Vaxholms stad. Handläggning inom IFO. Revisionsrapport KPMG AB

Transkript

1 Handläggning inom IFO Revisionsrapport KPMG AB

2

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd 3 7. Metod 4 8. Projektorganisation 4 9. Resultat Utgångspunkter avseende Barnkonventionen och Socialtjänstlagen Barnkonventionen Socialtjänstlagen och föreskrifter mm Ledningssystem Organisation Nämndens styrning Socialnämndens mål Barn och familj Målstyrning och ledningssystem Utförare Dokumentation och aktgranskning 9

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska handläggning och dokumentation av utredningar och insatser för barn och ungdomar inom individ och familjeomsorgen (IFO), med hänsyn till barns bästa, barns rättigheter och barnkonventionen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma hur socialnämnden genom sin styrning och uppföljning säkerställt att handläggning och dokumentation avseende insatser till barn och unga sker enligt socialtjänstlagens krav med hänsyn till barns bästa, barns rättigheter och barnkonventionen. Utifrån granskningen gör vi bedömningen att socialnämnden brister i styrning och uppföljning av handläggning och dokumentation avseende utredning och insatser till barn och unga. Vi hänvisar till våra kommentarer och till svaren avseende följande frågeställningar: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och rutiner som stöd för handläggning, dokumentation och uppföljning av insatser? Tar rutinerna hänsyn till barns bästa? Det saknas i huvudsak ändamålsenliga riktlinjer som följer nu gällande lagstiftning och föreskrifter. De riktlinjer som är gällande inom verksamheten tar inte hänsyn till barns bästa i tillräckligt hög omfattning. Hur arbetar nämnden för att säkerställa att handläggning, dokumentation av orosanmälningar och ansökningar samt att uppföljning av insatser sker i enlighet med lagstiftning och tar hänsyn till barns bästa?(skyddsbedömning, förhandsbedömning, utredningstider) Nämnden är medveten om bristerna avseende ej reviderade och uppdaterade riktlinjer, ej färdigställt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och ej dokumenterade arbetsprocesser. Vi ser dock att arbetet med att komma till rätta med bristerna har inte beretts tillräckligt hög prioritet för att kunna säkerställa att handläggning, dokumentation och informationssäkerhet m.m. sker i enlighet med gällande lagstiftning. Vi ser positivt på att verksamheten planerar att genomföra utbildning inom dokumentation och handläggning för handläggare. Hur säkerställs barns rätt att komma till tals utifrån ålder? barns rätt till information? att barn med funktionsnedsättningar ges möjlighet att komma till tals och ges information? Barns rätt att komma till tals och barns rätt till information utifrån förmåga kan inte helt säkerställas utifrån gällande riktlinjer och rutiner då innehållet inte är utformat utifrån gällande lagstiftning och inte ger praktisk vägledning. Vid tillfället för granskningen finns dock inom verksamheten ett antal individuellt skickliga handläggare som arbetar för att på bästa sätt försöka säkerställa barns rättigheter. Finns individuella planer för genomförande av beslutade insatser? Hur ofta följs dessa upp? Att ha en hög andel brukare med genomförandeplan är ett verksamhetsmål för Inom verksamheten för barn och unga finns inte verksamhetsstöd, ett utvecklat ledningssystem med riktlinjer som stöd för denna process. Av intervjuer framkommer att det kan finnas genomförandeplaner 1

