Register SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Register 9 Genomgång av föredragningslista 10 Information 11 Verksamhetsberättelse 12 Uppföljning av internkontroll 13 Redovisning av delegeringsärenden 14 Meddelanden SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Plats och tid Beslutande Kultur- och fritidskontoret Kulturtorget 9, Märsta , kl. 19:15-20:10 Lars Björling (SfS), ordförande Marie Axelsson (S) Jan-Erik Nilsson (S) Rolando Rosales (S) Daniel Hedlund (L) Mattias Broman (M) Andreas Karlsson (C), 9 Bengt Hellström (KD), Övriga närvarande Johan Bergsten (S), Andreas Karlsson (C), 10-14, Paragrafer 9-14 Utses att justera Justeringens plats och tid Jan-Erik Nilsson (S) Kultur- och fritidskontoret Underskrifter Sekreterare... Sinikka Julin Ordförande Justerare Anslag / Bevis Organ... Lars Björling (SfS) Jan-Erik Nilsson (S) Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Märsta Underskrift... SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum KFN/2018:12 9 Genomgång av föredragningslista Beslut Inga ändringar på föredragningslistan. SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum KFN/2018:5 10 Information Theresia Bergmark informerar om Resultatet av enkätundersökning i förvaltningens lokaler Monica Fries informerar om Information om Brobygget Lars Palmér informerar om Genomgång av medarbetarenkäten SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum KFN/:19 11 Verksamhetsberättelse Beslut Godkänna upprättad verksamhetsberättelse. Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram en verksamhetsberättelse för innehållande uppföljning av ekonomi, personal och mål. Ekonomiska konsekvenser Verksamheten har bedrivits med ett överskott under och innebär en positiv ekonomisk konsekvens för kommunen. Delgivning Kommunledningskontoret Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

6 VERKSAMHETSBERÄTTELSE KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN

7 Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 2 (16)

8 Innehållsförteckning Inledning... 4 Sammanfattande analys... 5 Ekonomiskt utfall... 6 Driftsredovisning... 6 Analys av driftsredovisning... 6 Investeringsredovisning... 7 Kommentar till investeringsredovisningen... 7 Personalekonomisk redovisning... 8 Anställda årsarbetare... 8 Personalförsörjning... 8 Sjukfrånvaro... 9 Arbetsmiljö, mångfald och jämställdhet Redovisning av mål och resultat Ekonomisk hållbarhet. I Sigtuna kommun ska mångfald och entreprenörskap tas tillvara och allas kunskaper och förmågor utvecklas Ekologisk hållbarhet. I Sigtuna kommun ska det vara naturligt och möjligt för alla att leva och agera miljömedvetet Social hållbarhet. I Sigtuna kommun ska alla ha likvärdiga och goda möjligheter att forma och leva ett bra liv Demokratisk hållbarhet. I Sigtuna kommun ska det vara självklart att alla vill och är aktivt delaktiga i samhällslivet Redovisning av uppdrag Övrigt Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 3 (16)

9 Inledning Ordförande: Lars Björling (SfS) Förvaltningschef: Lars Palmér Kultur- och fritidsnämndens uppgift är att främja kultur- och fritidsverksamhet i kommunen. Genom ett nära samarbete med föreningar, organisationer och kulturarbetare ska nämnden stimulera och stödja det arbete som bedrivs. Nämnden strävar efter att underlätta för alla att nyttja och delta i de verksamheter, som arrangeras inom ramen för nämndens olika områden. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för verksamhet i egen regi och för stöd till föreningar och annan kultur- och fritidsverksamhet i kommunen. Nämnden bedriver verksamhet inom följande områden: Allmän kulturverksamhet Bibliotek Fritidsgårds- och fältverksamhet Sigtuna Museum & Art Allmän fritidsverksamhet Idrotts- och fritidsanläggningar Sim- och badverksamhet Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 4 (16)

10 Sammanfattande analys Kultur- och fritidsnämndens ekonomi följs upp kontinuerligt. Förvaltningen har noggrant följt utvecklingen för bland annat ökade elkostnader samt intäkter. Till följd av dessa osäkerheter har förvaltningen i ett förebyggande syfte medvetet varit försiktiga med utgifter under de två första tertialerna. Inkomsterna på sim- och badverksamheterna har varit fortsatt framgångsrik så under den sista tertialen har förvaltningen valt att tillgodose de uppdämda materiella behov som finns inom verksamheterna. Kultur- och fritidsnämnden resultat för helår uppvisar ett överskott på kr. Orsaken till detta är högre intäkter än budgeterat på sim- och badverksamheten. Sjukfrånvaron visar på 1,04 procent lägre frånvaro jämfört med samma period år Det är främst långtidssjukskrivningen som har sjunkit med cirka 1 procent. Genom förvaltningens fortsatta arbete med hållbar arbetshälsa, medskapande medarbetare och ett hållbart ledarskap finns det goda förutsättningar för att sjukfrånvaron ska sjunka ytterligare. Nämndens verksamheter har arbetat aktivt med uppföljning och medvetandegörande av arbetsplaner i enheterna för att arbeta mer målfokuserat. Värdegrunden och verksamhetsidéerna betonas också i verksamheterna. Nämnden visar på en bra måluppfyllelse på alla fyra målen. En sammantagen analys av indikatorernas utfall och enheternas genomförda aktiviteter innebär att målen, som i sig är svåra att mäta, kan anses som uppfyllda. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 5 (16)

