Socialpsykiatriskt Kunskapscentrum Susanne Åhlén, Ylva Agebjörk och Karl-Anton Forsberg

Transkript

1 Omstruktureringen av stöd i boende för personer med psykisk funktionsnedsättning vid Morö Backe En utvärdering av omstrukturering av två särskilda boenden till ett särskilt boende och ett stöd i ordinärt boende vid Morö Backe Socialpsykiatriskt Kunskapscentrum Susanne Åhlén, Ylva Agebjörk och Karl-Anton Forsberg

2 Socialpsykiatriskt Kunskapscentrum i Västerbotten Region Västerbotten Box Umeå Telefon: , E-post: info@socialpsykiatri.se 1

3 FÖRORD Vi vill särskilt tacka alla boende och personal vid Morö Backe som bidragit med viktig information till utvärderingen. Vi hoppas också att vi med denna utvärdering kan tydliggöra det som kan vara bra att tänka på vid ett liknande genomförande i framtiden. FoU-Panelen vid Socialpsykiatriskt Kunskapscentrum i Västerbotten,

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning 4 Uppdrag..4 Utvärderingens innehåll...4 Bakgrund..5 Syfte...6 Metod och material.6 Urval, genomförande och analys...6 Resultat.7 Hur har förändringen upplevts...7 Har situationen förbättrats eller försämrats av förändringen...8 Hur har man upplevt genomförandeprocessen..8 Har tidsplanen varit rimlig...9 Hur har man upplevt uppstarten...9 Diskussion 10 Slutsatser..10 Bilaga

5 INLEDNING Våren 2013 beslutade Handikappomsorgen (fr.o.m Stöd och Service) i Skellefteå kommun att omvandla två servicebostäder till en servicebostad och ett stöd i ordinärt boende. Personerna som berördes av förändringen är personer med psykisk funktionsnedsättning och dess omvårdnadspersonal. Det beslutades också att förändringsarbetet skulle utvärderas. Alla boende och personal som berördes informerades om processen. Nya verksamhetsbeskrivningar utarbetades och i oktober rekryterades personalen. I december 2013 genomfördes flytten till den nya boendeformen. Uppdrag Utvärderingsuppdraget gick våren 2014 till Socialpsykiatriskt kunskapscentrum i Västerbotten. Arbetet genomfördes av två personer från kunskapscentrums FoU-panel. FoU-panelen består av ett antal personer med egen erfarenhet av psykisk ohälsa och som genomgått en särskild utbildning i forskningsmetodik och i brukarrevision ( Utvärderingen har genomförts i samarbete med Erfarenhetsforum ( ) i Västernorrland som är ett socialt företag med lång erfarenhet av brukarrevisioner. Det har visat sig vara fördelaktigt att utvärderingar och granskningar utförs av själverfarna personer. Intervjuerna, som oftast mer liknar ett samtal, sker då på mer jämlika villkor. Eftersom intervjuaren har egen erfarenhet kan han/hon med sina frågeställningar, synsätt och bemötande, skapa en bra intervjusituation där brukarens erfarenheter och önskemål tillvaratas på ett bra sätt. Syftet med utvärderingen var att utifrån de synpunkter som de boende och personal har av genomförandeprocessen få kunskaper inför liknande framtida förändringar. Utvärderingen skall resultera i en rapport som överlämnas och presenteras för den aktuella verksamheten och dess ledning. Vid det tillfället ges det även goda möjligheter att diskutera och ställa frågor kring materialet. Utvärderingens innehåll Rapportens innehåll bygger huvudsakligen på intervjuer som genomförts med boende och personal. Vissa delar av rapporten inleds med en allmän beskrivning av den aktuella rubriceringen. Detta utgör utgångspunkten eller förhållningssättet till det område av genomförandet som har utvärderats. I rapporten används beteckningen boendestöd och servicebostad som benämning på LSS insatsen stöd i boende. Benämningen boende och brukare används som benämning på den aktuella målgruppen för insatsen. 4

