Mötesanteckningar möte 3 - Referensgruppen

Transkript

1 Sidan 1 av 8 Mötesanteckningar möte 3 - Referensgruppen Ekonomi & Budget Närvarande Lena Voigt, Martin Hellström, Elisabet, Engdahl, Anna Ihr, Per Cornell, Martin Persson, Maria Sjöberg, Lena Söderberg, Ingmar Söhrman Ej närvarande Peter Tóht, Åsa Abelin; Karin Friberg, Cecilia Rosengren, Lars Branegård Datum Tid Kl Plats Syfte med mötet Institutionen för orientaliska språk Granska material från arbetsgruppen Ekonomi & Budget Bilagor Agenda Inledning - Lise-Lotte Inleder Rekryteringsgruppen informerar - Martin Hellström Ekonomi/Budget informerar Lena Voigt Diskussion och synpunkter Avslutning 1 Inledning Lise-Lotte hälsar välkommen och berättar att Marin Hellström har bett att få en inledande punkt med information och frågor rekryteringsgruppen. 2 Rekryteringsgruppen informerar Martin Hellström redovisar kort om rekryteringsgruppens arbete. Den 15 maj var sista ansökningsdag för att söka till prefekttjänster. Det har inkommit nio (9) ansökningar och en jämn könsfördelning (4 och 5). Detta ger möjligheter till en jämn könsfördelning i tillsättningen. Intervjuer börjar den 26 maj och framåt de närmaste dagarna. Intervjuer med blivande administrativa chefer sker under juni månad. Sista ansökningsdag för administrativa chefer är den 30 maj.

2 Sidan 2 av 8 En fråga har uppstått i rekrytering avseende tillsättning av vice prefekter och stf prefekt. Ställföreträdande prefekt utses av dekanus medan vice prefekter av prefekten. Enligt förslaget avseende institutionens organisation skall varje institution ha en sft prefekt som tillika är vice och kan dessutom ha en eller fler viceprefekter med ansvar för olika områden. Om man först tillsätter vice prefekter och därefter väljer ställföreträdare prefekt blir dekanus urval begränsat. Alternativet är att dekanus utser prefekt och stf prefekt och att prefekten därefter kan utse ytterligare viceprefekter. Kommentarer - Enligt alternativ 1, där prefekten tillsätter viceprefekterna och där en av dessa viceprefekter sedan ska få uppdraget som stf. prefekt, begränsas dekanus urval vad gäller tillsättning av stf. prefekt kraftigt. - Gruppen föreslår att stf prefekt utses först, på samma sätt som prefekten. Prefekten tillsätter sedan viceprefekter. - Ska man utlysa uppdraget ställföreträdande prefekt- utse i samråd mellan nya prefekter och dekanus. - Man bör tillsätta en arbetsgrupp inom respektive institution som arbetare med att etablera den nya strukturen. Denna skall inte vara en valberedning utan en grupp som konkretiserar den nya organisationen just på respektive institution. - Arbetsgruppen är en implementeringsgrupp som ska ha representation eller ombud eller ansvarig för jämställdhetsfrågor. Det gäller även fördelning av viceprefekter mm per ämne i respektive institution (om möjlighet finns) Representativitet är något man bör eftersträva. - Vi måste vara försiktiga med begreppet val och valberedning mm. Det är inte meningsfyllt med val eftersom personer inte känner varandra över ämnesgränserna i höst. - Eftersom det kommer att finnas olika antal viceprefekter på respektive institution så är det viktigt att det finns arbetsgrupper eller liknande som går igenom, arbetar igenom den interna strukturen för respektive institution. 2.1 Sammanfattning tillbaka till rekryteringsgruppen Känns naturligare att ta det i följden: prefekt, ställföreträdande och därefter viceprefekt/prefekter, för att undvika att man skapar den lilla gruppen (t ex kompisgrupp) Bör tillsätta en arbetsgrupp per institution som arbetar med att etablera sin interna organisation. Det skall inte vara n valberedning utan en grupp som konkretiserar den nya organisationen just på respektive institution. Det är viktigt med jämställdhets - (jämlikhets-) ombud i arbetsgruppen och att ämnesgrupperna (som lever kvar i det gamla under hösten) verkar för den nya organisationen.

