EXTRANUMMER MED ANLEDNING AV LANSERINGEN AV KEOLIS NYA SOCIALA INTRANÄT # 2014: APRIL. 29 april lanseras vårt nya sociala Keonet. med varandra.

Transkript

1 KEOLIS Lokalnytt Alla på Keolis EXTRANUMMER MED ANLEDNING AV LANSERINGEN AV KEOLIS NYA SOCIALA INTRANÄT # 2014: APRIL 29 april lanseras vårt nya sociala Keonet Hur kan vi bättre lyssna på våra medarbetare och ta vara på all den fantastiska kunskap som vi besitter på Keolis? Hur når vi t ex medarbetare som inte sitter vid en dator och bara har 7 minuter på sig att hämta buss och relevant information för sin arbetsdag? och dessutom skapar värde? Vi har frågat, lyssnat och anpassat. Vi har tagit hänsyn till hur vi på Keolis arbetar idag och hur vi kommer att arbeta imorgon. Keonet skall vara det naturliga navet i vår arbetsdag. Den 29 april lanseras Keolis nya Sociala intranät. Ta del av informationen här samt på nya plattformen på adressen Den 29 april blir adressen som vanligt keonet.keolis.se. Vi tar ansvar och respekterar varandra HUR FÅR MAN 6500 KOLLEGOR ATT DELA KUNSKAP MED VARANDRA? Vi har uppgraderat Keonet för att förenkla alla Keolis medarbetares arbete genom att lägga till sociala funktioner, tydligare struktur och mobilanpassning. Det här är början på vår resa. Keonet kommer ständigt att utvecklas av oss som använder det. Vi måste göra det tillsammans genom dialog och anpassning. Under strecket: Magnus Åkerhielm, VD Vi arbetar ständigt med att hitta bättre rutiner och gemensamma processer för att arbeta smartare och lära av varandras erfarenheter att skapa ett Keolis. Med det nya intranätet är möjligheterna att skapa ett lärande och transparent Keolis möjligt. Vi har otroligt många duktiga medarbetare i vårt företag och vi har nu chansen att nätverka och byta erfarenheter med varandra. Som i allt förändringsarbete är det viktigt att låta det ta tid, att låta konstruktiviteten bana vägen för det Keolis vi tillsammans nu kan skapa. Med den inställningen vet jag att vi kommer att lyckas. Lägg där till våra värderingar där vi respekterar varandra och känner ansvar och stolthet över vårt viktiga arbete. Tack för att du hjälper Keolis att bli ännu bättre - Det är nu arbetet börjar! Magnus Åkerhielm, VD

2 Organisationen sätter agendan Först och främst vill vi tala om att all funktionalitet och förändring kommer från organisationen. Det som främst påtalades var ett stort behov av att kommunicera med varandra digitalt då vi är geografiskt spridda, styrda av lokala avtal och dessutom är en organisation som arbetar dygnet runt. Det andra är att kunna göra fler självservice-funktioner online för att undvika pappersexercis och minska administrativ tid hos tjänstemännen. Det tredje området är att bli en lärande och kunskapsdelande organisation - Att visualisera ett Keolis. Våra medarbetare har efterfrågat en plattform som man själv kan använda för att visa hur man gör saker, vad vi arbetar med och därmed undvika dubbelarbete. En annan viktig förutsättning är att intranätet skall vara tillgängligt via mobilen. De som önskar skall kunna logga in som vanligt via en dator, men det kommer även finnas en intranätslösning för dem som önskar ta del av information via sin mobil. MED DET SAGT SKALL VI INTE ANVÄNDA VÅRA MOBILER NÄR VI FRAMFÖR FORDON I TRAFIK. Vad är nytt? Det nya är den sociala delen, de begynnande självservicefunktionerna samt en utökad åtkomst via mobilen, om man önskar nyttja sin smart phone. Alla sidor har kommentarsfält då dina synpunkter är viktiga. Förarna har fått en tydligare vy med relevant information. (vi skall inte använda mobilen när vi framför fordon i trafik men det vet vi ju redan :) Vi kommer efter lanseringen att anpassa fler startsidor för medarbetare i verkstad, servicehallsmedarbetare etc. Du kommer att kunna bidra med din kunskap och ta del av kollegors lärdomar. T ex kan man ladda upp bilder i grupperna och dela erfarenheter med kollegor på andra depåer i landet. Det är därför viktigt för oss att ni känner att ni redan nu är med på resan och har möjlighet att i lugn och ro bekanta er med struktur och vyer innan lansering. Allt kommer inte vara klart och på plats riktigt än utan vi arbetar på till sista stund! Hur kommer jag igång? Logga in på betakeonet.keolis.se Tryck på ditt namn uppe till höger Fyll i dina kontaktuppgifter Lägg gärna till en representativ porträttbild (för igenkänning) Detta är dock helt valfritt. Titta vidare i högerkolumnen under rubriken Sök person skriv in mitt namn Pia Kjellerup Borg och Björn Nord och lägg till oss som kontakter. Skriv gärna in andra kollegors namn som ni vill ha kontakt med och lägg till dem. Kommer de inte upp som sökförslag har de inte varit inne på nya intranätet så försök igen lite senare. Nedanför Sök person finns det ytterligare en rubrik som heter Grupper Tryck på visa alla grupper eller visa alla Keolis grupper Gå med i gruppen Keolis alla och din depås grupp t ex Hisingen alla Gubbängen alla genom att klicka på respektive länk och gå med i gruppen Ta gärna del av vår sociala mediepolicy genom att skriva sociala medier i sökfunktionen på nya Keonet som söker i KAM-strukturen

