Kallelse till Teknik- och servicenämnden

Transkript

1 Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Torsdagen den 14 mars 2019 kl. 15:00 Plats: Kommunhuset, sammanträdesrummet Gruppmöte: Alliansen kl. 14:30 i sammanträdesrummet Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet kl. 14:30 i sammanträdesrummet högst upp i Gula huset. Kallelse till Teknik- och servicenämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Information från Driftenheten (Inga handlingar) 3. Bokslut 2018 för teknik- och servicenämnden TSN 2019/24 4. Redovisning av utförd internkontroll 2018 TSN 2018/22 5. Internkontrollplan 2019 TSN 2019/23 6. Revidering av teknik- och servicenämndens delegeringsordning TSN 2019/18 7. Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun TSN 2019/22 8. Information om tillbyggnad av Skärlagskolan TSN 2019/25 (Inga handlingar) 9. Anmälan av delegationsbeslut TSN 2019/1 10. Anmälningsärenden TSN 2019/2 11. Övriga frågor John Carlsson Ordförande Emma Svedin Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret Kerstin Tibbling Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2019/24 Bokslut 2018 för Teknik- och servicenämnden Förslag till beslut 1. Teknik och servicenämnden godkänner förslag till bokslut 2018, för de skattefinansierade verksamheterna. 2. Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut 2018, för de avgiftsfinansierade verksamheterna. Ärendet Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett underskott om ca 20 mkr. Ett flertal avskrivningar har genomförts, se detaljer i bokslut, som påverkar resultatet med cirka 17 mkr. Tekniska enheten genererar underskott inom verksamheten. Det negativa resultatet beror på i första hand höga underhållskostnader av våra fastigheter. Övriga verksamheter, AME och Driftenheten bidrar med ett positivt resultat. Den avgiftsfinansierade verksamheten uppvisar ett positivt resultat om 877 tkr. Enheten har under hösten arbetat med att återhämta den negativa prognosen som bedömdes vid delårsbokslutet och lyckats bra med det. Ett stort antal aktiviteter och investeringsprojekt har genomförts under året. När det gäller måluppfyllelsen finns möjlighet till förbättring och utveckling. Flera resultat baseras på 2017 medborgarundersökning, som genomförs vartannat år, och är alltså oförändrade jmf med 2017 års bokslut. Kerstin Tibbling Bilagor Teknik- och servicenämndens bokslut Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 Teknik- och servicenämnden Skattefinansierad verksamhet Ordförande: John Carlsson (C) : Kerstin Tibbling Totalt (tkr) Budget, netto Utfall, netto Avvikelse Antal årsarbetare Antal kvinnor Antal män Frisknärvaro*,% *Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år. VERKSAMHETSOMRÅDE Gator och vägar Park Kommunfastigheter Inköp och försäkringar Kommunens skogar Fastighetsservice, måltid, städ (Driftenheten) Arbetsmarknadsenheten (AME) Verksamheten är till största delen beställarkontor där den tekniska driften utförs på entreprenad Drift i egen regi avser måltid, städ och viss fastighetsservice. ÅRETS RESULTAT Totalt redovisar Teknik- och servicenämnden ett resultat om ca 20 mkr. I samband med att anläggningar renoverats eller bytts ut behöver den gamla anläggningen utrangeras. Kvarvarande värde på anläggningen måste resultatföras. Totalt påverkar detta resultatet negativt med 8,4 Mkr. Större poster är till exempel taket på Trosa Vårdcentral och skolgården i Vagnhärad. Det nyligen uppförda genomgångsboendet har skrivits ned med 7,2 Mkr avseende fördyrande tilläggsarbeten bland annat brandåtgärder. Därutöver har en genomgång av anläggningsregistret gjorts och mindre poster har resultatförts. Dessa åtgärder påverkar resultatet negativt med 1,3 Mkr. Ovan poster tillsammans ca 17 Mkr. Driftenheten samt AME uppvisar ett positivt resultat. Tekniska enheten genererar underskott. Det negativa resultatet beror på i första hand höga underhållskostnader av våra fastigheter. Totalt sett ligger resultatet för verksamheterna i nivå med hur prognos såg ut i augusti. MÅLUPPFYLLELSE Kommunfullmäktige har som mål att Trosa Kommuns medborgare ska vara nöjda med kommunens verksamheter och att Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som Trosa jämför sig med i SCB:s medborgarundersökning (genomförs vartannat år) Organisation, arbetssätt och kompetens inom enheten behöver utvecklas ständigt för att kunna uppfylla målen. Målet uppfylls inte när det gäller kommunens gator och vägar. Trosa placerar sig på plats 31 av 131 kommuner i senaste mätningen 2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade sig på plats 24. Övriga områden där målet inte uppfylls är Vatten och avlopp samt parker/grönområden. Medborgarna i Trosa känner sig mycket trygga och Trosa placerar sig på plats 9 av 131 kommuner, en liten minskning jämfört med senaste mätningen från 2015 då Trosa placerade sig på plats 6. Renhållningen är ett område där målen uppnås, Trosa placerar sig på plats 15. Det planerade underhållet av kommunens materiella tillgångar ska överstiga det akuta underhållet inklusive skadegörelse och målet är att minst 70 % ska vara planerat underhåll. År 2018 är det planerade underhållet i Trosa kommun 95 % och vi uppfyller därmed målet med marginal. Arbetet med att vara kostnadseffektiv utvecklar vi genom tydligare styrning och rutiner kring beställning, uppföljning av utfört arbete och kostnad.

5 MEDARBETARE Det har skett flera förändringar inom verksamheten under Ny produktionschef sedan mitten av april, ny driftchef för driftenheten sedan augusti samt ny AME chef Tekniska enheten har haft vakanser under en intensiv period där många investeringar har färdigställts. Nu är tjänsterna åter tillsatta och bemanningen ger förutsättningar att klara uppdragen. Verksamheterna har sammantaget en hög frisknärvaro även om det finns skillnader mellan enheterna. Vi genomför årligen HME-enkät(hållbart medarbetarengagemang). Målet är att 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Medarbetarna i teknik- och servicenämndens verksamheter upplever ett fortsatt högt medarbetarengagemang där 89 % av medarbetarna svarade 4-5. VIKTIGA HÄNDELSER För att ha god tillgänglighet och god service gentemot medborgare och interna kunder samt vara en god beställare gentemot entreprenör och interna servicefunktioner ser vi över organisation och arbetssätt. Vi arbetar med att införa digitala system för ärenden, underhåll och har infört Infracontrol - system för felanmälan gata/park som medborgare kan anmäla i via app. En ny internhyresmodell används from Projektering utbyggnad Skärlagskolan inkl. nytt tillagningskök är påbörjad och byggnation planeras att påbörjas efter upphandling Lokalförsörjningsplan är framtagen av lokalstyrgruppen och kommer att vara en bilaga i budgetförutsättningarna inför AME inför from 2019, En väg in som innebär att praktik och arbetsträning via Arbetsförmedlingen ska slussas via AME. FRAMTIDEN Arbetsförmedlingen säger upp stort antal medarbetare. Vi vet inte idag hur det kommer att påverka AME lokalt, men indikation finns att kommuner får ett större ansvar rörande arbetslöshet. Flytt av tekniska kontoret planeras då behovet av kontorsplatser ökar i kommunen. Upphandling av entreprenadavtal. En viktig del i vårt framtida arbete är att matcha nya avtal med nya arbetssätt och digitalisering. När fler anläggningar byggs ökar även driftbehovet, därför behövs utvärdering och utveckling av driftentreprenader, både externa och interna. Verksamheten bygger ut infrastrukturer, verksamhets-, idrotts-, och fritidsanläggningar i takt med den ökade tillväxten. Förvaltningen kommer att arbeta intensivt med en mängd investeringsobjekt. Infrastrukturen utvecklas i linje med besluten kring nytt stationsläge samt Infart Västra Trosa i nära samarbete med samhällsbyggnadskontoret. Lokalförsörjningsplanen är ett verktyg för att mer effektivt kunna förutse, planera och kommunicera kring kommande behov av lokaler. VERKSAMHETSMÅTT Verksamhetsmått Redov Redov Redov Teknisk förvaltning Fastighetsareor Underhåll av fastigheter kr/m Skadegörelse totalt Energiförbrukning fastighet Mwh Gator antal kvm Park antal kvm Kostnad gator & vägar, samt park kr/invånare Energiförbrukning, gata Mwh Drift o underhåll av gator kr/m ,2 18,5 Drift o underhåll av park kr/m2 3,6 3,5 3,3 Fastighetsservice Antal genomförda vaktmästeritjänster räknat i arbetsdagar Antal genomförda skötseluppdrag räknat i arbetsdagar Antal övriga lev. tjänster räknat i arbetsdagar

