PULP SALES ANALYSIS TOOL

Transkript

1 PULP SALES ANALYSIS TOOL Figur 1, Pulp Sales Analysis Tool, Huvudmeny Brain Current Ola Jernström

2 Översikt Pulp Sales Analysis Tool (SAT) är ett verktyg som är avsett att användas av säljare och ledning inom Stora Enso Pulp. För närvarande används det av ca 45 personer. Systemet innehåller information på fakturanivå om alla affärer som görs inom Pulp: Fakturanr och datum Kundnr, namn och land Produkt Volym Grundpris Olika rabatter Fakturerat pris Kreditnotor Slutpris Fraktkostnader Säljkostnader Contribution Produktionskostnader Fasta kostnader Nettomarginal Data hämtas ur faktureringssystemet OHS och kompletteras med produktions- och fasta kostnader. Dessutom finns säljplaner inlagda per kund, produkt och år. En lång rad rapporter, grafiska och textbaserade, kan skapas interaktivt i systemet. Urvalet görs i vänstra delen av rapporten och har i stort sett samma utseende i samtliga rapporter. Urvalsfunktionen är intelligent på så sätt att när ett urval görs så uppdateras omedelbart alla urvalsalternativ så att systemet alltid får träff på minst en faktura. Det går t ex inte att välja marknad Finland och en tysk kund samtidigt. Alla rapporter som skapas kan exporteras till Word, Excel och Powerpoint för vidare analys. Möjlighet att välja valuta, euro eller dollar. Färska data kan laddas ner varje dag. Applikation och data ligger lokalt på varje användares dator vilket gör att SAT kan användas utan att användaren är uppkopplad, vid resa t ex. Applikation och data är lösenordsskyddat för att inte obehöriga ska komma åt strategisk information. Det går att ge användare möjlighet att se data som gäller endast vissa (kund-) länder eller vissa massabruks kunder och produkter. Innehåll Pulp Sales Analysis Tool... 1 Översikt... 2 Innehåll... 2 Rapporter... 3 Vattenfallsdiagram... 3 Customer Ranking... 3 Customer Cost Curve... 4 Volume Ranking Curve... 4 Development Over Time... 5 Price Deviations... 5 Sold Volumes... 6 Sales Plan... 6 Installation...11 Import och förädling av data, distribution av data...12 Pulp Sales Analysis Tool Innehåll 2/12

3 Rapporter I exemplen som visas har alla volymer och belopp ändrats med +/- 0-50%. Data kommer från StoraEnsos massabruk i Sverige, Finland och Portugal. Vattenfallsdiagram Figur 2, Waterfall Syftet med denna rapport är att identifiera var man tappar mest vinst. Den första stapeln visar listpris, sedan följer tapp som kundrabatt och övriga kostnader. Därefter visas fakturapriset osv ända fram till nettomarginalen. Alla belopp är beräknade som medelvärden för alla fakturor enligt det aktuella urvalet. Customer Ranking Figur 3, Customer Ranking Denna rapport visar vinst per kund och produkt, sorterat per Contribution (fallande). Pulp Sales Analysis Tool Vattenfallsdiagram 3/12

4 Customer Cost Curve Figur 4, Customer Cost Curve Staplarnas höjd visar pris per ton och staplarnas bredd visar antal ton per kund. Ytan motsvarar den totala vinsten man gör på resp kund enligt aktuellt urval. Breda staplar (affärer med stor volym) är det följdaktligen mest intressant att ha högt massapris på. Olika priser kan visas: listpris, fakturapris, betalt pris, net mill, contribution, och nettomarginal. Volume Ranking Curve Figur 5, Volume Ranking Curve I exemplet visas hur stora volymer Celbi säljer till olika marknader och hur stor vinsten är per land. Det går att gruppera per fabrik, marknad, kund, kundtyp, kundgrupp, produkt, produktgrupp, kvalitet och typ av affär. Pulp Sales Analysis Tool Customer Cost Curve 4/12

5 Development Over Time Figur 6, Development Over Time I exemplet visas hur stora volymer som sålts per månad från Skutskär grupperat på produkt. Rapporten kan visa utveckling per månad av följande storheter: volym, ackumulerad volym, listpris, betalat pris per ton, contribution, nettomarginal och antal fakturor. Uppgifterna kan grupperas per fabrik, marknad, kund, kundtyp, kundgrupp, produkt, produktgrupp, kvalitet, typ av affär eller inte alls. Price Deviations Figur 7, Price Deviations Rapporten visar avvikelser i pris per kund och månad i förhållande till genomsnittliga värden. Pulp Sales Analysis Tool Development Over Time 5/12

6 Sold Volumes Figur 8, Sold Volumes Rapporten visar sålda volymer per kund och produkt i tabellform. Volymerna kan grupperas per fabrik, marknad, kund, kundgrupp, produkt, produktgrupp, kvalitet, säljplan, år-månad eller inte alls. Sales Plan Figur 9, Sales Plan Rapporten visar säljplan per kund, produkt och halvår. Totala volymer kan beräknas och visas per fabrik, marknad, kund, kundgrupp, produkt, produktgrupp och år. Pulp Sales Analysis Tool Sold Volumes 6/12

