Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 27 mars 2015

Transkript

1 Handlingar till möte med servicenämnden fredag 27 mars 2015

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 27 mars 2015 Plats: Rälsen, Gullbergsvass Konferens, Göteborg Tid: Kl Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Redovisning av intern kontroll 2014 för Regionservice, Lena Carlsson Tell ekonomichef Diarienummer SN Förslag till intern kontrollplan 2015 för Regionservice, Lena Carlsson Tell ekonomichef Diarienummer SN Yttrande över Remiss Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling, Erik Hallberg tf. stabschef Diarienummer SN Ändring av servicenämndens sammanträdestider 2015 Diarienummer SN Inköp av läsplattor Diarienummer SN Delegeringsärenden Diarienummer SN Anmälningsärenden Diarienummer SN Uppdrag till servicedirektören Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

3 Föredragningslista för servicenämnden, (2) Informationsärenden A. Säkerhetsarbetet inom Regionservice, Erik Burman säkerhetsstrateg kl B. Handlingsplan och analys av resultatet från NöjdKundIndex (NKI), Petra Bergman kommunikationschef C. Bakgrund till servicepaket och materialförsörjning i vården (MiV), Erik Hallberg tf. stabschef Peter Hermansson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt

4 Ärende 1

5

6

7 Ärende 2

8

9 Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Årsvis Uppföljning Rapport till Ledningskansli Kund- och kommunikation Internkommunikationsstrategi Användartest medarbetarwebb Bettina BA Stickprov Årsvis Petra Bergman Ledningskansli Kund- och kommunikation Årshjul webb Uppdatering webb Bettina BA Stickprov Årsvis Petra Bergman Månadsvis Ledningskansli Ekonomi Uppföljningsprocess Att vi erhållit intäkter enligt budget Resp områdes-ekonom Fullständig Månadsvis Lena Carlsson Tell Ledningskansli Ekonomi Uppföljningsprocess Att planerade åtgärder är genomförda Resp områdes-ekonom Fullständig Månadsvis Lena Carlsson Tell Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapport kontroller Kontroll att löpande genomgång av dokumentet görs på lönemöten. Ska finnas med på dagordningen Resp sektionschef Fullständig Månadsvis André de Vries Ledningskansli Kansli Delegeringsordning och vidaredelegering Enligt fastställd tidplan Att samtliga delegeringsbeslut är fattade enligt delegeringsordning eller enligt vidaredelegering Nämndsekreterare Fullständig Månadsvis Erik Hallberg Ledningskansli Ekonomi Budgetprocess Att det finns interna avtal Resp områdes-ekonom Fullständig Enligt tidplan för budget Lena Carlsson Tell Ledningskansli Ekonomi Budgetprocessen Att säkerställa att andra delar av förvaltningen gör sina delar av budgetprocessen kopplat till tidplan som finns Resp områdes-ekonom Stickprov Från 15 augusti till deadline enligt årshjul varannan vecka Lena Carlsson Tell Januari - december Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapport- kontroller Kontroll att nyanställda får introduktion Resp sektionschef Fullständig Januari André de Vries Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice VGR: Information om lagar, avtal och styrande dokument Kontroll att relevanta styrdokument och lagar finns med i introduktionsplanen för nyanställda Resp sektionschef Fullständig Januari André de Vries