6 Antal anställda Antal anställda med anställningsstöd 69 % 79 % Måltid Måltidskostnad/elev och år Måltidskostnad/särskilt boende och år Antal skolluncher/skoldag Städ Städkostnad kr/kvm och år Andel personal med PRYL cert eller motsvarande 58 % 76 % 76 % Arbetsmarknadsenheten Antal personer per år Varav LSS Varav feriearbete för ungdomar Varav socialpsykiatrin Varav deltagare i arbetsmarknadsåtgärder Andel som vid avslut har (%) Börjat arbeta Börjat studera 0 4 Överförd till annan myndighet 0 27 Slutförda uppdrag Någonting annat än ovanstående 8 16 INVESTERINGSUPPFÖLJNING Flera investeringar har blivit klara under Några av dem kommenteras här, alla investeringsprojekt finns dessutom redovisade i en separat bilaga. Flera omfattande projekt har genomförts i Vagnhärad; skolgården på Hedeby/Fornby har utvecklats till en plats för rörelse och lek som är väl använd och uppskattad. Lekplatsen vid Safiren har rustats upp och byggts ut och ett utegym har anlagts. Vi har förbättrat trafiksäkerhet och gatumiljö på Centrumvägen. Projektet har slagits ihop utförandemässigt med trafiksäkring av Centrumvägen för bästa totala lösning. Bidrag har beviljats från Boverket- Rusta utemiljö vid skola och förskola! har färdigställts på Öbolandet. Trosa vårdcentral har genomgått ytskiktsrenovering och verksamhetsanpassats, för att klara dagens krav. Solcellsanläggningar har projekterats och installerats på Trosa vårdcentral och Skärgårdens förskola. I Västerljung har upprustning av lekplatsen utförts. Vid årsskiftet förvärvades belysningsnätet från Vattenfall. Upphandling av ytskiktsrenovering av Skärborgarnas hus avbröts då anbud ej var inom ram. Omarbetning av omfattning pågår och renovering planeras att utföras Utredning av om- och tillbyggnad av Skärlagskolan har genomförts tillsammans med AG arkitekter och skolan under projektledning av Tekniska enheten. Upphandling kommer att ske våren Projekt är påbörjat för att utreda hur utvecklingen av kök ska anpassas till de växande behoven. Det finns ett behov av fler produktionskök för att klara tillväxt och fortsätta utveckla måltider utifrån måltidspolicyn, Hållbara måltider i Trosa kommun. Skärlagskolan kommer att byggas om till produktionskök i samband med skolutbyggnad. I Trosa har Hamnängen fått en attraktiv parkmiljö för social samvaro och rekreation samt en lekplats med vattenlek. Lekplatsen Spindelparken i Trosa har rustats upp och byggts ut. Ytskiktsrenovering av gästhamnens dusch/toaletter har genomförts. Boende för kommunmottagna på Industrigatan har driftsatts. Yttre renovering av Skärborgarnas hus är utförd. Ett nytt bad, Borgmästarholmen

7 Teknik- och servicenämnden Avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: John Carlsson (C) : Kerstin Tibbling Totalt (tkr) Budget, netto Utfall, netto Avvikelse Antal årsarbetare Antal kvinnor Antal män Frisknärvaro*,% *Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år. VERKSAMHETSOMRÅDE VA-verksamhet Renhållning VA-verksamhet, tillstånd, miljörapporter Vatten, vattentäkter & vattentorn Avlopp reningsverk & pumpstationer ledningsnät Insamling av hushållsavfall Insamling av slam och latrin Insamling av miljöfarligt avfall Transporter av avfall för behandling ÅRETS RESULTAT Det totala resultatet för avgiftskollektivet är positivt och visar ett överskott på 887 tkr. Under hösten har enheten arbetat med att återhämta ett prognosticerat negativt resultat. VA: Året började med ett stort underskott på ca 2500 tkr vilket har minskats till 303 tkr, detta är en klar förbättring jämfört med prognos. Under sommaren infördes bevattningsförbud vilket åtföljdes av våra medborgare, men fick också till följd att intäkterna minskat. Justeringar av taxorna har genomförts. Det finns kostnadsutmaningar även kommande år kopplat till underhållskostnader befintliga nät, reinvesteringar samt investering och drift av nytt reningsverk. Renhållning: Inför året så genomfördes en taxeöversyn och taxan höjdes något. Detta ger oss ett positivt resultat på helåret. MÅLUPPFYLLELSE Trosa kommun och nämnden har höga ambitioner avseende medborgarnas upplevelse och nöjdhet kring vatten och avlopp samt renhållning. Organisation, arbetssätt och kompetens inom enheten behöver utvecklas ständigt för att kunna uppfylla målen. SCB:s medborgarundersökning 2017 (genomförs vartannat år) anger att Trosas medborgare är nöjda med renhållning och sophämtning (plats 15 av 131 kommuner) men mindre nöjda med VA (117 av 131 kommuner) Vi jobbar långsiktigt med att successivt bygga bort de sämsta delarna i vårt system på VA. Detta för att vi ska nå våra mål med stabila leveranser på VA och minska vattenläckor. Dock har vissa åtgärder inte genomförts som planerat för att hålla ekonomin i balans. När det gäller renhållning och sophämtning utökar vi insamlade fraktioner med bland annat matfett. Antalet återvinningsstationer utökas. Befintliga stationer utvecklas för att kunna ta hand om samtliga fraktioner. Enheten arbetar i nära samverkan med samhällsbyggnadskontoret för att kunna möjliggöra den kommunala tillväxten. Utvecklar tydligare styrning och rutiner kring beställning, uppföljning av utfört arbete och kostnad. MEDARBETARE Antal medarbetare totalt är oförändrat inom VA och Renhållning. Ny VA ingenjör from nov Förvaltningen genomför årligen HME-enkät(hållbart medarbetarengagemang). Målet är att 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Medarbetarna i teknik- och servicenämndens verksamheter upplever ett

8 fortsatt högt medarbetarengagemang där 89 % av medarbetarna svarade 4-5. VIKTIGA HÄNDELSER För att ha god tillgänglighet och god service gentemot medborgare och interna kunder samt vara en god beställare gentemot entreprenör ser vi över organisation och arbetssätt. Framtagande av dagvattenpolicy, skydd och säkerhetsarbete fortgår. Införande av datoriserad tömningsregistrering renhållning, Mobile pågår. Arbete med sluttäckning Korslöt pågår. FRAMTIDEN Arbetet med nytt reningsverk går nu in tillstånds- och upphandlingsfas. Många projekt har genomförts och pågår där VA/Renhållning är involverade. Överföringsledningen mellan Trosa och Vagnhärad är i princip klar. För våra besökare som kommer i båtar och husbilar är ny avloppsanläggning för båtar och husbilar klar. Gästhamnen i Trosa har fått uppfräschade toaletter och duschar. Hamnängen i Trosa har fått en attraktiv parkmiljö för social samvaro och rekreation samt en lekplats med vattenlek. VA-verksamhetsområdet kommer att utökas. Tofsö-projektet är inne i installationsfas. Återvinningsstation vid Åda är färdigställd. Projektering pågår för flytt av privatdelen på återvinningscentralen Korslöt. Sluttäckning av deponin på Korslöt fortgår. Ledningsförnyelse i befintligt nät utvecklas. Utreda möjligheterna till att utöka tillrinningsområden i befintliga vattentäkter. Långsiktig plan för ledningsförnyelse VA genomförs våren -19. Flytt av återvinningscentral, privata delen, Korslöt beräknas klar VERKSAMHETSMÅTT Verksamhetsmått Redov Redov Redov Renhållning Hushållsavfall kg/inv Hushållsavfall kr/inv Smal/latrin kr/inv VA-verksamhet Producerad vattenmängd (tm3) Försåld vattenmängd (tm3) Ospecificerad förbrukning (%) 27,8 23,5 29,7 Vattenläckor, antal Avloppsstopp, antal INVESTERINGSUPPFÖLJNING Flera investeringar har färdigställts under En del omnämns här; alla investeringsprojekt finns även redovisade i särskild bilaga.

