Sammanträdesdatum

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Sammanträdets plats och tid: Betongfabriken Wenngarn, Sigtuna kl. 18:30 Gruppmöten kl 17:30 Välkomna! Lars Björling (SfS) ordförande Justering plats och tid: Justerare: (enligt turordning) Niklas Andersson (V) Kultur- och fritidskontoret, Märsta OBS! Samling kl 17:00 vid Betongfabriken för visning av Fjordhästens Rid- och körklubbs lokaler på Wenngarn. Föreningen kommer också att informera om deras verksamhet och projektet Gården som pedagogisk arena Föredragningslista Ärende Beteckning 1. Upprop 2. Justering av protokoll 3. Genomgång av föredragningslista 4. Allmänhetens frågestund 5. Hinderbana vid Hällsbo - svar på medborgarförslag KFN/2018:61 6. Önskar OCR-hinder i Valsta elljusspår - svar på medborgarförslag KFN/2018:62 7. Information KFN/2019:8 8. Verksamhetsberättelse 2018 KFN/2018:21 9. Uppföljning av internkontroll 2018 KFN/2018: Tilldelningsbeslut gällande kyrkoruinerna KFN/2019:14

2 SIG601 v KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Ärende Beteckning 11. Namnsättning av stadsdelspark och ett litet torg i Sigtuna stadsängar KFN/2019: Redovisning av delegationsärenden KFN/2019:6 13. Meddelanden KFN/2019:5

3 Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidsförvaltning Pekka Widergren Kultur- och fritidsnämnden Hinderbana vid Hällsbo svar på medborgarförslag Dnr: KFN/2018:61 Förslag till beslut Medborgarförslaget anses besvarad. Ärendebeskrivning Sigtuna kommun erbjuder invånarna goda möjligheter gällande tillgången till elljusspår, gång- och cykelvägar, plogade skridskoslingor och möjlighet att motionera i skog och natur. Men som förslagsställaren beskriver finns det anledning att se över möjligheten att komplettera utomhusmiljön med ytterligare träningsmöjligheter. Vid Prästängshallen och Ansgarsvallen i Sigtuna och på platsen för sommarens Pop Up-park mellan Tingvalla och Arlanda gymnasiet - finns populära utegym som både motionärer och föreningar nyttjar. På andra ställen erbjuder vi andra modeller av utegym och redskap, men det saknas sådan vid våra elljusspår. Det är något som ofta efterfrågas av invånare som hör av sig till förvaltningen. Inför kommande års planering är det lämpligt att se över möjligheten att utrusta någon eller några av elljusspåren med träningsredskap likt det förslagsställaren beskriver. Det är väl i linje med de behov som andra invånare för fram. Hällsbospåret kan vara en lämplig placering. Placering, utformning, service och underhåll för driften för en eventuell sådan anläggning behöver utredas, men bedöms rymmas inom ramen för den ordinarie hanteringen av idrotts- och fritidsanläggningar. Barnrättsperspektivet Uppförande och förverkligande av det förslagsställarna beskriver är positivt för alla invånare som önskar ta del av sådana träningsmöjligheter, ung som gammal. Det bör ses som positivt för såväl barn, ungdomar och vuxna. Ekonomiska konsekvenser Beroende på storlek och omfattning uppstår kostnader, utöver kostnaden för inköp och installation av utrustningen, uppstår kostnader för drift och underhåll av utrustningen. Daglig drift och underhåll bedöms rymmas inom den ordinarie hanteringen av idrotts- och fritidsanläggningar. Livslängden för utrustningen bör vara mellan år. Därefter krävs en reinvestering för att anläggningen ska fungera.

4 Datum (2) Delgivning Kommunfullmäktige Förslagsställaren Beslutsunderlag Medborgarförslag Pekka Widergren Handläggare Lars Palmér Förvaltningschef

5 Gemensam Registrator Från: Kontaktcenter Skickat: den 20 september :51 Till: Gemensam Registrator Ämne: VB: medborgarforslag [2018KC84443] Bifogade filer: image0.png; image1.png Från: Skickat: den 20 september :08 Till: Gemensam Sigtunakommun Ämne: medborgarforslag Medborgarforslag: Hej, Vi har varit i Runby spåret och sprungit den nya hinderbanan som de har på plats där. Vi skulle vilja att en liknande byggs längs 2,5 km spåret i Hällsboslingan. Detta ligger helt i linje med hälsoprofil som Sigtuna kommun har samt att det ytterligare förädlar den nya stadsdelen och cementera Hällsbo som ett motionscentrum för hela staden, där finns allt! Vi är gärna med och hjälper till med det som vi kan! Väsby kommun har precis byggt sin så där finns färsk information att inhämta både vad det gäller ekonomi samt erfarenheter! Vänligen och förhoppningsfullt NN och NN 1

6 Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidsförvaltning Pekka Widergren Kultur- och fritidsnämnden Önskar OCR-hinder i Valsta elljusspår svar på medborgarförslag Dnr: KFN/2018:62 Förslag till beslut Medborgarförslaget anses besvarad. Ärendebeskrivning Sigtuna kommun erbjuder invånarna goda möjligheter gällande tillgången till elljusspår, gång- och cykelvägar, plogade skridskoslingor och möjlighet att motionera i skog och natur. Men som förslagsställaren beskriver finns det anledning att se över möjligheten att komplettera utomhusmiljön med ytterligare träningsmöjligheter. Vid Prästängshallen och Ansgarsvallen i Sigtuna och på platsen för sommarens Pop Up-park mellan Tingvalla och Arlanda gymnasiet - finns populära utegym som både motionärer och föreningar nyttjar. På andra ställen erbjuder vi andra modeller av utegym och redskap, men det saknas sådan vid våra elljusspår. Det är något som ofta efterfrågas av invånare som hör av sig till förvaltningen. Inför kommande års planering är det lämpligt att se över möjligheten att utrusta någon eller några av elljusspåren med träningsredskap likt det förslagsställaren beskriver. Det är väl i linje med de behov som andra invånare för fram. Valsta elljusspår kan vara en lämplig plats, slingan runt Midgårdsvallen eller någon annan plats likaså. Placering, utformning, service och underhåll för driften för en eventuell sådan anläggning behöver utredas, men bedöms rymmas inom ramen för den ordinarie hanteringen av idrotts- och fritidsanläggningar. Barnrättsperspektivet Uppförande och förverkligande av det förslagsställaren beskriver är positivt för alla invånare som önskar ta del av sådana träningsmöjligheter, ung som gammal. Det bör ses som positivt för såväl barn, ungdomar och vuxna. Ekonomiska konsekvenser Beroende på storlek och omfattning uppstår kostnader, utöver kostnaden för inköp och installation av utrustningen, uppstår kostnader för drift och underhåll av utrustningen. Daglig drift och underhåll bedöms rymmas inom den ordinarie hanteringen av idrotts- och fritidsanläggningar. Livslängden för utrustningen bör vara mellan år. Därefter krävs en reinvestering för att anläggningen ska fungera.

