Kallelse till Teknik- och servicenämnden

Transkript

1 Kanslienheten Sofia Ölander Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid och plats: Torsdagen den 15 mars 2018 Kl Sammanträdesrummet, Trosa kommunhus Gruppmöte: Majoriteten har gruppmöte kl i sammanträdesrummet Oppositionen har gruppmöte kl i sammanträdesrummet högst upp i Gula huset Kallelse till Teknik- och servicenämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Bokslut 2018 TSN 2018/21 3. Redovisning av utförd internkontrollplan 2017 TSN 2017/24 4. Internkontrollplan 2018 TSN 2018/22 5. Revidering och komplettering av investeringsbudget 2018 TSN 2018/23 6. Utökad budget för feriearbetare 2018 TSN 2017/74 7. Information om modulbostäderna TSN 2018/17 (Inga handlingar) 8. Information Tofsö TSN 2018/24 (Inga handlingar) 9. Redovisning av delegationsbeslut TSN 2018/1 10. Anmälningsärenden TSN 2018/2 11. Övriga frågor Arne Karlsson Ordförande Sofia Ölander Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2018/21 Bokslut 2017 för teknik- och servicenämnden Förslag till beslut 1. Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut för de skattefinansierade verksamheterna avseende år Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut för de avgiftsfinansierade verksamheterna avseende år Sammanfattning Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett marginellt underskott om 125 tkr och den avgiftsfinansierade ett underskott om ca tkr jämfört med budget. Det verkliga utfallet inom avgiftskollektivet var ett underskott om 400 tkr. VAverksamheten överskred budget med tkr och renhållningen med ca 200 tkr. Under 2017 har taxan för anslutningsavgifterna reglerats och inför budget 2018 har även brukningsavgiften justeras för att täcka verksamhetens kostnader. Det innebär att VA-verksamheten från år 2018 har förutsättningar att återställa tidigare underskott. Ett stort antal investeringar och aktiviteter har genomförts under året. Måluppfyllelsen är i huvudsak god och har i flera fall förbättrats jämfört med föregående år även om det fortfarande finns möjlighet till förbättring och utveckling. Ärendet Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett marginellt underskott om 125 tkr. Tekniska kontoret inkl. nämnden står för ett underskott om ca 500 tkr, arbetsmarknadsenheten ett underskott om ca 350 tkr och driftenheten ett överskott om ca 700 tkr. Tekniska kontoret skulle budgettekniskt ha redovisat ett överskott om ca tkr som en följd av överkompenserade kapitaltjänstkostnader och en ettårs-satsning som klassats som investering istället för driftåtgärd. Kostnader av engångskaraktär inom gata och fastighet gjorde dock att överskottet uteblev, verksamheterna bedöms ha en budget i balans inför kommande år utan att åtgärder behöver vidtas. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Teknik- och servicenämnden VA verksamheten hade inför året budgeterat ett överskott om tkr. Överskottet skulle delvis täcka upparbetade underskott. På grund av flera stora avloppsstopp och vattenläckor under sommaren kunde verksamheten inte lämna ett överskott utan resultatet stannade på ett underskott om ca 400 tkr, d.v.s. budgeten överskreds med ca tkr. Under året har taxan för anslutningsavgifterna reglerats och inför budget 2018 har även brukningsavgiften justeras för att täcka verksamhetens kostnader. Det innebär att VA-verksamheten först från år 2018 har förutsättningar att återställa tidigare underskott. Kostnaderna för omhändertagande av slam, latrin och fett har under ett antal år överskridit intäkterna. Så även detta år med ett negativt resultat ca 150 tkr. Taxorna för bl.a. latrin har därav justerats inför Ett stort antal investeringsprojekt har genomförts under året, bl.a. för att möta tillväxten med även för att öka standard på befintliga anläggningar eller för att komplettera gång- och cykelnätet. Medfinansiering har sökts och erhållits för såväl investeringar i skolmiljö som i GC-nätet. Vi har under året deltagit i ett stort antal exploateringsprojekt som medför nya VA-anslutningar, arbetet med ett kommunalt huvudmannaskap på Tofsö har inletts, standarden har ökats på flera återvinningsstationer, vi har sett över, utvärderat och reviderat såväl anslutningssom förbrukningsavgifter för vatten, avlopp och renhållning. Framtiden kommer bland annat att handla om att vi anpassar och bygger ut vår verksamhets-, idrotts- och fritidsanläggningar i takt med den ökade tillväxten. Vårt driftsåtagande har ökat i takt med tillväxten, genomförda exploateringar och nya bostadsområden. Vi utvärderar och utvecklar våra driftentreprenader, externa och interna, de ekonomiska förutsättningarna inom framförallt vatten och avlopp gör att vi kan jobba mer systematiskt med förnyelse och underhåll i nätet, vi utreder möjligheter och behov av ny/utökad avloppsrening. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Teknik- och servicenämndens bokslut Beslut till Kommunfullmäktige

5 Teknik och servicenämnden/ Skattefinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget, netto Utfall, netto Avvikelse Investering, netto Antal årsarbetare Antal kvinnor Antal män Frisknärvaro %* Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år. Nämndens verksamhetsområden Nämnden har inom den skattefinansierade verksamheten ansvar för kontroll, skötsel, drift och underhåll av: gator och vägar parker, grönytor och skogar fastigheter fastighetsservice, kost- och städverksamhet arbetsmarknadsåtgärder kommunens upphandlingar och försäkringar Tekniska kontoret är ett beställarkontor och i stort sett all verksamhet sker genom entreprenader. Kost- och städverksamheten drivs i egen regi. Organisationsschema alternativt i punktform. Årets resultat Totalt redovisas ett marginellt underskott om 125 tkr. Tekniska kontoret inkl. nämnden står för ett underskott om ca 500 tkr, arbetsmarknadsenheten ett underskott om ca 350 tkr och driftenheten ett överskott om ca 700 tkr. Tekniska kontoret skulle budgettekniskt ha redovisat ett överskott om ca tkr som en följd av överkompenserade kapitaltjänstkostnader och en ettårs-satsning som klassats som investering istället för driftåtgärd. Fastighetsverksamheten och då framförallt kostnaderna för grundskolorna överskrider budget med ca 400 tkr. Kostnaderna för gata och park överskrider budget med ca 700 tkr där 200 tkr är hänförligt till ökade kostnader för skadegörelse. Kostnaderna som gjorde att budget överskreds var av engångskaraktär varför verksamheterna bedöms ha en budget i balans inför kommande år utan att åtgärder behöver vidtas. Nämnden redovisar sin buffert i överskott om ca 600 tkr. Arbetsmarknadsenheten har under året lyft behovet av ökad budget för att täcka lönekostnaderna för anordnade av kommunens 80 ferieplatser, ett underskott om 200 tkr redovisas härav. Inom den dagliga verksamheten som utförs på uppdrag av vård och omsorg har antalet deltagare blivit allt fler men ersättningen från vård och omsorgskontoret har inte ökats det har för året resultaterat i ett underskott om ca 170 tkr. Dessa ekonomiska skevheter måste åtgärdas med under 2018, i annat fall måste antalet platser minskas inom såväl feriearbete som daglig verksamhet. Överskottet inom driftenheten kan i huvudsak hänföras till kostenheten. Ökade produktionsvolymer inom i stort sett samma organisation ger sänkt produktionskostnad per portion. Nämndens verksamhet är så mångfasetterad att det är svårt att dra generella slutsatser på övergripande nivå om intäkts- och kostnadsutvecklingen men bortsett från förändringar i internhyresintäkter och ränta och avskrivningar kan sägas att intäkterna ökat med 5% årligen sedan år 2015, personalkostnaderna har ökat med 6% respektive 11% och övriga kostnader är i stort oförändrade. Det pekar på att verksamheterna har blivit mer kostnadseffektiva över tid vilket delvis kan förklaras med tröskeleffekter. Måluppfyllelse Målet är att medborgarna är trygga och säkra att vistas utomhus under kvällar och nätter jämfört kommungruppen SCB använder. Trosa kommer på 1 plats av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken). Placeringsmässigt är oförändrad men index har sjunkit något från 74 till 72. Index över 55 sätts av SCB som = nöjda medborgare. Målet är uppnått. Målet är att medborgarna är ska vara nöjda med Trosa kommuns gator och vägar jämfört kommungruppen SCB använder. Trosa kommer på 5 plats av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken). Placeringsmässigt är oförändrad men index har sjunkit något från 59 till 58.Index över 55 sätts av SCB som = nöjda medborgare. Målet är nått men bara knappt sett till index. Tillväxt & arbete Nämndens verksamheter är oerhört viktigt för en fungerande tillväxt. Nämnden har en målsättning av med god framförhållning och planerar för utbyggnad av t.ex. förskolor, skola och vägar osv. Genomförd projektuppföljning samt investeringsredovisning anger att arbete med

