rekrytering Att innan anställning ta referenser från tidigare Anställande chef Kontakt med tidigare arbetsgivare Checklista i personalakt arbetsgivare och följa framtagen mall i VGR:s rekryteringsordning. HR Rekrytering Att innan anställning kontrollera legitimation för Anställande chef Kontakt med SoS Checklista i personalakt legitimerade befattningar HR Bisyssla I samband med anställning och därefter en gång per år i samband med utvecklingssamtalet dokumentera bisyssla Ansvarig chef Blankett för bisyssla fylls i och skickas för beslut till HR-chef som beslutar och kontrollerar att bisysslan inte strider mot gällande riktlinje Diariefört beslut. HR Rekrytering Kontroll av belastningsregistret och misstanke registret av personal som i det direkta vårdarbetet med patienten eller är verksam nära patienterna i det slutna rummet Anställande chef HR administratör gör kontroll hos Polismyndigheten HR Rehablitiering Upprepad korttidsfrånvaro, följs på individnivå Ansvarig chef HR tar ut information på individnivå i PA-systemet för uppföljning HR Lönesättning Att regionen och Närhälsan lönepolitik följs vid Ansvarig chef Kontakt med HR avdelningen vid lönesättning lönesättning HR Personalkostnader Granska månadslön, övertid, jour, retroaktiv lön t.ex. är rimlig mot den anställdes befattning och arbetssituation Ansvarig chef Följa dokumentet Förvaltnings kontroller i löneutbetalningsprocessen. Checklista personalakt Tre gånger per år I samband med årlig lönerevision Vid ekonomisk genomgång

49 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Egenkontroller Intern kontroll Närhälsan 2018 bilaga styrelsen Förteckning kontroller Datum Sid 2 (6) HR Systematiskt arbetsmiljöarbete Att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på varje arbetsplats så att brister i arbetsmiljön upptäcks och åtgärdas. Ansvarig chef Dokumentera i handlingsplan för arbetsmiljö. I samverkans-grupp där handlingsplanerna redovisas årligen. Läkemedelshantering Patientsäkerhet Patientsäkerhet Hygien Följsamhet till styrdokument Rutin för läkemedelshantering inom hälso- och sjukvård i Västra Götalandsregionen, fastställd 2013 Närhälsan. Att basala basala hygienrutiner och klädregler mäts inom ramen för verksamheternas egenkontroll Chefläkare Webb-baserad kvalitetsrevision samt besök vid slumpvis utvalda enheter Genomförs årligen förslag på vart annat år. Förvaltningsledning. Chefläkare Nationell PPM-mätning. Förvaltningsledning Journalutskrift Tid för utskrift av journaldiktat PV-chef Logg-kontroll genomförs av VGR-IT, skickas till berörd PV-chef månatligen. Avvikelser i MedControl PRO Patientsäkerhet Patientsäkerhet Patientsäkerhet Säkerhet /brand Patientsäkerhet/- kultur Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Mäta antalet registrerade avvikelser/årsarbetare. Följa utvecklingen av avvikelsehantering som ett led i att följa utvecklingen av det systematiska patientsäkerhetsarbetet. Chefläkare Årlig sammanställning av antal registrerade avvikelser i MedControl PRO: - i förhållande till årsarbetare - andel därav som är avslutade inom ledtid 120 dagar - andel därav som utreds inom förvaltningen? Förvaltningsledning Följa utvecklingen av patientsäkerhetskulturen Chefläkare Nationell mätning Förvaltningsledning Intern brandskyddskontroll Säkerhet Loggranskning Kontroll av loggar i journalsystem mm. Nytt verktyg och nya principer kommer att införas under Säkerhet Behörigheter Skapande och återkallande av behörigheter i IT-system. Skapande, förlängning och återkallande av uppdrag Linjechef och säkerhetschef Linjechef Egenkontroll enligt checklista minst 2 ggr/år samt förvaltningsgemensam revision årligen. 10 % av enhetens personal varje månad och 10 journaler/motsv. Rutin finns. Checklista i SBA-pärmen Revision Linjechef Enligt regionala rutiner Uppdrag följs upp. Ingen regelbunden uppföljning i nuläget av behörighetstilldelningar

