Verksamhetsberättelse 2012/2013

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2012/ Verksamhetsområde 1.1 Styrelsen under verksamhetsår 2012/2013 Ordförande: Eric Åhlin Vice ordförande: Linnea Burke Rolfhamre Sekreterare: Matthias Ekström Kassör: Lina Nymoen Aktivitetsansvarig: Anna Magnusson Utbildningsansvarig: Anton Ingstedt Informationsansvarig: Harald Nilson (12 Oktober 2012 till 13 April 2013) och Emma Isaksson (Från och med 12 maj 2013) Suppleant: Bauke de Jong 1.2 Föreningens medlemskap: Medlemskap i föreningen HT 12: 74 Medlemskap i föreningen VT 13: 113 Antal betalande fullvärdiga medlemmar: 108 Antal betalande tillfälliga medlemmar: 5 Medlemsavgift fullvärdiga medlemmar: 150:- Medlemsavgift tillfälliga medlemmar: 25:- Antal protokollförda styrelsesammanträden: 16 Verksamhetsberättelse Efter årsmötet hösten 2012 togs initiativ till samarbete med Föreningen Samhällsvetarna, Utrikespolitiska Föreningen i Uppsala, Uppsala Politicesstuderande samt Pax et Bellum. Detta initiativ resulterade i vissa gemensamma events, exempelvis ett samarbete med P&B och UF kring Thomas Ohlsonkonferensen, Pubquiz med P&B och en gemensam styrelseutbildning med UF. Generellt så har styrelsearbetet flutit på bra, undantaget det faktum att kassören fick vänta till mitten av mars innan hon fick tillgång till bankuppgifterna, något som berodde på slarv vid föregående årsmöte. Under den tiden skötte föregående års kassör föreningens bankkontakter medan nuvarande kassören skötte föreningens bokföring. Föreningens informationsansvarige Harald Nilsson avgick i april 2013 och ersattes av Emma Isaksson. Vidare har föreningen fått tillgång till rum 8 på institutionen för Freds- och Konflikforskning. Föreningen har också fått tillgång till anslagstavlor på både Statsvetenskapliga institutionen och institutionen för Freds- och Konfliktforskning. Föreningen har etablerat ett samarbete med Folkuniversitetet samt ombesörjt representation vid Samhällsvetenskapliga Sektionen (SamSek), något som som har resulterat i ekonomiskt stöd till diverse aktiviteter såsom föreläsningar och studiebesök. Slutligen har mycket energi lagts på att utforma rutiner för hur styrelsearbetet ska skötas internt, exempelvis genom utarbetning av ett effektivt ramverk för utbetalningar.

2 2. Styrelsens berättelse Ordförande Ordförandes roll har till stor del bestått i att leda arbetet i föreningens styrelse och samankalla styrelsen till möten. Vidare har Ordförande arbetat med iordningsställandet av lokalen och med kontakten med andra föreningar, i synnerhet med Pax & Bellum och Utrikespolitiska Föreningen, det råder nu god kontakt mellan UPaD och dessa föreningar. I övrigt har viss kontakt tagits med Studiesociala Sektionen vid Försvarshögskolan för framtida samarbeten. Vice Ordförande Vice ordförande har deltagit i utskottsmöten samt möten med andra föreningar som exempelvis UPS och Pax et Bellum. Vice ordförande har även, tillsammans med utbildningsansvarig, representerat UPaD och programstudenterna i programrådet och upprättat samarbete med Folkuniversitetet. Vice ordförande har, tillsammans med ordförande och andra styrelsemedlemmar, representerat UPaD vid olika tillställningar såsom studentevenemang och programpresentationer. Vice ordförande har även bidragit med verksamhetsårets roligaste styrelsemötesfika. Sekreterare Sekreteraren har under verksamhetsåret ombesörjt protokollförningen på alla styrelsemöten under perioden HT12 till VT13 liksom på enstaka utskottsmöten. Sekreteraren har även ordnat lite smått med hemsidan och initierat arbetet med utgivningen av nyhetsbrev, det lyckades för övrigt. Informationsansvarig Informationsansvarig har skött föreningens hemsida och facebooksida samt skrivit ett nyhetsbrev. En blogg skapades med syftet att studenter som jobbar eller praktiserar utomlands ska kunna skriva och berätta om vad de gör. Bloggandet har dock inte riktigt kommit igång än. Utbildningsutskottet: Utbildningsutskottet och dess företrädare har under den gångna perioden aktivt arbetat med att upprätthålla god kommunikation mellan studenterna och de för kandidatprogrammet berörda institutionerna. Under verksamhetsåret har utbildningsutskottet haft fem fullgoda sammanträden och ett hastigt sammankallat möte. Antalet medlemmar vid dessa möten har varierat, men aldrig övergått åtta deltagare. Representation finns nu vid institutionen för Freds- och Konfliktforsknings styrelse samt vid Statsvetenskapliga institutionens styrelse. Medlemmar för kandidatprogrammets samtliga tre år finns nu representerade vid programrådet. Vidare är UPaD representerat utav två studentrepresentanter vid Samhällsvetenskapliga Sektionsrådet. Information om den pågående verksamheten vid dessa instanser, liksom generella frågor som berört kandidatprogrammet, har vidare förmedlats till föreningens medlemmar via föreningens hemsida eller övriga relevanta kanaler.

