Handlingar till servicenämndens sammanträde torsdag 15 dec. Före varje ärende finns försättsblad med ärendenummer enligt föredragningslistan

Transkript

1 Handlingar till servicenämndens sammanträde torsdag 15 dec Före varje ärende finns försättsblad med ärendenummer enligt föredragningslistan

2 ÄRENDE 1

3 Sida 1(3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Område Inköp Handläggare Alf Oskarson Telefon E-post Servicenämnden Omfattningen av anbud lämnade av mindre och regionala företag i Västra Götalandsregionens upphandlingar Ärendet Regionstyrelsens begäran om redovisning i vilken omfattning mindre och regionala företag lämnar anbud i Västra Götalandsregionens upphandlingar. Bakgrund Gunilla Levén m.fl. (M) inkom med en motion om att regionens upphandlingar kan stimulera det lokala och regionala näringslivet, dnr RSK Servicenämnden beslutar 25 november 200, 5, ställa sig bakom intentionerna i motionen att inköpsverksamheten, med hänsyn taget till gällande lagstiftning och av regionfullmäktige fastställda riktlinjer, agerar så att fler aktörer kan lämna anbud, och därigenom skapa förutsättningar för att konkurrenssituationen blir bättre, samt med hänvisning till att det redan pågår verksamheter eller motsvarande i enlighet med motionens intentioner, anses motionen besvarad. Regionstyrelsen beslutar 16 februari 2010, 2, för egen del, under förutsättning av regionfullmäktiges bifall till motionens första att-sats, ge servicenämnden i uppdrag att till regionstyrelsen redovisa i vilken omfattning mindre lokala och regionala företag lämnar anbud i Västra Götalandsregionens upphandlingar. Regionfullmäktige beslutar 16 mars 2010, 53, bifalla motionens första att-sats. Därmed gäller regionstyrelsens ovan nämnda uppdrag till servicenämnden. Redovisning Ett antal små företag var involverade i framtagningen av produktkatalogen, som är databasen för Marknadsplatsen i e-handelsprojektet. Anledningen var att hitta möjligheter att på ett enkelt sätt ansluta små leverantörer. POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Östergatan 1 TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionservice@vgregion.se

4 Sida 2(3) Datum Diarienummer SN Detta var ett projekt som leddes av Högskolan i Skövde i samarbete med Västra Götalandsregionen, några kommuner och ett antal inbjudna småföretag. Projektet är avslutat och Produktkatalogen/Marknadsplatsen är under infasning. En förstudie med syftet att analysera om Västra Götalandsregionens upphandlings- och inköpsprocesser är missgynnande för små och medelstora företag, SME-företag, har gjorts av Invoice Solutions AB, ISAB, som är dotterbolag till Visuera AB. Förstudien är gjord på uppdrag av Regional utveckling. Studien omfattar 1 00 leverantörer till VGR. Av dessa är 1 133, eller 60 %, SME-företag och 488, drygt 40 %, har sitt säte inom regionen. Av företagen är 51 % tjänsteföretag, 31 % handelsföretag och 18 % tillverkande företag. Majoriteten av företagen, cirka 50 %, har mellan 1-5 anställda. Av de tillverkande företagen, har majoriteten dock mellan anställda. Några förslag till förbättringar som lämnas i förstudien är: - utveckla e-handelstjänster som ger alla företag, oavsett om de är stora eller små, möjlighet att delta och bli en avtalad leverantör till VGR - dela upp upphandlingar så SME-företag ges chansen att lämna anbud - skapa en portal på nätet, VGR tillsammans med kommunerna, där olika typer av upphandlingsinformation publiceras. Bland annat nämns här direktupphandlingar. Anpassning av mallar för anbudsförförågningar, inom områden som är intressanta för SME-leverantörer, har tidigare gjorts för exempelvis fotvård och optiker. I princip behöver leverantörer inom dessa områden endast kryssa i anbudsunderlaget. Göteborgs Upphandlingsbolag har gjort en motsvarande undersökning av andelen SME-leverantörer. De har fått fram att cirka 85 % av antalet leverantörer är SME-leverantörer, S <50 anställda och ME <200 anställda, och volymandelen cirka 50 %. De regelverk som finns måste följas. Vid upphandling gäller lagstiftning och lagen om offentlig upphandling, LOU, som i sin tur följer EU s grundläggande principer och krav om likabehandling, ickediskriminering främst på grund av nationalitet, transparens, proportionalitet och principen om ömsesidigt erkännande. Förslag till beslut Ovanstående redovisning överlämnas till regionstyrelsen.

5 Sida 3(3) Datum Diarienummer SN Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Expedieras till Regionstyrelsen Områdeschef Inköp