50 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Egenkontroller Intern kontroll Närhälsan 2018 bilaga styrelsen Förteckning kontroller Datum Sid 3 (6) Säkerhet Säkerhet Säkerhet Handlingsplan Hot och våld Katastrofmedicinsk beredskapsplan/kris hanteringsplan Reservrutiner vid driftstörningar Kontroll av att sådan plan finns framtagen Linjechef och säkerhetsfunktione n Framtagen mall används Följs upp i samband med skyddsrond Kontroll av att sådan plan finns framtagen Linjechef Framtagen mall används Ingår i enkät under I övrigt ingen regelbunden uppföljning. Kontroll av att sådan rutin finns framtagen Linjechef Framtagen mall används Ingår i enkät under I övrigt ingen regelbunden uppföljning. Kontroll av att utfärdande och övrigt hanterande av ORA Genomgång av kortutfärdande Extern revision tjänstekort görs enligt gällande regelverk instans Säkerhet Utfärdande av tjänstekort Ekonomi Inköp och avtal Följsamhet till inköpsavtal Linjechef Stickprov. Kontroll mot att använd leverantör finns i avtalsregistret. Ekonomichef Ekonomi Avstämning Löpande avstämning av rapporter ur ekonomisystemet Handläggande Löpande Ekonomichef balanskonto tjänsteman Ekonomi Bokföring och avskrivning Att regler för avskrivning och gällande finanspolicy följs Handläggande Löpande Ekonomichef av anlägg- ningstillgångar tjänsteman Ekonomi Del- och årsbokslut Att lagar och anvisningar följs Redovisningschef Löpande Ekonomichef Ekonomi Verksamhets- och Att uppföljning sker enligt anvisningar Verksamhetschef Löpande Ekonomichef ekonomiuppföljning Ekonomi God ekonomisk Verksamheten skall bedrivas kostnadseffektivt och Verksamhetschef Löpande Primärvårdsdirektör hushållning kostnaderna skall vara ändamålsenliga Ekonomi Budgetprocess Att lagar och anvisningar följs Chefscontroller Löpande Primärvårdsdirektör Redovisningschef Ekonomi Leverantörsfaktura/ Att aktuell attestförteckning finns upprättad och Internkontroll- 3 gånger/år Ekonomichef utanordning/attest registrerad i fakturaportalen ansvarig Ekonomi Leverantrösfaktura/ utanordning/attest Att attestreglemente efterlevs: *Inte lämna ut lösenord *Ej attestera i beroendeställning *Ej attestera egna fakturor, ex mobil, utbildning etc Internkontrollansvarig Stickprov Ekonomichef Ekonomi Leverantrösfaktura/ utanordning/attest Att program och deltagarförteckning finns på konferenser m m Verksamheten Stickprov Primärvårdschef

51 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Egenkontroller Intern kontroll Närhälsan 2018 bilaga styrelsen Förteckning kontroller Datum Sid 4 (6) Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att rätt kontering av konto och motpart sker Verksamheten Löpande Ekonomichef utanordning/attest Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att reglerna för momsredovisning följs Regionservice Löpande Ekonomichef utanordning/attest Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att leverantörsfakturor ankomstregistreras och registreras Regionservice Löpande Ekonomichef utanordning/attest på angivet kostnadsställe Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att från registrering av faktura skall det finnas en bruten Redovisningschef Löpande Ekonomichef utanordning/attest betalningskedja Ekonomi Leverantrösfaktura/ Kontroll av nya leverantörer via Handläggande Löpande Ekonomichef utanordning/attest *Bolagsverket *Handelsregistret *Regionens avtalsregister tjänsteman Ekonomi Investeringar Att korrekt investeringsbeslut föreligger Handläggande Löpande Ekonomichef tjänsteman Ekonomi Investeringar Att kontering skett på investeringskonto Handläggande Löpande Ekonomichef tjänsteman Ekonomi Investeringar Att alla investeringar som skall finansieras med internlån Redovisnings- Tertial Ekonomichef är finansierade ansvarig Ekonomi Investeringar Att rätt investeringar finns i anläggningsregistret Handläggande Löpande Ekonomichef tjänsteman Ekonomi Investeringar Att beslut finns vid försäljning av anläggningstillgångar Handläggande Löpande Ekonomichef tjänsteman Ekonomi Projekt Att det finns tydliga beslutsunderlag utifrån syfte och mål Verksamhetschef Löpande Ekonomichef Ekonomi Projekt Att beslutade projekt dokumenteras, följs upp både Verksamhetschef Löpande Ekonomichef gällande ekonomi och verksamhet samt återrapporteras Ekonomi Patientintäkter Redovisningar från mottagningar Regionservice Löpande Ekonomichef Ekonomi Intäkter Vårdvalsersättningar för vårdcentraler och Rehab, samt att Controller för Stickprov Ekonomichef överenskommelserna faktureras med rätt belopp respektive område Ekonomi Växelkassor Växelkassor hanteras enligt gällande regler Internkontroll- Löpande Ekonomichef ansvarig Ekonomi Växelkassor Revision av växelkassor utförs Regionservice Minst 1 gång/år Ekonomichef Ekonomi Intäkter lab, Underlag från medicinsk service Ekonom Månadsvis Ekonomichef röntgen Ekonomi Externa konsulter Att F-skattsedel finns om utbetalning skall göras via faktura Om F-skattsedel saknas, görs utbetalning via lön Respektive chef Ekonomi- eller löneassistent Löpande Ekonomichef

