Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Samha llsbyggnadsna mnden Vision Program Policy Regler Handlingsplan Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Kommungemensam dokumenthanteringsplan... 3 Klassificering... 4 Dokumenthanteringsplanen... 4 Läsanvisning... 4 Beslutande: Samhällsbyggnadsnämnden Datum och paragraf: , 75 Dokumentansvarig: Förvaltningschef Revideras: Varje mandatperiod Gäller till:

3 Inledning Kommunens dokumenthanteringsplaner bör uppdateras kontinuerligt för att fungera som ett hjälpmedel i administrationen och för att åskådliggöra kommunens arbetsuppgifter/processer samt att beskriva hur dessa hanteras. Med anledning av den idag i större digitala hanteringen av uppgifter och för att förtydliga ett ärendes gång finns det anledning att mer genomgripande förändra kommunens dokumenthanteringsplaner. En av dessa förändringar är en processorienterad arkivredovisning. Uppgifter och handlingar ska redovisas i det sammanhang där de förekommer nämligen i en bestämd process. Den andra förändringen är anpassningen till kommande e-arkiv och rör möjligheten att kategorisera och hitta handlingar, klassificering. Det som redovisas i dokumenthanteringsplanen är därför de olika uppgifter/information som ingår i en process. För att göra uppgifterna begripliga redovisas de i ett sammanhang och beskrivs ibland som dokument. Kommungemensam dokumenthanteringsplan En stor del av de kommunala processerna sker idag i verksamhetssystem som används över myndighetsgränserna. Exempel på detta är behandling av personuppgifter, registrering av handlingar, mötesadministration, kommunikation- och information, personaladministration eller ekonomi. I vissa verksamhetssystem sker arbetet inom en gemensam yta. I andra delar man system men har separata lagringsytor. Inom Kumla kommun finns en intention att hantera rutiner på ett likartat sätt oavsett om den sker inom kommunstyrelsen eller andra myndigheter. Processer och redovisandet av de uppgifter som uppstår i processen är därför ofta identiska från myndighet till myndighet. Med hänsyn till detta finns det anledning att redovisa dessa processer i en kommungemensam dokumenthanteringsplan istället för att varje myndighet redovisar processerna i sina respektive planer. Beslut rörande gallring eller bevarande av de gemensamma processerna ska ske i kommunstyrelsen. De myndighetsspecifika processerna ska beslutas i respektive nämnd. Eftersom de utgör en del av den klassificerade arkivredovisningen (se nedan) ska även dessa processer ingå i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Vad gäller beslut i nämnderna rörande de gemensamma processerna är det lämpligt att hänvisa till den gemensamma planen.

4 Klassificering Klassificering är ett sätt att ett sätt att göra det lättare att förstå hur olika rutiner och verksamheter hänger samman. En myndighets verksamhet kartläggs och från en huvudnivå bryts rutinerna/processerna ner till undernivåer i ett eller flera steg beroende på hur komplexa processerna är. Förutom att klassificeringen speglar verksamheten och beskriver var olika processer hanteras kommer denna även att fungera som sökverktyg i det kommande e-arkivet. Den klassificeringsstruktur som används av Sydarkivera (18 kommuner i arkivsamarbete) har legat till grund även för Kumla kommuns klassificering av verksamheter. Dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen bygger på den antagna klassificeringsstrukturen (se ovan). Den är processinriktad och redovisningen av handlingar och uppgifter är inordnad i den process där de förekommer. Inom processen förekommer handlingar eller uppgifter. Dokumenthanteringsplanen anger huruvida uppgifter ska bevaras eller gallras. Vid gallring anges även gallringsfrist, det vill säga vid vilken tidpunkt uppgiften kan gallras. I planen anges även var uppgifterna förekommer. När det gäller digitala uppgifter anges namn på verksamhetssystem eller plats i datanätet. Pappershandlingar förekommer i allmänhet i mappsystem eller i pärmar och förutsätts befinna sig i närarkiv eller vid arbetsplats. Dokumenthanteringsplanen är i sin helhet inte kopplad till en enskild myndighet. Myndigheten fattar däremot beslut om bevarande eller gallring inom de specifika verksamheter som myndigheten ansvarar för. Om verksamheten övergår till annan myndighet ska nytt beslut tas i denna. Beslut rörande kommungemensamma verksamheter tas i kommunstyrelsen. Läsanvisning Dokumenthanteringsplanen är indelad i två huvudsakliga delar. Den övre innehåller klassificeringen och den nedre den egentliga dokumenthanteringsplanen. Denna beskriver enskilda processer och de handlingar/uppgifter som förekommer inom processen. Här anges först namn på handlingen, därefter anvisning om bevarande eller gallring. I kolumnen databärare anges till exempel; papper, CD etcetera. I kolumnen Förvaring/sökväg anges var eller på vilket sätt handlingen förvaras.