6 framförhållning och god planering sker. Under året har t.ex. antalet förskole- och skolplatser kompletterats, fler portioner skolmat till levererats, fler personer har via arbetsmarknadsenheten kommit i arbete. Verksamheter För att kunna säga verksamheten är kostnadseffektiv har nämnden valt att utifrån ett antal nettokostnader se om verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till tidigare år ekonomi och redovisad kvalitet förefaller verksamheterna kostnadseffektiva och i linje med gjorda prioriteringar. Trosa kommun placerar sig sett till länet i mitten eller under avseende nettokostnad per invånare med undantag för nettokostnad för väg- järnvägsnät, parkering där Trosa lägger mest resurser per invånare i länet. Målet anses uppnått. Hälsa & miljö Målsättningen var att 60% av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närproducerade till Utvecklingen har varit positiv sedan 2015 med 40 %, 2016 med 50% och 2017 med 52,6 % men mål är ej uppnått. Skälet är främst brist på ekologiska produkter. Engagemang Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett fortsatt högt medarbetarengagemang där 89% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Deltagarna inom AMEs verksamheter upplever ett fortsatt högt medarbetarengagemang där 90% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det God ekonomisk hushållning Nämnden och dess verksamheter bidrar till en god ekonomisk hushållning med en budget balans och en kontrollerad kostnadsutveckling. Medarbetare Personalvolymen inom verksamheterna har under utökats marginellt under perioden. Verksamheterna har sammantaget en väldigt hög frisknärvaro även om det finns skillnader mellan enheterna. Viktiga händelser Ett stort antal investering projekt har genomförts under året, bl.a. för att möta tillväxten med även för att öka standard på befintliga anläggningar eller för att komplettera gång- och cykelnätet. Medfinansiering har sökts är erhållits för såväl investeringar i skolmiljö som i GC-nätet. Den nya driftorganisationen har kommit på plats och rutiner för beställningar och arbetsformer och uppdrag utvecklas. Tekniska enheten har tillsammans med kultur- och fritidskontoret arbetet med att upprätta underhållsplaner, gränsdragningslistor för tjänstekoncessionerna och för våra förenings- och kulturlokaler. En ny intern hyresmodell har tagits fram och sjösättas inför budget Vi inför ett nytt system för felanmälan och orderhantering i offentliga miljöer. Systemet är öppet för alla och kan även installeras i din telefon som en applikation. Länsstyrelsen beviljande dispens för framtagande av det historiska badet på Borgmästarholmen Trosa kommun fick rätt i frågan om skarvarnas negativa påverkan på miljön och ärendet åter visades för nytt beslut hos länsstyrelsen. Arbetsmarknadsenheten spelade en stor roll i arbetet med extratjänster inom kommunen och målsättningen för 2017 nåddes. Framtiden Verksamhetsintegrerade praktikplatser i kommunen är fullt utvecklat och enheterna tar emot 1-2 st. personer per enhet. Vi genomför extra gatuunderhåll på särskilt utsatta central vägsträckor. Hamnängsområdet genomgår en större upprustning. Under året införs ett felanmälning- och ärendehanteringssystem för våra hyresgäster. Parkplanen ligger som grund för fortsatt utveckling av våra parker Arbetet med att koppla ihop gång och cykelnätet fortsätter, en gång- och cykelväg kopplar ihop Västerljung och Vagnhärad Vårt driftåtagande har ökat i takt med tillväxten, genomförda exploateringar och nya bostadsområden.

7 Vi utvärderar och utvecklar våra driftentreprenader, externa och interna. Vi anpassar och bygger ut vår verksamhets-, idrotts- och fritidsanläggningar i takt med den ökade tillväxten. Vi utvecklar infrastrukturen i linje med beslut om stationsläge och infart Västra Trosa. Investeringsuppföljning Samtliga investeringar redovisas i särskild bilaga. Här beskrivs kort de mer omfattande som genomförts eller färdigställts under året. Trafiksäkerhetsåtgärder har genomfört med hjälp av medfinansiering bl.a. har övergångsstället på Stensundsvägen byggts om, anpassningar har gjorts på Skolvägen. I Vagnhärad har flera större projekt genomförts under året, bl.a. har skolgården på Hedeby/Fornby genomgått en omfattande upprustning och renovering. Parallellt med det har Centrumvägen byggts om bl.a. för att skapa nya parkeringsplatser men även för ökad trafiksäkerhet och skapandet av ett mer bebyggt och trevligt gaturum. Flera belysningsprojekt har gjort under året, bl.a. förbättrad belysning på Tomtaklintskolan och vid Gröna Torget och inför jul kompletterades och upprustades julbelysningen. Vårdcentralen har försetts med nytt papptak och plåtdetaljer har målats om. Plåttaken på Industrigatan har målats om och parkeringen har byggts om för såväl ökad tillgänglighet som förhöjt estetiskt uttryck. Kyrkskolans ytskikt har renoverats, Hedebys hemkunskapssal har total renoverats och Tomtaklint förskola har genomgått en omfattande renovering och i samband med det fått en ny entré. Skärlagsskolan och Vitalisskolan har genom paviljonger kompletterats med fler klassrum för att möte växande elevantal. Under årets senare del köptes bostadsmoduler in för att genom snabba åtgärder kunna möta de nya anvisningstallen. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Teknisk förvaltning Fastighetsareor egna Fastighetsareor inhyrda Underhåll av fastigheter kr/m Elenergiförbrukning fastighet Mwh Gator antal kvm Park antal kvm Kostnad gator & vägar samt park kr/invånare Elenergiförbrukning, gata Mwh Drift o underhåll av gator kr/m2 23,2 18,5 17,7 Drift o underhåll av park kr/m2 3,5 3,3 3,9 Skadegörelse tkr totalt fastighet och gata/park Fastighetsservice Antal genomförda vaktmästeritjänster räknat i arbetsdagar 742 Antal genomförda skötseluppdrag räknat i arbetsdagar 860 Antal övriga lev. tjänster räknat i arbetsdagar 552 Antal anställda 14 Andel anställda med anställningsstöd 79% Måltid Måltidskostnad/elev och år Antal skolluncher/dag Måltidskostnad/särskilt boende och år Städ Städkostnad kr/kvm och år Andel personal med PRYL cert eller motsvarande 76% 76% 76% Arbetsmarknadsenheten Antal personer per år 170 LSS 19 Feriearbete för 96 ungdomar Socialpsykiatrin 11 Deltagare i 44 arbetsmarknadsåtgärder Andel som vid avslut har.. (%) Börjat arbeta 34 Börjat studera 4 Överförd till annan 27 myndighet Slutförda uppdrag 19 Någonting annat än ovanstående 16

8 Teknik och servicenämnden/ Avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget, netto Utfall, netto Avvikelse Investering, netto Antal årsarbetare Antal kvinnor Antal män Frisknärvaro %* Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år. Nämndens verksamhetsområden Inom teknik- och servicenämnden uppdrag sorterar de avgiftsfinansierade verksamheterna: vatten och avlopp innefattande ansvar för vattentäkter, vattentorn, reningsverk och ledningar. avfallshantering innefattande ansvar för återvinningscentral, återvinningsstationer, sluttäckning, insamling och behandling av hushållsavfall och slam Årets resultat Va verksamheten hade inför året budgeterat ett överskott om tkr. Överskottet skulle delvis täcka upparbetade underskott. På grund av flera stora avloppsstopp och vattenläckor under sommaren kunde verksamheten inte lämna ett överskott utan resultatet stannade på ett underskott om ca 400 tkr, d.v.s. budgeten överskreds med ca tkr. Under året har taxan för anslutningsavgifterna reglerats och inför budget 2018 har även brukningsavgiften justeras för att täcka verksamhetens kostnader. Det innebär att Va-verksamheten först från år 2018 har förutsättningar att återställa tidigare underskott. Kostnaderna för omhändertagande av slam, latrin och fett har under ett antal år överskridit intäkterna. Så även detta år med ett negativt resultat om ca 150 tkr. Taxorna för bl.a. latrin har därav justerats inför I takt med tillväxten har fler abonnenter kopplats till avloppsnätet och anslutits till renhållningen. En naturlig följd av detta är att såväl intäkter som kostnader ökat de senaste åren. Intäkterna från VA-verksamheten har sedan 2014 ökat med 37%. Samtidigt ökade kostnaderna för ränta och avskrivningar med totalt 22% under samma period. Det innebär att det fanns utrymme för övriga kostnader att öka med 15%. Kostnadsökningen under perioden uppgick dock till 49%. Kostnadsutveckling kan som sagt delvis hänföras till kostnader för nya åtaganden i samband med fler abonnenter men även till att entreprenadindex ökat mer än t.ex. KPI, skärpta lagkraven som leder till kostnadsökningar. Avseende kostnader för avfallshanteringen har intäkterna ökat med 3% mellan , med 6% mellan och med 3% mellan Samtidigt våra kostnader för insamling och omhändertagande under samma period ökat med 14% vilket är 1% mer än intäktsökningen. Sammantaget har kostnadsutvecklingen föranlett en taxeöversyn och nya taxor som antagits från Måluppfyllelse Medborgarnas kommun Målet är att medborgarna är ska vara nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp jämfört kommungruppen SCB använder. Trosa kommer på plats 21 av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad vilket är totalt 52 stycken. Placeringsmässigt en förbättring men index har sjunkit från 72 till 69. SCB gör bedömningen att ett värde mellan ska uppfattas som nöjda vilket skulle innebära att målet är nått. En placering på 21 plats når inte riktigt hela vägen då målsättningen har sats till en placering inom topp 20. Målet anses i all väsentlighet nått. Målet är att medborgarna är ska vara nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning jämfört kommungruppen SCB använder. Trosa kommer på plats 3 av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken). Placeringsmässigt en försämring från 1 plats år Målet nås. Tillväxt & arbete Den avgiftsfinansierade verksamheten är oerhört viktigt för att möjliggöra tillväxt. Nämnden har en målsättning av med god framförhållning och planerar för utbyggnad av t.ex. vatten och avlopp. Genomförd projektuppföljning samt investeringsredovisning anger att arbete med framförhållning och god planering sker. Under året har t.ex. arbetet med överföringsledningen mellan Vagnhärad och Trosa färdigställts. Vattenuttaget på