11 Ekonomiskt utfall Driftsredovisning Driftsredovisning Verksamhet Kostnader Nämndsverksamhet Administration Allmän kulturverksamhet Sigtuna Museum & Art Ung i Sigtuna Biblioteksverksamhet Allmän fritidsverksamhet Idrott o fritidsanläggn Sim- och sporthallar Utfall 2016 Netto Budget Utfall Intäkter Netto Avvikelse Kostnader Utfall Intäkter Netto Procent % % % % % % % % % Summa % Analys av driftsredovisning Kultur- och fritidsnämndens utfall ligger lite under budget och nämnden redovisar ett överskott på tkr. Detta beror på bra intäkter på Midgårdsbadet. Vissa negativa avvikelser har uppstått till följd av att förvaltningen har valt att tillgodose materiella behov inom verksamheterna i och med att överskott uppstod under året. Detta har förvaltningen under flera år inte haft ekonomiska möjligheter till. Det avser bland annat inköp av en bil till fältverksamheten och reparationer och utbyte av utrustning i sporthallarna. Den positiva avvikelsen inom administrationen beror på en pott för oförutsett som inte har nyttjats. Sim- och badverksamhetens överskott beror till stor del på bättre intäkter än budgeterat. En annan orsak är låga kostnader för provtagning och vattenförbrukning vilket beror på en sommar utan tekniska problem på utedelen av Midgårdsbadet. Ung i Sigtuna har ett underskott som beror på höga kostnader för timanställd personal. Ett skyddsstopp i Forum, hög sjukfrånvaro och schematekniska förändringar har ökat kostnaderna under året. Externa intäkter under från exempelvis MUCF och inkluderingsprojekt är förklaringen till de höga intäkterna jämfört med budget. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 6 (16)

12 Investeringsredovisning Investeringsredovisning Projekt Budget Utfall Intäkter Netto Avvikelse Kostnader Kostnader Utfall Intäkter Netto Procent Inventarier % IT-investeringar % Summa % Kommentar till investeringsredovisningen Under flera år har projektet Sigtunas kyrkoruiner - bevarande och brukande Lst dnr bedrivits med Sigtuna museum som projektägare. Projektet har hittills till största del finansierats av Länsstyrelsen. har metoden för genomförandet av renoveringen blivit klar och då krävs ytterligare medfinansiering. Kommunen och Sigtuna församling har båda investerat kr vardera samt att Länsstyrelsen har bidragit med ytterligare medel. Dessa medel förvaltas nu av museet och ej nyttjade medel kommer föras över till 2018 (projektet löper över flera år). Övriga investeringar avser bland annat bottensug, digitalisering av samlingar, konstnärlig utsmyckning och mindre inventarier. Även här är det till viss del projekt som pågår över årsskiftet. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 7 (16)

13 Personalekonomisk redovisning Anställda årsarbetare Kön och ålder Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec 2016 Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec Fördelning av årsarbetare efter kön och ålder i förvaltningen per 31 dec (%) Fördelning av årsarbetare efter kön och ålder i kommunen per 31 dec (%) Kvinnor ,2% 77,7% Män ,8% 22,3% Totalt ,0% 100,0% <29 år ,3% 12,8% år ,8% 49,0% >50 år ,8% 38,1% Kön Anställningsform Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec 2016 Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec Fördelningen efter kön och anställningsform i förvaltningen per 31 dec (%) Fördelningen efter kön och anställningsform i kommunen per 31 dec (%) Kvinnor Tillsvidare ,0% 82,8% Visstid ,0% 17,2% Män Tillsvidare ,2% 89,9% Visstid 3 2 5,3% 10,1% Alla anställda Tillsvidare ,9% 88,3% Visstid ,1% 11,7% Totalt ,0% 100,0% Analys av anställda årsarbetare Siffrorna visar inga större förändringar i antalet anställda eller fördelningen i kön, ålder och anställningsform. Nämnden har en jämnare könsfördelning än kommunen i övrigt och lite fler visstidsanställda. Personalförsörjning Analys av personalförsörjningen Nämnden ser ett utökat bemanningsbehov för att säkerställa arbetsmiljön, behålla öppettider samt servicenivå mot invånarna. Detta är en följd av utökade ytor och en breddad besöksgrupp med nya behov inom verksamheter som till exempel bibliotek och museum. Det finns varierande tendenser gällande personalförsörjningen inom nämndens olika verksamheter. Inom kultursektorn är antalet sökande med relevant kompetens stort, exempelvis för musei- och kulturadministrativa tjänster. Det motsatta gäller för sökande inom bibliotekssektorn där antalet sökande är fortsatt låg. Det är också här den största personalomsättningen finns. Utveckling med en breddad besöksgrupp, olika besökares bild av vad ett bibliotek är och bemanning av biblioteket kontra att ha offentliga aktiviteter och arrangemang, är allt delar som förvaltningen bedömer påverkar rekryteringen. Inom fritidssektorn är personalomsättningen låg men de tjänster som har tillsatts har haft många sökande med god kompetens. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 8 (16)