7 Datum (2) Delgivning Kommunfullmäktige Förslagsställaren Beslutsunderlag Medborgarförslag Pekka Widergren Handläggare Lars Palmér Förvaltningschef

8 Gemensam Registrator Från: Kontaktcenter Skickat: den 28 september :31 Till: Gemensam Registrator Ämne: VB: medborgarforslag [2018KC87295] Bifogade filer: image0.png; image1.png; medborgarforslag.pdf Hej, Vidarebefordrar för kännedom! Vänliga hälsningar Rami Ali Kommunvägledare Kontaktcenter När du skickar e-post till Sigtuna kommun delar du med dig av en personuppgift; din e-postadress och kanske fler personuppgifter i själva e-postinnehållet. På Sigtuna.se hittar du information om hur Sigtuna kommun behandlar personuppgifter. Från: medborgarforslag@sigtuna.se Skickat: den 27 september :55 Till: Gemensam Sigtunakommun <sigtuna.kommun@sigtuna.se> Ämne: medborgarforslag Medborgarforslag: Jag vill att vi köper in OCR-hinder och sätter upp i Valsta elljusspår. Man sätter upp flera singelhinder, som tex balansgång, över under hinder, nätvägg, dipsgång. Sedan även en rigg med där man kan träna armgång, greppstyrka, ringgång. I Runby spåret i upplands väsby har dom en sådan bana, den är välanvänd. OCR är en idrott som jobbar på att få komma med i svenska idrottsförbundet, det är en otroligt braträningsform för alla åldrar. I kommunen har vi flera framgångsrika OCR idrottare, bla NN som tävlar i EM och VM. Hoppas att ni finner detta bra och viktigt. Mvh 1

9 Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidsförvaltningen Sinikka Julin Kultur- och fritidsnämnden Information Dnr: KFN/2019:8 Lars Palmér informerar om status för uppdragen 2019 (10 min) Theresia Bergmark informerar om medborgarenkäten (10 min) Monica Fries informerar om Trygg idrott för alla (10 min) Monica Fries informerar om stipendier/priser (10 min)

10 Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidsförvaltningen Theresia Bergmark Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetsberättelse 2018 Dnr: KFN/2018:21 Förslag till beslut Godkänna upprättad verksamhetsberättelse för Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram en verksamhetsberättelse för 2018 innehållande uppföljning av ekonomi, personal och mål. Ekonomiska konsekvenser Verksamheten har bedrivits med ett överskott under 2018 och det innebär en positiv ekonomisk konsekvens för kommunen. Delgivning Kommunledningskontoret Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse 2018 Theresia Bergmark Handläggare Lars Palmér Förvaltningschef

11 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2018 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN

12 Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 2 (20)

13 Innehållsförteckning Inledning... 4 Sammanfattande analys... 5 Redovisning av mål och resultat... 6 KF Mål 3: Kommunen ska leverera tjänster av hög kvalitet till låg kostnad... 6 KF Mål 4 för ekonomisk hållbarhet: Sigtuna kommuns verksamhet ska vila på en långsiktig och stabil ekonomisk grund KF Mål 5 för ekologisk hållbarhet: I Sigtuna kommun ska det vara naturligt och möjligt för alla att leva och agera miljömedvetet KF Mål 6 för social hållbarhet: I Sigtuna kommun ska alla ha likvärdiga och goda möjligheter att forma och leva ett bra liv KF Mål 7 för demokratisk hållbarhet: I Sigtuna kommun ska alla ha goda möjligheter att delta aktivt i samhällslivet KF Mål 8: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare Redovisning av uppdrag Personalekonomisk redovisning Anställda Sjukfrånvaro Personalförsörjning Ekonomiskt utfall Driftsredovisning Analys av driftsredovisning Investeringsredovisning Kommentar till investeringsredovisningen Upphandling Övrigt...20 Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 3 (20)

14 Inledning Ordförande: Lars Björling (SfS) Förvaltningschef: Lars Palmér Kultur- och fritidsnämndens uppgift är att främja kultur- och fritidsverksamhet i kommunen. Genom ett nära samarbete med föreningar, organisationer och kulturarbetare ska nämnden stimulera och stödja det arbete som bedrivs. Nämnden strävar efter att underlätta för alla att nyttja och delta i de verksamheter, som arrangeras inom ramen för nämndens olika områden. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för verksamhet i egen regi och för stöd till föreningar och annan kultur- och fritidsverksamhet i kommunen. Nämnden bedriver verksamhet inom följande områden: Allmän kulturverksamhet Bibliotek Fritidsgårds- och fältverksamhet Sigtuna Museum & Art Allmän fritidsverksamhet Idrotts- och fritidsanläggningar Sim- och badverksamhet Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 4 (20)

15 Sammanfattande analys Kultur- och fritidsnämnden har för året en god måluppfyllelse, lägre sjukfrånvaro än övriga kommunen (dock högre sjukfrånvaro än föregående år) och ett ekonomiskt överskott. De uppdragen som gavs inför 2018 anses alla som avslutade. De avvikelser i måluppfyllelsen som finns beror till viss del på den höga sjukfrånvaron inom vissa verksamheter. Sjukskrivningar är en förklaring till de låga besökssiffrorna inom Ung i Sigtuna som ger den höga nettokostnaden per besökare. Det ekonomiska överskottet har samtidigt lett till en låg nettokostnad för simhallen. Vädret är en annan faktor som har påverkat nämndens verksamheter. Den varma sommaren gav höga intäkter och minskad energiförbrukning för badet, men högre energiförbrukning på ishallen. Energiförbrukning för konstgräset blev högre än planerat till följd av den kalla vintern. Den externa finansieringen har möjliggjort ett stort antal aktiviteter och ett ökat utbud framför allt riktat till barn och ungdomar. Stängningarna av Sigtuna Fritidscenter och Mimers källa under året har påverkat besökssiffrorna negativt. Åtgärder för att förbättra den ansträngda arbetsmiljön inom framför allt Ung i Sigtuna och biblioteksverksamheten kommer att genomföras nästkommande år. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 5 (20)