9 Teknik- och servicenämndens mål Mål Medborgarnas kommun 2 Trosa kommuns medborgare är trygga och säkra att vistas utomhus under kvällar och nätter Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns gator och vägar Målprecisering Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 9 31 SCB:s medborgarundersökning var annat år SCB:s medborgarundersökning var annat år Trosa placerar sig 2017 på plats 9 av 131 kommuner som genomförde underesökningen, en liten minskning jämfört med senaste mätningen från 2015 då Trosa placerade sig på plats 6. Trosa placerar sig 2017 på plats 31 av 131 kommuner som deltog i senaste mätningen 2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade sig på plats Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med 117 SCB:s medborgarundersökning var annat år Trosa placerar sig 2017 på plats 117 av 131 kommuner som deltog i senaste mätningen 2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade sig på plats Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med 15 SCB:s medborgarundersökning var annat år Trosa placerar sig 2017 på plats 15 av 131 kommuner som deltog i undersökningen. Målet uppfylls men Trosa tappar några placeringar jämfört med mätningen 2015 då Trosa placerade sig på plats Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns parker, grönområden och natur Tillväxt & arbete Nämndens verksamheter bidrar till att möjliggöra den kommunala tillväxten Verksamheter 7 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva Hälsa & miljö Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med Vi har god framförhållning och planerar för utbyggnad av kommunal service såsom gator, VA, skolor etc. Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna 29 SCB:s medborgarundersökning var annat år Mäts genom projektuppföljning Jämför nettokostnad för respektive verksamhet Trosa placerar sig 2017 på plats 29 av 131 kommuner som deltog i undersökningen. Målet har inte följts upp tidigare och därför finns ingen trendpil att visa. Nämndens verksamheter är oerhört viktigt för en fungerande tillväxt. Nämnden har en målsättning av med god framförhållning och planerar för utbyggnad av t.ex. förskolor, skola och vägar osv. Genomförd projektuppföljning samt investeringsredovisning anger att arbete med framförhållning och god planering sker. En god samverkan mellan SBK och övriga verksamheter sker. ett exempel är vid prjektering av tillbyggnad Skärlagskolan där en nära samarbete finns mellan skola och tekniska enhten. Jämförande värden för 2018 (Sörmland) saknas fortfarande men sett till tidigare år förefaller verksamheterna kostnadseffektiva och i linje med prioriteringar. Trosa kommun placerar sig sett till länet i mitt eller under avseende nettokostnad per invånare med undantag för nettokostnad för vägnät och parkeringar där Trosa lägger mest resurs/ invånare i länet. Trosa har också högst m/invånare avseende cykelväg 8 Måltiderna är ekologiskt hållbara 60% av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närpoducerat till 2018 Uppföljning av livsmedelinköp Andelen är 57 % eko/närproducerat, vilket är mycket nära målet på 60 %. Våra verksamheter efterfrågar alltid ekologiska och 9 miljövänliga alternativ vid inköp av varor och tjänster Engagemang Andelen ekologiska och miljövänliga inköp ökar årligen Uppföljning av livsmedelinköp Andelen ekologiska och miljövänliga inköp avseende livsmedelhar ökat från 53 % till 57 %. 10 Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget Årlig HME enkät till kommunens medarbetare 89 % svarar 4-5, av kultur, fritid, teknik och service medarbetare. Målet är uppnått och tyder på högt engagerade medarbetare. 11 Deltagarna i AME:s verksamheter upplever ett högt engagemang 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget Årlig HME enkät till deltagare i AMEs verksamheter 92% svarar 4-5. Målet är uppnått

10 God ekonomisk hushållning 12 Det planerade underhållet av kommunens materiella tillgångar ska överstiga det akuta underhållet inklusive skadegörelse Minst 70% ska vara planerat underhåll 95% Uppföljning av bokförda kostnader Årets resultat visar att en mycket stor andel är planerat underhåll. 13 Nämnden har en budget i balans Kostnaderna överskrider inte intäkterna Bokslut Flera av nämndens verksamheter har en budget i balans men totalt sett redovisar nämnden underskott.

11 Teknik- och servicenämnden Skattekollektivet Budget 2018 Bokslut 2018 Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse Teknik- & servicenämnd varav buffert KFTS-chef Tekniska enheten varav teknisk chef varav kommunförsäkringar varav gata varav park varav fastighet Arbetsmarknadsenhet varav ame-chef varav feriearbete varav korslöt Driftenheten varav kost varav städ varav fastighetsservice Summa skattefinansierad vsh Avgiftskollektivet Budget 2018 Bokslut 2018 Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse VA-verksamhet Renhållning varav renhållning, hushållsavfall varav renhållning, slam/latrin varav renhållning, farligt avfall varav Korslöt Summa avgiftsfinansierad vsh

12 Investeringsredovisning per Tkr Teknik- och Servicenämnden Totalbudget inkl årets budget Ack utfall t.o.m Därav årets budget Utfall 2018 jan-dec Prognos totalt Enhet/Projekt Kommentarer VA X X X Årligt återkommande Inventarier tekn kontoret * X 0 X 0 X Årligt återkommande Nytt Vattenskyddsområde X X 296 X Kommer att pågå tom 2020 och pengar flyttas vidare Renovering Vhd vattentorn X 825 X 207 X Ny upphandling Produktion Pumpstn Gunnarstensgatan X 162 X 2 X Skjuts upp till nästa år VA expl Hökeberga X 62 X 62 X Aktiverad Överföringsledning Trosa-VGH X X 559 X Löper på VA expl Hagaberg X 71 X 71 X Aktiverad Tofsö X X X Löper på VA södra Hökeberga X X X Kommer att genomföras VA Hamnplan X X X Överskriven bu, se kommentarer i bokslut VA, Hertig Karlsväg X 5 X 5 X Utförs 2019 Finansiering: FTI 150. Tag in pris på färdigställande från Trotab. Uppskattat Återvinning Källvik X 431 X 431 X kostnad till ytterligare 250' Utredning flytt mottagning Korslöt X 543 X 414 X Förprojektering Q1-19 Ramböll Tot summa avgiftsfinansierad vsh Gator och vägar X X X Årligt återkommande Fastighet (endast budget) X X X Årligt återkommande Hedeby-/Fornbyskolan X 558 X 558 X Utbyte flertal stora dörrpartier. Aktiverat Väsby fsk X 82 X 82 X Aktiverad Lånestahallen X 190 X 190 X Skadergörelse fasad, uppskärning. Aktiverat Hasselbacken fsk X 89 X 89 X Aktiverad Tomtaklintskolan X 78 X 78 X Ventilationsarbeten. Aktiverad Trosa vårdcentral X 238 X 238 X Åtgärder Brandsäkerhet, Utbyte Ventiler Nattarbete. Aktiverat Vita kommunhuset X 57 X 57 X Aktiverat Vitalisskolan X 316 X 316 X Aktiverat Trosa havsbad/camping X 54 X 54 X Aktiverad Sockenstugan X 16 X 16 X Aktiverad Hedebyhallen X 248 X 248 X Utbyte stora dörrpartier. Aktiverat Fritid- frilufts- och föreningslokaler X 0 X 0 X Årligt återkommande Trafiksäkerhetsåtgärder * X -151 X -54 X Årligt återkommande Belysningsproj. Armaturer * X 612 X 612 X Årligt återkommande.

13 Budget enl fd för projekt ska vara Trafiksäkerhet utanför Safiren X X X 000.Budget har hållits Laddstolpar för elbilar * X 0 X 0 X Årligt återkommande GC-vägar X X 16 X Gnestavägen genomfördes ej Bidrag finns och måste utföras Belysning säkerhet * X 309 X 241 X Årligt återkommande. Går över pga ändrade regelr under projekt för godkänd lekplats. Besiktade enligt Lekpark Safiren och Spindelparken X X X gällande lagar Belysning offentliga miljöer * X 160 X 160 X Flyttas över Julbelysning * X 203 X 203 X Årligt återkommande GC-väg till ridskolan Tureholm X X X Asfaltering kommer att utas våren inget mer utfall Utredning kajen utmed Trosaån X 185 X 27 X Utredning klar, Va skall inkomma med betänkande. Utökad BU enl KF Belysning Västerljungsrondellen X 35 X 35 X Utbyggn parkering vgh station X 511 X 389 X Hamnängen X X X GC-väg Västerljung-Vagnhärad X 0 X 0 X Påbörja utredning. Beslut om stäckning Utredning Belysningsnät X X X Köps vid årskiftet Vandringshinder Trosaån X 825 X 825 X Pågår Reinvestering Hertig Karlsväg X 5 X 5 X Genomförs i år Lekplatser * X 250 X 250 X Årligt återkommande Utveckling parker grönmiljö * X 369 X 369 X Årligt återkommande Investeringsreserv Fastigheter * X X X Hhyresgästanpassning VC Trosaån rekreationsområde X 21 X 0 X Flyttas över Utemiljö förskolor/skolor * X 307 X 237 X Årligt återkommande Nytt tak Trosa Vårdcentral X X X ombokföring från Skärgårdens förskola X X 315 X Kvarstår faktura avseende gräs. Budget hålls Rep/underhåll Industrigatan X X X Utredning pågår. Projetering våren Muddring Tureholmsviken X X 963 X Klart Verksamhetsanpassningen är ombokfört till investeringsreserv och Renovering Trosa VC X X X fastighetsåtgärder till projekt Skolgården Hedeby/Fornby X X X Inräknat att vi får bidrag. Utfall understiger Ytrenovering Kyrskolan X X -114 Inräknat att vi får bidrag, Projektet klart. Inväntar bidrag. Bidrag inkommen under X Avskrivning påbörjaad Omläggn tak Industrig 8 o 8 A X 421 X 4 Flyttas vidare. Är även kopplat till planerna för industrigatan och X verksamhetsanpassningarna Solceller Trosa Vårdcentral X 454 X 435 X Klart Solceller Skärgårdens förskola X 396 X 376 X Klart Här ligger kostnader för målning, parkering mm. Invändig renovering upphandling Upprustning Skärborgarnas hus X X X avbruten. Omprojektering pågår