6

7

8

9

10

11 PROTOKOLLSUTDRAG 1(2) Sammanträde: Servicenämnden Tid: Onsdagen den 25 november 200, kl Plats: Drottningsalen, Hotel Eggers, Göteborg 5 Motion Regionens upphandlingar kan stimulera det lokala och regionala näringslivet, remissvar Dnr SN Ärendet Regionstyrelsen har valt att till servicenämnden remittera en motion av Gunilla Levén (M) om regionens upphandlingar kan stimulera det lokala och regionala näringslivet, dnr RSK Bakgrund Servicenämnden behandlar ärendet om behov av riktlinjer och förtydliganden när det gäller krav på upphandling, vid sitt sammanträde 24 september 2008, 6. I Västra Götalandsregionens budget 2008 anges att arbetet med att reducera inköpskostnaderna ska fortsätta för att skapa utrymme för hälso- och sjukvård och annan verksamhet. Regionen ska ta tillvara sin ställning som betydande aktör vad gäller upphandling och inköp för att minska totalkostnaderna. Arbetet med översyn av avtal och begränsning av sortiment ska fortsätta. Det anges vidare att det finns målkonflikter mellan regionens krav på effektivitet i upphandlingarna och regionens ambition att till exempel stödja nyföretagande och utveckla det lokala näringslivet. Regionstyrelsen ska därför se över behovet av riktlinjer och förtydligande när det gäller krav på upphandling. Servicenämndens beslut Servicenämnden ställer sig bakom intentionerna i motionen att inköpsverksamheten, med hänsyn taget till gällande lagstiftning och av regionfullmäktige fastställda riktlinjer, agerar så att fler aktörer kan lämna anbud, och därigenom skapa förutsättningar för att konkurrenssituationen blir bättre, samt med hänvisning till att det redan pågår verksamheter eller motsvarande i enlighet med motionens intentioner, anses motionen besvarad. Vid protokollet Margareta Grevås Sjöö Justerat 8 december 200 Kjell Andersson Ordförande Svante Hemberg Vice ordförande

12 forts PROTOKOLLSUTDRAG Servicenämnden , 5 2(2) Justeringen tillkännages genom anslag på regionens anslagstavla i Vänersborg den 8 december 200. Rätt utdraget, intygar Margareta Grevås Sjöö Margareta Grevås Sjöö Exp till: Regionstyrelsen

13

14

15 ÄRENDE 2

16

17

18 Dnr SN Servicenämndens Delegationsordning Fastställd 15 december ()

19 Innehållsförteckning 1. Inledning Delegering och ansvar Kommunallagsbeslut Undantag för samtliga delegeringar Anmälan om delegationsbeslut Ärende- och beslutsförteckningar... 4 Servicenämnden ärende- och beslutsförteckning... 5 A. Servicenämndens ordförande... 5 B. Regionservice... 5 Lokaler och utrustning...5 Personal- och förhandlingsärenden... 5 Regiongemensamma avtal... 6 Regionservice verksamhetsinterna avtal... 7 Överenskommelser om Regionservice tjänster... 7 Ekonomi... 7 Övrigt... 8 Bilaga 1... Chefsnivåer inom Regionservice... 2()

20 1. Inledning Ordet delegera innebär formellt överlåta befogenheter vanligen från högre ort till lägre. En delegationsordning enligt kommunallagen är att betrakta som en arbetsfördelning mellan de förtroendevalda och utsedda delegater i syfte att få en effektiv och väl fungerande verksamhet där ansvar och befogenheter är tydliggjorda. Delegat företräder nämnden genom det ansvar och de beslutsbefogenheter som fastställts i delegationsordningen. 2. Delegering och ansvar Enligt kommunallagens 6 kapitel 7 ska nämnden inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I enlighet med kommunallagen har servicenämnden ansvar för den verksamhet som fastställs av regionfullmäktige i reglemente. För driften av Regionservice får, enligt kommunallagens 6 kapitel 33, nämnden uppdra åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Om en nämnd uppdrar åt förvaltningschef att fatta beslut, får nämnden, enligt kommunallagens 6 kapitel 37, överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd att besluta istället, så kallad vidaredelegation. Denna möjlighet har tillkommit för att förstärka ansvarig chefs övergripande ansvar för verksamhetsområdet genom att leda och fördela genomförandet av de förtroendevaldas beslut om övergripande inriktning och verksamhet. Mottagaren av en vidaredelegation får inte uppdra åt någon annan att besluta i hans/hennes ställe. 3. Kommunallagsbeslut Beslut som fattas i enlighet med delegationsordningen för servicenämnden är kommunallagsbeslut. Kommunallagsbeslut kan enligt kommunallagens 10 kapitel överklagas och laglighetsprövas. Denna möjlighet är att betrakta som en form av medborgartalan. Ändamålet är att se till att den kommunala självstyrelsen utövas på ett lagenligt sätt. Kommunallagsbeslut kan överklagas endast av kommunmedlemmar, vilket omfattar de som är medlemmar av en kommun inom landstinget. Enligt kommunallagen upphäver laglighetsprövningen beslut om detta inte tillkommit i laga ordning, beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för förvaltningen, den som fattat beslutet överskridit sina befogenheter eller beslutet strider mot lag eller annan författning. Kommunallagsbeslut ska vara skriftliga, och anmälas till nämnden respektive förvaltningschef i enlighet med kommunallagen 6 kapitel 33 och Undantag för samtliga delegeringar Kommunallagen 6 kapitel ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 3()

21 5. Anmälan om delegationsbeslut Beslut som fattas på servicenämndens uppdrag, ska anmälas till nämnden vid det sammanträde som äger rum närmast efter beslutsdagen. Dock ska beslut som fattats fr.o.m. 14 dagen före sammanträdet anmälas på nästföljande sammanträde. Ordförandebeslut i brådskande ärenden skall alltid anmälas vid det sammanträde som äger rum närmast efter beslutsdagen. 6. Ärende- och beslutsförteckningar Delegationsordningen beskrivs i bilagda ärende- och beslutsförteckningar för servicenämndens ordförande och Regionservice. Förteckningarna omfattar ärende, delegat och eventuella anmärkningar. 4()