16 Redovisning av mål och resultat KF Mål 3: Kommunen ska leverera tjänster av hög kvalitet till låg kostnad Kultur- och fritidsnämnden ska leverera verksamheter av hög kvalitet till låg kostnad. Analys av måluppfyllelse Nämndens verksamheter ska inte bara vara kostnadseffektiva utan även vara av hög kvalitet. Kvaliteten mäts årligen i nämndens interna kundundersökning. Den genomfördes på sju anläggningar med ca 100 stycken svar per anläggning. Det positiva resultatet kommer att presenteras framöver. Kommentarer som kommit in från besökarna används för att utveckla verksamheterna. Städningen i egen regi med fokus på hela och rena anläggningar pågår med få avvikelser. Under året genomförde förvaltningen ett byte av lokalbokningssystem. Övergången till det nya systemet har fungerat men det förekom under en period kraftiga driftstörningar beroende på problem i ett sedan tidigare integrerat låssystem. Arbetet med att hitta extern finansiering har intensifierats och i år är bland annat dessa projekt igång i verksamheten; ruinprojektet med medel från Länsstyrelsen och Svenska kyrkan, Human Library på biblioteket som finansieras av Länsstyrelsen, Skapande skola och Stärkta bibliotek med medel från Kulturrådet och Skolbiovisningar finansierade av Svenska Filminstitutet. Kommunens insats, den externa finansieringen och innovativa samarbeten har gjort det möjligt att rädda kyrkoruinen St. Olof i sitt nuvarande skick. Ett flertal samarbeten med bland annat studieförbund har bidragit till kvalitativa arrangemang i Kulturlänken. Även inom programverksamheten leder samarbeten med produktionsbolag till föreställningar av hög kvalitet. Statliga medel för olika lovverksamhet har rekvirerats och använts inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter genom till exempel gratis inträde på simhallen samt barn- och ungdomsveckan The Week. Pop-up parken är ett annat exempel där verksamheterna i samarbete med andra förvaltningar och med näringslivet har genomfört olika aktiviteter. Även under höst- och jullov pågick aktiviteter i de olika verksamheterna. Slutsatsen är att målet är uppfyllt. Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Kundernas nöjdhet enligt intern kundundersökning. Antal avvikelser kring kvalitén för städningen i egen regi. 92 % 95 % 95 % 95 % Antal bokade timmar i sporthallarna Antal insatser som genomförs med extern finansiering Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 6 (20)

17 KF Mål 4 för ekonomisk hållbarhet: Sigtuna kommuns verksamhet ska vila på en långsiktig och stabil ekonomisk grund. Kultur- och fritidsnämndens verksamhet är långsiktigt effektivt organiserad. Analys av måluppfyllelse Midgårdsbadet har haft högre besöksstatistik än något tidigare år vilket till viss del beror på att Sigtuna Fritidscenter har varit stängt. Den varma sommaren innebar också en kraftig ökning av besökare. Detta leder till en låg nettokostnad per besök. Bristande rutiner kring mätningen av andel färdiga planer och hel utrustning gör att det inte finns något tillförlitligt utfall för året. Ett digitalt arbetsordersystem kommer att införas under nästkommande år och gör bättre mätning möjlig. Under året har löpande kommunikation med användarna av våra anläggningar genomförts. Resultatet (upplevelsen) från dem är att kvaliteten har höjts jämfört med tidigare år. Sigtuna Fritidscenter var planerat att öppnas under senare delen av sommaren men byggandet blev försenat, varvid en öppning av anläggningen har skett i januari Förseningen fick konsekvenser både för ekonomi och för förvaltningens totala antal besökare. Den ekonomiska konsekvensen har hanterats inom nämndens ram. Till följd av den varma sommaren var publiksiffrorna på Sigtuna museum lägre än normalt. Dock uppnår verksamheten samma höga siffra på besökare som Detta beror troligtvis på en ökad satsning på butiksinnehåll och på förstärkt medverkan i julaktiviteter med Rådhuset och museet. Totalt en ökning av antal besökare jämfört med tidigare år trots att flera anläggningar har varit stängda. Den höga nettokostnaden per besökare inom Ung i Sigtuna beror på låga besökssiffror. Hög sjukfrånvaro har lett till tillfälliga stängningar, ombyggnationen av Ungdomens hus har begränsat öppethållandet och fältverksamheten har utökats med två tjänster (besökssiffror för den verksamheten går inte att redovisa). Ombyggnationen har slutförts och insatser för att förbättra arbetsmiljön är igångsatta vilket ger förutsättningar för bättre besökssiffror. Konsthall Märsta fick mycket uppmärksamhet under första delen av året. Detta bland annat på grund av stängningen som genomfördes vid halvåret. Annan uppmärksamhet kommer av Atlasprojektet, en arkeologisk DNA undersökning på mänskliga kvarlevor. Flera av individerna är hämtade ur Sigtuna Museum & Arts samlingar. Veckans fynd är en stor framgång på sociala medier efter en kontinuerlig satsning under sex års tid. Uppsökande biblioteksverksamhet har genomförts i Valsta området under året. Tillsammans med Valsta utveckling har ett antal aktiviteter också genomförts i området. Under början av 2019 öppnar Mimers källa sin verksamhet igen. Slutsatsen är att målet endast är delvis uppfyllt på grund av att hel utrustning och färdiga anläggningar inte går att redovisa samt att nettokostnaden för Ung i Sigtuna är hög. Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Nettokostnad per besök för bad och simanläggningar Andel färdiga anläggningar och hel utrustning - fotbollsplaner och Pinbackshallen Antal besökare i simskolor Antal besökare totalt på mätbara anläggningar. Nettokostnad per besökare för fritidsgårdsverksamheten Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 7 (20)

18 Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Nettokostnad per besök på Sigtuna museum & Art. Antal gånger som verksamheten inom Sigtuna museum & Art uppmärksammas i nationell media. Antal avvikelser kring kvalitén för städningen i egen regi Kostnad per boklån Förväntat utfall per delår 2 för nettokostnad gällande bad var 70 samt nettokostnad för fritidsgårdsverksamheten 600. KF Mål 5 för ekologisk hållbarhet: I Sigtuna kommun ska det vara naturligt och möjligt för alla att leva och agera miljömedvetet. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter informerar, utbildar och arbetar för att personal och besökare ska kunna agera miljömedvetet. Analys av måluppfyllelse På de anläggningar där förvaltningen mäter antal megawattimmar går personalen manuellt in och styr för att minimera energianvändningen. Beroende på den långdragna vintern hamnar utfallet för konstgräset över förväntat värde för På grund av den varma sommaren har förbrukningen av fjärrvärmen till Midgårdsbadets utebad varit lägre än förväntat. Förvaltningens drifttekniker agerar som en länk mellan vår egen organisation, Komfast och olika leverantörer för att effektivisera driften. Antalet driftsstopp och kostsamma problem som följer med det har minskat markant. Åtgärder har vidtagits för att förbättra driftsäkerheten, dels genom uppdaterade rutiner samt genom hjälp och stöd för externa leverantörer att följa avtal och leverera rätt tjänster. Andelen ekologiska livsmedel ökar till följd av ett kontinuerligt arbete med att utöka utbudet. Övergripande tema för läsårets 2017/18 Skapande skola var Hållbar framtid och en rad aktiviteter genomfördes inom ramen för detta. Sigtuna bibliotek har genomfört en familjelördag med tema trädgård och odling. Vid tillfället för uppstarten, och första veckorna av driften i ishallen, var det fortfarande ett mycket varmt sommarväder. Det krävdes då mer energi för att tillverka is men nivån ligger ändå enligt plan för helår. Slutsatsen är att målet är uppfyllt. Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Antal megawattimmar på Midgårdsvallens konstgräs. Antal megawattimmar på Midgårdsbadets utebad Andel ekologiska livsmedel inom hela verksamheten Antal informationsinsatser med tema kring miljö inom kulturverksamheten Antal megawattimmar på Pinbackshallarna under ordinarie drift ,6 % 7,7 % 13 % 8 % Förväntat utfall i delår 2 för megawattimmar på konstgräs var 632 och för utebad 654. Andelen ekologiska livsmedel hade ett förväntat utfall på 12%. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 8 (20)