10 Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice Tjänst "Internkontrollplan" Regionservice * Hantering av mervärdeskatt * Löpande redovisning och bokslut * Systemförvaltning Kontroll att checklistan uppdateras i (Raindance)* Kundfakturering * samråd med ekonomichef Regionservice Leverantörsfakturor/utanordning/attest * Investeringar * Leasade fordon * Externa intäkter * Skydd mot oegentligheter Helena Bergquist Carlsson Fullständig Februari Lena Carlsson Tell Ledningskansli Kansli Avvikelsehantering i MedControl PRO Ledningskansli Kansli Miljöpolitiska programmet Kontroll att tydliga instruktioner finns i linjen Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att riktlinjer är kända hos medarbetare Säkerhetsstrateg Fullständig Februari Erik Hallberg Miljöstrateg Stickprov Februari Erik Hallberg Ledningskansli Kansli Mutor och jäv, Regionservice personal köper varor och tjänster Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att policy för mutor och gåvor är känd hos medarbetare Inköpscontroller Stickprov Februari Erik Hallberg Ledningskansli Kansli Säkerhetsstrategi + årlig handlingsplan Kontroll att områdeschefer har mottagit och förstått sitt säkerhetsansvar Säkerhetsstrateg Fullständig Februari Erik Hallberg Ledningskansli Kansli Systematiskt brandskyddsarbete Ledningskansli Kansli Miljöbalken Ledningskansli Kansli Lagar och riktlinjer avseende säkerhet/projekt Ledningskansli HR Ledningskansli Ekonomi Uppföljningsprocess Rutiner och handlingsprogram för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet Ledningskansli Servicedistrikt Skaraborg Lokalvårdsprocessen Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att riktlinjer är kända hos medarbetare Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att lagstiftningen är känd hos medarbetare Kontroll att det är med i projektberedning BP0 checklista Säkerhetsstrateg Stickprov Februari Erik Hallberg Miljöstrateg Stickprov Februari Erik Hallberg Säkerhetsstrateg Fullständig Mars Erik Hallberg Uppföljning av mätning av SAM status Arbetsmiljöspecialist Fullständig Mars HR-chef En analys av genomförd efterkalkyl och verksamhetsnyckeltal Att innehållet i tjänstespecifikationer, rutiner och instruktioner överensstämmer med riktlinjen för städkvalité Resp områdes-ekonom Fullständig Mars Lena Carlsson Tell Processansvarig Fullständig Mars Erik Hallberg Ledningskansli Kansli Benchmarking Att tydliga instruktioner finns för att ta fram underlag till benchmarking och att dessa är kända Utvecklingschef Stickprov Mars Sten Axelsson Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice E-handelsprocessen från beställning till betalning Uppföljning av processutnyttjande Fullständig Mars André de Vries Administrativt centrum Ekonomiservice Vår egen ekonomi Administrativt centrum Telefoni System Teleopti Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp sektionschef Fullständig Mars Helena Bergquist Carlsson Kontrollera att antal anknytningar enligt tjänsten stämmer överens med systemspecialistens när avvikelsen är större än 20 Resp sektionschef Fullständig April Andrea Thomsen

11 Administrativt centrum Telefoni Behandlingstid Otydlig rollbeskrivning Kontroll av behandlingstids utveckling Resp sektionschef Fullständig April Andrea Thomsen Administrativt centrum Telefoni Antal tappade samtal/svarstider Fel bemanning vid toppar Kontroll av schemaläggning kontra inkommande samtal Resp sektionschef Fullständig April Andrea Thomsen Ledningskansli Kansli Nyckeltal uppföljningsprocess lokaler Kontroll av fakuraunderlag Lars Kérla Fullständig April Erik Hallberg Ledningskansli Servicedistrikt Skaraborg Lokalvårdsprocessen Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice Behörigheter Administrativt centrum Ekonomiservice Hantering av allmänna handlingar Ledningskansli Kund- och kommunikation NKI Kansli Process för verkställighetsbeslut Ledningskansli Ledningskansli Kansli Dokumentstyrning Kontroll att egenkontroll enligt standard SS genomförs enl beslut fattat i SN dec Kontroll att behörighetsansvariga har ställt frågan om behörighetslistor är aktuella samt att vi har informerat våra kunder om risker med felaktiga behörigheter Kontroll att alla medarbetare har fått informtion vid APT Att underlag för utskick av NKI kvalitetssäkras Kontroll att servicedirektörsbeslut har följt riktlinjen och processen för verkställighetsbeslut Att publicerade dokument på webben gällande tjänstebeskrivning, tjänstespecifikation och tilläggsöverenskommelse hänger ihop. Processansvarig Stickprov Maj Erik Hallberg Resp sektionschef Fullständig Maj André de Vries Resp sektionschef Fullständig Maj Helena Bergquist Carlsson Processledare Fullständig Maj Petra Bergman Chefsekreterare Stickprov Maj Erik Hallberg Verksamhetscontrolller Stickprov Maj Erik Hallberg Ledningskansli Kund- och kommunikation Kundkommunikation, tjänstebeskrivning Att innehållet på kundwebben är korrekt i sak och formulering gällande tjänster Processledare Stickprov Maj Petra Bergman Ledningskansli HR Information om lag, avtal och styrande dokument Ledningskansli Ledningskansli Ledningskansli Ledningskansli Ledningskansli Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli Delegeringsordning och vidaredelegering Arbetsfördelning Regionservice Ärendehantering Dokumenthanteringsplan Instruktion för diarieföring Kontroll att interna rutiner är aktuella och uppdaterade Att samtliga delegater har genomgått utbildning Att samtliga beslutsfattare har genomgått utbildning. Kontrollera att det finns en uppdaterad och aktuell riktlinje och process för ärendehantering Kontrollera att en dokumenthanteringsplan för Regionservice/SN är upprättad Att samtliga beslutsfattare har genomgått utbildning HR-specialist Fullständig Juni HR-chef Nämndsekreterare Fullständig Juni Erik Hallberg Nämndsekreterare Fullständig Juni Erik Hallberg Chefsekreterare Fullständig Juni Erik Hallberg Nämndsekreterare Fullständig Juni Erik Hallberg Nämndsekreterare Fullständig Juni Erik Hallberg Ledningskansli Kansli Anvisning för posthantering och e-post Kontroll att anvisning är aktuell Chefsekreterare Fullständig Juni Erik Hallberg Ledningskansli Kund- och kommunikation Ledningskansli HR Kompetensförsörjning Ledningskansli HR Checklistor för introduktion Administrativt centrum Lön och Ekonomiservic Vår egen ekonomi Kommunikationsstrategi Länkning från kundernas webbplatser Kommunikatör Stickprov Juni Petra Bergman Kontroll att system, struktur och rutin finns Uppföljning av introduktion av nyanställda Kontroll att kundavtalen överenstämmer med intäkter Kompetensstrateg Fullständig Juni HR-chef HR-specialist Fullständig Juni HR-chef Resp sektionschef Fullständig Juni Helena Bergquist Carlsson