14 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro uppdelat på korttids- långtids och övrig sjukfrånvaro (som andel av sammanlagd ordinarie arbetstid) Total sjukfrånvaro (som andel av sammanlagd ordinarie arbetstid) månad för månad Kön Sjukfrånvaro (%) förvaltningen 2016 Sjukfrånvaro (%) förvaltningen Sjukfrånvaro (%) kommunen Kvinnor 9,54% 8,21% 8,28% Män 3,95% 2,74% 5,10% Totalt 7,07% 6,03% 7,57% Ålder Sjukfrånvaro (%) förvaltningen 2016 Sjukfrånvaro (%) förvaltningen Sjukfrånvaro (%) kommunen <29 år 7,56% 7,94% 7,79% år 7,26% 6,45% 7,35% >50 år 6,62% 4,84% 7,76% Total 7,07% 6,03% 7,57% Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 9 (16)

15 Analys av sjukfrånvaron Nämndens verksamheter visar på en lägre sjukfrånvaro under perioden, jämfört med samma period år Den minskade långtidssjukfrånvaron (1,04 % lägre än i fjol) beror på att några personer har gått i pension eller återgått till arbete. Strategiska insatser Förvaltningen bedömer att det fortsatta arbetet med att skapa förståelse för helheten och att skapa en upplevelse av medskapande långsiktigt leder till ökad delaktighet och trivsel. Processerna kan därmed också ses som en orsak till den minskade sjukfrånvaron. Arbetet med medskapande medarbetare samt ett proaktivt förebyggande samtal och förhållningssätt mellan chefer och medarbetare är viktiga strategier för att fortsätta den positiva utvecklingen. Nämndens verksamheter har alltid en nära kontakt med den sjukskrivne och gör där det är möjligt individuella lösningar. Exempel på insatser som görs kan vara tidiga kontakter vid sjukskrivning, anpassad arbetstid och att erbjuda stöd genom Previa. Mimers källa är stängt sedan februari. Komfast utreder vad som ska göras med lokalen. Ett golvbyte är föreslaget. Det läcker fortfarande in vatten från taket, vilket måste åtgärdas först. Kultur- och fritidsnämnden är i detta ärende hyresgäst hos Komfast som i sin tur är hyresgäst hos Randviken. En mindre omorganisation genomfördes inom det så kallade bostadssociala arbetet för att förtydliga uppdraget och ge en bättre arbetsmiljö. Förändringen genomfördes den 1 maj. På Ung i Sigtuna har ett projekt genomförts tillsammans med företagshälsovården Previa som bekostas inom Hållbar arbetshälsa. Inom den enheten arbetas det vidare med utveckling av förhållningssätt och arbetstider. En positiv trend är att sjukfrånvaron har sjunkit under hösten. Arbetsmiljö, mångfald och jämställdhet Det systematiska arbetsmiljöarbetet har pågått enligt gällande föreskrifter i form av skyddsronder (både fysisk och psykosocial), arbetsplatsträffar, systematiskt brandskyddsarbete och samverkansgrupper. Frågorna kring jämställdhet och mångfald är dagligen närvarande i alla verksamheter och det finns hög beredskap mot avvikelser från kommunens värdegrund. Exempelvis genomförs förvaltningsövergripande värdegrundsdagar två gånger om året och värdegrunden diskuteras även kontinuerligt på arbetsplatsträffarna. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 10 (16)