19 KF Mål 6 för social hållbarhet: I Sigtuna kommun ska alla ha likvärdiga och goda möjligheter att forma och leva ett bra liv. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska ge alla invånare goda möjligheter att delta i ett tillgängligt och variationsrikt utbud av aktiviteter. Analys av måluppfyllelse Resultatet av SCB:s mätningar kom i slutet av året. Det syns en nedgång både inom idrott och kultur. De aktiviteter som förvaltningen hade planerat under året är genomförda. Kultur- och ungdomsverksamheten har påbörjat ett förändringsarbete som syftar till att öka tillgängligheten i verksamheterna. Inom Skapande skola har ett lyckat teaterprojekt genomförts för hela grundsärskolan och tillgängligheten för äldre har förbättrats genom konceptet lunch och gemenskap för seniorer. Inom nämndens verksamheter nås en rad skolklasser av varierande kulturupplevelser, både genom Skapande skola projektet och i egen regi. Samarbetet med olika delar av skolan är gott och antalet skolklasser som besöker våra verksamheter ökar ständigt. Indikatorn att mäta andelen skolklasser har dock visat sig svår att genomföra. Indikatorn är därför borttagen inför Sociala insatser av föreningar har möjliggjorts genom det extra statliga medel som tilldelats Sigtuna kommun. Nämnden har i samarbete med föreningslivet kunnat erbjuda gratis aktiviteter för barn under skolloven. Exempel är sportlovet där fem föreningar erbjöd gratis prova på-aktiviteter i Vikingahallen samt Pop-up parken där föreningar och kommunala verksamheter tillsammans anordnade aktiviteter under sex veckor i sommar. Några föreningar har också erbjudit verksamhet ute på sina ordinarie anläggningar: exempel är Sigtuna Basketbollklubb i Steningehöjden, Märsta IK i Valsta sporthall, Sigtunabygdens Ryttarförening i Helgestabodarna, Märsta Ridklubb i Rävsta och Sigtuna Alpina i Humbacken. Utbetalningar har gjorts till föreningarna för att öka deras intäkter eller arvodera sina ledare för timmar. Undersökningar kring effekten av de insatser som nämnden gör för att skapa social hållbarhet har genomförts, exempelvis i form av dialog med deltagare inom Human Library, gårdsrådet på Valsta fritidsgård samt genom att besökarna på soppluncherna i Kulturlänken har tillfrågats. Dessa undersökningar visar på att verksamheterna har haft betydelse för besökarnas välmående samt ökat delaktigheten. En enklare enkätundersökning har också genomförts för att på ett systematiskt sätt försöka få en likvärdig bild av den sociala hållbarheten. Undersökningen visar på att besökarna mår bra i verksamheten och kan rekommendera den till andra. Något lägre siffror kring om de lär sig nya saker. Arbetet med att kunna mäta och värdera besökarnas upplevelser fortsätter framöver. Inom Ung i Sigtuna vill verksamheten prioritera ungas delaktighet och lärande genom kulturuttryck. Det arbetet syftar till ungas egen organisering i slutändan, och ingår i den långsiktiga processen med omorganisationen. Inom verksamheten genomfördes bland annat Feel the Streets. Slutsatsen är att målet är uppfyllt. Trots sjunkande siffror för SCBs index så visar nämndens egna mätningar på ett tillgängligt och variationsrikt utbud av aktiviteter. Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Invånarnas nöjdhet enligt SCB:s nöjd medborgarindex (NMI) med idrott och motionsanläggningar Invånarnas nöjdhet enligt SCB:s nöjd medborgarindex (NMI) med kulturverksamheten Andel skolklasser som deltar i en kulturupplevelse via skolan i kultur- och fritidsverksamheten. Kundernas nöjdhet enligt intern kundundersökning. 92 % 95 % 95 % 95 % Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 9 (20)

20 Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Antal föreningsinsatser som syftar till att stärka den sociala hållbarheten. Antal aktiviteter inom biblioteksverksamheten. Antal besök på de biografer där Kulturoch fritidsnämnden är hyresvärd. Antal mätningar för att se effekten av gjorda insatser gällande social hållbarhet inom nämndens verksamheter. Resultatet av genomförda mätningar gällande social hållbarhet (index) Antal aktiviteter arrangerade av ungdomar inom Ung i Sigtuna % 125 Förväntat utfall vid delår 2 för antal föreningsinsatser var 230. KF Mål 7 för demokratisk hållbarhet: I Sigtuna kommun ska alla ha goda möjligheter att delta aktivt i samhällslivet. Inom Kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska alla ha goda möjligheter att påverka och delta aktivt. Analys av måluppfyllelse Brobygget har genomfört olika aktiviteter under hela året både i Vikingahallen och Sigtuna Fritidscenter. Olika ungdomsgrupper möts på en neutral arena och tillsammans med föreningar och deras unga ledare skapas en miljö som bedöms verka lugnande och lärande. Antal föreningar som deltar i Brobygget har minskat till följd av att verksamheten just nu lockar mest äldre barn som själva vill utforma sina kvällar. Den årliga föreningsgalan genomfördes i april. Omkring 50 föreningar var representerade då priser och stipendier delades ut. I samarbete med Upplands idrottsförbund och Rädda barnen har förvaltningen påbörjat ett utbildningsarbete tillsammans med föreningarna under parollen "Idrott för alla". Mätningen av antal aktiviteter som syftar till mångfald och demokrati har ändrats under året med anledning av att indikatorn är svår att definiera. Verksamheten arbetar vidare under kommande år med att klargöra syftet med indikatorn. Genom Human Library hittar nyanlända till biblioteket, alla skolbarn får kulturupplevelser genom Skapande skola projektet och kulturträffar arrangeras för seniorer i samarbete med Äldre- och omsorgsförvaltningen. Inom Human Library har en rad aktiviteter genomförts som syftar till integration som till exempel språkkafé, läxläsning och matlagning. Inom scenkonsten och barnkulturen har temat vid flera tillfällen varit de nationella minoriteterna. Antal besökande barn inom Sigtuna Museum & Art har minskat något vilket beror på stängningen av Konsthall Märsta. Verksamheten har arbetat med att hitta och pröva alternativa platser i Märsta och Valsta för att locka barn från hela kommunen. Antal interaktiva aktiviteter inom Sigtuna Museum & Art har legat högt även i år. Detta till följd av ett ökat intresse för konsthallens verksamhet från skolorna samt för museets nya tillägg i utställningen. Antalet interaktiva insatser har under de senaste åren legat för högt och verksamheten arbetar med att ta reda på vad som är lagom många. Det handlar om att göra bra insatser och samtidigt ha kraft att marknadsföra insatserna tillräckligt. Insatserna för att öka valdeltagandet har inte genomförts i den utsträckning det var planerat. Det beror delvis på att samarbetena kring Pop-up parken prioriterades istället samt på dålig framförhållning för att få fram programverksamhet innan valet. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 10 (20)

