1. Sammanfattning av verksamhetsåret 2016

Transkript

1 Sida 1(19) Årsredovisning 2016 Regionservice 1. Sammanfattning av verksamhetsåret 2016 Verksamhet Regionservice uppdrag är att utveckla Västra Götalandsregionens service och därmed skapa värde för kunder, patienter och invånare. För att möjliggöra detta och skapa en stabil plattform för framtiden pågår arbete med att utveckla Regionservice struktur och kultur. En av de viktigaste utmaningarna för Regionservice under 2016 har varit att utveckla samarbetet med vården för att på bästa sätt använda befintliga resurser inom Västra Götalandsregionen. Regionservice strävar efter att bli Sveriges ledande servicepartner inom vården. För att nå denna vision har organisationen anpassats med syfte att bidra till ett ökat fokus på kundrelationer och verksamhetsutveckling. Arbetet med att införa ny styrmodell har fortsatt under året. Tjänste- och leveransbeskrivningar kopplade till tjänstekatalog och prislista har tagits fram. Utveckling av struktur och process för servicesamspelet sker genom samarbete mellan Regionservice, koncernledning och förvaltningarna. Lokal tjänsteman i beredskap, LTiB, är införd dygnet runt från och med 1 januari Arbete med uppdraget gällande Kontinuitetshantering VGR pågår i projektform tillsammans med Västfastigheter och VGR-IT. Fokusområden i arbetet med att utveckla Regionservice är bland annat: - Anpassa organisationen. - Behovsdriven utveckling, både på lokal och regionövergripande nivå. - Sprida goda lösningar inom VGR. - Gemensamma mål sätts med respektive förvaltning. - Tydlig uppföljning och rapportering av prestationer, mål och mätetal. Aktiviteter: - Införande av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler enligt överenskommelse med respektive berörd förvaltning. - Införande av ny måltidslösning enligt plan. Ombyggnad klar av köket på Sahlgrenska

2 Sida 2(19) Universitetssjukhuset. - Kartläggning och utveckling av administrativa tjänsteprocesser och dess stödsystem. - Införande av Europeiska Unionens riktlinje för god distributionssed för humanläkemedel (GDP) inom intern logistik och transporter genom implementering av framtagna processer och rutiner för ett internt, kontinuerligt kvalitetsförbättringsarbete. - Medverkan med kompetens gällande servicelösningar i projekt i samband med förvaltningarnas om- och nybyggnationer. Medarbetare Sjukfrånvaron har under 2016 ökat med 0,3 procentenheter jämfört med föregående år. Den totala sjukfrånvaron är nu 9,0 procent. Den långa sjukfrånvaron, 60 dagar eller längre, har minskat med 0,07 procentenheter jämfört med 2015 medan sjukfrånvaron dag 1-14 ökat med 0,20 procentenheter och ökat med 0,14 procentenheter. Kvinnors sjukfrånvaro ligger kvar på samma nivå som föregående år, d.v.s. 9,7 procent medan männens sjukfrånvaro ökat till 7,7 procent. Arbetet med att sänka sjukfrånvaron under 2016 har bla inneburit att en medarbetare på HRenheten har dedikerats för att specifikt arbeta med de medarbetare som varit sjukskrivna under en längre period. Antalet anställda har ökat med 84 jämfört med föregående år (3251 mot ). Vad gäller månadsavlönade har antalet tillsvidareanställda ökat med 6, medan antalet visstidsanställda ökat med 16. Antalet timavlönade har ökat med 62. Vid en jämförelse med nettoårsarbetare har det skett en ökning med 87 nettoårsarbetare i jämförelse med föregående år. En stor del av nettoårsarbetarökningen har skett inom område SU/Frölunda/Angered med bl.a. BOIC, d.v.s. Bild- och Interventionscentrum som startat upp sin verksamhet på Sahlgrenska med ett utökat uppdrag för Regionservice inom vaktmästeri och lokalvård. Kök, städ och tvätt, som har de största yrkesgrupperna, har ökat med 34 nettoårsarbetare, administration med 29 och teknik/hantverkare med 15. Ekonomi Regionservice (exklusive Hjälpmedelscentralen) resultat för 2016 är 820 tkr. I resultatet ingår följande poster: Återbetalning av överskott till kunderna 25 mnkr Spannåterbetalningar 7,5 mnkr Återbetalning av överskott för Skövdedepån 4 mnkr Återbetalning Centrum för läkemedelsnära produkter 4,2 mnkr Avbruten projektering av köket i Uddevalla 5,7 mnkr Hjälpmedelscentralens resultat för 2016 blev 6,1 mnkr. Det är en avvikelse mot

