Ta kontroll över informationen och uppnå bättre kundservice med strukturerad dokumenthantering

Transkript

1 Ta kontroll över informationen och uppnå bättre kundservice med strukturerad dokumenthantering Business 360 är en standardlösning för dokumenthantering, elektronisk arkiv- och ärendehantering som samspelar med företagets existerande infrastruktur.

2 Business ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte! Få kontroll över all information med strukturerad dokumenthantering! Business 360 är en standardlösning för dokumenthantering, elektronisk arkiv och informationsförvaltning som samspelar med verksamhetens existerande infrastruktur. Lösningen gör att fastighetsbolag snabbt och enkelt kan få full översikt över all information knuten till den enskilda fastigheten. Business 360 är byggd på SharePoint och Office, är snabb att implementera, enkel att börja använda, och kan integreras sömlöst mot andra verksamhetssystem. Kontroll och struktur på all information knuten till fastigheterna Alla fastighetsbolag måste varje dag hantera stora mängder information och dokument. Kombinationen av fragmenterad infrastruktur, olika kontaktpunkter, stora mängder information och ett stort antal fastigheter kan göra detta till en nästan omöjlig uppgift. Arbetet med att förvalta, finna och ha kontroll på både hyresavtal, kvalitets- och underhållsdokument, e-post-korrespondens, inköpsdokument, möteshandlingar och all information knuten till hyrestagare och leverantörer, ger inte bara konkurrensfördelar,utan är också i många tillfällen verksamhetskritisk. Svaret på hur din verksamhet kan uppnå bättre informationshantering är Business 360, ECM- lösningen som gör det möjligt att knyta all information mot varje enskild fastighet. De anställda kan därmed lagra och dela all dokumentation på ett enkelt och enligt föreskrifter riktigt sätt. Informationen blir personoberoende och varje anställd som fått tillgång kan enkelt söka fram, se historik, revisioner och senaste version av all information knuten mot den enskilda fastigheten. På detta sätt kan den anställda spara tid och inte minst erbjuda bättre service till kunder och leverantörer genom att ha struktur och kontroll. Enkelt och säkert för alla! Kombinationen av att Business 360 är byggd på Share- Point och Office och samtidigt kan integreras med existerande verksamhetssystem är unik och gör att de anställda kan hantera all dokumentation och information i redan kända användargränssnitt. En standardlösning för dokument- och informationshantering Lösningen täcker många användningsområden, men kan delas in i några huvudområden: Dokumenthantering och arkivering Korrespondenshantering / e-post Ärendehantering och uppgiftshantering Avtalshantering Projektdokumentation Inom dessa områden stödjs en lång rad proc-esser och arbetsuppgifter för olika arbetsroller och verksamhetsområden. De anställda får ett effektivt arbetsverktyg som gör arbetet enklare, vare sig de jobbar med HR, administration, inköp, projektarbete, sälj, ärendehantering, kundservice, ekonomi eller andra arbetsområden. Entra valde 360 som arkiv- och dokumenthanteringssystem eftersom det är ett standardiserat, välprövat system som är användarvänligt och intuitivt. 360 är byggt på en modern teknologisk plattform och kan anpassas Entras andra verksamhetssystem. Anställda kan tryggt lagra all information på ett ställe oberoende av källa eller filformat och de kan när som helst hitta tillbaka till den snabbt och enkel. Shkoza Banjska Kabashi, System- och arkivansvarig i Entra Eiendom

3 Software Innovations ECM-lösning Business 360 är byggd på Microsoft SharePoint och Office. Lösningen är utvecklad under flera årtionden tillsammans med våra användare och ger användarna de bästa förutsättningarna för att kunna arbeta strukturerat med dokument- och informationshantering i sitt dagliga arbete.

