Handlingar. till möte med servicenämnden torsdag 26 nov 2015

Transkript

1 Handlingar till möte med servicenämnden torsdag 26 nov 2015

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 26 november 2015 Plats: Stora Åby, hjälpmedelscentralen, Mölndal Tid: Kl Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Verksamhetsplan och detaljbudget 2016 Erik Hallberg tf. stabs- och ekonomichef, Annika Strand tf. HR-chef kl Intern kontrollplan 2016 för Erik Hallberg, tf. stabs-och ekonomichef Diarienummer SN Delegeringsärenden Diarienummer SN Anmälningsärenden Diarienummer SN Informationsärenden A. Hjälpmedelsverksamheten organisation, samarbete med kommunerna m.m. Janne Malmborg verksamhetschef hjälpmedelscentralen kl B. Rundvandring i verksamheten vid hjälpmedelscentralen Janne Malmborg verksamhetschef hjälpmedelscentralen m.fl. kl Peter Hermansson Ordförande Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

3 Föredragningslista för servicenämnden, (2) Tänk på miljön Res gärna kollektivt

4 Ärende 1

5

6 Sida 1(31) Detaljbudget 2016

7 Sida 2(31) 1. Sammanfattning Verksamhetsplanen för 2016 är upprättad med utgångspunkt från regionfullmäktiges budgetbeslut i juni och november En av de viktigaste utmaningarna för under 2016 är att arbeta tillsammans med vården för att på bästa sätt använda befintliga resurser inom Västra Götalandsregionen. Införande av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler fortsätter enligt överenskommelse med respektive berörd förvaltning. Fortsatt införande av ny måltidslösning enligt plan. Under 2016 kommer ombyggnaden av köket på Sahlgrenska Universitetssjukhuset vara klart. Från och med 1 oktober 2015 arbetar hjälpmedelsverksamheten enligt ny samarbets- och styrform avseende samverkan med kommunerna. Hjälpmedelsverksamheten redovisas med separat resultat- och balansräkning. I linje med regionfullmäktiges mål och fokusområden kommer att prioritera god arbetsmiljö och sänkt sjukfrånvaro. Arbetet med att sänka sjukfrånvaron fortgår bland annat med att genomföra personalvårdsronder, utveckla analys och uppföljning av sjukfrånvaron på alla nivåer och att gemensamt stärka samarbetet med Hälsan och Arbetslivet. När det gäller ledarskap läggs fokus på att utveckla våra chefer som ledare bland annat genom coachning, handledning och mentorskap. Verksamhet Västra Götalandsregionens serviceverksamheter ska arbeta utifrån ägarens önskemål, kundens behov och skattebetalarens och regioninvånarens bästa. Under 2016 kommer fokus vara på att öka förtroendet för som servicepartner till vården. Målet är ett väl fungerande servicesamspel. Detta sker genom: Utveckling av processer och tekniska lösningar Utökad och utvecklad kompetens Aktivt bidra till en utvecklad dialog

8 Sida 3(31) Leverans enligt överenskomna tjänstebeskrivningar Ny styrmodell Arbete med att införa ny styrmodell fortsätter under Riktlinje för städkvalitet Fortsatt införande av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler enligt överenskommelse med respektive berörd förvaltning. Ny måltidslösning Fortsatt införande av ny måltidslösning enligt plan. Under 2016 kommer ombyggnaden av köket på Sahlgrenska Universitetssjukhuset vara klart. Utveckling av administrativa tjänster Fortsätta kartlägga och utveckla administrativa tjänsteprocesser och dess stödsystem för att nå en ökad standardisering och effektivitet. Exempel är bland annat: Deltagande i projekt gällande patientfaktura och Heromas reseräkningsmodul. Införande av ny telefoniplattform Utveckla diarieverksamhetens roll vid införande av Public 360. Slutföra övertagande av redovisning enligt beslutat gränssnitt. Fortsatt arbete med att införa och utveckla digitala anställningsunderlag och den VGR-gemensamma processen. Deltagande i projektet Bokning och Besök VGR som bland annat ska ersätta SAMBO. Övriga fokusområden är: Flytt av dagkonferensverksamheten i Göteborg till ny adress under januari Flytt av verksamheten vid Regionens Hus Mariestad till Mariestads sjukhus.