52 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Egenkontroller Intern kontroll Närhälsan 2018 bilaga styrelsen Förteckning kontroller Datum Sid 5 (6) Ekonomi Representation Att gällande regler för representation följs Respektive attestant Ekonomi Resor Att utlandsresa har godkänts av Primärvårdsdirektör Controller för respektive område E-hälso Mobiltelefoner Att det finns ett aktuellt register över Ansvarig strat. mobiltelefonnummer tjänsteman IS/IT E-hälso Mobiltelefoner Att gällande regler följs Respektive strat attestant Ek-avd/ Leasingbilar Att körjournaler finns till varje bil Ansvarig Kansliavd tjänsteman vid (kansli) verksamheten Ekonomi Bensinkort Att det finns ett aktuellt register över befintliga bensinkort Ansvarig Kansliavd tjänsteman vid (Kansli) transportenheten Ekonomi Betalningar Att betalningar sker i enlighet med attest- och Handläggande utanordningsreglementet tjänsteman Ekonomi Betalningar Att register finns över personer som är behöriga till Handläggande bankbetalningssystemet tjänsteman Ekonomi Jäv Finns VGR-anställda i Bolagsverket till företag som levererar? Ekonomi Resa Att resa med kollektivtrafik med Närhälsans västtrafikkort sker i enlighet med resebestämmelser och skatteregler Stickprov Stickprov Ekonomichef Ekonomichef 2 gånger/år IT-chef Stickprov IT-chef 2 gånger/år Ekonomichef kanslichef 2 gånger/år Ekonomichef Kanslichef Löpande Löpande Ekonomichef Ekonomichef Regionservice Stickprov Förvaltningarna Respektive chef Stickprov via Mina sidor Ekonomichef Ek/Inköp Köp av bemanningspersonal läkare Att innan läkarkonsult anlitas skall beslut ha fattats enligt rutin kring beställning av bemanningspersonal Respektive chef Kansli Ärendeberedning styrrelse Beslut som fattas följer delegeringsordningen Chefer i linjeorganisation Kansli Ärendeberedning Facklig beredning i tid före styrelsebeslut Styrelsens Styrelse sekreterarre Kansli Representation Att intern och extern representation följer regelverket Handläggande tjänsteman Kansli Ärendeberedning Nya och förändrade styrdokument eller lag/förordning Kanslichef/styrelsen anmäls och behandlas i styrelse s sekreterare Att det finns beslut och att rutinen kring beställning av bemanningspersonal följs när bemanningsläkare anlitas. Stickprov verkställighetsbeslut Stickprov och vid kontroll vid större arrangemang. Omvärldsbevakning samt inkommande till förvaltningsbrevlådan Vid genomgång av enhetens ekonomi Kanslichef HR-chef Kanslichef Presidie

53 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Egenkontroller Intern kontroll Närhälsan 2018 bilaga styrelsen Förteckning kontroller Datum Sid 6 (6)

54 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Plan för intern kontroll 2018 BILAGA Datum/version Diarienummer PVV PVB Handläggare: Hans Lilja Telefon: E-post: hans.lilja@vgregion.se Hantering av lagar/föreskrifter och styrande dokument i ledningsprocessen Observera att länkar i detta dokument fungerar enbart inom regionens nätverk. Kontakta Närhälsans diarium för mer information. 1. Syfte Detta förteckning ger en översikt av Närhälsans styrdokument och hur dessa hanteras avseende förvaltningsinterna riktlinjer/rutiner, kontroller, uppföljning samt återkoppling enligt Närhälsans ledningsprocess. Syftet är att utgöra underlag för det interna kontrollarbetet avseende hanteringen av styrdokument Förteckningen kommer att uppdateras kontinuerligt i arbetet med åtgärder för plan för intern kontroll Förteckningen kommer att underhållas löpande och nya eller förändrade lagar/förordningar och styrdokument kommer att anmälas till styrelsen. Behov av särskild information till styrelsen tas upp i presidiet. 2. Omfattning och avgränsningar Lag och författning utgår från riksdagen respektive regeringen och utgör ett urval från regelverken som bedöms vara av betydelse för styrelsens ansvar enligt kommunallagen. Styrdokument utgår i huvudsak från de som beslutas av Regionfullmäktige Styrdokument kan även ha beslutats av Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Överenskommelser och avtal ingår i det fall de beslutas av styrelserna.

55 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Ledningssystem Arbete pågår inom Närhälsan för att utveckla nuvarande ledningssystem som en del i det koncernövergripande ledningssystemet. Denna beräknas vara klar i början av Västra Götalandsregionen har tagit fram dokumentation om hur regionen leds och styrs. I nedanstående tre bilder beskrivs schematiskt dokumentstruktur samt principen för Närhälsans ledningssystem. Sid 2 a) Dokumentstruktur (beslutat av Regionfullmäktige) Sid 2

56 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Sid 3

57 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Förklaringar till förteckningen Sid 4 Kravställare Kravställarens styrande dokumnent namn/bet/länk Ansvar (funktion/ tjänsteman) Närhälsans styrande dokument Rutin/ Plan (strategi) Riktlinje/ (direktiv) Stödjande dokument Kontrollmoment Uppföljningsmetod/modell Återrapportering Ställer krav via lagstiftning och författningar eller via politiska mål eller uppdrag. Riksdag eller statlig myndighet, politisk församling eller nämnd inom VGR. Kravställarens beteckning/namn på de eller de dokument som beskrivet vilka krav som ställs, vilka mål som ska uppnås eller vilket uppdrag som ges. se ovan under Dokumentstruktur Befattningshavare inom Närhälsan med ansvar för området (kan vara fler än en) Närhälsans interna styrdokument som syftar till att ange hur ett mål ska uppnås, ger förutsättningar eller instruktioner för att nå mål eller krav som anges av kravställaren. Kan saknas eller inte vara möjligt eller ändamålsenligt att utfärda lokala styrdokument. Kontroller som görs för att säkerställa att målen nås. Kan benämnas egenkontroll Anger hur uppföljning görs. Om det finns måleller styrtal angivna. Även uppföljning i form av insamling via enkäter, intervjuer eller andra förfrågningar Hur, när och till vilken sker rapportering av mål och uppfyllelese (motsv) Kolumner som saknar uppgift är under utredning avseende åtgärd i års arbete med intern kontroll Observera att många länkar i förteckningen fungerar enbart om inloggning gjorts i regionens nätverk vgrnet.