3 Utbildningsansvarige har aktivt deltagit i möten vid programrådet, styrelsen vid Freds- och Konfliktinstitutionen liksom vid Samsek. Vidare har utbildningsansvarige representerat föreningens medlemmar i flertalet mindre informationsmöten med kandidatprogrammets värdinstitutioner och verkat för att alla de frågor och synpunkter som lyfts av föreningens medlemmar och styrelse har förmedlats uppåt på ett konstruktivt sätt. Utbildningsansvarige har vidare bistått programkoordinator Helena Grusell i arbetet med att marknadsföra kandidatprogrammet utåt, bland annat genom deltagande vid universitetets utbildningsdagar. Utbildningsansvarige arbetade under sommaren med att representera UPaD vid Uppsala Peace Week. Här utarbetades en medlingssimulation tillsammans med föreningen Pax et Bellum. Simulationen var tänkt att äga rum under två eftermiddagar vid denna temavecka, men då för få anmälningar kom in så gick aldrig någon simulation av stapeln. Under sommaren och den tidiga terminstarten jobbade utbildningsansvare i en mindre arbetsgrupp bestående av två övriga tredjeårsstudenter med att förverkliga en praktikmässa i mitten av september månad. Pengar söktes och beviljades av Samhällsvetenskapliga Sektionsrådet för att arrangera denna mässa, men då för få aktörer hade möjlighet att närvara vid det aktuella datumet bestämde sig arbetsgruppen för att ställa in mässan. När möten av olika slag inte stått på schemat så har utbildningsansvarige som hastigast knåpat ihop en Frequently Asked Questions-sektion på UPaD:s hemsida, där information som berör UPaD och kandidatprogrammets studenter kan fungera som en lättillgänglig databank. Under det gångna verksamhetsåret har utskottet lagt fram två skrivelser till Statsvetenskapliga institutionens styrelse. Den första skrivelsen, gällande återkoppling på examinationsmoment, formulerades av utbildningsutskottet och fick vidare stöd från studentföreningarna Uppsala Politices Studerande och Föreningen Samhällsvetarna Uppsala. En andra skrivelse, gällande det huvudsakliga språket vid kurserna i utvecklingsstudier, har institutionsstyrelsen tillhandat och kommer att behandlas vid oktober månads styrelsemöte. Aktivitetsutskottet Under året har aktivitetsutskottet ägnat sig åt ett flertal olika aktiviteter som planerats och utförts av aktivitetsutskottets engagerade medlemmar. I december hölls en vintergasque som avslut på terminen. Vårterminen 2013 kickade sedan igång med en mycket lyckad skidresa till sälen. Vårterminen fortsatte med föreläsningar med Röda Korset och föreningen Garissa för att få information om organisationer som jobbar inom relevanta områden för föreningens medlemmar. Intervjuserien Living With Peace and Development, med syfte att möta människor som jobbar inom relevanta arbetsområden, drog igång i februari. Under vårterminen gavs åtta intervjuer och arbetet kommer fortgå under höstterminen 2013 efter en lyckad vårtermin. Vårterminen bjöd även på ett fördjupat engagemang i idrottsföreningen Opretentiöst IF där man träffades vid ett tillfälle och sportade. Förhoppningar finns att Opretentiöst IF kommer att utvecklas till ett mer permanent utskott. I mars började planerings arbetet inför höstens inspark och en insparksgrupp tillsattes med två andraårselever som ansvariga. Insparken har fått mycket positiv respons och avslutas med en stor gasque. I April åkte föreningen på studiebesök till Utrikesdepartementet för att få insikt i departementets arbete och senare samma månad fyllde föreningen 1 år vilket firades i den nya föreningslokalen. Detta följdes med en kryssning till Åbo innan valborg som var mycket uppskattad. Samma månad hade vi ett pubquiz med Pax et Bellum.

