Protokoll fört vid NHRKs styrelsemöte onsdagen den 5 maj 2010

Transkript

1 Protokoll fört vid NHRKs styrelsemöte onsdagen den 5 maj 2010 Närvarande: Camilla Billö, Per Anders Melin, Gunilla Tochtermann, Peter Fridolfsson, Karina Bohlin, Susanne Bengtsson, Elisabeth Carlsson Byröd, Malla Sjöholm, Annika Berndtsson, och Malin Friis Liby. Ansvarig P A M Tidsram Ordförande öppnar mötet Vår ordförande Peter hälsade alla välkomna. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. Val av justeringsman Till justeringsman valdes Per Anders. Föregående mötesprotokoll Protokollet godkändes. Ekonomi/budget 2010 Kvartalsrapport kommer till nästa möte. Rid avgifterna ligger enligt budget. Mindre intäkter på tävlingarna. Studiebesök på Billdals stall genomfört av Eva och Camilla. Billdal är väldigt nöjda med programmet. Programmet är förevisat för fler styrelsemedlemmar. Programmet innefattar ekonomi, ridskolan, medlemmar, hästarna och privatstall. E post fakturor kan genomföras. Beslut: Att införskaffa detta program. Vi gör bedömningen att effektiviseringen av arbetet, i och med programmet, betalar detta. P A, Camilla och Susanne ges uppdraget att titta närmare på hur detta ska ske. Leasing är att föredra. Ridskolan 370 elever per v 17. Förberedande barn är på kö. Ändringar i grupperna kommer att ske för att förbereda fler platser. 8 juni 1(6)

2 PF CB konferens för personalen. V 33 drar ridskolan igång igen efter sommaren. Anläggning Städdag genomförd personer kom och röjde. Den nya hagen kommer att hård göras kr finns tillförfogande ifrån kommunen. Peter tar hit entreprenör. Elisabeth kontroller om det går att flisas upp av entreprenör till nästa möte. Resterande träd i hagen skall fällas. Bidrag för gödselrampen finns. En muck truck finns på förslag för att slänga gödsel i och sedan tömma två gånger per dag. Den kan vara ett alternativ till att göra om rampen. Kanten på rampen mot hagarna kommer att göras vid om muck truck används. Trucken beräknad till ca kr. Camilla kontrollerar med personalen. Möte med kommunen där det konstaterades att allt inomhus är NHRKs ansvar. Allt utvändigt är kommunens ansvar. Målning av anläggningen kommer att ske. Taket på dommar tornet kommer att göras vid innan tävlingen av kommunen. Peter kommer att skicka in en lista om vad som ytterligare ska göras vid. Sladdbladet är använt för att sladda av vägar och utebanor. El i sekretariatet, Camilla kontrollerar med Mattias imorgon. Susannes sambo bygger bänkar till sekretariatet. Tvätt av stallet tak och väggar. Maria har fått en offert. Den kommer att ställas mot en offert ifrån West Coast Cleaners som inkommer under v 19. Byta av manege botten tas upp på nästa möte. Beslut: Peter upphandlar entreprenör för nya hagen. El till sekretariatet på utebanorna behöver göras åtgärdas Personal Viktor är nu behjälplig, en vecka på prov, men förhoppningsvis fram till sommaren. Ytterligare en person kommer ev och skall då göra sin praktik här. Ansökt om ytterligare en till för anläggningen. Charlotte fortfarande sjukskriven på halvtid. 2(6)

3 PF Tävlingssektionen 4 st tävlingar innan sommaren. Hjälp behövs, anmälan sker till Camilla. Ingen tävlingssektion är ännu inte utsedd. Avlastning behövs snarast dock senast till hösten. Säkerhet Gunilla presenterade en säkerhets plan som täcker tävlingarna utomhus. Där ryttarna går en väg och tävlande ekipage en väg. Parkeringsvakterna kommer att tydliggöra för alla som kommer hit och dela ut planen. En folder delas ut till samtliga med praktisk information. P A ansvarar för att ta fram en google mapplan. Camilla gör nya försök att kommer kontakta Christel. Beslut: Alla tävlande får en folder vid ankomst till tävlingen av parkeringsvakten. Ungdom Camilla kommer att se om ordförande i DUS kan hjälpa till att starta upp vår ungdomssektion samt kopplar ihop henne med Lisa. Marknadsföring/kommunikation Rapport kommer att ske till nästa möte. Hemsida Susanne har lagt ut aktiviteter som NHRK genomför på Under kommunens hemsida finns även aktivitetskalender. Susanne kontrollerar om inloggningsuppgifter. Beslut: Peter skickar organisationsschema till Susanne för publicering på hemsidan. Cafeterian Malla föredrog föreslag om att dela upp Anitas ansvar på två alternativt tre personer. Detta då Anita har haft ett stort ansvar, som hon skött utmärkt i flera år, och då har stor rutin. Förslag på hur Café NHRK skall drivas: 3(6)

