Instruktion Ferie- och Uppehållslön

Transkript

1 1 (5) Instruktion Ferie- och Uppehållslön

2 2 (5) Innehållsförteckning 1 Kontrollera tabeller Tabell Lovdagar per år (används endast för ferieanställningar) Tabell Helgarbetstid Tabell Arbetsår Företagstabell Att göra Maj månad: Systemförvaltare Juni månad: Systemförvaltare Maj och Juni: Rapportörer... 5

3 3 (5) Ferie- och uppehållslön under Maj-Juni 1 Kontrollera tabeller Innan bearbetning av ferielön startas är det viktigt att tabellerna som påverkar ferielönen kontrollerats och uppdaterats till aktuell information. 1.1 Tabell Lovdagar per år (används endast för ferieanställningar) Lovår ska vara rapporterat i Lovdagar per år för arbetsår 2016/2017 och rapporterat på arbetstagarens anställning under flik Uppeh/ferie fält Lovår. Tjänstgöringsfria dagar (måndag fredag, såväl röda som svarta) ska under arbetsåret rapporteras med Lov Sport/Påsk (alternativt Lov ). Observera att jullovet ska rapporteras med Lov. Sommarferien (som inte ingår i arbetsåret) ska inte rapporteras som Lov. Under Jul-, Sport- och Påsklov ska ALLA lovdagar markeras, dvs även lördagar och söndagar markeras med Lov. Eventuella för lovet inledande lördag+söndag ska dock inte markeras och detta beror på att ett lov formellt aldrig kan inledas med en lördag+söndag, därför ingår dessa dagar inte i lovet. Lovdagar per år finns i klienten under Tabeller/Generella tabeller. Rättelse för Lovtypen Lov sport-/påsk kom i version , kap 2.1. Om ni har tidigare version av än ska lovtypen Lov användas för alla lov. Om ni har version eller senare rekommenderar vi att nya lovtypen används för sport- och påsklovet. Bild nedan visar inställningar för Påsklovet vid version eller senare. Tidigt påsklov Sent påsklov

4 4 (5) 1.2 Tabell Helgarbetstid För anställningar med schema ska Helgarbetstid vara kopplat till arbetstagarens schema. Schema ska finnas för hela arbetsåret. Tjänstgöringsfria dagar (måndag fredag) under hela arbetsåret och sommaruppehållet ska markeras med Ledig. Helgarbetstid finns i klienten under Tabeller/Generella tabeller. 1.3 Tabell Arbetsår Minst 3 arbetsår måste finnas inregistrerade i tabell Arbetsår ; Innevarande ( DD DD) Föregående ( DD DD) Nästkommande ( DD DD) Lägg till kommande nästkommande arbetsår, 2017/2018. Kontrollera övriga arbetsår. Feriens/Uppehållets längd ska rapporteras in manuellt i fältet Uppehåll/feriens längd. Uppehållets/Feriens längd är lika med det faktiska antal kalenderdagar för uppehållet/ferien. Arbetsår finns i klienten under Tabeller/Anställning. Notera! Nästa arbetsår (2017/2018) måste rapporteras in senast innan bearbetning av ferielön (vanligen juni månad) för att frånvaro (som bryts automatiskt) ska brytas maskinellt vid rätt tidpunkt. I datumfälten för hösttermins slut och vårtermins start/slut lägg fingerade värden om datumen ännu inte är kända. Rätta/ändra sedan så snart riktiga datum blir kända. 1.4 Företagstabell 3 För att erhålla maskinellt bryt vid uppehållets/feriens början måste Företagstabell 3, markeras i fältet Utvärdera ferie/uppehållslön. Företagstabell 3 finns under Systeminställning/Organisation.

5 5 (5) 2 Att göra 2.1 Maj månad: Systemförvaltare Om arbetsåret slutar under maj månad måste nästa arbetsår rapporteras senast till maj för att få korrekt beräkning till utbetalning i majlönen. Om det är ett arbetsår för uppehållsanställda, semestergrupp 8 som slutar i maj, utbetalas uppehållslönetillägget i maj. När bearbetningen körs i juni utbetalas uppehållslönetillägget en gång till. Därför måste då en korrigering göras för tillägget i tillägg/avdrag på berörda. Kontrollera/komplettera/korrigera tabellerna Arbetsår, Helgarbetstid, Lovdagar och Företagstabell 3 enligt information i detta dokument. Starta Beräkning av ferielön i driftkalendariet. Starta Beräkning gensyss uppehållsanställda i driftkalendariet. Gör eventuellt Korrigering av uppehållslönetillägg (om arbetsår slutar i maj) Välj Orsakstyp Reglering/justering, orsak Regl/just lön engskatt. 2.2 Juni månad: Systemförvaltare Starta Beräkning av ferielön i driftkalendariet. Starta Beräkning gensyss uppehållsanställda i driftkalendariet. Kontrollera resultat i Webb under Rapporter/Ferie respektive Rapporter/Uppehåll En ny/sista bearbetning bör startas innan sista lönebearbetningen för juni, för att få med de transaktioner/förändringar som tillkommit. Notera! Ingen ny bearbetning Beräkning ferielön eller Beräkning gensyss uppehållsanställda får ske efter verkställan av junilönen. 2.3 Maj och Juni: Rapportörer Schema för hela arbetsåret ska vara kopplat till ferie-/uppehålls-anställningen om det är en anställning med schema. Tjänstledigheter som pågår när ferien/uppehållet startar ska avslutas. Kontrollera sjukfrånvaro, föräldraledighet, rehabilitering, där from-datum ligger före och tom-datum är TV, de skall ha markering Beräkna månaden ut på frånvaroposten. Ferieanställningar - Lärare som vikarierat som skolledare kan behöva åtgärdas i korrigeringsfälten. Avslut av anställning efter vårterminens sista dag ex 27 juni, vänta med avslutet tills efter sista bearbetningen Beräkning ferielön innan junilönen. Om ni har uppehållsanställda, semestergrupp 8, och har ett arbetsår som slutar under maj utbetalas uppehållslönetillägget i maj. När bearbetningen körs i juni utbetalas uppehållslönetillägget en gång till. Korrigering av tillägget måste därför i dessa fall göras i Tillägg/Avdrag för berörda anställningar (se kap 2.1).