5 I allmänhet anges ett verksamhetssystem eller en sökväg i datanätet. Begreppet systematisk förvaring innebär alltid att uppgifterna är bundna till papper och förvaras i mapp eller pärm. I anmärkningskolumnen förekommer information som förtydligar vilken typ av uppgift som avses eller hur den ska hanteras. Kolumnen Signum används för att ange uppgiften/handlingens placering i kommunarkivet/e-arkivet. Uttrycket bevaras innebär att uppgiften ska förvaras i all framtid. När en uppgift ska gallras anges också en gallringsfrist, det vill säga den tidpunkt då uppgiften kan/ska gallras. G i a = Gallras vid inaktualitet, det vill säga då uppgiften inte längre behövs i verksamheten. G 2 år = Gallras två år efter kalenderårets slut. En uppgift som uppkommer 2010 kan gallras först i januari 2013.

6 Verksamhetsområde 1 Demokrati och Beskrivning ledning Processgrupp 3 Verksamhetsledning Övergripande verksamhetsledning och styrning 3 Ledning av det interna arbetet Arkivförteckning för närarkiv G i a Papper Förvaras i anslutning till det närarkiv förteckningen avser Internt upprättad statistik och nyckeltal G 2 år Digitalt G: Statistik som innehåller unik information från den egna verksamheten bevaras Statistik för Lean G i a Digitalt Kumlaportalen Månatlig sammanställning G i a Digitalt Kumlaportalen 6

7 Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 14 Tillagnings- och Teknisk verksamhet, planering och tillhandahållande av måltider mottagningskök 1 Planera och förbereda måltider Egenkontroll måltid G i a, kökschef, G: Portionsstatistik G 10 år Digitalt G: Ansökan, beslut och återrapport för EU-bidrag för mjölk och ost Bevaras, måltidsenheten, G: Läkarintyg för specialkost G i a Papper, kökschef Sekretess enligt 21 kapitlet 1 Offentlighet- och sekretesslag (2009:400). Sekretess gäller i högst 70 år. 7

8 Processgrupp 1 Lantmäteri och Miljö- och byggverksamhet, framställning av och tillhandahållande av kartmaterial kartarbete 1 Fastighetsbildning Primärkarta Bevaras Digitalt Topobase Karta fastighetsplan Bevaras Digitalt W3D3 8

9 Processgrupp 2 Fysisk planering Miljö- och byggverksamhet, fysisk planering 1 Hantera översiktsplaner Grundkarta Bevaras Digitalt W3D3 Geoteknisk utredning Bevaras Digitalt W3D3, EDP Byggreda Planavtal Bevaras Digitalt W3D3 Plankarta Bevaras Digitalt W3D3 Planbeskrivning Bevaras Digitalt W3D3 Genomförandebeskrivning Bevaras Digitalt W3D3 Planbesked Bevaras Digitalt W3D3 Planprogram Bevaras Digitalt W3D3 Miljökonsekvensbeskrivning Bevaras Digitalt W3D3 Fastighetsförteckning Bevaras Digitalt W3D3 Illustrationskarta Bevaras Digitalt W3D3 Samrådshandlingar och Bevaras Digitalt W3D3 samrådsredogörelse Utlåtande Bevaras Digitalt W3D3 Utställningshandlingar Bevaras Digitalt W3D3 Antagandehandlingar Bevaras Digitalt W3D3 Överklagande, överprövning Bevaras Digitalt W3D3 Prövningsbeslut Bevaras Digitalt W3D3 Bevis laga kraft Bevaras Digitalt W3D3 Utställningsmaterial G 2 år Avser utställningsmaterial för bland annat planer och projekt. 9

