Praktikrapport Oatly AB

Transkript

1 Praktikrapport Oatly AB Martina Sjögren Institutionen för Strategisk kommunikation SKOA43, VT16 Yrkespraktik i strategisk kommunikation, 15 hp

2 Praktikant: Martina Sjögren Utbildning: Strategisk kommunikation E- mail: Praktikplats: Oatly AB Adress: Stora Varvsgatan 6 A, Malmö Beskrivning av praktikplatsen Oatly AB är ett företag som tillverkar havrebaserade livsmedelsprodukter i syfte att förbättra människors hälsa och främja utvecklingen av en hållbar livsmedelsindustri. Organisationen har funnits sedan 2001, men vid Lunds Universitet föddes redan på 80- talet idén om att skapa ett alternativ till komjölk forskning som kom att ligga till grund för uppkomsten av Oatly. Sedan 2014 finns huvudkontoret i Malmö medan produktionsanläggningen ligger kvar i Landskrona, där man från början startade upp verksamheten. Oatly har genom åren rönt stora framgångar och idag finns produkterna i över 20 länder. I år anställde företaget även sin 100:e medarbetare. Jag tillbringade min praktikperiod på Oatlys kommunikationsavdelning, och satt således på kontoret i Malmö. Tidigare i år stärkte man upp ledningen inom Oatly genom att rekrytera en ny kommunikationsdirektör, Cecilia Sjöholm, som tidigare varit kommunikationschef på Orkla Foods. Cecilia var även min handledare under praktiken. Kommunikationsavdelningen är väldigt central inom företaget, speciellt med tanke på den expansion som sker, både i Sverige och utomlands. I den snabba tillväxten är internkommunikationen extra viktig, både för styrningen och ledningen av bolaget och för att bibehålla och stärka den värderingsstyrda kulturen som ses som affärskritisk. Det kommer in många nya människor, och det ställer nya krav på internkommunikation och verktyg. Det är därmed essentiellt för en organisation som befinner sig i en tillväxtfas att ha en ledning som ständigt arbetar för att utveckla den interna kommunikationen på ett långsiktigt plan. Smallbone (1995) Förutsättningarna för att lyckas med ett strategiskt tillvägagångssätt beträffande kommunikationen inom Oatly är god. Man jobbar för att bibehålla en god dialog mellan samtliga divisioner inom företaget, i syfte att främja de värdegrunder som bland annat

3 handlar om att försöka vara ett så transparent företag som möjligt. Ur ett strategiskt kommunikativt perspektiv är Oatly intressant eftersom det är ett expansivt företag. Därmed måste också den kommunikativa delen ständigt förbättras. Arbetsuppgifter De arbetsuppgifter jag har blivit tilldelade under min praktikperiod på Oatly har varit av den typen som berör intern kommunikation. Jag har bland annat fått vara delaktig i att utveckla och lansera Oatlys nya intranät, OatNet. Användandet av intranät är vanligt förekommande inom många organisationer, små som stora, vilket till stor del beror på den moderniserade syn många chefer och medarbetare idag har på kommunikation. Intresset kring att göra information lättillgänglig och synlig för samtliga led inom en organisation har resulterat i att många strävar efter att implementera kommunikationsverktyg som kan förenkla och effektivisera arbetet för de strategiska mål som satts upp. Idag ställs också krav på att medarbetarna själva ska förse sig med nyheter, hålla sig uppdaterade och aktivt söka information. Ett gemensamt intranät förenklar denna process och lämpar sig också för organisationer med ett decentraliserat informationsflöde. Heide (2002) För att kunna arbeta med intranätet blev jag tvungen att lära mig ett nytt program, SharePoint, som är ett välanvänt verktyg bland organisationer för att skapa gemensamma plattformar (t.ex. intranät). Detta jobbade jag med i stort sett dagligen under den första veckan av praktiken. När strukturen på intranätet blivit upprättad så fick jag kontinuerligt arbeta med att uppdatera intranätet med relevant information, ett arbete som löpte parallellt med de andra uppgifter jag successivt fick serverade på mitt bord. Jag fick bland annat uppdatera nyhetsflödet, formulera egna texter att publicera under de olika rubrikerna på intranätet, etc. En återkommande uppgift som var kopplad till intranätet var att varje vecka lägga upp Veckans personlighet på intranätet en anställd som under en arbetsvecka fick synas på startsidan, och som fick svara på några korta frågor om sig själv. Även om upplägger med Veckans personlighet verkar simpelt, så är syftet mer väsentligt än vad man kanske kan tro. Detta eftersom Oatly är ett så expansivt företag och för att det är viktigt att alla medarbetare får en chans att lära känna varandra, vilket annars kan vara svårt med tanke på att alla inte jobbar på