3 Sida 3(19) budget med lika mycket. I resultatet ingår återbetalning av överskott till kunderna motsvarande 7,6 mnkr. 3. Ett kraftfullt miljöarbete 3.1 Prioriterade mål Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Aktiviteter: Vid fordonsbyte, aktivt välja fordon som går på biogas eller annat fossiloberoende alternativ. Löpande uppföljning av bränslemängder, fordonsval, bränsleval samt utsläppsnivåer. Resultat: Mål uppfyllt kring fossiloberoende; 60 procent för VGR som helhet. Regionens fordon köper gasfordon/elfordon enligt direktiv. Bra process finns kring dispensansökan vid inköp av fordon. Förnybart bränsle ska väljas i första hand. De flesta bränslebolag kommer att ta in förnybar diesel, vilket är en framtida parameter som pekar i rätt riktning. Regionservice verksamheter följer upp utsläppsnivåer och har bra dialog med Koncerninköp kring fordonsval. 3.2 Fokusområden Ge bättre möjligheter till livsmedels- och energiproduktion samt stimulera ökad användning av biogas Aktiviteter: I Regionservice produktionskök sorteras matavfall ut för biogasproduktion där kommunen erbjuder detta. I det nya köket på Sahlgrenska sjukhuset har anläggning installerats för omhändertagande av matavfall - PÅGÅR Regionens fordon prioriterar gasfordon där så är möjligt bra process kring detta finns - PÅGÅR Regionservice producerar inte livsmedel eller energi.

4 Sida 4(19) Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Aktiviteter: Flexibilitet och ökad kommunikation med vården för rätt mat till rätt patient PÅGÅR o Förarbete har bedrivits under 2016 för att, i köket på Sahlgrenska, införa produktion av kylda färdigrätter till avdelningarna som komplement till tallriksbeställningarna. Syftet är att minska mängden matsvinn när det gäller andelen levererade varma måltider som returnerats orörda och måste kasseras. o Regionalt utvecklingsforum för patientmåltider som arbetar i nätverksform för att höja kompetensen i måltidsfrågor. Föreläsningar för vården har genomförts i samband med måltidsveckan hösten o Utveckling pågår och tester har genomförts med att beställa måltider via läsplatta. Syftet är att förenkla beställningen av måltider till avdelningen. Löpande arbete med att öka andelen ekologiska livsmedel. PÅGÅR o Ny upphandling för livsmedel gäller från november 2016 med bl. a. höga djurskyddskrav, sociala krav och krav på förpackningar för att minska avfallet. o Utbyte av konventionella livsmedel till ekologiska samt uppföljning sker kontinuerligt. Innovationsupphandling för att hitta alternativ till bomull PÅGÅR o Arbetet med att hitta alternativa fibrer pågår. Ett antal projekt på gång. 3.3 Verksamhetens miljöarbete Regionservice arbetar systematiskt enligt ISO Alla delar i systemet är implementerade. Tvätteriet Alingsås och Hjälpmedelscentralen är certifierade enligt ISO All dokumentation kring arbetet finns publicerad i Regionservice ledningshandbok på webben. De konkreta miljöresultaten inom Regionservice är goda. De avvikelser som finns rör kemikaliehantering och brister i kommunikation och dokumentation. Transporter Regionens fordon prioriterar gasfordon där så är möjligt. Bra process kring detta finns. Energi Tvätteriet Alingsås installerade en biobränslepanna 2013 för att gå mot fossilberoende.