10 10

11 Processgrupp 3 Hantera fastigheter Teknisk verksamhet, köp av fastighet 1 Förvärva fastighet Fastighetsakt Bevaras W3D3, närarkiv, Köpehandlingar (köpekontrakt, överenskommelser och Bevaras W3D3, Aaeron, närarkiv, fastighetsregleringsavtal) Förfrågan om köp av mark Bevaras Digitalt W3D3 Exploateringskalkyl Bevaras W3D3, närarkiv, Geoteknisk undersökning Bevaras W3D3, närarkiv, 11

12 Processgrupp 3 Hantera fastigheter Teknisk verksamhet, försäljning av fastighet 3 Försälja fastighet Fastighetsakt Bevaras W3D3, närarkiv, Köpehandlingar (köpekontrakt, Bevaras W3D3, Aaeron, närarkiv, I Aaeron finns uppgifter angivna i metadatafält. överenskommelser och fastighetsregleringsavtal) Markanvisningsavtal Bevaras, Register för tomtkö G i a Digitalt E-tjänst för tomtkö Avtal för friggebod Bevaras Digitalt W3D3 12

13 Processgrupp 3 Hantera fastigheter Teknisk verksamhet, upplåtelse av fastighet 5 Nyttjanderätt för fastighet Markupplåtelse av offentlig plats Bevaras W3D3, närarkiv, Hyreskontrakt G 2 år Aaeron, närarkiv, I Aaeron finns uppgifter angivna i metadatafält. Arrendekontrakt/-avtal Bevaras Digitalt W3D3, Aaeron I Aaeron finns uppgifter angivna i metadatafält. Debitering arrende G i a Aaeron, närarkiv, I Aaeron finns uppgifter angivna i metadatafält. Nyttjanderättsavtal Bevaras Digitalt W3D3, Aaeron I Aaeron finns uppgifter angivna i metadatafält. Servitutsavtal Bevaras W3D3, närarkiv, Skötselavtal Bevaras W3D3, närarkiv, Avtal jakträtt G i a Aaeron, närarkiv, I Aaeron finns uppgifter angivna i metadatafält. Husvagnsparkeringar Bevaras Digitalt W3D3 13

14 Processgrupp 3 Hantera fastigheter Teknisk verksamhet, innehav och förvaltning av fastighet 7 Förvalta fastigheter Fastighetsdeklaration, kommunens egna fastigheter G 6 år Aaeron, närarkiv, Fastighetstaxering, kommunens egna fastigheter Förteckning Kumla kommuns fastigheter Förteckning pantbrev, kommunens egna fastigheter G 5 år G 10 år G 10 år Aaeron, närarkiv, Aaeron, närarkiv, Aaeron, närarkiv, 14

15 Processgrupp 5 Byggnader och Kommunfastigheters verksamhet, lokalförsörjning anläggningar 1 Lokalbehov och förslag Interna hyreskontrakt för Bevaras Digitalt W3D3 lokal Interna hyreskontrakt för bostad G 2 år W3D3, Aaeron, närarkiv (fastighetsekonom) Externa hyreskontrakt för inhyrning av lokal Externa hyreskontrakt för uthyrning av lokal Externa hyreskontrakt för inhyrning av bostad Externa hyreskontrakt för uthyrning av bostad Hyresavtal för bilparkering, kommunanställda och övriga Bevaras Bevaras W3D3, närarkiv (fastighetsekonom) W3D3, Aaeron, närarkiv (fastighetsekonom) G 2 år Papper (fastighetsekonom) G 2 år G i a Aaeron, närarkiv (fastighetsekonom) (assistent), G: Hyresavtal för bilparkering, kommunanställda och övriga 15