22 Servicenämnden ärende- och beslutsförteckning Fastställd av servicenämnden 15 december 2011 A. Servicenämndens ordförande Ärende Delegat Anmärkning 1 Ärende som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas 2 Uppdrag och förmåner vid kurser, konferenser och studieresor för förtroendevalda i servicenämnden Servicenämndens ordförande Servicenämndens ordförande Ersättare är i första hand 1e vice ordföranden, och i andra hand 2e vice ordföranden Kommunallagen 6 kap 36 Ersättare är i första hand 1e vice ordföranden, och i andra hand 2e vice ordförande För regionråd har regionstyrelsens ordförande delegation B. Regionservice B1 Lokaler och utrustning 1 Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern Servicedirektören fastighetsägare 2 Träffa avtal om lokalhyror med extern fastighetsägare Servicedirektören B2 Personal- och förhandlingsärenden 1 Anställa personal Chef, var och en inom sitt ansvarsområde *) AB 4, undantag mom. 4, lag om anställningsskydd Avstämning ska ske med överordnad 2 Upphörande av anställning på arbetsgivarens begäran HR-chef Lag om anställningsskydd 7, 18, AB 33 mom. 1a och mom. 2 3 Avstående av rätt till arbetstagares uppfinning Servicedirektören AB = kollektivavtal allmänna bestämmelser *) Chefsnivåer inom Regionservice, se bilaga 1 5()

23 Ärende Delegat Anmärkning B3 Regiongemensamma avtal 1 Teckna tilldelningsbeslut för varor och tjänster med ett avtalsvärde för avtalsperioden på 30 miljoner kronor eller belopp överstigande detta Servicedirektören 2 Teckna och säga upp avtal för regiongemensamma upphandlings- och inköpsavtal avseende varor och tjänster med ett avtalsvärde för avtalsperioden på 100 miljoner kronor eller belopp överstigande detta. 3 Teckna tilldelningsbeslut för varor och tjänster med ett avtalsvärde för avtalsperioden understigande 30 miljoner kronor. 4 Teckna och säga upp regiongemensamma upphandlings- och inköpsavtal avseende varor och tjänster med ett avtalsvärde för avtalsperioden understigande 100 miljoner kronor. 5 Teckna tilldelningsbeslut för varor och tjänster avseende varor och tjänster med ett avtalsvärde för avtalsperioden understigande 2 miljoner kronor 6 Teckna och säga upp regiongemensamma upphandlings- och inköpsavtal avseende varor och tjänster med ett avtalsvärde för avtalsperioden understigande 15 miljoner kronor. 7 Direktupphandling av varor och tjänster med ett värde uppgående till högst 15 procent av tröskelvärdet enligt Lagen om offentlig upphandling Servicedirektören Områdeschef Inköp Områdeschef Inköp Enhetschef område Inköp Enhetschef område Inköp Projektledare / Utrustningsplanerare inom område Inköp / Kundrådgivare inom område Partnerrelation 6()

24 Ärende Delegat Anmärkning 8 Samverkansavtal med andra offentliga eller externa parter Servicedirektören Avser samverkan som regleras i kommunallagen B4 Regionservice verksamhetsinterna avtal 1 Träffa/teckna och säga upp upphandlings- och inköpsavtal inom respektive ansvarsområde avseende drift som överstiger 15 procent av tröskelvärdet Områdeschef Inköp B5 Överenskommelser om Regionservice tjänster 1 Ramöverenskommelse som omfattar tjänster upp till Servicedirektören Inom Västra Götalandsregionen och med tio miljoner kronor per år 2 Tillägg eller avdrag inom gällande Områdeschef Partnerrelation Inom Västra Götalandsregionen ramöverenskommelse under löpande år 3 Överenskommelse om tjänst utanför ramöverenskommelse Servicedirektören Områdeschef 4 Överenskommelse om tjänst till organisation utom Västra Götalandsregionen B6 Ekonomi 1 Beslut om försäljning och bortgivande av kasserade inventarier och material Servicedirektören Områdeschef Servicedirektören 2 Avskrivning av Regionservice fordringar Ekonomichefen 3 Mottagande av gåva avseende servicenämndens eget verksamhetsområde Servicedirektören Inom Västra Götalandsregionen För områdeschef gäller kontraktsvärde upp till och med en miljon kronor För områdeschef gäller kontraktsvärde upp till och med en miljon kronor Enligt fastställda riktlinjer Vid gåva större än tre basbelopp ska samråd ske med regionstyrelsens juridiska enhet 4 Utse attestanter och utanordnare samt ersättare för dessa Servicedirektören Följer Västra Götalandsregionens attest- och utanordningsreglemente 7()

25 Ärende Delegat Anmärkning B7 Övrigt 1 Utfärda fullmakter inom servicenämndens Servicedirektören ansvarsområde avseende värdehandlingar i post och bank samt vara firmatecknare i förekommande fall 2 Mottagande av delgivning Servicedirektören 3 Beslut i ärende att inte lämna ut allmän handling Servicedirektören Stabschefen är ersättare 8()

26 Bilaga 1 Chefsnivåer inom Regionservice Beslut/verkställighet för följande grupper budgetansvar Servicedirektören direkt underställd personal inom tilldelad driftbudget Områdeschef direkt underställd personal inom tilldelad driftbudget Chef ledningskansliet direkt underställd personal inom tilldelad driftbudget (ekonomi-, HR-, kommunikations-, stabs- och utvecklingschef) Enhetschef direkt underställd personal inom tilldelad driftbudget Sektionschef direkt underställd personal inom tilldelad driftbudget Teamchef direkt underställd personal inom tilldelad driftbudget ()