5 Sida 5(19) - Arbete pågår med att ersätta kvarvarande gasol före Arbete för höjd energieffektivitet samt vattenförbrukning i förhållande till mängden tvättgods har genomförts under flera år - detta följs upp löpande och visar på ständig minskning. Produkter och avfall Regionservice fokus inom måltider är god måltidskvalitet. Information till vården sker via broschyren Rätt kost till rätt patient. Vid VGR s miljöombudsutbildningar får ombuden utbildning om matens miljöbelastning och vikten av att minska matsvinnet och öka nutritionen. Livsmedel Andelen ekologiska livsmedel är 32,6 procent för Regionservice verksamhet. Alla Regionservice produktionskök och restauranger blev KRAV-certifierade under Kemikalier Ett systematiskt arbete med listan från miljöavdelningen på Koncernkontoret över kemiska produkter som ska avvecklas har resulterat i alternativa metoder och rutiner för att kunna avveckla användningen av moppkonserveringsmedlet Bronopol. Produkten kommer att vara utfasad under Framtidstro inom hälso- och sjukvården 5.2 Fokusområden Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Aktiviteter: Fortsatt införande av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler enligt överenskommelse med respektive berörd förvaltning PÅGÅR Medverkan i projekt gällande införande av Vårdnära service (VNS) - PÅGÅR 6. En attraktivare arbetsgivare 6.1 Prioriterade mål Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Utvecklingssamtal och individuell kompetensutvecklingsplan för samtliga medarbetare - KLAR

6 Sida 6(19) Under kvartal Q2-Q4 har utvecklingssamtal genomförts med majoriteten av medarbetarna. I samband med utvecklingssamtalet har en individuell kompetensutvecklingsplan upprättats för respektive medarbetare. Utveckla uppföljning av genomförda utvecklingssamtal och individuella kompetensutvecklingsplaner - KLAR Genomförda utvecklingssamtal och kompetensutvecklingsplaner följs upp i och med årsredovisningen Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Utifrån guide för hälso-/arbetsmiljöarbetet i Västra Götalandsregionen utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet med ett hälsofrämjande perspektiv. För att uppnå hälsosamma arbetsplatser och sänkt sjukfrånvaro krävs insatser ur flera perspektiv. Utgångspunkten är ett systematiskt arbete som bygger på att undersöka, bedöma risker, genomföra åtgärder samt följa upp det som är gjort. Arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan mellan arbetsgivare, medarbetare och chef. Fokus under 2016 har varit att säkerställa förutsättningar för ett systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete i Regionservice verksamheter. Under våren har 2016 en arbetsgrupp bestående av skyddsombud, chefer och HR tagit fram organisation och system för Regionservice systematiska hälso- och arbetsmiljöarbete. Grunden är att Västra Götalandsregionens guide för hälso- och arbetsmiljöarbetet ska användas med förvaltningsspecifika kompletteringar på de områden där det behövs. Gruppen har också tagit fram introduktionsmaterial för Västra Götalandsregionens guide, Regionservice hälso- och arbetsmiljöarbete samt Arbetsmiljöverkets nya anvisningar kring organisatorisk och social arbetsmiljö. Introduktionen genomfördes under hösten 2016 och hade chefer och skyddsombud som målgrupp. Under hösten 2016 har en medarbetare på HR-enheten dedikerats för att specifikt arbeta med de medarbetare som varit sjukskrivna under en längre period, detta projekt kommer även att fortsätta under Fokusområden Satsa på ledarskap Utveckla våra chefer som ledare genom t.ex. coachning, handledning och mentorskap - KLAR Utbildning/nätverk finns att tillgå via VGR, bl.a. "Det personliga ledarskapet", "Regiongemensamt Mentorprogram", "Kvalificerat ledarskapsprogram". Nominering av första linjens chefer till utbildningen Det personliga ledarskapet (VGR) - KLAR