6 BAKGRUND Beskrivning av förändringsarbetet Översynen av Morö Backe startade våren Syfte och mål med översynen var från första början att se över om brukarna i befintliga verksamheter hade rätt beslut utifrån deras behov och rätt verkställighet utifrån beslutet. Kommunens beslutshandläggare träffade boendepersonal och i vissa fall brukarna. Vid dessa träffar granskades brukarnas beslut om stödinsatser samt det upplevda behovet i dagsläget. När beslutshandläggarna gjorde denna översyn fann de att en del brukare hade rätt beslut utifrån sitt behov medan andra hade beslut som behövde ses över. Samtidigt tittade de på om besluten verkställdes inom rätt typ av verkställighet. Verksamheterna på Morö Backe verkställde både LSS-beslut och SoL-beslut men att förändra verksamheter till enbart SoL- eller LSS-beslut skulle innebära en stor omflyttning av brukare. Detta ansågs inte vara praktiskt genomförbart och inte heller försvarbart utifrån enskilda brukares psykiska mående. Eftersom antalet felaktigt placerade brukare var så stort ansåg man sig inte kunna göra så mycket, men att det från datum kartläggningens slutförande, skulle göras rätt när det gällde att verkställa beslut. Man såg dock att behovet av servicebostad var mindre än förväntat men att behovet av stöd i ordinärt boende var större än förväntat. Hösten 2012 var materialet från kartläggningen sammanställd. Det förelåg olika förslag på förändringar. Dessa förslag diskuterades på chefsnivå och man kontrollerade förslagen gentemot aktuella lagrum. Till slut valde man att fokusera på ett nytt mål som sen formulerades i början av Att effektivisera verksamheten genom att omvandla två servicebostäder till en servicebostad och ett stöd i ordinärt boende. Information och genomförande I mitten av april 2013 informerades all berörd personal om den aktuella förändringen. Personalen informerades också om att förändringen innebar att de skulle bli tvungna att söka om sina tjänster. Vid mötet med personalen beslutades också att det skulle göras riskoch konsekvensanalyser för berörd personal och berörda brukare. Utifrån dessa analyser beslutades sedan, trots de synpunkter som kom fram, att gå vidare med den planerade förändringen. Beslutet samverkades på verksamhetschefsnivå med de fackliga organisationerna i mitten av maj. Vid mötet beslutades även att det skulle göras en utvärdering av förändringen, framförallt utifrån ett brukarperspektiv. Efter samverkan startade arbetet med att ta fram individuella handlingsplaner för brukarna. Dessa handlingsplaner fokuserade på hur informationen utifrån brukarens kognitiva förmåga skulle gå till och när den skulle ske. Vid dessa informationstillfällen, diskuterades med brukaren om det var aktuellt med en flytt och i så fall hur den skulle ske. Det fördes även resonemang med gode män/förvaltare 5

7 och i vissa fall anhöriga. Träff med boendechef genomfördes vid behov. Ungefär 20 brukare blev berörda av förändringen. Boendecheferna gjorde under september 2013, nya verksamhetsbeskrivningar som personalen kunde ta del av innan de sökte om sina tjänster. Kravprofiler utformades och rekryteringsprocessen startade oktober Personal rekryterades utifrån kompetens och erfarenhet och nya arbetsgrupper formades. Starten för de nya verksamheterna blev december Då genomfördes de första flyttningarna av brukare till nya lägenheter. (information taget från Skellefteå Kommun) Syfte Syftet med utvärderingen är att utifrån de synpunkter som de boende och personal har av genomförandeprocessen på Morö Backe få kunskaper inför liknande framtida förändringar. METOD OCH MATERIAL Urval, genomförande och analys Utvärderingen består av intervjuer med boende och med personal som berördes av sammanslagningen av de två boendena som senare blev stödboendet Morö Backe. För att ge de boende och personalen tid att bekanta sig med frågorna skickades dessa ut i förväg tillsammans med information om syftet med utvärderingen och tillvägagångssättet. De boende fick även information om informerat samtycke och sekretess där man gav sitt skriftliga medgivande till att bli intervjuad. Personalen omgavs dock inte av den frågan men hanterades på likartat sätt. Telefonintervjuer genomfördes med 13 av 14 personer i personalgruppen. I personalgruppen ingick 10 kvinnor och 3 män i åldrarna 29 till 64 år. Anställningsår för de anställda var mellan 2 till 17 år, nyanställda och de som fått anställning vid annan verksamhet. Av de 17 boende så var det endast 3 som gav samtycke till att bli intervjuad via telefon. Ett besök gjordes därför vid boendet Morö Backe för att på plats presentera de som arbetade med intervjuerna och för att ge mer information kring utvärderingen. Besöket gav ytterligare 3 personer att intervjua. Alla intervjuer på plats gjordes enskilt på begäran av de boende. De boendes åldrar var mellan 27 till 62 år och tid i stödboende spände mellan 5 månader till 11 år och var till övervägande delen kvinnor. Fyra frågeområden belystes. Dessa var hur man upplevt förändringen, om situationen förbättrats eller försämrats av förändringen, hur man upplevt genomförandeprocessen, om 6