27 ÄRENDE 3

28

29

30 Dokument nr : Version: 1.0 Sida: 1(1) Avdelning: Handläggare: Lena Carlsson Tell Projekt: Intern kontrollplan Datum: Intern kontrollplan 20 för Regionservice Enligt regelverket för intern kontroll ska servicenämnden tillse att Regionservice varje år senast i samband med verksamhetsberättelsen antar en särskild plan för uppföljningen av den interna kontrollen. s förslag till plan för intern kontroll 20 redovisas i bilaga 1. En sammanfattning av granskningsområdenas kontrollmoment för 20 listas nedan. Allmänt ska dokumenterade regler kontrolleras inom alla områden. Granskningsområde Ekonomi och Ekonomiservice Budgetprocess Uppföljningsprocess Hantering av mervärdeskatt Löpande redovisning och bokslut Systemförvaltning (Raindance) Kundfakturering Leverantörsfakturor/utanordning/attest Investeringar Leasade fordon Externa intäkter Skydd mot oegentligheter Granskningsområde HR (personal) och Löneservice Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapportkontroller Behörigheter Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete Granskningsområde Utveckling Säkerhet Miljö Avvikelsehantering Granskningsområde Inköp Inköpspolicy Inköpsprocess E-handel Förebyggande av jävsituationer och bisysslor Intern kontrollplan 20 Regionservice Utskriftsdatum:

31 Sida: 2(1) Granskningsområde Projektkontor Gemensam projekt-, program- och portföljstyrningsmodell Roller, ansvar och mandat Projektmodell Projektilen Granskningsområde Telefoni Kompetens Bemanning Korrekt information i system Granskningsområde Kommunikation Riktlinje för kommunikation Kommunikationsprocess Granskningsområde Kansli Delegationsordning Ärendehantering Ledningssystem Diarieföring Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att godkänna förslag till intern kontrollplan för 20. Sten Axelsson Servicedirektör Bilaga 1: Intern kontrollplan 20 för Regionservice Bilaga 2: Intern kontrollplan redovisning RnS Bilaga 3: Kontroll löneprocess

32 Sida: 3(1) Bilaga 1 Intern kontrollplan 20 för Regionservice Servicenämnden ska varje år besluta om en intern kontrollplan för att följa upp att systemet för intern kontroll fungerar tillfredsställande inom nämndens ansvarsområde. Kontrollplanen är baserad på en aktuell risk- och väsentlighetsanalys och återrapportering av resultaten sker i samband med verksamhetsberättelsen. Riskbedömning går ut på att identifiera och bedöma de risker eller hot som organisationen ställs inför i sin strävan att uppnå sina mål. Servicenämnden har enligt kommunallagen 6 kap 7 ansvar att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnd, ansvarig ledning och medarbetare ska samverka och processen ska utformas för att med rimlig grad av säkerhet åstadkomma att mål inom följande kategorier uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Målet innebär att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalité samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Målet innefattar lagstiftning såväl som Västra Götalandsregionens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Målet innebär att servicenämnden, ledning och de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Den interna kontrollplanen för 20 är den första som upprättas inom Regionservice. Arbetet med att ta fram regelverk och förslag till hur det interna kontrollarbetet ska ske har skett i projektform. I första steget har Ekonomi, Ekonomiservice, HR, Löneservice, Utveckling, Inköp, Projektkontor, Telefoni, Kommunikation och Kansli synats. I senare skede kommer övriga verksamheter att gås igenom. Riskbedömningen har bedömts utifrån möjliga konsekvenser och sannolikheten för att fel uppstår och poängsatts i en skala från 1-16, där -16 poäng ska tas med i intern kontrollplan. Finns tecken på att rutiner inte följs och detta både utgör en väsentlig risk och kan få allvarliga konsekvenser ska direkta åtgärder vidtas. Dessa åtgärder återfinns inte i kontrollplanen. s förslag till plan för intern kontroll 20 redovisas nedan.

33 Sida: 4(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Årsvis Kommunikation Nå fram till medarbetare Uppdaterad kommunikationsprocess Petra Bergman Fullständig Årsvis Kjell Foss Månadsvis Kommunikation Inköpsnytt Uppdaterad arbetsprocess Annette Malmqvist Fullständig Årsvis Kjell Foss Telefoni System Teleopti Kontrollera att antal anknytningar enligt tjänsten stämmer överens med systemspecialistens när avvikelsen är större än 20 Resp. sektionschef Fullständig Månadsvis Andrea Thomsen Telefoni Behandlingstid Otydlig rollbeskrivning Kontroll av behandlingstids utveckling Resp. sektionschef Fullständig Månadsvis Andrea Thomsen Ekonomi Uppföljningsprocess Att vi erhållit intäkter enligt budget Resp. områdesekonom Fullständig Månadsvis Lena Carlsson Tell Ekonomi Uppföljningsprocess Att planerade åtgärdar är genomförda Resp. områdesekonom Fullständig Månadsvis Lena Carlsson Tell Löneservice PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapportkontroller Kontroll att löpande genomgång av dokumentet görs på lönemöten. Ska finnas med på dagordning. Resp. sektionschef Fullständig Månadsvis André de Vries Inköp Rutin för att förebygga jävsituationer och bisysslor Kontroll att rutin för att förebygga jävsituationer och bisysslor är känd hos styr- och projektgrupper vid uppstart av upphandling Sekreterare inköpsrådet Fullständig Månadsvis Alf Oskarsson Inköp Övertagande av e-handelssystem Att vi aktivt deltar i mottagningsprojektet Controller Fullständig Månadsvis Alf Oskarsson 16 Projektkontor Roller, ansvar och mandat, utveckling av beslut Kontroll att roller, ansvar, mandat tillämpas vid start (BP0) av projekt i portföljen Beredningsansvarig/ programsamordnare för resp. projekt Fullständig Månadsvis Monica Ekström 16