14 44456 Paviljong skärlagsskolan X X 0 X Del av hinderbana skall läggas in i detta Tomtaklints fsk inkl entré X X X inkl avlämningsplats Hedeby hemkunskap X 3 X -273 X Klart, Aktiverat Utedning klar.projektering pågår hösten 18 för att kunna handla upp i början av Utredning framtidens skärlag X X X året. Tidiglägga 2019 peng Utredn köks- och matsalskapacitet X 36 X 20 X görs ny hösten Nytt frysrum Tomtaklinskolan X 0 X 0 X kopplat till inget förs innan utredning är klar Fjärrvärme Trosa reningsverk X 382 X 382 X Fakturera statkraft, Rune. Projektet Aktiverat/Semir Industrigatan LOVE X 378 X 378 X Belysningsåtg Tomtaklintskolan X 36 X 36 X Klart. Avskrivning påbörjad Inköp Hotellrigg X X X Prognos inlagd Utemiljö skolgårdar 2018 X 967 X 711 X Rink på Vitalis saknas Ombyggnation Alphyddan X 171 X 29 X Ljudisolerande åtgärder skall genomföras, därefter klart Hasselbacken ytskikt, utemiljö X 254 X 254 X Projektering pågår. Budget kommer sannolikt att behöva revideras Fornbyskolan ytrenovering X 0 X 0 X Ses över och flyttas fram till 2019, Ej påbörjat Renovering Gästhamnen X X X Belysning på gästhamnssidan kvarstår Ventilation Tomtaklintskolan X X X Etapp 5-6 påbörjad. Senaste Etapperna projektering påbörjad Utr omklädn o kontor Industrig X 17 X 17 X Ej påbörjad Ventilation Tomtaklint FSK X 0 X 0 X Färdigt Häradsvallen X X 4179 X Offert på Utrymnings/brandlarm Vagnhärads utegym X 600 X 600 X Klart- ska ombokföras pengar hit från Badplats Borgmästarholmen X X X Vi har en del småsaker kvar i projektet Skärlagsvallen X 81 X 81 X Skall planeras för ett genomförande 2019, Projektering påbörjad, Beiktning utförd Sillebadet X 0 X 0 X Utreds av fritid vad som ska utfaras. Flyttas till Köp fastigh Kroka 1:8 Häradsv X 845 X 845 X Safiren - ny brandlösning X 24 X 24 X Tot summa skattefinansierad vsh TOTAL Teknisk vsh Städutrustning * X 43 X 43 X Årligt återkommande Köksutrustning * X 71 X 71 X Årligt återkommande Total Kost och Städ * Projekt som avslutas varje år men är återkommande varje år.

15

16 Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Kerstin Tibbling Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2018/22 Redovisning av utförd internkontroll 2018 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner redovisningen av 2018 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av teknik- och servicenämnden Kontroll har genomförts. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontrollplan TSN Kerstin Tibbling Bilagor Resultat av genomförd internkontrollplan TSN 2018 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

17 Reultat genomförd Internkontroll enligt plan Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Uppdraget Runda bordet möte för 9 Störning i byggprocess. Granskning projekt. Runda bordsmöte ca 1 projektgenomgång ca en gång i Proj.möte. Teknisk chef Prod chef ggr/mån Uppdatering månaden och varannan gång med av utfall en ggr/månad SBK, Framtagen internpropcess där pågående projekt uppdateras Felaktig projektering Dåligt akut underhåll Entreprenörsbrist Tjänstemottagare Åtgärder dröjer Stöld/skadegörelse Skadegörelse på fastigheter Upphandling 10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Månadsuppföljning på ekonomi samt operativt byggmöte 12 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Runda bordsmöte ca 1 ggr/mån 9 Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd 8 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader Kontroll felanmälan Infracontrol görs årligen Det finns statistik i Infracontroll. För fastighetsärenden räknar vi med en förbättring i samband med att vi planerar infföra ett UH system. För ävriga ärenden så kommer detta att hanteras i det nya systemet Art vise som införs 2019 Vi samordnar detta med socialkontroret och följer upp kostnaderna årligen månadsvis. Utvecklar planerings processen samt nogrannare uppföljning vid Delår, bokslut Teknisk chef Prod chef byggmöten. Ekonomi uppföljning är införd sedan årskiftet. System stöd identifierat i form av underhållsystem för att säkerställa kvalitet God framförhållning i projektplanering skall innebära Då, bokslut Teknisk chef Prod chef bättre ledtider i hela projektprocessen Bokslut Teknisk chef Prod chef Fortsatt uppföljning Bokslut Teknisk chef Prod chef Personal Sårbarhet vid semester 12 Bemanning Samordna semester Inför sommar och jul ledighet Vi bler fler och har på flre områden dubbla tjänster som kan överlappa varandra, dock krävs noggrann planering Arbetsmiljö fysisk Oanmälda besök Arbetsmiljö psysisk 12 Statistik Ta upp på APT Tas upp på APT Processen pågår. Ett ökat focus på arbetsmiljöunder året har lett fram till ett tydligare arbetsätt under 2019 Maj Teknisk chef Prod chef Löpande Teknisk chef Prod chef 1

18 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Stress 20 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT Tas upp på APT Teknisk chef Prod chef Mutor Ekonomi Inte tillräckligt med monetära me Måltid Uppdraget Kök lev för mkt mat/svinn Ej Säker mat enl. Livsmedelslagen Tjänstemottagare Missnöjda kunder Avtal/prismodell med intern kund saknas eller är bristande Stöld/skadegörelse Stöld, kassa restaurang Upphandling punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 2 Processen pågår. Ett ökat focus på arbetsmiljöunder året har lett fram till ett tydligare arbetsätt under Ett årshjul som styr aktiviteterna stäms av på varje APT 10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Tas upp på APT Detta har diskuterats under året, men fortsätter Underhållsbrister Uppf. behov, brister Arbetet pågår med att ta fram långsiktiga UH planer. Uppföljning av utfall i det korta perspektiver sker månadsvis Målet är att ta fram 10 års planer inom tekniska för att tydliggöra behoven över tid 9 Svinnmätning Vägning och uppföljning 2 ggr/år vår/höst Tallrikssvinnet är lika som år 2017/2018 svinnet är 1g per/elev under hösten 2018 börjar vi mäta kökssvinn så vi även kan följa detta 10 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt miljökontorets kontroll 1-2 ggr/år miljökontoret internkontroll 1ggr/år 12 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Hösten 2018 intern kundenkät skolmatsverige elev och lärar enkät hösten Att avtal och prismodeller utvärderas 9 Att rutin för kontanthantering följs och att rutin för kontantinsättning uppdatera 9 Inventera vilka ev. avtal som saknas Gå igenom nuvarande avtal och förenkla prismodeller Avstämning att rutin följs/fungerar Årligen check av inköp och avtal Avtal saknas Information och kommunikation Felaktig info, allergi 15 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av avviklelser Miljökontorets kontroll är genomförd på samtliga enheter med några få avikelser som är tillrättade våran egen internkontroll blev klar 20/2-19 Vartannat år varje APT Årligen Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef Då, bokslut Teknisk chef Prod chef 1 gång/år DriftchefKöksc hef 1 gång/år DriftchefKöksc hef resultat finns i bokslut driftenheten Bokslut DriftchefKöksc hef Ej gjord Vi behöver stöd av Ekonomi bokslut Driftchef/ekon om 1/1-19 handkassa intyg inskickat Livs medel följs Konternuerligt upp i conpeer övriga avtal ses över under året Konternuerligt Kassarutin finns och följsupp av dec vid bokslut Driftchef/köks kökschef, handkassa intyg upprättas chef till årsbokslut 1 gång/år DriftchefKöksc Matlåder saknas avtal och utensilier hef saknas avtal håller på att upphandla tillsammans med Telge inköp dokumentation finns på tomta och HG följsupp med skola och sköterska en avvikelse under 2018 elev tog fel mat på Skärlag Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld Hög ljudnivå 8 9 Att rutin finns och efterföljs att ljudnivåer är rimliga i kök och Genomgång på APT bullermätning samt 1 ggr/år skyddsrond ej genomförd Gick igenom rutin för våld och hot på arbetsplatsen på Apt under våren. Rutinen sitter i kris pärm som finns i samtliga på skolorna Samtliga medarbetare har matsalar, att dämpa ljudnivåer skyddsronder, dämpa 2018 gjordes 18-19/2-19 personligutformade hörselskydd Tunga lyft Olycksfall på arbetet Arbetsmiljö Psykisk 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder punkt Skyddsronder punkt APT APT skyddsrond ej genomförd 2018 gjordes 18-19/2-19 skyddsrond ej genomförd 2018 gjordes 18-19/2-19 Hjälp införskaffas vid behov diskuterar konternuerligt i vardagen hjälper varandra Rapporteras i sam och tas upp på varje apt Ständig uppföljning Varje år Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Driftchef/köks chef Driftchef/köks chef Driftchef/köks chef Driftchef/köks chef Driftchef/köks chef