8 tidsplanen varit rimlig samt hur man upplevt uppstarten av sitt nya boende/sin nya arbetsplats. Revisorerna som genomfört intervjuerna sammanställde svaren till ett diskussionsunderlag och utifrån det analyserades sedan materialet och delades in utifrån de bestämda frågeområdena. Synpunkter och utsagor som liknade varandra eller på annat sätt hörde samman grupperades och sammanfattades till ett gemensamt påstående som innefattade det mesta av intervjupersonernas synpunkter i frågan, och där även avvikande synpunkter beaktades RESULTAT Hur har förändringen upplevts Brukarna tycker att förändringen inte fört med sig något positivt mer än att lokalen är bättre än den man hade tidigare. Man säger sig även fått dålig information om vilka förändringarna skulle bli för brukarna. En del brukare har fått längre till den nya gemensamma lokalen och en del säger sig ha hamnat fel och måste därför genomgå en ny flytt, något som upplevs väldigt oroande och jobbigt. Brukarna uttrycker också besvikelse över att den personal man känt sig trygg med och haft tillit till inte längre finns kvar. Personalstyrkan är dessutom mindre på fler brukare vilket i sin tur gör att de säger sig få mindre stöd, tid och omsorg än tidigare. Man säger också, att det är så många brukare att man inte vet vilka som tillhör samma boendestöd och att det därför känns otryggt. Brukarna säger också att det är alltför liten personalstyrka på så många brukare och att de känner av personalens stress. Frustration uttrycks från brukarna över att boendet inte längre förfogar över någon bil för spontana utflykter vilken tidigare varit till alla brukares stora glädje i tillvaron. (Anm. Indragning av bilen hör till ett annat beslut som drabbat samtliga stödboenden i besparingssyfte). Brukarna säger att människovärdet har förändrats och att måendet påverkats till det sämre. Stor besvikelse finns från brukarna över att förändringen inte blev till det bättre utan till det sämre och det har gjort att man upplever sig må sämre nu än innan förändringen. Personalen säger att förändringarna påverkat dem både positivt och negativt. Det positiva är enligt en del att trots att man tvingades till att söka ny anställning funnit sig till rätta på nya arbetsplatser och mår bra. Det negativa är den oro man ställdes inför då information gavs om vilken innebörd förändringen skulle få för de anställda. Man har upplevt det som väldigt stressande att inte veta om man ska få anställning eller inte. Personalen säger också att man idag är alldeles för lite personal med tanke på hur många brukare man har att stödja. Dessutom har man fått fler arbetsuppgifter än tidigare vilket tar tiden från brukarna. Personalen säger att de har mindre tid för att vara personlig och spontan med brukarna och att stressen ökat istället för minskat. De säger sig inte räcka till och att med bilarna försvann även möjligheterna till spontana utflykter med brukarna. Personalen säger att man känner att man inte kan ge brukarna den tid de behöver och känner sig på så sätt otillräckliga 7