12 Uppföljning av Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice E-handelsprocessen från beställning till betalning processutnyttjande Ledningskansli Ekonomi Bokföring Är alla konsultfakturor bokförda på rätt konto Ledningskansli Ekonomi Vidaredelegering Uppföljning av konsultfakturor över fem basbelopp Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Administrativt centrum Kompetenscentrum Roller, ansvar och mandat, utveckling av beslut Administrativt centrum Kompetenscentrum Projektmodellen Projektilen Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapport- kontroller Kontroll att roller, ansvar, mandat är kända inom Regionservice (ledningsnivåer och projekt) Kontroll att Projektilen tillämpas och används för alla projekt Fullständig Augusti André de Vries Resp områdes-ekonom Stickprov Augusti Lena Carlsson Tell Verksamhetscontrolller Stickprov Augusti Lena Carlsson Tell Resp sektionschef Fullständig September Helena Bergquist Carlsson Portföljadministratör Stickprov September Monica Ekström Portföljadministratör Stickprov September Monica Ekström Kontroll att dokumentet är aktuellt Resp sektionschef Fullständig September André de Vries Ledningskansli Kansli Dokumentstyrning Att riktlinje för dokumentstyrning följs gällande tjänstebeskrivningar publicerade på kundwebben, dvs: Rätt version av dokument Rätt datum De går att lokalisera Inaktuella dokument är bortrensade Det framgår vem som äger dokumentet. Verksamhetscontrolller Fullständig September Erik Hallberg Ledningskansli Servicedistrikt Skaraborg Bilpool Ledningskansli Kansli Ledningssystem/ Ledningshandbok Ledningskansli Kund- och kommunikation Kundrapportering Administrativt centrum Telefoni System Teleopti Att rutin för uppföljning av körda mil är känd Processansvarig Fullständig September Erik Hallberg Kontroll att ledningssystemet är aktuellt Erik Hallberg Fullständig Oktober Erik Hallberg Att kundrapportering sker enligt fastställd tidplan Processledare Fullständig Oktober Petra Bergman Kontrollera att antal anknytningar enligt tjänsten stämmer överens med systemspecialistens när avvikelsen är större än 20 Resp sektionschef Fullständig Oktober Andrea Thomsen Administrativt centrum Telefoni Behandlingstid Otydlig rollbeskrivning Kontroll av behandlingstids utveckling Resp sektionschef Fullständig Oktober Andrea Thomsen Administrativt centrum Telefoni Antal tappade samtal/svarstider Fel bemanning vid toppar Kontroll av schemaläggning kontra inkommande samtal Resp sektionschef Fullständig Oktober Andrea Thomsen Ledningskansli Kansli Ledningshandboken Att internrevision genomförs Verksamhetscontrolller Stickprov November Erik Hallberg Ledningskansli HR Kompetensförsörjning Ledningskansli HR Checklistor för introduktion Kontroll att system, struktur och rutin finns Uppföljning av introduktion av nyanställda Kompetensstrateg Fullständig November HR-chef HR-specialist Fullständig November HR-chef

13 Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice Behörigheter Administrativt centrum Ledningskansli Lön och Ekonomiservice Kansli Hantering av allmänna handlingar Ärendehantering Ledningskansli HR Checklistor för introduktion Kontroll att behörighetsansvariga har ställt frågan om behörighetslistor är aktuella samt att vi har informerat våra kunder om risker med felaktiga behörigheter Kontroll att alla medarbetare har fått information vid APT Kontroll att servicedirektörsbeslut har följt riktlinjen och processen för ärendehantering Löpande uppföljning av introduktion intermittent anställda Resp sektionschef Fullständig November André de Vries Resp sektionschef Fullständig November Helena Bergquist Carlsson Chefsekreterare Stickprov November Erik Hallberg HR-specialist Fullständig November HR-chef Ledningskansli Ekonomi Bokföring Är konsultfakturor bokförda på rätt konto Resp områdes-ekonom Stickprov December Lena Carlsson Tell Ledningskansli Ekonomi Bokning av lokaler vid konferens Använder vi Regionens lokaler Resp områdes-ekonom Stickprov December Lena Carlsson Tell Administrativt centrum Lön och Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp sektionschef Fullständig December Helena Bergquist Carlsson