19 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT Driftchef/Köks chef Stress Fastighetsservice Uppdraget Avtal saknas med intern kund Bristfälligt utfört arbete Tjänstemottagare Missnöjda kunder åtgärd dröjer Upphandling Avtal saknas punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal löpande samtal Psykosocial enkät gjord 2017, medarbetarsamtal och verksamhetsdialog gjord Avtal skrives där saknas Genomgång av objekt Konternuerligt Konteruerliga möten med interkunder avtal skrivs efter övk genomgång av samtliga avtal hösten Att rätt metoder används Utförandekontroll Dagligen vid behov vid större arbeten utförs den på objektet Genomgång av arbetsmetod görs på dagligstyrning och en skriftlig arbetsbeskrivning görs av gruppchef eller arbetsledare vid behov Vartannat år varje APT Årligen 1 gång/år Driftchef ständig uppföljning Driftchef 8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Hösten 2018 Intern kundenkät görs engång om år resultat 8,3 på en 10 gradigskala Bokslut Driftchef 12 Kontrollera kundnöjdhet enkät Hösten 2018 Intern kundenkät görs engång om bokslut Driftchef år resultat 8,3 på en 10 gradigskala 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal 10 Informera om avtal Genomgång av inköp och avtal Avtal följs inte Personal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Vi följer konternuerligt upp Dec 2018 ändringar tas konternuerligt upp Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT Hösten 2018 Olycksfall på arbetsplatsen Arbetsmiljö Psykisk Stress Städ Uppdraget Britfälligt utfört arbete Avtal saknas med intern kund Tjänstemottagare Missnöjda kunder Personal 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Vi följer konternuerligt upp vi handlar på Hbv/skl avtal akut jobb handlas lokalt informerades på apt dec 2018 alla inköp ska gå via gruppchef eller arbetsledare Samtal och rehabplaner Vid behov Pratar suntliv på apt friskvårdsombud finns konterliga samtal och rehabplaner görs vid behov Skyddsronder punkt APT Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört egenkontrollprogram 9 Avtal skrives där saknas/nya uppdrag rapport vid tillbud löpande samtal 1 gång/år Driftchef 1 gång/år Driftchef Vid behov Driftchef Varje år Driftchef info gjort på apt augusti sept enligt årshjul av CH+kris pärm finns Medarbetare rapporterar Vartannat år kontirnuerligt i sam fysisk varje APT skyddsrond ej gjord 2018 görs febmars Driftchef Brandskyddsrond gjord 6/ Psykosocial enkät gjord 2017 och medarbetarsamtal gjorda 2018 och verksamhetsdialog gjord 2018 Vartannat år varje APT Årligen Driftchef okt-nov 2018 Utfört på samtliga städobjekt gång/år Driftchef/grup pchef städ Genomgång av objekt Nov-dec 2018 Genomgång av samtliga städuppdrag och skrivit nya avtal samtliga påkskrivna av kund inför Kontrollera kundnöjdhet Enkät Hösten 2018 Intern kundenkät görs engång om år resultat 8,2 på en 10 gradigskala 1 gång/år Driftchef/grup pchef städ Bokslut Driftchef/grup pchef städ 3

20 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Vid behov Driftchef/Grup pchef städ Samtal och rehabplaner Vid behov Pratar suntliv på apt friskvårdsombud finns konterliga samtal och rehabplaner görs vid behov. Kort och långtidssjufrånvaro följsupp Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT maj-18 Gick igenom rutin för våld och hot på arbetsplatsen på Apt. Rutinen sitter i kris pärm som finns i samtliga städrum på skolorna Olycksfall på arbetsplatsen Arbetsmiljö Psykisk Stress AME Uppdraget Felsorterade sopor Genomförandeplan LSS Genomförandeplan AME Tömmning av fraktioner Tjänstemottagare Personal 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 10 Kunder slänger sopor i fel fraktioner på ÅVC Skyddsronder punkt APT Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal se över bemaningen och arbetsledning Rapport vid tillbud påminns konternuerligt på Apt löpande samtal Genom bra samverkan med Trotab under 2018 nya rutiner. Arbetsledare tillsatt maj Hög belastning i verksamheten se över bemanningen Enhetschef kontrollerar veckovis med personal. 9 Hög belastning i verksamheten se över bemaningen Belastningen har minskat under året på externa placeringar 10 Säkra rutiner mellan entreprenör och verksamhet kompetensbrist 9 Höja kompetensen Arbetsmiljö fysisk Olycksfall på extern arbetsplats 12 Se över praktikavtal Halkolycka 15 se över rutiner för hallkbekämpning Hot och våld Arbetsmiljö psykiskt Utmattning gemensam möten för att fastställe en säkerhetsrutin tills ny ÅVC byggs rekrytera rätt och vidareutbilda personal Säkerställa arbetsmiljön vid placering 8 Följa kris och katastrofplan Dialog med anställda och deltagare 9 Personal mår dåligt se över friskvårds insatser. Tar upp sunt liv på APT 12 Undvika mobbing på arbetsplatsen och i verksamheten Arbetsledare på plats from maj 2018 Nyrekryterad personal 2018 Följer rutiner vid externa placeringar 4 Medarbetare rapporterar konternuerligt i sam fysisk skyddsrond ej gjord 2018 gjordes feb 2019 Psykosocial enkät gjord 2017, medarbetarsamtal samt verksamhetsdialog gjord 2018 Nya rutiner Fraktionerna gås igenom innan tömmning av Arbetsledare och personal. Avsatt bestämda tider för genomförandet. En punkt varje veckomöte Avsatt bestämda tider för genomförandet. En punkt varje veckomöte Följer upp säkerhetsrutiner 1ggr/mån, samt informerar direkt på plats vid behov Arbetsvägledare säkerställer arbetsmiljöansvaret inför placering upprätta en egen rutin Nya rutiner 2018 Sandlådor utsatta, Broddar inköpta till personal. Rapport i SAM, punkt på APT 2018 Följa upp gemensam värdegrund Varje år Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Årligen Dagligen Löpande 4ggr/år Löpande 4ggr/år varje månad och vid behov under arbetet Driftchef/grup pchef städ Driftchef/grup pchef städ Driftchef/grup pchef städ E.chef Arbetsledare E.chef Arbetshandled are E.chef Arbetsvägleda re E.chef Arbetsledare Kompetensen har höjts i verksamheten under Personalen kompletterar varandra och täcker inom fler områden Löpande E.chef 2018 APT Genomgång av rutiner APT samt samtal vid behov. Rutin finns i Kris och katastrofpärm 2018 Beslut att räkna bilar helår på ÅVC Förekommer ingen mobbing Större tryck på ÅVC än förväntat. Beslut taget att rekrytera under våren 2019 Mobbing upphört under 2017 E.chef minst Arbetsvägleda 1ggr/mån eller re vid behov inför vinterhalåret E.chef All personal 2 ggr per år Enhetschef 2 ggr/år på APT 2 ggr/år på APT Vid behov E.chef Arbetsledare E.chef Arbetsledare Mobbing Övrigt- Alla enheter Bisysslor Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal All verksamhet Inget att rapportera 1 gång per år Chef enl. 8 delegation Arbetsmiljö 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef All verksamhet genomförd 1 gång per år

21 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt Attest analyslista genomförd Månatlig Chef enl. person delegation Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuLombud(GDPR) Stickprov All verksamhet genomförd 1 ggr per år PuLambasadör(G DPR) Oegentligheter eller misskötsel i arbete* 12 Att personalen har kännedom om SKL:s skrift om muta och jäv" samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet Kontroll av privata utförare 8 Uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun Har diskuterats årligen på varje enhets APT Kontroll enligt program i det fall privata utförare finns All verksamhet genomförd - ska ligga i resp verksamhets APT årshjul 1 gång per år Chef enl. delegation Generellt Genomförd. Löpande Chef enl. delegation Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Komplett genomläsning av delegeringsordningen genomförd. Uppdaterad vid nämnd. 1 ggr per år Nsekr 5

22

23 Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Kerstin Tibbling Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2019/23 Internkontrollplan 2019 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner 2019 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2018 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Kerstin Tibbling Bilagor Riskanalys TSN 2019 Internkontrollplan TSN 2019 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