5 i insatser men det saknas i flera fall. Det framgår inte av den gälladen rutinen hur och när genomförandeplaner ska följas upp. Rekommendationer: 2. Bakgrund Nämndens målstyrning behöver utvecklas för att möjliggöra tydligare styrning och uppföljning av verksamheten Verksamhetens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete behöver utvecklas och ensas med målarbetet, därutöver behöver arbetsprocesser kartläggas och göras tillgängliga. Riktlinjer och rutiner för handläggning och dokumentation behöver revideras utifrån gällande lagstiftning och göras känt inom verksamheten för att bli ett verktyg och stöd i det dagliga arbetet. Dokumentation avseende utförarsidan behöver utvecklas för att följa gällande föreskrifter inom området. Barnperspektivet behöver lyftas fram ytterligare i handläggningen. Dokumentation avseende utförarsidan behöver ses över utifrån informationssäkerhet och datasäkerhet, särskilt utifrån sekretess, spårbarhet och konfidentialitet. Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska handläggning och dokumentation av utredningar och insatser för barn och ungdomar inom individ och familjeomsorgen (IFO), med hänsyn till barns bästa, barns rättigheter och barnkonventionen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Ett viktigt dokument för barns rättigheter är barnkonventionen, som Sverige ratificerade år Sverige är folkrättsligt förpliktigat att följa barnkonventionen. Denna förpliktelse gäller hela offentliga sektorn och dess anställda representanter ska respektera, skydda och uppfylla barnkonventionen. Varje kommun har enligt socialtjänstlagen ansvar för de som bor och vistas i kommunen och att de får det stöd och den hjälp som de behöver. När åtgärder rör barn ska det, enligt 1 kap 2 SoL, särskilt beaktas vad hänsynen till barnets bästa kräver. Med barn avses varje människa under 18 år och med åtgärder avses insatser på individnivå, dvs. utrednings-, stöd- och behandlingsinsatser. I lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU, har principen om barnets bästa getts ännu större tyngd vid avvägningen. Enligt 1 femte stycket ska vad som är bäst för den unge vara avgörande. Stadsrevisionen i Vaxholm bedömer att verksamhet som riktar sig mot barn är ett viktigt område att granska. I revisorernas riskanalys framkommer att handläggningsrutiner som riktar sig till barn och unga ska riktas särskild uppmärksamhet och därmed har revisorerna bedömt det väsentligt att granska handläggning och dokumentation avseende barn och unga. 2

6 3. Syfte Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om socialnämnden genom sin styrning och uppföljning säkerställer att handläggning och dokumentation avseende utredningar och uppföljning av insatser till barn och unga sker i enlighet med socialtjänstlagens krav, beslutade interna riktlinjer samt barnkonventionen. I projektet har särskild uppmärksamhet riktats mot följande frågeställningar: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och rutiner som stöd för handläggning, dokumentation och uppföljning av insatser? Tar rutinerna hänsyn till barns bästa? Hur arbetar nämnden för att säkerställa att handläggning, dokumentation av orosanmälningar och ansökningar samt att uppföljning av insatser sker i enlighet med lagstiftning och tar hänsyn till barns bästa?(skyddsbedömning, förhandsbedömning, utredningstider) Hur säkerställs: barns rätt att komma till tals utifrån ålder? barns rätt till information? att barn med funktionsnedsättningar ges möjlighet att komma till tals och ges information? Finns individuella planer för genomförande av beslutade insatser? Hur ofta följs dessa upp? 4. Avgränsning Granskningen avser individ- och familjeomsorg inom socialnämnden i. Granskningen har inte omfattat en fullständig bedömning av dokument och rutiner. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller Förvaltningslagen, FL (1986:223) Socialtjänstlagen, SoL (2001:453) Barnkonventionen Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5). Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Riktlinjer och rutiner 6. Ansvarig nämnd Granskningen har avsett socialnämndens individ- och familjeomsorgsverksamhet. Rapporten är saklighetsgranskad av avdelningschef. 3