4 Business ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte! Business 360 ger stora vinster Uppnå kontroll och spar tid med enkelt sök och återfinning Anställda i fastighetsbranschen hanterar varje dag stora mängder information och dokument knutna till företagets fastigheter. Det kan vara hyresavtal, kvalitetsdokument, e- post-korrespondens, inköpsdokument, möteshandlingar eller annan information knuten till hyrestagare och leverantörer. Om de anställda inte har goda system för hantering och lagring av dokument blir informationen ofta ostrukturerat lagrad på olika filområden. Det är kritiskt för företaget när sådana informationssilos gör informationen personberoende och inte systemberoende. Verksamheter som använder 360 har fått stora fördelar genom att informationen lagras i ett gemensamt system och blir personoberoende. Ett exempel på detta är sommarvikarien i receptionen på ett fastighetsbolag som får frågan från en man om varför bilen är bortforslad från parkeringsplatsen. Receptionisten gör ett enkelt sök på vederbörandes namn i Business 360, får upp all information denna person är knuten till, och ser snabbt att vederbörande några veckor tidigare fick ett e-postmeddelande med information om att parkeringsplatsen skulle vara otillgänglig under denna period. Mannen som var upprörd och irriterad då han ringde för att klaga på bortforslingen erkände att e-postmeddelandet var mottaget, men att han glömt bort det, och måste själv hämta ut bilen och betala omkostnaderna! Den största vinsten Entra har uppnått med 360 är återsökning av dokument. 360 har en sökfunktionalitet som är så snabb och så precis att våra anställda hittar informationen när de behöver den. Entra Eiendom Business 360 ger stora och många vinster Högre produktivitet Mer effektiva processer Lägre kostnader Bättre kontroll och lägre risk Kunskapsdelning Bättre kundservice Sömlös integration mot existerande verksamhetssystem Business 360 har en öppen standard som möjliggör sömlös integration mot andra verksamhetssystem. Genom att vara integrerad mot de verktyg som de anställda är vana att använda i arbetet, som till exempel Microsoft Office, CRM och HR-lösning, kan fastighetsbolaget hämta ut flera effektiviseringsvinster genom automatiskt flöde av information mellan system, dessutom kan den anställda arbeta i redan kända användargränssnitt. Till exempel kan e-post lagras direkt i 360 från Outlook, och användaren kan enkelt dra, släppa och lagra dokument från andra datasystem i 360º. Och när en anställd till exempel byter avdelning, kommer åtkomstmatrisen i HR-systemet se till att personen alltid har den korrekta tillgången till information i lösningen. Och motsvarande på avtalshantering, när en kontakt uppdateras antingen i Business 360 eller CRM, kommer masterdataregistret alltid vara uppdaterat, oberoende av var det ligger. Säker och översiktlig avtalshantering Att ha kontroll över löpande avtal och kontrakt är essensiellt för ett fastighetsbolag, och osäkerhet runt vad som är senaste version, när avtalen ska förnyas och vem som är ansvarig internt, kan vara kritisk. Med Business 360 kan företaget ta kontrollen över utkast, ändringsförslag, tidigare avtal, involverade aktörer och inte minst frister och status. Business 360 gör det därför enkelt att hantera alla typer av avtal och kontrakt. Avtalsarkivet i Business 360 ger medarbetare god kontroll över de många ramavtalen och hyresavtalen som bolaget förvaltar. Och med många hundra löpande ramavtal, till exempel drifts- och renhållningsavtal som värderas fortlöpande, är det nödvändigt med en god lösning vid uppföljning av avtalen. I Business 360 kan du också sätta frister för omförhandling och varsling innan ett avtal löper ut. All information knuten till avtalet är samlad på ett ställe, och det är enkelt att hålla ordning på olika avtalsversioner och involverade personer eftersom allt samlas på ett ställe och eftersom ändringar spåras och uppföljning görs enkelt genom avtalens livslängd

