Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat kl. 08:34.

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte Styrelsemöte för Uppsala Peace and Development Students Association den 7 februari 2017, klockan 08:15. Styrelserummet, Department of Peace and Conflict Research, Gamla Torget, Uppsala. Närvarande: Ebba Holmström, Elin Westerling, Hedvig Schylander, Helene Andersson, Isabelle Borgström, Johanna Gellerman, Josefine Bylund och Olle Linder. 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat kl. 08:34. 2 Val av sekreterare Styrelsen beslutade att välja Olle Linder till sekreterare. 3 Val av justerare Styrelsen beslutade att välja Helene Andersson till justerare. 4 Godkännande av dagordning Styrelsen beslutade att godkänna dagordningen. 5 Föregående protokoll Styrelsen beslutade att godkänna föregående protokoll. 6 Rapporter Ordförande - Möte med internationell rådgivare Sarah Sidibé från UD. o Tillsammans med UPS, UF och statsvetenskapliga institutionen kommer UPaD att arrangera ett heldagsprojekt den 15/2 där utrikesministern kommer att besöka universitetet för ett samtal med studenterna där man kommer ges möjlighet till att ställa frågor till henne.

2 o Hon har tydligt poängterat att det skall anordnas av studenterna. o Heldagsprojektet har begränsat antal platser (200 st.). - Möte med biträdande prefekt Anna Michalski. Protokoll Styrelsemöte 02 o Praktiska detaljer kring utrikesministerbesöket den 15/2 diskuterades. - Möte med Pax et Bellum, UPs, samt UF och dess projektgrupp. o Marknadsföring och upplägg av projektet med utrikesministern diskuterades. - Påbörjat planeringen av en föreläsning tillsammans med Anna Sjölander. Vice-Ordförande o Hon har gjort praktik i Individuell människohjälp i Zimbabwe och har även jobbat på en lokal NGO. Föreläsningen kommer äga rum i mitten av mars på engelska. Pax et Bellum har blivit inbjudna. - Har varit i kontakt med Folkuniversitet angående studiecirklar den 30/1. o Har ännu inte fått svar från de än för UPaD s ordinarie kontaktperson är sjukskriven. - Har skickat in en anmälan om studiecirkel till Folkuniversitetet den 1/2 och skall kontakta Hedvig inom en snar framtid. - Mejlat med Samseks studiebevakare (Lukas) om att UPaD söker en ny representant i Samsek. - Blivit informerad av Samsek om att de kommer anordna ett styrelsemingel. Ytterligare information kommer inom kort. - Har mottagit information av tidigare Vice-Ordförande angående studiecirklar. - Har mottagit kvittens för Folkuniversitets ersättning av tidigare Vice-Ordförande som skall kompletteras med kvitton av Helene. - Hedvig skall höra av sig till Folkuniversitetet angående mentorsgrupperna som Kassör studiecirklar och se vad det finns för möjligheter. o Det ska dock inte innebära alltför mycket extraarbete för mentorerna. o Hedvig kommer att höra av sig i styrelsens Facebookgrupp om hur det går med arbetet. - Överlämning med före detta kassör Nadja Drott är slutförd.

3 - Mötet på Swedbank med Josefine för att bli firmatecknare för UPaD samt kunna ha tillgång till dess bankkonto och bokföringssystem har blivit framflyttat till 7/2. - Helene informerar om hur återbetalningar och utlägg fungerar inför det framtida styrelsearbetet. Evenemangsansvarig - Fredsgasque. - Inspark. o Har varit i kontakt med Pax och Maria Allansson på Freds-institutionen. Har satt 7/4 som förlag på datum för evenemanget men väntar på Pax s och institutionens medgivande innan bokning av nation. o Inga anmälningar från intresserade framtida generaler har ännu inkommit. En - Samarbeten. deadline för generalansökan bör sättas så snart som möjligt så att dess arbete kan igångsättas. o Samvetarna har inte tid för någon samanordnad aktivitet med UPaD pga. en - Utskottsmöte. fullspäckad vårtermin men har dock visat intresse för ett framtida samarbete. UPS har visat intresse och Elin skall boka in ett möte med deras evenemangsansvarige. o Vill boka in ett möte någon gång under nästkommande vecka (vecka 7). En utformning av en fredsgasquegrupp samt en mer fullständig vårterminsplanering vore lämpligt. Examensavslutningen, ev. pubrunda samt någon form av valborgsevenemang diskuterades. En ev. lasergameturnerning diskuterades inte. - UPaD fyller 5 år. o Föreningen fyller år under denna vårtermin och vore därför roligt att på något sätt uppmärksamma, t.ex. genom ett spex av styrelsen på fredsgasquen. o Elin inväntar svar från Pax angående fredsgasquen innan ett datum för någon form av födelsedagsfirande kan sättas.