58 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen POLITISKA MÅL, UPPDRAG, UPPGIFTER (Vad) Sid 5 Kravställare/ dok typ Kravställarens styrande dokument namn/bet/länk Ansvar Närhälsans styrande dokument Rutin/ Riktlinje/ (direktiv) Plan (strategi) Stödjande dokument Kontrollmoment Uppföljning Metod/modell Återrapportering Regionfullmäktige Vision Regionfullmäktige Vision Regionfullmäktige Budget (Mål) Vision Västra Götaland: Det goda livet länk websida Länk pdf Personalvision länk websida Länk pdf Budget: VGR budget (Kommunallag Kap 8) Prioriterade mål, fokusområden länk websida budget Länk pdf budget PVD Flera samband nedan Inte aktuellt HR-chef Fler samband nedan Inte aktuellt PVD - Plan för detaljbudgetprocessen - Affärsplan Länk (sekretess) RF prioriterade mål kontrolleras via affärsplanen och resultat via månadsrapporter Koncernens rapportsystem Cockpit och Controller Årligen till styrelsen Budget Delårsrapporter Regionfullmäktige Uppdrag Reglemente Länk Primärvårdsstyrelsen Länk Styrelsen för beställd primärvård PVD/ kanslich. Ärendehandbok för VGR Länk I samband med presiedemöte och i beredningsprocess Länk övriga styrelser och nämnder inom HoS Regionstyrelsen Riktlinjer ( uppdrag ) Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi Dnr: PVV (Åtkomst diarie inom VGR, Kan krävas behörighet) PVD Inte aktuellt I samband med presiedemöte och i beredningsprocess

59 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Regionfullmäktige Uppdrag Regionfullmäktige Uppdrag Krav och kvalitetsbok primärvård med förtydliganden Länk websida Länk pdf Vårdval rehabilitering inom primärvården Länk websida PVD Inte aktuellt Ingår i controllingmöten PVD Inte aktuellt Ingår i controllingmöten Medicinsk revision koncernkontoret/vg Primärvård Medicinsk revision, koncernkontoret / Vårdval Rehab Planeringsmöte med styrelsen Planeringsmöte med styrelsen Sid 6 Hälso- och sjukvårdsnämnder Överenskommelse Uppdrag Regionfullmäktige Mål Årliga vårdöverenskommelser Tilläggsöverenskommelser (Hänvisning till Närhälsans diarie) Framtidens Hälso- och sjukvård Länk PDF Ek-chef VÖK-processen är dokumenterad Flera samband Dialogmöten med nämndernas presidier Uppdragen i överenskommelserna följs upp vid Controllingmöten, interna och regionala. Utfört uppdrag återrapporteras i del- och årsbokslut Resultat av årlig uppföljning VÖK till nämnderna rapporteras till styrelsen. Regionfullmäktige Mål Strategi för Tillväxt och utveckling Länk websida Flera samband Regionfullmäktige Mål Miljöprogram Länk websida Ek-chef Närhälsans miljöplan miljönämndens diplomeringskriterier Extern revision var 3e år av miljörevisor på enheter med fler än 6 anställda. Årliga internrevisioner av miljöombud och chef. Årlig genomgång i förvaltningsledning Årlig rapportering till styrelse. Avrapportering i årsredovisning och till koncernkontorets miljöavdelning Regionfullmäktige reglemente Hälso- ochs sjukvårdstyrelsen Attest- och utanordningsreglemente Länk websida Patientsäkerhetsplan Länk websida Ek-chef Rutin för ny- och förändring av attester Länk websida Sam-chef Patientsäkerhetsplan MedControl Patientsäkerhetskulturmätningen Listan Attestanter godkänns av ekonomichef Årlig sammanställning och analys av orsaker till händelser i MedControl. Inkluderar patientnämndens Anmälan om delegeringsbeslut till styrelsen Rapportering årligen till styrelse

60 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Regionfullmäktige Handlingsplan för mänskliga rättigheter (ny från dec 2016) Anita Kruse VKV (??) Sid 7 ärenden och ärenden från IVO. Oklart Saknas Saknas Saknas (En revision pågår maj 2017)