4 De flesta aktiviteter under året har skett på våren eftersom insparken har tagit stor plats under första delen av höstterminen. Fortsättningsvis kommer även hösten att fyllas med aktiviteter. 4. Verksamhetsplan I verksamhetsplan lyfter vi särskillt aspekter av styrelsearbete som vi vill förbättra och mål som vi har diskuterat under gångna verksamhetsåret. 4.1 Generella riktlinjer Ta fram fungerande rutiner för gasquer, framförallt vad gäller betalning och meddelande av preferenser. Effektivisera inskrivning av nya medlemmar och kommunicera tydligt med nya och potentiella medlemmar. Medverka i en styrelseutbildning hos Folkuniversitet Forsätt verka för en bättre studiemiljö vid universitetet i allmänhet, och vid våra båda instutioner i synnerhet. Få bättre fokus på koppling till arbetslivet Fler aktiviteter på höstterminen Ge möjligheter för nya studenter att engagera sig med detsamma när de börjar på programmet. Förbättra samarbete med andra föreningar av relevans för våra medlemmar. Ordna ett stormöte med nämnda samarbetspartners. Anordna utspark! 4.2 Aktivitetsutskottet Tillsätt en insparksgrupp Stödja medlemmarnas intressen och att gemensamt planera aktiviteter som gagnar föreningens medlemmar Planera resor Planera fler arbetslivsinriktade aktiviteter såsom studiebesök hos potentiella arbetsgivare Utforska möjligheten att upprätta ett mentorsprogram där studenterna får kontakt med yrkesverksamma inom fred- och utvecklingsyrken. 4.3 Utbildningsutskottet Sträva efter att UPaD är representerad vid Institutionen för freds- och konfliktforsknings styrelse, Statsvetenskapliga institutionens styrelse, Samhällsvetenskapliga Sektionsrådet vid Uppsala Studentkår och vid programrådet. Vidare finns det en mängd mindre uppdrag inom likväl studentkåren som vid universitetet där UPaD kan finna intresse i att vara representerade. Sträva efter att månatligen uppdatera föreningens medlemmar om relevanta skeenden vid dessa instanser.

5 5. Ekonomisk berättelse Den 17 mars 2013 fick kassören tillgång till föreningens bankkonto. Före det har bokföringen skett i samarbete med förre kassören, tillika nuvarande Ordförande. Arbetet har bestått av mestadels löpande bokföring och utarbetning av mallar och rutiner kring ekonomin. Kontakt har tagits med Skatteverket för att få information angående deklaration och första gången föreningen ska lämna deklaration är våren Kassören har även varit delaktig i bokning och genomförande av skidresan. De resor som föreningen har arrangerat har skett till självkostnadspris, och det har även varit målet vid försäljning av Gasque-biljetter. De flesta intäkterna kommer från medlemsavgifter samt diverse bidrag. Föreningens kostnader består mestadels av fasta kostnader samt utgifter i samband med Gasque, inspark och föreläsningsserien Living with Peace and Development. Vidare har kassören även hanterat medlemsregistret med tillhörande arbetsuppgifter. Föreningen överlämnar ett överskott på XX XXX kr (delges vid årsmötet). Föreningens revisorer, Sara Andersson har gått igenom föreningens bokföring och kommer rekommendera Årsmötet att Styrelsen beviljas ansvarsfrihet (se bilaga) 6. Avslutande kommentarer Styrelsen vill tacka för den här perioden och hoppas att ni har trivts i föreningen lika bra som vi har gjort. Mycket arbete har lagts ner på att utveckla UPaD till en plats för våra medlemmar och i en rikting att allt mer ska ska skötas av våra medlemmar. Vi vill se en förening som ger alla en chans att engagera sig och att få uttrycka sig. Vi har kommit en bit på vägen och hoppas på att framtiden kommer att tillåta oss att bli en av de bästa föreningarna i Uppsala. Inte den största utan den bästa och det får vi genom att behålla den familjära känslan och genom engagemang och fantastiska event!