34 Sida: 5(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Månadsvis Projektkontor Gemensam projekt-, program- och portföljstyrningsmodell Beslut Kontroll att status rapporteras för samtliga program och projekt inom portföljen Portföljadministratör Fullständig Månadsvis Erik Hallberg Projektkontor Projektmodellen Projektilen Kontroll att projektet följer projektprocessen med sina faser och beslutspunkter Programsamordnare/ projektledare Fullständig Månadsvis Erik Hallberg Kansliet Delegationsordning Att samtliga delegationsbeslut är fattade enligt delegationsordning Nämndsekreterare Fullständig Månadsvis Staffan Börjesson Kommunikation Forma budskap Uppföljning feedback Petra Bergman Stickprov Månadsvis Kjell Foss Telefoni System vision 80/20 Kontrollera att systemspecialister läggar in korrekt information Annika Johansson Stickprov Månadsvis Andrea Thomsen Telefoni System Cisco/MD/Philips Kontrollera att systemspecialister läggar in korrekt information Annika Johansson Stickprov Månadsvis Andrea Thomsen Telefoni Hantering av ärende Kontrollera att systemspecialister läggar in korrekt information Annika Johansson Stickprov Månadsvis Andrea Thomsen Telefoni Svarstider Felaktiga sökväger för information Kontroll av att gemensam rutin för sökvägar efterföljs Annika Johansson Stickprov Månadsvis Andrea Thomsen Två ggr per månad Projektkontor Gemensam projekt-, program- och portföljstyrningsmodell Beslut Kontroll att status rapporteras för samtliga projekt inom program Programsamordnare/ projektledare Fullständig Två ggr per månad Monica Ekström Veckovis Telefoni Antal tappade samtal/svarstider Fel bemanning vid toppar Kontroll av schemaläggning kontra inkommande samtal Resp. sektionschef Fullständig Veckovis Andrea Thomsen Enligt fastställd tidplan Ekonomi Budgetprocess Att det finns interna avtal Resp. områdesekonom Fullständig Enligt tidplan för budget Lena Carlsson Tell 16 Ekonomi Budgetprocess Att säkerställa att andra delar av förvaltningen gör sina delar av budgetprocessen kopplat till tidplan som finns Resp. områdesekonom Stickprov Från 15 augusti till deadline enligt årshjul varannan vecka Lena Carlsson Tell 16

35 Sida: 6(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Januari - december PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen styrdokument Löneservice Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapportkontroller Kontroll att nyanställda får introduktion Resp. sektionschef Fullständig Januari André de Vries Löneservice VGR: information om lagar, avtal och styrande dokument Kontroll att relevanta styrdokument och lagar finns med i introduktionsplanen för nyanställda Resp. sektionschef Fullständig Januari André de Vries Inköp Redovisa mål och nyckeltal till SN och övriga intressenter Att vi har verkställt vår kommunikationsplan Controller Fullständig Januari Alf Oskarsson Inköp Sortimentgrupper Att vi har genomfört plan för olika aktiviteter för att få samsyn Controller Fullständig Januari Alf Oskarsson Inköp Information/produktion - Kundservice Att vi har utvecklat och verkställt vår kommunikationsplan Controller Fullständig Januari Alf Oskarsson Tjänst "Internkontrollplan" Regionservice Ekonomiservice Hantering av mervärdeskatt Löpande redovisning och bokslut Systemförvaltning (Raindance) Kundfakturering Leverantörsfakturor/ utanordning/attest Investeringar Leasade fordon Externa intäkter Skydd mot oegentligheter Kontroll att checklistan uppdateras i samråd med ekonomichef Regionservice Helena Bergquist- Carlsson Fullständig Februari Anders Thiberg Kommunikation Riktlinje för kommunikation Kontroll att riktlinje för kommunikation är uppdaterad Petra Bergman Fullständig Februari Kjell Foss Utveckling Avvikelsehantering i MedControl PRO Kontroll att tydliga instruktioner finns i linjen Anette Norström Fullständig Februari Erik Hallberg

36 Sida: 7(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Januari - december Utveckling Miljöpolitiska programmet Kemikaliestrategi Klara Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att riktlinjer är kända hos medarbetare Martina Persson Stickprov Februari Erik Hallberg Utveckling Mutor och jäv, Regionservice personal köper varor och tjänster Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att policy för mutor och gåvor är känd hos medarbetarna Urban Dalström Stickprov Februari Erik Hallberg Utveckling Säkerhetsstrategi + årlig handlingsplan Kontroll att områdeschefer har mottagit och förstått sitt säkerhetsansvar Anette Norström Fullständig Februari Erik Hallberg Utveckling Systematiskt brandskyddsarbete Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att riktlinjer är kända hos medarbetare Anette Norström Stickprov Februari Erik Hallberg Utveckling Miljöbalken Förfrågan till några utvalda linjechefer om de har säkerställt att lagstiftning är känd hos medarbetare Martina Persson Stickprov Februari Erik Hallberg Utveckling Lagar och riktlinjer avseende säkerhet/projekt Kontroll att det är med i projektberedning BP0 checklista Anette Norström Fullständig Mars Erik Hallberg HR Rutiner och handlingsprogram för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet Uppföljning av mätning av SAM status Arbetsmiljö specialist Fullständig Mars Elna Hansson HR Riktlinje för första hjälpen och krisstöd Kontroll genom SAM status Arbetsmiljö specialist Fullständig Mars Elna Hansson HR Riktlinje alkohol och droger Kontroll genom SAM status Arbetsmiljö specialist Fullständig Mars Elna Hansson HR Riktlinje Trakasserier och kränkande särbehandling Kontroll genom SAM status Arbetsmiljö specialist Fullständig Mars Elna Hansson Ekonomi Uppföljningsprocess En analys av genomförd efterkalkyl och verksamhetsnyckeltal Resp. områdesekonom Fullständig Mars Lena Carlsson Tell Utveckling LOU Uppföljning av avtalsoch leverantörstrohet Urban Dalström Fullständig Mars Erik Hallberg Utveckling E-handelsprocessen från beställning till betalning Uppföljning av processutnyttjande Urban Dalström Fullständig Mars Erik Hallberg Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp. sektionschef Fullständig Mars Anders Thiberg

