7. Ersättning till styrelse, revisorer och valberedning

Transkript

1 KALLELSE TILL ÅRSMÖTE 2016 TID: SÖNDAGEN DEN 12 JUNI kl PLATS: GRISSLEHAMNS MEDBORGARHUS VÄLKOMNA! Dagordning: 1. Val av ordförande och sekreterare för stämman 2. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 3. Fråga om stämmans behöriga utlysande 4. Styrelsens och revisorernas berättelse 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Inlämnade motioner från medlemmar 7. Ersättning till styrelse, revisorer och valberedning 8. Styrelsens förslag till: * Budget 2016 * Avgifter och debiteringslängd 2016 * Senaste inbetalningsdag av slutliga avgifter för 2016 * Inrättande av en Förnyelse- och Underhållsfond Vatten se omstående sida * Förändring av städbidrag vid städdagar se omstående sida 9. Val av: - ordförande för en tid av två år - en styrelseledamot för en tid av två år - två styrelsesuppleanter för en tid av ett år - två revisorer för en tid av ett år - en revisorssuppleant - festkommitté för ett år - tre hamnfogdar för ett år, en per hamn - valberedning med sammankallande för ett år 10. På mötet väckta frågor 11. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt. 12. Årsmötet avslutas

2 Förslag från styrelsen till årsmötet 2016: Förnyelse- och underhållsfond Vatten Styrelsen har gjort en översyn av vattenledningssystemet och konstaterat att det börjar bli åldersstiget och kan komma att behöva bytas ut inom de närmaste åren. Styrelsen undersöker olika alternativ, byta delar av ledningsnätet i omgångar eller hela nätet samtidigt. Även andra alternativ undersöks. För att förbereda den ökande kostnad som byte av ledningsnät innebär vill styrelsen lägga upp en Förnyelse- och underhållsfond Vatten där medel avsätts för förväntade behov. Styrelsen föreslår årsmötet: att en ökning med 500 kr/år för avgiften Vatten. Ökningen fonderas i fond Förnyelseoch underhåll Vatten att användas för byte och underhåll av ledningsnätet för Vatten Städbidrag vid städdagar Styrelsen konstaterar att vi har fått flera deltagare på våra gemensamma städdagar vilket är glädjande. Men glädjen har ett pris kostnaden för städbidraget har ökat kraftigt vilket innebär att kostnaden blir för hög och styrelsen föreslår därför årsmötet att städbidraget sänks från 300 kr till 200 kr /städdag (max 3 städdagar/år). Styrelsen föreslår årsmötet: att sänka städbidraget med 100 kr/städdag till 200 kr/städdag max 3 städdagar/år

3 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 januari 31 december 2015 STYRELSEN Styrelsen har under året bestått av: Ordinarie Tomas Jonsson, ordförande, ansv. vatten Anita Malmgren, sekreterare Roland Tirell, kassör Rolf Karlzon, materialförvaltare, ansv. grönområden, till årsmötet 14 juni Ingemar Blomqvist, ansv. hamnar till årsmötet 14 juni därefter ansv. grönområde och materialförv. Karl-Erik Thunholm, ansv. hamnar från årsmötet 14 juni Suppleanter Dick Mattsson, biträder ansv. hamnar Hans Andersson, biträder ansv. grönområden Styrelsen har under året haft 7 protokollförda möten. Utöver dessa har flera informella möten skett styrelseledamöter emellan och dessutom har möten och kontakter skett med personer utanför styrelsen. MEDLEMSINFORMATION Information till medlemmarna sker i samband med utskick av årsavgifter samt på våra anslagstavlor och på hemsidan Från och med sommaren 2015 har även medlemsinformation via mail skickats ut till de medlemmar som anmält e-post. Styrelsen har under året uppdaterat medlemsregistret och kompletterat med ett båtregister. Syftet med att ha ett båtregister är bl.a. att båtregistret skall tjäna som ett underlag för en bra planering av våra båtplatser. Att ha ett bra båtregister har flera positiva syften. bl.a. så kan vi vid stölder eller skadegörelse på båt/båtar medverka till att hjälpa t.ex. sjöpolisen att spåra ägare och/eller informera båtägaren. EKONOMI Föreningens ekonomi är fortsatt god. Resultatet för 2015 fördelar sig med underskott :- för Vattensamfälligh. överskott :- för Hamnar Nordkap, underskott :- för Grönområden och överskott +39:- för Hamn Ekbacken. Föreningens totala tillgångar var vid årsskiftet kr Årets resultat totalt blev kr. Året har varit ganska turbulent vad gäller föreningens ekonomi. Ett allvarligt fel upptäcktes 2 veckor före midsommar då elkabeln mellan brunnspumparna vid fotbollsplanen-dansbanan och pumphuset, visade på avbrott och kortslutning. Vid stämman i juni beslutades att vi skulle förändra fördelningen mellan våra kostnadsställen Grönområden och Vattenanläggning vilka har samma medlemmar, för att slippa en större extra utdebitering. Vi har också haft ett rekord av arbetade städdagar under dagsverken har utförts av våra medlemmar. Detta betyder att med nuvarande städdagsbidrag avdrages :- vid fakturering av 2015 års avgifter. Styrelsen har därför diskuterat förändring av städbidraget. Resultatet av detta kommer att redovisas och beslutas om på årsmötet