16 Redovisning av mål och resultat Ekonomisk hållbarhet. I Sigtuna kommun ska mångfald och entreprenörskap tas tillvara och allas kunskaper och förmågor utvecklas. Vi driver en framgångsrik verksamhet med en effektiv organisation Analys av måluppfyllelse Besöksstatistiken ligger något lägre än föregående år vilket kan härledas till att Mimers källa och Sigtuna Fritidscenter har varit stängda större delen av året. På övriga bibliotek samt på Sigtuna museum har antalet besökare ökat. Att förvaltningen sammantaget har bara mindre besökare än 2016 är ett mycket bra resultat med tanke på stängningarna. Museets samarbete med PostNord under december månad har möjliggjort radikalt utökade öppettider under samarbetsperioden. Sigtuna museum, Rådhuset och Lundströmska har haft ökade publiksiffror och även ökad försäljning. Publiksiffrorna har ökat med 15% ( st) jämfört med föregående år. Förvaltningen har under året tillsammans med kommunens föreningar genomfört en rad arrangemang som lockat många besökare exempelvis Stadsorientering i Sigtuna stad, fotbollslandskamp på Midgårdsvallen och matcher med SHL-lag i Pinbackshallen. För att möjliggöra ett högkvalitativt scenkonstprogram med ökat besöksantal på Kulturum har avtal träffats med olika produktionsbolag. Fältverksamheten har ökat antalet möten med ungdomar tack vare fler kontakter med interna och externa samarbetsparter. För barnen i grundskolorna erbjuds utökade kulturupplevelser vilka finansieras genom bland annat Skapande skola projektet och skolbioavtal med Folkets bio. Vaktmästarorganisationen arbetar kontinuerligt med att stärka sin kvalitet genom bland annat uppföljning av genomförda arbeten på anläggningarna. Under har inte kartläggning av besöksunderlag skett i den omfattning som var planerad. Arbetet kommer att fortsätta framöver och användas för att utveckla verksamheterna. Kvaliteten på lokalvården som förvaltningen driver i egen regi är mycket god. Inga avvikelser har tillkommit sedan tertial 2. Antal gånger som Sigtuna Museum & Arts verksamhet har uppmärksammats i nationell media har ökat samt varit av positiv karaktär. Analysen är att detta är resultatet av en strategisk mediebearbetning. Det är till lika delar Sigtuna museum och Konsthall Märsta som har uppmärksammats. En sammantagen analys av indikatorerna samt genomförda aktiviteter gör att målet anses uppfyllt. Indikator Utfall Utfall kvinnor Utfall män Utfall riket Utfall 2016 Antal besökare i simskolor Antal besökare totalt på mätbara anläggningar Andel färdiga anläggningar och hel utrustning - fotbollsplaner och Pinbackshallen Kartlägga besöksunderlaget inom flera verksamheter. Nettokostnad per besök för bad och simanläggningar Antal gånger som verksamheten inom Sigtuna Museum & Art uppmärksammas i nationell media. Antal avvikelser kring kvalitén för städningen på sporthallarna Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 11 (16)

17 Ekologisk hållbarhet. I Sigtuna kommun ska det vara naturligt och möjligt för alla att leva och agera miljömedvetet. Vi informerar om och arbetar för resurs- och miljöeffektiva perspektiv och förhållningssätt. Analys av måluppfyllelse Ung i Sigtuna har arbetat med ekologiska teman under året, exempelvis Earth Hour, kontinuerliga aktiviteter inom återbruk och källsortering. Biblioteken har till exempel haft sagostunder om miljö, återvinning och odling med frön. Arbetet fortsätter även under kommande år med att utveckla insatserna för hela verksamheten. Uppvärmningen av konstgräs samt av utebad ligger inom beräknat utfall, detta främst genom kontinuerlig kontroll av förbrukningen samt till följd av den milda vintern. Simhallarna arbetar målmedvetet med att utöka den ekologiska delen av sitt utbud. Det finns dock delar som till exempel glass och läsk där det är svårt att hitta bra alternativ. De tekniska problem på Pinbackshallarna som lyftes fram i bokslut för tertial 2 har åtgärdats. Detta har givit en positiv effekt. En sammantagen analys av indikatorerna samt genomförda aktiviteter gör att målet anses uppfyllt. Indikator Utfall Utfall kvinnor Utfall män Utfall riket Utfall 2016 Antal informationsinsatser med tema kring miljö- och resurseffektivitet inom kulturverksamheten Antal megawattimmar på Midgårdsvallens konstgräs och Midgårdsbadets utebad Andel ekologiska livsmedel inom simhallarna 7,7 % 6,6 % Antal megawattimmar på Pinbackshallarna under ordinarie drift Social hållbarhet. I Sigtuna kommun ska alla ha likvärdiga och goda möjligheter att forma och leva ett bra liv. Vi ska ge alla invånare en god möjlighet att delta i ett tillgängligt och variationsrikt utbud av aktiviteter med hög kvalitet. Analys av måluppfyllelse Det har skett en liten nedgång i SCB:s mätning men verksamheterna ligger ändå i nivå med riket. Den interna kundundersökningen som genomförts på åtta av förvaltningens anläggningar visar på mycket nöjda besökare. Nämnden uppvisar ett bra resultat i den medarbetarenkät som genomfördes i november. De utvecklingsområden som finns arbetar förvaltningen vidare med på arbetsplatsträffar. Med bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) för sommarlovsaktiviteter har Ung i Sigtuna kunnat erbjuda fler aktiviteter och breddat utbudet. Både de sommarlovsarbetande ungdomarnas delaktighet och fritidgårdsbesökarnas delaktighet i framtagandet av aktiviteter har ökat kvaliteten i verksamheten. Biblioteket har ett brett utbud av aktiviteter där barn och unga är en prioriterad målgrupp. Under hösten har flera aktiviteter genomförts bland annat spökcirkel för barn, sexårsvisningar samt bokklubbar. Under året har enheten Föreningsstöd och arrangemang, genomfört en rad arrangemang både i egen regi men främst i samarbete med olika föreningar, till exempel en föreningsgala med utdelning av stipendier och priser, Valstadagen, The WEEK och Brobygget sommarlek. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 12 (16)