7 Sold Volumes versus Yearly Sales Plan Figur 10, Sold Volumes versus Yearly Sales Plan Rapporten visar sålda volymer jämfört med planerad försäljning. Volymer kan sammanställas per fabrik, marknad, kund, kundtyp, produkt, produktgrupp. Customer Overview Figur 11, Customer Overview Rapporten visar en översikt över vilka produkter olika kunder köper. Pulp Sales Analysis Tool Sold Volumes versus Yearly Sales Plan 7/12

8 Volume & Net Mill Figur 12, Volume & Net Mill Rapporten visar grafiskt en sammanställning över t ex totalt listpris per region och produktgrupp. Rapporten kan även visa volym, betalat pris, Net Mill, Contribution och fraktkostnader per region och produktgrupp. Det går att välja om data ska visas per rad eller kolumn, m a o, det går att växla etiketter mellan x- axeln och förklaringsrutan. Warehouse Shipments Figur 13, Warehouse Shipments Rapporten visar hur mycket massa som skickats till hamnlager och hur mycket som gått vidare till kund. Pulp Sales Analysis Tool Volume & Net Mill 8/12

9 Freight Charges Figur 14, Freight Charges Rapporten visar fraktkostnader per kund och hamn. Credit Notes Figur 15, Credit Notes Rapporten visar kreditnoter med uppgift om kund, produkt, order och fakturanr som kreditnotan krediterar, kreditnotedatum och typ av kreditnota. Pulp Sales Analysis Tool Freight Charges 9/12

10 What If Tool Figur 16, What If Tool Verktyget laddar snittvärden på belopp och procentsatser enligt urval och låter användaren ändra olika parametrar och se hur det påverkar vinsten. Customer Data Technical Mill Information Figur 17, Customer Data Technical Mill Information Detta är ett verktyg som egentligen ligger utanför SAT-applikationen. Här finns information om företagets kunder, t ex typ av fabrik, teknisk information om pappersmaskiner, produkter som köps, produkter som tillverkas och kapacitet. Pulp Sales Analysis Tool What If Tool 10/12

11 Installation Pulp Sales Analysis Tool kan installeras från CD. Applikationen kräver att Microsoft Access version 97 eller senare och Microsoft Graph finns installerade. Det finns en sk Runtime-version av Access som är gratis. Den versionen är begränsad på så sätt att alla design-funktioner är låsta. Man kan dock köra färdiga applikationer som utvecklats i Access. Installationsprogrammet skapar en katalog Pulp Sales Analysis Tool i Program-katalogen. Dit kopieras SAT.mdb (för Access 97) och SAT2000.mdb (för Access 2000 & XP), SAT_data.mdb som innehåller allt data, SAT_syst.mdw som innehåller användarnamn och lösenord, dbcompact.exe som har tre funktioner: 1. Skapa en genväg med alla nödvändiga parametrar för att kunna starta SAT. 2. Komprimera SAT.mdb/SAT2000.mdb när SAT avslutas. 3. Kontrollera om det finns nya versioner av SAT och i så fall ladda ner dessa. Dessutom installeras några filer som krävs för att dbcompact.exe ska fungera. Pulp Sales Analysis Tool Customer Data Technical Mill Information 11/12

12 Import och förädling av data, distribution av data Import och förädling av data samt distribution av data utförs av en central funktion inom StoraEnso Pulp. För detta ändamål används en separat applikation: SAT_import.mdb. Figur 18, SAT Import Importfunktionen kan schemaläggas så att den körs med automatik t ex kl varje morgon. Här är en mycket kortfattad beskrivning av de steg som importen går igenom: 1. Import av nya textfiler till en tabell i SAT Import. Dessa filer finns på en server Skutskär, dit de kopieras till varje natt. De innehåller data om nya fakturor och kreditnotor. Data kommer ursprungligen ur faktureringssystemet OHS. 2. Filnamn på importerade filer skrivs till en logg tillsammans med fakturadatum (fr o m, t o m). 3. Fakturor och kreditnoter som är ovidkommande raderas. 4. Datumformat och diverse koder justeras och uppdateras. 5. Kreditnotor hanteras och uppdaterar priser och/eller volymer beroende på typ av kreditnota. I vissa fall kan flera fakturor uppdateras av en kreditnota. 6. Kontroll görs av att valutakurser finns för aktuella månader och valutor. Om inte skapas nya valutakurser genom att föregående månads kurser kopieras. Operatören upplyses om detta. 7. Alla belopp i alla fakturor räknas om till Euro. 8. Identifiera skeppningar till hamn (Warehouse Shipments). 9. Radera eventuella dubletter samt fakturor där volym eller pris saknas. 10. Komplettera kundnr med kundnamn (från separat tabell). Om kundnamn saknas upplyses operatören om detta. 11. Komplettera produktnr med namn på produkt, produktgrupp och kvalitet, samt produktionskostnader. 12. Skapa ny SAT_data.mdb och distribuera den via FTP till StoraEnsos servrar runt om i Europa. Pulp Sales Analysis Tool Customer Data Technical Mill Information 12/12