14 Ärende 3

15 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice, ledningskansliet Kanslienheten Handläggare: Martina Persson Telefon: E-post: Till servicenämnden Yttrande över Remiss Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling Förslag till beslut 1. Servicenämndens lämnar följande yttrande: a. Nyttan av klimatväxlingen är att det kan påskynda övergripande klimatsatsningar där många gynnas. b. Avgiften anses ligga på lagom nivå dvs. cirka 10 procent i förhållande till utlägg för resor i tjänsten. Kan även fungera som ekonomiskt incitament för att minska resandet med privat bil eller flyg. c. Miljösekretariatet bör sätta in insatserna där de gör störst klimatnytta. sett ur verksamhets- och samhällsutvecklingsperspektiv. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen har remitterat miljönämndens förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling, dnr RS Regionstyrelsen vill särskilt ha synpunkter på vad förvaltningar och bolag ser för möjligheter och hinder med ett införande av ett program för klimatväxling. Yttranden lämnas till regionstyrelsen senast 21 april Fördjupad beskrivning av ärendet Nyttan av klimatväxling Politiska målet är effektiva och fossiloberoende transporter Medel bör avsättas till förvaltningsövergripande åtgärder som kan påskynda klimatsmart verksamhets- och samhällsutveckling, som t.ex. att köpa ren biogas till fordon, sätta upp laddstolpar på tomter och kollektivtrafiksatsningar. Genom klimatväxling kan regionen satsa på klimatåtgärder i större projekt, som ger mer än om enskilda förvaltningar själva vidtar åtgärder. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

16 Datum Diarienummer: SN (2) Frågasättande av klimatväxling Frågan är inte helt rättvis. En del förvaltningar och lokaliseringar har lättare att välja resfria alternativ som kollektivtrafik eller tjänstefordon, medan andra inte har samma möjlighet. Troligen kommer de flesta åtgärderna sättas in i städerna och vid sjukhusen, där utfallet av satsningarna blir störst. Klimatväxlingen skulle kunna bromsa förvaltningars initiativkraft då finansieringen förväntas ske med externa medel. Merkostnaden av klimatväxling Klimatväxling innebär att medel cirkulerar inom Västra Götalandsregionen. Regionservice tjänstefordon körs cirka mil per år. Resande med privat bil står för cirka mil, men har minskat under åren. Detta beroende dels på att förutsättningarna att arbeta på tåg förbättrats och dels på resfria möten via Lync, video eller telefon. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se martina.persson@vgregion.se

17 1 (2) Datum Diarienummer RS Samtliga nämnder, styrelser och bolag Remiss - Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling I regionfullmäktiges budget 2014 fick miljönämnden i uppdrag att ta fram ett program för klimatkompensation i Västra Götalandsregionen. Miljönämnden har slutfört sitt uppdrag och beslutade den 10 december 2014 ( 65, dnr MN ) att föreslå regionfullmäktige att införa programmet för klimatväxling för Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och bolag senast den 1 juli Programmet som föreslås är en centralt styrd modell där samtliga förvaltningar och bolag ska ingå. Klimatväxlingsavgiften läggs på tjänstemäns och politikers tjänsteresor med privat bil och flyg. Avgiften samlas på ett centralt konto och ska användas till åtgärder för att minska klimatpåverkan i enlighet med Västra Götalandsregionens miljöprogram Hade Västra Götalandsregionen klimatväxlat år 2013 och 2014 skulle programmet genererat 7,3 respektive 7,6 miljoner kronor. Miljönämnden ser ett behov av ett klimatväxlingsprogram då resandet med flyg och privata bilar fortfarande utgör en stor andel av resandet i tjänsten. Resandet med bil har minskat med 15 procent sedan 2009, mycket till följd av övergång till resfri mötesteknik. År 2013 körde vi dock cirka 2,3 miljoner mil och av dessa var drygt 40 procent i privat bil. Resta mil med flyg i tjänsten har ökat med 7 procent sedan 2009 och år 2013 var vi uppe i cirka 1,6 miljoner mil. (Förvaltningsspecifika uträkningar bifogas för 2013 så varje förvaltning/bolag ser sin ungefärliga klimatväxlingsavgift. Klimatavgiften beräknas efter varje års slut) Regionstyrelsen vill särskilt ha synpunkter på vad förvaltningar och bolag ser för möjligheter och hinder med ett införande av ett program för klimatväxling. Programmet översänds för synpunkter till samtliga nämnder, styrelser, kommittéer och bolag. Yttranden lämnas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 21 april Vid frågor om programmet, vänligen kontakta: Jenny Sjöstedt, telefon: , Epost: jenny.sjostedt@vgregion.se Efter remissomgången är avsikten att programmet ska fastställas av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