18 Arbetet med att renovera och sanera kommunledningsbunkern har påbörjats. Detta blir museets första historiska byggnad i Märsta. Under flera år har museet även haft utställning på Arlanda som når en mycket stor publik. Museets satsning på turister och barn som målgrupp har gett fler nöjda besökare. Trots lägre nöjdhet i SCB undersökningen och mindre aktiviteter på biblioteket anses målet som uppfyllt. Detta till följd av den höga kundnöjdheten i den egna undersökningen, bra värden i medarbetarenkäten och ökade föreningsinsatser. Indikator Utfall Utfall kvinnor Utfall män Utfall riket Utfall 2016 Invånarnas nöjdhet enligt SCB:s nöjd medborgarindex (NMI) med kulturverksamheten Index i medarbetarenkäten gällande frågorna om "Medskapande medarbetare" Invånarnas nöjdhet enligt SCB:s nöjd medborgarindex (NMI) med idrott och motionsanläggningar Kundernas nöjdhet enligt interna kundundersökningar 95 % 92 % Antal föreningsinsatser som syftar till att stärka den sociala hållbarheten Antal aktiviteter inom biblioteksverksamheten Demokratisk hållbarhet. I Sigtuna kommun ska det vara självklart att alla vill och är aktivt delaktiga i samhällslivet. Vi ska öka mångfalden och möjligheten till delaktighet för kommunens invånare och medarbetare för att stärka och ena kommunens identitet. Analys av måluppfyllelse Inom Sigtuna Museum & Art (likt övrig barnkulturverksamhet i förvaltningen) finns löpande program där hela årskurser av barn besöker verksamheten med fokus på bland annat eget skapande, identitet och kulturarv. I samarbete med Naturskolan har speciellt program genomförts för alla i skolår 3 och 5 från kommunens skolor. Förvaltningen har under året fortsatt och avslutat inkluderingsprojektet, vilket har lett till utökade aktiviteter både under 2016 och. Engagerade föreningar i samarbete med förvaltningen gör Brobygget till en framgång. Brobygget hade under januari till och med juni välbesökta aktiviteter fredag och lördagskvällar i Vikingahallen. Inom biblioteksverksamheten har aktiviteter som läxhjälp, språkträning och lättlästa bokcirklar genomförts. Inom Ung i Sigtuna har ungdomar startat en förening för nyanlända och tjejkvällar har genomförts varje tisdagskväll på Ungdomens hus. I syfte att öka mångfalden i verksamheten har ett samarbete med kulturskolans bild och form verksamhet genomförts med framgång under hösten. Sigtuna Museum & Art har haft ett utbud av interaktiva programpunkter med fokus på inkludering av olika slag. Under sommarlovet har feriearbetande ungdomarna kunnat genomföra aktiviteter i museets olika utomhusmiljöer. Antalet aktiviteter har minskat jämfört med föregående år, vilket är enligt plan då verksamheten har fokuserat på att öka kvaliteten på det som genomförts. I augusti startade Human library som är ett projekt som bygger på volontärsamarbete och som sätter möten mellan människor i fokus. Nyanlända har fått en chans att träna sin svenska och samtidigt dela med sig av sina tankar och intressen med en mer etablerad medborgare. På så vis hamnar mötet och det gemensamma lärandet och utvecklingen i centrum och hierarkin försvinner. På scenkonstområdet har samarbete med exempelvis finskt förvaltningsområde breddat utbudet och ökat mångfalden. Bland annat arrangerades en cirkusdag i Märsta centrum som var välbesökt. Andelen utåtriktade aktiviteter som är ledda av, eller som handlar om, kvinnor inom både konst och Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 13 (16)