9 Har situationen förbättrats eller försämrats av förändringen Brukarna säger att det blivit sämre efter förändringen av boendet. En del uppger att de fått längre till den gemensamma lokalen än vad man hade tidigare. Andra brukare säger att man fått en ny boendeform och att det varit väldigt omvälvande. Man har heller inte funnit sig tillrätta i situationen. Brukarna tycker också att personalen har mindre tid för dem än tidigare och de har inte alltid tid att stödja brukarna vid deras aktiviteter. Man säger också att medicinrutinerna förändrats vilket man inte alls tycker är bra. Brukarna säger också att det blivit så många fler boende att man inte vet vilka de alla är. Man säger sig sakna de pratstunder man kunde ha med personalen tidigare och den tid som inte finns idag då det blivit fler boende och fler behöver hjälp och stöd. Brukarna säger också att inte ha tillgång till den bil man hade tidigare gör det så mycket svårare. De boende uppger att det var bättre förr och att det nya boendet inte ger samma trygghet som tidigare. Personalen uppger att man fått mer att göra och att arbetet blivit mer stressigt då man fått fler brukare och är mindre personal än tidigare. Man säger också att tid att engagera sig mer i samtal med den enskilde brukaren inte finns som tidigare. Personalen säger också att genom ökat brukarantal så har också arbetsbelastning på personalen ökat. Man tycker att man inte har tid att ge det som brukarna efterfrågar. Den personal som inte arbetar kvar vid boendet säger sig vara ganska nöjda med sina nya arbetsplatser. Hur har man upplevt genomförandeprocessen Brukarna säger att de tycker att det hela gick alldeles för fort och att informationen var dålig. Vidare säger brukarna att man inte känt att man blivit lyssnad till, att ingen tid lades på att höra vad de boende själva hade att säga innan beslut togs. Brukarna tycker också att informationen varit knapphändig och rörig. Man säger sig fått information från ibland chef och ibland personal och att det som sades varit svårt att förstå. Brukarna uppger att den information man fått inte alls varit till någon hjälp och att man inte förstått att förändringarna skulle bli så stora och märkbara. Brukarna säger att man känner sig överkörda och att det som man sa skulle bli bättre istället visade sig bli sämre. Personalen säger att hela processen gick väldigt fort från det att man fått ta del av vad som skulle komma att ske. Man säger också att det var rörigt och att framförhållningen innan flytten varit alltför kort. Personalen uppger att man känt sig stressad av att inte heller veta om man skulle bli anställd vid det nya boendet eller var man skulle komma att hamna. Att försöka se positivt på omstruktureringen inför brukarna har ytterligare ökat på den stress man känt. Personalen säger också att de inte heller kunnat lämna korrekt information till brukarna om förändringen då de själva inte visste så mycket. Man uppger att informationen varit otillräcklig och att besluten varit för snabba. 8

