Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Kultur-och fritidsnä mnden Internt styrdokument

2 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan Läsanvisning Förråd och lager Fordon utrustning och inventarier Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Främja turism Förmedling av boende- camping Turistbyrå och turistinformation Arbeta med parker och grönytor Hantera skog, natur och naturreservat Arbeta med att anlägga och förvalta lekplatser Programverksamhet/utställningar Programverksamhet/kulturevenemang Registrera kommunens konstinnehav Offentlig utsmyckning Dokumentation Organisera biblioteksverksamhet Hantera media Utlåning av media Samlingar Fritidsverksamhet för ungdomar Motionsspår, skidspår Badanläggning Abonnemang Badanläggning Simskola Badanläggning Personal Badanläggning Statistik Idrottsanläggningar Stöd till föreningar Tillhandahålla lokaler Stipendier

3 Beslutande: Kultur-och fritidsnämnden Datum och paragraf: , 46 Dokumentansvarig: Förvaltningschef Reviderad: Gäller till:

4 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel i administrationen och åskådliggör förvaltningens arbetsuppgifter/processer samt beskriver hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen är processorienterad, vilket innebär att uppgifter och handlingar redovisas i det sammanhang där de förekommer nämligen i en bestämd process. Planen är även upprättad för att passa kommande e-arkiv och använder sig därför av klassificering för att kategorisera handlingar. Klassificering är ett sätt att göra det lättare att förstå hur olika rutiner och verksamheter hänger samman. Till grund för dokumenthanteringsplanens klassificering används den klassificeringsstruktur som Sydarkivera 1 tagit fram. Processer som är gemensamma för förvaltningarna i Kumla kommun finns i kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Läsanvisning Dokumenthanteringsplanen är indelad i två huvudsakliga delar. Den övre innehåller klassificeringen och den nedre den egentliga dokumenthanteringsplanen. Denna beskriver enskilda processer och de handlingar/uppgifter som förekommer inom processen. Här anges först namn på handlingen, därefter anvisning om bevarande eller gallring. I kolumnen databärare anges till exempel; papper, CD etcetera. I kolumnen Förvaring/ sökväg anges var eller på vilket sätt handlingen förvaras. I allmänhet anges ett verksamhetssystem eller en sökväg i datanätet. Begreppet systematisk förvaring innebär alltid att uppgifterna är bundna till papper och förvaras i mapp eller pärm. I anmärkningskolumnen förekommer information som förtydligar vilken typ av uppgift som avses eller hur den ska hanteras. Kolumnen Signum/klass används för att ange uppgiften/handlingens placering i kommunarkivet/e-arkivet. Uttrycket bevaras innebär att uppgiften ska förvaras i all framtid. När en uppgift ska gallras anges också en gallringsfrist, det vill säga den tidpunkt då uppgiften kan/ska gallras. G i a = gallras vid inaktualitet, det vill säga då uppgiften inte längre behövs i verksamheten. G 2 år = gallras två år efter kalenderårets slut. En uppgift som uppkommer 2010 gallras först i januari Sydarkivera: 18 kommuner i arkivsamarbete

5 Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning 12 Fordon och material 1 Förråd och lager Inventarieförteckning G i a Digitalt G:/ Kemikalieförteckning G i a Digitalt/papper Anslag på brandskåp/ G:/

6 Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning 12 Fordon och material 2 Fordon Registrerings- och G i a Papper Systematisk förvaring besiktningshandlingar Garantier G i a Papper Pärm på IP El-bilar, traktorer etc. alla fordon utom bilar Instruktioner G i a Papper I fordon Körjournal G 2 år Papper Pärm

7 Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning 12 Fordon och material 3 Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll G i a Papper Pärm Besiktningsprotokoll för utrustning Garantier G i a Papper Pärm Instruktioner G i a Papper Pärm Reparation och underhåll G i a Papper Pärm

8 Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar 4 Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Ansökan om start av G 5 år Digitalt W3D3 E-tjänst, blankett lotterier inkl. bilagor Beslut om tillstånd att Bevaras Papper Systematisk förvaring anordna lotterier Ekonomiska redovisningar från anordnare av lotterier G 5 år Papper Systematisk förvaring

