Kallelse till sammanträde med teknik- och servicenämnden

Transkript

1 Kallelse till sammanträde med teknik- och servicenämnden Tid: Måndagen den 11 maj 2015, kl. 15:00 Plats: Häradsgårdens samlingssal, Vagnhärad Gruppmöte: Majoriteten har gruppmöte kl. 14:00 i Häradsgårdens samlingssal Oppositionen har gruppmöte kl. 14:00 i Häradsgårdens konferensrum Ärenden: 1. Godkännande av dagordningen Dnr 2. Informationsärende Fastighet (Inga handlingar) 3. Kvartalsuppföljning mars 2015 TSN 2015/30 4. Budget 2016 TSN 2015/31 5. Utökad investeringsram för renovering av TSN 2015/26 Sockenstugan i Västerljung 6. Nybyggnation vid Fagerängs förskola TSN 2015/27 7. Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid TSN 2015/32 olägenheter med vilda djur i boendemiljö 8. Revidering av VA-taxa TSN 2015/28 9. Utförd internkontroll 2014 TSN 2014/ Internkontrollplan 2015 TSN 2015/ Lokala trafikföreskrifter TSN 2015/ Konkurrensverkets beslut gällande Trosa TSN 2014/33 kommuns köp av tjänster för projektuppföljning och granskning, Safiren (Beslut för kännedom) 13. Informationsärende Avloppsförsörjning TSN 2014/50 Tofsö fritidshusområde (Inga handlingar) 14. Lägesrapport Safiren TSN 2013/14 (Inga handlingar) 1(2)

2 15. Delegationsbeslut TSN 2015/1 16. Anmälningsärenden TSN 2015/2 17. Övriga ärenden (Inga handlingar) Arne Karlsson ordförande Helena Edenborg sekreterare 2(2)

3

4 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel Fax Kvartalsrapport 1, 2015 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att följande ett-årssatsningar för 2015 inte genomförs: Industrigatan love (uppsnyggning av Industrigatan) 600 tkr Vassröjning 500 tkr att godkänna kvartalsrapporten för de skattefinansierade verksamheterna, att godkänna kvartalsrapporten för de avgiftsfinansierade verksamheterna, att överlämna kvartalsrapporterna till Kommunstyrelsen. Ärendet Utfallet för årets tre första månader för den skattefinansierade delen visar ett överskott med 997 tkr jämfört med budget. Vi ska vid denna tidpunkt på året ha ett överskott då de stora underhållsinsatserna kommer att ske under sommarmånaderna. Resultatet för den avgiftsfinansierade verksamheten är efter första kvartalet ett överskott med 85 tkr. Helårsprognosen för Teknik- och servicenämnden är ett resultat för den skattefinansierade delen på plus tkr. Skälet till detta är att vi inte räknar med att genomföra någon vassröjning i år och inte heller den åtgärd för försköning vi hade tänkt göra vid uterummet runt vår fastighet på Industrigatan. Båda dessa åtgärder var kostnadsberäknade till tkr och så tillkommer nämndens buffert med 576 tkr som vi räknar med att det inte behöver komma användas. För den avgiftsfinansierade verksamheten räknar vi med ett överskott om 900 tkr helt enligt budget men hoppas vi kan nå något bättre än det. En hel del viktiga händelser har vi hunnit med redan under första kvartalet och året ser bra ut. Claes-Urban Boström Produktionschef Monica Andersson Ekonom

5 Teknik och servicenämnden/skattefinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Claes-Urban Boström Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2014 helår 2014 helår 2015 helår 2015 prognos helår Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Resultatet efter första kvartalet ser bra ut och vi har ett överskott med 997 tkr vilket det bör vara då de flesta underhållsinsatser sker över sommarperioden. Prognosen för helår är ett överskott med tkr vilket beror på att vi skjuter två ettårssatsningar på framtiden. Det är 500 tkr för vassröjning samt 600 tkr för iordningsställande av uterummet vid vår nya fastighet på Industrigatan. Resterande medel, 576 tkr, är nämndens buffert. Investeringsuppföljning enligt separat dokument. Viktiga händelser hittills under året Skattefinansierad verksamhet Tekniska Muddring av fritidsbåtsled färdigställd, muddring av hamn och å pågår. Byggnation av 2 avd Väsby fsk. Upphandlat rivningsentreprenad 2 avd Fagerängs fsk. Påbörjat ffu för byggentreprenad uppförande av fagerängs fsk Projektering av ombyggnation av Sockenstugan. Städ Revidering städhandbok pågår. Egenkontrollprogram arbetas fram. Behov av schemaläggningsprogram ses över. Kost Studiebesök vid Södertälje gymnasieskola, restaurang och kök. Livsmedelsupphandlingen ute. Uppföljning och utvärdering av kundenkäter och HME.

6 Teknik och servicenämnden/avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Claes-Urban Boström Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2014 helår 2014 helår 2015 helår 2015 prognos helår Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Resultatet efter första kvartalet är ett plus med 85 tkr. Prognosen för helår är enligt budget vilket innebär att vi ska nå ett plus med 900 tkr. Viktiga händelser under året Va-verksamhet Ny drift och underhållsentreprenad för vaverksamhet är påbörjad. Fortsatt utveckling av va-databas Arbete med samrådsredogörelse och omarbetning av föreskrifter för Sörtuna vattentäkt pågår. Förstärkning av Sörtuna vattentäkt, brunnszon, pågår. Projektering och upphandling av överföringsledningar mellan Trosa och Vagnhärad genomförd. Arkeologiska utredningar är nödvändiga. Anslutning av Tullgarns Slottsområde med vatten pågår. Fortsatt anslutning av fastigheter på Öbolandet. Renhållningsentreprenad Förlängt renhållningsentreprenörer med ett år. Sluttäckningsarbeten på Korslöt är påbörjade. Borttagande av avgift för Hushållsabonnenter på Korslöt. Fortsatt utveckling av ÅVC på Korslöt. Investeringsuppföljning enligt separat dokument.

