Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 24 okt 2014

Transkript

1 Handlingar till möte med servicenämnden fredag 24 okt 2014

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 24 oktober 2014 Plats: Björken, Regionens Hus Skövde, Hertig Johans gata 6 Tid: Kl Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Yttrande över motion av Tord Gustafsson (M) om lustfyllda mellanmål för svårt sjuka barn, Linda Martinsson enhetschef område Gemensam produktion Diarienummer SN kl Förbättrad städinformation, Brita Wirblad kvalitetskoordinator Diarienummer SN kl Tillägg till gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen, Christine Salvén enhetschef område Inköp Diarienummer SN kl Konsekvenser av föreslagen inriktning av styrmodellsarbetet, Lena Carlsson Tell ekonomichef Diarienummer SN Anmälningsärenden Diarienummer SN Delegeringsärenden Diarienummer SN Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

3 Föredragningslista för servicenämnden, (2) Informationsärenden A. Uppföljning måltider, Linda Martinsson enhetschef område Gemensam produktion B. Ekonomisk rapport, Lena Carlsson Tell ekonomichef C. Information om återlämning av läsplattor, Staffan Börjesson stabschef D. Fördjupad redovisning av medarbetarperspektivet, Marie Granberg Klasson HR-chef kl och Lena Hult Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt

4 Ärende 1

5 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice/ område Gemensam produktion Handläggare: Linda Martinsson Telefon: E-post: Till servicenämnden Yttrande över motion av Tord Gustafsson (M) om lustfyllda mellanmål för svårt sjuka barn Förslag till beslut Servicenämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar 1. Motionen anses besvarad genom att a. sjukhusen redan idag har möjlighet att använda minskade kostnader för matsvinn från vårdavdelningar, för inköp av annat utbud från sjukhusköken b. Regionservice kommer att ta fram ett utbud av lustfyllda mellanmål för patienter med särskilda behov. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen har remitterat rubricerad motion till servicenämnden för yttrande, diarienummer RS Yttrandet ska mailas till regionstyrelsen senast den 31 oktober Motionens intentioner är att svårt sjuka barn på Skaraborgs Sjukhus i Skövde ska erbjudas lustfyllda mellanmål varje dag, vid sidan av huvudmålen. Motionären menar att ett förbättrat matintag är en viktig del av vården, och föreslår att Skaraborgs Sjukhus i Skövde erhåller femton miljoner kronor under en projekttid av tre år. Finansieringen förslås ske genom minskade kostnader för matsvinn inom regionen. Servicenämnden anser att ett ökat utbud av lustfyllda mellanmål, är en viktig del i att förbättra matintaget för patienter med särskilda behov. Denna patientgrupp finns på regionens samtliga sjukhus. Ersättningsmodellen som finns idag mellan Regionservice och sjukhusen innebär att minskade kostnader för matsvinn återförs till sjukhusen. Sjukhusen kan själva beställa ett ökat utbud av mellanmål till de patientgrupper som är i behov det. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

6 Datum Diarienummer SN (2) Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se Regionservice område Gemensam produktion

7

8

9 Ärende 2

10 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice/Kanslienheten Handläggare: Brita Wirblad Telefon: E-post: Till servicenämnden Förbättrad städinformation Förslag till beslut 1. Redovisningen godkänns. 2. Implementeringsplanen för regionala riktlinjer gällande städning i vårdlokaler återrapporteras i servicenämnden efter beslut i ägarutskottet. Sammanfattning av ärendet En städjournal för uppföljning av städningen, har testats under tiden 1 juni till 31 augusti Testerna har genomförts på toaletterna i huvudentréer vid SU Sahlgrenska och Skaraborgs Sjukhus Skövde. Utvärdering har gjorts ur flera perspektiv. Fokus har varit hur besökarna har uppfattat informationen som förmedlas via städjournalen. Genomförda aktiviteter har utvärderats vid de båda sjukhusen. Om närvaron av städjournal på allmänna toaletter har haft någon positiv inverkan på besökarna, går inte att bedöma, då inga kommenterar har inkommit till respektive verksamhet trots tydlig avsändare. Städjournalerna inklusive dokumenthållare, har dessvärre varit föremål för stöld. Utformningen av städjournalen har justerats under testperioden för att underlätta dokumentationen. Placering av städjournalen på aktuella ytor stämdes av med kund inför uppsättning. I samband med utvärderingen, togs ny kontakt med sjukhusen. De framför att städjournalerna på toaletterna inte är någon prioriterad fråga. Utifrån kommande beslut om regionala riktlinjer gällande städning i vårdlokaler, kommer ökning av såväl städfrekvenser som kontroller och tillsyn att ske. I samband med implementeringen av dessa riktlinjer kommer frågan om information gällande städrutiner, städfrekvens med mera, åter att diskuteras med kunderna. Fördjupad sammanfattning av ärendet Vid servicenämndens sammanträde 28 mars 2014, 14, yrkade Robert Hörnquist (FP), Bo Carlsson (C), Peter Hermansson (M), Douglas Thisell (M), Elise Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

11 Datum Diarienummer SN (2) Benjaminsson (M) och Tord Gustafsson (M), på att servicedirektören ges uppdrag att utreda möjligheten att införa ett system med städjournaler på de toaletter där Regionservice ansvarar för städningen. Servicenämnden beslutade enligt yrkandet. Servicenämnden beslutade 22 maj 2014, 23, att försök med städjournal på allmänna toaletter ska genomföras och att utvärdering ska ske. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till Servicenämnden brita.wirblad@vgregion.se