18 (2) Enligt uppdrag Elisabet Ericson Kanslichef Bilaga Miljönämndens förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling

19

20 Västra Götalandsregionen 1 (5) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer MN Västra Götalandsregionen Miljösekretariatet Handläggare: Jenny Sjöstedt Telefon: E-post: jenny.sjostedt@vgregion.se Till miljönämnden Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling Förslag till beslut Miljönämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige godkänner återrapportering av budgetuppdraget att ta fram ett program för klimatkompensation. 2. Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige inför program för klimatväxling för Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och bolag senast den 1 juli Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige ger miljönämnden i uppdrag att stödja införande av program för klimatväxling för Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och bolag. Miljönämnden beslutar följande för egen del: 1. Miljönämnden anser för egen del att uppdraget om att ta fram ett program för klimatkompensation från regionfullmäktiges budget 2014 är slutfört. Sammanfattning av ärendet I regionfullmäktiges budget 2014 fick miljönämnden i uppdrag att ta fram ett program för klimatkompensation i Västra Götalandsregionen. Miljösekretariatet har utrett frågan, i samråd med fler förvaltningar, och har bland annat tittat på hur Region Skåne och Göteborgs Stad har utformat sina modeller. Modellen som föreslås är en centralt styrd modell där samtliga förvaltningar och bolag ska ingå. Klimatväxlingsavgift läggs på tjänstemäns och politikers tjänsteresor med privat bil och flyg. Avgiften samlas på ett centralt konto och medlen ska användas till åtgärder i Västra Götalandsregionens miljöprogram som syftar till att minska klimatpåverkan. Miljönämnden gör årligen en prioritering av vilka åtgärder som ska genomföras. Prioriteringen baseras på en prognos. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Rosenlundsplatsen 2 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: info.miljo@vgregion.se

21 Datum (5) Diarienummer MN Fördjupande beskrivning av ärendet Klimatkompensation eller klimatväxling Klimatkompensation innebär att man vill minska skadan av klimatpåverkande handlingar som vi inte kan eller vill låta bli, genom att betala ett högre pris för dessa handlingar. Att klimatkompensera sina resor innebär således att man försöker minska eller neutralisera resornas klimateffekter, genom att ge pengar till åtgärder som minskar klimatpåverkan. Klimatkompensationen finansierar en åtgärd utanför den egna organisationen som ska leda till en utsläppsminskning som är lika stor som de utsläpp som ska kompenseras 1. Enligt SKL är klimatkompensation inte förenligt med kommunallagen 2. Som offentlig verksamhet kan man dock införa intern klimatkompensation, vilket innebär att man inom en organisation avgiftsbelägger t.ex. resor med hög klimatbelastning för att finansiera interna åtgärder för att minska klimatpåverkan. Ett sådant system benämns ofta klimatväxling 3. Omvärlden Allt fler kommuner, landsting/regioner och företag klimatkompenserar/växlar. Erfarenheter från andra kommuner och landsting visar positiva effekter som minskat resande och mer klimatsmart resande. Region Skåne har erfarenheter av att arbeta med klimatväxling sedan Under 2013 minskade resandet med flyg och privat bil med 10 procent, en trend man inte sett innan programmet infördes. Göteborgs Stad följer inte resandet centralt, men ser en minskning av de totala CO2utsläppen gällande privata bilar och flyg. En stor del av de minskade utsläppen beror på en omställning mot mer klimatsmarta resor, t.ex. val av fordon med förnybara drivmedel. Region Skåne och Göteborgs Stad har olika system. Region Skånes program hanteras centralt, med åtgärder på koncernnivå. Göteborgs Stad har ett system som är decentraliserat där varje verksamhet budgeterar för sin egen klimatväxling och genomför åtgärder på lokal nivå. Den senare modellen har skapat ett engagemang i organisationen, men det är svårt att komma med åtgärder som får en ordentlig genomslagskraft. Region Skånes modell är lättare att följa upp, kräver mindre administration och påverkar resandet på ett tydligare sätt. Förutsättningar Förutsättningarna för ett minskat resande eller ett klimatsmart resande är idag goda med bra möjligheter till distansmöten med t.ex. videokonferens eller möten via Lync. Tillgången på verksamhetsbilar som drivs med förnybar energi ökar och vi har en alltmer utbredd kollektivtrafik. Det finns dessutom möjlighet för personalen att använda Västtrafikkort anslutna till förvaltningen