3 Funktionalitet Första versionen är en så kallad 1:1 flytt med det menas att all funktionalitet från tidigare intranät finns med, men presenterat på ett mer användarvänligt sätt. All önskad funktionalitet kommer inte att vara på plats från dag ett, utan tillkommer successivt. Vi bygger tillsammans så kom ihåg att det är ni som sätter agendan. Vi tar ansvar och respekterar varandra Med stora möjligheter att påverka kommer stort ansvar och krav på saklighet, konstruktivitet och professionalism. Vi har en social mediepolicy som är bra att ta del av. Vi kommer inte att tycka lika om allt, men vi skall ta ansvar för möjligheten att påverka och bidra samt respektera varandras ståndpunkter och erfarenheter. Betänk att vi uppträder i eget namn och precis som idag skriver vi på svenska för att alla skall känna sig inkluderade. Det är viktigt att se möjligheten att göra sin röst hörd som en del i Keolis vilja att bättre ta tillvara på alla medarbetares kunskap. Vår sociala mediepolicy - Syftet med policyn och dess riktlinjer är att främja ett positivt och sunt användande av sociala medier bland våra medarbetare på Keolis. Keolis använder sociala medier för att stärka företagets position på marknaden som leverantör, partner och arbetsgivare. Genom sociala medier utvecklar vi relationen med och stärker vårt förtroende hos uppdragsgivare, resenärer och övriga intressenter på samhällsarenan såväl nationellt som internationellt samt våra medarbetare såväl befintliga som framtida. Manualer och lathundar Det finns en Kom igång sida på nya Keonet. Logga in på plattformen skriv Kom igång med nya Keonet längst upp i sökrutan. Välj sedan sidan som kommer upp överst bland sökförslagen. Vi kommer inte att tillhandahålla några manualer då de snabbt blir gamla. Vi hänvisar därför till Sitevisions hjälpsidor som alltid är uppdaterade. Länken dit är: Frågor och synpunkter Lämna dem på nya Keonet. Längst ner på sidan Kom igång med nya Keonet i kommentarsfältet. Vi kommer att svara så fort vi kan och ni kan se att andra med största sannolikhet har samma funderingar som du. Det finns även en grupp som heter Frågor om Keonet där vi kan diskutera. Om de är av större vikt (brister i plattformen) kommer vi på Kommunikation eller IT att ta det vidare till berörd part så att de inte blir nerringda eller överösta med mail. Om du har problem med ditt login vänligen gör som idag och kontakta din närmsta chef.

4 Välkommen till nya Keonet! Det här är början på vår resa. Keonet kommer ständigt att utvecklas av oss som använder det. Vi måste göra det tillsammans genom dialog och anpassning. Här hittar du all information och funktion som tidigare plus en hel del nya och smarta lösningar. 1. Ungefär såhär kommer förarvyn att se ut i mobilen. På en vanlig datorskärm kommer sidan att vara uppdelad i två kolumner. Så informationen ser lite olika ut beroende på om du använder dator eller mobil. Ta gärna några minuter och bekanta dig med den nya miljön. 1. Se sitt namn uppe till höger (det går att klicka upp) 2. Snabbt se IT fel i tex Hastus och Compass. Finns det inget meddelande är allt ok 3. När man som förare loggar in kan man direkt trycka fram sin körspecifikation. 4. Ta del av aktuellt väder i ditt område 5. Få alla aktuella trafikmeddelanden 6. Ta del av övriga trafikhändelser 7. Läsa och dela nyheter 8. Ta del av kampanjer så som Keolis bjuder på kaffe på stora torget, medarbetarundersökning, Bussförar-SM etc. 9. Man kan också ta del av felrapporterna i BUMS som tidigare men det syns inte på bilden Vi har uppgraderat Keonet för att förenkla ditt arbete genom att lägga till sociala funktioner, tydligare struktur och mobilanpassning. Vi har även fokuserat på att förenkla självservicefunktionerna för att du ska få en smidare arbetsdag. Inom kort kommer möjligheten att ansöka om övertid och korttidsledighet att vara möjligt via Keonet. Mer information kommer om det efter lanseringen.