9 Sida 4(31) Hjälpmedelsverksamheten Från och med 1 oktober 2015 arbetar hjälpmedelsverksamheten enligt ny samarbets- och styrform avseende samverkan med kommunerna. Hjälpmedelsverksamheten redovisas med separat resultat- och balansräkning. Kvalitetsstandard för intern logistik och transporter (GDP) har under 2015 arbetat fram en gemensam kvalitetsstandard för intern logistik och transporter som grundar sig på Europeiska unionens riktlinjer av den 7 mars 2013 för god distributionsed förs humanläkemedel, GDP. Under 2016 kommer införande av kvalitetsstandarden ske successivt genom implementering av framtagna processer och rutiner för ett internt, kontinuerligt kvalitetsförbättringsarbete. Dokumentationen finns tillgänglig i ledningshandbok på webben. Benchmarking Under 2016 kommer fokus vara att genomföra förbättringar enligt framtagna handlingsplaner. Utveckling av benchmarkingprocessen sker i samarbete med landstingsnätverket för servicefrågor Best Service och Sveriges Kommuner och Landsting. Miljö huvudfokus för minskad miljöpåverkan är: Miljökrav vid upphandlingar Effektiva och fossiloberoende transporter Ekologiska livsmedel Måltidssvinn arbetar systematiskt enligt miljöledningssystem ISO Tvätteriet Alingsås är ISO-certifierade, Hjälpmedelscentralen är miljödiplomerade och kök och restauranger är KRAV-certifierade. Säkerhet För att leva upp till de regionala och legala krav som ställs på säkerhet krävs ett systematiskt arbetssätt inom varje verksamhet. Det systematiska arbetssättet innebär att skydda sig mot oönskade händelser, som brand och olyckor, brottsliga handlingar och andra störningar som kan medföra oplanerade driftavbrott i leverans av servicetjänster.

10 Sida 5(31) Säkerhet ska ses som en del i verksamhetsprocessen och ha en naturlig plats i det dagliga arbetet för både medarbetare och ledning. Syftet är att skapa en helhetssyn på säkerhetsarbetet och att uppnå ett etablerat arbetssätt enligt den regionala säkerhetsprocessen före-under-efter. Målet och utgångspunkten är att uppnå regionens policy, reglemente, riktlinje och strategi för säkerhetsarbetet men också att skapa en trygg miljö för medarbetare, kunder, besökande, förtroendevalda, studerande och patienter i våra lokaler och verksamheter. Under 2016 kommer att identifiera verksamheternas förmåga att leverera tjänster och produkter vid bortfall av el, vatten, varor, IT och bränsle. I den nya regionala krishanteringsplanen ses som en samhällsviktig verksamhet, vilket bland annat ställer krav på en dygnet runt funktion gällande lokal tjänsteman i beredskap. Funktionen kommer att anpassas och informations- och utbildningsaktiviteter genomföras under mål 2016 ska bidra till ett väl fungerande samspel genom följande aktiviteter: Leverera enligt överenskomna tjänstebeskrivningar Utöka och utveckla kompetensen Utveckla processer och tekniska lösningar Aktivt bidra till en utvecklad dialog Arbetet sker enligt detaljerad handlingsplan med nyckelaktiviteter.

11 Sida 6(31) 2. Verksamhet

12 Sida 7(31) 2.1 Prioriterade mål

13 Sida 8(31) Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Vid fordonsbyte, aktivt välja fordon som går på biogas eller annat fossiloberoende alternativ Ständig uppföljning av bränslemängder, fordonsval, bränsleval och utsläppsnivåer

14 Sida 9(31) Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Utvecklingssamtal och individuell kompetensutvecklingsplan för samtliga medarbetare Utveckla uppföljning av genomförda utvecklingssamtal och individuella kompetensutvecklingsplaner

15 Sida 10(31) Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Utifrån guide för hälso-/arbetsmiljöarbetet i Västra Götalandsregionen utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet med ett hälsofrämjande perspektiv

16 Sida 11(31) 2.2 Fokusområden

17 Sida 12(31) Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Flexibilitet och ökad kommunikation med vården för rätt mat till rätt patient Innovationsupphandling för att hitta alternativ till bomull Öka andelen ekologiska livsmedel

18 Sida 13(31) Ge bättre möjligheter till livsmedels- och energiproduktion samt stimulera ökad användning av biogas Öka andelen biogasbilar eller fossiloberoende alternativ

19 Sida 14(31) Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Fortsatt införande av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler enligt överenskommelse med respektive berörd förvaltning Medverkan i projekt gällande införande av Vårdnära service (VNS) i samband med omoch nybyggnationer

20 Sida 15(31) Satsa på ledarskap Utveckla våra chefer som ledare genom t ex. coachning, handledning, mentorskap. Nominering av första linjens chefer till utbildningen Det personliga ledarskapet (VGR)

21 Sida 16(31) Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt Ha dialog med vårdförvaltningarna gällande möjligheterna att ersätta vårdutbildad personal med servicepersonal för servicerelaterade arbetsuppgifter i vården. Utvecklingssamtal och individuell utvecklingsplan för samtliga medarbetare Utveckla uppföljning av genomförda utvecklingssamtal och individuella kompetensutvecklingsplaner Utbildning i utvecklingssamtal Definiera och besluta befattningen servicearbetare