4 Utbildningsansvarig - Nya studentrepresentanter. o Förslag på programrådsrepresentant från andra året är Stina Fagerlund, förslag på programrådsrepresentant från tredje året är Simon Lidström, förslag på suppleant för Fredsens institutionsstyrelse är Juulia Pynnönen. Även förslag på studentrepresentant för Samsek är Therese Karlsson och Ebba ska kontakta studiebevakaren för tillsättandet av den posten. - Institutionsstyrelsen Statsen. o Posterna i institutionsstyrelsen på Statsen är ännu inte utlysta. Vill komma i kontakt med själva styrelsen innan utlysandet av posterna men detta har visat sig vara problematiskt. - Rapportering av Statsens bristande hjälp för studenter med särskilda behov. o Statsen har inte varit särskilt hjälpsamma och har även haft dålig koll på vem/vilka elever med särskilda funktionsnedsättningar, t.ex. dyslexi, kan kontakta för att få rättslig hjälp vid exempelvis tentor. - Planerar möte med skrivcoacherna. o Skrivcoachverksamheten under HT16 fick inget önskvärt genomslag så Ebba har varit i kontakt med Alicia och Massimo för att vidare diskutera verksamhetens framtid. Ebba tycker att verksamheten bör finnas kvar men det bör ske ytterligare insatser för att kunna upphöja verksamheten, t.ex. genom tydlig marknadsföring och någon form av föreläsning. o Samtliga i styrelsen samtycker att skrivcoachverksamheten bör fortsätta. - Två föreläsningar om Zimbabwe. o En föreläsning med Tove Forsbacka Karlsson är preliminärt planerad till den 23/3. Även Anna Sjölander har hört av sig och erbjudit sig till att hålla en föreläsning om Zimbabwe, helst innan slutet av mars då man kan söka praktikplats dit innan dess. Kan dock vara otaktiskt att anordna två olika föreläsningar om Zimbabwe under samma månad. Kan det vara rimligt att slå ihop dess två föreläsningar? o Styrelsen tycker att det förmodligen borde vara mest gynnsamt om de två föreläsningarna samordnades vid samma tillfälle.

5 - Övriga frågor: Protokoll Styrelsemöte 02 o Borde vi bjuda in Samsek till ett styrelsemöte? Ebba kommer att höra av sig till Samsek för ett eventuellt möte i framtiden. o Anordning av utskottsmöte? Utvecklingsutskottet och Evenemangsutskottet Kommunikationsansvarig kommer eventuellt att samordnas för att det skulle kunna var gynnsamt för de respektive verksamheterna. - Uppdaterat hemsidan, lagt upp bilder, ändrat på förstasidan, omorganiserat i menyn, osv. o Dock är det fortfarande en hel del kvar att fixa. Samtliga i styrelsen, men särskilt evenemangsansvarig och utbildningsansvarig, bör utforska hemsidan för att kunna komma med lite tips och idéer om hur hemsidan kan fräschas upp och förbättras. - Individuell fotografering av samtliga styrelsemedlemmar för att kunna läggas upp på hemsidan med en tillhörande kort presentation. o Eventuellt även kontinuerliga separata presentationer av samtliga styrelsemedlemmar som läggs upp på sociala medier, t.ex. Facebook och Instagram. - Nyhetsbrev #1 har skickats ut via mail. o I framtiden kommer Johanna maila samtliga styrelsemedlemmar cirka en vecka innan utskicken av nyhetsbreven så man får möjlighet att skriva ihop lite kort information om något som anses vara relevant att tas upp i nyhetsbrevet, t.ex. utlysning av generalposterna. - Ytterligare användning av föreningens diverse konton på sociala medier. o Funderar på att länka föreningens konto på Instagram till dess Facebooksida så att de personer utan Instagram kan ta del av de bilder som läggs ut där. Facebooksidan skulle även bli mer livfull. En eventuell Instagram-kampanj, Instagram take-over, får positiv respons av styrelsen. - Funderar på att starta ett Snapchat-konto för UPaD. o Detta skulle bidra till att föreningen blir ännu mer åtkomlig och ger även en