7 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av riktlinjer och rutiner för handläggning avseende barn och ungdom, målstyrningsdokument m.m. Intervjuer med socialnämndens ordförande, avdelningschef, enhetschef, verksamhetsutvecklare samt handläggare inom myndighetsutövningen och utförare av beslutade insatser samt förebyggande insatser. Stickprovsgranskning av ärenden som varit aktuella under år Projektorganisation Granskningen har genomförts av Annelie Svensson, konsult, under ledning av Monica Rådestad, certifierad kommunal revisor. 9. Resultat 9.1 Utgångspunkter avseende Barnkonventionen och Socialtjänstlagen Barnkonventionen En av barnkonventionens grundprinciper är artikel 3 som handlar om att barnets bästa ska komma i främsta rummet vid alla åtgärder som rör barn. Principen om barnets bästa kan härledas ur två grundläggande tankar: att barn har fullt ut lika människovärde och att barn är sårbara personer som behöver särskilt skydd (prop. 1997/98:182 s. 13). Barnkonventionen kräver dock inte att barnets bästa alltid ska vara utslagsgivande, men det ska finnas med och väga tungt när beslut ska fattas. I de fall andra intressen väger tyngre, krävs att beslutande myndigheter kan visa att en sammanvägning av relevanta intressen i det enskilda fallet har gjorts. Beslutande myndigheter bör därför så långt som möjligt ha försäkrat sig om att barnets bästa kommit med i avvägningen och redovisas i beslutsprocessen. Besluten måste med andra ord innefatta ett barnperspektiv (Prop. 1997/98:182) Socialtjänstlagen och föreskrifter mm Bestämmelser om handläggning och dokumentation inom socialtjänsten finns i Socialtjänstlagen (SoL) och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. SoL betonar den kommunala socialtjänstens uppgift att främja den enskildes ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktivt deltagande i samhällslivet. När åtgärder rör barn ska det, enligt 1 kap. 2 SoL, särskilt beaktas vad hänsyn till barnets bästa kräver. Av lagrummet fastslås att med barn avses varje människa under 18 år. 4

8 Vidare framgår att ett barn ska ges möjlighet att få information och framföra sina åsikter i frågor som rör barnet. Om barnet inte framför sina åsikter, ska hans eller hennes inställning så långt det är möjligt klarläggas på annat sätt. Barnets åsikter och inställning ska tillmätas betydelse i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad. När det gäller dokumentationsskyldigheten framgår av SoL att handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska vara utformad med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar som förs. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska detta antecknas. Förvaltningslagen (FL) innehåller bestämmelser om parts rätt att få ta del av uppgifter, motivering till beslut, underrättelse om beslut samt rättelse av skrivfel som ska tillämpas vid handläggning av ärenden. Enligt SoL 11 kap. 8 ska förvaltningslagens bestämmelser tillämpas vid socialtjänstens myndighetsutövning. I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVM (lag om vård av missbrukare i vissa fall), LVU (lag med särskilda bestämmelser om vård av unga), och LSS (lag om särskild vård och service till vissa funktionshindrade) framgår bland annat hur förhandsbedömning, dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser ska hanteras Ledningssystem Vidare framgår av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten att det skall finnas ett ledningssystem som säkerställer att det finns rutiner för: Handläggning och dokumentation av ett ärende Dokumentation av genomförande av en beslutat insats Hur uppgifter ska lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som har ansvaret för det praktiska genomförandet av en insats Uppföljning och utvärdering av en beslutad insats. Ledningssystemet ska vara anpassat för verksamhetens inriktning och omfattning och vårdgivaren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Inom ramen för ledningssystemet ska riskanalyser och egenkontroller utföras. Därutöver ska verksamheten ta emot klagomål och synpunkter som sedan ska utredas, sammanställas och analyseras för att sedan vidta de åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. 9.2 Organisation Socialförvaltningen ansvarar för myndighetsutövningen avseende äldre- och funktionshinderomsorg, individ- och familjeomsorg inklusive flyktingmottagande samt verkställighet av insatser till 5