7 Investeringsredovisning per Tkr Teknik & Servicenämnden - Avgiftsfinansierad vsh Projektbudget Därav Ackumulerad Kommentarer till slutförda Investerat Projekt Projektnamn urspr.+ ev tillägg årets nettokostnad Avvikelse Status och pågående projekt under året eller ändringar budget Inventarier kontoret Nytt reningsverk Trosa framfl Beslut om ny budget flyttas fram i tid. 0 (Framflyttat 10 år) Utredningsarbete påbörjas VA expl Väsby pågår Byggnation genomförd VA Allégatan reinvest ej påbörjad Framflyttad, avvaktar lösning för reningsverk, 0 överföringsledning till Vhd reningsverk VA Västra Fän Finansieras av V:a Fän. 0 (Finansieras av V:a Fän) pågår Schakt- och reliningsentreprenad genomförd Pumpstation Högbergsgatan ej påbörjad Avvaktas, sektionering av spillvattennät och överföringsledning 0 (tidigare Kv Uttern) till Vhd reningsverk. Projektet omfattar ombyggnation av ledning och pumpstation VA Skärlagsgatan Ledningsbyggnationer genomförda för att klara 101 pågår va-försörjning för expl.område VA utr Öbolandet, Lagnö Samtliga 3 etapper för va byggnation genomförda. 793 avser etapp 3 delavsl Besiktningar av backventiler återstår Björke expl. VA Projektering avslutad, ytterligare arkeologiska undersökn. 0 pågår genomförda. Byggnation ej möjlig, Projektet genomförs på annat område Ny vattentäkt pågår Bef. vattentäkt Sörtuna säkras med nytt vattenskyddsområde Byggnation kapacitetshöjande samt säkerhetshöjande åtgärder pågår Nyängen relining delavsl Etapp 1 genomförd. 0 etapp 1+2 Etapp 2 avvaktas Renovering Vhd vattentorn pågår Omprojektering, besiktning av cistern. 0 Byggnation kan tidigast påbörjas då överföringsledning är i drift Gunnarstensgatan, pumpstn pågår Tekniskt genomf. av pmpsump utreds för att undvika spontning. 0 Styr och regler åtgärder påbörjade VA Långnäsberget expl pågår Byggnation genomförd Skärlagsg dagv magasin pågår Byggnation genomfört, justering och planteringsarbeten återstår. 0 Ledningsbyggnation pågår VA expl Hökeberga pågår Va- utredning och systemhandling genomförd. 44 Byggnation huvudledning till Åda Backar genomförd Kalkbruksv vatten, spillvatten ej påbörjad Ej påbörjad Ny huvudvattenledning Sörtuna pågår Ledningsbyggnation utförd och driftsatt. Justeringsarbete återstår Överföringsledning Trosa-Vgh pågår Ledningsrätt klar. Upphandling genomförd. 315 Byggnation avvaktas Lst beslut. Antikvarisk kontroll VA Hagaberg pågår Exploatering va byggnation VA Hagstugan pågår Ledningsbyggnation genomförd, justeringsarbete återstår Avfallshantering återvinningstn ej påbörjad Ytterligare utredning och samverkan med samf. 0 Källvik för placering av ÅVS Korslöt återvinningscentral avslutad Vattenförsörjning till Korslöt genomförd. 0 Asfaltering av ÅVC genomförd. Delsumma

8 Investeringsredovisning per Tkr Teknik & Servicenämnden - Skattefinansierad vsh Projektbudget Därav Ackumulerad Kommentarer till slutförda Investerat Projekt Projektnamn urspr.+ ev tillägg årets nettokostnad Avvikelse Status och pågående projekt under året eller ändringar budget Trafiksäkerhetsåtgärder avslutad V:a Långgatan Byggnation genomförd. 0 avslutad Entreprenadkontrakt hävd och genomförd i egen regi Belysningsprojekt armaturer avslutad Seriebyten av armaturer Proj ny förbifart Trosa pågår Förstudie genomförd av Trafikverket. 0 Kalkylarbete och geotekniska undersökningar genomförda. Investeringen skal hanteras av SBK Vhd centrum Torgbyggnation genomförd, justeringsarbeten genomförda. 0 pågår Centrumvägens förlängning genomförd Parkering Vhd station Byggnation genomförd. 0 pågår Medfinansiering beviljad med t kr. Projektet har burit kostnader för ny ÅVS Gc-vägar Byggnation av gc-bro Nyängsvägen och gc-ansl pågår genomf. Byggnation av anslutning av gc-vägar enl. utredning genomförd Vagnhärads å-miljö Mark- och anl.arbeten genomfört. 0 pågår Belysningsentreprenad genomförd Vägar V:a Fän Det.pl antagen. Byggnation genomförd. 0 (Finansieras av samf.) pågår Genomförandet finansieras av V Fäns vägsamfällighet Parkering Safiren Byggnation genomförd, justeringsarbeten återstår. 0 pågår Planteringskontroll Busstorget Byggnation genomförd. 0 pågår Vagnhärads torg parkyta Byggnation genomförd, justeringsarbeten återstår. 127 pågår Planteringskontroll Lekplatser Ersättning av uttjänt lekutrustning. 95 avslutad Utveckling parker grönmiljö avslutad Omb. Vitalisskolan Byggnation genomförd. 0 Budget utökas 8+20 mkr delvis Stora kostnader i grundläggning samt omprojekt. fr invest.reserv avsl. Krav på projektör. Utredn. pågår Investeringsreserv fastigheter Ersättning för fastigheter på Kråmö. 414 Mindre åtgärder av investeringskaraktär i övriga fastigheter. Delsumma