6 ytterligare inblick i dess verksamhet, t.ex. styrelsearbete samt förberedelser inför diverse evenemang, behind the scenes. - Uppdatering av föreningens Facebooksida med styrelsens kontaktuppgifter. - Har fortsatt med att använda Facebooksidan till att informera om vad som inträffar under den kommande veckan. - Skall träffa Pax et Bellums informationsansvarig inom en snar framtid för att diskutera Sekreterare ett samarbete mellan föreningarna. - Överlämning med före detta sekreterare Simon Lidström är slutförd. - Medlemsregistret finns tillgängligt att begrunda för samtliga styrelsemedlemmar i kassörens Dropbox. o Olle, Helene och Josefine skall träffas någon gång under februari för att diskutera och ytterligare granska medlemsregistret. - Inbjudan till symposium med EU-parlamentsledamoten Cecilia Wikström 10/3. 7 Diskussion o Detta arrangeras med anledning av invigningen av Statsens nya lokaler i kvarteret Klostret. o Sista anmälningsdag är den 28 februari. - Avstämning av budgeten. o Den ingående balansen är kr, resultatet beräknas bli -100 kr och den utgående balansen beräknas bli kr. o I nuläget ligger kostnaderna for styrelsemöten och årsmötesfika på 1000 kr men den kostnaden kommer höjas till 1500 kr. o I nuläget ligger kostnaden för mötesfika till Utbildningsutskottet på 400 kr men kommer eventuellt att sänkas i och med Utbildnings- och Aktivitetsutskottet kommer att samordnas. o Eventuellt kommer styrelsen investera i en ny bokhylla till styrelserummet någon gång under den kommande hösten. o Styrelsen beslutade att avsätta 70 kr till fika vid varje enskilt styrelsemöte.

7 - Dropbox vs. Google Drive. o - Planering: 8 Övriga ärenden Protokoll Styrelsemöte 02 Styrelsen beslutade att rensa igenom Dropboxen och flytta över relevanta dokument till Google Drive för en prövoperiod. Förhoppningsvis ska detta beslut resultera i att underlätta styrelsens arbete samt strukturera upp dess dokument. o Denna förflyttning förväntas vara färdig tills nästkommande styrelsemöte. o Februari: UD-projekt. o Mars: 3 Föreläsningar, Femsam-inspirerat projekt, Internationell Pubrunda/Nationsrunda med särskilt fokus på utbytesstudenterna och Styrelsehelg. o April: Skrivcoachworkshop (kommer läggas på is fram tills Ebba har varit på möte med Alicia och Massimo), Evenemang för UPaD s 5-årsdag (fika på Gamla Torget?), Karriärdagen, Fredsgasque (kommer eventuellt flyttas fram till början av maj), Påsk och Valborg (samarbete med Pax? Inofficiellt evenemang). o Maj: Dhy-vecka. o Juni: Examensavslutning. o Augusti/September: Inspark. - Beslut kring studentrepresentanter: o Styrelsen beslutade att välja Stina Fagerlund som studentrepresentant för år 2 i programrådet. o Styrelsen beslutade att välja Simon Lidström som studentrepresentant för år 3 i programrådet. o Styrelsen beslutade att välja Therese Karlsson som Samsekrepresentant. o Styrelsen beslutade att välja Juulia Pynnönen som suppleant för institutionsstyrelsen på Fredsen. o Styrelsen beslutade att välja Ebba som studentrepresentant för institutionsstyrelsen på Statsen.

8 9 Datum för kommande styrelsemöten Nästkommande möte hålls den 17 februari 2017 kl. 08:15. Fikaansvarig är Elin Westerling. 10 Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat kl. 10:45. Ordförande Namnförtydligande Vid Tangenterna Namnförtydligande Justerare Namnförtydligande