19 historia har ökat. Målet är att ha en jämn könsfördelning. En sammantagen analys av indikatorerna samt genomförda aktiviteter gör att målet anses uppfyllt. Indikator Utfall Utfall kvinnor Utfall män Utfall riket Utfall 2016 Antal besökande barn från övrigt i kommunen på Sigtuna Museum Antal föreningar i Brobygget 12 9 Index i medarbetarenkäten gällande frågan "Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete". Antal nyskapande aktiviteter som syftar till mångfald och demokrati inom kulturverksamheten Index i medarbetarenkäten gällande frågorna om "Motivation" Andelen flickor på Ung i Sigtuna 19% 18% Antal interaktiva aktiviteter inom Sigtuna Museum & Art Antal riktade program och insatser mot föreningslivet. 4 5 Andel kvinnor i den utåtriktade verksamheten inom Sigtuna Museum & Art 45 % 35 % Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 14 (16)

20 Redovisning av uppdrag Nedan redovisas slutgiltig status för de uppdrag som nämnden tilldelats av kommunfullmäktige och som finns angivna i Mål och budget Under rubriken "Politiska prioriteringar" beskrivs följande områden: Meröppet bibliotek i Sigtuna stad - fullgjort. Utvärdering visar att det är ett större antal invånare som idag nyttjar biblioteket. Dock framförs åsikter till medarbetare och i synpunktshanteringen att besökarna saknar personal att rådfråga. Nämndens arbete med stöd till föreningar - fullgjort - för året, det är ett kontinuerligt arbete. De nya bidragsnormerna trädde i kraft. En nackdel har visat att det blir en stor arbetsbelastning för verksamheten med enbart ett datum för bidragsansökningar. Samlingslokaler - fullgjort. Samlingslokalerna breddar nämndens utbud och förvaltningen har arbetat för att utveckla dem vidare i samarbete med föreningslivet och Komfast. I Forum har två nya mindre lokaler tagits fram för uthyrning. Ny basutställning - pågår. Under hösten invigdes en ny del i museet (fornhemmet). Under 2018 ska den kvarstående delen i museet färdigställas samt Borgmästargården och kommunledningsbunkern. Det har avsatts pengar till att bygga upp en ny läktare på Midgårdsfältet - fullgjort. En mindre del av de avsatta medlen har istället använts till att demontera läktaren, bibehålla träningslokalen och säkerställa vistelsen på området i samråd och tillsammans med föreningen. Sammanfattning av avsnittet har gjorts i rubrikerna: "Tillgängliggöra kultur och fritid", "erbjuda fina kultur- och fritidsanläggningar", "stödja och uppmuntra ett levande lokalt konstnärskap", "fristad för förföljda författare", "idrottsrörelsen som en god kraft i demokratins tjänst", "jämställdhet och integration inom idrotten", "särskilt fokus på att erbjuda ungdomar i tonåren meningsfulla aktiviteter", "resurser till idrottande pojkar och flickor ska fördelas jämlikt" samt "väl fungerande och relevanta samlingslokaler". Nämnden har arbetat med prioriteringarna i avsnittet "Politisk inriktning för kommunens verksamhet under mandatperioden " inom ramen för målstyrningen samt enligt gällande rutiner, riktlinjer, planer, normer och reglementen. Nämnas bör att verksamheten kring fristadsförfattaren tillhör kommunledningskontoret där biblioteksenheten har bidragit med bland annat en samordning av uppdraget. Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 15 (16)

21 Övrigt Verksamhetsberättelse Kultur- och fritidsnämnden 16 (16)

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum KFN/:20 12 Uppföljning av internkontroll Beslut Godkänna uppföljningen av nämndens internkontrollplan för. Ärendebeskrivning Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och uppföljning ska ske årligen. Ekonomiska konsekvenser Ärendet avser bland annat att säkra en rättvisande redovisning och minimera de ekonomiska konsekvenserna. Delgivning Förvaltningschef Verksamhetschefer Beslutsunderlag Uppföljning av internkontroll SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

23 UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLL KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN

24 Uppföljning av internkontroll Kultur- och fritidsnämnden 2 (7)

25 Innehållsförteckning Inledning... 4 Uppföljning av nämndens internkontrollplan... 5 Styrning... 5 Externa verksamhetsprocesser... 5 Interna verksamhetsprocesser... 5 Personal... 5 Ekonomi... 6 Uppföljning av internkontroll Kultur- och fritidsnämnden 3 (7)