22 Sida 17(31) Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Utvecklingssamtal för samtliga medarbetare Individuell kompetensutvecklingsplan för samtliga medarbetare Förbättra underlaget för uppföljning av genomförda utvecklingssamtal Genom kontinuerlig översyn av befattningsvärdering och goda kunskaper om rådande/önskvärd lönestruktur skapas en tydlighet för lönekarriär

23 Sida 18(31) Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Implementera regiongemensam guide för arbetsmiljöarbetet inom VGR. Utbilda HR-personal, chefer och skyddsombud i guiden Utifrån regiongemensam guide utveckla systematiska arbetsmiljöarbete Löpande lyfta goda exempel i ledningsgrupp

24 Sida 19(31) Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro I arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete ha ett hälsofrämjande förhållningssätt och utgå från möjligheter Utveckla arbetet med analys av sjukfrånvaro och aktiva åtgärder i handlingsplaner Gemensam uppföljning och analys av måltal och åtgärder för sänkt sjukfrånvaro på alla nivåer Utbildning i kommunikativt ledarskap Arbeta med fördjupade insatser som t.ex. friskfaktorer och hälsofrämjande åtgärder i riktade grupper för att sedan utvärdera och delge goda exempel. Delta i regiongemensamt projekt för att införa IT stöd i rehabiliteringsprocessen Delta i regiongemensamt projekt Mobiliseringsinitiativet med mål att utveckla analys av sjukfrånvaro, ledarskap och identifikation av riskgrupper Inom ramen för projekt Mobiliseringsinitiativet genomföra utbildning i hälsofrämjande arbetsplatser för chefer och medarbetare Gemensam arbetsgrupp med Hälsan och Arbetslivet med mål att sänka sjukfrånvaron, utveckla samarbetet och byta fokus på genomförda insatser till mer hälsofrämjande

25 Sida 20(31) 2.3 Verksamhet i balans Fortsatt arbete med att införa den nya styrmodellen kommer att prioriteras under För att komma vidare i arbetet krävs utveckling av: Tjänstebeskrivningar Produktivitetsmått System för uppföljning av styrmodellens konsekvenser Att sänka sjukfrånvaron ses som ett prioriterat arbete inom. Under 2016 kommer bland annat följande aktiviteter att genomföras: I arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet ha ett hälsofrämjande förhållningssätt och utgå från möjligheter Utveckla arbetet med analys av sjukfrånvaro Arbeta aktivt med åtgärder i handlingsplaner gällande rehabiliteringsärenden

26 Sida 21(31) 4. Ekonomi

27 Sida 22(31) 4.1 Ekonomiskt resultat Budgetförutsättningar LPIK Löne- och prisförändring för landsting inför budget 2016 bedömdes till 2,7 procent Generellt effektiviseringskrav sattes till 0,7 procent

28 Sida 23(31) Ett produktivitetsindex på 1,3 procent har lagts på som ett effektiviseringskrav Resultatet av ovanstående blir en uppräkning av intäkter med 0,7 procent För att täcka resterande 2 procent har områden och servicedistrikt kommit med sparåtgärder som presenteras nedan Från den första oktober 2015 finns Hjälpmedel som ett eget företag under servicenämnden med egen resultat- och balansräkning. Överflyttning av inköpsverksamheten från till koncernkontoret har medfört en justering av regionbidraget motsvarande 104,8 mnkr Effektiviseringar Exempel på effektiviseringar som förvaltningen genomför för att nå en budget i balans är: Personalminskningar i huvudsak vid naturliga avgångar och att vissa volymökningar genomförs med befintlig personal via schemaförändringar Effektiviseringar som leder till minskade fraktkostnader inom distributionen Effektiviseringar som leder till minskade energikostnader inom Tvätteriet Alingsås Utveckla och effektivisera arbetsmetoder och processer

29 Sida 24(31) 4.3 Eget kapital Med full tillämpning av den nya styrmodellen är det självkostnad som gäller och därmed räknar med ett nollresultat för Förvaltningen kommer inte heller att begära någon användning av eget kapital och därför kommer utgående balans för 2016 att vara 156 mnkr.