5 Med Business 360 får fastighetsbolaget bättre avtalshantering genom; En gemensam lösning för lagring av alla typer avtal i ett välkänt användargränssnitt. Översikt över alla avtal och korrespondens som tillhör varje specifikt avtal. Övervakning av frister och automatisk varsling när avtalsperioden närmar sig slutet. Tillgång till rätt version/reviderade avtal Tillgångskontroll som säkrar att konfidentiell information kan döljas när det är nödvändigt. Tillgång till gemensamma avtalsmallar för olika typer avtal och enkelt användande av dessa. Process för godkännande av avtal. Översikt över leverantörer och kunder som är relaterade till ett avtal, samt kontaktpersonernas roller. Historik med loggning och spårbarhet av viktiga händelser och korrespondens under hela avtalets livslängd. Effektivt hantering av kunder och leverantörer I både stora och små projekt och processer är det viktig att strömlinjeforma dialogen med och mellan både kunder, leverantörer och anställda. Vi vet att flera av våra kunder tidigare hyrt externa projekthotell till att förvalta information i olika projekt och processer. Med Business 360 är detta inte längre nödvändigt. Integration med SharePoint gör det nämligen möjligt att dela information och utväxla dokument utan användande av e-post eller andra former av utskick i ett projekt- och samarbetsrum. På detta sätt kan man uppnå bra informationsflöde och korrespondens, och realisera vinster vid optimal samhandling. Många verksamheter upplever också utmaningar knutna till att viktiga drifts- och underhållsdokument vare sig blir gjort tillgängliga för resten av organisationen eller arkiverade på ett strukturerat sätt efter att projektet är avslutat. Detta reducerar både intern kunskapsdelning och möjligheterna att uppfylla krav på spårbarhet och revisionskontroll. Med Business 360 undgås denna problematik genom att all information tillhörande ett projekt inte blir gjort otillgängligt efter att det är avslutat, men alltid kommer vara sökbar. Du uppnår därmed vinsten att ha full översikt över all dokumentation och information som förvaltas. Vi bad sex leverantörer om offerter, och värderade tre av lösningarna. Vi var alla eniga om att Business 360º från Software Innovation var bäst Bjørg Hopstad, Aspelin Ramm

6 Business ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte! ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte! Knyt samman all data som tillhör varje enskild fastighet och få ett 360 graders perspektiv på informationen Business 360 är byggd runt en unik objektmodell som skapar en logisk grundmur i informationsstrukturen och ser till flexibiliteten som användaren upplever. Att knyta samman all information tillhörande varje enskild fastighet, och göra allt innehåll sökbart oberoende av om man söker på exempelvis dokument, fastighet eller kontaktperson, gör att lösningen skiljer sig från konkurrenter och från CRM-lösningar. Dokument Ärende PROCESS Projekt Modellen säkrar att all information knyts samman mot fastighet, kontakt, dokument, projekt, aktiviteter och ärenden. Användaren kan växla mellan dessa informationselement utan att mista översikten, och kan enkelt se vilka dokument som ingår i de olika ärendena och vilka kontakter som är knutna till ett projekt. Med den unika objektmodellen behandlas, lagras och struktureras alltså informationen på ett sätt som gör den tillgänglig för de anställda på ett snabbt och logiskt sätt oavsett vilket fält man söker från. Med andra ord - användaren får ett 360 graders perspektiv på informationen, och har alltid tillgång till relaterad data! En standardlösning klar att använda Business 360 är en standardlösning baserad på «bestpractice», och är byggd på välkänd och beprövad teknologi. Detta säkrar en snabb och enkel implementering, låga driftskostnader och låg risk. Dyra och tidskrävande anpassningar undviks och företaget får ett stegvist och tryggt införande av systemet. Kombinationen 360 och SharePoint ett samspel med synergier Vi har gjort det enkelt för våra kunder genom att bygga Business 360 på välkänd Microsoft-teknologi. Våra kunder kan därmed utföra dokumenthantering och ärendehantering i kända användaromgivningar. Business 360 är inte bara byggd i SharePoint, men är en del av SharePoint och är fullständigt integrerad med Office applikationerna. Samspelet mellan Business 360 och SharePoint gör att våra användare får det bästa av två världar genom att knyta samman samarbetsmöjligheter från SharePoint med en stark arkivkärna och 360 graders sökfunktionalitet i Business 360. Kontakt Med användaren i fokus Fastighet Aktivitet Software Innovations ECM-lösning Business 360 är baserad på Microsoft SharePoint och Office. Lösningen är utvecklad genom årtioenden av användarinvolvering och ger användarna de bästa förutsättningarna för att arbeta strukturerat med dokument- och informationshantering i sitt dagliga arbete. Hur? Business 360 låter användarna enkelt få tillgång till funktionalitet för dokumenthantering precis när de behöver det, nämligen direkt i Office-applikationen. På detta sätt undgår användaren ett komplicerat närmande till dokumenthantering genom att behöva navigera mellan olika användargränssnitt. Fördelarna är många både för medarbetare och företag

