NYTTAN AV DIGITALISERING

Transkript

1 NYTTAN AV DIGITALISERING LIDINGÖ 15 NOV 2018 Research Institutes of Sweden RISE

2 Kort om RISE RISE, Research Institutes of Sweden, är ett statligt, icke-vinstdrivande forskningsinstitut med fokus på teknikforskning. Våra uppdragsgivare finns såväl inom offentlig som privat sektor, nationellt och internationellt. Vi själva finns över hela Sverige och lite till medarbetare, varav 30% är disputerade. Vårt team fokuserar på de samhällsekonomiska aspekterna av digitaliseringen, och har primärt uppdragsgivare inom offentlig sektor.

3 RISE affärs- och innovationsområden Digitalisering Energi och biobaserad ekonomi Hållbara städer och samhällen Hälsa och Life Science Mobilitet 3

4 Varför digitalisera? 4

5 Exempel 1: Skolhälsovården i Kramfors Barn/ungdomar vaccineras vid flera tillfällen under uppväxttiden. Skolhälsovården ansvarar för detta när barn har börjat skolan. Som vårdnadshavare får du ett meddelande när det är dags för vaccination eller hälsosamtal. Skolsköterskan dokumenterar i barnets journal och hälsokort vilket vaccin barnet har fått. Information finns också i ett nationellt vaccinationsregister. När barnet går i skolan måste båda vårdnadshavarna ge sitt medgivande genom att underteckna ett formulär som bekräftar att de samtycker till att barnet ska vaccineras. E-tjänsten som nu är framtagen för medgivande till vaccination och hälsosamtal är klar och prövas under hösten på två skolor i Kramfors. Fortsatt arbete kommer att ske för att även få automatiseringslösningar på plats. Syfte: Att minska den administrativa bördan hos varje skolsköterska så att mer tid kan läggas på viktigare och mer relevanta arbetsinsatser, t ex personliga möten. e-tjanster.kramfors.se/oversikt/overview/166 5

6 Varför digitaliserar vi offentlig sektor? Demografiutmaningen med alltfler äldre och brist på adekvat arbetskraft är de viktigaste underliggande anledningarna. Vad vill man uppnå när man digitaliserar? T ex Omfördela tid från t ex administration till andra uppgifter Minska kostnader Minska stress/arbetsbelastning på personalen Öka kvaliteten, minska antalet fel Minska löptiden för ärenden (uppfylla krav) Bredda tjänsteutbud och servicegrad Omfördela personal och resurser för insatser på andra områden Öka hållbarheten (t ex minska miljöpåverkan) Förbättra tillgänglighet, kommunikation och dokumentation Förbättra transparens och rättssäkerhet Utveckla ny kompetens Nyttorealisering är ett begrepp som brukar användas om ovanstående, d v s hur man tar tillvara de eventuella positiva effekter som kan uppstå (bl a ESV driver ett nätverk för detta). 6

7 Hur kan man mäta effekterna av digitalisering?

8 Exempel på effekter man vill mäta Finansiella (t ex effektivitetsvinster eller kostnadsbesparingar) Operativa och processrelaterade förbättringar (tid) Kvalitets- och servicerelaterade Tillgänglighet, användbarhet och demokrati Miljörelaterade Ekonomi Socialt & Hälsa Miljö Hälsorelaterade (EQ-5D) Livskvalitet och socialt inkluderande Jobbskapande och nyföretagande Utbildningsresultat Digitala färdigheter och kompetensrelaterade Demografiska Näringslivsrelaterade (t ex turism) Trafikrelaterade och fler Trygghet och säkerhet

9 ERUDITE-projektet Interreg-projekt kring digitalisering och landsbygdsutveckling Pågår medverkande regioner (Sverige, Finland, Frankrike, Irland, Slovenien, Ungern och Italien) 2 forskningsinstitut (RISE Acreo och Universitet i Ljubljana) Fokus på att identifiera e-tjänster, utveckla, utvärdera och följa upp effekterna av dessa beroende på de mål man satt 9

10 Att mäta effekterna av e-tjänster 10

11 Exempel 2: Digitalisering inom hemtjänsten

12 Exempel 2: Digitalisering inom hemtjänsten Dagtillsyn (via video) Nattillsyn Medicinpåminnare Digitala nycklar

13 Exempel 2: Digital nyckelhantering inom hemtjänsten 20 minuter hanteringstid för varje arbetspass Extra tid och resekostnader vid akuta eller oplanerade händelser Risk för hanteringsfel Tryggheten kan bli lidande för hemtjänsttagare Bättre användning av personaltid Ökad flexibilitet Minskad risk för hanteringsfel (fel nyckel, etc.) Spårbarhet av besök ökat trygghet för hemtjänsttagare 13