4 samma plats. För mig var det väldigt roligt att varje vecka uppdatera Veckans personlighet eftersom det var ett koncept som jag, tillsammans med min handledare, hade tänkt ut. Eftersom min handledare inte hade någon tidigare erfarenhet av just SharePoint som verktyg vid utformning av intranät så gavs jag fria tyglar till att själv leka runt i programmet, och på så vis lära mig på egen hand. När en förändring ska implementeras är det viktig att ledningen tydligt kommunicerar varför den behöver genomföras, vilka funktioner den har, och hur den kommer att påverka medarbetarna. Shere (2006) I samband med lanseringen av intranätet höll jag i ett antal work shops, både i Malmö och Landskrona, där syftet var att presentera upplägget kring OatNet för medarbetarna samt skapa en dialog kring vilka behov som fanns beträffande den interna kommunikationen inom företaget. Enligt Shere (2006) är kommunikationen och en meningsskapande dialog av stor betydelse vid förändringsarbete (exempelvis införandet av ett nytt intranät), vilket jag även blev varse om under work shopsen. Många frågor och åsikter kom upp till ytan, och genom att diskutera dessa kunde de frågetecken som fanns rätas ut och bli besvarade. Detta tror jag bidrog till att lanseringsförslaget till slut kunde mottas på ett önskvärt sätt från medarbetarnas sida. Allt som togs upp under work shopsen dokumenterades därefter. Jag märkte att de behov som fanns skiljde sig väldigt mycket mellan de olika kontoren i Landskrona och Malmö, vilket kändes viktigt att ha i åtanke inför utvecklingen av intranätet. Utöver arbetet med intranätet fick jag skriva ett pressmeddelande som publicerades på en plattform som företag kan använda sig av för att publicera nyheter och pressmeddelanden. Eftersom jag inte har någon erfarenhet av att skriva pressmeddelanden sedan tidigare, så denna uppgift var verkligen ett nyttigt inslag. Jag deltog även i ett flertal presentationer och föreläsningar under min praktiktid på Oatly, som gav mig mycket ny information och kunskap om kommunikation, men även om andra ämnen såsom hållbarhet och hälsa. Varje vecka hade vi också avdelningsmöte med kommunikationsavdelningen, där planering och arbetsuppgifter diskuterades.

5 Den andra stora uppgiften jag tilldelades på Oatly var att genomföra en enkätundersökning, där syftet var att kartlägga den interna kommunikationen inom företaget. Även vid denna arbetsuppgift fick jag bekanta mig med ett nytt datorprogram, Survey Monkey, som är ett verktyg för att skapa enkäter online. Det här var en uppgift som jag verkligen känner var kvalificerad, och som kommer att vara bra att ha med sig i bagaget för framtiden. Min handledare var tydlig med att säga att kartläggningen skulle ligga till grund för en åtgärdsplan och för utvecklingen av den interna kommunikationen inom Oatly vilket givetvis satte ytterligare press på mig att göra ett så bra arbete som möjligt, trots att jag inte tidigare genomfört en liknande enkätundersökning. Jag fick tillgång till tidigare material så att jag kunde förstå upplägget av en kartläggning, och min handledare bokade in möten för att kontinuerligt kunna stämma av hur det gick för mig, samt för att ge mig feedback. Detta bidrog till att slutresultatet av enkätundersökningen blev bättre än vad jag först förväntat mig. Värdet av praktiken Överlag så är jag mycket nöjd med min praktik på Oatly. Det har varit en lärorik tid, och jag har alltid haft uppgifter att sysselsätta mig med. Jag fick ett varmt välkomnande från allra första dagen, vilket också gjorde att jag från dag ett kände mig som en del av organisationen. Jag känner också att jag har fått en bra uppfattning om hur Oatly fungerar, och hur de olika avdelningarna är sammanlänkade till varandra. Det har varit spännande att få en inblick i hur ett så pass ungt och framgångsrikt företag är uppbyggt, och vilka värderingar som styr. Att jag har kunnat ha en så nära kontakt med min handledare och med kommunikationsavdelningen, är också något jag värderar högt. Jag är glad och tacksam över att ha fått de stöd jag har behövt, samt de rätta förutsättningarna för att klara av arbetet. Samtidigt är jag också nöjd med att ha fått jobba så pass självständigt som jag har gjort under min tid på Oatly. Att jag blev tilldelad en egen dator och arbetsplats, kändes dessutom väldigt inkluderande. Något som jag också uppskattade var att min handledare var väldigt tydlig med att hon ville att jag skulle ta egna initiativ och komma med egna idéer, vilket givetvis kändes positivt.