16 Besiktningsprotokoll vid flyttbesiktning G i a Papper (fastighetsekonom) Nyckelkvittenser G i a Papper Projektpärmar Bevaras Ibinder, G:, Protokoll byggmöte G 5 år Bygglovshandlingar Bevaras Besiktningsprotokoll stora G i a entreprenader Beställning av ID-kort, ID- 06 Fotografier till ID-kort, ID- 06 Yttrande från Kumla kommuns miljöenhet (projektledare) Ibinder, (projektledare) W3D3, närarkiv W3D3, närarkiv (förvaltare) G i a Digitalt ID-06 Oberthur G i a Digitalt G: Bevaras Ritningsregister Bevaras Ritningar fastigheter Bevaras (förvaltare), W3D3, G:, G:, G: 16

17 Processgrupp 5 Byggnader och Kommunfastigheters verksamhet, underhåll, drift och service av kommunens lokaler anläggningar 6 Underhåll Kontakt- och behörighetslistor för inbrottslarm G i a (säkerhetssamordnare) Väktarrapporter G 2 år Papper (säkerhetssamordnare) Polisanmälningar Bevaras W3D3, närarkiv (säkerhetssamordnare) Skaderapporter G i a Digitalt G: Rapporter förvaras även hos kommunens Skadeutredning Bevaras Felanmälan G i a Digitalt Aaeron Energideklaration Bevaras Digitalt Ibinder, G: Statistik, media G 10 år Digitalt Ibinder, G: Köldmediastatistik Bevaras PCB-inventering Bevaras (förvaltare), G: W3D3, närarkiv (förvaltare) (förvaltare), G: försäkringsbolag 17

18 Besiktningsprotokoll obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Injusteringsprotokoll ventilation G i a G i a Protokoll radonmätning Bevaras Planerat underhåll Bevaras Offerter och prisjämförelser G 2 år Säkerhetsbesiktning gymnastiksalar, lekutrustning (ute), vattenrutschkanor Bevaras Elsäkerhetsbesiktning G i a Digitalt Ibinder, G: Besiktningsprotokoll Bevaras Digitalt W3D3, G: sprinkleranläggning Tryck- och lyftbesiktning G 5 år Drift- och skötselavtal Bevaras Drift- och G i a skötselinstruktioner, CD och USB, Ibinder, G: (förvaltare), G: (förvaltare), G: (förvaltare), Aaeron, G: (enhetschef), G: (förvaltare), G: (förvaltare), G: W3D3, närarkiv Ibinder, Aaeron, närarkiv (förvaltare) Brandskyddsdokumentation Bevaras Digitalt Ibinder, G: Brandskyddsritningar Bevaras Digitalt Ibinder, Aaeron, G: Anläggarintyg brandlarm G i a 18

19 Beredskapslistor G i a (säkerhetssamordnare), G:, G: 19

20 Processgrupp 5 Byggnader och Kommunfastigheter, lokalvård anläggningar 8 Lokalvård Lokalvårdsavtal Bevaras lokalvårdsenheten (enhetschef), W3D3, Städrutiner och instruktioner G i a G: lokalvårdsenheten 20

21 Processgrupp 6 Gator, vägar och torg Teknisk verksamhet, trafikplanering 1 Planera gator och vägar Ansökan bidrag för enskild utfartsväg Bevaras W3D3, närarkiv teknisk verksamhet Beslut om bidrag för enskild utfartsväg Bevaras W3D3, närarkiv teknisk verksamhet Ansökan bidrag för vägsamfällighet/vägförening Bevaras W3D3, närarkiv teknisk verksamhet Beslut om bidrag för vägsamfällighet/vägförening Bevaras W3D3, närarkiv teknisk verksamhet Ansökan, beslut och återrapportering av statsbidrag för trafiksäkerhetshöjande åtgärder Bevaras Digitalt W3D3 21

22 Processgrupp 6 Gator, vägar och torg Teknisk verksamhet, nybyggnad, drift och underhåll av gatunätet 2 Anlägga gator och vägar Projektdokumentation Bevaras Digitalt W3D3 Dokumentation avseende bland annat underlag, beställning, offert, slutrapport Deklaration farligt G i a Papper gatuenheten gods Arbetsmiljöverkets G i a Papper gatuenheten författningssamling Dagrapport G i a Papper gatuenheten vinterberedskap Spolkartor G i a Papper gatuenheten Beredskapspärm G i a gatuenheten, G: Beställning G i a Papper gatuenheten trafikmålning Beställning av asfalt G i a Papper gatuenheten Öppningsanmälan Bevaras Papper gatuenheten asfalt Polisanmälningar Bevaras Digitalt W3D3 Felanmälningar G i a Papper gatuenheten 22