4 SB Inköpsansvarig vardagar: Marie Louise Sjöholm Det är beroende på om Svensk Catering kan leverera maten till NHRK samt att dagpersonalen kan hjälpa till att bära upp maten samt ställa in kylvaror i kylen. För att få det att fungera lättare, behövs möjligheter att dra upp matvagnen från västra parkeringen. Bemanningsansvarig vardagar: Marie Louise Sjöholm Föreslås att vi har en bemanningsjour via gruppmail. I första hand ser man till att skaffa ersättare själv. På lördagar föreslår vi ett rullande schema, för att slippa arbeta alla lördagar. Tävlingsansvarig/ansvariga: Vakant Tävlingsansvarig/a skall planera mat, meddela Malla inför inköp. Planera och skaffa bemanning. Förslagsvis delar två personer på uppgiften. En kan planera maten och ansvara för den under tävling medan den andra har hand om bemanningen. Susanne lägger ut en annons på hemsidan enl nedan. Vill du hjälpa till i cafét? Vi behöver hjälp med: Bemanning vardagar (mån lör). Öppnar cafét mellan 16:00 17:00 (tidigare fredagar). Plockar fram varor, ordnar smörgåsar, kokar kaffe och städar inför stängning. Du har öppet 3 tim och har 30 min för städning och förberedelse. Inköpsansvarig. En person som ser till att skafferiet är fyllt både för vardagsförsäljning och inför tävlingar. Tävlingsansvarig. En eller två personer som planerar mat och bemanning inför tävlingarna. Beslut: Förslaget antogs. Annonsering på hemsidan enligt ovan. Distrikt Peter deltar i ordförande konferens den 10 maj. Idrotts och hälsocertifiering Gunilla och Malin har satt ihop ett dokument som utgångspunkt 4(6)

5 till en diskussion. Dokumentet behandlar NHRK:s övergripande policys och varje styrelsemedlem skall läsa detta till nästa möte. Peter fyller på dokumentet med vissa övergripande punkter. Camilla och ridlärarna ansvarar för att ta fram en utbildningsplan till dokumentet (enl riktlinjerna för certifieringen). Vi kommer sedan att skicka dokumentet på remiss till kommunen för feedback. Alla 2/6 Beslut: Dokumentet som beskriver NHRK:s övergripande policys kommer att fastslås vid nästa möte. Dokumentet biläggs detta protokoll. Övriga frågor Arbetsplikt tas upp på nästa möte. Om en styrelsemedlem inte kan delta vid ett möte så bör det skickas en rapport till samtliga styrelsemedlemmar om det finns något ifrån tidigare protokoll att rapportera. Vi valde som ersättare för Lena Leed Malla Sjöholm nu går in som ordinarie ledamot. Peter försöker få in någon suppliant ifrån privatstallet. Mötet med privatstallet (enl tidigare protokoll). Ytterligare inventering av fastigheten och dess skick kommer att ske. Vi skall rätta till bristerna i samråd med kommunen. Information om hagarna gavs. Olika servicegrader diskuterades och pris gavs på detta. Kallhyran sänks till 1200 kr. Hösilage och torv ska kunna köpas från ridskolan. Service inklusive hösilage, torv och kallhyra uppgår till en sammanlagd kostnad på kr. (Max 8 kg hösilage/dag och max 5 torvbalar/månad. Kraft ingår ej.) Styrelsen beslutar att detta är ok. Flera är på väg in till privatstallet. Camilla och Peter kommer delta vid möten i privatstallet. Visionen är att kunna lägga en tillbyggnad till ridskolans stall med 15 stallplatser. Blomkrukor längs gaveln mot privatstallet tas bort av säkerhetssynpunkt. Lisa ombeds undersöka om de övriga blomkrukorna kan åtgårdas/planteras. Hallands Ridsportsförbund har möte den 27 maj kl på 5(6)

6 Björkängs vägkrog bla om Idrottslyftet. Per Anders deltar med förhoppningsvis marknadsföringsgruppen. Varje protokoll kommer att finnas för underskrift omgående efter att justering skett, hos Camilla. Beslut: Malla Sjöholm är vald till ordinarie ledamot (som ersättare för Lena Leed). För privatstallet: Service inklusive hösilage, torv och kallhyra uppgår till en sammanlagd kostnad på kr per stallplats och månad. Om en styrelsemedlem inte kan delta vid ett möte så bör det skickas en rapport till samtliga styrelsemedlemmar om det finns något ifrån tidigare protokoll att rapportera. Varje protokoll kommer att finnas för underskrift omgående efter att justering skett, hos Camilla. Nästkommande möten 2 juni kl juni kl 18:00 Mötets avslutande Peter tackade och avslutade mötet. Sekreterare Ordförande Justeringsman 6(6)