3 Sidan 3 av 8 Projektledningen tar med sig förslaget om att tillsätta arbetsgrupper och gör ett förslag till struktur. 2.2 Institutionsstyrelse Rekryteringsgruppen har fått i uppdrag att utse valberedning för att kunna utse de nya IS. Tillvägagångssättet är att utifrån aktuella personallistor identifiera och föreslå personer. Det är ännu inte klart hur respektive IS kommer att se ut, detta kommer att se olika ut, och därför ligger denna uppgift senare under höst/vinter. Men hur ska IS ser ut? Det finns förslag på en större och mindre variant men det behövs: - 6 valberedningar med underlag i form av listor från institutioner. - Representation efter de olika korporationer eller representation från de olika i samma grupp? - Två roller är givna idag Ordförande och ställföreträdande prefekt. Skall inte ordförande vara sittande prefekt? Kollas. - Man anses inte kunna ha ett val i detta läge eftersom man inte känner varandra över gränserna. Detta riskerar medföra att valen kommer att göras bland personer från det egna ämnet. - De nya IS bör ha en kort mandatperiod. - Vem fattar beslut om IS? Fakultetsnämnden? Rekryteringsgruppen återkommer om detta. 2.3 Från informationsmötet med studenterna Martin berättade att det är bra saker som kommit fram det blir kanske enklare att hitta intresserade att ställa upp i ämnesgrupperna i och med den nya institutionsdelningen. 3 Ekonomi & Budget informerar Projektdirektivet är utskickat till referensgruppen i förväg. Arbetsgruppen skall ta ställning till om utfall skall redovisas per ämne eller enbart per totalt för G resp F inom respektive institution. En konsekvensanalys skall göras för respektive val. Förslag till ny struktur för ansvarställenummer (kostnadsställen) skall tas fram. Avlämna sitt underlag med synpunkter på behov av kompetensutveckling Förutsättningar Fakultetsnämndens beslut att befintliga över - och underskott följer med till de nya institutionsbildningarna Nämnden fördelar ut verksamhetsuppdraget samt medel för uppdrag inom forskning och forskarutbildning

4 Sidan 4 av 8 Ny OH modell där universitets- och fakultetsgemensamma kostnader skall fördelas ner på institutionerna Kommentarer Fråga - Hur blir det med fördelningen? Nämnden fördelar uppdrag inom ämnen. Inom institutionen ska man kunna fördela mellan ämnen. Tanken är att de skall gå att låna medel från respektive ämne inom institutionen. För att inte bli återbetalningsskyldig skall det finnas en viss möjlighet till flexibilitet. Men det viktigt att de inte skall gå att tömma ämnen för att så småningom lägga ner ämnet. Redovisningsplanen Kontoplan Genomgång av kontoplanen (gemensam för Universitet) Händelser fördelas ut i olika kontoklasser Objektplan Talar om vilken typ av ansvar det handlar om organisatorisk och funktionell (verksamhet) indelning Vill gärna ta fram en funktionell indelning efter de olika verksamheterna. Tanken - Vi har utgått mycket utifrån de stora språkinstitutionerna. Kommentar- Syns inte intäkter alls? Under kontoklass 3 syns detta. Påslaget kostnader (kostnadsomslutning) fördelas schablonmässigt ut man kan se dessa på mycket små kostnadsbärare dvs kostnader synliggörs, det blir inte dyrare. Vad som kommer att ingå i detta påslag är inte helt klart just nu. Man kommer i större utsträckning bära sina egna kostnader. Hur kommer det att se ut om man befinner sig i t ex dyrare hus vad gäller lokalkostnader? En viss fördelning ske som jämnar ut vissa skillnader etc. Vad det gäller kontosiffrorna, som talar om det om vad det är? Är det inte lätt att slå fel? Jo men man får koden i klartext som talar om vad sifferkoder avser. Däremot finns en risk med att mata in fakturor och fördela till dessa verksamheter. Därför ska inte alla göra denna inmatning. Om man har fonder riktade till flera ämnen, kan man ha gemensamma konton? Finns lösningar för detta även om det är lite krångligt. Viktigt att hålla kvar det skall gå att få fram I & K för respektive verksamhet Dvs det är viktigt att kunna följa upp kapitalförändringen (I-K) följa upp resultatet