9 täkterna har ökats och när behov fanns infördes vattenförbud. Verksamheter För att kunna säga verksamheten är kostnadseffektiv har nämnden valt att utifrån ett antal nettokostnader se om verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Värden för 2017 saknas fortfarande och det är många kommuner som inte redovisar kostnaderna för vatten, avlopp och renhållning då verksamheten är i bolag. Som ett komplement följer även nämnden redovisade avgifter enligt Nils Holgersson-modellen. Där framkommer att Trosa sett till avgifter för abonnenterna har lägre avgift för vatten och avlopp än 6 andra kommun i länet och har näst lägst avgift för avfallshantering i länet. Även om taxorna har setts över och kommer att öka under 2018 anses verksamheterna utifrån detta samt resultaten från medborgarundersökningen vara kostnadseffektiva. Engagemang Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett fortsatt högt medarbetarengagemang där 89% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. God ekonomisk hushållning Nämnden och de avgiftsfinansierade verksamheterna bidrar för närvarande inte till en god ekonomisk hushållning då ett negativt resultat redovisas. Medarbetare Personalvolymen inom tekniska enheten som arbetar med den avgiftsfinansierade verksamheten har under 2017 utökats marginellt samtidigt har tjänster varit vakanta under delar av såväl 2016 som Verksamheterna har sammantaget en väldigt hög frisknärvaro även om det finns skillnader mellan enheterna. Viktiga händelser Överföringsledningen är färdigställd, tagen i bruk samt slutbesiktigad. Vi har under året deltagit i ett stort antal exploateringsprojekt som medför nya VA anslutningar såsom Väsby, Hagaberg och Hökeberga. Därutöver har ett antal byggnationer föranlett tillkommande anslutningar t.ex. HSBs byggnation på Trosalundsberget, byggnation i Åda. Arbetet med ett kommunalt huvudmannaskap på Tofsö har inletts. Under året har nämnden beslutat om teknisk lösning, den har upphandlats och inventering av befintliga anläggningar pågår. Standarden har ökats på återvinningsstationen Nyängen genom att tillföra asfalt. Vi har kompletterat återvinningsstationen i Västerljung genom avskärmning med häckplantering. Byggnation av ny och större återvinningsstation har påbörjats vid Torpa äng. Samtliga investeringar och förbättringar har genomförts genom medfinansiering från FTI. Vi har fått godkänt från länsstyrelsen att flytta återvinningsstationen på Källvik. Med anledning av att många upplevde kvartalsfakturering som något negativt infördes under året månadsfakturering för vatten, avlopp och renhållning. Vi har sett över, utvärderat och reviderat såväl anslutnings- som förbrukningsavgifter för vatten, avlopp och renhållning. Framtiden De ekonomiska förutsättningarna inom framförallt vatten och avlopp gör att vi kan jobba mer systematiskt med förnyelse och underhåll i nätet. Vi utreder möjligheter och behov av ny/ utökad avloppsrening. En ny och reviderad VA-plan, renhållningsförordning samt avfallsplan presenteras för beslut. Sluttäckningen fortlöper enligt plan. Vi fortsätter utveckla och öka standard och tillgänglighet på våra återvinningsstationer bl.a. flyttas befintlig station på Källvik. Vi genomför nödvändigt vattenmätarbyte för 600 abonnenter. Vi har tagit ar över kundtjänsten för renhållningen helt från vår driftentreprenör och kan därmed ge en högre och förbättrad service till våra abonnenter. Vi verkställer beslut om utökade öppettider på Korslöt.

10 Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Renhållning Hushållsavfall kg/invånare Hushållsavfall kr/inv Slam/latrin kr/inv VA-verksamhet Producerad vattenmängd (tm3) Försåld vattenmängd (tm3) Ospecificerad förbrukning (%) 23,5 29,7 43,8 Vattenläckor, antal Avloppsstopp, antal Investeringsuppföljning Under året färdigställdes överföringsledningen mellan Trosa och Vagnhärad. Överföringsledningen omfördelar inte bara belastningen mellan reningsverken utan ger även förbättrad och ökad säkring av vattenförsörjningen inom kommen. I samband med byggnationen har två nya pumpstationer byggts. Efter det att projektet och ledningsdragningen godkändes av Länsstyrelsen har projektet fortlöpt enligt tidsplan och inom budget. Mindre följdarbeten i verket i Vagnhärad återstår innan projektet helt avslutas. Investeringen i den nya vattentäkten är klar men det återstår arbete med att upprätta ett nytt vattenskyddsområde, i samband med detta utreds även möjlighet att lämna in en ansökan för ökat uttag som en förberedelse för att möta kommande tillväxt. Ett omfattande arbete med att verkställa tidigare domar om ett kommunalt huvudmannaskap på Tofsö har inletts. Ett antal åtgärder för att förhindra översvämning har genomfört i området kring Smäckbrogatan och Allégatan. Sluttäckningen av Korslöt har gått över förväntan och en ansökan om nästa etapp har lämnats till Länsstyrelsen. I samband med nästa etapp måste befintlig mottagning för avfall från privat personer flyttas och en förstudie för att utreda en möjlig lösning och placering har genomförts.

11 Teknik- och servicenämndens mål 2017 Mål Medborgarnas kommun Målprecisering Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 1 Trosa kommuns Trosa ska tillhöra medborgare är trygga de 20 bästa av de och säkra att vistas kommuner som utomhus under kvällar SCB jämför Trosa och nätter med 9 (plats ) SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2017 Trosa placerar sig på plats 9 av 131 kommuner som genomförde underesökningen, en liten minskning jämfört med senaste mätningen från 2015 då Trosa placerade sig på plats 6. Trosa kommer på 1 plats av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken) 2 Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns gator och vägar Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med 31 (plats ) SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2017 Trosa placerar sig på plats 31 av 131 kommuner som deltog i senaste mätningen 2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade sig på plats 24.Trosa kommer på 5 plats av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken) 3 Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med 117 (plats ) SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2017 Trosa placerar sig på plats 117 av 131 kommuner som deltog i senaste mätningen 2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade sig på plats 115. Trosa kommer på plats 21 av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken) 4 Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med 15 (plats ) SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2017 Trosa placerar sig på plats 15 av 131 kommuner som deltog i undersökningen. Målet uppfylls men Trosa tappar några placeringar jämfört med mätningen 2015 då Trosa placerade sig på plats 3.Trosa kommer på plats 3 av 24 deltagande kommuner inom gruppen pendlingskommun nära större stad (52 stycken) Tillväxt & arbete 5 Nämndens verksamheter bidrar till att möjliggöra den kommunala tillväxten Vi har god framförhållning och planerar för utbyggnad av kommunal service såsom gator, VA, skolor etc. Mäts genom projektuppföljning Nämndens verksamheter är oerhört viktigt för en fungerande tillväxt. Nämnden har en målsättning av med god framförhållning och planerar för utbyggnad av t.ex. förskolor, skola och vägar osv. Genomförd projektuppföljning samt investeringsredovisning anger att arbete med framförhållning och god planering sker. Under året har t.ex. antalet förskole- och skolplatser kompletterats, VA-nätet byggts ut Verksamheter 6 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna Jämför nettokostnad för respektive verksamhet Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till tidigare år förefaller verksamheterna kostnadseffektiva och i linje med prioriteringar. Trosa kommun placerar sig sett till länet i mitt eller under avseende nettokostnad per invånare med undatag för nettokostnad för vägnät och parkringar där Trosa lägger mest resurs/ invånare i länet. Hälsa & miljö 7 Måltiderna är ekologiskt hållbara 60% av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närpoducerat till % Uppföljning av livsmedelinköp Målsättningen var att 60% av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närproducerade till Utvecklingen har varit positiv sedan 2015 med 40 %, 2016 med 50% och 2017 med 52,6 % men mål är ej uppnått. Skälet är främst brist på ekologiska produkter. Engagemang 8 Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget 89% Årlig HME enkät till kommunens medarbetare Medarbetarna i Teknik och servicenämndens verksamheter upplever ett fortsatt högt medarbetarengagemang där 89% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