30 Sida 25(31) 4.4 Investeringar Inför 2016 kommer att ha en ny process för investeringar. Syftet har varit att klargöra vad en investering är, olika typer av investeringar, ansvarsfördelningar, vilka olika blanketter som finns men framför allt gången från när ett behov uppkommer till order. Under 2015 genomförde PwC en revision av Hjälpmedel på uppdrag av ekonomichefen. Syftet var att klargöra att det inte fanns några hinder att flytta över Hjälpmedel till ett eget företag inom servicenämnden men också en uppföljning av att tidigare rekommendationer genomförts. Under revisionen framkom det även nya rekommendationer. En var att tillbehör bör skrivas av på samma tid som det hjälpmedel det hör ihop med. Detta har inte gjorts tidigare, vilket har resulterat i ett behov av en mer omfattande investeringsram för. Bedömningen för 2015 låg på ett behov om 110 mnkr för Hjälpmedel medan bedömningen för 2016 är 200 mnkr. Det här kan eventuellt leda till prioriteringsproblem inom förvaltningen om inte ramen för justeras efter behov. har även lämnat in en skrivelse om att få lämna över investeringsramen för pc-leasing till VGR IT. Detta beror på att inte har kunskapen om framtida pc-byten och kan därför inte avgöra investeringsbehovet. Beslut är inte taget ännu och ärendet finns för närvarande i styrmodellsprojektet. Låneutrymmet för år 2016 är ännu inte fastställt. De största posterna i investeringsbudget för utrustning 2016 är: - hjälpmedel cirka 200 mnkr - textilier cirka 40 mnkr

31 Sida 26(31) - pc-leasing 110 mnkr Under 2016 och de därpå närmast följande åren, kommer omfattande investeringar ske i VGR:s produktionskök enligt beslut i regionstyrelsen. Dessa investeringar i både fastigheter och utrustning, kommer att ske med Västra Götalandsregionens medel för strategiska fastighetsinvesteringar. Avsatta medel för dessa projekt uppgår till 290 mnkr

32 Sida 27(31) Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Servicenämnden ska genom ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten. tjänster är indelade i tolv tjänsteområden enligt ny tjänstekatalog som beslutades 2015: Administrativa stödfunktioner Fordonshanteringstjänster FM-servicetjänster Informationsproduktion och tryckeritjänster Konferens och mötestjänster Utbildningstjänster Lokalvårdstjänster Materialförsörjningstjänster Patientmåltidstjänster Restaurang och cateringtjänster Posttjänster Transporttjänster Särskilda uppdrag: bemanning av telefonväxlar, hantering av regionalt adressregister, hjälpmedelshantering, Centrum läkemedelsnära produkter, leverans av läkemedelsnära produkter via Skövdedepån. är organiserat i två områden och tre servicedistrikt. Produktionstjänsterna är samlade inom område Gemensam produktion och administrativa tjänster inom område Administrativt centrum. Servicedistrikten är geografiskt indelade och levererar lokalvård och övriga FM-tjänster. Som stöd till servicenämnd, servicedirektör och övrig verksamhet finns även ett ledningskansli.

33 Sida 28(31) Ingångsvärden för planering Omvärld: Brist på vårdutbildad personal kan komma att påverka uppdragen inom serviceområden framöver. Många landsting arbetar med införandet av Vårdnära service. Stora investeringar i ny- och ombyggnationer pågår, vilket ställer stora krav på försörjningslösningarna. Avsaknad av försörjningsstrategi inom VGR påverkar den övergripande planeringen, då man riskerar att bygga in ineffektiva lösningar som kan generera onödigt höga kostnader under lång tid. Övriga aspekter att ta i beaktande är planering av förändringar som är genererade av sjukhusförvaltningarna och deras processer. Exempel på det är införandet av Slutenvårdsdosering som innebär att får en ny interntransport på flera sjukhus.

34 Sida 29(31) Styrning Översikt styrning Förvaltningsstrategi 2016 Vision strävar efter att blir Sveriges ledande servicepartner inom vården. När vår vision är uppnådd, upplever vi att: är så bra att andra ser oss som Best Practice, det vill säga vi är ledande inom våra tjänsteområden Vi har ett väl fungerande servicesamspel där förvaltningarna ser som en naturlig samarbetspartner processer stödjer vårdens mål med patienten i centrum

35 Sida 30(31) 3-årsmål: Högt förtroende för : Högt förtroende för vår verksamhet hos såväl de förvaltningar vi levererar tjänster till som från koncernledning och politik Våra relationer präglas av samförstånd kring uppdrag och mål Förvaltningarna är nöjda med leveranser levererar enligt överenskommelse Externa effekter: Högt servicebemötande på alla nivåer Konkurrenskraftig produktivitet inom våra verksamheter Effektiv resursanvändning per huvudprocess 1-årsmål: Väl fungerande servicesamspel Standardiserade tjänstebeskrivningar är implementerade Alla parter anser att vi har en ändamålsenlig dialog enligt intentionerna i servicesamspelet Vi medverkar i regiongemensamma utvecklingsprojekt Vi har rätt kompetens för att leverera våra tjänster och utveckla våra processer Nyckelaktiviteter/projekt Internt förändringsområde Leverans enligt överenskomna tjänstebeskrivningar Nyckelaktivitet/projekt Identifiera och definiera tjänsteägare. Gapanalys per förvaltning och tjänst utifrån beslutade tjänstebeskrivningar nivå 2. Gemensam införandeplan per förvaltning. Implementering inklusive uppföljning. Utökad och utvecklad kompetens Identifiera kompetensbehov per tjänst. Gapanalys på befattningshavare och tjänst. Utbildningsplan/rekrytering. Utveckling av processer och tekniska lösningar Processkartläggning nivå 1. Nivå 1 behöver definieras.