7 Fördelar för medarbetaren: Behöver inte lära sig, eller förhålla sig till nytt användargränssnitt Får ett naturligt och intuitivt stöd för dokumentoch informationshantering i sina kända, dagliga användarytor Undgår tunga rutiner genom att navigera mellan olika applikationer Får direkt och enkel tillgång till relevant information oavsett utgångspunkt ett 360 graders perspektiv Jobbar i rollanpassad miljö med stöd för processer och favoriter Sparar tid Fördelar för företaget: Får en intuitiv lösning som inte kräver merarbete för de anställda och som är enkel att börja använda på ett korrekt sätt Uppnår total överblick och kontroll över dokument- och informationsflöden Ingen information dupliceras, och ingen information försvinner Uppfyller gällande regler för arkiv och informationshantering Får mer effektiva processer Får en bättre kunskapsdelning mellan medarbetare och säkrar gemensamt verksamhetsminne Kostnadsbesparingar Snabb ROI Ökad mobilitet med lösninger på ipad Det blir allt viktigare för nyckelpersoner som är mycket utanför kontoret att ha goda offline möjligheter och att kunna arbeta via ipad. Många företag som förvaltar och driftar fastigheter kommer uppleva stora fördelar genom att knyta all information till en central kärna, samtidigt som informationen är tillgänglig lokalt oavsett var man befinner sig. På detta sätt kan verksamheten undgå flaskhalsar, spara tid vid återfinning av information, säkra tillgång till senaste version och revision och inte minst erbjuda bättre service mot alla parter, internt och externt Software Innovation har utvecklat tre ipad-appar för en enklare och mer mobil vardag 360 eworker - en mobil klient för Business 360 som ger dig snabb översikt och kontroll genom att du kan läsa dokument och utföra uppgifter knutna till dokumenthantering. 360 edocuments låter dig publicera alla typer av dokument på din ipad i egendefinerad mappstruktur. 360 emeetings - appen som gör era möten helt papperslösa Software Innovation har flera kunder inom fastighet besök vår webbsida för att läsa om deras erfarenheter! Rask ROI Entras vision är att vara bäst i klassen, och därför behöver vi kontroll, för att få denna kontroll är det helt avgörande att vi har översikt över all dokumentation vi förvaltar. Vi önskar satsa på moderna lösningar som också stödjer framtida behov något vi har funnit i 360 Shkoza Banjska Kabashi, System- och arkivansvarig i Entra Eiendom

8 Software Innovation är ett skandinaviskt företag och en av de internationellt ledande leverantörerna av IT-system för hantering av information, dokument och ärenden. Med 25 års erfarenhet fokuserar vi på att leverera framtidssäkra, flexibla och användarvänliga lösningar. Vi skapar god kunskapsdelning, effektivt samarbete, bättre verksamhetskontroll och snabbare service inom privata och offentliga verksamheter. Våra standardiserade branschlösningar är byggda på Microsoft SharePoint och Office marknadens ledande plattform för samarbete. Software Innovation AB S:t Eriksgatan 115, Box 6791, SE Stockholm +46 (0)