7 Sida 7(19) Varje år nominerar Regionservice första linjens chefer till "Det personliga ledarskapet" Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt Föra en dialog med vårdförvaltningarna gällande möjligheterna att ersätta vårdutbildad personal med servicepersonal för servicerelaterade arbetsuppgifter i vården. Utvecklingssamtal och individuell utvecklingsplan för samtliga medarbetare - KLAR Under kvartal Q2-Q4 har utvecklingssamtal genomförts med majoriteten av medarbetare. I samband med utvecklingssamtalet har en individuell kompetensutvecklingsplan upprättats. Utveckla uppföljning av genomförda utvecklingssamtal och individuella kompetensutvecklingsplaner - KLAR Utbildning i utvecklingssamtal - KLAR Utbildningen finns att tillgå i Kurskatalogen. Definiera och besluta befattningen servicearbetare - PÅGÅR Innehållet i befattningen servicearbetare kommer att variera beroende av verksamhet och storlek på verksamhet och har därför ej kunnat beslutas om under Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Utvecklingssamtal för samtliga medarbetare - KLAR Under kvartal Q2-Q4 har utvecklingssamtal genomförts med majoriteten av medarbetarna. Individuell kompetensutvecklingsplan för samtliga medarbetare - KLAR I samband med utvecklingssamtalet har en individuell kompetensutvecklingsplan upprättats. Förbättra underlaget för uppföljning av genomförda utvecklingssamtal - KLAR Genom kontinuerlig översyn av befattningsvärdering och goda kunskaper om rådande/önskvärd lönestruktur skapas en tydlighet för lönekarriär - KLAR Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Implementera regiongemensam guide för arbetsmiljöarbetet inom VGR. Utbilda HR, chefer och skyddsombud i guiden - KLAR Introduktionen för chefer och skyddsombud har genomförts under september - december Utifrån regionsgemensam guide utveckla Regionservice systematiska arbetsmiljöarbete -

8 Sida 8(19) KLAR Information gjordes på MBL i augusti. Därefter publicerades beslutade dokument i ledningshandboken. Löpande lyfta goda exempel i Regionservice ledningsgrupp - KLAR/PÅGÅR Har lyfts i riktlinje för Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete som implementerades under hösten Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro I arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete ha ett hälsofrämjande förhållningssätt och utgå från möjligheter - PÅGÅR Utveckla arbetet med analys av sjukfrånvaro och aktiva åtgärder i handlingsplaner - KLAR Dokument som beskriver rutin är publicerat i ledningshandboken. Rutinen relaterar till analys av sjukfrånvaro i månadsrapporteringen som startade i maj Gemensam uppföljning och analys av måltal och åtgärder för sänkt sjukfrånvaro på alla nivåer - KLAR Utbildning i kommunikativt ledarskap - KLAR Utbildningen finns att tillgå i Kurskatalogen "Den kommunikativa ledaren". Arbeta med fördjupade insatser som t.ex. friskfaktorer och hälsofrämjande åtgärder i riktade grupper för att sedan utvärdera och delge goda exempel -KLAR Exempel: Under hösten startade 17 första linjens chefer utbildning i hälsofrämjande ledarskap. Två grupper startade i höst med syfte att tillsammans med Hälsan & Arbetslivet nå stöd i mer hälsofrämjande åtgärder. Inom sektion Sahlgrenska/Område Göteborg pågår ett projekt tillsammans med Hälsan & Arbetslivet som omfattar arbetsliv och livsstil. Delta i regiongemensamt projekt för att införa IT stöd i rehabiliteringsprocessen - KLAR Projektgruppen har lämnat förslag till beslut. Beslut är taget om breddinförande av Hälsosam i Västra Götalandsregionen. 5 chefer och 2 HR inom Regionservice kommer att ingå i pilotgrupp inför massinförande inom VGR. Förberedelse för utbildning pågår, tid för uppstart av pilot är mars Delta i regiongemensamt projekt Mobiliseringsinitiativet med mål att utveckla analys av sjukfrånvaro, ledarskap samt identifikation av riskgrupper - KLAR I september gick enkät ut för att undersöka stressrelaterad ohälsa hos medarbetare i de grupper inom Regionservice som deltar. Utifrån resultatet planeras och genomförs åtgärder på