12 9 Deltagarna i AME:s verksamheter upplever ett högt engagemang God ekonomisk hushållning 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget Egen enkät 90% svarar 4-5. Målet uppnått. 10 Det planerade underhållet av kommunens Minst 70% ska vara materiella tillgångar planerat underhåll ska överstiga det akuta underhållet inklusive skadegörelse 94% Uppföljning av bokförda kostnader 11 Nämnden har en budget i balans Kostnaderna överskrider inte intäkterna Bokslut Budget balans och en kontrollerad kostnadsutveckling

13 Teknik- och servicenämnden Skattekollektivet Budget 2017 Bokslut 2017 Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse Teknik- & servicenämnd varav buffert KFTS-chef Tekniska enheten varav teknisk chef varav kommunförsäkringar varav gata varav park varav fastighet Arbetsmarknadsenhet varav ame-chef varav feriearbete varav korslöt Driftenheten varav kost varav städ varav fastighetsservice Summa skattefinansierad vsh Avgiftskollektivet Budget 2017 Bokslut 2017 Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse VA-verksamhet Renhållning varav renhållning, hushållsavfall varav renhållning, slam/latrin varav renhållning, farligt avfall varav Korslöt Summa avgiftsfinansierad vsh

14 Investeringsredovisning per Teknik- och Servicenämnden Tkr Enhet/Projekt Totalbudget inkl årets budget Ack utfall t.o.m Därav årets budget Utfall 2017 jan-dec Prognos totalt Kommentarer VA x x x Årligt underhållsprogram Inventarier tekn kontoret * x 0 x 0 x VA Allégatan reinvest x 541 x 541 x Klar Ny vattentäkt x x 613 Arbetet är i huvudsak klart men det återstår utgärder och utrening för upprättande av ett nytt x vattenskyddsområde Renovering Vhd vattentorn x 619 x 44 x Förstudie pågår, byggstart planeras till hösten Pumpstn Gunnarstensgatan x 161 x 46 x Skall flyttas över till Högre kostnad pga ny pumpstation som skall flyttas Skärlagsgatan dagvattenmagasin x 0 x 0 x Avsluta. Ett nytt projekt skall tas fram i samband med Hertig Karls väg Ny huvudvattenledning Sörtuna x x 0 Arbetet är i huvudsak klart men det återstår åtgärder och utredning för upprättande av ett nytt vattenskyddsområde, stäng projeketet och flytta medlen till x Överföringsledning Trosa-VGH x x x Följdarbeten inom verken med bl.a. styrsystem kvarstår Återvinning Västerljung x 0 x 0 Projektet har genomförts med medel från FTI, dessa resurser överförs till arbetet med ÅVS x Källvik Tofsö x x 921 x Merparten av jobbet genomförs 2018/2019, projektet är upphandlat och inventering pågår Översvämningsutredn Smäckbrog x x 568 x Klart VA Hamnplan x 266 x 266 x Klart våren Kostnadsökning pga av ändrat läge latrin/husbil ÅVS Källvik x 0 x 0 x Avser arbete med ÅVS Källvik, hit flyttas pengar från Västerljung Utredning flytt mottagning Korslöt x 129 x 129 x Förstudien genomförs och under 2018 övergår projektet ill projekteringsfasen Tot summa avgiftsfinansierad vsh Gator och vägar x x x Asfalteringsarbeten Viktoriagatan, Tallgatan, Länsmansvägen, Östra långgatan Parker x 0 x 0 x Fastighet (endast budget) x x x Årligt underhållsprogram Vagnhärads vårdcentral x 2 x 2 x Aktivera Hedeby-/Fornbyskolan x 637 x 637 x Aktivera Tomtahills fsk x 96 x 96 x Aktivera Tomtaklintskolan x 551 x 551 x Aktivera Dalbystugan x 421 x 421 x Aktivera Sockenstugan x 87 x 87 x Aktivera Fritid- frilufts- och föreningslokaler x 205 x 205 x Stäng Trafiksäkerhetsåtgärder * x 575 x 575 x Åtgärder på Stensundsvägen och Skolgatan Belysningsproj. Armaturer * x 107 x 107 x Årligt löpande Trafiksäkerhet utanför Safiren x x x Arbeten pågår och beräknas klart senvåren Laddstolpar för elbilar x 285 x 226 x Bidrag 75, 2018 års medel förbrukade GC-vägar x x x Åtgärder enligt GC-analysen fortsätter Belysning säkerhet x 164 x 164 x Åtgärder på bl.a. Gröna torget GC-väg Lånesta-Hagarna x 373 x 37 x Klart Parkering Lånestahallen x 190 x 190 x Klart Lekpark Safiren och Spindelparken x 0 x 0 x Kostnader kommer först Belysning offentliga miljöer x 69 x 69 x Delvis klart, vi inväntar inkoppling av vattenfall Julbelysning x 224 x 224 x Klart för året Belysning Gnestav. Vagnhärad x 302 x 302 x Klart GC-väg till ridskolan Tureholm x 75 x 75 x Sträckningen utökad till Viksnäskorset Förbättr tillg Vagnhärads torg x 470 x 470 x Klart Fler parkeringsplatser Trosa x 728 x 728 x Klart, fler plaster i Hamnen Fler ställplatser husbilar x 72 x 72 x Klart

15 Investeringsredovisning per Teknik- och Servicenämnden Tkr Enhet/Projekt Totalbudget inkl årets budget Ack utfall t.o.m Därav årets budget Utfall 2017 jan-dec Prognos totalt Kommentarer Utredning kajen utmed Trosaån x 159 x 159 x Utredning pågår, åtgärder planeras till Belysning Västerljungsrondellen x 115 x 115 x Pågår, Vattenfall nyanslutning återstår Utbyggn parkering vgh station x 122 x 122 x Pågår, återstår viss belysningsarbete Hamnängen x 76 x 76 x Under upphandling Lekplatser * x 500 x 500 x Används till lekplatsen vid Safrien Utveckling parker grönmiljö * x 443 x 443 x safirenparken, nya blomkrukor på torgbron och vid sushin Investeringsreserv Fastigheter * x x x Förbrukat, bl.a. till ventilationsåtgärder Tomtaklint Trosaån rekreationsområde x 21 x 0 x Flytta över till Utemiljö förskolor/skolor * x 273 x 273 x Flera mindre åtgärder Nytt tak Trosa Vårdcentral x x x Avslutat Skärgårdens förskola x x x Byggnad klar. Gård pågår klart under våren Rep/underhåll Industrigatan x x x Flera mindre åtgärder Muddring Tureholmsviken x x x Arbete pågår enligt plan Renovering Trosa VC x x Inkl verksamhetsanpassning vilket gör att projektet går över, kostnad hyresgästanpassning= x ca 1,3 mkr Skolgården Hedeby/Fornby x x x Fördigt senvåren 2018 Ett bidrag inkommer med 3,920 mkr. Separat underlag hos cecilia Ytrenovering Kyrkskolan x x x Klart, bidrag erhölls om 398 tkr Omläggn tak Industrig 8 o 8 A x 417 x 396 x Omläggning tak fortsätter Fagerhult flytt 2 avd paviljon x x 761 x Klart Solceller Trosa Vårdcentral x 20 x 18 x ffu ute, körs igång Solceller Skärgårdens förskola x 20 x 18 x ffu ute, körs igång Upprustning Skärborgarnas hus x x x Upphandling avseende inre miljön genomförs under våren och projektet under hösten Paviljong skärlagsskolan x x x Yttre åtgärder återstår Tomtaklints fsk inkl entré x x x Åtgärder yttre miljön återstår Hedeby hemkunskap x x x Klart, bidrag kommer Utredning framtidens skärlag x 75 x 75 x Pågår Utredn köks- och matsalskapacitet x 16 x 16 x Fortsätter Nytt frysrum Tomtaklinskolan x 0 x 0 x Fortsätter Fjärrvärme Trosa reningsverk x 0 x 0 x Pågår, klart Industrigatan LOVE x x x Fortsätter 2018 men klart med åtgärd på parkerningen Belysningsåtg Tomtaklintskolan x 44 x 44 x Genomfört, faktura saknas Inköp Hotellrigg x x x Pågår Utemiljö skolgårdar 2018 x 256 x 256 x Beställt och utförs våren Ombyggnation Alphyddan x 142 x 142 x Genomfört Skatepark x 966 x 966 x Klart Häradsvallen x 89 x 89 x Genomförs våren Vagnhärads utegym x 0 x 0 x Genomförs våren Badplats Borgmästarholmen x 50 x 50 x Genomför våren 2018 Tot summa skattefinansierad vsh TOTAL Teknisk vsh Städutrustning * Köksutrustning * Total Kost och Städ * Projekt som avslutas varje år men är återkommande varje år.