5 Sidan 5 av 8 Hur gör man en beräkning vad varje ämne kostar administrativt.? - man använder en schablon, ett procenttal baserat på kostnadsomslutningen. De gemensamma kostnader skall ju fördelas ut och ska bli 0 då året är slut, då alla kostnader är fördelade. Men man har möjlighet att göra justeringar. Kan man se hur finansiering ser ut? - Man kan skilja ut externt, anslags egenfinansierat etc. - Man kan se kostnader och intäkter ner på minsta doktorand, eller i alla fall, doktorandgrupp. Får även medel för forskarutbildning ej öronmärkt ex bonus på avlagda examina fria att använda för forskning. Allt går att plocka fram ur datalagret om någon vill kolla. Denna modell skall arbetas från direkt efter sommaren inför budgetarbetet för Förslagen Det finns 3 förslag: 1. Om alla ansvar följer med i de nya institutionerna skulle det bli svårt att få en känsla av en institution. Alla skulle sitta och leka som 1-åringar, bredvid varandra i sandlådan men inte med varandra. Det skulle innebära att vi i stort fortsätter som vi gjort tidigare och det är inte målet med omorganisationen. Det skulle inte frigöras några resurser och vissa funktioner inom administrationen skulle fortsätta att vara sårbara. Gruppen tycker således att detta förslag inte förbättrar den inre strukturen eller underlättar och främjar samarbete. 2. Om institutionerna redovisade under ett ansvar med enbart en verksamhet för G och en för F skulle det visserligen skapa en känsla av en institution med det skulle samtidigt bli mycket svårt att följa upp verksamheten. Det blir svårt at se vilka strukturella problem som finns och därför blir det även svårt att vidta åtgärder. Det skulle kunna upplevas som orättvist. Samtidigt som vi har nämndens fördelning ut på olika ansvar skulle vi inte kunna följa upp dessa med den nuvarande redovisningen. Det skulle behövas ytterligare uppföljning på kurser osv. Det skulle skapa stor frustration även om det också skulle skapa positiva effekter genom en ökad flexibilitet för institutionen. Detta är en idealbild om det fungerar! Arbetsgruppen föreslår att institutionerna organisatoriskt skall redovisa för G respektive F. Dvs under ett ansvar finns de olika ämnena som verksamheter för grundutbildning och forskning/forskarutbildning. Gruppen anser att detta skapar den så viktiga vikänslan på institutionen, att alla hör ihop, vilket underlättar och främjar samarbete bland alla yrkesgrupper. Samtidigt ger det stor möjlighet att följa upp ner på lägsta nivå för respektive ämne. Problem och möjligheter görs synliga och beslutsunderlag kan tas fram. Vidare innebär det enklare ekonomiadministrativa rutiner t ex genom minskat antal