9 Sida 9(19) individ- och gruppnivå. Inom ramen för Projekt Mobiliseringsinitiativet genomföra utbildning i hälsofrämjande arbetsplatser för chefer och medarbetare - KLAR Utbildningen avslutad december Gemensam arbetsgrupp med Hälsan och Arbetslivet med mål att sänka sjukfrånvaron, utveckla samarbetet och byta fokus på genomförda insatser till mer hälsofrämjande - KLAR En arbetsgrupp med representanter från chefer, HR, Skyddsombud och Hälsan & Arbetslivet tog under våren fram förslag. Pilotförsök enligt förslaget har genomförts tillsammans med två av Hälsan & Arbetslivets enheter under hösten. Aktiviteten fortsätter under 2017 med att skapa grupper för Hälsan & Arbetets övriga enheter. 6.4 Chefsförutsättningar Normtalet I nuläget finns 4 chefer som har fler än 35 underställda medarbetare jämfört med 6 stycken föregående år. Vad gäller dessa 4 chefer pågår diskussioner över hur organisationen ska se ut framöver. 6.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro % Kvinnor 7,9% 8,9% 9,7% 9,7% Män 6,0% 6,5% 6,8% 7,7% Total 7,2% 8,1% 8,7% 9,0% Sjukfrånvaron har under 2016 ökat med 0,3 procentenheter jämfört med föregående år. Den totala sjukfrånvaron är nu 9,0 procent. Den långa sjukfrånvaron, 60 dagar eller längre, har minskat med 0,07 procentenheter jämfört med 2015 medan sjukfrånvaron dag 1-14 ökat med 0,20 procentenheter och ökat med 0,14 procentenheter. Kvinnors sjukfrånvaro ligger kvar på samma nivå som föregående år, d.v.s. 9,7 procent medan männens sjukfrånvaro ökat till 7,7 procent. Högst sjukfrånvaro har yrkesgrupper inom kök, städ och tvätt med 11,0 procent. Det är en ökning från föregående år med 0,1 procentenheter. I alla yrkesgrupper har sjukfrånvaron ökat jämfört med samma period föregående år. Arbetet med att sänka sjukfrånvaron under 2016 har bl.a. inneburit att en medarbetare på HRenheten har dedikerats för att specifikt arbeta med de medarbetare som varit sjukskrivna under en längre period. Regionservice deltar i arbetet gällande Mobiliseringsinitiativet som bland annat innebär utbildning i Hälsofrämjande ledarskap. Under hösten 2016 startade 17 stycken första linjens chefer utbildning i hälsofrämjande ledarskap.

10 Sida 10(19) En partsgemensam arbetsgrupp har bildats under Gruppen har haft till uppgift att planera och genomföra introduktion av Guide för hälso- och arbetsmiljöarbetet inom Västra Götalandsregionen, anpassning till Regionservice och ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö. Introduktionen har genomförts under september-december Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Antalet anställda har ökat med 84 jämfört med föregående år (3251 mot ). Vad gäller månadsavlönade har antalet tillsvidareanställda ökat med 6, medan antalet visstidsanställda ökat med 16. Antalet timavlönade har ökat med 62. Vid en jämförelse med nettoårsarbetare har det skett en ökning med 87 nettoårsarbetare i jämförelse med föregående år. En stor del av nettoårsarbetarökningen har skett inom område SU/Frölunda/Angered med bl.a. BOIC, d.v.s. Bild- och Interventionscentrum som startat upp sin verksamhet på Sahlgrenska med ett utökat uppdrag för Regionservice inom vaktmästeri och lokalvård. Kök, städ och tvätt, som har de största yrkesgrupperna, har ökat med 34 nettoårsarbetare, administration med 29 och teknik/hantverkare med 15. Kostnaden för övertiden och mertid har minskat med ca 2,3 miljoner kronor jämfört med En stor del av minskningen står Tvätteriet i Alingsås för som under 2016 genomförde en förändrad schemaläggning. Ersättningen för OB tillägg har ökat med ca 1,6 miljoner kronor, en stor del av ökningen står Tvätteriet i Alingsås för som startat med produktion på lätthelger och söndagar. Vid nyanställningar är målsättningen för Regionservice att erbjuda heltidstjänster, endast i undantagsfall erbjuds deltidsanställningar. Under 2015 hade Regionservice 17 anställda som arbetade ofrivillig deltid, under 2016 har antalet minskat till 11 anställda, fördelat på 1 man och 10 kvinnor. Majoriteten av dessa arbetar på små enheter där verksamhetens utformning i kombination med krav på lönsamhet och hållbara scheman inte möjliggör heltidstjänster. 7. Goda förutsättningar för verksamheterna 7.1 Service med kvalitet och miljöhänsyn Regionservice strävar efter att bli Sveriges ledande servicepartner inom vården och bidrar därmed till Västra Götalandsregionens vision genom god service till vården. Regionservice uppdrag är att utveckla Västra Götalandsregionens service och därmed skapa värde för kunder, patienter och invånare. För att möjliggöra detta och skapa en stabil plattform för framtiden pågår arbete med att utveckla Regionservice struktur och kultur. Under året har organisationen anpassats utifrån ett ökat fokus på kundrelationer och verksamhetsutveckling. En av de viktigaste utmaningarna för Regionservice under 2016 har varit att utveckla samarbetet med vården för att på bästa sätt använda befintliga resurser inom Västra