16 Tekniska kontoret / Skattefinansierad verksamhet Teknisk chef: Ulf Hagstedt Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,78% Verksamhetens kostnader ,92% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,68% Verksamhetsområde Gator och gång-/cykelvägar Parker och grönområden Kommunfastigheter Kommunens skogar Kommunförsäkringar Jakt Trafikföreskrifter Torgplatser och upplåtelser Tekniska enhetens ansvarsområde är uppdelat i två delar. Ena delen, vatten och avlopp samt renhållning är avgiftsfinansierad och den andra delen är skattefinansierad. Samtliga verksamheter utförs genom extern entreprenad. Årets resultat Tekniska kontoret redovisar ett underskott om ca tkr och skulle budgettekniskt ha redovisat ett överskott om ca tkr som en följd av överkompenserade kapitaltjänstkostnader och en ettårs-satsning som klassats som investering istället för driftåtgärd. Fastighetsverksamheten och då framförallt kostnaderna för grundskolorna överskrider budget med ca 400 tkr. Kostnaderna för gata och park överskrider budget med ca 700 tkr där 200 tkr är hänförligt till ökade kostnader för skadegörelse. Kostnaderna som gjorde att budget överskreds var av engångskaraktär varför verksamheterna bedöms ha en budget i balans inför kommande år utan att åtgärder behöver vidtas. Årets viktigaste händelser En ny teknisk chef har anställts och enheten har utökat med en ingenjör bl.a. genom överföring av arbetsuppgifter från Kultur- och fritidskontoret. Tekniska enheten har tillsammans med kultur- oh fritidskontoret arbetet med att upprätta underhållsplaner, gränsdragningslistor för tjänstekoncessionerna och för våra föreningsoch kulturlokaler. Vi har inför ett nytt system för bl.a. felanmälan och orderhantering av offentliga miljöer. Vi har reviderat, utvecklat och sjösatt en ny intern hyresmodell. Vi har genomfört flera omfattande projekt i Vagnhärad, skolgården på Hedeby/Fornby, vi förbättrar trafiksäkerhet och gatumiljö på centrumvägen, vi kompletterar befintlig lekplats mitt emot Safiren och anlägger ett utegym. Vi har kompletterat GC-vägarna och i flera fall med medfinansiering. Vi har projekterat badplatsen på Borgmästarholmen och fått klartecken från länsstyrelsen. Vi har genomfört flera renoveringar i våra lokaler, t.ex. en omfattande renovering av Tomtaklints förskola, ytskiktsrenoveringen av Kyrkskolan, renovering av utemiljön på Skärborgarnas hus, renovering av Hedebyskolans hemkunskap Fler skol och förskoleplatser har skapats bl.a. genom paviljonger på Vitalisskolan och Skärlagsskolan. Trosa kommun fick rätt i frågan om skarvarnas negativa påverkan på miljön och ärendet åter visades för nytt beslut hos länsstyrelsen Fortsatt utveckling Vi inför ett nytt fastighetssystem för felanmälan och orderhantering av offentliga miljöer. Vi genomför extra gatuunderhåll på särskilt utsatta central vägsträckor. Hamnängsområdet genomgår en större upprustning. Fortsätta arbete med planerat underhåll på fastighet och gata.

17 Ett lokalförsörjningsprogram tas fram och samordnats med mål och budgetprocessen Avtal för gällande driftentreprenader löper ut och nya alternativt förlängda avtal tecknas Parkplanen ligger som grund för fortsatt utveckling av våra parker Arbetet med att koppla ihop gång och cykelnätet fortsätter, en gång- och cykelväg kopplar ihop Västerljung och Vagnhärad Vi renoverar ytskikt på Hasselbackens förskola samt Fornbyskolan Arbetet med upprustning och underhåll av våra fritidsanläggningar fortlöper Vi tar fram den gamla badplatsen på Borgmästarholmen De omfattande investeringsprojekten i Vagnhärad färdigställs under våren. Lekpark Spindelparken färdigställs Trosa ån görs fri från vandringshinder i linje med länsstyrelsens krav. Avstämning mot mål Skattefinansierad verksamhet År 2017 svarar 70 % av medborgarna att de upplever att kommunens parker och torg är välskötta. Resultat: En översyn av enkätverktyg, urval och metod genomförs för närvarande vilket gör att inget resultat finns för året. Bl.a. innebär det att egna enkäter endast kommer att skickas ut de år som inte medborgarundersökningen görs. Det innebär att målet följs upp i samband med bokslut År 2017 ska 2 skolor/förskolor trafiksäkras och upplysas. Resultat: Vi har genomfört åtgärder vid Vitialisskolan och vid Hedeby/Fornby för ökad trafiksäkerhet. År 2017 ska kostnaden för skadegörelse minska med 10 % jämfört med föregående år. Resultat: Målet nås ej kostnaderna för skadegörelse har ökat. År 2017 ska energiförbrukningen för gatubelysning minska med 3 % jämfört med föregående år. Resultat: Förbrukningen är i stort oförändrad men målet nås ej. Under 2017 ska 78 % av medborgarna uppleva att kommunens parker och torg är välskötta. Resultat: En översyn av enkätverktyg, urval och metod genomförs för närvarande vilket gör att inget resultat finns för året. Bl.a. innebär det att egna enkäter endast kommer att skickas ut de år som inte medborgarundersökningen görs. Det innebär att målet följs upp i samband med bokslut År 2017 ska tekniska kontorets verksamhetsutbud anpassas till kommunens tillväxt. Resultat: Genomförd projektuppföljning samt investeringsredovisning anger att arbete med framförhållning och god planering sker. Under året har t.ex. antalet förskole- och skolplatser kompletterats, VA-nätet byggts ut. År 2017 ska tekniska enhetens nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till tidigare år förefaller verksamheterna kostnadseffektiva och i linje med prioriteringar. Trosa kommun placerar sig på plats 5 respektive 7 i länet avseende nettokostnad för förskolelokaler och grundskolelokaler per barn/elev. Kommunens nettokostnader per invånare för vägnät och parkeringar placeras Trosa i topp i länet med mest nedlagda resurser. År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar tekniska kontorets att de är nöjda med bemötandet och 80 % att de är nöjda med hanteringen. Resultat: En översyn av enkätverktyg, urval och metod genomförs för närvarande vilket gör att inget resultat finns för året. Bl.a. innebär det att egna enkäter endast kommer att skickas ut de år som inte medborgarundersökningen görs. Det innebär att målet följs upp i samband med bokslut År 2017 ska minst 70 % av tekniska kontorets underhåll vara planerat underhåll. Resultat: Ok 2017 ska 90 % av medarbetarna uppleva ett högt medarbetarengagemang. Resultat: Medarbetarna upplever ett relativt högt medarbetarengagemang där 78% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Målet nås ej. År 2017 ska tekniska kontoret ha en budget i balans och de ekonomiska ramarna ska inte överskridas. Resultat: Målet nås ej. Avgiftsfinansierad verksamhet År 2017 ska antalet översvämningar i fastigheter vara färre än 3.

18 Resultat Vi har redan under året haft 17 avloppsstopp och även om inte alla ledde till en översvämning så kan vi konstatera att målet inte nås. År 2017 ska antalet vattenläckor vara färre än 13. Resultat Vi har under året haft 21 vattenläckor så vi kan konstatera att målet inte nås. År 2017 svarar 72 % av VAkunderna/abonnenterna att de är nöjda med kvalitet och leveranssäkerhet. Resultat: En översyn av enkätverktyg, urval och metod genomförs för närvarande vilket gör att inget resultat finns för året. Bl.a. innebär det att egna enkäter endast kommer att skickas ut de år som inte medborgarundersökningen görs. Det innebär att målet följs upp i samband med bokslut År 2017 svarar 70 % av kunderna på Återvinningscentralen att de är nöjda med insamling och service. Resultat: 100% har svarat att de är nöjda. År 2017 ska mängden avfall minska med 15kg/invånare jämfört med föregående år. Resultat: Mängden minskade med 12 kg/ invånare. Investeringsuppföljning Enligt bilaga. Hållbar utveckling Vid samtliga upphandlingar föreskrivs att vid val av byggvaror, produkter och materialval ska något av värderingssystemen Byggvarubedömningen, Sunda hus eller Basta tillämpas. Trosa kommuns miljökrav följas vid upphandling av entreprenader och tjänster där arbetsmaskiner och fordon ingår. Vi arbetar kontinuerligt med ett förbättrat underhåll av våra kommunala fastigheter vilket inte bara förbättrar vår miljö genom t.ex. energieffektiviseringar utan även förbättrar arbetsmiljö för såväl anställda som barn och elever.