6 Sidan 6 av 8 betalningsförslag och vid fördelning av gemensamma kostnader. Resurser kommer därmed att frigöras till andra arbetsuppgifter. Denna struktur följer även den nya OHmodellen som införs vid årsskiftet 2008/2009. Detta val innebär störst effektivitet alltså högst grad av måluppfyllelse. Fördelar och nackdelar om respektive förslag Fördelar 1) Ingen svår övergång rättvist Nackdelar Frigörs inga resurser 2) Flexibilitet Orättvist 3) Resurser frigörs Målet med omorganisationen uppfylls i högre grad Kommentarer Hur går det med den historiska jämförbarheten? - Det går att ta fram, rent tekniskt. För administratörerna så kommer det att kännas mer gemensamt. Men för oss andra så kommer det att visa sig genom att man får samlade uppgifter och går till respektive person. Är inte nr 2 svårt att säga att detta är en idealmodell? Historiskt utifrån redovisningsmodell ses den som idealiskt, men inte kanske från verkligheten. Rädsla för att strukturen skapar en svårighet att samarbeta mellan de olika institutionerna. Det är för krångligt att lösa denna bit mellan de olika institutionerna. Maria S har kollat lite med sina administratörer på egna institutionen. De befarade en specialisering men denna modell verkar snarare ge en generalisering för de olika administratörernas arbetsuppgifter och därmed skapa mindre sårbarhet (som är ett av målen) - Kommer att bli en viss specialisering eftersom visa uppgifter kommer att slås ihop och fördelas på färre ansvariga men det måste finnas en stabilitet och minskad sårbarhet varför många kommer att ha kunskapen. Tanken är att det skall börja lättare och ge tidsvinst. Denna modell får inte bygga nya barriärer Kan man på något sätt förenkla kostnadsfördelning mellan gemensamma projekt? De har varit för dyrt och krångligt att jobba över institutionsgränser. Finns det möjlighet att detta bli enklare i framtiden?

7 Sidan 7 av 8 - Men man måste först komma överens om hur man ser på kostnader och vad saker och ting kostar t e x kostnaden för en lektorstimma. Det är ingen skillnad i de olika förslagen, förutom en redovisningsskillnad men inte i reella pengar. - Målet är att skapa den gemensamma Vi känslan också att frigöra större resurser. Viktigt att kunna ta enskilda beslut och möjligheter i varje verksamhet flexibilitet. Är ert förslag en kompromiss? - Nej, ser det inte så utan vi är ense inom gruppen. Umeås förslag (se Umeås förslag): I korthet -institutionerna kan omfördela under året mellan ämnena? Kan innebära marginalisering av vissa ämnen policybeslut måste ligga kvar på fakultetsnivå. Kommentar Det är viktigt att ha en långsiktighet i verksamheten (visst är det bra med omfördelningar under pågående år, men långsiktigheten måste finnas). Övrigt Kommentarer Hur upprättas schablonerna? Är de så mekaniskt som det låter? Vad kan prefekt och IS påverka? Stämmer detta alltid med verkligheten? Det finns ju idag vissa objektiva schabloner för en del verksamheter, men inte för alla. Hur går det? - Schablonerna tas fram på de gemensamma kostnaderna. Har man en stor kostnadsomslutning så kräver det mer resurser. Detta är en ett petigt arbete innan man får detta att stämma med verkligheten. - Det går att ta fram sådana mått om så behövs % är lönekostnader och 30 % är andra kostnader. Man måste gå in och justera, titta efter hur det fungerar, men det måste utgå från en schablon. Hur vet man t ex hur många % som betalas av vad? Det kan ju vara så att t ex en persons lönekostnad kan vara fördelad på många verksamheter. Fungerar ekonomimodellen vägledande för prefekterna? Det måste ju finnas möjligheterna för prefekter att kunna påverka. Hur kommer överföring av ämnespengar till andra ämnen att ske? Kan man inte maxbegränsa (ex 50 %) t och även tidsbegränsa sätta ramar? Men vem är det som bestämmer om ämnen skall finnas kvar? Ämnena fortlevnad bestäms av fakulteten. Om man nu skall räkna ut vad varje institution kostar sådant som t ex ålderstrukturen av lärare påverkar ju då kostnadsbilden. Om man har ett ungt lärarteam så är det en annan bild en om du har en äldre personal. Tar man hänsyn till detta när man räknar fram schablonerna? Det är viktigt att den nya modellen avs samgåendet av kontona inte försvårar samverkan över institutionsgränser. Tack för alla synpunkter!

8 Sidan 8 av 8 Nästa möte med Ekonomi & Budget är den 27 augusti kl Nästa möte med referensgruppen är den 26/5 kl 13.00