61 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen POLICY Sid 8 Kravställare/ dok typ Regionfullmäktige Policy Kravställarens dok. namn/bet. Inköpspolicy Länk websida Länk PDF Ansvar (tjm) Ek-chef Närhälsans dok. Rutin/ Riktlinje/ (direktiv) Plan (strategi) Stödjande dokument Rutin Att tänka på vid beställning Länk websida Kontrollmoment Vid beställning genom marknadsplatsen Uppföljning Årlig analys av andelen inköp mot avtalsdatabasen Rapportering Rapport till förvaltningsledningen Regionfullmäktige policy Policy för sammanhållen informationshantering med andra vårdgivare Länk PDF Sam Chefsläk IT-chef Riktlinje Kontinuitetsplan för kommunikation/faxrutin. Gäller till Länk websida Nej (Revisionsrapport Processer för informationsöverföring REV ) Regionfullmäktige Policy Policy för jämställdhet och mångfald Länk PDF Regionfullmäktige Policy Säkerhetspolicy Länk websida Länk PDF Sam Chefsläk/ Säk.chef Handlingsplan för säkerhet år 2017 Länk PDF Årlig säkerhetsredovisni ng Utvärdering och analys Säkerhetsrapport styrelserna årligen Regionfullmäktige Policy Regionfullmäktige Policy Kompetensförsörjningspolicy Länk websida Länk PDF Lönepolicy Länk websida Länk PDF HR-chef HR-chef Lokal kompetensförsörjningsplan på enhet/avdelning (Hänvisning till chef) Dokumentation av utvecklingssamtal och utvecklingsplan för medarbetare Handlingsplan Löneöversyn Länk websida Via respektive chefs HR konsult Via respektive chefs HR konsult Via respektive chefs HR konsult Samlas in från respektive chef. Samlas in från respektive chef. Avstämning i årlig löneöversyn Personalutskottet och Styrelse en gång per år. I Årsbokslutet under personal. Delårsbokslut mars. Information till styrelsen.

62 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Personalutskottet Riktlinje Lönepolitiska riktlinjer Länk PDF Samlas in från respektive chef. Sid 9 Regionfullmäktige Policy Policy för hälsa och arbetsmiljö Länk websida Länk PDF HR-chef Hälsofrämjande arbetsplats Länk websida Länk PDF Uppföljning av sjukfrånvaron. Uppgift hämtad från Lönesystemet Del- och årsbokslut Regionfullmäktige Policy Resepolicy Länk websida Länk PDF HR-chef Rutiner vid resa med kollektivtrafik [Behöver uppdateras] Resekostnader personal Styrelsen i samband med miljöredovisningen. Länk websida Länk PDF Riktlinjer för resor, konferens och studiebesök Länk websida Länk PDF Regionfullmäktige Policy Representationspolicy Länk websida Länk PDF HR-chef Riktlinjer för representation Rutin för representation Rutin för gåvor till medarbetare Länk web för samtliga tre dok Regionfullmäktige Policy Kommunikationspolicy Länk websida Länk PDF Komchef Riktlinjer sociala medier Riktlinjer intranät Riktlinjer för medierelationer Kom.avd. kontrollerar löpande efterlevnad av riktlinjerna. Utvärdering av insatser enligt marknadskommunikationsplanen. Kommunikationschefen rapporterar till primärvårdsdirektören/förv altningsledning och stabsmöten. Marknadsplanen rapporteras till primärvårdsstyrelsen.

63 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Regionfullmäktige Policy Miljöpolicy Länk websida Länk PDF Ek-chef Namnriktlinjer Närhälsan grafisk manual Närhälsans miljöplan miljönämndens diplomeringskriterier Extern revision var 3e år av miljörevisor på enheter med fler än 6 anst. Årliga internrevisioner av miljöombud och chef. Årlig genomgång i förvaltningsledning Avrapportering i årsredovisning och till koncernkontorets miljöavdelning. Sid 10 Årlig rapport styrelse. (samtidigt som resepolicy)

64 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen PLAN, RIKTLINJE, RUTIN, (Hur) Sid 11 Kravställare/ dok typ Regionfullmäktige Riktlinjer Regionfullmäktige Plan Kravställarens dok. namn/bet. Riktlinjer vid användning av e- post Länk websida Länk PDF Krishanteringsplan Länk websida Länk PDF Kontiunietetsplan för IT (Länk) Ansvar (tjm) Kanslichef/ IT-chef Sam. Chefsläk Närhälsans dok. Rutin/ Riktlinje/ (direktiv) Plan (strategi) Stödjande dokument Planeras, avvaktar rutiner från koncernkontoret (okt 16) Krishanteringsplan Länk Kontrollmoment Krisövningar vid behov Planen är inte prövad och inte övad. Medtagen i 2017 års Plan för intern kontroll Uppföljning Varje händelse dokumenteras samt händelseanalyseras Rapportering Årlig rapportering säkerhetsarbete i styrelse Ingår i plan för intern kontroll 2017 Regionfullmäktige Strategi Regional strategi för säkerhetsarbetet Länk websida Länk PDF Sam Chefsläk Handlingsplan för säkerhet 2016 Länk Avrapporteras årligen Redovisning/uppföljning av följsamhet till planer till styrelserna Avrapporteras till styrelserna Regionfullmäktige Riktlinjer Riktlinje för personssäkerhet Länk websida Länk PDF Säkerhets chef Riktlinje för arbetet mot hot och våld Kontroll av att lokala rutiner finns framtagna Via MedControl Rapporteras till förvaltningsledning och årligen till styrelse. Regionfullmäktige Handlingsplan Regionfullmäktige Riktlinjer Handlingsplan för arbete mot oegentligheter Länk websida Länk PDF Anvisning för fysisk och miljörelaterad säkerhet Länk Säkerhets chef Säkerhets chef Lokala rutiner på enhet Grundläggande säkerhetskrav för verksamhet i Närhälsans lokaler Utredning av analys av aktuella ärenden Saknas. Ingår i kontrollplan 2017 Ingen regelbunden Ingen regelbunden Ingår i Plan för intern kontroll 2017 Rapporteras till förvaltningsledning Rapporteras årligen styrelse Saknas Ingår i Plan för intern kontroll 2017 Länk