11 Sida 11(19) Götalandsregionen. Arbetet med att införa ny styrmodell har fortsatt under året. Tjänste- och leveransbeskrivningar kopplade till tjänstekatalog och prislista har tagits fram. Utveckling av struktur och process för servicesamspelet sker genom samarbete mellan Regionservice, koncernledning och förvaltningarna. Lokal tjänsteman i beredskap, LTiB, är införd dygnet runt från och med 1 januari Arbete med uppdraget gällande Kontinuitetshantering VGR pågår i projektform tillsammans med Västfastigheter och VGR-IT. Fokusområden i arbetet med att utveckla Regionservice är bland annat: - Anpassa organisationen - Behovsdriven utveckling, både på lokal och regionövergripande nivå - Sprida goda lösningar inom VGR - Gemensamma mål sätts med respektive förvaltning - Tydlig uppföljning och rapportering av prestationer, mål och mätetal Aktiviteter: - Införande av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler enligt överenskommelse med respektive berörd förvaltning - Införande av ny måltidslösning enligt plan. Ombyggnad klar av köket på Sahlgrenska Universitetssjukhuset. - Kartläggning och utveckling av administrativa tjänsteprocesser och dess stödsystem - Införande av Europeiska Unionens riktlinje för god distributionssed för humanläkemedel (GDP) inom intern logistik och transporter pågår genom implementering av framtagna processer och rutiner för ett internt, kontinuerligt kvalitetsförbättringsarbete - Medverkan med kompetens gällande servicelösningar i projekt i samband med förvaltningarnas om- och nybyggnationer. - Projektet Nya Göteborgssjukhusen är under uppstart. Regionservice uppdrag består av två huvudleveranser; fysisk försörjningsstrategi med tillhörande lösningar samt design av framtida serviceleverans. - Medverkan i projekt gällande nya Regionens Hus i Göteborg och Skövde där Regionservice

12 Sida 12(19) uppdrag är att leverera en fullgod servicetjänst. - Interna pilotprojekt för utveckling av administrativa arbetsplatser. 7.4 Systematiskt förbättringsarbete Internt arbete med ständiga förbättringar pågår med att bygga upp kvalitetsledningssystem för servicetjänsterna intern logistik och transporter med struktur gällande processer, rutiner och arbetssätt. Målet är en kvalitetssäkrad kedja för hantering av leveranser av läkemedel och gods. Stödsystem är implementerat som möjliggör uppföljning av resultat i form av minskade kostnader och övrig effektivitet. Arbete pågår med att tydliggöra och systematisera stödprocesser gällande arbetssätt, roller och forum. 8. Rättigheter och folkhälsa 8.1 Mänskliga rättigheter och jämlik vård Hjälpmedelsverksamheten och Centrum Läkemedelsnära Produkter har inte medborgarna som direkta kunder, utan levererar varor och tjänster till hälso- och sjukvårdsverksamheter som har det direkta brukar-/medborgaransvaret. Hjälpmedelsverksamheten och Centrum Läkemedelsnära Produkter inriktar sig på att skapa förutsättningar för vårdgivarna att beakta och bearbeta jämtegreringsfrågorna inom sina respektive verksamheter. Löpande arbete sker med följande aktiviteter: - Vårdgivare erhåller redovisning/statistik enligt uppställda krav där bland annat män och kvinnors hjälpmedelsförskrivningar kan utläsas och analyseras. - Sortimentsarbetet utgår från att sortimentet är anpassat till både kvinnor och män, barn och äldre. - Centrum Läkemedelsnära Produkter för en pågående dialog om tjänster och sortiment med patienter och patientföreningar. - Bemötandefrågor diskuteras för att ske på lika villkor mot män och kvinnor. - Regionservice webbplatser följer vedertagna nationella och internationella riktlinjer för tillgänglighet. Alla medarbetare som arbetar med webb erbjuds kontinuerligt utbildning kring dessa riktlinjer. Från webbplatsen kan också medborgare lämna synpunkter på sortimentet. Barnens rättigheter: Barnperspektivet beaktas alltid inom Centrum Läkemedelsnära Produkter och Hjälpmedelscentralen vid upphandling av nytt produktsortiment. FN:s konvention om barnets rättigheter har särskilt beaktats och lyfts fram. En särskild