36 Sida 31(31) Bereda regiongemensam försörjningsstrategi och styrande principer som ska samordnas med vårdens huvudprocesser. Utreda en gemensam väg in till. Omvärldsbevakning tekniska lösningar. Aktivt bidra till en utvecklad dialog Framtagning faktaunderlag för dialog med förvaltningar. Genomföra regelbundna dialogmöten avseende utveckling och avstämning med respektive förvaltning. Se över interna mötes- och kommunikationsstruktur.

37 Ärende 2

38

39 Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Årsvis Uppfölj- ning Rapport till Ledningskansli Ledningskansli Enligt fastställd tidplan Kund- och kommunikation Internkommunikationsstrategi Användartest medarbetarwebb Bettina BA Stickprov Årsvis Kommunikationschef Kund- och kommunikation Årshjul webb Uppdatering webb Bettina BA Stickprov Årsvis Kommunikationschef Ledningskansli Ekonomi Uppföljningsprocess Att planerade åtgärder är genomförda Resp områdes-ekonom Fullständig Månadsvis Ekonomichef Administrativt centrum Löneservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapport kontroller Kontroll att löpande genomgång av dokumentet görs på lönemöten. Ska finnas Resp sektionschef Fullständig Månadsvis Enhetschef Löneservice med på dagordningen Ledningskansli Kansli Delegeringsordning och vidaredelegering Enligt fastställd tidplan Att samtliga delegeringsbeslut är fattade enligt delegeringsordning eller enligt vidaredelegering Nämndsekreterare Fullständig Månadsvis Stabschef Ledningskansli Ekonomi Budgetprocess Att säkerställa att andra delar av förvaltningen gör sina delar av budgetprocessen kopplat till tidplan som finns Resp områdesekonom Stickprov Från 15 augusti till deadline enligt årshjul varannan vecka Ekonomichef Januari - december Administrativt centrum Löneservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapport- kontroller Kontroll att nyanställda får introduktion Resp sektionschef Fullständig Januari Enhetschef Löneservice Administrativt centrum Löneservice VGR: Information om lagar, avtal och styrande dokument Kontroll att relevanta styrdokument och lagar finns med i introduktionsplanen för nyanställda Resp sektionschef Fullständig Januari Enhetschef Löneservice

40 Administrativt centrum Ekonomiservice Tjänst "Internkontrollplan" * Hantering av mervärdeskatt * Löpande redovisning och bokslut * Systemförvaltning Kontroll att checklistan uppdateras i (Raindance)* Kundfakturering * samråd med ekonomichef Leverantörsfakturor/utanordning/attest * Investeringar * Leasade fordon * Externa intäkter * Skydd mot oegentligheter Sektionschef redovisning Fullständig Februari Ekonomichef Ledningskansli Kansli Avvikelsehantering i MedControl PRO Kontroll att tydliga instruktioner finns i linjen Säkerhetsstrateg Fullständig Februari Stabschef Ledningskansli Kansli Miljöpolitiska programmet Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att riktlinjer är kända hos medarbetare Miljöstrateg Stickprov Februari Stabschef Ledningskansli Kansli Mutor och jäv, personal köper varor och tjänster Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att policy för mutor och gåvor är känd hos medarbetare Inköpscontroller Stickprov Februari Stabschef Ledningskansli Kansli Säkerhetsstrategi + årlig handlingsplan Kontroll att områdeschefer har mottagit och förstått sitt säkerhetsansvar Säkerhetsstrateg Fullständig Februari Stabschef Ledningskansli Kansli Systematiskt brandskyddsarbete Ledningskansli Kansli Miljöbalken Ledningskansli Kansli Lagar och riktlinjer avseende säkerhet/projekt Ledningskansli HR Ledningskansli Ekonomi Uppföljningsprocess Servicedistrikt Skaraborg Rutiner och handlingsprogram för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet Lokalvårdsprocessen Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att riktlinjer är kända hos medarbetare Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att lagstiftningen är känd hos medarbetare Kontroll att det är med i projektberedning BP0 checklista Säkerhetsstrateg Stickprov Februari Stabschef Miljöstrateg Stickprov Februari Stabschef Säkerhetsstrateg Fullständig Mars Stabschef Uppföljning av mätning av SAM status Arbetsmiljöspecialist Fullständig Mars HR-chef En analys av genomförd efterkalkyl och verksamhetsnyckeltal (TKB och nyttokalkyler) Att innehållet i tjänstespecifikationer, rutiner och instruktioner överensstämmer med riktlinjen för städkvalité Resp områdesekonom Fullständig Mars Ekonomichef Processansvarig Fullständig Mars Stabschef Ledningskansli Kansli Benchmarking Administrativt centrum Telefoni System Vision 80/20 Att tydliga instruktioner finns för att ta fram underlag till benchmarking och att dessa är Stabschef Stickprov Mars Servicedirektör kända Kontrollera att antal anknytningar enligt tjänsten stämmer överens med systemspecialistens när avvikelsen är större än 20 Administrativt centrum Telefoni Behandlingstid Otydlig rollbeskrivning Kontroll av behandlingstids utveckling Administrativt centrum Servicedistrikt Skaraborg Telefoni Antal tappade samtal/svarstider Fel bemanning vid toppar Lokalvårdsprocessen Kontroll av schemaläggning kontra inkommande samtal Kontroll att egenkontroll enligt standard SS genomförs enl beslut fattat i SN dec Resp sektionschef inom Telefoni Fullständig April Enhetschef Gemensam Service Resp sektionschef inom Telefoni Fullständig April Enhetschef Gemensam Service Resp sektionschef inom Telefoni Fullständig April Enhetschef Gemensam Service Processansvarig Stickprov Maj Stabschef