9 Investeringsredovisning per Tkr Teknik & Servicenämnden - Skattefinansierad vsh forts. Projektbudget Därav Ackumulerad Kommentarer till slutförda Investerat Projekt Projektnamn urspr.+ ev tillägg årets nettokostnad Avvikelse Status och pågående projekt under året eller ändringar budget Omb Safiren Byggentreprenad genomförd. Anläggning invigd mkr från invest.reserv pågår Rivningsentreprenad genomförd. Krav på projektör. Utredning pågår. Juridiska omkostnader Ombyggn matsal bibl Vhd Avslutas. 0 pågår Strandskoning ej påbörjad Utredning ej påbörjad Trosaån rekreationsområde Förstudier påbörjade. 0 pågår Utemiljö förskolor pågår Fler avdelningar Väsby fsk Option på 5,5 mkr till fler avdelningar (varav 0,5 mkr entré) samt entré pågår Byggnation klar maj Markarbeten återstår Fageräng belysn/persutrymme Byggnation genomförd. Justeringsarbeten kvarstår. 0 pågår Nytt tak Trosa Vårdcentral Inventering för genomförande pågår. Solceller / fångare utreds. 0 ej påbörjat Upphandlas Verktyget 4, Industrigatan Köp av fastigheten genomfört juni Ombyggnationer 182 delvis pågår. Åtgärder för delning av fastigheten pågår. avsl Plugin-lösningar Utredning Tomtaklintskolan har genomförts, annan lösning 0 ej påbörjat med ombyggnation av Tomtalunds fsk för Tomtaklintsskolans ändamål genomförd Skärgårdens förskola Byggnation klar, åtgärdande av besiktningsanm. genomfört pågår 16 mkr med option på 5 mkr till fler avdelningar Ev avrop av option Fjärrvärme Stationshusen Avtal klart, byggnation genomförd. 0 avslutad Upprustning Lånesta gård Upprustning av lokaler utförs av Trosa-Vagnhärads finska 2 pågår förening, budget för inköp av material. Byggnation pågår Rep/Underhåll Verktyget Ombyggnationer för interna och externa hyresgäster pågår. 912 pågår Muddring Tureholmsviken Byggnation av huvudränna genomförd. 738 pågår Muddring av hamnområde pågår, separat budget Ombyggnation Tomtalund Ombyggnation av Tomtalunds fsk ers. paviliongbyggnation. 99 pågår Byggnation klar Renovering Fagerängs fsk Upphandling genomförd, byggstart sept Pågår Byggnation avbruten, nyuppförande utreds. Rivningsentreprenad påbörjas, byggnation upphandlas Omb Trosa VC soc och VO Anpassningar i fastigheten för verksamheternas ändamål. 74 Pågår Delsumma *TOTAL Teknisk vsh

10 Kost och städ Projektbudget Därav Ackumulerad Kommentarer till slutförda Investerat Projekt Projektnamn urspr.+ ev tillägg årets nettokostnad Avvikelse Status och pågående projekt under året eller ändringar budget Städutrustning Köksutrustning Total KoS AME Projektbudget Därav Ackumulerad Kommentarer till slutförda Investerat Projekt Projektnamn urspr.+ ev tillägg årets nettokostnad Avvikelse Status och pågående projekt under året eller ändringar budget Traktor Total AME *TOTAL TSN Projektbudget Därav Ackumulerad Kommentarer till slutförda Investerat Projekt Projektnamn urspr.+ ev tillägg årets nettokostnad Avvikelse Status och pågående projekt under året eller ändringar budget Totalt Parkering Safiren o Byggentreprenad genomförd. Anläggning invigd Omb Safiren Rivningsentreprenad genomförd. Krav på projektör. Utredning pågår. Juridiska omkostnader.

11

12 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Teknik och service Claes-Urban Boström Tel Fax Förslag till budget 2016 med plan för Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förvaltningens förslag till budget för den skattefinansierade verksamheten 2016 med plan för att anta förvaltningens förslag till budget för den avgiftsfinansierade verksamheten 2016 med plan för Ärendet Budgetramen för de skattefinansierade verksamheterna är uppräknade enligt anvisningar. I ramen för 2016 avgår 500 tkr för vassröjning samt 600 tkr vi fått för åtgärder i utemiljön vid vår nya fastighet på Industrigatan. För 2016 års budget finns även rationaliseringar med, totalt 430 tkr För 2017 finns rationaliseringar med, totalt 236 tkr. Även ökad ram med tkr för ökade driftsytor inom gata/park tillkommer. I budgeten för den avgiftsfinansierade delen så har vi lagt en budget med planerat överskott för att täcka tidigare års underskott. Det planerade överskottet budgeterades till 900 tkr för 2015 och tkr för Ju mer vi klarar av att hålla igen och öka överskottet 2015 desto bättre för budget Vi föreslår även att Teknik- och servicenämnden föreslår fullmäktige att lägga till mål 5 och 6 för AME samt för kostverksamheten enligt bilagt förslag. För mål 3 föreslår vi en höjning av målen då vi där numer når ett högre tal än målet anger. Vi tror därmed att vi kan öka från 60% till 70% planerat underhåll. Att det akuta underhållet ska minska och det planerade underhållet öka i motsvarande grad skapar bra och välskötta fastigheter, parker, gång- och cykelvägar och vägar. Claes-Urban Boström Produktionschef Monica Andersson Ekonom