65 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Sid 12 Regionfullmäktige Riktlinjer Riktlinjer för informationssäkerhet Länk websida Länk PDF Säkerhets chef Riktlinje kontinuitetsplan för kommunikation / faxrutin Riktlinje för otillåten datoranvändning eller misstänkt dataintrång Viss uppföljning av efterlevnad. Vad gäller otillåten användning utreds dessa ärenden vid upptäckt. Specifika utredningar och analyser vid upptäckt eller misstänkt risk. Rapporteras till förvaltningsledning Riktlinjer för inloggning dator, nät och system Riktlinjer för användning av mobiltelefoner och andra mobila enheter Regionfullmäktige Riktlinjer Riktlinjer; VGR Ledningssystem för hälso- och sjukvård Sam Chefsläk Länk till VGR ledningssystem Regionfullmäktige Riktlinjer Riktlinjer för intern kontroll Länk websida Länk PDF Kanslichef Plan för intern kontroli samt organisation av arbete med intern kontroll Stickprov av kontrollmoment Uppföljning av genomförande och effekter av åtgärder i plan I samband med årsredovsining til styrelsen samt delårrsrapporter Förteckning över kontroller inom egenkontroll Diarium PVV 2016 Diarium PVB 2016 Regionstyrelsen Strategi Strategi för Västra Götalandsregionens interna kommunikation Länk websida Länk PDF Komchef Närhälsans affärsplan Länk (sekretess) APT-info från FVL som kommunikationsstöd för chefer till medarbetare Via affärsplanen Medarbetarenkät vartannat år Rapportering i linjen, NärAnalys mfl system enkäter mm för att samla in målresultat Indirekt via delårsrapporter och årsredovisning

66 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Chefsbrev Sid 13 Riktlinjer intranät Regionfullmäktige Strategi Regionstyrelsen Riktlinjer Klimatstrategi Länk websida Länk PDF Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation Länk Word Ek-chef Komchef Närhälsans miljöplan och miljönämndens diplomeringskriterier för samma period Ingår i Interrn kontrollplan 2017 Extern revision var 3e år av miljörevisor på enheter med fler än 6 anst. Årliga internrevisioner av miljöombud och chef. Just nu finns inget stöd att få från VGR för att kunna genomföra riktlinjerna. Tillfälligt dokument framtaget av kommavd. Årlig genomgång i förvaltningsledning Följa upp att kommavd känner till de grundläggande kraven på avd. och hur man tar fram tillgänglig information vid förfrågan. 1 gång varje termin vid APT. Avrapportering i årsredovisning och till koncernkontorets miljöavdelning Ingår i Plan för intern kontroll 2017

67 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen LAGAR i urval Sid 14 Riksdag /Regering Lag Riksdag Lag Riksdag Lag /förordning Patientsäkerhetslagen/ patientsäkerhetsförordning Hälso- och sjukvårdslagen Arbetsmiljölagen Lag om offentlig anställning Guide för hälsa- och arbetsmiljö Sam chefsläk Sam chefsläk HR-chef Flera samband, se ovan Flera samban, se ovan Handlingsplan för hälsaoch arbetsmiljö på varje enhet Via HR-konsult Arbete pågår med översyn av kontroller Avvikelser i MedControl Årligen av varje chef tillsammans med medarbetarna Patientsäkerhetsberättelse till styrelsen årligen efter mars månad. Till skyddskommitté Regionfullmäktige Riksdag Lag Personuppgiftslag Kanslichef Personuppgiftsombud Länk till web-sida Anmälan av register till personuppgiftsombud Tillsyn datainspektionen Riksdag Lag Arbetstidslag (1982:673 HR-chef Flextidsavtal Chef följer upp flexsaldo 3 ggr/år Facklig organisation när saldo överskrids. Riksdag Lag Lag ( ) om medbestämmande i arbetslivet HR-chef Närhälsan Samverkansavtal Lokal- Områdes- och Central samverkans grupp Regering Förordning Förordning om verksamhetschefs inom hälsooch sjukvården Sam Chefsläk Riktlinje Medicinsk rådgivare till verksamhetschef Riksdag Lag a) Arkivlag b) Arkivreglemente c) Riktlinje för arkivering Kanslichef Rutiner för arkivering Dokumenthanteringsoch gallringsplan Tillsyn regionarkivet - Saknas i övrigt Statusrapport från enhetens arkivredogörare (pågår) Årligen till styrelsen Rapport arkivvården Handledningar från regionarkivet Riksdag Lag Patientdatalag IT-chef Riktlinje för inloggning i dator, nät och system