10 Har tidsplanen varit rimlig Brukarna säger att det gick alldeles för fort, en månad från det man fick information till flytt. Man säger att man inte fick tid att smälta den information man fick. Inte heller fick man tid att vänja sig vid tanken av att flytta och vilken förändring det skulle bli. Brukarna säger också att man även märkte hur personalen påverkades av situationen. Man säger också att flytta vid jul var den sämsta tänkbara tiden för flytt då det för många är den tiden man mår som allra sämst. Personalen tycker inte att tidsplanen varit rimlig utifrån det arbete som krävs för att på ett smidigt sätt slå ihop de två boendena. Man anser också att det var en illa vald tid att flytta i december då det för många brukare är den svåraste tiden på året. Personalen säger sig inte fått nog med tid att arbeta för att flytten för brukarna skulle bli så bra som möjligt. Att brukarna fick veta om flytten en månad innan gjorde det mycket svårt för personalen att bemöta deras frågor och oro. Personalen uppger att de kände sig skyldiga och att brukarna tappade förtroende för dem. Man säger också att det var väldigt oroligt bland personalen själva då man inte visste om man skulle få en tjänst eller inte. Hur har man upplevt uppstarten Brukarna beskriver den första tiden efter flytten som kaosartat. Man säger att det inte fanns lägenheter klara i tid åt alla som skulle flytta och att man inte heller visste vart man skulle flytta. Brukarna uppger också att man kände sig otrygg med den nya personalen då de visste så lite om brukarna. Det var en stressig tid enligt brukarna som skapade stor oro och en del brukare säger att de blev mer deprimerade och ville inte ha kontakt med personalen. De säger också att situationen gjort att man mår psykiskt och fysiskt sämre nu än tidigare. Personalen säger att den första tiden var väldigt rörig med dubbelt så många brukare och både ny och gammal personal. De dagliga rutinerna som medicinering och tider som gällde för de olika brukarna fungerade dåligt. Enligt personalen rådde det kaos. Det förekom att brukare hamnat i fel lägenhet och måste flytta igen. Personalen säger att man fick agera flyttfirma och att man inte kunde ge det stöd brukarna behövde vilket i sin tur även det ledde till nya flyttningar. Man uppger också att det tog tid att lära sig alla brukarnas olika behov och samtidigt arbeta för att få ihop två personalgrupper som arbetat så olika till en. Det var enligt personalen alldeles för många brukare och för lite personal. Personalen säger att man fick lära sig allt på nytt med nya brukare och nya arbetskamrater och att allt detta tog mycket energi. Vidare säger man att stressen ökade, det var mycket att ta till sig, mer att göra och man kände sig otillräcklig och sjukskrivningarna ökade. Man säger att det var kaotiskt och brukarna mådde dåligt eftersom man genomfört flytten i jul och att man blev tvungen att ta in extra personal för att klara sig. Brukarna var oroliga och kände inte längre förtroende för personalen. Personalen säger också att man saknade en handlingsplan från arbetsgivaren att arbeta efter. 9

11 DISKUSSION Sammanfattningsvis visar utvärderingen på en bristande och dålig information från arbetsgivaren till både brukare och personal. Innehållet i informationen har, enligt brukare och personal, varit väldigt rörig och otydlig. Informationen har endast getts vid något enstaka möte med de berörda och man har inte fått informationen skriftligt. Att ge information både muntligt och skriftligt gör det lättare för den enskilde att förstå och komma ihåg det som sägs vid ett informationsmöte. Dessutom minskar risken för missförstånd vid eventuella frågeställningar. Informationen som brukarna delgivits har också kommit väldigt nära inpå den flytt som de boende skulle tvingas genomgå vid omstruktureringen av de två boendena. Vidare har utvärderingen visat på att brukare hamnat i fel boendeform trots den behovsprövning som ligger till grund för omplaceringar av brukare. Detta har gjort att några brukare på nytt tvingats/tvingas till ny flytt och det är för många brukare både frustrerande och oroande. Resultaten visar på att det behövs fler samtal med brukarna enskilt och även med de personer som arbetar kring dessa såsom, personal, anhöriga, kontaktpersoner liksom även kommunikation med psykiatrin för att minska risken till felplaceringar. Utvärderingen visar också att uppstarten av det nya boendet varit väldigt kaotiskt där ny och delvis gammal personal förväntats kunna samarbeta efter endast en kort introduktion av arbetet. En handlingsplan har saknats över vad och hur man ska arbeta och viktigast av allt har ingen tid getts till att brukare och personal fått en mjukare övergång till det nya boendet. Viktiga rutiner för brukarna såsom tid för de olika brukarnas medicinering har ändrats vilket i sin tur medfört stor oro bland brukarna eftersom rutiner är oerhört viktiga för brukarnas mående. I utvärderingen framkommer att det nya boendet har mindre personal men har fler boende än innan sammanslagningen och att personalen även fått fler arbetsuppgifter än tidigare. Tiden räcker därför inte till att stötta och hjälpa de boende som tidigare. De boende är så många idag att de själva inte riktigt vet vilka alla är och därför känner många boende sig otrygga. Tilliten till den nya personalen finns inte och det är något som tar tid att bygga upp. Stor besvikelse finns från brukarna över att förändringen inte blev till det bättre utan till det sämre och det har gjort att man upplever sig må sämre nu än innan förändringen. SLUTSATSER Av utvärdering framgår att det finns en hel del man kan förbättra i tillvägagångssättet vid ett liknande genomförande i framtiden. Nedan följer reflektioner, slutsatser och förslag till förändringar i syfte att minska de negativa effekterna för den enskilde vid liknande processer. 10