13 Teknik och servicenämnden/skattefinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Claes-Urban Boström Totalt, tkr Bokslut Budget Budget Plan Plan Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Verksamhetsområde Gator och vägar Park Kommunfastigheter Inköp och försäkringar Exploateringar Kommunens skogar Kost och städverksamhet AME (Arbetsmarknadsenheten) Tekniska kontoret är ett beställarkontor och i stort sett all verksamhet sker genom årsentreprenader. Tillfälliga arbeten och investeringar sker genom upphandlingar för respektive tillfälle. Kost- och städverksamheten drivs i egen regi. AME tillkom 2014 efter beslut i fullmäktige. Verksamhetsförändringar Tekniska Fortsatt satsning på förskolornas och skolornas utemiljö. Lokalförändringar/omflyttningar inom vårt lokalbestånd för att anpassa lokaler efter behov. Gatubyggnationer och åtgärder i gaturummet fortgår enligt plan. Fortsatt utveckling av parkmiljön. Fortsatt utveckling av lekplatser. Fortsatt satsning på trafiksäkerhetsåtgärder. Kost Uppföljning av livsmedelsupphandlingen. Samverkan med kunder och personal inom skola, förskola och äldreomsorg för att skapa bästa möjliga måltider tillsammans. Öka medvetenheten kring vikten av miljösmarta val när det gäller livsmedel. Fortsatt verka för ökning av eko och närproducerat. Fortsatt Kompetensutveckling av personal inom service, bemötande, matlagning, kunskap kring livsmedel. Fortsätta arbetet med att skapa attraktiva måltidsmiljöer. Städ Fortsatt utveckling av miljömedvetna metoder för städning av lokaler. Fortsatt kompetensutveckling av personal inom service, bemötande, kunskap kring städning/materialvård/underhåll fastigheter. Samverkan med kunder för bästa möjliga service inom städning. Utveckla koncept/framtagande av nya tjänster utifrån kunders behov. Underhållsplaner/krav för städning för alla typer av verksamheter inom Trosa kommun. Samverka med fastighet och AME för fortsatt utveckling av service. AME Eventuellt inrättande av en varusluss. Samverkan med fastighet och städ. Ramökningar Löneuppräkningar 1,85% Prisuppräkning 1% Kompensation för mer gator och parker tkr. Rationaliseringar 430 tkr

14 Verksamheten Fortsätta vårt arbete med planerat underhåll på fastighet och gata. Parkplanen ligger som grund för fortsatt utveckling av våra parker. Lokalprogram för våra fastigheter. Undersöka möjligheten till tillagningskök på Hedebyskolan. En informationssatsning till företag och chefer för ökad förståelse och för att fler ska våga ta emot människor med funktionshinder. Personal Personal Budget Budget Förändr % Personalkostnader, tkr % Personalkostn/total kostnad 20% 20% 0% Ekologisk utveckling Vid upphandlingar som genomförs finns ett miljötänkande. Sunda och miljövänliga val av material i t.ex. byggnationer prioriteras. Upphandlade entreprenörer skall använda sig av miljöklassade maskiner och fordon. Nytänkande i miljöarbetet provas och utvärderas. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Budget Budget Teknisk förvaltning Fastighetsareor Underhåll av fastigheter kr/m Skadegörelse totalt Elenergiförbrukning fastighet Mwh *. 3625, 47,5* Gator antal kvm Park antal kvm Elenergiförbrukning, gata Mwh , 0,69* 2,20 1,50 Drift o underhåll av gator kr/m2 17,19 16,5 16,5 Drift o underhåll av park kr/m2 3,8 3,7 3,7 Kost och städ Måltidskostnad/elev och år Andel ätande i år 7-9 (%) Måltidskostnad/särskilt boende och år Städkostnad kr/kvm och år** * kwh/m2 ** Städnivån har ökat, vi utför mer storstäd, fönsterputs mm. Förbättrat underhåll av våra kommunala fastigheter ger en bättre arbetsmiljö, men också en lägre drifts- och energikostnad vilket förbättrar miljön på sikt. Energioptimeringsprojektet är inne i fasen av att vi kan börja läsa av resultatet och jämföra mellan år. Till 2018 är målet att nå 60% ekologiska och/eller närproducerade livsmedel.

15 Teknik och servicenämnden/avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Claes-Urban Boström Totalt, tkr Bokslut Budget Budget Plan Plan Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Verksamhetsområde VA-verksamhet Renhållning Tekniska kontorets avgiftsfinansierade verksamheter drivs på entreprenad. Verksamhetsförändringar Ny driftentreprenad för VA Projekt vattentäkt/verk Sörtuna?? Ny överföringsledning mellan Trosa avloppsreningsverk och Vagnhärad med sektionering i Trosa färdigställs. Verksamheten Arbetet med sluttäckningen av Korslöt forsätter. Utredning för säkring och genomförande av vattentäkterna kommer att vara ett stort arbete under perioden. Högre återvinningsgrad på Korslöt. Personal Personal Budget Budget Förändr % Personalkostnader, tkr % Personalkostn/total kostnad 6% 6% 0% Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Budget Budget Renhållning Hushållssopor kg/invånare Hushållssopor kr/inv Slam/latrin kr/inv VA-verksamhet Producerad vattenmängd (tm3)* Försåld vattenmängd (tm3)** Ospecificerad förbrukning (%) 46, Vattenläckor, antal Avloppsstopp, antal * 4 läckor på huvudvattenledning samt 15 läckor totalt. ** Allmän trend Ekologisk utveckling VA- och renhållningsverksamhet är miljöfarliga verksamheter med tillståndsplikt för att få bedrivas. Då utförandet sker på entreprenad är det viktigt att rätt krav ställs på entreprenörerna och deras tjänster. Framför allt inom renhållningen har lagstiftningen skärpts under senare år, varför vi måste utveckla verksamheten kontinuerligt. Sorteringen på Korslöt har minskat avfallsmängderna som går till deponi och istället styrt om avfallet till återvinning i olika former material- eller energiåtervinning. Inom VA-verksamheten är funktionen i anläggningarna viktig för att inte belasta miljön i onödan.