21 Förvaltningen har genomfört aktiviteter där invånarna har varit delaktiga som till exempel rundabordssamtal kring museets utvecklingsplan och biblioteksplanen samt dialoger inför öppnandet av Sigtuna Fritidscenter kring öppettider och verksamhetens utformning. Andelen tjejer på fritidsgården har inte ändrats i någon större omfattning. Under året har aktiviteter genomförts med syfte att öka andelen genom till exempel tjejkvällar i Ungdomens hus och gårdsråd i Valsta. Omorganisationen inom Ung i Sigtuna och framtagandet av en plan för att öka tillgängligheten har till syfte ge fler ungdomar goda möjligheter att påverka och delta aktivt i verksamhetens utformning. Detta arbete fortsätter verksamheten med under Slutsatsen är att målet är uppfyllt bland annat till följd av den mängd aktiviteter där invånarna påverkar innehållet. Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Antal föreningar i Brobygget Antal riktade program och insatser mot föreningslivet. Antal aktiviteter som möjliggör för mångfald och demokrati inom kultur- och ungdomsverksamheten Antal besökande barn inom Sigtuna museum & Art Antal interaktiva aktiviteter inom Sigtuna museum & Art Avvikelse från jämn könsfördelning i den utåtriktade verksamheten inom Sigtuna museum & Art Antal insatser inom förvaltningen i syfte att öka valdeltagandet. Antal tillfällen då invånarna har deltagit aktivt i utformandet av verksamheterna Avvikelse från jämn könsfördelning inom Ung i Sigtuna % 5 % 7 % 0 % % 31 % 30 % 25 % Förväntat utfall vid delår 2 för antal föreningar i Brobygget var 9, antal besökande barn , antal interaktiva aktiviteter 150 och insatser för att öka valdeltagandet var 1. KF Mål 8: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska vara attraktiva arbetsgivare. Analys av måluppfyllelse Variationerna både i personalomsättning och i sjukfrånvaro påverkas i stor grad av bara några enstaka personer. Omorganisationen inom Ung i Sigtuna är en förklaring till en hög sjukfrånvaro inom den verksamheten. En målfolder har getts ut till samtliga medarbetare för att öka delaktighet och medvetenhet om förvaltningens gemensamma mål. Under våren hölls också värdegrundsdag för alla medarbetare medan höstens dag fick prioriteras bort. Kultur- och ungdomsverksamheten har under året genomfört planeringsdagar med tema mångfald, tillgänglighet, inkludering, kränkande särbehandling, diskriminering och trakasserier. Inom gruppen fritidsvaktmästare har det under året genomförts en rad olika förändringar som till exempel tydligare rutiner, arbetsformer och fördelning av bemanning. Utbildningar har genomförts och fler finns inplanerade. Syftet är att höja kvaliteten på arbetet och insatserna har gett en positiv effekt. Uppdrag har utförts med högre kompetens och kvalitet än tidigare och personalgruppen har utvecklats Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 11 (20)

22 som grupp och individer. Upplevelsen av medskapande medarbetare mäts varje fredag inom Sigtuna Museum & Art i ett digitalt frågeformulär. Detta har gjorts under flera år och med denna statistik säkras att avvikelserna blir identifierade och analyserade tillsammans i arbetsgruppen. Medarbetarenkäten visar på att förvaltningen behöver analysera och arbeta med resultatet. Indikatorerna kring upplevelsen att vara stolt över att arbeta på Sigtuna kommun samt med nöjdheten med samarbeten inom förvaltningen är utvecklingsområden. Frågorna är dock inte helt jämförbara med tidigare år. Upplevelsen av medskapande medarbetare är hög och ledarskapet får också bra resultat. Verksamheterna arbetar vidare med uppföljning av enkäten under Slutsatsen är att målet delvis är uppfyllt. Trots förbättringar inom vissa verksamheter så finns det utmaningar kvar inom förvaltningen. Indikator Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Förväntat utfall VP 2018 Personalomsättning 19% 7,6% 10% Korttidssjukfrånvaro 2,24 % 2,27 % 2,94 % 2 % Långtidssjukfrånvaro 4,17 % 3,14 % 2,7 % 3 % Antal interna förvaltningsövergripande aktiviteter Andel av personalen som är stolt över att arbeta på Sigtuna kommun Upplevd nöjdhet hos personalen kring samarbeten inom förvaltningen. Mäta upplevelsen av medskapande medarbetare för hela förvaltningen Förväntat utfall vid delår 2 för korttidssjukfrånvaron var 3%. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 12 (20)

23 Redovisning av uppdrag Uppdrag 1 Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att avveckla Konsthall Märsta senast 1 juli 2018 i syfte att göra om lokalerna till en träffpunkt för äldre. Konsthall Märsta drivs i dag helt i kommunal regi. För att en kommunal konsthall ska ges tillräckliga resurser och kunna presentera adekvata utställningar krävs en storlek på kommunen som Sigtuna inte motsvarar. Konsthallen avvecklas därför och utställningsverksamheten förs över till ideella föreningar. Avslutad Kommentar Avvecklingen av Konsthallen är klar och uppdraget avslutades i delårsrapporteringen i augusti. Uppdrag 2 Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att utöka den framgångsrika verksamheten med fältarbete med ytterligare två fältarbetare. Avslutad Kommentar De nya fältarbetarna är på plats och arbetet med att organisera och utveckla verksamheten är i full gång. Uppdraget anses där med som avslutat. Uppdrag 3 Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att fortsätta utveckla Sigtuna museum och dess verksamhet (inkl. föremålsarkivet) i enlighet med den strategiska utvecklingsplanen. Planen ska revideras 2018 och fokus ska fortsatt ligga på det kulturhistoriska och arkeologiska arvet som bas för verksamheten Avslutad Kommentar Planen är reviderad och antagen enhälligt på kultur- och fritidsnämnden den 10 april Uppdraget att utveckla Sigtuna museum är en pågående process. Den strategiska utvecklingsplanen är ett viktigt och långsiktigt hållbart verktyg. Uppdrag 4 Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att genomföra en utredning om museets framtida driftsform och finansiering där en kombination av statligt stöd, sponsorbidrag, stiftelse och kommunala medel värderas. För att öka museets attraktionskraft ska förslag till utbyggnad av museet ingå i utredningen. Extern finansiering av en eventuell utbyggnad ska värderas. Samarbete med andra kulturinstitutioner, såväl inom som utanför kommunen ska också ingå i utredningen. Avslutad Kommentar Arbetet har till viss del påbörjats under 2018 men ett likartat uppdrag (Uppdrag 3 Mål och Budget ) har getts till nämnden inför 2019 inom vilket fortsatt arbete kommer att genomföras och rapporteras. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 13 (20)