41 Administrativt centrum Löneservice Behörigheter Kansli Process för verkställighetsbeslut Ledningskansli Ledningskansli HR Information om lag, avtal och styrande dokument Kontroll att behörighetsansvariga har ställt frågan om behörighetslistor är aktuella samt att vi har informerat våra kunder om risker med felaktiga behörigheter (Heroma) Kontroll att servicedirektörsbeslut har följt riktlinjen och processen för verkställighetsbeslut Kontroll att interna rutiner är aktuella och uppdaterade Resp sektionschef Fullständig Maj Enhetschef Löneservice Chefsekreterare Stickprov Maj Stabschef HR-specialist Fullständig Juni HR-chef Ledningskansli Kansli Ärendehantering Ledningskansli Kansli Instruktion för diarieföring Kontrollera att det finns en uppdaterad och aktuell riktlinje och process för ärendehantering Att samtliga beslutsfattare har genomgått utbildning Chefsekreterare Fullständig Juni Stabschef Nämndsekreterare Fullständig Juni Stabschef Ledningskansli Kansli Riktlinje för posthantering och e-post Kontroll att anvisning är aktuell Chefsekreterare Fullständig Juni Stabschef Ledningskansli Kund- och kommunikation Kommunikationsstrategi Länkning från kundernas webbplatser Kommunikatör Stickprov Juni Kommunikationschef Ledningskansli HR Kompetensförsörjning Ledningskansli HR Checklistor för introduktion Ledningskansli Ekonomi Bokföring Ledningskansli Ekonomi Delegationsordning Administrativt centrum Projektkontor Roller, ansvar och mandat, utveckling av beslut Administrativt centrum Projektkontor Projektmodellen Projektilen Administrativt centrum Löneservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapport- kontroller Kontroll att system, struktur och rutin finns Uppföljning av introduktion av nyanställda Är alla konsultfakturor bokförda på rätt konto Uppföljning av konsultfakturor över fem basbelopp Kontroll att roller, ansvar, mandat är kända inom (ledningsnivåer och projekt) Kontroll att Projektilen tillämpas och används för alla projekt Kompetensstrateg Fullständig Juni HR-chef HR-specialist Fullständig Juni HR-chef Resp områdes-ekonom Stickprov Augusti Ekonomichef Inköpscontroller Stickprov Augusti Ekonomichef Portföljadministratör Stickprov September Enhetschef Kompetenscentrum Portföljadministratör Stickprov September Enhetschef Kompetenscentrum Kontroll att dokumentet är aktuellt Resp sektionschef Fullständig September Enhetschef Löneservice Ledningskansli Kansli Dokumentstyrning Servicedistrikt Skaraborg Bilpool Administrativt centrum Telefoni System Vision 80/20 Att riktlinje för dokumentstyrning följs gällande styrdokument publicerade i ledningshandboken, dvs: Rätt version av dokument Rätt datum De går att lokalisera Inaktuella dokument är bortrensade Det framgår vem som äger dokumentet. Att rutin för uppföljning av körda mil är känd Kontrollera att antal anknytningar enligt tjänsten stämmer överens med systemspecialistens när avvikelsen är större än 20 Verksamhetscontrolller Fullständig September Stabschef Processansvarig Fullständig September Stabschef Resp sektionschef inom Telefoni Fullständig Oktober Enhetschef Gemensam Service