14 Exempel 3: Bygglov 14

15 Exempel 3: Bygga och bo (10 e-tjänster), Örnsköldsvik 15

16 Exempel 3: Bygga och bo (10 e-tjänster), Örnsköldsvik E-tjänster Eldstad anmäla om installation Transformatorstation ansöka om bygglov Tillbyggnad ansöka om bygglov Strandskydd ansöka om dispens Uterum ansöka om bygglov Komplementbyggnad ansöka om bygglov Nybyggnad ansöka om bygglov Skylt ansöka om bygglov Rivning ansöka om lov Planbesked begäran Totalt hanterades ca 400 ärenden (digitalt) under Kvantifierbara effekter: Betydande tidsvinster har uppnåtts tack vare digitaliseringen, men även andra positiva effekter. Detta har i sin tur inneburit kortare handläggningstider för merparten av ärendena samt en högre servicegrad och tillgänglighet. Uppnådd effektiviseringsvinst: SEK Av samtliga studerade 50-tal e-tjänster av administrativ karaktär inom Örnsköldsviks kommun (baserade på Open eplatform) så uppnåddes en avkastningsgrad på över 700% (för ett verksamhetsår). 16

17 Exempel 3: Nyttan av digitaliseringen för kommunen Tidsvinster Färre manuella moment. Minskat antal fel vid ansökningar och handläggning - mer fullständiga och korrekta ansökningar. Möjlighet att göra elektroniska sökningar direkt i plattformen. Finansiella transaktioner direkt i e-tjänsten (ingen faktura). Minskad stress och förbättrad känsla av kvalitet i utförandet av handläggningen. Ökad tillgänglighet, till såväl e- tjänst som handläggare. Enklare hantering Bättre överblick och ordning. Lättare att göra ändringar i info och mallar. Ökad användarvänlighet för både medborgare och handläggare. Minskad pappers- och posthantering, ger minskade kostnader och miljöpåverkan. Stabil plattform med mycket hög tillgänglighet. Lättare att ändra och uppdatera tidigare beslut och information. Förbättrad kommunikation Förbättrade kommunikationsmöjligheter med medborgarna. Lättare och snabbare att ta fram statistik och annan information. Automatiserade notiser, påminnelser etc. Digitala signaturer. 17

18 Exempel 3: Några viktiga slutsatser De hittills gjorda investeringarna i e-tjänster under ett år har för Örnsköldsviks kommun har gett en positiv effektiviseringsvinst E-tjänster med antingen stora volymer av antal ärenden eller med omfattande ansökningsförfaranden är de som ger de största effektiviseringsvinsterna. Vi har observerat att den frigjorda tiden (=effektiviseringen) medfört att medarbetare kan ägna denna tid åt andra, och/eller mer kvalificerade och relevanta arbetsuppgifter inom samma förvaltning. Merparten av de som dagligen jobbar med e-tjänsterna inom de olika förvaltningarna ser positivt på digitaliseringen för att kunna öka servicegraden och minska arbetsbelastningen. Ytterligare potential finns att öka effektivitetsvinsterna, genom framför allt Systemintegration mellan förvaltningens verksamhetssystem och e-tjänst Förenklad och mer transparent kundkontakt direkt i plattformen (effektiviserar dialogen mellan ansökande och handläggare) Ökad automatisering av vissa moment Ökad användning av e-tjänster 18

19 Hämmande faktorer i digitaliseringen Avsaknad av tydliga beslut och fokus på e-tjänster ( digitalt först ) Brist på resurser (budget och personal) Brist på utbildning och digital kompetens/mognad Avsaknad av involvering av användare och personal i omställningsprocessen (t ex vid processmappning, utarbetande av nya rutiner etc.) Organisationen fast i gamla rutiner och arbetssätt Utebliven information till medborgarna/användarna Låg nyttjandegrad t ex på grund av en målgrupps omognad, funktionshinder eller digitalt utanförskap Skepsis hos användarna vad gäller vissa funktioner och krav (t ex BankID) Om en verksamhet tvingas att ha väsentliga resurser och rutiner för såväl manuell som digital hantering så kan detta driva kostnader, minska kvalitén och öka stressen på personalen. 19

20 Exempel 4: Ekonomiskt bistånd 20

21 Exempel 4: Digitalisering av ekonomiskt bistånd Socialtjänsten utgör en stor del av kommunernas budget och står inför stora utmaningar, med brist på socialsekreterare och långa handläggningstider. Digitaliserade processer kan skapa positiva effekter i form av förbättrad hantering av ärenden och t ex ge mer tid till personliga möten, med hjälp av att Ansökningsförfarandet digitaliseras, vilket innebär att mer korrekt, snabbare, sökbar och bättre strukturerad information når handläggare (och sökande) Beslutsfattandet och informationsinhämtningen effektiviseras via en s k robot (RPA, Robotic Process Automation) Förutom direkt kostnadseffektivisering möjliggör digitaliseringen här att resurser kan omfördelas till exempelvis arbetsfrämjande insatser, andra typer av sociala stödinsatser eller hantering av mer komplexa ärenden. Även andra typer av nyttor har identifierats, t ex en ökad rättssäkerhet för medborgarna då besluten fattas (mer korrekta) och en minskad arbetsbelastning för socialsekreterarna. 21

22 Exempel 4: Automatisering av ekonomiskt bistånd 22

23 Kort demo av Digitaliseringssnurran (ej klar) 23

24 Digitaliseringsguiden.se 24

25 Kort diskussion Vilka möjligheter och utmaningar ser ni kring digitaliseringen inom er verksamhet? Har ni satt upp tydliga ambitioner och mål som är förknippade med digitalisering? Hur följer ni upp dessa? 25

26 Tack frågor, gärna!