6 Jag anser att min praktikplats på Oatly har varit ytterst passande för min utbildning. Att få vara en del av ett nav inom kommunikationsavdelningen, och få arbeta med internkommunikation, är något som verkligen återknyter till mycket utav det jag har fått lära mig under studietiden. Jag har inhämtat mycket ny kunskap om sådant som jag inte tidigare har haft någon kännedom om, bland annat om hur man i praktiken arbetar med internkommunikation och hur man kan nyttja olika verktyg och strategier för att nå organisatoriska mål. Att ha fått vistas på en riktig arbetsplats har också varit en mycket fin lärdom i sig, eftersom det har gett mig en insikt i hur saker och ting förhåller sig till varandra inom ett företag, och hur det är att jobba med kvalificerade uppgifter där man förväntas leverera goda resultat. Jag känner också att jag har utvecklat mig i mitt skrivande och blivit mer effektiv på att producera texter av olika slag. Oatlys unika image gjorde att jag också var tvungen att anpassa mitt språk efter företagets tonalitet, vilket var en utmaning i sig. Detta tror jag att jag kommer att ha stor nytta av, eftersom jag kan tänka mig att i framtiden ha ett yrke där skrivandet utgör en central del utav arbetsuppgifterna. Jag anser att jag har haft viss nytta av mina teoretiska kunskaper sedan tidigare, främst vad gäller kommunikation i organisationer och hur medarbetarbetares attityder kring förändringar kan se ut. Under work shopsen underlättade detta för mig, eftersom jag visste att implementeringen av ett nytt intranät kunde väcka ett visst motstånd. Det kändes tryggt att kunna bemöta de invändningar och kritik som dök upp genom att försöka presentera ett bra upplägg där samtliga kunde känna sig delaktiga. Jag vill verkligen påstå att jag har kunnat bidra med mycket till min praktikplats. Att ha varit med och byggt upp samt lanserat ett helt nytt intranät är något som jag personligen är väldigt stolt över, och vetskapen om att medarbetarna på min praktikplats kommer att ha stor nytta av det i sitt arbete gör mig ännu gladare. Min handledare nämnde redan första gången vi träffades att hon ville att jag skulle få ut så mycket som möjligt av min praktik, samtidigt som Oatly skulle få något tillbaka. Detta är något som hela tiden har genomsyrat de uppgifter jag har blivit tilldelade, och jag känner därför att jag har kunnat bidra med väldigt mycket.