9 Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning 8 Turism 1 Främja turism Minnesanteckningar G 5 år Digitalt Kumlaportalen Interna turismträffar, möten i olika samverkansorgan Undersökningar Bevaras Digitalt W3D3 Bokningsbekräftelse, Bevaras Digitalt FRI guidningar, infartstavlor Foton Bevaras Digitalt Arbetskatalog i Besöksmål bildmapp Avtal med Bevaras Digitalt W3D3 entreprenörer Informationsmaterial G i a Digitalt G:/ Statistik G 5 år Digitalt Kumlaportalen, arbetskatalogen Intern statistik över besökare, antalet som gjort korsord i stadsparken etc. Redovisas i årssammanställningar som redovisas i nämnd.

10 Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning 8 Turism 2 förmedling av boende 1 Camping Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Checklista vid G i a Digitalt Kumlaportalen utcheckning Bokning av tvättstuga G i a Papper Vid tvättstugan Mall bokning av G i a Digitalt Kumlaportalen tvättstuga Checklista städvecka G i a Digitalt Kumlaportalen Lista över vad som görs vid städning Rutiner för städning G i a Digitalt Kumlaportalen Campingenkät G i a Digitalt Kumlaportalen Campingenkät som delas ut varje sommar Resultat av Bevaras Digitalt W3D3/Sommarrapport campingenkät Åtgärdsplan G i a Digitalt Kumlaportalen Foton G i a Digitalt Kumlaportalen splan inför G i a Digitalt Kumlaportalen säsongsöppning Schengen Avtal G 5 år Papper Pärm Vid utländskgäst skrivs Schengen avtal ut. Förvaras i fall polis vill ha ut handlingen.

11 Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning 8 Turism 5 Turistbyrå och turistinformation Underlag till kartor G i a Digitalt Arbetskatalog Synpunkter på innehåll meddelas kartframställare Annonser G i a Annonsunderlag för olika tidskrifter Kontaktlistor G i a Digitalt Arbetskatalog T.ex. Infopoint, bussbolag och guider Underlag till utbetalning av guidearvoden G 2 år Papper Blankett Fyller i underlag som skickas till ekonomi

12 Verksamhetsområde 4 Samhällsbyggnad Beskrivning 7 Parker och grönytor 1 Arbeta med parker och grönytor Planteringsplan Bevaras Digitalt G:/ Illustrationsplan Bevaras Digitalt G:/ Skötselplan Bevaras Digitalt G:/ Växtlistor Bevaras Digitalt G:/ Materialplan Bevaras Digitalt G:/ Rutiner Bevaras Digitalt Kumlaportalen Rutiner för ishallen Skötselavtal Bevaras Digitalt/papper W3D3/närarkiv

13 Verksamhetsområde 4 Samhällsbyggnad Beskrivning 7 Parker och grönytor 4 Hantera skog, natur och naturreservat Skogsbruksplan G i a Data PC-skog Innehåller skogskarta samt beståndsbeskrivningar vilka utgör underlag för skötsel och avverkningar Dagbok G i a Papper Personalutrymme Redovisning av utförda arbeten Skötselplan för naturreservat Bevaras Digitalt W3D3 Instruktioner för skötsel av kommunala naturreservat och liknande Materialplan Bevaras Digitalt G:/ Mätresultat G i 1 Papper Pärm på tjänsterum Inventeringar G i a Digitalt G:/ Inventering av naturvärden, gallras när informationen finns i skötselplan

14 Verksamhetsområde 4 Samhällsbyggnad Beskrivning 8 Lekplatser 2 Arbeta med att anlägga och förvalta lekplatser Planteringsplaner Bevaras Digitalt G:/ Materialplaner Bevaras Digitalt G:/ Skötselplan Bevaras Digitalt G:/ Illustrationsplan Bevaras Digitalt G:/ Växtlista Bevaras Digitalt G:/ Lekplatsplan Besiktning av lekplatser Se i ks antagna dokumenthanteringsplan G 2 år Digitalt G:/ Genomför besiktning som sedan skickas till Myndighetsnämnden