24 Uppdrag 5 Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att bedriva verksamheter som främjar integration och trygghet, till exempel Brobygget, i fler kommundelar. Avslutad Kommentar Brobygget har beviljats medel och aktiviteterna har genomförts i både Vikingahallen och i Sigtuna Fritidscenter på fredags- och lördagskvällar. Inom Ung i Sigtuna arbetas det med en omorganisation där tillgänglighet, inkludering och trygghet genomsyrar verksamheten. Den pedagogiska delen som tidigare fanns på Konsthall Märsta ska nu bedrivas på annan plats, vilket ger möjlighet att finnas tillgängliga i både lämplig lokal i Valsta och Märsta bibliotek samt i Sigtuna Museum. Arbetet med integration och trygghet är ständigt pågående och kan alltid utvecklas vidare. Ett likalydande uppdrag (Uppdrag 4 i Mål och Budget ) gavs nämnden inför 2019 inom vilket fortsatt arbete kommer att genomföras och rapporteras. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 14 (20)

25 Personalekonomisk redovisning Anställda Antal årsarbetare efter kön och ålder Kön och ålder Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec 2017 Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec 2018 Fördelning av årsarbetare efter kön och ålder i förvaltningen per 31 dec 2018 (%) Fördelning av årsarbetare efter kön och ålder i kommunen per 31 dec 2018 (%) Kvinnor % 79% Män % 21% Totalt % 100% <29 år % 13% år % 49% >50 år % 38% Antal årsarbetare efter kön och anställningsform Kön Anställningsform Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec 2017 Antal anställda årsarbetare i förvaltningen per 31 dec 2018 Fördelningen efter kön och anställningsform i förvaltningen per 31 dec 2018 (%) Fördelningen efter kön och anställningsform i kommunen per 31 dec 2018 (%) Kvinnor Tillsvidare % 86% Visstid % 14% Män Tillsvidare % 89% Visstid 2 0 0% 11% Alla anställda Tillsvidare % 89% Visstid % 11% Totalt % 100% Analys av anställda årsarbetare Antalet anställda har minskat något och detta har lett till vissa förändringar. Könsfördelningen har blivit jämnare då minskningen till största del är kvinnor, andelen äldre har ökat och visstidsanställningar har minskat något. Verksamheten har en jämnare könsfördelning än övriga kommunen men det är fler kvinnor som har visstidsanställning än män. Minskningen av antal anställda beror på att inkluderingsprojektet avslutades under 2017 samt att förvaltningens bostadssociala arbete har avslutats. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 15 (20)

26 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro uppdelat på korttids-, långtids- och övrig sjukfrånvaro (som andel av sammanlagd ordinarie arbetstid) Total sjukfrånvaro (som andel av sammanlagd ordinarie arbetstid) månad för månad Total sjukfrånvaro (som andel av sammanlagd ordinarie arbetstid) efter kön Kön Sjukfrånvaro (%) förvaltningen 2017 Sjukfrånvaro (%) förvaltningen 2018 Sjukfrånvaro (%) kommunen 2018 Kvinnor 8,2% 9,4% 8,5% Män 2,7% 5,2% 6,1% Totalt 6,0% 7,6% 7,9% Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 16 (20)

27 Total sjukfrånvaro (som andel av sammanlagd ordinarie arbetstid) efter ålder Ålder Sjukfrånvaro (%) förvaltningen 2017 Sjukfrånvaro (%) förvaltningen 2018 Sjukfrånvaro (%) kommunen år och yngre 7,9% 9,1% 7,9% år 6,5% 8,3% 7,9% 50 år och äldre 4,8% 6,5% 8,0% Total 6,0% 7,6% 7,9% Analys av sjukfrånvaron Nämndens sjukfrånvaro ligger högt jämfört med tidigare period men lägre än kommunen i övrigt. Sjukfrånvaron är högst bland kvinnor och bland yngre medarbetare. Utvecklingen av sjukfrånvaron under senare delen av året har varit oroväckande. En förklaring är ovanligt hög sjukfrånvaro bland chefer. Utmaningen med hög sjukfrånvaro är specifik för vissa verksamheter och inte ett förvaltningsövergripande problem. Förvaltningen angriper därför frånvaroproblematiken på verksamhetsnivå. Strategiska insatser Inom Ung i Sigtuna och biblioteksverksamheten är sjukfrånvaron fortsatt hög. Förbättringar i arbetsmiljön har genomförts på bland annat Ungdomens hus. Arbetsmiljön på Mimers källa har också analyserats och förbättringar av ventilationen har genomförts. Förvaltningen arbetar vidare med att förbättra arbetsmiljön för både chefer och medarbetare. I detta arbete används exempelvis chefscoachning på individnivå samt stöd av Previa. Personalförsörjning Analys av personalförsörjningen Personalomsättningen för 2018 är 7,6%. Detta är sänkning jämfört med de 19% som nämnden hade föregående år och ligger inom marginalen för vad som anser vara en sund personalomsättning. Inom nämnden har några verksamheter en för hög personalomsättning vilket leder till vissa problem medan andra har en för låg omsättning och det ger andra utmaningar. Olikheter i anställningstid berikar verksamhetens effektivitet och det behövs lagom många som stannar länge och lagom många som kommer och går. Nämnden har vissa yrkesgrupper där det är svårt att hitta personal med rätt kompetens så som inom biblioteks- och fältverksamheten. Biblioteksverksamheten sticker ut med en allt för hög personalomsättning. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 17 (20)