24 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Uppdraget Felaktig projektering 12 Störning i byggprocess. Planering, Projektering, byggmöten Proj.möte. Bygg Teknisk chef Prod chef Underhållsplanen följs inte Entreprenörsbrist Tjänstemottagare Åtgärder dröjer Stöld/skadegörelse 15 Driftfel, haverier Långsiktiga UH planer tas fram, UH system som stödjer planering och uppföljning införskaffas 12 Ej genomf proj, fördyringar av projekt Planering av projektprocessen från början till slut. Säkerställa tidåtgång för varje steg 12 Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd Uppföljning i : Infra control, Kommande ärendesystem Art vise, Kommande UH system fastighet 1 möte Månadmöte entreprenör, Månadsmöte ekonomi bokslut Projektmöten, bokslut Teknisk chef Teknisk chef Prod chef Prod chef Bokslut Teknisk chef Prod chef 16 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader Information skickas löpande till socialkontoret, Bokslut Teknisk chef Skadegörelse på fastigheter Upphandling Avtal saknas 9 Förlängda genomförande tider Säkerställa att vi har avtal med nödvändiga kompetenser inom ramen för vårt uppdrag 8 Omfattande investeringsvolym framåt i tid ger fler upphandlingar Projekten planeras långsiktigt där även upphandling medverkar och tar del av informationen Resurs upphandling Personal Sårbarhet vid semester 16 Bemanning Samordna semester vid sommar och jul i god tid Arbetsmiljö fysisk Hotfulla situationer 15 Vid händelser skall alltid detta anmälas i SAM appen Arbetsmiljö psysisk Stress 20 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Ekonomi Behov inventeras i samband med projektplanering och stäms av med upphanling Löpande projektmöten Teknisk chef Teknisk chef Prod chef Prod chef Prod chef April Teknisk chef Prod chef Tas upp på APT under arbetsmiljö Löpande Teknisk chef Prod chef Årshjul på arbetsmiljö har införts med bla Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 9 Underhållsbrister Säkerställa att vi kan hantera löpande underhåll även om vi har många oplanerade åtgärder Arbetsmiljö tas Teknisk chef upp på varje APT, medarbetarsamta l Årligen Månadsuppföljnin g ekonomi, bokslut Teknisk chef Prod chef Prod chef Inte tillräckligt med monetära medel Måltid Uppdraget Kök lev för mkt mat/svinn 9 Svinnmätning Vägning och uppföljning 1 gång/år Driftchef

25 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Ej Säker mat enl. Livsmedelslagen 10 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt 1 gång/år Driftchef miljökontorets kontroll Tjänstemottagare Missnöjda kunder 12 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Bokslut Driftchef Stöld/skadegörelse 9 Att rutin för kontanthantering följs och Avstämning att rutin följs/fungerar dec vid bokslut Driftchef Stöld, kassa restaurang att rutin för kontantinsättning uppdatera Upphandling Information och kommunikation Felaktig info, allergi 15 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av Ständig Driftchef avviklelser uppföljning Arbetsmiljö Fysisk Hög ljudnivå 9 att ljudnivåer är rimliga i kök och se till att det finns hörselskydd samt varje år varje Driftchef matsalar, att dämpa ljudnivåer skyddsronder görs, dämpa buller APT Tunga lyft Olycksfall på arbetet Arbetsmiljö Psykisk Stress Fastighetsservice Uppdraget Bristfälligt utfört arbete Tjänstemottagare 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt Prata med varandra hjälp varandra varje år varje APT Skyddsronder APT punkt varje år varje APT Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 8 Att rätt metoder används Utförandekontroll, apt uppföljning, utbildning 9 Kontrollera kundnöjdhet enkät, prioritera morgonmöte och apt varje år varje APT årligen ständig uppföljning Driftchef Driftchef Driftchef Driftchef bokslut Driftchef åtgärd dröjer Upphandling Avtal saknas 8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Avtal följs inte 8 Informera om avtal Genomgång av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Personal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Arbetsmiljö Fysisk Olycksfall på arbetsplatsen Arbetsmiljö Psykisk Stress Städ Uppdraget 15 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Samtal och rehabplaner Vid behov Driftchef Skyddsronder APT punkt varje år varje APT Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört egenkontrollprogram, dialog med kund Britfälligt utfört arbete Tjänstemottagare Personal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Stress varje år varje APT Årligen Driftchef Driftchef 2 gång/år Driftchef Samtal och rehabplaner Vid behov Driftchef Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT Varje år Driftchef Olycksfall på arbetsplatsen 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering APT Skyddsronder APT punkt varje år varje Driftchef Arbetsmiljö Psykisk 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt varje år varje Driftchef APT Årligen Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 2

26 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till AME Uppdraget Genomförandeplan LSS AME 8 GFP skrivs inte i tid då deltagare inte vill medverka Upprättar nya rutiner Under våren Enhetschef Genomförandeplan LSS DV 8 GFP skrivs inte i tid. Frånvarande Upprättar nya rutiner Under våren Enhetschef deltagare Arbetsmiljö fysisk Brand 8 Brandvarnare/Brandlarm saknats i Sammankopplade brandvarnare Övar ev brand 4 Enhetschef verksamheten installerats februari 2019 ggr/år Hallkolycka 8 se över rutiner för hallkbekämpning Rutin, sandning + broddar vid halt inför Enhetschef väglag 8 Lyfts APT Dialog med anställda och deltagare. Utbildning personal vinterhalvåret 2ggr/år Enhetschef Hot och våld Arbetsmiljö psykiskt Utmattning 9 pga stress Utöka personalstyrkan Under våren Enhetschef Övrigt- Alla enheter Bisysslor Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal 1 gång per år Chef enl. 8 delegation Arbetsmiljö Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Chef enl. 8 delegation Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl. delegation Oegentligheter eller misskötsel i 12 Att perosnalen har kännedom om SKL:s Har diskuterats årligen på varje 1 gång per år Chef enl. arbete* skrift om muta och jäv" samt information enhets APT delegation om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet. Kontroll av privata utförare 8 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun * Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Kontroll enligt program i det fall privata utförare finns Komplett genomläsning av delegeringsordningen Löpande Chef enl. delegation 1 ggr per år Nsekr Registerförteckning komplett och korrekt * 10 Dataskyddsombud * Finns någon utsedd 10 Genomgång minst en gång per år Namngiven person 1 ggr/år 1 ggr/år Chef enl. delegation Chef enl. delegation 3

27 Riskanalys Teknik och service Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Tekniska enheten 1. Uppdraget Felaktig projektering Ingen underhållsplan finns Underhållsplanen följs inte Dåligt åtgärdat akut-underhåll Entreprenörsbrist Tjänstemottagare Missnöjda kunder åtgärder dröjer Stöld/ Skadegörelse Skadegörelse Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Resurs Upphandling Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Sårbart vid sjukdom, semester Arbetsmiljö Fysisk Hotfulla situationer Arbetsmiljö Psykisk 0 Stress Mutor och jäv Personalen har ej kännedom om vägledning för anställda Mutor Ekonomi 0 Faktura följs inte upp Inte tillräckligt med monetära medel

28 Riskanalys Teknik och service Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Måltid 1. Uppdraget Kök levererar fel mat/för lite Kök lev för mkt mat/svinn Ej säker mat ( Livsmedelshygien) Lagerhållning Konkurrenskraftiga (Tjänstemottagare) Internkunder Missnöjda kunder Avtal saknas med intern kund Stöld/ Skadegörelse Stöld, kassa restaurang Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information, allergi Information når inte ut, personal och kund Personal hög sjukfrånvaro Olovlig frånvaro Arbetsmiljö Fysisk Hög ljudnivå Tunga lyft olycksfall på arbetsplats Arbetsmiljö Psykisk Stress mobbing Mutor och jäv 0 Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, mat Ekonomi 0 Felaktig fakturering Rätt lön till rätt person 2 3 6

29 Riskanalys Teknik och service Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Städ 1. Uppdraget Felaktigt material/utförande beställs Britfälligt utfört arbete Konkurrenskraftiga Avtal saknas med intern kund (Tjänstemottagare) Internkunder Missnöjda kunder åtgärder dröjer Stöld/ Skadegörelse Stöld Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Hög Frånvaro Olovlig frånvaro Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld olycksfall på arbetsplats Arbetsmiljö Psykisk Stress mobbing Mutor och jäv 0 Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, bil+utrustning Ekonomi 0 Felaktig fakturering rätt lön till rätt person 2 3 6

30 Riskanalys Teknik och service Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Fastighetsservice 1. Uppdraget Felaktigt material/utförande beställs Lagerhållning Britfälligt utfört arbete Konkurrenskraftiga Avtal saknas med intern kund (Tjänstemottagare) Internkunder Missnöjda kunder åtgärder dröjer Stöld/ Skadegörelse Stöld Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Hög Frånvaro Olovlig frånvaro Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld olycksfall på arbetsplats Arbetsmiljö Psykisk Stress mobbing Mutor och jäv 0 Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, bil+utrustning Ekonomi 0 Felaktig fakturering rätt lön till rätt person