42 Administrativt centrum Telefoni Behandlingstid Otydlig rollbeskrivning Kontroll av behandlingstids utveckling Administrativt centrum Telefoni Antal tappade samtal/svarstider Fel bemanning vid toppar Kontroll av schemaläggning kontra inkommande samtal Resp sektionschef inom Telefoni Fullständig Oktober Enhetschef Gemensam Service Resp sektionschef inom Telefoni Fullständig Oktober Enhetschef Gemensam Service Ledningskansli Kansli Ledningshandboken Att internrevision genomförs Verksamhetscontrolller Stickprov November Stabschef Ledningskansli HR Kompetensförsörjning Ledningskansli HR Checklistor för introduktion Administrativt centrum Löneservice Behörigheter Ledningskansli Kansli Ärendehantering Ledningskansli HR Checklistor för introduktion Ledningskansli Ekonomi Bokföring Kontroll att system, struktur och rutin finns Uppföljning av introduktion av nyanställda Kontroll att behörighetsansvariga har ställt frågan om behörighetslistor är aktuella samt att vi har informerat våra kunder om risker med felaktiga behörigheter Kontroll att servicedirektörsbeslut har följt riktlinjen och processen för ärendehantering Löpande uppföljning av introduktion intermittent anställda Är konsultfakturor bokförda på rätt konto 7551 Kompetensstrateg Fullständig November HR-chef HR-specialist Fullständig November HR-chef Resp sektionschef Fullständig November Enhetschef Löneservice Chefsekreterare Stickprov November Stabschef HR-specialist Fullständig November HR-chef Resp områdesekonom Stickprov December Ekonomichef Ledningskansli Ekonomi Bokning av lokaler vid konferens Använder vi Regionens lokaler Resp områdesekonom Stickprov December Ekonomichef

43 Ärende 3

44 1(1) Diarienummer SN Delegeringsärenden Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner redovisningen. Sammanfattning av ärendet Redovisning av beslut som fattats med stöd av servicenämndens delegering: 1. Servicenämndens ordförande - Servicenämndens uppdrag att i samråd med 1:a och 2:e vice ordförandena besluta om sammanträdestider 2016 för servicenämnden, Deltagande för servicenämndens ledamöter i kurser, konferenser med mera: Servicedirektören 17 juni till och med 12 november inom administration, ekonomi, fastighet, interna kontrakt Beslutsunderlag Servicenämndens ordförande delegeringsprotokoll 3 och Servicedirektörens sammanställning

45 1(1) Servicenämnden Protokollsutdrag delegeringsprotokoll Sammanträdestider 2016 för servicenämnden Diarienummer SN Beslut 1. Servicenämnden sammanträder fredag 5 februari, torsdag 25 februari, onsdag 30 mars, torsdag 28 april, fredag 27 maj, fredag 17 juni, torsdag 1 september, fredag 30 september, fredag 28 oktober, onsdag 23 november och fredag 16 december Sammanfattning av ärendet Servicenämnden beslutade 24 september 2015, 46, ge ordföranden i uppdrag att, i samråd med 1:a och 2:e vice ordförandena, besluta om sammanträdestider 2016 för servicenämnden. Beslutet skickas till Servicenämnden ledningsgrupp

46 1(1) Servicenämnden Protokollsutdrag delegeringsprotokoll Deltagande vid seminarium 13 november Beslut 1. Servicenämndens 1:a vice ordförande Roland Wanner får delta vid seminarium Antibiotika och antibiotikaresistens en global utmaning i Göteborg den 13 november Sammanfattning av ärendet Ekocentrum och Lantbrukarnas riksförbund inbjuder till seminarium Antibiotika och antibiotikaresistens en global utmaning. Ett seminarium om vår när- och omvärld och hur vår framtid påverkas av den antibiotikaresistens som nu ökar lavinartat. Beslutet skickas till rolandwanner1@gmail.com POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Östergatan 1 TELEFON: HEMSIDA: E-POST: servicenamnden@vgregion.se