23 Processgrupp 9 Trafik och Teknisk verksamhet, parkeringsövervakning kommunikationer 2 Trafikföreskrifter och tillstånd 1 Parkeringsövervakning Beslut om avgift för felparkering, gatumark Beslut om avgift för felparkering, kvartersmark Avarn Security, Hojab parkeringsservice, Transportstyrelsen Hojab parkeringsservice, Transportstyrelsen Handlingar och uppgifter om avgift för felparkering hanteras i system hos av kommunen anlitad entreprenör för parkeringsövervakning. Transportstyrelsen är prövande myndighet i frågan. Handlingar och uppgifter om avgift för felparkering hanteras i system hos av kommunen anlitad entreprenör för parkeringsövervakning. Transportstyrelsen är prövande myndighet i frågan. 23

24 Processgrupp 14 Vatten och avlopp Teknisk verksamhet, tillhandahållande av dricksvatten 2 Producera dricksvatten Beredskapslista G i a Digitalt S: Liggare över kemikalier G 5 år Digitalt S: och likvärdiga preparat Vattenanalyser Bevaras Papper, vatten- och reningsverk Ersättning till fallägare, Bevaras Digitalt W3D3 reglering Tisaren Avläsning vattenmätare G i a Digitalt EDP Future Byte av vattenmätare G i a Digitalt EDP Future Uppsättning av vattenmätare G i a Digitalt EDP Future Årsrapport vattenverk Bevaras Digitalt W3D3 Analysrapporter/provsvar för avföringsprov anställda G i a Digitalt S: För anställda gallras provsvar vid inlämnande av nytt prov. För extern person gallras provsvaret efter ett år. 24

25 Processgrupp 14 Vatten och avlopp Teknisk verksamhet, nybyggnad, drift och underhåll av vatten- och avloppsnätet 3 Förvalta ledningsnät Projektdokumentation Bevaras Digitalt W3D3 Dokumentation avseende bland annat underlag, beställning, offert, slutrapport Inventering av G i a VABAS, närarkiv dagvattenbrunn Anslutningsavgift för vatten och avlopp gatuenheten Bevaras VABAS, Unit4 Business World On, närarkiv gatuenheten Servitutsavtal Bevaras VABAS, närarkiv gatuenheten Originalritningar Bevaras Papper gatuenheten Ritningar Bevaras Digitalt (DVGfiler) VABAS Ledningsrapport Bevaras VABAS, närarkiv gatuenheten Ledningsregister Bevaras gatuenheten Beredskapspärm G i a G-katalog, närarkiv gatuenheten För val av va- och renhållningsabonnemang, se process för renhållning 25

26 Processgrupp 14 Vatten och avlopp Teknisk verksamhet, tillhandahållande av rening av avloppsvatten 7 Rena avloppsvatten Beredskapslista G i a Digitalt S: Liggare över kemikalier G 5 år Digitalt S: och likvärdiga preparat Vattenanalyser Bevaras Papper, vatten- och reningsverk Kvartalsrapport Bevaras Digitalt W3D3 reningsverk Årsrapport reningsverk Bevaras Digitalt W3D3 Årsrapport biogas Bevaras Digitalt W3D3 26

27 Processgrupp 15 Avfall och Teknisk verksamhet, hantering av avfall återvinning 1 Avfall Val av renhållningsabonnemang G i a EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Register för va- och G i a Digitalt EDP Future renhållningsabonnenter Uppgifter om flytt G 5 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Nya anläggningar G 5 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Extra debitering av containertömningar G 5 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Återbetalningslistor G 10 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Tippavgifter G 5 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Tömning av markbehållare G 5 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen Transportsedlar slamsug G 5 år EDP Future, närarkiv ekonomiavdelningen 27