26 Inledning Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för intern kontroll inom det ekonomiadministrativa området. Enligt 3 har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Detta innebär att nämnden skall se till att en organisation för den interna kontrollen upprättas. Syftet med en intern kontrollplan är att: Trygga kommunens tillgångar och förhindra förluster Säkerställa att lagar och att bestämmelser mm efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar Enligt 7 i reglementet skall samtliga nämnder anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall rapporteras till nämnden ( 8). Enligt 9 skall nämnden senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet av den interna kontrollen. Den interna kontrollplanen skall löpande revideras. Vid revidering skall granskningsområden omprövas och prioritering ske med hjälp av en väsentlighets- och riskbedömning. Riskbedömningen utgår från sannolikheten för att fel uppstår, medan väsentligheten utgår från de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenser som uppstår vid fel. Uppföljning av internkontroll Kultur- och fritidsnämnden 4 (7)

27 Uppföljning av nämndens internkontrollplan Styrning Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Arbetsplaner Verksamheten arbetar med fel saker och i en felaktig riktning Att alla enheter har aktuella arbetsplaner och en fungerande måluppföljning. Ingen avvikelse Fungerande arbete med arbetsplaner ute i verksamheterna som dock kommer att utvecklas och förankras ytterligare. Externa verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Bidragshantering Felaktigheter i utbetalning av bidrag. Att bidragsnormerna för kulturbidrag och rutinerna för dessa följs. Ingen avvikelse Att bidragsnormerna för fritidsbidrag och rutinerna för dessa följs. Mindre avvikelse Vid granskning hittades två mindre avvikelser som kommer att åtgärdas. Det handlar om ett beslut som ska skickas ut samt en redovisning som ska inkomma. Interna verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Rutiner för kontroll av badvatten Otjänligt badvatten. Att rutinerna kring kontroll av kvaliteten på badvatten efterlevs. Ingen avvikelse En väl fungerande rutin, där provtagning sker helt enligt rutinen. Rutiner kring idrottsutrustning Idrottsutrustning som inte är brukbar eller farlig. Att rutinen kring kontroll av idrottsutrustning efterlevs. Ingen avvikelse Det sker dagliga ronderingar, kvalitetskontroller årligen och certifierad besiktning årligen vilket gör att rutinen är väl fungerande. Personal Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Löner Att lön betalas ut till fel person eller med fel belopp Att rätt lön betalas ut till rätt person. Större avvikelse Av listorna i stickprovet var 29 % inte signerade vilket är en förbättring gentemot Tidigare problem med listor som ej skapades har avhjälpts på den centrala löneenheten. Det har funnits problem med att listor inte har haft koppling till rätt person. Avvikelsen beror dels på detta men även på att chefer inte har signerat. Det har gjorts för sent eller så är det nya chefer som inte vetat om rutinen. Åtgärder är att säkerställa rätt kopplingar samt att se till att nya chefer informeras korrekt. Uppföljning av internkontroll Kultur- och fritidsnämnden 5 (7)

28 Process/rutin Risker Kontrollmoment Medarbetar- och lönesamtal Att medarbetar- och lönesamtal inte har genomförts. Att medarbetar- och lönesamtal har genomförts med samtlig personal. Utfall - kontrollmoment Ingen avvikelse Kommentar Systematiskt arbetsmiljöarbete Att brister i arbetsmiljön eller felaktig ansvarsfördelning inte upptäcks. Att fördelning av arbetsmiljöansvaret har skett Mindre avvikelse Nya chefer i verksamheterna gör att rutinen behöver ses över och förtydligas. Att aktuella rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet följs. Ingen avvikelse Det systematiska arbetsmiljöarbetet har pågått som planerat. Det behövs dock ett löpande arbete med att se till att rutinerna är uppdaterade. Ekonomi Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Attestrutin Att beslutsattestering genomförs av icke behörig attestant. Att aktuell attestförteckning finns och överensstämmer med ekonomisystemet. Mindre avvikelse Avvikelser gällande personer som har avslutat sina anställningar samt att namnteckningsprov saknas. Åtgärdas genom att förbättra rutinen för avslut av anställning samt att se över rutinen med namnteckningsprov. Att förtroendekänsliga poster hanteras felaktigt Att attest av kostnader för representation, kurser och konferenser attesteras av överordnad chef som inte själv deltar. Större avvikelse Deltagarlista på de olika publika arrangemangen saknas ofta. Det gör det svårt att avgöra om attestanten är överordnad och därmed blir det en större avvikelse. Genomgång med ledningsgruppen kommer att göras för att säkerställa hur detta löses framöver. Representation, kurser, konferenser Att otillbörliga kostnader för representation, kurser och konferenser belastar kommunen och att transaktionen inte dokumenteras på ett sätt som överensstämmer med svenska skattemässiga rekommendationer. Att kommunens riktlinjer för representation följs Mindre avvikelse Kontroll av 29 fakturor varav 30% innehöll fel gällande deltagare eller syfte. Till viss del beror detta på felkontering av kostnader. Avvikelse även avseende att befattning saknas vilket är en ny granskning. Utbildningar i ekonomi görs årligen inom förvaltningen. Upphandling Att otillåtna direktupphandlingar genomförs. Att kommunens riktlinjer för upphandling följs ( kr) Mindre avvikelse Ett fåtal inköp från oramade leverantörer har skett. Det avser bland annat en teaterföreställning, glass till simhallen samt förvaltningens kassasystem. Arbetet tillsammans med upphandlingsenheten fortsätter och leder till nya avtal. Att kommunens riktlinjer för upphandling följs (> ) Ingen avvikelse Finns inga inköp över kr under året. Uppföljning av internkontroll Kultur- och fritidsnämnden 6 (7)