19 Måltid Enhetschef: Kerstin Tibbling Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,33% Verksamhetens kostnader ,27% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,12% Verksamhetsområde Måltider inom skola och förskola Måltider inom omsorg, särskilt boende och hemtjänst Måltid är del av nya Driftenheten (Måltid, Städ och Fastighetsservice) Enheten ansvarar för måltidsverksamheten inom alla skolor och särskilt boende. Vi tillagar och levererar måltider till förskolor i Trosa och Västerljung. Ekonomisk analys Resultat mot budget är tkr. Orsaken är i huvudsak ökade intäkter inom skola, skolbarnomsorg och förskola då elev- och barnantal överskrider budget. Kostnaderna har inte ökat i motsvarande grad. Årets viktigaste händelser Implementering av ny organisation Driftenheten, där Måltid är del av. Genomfört öppet hus för kunder/politiker att komma och se våra lokaler och träffa vår personal. Projekt Hållbara måltider i Trosa kommun/diet for a green planet har avslutats. Nu tar arbetsgrupperna som bildats vid för att arbeta vidare med metoder, aktiviteter som för Trosa framåt avseende Hållbara måltider/diet for a green planet. Kompetensutveckling och studiebesök genomförda. Vi är del i projekt Follow your star- ett projekt för utbildning inom kök och integration, riktad till nyanlända eller andra personer som står långt utanför arbetsmarknaden. Vi har tagit emot praktikanter i kök. Handlar från lokala producenter färs, vitkål, potatis, nötkött regelbundet. Framtid Fortsatta aktiviteter och arbetsgrupper kring Hållbara måltider/diet for a green planet.. Personal inom kommunen som arbetar med mat/ måltider från skolor, förskolor och äldreboende kommer att ha en utbildningsdag i feb Projekt Schemalagda luncher planeras tillsammans med skolan. Kökens kapacitet och utveckling utreds utifrån att utökat uppdrag som en följd av tillväxten. Kompetensutvecklingsplan inför framtida utmaningar och förändringar. Avstämning mot mål År 2018 svarar 70 % av eleverna och 90 % av pedagogerna att de är nöjda med maten som serveras på skolorna. Ny mätmetod (enkät SkolmatSverige from Mäter 4 gradig skala tidigare 5 gradig skala. Resultat: Elever % Mål ej uppfyllt ( %, %) Pedagoger: % (ny mätning) Mål ej uppfyllt Ny mätmetod (enkät Skolmat Sverige from 2017) Mäter 4 gradig skala tidigare 5 gradig skala. År 2018 svarar 80 % av matgästerna inom särskilt boende, restaurang och hemtjänst att de är nöjda med maten. Resultat: % Mål uppfyllt ( %, %) Vi har utmaningar i att kök och skolrestauranger är högt belastade. Detta påverkar kvalitet och kundupplevelse.

20 År 2017 utvecklas måltidsproduktionen i takt med efterfrågan. Resultat: En inventering och utredning kring framtida behov har påbörjats. Vi verkar för att alla medarbetare ska utvecklas och känna sig delaktiga i sitt arbete, uppleva högt medarbetarengagemang och ha god hälsa. År 2017 ska måltids kostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Satsningar på 200 tkr extra 2017 kring eko/närproducerade livsmedel samt projekt Hållbara måltider ligger i budget. År 2018 svarar 90 % av interna beställare att de är nöjda (8-10 på en 10 gradig skala). Resultat: % ( index 78) Mål ej uppfyllt 2016: 89 %, % (4 och 5 på en 5 gradig skala). Ny enkät skala 1-10 från Tidigare skala 1-5. År 2018 ska andelen ekologiska/ närproducerade livsmedel vara 60 %. Avser livsmedelsinköp Trosa kommun totalt. Resultat: ,6 % Mål ej uppnått ( %, %) Vissa produkter, tex potatis, vitkål har inte funnits att tillgå under hösten 2017 i den volym vi önskat. År 2018 svarar 90 % av medarbetarna att de upplever ett högt medarbetarengagemang. Resultat: % Mål uppfyllt ( %, %) År 2017 ska måltidsverksamheten ha en budget i balans och de ekonomiska ramarna hålls. Resultat: Ramarna hålls- verksamheten har ett överskott. Ökade intäkter, kostnader har inte ökat i motsvarande takt totalt sett. Mål uppfyllt Hållbar utveckling Måltid arbetar utifrån vår måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun. Vi arbetar i olika grupper för att ytterligare skapa mål och aktiviteter inom detta område. Andelen ekologiska och närproducerade livsmedel ökar. Hållbarhetskrav ställs vid upphandling av livsmedel. Hållbar utveckling innefattar även hur vi arbetar kring arbetsmiljön, både fysiskt och psykosocialt.

21 Städ Enhetschef: Kerstin Tibbling Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,36% Verksamhetens kostnader ,72% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,78% Verksamhetsområde Lokalvård av kommunens lokaler, undantaget de flesta förskolor och lägenheter på särskilt boende. Städ är del av nya Driftenheten (Måltid, Städ och Fastighetsservice) Lokalvård syftar till att skapa trivsel, minska risken för sjukdomar och allergi, bidra till en ökad säkerhet samt vara en del av fastighetens underhåll. Städenheten ansvarar för att, enligt fastställda rutiner, genomföra daglig städning samt regelmässigt underhåll såsom golvvård, storstädning och fönsterputs. Ekonomisk analys Resultat gentemot budget är +126 tkr (prognos tkr). Både intäkter totalt och kostnader har varit lägre än budgeterat. Årets viktigaste händelser Implementering av ny organisation Driftenheten som städ är del av. Kompetensutveckling har genomförts inom bl.a. bemötande/feedback, golvvård, förnyelse PRYL certifiering. Genomfört Öppet hus på Industrigatan 6 för kunder/politiker och att komma och se våra lokaler och träffa personalen. Städkontroller/egenkontroll för att skapa kundnytta och arbeta med kvalitetsutveckling. Support till förskolor som städar själva, med städsystem, rutiner och personalplanering. Gamla städbilen utbytt mot ny elbil. Framtid Digitalisering ta reda på vilka möjligheter som finns att utveckla för att effektivisera och förenkla information/ärenden samt för att förbättra för kunden och vår personal. Städenheten ska delta på ett tidigt skede vid byggnation så att det byggs och utrustas på rätt sätt från början utifrån ett städ/hygienperspektiv. Kompetensutveckling för att möta framtida krav och förändringar (PRYL, Arbetsteknik, digitala verktyg mm) Avstämning mot mål År 2017 ska städ erbjuda arbetspraktik och språkträning. Resultat: 1 person med Nystartsjobb bidrag är anställd (delas med Måltid). År 2017 ska städverksamhetens nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat : Nyckeltal kostnad kr/kvm golvyta har ökat med 2,6 % vilket är något mer än budgetuppräkningen på 2,29 % för År 2018 svarar 90 % av städs interna beställare att de är nöjda med service och kvalitet (8-10 på en 10 gradig skala) Resultat: % Mål ej uppnått ( %, %) Ny enkät skala 1-10 från Tidigare skala 1-5. År 2017 ska andelen ekologiska/miljömärkta inköp öka jämfört med föregående år. Resultat: Har ej kunnat erhålla statistik som visar på andelen miljömärkta varor. Nya förbättrade lokaler Industrigatan (kontor/personalutrymmen/verkstad/städ)

22 År 2018 svarar 90 % av medarbetarna att de upplever ett högt medarbetarengagemang. Resultat: % Mål uppfyllt ( %, %) År 2017 ska städverksamheten ha en budget i balans och kostnaderna överskrider inte intäkterna. Resultat: Utfallet för det ekonomiska resultatet per dec 2017 är positivt, i balans. Hållbar utveckling Mängden medel som används hålls så låg som möjligt genom effektiva doseringar och moderna städmetoder. Elbil används i verksamheten. Hållbar utveckling innefattar även hur vi arbetar med arbetsmiljö både fysisk och psykosocial. Vi verkar för att alla medarbetare ska utvecklas och känna sig delaktiga i sitt arbete, uppleva högt medarbetarengagemang och ha god hälsa.

23 Fastighetsservice Enhetschef: Kerstin Tibbling Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Verksamhetsområde Vaktmästeri Intern service Fastighetsservice är del av nya Driftenheten (Måltid, Städ och Fastighetsservice) Genom att samla dessa verksamheter som alla har interna kunder kan vi se samordningseffekter inom flera olika områden, såsom administration, ledarskap och utrustning. Fastighetsservice utför intern service åt kommunens alla verksamheter. Exempel på tjänster är vaktmästeritjänster inom förskola, skola och äldreomsorg, tjänster kring grönområdesskötsel, fritidsanläggningar och intern postservice. Ekonomisk analys Resultat gentemot budget är tkr. Intäkterna är 185 tkr högre än budget och kostnader har inte ökat i motsvarande grad. Årets viktigaste händelser Implementering av ny organisation Driftenheten som Fastighetsservice är del av. Kompetensutveckling har genomförts kring bl.a. bemötande/gruppgemenskap/feedback, HLR, Motorsågsutbildning, Excel. Genomfört Öppet hus på Industrigatan 6 för kunder/politiker för att komma och se våra lokaler och träffa vår personal. Nya förbättrade lokaler Industrigatan 6 (kontor/personalutrymmen/verkstad/städ). Framtid Bemanning utökas utifrån de behov som interna kunder frågar efter. Tar över drift av Häradsvallen/Skärlagsvallen från årsskiftet Arbete pågår för att skapa en arbetsmodell från beställning av uppdrag till återkoppling och debitering av utfört arbete. Digitalisering av uppdrag. I dialog med kunden utarbetar vi uppdragsbeskrivningar. Kompetensutveckling för att möta de krav som ställs på enheten framöver. Avstämning mot mål År 2017 ska fastighetsservice erbjuda arbetspraktik och språkträning. Resultat: Vi har haft 3 praktikanter hos oss. År 2018 svarar 90 % av fastighetsservices interna beställare att de är nöjda med service och kvalitet. Andel som svarar 8-10 på en skala Resultat: 81 % (index 84) Mål ej uppfyllt. År 2017 ska andelen ekologiska/miljömärkta inköp öka jämfört med föregående år. Resultat: Har ej kunnat mäta detta med statistik. År 2018 svarar 90 % av medarbetarna att de upplever ett högt medarbetarengagemang. Resultat: 80 % Mål ej uppnått. År 2017 ska fastighetsservice ha en budget i balans och de ekonomiska ramarna hålls. Resultat: Verksamheten visar ett visst överskott p.g.a. högre intäkter än budget.