28 Ekonomiskt utfall Driftsredovisning Driftsredovisning Utfall 2017 Budget 2018 Utfall 2018 Avvikelse Utfall Verksamhet Netto Kostnader Intäkter Netto Kostnader Intäkter Netto Procent Nämndsverksamhet % Administration % Allmän kulturverksamhet % Ung i Sigtuna % Sigtuna Museum & Art % Biblioteksverksamhet % Allmän fritidsverksamhet % Idrott o fritidsanläggn % Sim- och sporthallar % Summa % Analys av driftsredovisning Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott på kr vilket framför allt beror på höga intäkter. Inom administrationen ligger kostnader för en löneuppgörelse som slutfördes under året vilket förklara överskridandet. Allmän kulturverksamhet och biblioteksverksamheten har underskott till följd av inköp, av bland annat datorer, som gjordes under slutet av året. Detta var möjligt på grund av överskott inom andra verksamheter. Ung i Sigtuna ligger under riktpunkt, 93% eftersom verksamheten hade vakanta tjänster i början på året. Allmän fritidsverksamhet ligger över riktpunkt, 119% vilket beror på en tillfällig ökning av kostnaderna för bidrag. Idrotts- och fritidsanläggningar har ett underskott till följd av prioriterade inköp samt verksamhetsnödvändiga satsningar gällande utbildning av personal. Sim- och sporthallar ligger under riktpunkt och har ett överskott på kr. Överskottet beror till störst del på de höga intäkterna som uppstod till följd av den extrema värmen under sommaren. Effektivitet inom verksamheten när det gäller bemanning och personal är också en förklaring. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 18 (20)

29 Investeringsredovisning Investeringsredovisning Budget 2018 Utfall 2018 Avvikelse Utfall Projekt Kostnader Intäkter Netto Kostnader Intäkter Netto Procent Inventarier % IT-investeringar % Summa % Kommentar till investeringsredovisningen Renoveringen av kyrkoruinen St. Olof har varit en betydande del av investeringarna under året. Här har även intäkter kommit in i form av medfinansiering från Länsstyrelsen och kyrkan. I övrigt har bland annat en lekplats på Midgårdsbadet byggts, ny teknik till Kulturum köpts in, nya bryggor införskaffats och ett konstprojekt påbörjats. Löpande pågående projekt samt förseningen av Sigtuna Fritidscenter gör också att medel inte har förbrukats under året. Upphandling Nämnden har under 2018 arbetat med upphandling ute i verksamheterna. Avtalstrohet och uppföljning av denna genomförs månatligen i enlighet med en förvaltningsövergripande rutin. Nämnden har verksamheter som köper in varor och tjänster där det konstnärliga värdet är det som bestämmer och som därför ofta avviker från avtalstrohet. Några av de större upphandlingar som har genomförts under året är friskvårdsmaskiner till Midgårdsbadet, datasystemet Museum plus samt städmaskiner. Förvaltningen har varit delaktig i upphandlingen av en ny webbleverantör för hela kommunen. Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 19 (20)

30 Övrigt Verksamhetsberättelse 2018 Kultur- och fritidsnämnden 20 (20)

31 Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidsförvaltningen Theresia Bergmark Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av internkontroll 2018 Dnr: KFN/2018:13 Förslag till beslut Godkänna upprättad uppföljning av internkontroll Ärendebeskrivning Nämnden har det yttersta ansvaret för att en fungerande internkontroll. I enlighet med nämndens internkontrollplan för 2018 har internkontroll genomförts på inom för nämnden viktiga verksamhetsområden. Ekonomiska konsekvenser Internkontrollen görs även på ekonomiska rutiner och processer vilket syftar till att minimera de ekonomiska riskerna för kommunen. Delgivning Kommunledningskontoret Beslutsunderlag Uppföljning av internkontroll 2018 Theresia Bergmark Handläggare Lars Palmér Förvaltningschef

32 UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLL 2018 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN

33 Uppföljning av internkontroll 2018 Kultur- och fritidsnämnden 2 (6)

34 Innehållsförteckning Inledning... 4 Uppföljning av nämndens internkontrollplan... 5 Styrning... 5 Externa verksamhetsprocesser... 5 Interna verksamhetsprocesser... 5 Personal... 5 Ekonomi... 6 Uppföljning av internkontroll 2018 Kultur- och fritidsnämnden 3 (6)

35 Inledning Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för intern kontroll inom det ekonomiadministrativa området. Enligt 3 har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Detta innebär att nämnden skall se till att en organisation för den interna kontrollen upprättas. Syftet med en intern kontrollplan är att: Trygga kommunens tillgångar och förhindra förluster Säkerställa att lagar och att bestämmelser mm efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar Enligt 7 i reglementet skall samtliga nämnder anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall rapporteras till nämnden ( 8). Enligt 9 skall nämnden senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet av den interna kontrollen. Den interna kontrollplanen skall löpande revideras. Vid revidering skall granskningsområden omprövas och prioritering ske med hjälp av en väsentlighets- och riskbedömning. Riskbedömningen utgår från sannolikheten för att fel uppstår, medan väsentligheten utgår från de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenser som uppstår vid fel. Uppföljning av internkontroll 2018 Kultur- och fritidsnämnden 4 (6)

36 Uppföljning av nämndens internkontrollplan Styrning Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Arbetsplaner Verksamheten arbetar med fel saker och i en felaktig riktning Att alla enheter har aktuella arbetsplaner och en fungerande måluppföljning. Ingen avvikelse Finns gällande arbetsplaner i alla verksamheterna men löpande förankring är viktig. Delegationssordningen Delegationsordningen är felaktig eller inte kommunicerad. Att delegeringsordningen är uppdaterad och är känd av alla. Ingen avvikelse Kontinuerlig genomgång och problematisering av delegationsordningen har genomförts. Delegationsbeslut anmäls inte till nämnd. Att alla delegeringsbeslut anmäls till nämnd. Mindre avvikelse Några anställningar eller titulaturförändring har inte anmälts i delegationen. Externa verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Bidragshantering Felaktigheter i utbetalning av bidrag. Att bidragsnormerna för kulturbidrag och rutinerna för dessa följs. Ingen avvikelse Stickprov har genomförts och inga avvikelser mot rutinen eller bidragsnormer hittades. Att bidragsnormerna för fritidsbidrag och rutinerna för dessa följs. Mindre avvikelse Några mindre avvikelser hittades i form av oklarhet kring när komplimenterande handlingar har inkommit. Interna verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Rutiner för kontroll av badvatten Otjänligt badvatten. Att rutinerna kring kontroll av kvaliteten på badvatten efterlevs. Ingen avvikelse Kontroll av augusti och december gjord och inga avvikelser hittades. Rutiner kring idrottsutrustning Idrottsutrustning som inte är brukbar eller farlig. Att rutinen kring kontroll av idrottsutrustning efterlevs. Ingen avvikelse Ronder och besiktningar har skett i enlighet med rutinen. Verksamheten inväntar protokoll från vissa av dem. Personal Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Löner och arvoden Att lön betalas ut till fel person eller med fel belopp Att rätt lön betalas ut till rätt person. Större avvikelse Förbättring jämfört med tidigare år men 21% av listorna som granskades avviker. Problem uppstår kring byte av chefer där kommunikation kring rutinen brister. Nytt lönesystem 2019 innebär en ny rutin. Att arvoden till förtroendevalda betalas ut till fel person eller med fel belopp Att rätt arvode betalas ut till rätt förtroendevald Mindre avvikelse Finns en fungerande rutin men kontrollen måste utvecklas framöver för att säkerställa att den görs på rätt sätt. Uppföljning av internkontroll 2018 Kultur- och fritidsnämnden 5 (6)