16 Teknik och servicenämndens mål - Skattefinansierad verksamhet 2016 Vad Mål Mätmetod 1 Trosa kommuns medborgare är trygga och säkra att vistas utomhus under kvällar och nätter. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med SCB:s medborgarundersökning 2 Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns gator och vägar. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med SCB:s medborgarundersökning Det planerade underhållet av kommunens 3 materiella tillgångar ska överstiga det akuta Minst 70% ska vara planerat underhåll. underhållet inklusive skadegörelse. 4 Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang. 5 Måltiderna är ekologiskt hållbara. 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. 60% av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närpoducerat till 2018 Uppföljning av bokförda kostnader. Årlig HME enkät till kommunens medarbetare Uppföljning av livsmedelinköp 6 Deltagarna i AME:s verksamheter upplever ett högt engagemang. 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät Teknik och servicenämndens mål - Avgiftsfinansierad verksamhet 2016 Vad Mål Mätmetod 1. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med SCB:s medborgarundersökning 2. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med SCB:s medborgarundersökning

17 Teknik och servicenämndens mål - Skattefinansierad verksamhet 2015 Vad Mål Mätmetod 1. Trosa kommuns medborgare är trygga och säkra att vistas utomhus under kvällar och nätter. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med. Medborgarundersökningen 2. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns gator och vägar. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med Medborgarundersökningen Det planerade underhållet av kommunens materiella 3. tillgångar ska överstiga det akuta underhållet Minst 60% ska vara planerat underhåll. inklusive skadegörelse. Uppföljning av bokförda kostnader. 4. Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang. 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av RKA o SKL Teknik och servicenämndens mål - Avgiftsfinansierad verksamhet 2015 Vad Mål Mätmetod 1. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med. Medborgarundersökningen 2. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning. Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med. Medborgarundersökningen

18

19 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Teknik och service Claes-Urban Boström Tel Fax Begäran om utökad investeringsram för renovering av Sockenstugan Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att utöka investeringsramen för renoveringen av Sockenstugan med 500 tkr. Ärendet För en kort tid sedan beslutade Trosa kommun sig för att köpa Sockenstugan i Västerljung med ett något annorlunda men mycket bra upplägg. Skälet till köpet var att vi skulle kunna bevara Sockenstugan som en samlingslokal för främst de boende i Västerljung men självklart för alla i Trosa kommun. Att vi skulle bygga om Sockenstugan så att den passar även för fritidsändamål för skolan så att lokalerna nyttjas både dag- och kvällstid. Fastighetsaffären bygger på en överenskommelse med stiftelsen för sockenstugan om att köpesumman om tkr används för att renovera Sockenstugan till ändamålet att kunna använda det enligt ovan. Våra tidiga kostnadsberäkningar visade att det skulle kosta ca tkr att genomföra renoveringen så som det var tänkt så KS avsatte de extra 300 tkr som behövdes. En upphandling av ombyggnationen genomfördes och det visar sig att byggmarknaden är het, det finns mycket byggjobb just nu så vi får in endast ett anbud som är något dyrare än den beräkning som är gjord. I det läget kan man välja att avbryta upphandlingen och göra en ny upphandling för att se om det möjligen kan komma in ett anbud som är i nivå med vår kostnadsberäkning men då hamnar vi i ett annat problem och det är att Kyrkskolan inte kan börja använda Sockenstugan som fritids i samband med skolstart och det finns ingen garanti att det kommer in något billigare anbud. Man kan också välja att utöka ramen för investeringen så att Kyrkskolan och Västerljungsborna kan använda sin lokal så fort det bara går och att det blir så lite störningar som möjligt. Vi föreslår därför nämnden att föreslå kommunstyrelsen besluta om en utökad ram om 500 tkr för att kunna färdigställa ombyggnationen utan dröjsmål. Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef

20

21 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel Fax Byggnation av två nya avdelningar vid Fagerängs förskola Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att bygga två nya avdelningar vid Fagerängs förskola som ersättning för de två avdelningar som ska rivas, under förutsättning att kommunfullmäktige beviljar investeringsmedel för detta. Ärendet Tekniska kontoret fick i uppdrag av teknik- och servicenämnden, , 76 att riva två avdelningar vid Fagerängs förskola på grund av dess skador och framtida risker med skador och återkomma med förslag på annan lösning efter diskussioner med Skolkontoret och lokalstyrgruppen. Rivningsentreprenaden är nu upphandlad och kommer att verkställas under april/maj månad Under perioden sedan beslutet har kontoret diskuterat med skolans företrädare och ärendet har varit uppe i lokalstyrgruppen för diskussion. Där enades man om föreslagna lösning. Bilagor 1. Teknik- och servicenämndens beslut , Tjänsteskrivelse från tekniska kontoret , dnr TSN 2014/52 Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef

22 Sammanträdesprotokoll Teknik- och servicenämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum TSN 2014/52 Avbruten renovering i Fagerängs förskola Teknik- och servicenämnden beslutar att avbryta renoveringen av avdelningarna Svanen och Katten i Fagerängs förskola. att uppdra till tekniska kontoret att riva de två avdelningarna på grund av dess skador och framtida risker med skador och återkomma med förslag på annan lösning efter diskussioner med Skolkontoret och lokalstyrgruppen. Ärendet Fagerängs förskola har fem avdelningar och sedan 2012 har tre av dessa renoverats. Två avdelningar återstod, Svanen och Katten, och åtgärdsförslag togs fram. När arbetet med dessa två avdelningar skulle starta så visade det att det fanns betydligt fler fel än vad som framkom i den undersökning som gjorts tidigare. En ny undersökning har gjorts och den visar att flera och kostsamma åtgärder behöver göras. Den totala kostnad som räknats fram för att även åtgärda de nya problemen motsvarar att bygga helt nytt, så fortsatt renovering bedöms inte vara ekonomiskt försvarbart. Därför beslutar teknik- och servicenämnden att avbryta renoveringen och att uppdra åt tekniska kontoret att tillsammans med berörda inom skolan och lokalstyrgruppen att arbeta fram ett nytt förslag på hur man ska klara behovet av förskoleplatser i Vagnhärad på kort och lång sikt. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, Kopia till Humanistiska nämnden Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 6