22 Datum (5) Diarienummer MN Resandet i tjänsten med bil har minskat med 15 procent sedan 2009, mycket till följd av övergång till resfri mötesteknik. År 2013 körde vi dock cirka 2,3 miljoner mil och av dessa kördes drygt 40 procent i privat bil. Resta mil med flyg i tjänsten har ökat med 7 procent sedan 2009 och år 2013 var vi uppe i cirka 1,6 miljoner mil. 4 Program för klimatväxling Syfte med programmet Program för klimatväxling syftar till ökad styrning genom ekonomiskt incitament till att minska klimatbelastande resor i tjänst. Tjänsteresor med privat bil och flyg lyftes ur miljöprogrammet inför den nya programperioden med anledningen av bristen på styrning. Klimatväxlingsprogrammet ger möjlighet till finansiering av åtgärder inom miljöprogrammet som syftar till att minska klimatpåverkan. Omfattning och utformning Klimatväxlingsprogrammet omfattar tjänstemäns och politikers tjänsteresor med privata bilar 5 och flyg inom samtliga förvaltningar och bolag. I Göteborgs Stad ingår inte bolagens privata bilar i klimatväxlingen p.g.a. att de medel som överförs från ett bolag till kommunen beskattas. Regionkansliets ekonomifunktion bedömer dock att bolagen kan ingå fullt ut i programmet, likt den bedömning som gjorts i Region Skåne. Bilresorna beläggs med en avgift som motsvarar den svenska koldioxidskatten för bensin som är 2,50 kr per liter (2014), vilket motsvarar ca 1,50 kr per kg CO2 6. För att avgiften ska vara lättare att kommunicera räknas den om till 3 kr/mil 7 med privat bil (idag betalar vi 29 kr/mil 8 ). Avgiften på flyg är en överslagsräkning över hur mycket koldioxid som släpps ut vid flygresor på respektive sträcka. Klimatavgiften blir 250 kronor för enkel resa inrikes med flyg, 500 kronor för enkel resa med flyg inom Europa och 1000 kronor för enkel resa med flyg till övriga världen 9. Hade Västra Götalandsregionen klimatväxlat år 2013 skulle programmet genererat 7,3 miljoner kronor Västra Götalandsregionens Års- och miljöredovisning Verksamhetens bilar är undantagna. 1 januari 2014 infördes dispens vid anskaffandet av bensinoch dieselfordon, vilket gör att Västra Götalandsregionen i stort sett enbart köper in bilar som går på förnybart bränsle. Den styrningen anses som tillräcklig och därför omfattar inte klimatväxlingsprogrammet dessa fordon. 6 Omfattar inte flyg. 7 Omräkningsfaktor 200g/km använd, i enlighet med Energimyndigheten och Trafikverkets rekommendationer. 8 Jämförelse med poolbilar inom Västra Götalandsregionen är inte möjlig per mil då de debiteras per timme. 9 Avgiften på flyg baseras på beräkningar från ICAO:s (flygets FN organisation) beräkningsmodell, rekommenderad av Transportstyrelsen. Resorna för en enkel inrikes, en enkel inom Europa och en enkel inom övriga världen är medelvärden från flygresor gjorda inom VGR år Summan är baserad på uppgifter från Heroma gällande kilometer körda i privata bilar för förvaltningar och bolag, inklusive politikernas resor. Flygmilen är beräknade på statistik från upphandlad resebyrå för förvaltningarnas resor. Bolagen har inte statistik över antal resor utan enbart antal kilometer. Klimatväxlingsavgiften för bolagen har beräknats utifrån deras andel flygkilometer av de totala flygkilometrarna.