15 1 Kulturverksamhet 2 Programverksamhet /utställningar Utställningskontrakt Bevaras Papper/digitalt W3D3 Skannas in och diarieförs. Kontaktuppgifter G i a Word Arbetskatalog Faktauppgifter om konstnären G i a Digitalt Arbetskatalog Innehåller dels meritförteckningar och dels recensioner och liknande. Utställningsaffisch Bevaras PDF W3D3 Verkslista Bevaras Word W3D3 Innehåller uppgifter om de utställda verken. Utbetalning av ersättning samt inköpta verk Se fakturarutin i ks antagna dokumenthanteringsplan Sammanställning av utställare Ackumulerad lista över utställare G i a Word Arbetskatalog Listan skickas till länets konstkonsulent och andra intressenter Bevaras Word Arbetskatalog

16 1 Kulturverksamhet 3 Programverksamhet / kulturevenemang Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Anteckningar om kommande aktiviteter G i a Word Arbetskatalog Här antecknas kontaktuppgifter och tider för årets evenemang. Dokumentet uppdateras Programblad, kulturavdelningen samt lovprogram kontinuerligt Bevaras PDF Arbetskatalog Varje publicerad revision av programmet ska bevaras Programblad, Väntjänsten Bevaras Systematisk förvaring Områdestidningar, Bevaras Systematisk förvaring Väntjänsten Utbetalning av arvode Se i ks antagna dokumenthanteringsplan Överenskommelse/kontrakt med föredragshållare G i a Papper Systematisk förvaring Gallras då evenemanget är genomfört

17 1 Kulturverksamhet 5 Registrera kommunens konstinnehav Konstregister Bevaras Datafil Accessdatabas Vid förlust eller avbördande av konstverk sker en anteckning i anmärkningskolumnen. Registret innehåller förutom data omkring verket, även uppgifter om aktuell placering. Dessa uppgifter gallras/ändras vid inaktualitet.

18 1 Kulturverksamhet Inköp av konst till offentlig miljö, gator, torg etc sker uteslutande i kommunens bolag. 6 Offentlig utsmyckning Inköp av konst Se Avser konstinköp för kontor och offentliga rum. Inköp sker genom en utsedd konstkommitté. Lista över offentlig utsmyckning Bevaras Digitalt I arbetskatalog

19 1 Kulturverksamhet 7 Dokumentation Pressklipp Bevaras Papper Systematisk förvaring Bilddatabas Bevaras Digital Sofie / Webb Inskannade och registrerade fotografier publiceras fortlöpande på kommunens webbplats

20 2 Bibliotek 1 Organisera biblioteksverksamhet Besöksstatistik Bevaras Kalender Sammanställning av besöksstatistik Bevaras Digitalt W3D3 Redovisas i den ekonomiska rapporten

21 2 Bibliotek Förvärv och förvaltning av media 2 Hantera media Beståndskatalog G i a Digitalt BookIT Gallras vid utgallring av media Inköpsförslag G i a Papper Systematisk förvaring Inköpslistor från BTJ G i a Papper Systematisk förvaring Inkomna listor från BTJ enligt upphandlingsavtal.

22 2 Bibliotek 3 Utlåning av media Register över låntagare G i a Digitalt BookIT Gallras vid flytt, dödsfallsanmälan eller begäran från låntagare Utlåningsstatistik Bevaras Digitalt BookIT Redovisas årligen till Kungliga biblioteket total In- och utlåningsdata kopplade till enskilda Bevaras Digitalt BookIT Statistiken redovisar inte titlar utan endast antalet lån per låntagare låntagare Förseningsavgifter G i a Digitalt BookIT Uppgifterna rensas efter betalning och skulder Kravhantering G i a Digitalt BookIT Efter tredje kravbrevet utgår en faktura

23 3 Museer 3 Samlingar Inventeringslistor Bevaras Digitalt Arbetskatalog Avser föremål på museer som ägs av kommunen. I listorna förekommer även hembygdsföreningars föremål