23 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2014/ Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel Fax Avbruten renovering i Fagerängs förskola Teknik- och servicenämnden föreslås besluta: att avbryta renoveringen av avdelningarna Svanen och Katten i Fagerängs förskola. att uppdra till tekniska kontoret att riva de två avdelningarna på grund av dess skador och framtida risker med skador och återkomma med förslag på annan lösning efter diskussioner med Skolkontoret och lokalstyrgruppen. Vad har tidigare gjorts Fagerängs förskola har fem avdelningar och sedan 2012 har vi renoverat 3 avdelningar som haft stora behov av ytskiktsrenoveringar. Under denna period har de tre avdelningarna renoverats för 400 tkr/styck och förutom ytskikt så har även kök och skåpsinredningar från 1971 bytts ut. Uteförråd har rustats och en gemensam hall till tre avdelningar har renoverats då den befintliga mattan innehöll asbest. Totalt så har dessa renoveringar kostat kr. Till detta har vi även investerat i ny utebelysning samt utbyggnad av personalomklädningsrum då de gamla var i samma rum som fjärrvärmecentralen. Kostnad för dessa två delar 650 tkr. Vad återstod och vad beslutades tidigare i år Det återstod två avdelningar och där hade vi funnit ett annat problem då dessa två avdelningar inte är byggda under samma tid. Golvet här är konstruerat så att isoleringen ligger direkt på grundläggningen vilket gjort att det uppstått problem och utifrån en konsultutredning bör golven bytas ut i sin helhet och totalrenoveras. Från rapporten har här gjorts en sammanfattning med åtgärdsförslag:

24 Sammanfattning av tidigare undersökning Resultaten av de tidigare utförda undersökningarna och provtagningarna visade att det fanns fukt- och mögelskador i övergolv i avd Katten och avd Svanen. Mögellukt kändes i uttagna prover på mineralullsskivor och plastfolie i övergolvet. Mögelskadorna i övergolv är orsakade av de höga fuktförhållandena (RF %) som råder i betongbjälklaget. Fullgott dränerande- och kapillärbrytande lager saknas under betongbjälklaget. Risk för mögeltillväxt föreligger vid RF 75 %. Den bakterie som växer bland annat på plastfolie heter Actinomyceter och avger kraftig lukt typ jordkällare alternativt mögellukt. Inga fuktmögelskador synes förekomma i ytterväggar inklusive ytterväggssyllar. Har tillfredsställande utförande. Huruvida mellanvägar står ovan befintligt övergolv alternativt direkt på betongbjälklaget är ej kontrollerat. Den i begränsad omfattning utförda besiktningen av vindsutrymmet (avdelning Katten) visar att underlagstak (masonite) på betongpannor ställvis är fuktskadade. Skadeomfattning är ej klarlagd. En kompletterande statusbesiktning av yttertaksutförande bör utföras inom en snar framtid. För att åtgärda konstaterade fuktskador i övergolvet i avdelningarna Katten och Svanen, krävs kraftfulla byggnadstekniska åtgärder. Åtgärdsförslag för de problem vi då visste om. Åtgärdsförslaget syftar till att skapa sådana förhållanden att inomhusmiljön skall upplevas som bra av brukarna. För att göra detta krävs kraftfulla byggnadstekniska åtgärder. Åtgärderna i stort omfattar utrivning av samtliga övergolv inklusive eventuella träsyllar i mellanväggar i avdelningarna Svanen och Katten. Nytt övergolv utförs med mekaniskt ventilerat övergolv typ Nivell, Nybo alternativt Granabgolv. Inga åtgärder krävs i ytterväggar. I samband med ombyggnad av övergolv rekommenderas att även befintlig golvbeläggning (PVC-matta) i rum med överbetong utrivs. Till detta kommer så den ytskiktsrenovering som bör göras även i dessa avdelningar likt de tre andra. Arbetet som ska göras under förutsättning att erforderliga politiska beslut fattas skall handlas upp och kan således göras tidigast under hösten Detta är dock fullt möjligt genom att Skolförvaltningen tomställt avdelningar inom förskoleverksamheten i Vagnhärad på grund av brist på barn under hösten. Den kostnadsberäkning som är gjord för motsvarande ytskiktsbehandling som är gjord i de övriga tre avdelningarna samt för en totalrenovering av golvet var totalt 3,6 mkr. Vad har vi nu upptäckt? Det visade sig när arbetet skulle starta att det fanns betydligt fler fel än vad som framkom i vår undersökning tidigare. När man öppnade i väggarna så visade det sig att vi även hade problem där, något som inte hade visat sig i den tidigare undersökningen utan visade sig först när vi öppnade väggarna.