24 Hållbar utveckling Fastighetsservice bidrar till hållbar utveckling genom att laga och underhålla befintlig utrustning, återanvända och renovera möbler. Vid inköp ska miljöhänsyn tas. När vi planerar för att byta våra fordon ska vi där så är möjligt välja eldrivna fordon. Inom Driftenheten verkar vi för att alla medarbetare ska känna sig delaktiga och utvecklas i sitt arbete, uppleva högt medarbetarengagemang och ha en god hälsa.

25 Arbetsmarknadsenheten Enhetschef: Cristina Forssander Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,81% Verksamhetens kostnader ,74% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,84% Verksamhetsområde Kartläggning Tre steg till arbete Kartläggning, praktik, anställning Drift av Återvinningscentral, AVC Drift av Återvinningsbutiken, ÅVB Utförare av daglig verksamhet och meningsfull sysselsättning. Vi har genomfört öppet hus för personal och politiker. Avtal med AF är skrivet vilket innebär en högre ersättning vid förstärkt arbetsträning. Verksamheten ansvarar för att ge ca 60 personer meningsfull sysselsättning/daglig verksamhet eller arbete och bidra på så sätt till en hållbar utveckling för våra deltagare. Genom tre steg till arbete - kartläggning, praktik och anställning får alla deltagare möjlighet att utveckla sina talanger inför en eventuell anställning. AME tar emot uppdrag från AF, FK, Myndighetskontoret, Socialtjänsten, Renhållningen och från frivården. Ekonomisk analys Redovisat negativt resultat beror till 200 tkr på att ersättningen för att täcka lönekostnaden och planeringen för kommunens 80 ferieanställningarna är underfinansierad. Där utöver har inte ersättningen från vård och omsorgskontoret för utförande av daglig verksamhet anpassats i takt med att antalet deltagare ökat, det leder till ett underskott om 170 tkr. Årets viktigaste händelser Arbetsförmedlingen finns inte längre lokalt i Trosa. Under feb månad visade arbetsstatistiken på rekordlåga nivåer på inskrivna ungdomar. Det kan vara en konsekvens av att kontoret flyttat och våra ungdomar kan ha skrivits ut från Arbetsförmedlingen. En ny organisation är sjösatt och en del av verksamheten har flyttat in i nya lokaler. Antalet deltagare som går till anställning är högre än förväntat. Staten gav 140 tkr extra i bidrag till Feriearbetande ungdomar. Totalt arbetade 96 ungdomar för Trosa kommun i somras. AME spelad en viktig roll i kommunens målsättning för med extra tjänster under Samverkansmöten för integration för alla startade under höstens chefsdagar. Framtid Under sommaren och hösten veckorna besökte bilar Korslöts ÅVC. Inför 2018 är det därför viktigt med rätt bemanning för att kunna upprätthålla god service. Verksamheten delar i den förstudie rörande ny återvinningscentral som pågår. Tillsammans med myndighetskontoret planerar vi för att möta framtidens behov av daglig verksamhet. En reglering av kostnaderna ses över. Fortsätta samverkan i kommunen för integration för alla. Här är arbetslösheten lägst i Sörmland. Arbetslösheten i Gnesta och Trosa, som sedan tidigare har legat långt under både läns- och riksgenomsnittet, har minskat ytterligare

26 under Det visar ny statistik från Arbetsförmedlingen. Inskrivna arbetslösa, dec 2017 (16 64 år) Trosa 4,0 procent (-0,3) Gnesta 4,6 procent (-1,0) Nyköping 8,0 procent (-0,8) Riket 7,5 procent (-0,2) Avstämning mot mål År 2017 svarar 80 % av besökarna på Återvinningscentralen och Återvinningsbutiken att de är nöjda med servicen och bemötandet. Resultat. 100% har svarat att de är nöjda. Målet uppnått. År 2017 ska 35 % av deltagare i arbetsmarknadsåtgärder gå till anställning eller studier. Hämta uppgifterna från Kolada Resultat. 48% har gått till anställning eller studier. Målet uppnått. År 2017 ska arbetsmarknadsenheten vara kostnadseffektiv. Resultat. Färre anställda. Målet uppnått. År 2017 ska mängden brännbart avfall minska med 15 kg/invånare jämfört med tidigare år. Resultat redovisas av tekniska kontoret. År 2017 svarar 80 % av medarbetarna 4-5 ang. hur stort medarbetarengagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat 99% av medarbetarna har svarat 4-5. Målet uppnått. År 2017 svarar 80 % av deltagarna i AME:s verksamheter 4-5 ang. hur stort engagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat 90% svarar 4-5. Målet uppnått. År 2017 har arbetsmarknadsenheten en budget i balans och nettokostnaderna ska inte överstiga nettoramen. Resultat Vi utför uppdrag och tjänster till andra verksamheter har vi inte full kostnadstäckning. Målet ej uppnått. Hållbar utveckling Handel med begagnade varor ökar i hela landet vilket är positivt för miljön. Återvinning av möbler och hushållets alla saker är ett miljömål alla vinner på. Vi alla på AME vill tacka alla kunder och alla som skänker saker till vår verksamhet. Vi återvinner det ni skänker och det ger sysselsättning och arbete.

27

28 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2017/24 Redovisning av utförd internkontroll 2017 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner redovisningen av 2017 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av teknik- och servicenämnden Kontroll av 53 rutiner/moment har genomförts och ett fåtal redovisas med mindre anmärkning. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2017 TSN. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2017 TSN Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

29 Resultat genomförd internkontroll enligt plan Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Uppdraget Felaktig projektering Dåligt akut underhåll Entreprenörsbrist Tjänstemottagare Missnöjda kunder Åtgärder dröjer Stöld/skadegörelse Skadegörelse på fastigheter 20 Störning i byggprocess. Granskning projekt. Skolgården Fornby Hedeby Vi behöver granska handlingar i projekt på att bättre sätt en tidigare. Har anställt kompetens för detta på mark för att stärka vår kompetens. Proj.möte. Teknisk chef Uppföljning sker under Q på Projektgenomgån g Prod chef 10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Vi har under året skapat bättre förutsättningar inom VA att bygga bort akut underhåll genom att tillföra mer medel Då, bokslut Teknisk chef Prod chef 25 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Generelt Entreprenörer vill jobba mot kommunen. Vi måste förlänga tiden mellan tildelning och utförande för att skapa större attraktivitet. 9 Är kunderna/ kommunivånarna nöjda Enkät Verktyget som användes för enkäter var inte ett bra verktyg. Vi kommer att införa ett nytt verktyg under Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd Kontroll felanmälan Vi får betyg 8,69 av 10 möjliga i internkät under frågan "får du god service" 9 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader har över tid varierat mycket. 2014=145 tsek, 2015=228 tsek, 2016=47 tsek och 2017=117 tsek Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Bokslut Teknisk chef Prod chef Bokslut Teknisk chef Prod chef Bokslut Teknisk chef Prod chef 1

30 Upphandling Avtal saknas 8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal Generelt Vi saknar tekniska konsulter, men vi räknar med att kunna använda oss av Nyköpings avtal 15 Beställning i förhållande till avtal Stämma av fakturor mot avtal Tekniska Vi upplever att avtalen följs. Större avtal uppräknas årligen och därmed görs också en uppdatering av kostnader som sedan följs. 1 gång/år Teknisk chef Prod chef Vid attest av fakturor Avtal följs inte Personal Sårbarhet vid semester 8 Bemanning Samordna semester Tekniska Samordning sker tidigt i Till maj är detta Q2, så även i god till klart. innan jul Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda Mutor Ekonomi Inte tillräckligt med monetära medel 16 Kunskap finns om vägledning och riktliner för mutor och jäv Teknisk chef Teknisk chef Prod chef Prod chef Ta upp på APT Tekniska har berörts under året 1 gång/år Teknisk chef Prod chef på APT, Kommer att tas upp under Q2 10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Tekniska Nytt system har införskaffats som hanterar utvärdering digitalt vid upphandlingar Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef 10 Underhållsbrister Uppf. behov, brister Tekniska Vi måste jobba med längre framförhållning på våra investeringar som möjliggör en bättre planering. Detta görs genom projektuppföljning månadsvis Då, bokslut Teknisk chef Prod chef 2