13 Sida 13(19) Barndag har genomförts med fokus på bemötande av barn som besöker hjälpmedelsverksamheter. Dagen ledde till att aktiviteter togs fram vilka har genomförts under året. 8.2 Folkhälsa Se kap I övrigt ingen direkt koppling till Regionservice verksamhet. 9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat Regionservice (exklusive Hjälpmedelscentralen) resultat för 2016 är 820 tkr. I resultatet ingår följande poster:

14 Sida 14(19) Återbetalning av överskott till kunderna 25 mnkr Spannåterbetalningar 7,5 mnkr Återbetalning av överskott för Skövdedepån 4 mnkr Återbetalning Centrum för läkemedelsnära produkter 4,2 mnkr Avbruten projektering av köket i Uddevalla 5,7 mnkr Jämförelsen av utfallet mellan åren i ovanstående resultaträkning visar lägre intäkter och kostnader för Det beror på att Hjälpmedelscentralen finns med i resultatet med nio månader för 2015 men inte alls under Övergången till separat redovisning skedde 1 oktober Med Hjälpmedelscentralen borträknad, har Regionservice en bruttokostnadsökning på mindre än 1 procent mellan åren. De stora avvikelserna mot budget är kopplade till transfereringar inom Skövdedepån (54 mnkr) och Sisjödepån (36 mnkr) och finns både på intäktssidan och kostnadssidan. Förklaringen är ökad omsättning av depåvaror och förbrukningsartiklar som inte kunde förutses. Överskottet innan återbetalning finns framför allt inom följande områden: Ekonomi- och löneservice - Effektiviseringar. Lägre personalkostnader är beräknat beroende på att vakanser inte är tillsatta. Mer påminnelseavgifter än vanligt Gemensam Service - Högre beläggning på Gullbergsvass. Högre volymer på TjänsteId än beräknat. Vakanta tjänster Logistik - Ökad orderingång Tryckeriet. Lägre transportkostnader. Minskad portokostnad och paket via DHL. Lägre IT-kostnader Ledning och stab - Mindre utvecklingsarbete än planerat. Planerade tjänster ej tillsatta. Nedanstående tabell visar resultat och budgetavvikelse per område

15 Sida 15(19) Nedanstående tabell visar Regionservice återbetalning av överskottet till förvaltningarna

16 Sida 16(19) Hjälpmedelscentralens resultat för 2016 blev 6,1 mnkr. Det är en avvikelse mot budget med lika mycket. I resultatet ingår återbetalning av överskott till kunderna motsvarande 7,6 mnkr. I ovanstående resultaträkning så är utfallet för 2015 endast för tre månader. Avvikelsen mot budget förklaras av: Ökad omsättning 2,5 mnkr på grund av ökade volymer Färre anställda än budgeterat för konsulenter och leveranspersonal 4,7 mnkr Lägre transportkostnader 3,3 mnkr p.g.a. av flytt av externa transporter till egen regi. Högre IT-kostnader för WebSESAM -3,5 mnkr. 9.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Regionservice resultat för 2016 är 820 tkr, efter återbetalning av överskott till kunderna omfattande 25 mnkr, så inga ytterligare åtgärdsplaner lämnas in. Under året har Regionservice