9 dessa grupper. Socialförvaltningens ansvarområde innefattar bl.a. försörjningsstöd, missbruksfrågor, familj- och föräldrastöd, bostadsanpassning, demensvård, anhörigstöd och särskilda boendeformer. Under februari 2016 genomförde socialförvaltningen en organisationsförändring så att verksamheten numer fungerar som en beställar utförarorganisation. Socialförvaltningen är indelad i två avdelningar, avdelningen för myndighetsutövning och avdelningen för utförande samt en stödfunktion som servar hela förvaltningen. Avdelningen för myndighetsutövning är i sin tur indelad i tre enheter: enheten för funktionsutsatta och äldre, enheten för barn och familj, enheten för vuxenstöd och nyanlända samt enheten för ensamkommande barn och familjerätt. Avdelningen för utförande omfattar enheten för anhörigstöd inklusive mobila teamet och ungdomspedagoger samt enheten för hemtjänst, daglig verksamhet och boendestöd. Utöver de insatser som utförs i egen regi finns insatser att erbjuda via avtal med omkringliggande kommuner och via entreprenad. 9.3 Nämndens styrning har antagit en vision: ska vara en attraktiv plats att leva och bo på Kommunens särskilt utsedda målområden är: Kvalitet, Livsmiljö och Ekonomi (enligt Mål och budget ) Kvalitet Kvalitet definieras genom de tre perspektiven: 1. Funktionell (objektiv, t ex lagar) 2. Upplevd (subjektivt, t ex NKI) 3. Ändamålsenlig (faktabaserad, t ex andel, arbetslöshet) Livsmiljö ska vara en attraktiv plats att leva, arbeta och bo på. Den ska kännetecknas av en trygg och hållbar miljö med bra samhällsservice och goda kommunikationer. Invånaren ska beredas möjlighet till goda fritidsmöjligheter. Ekonomi Den kommunala servicen ska tillhandahållas på ett kostnadseffektivt sätt. Intäkts- och kostnadsnivåerna ska vara relaterade till ambitionsnivån och ska kunna relateras till externt jämförbara verksamheter. Finanser i balans är en viktig förutsättning för god service till invånarna och utveckling av verksamheterna Socialnämndens mål Nämnden ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och till kommunfullmäktige, kommunala nämnder eller andra myndigheter göra framställningar i relevanta ärenden samt yttra sig i ärenden som remitterats till nämnden. Socialförvaltningen biträder nämnden i ärendeberedningen. 6

10 Målgrupper inom nämndens verksamhetsområde: Äldre och personer med funktionsnedsättning i såväl ordinärt som särskilt boende Barn och unga som är i behov av stöd och omsorg Personer som inte kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt och som har rätt till sin försörjning Personer med missbruksproblem Personer som utsatts för brott Ledord för verksamheten är: förebygga, möjliggöra och aktivt hjälpa De verksamheter socialnämnden ansvarar för ska arbeta professionellt och rättssäkert utifrån evidensbaserade arbetssätt med individens behov i fokus. Inom målområdet kvalitet har socialnämnden tagit fram följande mål: Invånare och deras närstående skall vara nöjda med de tjänster och det bemötande verksamheterna tillhandahåller. Verksamheterna skall vara tillgängliga för invånarna. Samtliga beslut och insatser skall utföras inom angiven och överenskommen tid. Samtliga uppföljningar av beslut och utförda insatser skall göras inom angiven tid. Riktlinjer skall vara upprättade och reviderade inom angiven tid. Allt arbete skall utföras evidensbaserat. Där det bedöms möjligt, konkurrensutsätts verksamheterna inom socialtjänstens område. Utifrån ovanstående mål kommer socialförvaltningen att upprätta verksamhetsplaner där enhetsspecifika mål och nyckeltal ska formuleras. Av ledningssystemet framgår att verksamheten har fastställt målen till: Hög andel av brukare med upprättad genomförandeplan. Enhetsmål för varje enhet är ännu inte fastställt. 9.4 Barn och familj Inom enheten barn och familj finns sju handläggare. Tre handläggare arbetar med barn och familj, två handläggare ansvarar för utredning och uppföljning av ensamkommande barn, en handläggare 7