37 Sida: 8(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Januari - december Inköp Upphandling är en verksamhetsstyrd process Att vi har skapat en rutin för att ta emot nya uppdrag och att den fungerar Controller Fullständig April Alf Oskarsson Utveckling Nyckeltal uppföljningsprocess lokaler Kontroll av faktaunderlag Lars Kérla Fullständig April Erik Hallberg Inköp Redovisa mål och nyckeltal till SN och övriga intressenter Att vi använder BI systemet Controller Stickprov Maj Alf Oskarsson Inköp Inköpspolicy Att vi har gjort en beredning av förtydligande av inköpspolicyn Controller Fullständig Maj Alf Oskarsson Inköp Instruktion för att följa upp verksamheten/ uppdaterad inköpsprocess/ roller och ansvar Att vi har uppdaterat styrande dokument i IL Controller Fullständig Maj Alf Oskarsson Löneservice Behörigheter Kontroll att behörighetsansvariga har ställt frågan om behörighetslistor är aktuella samt att vi har informerat våra kunder om risker med felaktiga behörigheter Resp. sektionschef Fullständig Maj André de Vries Ekonomiservice Riktlinjer för information och kommunikation Kontroll att alla medarbetare har fått information vid APT Resp. sektionschef Fullständig Maj Anders Thiberg Ekonomiservice Hantering av allmänna handlingar Kontroll att alla medarbetare har fått information vid APT Resp. sektionschef Fullständig Maj Anders Thiberg Kansliet Ärendehantering Att kontrollera att servicedirektörsbeslut har följt riktlinjen och processen för ärendehantering Chefsekreterare Stickprov Maj Staffan Börjesson HR Information om lag, avtal och styrande dokument Kontroll att interna rutiner är aktuella och uppdaterade HR-specialist Fullständig Juni Elna Hansson HR Riktlinje/rutin för omställning av personal Kontroll att processkarta är uppdaterad HR-specialist Fullständig Juni Elna Hansson HR Rutin beskrivning uppsägning pga. arbetsbrist Kontroll att rutin är uppdaterad HR-specialist Fullständig Juni Elna Hansson HR Mutor och jäv Kontroll att riktlinje är känd hos medarbetare HR-specialist Stickprov Juni Elna Hansson

38 Sida: (1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Januari - december Kansliet Delegationsordning Att samtliga beslutsfattare har genomgått utbildning i nya delegationsordning Nämndsekreterare Fullständig Juni Staffan Börjesson Kansliet Arbetsfördelning inom Regionservice Att samtliga beslutsfattare har genomgått utbildning i arbetsfördelning i samband med utbildning i den nya delegationsordning Nämndsekreterare Fullständig Juni Staffan Börjesson Kansliet Ärendehantering Att kontrollera att det finns en uppdaterad och aktuell riktlinje och process för ärendehantering Chefsekreterare Fullständig Juni Staffan Börjesson Kansliet Arkivbeskrivning Att kontrollera att en gallringsplan för Regionservice/SN är upprättad Nämndsekreterare Fullständig Juni Staffan Börjesson Kansliet Instruktion för diarieföring Att samtliga beslutsfattare har genomgått utbildning i instruktion i diarieföring i samband med den nya delegationsordningen Nämndsekreterare Fullständig Juni Staffan Börjesson Kansliet HR Anvisning för posthantering Kompetensförsörjning Att kontrollera att anvisning är upprättad och aktuell Kontroll att system, struktur och rutin finns Chefsekreterare Kompetens strateg Fullständig Juni Fullständig Juni Staffan Börjesson Elna Hansson HR Checklistor för introduktion Uppföljning av introduktion av nyanställda HR-specialist Fullständig Juni Elna Hansson Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp. sektionschef Fullständig Juni Anders Thiberg Utveckling LOU Uppföljning av avtalsoch leverantörstrohet Urban Dalström Fullständig Augusti Erik Hallberg Utveckling E-handelsprocessen från beställning till betalning Uppföljning av processutnyttjande Urban Dalström Fullständig Augusti Erik Hallberg Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp. sektionschef Fullständig September Anders Thiberg