17 Sida 17(19) arbetat med åtgärdsplaner för att dels klara av det generella effektiviseringskravet på 0,7 procent och dels produktivitetsindexet på 1,3 procent. 9.3 Eget kapital Regionservice lämnade inte in någon begäran om att få använda eget kapital för Efter återbetalning till kunderna blev resultatet 820 tkr och med den tidigare bokslutsdispositionen för året så blir Regionservice egna kapital 69,9 mnkr för Investeringar Regionservice och Hjälpmedelscentralens gemensamma investeringsram uppgick till 290 mnkr för Nedanstående tabell visar Regionservice och Hjälpmedelscentralens investeringar under Utfallet blev 401 mnkr vilket är en avvikelse med 111 mnkr. Förklaringen till avvikelsen återfinns inom Hjälpmedelscentralen och den revision som genomfördes under Under revisionen uppmärksammades att det fanns olika redovisningsprinciper för hjälpmedel och tillbehör. Hjälpmedel aktiverades som anläggningstillgångar med avskrivningstider medan tillbehören skrevs av direkt. PWC:s rekommendation var att både hjälpmedel och tillbehör ska skrivas av på samma tid. Det har medfört att den bedömda investeringsramen för hjälpmedel har ökat från 110 mnkr till 208 mnkr per år. Detta kommunicerades till koncernkontoret men utan anpassning av ramen från deras sida. Istället skulle Regionservice vid halvårsskiftet rapportera utfallet för Hjälpmedelscentralens investeringar, vilket genomfördes. En rättvisande anpassning av Hjälpmedels investeringsram har genomförts till I övrigt kan nämnas att investeringarna i PC-leasingen har varit ovanligt höga under Nästan 41 mnkr högre jämfört med föregående år men inom tilldelad ram. Investeringsramen i PC-leasingen kommer att gå över till VGR-IT från och med 2017.

18 Sida 18(19) 10. Bokslutsdokument och noter Analyslänkar Resultaträkning Regionservice Resultaträkning Hjälpmedelscentralen Bokslutsdokument med noter Regionservice Bokslutsdokument med noter Hjälpmedelscentralen../../userfiles/1/documents/2163_2559_377C1.xlsx../../userfiles/1/documents/2163_2559_5A85F.xlsx../../userfiles/1/documents/2163_2559_A5BBD.xlsx../../userfiles/1/documents/2163_2559_339C7.xlsx 11. Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Ingen direkt påverkan under perioden Verksamheternas säkerhetsarbete Arbetet med avvikelsehantering har utvecklats på ett positivt sätt. Organisation med representanter/ärendeansvariga har etablerats och regelbundna möten har genomförts. Avseende lokaler och Västfastighetsers ansvar för fastighetsbundna säkerhetsanläggningar är vi på god väg att nå uppsatta mål. Uppföljning och rapportering av säkerhetsfrågor och säkerhetsarbete till förvaltningsledning fungerar väl. Krishanterings- och beredskapsplan finns och är fastställd av nämnd eller styrelse och uppfyller krav i Västra Götalandsregionens krishanteringsplan,

19 Sida 19(19) Genomförda aktiviteter under 2016: - Förmågebedömning avseende Regionservice förmåga att leverera varor och tjänster i samband med allvarliga händelser (elavbrott, vattenproblematik, ransonering, oväder etc.) - Övning med förvaltningsledning med två scenarios. - Skyddsrond genomförd på Regionens hus Skydds- och förbättringsåtgärder som påverkat vår krishanteringsförmåga: - Revidering av krisplan, brandplan. - Utbildning i grundläggande brandskydd. - Utbildning i systematiskt brandskyddsarbete, SBA. - Utbildningar i hot och våld. - Veckovisa avstämningsmöten med LTiB har införts. - Organisation med ombud för säkerhet och trygghet från varje område har säkerställts. - Organisation med ombud för avvikelsehantering MCP från varje område har säkerställts. Identifiering av skyddsvärd information och framtagning av rutiner för hantering vid IT avbrott pågår. Ett antal aktiviteter har genomförts under året som stärkt Regionservice förmåga att både hantera och säkra informationstillgångar. För VGR övergripande har Regionservice påtalat behovet av: - Säker kommunikation vid tele/it-avbrott. - Tydliggörande av principer för regional styrning/ledning vid särskilda händelser. - Säkrande av tillgång till drivmedel vid ev. ransonering 11.3 Uppföljning av intern kontroll under 2016 Merparten av kontrollmomenten har genomförts i enlighet med fastställd tidplan. De problem som förvaltningen ser är när kontrollansvariga slutar i förvaltningen eller byter tjänst. Det är inte alltid enkelt som ny att ta över ett antal kontrollmoment och att förstå innebörden av dem. Under 2016 så har det varit några nya medarbetare som tagit över och det har bidragit till att vissa kontrollmoment inte har besvarats i tid. Det är en lärdom som Regionservice tar med sig till nästa år och ett tätare samarbete ses som en möjlig lösning på detta problem.