25 Enligt den nya undersökning som nu också inkluderar väggarna så är byggnaden inte byggd enligt den ritning som ligger till grund för byggnationen utan här har man byggt fasaden på spånskiva utanför betongplatta med följd att en spalt längs fasad bildats vilket inte varit helt lyckat. Kontentan av det är att det blivit skador i ytterväggarna som vi måste byta ut. Även samtliga innerväggar måste bytas för att klara täthetskraven för fukt. Samtliga 60 fönster måste också bytas ut. Kan även tillkomma åtgärder för befintligt avlopp samt projekteringskostnader. Som det ser ut just nu så kommer projektets kostnader att öka med mer än det dubbla om samtliga nödvändiga åtgärder ska vidtas. Projektet hade en budget på 3,6 mkr och med det vi nu vet som kommer till så innebär det en merkostnad med ca 5 mkr vilket gör en total kostnad om ca 8,6 mkr. Då är inte eventuella problem med avloppet inräknat. Det beloppet motsvarar ganska väl att bygga helt nytt så att fortsätta renoveringen är inte ekonomiskt försvarbart. Så vår bedömning och förslag till Teknik- och servicenämnden blir att avbryta renoveringen. Att uppdra åt tekniska kontoret att tillsammans med berörda inom skolan och lokalstyrgruppen att arbeta fram ett nytt förslag på hur vi ska klara behovet på förskoleplatser i Vagnhärad på kort och lång sikt. Att avbryta renoveringen och genomföra en rivning med återställande av yttervägg och mark är naturligtvis inte gratis utan kommer att belasta projektet med ca 1 mkr för den delen samt att projektering och upphandling av projektet kostat ca 500 tkr. Exakt kostnad för detta får vi återkomma om efter att en sådan upphandling skett. I sammanhanget kan sägas att vi haft lite tur då ersättningslokaler för förskolan finns i gamla förskolan Fagerhult. Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef

26

27 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Tekniska enheten Stig Tördahl Tel Fax Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid olägenheter med vilda djur i boendemiljö Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anta taxa för nyttjande av kommunskyttar: Uthyrning av fällor 500 kr/två veckors period Tillkommer avgift med 300 kr/dag för tillsyn av fälla Hämtning av dött djur 500 kr/st Fågelproblem 300 kr/besök Utryckning/konsultation 300 kr/besök Ärendet Boende i Trosa kommun upplever speciellt under vår, sommar och höst olägenhet med vilda djur i boendemiljö. Det är inte självklart att det är kommunens ansvar att ombesörja omhändertagande av denna olägenhet. Det är oftast fastighetsägarens ansvar att ta hand om och lösa dessa olägenheter. Mot en avgift kan fastighetsägarna ta hjälp av kommunskyttarna för att lösa olägenheterna. Föreslagen taxa för anlitande av kommunskyttar är baserad på självkostnadsprincip: Uthyrning av fällor 500 kr/två veckors period Tillkommer avgift med 300 kr/dag för tillsyn av fälla Hämtning av dött djur 500 kr/st Fågelproblem 300 kr/besök Utryckning/konsultation 300 kr/besök Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef

28

29 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Teknik och service Claes-Urban Boström Tel Fax Höjning av brukningsavgifterna för Vatten- och avlopp Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslag om höjning av brukningsavgifterna för Vatten- och avlopp. Brukningsavgifterna höjs med 12 procent att gälla from Ärendet Trosa kommun har investerat i upprustning av Trosa reningsverk enligt beslut i KF Kostnaden för upprustning inklusive överföringsledning mellan Trosa och Vagnhärad beräknades till 31,6 Mkr. Då angavs ett behov om en avgiftshöjning på 11 % till följd av de ökade kostnaderna. Avskrivningstiden för upprustningen av reningsverket sattes till 10 år medan överföringsledningen skrivs av på 50 år. Ytterligare investeringar pågår i överföringsledning Sörtuna samt för ny vattentäckt till en budgeterad kostnad av 30,5 Mkr. Avskrivningstiden för dessa är 50 respektive 100 år. Den avgiftshöjning som beräknades 2010 har inte genomförts. Med ytterligare investeringar i ny överföringsledning och vattentäckt beräknas avgifterna att behöva höjas med 12 procent från Brukningsavgifterna regleras årligen enligt tidigare beslutat index beräknar vi att VA-avgifterna ger en intäkt på tkr. 12 % höjning av taxan motsvarar 2,1 Mkr. Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef

30

31 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2014/ Kultur och fritid Claes-Urban Boström Tel Fax Utförd internkontroll 2014 för Teknik och service Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att godkänna genomförd internkontrollplan för Ärendet Internkontrollplanen är utförd enligt bilagda rapporter. Kontrollerna är utförda enligt beslutade rutiner och följs väldigt bra och vi har utifrån den riskanalys som gjorts kontrollerat enligt uppgjord plan. Den allvarliga brist vi funnit är bristerna i underlaget från projektören gällande Safiren. Den punkten har funnits med i riskanalysen med ett högt värde och utifrån det som hänt var det höga värdet befogat. Det vi gjort för att förebygga en liknande händelse är att vi anställt både en bygg- och projektledare för att säkerställa att vi äger projekten från början till slut. Claes-Urban Boström Produktionschef

32 Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Teknik och servicenämnden Stig Tördahl Tekniska enheten Upphandling Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Avtal följs inte Beställning i förhållande till avtal Tc Stickprov fakturor mot avtal 1 /år Pc 15 Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Mutor Felaktig tilldelning Tc Abudsöppning med Vid Pc 10 protokoll signeras av tilldelning minst två personer. Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Överklagande efter Överklagan inkommet Tc Anlitande av juridisk Vid Pc 12 tilldelningsbeslut konsultation för tilldelning bemötande. Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Tidsbrist Planerad upphandling Tc Tid avsatt till genomförande av Vid upphandli Pc 9 h dli

33 upphandlingar. ng Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Upphandling Tilldelat uppdrag kontrolleras Tc Uppföljning mot Vid Pc 8 genomförs inte mot avtal / ramavtal gällande avtal. angivande av uppdr. Beställning Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Entreprenör kommer ej Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Brist i upph.underl. Tc Vid Pc 20 och projektering tilldelning Underhåll Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Underhållsplan följs inte Arbeten ej utförda Tc Uppföljning av avtal,uppföljning av tidsplaner Granskn. av upph. underl. före upph. Genomf. av kostnadskalkyler. Kontroll av anb.priser samt utförande efter infodrat anbud. Uppföljning beställningar Tc Uppföljning av underhållsplan genomförd vid byggm. 1 /mån 1 /mån Pc 15 Pc 12 Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Dåligt akut Driftfel, haverier Tc Uppföljning vid 1 /mån Pc 10 underhåll byggmöten Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Entreprenörsbrist Ej genomf beställningar Tc Uppföljning vid 1 /mån Pc 25 projekt byggmöten, även tllä fö d