12 Ärende 3

13 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice/område Inköp Handläggare: Christine Salvén Telefon: E-post: Till servicenämnden Tillägg till gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut Servicenämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen, kompletteras med föreslagna två tillägg. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige fastställde den 30 mars 2004, 57, en inköpspolicy för Västra Götalandsregionen. Regionens policy omfattar samtliga nämnder och styrelser. Inköpspolicyn omfattar även regionens bolag (Bolagspolicy för Västra Götalandsregionen RSK ). Regionstyrelsen beslutade den 16 november 2010, 279, om riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn. Nya regler gällande direktupphandling trädde i kraft 1 juli Med anledning av de nya reglerna behöver regionstyrelsen besluta om förnyade riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen inklusive riktlinjer för direktupphandling. Men anledning av de nya reglerna om direktupphandling föreslår Regionservice område Inköp, två tillägg till gällande riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn, dels under rubriken Bakgrund och dels under rubriken Direktupphandling, som också ändras till Riktlinjer för direktupphandling, enligt följande: Bakgrund Den 1 juli 2014 trädde nya regler ikraft gällande direktupphandling. Förutom en höjd direktupphandlingsgräns och krav på dokumentation av upphandlingar vars värde överstiger kronor, ska en upphandlande myndighet besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling. Riktlinjer för direktupphandling En direktupphandling är en upphandling utan krav på anbud i viss form. Förutsättningar för direktupphandling En direktupphandling får användas om det som ska upphandlas uppgår till högst 28 procent av det relevanta tröskelvärdet för varor och tjänster. För 2014 uppgår Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

14 Datum Diarienummer SN (2) direktupphandlingsgränsen till kronor. Direktupphandling kan även tillämpas när det är möjligt att tillämpa förhandlad upphandling utan föregående annonsering och i de fall då det finns synnerliga skäl, se 15 kap 3 lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Värdet av ett kontrakt ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet (options- och förlängningsklausuler ska beaktas som om de utnyttjats). Vid beräkningen av värdet ska direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret beaktas. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna om beloppsgränsen, se 15 kap 3a LOU. Nedanstående punkter ska beaktas vid direktupphandling 1. Kontrollera i beställningssystem, avtalsdatabas eller med någon av regionens upphandlande enheter (Regionservice och Västfastigheter) om det finns existerande kontrakt som kan användas innan en ny direktupphandling genomförs. Finns sådant kontrakt kan direktupphandling inte företas. 2. Om kontrakt inte finns och förutsättningar i övrigt är uppfyllda för direktupphandling ska en kontakt alltid tas med regionens upphandlingsenhet för att kontrollera att värdet av direktupphandlingar av samma slag fortfarande möjliggör att direktupphandling kan företas. 3. Kontrollera i delegeringsordning vem som får företa direktupphandling och till vilka beloppsgränser. Direktupphandlingar ska i första hand företas av regionens upphandlande enheter. I annat fall ska direktupphandling företas i samråd med de upphandlande enheterna. 4. Konkurrensutsättning ska göras när det är möjligt. 5. Överstiger upphandlingens värde kronor, ska upphandlingen dokumenteras. Av dokumentationen ska skälen och annat av betydelse antecknas, se 15 kap 18 LOU. Regionens upphandlande enheter ska tillställas en kopia av dokumentationen för att på så sätt erhålla en överblick över regionens upphandlingar och dess värden. Upphandlingsenheternas blanketter för dokumentation av direktupphandlingar ska användas. Beredning Västfastigheter har upprättat motsvarande tjänsteutlåtande, för beslut i fastighetsnämnden 31 oktober Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se christine.salven@vgregion.se Fastighetsnämnden katarina.gruden.dahlin@vgregion.se

15 Ärende 4

16 Handling lämnas vid sammanträdet

17 Ärende 5

18 1(1) Sammanställning över anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 24 oktober Dnr SN Regionstyrelsen 1. Regionservice Sahlgrenska sjukhuset, nytt produktionskök, RS Protokollsutdrag 30 september 2014, 537. SN Finansiering av en regiongemensam konferensbokningstjänst, RS Protokollsutdrag 30 september 2014, 539. SN Fortsatt inriktning gällande bilpooler, RS Protokollsutdrag 30 september 2014, 545. SN Övrigt 4. Information om genomförande av riktlinjer för intern kontroll, RS Skrivelse 30 september 2014 från regionkansliet med bilagor. SN (5) 5. Styrelsen för Skaraborgs sjukhus. Behovsanalys för mottagningsblock vid Skaraborgs sjukhus Skövde, SkaS Protokollsutdrag 19 september 2014, Styrelsen för Vara folkhögskola. Synpunkter ställda till Regionservice om den nya kundfakturahanteringen Protokollsutdrag 22 september 2014, 28. SN (28) 7. Arvodesberedningen. Uppräkning av årsarvode från och med 1 november 2014, RS Protokollsutdrag 24 september 2014, Förteckningar över pågående och klara uppdrag från och till servicenämnden, 17 oktober 2014

19 Ärende 6

20 1(1) Datum Diarienummer SN Delegeringsärenden Förslag till beslut 1. Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Servicenämndens ordförande och servicedirektörens beslut som fattats med stöd av servicenämndens delegering redovisas i förteckning 17 oktober 2014.

21 1(1) Datum Diarienummer SN Redovisning av beslut tagna enligt servicenämndens delegeringsordning Sammanfattning av ärendet 1. Beslut 10 oktober 2014 av servicenämndens ordförande - Ledamöter och ersättares deltagande i kurser, konferenser m.m., 2/ Beslut 2 september 2014 av servicedirektören - Träffa avtal om lokalhyror med extern fastighetsägare