23 Datum (5) Diarienummer MN De medel som samlas in sätts in på ett centralt klimatväxlingskonto i Västra Götalandsregionen. Medlen ska användas till åtgärder listade i miljöprogram (och därefter nästkommande program fram till 2020). Medlen ska gå till de åtgärder som syftar till att minska Västra Götalandsregionens totala klimatpåverkan, t.ex. bidra till en omställning mot ambulans- och sjuktransporter med förnybara drivmedel. Varje år, senast i februari, ska miljönämnden ta beslut om vilka åtgärder som ska prioriteras för året. Prioriteringen baseras på utvärdering av föregående år samt på en prognos över hur resandet antas se ut under året. Medel som samlas in under ett år ska förbrukas under samma år de samlas in. Administration av programmet Hanteringen av programmet innebär koordinering av åtgärder, analys och utvärdering. För ett proaktivt arbete krävs en god uppfattning om relevanta och rimliga satsningar på klimatarbete avseende transporter och andra prioriterade varor och tjänster. För att maximera nyttan med klimatavgiften är bedömningen att en nyinrättad halvtidstjänst krävs och att tjänsten lämpar sig för placering på miljösekretariatet, som ansvarig för miljöprogrammet. Statistik över tjänsteresorna med flyg tillhandahåller upphandlad resebyrå. Därefter kommer avgiften faktureras förvaltningen/bolaget enligt underlaget i efterhand, tre gånger per år. Avgiften för privat bil hanteras i samband med reseräkningen och faktureras varje förvaltning/bolag tre gånger per år efter utdrag ur Heroma. Faktureringsunderlaget tas fram av den nyinrättade tjänsten. Skapandet av fakturorna samt faktureringen ryms inom Regionservice system och innebär minimal ökad arbetsbelastning. Finansiering Alla kostnader belastar klimatväxlingskontot. Detta går direkt till åtgärder och inkluderar hanteringen av klimatväxlingskontot motsvarande en halvtidstjänst. Klimatväxlingsmodellen är utformad så att ju mer vi följer resepolicy och riktlinjer, desto mindre blir klimatväxlingsavgiften. Uppnår vi 100 procent fossilfria resor kommer klimatväxlingskontot per automatik att upphöra. Beredning Personalstrategiska avdelningen har bedömt involvering som inte nödvändig. Ärendet har inte heller bedömts kräva MBL-förhandling. Avstämning med ekonomiavdelningen inom regionkansliet har skett löpande under utredningen. Avstämning med Regionservice (inköp samt löneservice) har gjorts under utredningen. Detta för att utröna att ett system för klimatväxling passar in i redan existerande system samt att ökade kostnader för fakturering internt beräknas som marginella. Avstämning med koncernledningen för Tillväxt och Utveckling skedde den 17 november Ledningsgruppen beslutade enligt följande: 1. Ledningsgruppen anser att miljönämndens uppdrag om att ta fram ett program för klimatväxling är slutfört med denna redovisning.

24 Datum (5) Diarienummer MN Ledningsgruppen bedömer förslaget till program för klimatväxling som genomförbart och förespråkar programmet i det fall regionfullmäktige beslutar införa ett klimatväxlingssystem. Efter behandling av miljönämnden den 10 december 2014 anses uppdraget för miljönämndens räkning slutfört. Miljösekretariatet Peter Holmberg Förvaltningschef Viveca Reimers Enhetschef Beslutet skickas till Regionstyrelsen regionstyrelsen@vgregion.se Efter regionfullmäktiges beslut: Samtliga nämnder, styrelser och bolag för genomförande, expediering@vgregion.se Miljösekretariatet för stöd vid genomförandet, viveca.reimers@vgregion.se

25 Tjänsteresor med privat bil och flyg år 2013 per förvaltning Radetiketter Summa klimatväxling privat bil Summa klimatväxling flyg inrikes Summa klimatväxling flyg Europa Summa klimatväxling flyg övriga världen Summa total klimatväxling Agnesbergs folkhögskola Alingsås lasarett Angereds Närsjukhus Billströmska folkhögskolan Bohusläns museum Dalslands folkhögskola Film i Väst AB Folkhälsokommitténs sekretariat Folktandvården Västra Götaland Fristads folkhögskola Frölunda Specialistsjukhus Grebbestads folkhögskola Göteborgs botaniska trädgård Göteborgs folkhögskola Göteborgs Symfoniker AB GöteborgsOperan AB Habilitering och Hälsa Hälsan & Stressmedicin Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli Kollektivtrafiksekretariatet Kultur i Väst Kultursekretariatet Kungälvs sjukhus Miljösekretariatet Naturbruksförvaltningen NU-sjukvården Närhälsan Patientnämndernas kansli Regionkansliet Regionservice Regionteater Väst Regionutvecklingssekretariatet Rättighetskommitténs kansli Sahlgrenska International Care AB Sahlgrenska Universitetssjukhuset Skaraborgs Sjukhus

26 Tjänsteresor med privat bil och flyg år 2013 per förvaltning Södra Älvsborgs Sjukhus Vara folkhögskola Västarvet Västfastigheter Västsvenska Turistrådet Västtrafik AB Bolagens samlade flyg Totalsumma

27 Tjänsteresor med privat bil och flyg år 2014 per förvaltning Radetiketter Summa klimatväxling privat bil Summa klimatväxling flyg inrikes Summa klimatväxling flyg Europa Summa klimatväxling flyg övriga världen Summa total klimatväxling Agnesbergs folkhögskola Alingsås lasarett Angereds Närsjukhus Billströmska folkhögskolan Bohusläns museum 0 0 Dalslands folkhögskola Film i Väst AB Folkhälsokommitténs sekretariat Folktandvården Västra Götaland Fristads folkhögskola Frölunda Specialistsjukhus Grebbestads folkhögskola Göteborgs botaniska trädgård Göteborgs folkhögskola Göteborgs Symfoniker AB GöteborgsOperan AB Habilitering och Hälsa Hälsan & Stressmedicin Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli Kollektivtrafiksekretariatet Kommittén för rättighetsfrågor* Kultur i Väst Kultursekretariatet* Kungälvs sjukhus Miljösekretariatet* Naturbruksförvaltningen NU-sjukvården Närhälsan Patientnämndernas kansli Regionkansliet