31 Måltid Uppdraget Lagerhållning Säker mat enl. Livsmedelslagen Stöld/skadegörelse 15 Lagerhållning, Inventering Tomta och Häradsgården kök 15 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt miljökontorets kontroll Haft genomgång med EKP ansvariga i kök 15 Att rutin för kontanthantering följs Avstämning att rutin följs/fung. Häradsgården/Tr osagården är enda st'llena som hanterar kontanter Genomfört aug och dec aug och dec Driftchef Prod.chef Rutiner är uppdaterade Miljökontoret kontroll genomförd och gk 1 gång/år Driftchef Prod.chef Genomförd, men kvartsår att kontanter hämtas av sec företag - ekonomi dec vid bokslut Driftchef Prod.chef Stöld, kassa restaurang Upphandling Avtal saknas 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal Genomfört dec gång/år Driftchef Prod.chef Information och kommunikation Felaktig info, allergi 10 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av avviklelser Arbetsmiljö Fysisk Tunga lyft Olycksfall på arbetet Arbetsmiljö Psykisk Stress Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda Ekonomi 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 10 Kunskap finns om vägledning och riktliner för mutor och jäv Rutiner och blanketter ständig uppföljningtydliggör hur kund ska återkoppla vid brister Skyddsronder APT punkt generellt genomfört på apt ska genomföras fysisk skyddsrond Skyddsronder APT punkt generellt - SYSARB Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal Ta upp på APT generellt genomfört på apt - ska genomföra fysisk skyddsrond 2018 har genomfört psykosocial skyddsrond 2017, samt medarbetarsamtal ej genomfört - ska genomföras vår 2018 Ständig uppföljning Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Årligen Driftchef Driftchef Driftchef Måltidschef Prod.chef Prod.chef Prod.chef Prod.chef 1 gång/år Driftchef Prod chef 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal samt attest av kund av löpande beställning generellt upprättat rutiner för fakturering och kontroll, adm person. Håller ihop det och Vid fakturering Driftchef Prod chef Felaktig fakturering kontrollerar Rätt lön till rätt person 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check Månatligen Driftchef Prod.chef Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till 3

32 Fastighetsservice Uppdraget Avtal saknas med intern kund Tjänstemottagare 12 Avtal skrives Genomgång av objekt ej klart med alla avtalpågår 1 gång/år Driftchef Prod.chef 8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Interna kunder genomfört - resultat Bokslut Driftchef Prod.chef Missnöjda kunder 8,4 index i snitt åtgärd dröjer 9 Kontrollera kundnöjdhet enkät bokslut Driftchef Prod.chef Upphandling 1 gång/år Driftchef Prod.chef Avtal saknas Personal 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal generellt genomfört - vissa produkter saknar ramavtal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Arbetsmiljö Fysisk Olycksfall på arbetsplatsen Arbetsmiljö Psykisk Stress Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, bil+ utrustning Ekonomi Felaktig fakturering Rätt lön till rätt person 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 8 Kunskap finns om vägledning och riktliner för mutor och jäv Samtal och rehabplaner generellt Utförs, viktigt med snabb uppföljning vid frånvaro Skyddsronder APT punkt Vid APT genomförs regelbundet, SR genomförs 2018 Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal vid apt genomförs regelbundet, SR genomförs 2018 Vid behov Driftchef Prod.chef Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Årligen Driftchef Driftchef Prod.chef Prod.chef Ta upp på APT ej utfört, utförs gång/år Driftchef Prod chef 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov OK, dagbok i bilen 1 gång/år Driftchef Prod chef 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal samt attest av kund av löpande beställning upprättat rutiner för fakturering och kontroll, adm person. Håller ihop det och kontrollerar Vid fakturering Driftchef Prod chef 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check utförs- månatligen Månatligen Driftchef Prod.chef 4

33 Städ Uppdraget 10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört egenkontrollprogram skolor Utfört på skolor av gruppchef städ, även deltagit på kontroller 1 gång/år Driftchef Prod.chef Britfälligt utfört arbete som miljökontoret haft Avtal saknas med intern kund 12 Avtal skrives Genomgång av objekt Ej klart - pågår 1 gång/år Driftchef Prod.chef Tjänstemottagare Bokslut Driftchef Prod.chef Missnöjda kunder Upphandling 8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Interna kunder enkät utförd höst -18 med indexresultat 8,2 i snitt 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal Avtal finns på produkter som används regelbundet och följs Avtal saknas Personal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner utförs, - vi ser resultat av snabb uppföljning 1 gång/år Driftchef Prod.chef Vid behov Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Fysisk Olycksfall på arbetsplatsen Arbetsmiljö Psykisk 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt SR utförs 2018, 2018 genomförs även arbetsteknikutbildning för alla Vartannat år varje APT Driftchef Prod.chef Stress Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, bil+ utrustning Ekonomi Felaktig fakturering Rätt lön till rätt person 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 9 Kunskap finns om vägledning och riktlinjer för mutor och jäv Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal Ta upp på APT Psykosocial skyddsrond genomförd ej genomfört- utförs 2018 Vartannat år varje APT Årligen Driftchef Prod.chef 1 gång/år Driftchef Prod chef 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov loggbok i bil - OK 1 gång/år Driftchef Prod chef 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal samt attest av kund av löpande beställning interna fakturor bra rutiner genomförda -Vid fakturering Driftchef Prod chef adm person som ansvarar och följer upp 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check generellt månatlig check- kan bli Månatligen Driftchef Prod.chef fel vid tex sjukdom som rapporteras in i efterhand- 5

34 AME Uppdraget Tömmning av fraktioner Tjänstemottagare Gratis kunder på ÅVC Arbetsmiljö fysisk Hot och våld Arbetsmiljö psykiskt Mobbing Droger, alkohol Personal- Alla enheter Bisysslor Arbetsmiljö Personalkostnader 25 Säkra rutiner mellan entreprenör och verksamhet 20 Kunder icke boende i kommunen slänger sopor på ÅVC gemensam möten för att fastställe en säkerhetsrutin Fråga kunderna varifrån dom kommer ÅVC genomförd planeringsmöte med entreprenören 8 Följa kris och katastrofplan Dialog med anställda och deltagare All verksamhet genomgomförd på APT och veckomöten 9 Undvika mobbing på arbetsplatsen och i verksamheten 8 Personal och deltgare kan komma påverkade till jobbet. 8 8 Tydligöra, åtgärda och följa upp problem varje månad Enhetschef Teknisk chef ÅVC genomför löpande Dagligen Enhetschef Tekniska chef All verksamhet gemesam värdegrund framtagen Utandningsprov görs ÅVC Slumpartad kontroll har inte visat någon påverkan 4 ggr per år Enhetschef Prod.chef vid behov Arbetsledare Enhetschef Vid behov Arbetsledare Enhetschef Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal All verksamhet Inget att rappotera 1 gång per år Chef enl. delegation Riskanalys och handlingsplan Enhetschef All verksamhet genomförd 1 gång per år Chef enl. delegation Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. Enhetschef genomförd 1 gång/mån Chef enl. delegation 8 Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista All verksamhet genomförd utan anmärkning Personuppgiftslagen 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. Stickprov All verksamhet uförd av kansliet utan anmärkning Månatlig Chef enl. delegation 1 ggr per år Chef enl. delegation Prod.chef Prod.chef Prod.chef Prod.chef Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud Stickprov Generellt avidentifierat person nr. 1 ggr per år PuLambasadör Prod.chef Styrning- Riktlinjer Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant Komplett genomläsning av med avseende på kontorets organisation delegeringsordningen och befattningar Uppdaterad vid nämd 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Dokumenthantering 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan kanslienheten uförd kontroll 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Styrdokument 8 Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument all dokumentation finns tillgänglig i alla verksamheter. 1 ggr per år Ksekr Prod.chef 6

35

36 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2018/22 Internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner 2018 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2017 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att den inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 56 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2018 att jämföra med 53 föregående år. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Internkontrollplan TSN Riskanalys TSN 2018 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

37 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Uppdraget Felaktig projektering 9 Störning i byggprocess. Granskning projekt. Proj.möte. Teknisk chef Prod chef Dåligt akut underhåll 10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Entreprenörsbrist 12 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Tjänstemottagare 9 Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd Kontroll felanmälan Bokslut Teknisk chef Prod chef Åtgärder dröjer Stöld/skadegörelse Skadegörelse på fastigheter 8 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader Bokslut Teknisk chef Prod chef Upphandling Personal Sårbarhet vid semester 12 Bemanning Samordna semester Maj Teknisk chef Prod chef Arbetsmiljö fysisk Oanmälda besök 12 Statistik Ta upp på APT Löpande Teknisk chef Prod chef Arbetsmiljö psysisk Stress 20 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt Vartannat år Teknisk chef Prod chef Verksamhetsdialog varje APT Årligen Medarbetarsamtal Mutor 10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef Ekonomi Inte tillräckligt med monetära medel Krav 9 9 Underhållsbrister Uppf. behov, brister Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Kravåtgärder vidtas i enlighet med policy Stickprov En gång/år, vid behov Chef enl. delegation Prod chef 1