39 Sida: 10(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Januari - december Utveckling LOU Uppföljning av avtalsoch leverantörstrohet Urban Dalström Fullständig Augusti Erik Hallberg Utveckling E-handelsprocessen från beställning till betalning Uppföljning av processutnyttjande Urban Dalström Fullständig Augusti Erik Hallberg Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp. sektionschef Fullständig September Anders Thiberg Projektkontor Roller, ansvar och mandat, utveckling av beslut Kontroll att roller, ansvar, mandat är kända inom Regionservice (ledningsnivåer och projekt) Portföljadministratör Stickprov September Monica Ekström 16 Projektkontor Projektmodellen Projektilen Kontroll att Projektilen tillämpas och används för alla projekt Portföljadministratör Stickprov September Monica Ekström Telefoni Antal tappade samtal/svarstid/ behandlingstid Brister i medarbetares kompetens Kontroll att våra medarbetare är diplomerade/utbildade Resp. sektionschef Fullständig September Andrea Thomsen Telefoni Sekretess- o offentlighetslagen Kontroll av att utvalda medarbetare har gått utbildningen i sekretess- o offentlighetslagen Resp. sektionschef Fullständig September Andrea Thomsen PA-löneassistenternas kontroller i löneprocessen Styrdokument Löneservice Kontroller före lönekörning Kontroll efter löneberäkning Kontroll efter lönetömning Pensionsrapportkontroller Kontroll att dokumentet är aktuell Resp. sektionschef Fullständig September André de Vries Inköp Beskrivning av roller och ansvar Att kontrollera att inköpsprocessen är uppdaterad Controller Fullständig September Alf Oskarsson Inköp Rutin för att förebygga jävsituationer och bisysslor Kontroll att rutin för att förebygga jävsituationer och bisysslor är känd hos medarbetare Sekreterare inköpsrådet Stickprov September Alf Oskarsson Kommunikation Riktlinje för kommunikation Kontroll att riktlinje för kommunikation är känd hos medarbetare Petra Bergman Stickprov September Kjell Foss

40 Sida: 11(1) Område Enhet Policy Riktlinje Process Kontrollmoment Ansvarig för kontroll Metod Uppföljning Rapport till Risk Januari - december Kansliet Ledningssystem/ Ledningshandbok Att kontrollera att ledningssystemet är uppdaterad och aktuell Nämndsekreterare Fullständig Oktober Staffan Börjesson Kansliet Avstämning att alla VGR policies och riktlinjer beaktas Att kontrollera att gällande VGR policies, riktlinjer finns med i ledningssystemet Chefsekreterare Fullständig Oktober Staffan Börjesson Utveckling Nyckeltal uppföljningsprocess lokaler Kontroll av faktaunderlag Lars Kérla Fullständig Oktober Erik Hallberg HR Kompetensförsörjning Kontroll att system, struktur och rutin finns Kompetens strateg Fullständig November Elna Hansson HR Checklistor för introduktion Uppföljning av introduktion av nyanställda HR-specialist Fullständig November Elna Hansson Löneservice Behörigheter Kontroll att behörighetsansvariga har ställt frågan om behörighetslistor är aktuella samt att vi har informerat våra kunder om risker med felaktiga behörigheter Resp. sektionschef Fullständig November André de Vries Ekonomiservice Riktlinjer för information och kommunikation Kontroll att alla medarbetare har fått information vid APT Resp. sektionschef Fullständig November Anders Thiberg Ekonomiservice Hantering av allmänna handlingar Kontroll att alla medarbetare har fått information vid APT Resp. sektionschef Fullständig November Anders Thiberg Kansliet Ärendehantering Att kontrollera att servicedirektörsbeslut har följt riktlinjen och processen för ärendehantering Chefsekreterare Stickprov November Staffan Börjesson Utveckling Arkivreglemente, gallring av data Kontroll att se till att det finns med i årlig objektförvaltningsplan Jan Rosander Fullständig November Erik Hallberg 16 Utveckling Process - gallring av data Kontroll att se till att det finns med i beredningsprocessen Jan Rosander Fullständig November Erik Hallberg 16 HR Checklistor för introduktion Löpande uppföljning av introduktion intermittent anställda HR-specialist Fullständig November Elna Hansson HR Riktlinje Trakasserier och kränkande särbehandling Kontroll att bilaga till anställningsavtal finns HR-specialist Fullständig November Elna Hansson Ekonomiservice Vår egen ekonomi Kontroll att kundavtalen överensstämmer med intäkter Resp. sektionschef Fullständig December Anders Thiberg

41 Sida: (1) Bilaga 2 Intern kontrollplan redovisning RnS Detaljplan löpande intern kontroll Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Kontrollplan 2011 Kundfakturering Leverantörsfaktura/utanordning/attest Betalningar Investeringar Regionala riktlinjer på hemsidan Momsavsnitt med bilagor Attest- och utanordningsreglemente Handkassor/växelkassor/ dagskassor Att rätt momssats används enligt gällande bestämmelser vid fakturering externt Att attestreglemente efterlevs: *inte lämna ut lösenord *Ej attestera i beroendeställning *Ej attestera egna fakturor ex utbildning resor Att gällande regler för representation följs. Att program och deltagarförteckning finns vid representation, konf, möten mm 4631, 4611 Att konto 641 övriga förbrukn. inv. endast innehåller detta och ej anläggningstillgångar Att rätt kontering av konto och motpart sker Att reglerna för momsredovising följs Att betalningar sker i enlighet med uppsatt regelverk Att register finns över personer som är behöriga till bank Att register finns över personer som är utanordnare Att beslut finns vid försäljning av anläggningstillgångar Att handkassor och växelkassor och dagskassor hanteras enligt gällande regler Att det finns påskrivna ansvarsförbindelser för samliga hand- och växelkassor Revision av handkassor/växelkassor Redovisningsansvarig Stickprov Stickprov Stickprov Stickprov Stickprov Löpande Löpande Stickprov Stickprov Löpande Löpande Löpande Minst 1 gång/år Ekonomichef et.se mervärdeskattelagen 14:200 Attest- och utanordningsreglemente för Västra Götaland Lag om kommunal redovisning (17:614) Regler för kassaansvar Se dokumentation, kontroll maj Se dokumentation, kontroll maj