68 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Riktlinje otillåten datoranvändning eller misstänkt dataintrång Loggranskning sporadiskt Sid 15 Riksdag Patientlag Sam Chefsläk Riksdag Kommunallag (1991:900 (ex; Regler för styrelsemöten, delegering, intern kontroll, förvaltningsbesvär, Kanslichef Riksdag Lag Ärendehandbok VGR Riktlinjer för ärendeberedning Länk websida Förvaltningslag (1986:223) Kanslichef Arbetsordning för styrelse Instruktion för primärvårdsdirektör Reglementen för styrelser PVB PVV Delegeringsordning Närvaro för personalrepresentanter Vägledning serviceskyldighet Rutiner för e-post (pågår) Länk till web-sida om offentlig rätt Vid beredning av styrelseärenden samt inför kallelse till varje styrelsemöte Beslut kan överklagas Tillsynsmyndigheterna Förvaltningsdomstol, kammarrätt samt JO. Kansliavdelningen gör löpande uppföljningar av handläggning efter varje styrelsemöte. I samband med överklaganden eller klagomål från allmänhet på myndigheten Uppföljning av rättsfall och prejudikat som kan vara aktuella att uppmärksamma. I samband med anmälan tillsynsmyndighet- I övrigt se under Kommunallag Vid behov Information i styrelse i tillsynsärenden och JOanmälan Riksdag Lag Offentlighets- och sekretesslag tryckfrihetsförordningen Kanslichef Vägledning vid utlämning av journal Vägledning vid sekretess om affärs- och driftsförhållanden Tillsynsmyndigheterna Förvaltningsdomstol, kammarrätt samt JO. I samband med anmälan tillsynsmyndighet MedControl Information i styrelse i tillsynsärenden och JOanmälan Rutiner för handläggning av allmänna handlingar Rutiner för diarieföring

69 88 Plan för intern kontroll PVV Plan för intern kontroll 2018 : Styrande dokument Intern kontroll Närhälsan bilaga styrelsen Sid 16 Riksdag lag Marknadsföringslagen (SFS 2008:486). MFL och VGRs riktlinjer för information och marknadsföring inom VG Komchef Gemensamt marknadsmaterial Primärvård och Vårdval Rehab (HSU Diarienummer RS RS ) Spontan kontroll vid besök samt innan produktion av material Bevaka ev nyheter/nya paragrafer i marknadsföringslagen och VGRs riktlinjer två gånger om året. saknas Riksdag lag Socialstyrelsen Författning Lag (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor Delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård (SOSFS 1997:14) Komchef Sam Chefsläk Närhälsans riktlinjer för sociala medier Riktlinjer Närhälsans webb Närhälsan riktlinje för delegation Utsedda redaktörer. Kontrolleras löpande av komm.avd. Bevaka ev nyheter/nya paragrafer i lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor två gånger om året.??? Saknas

70 tgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Tjänsteutlåtande uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Västra Götalandsregionen Närhälsan Handläggare: Rita Ponerup Telefon: E-post: rita.ponerup@vgregion.se Till primärvårdsstyrelsen Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer Förslag till beslut 1. Primärvårdsstyrelsen antecknar information till protokollet. Sammanfattning av ärendet Västra Götalands revisionsenhet kom med sin slutrapport Granskningsrapport primärvårdens processer för informationsöverföring, diarienummer REV , den 20 april Revisionsenheten önskade då att primärvårdsstyrlen tog fram en handlingsplan gällande de rekommendationer som lämnats. Primärvårdsstyrelsen godkände förvaltningens förslag till handlingsplan vid styrelsemötet den 18 november Samtidigt ville primärvårdsstyrelsen under hösten 2017 ha en uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna. Fördjupad beskrivning av ärendet Uppföljningen visar att hela utskrivningsprocessen kommer att förändras utifrån den nya lagen (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård, som träder i kraft Samordnad individuell plan (SIP) är centralt i den nya lagen och ersätter egentligen nuvarande SVPL. SIP ska alltid göras när patienten bedöms ha behov av insatser både från hälso- och sjukvården och från kommunens socialtjänst. Krav- och kvalitetsboken 2018 ger ekonomisk ersättning för varje SIP som registrerats med en KVÅ-kod. I samtliga delregionala samverkansområden pågår ett arbete med att skapa gemensamma rutiner för utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård. - Alla chefer och utvalda medarbetare ska ha genomgått webbutbildning om SIP 30 minuter på - Utbildning i SAMSA har genomförts. - Vårdplanerare utses på alla enheter, vissa i samverkan med annan enhet. - SIP registreras med KVÅ-kod. - Avvikelser registreras och följs upp i MedControl. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