34 tllägg genomförda Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till Ekonomi ej Underhålls brister Tc Uppföljning behov och 1 /mån Pc 10 tillräckligt brister tecknas i plan Urval Kontroll resultat Brist i upphandlingsunderlag ombyggnad Safiren, anspråk för skada. Rutin angående brist i upphandlingsunderlag införd enl. beslut KF. För övriga rutiner konstateras inga brister. Kontrollen utförd: Datum: Underskrift:

35 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Teknik- och service Kerstin Tibbling Rätt mängs mat lev. Till rätt pris Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till värde Rätt mängd mat Beställning Kostchef AIVO rev 1 ggr/år Prodchef 12 lev. Till rätt pris priser Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Lägga in uppdatering av priser minst 1 ggr/år Priser har uppdaterats 1 gång 2014 Vi ser över hur vi kan automatisera prisuppdatering via AIVO idag sker det manuellt Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Kerstin Tibbling

36 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Teknik- och service Kerstin Tibbling Säker matlev. Enl livsmedelslagen Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till värde Säker matleverans Enligt Egenkontroll Kostchef Intern 1 gång/år Prodchef 10 revision Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Egenkontrollrutiner Utbildning genomförs vartannat år har genomförts under 2013 nästa utbildnig ht 2015 Revision av EKP, vissa rutiner utförd under 2012 samt 2014 Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Kerstin Tibbling

37 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Teknik- och service Kerstin Tibbling Beställning av rätt mängd Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till värde Beställning av rätt Lagerhållning Prodledare Inventering 2 ggr/år Prodchef 20 mängd mat Tomta och HG kök Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Augusti månads inventering Tomtaklint och HG Inventering utförs alltid i samband med delårsbokslut och bokslut Inventering utförd Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Kerstin Tibbling

38 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Teknik- och service Kerstin Tibbling Bil används enbart i tjänst Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk moment till värde Bil används enbart Återlämning av bil Städledare Loggbok 1 ggr/år Prodchef 9 i tjänst stickprov Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Kolla att bil på plats vid stickprov / Trotab Bil på plats efter dagens arbete. Loggbok fylls i Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Kerstin Tibbling

39

40 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Kultur och fritid Claes-Urban Boström Tel Fax Internkontrollplan 2015 för Teknik och servicenämnden Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att anta internkontrollplan för Ärendet Verksamheterna har gjort riskanalyser som leder till en internkontrollplan för Det som tillkommer i år är AME som tidigare inte haft en internkontrollplan. De har nu genomfört en riskanalys och därmed fått med alla de risker som bedöms som en åtta eller högre i nämndens Internkontrollplan för Vi har även som en konsekvens av de åtgärder vi vidtagit kring punkten Brist i upphandlingsunderlag och projektering sänkt risktalet från 20 till 10 då vi efter en sådan åtgärd har större kontroll och äger projekten på ett tydligare sätt. Riskerna är fortfarande relativt höga vid större projekt där osäkerheten kring byggnationer varierar kraftigt mellan en nybyggnation och en ombyggnation. I övrigt inga förslag till förändringar. Claes-Urban Boström Produktionschef

41 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Teknik & Service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. * Punkter markerade med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Upphandling Avtal följs inte 15 Beställning i förhållande till avtal Stämma av fakturor mot avtal Vid attest av Teknisk chef Prod.chef fakturor Mutor 10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Vid tilldelning Teknisk chef Prod.chef Överklaganden efter beslut 12 Inkommande överklaganden Analys av överklaganden Tilldelning, Teknisk chef Prod.chef. avbryta, fullf. Tidsbrist 9 Planerad och avsatt tid för upphandling Faktisk tid i förhållande till plan Vid annonsering Teknisk chef Prod.chef Upphandlingar genomförs inte 8 Tilldelat l uppdrag kontrolleras mot avtal. Uppföljning mot gällande avtal. Vid angivande av Teknisk k chef Prod.chef uppdrag Beställning Entreprenörer kommer inte 15 Arbeten utförs ej, försenas Uppf. avtal, beställning Möte entrepr. Teknisk chef Prod.chef Felaktig projektering 10 Störning i byggprocess. Granskn. Projekt- byggledare. Proj.möte. Proj.ledare Teknisk ch Underhåll Underhållsplanen följs inte 12 Beställning, omprioritering Uppföljning underh.pl Då, bokslut Teknisk chef Prod.chef Dåligt akut underhåll 10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Då, bokslut Teknisk chef Prod.chef Entreprenörsbrist 25 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Då, bokslut Teknisk chef Prod.chef Ekonomi - inte tillräckligt med 10 Underhållsbrister Uppf. behov, brister Då, bokslut Teknisk chef Prod.chef medel Kost Matleveranser internt Rätt mängd levereras till rätt pris 12 AIVO kostdataprogram, Revidera 1 ggr per år Måltidschef Prod chef Beställning priser Säker matleverans enl. 10 Egenkontroll rutiner, revision Vartannat år Måltidschef Prod chef livsmedelslagen Egenkontroll Lagerhållning Kost & Städ 20 Lagerhållning, utgående datum Inventering aug & dec Måltidschef Prod chef Personal Kommungemensamma Bisysslor * 8 Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal 1 gång per år Chef enl. Prod.chef delegation Arbetsmiljödelegation * 8 Att delegationsordningen är aktuell Enhetschef Komplett 1 gång per år Prod.chef K:\Nämnder\TSN\TSN \Tjänsteskrivelser\ \Internkontrollplan 2015\Internkontrollplan TSN 2015