29 Process/rutin Risker Kontrollmoment Kassarutiner Betalningsrutin för föreningar Att felaktigheter i kassahanteringen uppstår. Att kommunens föreningar hamnar i ekonomiska problem. Att kassarutiner följs Att betalningsrutinen för föreningar följs. Utfall - kontrollmoment Mindre avvikelse Mindre avvikelse Kommentar Vid genomgång av samtliga kassarutiner har mindre avvikelser hittats och åtgärdats. En övergripande brist är problemet med ensamarbete som inte möjliggör att två skriver under på kassarapporterna. Inga större avvikelser under året och rutinen har fungerat vid uppkomna händelser. Dock har inte kontroll gjorts varje månad under året vilket åtgärdas framöver. Uppföljning av internkontroll Kultur- och fritidsnämnden 7 (7)

30 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Redovisning av delegeringsärenden Beslut Godkänns och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning KFN/2018:4 Föreningskonsulent Bidragsärenden fritid / Bidragsärenden fritid avslag 157/ Bidragsärenden fritid 1-4/2018 Bidragsärenden kultur 1-2/2018 Kultur- och ungdomschef Personalärende anställning av 1 fritidsgårdschef Bibliotekschef Personalärende anställning av 1 bibliotekarie uppsökande verksamhet SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande

31 DELEGERINGSBESLUT Fritidsverksamhet beslutad av Föreningskonsulenten, för Kultur- och fritidsnämnden Datum Ärende Bidrag Belopp Beslutat av ; Sigtuna Basketbollklubb Brobygget By Night 22, 29/ MF ; Skånela IF Brobygget By Night 22, 29/ MF ;152 Arlanda Amerikanska fotbollsförening Brobygget By Night 22, 29/ MF ; Märsta IK Brobygget By Night 22, 29/ MF ; Märsta IK Samordning Brobygget By Night 7040 MF ; Märsta IK Hjälp vid Julmarknad i Valsta 1500 MF ;156 Sigtuna Märsta Gymnastikklubb Ledarutbildningsbidrag, 37 ledare MF Summa MF Beslut om avslag ; Skånela IF Ansökan om ledarutbildningsbidrag avslås. Max 930 kr/person/år. 0 MF 2018 MF 2018; Märsta IK Brobygget By Night v MF 2018; Märsta IK Brobygget By Night, samordning 7040 MF 2018;03 Arlanda Amerikanska Fotbollsförening Färdigställande av läktare MF 2018; Märsta Alliance IF Utrustning till prova på, samt till verksamhet för funktionsnedsatta MF Summa MF

32 DELEGERINGSBESLUT Kulturverksamhet beslutad av Föreningskonsulenten, för Kultur- och fritidsnämnden Datum Ärende Bidrag Belopp kr Beslutat av Husby-Ärlinghundra-Märsta Inköp av bildscanner till 2018; Hembygdsförening utställningsverksamhet 9700 MF Utrustning till utställningslokal, 2018; Märsta Kulturförening förbättra beslysning mm MF Summa MF

33 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum KFN/2018:6 14 Meddelanden Beslut Godkänns och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Beslut i kommunstyrelsen ang handlingsplan för att stärka barnets rättigheter i Sigtuna kommun samt svar på återremiss. Beslut i kommunstyrelsen ang Sigtuna kommuns sociala plan för barn Beslut i kommunfullmäktige ang Sigtuna kommuns sociala plan SIG600 SIG601 v Ordförandes sign. Justerares sign. Utdragsbestyrkande