28 Tjänsteresor med privat bil och flyg år 2014 per förvaltning Regionservice Regionteater Väst Regionutvecklingssekretariatet Sahlgrenska International Care AB Sahlgrenska Universitetssjukhuset Skaraborgs Sjukhus Södra Älvsborgs Sjukhus Vara folkhögskola Västarvet Västfastigheter Västsvenska Turistrådet Västtrafik AB Förvaltningar total flyg** Bolagen samlade flyg*** Totalsumma *Jämfört med år 2013 har Miljösekretariatet, Kultursekretariatet och Kommitten för rättighetsfrågor kompletterats med förtroendevaldas resor. **Uppdelningen per förvaltning färdigställs under februari ***Bolagens flygresor är beräknade utefter andel av totala flygkilometer, likt 2013 års beräkningar.

29 Ärende 4

30 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice, ledningskansliet Kanslienheten Handläggare: Margareta Grevås Sjöö Telefon: Till servicenämnden Ändring av servicenämndens sammanträdestider 2015 Förslag till beslut 1. Servicenämnden ställer in sitt sammanträde 27 maj Sammanfattning av ärendet Servicenämnden beslutade 6 februari 2015, 3, om sammanträdestider Eftersom det endast är två veckor mellan sammanträdena i maj och juni, föreslår servicenämndens presidium att sammanträdet 27 maj ställs in. Beredning Servicenämndens presidium beredde ärendet 5 mars Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till Servicenämnden Regionservice ledningsgrupp Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

31 Ärende 5

32 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice, ledningskansliet Kanslienheten Handläggare: Margareta Grevås Sjöö Telefon: Till servicenämnden Inköp av läsplattor Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar köpa läsplattor till de ledamöter och ersättare som framför behov av en ny. Sammanfattning av ärendet Hösten 2011 köptes de läsplattor som servicenämndens ledamöter och ersättare har idag. Servicenämnden beslutade 6 februari 2015, 9, ge servicedirektören i uppdrag att ta fram ett underlag för beslut om att servicenämndens ledamöter och ersättare, efter behov, ska förses med nya läsplattor. Underlaget ska presenteras för beslut i servicenämnden 27 mars. Behov av nya läsplattor har inventerats. Det konstateras att behov finns för inköp av nya läsplattor för att kunna fullgöra förtroendeuppdrag i servicenämnden. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till Servicenämnden Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

33 Ärende 6

34 1(1) Datum Diarienummer SN Delegeringsärenden Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner redovisningen. Sammanfattning av ärendet Redovisning av beslut som fattats med stöd av servicenämndens delegering: 1. Servicedirektören 16 mars Ärenden avseende begäran om utlämnande av allmän handling Beslutsunderlag Servicedirektörens redovisning

35 1(1) Datum Dnr SN Redovisning av beslut enligt servicenämndens delegering Delegat: servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Avser Dnr/Anmärkning Kansli Ärenden avseende begäran om utlämnande av allmän handling Beslutande myndighet: Västra Götalandsregionen, Regionservice, servicedirektören. Sökande: Bil-Beställning Åkeri AB, Hisings-Backa. Att: Niklas Fahlström SN

36 Ärende 7

37 1(1) Sammanställning över anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 27 mars Dnr SN Regionstyrelsen 1. Detaljbudget 2015 för Västra Götalandsregionen, dnr RS Protokollsutdrag , 43. SN (4) Övrigt 2. Granskningsrapport från Deloitte 20 februari Granskning av redovisning för SN (4) 3. Synpunkter på Remiss Krishanteringsplan för Västra Götalandsregionen , dnr RS Remissvar SN Förteckning över pågående uppdrag från och till servicenämnden

38 Ärende 8

39 Uppdrag till servicedirektören Beslut Servicenämnden ger servicedirektören följande uppdrag: 1. Vårdpersonal ska, till självkostnad, aktivt erbjudas att delta i den grundutbildning inom lokalvård som Regionservice bedriver. 2. Ett profilprogram arbetas fram med syfte att: a. göra Regionservice medarbetares uppdrag tydligare. b. höja statusen på servicearbetarna och därmed öka yrkesstoltheten. 3. Återrapportering av uppdragen ska se till servicenämnden senast under hösten Sammanfattning av ärendet Grundutbildning lokalvård I regionstyrelsens riktlinje för städning i regionens vårdlokaler, som beslutades av regionstyrelsen 10 februari 2015, framgår det att personal som ingår i uppdragets utförande ska ha genomgått grundutbildning inom lokalvård. Profilprogram Det finns ett behov att tydligare kommunicera Regionservice medarbetares uppdrag och organisationstillhörighet, framförallt när det gäller de servicetjänster som levereras på plats hos kunden. Skickas till Servicedirektören