71 tgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Tjänsteutlåtande uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer Datum Diarienummer PVV (2) Riktlinjer och rutiner för remisshantering följs inte - En förutsättning för patientsäker verksamhet och utveckling är att vi har ett nära samarbete mellan chefer och medicinskt ansvariga på alla nivåer. Det är det vi kallar för det strategiska ledarskapet i Närhälsan. En beskrivning av detta har tagits fram som ett stöd till verksamheterna. - För att tydliggöra medicinska rådgivarens uppdrag så finns det en uppdragshandling framtagen som tydligt beskriver vad som ingår - Remisshanteringen i Närhälsan har reviderats och är nu mer detaljerade för att underlätta på enheterna. Tydliggjorts att patienten aldrig får vara budbärare. - Varje enhet anpassar riktlinjerna lokalt och utser personer på enheten som lokalt ansvariga för remissbevakningen. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Rita Ponerup Primärvårdschef Bilagor Beslut 68 primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring. Tjänsteutlåtande daterad Protokollsutdrag revisionskollegiet Missiv primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring daterad Rapport Granskning primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring daterad

72 2-4 Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Beslut primärvårdsstyrelsen, Primärvårdsstyrelsen processer för informationsöverföring

73 vårdnivåer - PVV Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Tjänsteutlåtande - Primärvårdsstyrelsen processer för informationsöverföring

74 vårdnivåer - PVV Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Tjänsteutlåtande - Primärvårdsstyrelsen processer för informationsöverföring

75 vårdnivåer - PVV Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Tjänsteutlåtande - Primärvårdsstyrelsen processer för informationsöverföring

76 -4 Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : Protokollsutdrag revisorskollegiet, Granskning Informationsöverföring mellan vårdnivåer

77 för informationsöverföring mellan vårdnivåer - PVV Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : REV Missiv Informationsöverföring 1 (2) Missiv, Primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring Datum Diarienummer REV Västra Götalandsregionen Revisionsenheten Handläggare: Anna Ljungkvist Telefon: E-post: anna.ljungkvist@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring Revisorerna har i sina tidigare granskningar av hälso- och sjukvårdsverksamheter noterat brister kopplat till patientrelaterad informationsöverföring både mellan olika vårdnivåer samt angränsande vårdaktörer. Brister inom patientrelaterad informationsöverföring har bedömts hindra kvalitetsutveckling och medföra patientsäkerhetsrisker. Granskningens syfte var att bedöma om primärvårdsstyrelsens arbete med patientrelaterad informationsöverföring är ändamålsenligt och följer de krav som lagar och riktlinjer ställer kring informationsöverföring. Detta genom att granska om primärvårdsstyrelsen säkerställt att den har utvecklade styrningsprocesser för hur patientrelaterad information kommuniceras vid samverkan med olika vårdnivåer och vårdgivare inom VGR. Granskningens resultat visar att primärvårdsstyrelsens styrningsprocesser för hur patientrelaterad information kommuniceras vid samverkan med olika vårdnivåer och vårdgivare inom VGR inte är fullt utvecklade. Processens delar, styrning, organisatoriska förutsättningar, efterlevnad och uppföljning, är på plats, men vad gäller styrning och uppföljning är kedjan från styrelsen till verksamheten respektive verksamheten till styrelsen inte fullständig. Rekommendationer: Primärvårdsstyrelsen rekommenderas att samlat på övergripande nivå identifiera och tydliggöra hur man önskar att verksamheterna ska arbeta för att uppnå Kravoch kvalitetsbokens krav och villkor. Primärvårdsstyrelsen rekommenderas att tillse att allvarliga risker i riskanalysen hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Primärvårdsstyrelsen rekommenderas att följa upp resultatet av de planerade åtgärderna i internkontrollplanen. Vi emotser en handlingsplan för åtgärder med anledning av de rekommendationer som lämnas. För revisorskollegiet Birgitta Eriksson Ordförande Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Ulf Sjösten Vice ordförande Hemsida: E-post: revision@vgregion.se

78 för informationsöverföring mellan vårdnivåer - PVV Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : REV Missiv Informationsöverföring Missiv, Primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring, (2) Diarienummer REV Kopia till: Regionfullmäktiges presidium Samtliga politiska sekreterare Karin Engdahl, regionråd Ann-Sofi Lodin, regiondirektör Marie-Louise Gefvert, primärvårdsdirektör Ann Söderström, koncernstab hälso- och sjukvård, koncernkontoret Joakim Björck, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp, koncernkontoret Eva Arrdal, koncernstab utförarstyrning och samordning, koncernkontoret Johan Flarup, koncernavdelning ärendesamordning och kansli, koncernkontoret Boris Ståhl, koncernstab intern utveckling och utredning, koncernkontoret Rolf Ottosson, koncernavdelning verksamhetsuppföljning, koncernkontoret Elisabet Ericsson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli, koncernkontoret Marina Olsson, koncernstab HR, koncernkontoret Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

79 onsöverföring mellan vårdnivåer - PVV Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring mellan vårdnivåer : REV Rapport Informationsöverföring kontaktrev Granskningsrapport Informationsöverföring mellan vårdnivåer, (17) Diarienummer REV Granskning Primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring Dnr: Rev Genomförd av: Anna Ljungkvist Revisionsenheten Behandlad av Revisorskollegiet den 20 april 2016 Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se