31 Riskanalys Teknik och service Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) AME 1. Uppdraget Ej utförda arbeten Följa tidsplaner Bilpark Tömning av fraktioner Felsortering Genomförandeplan verksamheten Otydliga uppdrag Felaktig kartläggning Genomförandeplan AME (Tjänstemottagare) Gratiskunder ej boende i kommun Sekretess Droger, alkohol Slussas inte vidare Stöld/ Skadegörelse Stöld, personal, kunder,deltagare Inbrott Stöld av sekretessuppgifter Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Olovlig frånvaro Kompetensbrist Arbetsmiljö Fysisk 0 Hot och våld Rånrisk plus bankning olycksfall på extern arbetsplats Brand Hallkolycka Arbetsmiljö Psykisk Mobbing Utmattning Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda Mutor Tanka privat Handla privat på kommunkonto Ekonomi 0 Felaktig betalning Hantering kontanta medel 2 1 2

32

33 Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2019/18 Revidering av teknik- och servicenämndens delegeringsordning Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden antar förslag till reviderad delegeringsordning för teknik- och servicenämnden. Ärendet I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När beslutanderätten är vidaredelegerad till annan tjänsteperson är det för att det är på den nivå beslutet är lämpligt att tas. Delegeringsordningen behöver uppdateras för att följa kontorets organisation och verksamhet: Tillägg att teknisk chef är biträdande produktionschef och ersättare för produktionschefen, med samma delegation som denne, vid produktionschefens frånvaro. Ändring av titel fastighetsingenjör till fastighetsförvaltare. Tillägg av delegat ingenjör under Kommunaltekniskt område. Dessutom föreslås att begreppet tjänsteman ändras till tjänsteperson samt att delegeringsordningen kompletteras med en lista som förtydligar de förkortningar som förekommer i delegeringsordningen. Kerstin Tibbling Emma Svedin Nämndsekreterare Bilagor Förslag till reviderad delegeringsordning för teknik- och servicenämnden Beslut till Författningssamlingen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

34 Delegeringsordning för Teknik- och servicenämnden Antagen av: Dokumentkategori: Dokumenttyp: Teknik- och servicenämnden , X, Dnr TSN 2019/18 Regel Styrdokument

35 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Delegeringsordning för teknik- och servicenämnden... 2 Återrapportering... 2 Återkallande... 2 Förhinder för delegaten... 2 Ärenden som inte får delegeras Allmänna ärenden... 4 Brådskande ärenden... 4 Utlämnande av allmän handling... 4 Arkiv... 4 Avtal... 4 Delgivning och föra kommunens talan... 4 Organisation... 5 Yttrande... 5 Dataskyddsförordningen (GDPR- General Data Protection Regulation) Personalärenden... 6 Anställning... 6 Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m Kurser, förmåner m.m Arbetsmiljöansvar Ekonomiärenden... 9 Budgetfördelning, attesträtt och representation... 9 Avyttring... 9 Bidragsansökningar... 9 Ersättning Upphandling, inköp och avyttring Kommunaltekniskt område Upplåtelse Avgifter och bidrag Lokala trafikföreskrifter Hantering av livsmedel

36 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Delegeringsordning för teknik- och servicenämnden I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstemänpersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När produktionschefen 1 fått uppdrag att fatta beslut kan produktionschefen vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänstemanperson. Den tjänstemannenpersonen kan i sin tur inte vidaredelegera till ytterligare tjänstemanperson. När produktionschefen har vidaredelegerat beslutanderätten till en annan tjänstemanperson är det för att det är på den nivån beslutet är lämpligt att tas. en har ändå samma beslutanderätt som den beslutanderätten är vidaredelegerad till. en ska bara ta beslut i tjänstemannenspersonens ställe när den är frånvarande. Den tjänstemanperson som har beslutanderätt på vidaredelegering kan lämna ärendet för beslut till högre nivå för avgörande (t.ex. produktionschef eller nämnden) då det t.ex. gäller ett principärende. Återrapportering Återrapportering av delegeringsbeslut till nämnden ska redovisas på nästa nämndsammanträde. Återrapporteringen är viktig för att nämnden ska kunna följa hur beslutanderätten används. Återkallande Nämnden och produktionschefen kan när som helst återkalla lämnad delegering. De kan också välja att ta beslut i ett ärende trots att beslutanderätten är delegerad, men kan i princip inte ändra ett beslut som är taget med stöd av delegering. Förhinder för delegaten Om den tjänstemanperson som har vidaredelegeringen är förhindrad att fatta beslut ska produktionschefen göra det i dess ställe. Ärenden som inte får delegeras Kommunens nämnder kan själva besluta om delegering av beslutanderätt, men det finns vissa ärenden som en nämnd inte får delegera enligt kommunallagen, 6 kap 38 : 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. Biträdande produktionschef Teknisk chef är biträdande produktionschef och ersättare för produktionschefen när denne är tjänstledig eller inte tillgänglig. Biträdande produktionschef har vid produktionschefens frånvaro samma delegation som produktionschefen. 1 är att jämställas med förvaltningschef enligt kommunallagen. 2

37 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Förkortningar AB KL LAS OSL TF Allmänna bestämmelser Kommunallagen Lagen om anställningsskydd Offentlighets- och sekretesslagen Tryckfrihetsförordningen 3

38 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 1. Allmänna ärenden Brådskande ärenden 1.1 Ta beslut i brådskande nämndärenden 1.15 Ta beslut om att ställa in eller ändra tid för sammanträdet Ordförande KL kap 6 39 Ordförande Gäller även beslut i ärenden av mindre vikt eller av icke principiell natur Utlämnande av allmän handling 1.2 Beslut att inte lämna ut allmän handling 1.3 Yttrande vid överklagande av beslut att inte lämna ut allmän handling TF 2 kap 14, OSL 6 kap 1-6 Arkiv 1.4 Arkivansvarig Enhetschef 1.5 Utse arkivredogörare Enhetschef 1.6 Fastställa dokumenthanteringsplan Efter samråd med arkivmyndigheten Avtal 1.7 Underteckna avtal, förbindelser och andra rättshandlingar som beslutats av nämnden Gäller i de fall nämnden inte beslutat om annan delegat i ett ärende 1.8 Underteckna avtal och andra rättshandlingar som avser löpande ärenden inom det egna verksamhetsområdet Enhetschef Under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller av större vikt Delgivning och föra kommunens talan 1.9 Mottagande av delgivning Vid sidan av ordförande, se nämndernas reglemente 1.10 Väcka och föra kommunens talan vid domstol och andra myndigheter, ingående av förlikning samt antagande av ackord, med rätt att sätta annan i sitt ställe Efter samråd med nämndens ordförande 4

39 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Organisation 1.11 Mindre förändringar av förvaltningens organisation Yttrande 1.12 Yttrande som på grund av ärendets innehåll kan bedömas utan behandling i nämnden Enhetschef T.ex. besvarande av brev på nämndens vägnar Lämna yttrande över remisser där sakkunskap efterfrågas Enhetschef Ansvarig handläggare Yttrande över remiss från andra myndigheter och organisationer av principiell eller politisk karaktär besvaras av nämnden Dataskyddsförordningen (GDPR- General Data Protection Regulation) 1.14 Teckna biträdesavtal Enhetschef Artikel Beslut om att lämna registerutdrag Personuppgiftsa mbassadör Artikel Beslut om radering eller rättelse 1.17 Beslut om rätt till begränsning av behandling Artikel Artikel Beslut om att ta ut en rimlig avgift vid begäran enligt artikel 12 p 5 GDPR när begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art Beslut om att vägra tillmötesgå begäran om information enligt artikel 12 p 5 GDPR när begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art. Artikel 12 p 5a Innan beslut kontakta dataskyddsombud Artikel 12 p 5b Innan beslut kontakta dataskyddsombud 1.20 Anmäla personuppgiftsincident till tillsynsmyndighet Enhetschef Incident ska anmälas om det inte är osannolikt att incidenten medför risk för fysiska personers rättigheter och friheter. 5

40 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 2. Personalärenden Anställning 2.1 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens omfattning och entledigande av enhetschef AB 2.2 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens omfattning och entledigande av övrig personal (tillsvidare och viss tid) Enhetschef AB Anställning av produktionschef regleras i KS delegeringsordning. 2.3 Besluta om godkännande eller förbud mot förtroendeskadlig bisyssla produktionschef enhetschef övrig personal Kommunchef Enhetschef AB Efter samråd med personalchef. 6