11 arbetar med familjerätt och en handläggare om 50 % arbetar med rekrytering och stöd till familjehem. Enheten leds av en enhetschef. Vid intervjuerna beskrivs att under de senaste åren har en stor ökning skett av antalet anmälningar avseende barn som misstänks fara illa, så kallade orosanmälningar. Tidigare tog verksamheten emot cirka sju orosanmälningar på en månad, nu är siffran snarare sju orosanmälningar per vecka. Beräkningar visar således på minst en tredubbling av antalet orosanmälningar sedan Personalstyrkan har inte utökats i motsvarande takt som arbetsbelastningen. Ett stort antal ensamkommande barn har mottagits av kommunen vilket lett till att verksamheten har utökats med en tjänst under det senaste året, men det anses inte motsvara behovet. Den höga arbetsbelastningen i kombination med att det blivit allt svårare att rekrytera personal till vakanta tjänster har försvårat uppdraget. Förvaltningens ledning är medveten om att metodutvecklingsarbetet har fått stå tillbaka på grund av den rådande pressade arbetssituationen, även om ett visst arbete har bedrivits. Fyra av sju i arbetsgruppen är tillsvidareanställd personal, tre handläggare är anställda via bemanningsföretag. Förvaltningen har implementerat det av socialstyrelsen utarbetade metodstödet för utredningar inom barnavården, BBIC (barnets behov i centrum). Som fortbildning erbjuds handläggare påbyggnadsutbildning om 7,5 hp (högskolepoäng) vid universitet. Medarbetarna upplever dock att det är svårt att bedriva studierna parallellt med arbetet då det är svårt att hinna med arbetet, även om arbetsgivaren ger den anställda en möjlighet att använda fem timmar/vecka för studier. Medarbetarna har också genomgått en utbildning i arbetsmetoden Signs of safety, men de upplever att arbetssättet inte blir implementerat tillräckligt väl på grund av tidsbrist. Vid intervjuerna beskrivs att handläggarna försöker träffa barnen för enskilda samtal i alla utredningar om inte barnen är allt för små eller om vårdnadshavaren motsätter sig att handläggaren träffar barnet ensam. Handläggaren har en särskilt utarbetad barnbok till hjälp för att informera om socialtjänstens arbete och vad som händer under en utredning. Handläggaren försöker berätta och beskriva utredningsarbetet genom att anpassa informationen efter barnets förmåga och situation. Vidare beskrivs att det sker en dokumentation om handläggaren av någon anledning inte talar med barnet. Det finns inte någon aktuell fastställd riktlinje eller rutin för hur arbetet med genomförandeplaner ska bedrivas. Enskilda handläggare arbetar utifrån sin erfarenhet och profession. Vanligast sker överlämningar muntligt till utförare vid ett möte. I vissa fall utformar handläggaren en genomförandeplan tillsammans med utföraren. Handläggarna menar att det är svårt att garantera en helt rättssäker handläggning i alla delar bland annat då riktlinjer inte är reviderade sedan 2011 och det har skett en hel del lagändringar efter den senaste revideringen. Verksamhetens tillsvidareanställda personal har lång erfarenhet i yrket och beskrivs stå för kontinuitet och professionalitet i handläggningen. Verksamheten planerar att genomföra en utbildning avseende handläggning och dokumentation för alla handläggare. I vår granskning framkommer också att det saknas fastställt program för introduktion till nyanställda. 8

12 9.4.1 Målstyrning och ledningssystem Verksamheten arbetar med att arbeta fram arbetssätt för målstyrning inom nämnden men ännu har inte ett arbetssätt hunnit fastställas. Det finns ett verksamhetssystem för ändamålet men förvaltningen har inte hunnit med att få alla delar på plats. Det finns inte verksamhetsplaner på avdelningsnivå eller enhetsnivå ännu och ett arbete pågår för att få dessa bitar på plats. Det har inte skett någon uppföljning av målen på verksamhetsnivå. Socialnämnden beskrivs vara engagerad i frågan. Det pågår ett arbete med att beskriva och dokumentera arbetsprocesser i ledningssystemet, men arbetet är inte slutfört och tillgängligt. I dagsläget har verksamheten ännu inte genomfört en uppföljning av organisationsförändringen som genomfördes i februari Utförare Utförarverksamheten består av fyra heltidstjänster, där två handläggare avser ungdomspedagoger som riktar sig främst mot ungdomar och två tjänster avser familjebehandlare som riktar sig mot familjer. Verksamheten har därutöver tillgång till en del andra insatser via avtal med närliggande kommuners verksamheter. Utförarna arbetar inte enbart på uppdrag utifrån beslut från myndighetsutövande handläggare utan de kan ta uppdrag direkt från enskild, exempelvis på rekommendation från skolan. Utföraren erbjuder då högst fem träffar utan beslut om insats. Om den enskilde önskar att insatsen ska fortsätta efter fem träffar lämnar den enskilde en ansökan om fortsatt insats till myndighetsutövande handläggare. Som tidigare beskrivits finns ingen fastställd arbetsprocess för hur överlämnande mellan enheten barn-och familj och utföraren ska överföra och följa upp uppdrag. Planeringen sker muntligt då det inte finns verksamhetssystem som stödjer processen. Utförarens dokumentation sker i form av minnesanteckningar som förvaras i ordbehandlingssystemet Word, då utförarna inte har något verksamhetssystem som stöd för dokumentation. Genomförandeplaner upprättas inte som rutin men kan förekomma i vissa ärenden om handläggaren upprättar sådan. Utförarna har inte tillgång till kända arbetsrutiner för hur arbetet ska bedrivas. 9.6 Dokumentation och aktgranskning Myndighetsutövningens dokumentation sker i verksamhetssystemet Procapita. Som tidigare nämnts har utförarsidan inte tillgång till ett verksamhetssystem. Det innebär att det inte går att skicka beställningar till utföraren och utföraren kan inte dokumentera i ett verksamhetssystem. I stället dokumenterar utförare minnesanteckningar i ordbehandlingssystemet Word. Inför granskningen gavs instruktioner om att vi önskade granska akter avseende utredningar barn och unga samt genomförandeplaner och dokumentation avseende uppföljning av insatser. Vi har erhållit fem utredningar att granska, dock inte några genomförandeplaner. 9