7 Min framtida yrkesbana Även om jag ännu inte vet exakt vad mitt framtida yrkesval blir, så känner jag att jag gärna vill fortsätta på samma linje som den jag fått känna på nu under min praktik, det vill säga den som berör internkommunikation och organisationskommunikation. Jag har under min praktik förstått att internkommunikation är otroligt viktigt, och jag känner därför att det hade varit intressant att lära sig, och förstå mer av den specifika kommunikationsformen. Jag hade även kunnat tänka mig att jobba med frågor som berör förändringskommunikation i organisationer. Som tidigare nämnt så är jag också intresserad av att skriva texter av olika slag, och det hade därför varit extra intressant att ha arbetsuppgifter som berör just detta. Jag tror absolut att Kandidatprogrammet i Strategisk kommunikation kan ge mig de rätta förutsättningarna för att klara av ett sådant yrke i framtiden, men det är mycket möjligt att jag behöver bygga på med en skrivarkurs för att förbättra mina färdigheter vad gäller kreativt skrivande. Jag anser att artikeln Implenting Intranet 2.0: A study of knowledge requirements for external consultants in enterprise systems av Eli Hustad och Thomas Vikstol, är relevant för min framtida yrkesbana då den tar upp intranät som ett verktyg för internkommunikation inom organisationer, och hur externa konsulter arbetar för att implementera intranät hos företag på ett framgångsrikt sätt. I artikeln framkommer det att förändringsarbeten inte alltid sker smidigt utan invändningar det krävs alltså att en konsult besitter många olika kunskaper för att lanseringen av ett nytt intranät ska falla i god jord hos medarbetarna. Personen ska ha tekniska kunskaper så att hen pedagogiskt kan förklara upplägget för medarbetarna, samt ha en god inblick i organisationskommunikation. Jag finner detta ämne väldigt intressant, och kan absolut tänka mig att arbeta med liknande frågor i framtiden. Vi lever i en digital tidsålder där vi allt mer förlitar oss på tekniken. Personalbrev och telefonkonferenser har inom många organisationer ersatts med digitala plattformar, såsom intranät där information, och möjlighet till kommunikation, finns samlad på ett ställe. Genom att göra intranätet till den främsta källan till information, möjliggör man också för samtliga medarbetare att göra sina röster hörda. Detta tycker jag är en viktig poäng med tanke på att många organisationer och företag idag är platta. Det är inte längre en hierarkisk modell som gäller, och

8 därmed ställs också krav på effektiv informationsspridning och god tillgång till den senaste versionen av dokument, etc. Jag anser att artikeln jag valt är väldigt väsentlig för den organisationskultur vi i många fall har i vårt samhälle idag den talar om hur djupt rotad värderingar och åsikter kan vara bland medarbetare, och att det därmed krävs noga välplanerade strategier om man vill lyckas med ett förändringsarbete. Alvesson och Svenningsson (2008) berör liknande ämnen i sin bok Förändringsarbete i organisationer: om att utveckla företagskulturer och menar att det oftast är mindre problematiskt att genomföra en förändring i en organisation när den är homogen, vilket den inte alltid är. Alla chefer och medarbetare är olika, även inom Oatly, vilket givetvis påverkar de beslut som fattas inom en organisation. Detta ämne känns väldigt relevant för mig eftersom nya digitala verktyg för internkommunikation ständigt utvecklas, vilket i sin tur kräver nya specifika kunskaper inom organisationskommunikation. Råd till framtida praktikanter De råd jag har att ge framtida praktikanter är att visa våga framfötterna och komma med egna initiativ. Det är inte alltid lätt att presentera de idéer och tankar man har, men det ger väldigt mycket om man åtminstone försöker kommunicera sina önskemål. Det viktigaste är att man som student känner att man har fått ut något av sin praktik, och därför är det också essentiellt att be om hjälp när man känner att man behöver det. Likaså tycker jag att man ska säga till om man anser att de uppgifter man blivit tilldelade inte är tillräckligt utmanande eller utvecklande för en själv. Jag tycker också att man ska tänka på att vara ute i god tid när man söker praktikplats, eftersom processen kan ta längre tid än vad man tror. Det gjorde den i mitt fall, och det kan därför vara bra att föregå en sådan situation genom att ta fram olika förslag på organisationer som man skulle kunna tänka sig att göra sin praktik på. En annan sak, som jag tycker att man bör ha i åtanke när man söker praktikplats, är att försöka hitta ett ställe där det kan tänkas finnas uppgifter som stämmer överens med det man önskar jobba med i framtiden. Vill man inte nischa sig, utan istället bredda sig, så kan man förslagsvis söka sig till en organisation där kommunikatören har många olika sysslor.

9 Bilagor Pressmeddelande:

10 Utdrag från enkätundersökningen:

11 Referenser: Alvesson, M. & Sveningsson, S. (2008). Förändringsarbete i organisationer: om att utveckla företagskulturer. (1. uppl.) Malmö: Liber. Heide, M. (2002). Intranät: en ny arena för kommunikation och lärande. Diss. Lund : Univ., Lund. Johansson och Öhgren (2014). Sociala intranät för kommunikation och lärande - En studie av Svenska Spels intranät. Hämtad från: Shere, K. D. (2006). Managing Cultural Changes in Your Organization. Journal of the Quality Assurance Institute, 20(3), 4-8. Smallbone, D., Leig, R. & North, D. (1995). The Characteristics and Strategies of High Growth SMEs. International Journal of Entrepreneurial Behaviour & Research, 1(3),