12 Information tydligare information innehållande bakgrunden till förändringen varför och vad som ska förändras (besparing, effektivisering etcetera), en tydlig handlingsplan bör presenteras i informationen, viktigt att ge information tidigt och den ska vara förståelig för dem som ska ta del av den. Informationen bör även ges både muntligt och skriftligt då det är lätt att man glömmer det som sagts vid ett informationsmöte. Brukardeltagande ett större brukardeltagande rekommenderas redan från starten vid förändringar som har med brukaren att göra. Att bli tillfrågad om sina önskemål när det gäller stora förändringar i ens liv gör att risken för att man fokuserar på fel område minskar. Missnöjet blir dessutom mindre för de önskemål som inte kan genomföras. Kommunikation mer involvering av personal i förändringsarbetet eftersom det är de som har den bästa kunskapen kring arbetet. Dessutom är personalen de som bäst har kännedom kring varje brukare och vilka rutiner som är viktiga för dem. Kommunikation med andra viktiga personer kring brukaren såsom anhöriga, kontaktpersoner och psykiatrin är också av betydelse. Framförhållning en längre framförhållning är nödvändig för att alla nödvändiga åtgärder ska vara klara inför uppstart av en ny verksamhet. Brukare liksom personal, behöver i de flesta fall god tid på sig att vänja sig vid tanken av vad en så stor omställning som en flytt kommer att betyda för den enskilde. Planering en bättre planering från start till mål behövs för att ett så stort projekt ska kunna genomföras så smärtfritt som möjligt för alla inblandade. En arbetsplan hur man ska arbeta vid det nya boendet bör vara klar innan uppstart så att den nya personalgruppen vet hur och vad som ska göras. Till sist vill vi rekommendera att inte genomföra flytt av brukare i december månad då det är den tid på året då många brukare mår som allra sämst. 11

13 Din syn på förändringarna av nya boendet Genom att svara på följande frågor medverkar du till att ge viktig information till hur förbättringar kan göras i en förändringsprocess liknande Morö Backe. Två telefonintervjuare kommer att ringa upp dig på överenskommen tid men för att du ska hinna bekanta dig med frågorna så har dessa skickats ut till dig i förväg. Det finns också möjlighet för dig att under varje fråga anteckna för att lättare kunna ge svar då vi ringer. Vi som genomför utvärderingen arbetar under sekretess och därför lämnar du dina svar anonymt. De personliga uppgifter du lämnar till oss kommer att raderas efter undersökningen. Det kommer därför inte att finnas någon koppling mellan dina personliga uppgifter och de svar och synpunkter du delar med dig. Du avgör själv om du vill svara på våra frågor. 1. Kön O Kvinna O Man 2. Ålder...år 3. Hur länge har du bott/ arbetat på det aktuella särskilda boendet?...år...mån 12

14 4. På vilket sätt berördes du av förändringarna på boendet vid Morö backe?. 5. Hur har du upplevt förändringarna av boendet?. 6. Har förändringarna påverkat ditt mående? På vilket sätt? Hur har din tillvaro förändrats? 13

15 8. Fick du tillräcklig information om förändringarna? Hur såg informationen ut? 10. Hur tycker du skulle den sett ut /genomförts? 11. Känner du att du haft inflytande på förändringarna? 14

16 12. Tycker du att du blivit lyssnad till? 13. Har dina åsikter beaktats? 14. Har förändringarna gått för fort? 15. Fick du tillräcklig tid för att vänja dig vid tanken? Hur det skulle beröra dig personligen? 15

17 16. Hur var den första tiden efter förändringen? Om du har frågor om undersökningen är du välkommen att kontakta Susanne Åhlén Telefon: E-post: Tack för din medverkan! 16

18 17