42 Sida: 13(1) Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Kontrollplan 2011 Inköpskort Att inköpskort hanteras enligt gällande regler Löpande Riktlinjer för kontokort och inköpskort Gallringsplan Att räkenskapsinformation förvaras och lagras enligt gällande bestämmelser Stickprov Gallringsplan Jäv Finns VGR-anställda i Bolagsverket till företag som levererar? Kontroll vid anmälan om misstanke Brottsbalken (162:700) 17 kap 7 Mutor Att inga otillåtna gåvor odyl tas emot Kontroll vid anmälan om misstanke Brottsbalken (162:700) 20 kap 2 Rutin för leverantörskontakter INTERKONTROLLPLAN Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Kontrollplan 2011 Systemförvaltning Att användare har rätt behörighet i ekonomisystemet Stickprov Kontroll av nya leverantörer läggs upp enligt rutin Att användare som hantera leverantörsreg. ej kan hantera utbetalning Löpande Rutin för upplägg av leverantörer RD2010

43 Sida: 14(1) Ingår i processen Löpande redovining/bokslut Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Kontrollplan 2011 Löpande redovisning bokslut Avstämning av balanskonton för respektive område, upprätta spec. Del- och årsbokslut Redovisningsekonom Områdesekonom Redovisning varje månad Att fakturor över 50 tkr är bokförda på rätt period Redovisningsansvarig Månadsbokslut Områdesekonom Redovisning varje månad Att ankomstregistreringen av fakturor ligger på rätt period Redovisningsansvarig Månadsbokslut Områdesekonom Redovisnings varje månad Avstämning av interna mellanhavanden Redovisningsansvarig Månadsbokslut Områdesekonom Redovisning varje månad Att lager Måltiders lager inventeras och bokförs Redovisningsansvarig Månadsbokslut Områdesekonom Redovisning varje månad Att inläsningsfiler är korrekta, stämmer med försystem mm Varje inläsning Redovisningsansvarig Områdesekonom Redovisning varje månad

44 Sida: 15(1) Bilaga 3 Kontroll löneprocess Detaljplan löpande intern kontroll

45 Sida: 16(1)

46 Sida: 17(1)

47 Sida: 18(1)

48 Sida: 1(1)

49 ÄRENDE 5

50 1(1) Sammanställning över anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 15 december Dnr SN Regionstyrelsen 1. Förslag till investeringsplan samt fördelning av låneramar 20, RS Protokollsutdrag 15 november 2011, 274. SN Anvisning till nämnder, styrelser och bolag för hur säkerhetsarbete, säkerhetsläge och krishanteringsförmåga avseende 2011 ska redovisas till regionstyrelsen, RS Övrigt 3. Skrivelse från Kommittén för Dalslands sjukhus, med anledning av servicenämndens presidium svar på tidigare skrivelse från kommittén. SN

51 ÄRENDE 6

52 1(2) Anmälan av delegationsbeslut Servicenämnden den 15 december 2011 Dnr SN Nr Ärende Beslut och beslutsdatum Delegat Diarienr 1 Avtal Konsultuppdrag mellan VGR Regionservice och Capgemini Sverige AB. Servicedirektören SN Avtalsnr: Avtalsperiod: / Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Arthrex Sverige AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Biomet Orthopaedics AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Johnson & Johnson AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Link Sweden AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Smith & Nephew AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Stryker AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Swemac Orthopaedics ABAB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Synthes AB/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Viking Medical Scandinavia ApS/ Avtal Avtal nr: , område: Ortopediska implantat, höft-, knä- och axelproteser. Leverantör: Zimmer Sweden AB/ Hyresavtal Avtal om ändring av upphörandetidpunkt för hyresavtal gällande Näl- Cafeterian Gerbra AB/ Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN

53 2(2) Anmälan av delegationsbeslut Servicenämnden den 15 december 2011 Dnr SN Nr Ärende Beslut och beslutsdatum Delegat Diarienr 13 Hyreskontrakt Hyresvärd: Kungsleden Läkaren AB. Fastighetsbeteckning: Läkaren 1, Trollhättan. Hyrestid , nr / Servicedirektören SN Tilldelningsbeslut Dentalutrustning, tillbehör och inredning till konceptrum/ Servicedirektören SN Tillägg Hyresavtal Hyreskontrakt nr: Fastigheten; Klövern 7. Hyresvärd; Hemsö Vårdfastigheter AB. Tillägget avser korrigering av %-sats, nr 3 investering/ Uppdragsbekräftelse Byte av kokgrytor i centralkök. Projekt: Hyresobjekt: Norra Älvsborgs Länssjukhus, Byggnad S 53, plan 2, Centralkök 17 Tillägg Hyresavtal Hyreskontrakt nr: Fastigheten; Klövern 7. Hyresvärd; Hemsö Vårdfastigheter AB. Tillägget avser korrigering av %-sats, nr 3 investering/ Uppdragsbekräftelse Byte av kokgrytor i centralkök. Projekt: Hyresobjekt: Norra Älvsborgs Länssjukhus, Byggnad S 53, plan 2, Centralkök Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN Servicedirektören SN