47 nr 2 till nr 2 till 1(3) Datum Dnr SN Redovisning av beslut enligt servicenämndens delegering Delegat: Servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Beslutet avser Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare Fastighet Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler, exkl administrativa lokaler Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare Hyresavtal för lokal mellan Vänerparken property Investment KB och Rns servicedistrikt Älvsborg/Fyrbodal. Fastighetsbeteckning: Lasarettet 2, lgh nr Hus 1:1 plan 4. Avtalstid: Avtalsnr: Hyresvärd: Lidköpings kommun Hyresgäst: VGR/Närhälsan Fastighetsbeteckning: Ågårdsskogens Vårdcentrum/lgr nr Hyrestid: och tills vidare Tillägg nr 2 till hyresavtal , hjälpmedelscentralen inom kv Viddraget 1, Borås. Avtal mellan Industribyggnader i Borås2 AB och VGR,. Komplettering till hyresavtal daterat , överenskommelse har träffats Tillägg nr 3 till hyresavtal , hjälpmedelscentralen inom kv Viddraget 1, Borås. Avtal mellan Industribyggnader i Borås2 AB och VGR,. Komplettering till hyresavtal daterat , överenskommelse har träffats Diarienummer och handlingens nummer i diariet /Anmärkning SN (11) SN (14) SN (12) TillägTillägg SN (13) TillägTillägg

48 2(3) Delegat: Servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Beslutet avser Administration Beslut att inte lämna ut allmän handling Beslutande myndighet: VGR/Rns/servicedirektör Sökande: Vision/Att: Gunvor Åsberg/Göteborg Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler, Tillägg till interna upplåtelseavtal- Upplåtare: interna exkl administrativa lokaler Västfastigheter. Nyttjare: AC. kontrakt Lokalobjekt: Borås lasarett/samariten 4, 7, 8, Administration Utfärda fullmakter avseende värdehandlingar i post och bank, samt vara firmatecknare/ beslutsfattare i förekommande fall Upplåtelsetid: Rekvisition av regionlån. Förvaltning: Hjälpmedelscentralen. Likvidkonto: 1870 Summa för 10 år: kr Ekonomi Utse attestanter och utanordnare -ett attestuppdrag som upphör att gälla inom Gemensam produktion fr o m Fastighet Träffa avtal om lokalhyror med extern fastighetsägare Skyltplatsavtal mellan fastighetsägare Vasakronan Fastigheter AB och skyltinnehavare Västra Götalands Läns Landsting. Gäller fastighet Göteborg Gullbergsvass 16:1 och under tiden till Administration Mottagande av delgivning Målnr: FT Västra Götalands Läns Landsting./. Kerstin Kozma angående ansökan om återvinnning Ekonomi Utse attestanter och utanordnare Sammanställning, attestuppdrag fastställda för: -fyra attestanter inom Administrativt centrum fr o m olika datum mellan och -en attestant inom Gemensam produktion fr o m t o m och -ett attestuppdrag som upphör att gälla inom Administrativt centrum fr o m Diarienummer och handlingens nummer i diariet /Anmärkning SN (1) SN (15) Finns hos ekonomi/ redovisning/rns/ RH Mariestad Finns hos ekonomi/ redovisning/rns/ RH Mariestad SN (40) SN (2) Finns hos ekonomi/ redovisning/rns/ RH Mariestad

49 3(3) Delegat: Servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Beslutet avser Ekonomi Utse attestanter och utanordnare Sammanställning, attestuppdrag fastställda för: -fjorton attestanter inom Gemensam produktion fr o m och -en attestant inom Administrativt centrum fr o m en attestant inom servicedistrikt Älvsborg/Fyrbodal fr o m Diarienummer och handlingens nummer i diariet /Anmärkning Finns hos ekonomi/ redovisning/rns/ RH Mariestad

50 Ärende 4

51 1(1) Sammanställning över anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 26 november Dnr SN Regionfullmäktige 1. Västra Götalandsregionens program för klimatväxling, RS Protokollsutdrag , 168. SN (6) 2. Regional kulturplan , RS Protokollsutdrag , Krishanteringsplan för Västra Götalandsregionen , RS Protokollsutdrag , 171. SN (3) 4. Ledamot och ersättare i servicenämnden, RS Protokollsutdrag , 182. SN (1) Regionstyrelsen 5. Kompensation 2015 för ekonomiska effekter till följd av ny styrmodell för, RS Protokollsutdrag , 271. SN Begäran om ersättning för servicetjänster från styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus, RS Protokollsutdrag , 272. SN Övrigt 7. Regionarkivet Förtydligande av beslutsgången för dokument som ska tas fram enligt Riktlinjer till arkivreglemente avseende re3dovisning och gallring av allmänna handlingar (Arkivnämndens beslut 27 maj 2015), 185/15-72 och 186/ SN (3) 8. Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Serviceöverenskommelse 2016 mellan Skaraborgs Sjukhus och servicenämnden ärendet bordläggs, SkaS SN (8) 9. Förteckning över pågående uppdrag från och till servicenämnden