24 7 Fritid 1 Fritidsverksamhet för ungdomar Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Fotografier Bevaras Digitalt Sociala medier Månadsrapport G i a Digital Från personal till avdelningschef. Månadsrapporten utgör underlag för årsrapport. Gallras efter inrapportering. Årsrapport Bevaras Digital Arbetskatalog Ungdomsinitiativ Bevaras W3D3 Ansökan om Ung peng och liknande, beslut samt underlag för utbetalning. Kontaktlistor Bevaras Papper Kontakt med arrangörer vid/inför lovverksamhet. Ungas egen organisering G 1 år Digitalt/papper Kumlaportalen/pärm Mötesanteckningar från hjälp med uppstart och bildande av förening Klasslistor G i a Papper Pärm Gallras när ny klasslista kommit Deltagarlistor G 1 år Papper Pärm Sparas 1 år efter aktiviteten för revisionen Loggbok Bevaras Digitalt Arbetskatalog Anteckning om dagens arbete Projektansökan Bevaras Digitalt W3D3 Mötesanteckningar Bevaras Digitalt Arbetskatalog/Kumlaportalen Orosanmälan G i a Papper Kassaskåp Lovprogram G i a Digitalt Visitkumla.se Publiceras digitalt

25 8 Rekreationsområden 1 Motionsspår, skidspår Skötselplaner Bevaras Digitalt G:/ Skötselavtal Bevaras Digitalt/papper W3D3/närarkiv Ritningar Bevaras Digitalt G:/ Materialplan Bevaras Digitalt G:/

26 9 Idrottsanläggningar och arenor 1 Badanläggning 1 Abonnemang Autogiroavtal Bevaras Papper Pärm på Djupadalsbadet Uppsägningsblankett för avtal Bevaras Papper Pärm på Djupadalsbadet Sjukintyg/läkarintyg G i a Papper Badvaktspärm Underlag för att pausa abonnemang vid ex. skada

27 9 Idrottsanläggningar och arenor 1 Badanläggning 2 Simskola Medlemslistor G ½ år Papper Badvaktspärm i badvaktshytt

28 9 Idrottsanläggningar och arenor 1 Badanläggning 3 Personal Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Tidrapport G vid Papper Pärm nästa lön Interna G i a Digitalt Samarbetsyta/Kumlaportalen fortutbildningar Nyckellista G i a Papper Pärm Underskriven lapp vid uttag av nyckel Arbetskläder G i a Pärm/digitalt Lista över vem som tagit ut vad

29 9 Idrottsanläggningar och arenor 1 Badanläggning 4 Statistik Incidentrapport G 2 år Papper Pärm

30 9 Fritid 2 Idrottsanläggningar Ansökan om G i a Digitalt FRI etjänst träningstid Minnesanteckningar G 2 år Papper Systematisk förvaring från möten med föreningar Bokningsbesked G 2 år Digitalt FRI Tiden registreras i FRI och bokningsbekräftelse sänds som e-post Statistik Bevaras Digitalt W3D3 Statistiska sammanställningar presenteras årligen för nämnden Nyckelkvittenser G i a Papper Systematisk förvaring / FRI Felanmälan G i a Papper Pärm Skötselavtal Bevaras Papper/digitalt Närarkiv/W3D3 Nyckelkvittens signeras vid avhämtning av nyckel. Hanteras via FRI och därtill anslutna system, t ex R- Card

31 10 Föreningsstöd 1 Stöd till föreningar Ansökan om Bevaras Digitalt W3D3 Blankett skannas in i W3D3. ungdoms- och lokalbidrag - föreningsbidrag Årsberättelser från Bevaras Digitalt W3D3 Förvaras med bidragsansökan. föreningar Föreningsregister Bevaras Digitalt FRI Föreningar som ansöker om bidrag registreras i FRI. Här registreras även övriga föreningar när de begär att få vara med i registret. Övriga bidrag Bevaras Digitalt W3D3 Separat ärende. Föreningshandbok Bevaras Digitalt W3D3 Skannas in som ärende i W3D3. Ansökan om bidrag Bevaras Digitalt W3D3 till föreningar och studieförbund Underlag för utbetalning av bidrag till föreningar och studieförbund Bevaras Digitalt W3D3 Redovisas i nämndprotokoll.

32 10 Föreningsstöd 2 Tillhandahålla lokaler Anläggningsregister G i a Digitalt FRI Träningstidsfördelning G i a Bokningsbesked G i a Statistik över bokningar Bevaras Digitalt FRI

33 10 Föreningsstöd 6 Stipendier Nominering till Bevaras Digitalt W3D3 ungdomsledarstipendiet Anmälan till Idrottsplakett Bevaras Digitalt W3D3