13 Av de akter som granskats har skyddsbedömning och förhandsbedömning gjorts i samtliga fall. Inledning av utredning har i de flesta fall skett inom några dagar. Inte i något av fallen finns dokumentation om vilken information som getts till barnet, ungdomen. I de granskade akterna har ungefär 40 % avsett små barn i förskoleålder. I dessa fall har inte barnsamtal genomförts. Det framgår inte av det material som gåtts igenom att en särskild observation genomförts eller att man tagit in referens från förskolan. I de fall då utredningen avsett ungdomar har oftast samtal genomförts med barnen som på så sätt kommit till tals. I ett fall har bedömningen gjorts att ungdomen är försiktig och blyg och därför avstår handläggaren från samtal med det enskilda barnet. Det framkommer inte i dokumentationen att vårdnadshavaren motsatt sig att barnet har kontakt med socialtjänsten eller varför man beslutat att avstå från att erbjuda barnet ett enskilt samtal. Fyra av fem utredningar avslutades med en insats. I de akter som granskats återfanns inga genomförandeplaner avseende beslutade insatser. Våra kommentarer Av intervjuer framkommer att nämndens arbete med målstyrning pågår men är inte tillräckligt utvecklat och behöver vidareutvecklas. Bland annat har inte nämnden utarbetat verksamhetsplaner på enhetsnivå, det finns inte mål för all verksamhet och det mål som är satt inom verksamheten har inte följts upp. Vi bedömer att arbetet med att utveckla nämndens målarbete måste ges prioritet. Av Socialstyrelsen föreskrift (SOSFS 2011:9) framgår att ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska finnas för all verksamhet som omfattas av socialtjänstlagens 3 kap 3. Föreskriften trädde i kraft 1 januari Av granskningen framgår att verksamheten i dagsläget har ett verksamhetssystem där det går att dokumentera nämndens kvalitetsarbete men att arbetet med att implementera det i verksamheten inte har färdigställts. Bland annat saknas beskrivningar av verksamhetens arbetsprocesser och vi kan konstatera att verksamhetens riktlinjer och rutiner inte har reviderats sedan En rad lagändringar och förtydliganden genom föreskrifter har genomförts sedan dess. Det gäller bland annat lagändringar om barns rätt att komma till tals och föreskrifter om handläggning och dokumentation. Det finns inte någon tidsplan för när arbetet ska vara färdigställt. Vi bedömer att det inte är tillfredsställande att det mer än fyra år efter att föreskriften om ledningssystem trädde i kraft fortfarande inte finns ett utvecklat och fungerande ledningssystem inom verksamheten. Vi ser dock positivt på att det finns ett verksamhetssystem för ändamålet och en ambition att förbättra verksamheten. Vi anser att arbetet med att iordningställa ett fungerande ledningssystem behöver ges prioritet och att riktlinjer och rutiner omedelbart behöver revideras utifrån aktuell lagstiftning och gällande föreskrifter och göras kända i verksamheten. Detta för att den enskilde vårdtagaren ska försäkras om att verksamheten bedriver kvalitetsarbetet systematiskt. Vid handläggning av ärenden som rör barn och unga ska det (i enlighet med föreskrift SOSFS 2014:5) framgå av dokumentationen vilken information som har lämnats till barnet eller den unge, när och på vilket sätt informationen har lämnats samt namn och befattning eller titel på den 10