4 VATTEN Tillgången på vatten har under verksamhetsåret varit tillfredsställande, endast enstaka drift-störningar har förekommit. Några störningar har varit helt oförklarliga. Vid felsökning har vi ej kunnat finna något fel och efter viss tid har normalt vattentryck återkommit. Veckan innan midsommar upphörde våra två brunnar att leverera vatten. Orsaken till driftstoppet orsakades av den elkabel som förser pumparna med ström. Denna kabel var helt enkelt så märkt av ålder att den måste bytas ut. Tack vare upparbetade goda kontakter kunde vi genomföra arbetet att ersätta 520 meter marklagd kabel så att pumparna var i drift till midsommarhelgen. Här skall även riktas ett stort tack till de medlemmar som hjälpte till med detta slitsamma arbete. Under året har vårt gemensamma vattensystem besiktigats av Miljö- och Hälsa från Norrtälje kommun, detta utan anmärkning. Vi har även under året påbörjat utökad kvalitetskontroll av vårt dricksvatten då vi distribuerar vatten till så många nyttjare är vattnet att betrakta som livsmedel. De tagna proverna har visat god kvalitet. Som vanligt avslutningsvis: När Du lämnar din fastighet för längre tid utan tillsyn Stäng din kran vid tomtgränsen. Kontrollera även med jämna mellanrum att den sluter tätt. HAMNAR Arbetet med ett fortsatt underhåll av bryggor, landgångar förankringar mm utförs som planerats i samarbete med brygg Stefan Kaskesalu. ens nya medlems-/båtregister innebär att styrelsen får möjlighet att se över våra båtplatser för att få ett optimalt utnyttjande av bryggorna. Vissa båtägare kan i samråd med hamnfogdarna behöva byta platser beroende på båtens storlek, bommar, bojplats mm. GRÖNOMRÅDEN Vår samfällighet har stora "egna" grönområden, 55 ha. Det är våra ihärdiga medlemmar som till stor del svarar för skötseln av de gemensamma områdena, badplatser och hamnar på våra städdagar, 2 på våren och 2 på hösten. Glädjande är att uppslutningen på dessa städdagar har ökat. Städdagarna är ett tillfälle för medlemmarna att träffas och korvgrillningen efter städdagen är mycket uppskattat. Till glädje och nytta för föreningen och för medlemmarna är också de fastighetsägare och styrelsemedlemmar som på sin fritid röjt på våra grönområden. Årets städdagar har i huvudsak omfattat röjning vid norra och södra badet, runt dansbanan, längs gångstigarna från Björnberget samt runt södra parkeringen. Utöver dessa arbeten har det skett oljning av bryggor och dansbana, iläggning och upptagning av Y-bommar samt iläggning och upptagning av badbryggor. Årets städdagar samlade 199 fastigheter ( fastigheter) vilket är nytt rekord.

5 Närvaro städdagar 2015 (2014): 25 april 46 (38) fastigheter 2 maj 57 (58) fastigheter 3 oktober 48 (37) fastigheter 10 oktober 48 (40) fastigheter Under året så etablerade vi ett faddersystem för sådana områden som frekvent besöks av våra medlemmar och deras gäster under sommar-perioden. Dessa områden är norra och södra badet norra och södra hamnen boulebanan gångstigarna från Rävstigen till dansbanan Ekorrstigen till södra parkeringen Nordkapsstigen Områdena ovan växer snabbt igen under sommarperioden och det behövs vid några tillfällen klippas gräs samt köras med trimmer. Det är bra för barn och vuxna att kunna strosa fritt på dessa områden med reducerad risk för att t.ex. få fästingar pga. högt gräs eller liknande. Vi har fått faddrar för boulebanan, södra hamnen samt gångstigarna från Rävstigen till dansbanan och Ekorr-stigen till södra parkeringen. Under 2016 vill vi även etablera faddrar för Nordkapsstigen, norra hamnen samt norra och södra baden. Årets sommarhändelse, midsommarfirandet, är ett uppskattat arrangemang så även detta år. Traditionsenlig dans kring midsommarstången, lekar, sång och musik. Arbetsgruppen för midsommarfirandet har gjort ett bra arbete och Karl-Erik Thunholm var en uppskattad dansledare. Styrelsen i april

6 Nordkap Ekbacken sförening Resultaträkning 2015 Samf.föreningen summerat Vatten Ks 1 Nordkap hamnar, Ks 2 grönområden, Ks 3 Ekbacken hamn, Ks Intäkter: Avgifter netto Städdagar Arrendeavgifter Hyror Övriga intäkter Finansiella intäkter Summa intäkter Kostnader: Driftskostnader Del av gemensamma kostnader Finansiella kostnader Extraordinära kostnader Summa kostnader Årets resultat Grisslehamn 8 maj 2016 Roland Tirell Karl-Erik Tunholm Tomas Jonsson Anita Malmgren Ingemar Blomqvist

7 Nordkap Ekbacken sförening Balansräkning 2015 (kr) Samf.föreningen summerat Tillgångar: Kassa 0 0 Postgiro, bank Fordringar Summa tillgångar Vatten, Ks 1 Nordkap hamnar, Ks 2 grönområden, Ks 3 Ekbacken hamn, Ks Skulder och eget kapital: Skulder: Förskott nästa års avgift Skulder till medlemmar Banklån Leverantörsskulder Summa skulder Eget kapital: Balanserade vinstmedel Årets vinst Årets förlust Summa eget kapital: Summa skulder och eget kapital Sida