5 Traditionellt möter nytt Ungefär så här kommer aktuelltsidan se ut, så det är inga revolutionerande förändringar i den nya strukturen. Det finns kommentarsfält på alla sidor så att vi enkelt kan ta del av din åsikt och förbättra oss. Tänk på att vi är kollegor och att vi har en vänlig tilltalston till varandra när vi framför synpunkter. Många informationssidor kommer att ha utfällbara menyer så att man enkelt kan få en bra överblick och klicka fram det man vill läsa mer om. Här till höger är ett exempel från självservicesidan. Inom kort kommer fler självservicefunktioner att kopplas på och intranätet utvecklas.

6 Din personliga sida Om du trycker på ditt namn längst upp till höger hamnar du på din profilsida. Önskar du ha bild skall det vara en representativ porträttbild då syftet är att känna igen kollegor. Det är helt ok att inte vilja ha någon bild alls. Om ni har frågor lämna dem i gruppen Frågor om Keonet 2.0 Bifoga bilder och dokument När du statusuppdaterar i de sociala delarna av intranätet så kan du bifoga dokument och ladda upp bilder från din dator eller mobil. Det kan vara bra om t ex Verkstäderna vill arbeta med varandra. Man fotar ett fel och ber någon på en annan verkstad att också kolla på det. Det kan gälla framkomlighet eller andra saker också. Har ni Office 2010 installerade på era datorer eller telefoner så går det bra att versionshantera dokument som ni laddat upp i grupperna. Detta är lite överkurs men kan vara bra att känna till för entusiasterna.

7 Sök efter kollega och sök information När du söker information, dokument eller grupper använd då sökfunktionen som ligger överst på alla sidor, typ Google. Den fritext-söker i alla dokument och sidor och information hittas lättare Men när du söker medarbetare måste du skriva in namnet under Sök person. Detta är en säkerhetsåtgärd då personuppgifter och kontaktuppgifter enligt Personuppgiftslagen måste ligga i en separat databas. Delta gärna i grupper/nätverk som är knutna till din depå eller gå med i nationella nätverk helt grundade på intressen. Saknar ni en grupp? Skapa själva genom att gå in under grupper och lägg till grupp. Ge gruppen ett bra namn som tydligt kopplar till syftet. Vi kan inte tvinga någon att delta i de sociala delarna utan det är frivilligt. Förhoppningsvis övervinner nyfikenheten och viljan att vara med. Men alla är mer än varmt välkomna att delta!

8

9 En hälsning från Kalle Med min snart 25 åriga erfarenhet av fordonsbranschen vet jag att receptet för framgång är att lita på medarbetarna och tillsammans med dem fatta bra beslut. Så har det varit under hela min tid på Keolis. Medarbetarna ser långsiktigt på affären och förstår kollektivtrafikbranschens villkor. De har också civilkurage att utmana mig att ständigt göra mitt jobb ännu bättre. Första byggstenen i all verksamhetsutveckling är att vara öppen och ärlig i dialogen med alla. Med det nya intranätet ser jag en stor potential i att kanalisera erfarenhet och kunskap som vi tillsammans har för att göra Keolis ännu bättre. Jag är övertygad om, att om vi inte hade människorna med oss så skulle inte verksamheten fungera så bra som den gör. Jag ägnar mycket tid åt att ta bort eller förädla arbetsmoment på företaget, och för att göra det på bästa sätt behöver våra medarbetare förstå våra processer, dela med sig av sitt kunnande för att bättre kunna bidra och ta sitt ansvar. Genom att alla nu själva kan bidra med sin expertis fyller vi ett kunskapsgap och ger våra medarbetare en mer aktiv roll i företagets skeende och utveckling. Tack för att du hjälper Keolis att bli ännu bättre - Det är nu arbetet börjar! Karl Orton, Chef Verksamhetsstöd