14 som har lämnat informationen. Detsamma gäller vid genomförande och uppföljning av insatser till barn och unga. Av dokumentationen ska det framgå hur den som bedriver verksamhet har tagit hänsyn till barnets eller den unges åsikter i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad och det ska också framgå vilka åsikter som barnet eller den unge har fört fram till den som bedriver verksamheten. Om barnet eller den unge inte har fört fram sina åsikter i frågor som gäller honom eller henne, ska det framgå hur den som bedriver socialtjänst har gått tillväga för att så långt möjligt klarlägga barnets eller den unges inställning på annat sätt. Av våra intervjuer och av aktgranskning kan vi konstatera att barnperspektivet är bristfälligt belyst i dokumentationen. Det saknas dokumentation om och hur nämnden har säkerställt att barn och ungdomar får information, att barn kommer till tals och att information i form av observationer och eller referenser från förskola, skola inkluderas i utredningen. Vår bedömning är att verksamheten förlitar sig på individuellt erfarna och duktiga handläggare men verksamheten behöver arbeta genom ett mer systematiskt arbetssätt, särskilt med tanke på sårbarheten i en verksamhet med få anställda och verksamhetens svårigheter att anställa erfaren personal. Av föreskrift (SOSFS 2014:5) framgår en rad särskilda bestämmelser om dokumentation hos utföraren. En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos en utförare kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten: att ta emot uppdrag, planera genomförandet av insatser, genomföra insatser, följa upp insatser och avsluta insatser. Vår granskning har visat att dokumentationen vid utförarsidan sker i form av minnesanteckningar utan verksamhetsstöd och följer inte föreskrift (SOSFS 2014:5) avseende dokumentation för utförare. Därutöver riskerar dokumentationen att inte hålla måttet avseende informationssäkerhet och datasäkerhet utifrån sekretess, spårbarhet och konfidentialitet som är nödvändigt utifrån gällande lagar inom personuppgiftsområdet och informationssäkerhetsområdet. Vi bedömer detta som mycket otillfredsställande. Hur en insats ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan som upprättas hos utföraren med hänsyn tagen till den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Planen bör upprättas med utgångspunkt från den beslutande nämndens uppdrag till utföraren. Om uppdraget gäller vård i ett hem för vård eller boende, bör genomförandeplanen även upprättas med utgångspunkt från nämndens vårdplan. Av allmänna råd (SOSFS 2014:5) framgår att det i genomförandeplanen bör framgå vilket eller vilka mål som gäller för insatsen enligt nämndens beslut, om insatsen innehåller en eller flera aktiviteter hos utföraren, vilket eller vilka mål som gäller för varje aktivitet, vem hos utföraren som ansvarar för genomförandet av varje aktivitet, när och hur olika aktiviteter ska genomföras, hur utföraren ska samverka med nämnden, andra utförare eller andra huvudmän, t.ex. hälso- och sjukvården, skolan eller arbetsförmedlingen, när och hur insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp, om den enskilde har deltagit i planeringen och i så fall vilken hänsyn som har tagits till hans eller hennes synpunkter och önskemål, vilka andra personer som har deltagit i arbetet med att upprätta genomförandeplanen, när planen har fastställts, och när och hur planen ska följas upp. I vår granskning kan vi konstatera att arbetet med genomförandeplaner behöver förbättras. Av våra intervjuer framkom att genomförandeplaner inte upprättas som rutin men kan förekomma i vissa ärenden om handläggaren upprättar sådan. Av de granskade utredningarna beslutades om insats i fyra av fallen, dock återfanns ingen genomförandeplan i dokumentationen. 11

15 Verksamheten har fastställt ett mål om att andelen genomförandeplaner ska öka i verksamheten. För att nå målet anser vi att arbetet med att öka andelen genomförandeplaner behöver förbättras betydligt. Datum som ovan KPMG AB Annelie Svensson Konsult 12