37 Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Medarbetar- och lönesamtal Att medarbetar- och lönesamtal inte har genomförts. Att medarbetar- och lönesamtal har genomförts med samtlig personal. Ingen avvikelse Kontinuerlig uppföljning och en fungerande rutin finns. Till följd av GDPR kommer kontroll av skriftligt underlag att tas bort. Systematiskt arbetsmiljöarbete Att brister i arbetsmiljön eller felaktig ansvarsfördelning inte upptäcks. Att fördelning av arbetsmiljöansvaret har skett Mindre avvikelse Mindre avvikelse upptäcktes under året, men detta har åtgärdats. Att aktuella rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet följs. Ingen avvikelse Det systematiska arbetsmiljöarbetet har pågått som planerat. Det behövs ett löpande arbete kring uppdatering av rutinerna. Ekonomi Process/rutin Risker Kontrollmoment Utfall - kontrollmoment Kommentar Attestrutin Att beslutsattestering genomförs av icke behörig attestant. Att aktuell attestförteckning finns och överensstämmer med ekonomisystemet. Ingen avvikelse Rutinen har skötts under året med att nya medarbetare läggs till och gamla tas bort. Att förtroendekänsliga poster hanteras felaktigt Att attest av kostnader för representation, kurser och konferenser attesteras av överordnad chef som inte själv deltar. Ingen avvikelse Granskning av fakturor avseende felaktig attest visar inga avvikelser. Representation Att otillbörliga kostnader för representation belastar kommunen och att transaktionen inte dokumenteras på ett sätt som överensstämmer med svenska skattemässiga rekommendationer. Att redovisningen uppfyller riktlinjernas krav Mindre avvikelse Avvikelser kring att deltagare eller program för tillfällena saknas. Sker ett kontinuerligt arbete med att informera kring rutinen i ledningsgrupp och ekonomiutbildningar. Att representation inte bokförs som livsmedel och därmed inte uppfylller redovisningskraven Ingen avvikelse Kostnader har förts på rätt konton och inga avvikelser har hittats. Kassarutiner Att felaktigheter i kassahanteringen uppstår. Att kassarutiner följs Mindre avvikelse Genomgång har gjorts på museet och simhallen. Avvikelser i form av ensamarbete och introducering av ny personal. Uppdatering av rutiner måste göras kontinuerligt. Betalningsrutin för föreningar Att kommunens föreningar hamnar i ekonomiska problem. Att betalningsrutinen för föreningar följs. Större avvikelse Rutinen har inte följts under året. Åtgärder vidtas för att få en fungerande rutin framöver. Uppföljning av internkontroll 2018 Kultur- och fritidsnämnden 6 (6)

38 Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidsförvaltningen Ted Hesselbom Kultur- och fritidsnämnden Tilldelningsbeslut gällande Sigtuna kyrkoruiner Dnr: KFN/2019:14 Förslag till beslut 1. NN antas som entreprenör för restaurering av S:t Pers ruin. 2. Förvaltningschef på kultur- och fritidsförvaltningen ges i uppdrag att teckna avtal med NN som entreprenör för projektet. 3. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Sigtuna Museum & Art har under flera år drivit projekt för att renovera och inventera Sigtunas kyrkoruiner. I år är Sankt Pers ruin på tur. I årets investeringsbudget finns :- avsatta för detta. Dessa förutsätter att Sigtuna församling tillför :- till samma projekt samt att resterande del från staten. Just nu är den summan :-. Ansökan är lämnad till Länsstyrelsen och upphandling har påbörjats under ledning av upphandlingsenheten. Barnrättsperspektivet Barn har inte getts möjlighet att påverka tilldelningen. Däremot är en av orsakerna till att renoveringsbehovet uppmärksammats och att ruinen nu är avspärrad i väntan på renovering att många barn leker runt och på ruinen. Många av barnen kommer från den angränsande skolan med samma namn som ruinen Sankt Per. När renoveringen är genomförd kan barn under säkrare förutsättningar vistas i ruinen igen. Ekonomiska konsekvenser Kultur- och fritidsförvaltningen får inga ytterligare ekonomiska konsekvenser efter att renoveringen är genomförd. Delgivning Sigtuna Församling Länsstyrelsen i Stockholms län Sankt Pers skola

39 Datum (2) Ted Hesselbom Handläggare Lars Palmer Förvaltningschef

40 Utvärderingsprotokoll St per ruin Sigtuna kommun Utvärdering Helt anbud Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn St per ruin Diarienummer UH Ansvarig upphandlare Jens Niska Inkomna anbud Anbudsgivare Organisationsnr Inkommet Öppnat Puts- och Plattsättningsaktiebolaget (113180) Resultat helt anbud Godkända anbud Pris Jämförelsetal Antagen Puts- och Plattsättningsaktiebolaget ,00 SEK ,00 Ja (113180) 87193: :13 1/1

41 Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur-och fritidsförvaltningen Anna Toräng Kultur- och fritidsnämnden Namnsättning av stadsdelspark och ett litet torg i Sigtuna stadsängar Dnr: KFN/2019:15 Förslag till beslut Namnsätta stadsdelspark och ett litet torg i Sigtuna stadsängar till Skogsgläntan samt Tanternas torg. Ärendebeskrivning Då den tänkta stadsdelsparken kommer att bli en blandning av anlagd park och naturligt skogsområde, är namnförslaget för stadsdelsparken Skogsgläntan. Det lilla torgets namn kopplas till de tre tanterna från Elsa Beskows saga som trots att sagan inte utspelar sig här ändå förknippas med småstadslivet i Sigtuna stad. I augusti 1946 spelades filmen Tant Grön, Tant Brun och Tant Gredelin in i Sigtuna och året efter hade den biopremiär. Berättelsen om Tant Brun, Tant Grön och Tant Gredelin samt Farbror Blå lever vidare i Sigtuna stad och därmed är namnet Tanternas torg namnförslaget för det lilla torget i Sigtuna stadsängar. Namnberedningen föreslår nämnden att besluta enligt ovanstående förslag. Barnrättsperspektivet Barnrättsperspektivet har beaktats vid namnsättningen. Ekonomiska konsekvenser Namnsättningen innebär inga ekonomiska konsekvenser Delgivning Namnberedningen. Berörda instanser. Exploatörer i Sigtuna stadsängar Lantmäteriet. Beslutsunderlag Se bilaga med skiss över utmärkta platser. Anna Toräng Handläggare

42 Datum (2) Lars Palmér Förvaltningschef

43 Skogsgläntan Tanternas torg