41 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m. 2.4 Ändrad placering vid övertalighet, på egen begäran eller i andra fall produktionschef enhetschef och övrig personal 2.5 Avstängning och beslut om indragning eller innehållande av lön och andra förmåner produktionschef enhetschef och övrig personal 2.6 Disciplinpåföljd; skriftlig varning produktionschef enhetschef övrig personal 2.7 Avveckling och utköp av personal produktionschef enhetschef och övrig personal 2.8 Uppsägning från arbetsgivarens sida p.g.a. arbetsbrist eller personliga skäl produktionschef enhetschef och övrig personal 2.9 Avskedande produktionschef enhetschef och övrig personal Kommunchef Kommunchef Kommunchef Kommunchef Kommunchef KSau Enhetschef AB Efter samråd med personalchef. AB Efter samråd med personalchef. AB Efter samråd med personalchef. AB Efter samråd med personalchef. LAS 4, 7 Efter samråd med personalchef. LAS 18 Avsked av produktionschef efter samråd med nämnd. Avsked av enhetschef och övrig personal i samråd med personalchef. 7

42 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Kurser, förmåner m.m Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa inom Sverige och Europa Förtroendevalda regleras i kommunfullmäktiges arvodesreglemente. produktionschef enhetschef övrig personal Kommunchef Enhetschef Vid resor utomlands för övrig personal ska samråd ske med produktionschef Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa utanför Europa KSau 2.12 Användande av egen bil i tjänsten produktionschef Kommunchef enhetschef övrig personal Enhetschef Arbetsmiljöansvar 2.13 Ansvar för att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön kontoret enheten Enhetschef 2.14 Ansvar för att det systematiska arbetsmiljöansvaret inom nämnden fungerar 2.15 Ansvar för att det inom nämndens verksamhetsområde finns kompetens inom arbetsmiljöområdet 2.16 Ansvar för att genomföra konsekvensbeskrivningar av hur arbetsmiljön påverkas av förändringar 2.17 Ansvar för genomförande av riskanalys, handlingsplan och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöområdet på respektive enhet Enhetschef 8

43 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 3. Ekonomiärenden Budgetfördelning, attesträtt och representation 3.1 Omdisponering av budget mellan enhet 3.2 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för den löpande verksamheten i enlighet med budget 3.3 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för investeringar i enlighet med budget Ansvarig handläggare Enhetschef Verksamhetsansvarig 3.4 Utse attesträttsinnehavare för tjänstemän Se attestreglemente 3.5 Företrädande av kommunen vid representation med högst 10 % av ett basbelopp per tillfälle och inom budgetram Enhetschef Se representationspolicy Avyttring 3.6 Skänka bort lös egendom till mottagare utanför kommunens organisation Enhetschef Bidragsansökningar 3.7 Ansökan om externa medel (inkl. EU-medel) för projekt- och utvecklingsarbete m.m. 3.8 Beslut om bidrag till organisationer med högst kronor Enhetschef Nämnden beslutar om ansökan då en ekonomisk motprestation krävs om medlen beviljas. Besluten ska alltid meddelas till ekonomienheten. Beviljade medel rekvireras av verksamhetsansvarig enhet. 9

44 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Ersättning 3.9 Besluta om ersättning till enskild vid skada förorsakad av Trosa kommun med högst ett basbelopp 4. Upphandling, inköp och avyttring 4.1 Upphandling av centrala avtal samt kommungemensamma tjänster och varor 4.2 Tecknande av centrala avtal samt kommungemensamma tjänster och varor 4.3 Upphandling över tröskelvärdena Upphandlare Samråd ska ske med berörda förvaltningar Upphandlare Samråd ska ske med berörda förvaltningar 4.4 Öppna anbud i upphandlingar enligt ovan Upphandlare 4.5 Upphandling för verksamheten inom givna budgetramar Upphandlare Enhetschef Handläggare med budgetansvar Upphandling ska alltid ske i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och kommunens upphandlings- och inköpspolicy. 4.6 Försäljning eller annan överlåtelse av lös egendom inom respektive verksamhet Enhetschef 10

45 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 5. Kommunaltekniskt område 5.1 Lämna yttrande enligt 3 kap. 2 ordningslagen om användning av offentlig plats inom detaljplanbelagt område Gatu- och parkingenjör, teknisk chef 5.2 Träffa avtal och göra andra överenskommelser i löpande verksamhet under högst 5 år Teknisk chef 5.3 Uppsägning av avtal och andra överenskommelser i löpande verksamhet under högst 5 år Teknisk chef 5.4 Inhyrning av lokaler för kommunal verksamhet under en tid av högst 5 år Teknisk chef 5.5 Besluta om schakttillstånd inom Trosa kommun Gatu- och parkingenjör, teknisk chef 5.6 Besluta om skyddsjakt och skadeförebyggande åtgärder 5.7 Ansöka om tillstånd till skyddsjakt Teknisk chef Upplåtelse 5.8 Upplåta plats som gäller: 1. tillfällig upplåtelse, 2. torgplatser enligt torghandelsstadgan, Gatu- och parkingenjör, fastighetsingenjör fastighetsförvaltare, teknisk chef 3. mark för ledningar m.m. t.ex. fjärrvärme-, el- eller teleledningar 5.9 Upplåta nyttjanderätt, arrenden och uthyrning under en tid av högst 5 år Gatu- och parkingenjör, fastighetsingenjör fastighetsförvaltare, teknisk chef Reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun: Nämnden har rätt att ingå avtal om arrenden, uthyrning och förhyrning av fastighet med löptider upp till 10 år. 11

46 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m Teckna hyreskontrakt med interna och externa hyresgäster 5.11 Uppsägning av upplåten nyttjanderätt, arrenden och uthyrning Fastighetsingenjör fastighetsförvaltare, ingenjör, teknisk chef Teknisk chef Avgifter och bidrag 5.12 Bestämma avgifter enligt tillämpliga lagar och bestämmelser samt taxa för nämndens verksamhet samt besluta om höjning eller minskning av avgiften samt om avräkning av avgift enligt bestämmelserna i taxan Teknisk chef Inom ramen för kommunfullmäktiges riktlinjer 5.13 Besluta om bidrag till enskilda vägar på fastställda villkor Gatu- och parkingenjör, teknisk chef 5.14 Besluta om bidrag till vägföreningar på fastställda villkor Gatu- och parkingenjör, teknisk chef Lokala trafikföreskrifter 5.15 Beslut om tillfälliga lokala trafikföreskrifter Gatu- och parkingenjör, ingenjör, teknisk chef Nämnden beslutar om permanenta lokala trafikföreskrifter Beslut om dispens från bestämmelser om fordonsvikt, bredd och längd samt körning på gågata eller liknande Gatu- och parkingenjör, ingenjör, teknisk chef 5.17 Beslut om undantag från tillfälliga lokala trafikföreskrifter Gatu- och parkingenjör, ingenjör, teknisk chef 5.18 Beslut om undantag för rörelsehindrade från bestämmelser eller lokala trafikföreskrifter som avser stannande eller parkering Gatu- och parkingenjör, ingenjör, teknisk chef 5.19 Beslut om undantag från lokala trafikföreskrifter Gatu- och parkingenjör, ingenjör, teknisk chef 12

47 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden 2019-XX-XX Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Vatten och avlopp 5.20 Besluta om bevattningsförbud Teknisk chef 5.21 Häva bevattningsförbud Teknisk chef 6. Hantering av livsmedel 6.1 Följa upp och revidera egenkontrollplaner för livsmedelshygien Driftchef 13

48

49 Tekniska enheten Peder Loqvist Ingenjör Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2019/22 Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun Förslag till beslut 1. Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 9 och 3 första stycket 1 trafikförordningen (1998:1276) följande: På Östra Hamnplan på den sträcka som markerats på kartan i denna föreskrift mellan Östermalmsvägen och Fiskargatan får motordrivet fordon inte föras. Förbudet gäller årligen under tiden vecka 23 vecka 33. Förbudet gäller inte fordon med tillstånd. Följande fordon har tillstånd: Varutransporter till och från fastigheter inom området. Denna författning träder i kraft den 1 juni Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

50 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) Tekniska enheten Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 9 och 3 första stycket 1 trafikförordningen (1998:1276) följande: På Fiskargatan på den sträcka som markerats på kartan i denna föreskrift mellan Högbergsgatan och Östra Hamnplan får motordrivet fordon inte föras. Förbudet gäller årligen under tiden vecka 23 vecka 33. Förbudet gäller inte fordon med tillstånd. Följande fordon har tillstånd: Varutransporter till och från fastigheter inom området. Boende inom området som ska till och från sin fastighet. Denna författning träder i kraft den 1 juni Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 16 och 3 första stycket 1 trafikförordningen (1998:1276) följande: På Sockengatans västra sida 15 meter söder ut från Ägogången och fram till Tomtaklintgatan får fordon inte parkeras. Förbudet ger inte rätt att stanna där det är förbjudet att stanna eller parkera enligt trafikförordningen (1998:1276). Denna författning träder i kraft den 1 maj Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 16 och 3 första stycket trafikförordningen (1998:1276) följande: På Rodergatans östra sida 45 meter söder ut från Smäckbrogatan får fordon inte parkera. Förbudet ger inte rätt att stanna där det är förbjudet att stanna eller parkera enligt trafikförordningen (1998:1276). Förbudet gäller inte fordon med tillstånd. Följande fordon har tillstånd: