KALLELSE. 4 Budgetuppföljning oktober /8 4-15

Transkript

1 1 Kommunstyrelsen KALLELSE Plats och tid för Stadshuset, KS-rummet, Borgholm, , klockan 13:00 sammanträdet Ilko Corkovic / Marie-Louise Johansson Ordförande Sekreterare Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: Kommunledningskontoret i Borgholm / 2017 ÄRENDEN Sid 1 13:00 Besök Statens Fastighetsverk och Jan-Åke Johansson - information Borgholms slott. 2 13:30 Besök av nya rektorn på Ölands Gymnasium 3 Information från verksamheten; redovisning av delegationsbeslut och verkställighet 4 Budgetuppföljning oktober / Taxor för räddningstjänsten Ölands Kommunalförbund föreslår medlemskommunerna att räddningstjänstens timtaxor höjs från och med den 1 januari Beslutas av kommunfullmäktige 6 Heltid som norm, erbjuda alla medarbetare heltid senast år 2020 Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige att Borgholms kommun erbjuder alla medarbetare heltid senast år att kommunfullmäktige beslutar socialförvaltningen fortsätter med arbetet Vägen till heltid som norm och att en heltidsplan återredovisas till kommunfullmäktige. HR-avdelningen har efter socialnämndens beslut tagit fram ett underlag för vidare politisk hantering. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att Borgholms kommun samt Borgholm Energi AB ska ha heltid som norm senast år Bedömnings ka ske utifrån verksamhetens behov. Vid kommunstyrelsens behandling ska även socialnämndens beslut 64/ 17 beaktas och förslag ska ges till fullmäktige vad gäller socialförvaltningens fortsatta arbete och återredovisning avheltidsplan. Beslutas av kommunfullmäktige 7 Avsiktsförklaring yttre hamnen Nuvarande avsiktsförklaring upphör att gälla vid årsskiftet om den inte förlängs. 2017/ / /

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att avsiktsförklaringen förlängs ytterligare tre år. Beslutas av kommunstyrelsen 2 8 Deltagande i projekt Förenkla helt enkelt, anvisning av medel Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att under förutsättning av övriga kommuners medverkan genomföra utbildningen. Kommunstyrelsens arrbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att anvisa medel från centrala kontot samt att kostnaden sedan fördelas procentuellt på respektive förvaltning/bolag som är med i projektet. Beslutas av kommunstyrelsen 9 Arkivreglemente samt arkivregler I och med att kommunfullmäktige har beslutat att Borgholms kommun från och med ska ingå i kommunalförbundet Sydarkivera måste nytt arkivreglemente antas, vidare finns behov av ytterligare arkivregler. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att i egenskap av arkivmyndighet besluta att dokument så långt som möjligt ska sparas digitalt och att inkommande handlingar ska skannas in i verksamhetssystemen som då fungerar som närarkiv. att godkänna digital signering i de fall det är lämpligt. att verksamheterna har att se över vilka handlingar som av juridiska skäl måste vara i papper och att notera detta i myndighetens dokumenthanteringsplan Vidare föreslås kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta arkivreglemente att gälla från som då ersätter arkivreglemente antaget 107/2011. Beslutas av kommunstyrelsen vad gäller arkivregler. Beslutas av kommunfullmäktige vad gäller arkivreglemente 10 Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse I och med att kommunfullmäktige har beslutat att Borgholms kommun från och med ska ingå i kommunalförbundet Sydarkivera måste kommunens arkivarbete ses över. Sydarkivera har tagit fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning. Kommunstyrelsens arbetsutskott förslår kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att, i egenskap av arkivmyndighet, att godkänna framtagen gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse. Beslutas av kommunstyrelsen 11 Delårsrapport 2017; Ölands Kommunalförbund Ölands Kommunalförbund överlämnar delårsbokslutet till medlemskommunerna för godkännande. Med anledning av beredningstvånget ska ärendet gå igenom kommunstyrelsen. Beslutas av kommunfullmäktige 12 Återrapportering bifallen motion. Eddie Forsman (M) Träbyggnadsstrategi 2017/ / / / /

3 Kommunfullmäktige biföll motionen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avsluta arbetet med att upprätta en träbyggnadsstrategi för Borgholms kommun. att öka fokus på energieffektivitet vid upphandling. att motionen därmed är besvarad. Beslutas av kommunfullmäktige 3 13 Motion (Per Lublin nöp) - allmänhetens frågestund i kommunstyrelsen samt nämnderna Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Beslutas av kommunfullmäktige 14 Svar på Granskningsapport Borgholms Slott Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att tillsätta en samrådsgrupp bestående av kommunchef, slottschef och representanter för Statens fastighetsverk, Gruppen ska träffas två gånger per år (vår och höst) för att planera och följa uppverksamheten utifrån de mål som satts. Återrapportering ska ske i anslutning till dessa möten. Vidare föreslås kommunstyrelsen avge svar enligt protokollsutdrag. Beslutas av kommunstyrelsen 2017/ / Sammanträdestider / Meddelanden och redovisning av delegationsbeslut 2017/ _Skickas digitalt

4 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Uppföljning för kommunstyrelsen oktober 2017 Efter september uppvisar förvaltningen en budgetavvikelse om tkr och inklusive projekt och statsbidrag uppvisas en avvikelse om tkr. Budgetavvikelsen beror främst till högre inom teknisk service avseende hamnverksamheten, extrabeställningar och vinterväghållning. Men även högre kostnader inom kommunstyrelsen och IT-verksamheten är bidragande. Resultaträkning Budget Oktober Månadens (tkr) Avvikelse Intäkter Kostnader varav personal Nettokostnader Skattemedel Summa Projekt & statsbidrag Total Investeringar Verksamhetsområde Nedan redovisas förklaring till de största budgetavvikelserna. Kommunstyrelsen uppvisar en avvikelse om -642 tkr. Avvikelsen beror främst på högre kostnader avseende projekt och bidrag (se specifikation på s. 4) samt högre kostnader till gymnasieförbundet i och med att antal åringar har ökat jämfört med beräkningen i beslutad budget. Teknisk service uppvisar en avvikelse om tkr för perioden. Avvikelsen härleds till högre kostnader än budgeterat för vinterväghållning, muddringskostnader för hamnen i Sandvik samt kostnader för rivning av kommunförrådet. Kommunledningskontoret visar en budgetavvikelse på tkr efter oktober. Den största förklaringen till avvikelsen är att införande av grafisk profil/hemsida inte påbörjats i den omfattning som det var budgeterat för. IT-avdelningen uppvisar en budgetavvikelse om -716 tkr. Avvikelsen beror till stor del på kostnader för omdragning av fiberkabel till fastigheten Osten, ökade IT-kostnader för licenskostnader, nätverk och brandvägg.

5 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Inom projekt redovisas intäkter och kostnader för integrationsenheten som uppvisar ett överskott på 6,3 mkr. Kommunen erhåller intäkter som avser ersättning för etableringsinsatser för nyanlända personer. Ersättningen består av ett schablonbelopp som betalas ut under en tvåårsperiod. Ett antal insatser är planerat att genomföras under hösten. Nedan redovisas resultatet per verksamhetsområde. Oktober Kommunstyrelsen Intäkter Driftkostnader Personalkostnader Netto (Tkr) Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kultur Fritid Teknisk service Fastigheter Fastighetsavdelning Kommunledningskontoret Ekonomiavdelningen IT-avdelningen Personalavdelningen Arbetsmarknadsavdelningen KOMMUNSTYRELSEN TOTAL Projekt Statsbidrag KOMMUNSTYRELSEN TOTAL Utbetalning bidrag Bilaga 1 visar vilka bidrag som är budgeterade och vilka bidrag som hitintills är utbetalda för kommunstyrelsen. Ej budgeterat Beslutat 2017 Summa Medfinansiering E-tjänsteutvecklingsprojekt KS 211/ Kalmarsunds Pride KSAU 249/ Bidrag nattloppet KSAU 131/ Youngster KSAU 244/ Sven Ekberg- Öländsk sjöfart KSAU 127/ Skördefesten- medfinansiering KSAU 45/ Runstens Intresseförening Äggröran Borgholms Cityförening KS 26/ Öland Spirar KSAU 110/ Busshyra Lisebergsrea, undomsgården Slottsgården KSAU 109/ Byxelkroks hamnförening driftbidrag KSAU 14/ Förstudie färjelinje KS 185/ Kronprinsessan Victorias fond

6 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Budget 2017 Summa Borgholms slott Utvecklingsplan för Borgholms Slott mkr/år 2014, 700 tkr investering mobil scen Ungdomspolitik FULL KOLL (2016) 169/13 0 KUMULUS Regional samverkan kring ungas uppväxt ( ) KS 201/ Ung Företagssamhet i Kalmar Län, 3 sommarföretagare UF 2014 (årligt) KS 201/ Vård- och omsorgscollege (3-årigt) KS 85/ Ung företagssamhet i Kalmar län (årligt) KS 201/ Ölands gymnasium - Stipendium 255/ Ungt kulturbidrag ( ) KS 238/ Övrig verksamhet Borgholms jaktvårdskrets (årligt) KSAU 171/15 0 Chefen & Chefen tryckeri AB (tom år 2018) 119/ Framtid Borgholm ( ) KS 232/ IFK Borgholm - Viktoriadagen (årligt) KSAU 238/ Bidrag till katthem (årligt) KS 130/ Kalmar brottsofferjour (årligt) KSAU 172/ Kalmar Ölands nämndemannaförening / Länskommittén Sveriges Nationaldag Skördefesten - Gulddeltagareavtal KS 32/ Ölands vattenråd 236/ Färjelinjen Oskarshamn-Byxelkrok - marknadsföringsstöd KSAU 407/ SmåKom (årligen) KS 89/ Ölandsglöd (årligen) KF 175/ Seniorgruppen - Seniorbroschyr Medfinansiering-projekt Uppväxlingsprojekt Kesnäsens Intresseförening KSAU 161/ Förbättringsarbeten Boda Borg KSAU 91/ Medlemsavgifter AB Miljöresurs Carl von Linné 222/ Kalmarsund promotion (årligen om inte avtal sägs upp) Energikontor Sydost IUC - serviceavgift medlemsföretag 479/ IUC 479/ Allmän kulturverksamhet Driftsbidrag till Folkets hus

7 7 UPPFÖLJNING sid 1 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Uppföljning för kommunen oktober 2017 Resultatet för kommunen i oktober är 17,0 mkr. Driftredovisningen visar en negativ budgetavvikelse - 11,5 mkr och investeringstakten uppgår för månaden till 3,8 mkr. Likviditeten vid utgången av oktober uppgår till 61,5 mkr. Resultatrapport (tkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Summa Verksamhetens nettokostnader Skatteintäkter Generella statsbidrag och utjämning Finansiella intäkter Finansiella kostnader Årets/Periodens Resultat Linjediagrammet nedan illustrerar resultatutvecklingen under året inklusive och exklusive semesterlöneskuld. Periodens resultat i relation till skatteintäkter är 3 procent. Generellt brukar ett resultat runt 2 procent betraktas som god ekonomisk hushållning. Det ska ge utrymme för att över en längre period kunna självfinansiera den normala investeringsvolymen i kommunen.

8 8 UPPFÖLJNING sid 2 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Driftredovisning För oktober visar driftredovisningen en budgetavvikelse om tkr. Överförmyndarverksamheten, utbildningsnämnden och socialnämnden är de som går med budgetunderskott medan resterande nämnder och verksamheter bidrar med överskott för perioden. Driftredovisning (tkr) Intäkter Kostnader Netto Nämnd Budget Redovisning Budget Redovisning Budget Redovisning Avvikelse Kommunstyrelsen Revision Överförmyndare Borgholms slott Utbildningsnämnden Socialnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Bostadsanpassning Totalt nämnder Finansförvaltning Totalt Kommunstyrelsen Efter oktober uppvisar förvaltningen en budgetavvikelse om tkr och inklusive projekt och stadsbidrag tkr. Avvikelsen beror främst till högre kostnader för IT-verksamheten, vinterväghållning, muddring av Sandviks hamn. IT-avdelningens kostnader beror till stor del på omdragning av fiberkabel till fastigheten Osten och ökade IT-kostnader. Inom projektet integrationsenheten uppvisas ett överskott på 6,2 mkr. Kommunen erhåller intäkter som avser ersättning för etableringsinsatser för nyanlända personer. Revision Revisionens budgetavvikelse för månaden är +93 tkr. Under året har en revision av Borgholms slott genomförts. Överförmyndare Överförmyndarverksamhetens budgetavvikelse är -510 tkr. Under 2016 påverkades överförmyndarverksamheten av det stora antalet ensamkommande flyktingbarn och detta ledde till omfördelade resurser för att klara denna hantering. Detta arbete har fortsatt även under 2017 för att komma ifatt med arbetsbelastningen. Borgholms slott Slottsverksamhetens budgetavvikelse efter månaden är tkr. Överskottet förklaras till viss del av överskott som fördes över från 2016 men det beror även på låga personalkostnader och höga intäkter inom entré, försäljning och konserter. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden inklusive projekt redovisar efter oktober månad en budgetavvikelse om tkr. Budgetavvikelsen förklaras främst av högre reserverade kostnader för interkommunal ersättning. Ej budgeterade personalkostnader är också en förklaring till budgetavvikelsen.

9 9 UPPFÖLJNING sid 3 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Antalet asylsökande elever har minskat under året vilket har medfört lägre intäkter samtidigt som att kostnadsnivån har minskat i en lägre takt. I september månad har det anvisats medel från finansförvaltningen om tkr vilket medför att den totala avvikelsen blir mindre. Socialnämnden Efter oktober uppvisar förvaltningen en budgetavvikelse på tkr. Avvikelsen exklusive ensamkommande flyktingbarn uppgår till tkr. Underskottet beror främst på kostnader för placeringar inom barn och familj samt missbruk. Högre personalkostnader till följd av högre vårdtyngd inom omsorgen av funktionsnedsatta bidrar också till underskottet. Intäkter inom verksamheten för ensamkommande flyktingbarn minskar med det nya ersättningssystemet, dock uppvisar verksamheten överskott vilket förbättrar förvaltningens totala resultat. Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden budgetavvikelse inklusive projekt är +886 tkr. Budgetavvikelsen förklaras av lägre driftkostnader och lägre personalkostnader gentemot budget. Lägre personalkostnader härleds av vakanta tjänster under perioden. Lägre driftkostnader förklaras främst av lägre konsultkostnader än budgeterat. Lägre intäkter inom plan och miljö- och hälsoskydd än budget gör att den totala budgetavvikelsen blir mindre. Bostadsanpassning Bostadsanpassningens budgetavvikelse är +107 tkr. Avvikelsen härleds till lägre kostnader än budgeterat för bostadsanpassningar.

10 10 UPPFÖLJNING sid 4 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Finansförvaltning Finansförvaltningens budgetavvikelse efter oktober är tkr. Inom budgeten för generella statsbidrag och utjämning återfinns även det extra statsbidraget 10 mkr. Av dessa medel har det flyttats 2,9 mkr till utbildningsnämnden under september månad och 5,4 mkr under oktober till Socialnämnden. Efter årets lönerörelse återstår budget för löneökningar och bidrar till en del av överskottet lönekostnader tkr. Ännu ej nyttjade kapitalkostnader i form av avskrivningar bidrar med överskottet tkr. Finansförvaltning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Lönekostnader Pensionskostnader Kapitalkostnader Skatteintäkter Generella statsbidrag och utjämning Finansiella intäkter Finansiella kostnader Periodens budget avvikelse Likviditet Medelsaldot på kommunens checkräkningskredit uppgår till 53,3 mkr vilket gör att den är i stort sätt oförändrad i jämförelse med september. Likviditeten för utgången av oktober är 61,5 mkr. De enskilt största likviditetspåverkande posterna under perioden januari till oktober är inbetalningen från migrationsverket i januari 26 mkr och utbetalningen av det individuellavalet 14,7 mkr i slutet av mars. Under perioden januari till oktober uppgår investeringarna till 31,0 mkr och har belastat likviditeten med motsvarande. Tabellen nedan visar medelsaldot för respektive månad och en prognos för helåret Prognostiserad likviditet vid årets slut uppgår till 66,4 mkr. Prognosen baseras på ett resultat om 14,1 mkr och en investeringsvolym om 44,4 mkr samt ett antagande att kommunens fordran hos Migrationsverket väntas minska med 50 procent till årets slut.

11 11 UPPFÖLJNING sid 5 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Investeringsuppföljning Under 2017 har det skett ändringar i av kommunfullmäktiges beslutade investeringsbudget som vid ingången av året uppgick till tkr. Enligt beslut 52/17 KS överfördes investeringsbudget från 2016 om totalt tkr. Ny investeringsbudget för år 2017 är tkr. Fastigheter ny- och ombyggnation Åkerboskolan En förstudie har genomförts avseende ombyggnad och upprustning av skolan. Förslag och kostnadskalkyl har presenterats för verksamheten, UN, KSAU och KS. KS beslutade att återremittera ärendet för vidare utredning. Återrapportering skedde Höken 8 Byggentreprenaden pågår. Projektet följer tid- och betalningsplan för byggentreprenaden. Inflyttning beräknas till början av december. Kronomagasinet Upphandling av totalentreprenad för om- och tillbyggnaden är klar och byggentreprenaden startade Upprustning utvändigt av magasinbyggnaden upphandlas separat på grund av att utförandet ska göras med särskild kompetens och vid rätt väderlek. Ansökan för statsbidrag från Boverket för icke statliga kulturbyggnader är inskickad. Även ansökan av bidrag ska göras från Länsstyrelsen före 31/10 till yttre upprustning. Fastigheter upprustning Uppvärmning Köping Projektet är färdigställt. Eftersökt bidrag hos Boverket har beviljats och kommer att utbetalas fullt när projektet är avslutat. Det eftersökta bidraget är på totalt 417 tkr. Utemiljö Skola Projektet pågår och utemiljöerna på Gärdslösa, Rälla och Köpings skolor är i stort sätt färdiga. och Viktoriaskolan färdigställs under oktober/november. Kostnaderna har ökat på grund av besvärliga markförhållanden, exempelvis avsaknad av dränering, eftersatt underhåll och säkerhetsskäl samt hänsyn till pågående verksamhet. Eftersökt bidrag hos Boverket har beviljats och kommer att utbetalas fullt när projektet är avslutat. Det eftersökta bidraget är på totalt på 844 tkr och är menat för upprustning av Köpings skola och Viktoriaskolan. Ekbacka arbetsmiljö. 195/16 Projektet är färdigställt. Omfattningen av ombyggnationen har ökat på grund av sanering av asbest då gamla mattor tagits bort samt ny dragning av el och nätverk. Gamla larm, utrustningsdetaljer samt kök har rivits och har ersatts med ändamålsenlig utrustning för verksamheten. Trasiga markiser och gammal belysning har ersatts med nya fungerande installationer. Byxelkroks servicebyggnad 34/17, 97/17 Arbete med omläggning av taket är klart. Kostnadsberäkning ska tas fram för beslut för följande åtgärder: Byte av fuktskadad vägg bakom WC mot teknikrum. Varmvattenberedare. Servicehus Böda 33/17 Startmötet skedde den 22 september och projektet påbörjas 2 oktober. Rivning ska göras och i samband med detta kommer en provisorisk servicebyggnad att sättas upp. Avstämning med elektriker och rörmokare har gjorts och solceller kommer att installeras i sam-

12 12 UPPFÖLJNING sid 6 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober band med projektet. Bidrag för energieffektivisering kommer att sökas hos energimyndigheten för denna åtgärd. Soldalen (Solberga 5:11) 124/16 Upprustning av balkonger är klart. Balkongen ovanför huvudentrén återstår att färdigställa. För att möta fackliga krav rörande arbetsmiljö pågår en beställning av en ny hiss. Runstens förskola 83/17 Ombyggnad och anpassning av lokaler på övervåningen till bibliotek och kompletterande rum till förskolan har gjorts. Åtgärderna utförs utifrån ramavtal och omfattar bl.a. nya ytskikt, dörrar, WC/dusch, ventilation, undertak och el. Projektet är färdigt och en del fakturor inväntas. Underhåll skolor 82/17: Åkerbobadet Underhållsåtgärder är klara på yttervägg och fönster i entrébyggnaden. Viktoriaskolan Underhållsåtgärder är klara utvändigt på lågstadiebyggnaden Diamantens gavlar och vindskivor. Viss målning av fönster och dörrar på Rygerska villan är genomförda. Soldalen hiss 170/17 Hiss är beställd. Beräknad leveranstid är vecka 51.

13 13 UPPFÖLJNING sid 7 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Investeringsuppföljning Budget 2017 Redovisat Avvikelse Kommentar Fastigheter ny och ombygg Fastigheter Åkerboskolan Påbörjas 2018 Höken Pågår Kronomagasinet Pågår Fastigheter upprustning Fastigheter Uppvärmning Köping 12/ Färdigställt Utemiljöer Skola Pågår Ekbacka Arbetsm. 195/ Pågår Undervisningslokaler Kvik Färdigställt. Projekt från 2016 Ekbacka hus 1 plan Färdigställt. Projekt från 2016 Byxelkrok 34/17, 97/ Pågår Servicehus Böda 33/ Pågår Solberga 5:11 124/ Pågår Stenhuggaren 9 124/ Färdigställt. Projekt från 2016 Arbetsmiljö Köping 121KF Färdigställt. Projekt från 2016 Underhåll tak biblioteket Färdigställt Runsten förskola 83/ Pågår Underhåll skolor 82/ Pågår Soldalen Hiss 170/ Pågår Styrsystem Åkerbo 179/ Pågår Målning Björkvik 179/ Pågår Rivning Tennishus 179/ Pågår Värmpump Björkvik 197/ Pågår Ekbacka Tak 179/ Pågår Fönster Soldalen 179/ Pågår Hamnar Hamnar Zinkanoder Färdigställt. Inväntar fakturor Hamn & Badstrand 78/ Pågår Byxelkrok Hamn 284/ Pågår Övriga Investeringar Övriga Investeringar IT Lagring Färdigställt. Inväntar fakturor IT nätverk serverrum Färdigställt. Inväntar fakturor Konst Pågår Allaktivitetsparken Pågår Upprustning C köpingsvik Pågår Utvecklig Lekplats 95/ Pågår Innebandysarj 16/ Pågår GEO-Secma 168/ Pågår Fösköning Löttorp Pågår

14 14 UPPFÖLJNING sid 8 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Infrastruktur Infrastruktur ,5 Bredbandsstrategi 173/ Pågår Ölandsleden Enligt avtal Gatubelysning 7/ Pågår Laddningsstationer 57/ ,3 Pågår Cykelställ 32/ Pågår GC Åkerhagen 31/ Påbörjas 2019 Gatubelysning Spcp 74/ Pågår Asfaltering GC-väg Karlsh ,5 Pågår Marknad o FabrikV 98/ Pågår Gatub MarknadV 98/ ,5 Påbörjas 2019 Asfalt Tullgatan 97/ ,1 Färdigställt Asfalt Vikingaväg 99/ ,9 Färdigställt Totalt KS Nämnder Utbildningsförvaltningen ,8 373,2 Plan-rikthyvel Åkerbo Pågår Ljuddämp Åkerbo gymnsal Pågår Matsal möbler Åkerboskola Pågår Ljudanl Kulturskolan Pågår Socialförvaltningen Nyckelfria lås Pågår Mobil liftar hemtjänst Färdigställt Låssystem Strömgården Pågår Möbler Strömgården Pågår Nyckelskåp obo Pågår Totalt Nämnderna Totalt investering

15 15 UPPFÖLJNING sid 9 (9) Kommun Handläggare Mattias Sundman Controller Datum Period oktober Balansräkning (tkr) TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekninska anläggningar Maskiner och inventarier Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Ingående eget kapital Periodens/årets resultat Summa eget kapital Avsättningar Avsättning för pensioner Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Nyckeltal (tkr) Anläggningskapital Rörelsekapital Soliditet 41% 38% Likvida medel

16 16

17 17

18 18 Räddningstjänsten Öland Tjänsteskrivelse angående höjning av räddningstjänstens timtaxa för tillsynsverksamheten Räddningstjänstens timtaxa för tillsynsverksamheten har under alla år varit väldigt låg och inte täckt de kostnader räddningstjänsten har för denna verksamhet. Detta har fått till följd att övriga skattebetalare på Öland fått täcka upp för de kostnader som inte täcks av fakturan som skickas till verksamheten efter genomförd tillsyn. Med anledning av detta har en översyn gjorts av taxan för att komma fram till vilken nivå som är rimlig, för att täcka kostnaderna. Till hjälp i detta har en beräkningsmall från SKL använts. Utifrån inmatade värden i beräkningsmallen landar en rimlig timtaxa för tillsynsverksamheten på 843 kr/timme. Som jämförelse ligger räddningstjänstens nuvarande timtaxa för tillsyn på 352 kr/timme. Sedan tidigare ligger räddningstjänstens timtaxa för tillståndsverksamheten på 844 kr/timme. Det anses rimligt att timtaxan för tillsynsverksamheten och tillståndsverksamheten är samma. Förslaget är därför att timtaxan för tillsynsverksamheten höjs till samma nivå som timtaxan för tillståndsverksamheten, alltså 844 kr/timme. Detta innebär en avsevärd höjning gentemot nu gällande timtaxa, men utifrån resonemanget ovan anses det vara en rimlig nivå. Det är även en nivå som ligger i linje med vad övriga räddningstjänster i länet (och övriga delar av landet) tar för tillsyn. Förslaget innebär ingen förändring av principerna för beräkning av den totala avgiften utan är endast en förändring av timtaxan. Bifogat finns förslag på ny tillsynstaxa samt förslag på ny tillståndstaxa. Gällande tillståndstaxan är den med enbart för att ändra principerna för indexuppräkningen så att den sker på samma sätt som den gör för tillsynstaxan. I övrigt är det inga förändringar. Bifogat finns även beräkningsmallen från SKL. Undertecknat föreslår att taxor enligt ovan införs från och med Rutger Thuresson Räddningschef Räddningstjänsten Öland Postadress Box 111, Färjestaden Telefon Besöksadress Storgatan 89, Färjestaden Fax Org. nr Webb Mail förnamn.efternamn@oland.se

19 19 Räddningstjänsten Öland Taxor för tillståndsverksamheten - Tillstånd enligt LBE Räddningstjänsten Öland Postadress Box 111, Färjestaden Telefon Besöksadress Storgatan 89, Färjestaden Fax Org. nr Webb Mail förnamn.efternamn@oland.se

20 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: Taxor för tillståndsverksamheten från och med Avgiften för ett tillståndsärende beräknas enligt formeln Avgift = timtaxa x handläggningstid. Timtaxan Timtaxan är 844 kr. 20 Styrdokument Handläggningstiden Handläggningstiden för vissa typärenden finns framtagen och redovisas i bilaga 1. I de fall ett ärende inte kan kategoriseras in under något typärende eller om ärendet är komplicerat eller särskilt tidskrävande ska den, för ärendet, faktiska handläggningstiden tillämpas. Dock ska restiden för varje besök på anläggningen schablonberäknas till 0,75 timmar. Handläggningstiden presenteras i två delar, Tillståndshandläggning och Avsyning. I de fall avsyning inte behöver göras räknas inte denna tid med i avgiften. Tillägg Diarietiden ökas med 1 timme om ärendet behöver beslutas av Direktionen för Ölands kommunalförbund eller dess arbetsutskott (t.ex. ärenden av sådant slag som ej får omfattas av delegerad beslutanderätt enligt 6 kap 34 i kommunallagen, eller om Direktionen för Ölands kommunalförbund behöver informeras om ärendet genom presentation vid sammanträde. Om ansökan inkluderar ett generellt undantag från förbudet mot öppen eld ökas tiden vid tillståndshandläggningen med 1 timme. Om godkännande av föreståndare handläggs i samband med ett tillståndsärende tas ingen avgift ut. Indexuppräkning Timtaxa och grundavgift är anpassad till indextal för augusti månad året före startåret (Basindex för augusti 2017 är ännu inte bestämt). För arbetskostnadsindex AKI, SNI 2007 S, gäller tidsserie för tjänstemän preliminära siffror. Justering av timtaxa och grundavgift sker alltid per kalenderår, med början fr o m 1 januari året efter startåret. Sänkning av avgift Räddningschefen äger rätt, om det finns särskilda skäl som motiverar detta, besluta om sänkning av avgiften för ett tillståndsärende. Sida 2 av 6

21 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: Bilaga 1 Tabell för handläggningstid för vissa typärenden 21 Styrdokument Avslag Mindre komplettering till befintligt tillstånd Övertagande av befintligt tillstånd Generellt undantag från förbud mot öppen eld. Bensinstation bemannad Bensinstation automat Tillstånd Nytt Förnyat Nytt Förnyat Diariehantering 0,5 0,5 0,5 0,5 1 0,5 1 0,5 Handläggning 0,5 1 0, ,5 Tid för tillståndshandläggning 1 1,5 1 1,5 5 3,5 4 3 Avsyning Restid 0,75 0,75 0,75 0,75 Förberedelse Avsyning (på plats) 1, Protokollskrivning 1,5 1,5 1,5 1,5 Tid för avsyning ,75 4,25 4,25 4,25 Total tid: 1 1,5 1 1,5 9,75 7,75 8,25 7,25 Sida 3 av 6

22 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: 22 Styrdokument Färghandel Restaurang mindre hantering Industri mindre hantering Industri större hantering process Tillstånd Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Diariehantering 1 0,5 1 0,5 1 0,5 1 0,5 Handläggning 2 1,5 2,5 1, Tid för tillståndshandläggning 3 2 3, ,5 5 4,5 Avsyning Restid 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 Förberedelse 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 Avsyning (på plats) 1,5 1, ,5 1,5 Protokollskrivning Tid för avsyning 3,75 3,75 3,25 3,25 3,25 3,25 4,25 4,25 Total tid: 6,75 5,75 6,75 5,25 6,25 5,75 9,25 8,75 Sida 4 av 6

23 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: 23 Styrdokument Lagerverksamhet Fordonsgasstation Lantbruk Tillstånd Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Diariehantering 1 0,5 1 0,5 1 0,5 Handläggning 2 1, Tid för tillståndshandläggning ,5 3 2,5 Avsyning Restid 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 Förberedelse 0,5 0, ,5 0,5 Avsyning (på plats) Protokollskrivning Tid för avsyning 3,25 3,25 3,75 3,75 3,25 3,25 Total tid: 6,25 5,25 7,75 6,25 6,25 5,75 Sida 5 av 6

24 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: 24 Styrdokument Fyrverkeriförsäljning Godkännande av föreståndare Explosiv vara mindre omfattning Explosiv vara större omfattning Tillstånd Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Diariehantering 1 0,5 0,5 0,5 1 0,5 1 0,5 Handläggning 3 1, Tid för tillståndshandläggning 4 2 1,5 1,5 3 2,5 5 3,5 Avsyning Restid 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 Förberedelse 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Avsyning (på plats) ,5 1 Protokollskrivning 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 Tid för avsyning 2,75 2, ,75 2,75 3,75 3,25 Total tid: 6,75 4,75 1,5 1,5 5,75 5,25 8,75 6,75 Sida 6 av 6

25 25 Räddningstjänsten Öland Taxor för tillsynsverksamheten - Tillsyn enligt LSO och LBE Räddningstjänsten Öland Postadress Box 111, Färjestaden Telefon Besöksadress Storgatan 89, Färjestaden Fax Org. nr Webb Mail förnamn.efternamn@oland.se

26 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: 26 Styrdokument Taxor för tillsynsverksamheten från och med Vid tillsyn debiteras en grundavgift (för bokning, förberedelser och restid) plus en löpande timtaxa (för själva tillsynsbesöket samt efterarbete i form av protokollskrivning samt uppföljning). Grundavgiften beräknas genom att standardtider för bokning, föreberedelser samt restiden (tur och retur) multipliceras med timtaxan. Eftersom tiden för förberedelserna skiljer sig åt beroende på hur komplicerat ett objekt är skiljer sig grundavgiften åt mellan olika objektsklasser. Grundavgiften delas in i åtta olika tariffer. Den löpande timtaxan är den tid som går åt för själva tillsynsbesöket, protokollskrivning, uppföljning m.m. Denna tid multipliceras sedan med timtaxan och läggs till grundavgiften för att erhålla den totala avgiften för tillsynen. Vid uträkning av den löpande timtaxan räknas påbörjad timme som hel timme. Timtaxan är 844 kr Tariff Grundavgift kr kr kr kr kr kr kr kr Objektsklasser Objektstyp Klartext Tariff TILLSYN ENLIGT LSO Vk 1 Arbetsplatser och skolor Vk 1 Låg Upp till 10 anställda/elever 1 Vk 1 Medel Mellan 10 och 30 anställda/elever 1 Vk 1 Hög Fler än 30 anställda/elever 2 Vk 2 Publika lokaler Vk 2A Publika lokaler för upp till 150 personer Vk 2A Låg Upp till 50 personer 1 Vk 2A Medel Mellan 50 och 150 personer 2 VK 2B Samlingslokaler för över 150 personer Vk 2B Låg Mellan 150 och 300 personer 3 Vk 2B Medel Mellan 300 och 600 personer 4 Vk 2B Hög Över 600 personer 5 Samlingslokaler för över 150 personer med mycket Vk 2C alkohol Vk 2C Låg Mellan 150 och 300 personer 3 Vk 2C Medel Mellan 300 och 600 personer 4 Vk 2C Hög Över 600 personer 5 Sida 2 av 4

27 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: 27 Styrdokument Vk 3B Gemensamhetsboenden (ensamkommande barn o dyl.) Vk 3B Låg Boende för upp till 6 personer 2 Vk 3B Medel Boende för fler än 6 personer 3 Vk 4 Tillfälliga boenden Vk 4 Låg Boende med maximalt 4 rum eller 8 bäddar 1 Vk 4 Medel Boende med 5-25 rum eller 9-50 bäddar 2 Vk 4 Hög Boende med fler än 25 rum eller 50 bäddar 4 Vk 5 Vårdmiljöer Vk 5A Daglig verksamhet i vårdmiljö Vk 5A Låg 1 avdelning/enhet 1 Vk 5A Medel Fler än 1 avdelning/enhet 2 Vk 5B Boende i vårdmiljö Vk 5B Låg Boende för upp till 8 boende 2 Vk 5B Medel Boende för fler än 8 boende 3 Vk 5C Sjukhus 8 Vk 5 D Låsta institutioner 8 Övriga objekt LSO 2:4 (farliga verksamheter) 8 Övrigt 2 TILLSYN ENLIGT LBE Samtliga LBE-tillsyner 4 SAMTIDIG TILLSYN LSO OCH LBE Samtliga samtidiga tillsyner Vid samtidiga tillsyner debiteras grundavgift enligt LSO + 1 timme. Den löpande taxan beräknas på den faktiska tid som lagts på LSO resp. LBE. Sida 3 av 4

28 Räddningstjänsten Öland Upprättat/ansvarig: /RT Senaste revidering/ansvarig: 28 Styrdokument Indexuppräkning Timtaxa och grundavgift är anpassad till indextal för augusti månad året före startåret (Basindex för augusti 2017 är ännu inte bestämt). För arbetskostnadsindex AKI, SNI 2007 S, gäller tidsserie för tjänstemän preliminära siffror. Justering av timtaxa och grundavgift sker alltid per kalenderår, med början fr o m 1 januari året efter startåret. Sida 4 av 4

29 KOM M UNLEDNING 29 HELTID SOM NORM - Tjänsteskrivelse Datum Sida 1(6) Kommunstyrelsen Heltid som norm Bakgrund Det kommer att behöva rekryteras en halv miljon nya medarbetare i välfärden fram till Ett sätt att minska rekryteringsbehovet är att fler deltidsarbetande arbetar mer. Att organisera arbetet med fler heltidsanställda kan låta enkelt men är en komplex uppgift där det är svårt att på förhand förutse alla konsekvenser. Det är inte bara en fråga om schemaläggning. Det krävs engagemang och delaktighet för att förändra kulturen. Heltid är sedan länge en fråga som engagerar. Andelen heltidsarbetande ökar i kommunerna, men variationen mellan olika kommuner är fortfarande stor. Det kan låta som en enkel ekvation att bemanna en verksamhet med fler heltider i stället för många deltider, men det är en utmaning. Skiftet från traditionell bemanning till en heltidsorganisation är komplext. Därför finns det inte en universallösning som fungerar överallt. Att införa heltid är ett stort förändringsarbete som tar tid. Heltidsanställningar leder i till ett ökat engagemang hos medarbetarna och ger effektivare rutiner i verksamheten. Det medför även att personalomsättningen minskar. En heltidsanställning med möjlighet att anpassa sin tjänstgöringsgrad utifrån personliga önskemål och förutsättningar ger arbetstagarna högre inkomst, flexibilitet och valmöjlighet. Det är viktigt att Borgholms kommun är attraktiv som arbetsgivare om vi vill kunna anställa kompetenta medarbetare. Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Välfärdens behov av kompetens behöver tryggas. Samtidigt behöver välfärdssektorn erbjuda attraktiva anställningar. Heltid som norm kan i förlängningen dessutom minska behovet av visstidsanställningar och leda till ökad jämställdhet. Målet är att tillsvidareanställning på heltid är det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare ska arbeta heltid i högre utsträckning än i dag. Heltidsarbete ökar det ekonomiska oberoendet och gör att fler klarar sin egen försörjning. När fler arbetar heltid uppstår dessutom positiva effekter för yrkenas attraktivitet, framtida kompetensförsörjning och jämställdhet. Borgholms kommun Hemsida E-post kommun@borgholm.se Organisationsnr Postadress Box Borgholm Besöksadress Torget Östra Kyrkogatan 10 Telefon vx Fax Bankgiro PlusGiro

30 30 Datum Sida 2(6) SKL och Kommunal är överens om följande målsättning: 1. Alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. 2. Alla deltidsanställda i högre utsträckning ska erbjudas heltidsarbete. 3. Fler av dem som redan har en heltidsanställning men av olika anledningar jobbar deltid i dag, ska eftersträva heltidsarbete. Arbetsgivaren ska planera för heltid Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet mellan Kommunal och SKL (HÖK 16). När heltid införs bör dessutom en sammanhållen arbetstid utan delade turer eftersträvas. En plan för arbetet ska finnas på plats senast 31 december Planen ska utgå från verksamhetens behov och resurser. Den ska stämmas av årligen fram till 31 maj 2021 och på så sätt fungera som utgångspunkt för det fortsatta arbetet. De centrala parterna rekommenderar att arbetsgivaren och Kommunal tar fram planen tillsammans, exempelvis i en partsgemensam arbetsgrupp. Planen ska omfatta Kommunals avtalsområde, men självklart är det önskvärt att hela organisationen strävar efter att bli en heltidsorganisation. Planen ska vara ändamålsenlig och långsiktig Planen ska vara ändamålsenlig och långsiktig. Därför är det viktigt att följande områden är genomgångna och väl omhändertagna när en heltidsorganisation ska införas. 1. Nulägesanalys 2. Rekryteringsbehov 3. Organisation och bemanning 4. Arbetstider och arbetsmiljö 5. Delaktighet 6. Beslut och avtal 7. Mål

31 31 Datum Sida 3(6) Nulägesanalys ( ) Andelen heltidsanställda inom Borgholms kommun är 53 % varav 47 % arbetar heltid (2016) Inom vård och omsorg är andelen anställda på heltid inom vård och omsorg är 29 % varav 26 % arbetar heltid (2016). Inom BEAB (inklusive elnät) är andelen heltidsanställda 94 % varav 86 % arbetar heltid. Hela kommunen Antal Omsorg om äldre personer med funktionsvariation Tillsvidareanställda månadsavlönade Visstidsanställda månadavlönade Visstidsanställda timavlönade Hel- respektive deltidsanställda Hela kommunen Antal Andel Heltidsanställda ,9 % Deltidsanställda % ,1 % Deltidsanställda 1-74 % ,0 % Hel- respektive deltidsarbetande Hela kommunen Antal Andel Heltidsarbetande ,8 % Deltidsarbetande % ,6 % Deltidsarbetande 1-74 % ,7 % Omsorg om äldre och personer Antal Andel med funktionsvariation Heltidsarbetande ,5 % Deltidsarbetande % ,5 % Deltidsarbetande ,0 % Av de månadsavlönade i Borgholm kommun är det i praktiken 46,8 % som faktiskt arbetar heltid. Det placerar Borgholm kommun på plats 285 i rankningen över andel heltidsarbetande i landets kommuner (2016). Av de månadsavlönade inom vård och omsorg i Borgholm kommun är det i praktiken 26,5 % som faktiskt arbetar heltid. Det placerar Borgholm kommun på plats 256 i rankningen över andelen heltidsarbetande inom vård och omsorg i landets kommuner (2016).

32 32 Datum Sida 4(6) Rekryteringsbehov I rekryteringsprognosen har inte hänsyn tagits till demografiska förändringar eller aktuell bemanning. Pensionsavgångar Totalt Chefer Förskollärare Lärare Fritidspedagog Omsorgsassistent Undersköterska Vårdbiträde Barnskötare Totalt plus genomsnittligt antal avgångar 103(+209 = 312) Ca 60 personer per år 120 (+209 = 329) Ca 66 personer per år Antal kommande pensionsavgångar + genomsnittligt antal avgångar de senaste åren (exkl. pensionsavgångar). Detta under förutsättning att personalomsättningen är densamma. Rekryteringsbehovet minskar om fler arbetar heltid. Ekonomi Om samtliga tillsvidareanställda medarbetare, inom Kommunals avtalsområde, som arbetar deltid per den 3 oktober 2017 skulle välja att arbeta heltid skulle antal årsarbetare - inom socialförvaltningen öka med 76. Detta skulle innebära en lönekostnadsökning med ca 30 miljoner kronor (inklusive arbetsgivaravgift, exklusive semesterersättning, eventuellt OB och jourersättning). -inom utbildningsförvaltningen öka med 21. Detta innebär en lönekostnadsökning med ca 3 miljoner kronor. kronor (inklusive arbetsgivaravgift, exklusive semesterersättning, eventuell OB och jourersättning). - inom KLK är motsvarande belopp för fyra medarbetare ca kronor. Om samtliga medarbetare ska erbjudas innebär detta en något högre kostnad. Denna är ännu inte beräknad. Mot det kan ställas minskade kostnader för fyllnadstid, övertid och timlön.

33 33 Datum Sida 5(6) Antagande Alla kommer inte att vilja gå upp i tid på grund av att tjänstgöringen kan komma att ske på flera arbetsplatser. Med en ökad grundbemanning kan antas att fyllnads- och övertid minskar, dock aldrig helt En ökad grundbemanning borde även påverka sjukfrånvaron på ett positivt sätt. Politiska beslut i Borgholms kommun Redan beslutade kommunfullmäktige att Heltidsanställningar ska eftersträvas och ofrivilliga deltidsanställningar avskaffas och timanställningar minimeras. Socialnämnden har beslutat att ge verksamhetschef för äldreomsorgen och hälso- och sjukvården i uppdrag att tillsätta en arbetsgrupp som arbetar fram en handlingsplan för heltid som norm (se protokoll från sammanträdesdatum ). Inom socialförvaltningen är arbetet med en handlingsplan igång. Handlingsplanen är omfattande och omfattar frågor som schemaläggning, avtal kring årsarbete, ökad kunskap vad gäller bemanning med mera samt inte minst information, kommunikation och delaktighet Beslutsunderlag Forskningen är tydlig, en ökad tjänstgöringsgrad (heltid) leder till ett ökat engagemang hos medarbetarna och ger effektivare rutiner, lägre personalomsättning och lägre sjuktal. En heltidsanställning ger ökad trygghet som inkomst, pension med mera. En heltidsanställning med möjlighet att anpassa sin tjänstgöringsgrad utifrån personliga önskemål och behov ger också en valmöjlighet. Med heltid som norm måste våra medarbetare vara delaktiga i förändringsprocessen, att bidra och förstå förändringar och förbättringarna som sker. Det är de som har kunskapen och är genom delaktigheten också budbärare av arbetet framåt. I arbetet med heltid som norm där vi ser att vi kan få ner sjukskrivningskostnaderna för att delvis använda till att erbjuda heltid, bättre arbetsmiljö och bli en attraktiv arbetsgivare, så behöver verksamheterna stöd av kommunfullmäktige att man erbjuder alla medarbetare detta.

34 34 Datum Sida 6(6) Beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att Borgholms kommun samt BEAB ska ha heltid som norm senast år Bedömning ska ske utifrån verksamhetens behov.

35 35 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDEN Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2017/ SN Vägen till heltid som norm. Bakgrund Under perioden har äldreomsorgen arbetat med Projekt med heltid som norm, Nya Tider, som handlar om medarbetarnas möjligheter att i framtiden få önska tjänstgöringsgrad och för att halvera antalet delade turer. Medarbetarna fick möjlighet att öka tjänstgöringsgraden till 80 %. Arbetet med önskad tjänstgöringsgrad fortsätter och behöver ta ny riktning. Sammanfattning av ärendet. Det kommer att behöva rekryteras en halv miljon nya medarbetare i välfärden fram till Ett sätt att minska rekryteringsbehovet är att fler deltidsarbetande arbetar mer. Att organisera arbetet med fler heltidsanställda kan låta enkelt men är en komplex uppgift där det är svårt att på förhand förutse alla konsekvenser. Det är inte bara en fråga om schemaläggning. Det krävs engagemang och delaktighet för att förändra kulturen. Heltid är sedan länge en fråga som engagerar. Andelen heltidsarbetande ökar i kommunerna, men variationen mellan olika kommuner är fortfarande stor. Det kan låta som en enkel ekvation att bemanna en verksamhet med fler heltider i stället för många deltider, men det är en utmaning. Skiftet från traditionell bemanning till en heltids-organisation är komplext. Därför finns det inte en universallösning som fungerar överallt. Att införa heltid är ett stort förändringsarbete som tar tid. Heltidsanställningar leder i till ett ökat engagemang hos medarbetarna och ger effektivare rutiner i verksamheten. Det medför även att personalomsättningen minskar. En heltidsanställning med möjlighet att anpassa sin tjänstgöringsgrad utifrån personliga önskemål och förutsättningar ger arbetstagarna högre inkomst, flexibilitet och valmöjlighet. Det är viktigt att vi som arbetsgivare är attraktiva om vi vill kunna anställa kompetenta medarbetare. Enligt HÖK 16: Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast och utgöra en utgångs-punkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till Beslutsunderlag. En arbetsgrupp arbetar fram en heltidsplan enligt SKL, Sveriges kommuner och landsting, genom att analysera nu-läget samt planera för framtiden. Det finns behov av att se över socialförvaltningens verksamheter och tänka i nya banor. Arbetet med att minska delade turer fortsätter i verksamheterna. Medarbetarna måste vara delaktiga i förändringsprocessen, de måste förstå Utdragsbestyrkande

36 36 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDEN Sammanträdesdatum Paragrafer varför förändringar genomförs och vilka konsekvenser de kan leda till. Genom att komplettera arbetsgruppen med våra medarbetare i äldregruppen, OFN, EKB samt representant från Kommunal skapas förutsättningar att få en god dialog och samsyn med medarbetarna. Äldregruppens uppdrag blir att se över arbetssätt och planering idag samt hur det kan nyaniseras. En styrgrupp bestående av socialchef, HR-chef samt socialnämndens ordförande informeras regelbundet om arbetets gång samt konsulteras vid behov. Gunilla Johansson, socialnämndens ordförande lämnar följande förslag: Vägen till heltid Rätten till heltid har varit och är en prioriterad fråga för socialdemokraterna, därför förslog socialdemokraterna att arbetet med önskad tjänstgöringsgrad med heltid som norm och borttagande av delade turer startas, Nya tider i Borgholm. Socialnämnden ställde sig bakom förslaget, förvaltningen fick ett uppdrag och projektet startas hösten Projektet är nu redovisat där alla i Äldreomsorgen i steg ett och två erbjudits 80 procent tjänstgöring och en tredjedel av de delade turerna har tagits bort. Arbetet med den goda arbetsplatsen är påbörjad med trivsel, delaktighet, närvarande chefer, rutiner för friskare medarbetare, höjda bemanningsnycklar på våra särskilda boenden och mindre grupper i hemtjänsten. Vi har påbörjat en resa mot heltid utan delade turer och föreslår att projektet Nya tider avslutas för att gå in i en annan form för att nå målet, Vägen till heltid och därmed också få ner sjuktalen. Vi behöver göra mer, vi står inför utmaningar med rekrytering av medarbetare och för höga sjuktal, sjuklönekostnaderna uppgår idag till ca 20 miljoner kronor/år (sjuklön, vikarier, fyllnads- och övertid). Borgholms kommun behöver bli en attraktiv arbetsgivare och för det behövs ett antal åtgärder. - Fortsätta arbetet med heltid som norm - Ta bort delade turer - Ledarskapet med fler och närvarande chefer - Öka delaktigheten och möjligheten att påverka - Rätt bemanning, schema och arbetstider - Utbildning och kompetensutveckling - Bra arbetsplatser, välkomnande, bra arbetsmiljö - Förebyggande och tidig rehabilitering Utdragsbestyrkande

37 37 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDEN Sammanträdesdatum Paragrafer Forskningen är tydlig, en ökad tjänstgöringsgrad (heltid) leder till ett ökat engagemang hos medarbetarna och ger effektivare rutiner, lägre personalomsättning och lägre sjuktal. En heltidsanställning ger ökad trygghet som inkomst, pension mm. En heltidsanställning med möjlighet att anpassa sin tjänstgöringsgrad utifrån personliga önskemål och behov ger också en valmöjlighet. På Vägen till heltid måste våra medarbetare vara delaktiga i förändringsprocessen, att bidra och förstå förändringar och förbättringarna som sker. Det är de som har kunskapen och genom delaktigheten också budbärare av arbetet framåt. I arbetet med Vägen till heltid där vi ser att vi kan få ner sjukskrivningskostnaderna för att delvis använda till att erbjuda heltid, bättre arbetsmiljö och bli en attraktiv arbetsgivare så behöver vi stöd av kommunfullmäktige och att man erbjuder alla medarbetare detta. Kommunfullmäktige förslås besluta att i Borgholms kommun har alla rätt till heltid år Socialdemokraterna föreslår Att socialnämndens arbetsutskott förslår socialnämnden besluta Att ge Maria Svanborg uppdraget att tillsätta en arbetsgrupp som arbetar fram en heltidsplan i samverkan med berörda medarbetare, fackförbund samt en styrgrupp för socialförvaltningen. Att ge Maria Svanborg uppdrag att fortsätta arbetet med borttagande av delade turer Att föreslå kommunfullmäktige besluta att Borgholms kommun erbjuder alla medarbetare heltid senast år 2020 Att föreslå kommunfullmäktige besluta att Socialförvaltningen fortsätter med arbetet Vägen till heltid och att en heltidsplan återredovisas till Kommunfullmäktige. Beslut Socialnämnden beslutar a t t a t t ge Maria Svanborg, verksamhetschef ÄO och HSV uppdraget att tillsätta en arbetsgrupp som arbetar fram en heltidsplan i samverkan med berörda medarbetare, fackförbund samt en styrgrupp för socialförvaltningen. ge Maria Svanborg, verksamhetschef ÄO och HSV uppdraget att fortsätta med borttagande av delade turer. Utdragsbestyrkande

38 38 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDEN Sammanträdesdatum Paragrafer a t t a t t föreslå kommunfullmäktige besluta att Borgholms kommun erbjuder alla medarbetare heltid senast år föreslå kommunfullmäktige besluta att Socialförvaltningen fortsätter med arbetet Vägen till heltid som norm och att en heltidsplan återredovisas till kommunfullmäktige. Utdragsbestyrkande

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2017/ KS Deltagande projekt Förenkla helt enkelt, anvisning av medel. I tjänsteskrivelse föreslår kommunchef Jens Odevall att kommunen medverkar i och anvisar medel till projektet. Sammanfattning av ärendet Borgholms kommun har planerat att tillsammans med Emmaboda, Nybro, Torsås och Mörbylånga kommuner genomföra SKL:s utbildningskoncept Förenkla helt enkelt. Konceptet har körts i sex år och nu är det sista utbildningsomgången. Syftet med utbildningen är att utveckla kommunens kontakter med näringslivet genom bra interna samarbeten och en större förståelse i hela organisationen för företagens behov. Utgångspunkten är det som näringslivet själva anser vara viktigt för möjligheten att starta, verka och växa. Efter utbildningen ska kommunen ha en handlingsplan/åtgärdslista med de åtgärder och förbättringsområden som identifierats som värdefulla. I planen tar man även med pågående utvecklingsinsatser som bidrar till bättre kontakter med näringslivet. Genom att genomföra utbildningen tillsammans med andra kommuner delar vi på såväl kostnader som skapar forum för erfarenhetsutbyte bland och mellan olika professioner. Den totala kostnaden uppgår till 250 tkr varav Borgholms andel uppgår till 50 tkr. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar a t t under förutsättning av övriga kommuners medverkan genomföra utbildningen. Kommunstyrelsens arrbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t anvisa medel från centrala kontot samt att kostnaden sedan fördelas procentuellt på respektive förvaltning/bolag som är med i projektet. Utdragsbestyrkande

44 44 AVSIKTSFÖRKLARING Mellan, Borgholms kommun orgnr: Emmaboda kommun orgnr: Nybro kommun orgnr: Mörbylånga kommun orgnr: Torsås kommun orgnr: Gemensamt benämnda "Parterna" har följande avsiktsförklaring lämnats. Bilagor Avsiktsförklaringen består av detta huvuddokument samt följande bilagor: 1. Om förenkla - helt enkelt SKL 2. Förenkla helt enkelt SKL, genomförande Definitioner I Avsiktsförklaringen skall nedan angivna termer ha följande betydelse: Med Avsiktsförklaringen avses detta huvuddokument och vid var tid gällande bilagor. Med Samarbete avses att gemensamt finansiera och parallellt genomföra projekt, Förenkla helt enkelt i samarbete med SKL. 1 Bakgrund 1.1 Samtal och diskussioner Parterna har under en tid fört diskussioner om att samarbeta avseende att genomföra utbildningen Förenkla helt enkelt från SKL. Parterna har konstaterat att ett samarbete är mer lönsamt än att parterna var för sig genomför utbildningen. För att förankra och formalisera samarbetet djupare har Parterna valt att utveckla en gemensam avsiktsförklaring. Syftet med detta dokument är att skapa en gemensam grund för Parterna, där organisationernas vision och avsikt med ett kommande samarbete förtydligas. 2 Förklaring av avsikt 2.1 Avsikt Parterna förklarar enligt Avsiktsförklaringen, inför ett eventuellt samarbete, sin gemensamma avsikt avseende utbildningen, förenkla helt enkelt från SKL. 1(3)

45 Förpliktelser Avsiktsförklaringen skall inte ses som ett föravtal och innebär inte någon förpliktelse för Parterna. Ingen av parterna har något ansvar mot den andra parten för det fall Samarbetet skulle avbrytas eller upphöra utan att ett bindande avtal kommer till stånd, eller på annan grund med anledning av denna avsiktsförklaring. 2.3 Bindande avtal Bindande avtal om Samarbete skall kunna komma till stånd först när särskilt skriftligt avtal därom har undertecknats av Parterna. 3 Fördelning av kostnader omkring samarbetet 3.1 Kostnadsfördelning Av de kostnader som uppkommer för att genomföra de aktiviteter som skall leda till ett slutligt avtal skall var och en av Parterna själv bära sina egna kostnader. Kostnaden från är SKL sek och ska fördelas jämt mellan parterna, sek per part. 4 Löptid och uppsägning 4.1 Tidsperiod Avsiktsförklaringen träder ikraft när den har undertecknats av Parterna och gäller till och med Uppsägning Endera Part äger rätt att säga upp Avsiktsförklaringen om annan Part gjort sig skyldig till kontraktsbrott eller på annat sätt inte fullgjort intentionerna i Avsiktsförklaringen. 6 Följder av Avtalets upphörande 6.1 Upphörande Vid Avtalets upphörande enligt punkt 5.2 skall vardera Part tillse att dess skyldigheter intill upphörandedagen uppfylls. 7 Ändringar och tillägg 7.1 Ändringar Ändringar i Avsiktsförklaringen skall vara skriftliga och undertecknas av Parterna för att vara giltiga. 2(3)

46 46 8 Lagval och tvist 8.1 Lagval Avtalet skall regleras av svensk rätt, såsom den tillämpas på avtal som ingåtts i Sverige mellan svenska parter. Avsiktsförklaringen har upprättats i fem (5) likalydande exemplar, av vilka Parterna tagit var sitt. Ort dat: Ilko Corkovic Jens Odevall KSO Kommunchef Borgholms kommun Borgholms kommun Ann-Marie Fagerström Anette Strömblad KSO Kommunchef Emmaboda Kommun Emmaboda kommun Christina Davidsson Jan Darrell KSO Kommunchef Nybro kommun Nybro kommun Henrik Yngvesson Ann Willsund KSO Kommunchef Mörbylånga kommun Mörbylånga kommun Ort dat: Ort dat: Ort dat: Ort dat: Henrik Nilsson Bokor Håkan Petersson KSO Kommunchef Torsås Kommun Torsås kommun 3(3)

47 47 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2017/ KS Arkivreglemente samt arkivregler. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att kommunstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, antar arkivregler och föreslår kommunfullmäktige att godkänna framtaget arkivreglementet. Sammanfattning av ärendet I och med att kommunfullmäktige har beslutat att Borgholms kommun från och med ska ingå i kommunalförbundet Sydarkivera måste nytt arkivreglemente antas. Av reglementet framgår arkivansvaret mellan den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera, den lokala arkivmyndigheten kommunstyrelsen och kommunens myndigheter. Vidare framgår hur Sydarkivera är behjälplig i kommunens arkivarabete. Av reglementet framgår att arkivansvaret är delat mellan Sydarkivera (elektroniska arkiv) och kommunstyrelsen (pappersarkiv). Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. Reglementet gäller för kommunens samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter i Borgholms kommun. Borgholm Energi AB är enligt uppgift med i Sydarkivera automatiskt i och med kommunens beslut att ingå i kommunalförbundet, men de måste ta det nya reglementet i sin styrelse för att det ska gälla dem också enligt arkivlagen. Bedömning Av framtaget arkivreglemente framgår arkivmyndigheternas ansvar att bevara och tillgängliggöra verksamhetsinformation samt att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Myndigheternas arkiv ska hanteras så att följande tillgodoses - Rätten att ta del av allmänna handlingar - Information för rättsskipning och förvaltning - Forskningens behov Vidare framgår att i och med att kommunen digitaliserar administrationen bör beslut tas att handlingar i görligast mån ska skannas och sparas i ärendehanterings-system/verksamhetssystemen som då fungerar som närarkiv. Ett dokument ska bevaras i den form det inlämnats till myndigheten, vilket innebär att digitalt inlämnade handlingar inte ska behöva skrivas ut, utan ska kunna bevaras direkt i digital form. Av myndighetens dokumenthanteringsplan ska framgå vilka handlingar som av juridiska skäl måste vara i papper Vidare har socialnämnden beslutat att införa digital signering av brådskande beslut. Detta kommer troligen att följas av fler myndigheter då e-tjänster och digitaliseringen hela tiden utvecklas. Utdragsbestyrkande

48 48 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Detta medför att arkivmyndigheten, kommunstyrelsen, bör godkänna digital signering då detta är tillämpligt. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att, i egenskap av arkivmyndighet, besluta a t t a t t a t t dokument så långt som möjligt ska sparas digitalt och att inkommande handlingar ska skannas in i verksamhetssystemen som då fungerar som närarkiv. godkänna digital signering i de fall det är lämpligt. verksamheterna har att se över vilka handlingar som av juridiska skäl måste vara i papper och att notera detta i myndighetens dokumenthanteringsplan. Vidare föreslås kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige a t t anta arkivreglemente att gälla från som då ersätter arkivreglemente antaget 107/2011. Utdragsbestyrkande

49 KOM M UNLEDNING Marie-Louise Johansson, marie-louise.johansson@borgholm.se 49 Arkivreglemente Datum Diarienummer 2017/ Sida 1(10) Arkivreglemente för Borgholms kommun Antaget av kommunfullmäktige (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget )

50 Borgholms kommun 50 Datum Diarienummer 2017/ Sida 2(10) Innehållsförteckning: 1. Omfattning Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) Definitioner Organisation och ansvar Arkivmyndigheter Gemensam arkivmyndighet Lokal arkivmyndighet Arkivfunktion Sydarkiveras arkivfunktion Lokal arkivfunktion Myndigheten Planera informationshantering Dokumenthanteringsplan Redovisa information Arkivbeskrivning Arkivförteckning Förvalta information Systematisera Förvara Gallra och rensa Överlämna Överlämna till annan myndighet Överlämna till arkivmyndighet Utlån...10 Arkivreglemente

51 Borgholms kommun 51 Datum Diarienummer 2017/ Sida 3(10) Utöver vad som framgår i nedanstående reglementet gäller även arkivmyndighetens, kommunstyrelsens, beslut XX att Dokument så långt som möjligt ska sparas digitalt och att inkommande handlingar ska skannas in i ärendehanteringssystem/verksamhetssystem som då fungerar som närarkiv. Godkänna digital signering i de fall det är lämpligt. Verksamheterna har att se över vilka handlingar som av juridiska skäl måste vara i papper och att notera detta i myndighetens dokumenthanteringsplan. Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunerna har ansvar för att verksamhetsinformation bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Bestämmelser om arkiv i offentlig förvaltning finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) samt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I det här reglementet finns särskilda bestämmelser för Borgholms kommun som kommunfullmäktige har beslutat om med stöd av 16 arkivlagen. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. 1. Omfattning Reglementet gäller för kommunkoncernens samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter i Borgholms kommun. Med myndighet avses i detta reglemente: Fullmäktige och dess revisorer. Kommunstyrelsen. Nämnder och styrelser med förvaltningar. Andra styrelseformer med självständig ställning. Juridiska personer som till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar/har ett rättsligt bestämmandeinflytande. Arkivreglementet blir gällande i kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut - det vill säga bestämmelser i bolagsordning, ägardirektiv eller motsvarande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. Arkivreglemente

52 Borgholms kommun 52 Datum Diarienummer 2017/ Sida 4(10) 2. Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen. Arkivet utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Handlingsoffentlighet garanterar rätten till insyn i såväl ärenden, som i myndighetens verksamhet i stort. Myndigheternas arkiv ska hanteras så att följande tillgodoses: Rätten att ta del av allmänna handlingar Information för rättsskipning och förvaltning Forskningens behov 3. Definitioner Allmän handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt tryckfrihetsförordningen är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland innehålla sekretessuppgifter. Arkiv Den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den verksamhet eller de verksamheter som myndigheten bedriver. Omfattar samtliga informationssystem (analoga och digitala) som Arkivansvarig hanterar allmänna handlingar/allmän information. Roll som innebär formellt ansvar för arkivet hos en myndighet (informationsägare). Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen (arkivvården). Arkivbeskrivning Skriftlig dokumentation med översiktlig beskrivning av en myndighets arkiv och informationshantering. Ska finnas i enligt med bestämmelser i lagstiftning. Arkivbildare Arkivfunktion Den myndighet eller verksamhetsfunktion som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar. Till exempel nämnd eller kommunalt bolag. Organisation eller befattning som fungerar som förvaltning för arkivmyndigheten. Arkivförteckning Systematisk lista över innehållet i ett arkiv. Arkivombud Roll som innebär att en anställd har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt företag. Arkivredovisning Dokumentation som redovisar hur allmän information hanteras i verksamheten. I arkivredovisning ingår klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. Arkivsamordnare Roll som innebär att en anställd har till uppgift att samordna arbetet med arkiv- och dokumenthantering på en förvaltning. Fungerar som samordnare för myndighetens arkivombud. Arkivmyndighet Myndighet som har tillsynsansvar och kan överta arkiv från andra myndigheter. Dokumenthanteringsplan och beslut om gallring. Förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar Egenkontroll Kontroll av arkiv och dokumenthantering genom organisering av rutiner, kontroller och processer för att uppnå fastställda mål i verksamheten. Arkivreglemente

53 Borgholms kommun 53 Datum Diarienummer 2017/ Sida 5(10) Informationsförvaltning (arkivvård) Verksamhet för att ta emot eller skapa information som ska hanteras, distribueras och till slut bevaras eller gallras. Med hantera menas att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Bestämmelser om arkivvård finns i arkivlagen. 4. Organisation och ansvar Ansvaret för arkivet är delat mellan den gemensamma arkivmyndigheten, den lokala arkivmyndigheten och kommunens myndigheter. 4.1 Arkivmyndigheter Gemensam arkivmyndighet Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna. Den gemensamma arkivmyndigheten benämns i fortsättningen Sydarkivera. Sydarkiveras ansvarsområden: Meddela de riktlinjer som behövs för en god arkivvård. Ansvara för tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv. Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till lokal arkivmyndighet eller myndighet, med begäran om åtgärd. Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till Sydarkivera. Får delegera befogenheter som gemensam arkivmyndighet Lokal arkivmyndighet Lokal arkivmyndighet för Borgholms kommun är kommunstyrelsen. Den lokala arkivmyndighetens ansvarsområden: Ansvara för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om. Besluta om övergripande gallringsbeslut som gäller för hela kommunkoncernens samlade verksamhet efter samråd med Sydarkivera. Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Får delegera befogenheter som lokal arkivmyndighet. Arkivreglemente

54 Borgholms kommun 54 Datum Diarienummer 2017/ Sida 6(10) 4.2 Arkivfunktion Sydarkiveras arkivfunktion Under den gemensamma arkivmyndigheten ska finnas en gemensam arkivfunktion, Sydarkiveras förvaltning, med tillsynsarkivarie. Sydarkiveras förvaltnings ansvarsområden: Utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv i enlighet med Sydarkiveras förbundsordning och handlingsprogram. Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och dokumenthantering. Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till den gemensamma arkivmyndigheten. Ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården hos förbundsmedlemmarna. Vårda och tillhandahålla till Sydarkivera överlämnade arkivhandlingar. Vårda och tillhandahålla Sydarkiveras arkiv. Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Ge information, rådgivning och annat stöd åt förbundsmedlemmarna när det gäller arkiv, dokumenthantering och informationssäkerhet. Samordna arbetet med dokumenthanteringsplaner och granska förslag till gallringsbeslut. Samordna och leda arbetet med att planera och genomföra leverans av information från IT-baserade verksamhetssystem. Förvalta klassificeringsstruktur och mallar inom arkivredovisning och dokumenthantering Tillhandahålla utbildning om arkiv och dokumenthantering. Biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom verksamhetsområdet Lokal arkivfunktion För att planera och verkställa den lokala arkivmyndighetens uppgifter enligt detta reglemente finns en lokal arkivfunktion som utgörs av ett centralarkiv. Arkivföreståndare svarar under den lokala arkivmyndigheten för förvaltning av överlämnade arkiv. Den lokala arkivfunktionens ansvarsområden: Vårda och tillhandahålla arkivhandlingar som har överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Hantera leveranser av arkivhandlingar till den lokala arkivmyndigheten. Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och dokumenthantering. Delta i arbetet med tillsyn tillsammans med Sydarkivera. Delta i arbetet med framtagande av dokumenthanteringsplaner. Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av arkiv till Sydarkivera. Ge information, rådgivning och annat stöd åt myndigheterna när det gäller arkiv och dokumenthantering (ej obligatoriskt) Arkivreglemente

55 Borgholms kommun 55 Datum Diarienummer 2017/ Sida 7(10) 4.3 Myndigheten Varje myndighet som omfattas av bestämmelserna i detta reglemente ska fastställa organisation och ansvarsfördelning för att förvalta den information som hanteras i myndighetens verksamhet. I detta ingår att utse en arkivansvarig, som är ytterst ansvarig för informationsförvaltningen. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig om inte myndigheten utser någon annan. Arkivansvarig ska utse en eller flera personer som svarar för kontakterna med arkivmyndigheten. Myndighetens ansvarsområden: Framställa handlingar som ska bevaras med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Besluta om gallring när det gäller myndighetens kärnverksamheter efter samråd med Sydarkivera. Se till så att det finns personal som har till uppgift att sköta det löpande arbetet med informationsförvaltning, planering av dokumenthantering och informationsredovisning (arkivombud och vid behov arkivsamordnare). Delta i arbetet med framtagande av dokumenthanteringsplaner. Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av arkiv till Sydarkivera (elektroniska arkiv) och den lokala arkivmyndigheten (pappersarkiv). Beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras samt i samband med byte av lokaler eller vid införande av nya informationssystem. Samråd bör ske med Sydarkivera. Samråda i god tid med Sydarkivera om myndigheten har för avsikt att överföra verksamhet till enskilt organ. Samråda i god tid med Sydarkivera innan myndigheten beslutar om gallring och antar dokumenthanteringsplan. 5. Planera informationshantering Hantering av information ska styras och planeras. För de handlingar som ska bevaras ska myndigheten ta fram en strategi för bevarande i samråd med Sydarkivera. 5.1 Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska upprätta en förteckning över allmänna handlingar med hanterings-anvisningar och beslut om gallring. Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell. Planen ska ses över i samarbete med Sydarkivera minst en gång per mandatperiod och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Planen ska ta upp alla de olika typer av information som finns hos myndigheten och innehålla uppgifter om hur dessa ska hanteras ur arkivsynpunkt. Förändring av gallringsbeslut ska ske i samråd med Sydarkivera. Arkivreglemente

56 Borgholms kommun 56 Datum Diarienummer 2017/ Sida 8(10) 6. Redovisa information 6.1 Arkivbeskrivning Myndigheten ska beskriva sin informationshantering i en arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en samlad överblick över myndighetens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen. 6.2 Arkivförteckning Arkiv som överlämnats till lokala arkivmyndigheten förtecknas av lokala arkivmyndighetens arkivfunktion. Arkiv som överlämnats till Sydarkivera förtecknas av Sydarkiveras förvaltning. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. Om dokumenthanteringsplaner har tagits fram i enlighet med de riktlinjer som meddelas från Sydarkivera så behöver inte särskild arkivförteckning upprättas hos myndigheterna. 7. Förvalta information Varje myndighet svarar för att vårda sitt arkiv genom att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda informationen. 7.1 Systematisera Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Handlingarna ska under hela bevarandetiden förvaras och skyddas så att en hållbar fysisk och logisk struktur finns kvar. 7.2 Förvara Förvarings- eller lagringsplats ska utformas enligt Riksarkivets och Sydarkiveras riktlinjer. Nya förvarings- eller lagringsplatser ska utformas i samråd med Sydarkivera. 8. Gallra och rensa Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Beslut om gallring ska verkställas av ansvarig myndighet. Det innebär att handling som ska gallras ska utan dröjsmål förstöras. Handlingar som innehåller uppgifter Arkivreglemente

57 Borgholms kommun 57 Datum Diarienummer 2017/ Sida 9(10) som omfattas av sekretess ska destrueras på ett sådant sätt så att otillbörlig åtkomst förhind-as, det gäller även databärare där sådana uppgifter raderats. Hantering av handlingar i samband med omstrukturering av information räknas som gallring om detta medför: Informationsförlust. Förlust av möjliga sammanställningar. Förlust av sökmöjligheter. Förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter beslut av myndigheten eller den lokala arkivmyndigheten. All gallring ska redovisas i dokumenthanteringsplanen eller i särskilda gallringsbeslut som tas fram i samråd med Sydarkivera. Lokal arkivmyndighet har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv, i det fall gallring inte strider mot bestämmelser i lag. Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska senast genomföras i samband med att handlingar överlämnas till arkivmyndighet. 9. Överlämna 9.1 Överlämna till annan myndighet Om en myndighet har upphört med sin verksamhet helt eller delvis och verksamheten överförs till annan kommunal myndighet eller till juridisk person som omfattas av 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen, kan arkivet överlämnas till den myndighet eller det organ som fortsätter verksamheten. Myndigheten bör samråda med Sydarkivera. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar Sydarkivera efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. 9.2 Överlämna till arkivmyndighet Arkivhandlingar som inte längre behövs i den löpande verksamheten bör överlämnas till arkivmyndighet. Överlämnande av arkivhandlingar till lokal arkivmyndighet och/ eller Sydarkivera bör ske först sedan skriftlig överenskommelse upprättats mellan parterna. Om myndighet upphört och dess verksamhet inte överförts till annan kommunal myndighet eller till juridisk person enligt ovan ska arkivet överlämnas till lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera senast tre (3) månader efter det att myndigheten upphört med verksamheten. Berörda myndigheter ska vid dessa tillfällen samråda med Sydarkivera. När lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera övertagit arkiv ifrån annan myndighet enligt detta reglemente så övergår hela ansvaret för arkivet. Arkivreglemente

58 Borgholms kommun 58 Datum Diarienummer 2017/ Sida 10(10) Lokal arkivmyndighet äger rätt att besluta om särskild avgift för arkiv som deponeras hos arkivmyndigheten utan att överlämnas. 10. Utlån Myndighet får låna ut arkivhandlingar endast till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Utlån får endast ske i undantagsfall. Utlån ska vara tidsbegränsade och ske enligt tryckfrihetsförordningens och Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av originalhandlingar ska i möjligaste mån begränsas. Utlånande myndighet ska förvissa sig om att arkivhandlingarna under lånetiden hanteras varsamt samt se till att arkivhandlingarna efter det att lånetiden löpt ut återlämnas. _ Arkivreglemente

59 59 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2017/ KS Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndigheten godkänner framtagen gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse. Sammanfattning av ärendet I och med att kommunfullmäktige har beslutat att Borgholms kommun från och med ska ingå i kommunalförbundet Sydarkivera har ett nytt arkivreglemente tagits fram för antagande. Av reglementet framgår arkivansvaret mellan den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera, den lokala arkivmyndigheten kommunstyrelsen och kommunens myndigheter. Vidare framgår hur Sydarkivera är behjälplig i kommunens arkivarabete. I kommunens arbete att anpassa nuvarande arkivarbete till Sydarkiveras bör kommunen även anta dokumenthanteringsplaner med gallringsbestämmelser. Arbetet med dessa pågår i nämnderna/förvaltningarna. Sydarkivera har även tagit fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning. Exempel på handlingar med liten eller kortvarig betydelse är förutom papperspost, e-post och fax även inkorgar på olika webbplatser och sociala medier där myndigheten har konton. Bestämmelserna om gallring av meddelanden och kopior gäller även för meddelanden i inkorg på olika webbplatser, statusuppdateringar, inlägg eller liknande av liten och kortvarig betydelse. Gallringsplanen är efter beslut ett styrande dokument som talar om vad som behöver sparas och inte. Gallringsplanen skapar en enhetlig hantering av allmänna handlingar som har liten och kortvarig betydelse och som förekommer i stor mängd inom samtliga verksamheter. Andra allmänna handlingar kan gallras förutsatt att det finns beslut i de dokumenthanteringsplaner som respektive myndighet beslutat om i enlighet med arkivreglementet. Bedömning En gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse är en del i arbetet med rättssäker informationshantering. Planen hjälper anställda att veta vad som kan kastas direkt eller efter kort tid. Den redovisar också för allmänheten vilka handlingar som gallras och därför inte kan begäras ut. Gallring är en viktig del när det gäller informationsförvaltning och arkiv. Det blir helt enkelt svårare att hitta handlingar av vikt om en stor mängd handlingar som har liten betydelse förvaras hos myndigheten. Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska funge- Utdragsbestyrkande

60 60 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer ra bra. Särskilt idag när det är lätt att ta stora, högupplösta, digitala foton och snabbt ladda upp på en server. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande. Bra gallringsbeslut är till nytta både för användare och för IT-avdelningar. Om det inte finns beslut om gallring ska allmän information bevaras för framtiden. För att kunna radera allmän information krävs formella beslut om gallring. Det står i arkivreglementet hur gallringsbeslut fattas i kommunen. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att, i egenskap av arkivmyndighet, a t t godkänna framtagen gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse. Utdragsbestyrkande

61 61 1 (27) KOM M UNLEDNING Marie-Louise Johansson, marie-louise.johansson@borgholm.se Gallringsplan Datum Sida 1(24) Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Antagen av kommunstyrelsen 2017-XX-XX XXX Gäller från och med

62 62 2 (27) Innehållsförteckning 1 Nyttan 3 2 Besluta om gallring 3 3 Utföra gallring 4 4 Rensa 4 5 Förklaringar till gallringsplanen Liten och kortvarig betydelse Udda filformat Konvertering och migrering Nya medier Brev och meddelanden Internet- och datoranvändning Telefoner, surfplattor och bärbara datorer Bring your own device (BYOD) Privat användande av kommunens telefoner och surfplattor Appar Bakgrund... 7 GALLRINGSLISTOR 7 Vissa meddelanden och kopior (post, FAX, e-post och andra inkorgar) Konvertering och migrering Brev, paket och bud E-post Telefoner och surfplattor Webbmöten, nätverk, forum och projektarbetsplatser Spår av internet och datoranvändning lokalt på datorerna Spår av internet och datoranvändning centralt på servrar Register över användare Skrivare... 29

63 63 3 (27) Den vardagliga kommunikationen lämnar allt fler spår i form av inlägg, meddelanden och loggar. När kommunikationen sker i arbetet hos en kommun eller ett regionförbund blir spåren allt som oftast allmän information. En stor del av den vardagliga kommunikationen har både liten och kortvarig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Däremot behövs det tydliga regler för att allmänheten ska veta vilken information som raderas (gallras/förstöras), eftersom allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet. En gallringsplan för information som har liten och kortvarig betydelse är en förutsättning för att komma igång med den digitala sophanteringen". Då är det möjligt att börja slänga allt skräp som kommer in till myndigheterna, skickas ut eller registreras i olika loggfiler. 1 Nyttan En gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse är en del i arbetet med rättssäker informationshantering. Planen hjälper anställda att veta vad som kan kastas direkt eller efter kort tid. Den redovisar också för allmänheten vilka handlingar som gallras och därför inte kan begäras ut. Gallring är en viktig del när det gäller informationsförvaltning och arkiv. Det blir helt enkelt svårare att hitta handlingar av vikt om en stor mängd handlingar som har liten betydelse förvaras hos myndigheten. Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska fungera bra. Särskilt idag när det är lätt att ta stora, högupplösta, digitala foton och snabbt ladda upp på en server. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande. Bra gallringsbeslut är till nytta både för användare och för IT-avdelningar. 2 Besluta om gallring Om det inte finns beslut om gallring ska allmän information bevaras för framtiden. För att kunna radera allmän information krävs formella beslut om gallring. Det står i arkivreglementet hur gallringsbeslut fattas i kommunen. Sydarkivera har tagit fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning. Gallringsplanen är efter beslut ett styrande dokument som talar om vad som behöver sparas och inte. Gallringsplanen skapar en enhetlig hantering av allmänna handlingar som har liten och kortvarig betydelse och som förekommer i stor mängd inom samtliga verksamheter.

64 64 4 (27) Andra allmänna handlingar kan gallras förutsatt att det finns beslut i de dokumenthanteringsplaner som respektive myndighet beslutat om i enlighet med arkivreglementet. 3 Utföra gallring Handlingar som ska gallras ska förstöras utan dröjsmål. Gallringsplanen gäller både för handlingar som förvaras digitalt och i pappersform. Handlingar som inkommit elektroniskt ska förvaras elektroniskt fram till gallring. Många av de verktyg vi använder för kommunikation och information gör det möjligt att ställa in automatisk gallring av till exempel loggar och temporära filer. Det är viktigt att inställningar i epostsystem, brandväggar med mera stämmer överens med beslut om gallring. Exakt hur gallringen ska utföras beskrivs inte i detta dokument utan kommer i nästa steg. 4 Rensa Information som inte är allmän handling kan slängas eller tas bort utan att det finns beslut. Det gäller till exempel: Utkast till dokument som inte har skickats utanför arbetsgruppen. Egna stödanteckningar som inte delas med arbetsgruppen eller skickas till externa mottagare. Versioner av bilder eller filmer (råkopior) som inte har redigerats klart. Notera särskilt att det inte gäller register, förteckningar eller andra listor där information tillförs fortlöpande. Det vill säga när registret har färdigställts för att börja registrera uppgifter fortlöpande. När det gäller privata dokument och bilder så är det inte allmän handling, men dessa dokument ska naturligtvis inte förvaras på lagringsytor avsedda för myndighetens arkiv och arbetsmaterial. 5 Förklaringar till gallringsplanen 5.1 Liten och kortvarig betydelse I kommunernas verksamheter hanteras stora mängder information som är allmän handling men som har en liten och kortvarig betydelse för verksamheten. Gallring av dessa handlingar får bara ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. 5.2 Udda filformat Mottagaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka dokument i ett standardformat (ISO-standarden PDF till exempel). Myndigheten behöver endast ha tillgång till programvaror som används i verksamheten och standardprogram. Det bör

65 65 5 (27) finnas dokumentation över format man stöder i sin tekniska plattform och de programvaror som man har licens för att använda. 5.3 Konvertering och migrering Handlingar kan ha tillfällig betydelse eftersom de har överförts till en ny databärare (till exempel från CD-skiva till hårddisk) eller konverterats till ett nytt format (till exempel genom att spara en MS Word-fil till RTF-format). De ursprungliga handlingarna kan då gallras om det bara innebär ringa förlust av: Betydelsebärande uppgifter/data. Sammanställnings- och sökmöjligheter. Möjligheter att fastställa autenticiteten, det vill säga att handlingen är äkta och kommer från den person eller organisation som den verkar göra. En annan förutsättning för att få gallra dessa handlingar är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion. Om handlingen är autentiserad med elektroniska signaturer eller liknande eller strukturerad på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade genom åtgärden: I det fallet bör handlingstypen finnas med i dokumenthanteringsplan för myndigheten och beslut om bevarandestrategi (migrering och/eller bevarande av ursprungligt filformat, så kallad bit-level preservation). 5.4 Nya medier Kommunerna använder olika webbtjänster (sociala medier) för att kommunicera med medborgare eller kollegor. Både e-delegationen och SKL har kommit ut med rekommendationer och riktlinjer. Gallringsplanen tar upp vissa typer av handlingar som uppkommer i samband med snabbmeddelanden (instant messaging), webbmöten, nätverk och forum. Myndigheten är ansvarig för inlägg, kommentarer och meddelanden både på egna konton och om de uppkommer i dialog med andra. Den här gallringsplanen tar upp meddelanden och listor av tillfällig och ringa betydelse; till exempel stötande kommentarer, meddelanden som har förts till ett ärende, kontaktlistor och liknande. Notera särskilt att gallringsplanen endast tar upp handlingar av liten och kortvarig betydelse. Handlingar av vikt ska hanteras på samma sätt som annan inkommen post. Beslut om gallring och bevarande av handlingar som uppkommer när sociala medier används ska finns i myndigheternas dokumenthanteringsplaner. Det är inte vilken tjänst som används som är avgörande för bedömningen om bevarande och gallring, utan hur den används och informationsinnehållet 5.5 Brev och meddelanden Förutom papperspost, e-post och fax så kan det finnas inkorgar på olika webbplatser och sociala medier där myndigheten har konton. Bestämmelserna om gallring av

66 66 6 (27) meddelanden och kopior gäller även för meddelanden i inkorg på olika webbplatser, statusuppdateringar, inlägg eller liknande av liten och kortvarig betydelse. 5.6 Internet- och datoranvändning I planen har tagits med gallring av handlingar som uppstår i samband med internetoch datoranvändning. Internettrafik och datoranvändning skapar fortlöpande handlingar som registrerar händelser. Handlingarna har ofta en mycket kortvarig betydelse, men kräver gallringsbeslut eftersom de är allmänna handlingar enligt TF 2 kap i och med att information tillförs löpande. En anledning till att det behövs gemensamma och tydliga regler för gallring är att loggarna ofta töms efter att de har uppnått en viss storlek (av prestandaskäl). Istället för att gallras efter en bestämd tid. Det gör att det är viktigt att veta vilka regler som ska gälla när systemen sätts upp, så att inte information gallras av misstag. När det gäller handlingar av tillfällig och ringa betydelse så gallras informationen vid inaktualitet, och då går det bra att använda den typen av inställningar. När det gäller loggar som används för att kontrollera att till exempel användarinstruktionen följs och utreda missbruk behövs tydliga gallringsfrister. Samma sak gäller för e-post och loggar över internettrafik som kan vara av intresse när det gäller allmänhetens rätt till insyn. Handlingar som registrerar Internet- och e-postanvändning ska inte bevaras för framtiden. Eftersom uppgifterna kan knytas till enskilda personer är det personuppgifter. Personuppgifter ska inte bevaras längre än nödvändigt. Det finns ett visst insynsintresse, men det har ganska kort aktualitet. Arbetsgivaren har ett intresse av att fastslagna policys efterlevs. Endast uppgifter som leder till utredning har mer varaktig betydelse för verksamheten. När det gäller information som både sparas lokalt på datorerna och centralt på servrarna så kan den information som lagras lokalt gallras vid inaktualitet. Registrering av händelser (loggar) som hör till verksamhetssystemen omfattas inte av den gemensamma gallringsplanen. Det finns olika krav på loggning inom olika verksamheter, och gallringsbesluten ska fattas av ansvarig myndighet (systemägare). 5.7 Telefoner, surfplattor och bärbara datorer Bring your own device (BYOD) Ute hos kommunerna börjar man prata om möjligheterna att låta anställda ta med sig egna telefoner och datorer att använda i arbetet. Det brukar kallas för bring your own device, eller i förkortning BYOD. Framförallt är det frågor om säkerhet och användarsupport som diskuteras. Kommunerna behöver ta fram riktlinjer för vad som gäller för anställda inom kommunerna, så att det blir tydligt vad som gäller. Det finns anledning att även fundera på konsekvenserna när det gäller även hantering av allmän information med hjälp av privata maskiner. Spår av vad den anställde gör i sitt arbete får anses vara allmän handling oavsett om det är myndighetens eller

67 67 7 (27) den enskildes maskiner som används. Svårigheten är att skilja ut vad som är vad och också att myndigheten inte har åtkomst till privata enheter. Juridiken kring vad som gäller för till exempel gallring av loggar är ännu inte utredd. Att skapa särskilda jobbkonton borde vara ett alternativ att överväga för att underlätta gallring av elektroniska spår och historik Privat användande av kommunens telefoner och surfplattor I förekommande fall så tillåter kommunernas policy att telefoner och plattor även används privat. När det gäller enheter som kommunen äger kan IT-avdelningarna sätta begränsningar för vilka program (appar) som kan användas och inte. Det är den enskilda tjänstemannen som har ansvaret för vilka applikationer som används Appar Meddelanden och konversationer i olika kommunikationsapplikationer som är privata blir inte allmän handling bara för att det är kommunens enheter som används. Även elektroniska spår som uppkommer när applikationer används för privata ändamål, och inte för verksamheten, är enligt vår bedömning inte allmän handling. Det kan vara till exempel appar för att lyssna på musik eller hantera resor. Meddelanden och konversationer som berör till exempel pågående ärenden blir dock allmän handling på samma sätt som gäller för sms, post, e-post och sociala medier på webben. Om användaren tar bort ett konto eller rensar historik är bedömningen att informationen i dessa fall får anses som gallrad. Elektroniska spår eller meddelanden som uppkommer när applikationer används som är knutna till verksamhetssystem eller som på annat sätt används i arbetet är också allmän handling. 6 Bakgrund Kommunalförbundet Sydarkivera är en gemensam arkivorganisation för kommuner som bland annat hanterar gemensamma riktlinjer, mallar, tillsyn enligt arkivlagen samt råd och stöd. Maj-september 2015 genomförde Sydarkivera ett antal workshopar för att ta fram ett utkast till gemensam mall för gallringsplan. Utgångspunkt för diskussionerna var en kommunövergripande gallringsplan som tagits fram av Växjö kommun. Deltagare med intresse för rättssäkerhet och insyn, säkerhet, informationsteknik samt registratur och arkiv bjöds in till workshoparna. Mallen har tagits fram i öppet forum, även deltagare från kommuner som inte är förbundsmedlemmar har varit välkomna att delta. Följande workshopar genomfördes: 1 juni kl Sociala medier, webbmöten och IM 5 juni kl Meddelanden, kopior, skanning och konvertering 16 juni kl E-post, skräppost, telefoni och AD 28 augusti kl Elektroniska spår vid dator- och internetanvändning

68 68 8 (27) 4 september kl Smarta telefoner, plattor och BYOD Gallringsplanen är framtagen med ledning av följande dokument: Myndigheters användning av sociala medier, Riktlinjer från E-delegationen, version1.0, Sociala medier och handlingsoffentligheten, Sveriges Kommuner och Landsting, Av Riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade råd om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Sveriges kommuner och landsting cirkulär 1999:128 Cookiefiler, globalfiler, e- maillista och e-post. Övervakning i arbetslivet kontroll av de anställdas Internet- och e- postanvändning m.m. Datainspektionens rapport 2005:3. Digital sopsortering Att hantera skräppost i kommuner och landsting, Sveriges kommuner och landsting Håkan Nordling, Schröders handlingar när är en elektronisk handling gallrad? Examensarbete i Rättsinformatik, Juridiska institutionen Stockholms universitet, vårterminen 2015.

69 Borgholms kommun Datum Sida 9(24) 7 Vissa meddelanden och kopior (post, FAX, e-post och andra inkorgar) Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet När svar har skickats. (Om det finns behov att ha kvar handlingar ett kortare tag, för att kunna kontrollera att frågor skickats vidare eller svar lämnats, kan 1-2 månader vara lämpligt. Det är upp till varje myndighet att sätta en policy för detta). Om en konversation behöver sparas under längre tid bör registrering/ diarieföring övervägas. Förfrågningar om kontaktuppgifter, blanketter, mötestider, allmän information och liknande. Funktionsbrevlådor, gemensamma brevlådor eller inkorgar: Gallras av administratör, registrator eller annan ansvarig. Enskilda anställdas brevlådor eller inkorgar: Var och en ansvarar för att gallra. Handlingar som har inkommit för kännedom. Vid inaktualitet Efter genomläsning eller när informationen inte längre behövs. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och att de även i övrigt har liten betydelse för verksamheten. Vissa cirkulär, inbjudningar, nyhetsbrev, PM, mötesanteckningar och likande. Funktionsbrevlådor, gemensamma brevlådor eller inkorgar: Gallras av administratör, registrator eller annan ansvarig. Enskilda anställdas brevlådor eller inkorgar: Var och en ansvarar för att gallra. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Vid inaktualitet När kopiorna och dubbletterna inte används längre. Kopior på nämndprotokoll. Exemplar av tryckta verksamhetsberättelser. Elektroniska kopior som delas på intranät, projektarbetsplatser och likande. Den som har skapat, distribuerat, publicerat eller förvarar kopian. Gallringsplan

70 Borgholms kommun Datum Sida 10(24) Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Handlingar som endast framställts för överföring, utlämnande, eller spridning av handlingar. Vid inaktualitet När kopian har skickats eller när man har kontrollerat att den kommit fram. Kopia av en skrivelse som skickats till den som begärt kopian. Den som skickar kopian. Bifogade filer i e- postmeddelanden som inte kan öppnas. Felaktiga uppgifter i ADBupptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel 1 månad Mottagaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka dokument i ett standardformat (ISOstandarden PDF till exempel). Efter rättning Den som tagit emot eller förvarar e- postmeddelandet eller lagringsmediet för den okända filen. Gallringsplan

71 Borgholms kommun Datum Sida 11(24) 8 Konvertering och migrering Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Elektroniska handlingar som har överförts till annat format. Genom konvertering till format lämpligt för långtidslagring i ärende- och dokumenthanteringssystem eller genom överföring till annan databärare (till exempel utskrift på papper) Vid inaktualitet Efter överföring till verksamhetssystem. I enlighet med rutiner för ärendeoch dokumenthantering. E-postmeddelanden. Elektroniska handlingar som lämnas in på diskett eller CD. Inlägg eller meddelanden på sociala medier som innehåller sekretess- eller integritetskänsliga personuppgifter. Den som konverterar eller skriver ut handlingen. Det kan också finnas automatiserade rutiner när handlingar förs över till verksamhetssystem eller ärendeoch dokumenthanteringssystem. Hanteras av systemadministratör/ systemansvarig. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium Vid inaktualitet Efter överföring till verksamhetssystem. Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål Arkivexemplar av ljud och videoupptagningar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar. Arkivexemplar av elektroniska handlingar som kopierats till annan databärare. Den som hanterar migreringen till nya databärare (vanligtvis arkivet) Gallringsplan

72 Borgholms kommun Datum Sida 12(24) 9 Brev, paket och bud Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran 2 år Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten Inlämningskvitton Kvittensböcker för avgående post eller listor/motsvarande Elektroniska register eller dokument med samma funktion. Den som hanterar den centrala posten eller avdelningens post och som förvarar kvitton och kvittensböcker/motsvarande. Loggar i frankeringsmaskiner Vid inaktualitet Efter kontroll Den som administrerar frankeringsmaskinen eller tar ut loggarna för kontroll. Gallringsplan

73 Borgholms kommun Datum Sida 13(24) 10E-post Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Loggar över anställdas avsända och mottagna e-postmeddelanden 3 månader (Enligt datainspektionens rekommendation. Har man uttryckliga behov av att förvara loggarna längre så kan man besluta om till exempel 6 månader.) Förutsatt att e-postmeddelanden registrerats på annat sätt och inte behövs för kontroll av överföringen. Loggar i epostsystemet Epostsystemet. Används en molntjänst (Gmail, Outlook på Office 365 med flera) så gäller samma gallringsregler förutsatt att loggarna är åtkomliga för administratör. Meddelanden i e-posten som säkert bedöms som skräppost/ spam och meddelanden med virus Omedelbart Skräpposthanteringssystemet. Misstänkt skräppost/spam Vid inaktualitet Systemet som hanterar skräpposten rensar med automatik efter till exempel 7 dagar eller 15 dagar När användaren bedömt att det säkert är skräppost. Användaren får en lista i ett e-postmeddelande. Användaren och ansvarig för skräpposthanteringssystemet. Meddelande till användaren om skräppost/spam Vid inaktualitet Efter att e-postmottagaren kontrollerat om något meddelande ska släppas. E-postanvändaren. Filter och listor som sorterar inkommande mejl Vid inaktualitet När det kommer nya uppdateringar eller när manuellt skapade filter behöver förändras. Den som administrerar skräpposthanteringssystemet. Hantering av skräppost/spammeddelanden i andra kommunikationskanaler Vid inaktualitet När skräpmeddelandet upptäcks. Den som administrerar kommunikationskanalen. Gallringsplan

74 Borgholms kommun Datum Sida 14(24) Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? E-postlista Vid inaktualitet Den lista som användaren hanterar i sin inkorg. Uppgifter tas bort i samband med gallring och rensning av e-post E-postanvändaren. Gallringsplan

75 Borgholms kommun Datum Sida 15(24) 11Telefoner och surfplattor Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Förteckning över inkomna/ utgående samtal. Vid inaktualitet När uppgifterna inte behövs längre. Samtalslistor i mobiltelefon, IPtelefoni och motsvarande. Varje anställd ansvarig för att hantera sina listor. Utgående samtalslistor genom webbtjänst för mobil telefoni 3 månader Därefter kan listor i förekommande fall begäras ut från operatören och hanteras då som inkommen handling. Automatisk gallring regleras i avtal med operatören. Användarens samtalslistor i webbtjänst för mobil telefoni Vid inaktualitet Exempel på inställning är 50 poster Automatisk gallring regleras i avtal med operatören. Användaren i de fall samtalslistorna kan tömmas manuellt. Handling som inkommit till myndigheten i form av ljudmeddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten. Vid inaktualitet Efter att tjänsteanteckning tillförts övriga handlingar i ärendet. Behövs ljudfilen för bevis ska en upptagning sparas och tillföras ärendet eller skickas till berörda enligt kommunens rutiner. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Handling som inkommit till myndigheten i form av ljudmeddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande Vid inaktualitet Raderas av användaren efter avlyssning. Exempel på inställningar: Meddelanden Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Automatisk gallring regleras i avtal Gallringsplan

76 Borgholms kommun Datum Sida 16(24) Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? och som inte tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten. raderas med automatik efter 3 dagar. Sparade meddelanden upp till 5 dagar. med leverantör av tjänsten. SMS eller andra meddelanden i text eller bild som tillför ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten Vid inaktualitet Efter att tjänsteanteckning/ notering i diariet tillförts övriga handlingar i ärendet eller att Sms:et eller den bifogade filen överförts till verksamhetssystem/ ärendehanteringssystem. Om verksamhetssystemet som används har funktioner för att ta emot till exempel Sms-meddelanden hanteras dessa på samma sätt som andra dokument i den verksamheten. Det ursprungliga meddelandet gallras efter att det lagts in i systemet. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. SMS eller andra meddelanden i text eller bild som inte tillför ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten Skärmdumpar, fotografier och andra bilder som bifogas som fil till SMS eller andra meddelanden. Vid inaktualitet Efter att det har lästs. Vid inaktualitet Efter att dokumentet har registrerats eller överförts till verksamhetssystem. Hanteras på samma sätt som andra inkomna handlingar. Se även meddelanden och kopior! Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Historik och elektroniska spår som lagras då olika program (appar) används på telefon eller surfplatta Vid inaktualitet När uppgifterna inte behövs längre (om uppgifterna har liten och kortvarig betydelse) Alternativt efter tjänsteanteckning eller att uppgifter överförts till verksamhetssystem. Om den mobila applikationen är integrerad mot verksamhetssystem så kan data på hundenheten gallras efter kontroll. Förutsatt att informationen inte längre behövs i arbetet eller har någon annan betydelse (se i så fall myndighetens dokument- och gallringsplan). Den som har åtkomst till telefonen/applikationen. I förekommande fall: automatisk gallring hanteras av administratör eller via avtal. Gallringsplan

77 Borgholms kommun Datum Sida 17(24) 12Webbmöten, nätverk, forum och projektarbetsplatser Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Sparade konversationer som tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten Vid inaktualitet Efter att information har överförts till ärendet eller tagits om hand för arkivering. Snabbmeddelanden via till exempel Skype, Lync, MSN, Adobe Connect och likande. Den som sparar konversationen Om konversationer inte sparas, så blir det ingen upptagning/handling Sparade konversationer som inte tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten Vid inaktualitet Efter genomläsning eller åtgärd Sparade webbmöten eller telefonmöten Vid inaktualitet Har mötet sparats endast för att kunna skriva anteckningar (minnesstöd) kan dessa rensas efter att anteckningar är upprättade. Om upptagningen sparas istället för anteckningar, ska dessa hanteras i enlighet med myndighetens dokumenthanteringsplan. Mötesarrangören eller den som renskriver anteckningarna. Kontaktlistor Uppgifter om kontakter som hanteras när funktioner för snabbmeddelanden, webbmöten med mera används Vid inaktualitet När kontaktuppgifterna inte behövs längre. Varje anställd ansvarig för sina listor. För gemensamma listor bör en ansvarig utses. Gallringsplan

78 Borgholms kommun Datum Sida 18(24) Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Register med kontaktuppgifter/ profilinformation för anställda eller enheter/motsvarande inom kommunen som uppdateras fortlöpande Vid inaktualitet När uppgifterna inte behövs längre. Gäller ej tryckta handlingar eller publicerade samlade dokument med tex adressuppgifter. Adress- eller telefonregister Profiluppgifter på projektarbetsplats, nätverk eller forum Den som administrerar ett konto/profil eller sida på en webbplats, projektarbetsplats, samarbetsyta eller sociala medier. Register, listor och liknande av tillfällig karaktär som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete Vid inaktualitet Förutsatt att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, återsöka handlingar eller upprätthålla samband inom arkivet. Länklista Listor över referensmaterial Den som administrerar ett konto/profil eller sida på webbplats, projektarbetsplats, samarbetsyta eller sociala medier. Meddelanden, statusuppdateringar, inlägg och liknande Se under rubriken meddelanden! Kommentarer och inlägg som inte rör verksamheten på sociala medier eller andra kommunikationskanaler. Vid inaktualitet Så snart som meddelandet uppmärksammas av den som administrerar kontot. Personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier. Meddelanden av stötande eller kränkande karaktär som kommer in via e-post, som kommentarer och inlägg på sociala medier eller andra kommunikationskanaler. Vid inaktualitet Hanteras enligt kommunens rutiner för hantering av hot och våld och sociala medier. Föranleder kommentarerna åtgärd dokumenteras nödvändiga uppgifter och tillförs ärende enligt rutin för ärendehantering/diarieföring. Personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier. Gallringsplan

79 Borgholms kommun Datum Sida 19(24) 13Spår av internet och datoranvändning lokalt på datorerna Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Elektroniska spår som visar vilka webbsidor som har besökts Vid inaktualitet Vanlig inställning är att filerna gallras med automatik efter 20 dagar. Gallras även vid ominstallation/byte av dator, eller vid behov. Webbhistorik: Tidigare besökta webbplatser Datoranvändaren. Generella inställningar kan göras i samband med att datorer konfigureras. Kopior av webbsidor som lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst Vid inaktualitet Exempel på inställningar: 250 MB lagras lokalt på datorn. Gallras även vid ominstallation/byte av dator, eller vid behov. Temporary Internet Files Datoranvändaren. Generella inställningar kan göras i samband med att datorer konfigureras. Lösenord Vid inaktualitet När uppgifterna inte behövs längre. Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar. Datoranvändaren. Formulärdata Vid inaktualitet När uppgifterna inte behövs längre. Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar. Datoranvändaren. Cookies Vid inaktualitet Rekommenderar om möjligt att ställa in gallring med kort intervall. Gallra när webbläsaren stängs ner, med visst intervall. Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar. Datoranvändaren. Generella inställningar kan göras i samband med att datorer konfigureras. Gallringsplan

80 Borgholms kommun Datum Sida 20(24) Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Tillfällig elektroniska spår som sparas för att underlätta internetanvändning eller kommunikation Vid inaktualitet När applikationen, webbsidan eller webbläsaren stängs ner Sessionskakor (Session Cookie) Sker med automatik. Certifikat för att kunna logga in till olika tjänster interna och/eller externa Ej allmän handling Ersätts med nytt certifikat när sådant utfärdas. Fungerar som en nyckel för att öppna ett system. Certifikat kan användas för olika ändamål för åtkomst eller också signering av t.ex. dokument. Ej allmän handling. Intrångsförsök (lokal brandvägg) 6 mån Dessa uppgifter hanteras också centralt på servrarna. Spår efter användning i olika typer av systemfiler Vid inaktualitet När datorn skrotas eller profiler rensas. Exempel: thumbs.db Administratör Temporära filer (till exempel bilder som inte överförts korrekt) Vid inaktualitet Förutsatt att den temporära filen inte behövs för att säkerställa bevarande av informationen. Datoranvändare, ägare till gemensamma kataloger/mappar eller administratör (beroende på åtkomstnivå) Gallringsplan

81 Borgholms kommun Datum Sida 21(24) 14 Spår av internet och datoranvändning centralt på servrar Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Elektroniska spår som visar vilka webbsidor som har besökts 3 mån (Enligt datainspektionens rekommendation. Har man uttryckliga behov av att förvara loggarna längre så kan man besluta om till exempel 6 månader.) Registrerar ex. IP-adress, datornamn, vilken adress uppkopplad mot, tidpunkt, (ev. användarkonto). Inställningar bör dokumenteras. Brandväggslogg Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Elektroniska spår som visar intrångsförsök och liknande 6 mån Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Elektroniska spår som sparas i samband med blockering och övervakning av olagliga sidor och innehåll. Vid inaktualitet Efter det att nödvändiga åtgärder vidtagits. NetClean: Systemet larmas direkt. Larmen finns lagrade tills dess att databas uppgraderas eller byts ut. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Elektronisk spår som sparas i samband med filtrering och övervakning av vilka webbsidor som besöks 3 mån (Enligt datainspektionens rekommendation. Har man uttryckliga behov av att förvara loggarna längre så kan man besluta om till exempel 6 månader.) Surf-filter, URL-filter Används för att kontrollera att användarinstruktioner följs. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Spår efter virusangrepp med mera 3 mån Databas och loggar För att kunna spåra och ta reda på vad som har hänt i samband med ett virusangrepp. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Gallringsplan

82 Borgholms kommun Datum Sida 22(24) Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Operativsystemets händelseloggar som sparas lokalt på servern Vid inaktualitet Exempel på inställningar: 200 MB lagras lokalt på servern, rekommenderad inställning. Även i samband med ominstallation och liknande. Används för felsökning mm, Inställningar ska dokumenteras i systemdokumentation Windowslogg: Säkerhet - in- och utloggningar Program Installation Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Gallringsplan

83 Borgholms kommun Datum Sida 23(24) 15Register över användare Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Användarkonto i användardatabas (AD - Active Directory) Hantering av användare. Åtkomst till dator, intranät, kataloger, e- post med mera. Loggning av händelser (t ex inoch utloggning, spärrning av konton) i anknytning till användardatabas Vid inaktualitet Efter avslutad anställning eller avslutat uppdrag (dock senast inom ett år). Vid inaktualitet Exempel på inställningar: 250 MB (beror på hur många som arbetar samtidigt, kan vara 2-3 timmar) Förutsatt att uppgifterna inte har betydelse för tolkning av händelseloggar i anslutna system som ska bevaras under längre tid. I de fallen ansvarar systemförvaltare för att uppgifter bevaras. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Profilinformation (tunna klienter) Vid inaktualitet Uppgifter om favoriter, genvägar, signatur Outlook, personliga inställning sparas Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Loggar med IP-adresser DHCPloggar 3 mån (Enligt datainspektionens rekommendation. Har man uttryckliga behov av att förvara loggarna längre så kan man besluta om till exempel 6 månader.) Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Gallringsplan

84 Borgholms kommun Datum Sida 24(24) 16Skrivare Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Temporär filer Vid inaktualitet Den som administrerar skrivaren och hanterar inställningar. Kölogg Vid inaktualitet Exempel på inställningar 50 poster Den som administrerar skrivaren och hanterar inställningar. Skrivarloggar Vid inaktualitet Kan tas bort efter körning. Används för statistik och debitering. Den som hanterar statistiken. Gallringsplan

85 85

86 86 Datum Sida 1(1) Verksamhetsstöd - Ekonomi Ändringar Ölands Kommunalförbund Delårsbokslut per och prognos för 2017 Följande ändringar har gjorts i samråd med revisorerna efter deras granskning av delårsbokslutet. 1. Sida 3, under rubrik Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser. Ändrat i meningen Vi ser en uppgång från alla tre nationaliteter under 2016 till Vi ser en uppgång från alla tre nationaliteter under Sida 10, under rubrik Finansiella mål. Ändrat meningen Resultatet fram till och med den 31 augusti 2017 innebär ett underskott för kommunalförbundet och därmed har det övergripande finansiella målet uppnåtts till Resultatet fram till och med den 31 augusti 2017 innebär ett underskott för kommunalförbundet och därmed har det övergripande finansiella målet inte uppnåtts. 3. Sida 10, under rubrik Finansiella mål. Tagit bort stycket Prognosen för på 615 tkr och därmed skulle 86 % av det negativa balanskravsresultatet vara återställt." 4. Sida 18, Not 1 Verksamhetens intäkter. Beloppet för Bidrag 1 674,5 tkr ändras till 1 709,2 tkr. Emelie Köppen Redovisningsekonom Mörbylånga kommun Webbplats E-post kommun@morbylanga.se Organisationsnr Postadress Mörbylånga Besöksadress Trollhättevägen 4 Telefon vx Fax Bankgiro

87 87 ÖLANDS KOMMUNALFÖRBUND DELÅRSBOKSLUT PER OCH PROGNOS FÖR 2017

88 88 Innehållsförteckning Femårsöversikt...1 Förvaltningsberättelse...2 Delårsrapport 1 jan 31 aug Om kommunalförbundet... 2 Ändamål och verksamhet... 2 Resultatet för kommunalförbundet... 2 Åtgärdsplan... 2 Väsentliga händelser under perioden... 2 Turistorganisationen... 3 Periodens väsentliga händelser... 3 Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser... 3 Mål Perspektiv Kund... 3 Verksamhetsmål:... 3 Perspektiv Verksamheten/processen... 3 Verksamhetsmål... 3 Perspektiv Medarbetare... 4 Verksamhetsmål:... 4 Perspektiv Ekonomi... 4 Verksamhetsmål:... 4 Ekonomisk uppföljning... 5 Cykelprojektet Fyr till Fyr... 6 Verksamhet... 6 Periodens väsentliga händelser... 6 Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser... 6 Kommentarer till ekonomiskt utfall... 6 Sammanfattning... 6 Ekonomisk uppföljning... 6 Räddningstjänsten... 7 Verksamhet... 7 Periodens väsentliga händelser... 7 Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser... 7 Mål Operativ verksamhet... 7 Verksamhetsmål:... 7 Förebyggande verksamhet... 8 Verksamhetsmål:... 8 Ekonomisk uppföljning... 9 Investeringsredovisning... 9 Finansiell analys... 10

89 89 Budgetuppföljning Nyckeltalsanalys Förvaltning av pensionsmedel Måluppfyllelse Finansiella mål Måluppföljning Personalekonomisk redovisning Väsentliga personalförhållanden Sjukfrånvaro Driftredovisning Kassaflödesanalys Resultaträkning Balansräkning Redovisningsprinciper Allmänt Delårsrapportens omfattning Resultaträkningen Balansräkningen Lånekostnader Avskrivningar och kapitalkostnader Lånekostnad Redovisning av semesterlöneskuld och ej kompenserad övertid Redovisning av pensionsmedel Noter... 18

90 Delårsrapport Femårsöversikt 90 Femårsöversikt Periodens resultat Nettokostnader Nettokostnader, kr per invånare*) Investeringar Totala tillgångar Tillgångar tkr per invånare*) Eget kapital , Eget kapital tkr per invånare*) Totala skulder inkl. ansvarsförbindelser Skuld tkr per invånare*) Pensionsåtaganden Soliditet (%) 45% 34% 20% 46% 32% Skuldsättningsgrad (%) 220% 290% 397% 112% 197% Kassalikviditet 86% 88% 97% 82% 83% Rörelsekapital, tkr Antal årsarbetare Personalkostnader

91 Delårsrapport Förvaltningsberättelse 91 Förvaltningsberättelse Delårsrapport 1 jan 31 aug 2017 Redovisningslagen fastlägger att kommunalförbundet ska redovisa en delårsrapport som utvisar utvecklingen för kommunalförbundets verksamhet och resultat under innevarande räkenskapsår. Följande delårsrapport lämnas för perioden Rapporten innehåller även en prognos med bedömning av resultatet för helåret Förutom nämnda delårsrapport görs flera budgetuppföljningar under året. Om kommunalförbundet Kommuner som vill samverka har flera olika samverkansformer att välja på: interkommunala avtal, interkommunala företag, gemensam nämnd och kommunalförbund. Kommunalförbund som samverkansform introducerades i lagstiftningen Redan då förekom olika former av interkommunal samverkan på civilrättslig grund. Kommunalförbund är en offentligrättslig juridisk person som har egen rättskapacitet och som är fristående i förhållande till sina medlemskommuner. Kommunalförbund har egen budget och räkenskaper men saknar beskattningsrätt. Verksamheten finansieras genom debitering av medlemskommunerna. Ölands Kommunalförbund bildades under en process mellan åren Den 16 mars 1970 sammanträdde förbundsfullmäktige första gången och enligt en historisk överblick, daterad 1994, anses detta datum utgöra utgångspunkten för det egentliga arbetet i Ölands Kommunalförbund. Ölands Kommunalförbund är ett kommunalförbund där Borgholms och Mörbylånga kommuner är medlemmar. Ändamål och verksamhet Förbundets syften är att verka för samordning av angelägenheter och resurser samt att stärka medlemskommunerna genom effektivt resursutnyttjande inom följande arbetsområden: Räddningstjänst Kommunalförbundet ansvarar för den räddningstjänst som enligt lag åvilar var och en av förbundsmedlemmarna. Besöksnäringsfrågor Turistbyråverksamhet. Organisering av turism- och besöksnäringens övergripande marknadsförings- och utvecklingsfrågor. Äger rätt att teckna ägarandelar i turistbolag/ destinationsbolag. Resultatet för kommunalförbundet Perioden uppvisar ett negativt resultat med -431 tkr vilket kan jämföras med 142 tkr per Prognosen för helår 2017 visar på ett positivt resultat om 121 tkr. Cykelprojektet Fyr till Fyr som startade under 2012, och vars första etapp har avslutats under 2015, uppvisade ett positivt resultat om 150 tkr. Under 2017 har arbetet med etapp 2 fortgått. Under årets första sex månader har investeringsvolymen uppgått till 224 tkr, vilken består av slangpackningsmaskin samt utlarmsutrustning. Senare i år kommer även en ny tankbil att levereras till Räddningstjänsten. Åtgärdsplan Prognosen för kommunalförbundet visar på både positiva och negativa avvikelser totalt sett mot budget. Räddningstjänsten har under året beviljats en tilläggsbudgetering på 928 tkr i och med överenskommelsen med deltidsbrandmännen av det så kallade RiB-avtalet. Verksamheterna har haft ett besparingsuppdrag under året för att försöka återställa det negativa balanskravet från Prognosen för Räddningstjänsten och Turistorganisationen påvisar ett positivt resultat. Även finansen påvisar totalt sett ett positivt resultat då avskrivningar blir lägre än budget, men pensionskostnader för utbetalda pensioner saknas budgeterade medel för och trenden för övriga pensioner är att PO påslaget inte räcker för att täcka dessa kostnader. Väsentliga händelser under perioden En överenskommelse med deltidsbrandmännens ersättningar har gjorts under året, vilket kommer att medföra extra kostnader för förbundet med ca 900 tkr. Utfall Prognos Periodens resultat enligt resultaträkningen Reducering av samtliga realisationsvinster - - Justering för realisationsvinster enligt undantagsmöjlighet - - Justering för realisationsförluster enligt undantagsmöjlighet - - Orealiserade förluster i värdepapper - - Justering för återföring av orealiserade förluster i värdepapper - - Årets resultat efter balanskravsjusteringar Reservering av medel till resultatutjämningsreserv - - Användning av medel från resultatutjämningsreserv - - Balanskravsresultat

92 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Turistorganisationen 92 Turistorganisationen Turistorganisationen i Ölands Kommunalförbund ska ansvara och driva utvecklingen av frågor gällande turismen för hela Öland. Turistorganisationen ska planera och kommunicera och destinationsutveckla Öland som en attraktiv destination mot turister i nationellt och internationellt. Turistorganisationen ansvarar och deltar i regionens marknadsråd rörande frågor om internationell turism för Kalmar Län. Turistbyråer bedrivs på 2 fasta platser på Öland, Träffpunkten i Färjestaden och Mittpunkten i Borgholm. I övrigt bedrivs nio Infopointer året runt. Turistorganisationen ska verka för att bygga och upprätthålla kontakt, samverka och bygga nätverk för turistnäringen på Öland. I det arbetet ingår att informera om planer och åtgärder som beslutas samt även hålla sig informerade om den privata näringens utveckling och planer. Periodens väsentliga händelser Turistorganisationen har strukturerat om hur organisationen arbetar internt samt mot turismnäringen för att få en mer produktiv och utåtriktad verksamhet. Nio stycken Infopoints har certifierats, från norr till söder. Infopoints kommer att utvärderas efter september utgång. Turistbyrån i Borgholm har renoverats genom BEAB, kostnaderna för renovering tas av BEAB som underhåll av fastigheten. Inköp av två bord samt nytt broschyrställ har bekostats av Turistorganisationen. Marknads- och aktivitetsplan har genomförts till 90 % under perioden och utvärderas under september. Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser I Sverige ser vi en trend av att ändra inriktning eller lägga ner turistbyråerna. Ofta ett resultat av färre besök under flera år. Det råder en osäkerhet generellt över turistbyråns roll framöver. Intresset för Sverige och Öland som besöksmål är fortsatt stort bland våra utländska fokusmarknader, Tyskland, Danmark och Holland. Vi ser en uppgång från alla tre nationaliteter under Vi upplever en ökning av utländska turister framförallt från Tyskland men även Norge och Holland. Framöver står vi inför frågan gällande hur vi ska hantera bokning genom turistbyrån. Intäkterna är fortfarande bra och vi har genom att strukturera och planera en bättre och mer kostnadseffektiv hantering. Bokningen är också en mycket bra service för anläggningar och boenden på Öland. Organisationen har jobbat intensivt med PR och press vilket har resulterat i en ökning av kvalitativa journalistbesök. Både svenska och utländska pressbesök såväl från tryckt media och TV, sammanlagt har 8 pressbesök gjorts. Mål 2017 Verksamheten ska beskrivas, planeras och följas upp utifrån fyra perspektiv/målområden. Perspektiv Kund Verksamhetsmål: Att mot kunden skapa ömsesidig respekt och förtroende genom att bedriva en öppen dialog och nätverka för utveckling av Öland som destinationsmål. Bedriva omvärldsbevakning för att långsiktigt kunna bygga strategier. Genom uppföljning, mätningar och närvaro följa och kommunicera det som besökaren anser vara relevant för att uppleva Öland som ett valbart alternativ. Aktiviteter för att uppnå mål: Årliga konferenser för informationsutbyte före och efter högsäsong, samt för att diskutera utveckling av Öland som besöksmål. Marknadsråd, i samråd med besöksnäringen och kommuner planera inför marknadsåtgärder. Destinationsutvecklingsråd, tillsammans med kommun och näring bedriva råd för att utveckla Öland som besöksmål långsiktigt. Årlig kundundersökning mot kunden som mäter förtroendet för turistorganisationen. Årliga mätningar och statistik för att säkerställa att destionationen Öland möter de önskemål och krav som ställs utifrån ett besöksperspektiv. Nöjd kund index. Utveckla metoder för att kunna mäta och öka det statistiska underlaget. Måluppfyllelse mäts med hjälp av nedanstående mått: Mått Mål 2017 Resultat Prognos Antal möten med näring Undersökning Genomförs 1/9-17 Perspektiv Verksamheten/processen Verksamhetsmål: Verksamheten ska vara lyhörd och följa utvecklingen inom turistverksamheten. Processen ska vara inkluderande av näring och kommun i utvecklingen av destinationen Öland. Verksamheten ska sätta människan i fokus genom att arbeta för jämställdhet, lika värde. 3

93 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Turistorganisationen 93 Processen ska genomsyras av transparens och insyn genom en nära kontakt med kommuner, näringen och bofasta. Aktiviteter för att uppnå mål: Utvecklingsprocessen skall tidigt alltid innefatta representanter från både kommun och näring. Aktiv närvaro i regionala och nationella råd och mätningar av insatser. Årlig kundundersökning mot kunderna. Måluppfyllelse mäts med hjälp av nedanstående mått: Mått Mål 2017 Resultat Prognos 2017 Analys Marknadsråd & länsråd Nationella samråd Perspektiv Medarbetare Fokus på Öland Verksamhetsmål: Förändra bilden av en organisation som saknar bland annat struktur och bli en attraktiv arbetsgivare för både fast och extra personal genom personlig yrkesutveckling och tydliga personliga målsättningar. Årliga medarbetarsamtal med fast anställd personal med uppföljning av mål och utveckling. Utbilda och säkerställa kunskaperna hos extrapersonal. Tydlig process för lönesättning. Aktivt arbeta för rekrytering och bygga verksamheten som en attraktiv arbetsgivare hos den regionala högskolan. Aktiviteter för att uppnå mål: I medarbetarsamtal sätta personliga mål för utveckling av den fasta personalen. Erbjuda högskolan 1 2 praktikplatser varje år. Aktivt delta som talare på utbildningar som är relevanta för besöksnäringen. Måluppfyllelse mäts med hjälp av nedanstående mått: Mått Mål 2017 Resultat Prognos 2017 Medarbetarsamtal Praktikplatser Talare utbildningar Perspektiv Ekonomi Verksamhetsmål: Genom strukturerat ekonomiarbete verka för en god ekonomi med tydliga ramar. Aktiviteter för att uppnå mål: Årligt budgetarbete med öppenhet och tydliga mål mot alla intressenter. Internt följa upp ekonomin per månad. Uppföljningar och redovisning av ekonomin per tertial. Måluppfyllelse mäts med hjälp av nedanstående mått: Mått Mål 2017 Resultat Prognos 2017 Uppföljning per tertial Månatlig uppföljning

94 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Turistorganisationen 94 Ekonomisk uppföljning Resultat Budget 2017 Utfall Prognos 2017 Avvikelse prognos mot budget 2017 Utfall 2016 Avvikelse mot budget 2016 Intäkter 7 613, , ,0 833,0-881,0-881,0 Kostnader , , ,0-933, ,0 Nettokostnader , , ,0-100, ,0 Nettokostnad per verksamhet Regional matkultur ,0 - Kalmar/Öland airport ,0 Turistbyråverksamhet , , ,2-207, ,0 Varav Personalkostnader , , ,0 208,0 - - Bokning Turistbyrån 1 833, , ,2 557,8-921,0-920,0 Försäljning Turistbyrån , ,0 40,0 Turistsamordnare , Turistnätverket ,0 31,0 Marknadsansvarig , Utvecklingsansvarig , Projektmedel -765,0-386,4-315,0-450,0-315,0 85,0 Varav Medfinansiering Regionförbundet -300,0-371,0-300,0 0,0 - - Varav Geopark Öland -15,0-15,0-15,0 0,0 - - Varav Projektmedel till förfogande -450, ,0 - - Nettokostnad , , ,0-100, ,0 Kommentarer till ekonomiskt utfall Intäkterna lägre än budgeterat men fallet på intäkter har bromsats genom åtgärder både i bokningsstrukturen och med marknadsföring. Besparingar har gjorts framförallt på utvecklingsprojekt och marknadsföring för att möta intäktsbortfallet. 5

95 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Cykelprojektet Fyr till Fyr 95 Cykelprojektet Fyr till Fyr Verksamhet Ölandsleden Från fyr till fyr Periodens väsentliga händelser Fortsatt utbyggnad av GC-vägar på norra och södra Öland. Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser Under slutet av 2017 och början av 2018 kommer ett antal sträckor att upphandlas, prisbilden och intresse är från de markentreprenörer som kommer att lämna pris är en osäkerhetsfaktor. Kommande etapper under är Byrum -Hagskog, Grönhögen-Albrunna, Byxelkrok-Grankullavik samt sanering Skärlöv - Torngård. Det är fortfarande en utmaning att bli färdig med alla etapper i projektet och hinna med allt till december Ekonomisk uppföljning Resultat Budget 2017 Utfall Kommentarer till ekonomiskt utfall Hittills så är projektets kostnader i balans, men då det återstår stora utgifter för kommande sträckor och vi idag inte vet hur prisbilden kommer att bli på de anbud som kommer att lämnas av entreprenörerna så är det svårt att ställa en exakt prognos. Troligtvis så kommer kalkylen på sträckorna att stämma rätt bra. Sammanfattning Projektet går nu in i ett väldigt intensivt skede, många sträckor ligger i samma planeringsskede och detta kommer innebära att det troligen kommer att pågår flera entreprenader samtidigt runt om på Öland under vintern/våren 2017/2018. Om alla bitar faller på plats gällande markförhandlingar och samarbetet med Länsstyrelsen/Trafikverket så kommer nog ända projektet att behöva första halvåret av 2019 för att hinna färdigt. Ledtiderna är väldigt långa för att få besked och starttillstånd vilket gör att vi internt inte kan arbeta fram underlagen för de olika anbuden fortare. Prognos 2017 Avvikelse prognos mot budget 2017 Utfall 2016 Intäkter , , , , ,0 Kostnader , , , , ,0 Nettokostnader 0, ,5 0,0 0,0 - Projektredovisning Ingående balanserade intäkter/kostnader 40,0 40, ,0 Fakturerade intäkter , , , , ,0 Varav Trafikverket ,0 320, , , ,0 Varav Mörbylånga kommun 1 600, ,0 0, ,0 Varav Borgholms kommun 1 600, ,0 0, ,0 Inköp av anläggnings- och underhållsmaterial -200, ,0 150,0 - Entreprenad och inköp av verksamhet , , ,0 Konsulttjänster mm ,0-784, ,0-18, ,0 Personalkostnader -973,0-696,9-975,0-2,0-973,0 Övriga verksamhetskostnader -595,0-227,5-400,0 195,0-285,0 Utgående balanserade intäkter 500, ,1 0,0 0,0 40,0 6

96 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Räddningstjänsten 96 Räddningstjänsten Verksamhet Räddningstjänsten inom Ölands kommunalförbund ansvarar för den räddningstjänst som enligt lag eller annan författning åvilar var och en av förbundsmedlemmarna. Kommunalförbundet ska också ansvara för att åtgärder vidtas så att bränder och skador till följd av bränder förebyggs samt främja annan olycks- och skadeförebyggande verksamhet som åvilar förbundsmedlemmarna. Det ankommer på förbundet att fastställa handlingsprogram efter hörande av förbundsmedlemmarna. Uppdraget innebär att förhindra och begränsa olyckor, förbereda och genomföra räddningsinsatser, vidta åtgärder efter olyckor samt medverka i samhällets krishantering. Räddningstjänsten arbetar aktivt med att identifiera risker och förebygga olyckor genom samverkan. Periodens väsentliga händelser Rutger Thuresson tillträdde som ny räddningschef efter Bengt Andersson. Lokal förhandling med BRF (Brandmännens Riksförbund) genomfördes med anledning av missnöje med det centrala avtalet RiB 17. Omvärldsanalys, utmaningar och kommande händelser Läget för deltidsräddningstjänster är generellt ansträngt, gällande framförallt bemanning, rekrytering och resurser. Organisationen har i grunden inte förändrats sedan tillkomsten och har därmed inte hängt med i samhällets utveckling, vilket har fått till följd att det moderna samhället inte är riktigt kompatibelt med en deltidsräddningstjänst. Kommande utmaningar handlar till stor del om att utveckla räddningstjänstens organisation för att komma tillrätta med de problem som finns och möta de ökade krav som ställs på räddningstjänsten. Under våren har arbetsutskottet beslutat uppdra åt räddningschefen att göra en sådan utredning. Mål 2017 Verksamheten ska beskrivas, planeras och följas upp utifrån två perspektiv/målområden. Operativ verksamhet Verksamhetsmål: Fordon och materiel skall underhållas för att uppnå hög tillgänglighet Räddningstjänsten skall ha ändamålsenliga lokaler för verksamheten Räddningsinsatser skall genomföras på ett säkert och effektivt sätt. Erfarenhetsåterföring. Rekrytering. Aktiviteter för att uppnå mål: Samtliga fordon skall ges service enligt fastställt schema. Samtliga fordons påbyggnader skall ges service 1 ggr/år. Stationen i Löttorp skall byggas om och till med omklädningsrum och gym. Projektering för ny station i Mörbylånga skall påbörjas. Utföra övning och insatsplanering på de två anläggningar som går under 2Kap 4. Tillsammans med räddningstjänsterna inom södra Kalmar län samverka kring tillgång på ett Inre befäl. Vid behov genomföra preparandutbildning, rökdykarutbildning och körkortsutbildning. Upprätta övningsschema för samtliga 6 kåravdelningar samt registrera närvaro. Genomföra årlig vidareutbildning för samtliga befäl. Ta fram rutiner för säker arbetsplats vid trafikolyckor. Utvärdera utryckningsstatistiken. Utreda dödsolyckor samt större och speciella händelser, och ta vara på erfarenheter. Anställa personal på vakanta tjänster. 7

97 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Räddningstjänsten 97 Måluppfyllelse mäts med hjälp av nedanstående mått: Mått Mål 2017 Resultat Prognos 2017 Stationen i Löttorp Ska byggas om och till Pågår Kommer bli färdigt Projektering för ny station i Mörbylånga Samverkan med räddningstjänsterna i Södra Kalmar län Rutiner för säker arbetsplats vid trafikolyckor Övriga aktiviteter Projektering ska påbörjas Osäkert Osäkert Formerna för samverkan ska sättas och börja provas Rutiner ska tas fram Dessa aktiviteter ingår i räddningstjänstens löpande arbete och ska bedrivas enligt ordinarie rutin Arbetsgrupp för att ta fram detaljerat förslag har skapats, ska arbeta fram förslag under hösten Arbetsgrupp tillsatt, ska arbeta under hösten Aktiviteterna har bedrivits som planerat Färdigt förslag framtaget Förslag på rutiner framtaget Aktiviteterna kommer genomföras enligt plan Förebyggande verksamhet Verksamhetsmål: Verka för ett likvärdigt skydd mot olyckor på hela Öland. Utbildning och information. Sotning och brandskyddskontroll Aktiviteter för att uppnå mål: - Utföra tillsyner enligt LSO och LBE i enlighet med uppgjord tillsynsplan. - Handlägga inkomna tillståndsärenden enligt LBE. - För att säkerställa att tillsynshandläggningen sker effektivt ska tjänsteanteckningen skickas till verksamheten inom en vecka från tillsynsbesöket i 70 % av ärendena, inom två veckor i 90 % av ärendena och inom tre veckor i 100 % av ärendena. - Genomföra information och utbildning till samtliga elever i årskurs 2, 5 och 8. - Genomföra 20 utbildningstillfällen för respektive kommuners personal i D-HLR samt brandutbildning. - Genomföra Utbildning i Heta Arbeten efter behov. - Utföra sotning och brandskyddskontroll på Ölands ca objekt enligt fastställd frist- - Handlägga ansökningar om egensotning Måluppfyllelse mäts med hjälp av nedanstående mått: Mått Mål 2017 Resultat Prognos 2017 Genomförda tillsyner Samtliga planerade tillsyner ska genomföras De tillsyner som var planerade fram till 31 augusti har genomförts Samtliga planerade tillsyner under året kommer genomföras Tillsynshandläggning Utbildning i SBA Övriga aktiviteter Tjänsteanteckning ska skickas till fastighetsägare/nyttjanderättshavare inom 1 vecka från första tillsynsbesöket i minst 70 % av tillsynerna, inom 2 veckor i minst 90 % av tillsynerna och inom 3 veckor i 100 % av tillsynerna. Genomföra två utbildningar i systematiskt brandskyddsarbete för personal inom kommunerna för anställda som har roll som brandskyddsansvarig eller ombud Övriga aktiviteter är en del av räddningstjänstens löpande arbete. Tjänsterna som arbetar med dessa frågor ska vara fullt bemannade för att klara av det. 97% av tjänsteanteckningarna hade skickats ut inom 1 vecka, 100% av tjänsteanteckningarna hade skickats ut inom 2 veckor 1 utbildning för vardera kommun har genomförts, den andra planeras under hösten Aktiviteterna har bedrivits som planerat Målet kommer uppfyllas Målet kommer uppfyllas Aktiviteterna kommer genomföras enligt plan 8

98 Delårsrapport Verksamhetsberättelse Räddningstjänsten 98 Ekonomisk uppföljning Avvikelse Resultat Budget 2017 Utfall Prognos 2017 prognos mot budget 2017 Utfall 2016 Avvikelse mot budget 2016 Intäkter 305,0 703,6 971,0-666, ,0 Kostnader , , ,0-339, ,0 Nettokostnader , , , , ,0 Nettokostnad per verksamhet Räddn-ledn o förebygg , , ,0 0, ,0 Varav personalkostnader , , ,0 Räddn-drift o underhåll , , ,0 0, ,0 Räddn-utryckning , , ,0 182, ,0 Varav personalkostnader , , ,0 Räddn-SOS alarmering -382,8-247,9-382,0-0,8-371,0-1,0 Utbildning -80,2 10,6-35,0-45,2-33,0 44,0 Lokaler , , ,0-590, ,0 Personl D & U -985,2-713, ,0 61,8-985,0-34,0 Varav personalkostnader -985,0-803, ,0 Individanp brandskydd -75,0-1,1-10,0-65,0 - - Civilt försvar ,0-5,0 Sotning -56, , ,0 12,0 Div. materiel -314,5-147,9-300,0-14,5-308,0 1,0 Körkort -90,0 2,0-50,0-40,0 - - Nettokostnader , , ,5-510, ,0 168,0 Investeringsredovisning Investeringsprojekt Budget Utfall Prognos Avvikelse prognos mot budget Tankbil Borgholm Uppdatering utlarmsutrustning Slangpackningsmaskin Kommentarer till ekonomiskt utfall Räddningstjänsten har i största möjliga mån skjutit upp icke nödvändiga inköp till nästkommande år för att klara besparingskravet för

99 Delårsrapport Finansiell analys 99 Finansiell analys Budgetuppföljning Prognosen för den administrativa verksamheten visar på att budget kommer att överskridas med ca 65 tkr.i Det är dock väldig stor variation mellan de olika verksamheterna. Där vissa verksamheter helt har förbrukat sina budgeterade medel medan det finns utrymme kvar i andra. Budgeterade medel för lokalkostnader för mittpunkten i Borgholm saknas samt IT kostnader för Räddningstjänsten som i år tas centralt. Turismverksamhet inklusive bokning uppvisar ett prognostiserat resultat i nivå med budget och förväntas nå ett resultat för 2017 som är ca 100 tkr bättre än budget då medel från projekt har förts om till andra verksamheter samt ej nyttjas fullt utöver detta förväntas bokningarna ge ett sämre resultat än budget och verksamheten tappar mer i omsättning än förväntat. Räddningstjänsten uppvisar ett prognostiserat resultat som ligger bättre än budget med ca tkr då budget för intäkter har satts för lågt samt att lokalkostnaderna blir lägre än beräknat då lokalen i Löttorp ännu ej är färdigrenoverad vilket genererar en hyreshöjning. Finansförvaltningen uppvisar ett prognostiserat överskott gentemot budget. Avskrivningarna bedöms ej nyttja hela budgetutrymmet utan bedöms landa ca 200 tkr lägre däremot saknas budgeterade medel för pensionsutbetalningar och PO-påslaget bedöms ej räcka för att täcka pensionskostnaderna. Nyckeltalsanalys Soliditet Soliditeten är ett mått på hur stor andel av de totala tillgångarna som kommunalförbundet självt äger d v s hur stor del av det egna kapitalet som utgörs av de totala tillgångarna. Soliditeten vid periodens utgång uppgår till 28 % (33 %) men om hänsyn tas till pensionsskulden inklusive löneskatts sjunker soliditeten till 19 % (21 %). Förvaltning av pensionsmedel Enligt den kommunala redovisningslagen ska pensionsskulden regleras enligt den så kallade blandmodellen. Detta innebär att pensionsförpliktelser intjänade från och med 1998 redovisas som en skuld i balansräkningen medan de pensionsförpliktelser som avser före 1998 redovisas som en ansvarsförbindelse. 343 tkr är avsatta som pensionsförpliktelser (inklusive löneskatt) per tkr (891) är bokfört som en kortfristig skuld för den individuella delen som betalas ut till respektive pensionsförvaltare. Pensionsförpliktelsen som redovisas inom linjen i balansräkningen, och därmed inte påverkar förbundets skulder, uppgår vid årsskiftet till tkr (2 798) inklusive löneskatt Avsättning inkl. löneskatt 343,0 239,0 Ansvarsförbindelse inkl. löneskatt 2 630, ,0 Placerade pensionsmedel - - Återlånade medel 2 973, ,0 Måluppfyllelse Finansiella mål Övergripande finansiellt mål för kommunalförbundet är att samtliga verksamheter ska hålla sig inom de beslutade budgetramarna. Kommunallagen stadgar att kommuner och kommunalförbund ska ha en långsiktig god ekonomisk hushållning. Resultatet fram till och med den 31 augusti 2017 innebär ett underskott för kommunalförbundet och därmed har det övergripande finansiella målet uppnåtts. Prognosen för på 615 tkr och därmed skulle 86 % av det negativa balanskravsresultatet vara återställt. Måluppföljning Verksamhetsmål kopplade till god ekonomisk hushållning Att antalet lagstadgade brandsyner utförs Att 80 % av räddningstjänstpersonalen skall klara det medicinska och fysiska testet för rökdykning. Att hålla anspänningstiden vid larm inom 5 min. på samtliga stationer. Att verka för en samordning och kostnadseffektivhantering av turistfrågor Tillvarata nya möjligheter genom omvärldsbevakning och internationella kontakter Finansiella mål kopplade till god ekonomisk hushållning Samtliga verksamheter ska hålla sig inom de beslutna budgetramarna Måluppfyllelsen Målet uppnått Målet uppnått Målet uppnått Målet inte uppnått, arbetet pågår Målet uppnått via deltagande i Regionförbundets internationella nätverk. Måluppfyllelsen Målet bedöms inte uppnås för samtliga verksamheter men för förbundet i sin helhet. 10

100 Delårsrapport Personalekonomisk redovisning 100 Personalekonomisk redovisning Heltidsanställd personal inom Ölands Kommunalförbund har fram till och med varit fördelade enligt följande: Räddningstjänstpersonal: 1 (1) räddningschef, 1 (1) Ställföreträdande räddningschef, 1 (1)Brandmästare, 1 (0,65) Brandinspektör, 1,5 (1,5) Tekniker, 0,5 (0,5) Kontorist, 2 (2) Materialförvaltare, 0,5 (0,5) Materialsamordnare sammanlagt 6,5 (6,15) personal. Deltidsanställda, brandmän, är 113 (120) personer. Vilket motsvarar 104 (104) tjänster. Ölands Turistbyrå: 2 (1) Destinationsutvecklare 0 (1) Marknadsansvarig 1(1) Bokningsansvarig 1(1) Receptionsansvarig 1(1) Administratör 1(0) Turistchef Utöver detta fanns även säsongspersonal under tidsperioden juni augusti. Kommunalförbundet centralt Kommunalförbundet har även 1 (1) EU-samordnare som tillika är förbundets sekreterare. Väsentliga personalförhållanden Totalt antal anställda: 127 (135) personer varav 13 (14) heltidsanställda och 114 (121) deltidsanställda, därutöver tillkommer 10 (13) säsongsanställningar. Av de 127 (135) personerna är 17 (20) kvinnor och 110 (115) män. 3 (4) kvinnor och 11 (10) män är heltidsanställda. Medelåldern är 49,80 (43,38) år och det är 8 (14) pensionsavgångar de närmaste 5 åren fördelat enligt följande: personer person personer personer personer Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro redovisas i procent till arbetad tid och sjukfrånvaro överstigande 60 dagar redovisas i procent till den totala sjukfrånvaron. Sjukfrånvaro per Period Total sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro överstigande 60 dagar Kvinnor 1,6% 0,0% Män 3,2% 98,2% Totalt 2,9% 86,4% Sjukfrånvaro per Period Total sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro överstigande 60 dagar Kvinnor 0,0% 0,0% Män 1,6% 0,0% Totalt 1,2% 0,0% 11

101 Delårsrapport Driftsredovisning 101 Driftredovisning Allmän verksamhet Budget Utfall Prognos Avvik. budget Utfall mot prognos Direktion -158,0-153,2-160,0 2,0-251,5 Direktionens oförutsedda -34,0 0,0 0,0-34,0 0,0 IT-kostnader 0,0-58,1-100,0 100,0 0,0 Bidrag 0,0 0,0 0,0 0,0-25,0 Förbundschef -260,0-137,4-225,0-35,0-63,6 Regional matkultur 0,0 0,0 0,0 0,0-20,0 Eu-samordn. -665,0-375,1-605,0-60,0-423,9 Näringslivsstrategi cykel -71,0 0,0-71,0 0,0 0,0 Näringslivsprojekt 0,0-48,0-92,0 92,0 209,2 Summa ,0-771, ,0 65,0-574,8 Turistorganisationen Budget Utfall Prognos Avvik. budget Utfall mot prognos Turistbyråverksamhet , , ,2-207, ,7 Bokning Turistbyrån 1 833,0 921, ,2 557,8-450,5 Försäljning Turistbyrån 0,0 0,0 0,0 0,0 219,0 Turistnätverket 0,0 0,0 0,0 0, ,8 Marknadsansvarig 0,0 0,0 0,0 0,0-373,0 Utvecklingsansvarig 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Projektmedel -765,0-386,4-315,0-450,0-315,0 Summa , , ,0-100, ,0 Cykelprojektet Budget Utfall Prognos Avvik. budget Utfall mot prognos Cykelprojektet 0,0 0,0 0,0 0,0 48,4 Summa 0,0 0,0 0,0 0,0 48,4 Upparbetade kostnader i balansräkningen 0, ,1 12

102 Delårsrapport Driftsredovisning 102 Räddningstjänst Budget Utfall Prognos Avvik. budget Utfall mot prognos Räddning ledning och förebyggande vht , , ,0 0, ,7 Räddning drift och underhåll , , ,0 0,0-805,6 Räddning utryckning , , ,0 182, ,1 Räddning SOS Alarmering -382,8-247,7-382,0-0,8-246,6 Utbildning -80,2 10,7-35,0-45,2 32,1 Lokaler , , ,0-590, ,7 Personal drift och underhåll -985,2-713, ,0 61,8-644,9 Körkort -90,0 2,0-50,0-40,0-13,3 Individanpassad brandskydd -75,0-1,2-10,0-65,0 0,0 Sotning -56,5 0,0-56,5 0,0 0,0 Div. materiel -314,5-147,9-300,0-14,5-207,4 Summa , , ,5-510, ,2 Summa totalt verksamheten , , ,5-545, ,6 Finansieringsverksamhet Budget Utfall Prognos Avvik. budget Utfall mot prognos Finansverksamhet , , ,0 600, ,6 Finansiella poster -50,0-18,8-25,0-25,0-12,8 Avskrivningar , , ,0-150, ,0 Summa , , ,0 425, ,8 FÖRBUNDET TOTALT 0,0-431,3 120,5-120,5 142,2 13

103 Delårsrapport Kassaflödesanalys 103 Kassaflödesanalys Kassaflödesanalys Not Utfall Utfall helår 2016 LÖPANDE VERKSAMHETEN Resultat efter finansiella poster -431,3-713,0 Poster som inte ingår i kassaflöde , ,2 Medel från verksamh. före förändr. rörelsekap. 958, ,2 Ökn. (-) minskn. (+) av kortfr. fordr , ,4 Ökning (+) Minskning (-) av kortfristiga skulder 9 999, ,3 Kassaflöde från den löpande verksamheten 3 261, ,9 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Nettoinvesteringar anläggningstillgångar -224,2-869,2 Försäljning av materiella anläggningstillgångar - - Kassaflöde från investeringsverksamheten -224,2-869,2 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupplåning - - Förändring långfristiga skulder -35,2-47,0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten -35,2-47,0 Årets kassaflöde 3 960, ,9 Likvida medel vid årets början 2 027, ,0 Likvida medel vid periodens slut 5 987, ,1 14

104 Delårsrapport Resultaträkning 104 Resultaträkning Resultaträkning Not Utfall Utfall Budget helår 2017 Prognos helår 2017 Utfall helår 2016 Intäkter , , , , ,2 Kostnader , , , , ,7 Avskrivningar , , , , ,2 Verksamhetens nettokostnader , , , , ,7 Bidrag , , , , ,0 Finansiella intäkter 4 0,3 2,4 0,0 0,3 5,4 Finansiella kostnader 5-8,3-8,9-50,0-25,3-11,7 Periodens resultat -431,3 141,8 928,2 120,5-713,0 15

105 Delårsrapport Balansräkning 105 Balansräkning Balansräkning Not Utfall Utfall TILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar , ,9 Summa anläggningstillgångar , ,9 Fordringar , ,8 Kassa och bank , ,2 Summa omsättningstillgångar , ,0 SUMMA TILLGÅNGAR , ,9 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 7 606, ,1 - därav periodens resultat -431,3-713,0 Summa eget kapital , ,1 Avsättningar för pensioner ,0 239,0 Summa avsättningar 343,0 239,0 Långfristiga skulder , ,0 Kortfristiga skulder , ,8 Summa skulder , ,8 SUMMA EGET KAPITAL AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , ,9 Ställda säkerheter Inga Inga Ställda panter och ansvarsförbindelser

106 Delårsrapport Redovisningsprinciper Redovisningsprinciper Den kommunala redovisningen regleras av Kommunallagens åttonde kapitel samt av Lag om Kommunal redovisning. Dessutom lämnar Rådet för kommunal redovisning (RKR) rekommendationer i redovisningsfrågor som är av principiell betydelse eller av större vikt för kommunsektorns redovisning. Mörbylånga kommuns årsredovisning innehåller resultat- och balansräkning, kassaflödesanalys samt noter. För kommunens interna redovisning tillkommer drift- och investeringsredovisning. Allmänt Intäkter redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras kommunen och intäkterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärde där inget annat anges. Periodisering av inkomster och utgifter har skett enligt god redovisningssed. Förråden har värderats till inköpspris exklusive mervärdeskatt på värderingsdagen. Delårsrapportens omfattning Redovisningen följer lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunalredovisning. Ölands kommunalförbunds leasingavtal klassificeras som operationella och redovisats under ansvarsförbindelser. Resultaträkningen Resultaträkningen sammanfattar kostnader och intäkter som visare årets förändring av det egna kapitalet. Balansräkningen Balansräkningen visar kommunalförbundets ekonomiska ställning på bokslutsdagen. Lånekostnader Lånekostnader redovisas i enlighet med huvudmetoden och belastar följaktligen resultatet för den period de hänför sig till. 106 nedskrivningar. Avskrivning av materiella anläggningstillgångar görs med linjär avskrivning, d.v.s. lika stora nominella belopp varje år. Avskrivningstider som använts är: Maskiner och inventarier Lånekostnad 5-15 år Lånekostnader redovisas i enlighet med huvudmetoden enligt RKR:s rekommendation nr Lånekostnaderna belastar följaktligen resultatet för den period de hänför sig till. Redovisning av semesterlöneskuld och ej kompenserad övertid Semesterlöneskulden, d.v.s. skulden till personalen för semesterdagar och okompenserad övertid, redovisas som kortfristig skuld. Årets förändring har belastat resultaträkningen. De intjänade förmånerna har belastats med lagenliga arbetsgivaravgifter på 38,33 %. Semesterlöneskulden inkl. arbetsgivaravgifter uppgår till 763 tkr. Redovisning av pensionsmedel RKR:s rekommendationer nr 7.1 samt nr 17 angående upplysningar om pensionsmedel och pensionsförpliktelser tillämpas. Förpliktelser för pensionsåtaganden för anställda i kommunen är beräknade enligt RIPS17. Pensionsskulden redovisas enligt blandmodellen vilket innebär att pensionsförpliktelser redovisas dels som avsättning och dels som kortfristig skuld. Den del av pensioner till personalen som kan hänföras till det individuella valet har särredovisats och klassificerats som kortfristig skuld i balansräkningen. Beräkning av kommunens pensionsskuld bygger på Skandias beräkningar per samt de förutsättningar som anges i RIPS regelverk. Pensionsåtagandena inkluderar löneskatt med 24,26 %. Övriga pensionsåtaganden som visstids- eller garantipension och intjänad pension, pension på löneandelar över 7,5 basbelopp, redovisas under avsättningar i balansräkningen. Pensionsåtaganden före 1998 redovisas som ansvarsförbindelse. Avskrivningar och kapitalkostnader Anläggningstillgångar har i balansräkningen värderats till anskaffningsvärdet med avdrag för planmässiga avskrivningar och eventuella 17

107 Delårsrapport Noter 107 Noter Utfall Utfall Not 1 Verksamhetens intäkter Försäljningsintäkter Turistbyrån 5 798, ,9 Intäkter från Räddningstjänsten 608,7 703,9 Bidrag 1 674, ,5 Övriga intäkter 285,4 350,1 Summa 8 366, ,4 Not 2 Verksamhetens kostnader Inköp av anläggning och underhållsmaterial 16,0 230,5 Driftkostnader turistbyrån 4 405, ,6 Lämnade bidrag 395,9 390,0 Köp av huvudverksamhet 58,2 544,9 Kostnader för arbetskraft , ,9 Lokal- och markhyror samt övr. fastighetskostnader 3 655, ,1 Hyra/leasing/underhåll av anläggningstillgångar 432,5 419,2 Övriga tjänster 2 043, ,8 Förbrukningsmaterial 1 274,7 832,6 Bränsle, energi, vatten 215,0 180,1 Övriga kostnader 1 286, ,1 Summa , ,8 Not 3 Bidrag Mörbylånga kommun , ,7 Borgholms kommun , ,3 Summa , ,0 Not 4 Finansiella intäkter Räntor på likvida medel 0,3 2,4 Summa finansiella intäkter 0,3 2,4 Not 5 Finansiella kostnader Räntor på långfristig upplåning 8,3 8,9 Summa 8,3 8,9 18

108 Delårsrapport Noter 108 Utfall Utfall Not 6 Maskiner och inventarier Ingående anskaffningsvärde , ,7 Årets anskaffningar 224,2 869,2 Utgående anskaffningsvärde , ,9 Ingående avskrivningar , ,8 Årets avskrivningar , ,2 Utgående avskrivningar enligt plan , ,0 Utgående värde enligt plan , ,9 Not 7 Fordringar Kundfordringar 9 248,7 587,2 Skatteverket 1 282, ,7 Upplupen intäkt cykelprojektet 0,0 0,0 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 610, ,9 Summa , ,8 Not 8 Kassa och bank Kassa 15,2 6,0 Plusgiro 22,3 0,5 Bank 5 949, ,7 Summa 5 987, ,2 Not 9 Eget kapital Ingående värde 8 038, ,1 Periodens resultat -431,3-713,0 Summa eget kapital 7 606, ,1 19

109 Delårsrapport Noter 109 Utfall Utfall Not 10 Pensionsförpliktelser och pensionsmedel Ingående pensionsavsättning 239,0 80,0 Nyintjänad pension 86,0 127,5 Finansiell kostnad - - Under året utbetalda pensioner - - Förändring p.g.a. ränte- och basbeloppsändringar 3,0 0,5 Förändrad diskonteringsränta - - Förändring av löneskatt 20,0 31,0 Övrigt -5,0 - Utgående avsättning för pensioner 343,0 239,0 Varav arbetstagare 209,3 127,1 Varav pensionstagare 0,1 0,1 Varav avgångna 66,6 65,1 Varav garanti- och visstidspensioner - - Varav löneskatt 67,0 46,7 Aktualiseringsgrad för beräkningsunderlaget 99% 99% Rek 2.2 Särskild avtalspension och visstidspension Särskild avtalspension/visstidspension 19 (17) st 11,3 14,3 Förmånsbestämd/kompletterande pension 6 (5) st 264,7 178,0 Summa pensioner 276,0 192,3 Löneskatt 67,0 46,7 Summa total pensionsavsättning 343,0 239,0 Antal visstidsförordnanden Politiker - - Tjänstemän - - Rek Upplysningar om pensionsmedel och pensionsförpliktelser Avsättningar för pensioner inkl. löneskatt 342,9 239,0 Pensioner som redovisas under ansvarsförbindelser inkl. löneskatt 2 287, ,8 Totala pensionsförpliktelser 2 630, ,8 Återlånade medel ,0 Utredningsgrad 99% 99% 20

110 Delårsrapport Noter 110 Utfall Utfall Not 11 Långfristiga skulder Ingående låneskuld 1 974, ,0 Amorteringar -35,3-47,0 Utgående låneskuld (långfristig del) 1 938, ,0 Amortering 1 år 47,0 47,0 Amortering ,0 188,0 Amortering senare än 5 år 1 703, ,0 Summa total löneskuld 1 938, ,0 Not 12 Övriga kortfristiga skulder Leverantörsskulder 652, ,1 Semesterlöneskuld 763,1 749,2 Kortfristiga lån 47,0 47,0 Personalens skatter, avgifter och löneavdrag 1 242,7 940,2 Momsskulder 170,8 65,6 Upplupna pensionskostnader 727,1 890,7 Övriga kortfristiga skulder 1 881,1 135,3 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter , ,7 Summa , ,8 Not 13 Ansvarsförbindelser Pensionsförpliktelser som inte upptagits bland skulderna eller avsättningarna Ingående pensionsförpliktelse 2 059, ,0 Pensionsutbetalning -160,1-58,4 Nyintjänad pension 10,0 4,6 Ränte- och basbeloppsuppräkning, personalförändringar 8,0 1,1 Övrigt -76,9 52,9 Summa 1 840, ,2 Utredningsgrad*) 99% 99% *) den andel av personakterna för anställd personal som är uppdaterad med avseende på tidigare pensionsgrundande anställning Övriga ansvarsförbindelser Operationell leasing , ,5 Bilar 212,1 212,1 Hyresavtal , ,4 Förfaller inom 1 år 4 731, ,7 Förfaller inom , ,7 Förfaller senare än 5 år - - Summa ansvarsförbindelser

111 Delårsrapport Noter 111 Utfall Utfall Not 14 Justering ej rörelsepåverkande kostnader Planenliga avskrivningar 1 285, ,2 Avsättning pensionsskuld inkl. löneskatt 104,0 159,0 Summa 1 389, ,2 22

112 112 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2012/ KS Träbyggnadsstrategi. Återrapportering. Kommunfullmäktige biföll en motion från Eddie Forsman (M) innebärande uppdrag till kommunledningskontoret att upprätta förslag till träbyggnadsstrategi för beslut i kommunfullmäktige. I tjänsteskrivelse föreslår samhällsbyggnadschef Linda Hedlund att arbetet med träbyggnadsstrategi avslutas och att istället öka fokus på energieffektivitet vid upphandling. Av skrivelsen framgår att kommunledningskontoret efter uppdraget, noga följt utvecklingen i närliggande kommuner och arbetet med Träregion Småland i syfte att hitta en strategi som lämpar sig för Borgholms kommun. Slutsatsen har blivit att en träbyggnadsstrategi inte är bästa sättet att uppnå motionens och därmed kommunfullmäktiges syfte att öka träbyggande. Ärendet Sveriges riksdag antog en träbyggnadsstrategi Därefter har ett antal kommuner arbetat på samma linje, och i vår region finns Träregion Småland som verkar för ett ökat träbyggande. Småland skiljer sig från Öland genom att vara en träregion, men betydelsefull träindustri som kommunerna i Småland självklart värnar om. Givet tidigare kritik mot träbyggnadsstrategier från främst sten- och betongindustrin blir situationen på stenön Öland lite annorlunda än i Träregion Småland. Att bygga i trä är ofta klimatsmart. Om det handlar om större/högre byggnader sker träbyggandet enligt helt andra principer än traditionellt byggande. Moduler tillverkas i industrilokaler (i praktiken i Småland eller Norrland) och fraktas sedan till byggplatsen där de fogas samman. Detta förfaringssätt är en stor del i energibesparingarna, som är skälet till att träbyggande blir klimatsmartare. Av en byggnads energiåtgång sker ofta närmare 70% under byggtiden, även om man inkluderar uppvärmningen av byggnaden i 50 år. Att anta en träbyggnadsstrategi är däremot ofta kontroversiellt, dels mot stenoch betongindustrin, och dels mot generella principer om likabehandling. Upphandling bör vara teknikneutral. Att ställa hårda energikrav vid upphandling av byggnation fyller ofta samma funktion som en träbyggnadsstrategi, men är mycket mindre kontroversiellt. Behovet av att stimulera träbyggande gäller främst större/högre byggnader. Mindre och låga byggnader byggs traditionellt i trä. Brandskyddsregler har tidigare satt stopp för hus högre än två våningar i trä. Dessa regler är undanröjda sedan länge. För Borgholms kommun skulle därför en träbyggnadsstrategi ha mycket liten betydelse. Merparten av byggandet i kommunen sker redan i trä (enfamiljshus och fritidshus). Konsekvensanalys Borgholms kommun har inte något eget bostadsföretag, och bygger ganska Utdragsbestyrkande

113 113 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer lite i egen regi. En träbyggnadsstrategi skulle därför i första hand komma att handla om markreservationer och krav på träbyggande för att få en markreservation. Det innebär att för att strategin skulle ha någon effekt, och inte bara vara ett spel för gallerierna, så skulle den behöva handla om frågor som definitivt kommer i konflikt med konkurrensneutralitet. Dessutom riskerar en träbyggnadsstrategi som ställer ytterligare krav vid markreservationer att hämma byggandet av flerbostadshus och särskilt hyresrätter, som är högt politiskt prioriterat. Vill man uppnå syftet med en träbyggnadsstrategi på ett mera korrekt sätt har upphandlingsregler som tydligt premierar låg energiåtgång samma effekt. Att sätta fokus på energieffektivitet ger ett ökat träbyggande, utan att generera kritik för bristande neutralitet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige a t t a t t a t t avsluta arbetet med att upprätta en träbyggnadsstrategi för Borgholms kommun. öka fokus på energieffektivitet vid upphandling. motionen därmed är besvarad. Utdragsbestyrkande

114 KOMMUNFULLMÄKTIGE 114 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2012/ KS Motion (Eddie Forsman M) - Träbyggnadsstrategi. Eddie Forsman (M) föreslår i motion att kommunfullmäktige ger kommunledningskontoret i uppdrag att återkomma till fullmäktige med förslag till en kommunal träbyggnadsstrategi. Kommunfullmäktige lämnade motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse redogör samhällsbyggnadschef Göran Borgö för förvaltningens förslag att anse motionen besvarad. Av tjänsteskrivelsen framgår bland annat bedömningen att en kommunal träbyggnadsstrategi för Borgholm kommun inte bör prioriteras i dagsläget. Regionförbundets projekt Träregion Småland, vilket omfattar 33 kommuner däribland ölandskommunerna, följs och utvärderas för eventuella senare och länsgemensamma beslut. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att bifalla motionen, innebärande uppdrag till kommunledningskontoret att upprätta förslag till träbyggnadsstrategi för beslut i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen föreslog kommunfullmäktige att bifalla motionen, innebärande uppdrag till kommunledningskontoret att upprätta förslag till träbyggnadsstrategi för beslut i kommunfullmäktige. Yrkanden Eddie Forsman (M), Ilko Corkovic (S) och Per Lublin (ÖP) yrkar bifall till motionen. Beslut Kommunfullmäktige beslutar a t t bifalla motionen, innebärande uppdrag till kommunledningskontoret att upprätta förslag till träbyggnadsstrategi för beslut i kommunfullmäktige. Utdragsbestyrkande

115 115 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2017/ KS Motion (Per Lublin nöp) allmänhetens frågestund i kommunstyrelsen och alla nämnder. Per Lublin (nöp) föreslår i motion att kommunfullmäktige beslutar att rekommendera såväl kommunstyrelsen som nämnderna att inleda sina öppna möten med en kort Allmänhetens frågestund för allmänna frågor inom respektive område, frågestund om maximalt 30 minuter. Kommunfullmäktige lämnade motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås. I kommunallagen framgår - 5 kap 21 kommunfullmäktige har rätt att bestämma om andra än ledamöter ska har rätt att delta i överläggningarna vid fullmäktiges sammanträden. - 8 kap 19 a en nämnds sammanträden ska hållas inom stängda dörrar. Nämnden får dock besluta om dess sammanträden ska vara offentliga, om fullmäktige har medgett det. - 8 kap 20 fullmäktige får bestämma om allmänheten får ställa frågor om årsredovisningen vid ett sammanträde med fullmäktige. Bedömning Enligt kommunala självstyret kan inte kommunfullmäktige tvinga nämnderna att införa allmänhetens frågestund vid varje nämndssammanträde utan det är upp till varje nämnd och dess ordförande att själva bestämma om frågestund eller inte. Borgholms kommunfullmäktige har beslutat att införa allmänhetens frågestund vid varje sammanträde vilket måste kunna anses möjliggöra för allmänheten att ställa frågor rörande alla nämnders verksamheter. Av nämndernas reglemente framgår att nämnden själva får bestämma om de vill ha öppna sammanträden. Vad gäller sammanträdets utformning är det ordföranden som bestämmer vilka ärenden som ska hanteras och vilka handlingar som ska bifogas till kallelsen. Vill nämnden vid något tillfälle anordna någon typ av frågestund, finns den möjligheten alltså redan i dag. Finns det frågor från allmänheten och intressen för personer som är beroende av nämndens verksamhet, finns det flera och effektivare möjligheter för sådan kommunikation som ger frågeställaren/intressenten direkt information och svar till exempel genom olika former av medborgardialog eller brukardialog. Utdragsbestyrkande

116 116 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Utifrån kommunallagen kan konstateras att nämnderna inte är direkt ansvariga inför allmänheten utan inför kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har därför sina former för granskning och uppföljning av nämndernas verksamhet. Har allmänheten frågor eller synpunkter på verksamheterna inom kommunen ska de vända sig till kommunfullmäktige genom de anordnade frågestunderna. För enskilda personer som är beroende av nämndernas verksamheter, finns det interna kanaler/system för kommunikation och allmänheten med verksamheten. Allmänheten har även möjlighet att direkt kontakta politikerna utan att detta måste ske genom frågestunder i nämnderna. Motionen bör avslås. Vill kommunfullmäktige bifalla motionen bör riktlinjer tas fram för vem och hur allmänhetens frågestund ska anordnas. Beslut Kommunstyrelsens arbetstutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige a t t avslå motionen. Utdragsbestyrkande

117 117

118 118 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2017/ KS Granskningsrapport verksamheten vid Borgholms Slott. På uppdrag av revisorerna i Borgholms kommun har PwC genomfört en granskning av verksamheten vid Borgholm Slott. Av rapporten framgår gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Revisionen vill ha svar från kommunstyrelsen senast 24 november 2017 där styrelsen redogör för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till kommunchef Jens Odevall att upprätta förslag på svar till revisorerna. I tjänsteskrivelse presenteras förslag på yttrande samt förslag att tillsätta en samrådsgrupp för att planera och följa upp verksamheten på Borgholms Slott utifrån de mål som satts. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t tillsätta en samrådsgrupp bestående av kommunchef, slottschef och representanter för Statens fastighetsverk, Gruppen ska träffas två gånger per år (vår och höst) för att planera och följa uppverksamheten utifrån de mål som satts. Återrapportering ska ske i anslutning till dessa möten. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen lämna följande svar till revisorerna: Kommunstyrelsen delar revisionens uppfattning om bristerna i styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsen kommer att se över målen för slottsverksamheten i samband med behandlingen av 2018 års internbudget för kommunstyrelsens verksamheter. Från och med 2018 tillsätts en samrådsgrupp bestående av kommunchef, slottschef och representanter för Statens fastighetsverk. Gruppen ska träffas två gånger per år (vår och höst) för att planera och följa upp verksamheten utifrån de mål som satts. Återrapportering till kommunstyrelsen ska ske i anslutning till dessa möten. Bakgrund Kommunen har tecknat två avtal med Statens fastighetsverk för Borgholms slott. Ett nyttjanderättsavtal avseende slottet och ett hyresavtal för entrébyggnaden i anslutning till slottet. Avtalen är knutna till varandra och kan inte sägas upp eller förlängas var för sig. Löptid för avtalen är Utdragsbestyrkande

119 119 UTDRAG UR Sammanträdesprotokoll KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Sammanträdesdatum Paragrafer , utan uppsägning förlängs avtalen med tio år. Parterna är nu inne i en ny avtalsperiod med start I slutet av 2011 tecknades en utvecklingsplan som utgör en bilaga till nyttjanderättsavtalet för slottet. Utvecklingsplanen ska ses som en konkretisering och gemensam plattform för utveckling och långsiktigt samarbete för besöksmålet Borgholms slott. Utvecklingsplanen innehåller nio gemensamma mål kopplade till verksamheten på slottet. Senaste avstämningen av utvecklingsplanen och dess mål redovisades av Statens fastighetsverk i kommunstyrelsen Slutredovisning av insatser och mål i utvecklingsplanen kommer att redovisas till kommunstyrelsen För att ny utvecklingsplan ska upprättas krävs en gemensam överenskommelse mellan parterna och att vi kopplar planen till löpande avtal. Utdragsbestyrkande

120 120

121 121 Revisionsrapport Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Borgholms kommun Elin Petersson Augusti 2017

122 122 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Bedömningar mot kontrollmål Inledning Bakgrund Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömningar Finns det mål för verksamheten? Finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och följs avtalet upp? Är organisationen ändamålsenlig och ansvarsfördelningen tydlig? Vilka avtal har Borgholms slott ingått? Vilka kostnader och intäkter har Borgholms slott? Redovisas försäljningsintäkter enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll? Redovisas mervärdesskatt i enlighet med mervärdeskattelagen (1994:200) och andra riktlinjer från Skatteverket? Sker återrapportering av verksamheten till kommunstyrelsen? Utvärderas verksamheten i förhållande till satta mål? Bilaga Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

123 123 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 1. Sammanfattning och revisionell bedömning I verksamhetsplan med budget 2017 samt plan ges följande beskrivning: Borgholms slott är ruinen av det barockpalats som Karl X Gustav byggde vid mitten av 1600-talet. Idag är Borgholms slott ett av regionens största turistmål som förvaltas av Statens fastighetsverk. Borgholms kommun ansvarar för verksamheten på slottet. Av kommunstyrelsens reglemente 3 framgår att styrelsen ansvarar för utvecklingen av och verksamheten vid Borgholms slott. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen att verksamheten vid Borgholms slott bedrivs ändamålsenligt och med en tillräcklig intern kontroll? Vi bedömer att kommunstyrelsen endast delvis säkerställer att verksamheten vid Borgholms slott bedrivs ändamålsenligt och med en tillräcklig intern kontroll. Det baserar vi på att det endast delvis finns mål för verksamheten, att det finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och Borgholms kommun, men att avtalet inte följts upp på ett strukturerat sätt. Återapporteringen till kommunstyrelsen sker i mycket begränsad omfattning eftersom det inte sker någon ytterligare rapportering av verksamheten utöver delårsrapport och årsredovisning. Vidare har inte verksamheten utvärderats i förhållande till de mål som Borgholms kommun satte upp i utvecklingsplanen (se bilaga 1). Vidare bedömer vi att intäkter och kostnader i allt väsentligt tillhör verksamheten vid Borgholms slott samt att försäljningsintäkter redovisas enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll. Mervärdesskatt redovisas i enlighet med lagen om mervärdesskatt och övriga riktlinjer som Skatteverket utfärdat. Vi bedömer att det finns upplåtelseavtal för de arrangemang som hålls i Borgholms slott och att dessa avtal undertecknats i enlighet med delegationsordningen för kommunstyrelsen Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Finns det mål för verksamheten? Kommentar Delvis uppfyllt Vi bedömer att det endast delvis finns mål för verksamheten under verksamhetsåret Det baserar vi på att det inte finns några detaljerade mål som gäller för år Däremot finns två övergripande aktiviteter som ska genomföras inom ramen för de övergripande strategiska verksamhetsmålen Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

124 124 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och följs avtalet upp? Är organisationen ändamålsenlig och är ansvarsfördelningen tydlig? Vilka avtal har Borgholms slott ingått? Vilka kostnader och intäkter har Borgholms slott? Redovisas försäljningsintäkter enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll? som beslutats i samband med budget Vi bedömer vidare att det fram till och med år 2016 funnits detaljerade mål för utvecklingen av Borgholms slott inom ramen för samarbetet med Statens fastighetsverk. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och Borgholms kommun. Vi bedömer vidare att avtalet inte följts upp på ett strukturerat sätt och att den uppföljning som gjorts inte har dokumenterats. Uppfyllt Vi bedömer att organisationen i huvudsak är ändamålsenlig och att ansvarsfördelningen i allt väsentligt är tydlig. Det baserar vi på att det finns en ordinarie organisation för verksamheten vid slottet, att det finns en budget för verksamheten, att delegationsordningen omfattar verksamheten vid slottet samt att beslut har tagits kring taxor för verksamheten där det tydligt framgår vad verksamhetsansvarig kan besluta om. Organisationen bedöms som något underbemannad av de intervjuade. Uppfyllt Vi bedömer att det finns upplåtelseavtal för de arrangemang som hålls i Borgholms slott och att dessa avtal undertecknats i enlighet med delegationsordningen för kommunstyrelsen. Uppfyllt Vi bedömer att intäkter och kostnader i allt väsentligt tillhör verksamheten vid Borgholms slott. Det baserar vi på granskningen av transaktioner samt genomförda intervjuer. Uppfyllt Vi bedömer att försäljningsintäkter redovisas enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll. Det baserar vi på de iakttagelser vid gjort i samband med granskningen som visat att RKR 23 följs och att fullständiga underlag finns som visar kassabehållning tillsammans med tömningskvitton. Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

125 125 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Redovisas mervärdesskatt i enlighet med mervärdesskattelagen (1994:200) och andra riktlinjer från Skatteverket? Sker återrapportering av verksamheten till kommunstyrelsen? Utvärderas verksamheten i förhållande till uppsatta mål? Uppfyllt Vi bedömer att mervärdesskatt redovisas i enlighet med lagen om mervärdeskatt och övriga riktlinjer som Skatteverket utfärdat. Delvis uppfyllt Vi bedömer att återrapporteringen till kommunstyrelsen sker i mycket begränsad omfattning. Det baserar vi på att det inte sker någon ytterligare återrapportering av verksamheten utöver den som sker i delårsrapport och årsredovisning. Ej uppfyllt Vi bedömer att verksamheten inte har utvärderats i förhållande till de mål som Borgholms kommun satte upp i utvecklingsplanen. Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

126 126 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 2. Inledning 2.1. Bakgrund I verksamhetsplan med budget 2017 samt plan ges följande beskrivning: Borgholms slott är ruinen av det barockpalats som Karl X Gustav byggde vid mitten av 1600-talet. Idag är Borgholms slott ett av regionens största turistmål som förvaltas av Statens fastighetsverk. Borgholms kommun ansvarar för verksamheten på slottet. Av kommunstyrelsens reglemente 3 framgår att styrelsen ansvarar för utvecklingen av och verksamheten vid Borgholms slott. Revisorerna har beslutat att granska verksamheten vid Borgholms slott och om den bedrivs med tillräcklig intern kontroll Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen att verksamheten vid Borgholms slott bedrivs ändamålsenligt och med en tillräcklig intern kontroll? Granskningen sker baserat på följande revisionskriterier: Budget för år 2017 Mervärdesskattelagen (1994:200) Övriga riktlinjer från Skatteverket Interna styrdokument Följande kontrollmål ska besvaras av granskningen: Finns det mål för verksamheten? Finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och följs avtalet upp? Är organisationen ändamålsenlig och är ansvarsfördelningen tydlig? Vilka avtal har Borgholms slott ingått? Vilka kostnader och intäkter har Borgholms slott? Redovisas försäljningsintäkter enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll? Redovisas mervärdesskatt i enlighet med mervärdesskattelagen (1994:200) och andra riktlinjer från Skatteverket? Sker återrapportering av verksamheten till kommunstyrelsen? Utvärderas verksamheten i förhållande till uppsatta mål? Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

127 127 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 2.3. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen. Vi har genomfört intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, t.f. kommunchef, t.f. ekonomichef samt verksamhetschef för Borgholms slott. Vi har tagit del av följande dokument: verksamhetsplan med budget 2017 samt plan , årsredovisning 2016, nyttjanderättsavtal avseende Borgholms slott inklusive hyresavtal, utvecklingsplan för Borgholms slott år , protokoll för hyresgästmöte Borgholms slott samt ekonomisk redovisning för år 2016 samt för första kvartalet Faktauppgifterna i rapporten har granskats av t.f. ekonomichef samt av verksamhetsansvarig för Borgholms slott. Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

128 128 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 3. Iakttagelser och bedömningar För varje kontrollmål redogörs för iakttagelser och vilka revisionella bedömningar som görs därpå Finns det mål för verksamheten? Iakttagelser I budgetdokumentet för år finns övergripande strategiska verksamhetsmål utifrån fem perspektiv; medborgare, ekonomi, företagande, medarbetare samt miljö och kultur. I intervjuerna beskrivs att verksamheten vid Borgholms slott omfattas av perspektivet miljö och kultur. De övergripande målen har brutits ned i nämndsmål, därefter till verksamhetsmål vilka åsatts nyckeltal och aktiviteter. Inom området miljö och kultur ska kännedomen om natur- och kulturhistoriska platser i kommunen öka och samarbetet med externa aktörer som till exempel Statens fastighetsverk bedrivas på ett bra sätt. De aktiviteter som ska genomföras är att ta fram informationsmaterial kring natur- och kulturhistoriska platser samt utvärdera samarbetet som finns med de externa aktörerna. Verksamheten vid Borgholms slott har ett ekonomiskt mål som framgår av driftredovisningen för år Målet innebär att verksamhetens kostnader ska täckas av intäkterna. Enligt verksamhetschefen är grunduppdraget att få ekonomin att gå ihop. Statens fastighetsverk har i samverkan med övriga intressenter upprättat en utvecklingsplan för Borgholms slott år , som Borgholms kommun har ställt sig bakom. Utvecklingsplanen innehåller en vision, långsiktiga mål samt en beskrivning av utvecklande insatser, se vidare bilaga 1. I intervjuerna beskrivs att arbetet med att ta fram en ny plan inte har påbörjats på grund av att det långsiktiga perspektivet inte har prioriterats Bedömning Vi bedömer att det endast delvis finns mål för verksamheten under verksamhetsåret Det baserar vi på att det inte finns några detaljerade mål som gäller för år Däremot finns två övergripande aktiviteter som ska genomföras inom ramen för de övergripande strategiska verksamhetsmålen som beslutats i samband med budget Vi bedömer vidare att det fram till och med år 2016 funnits detaljerade mål för utvecklingen av Borgholms slott inom ramen för samarbetet med Statens fastighetsverk. Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt. 1 KF 185/ : Verksamhetsplan med budget 2017 samt plan Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

129 129 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 3.2. Finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och följs avtalet upp? Iakttagelser I början av år 2006 beslutade kommunfullmäktige att teckna ett tioårigt nyttjanderättsavtal respektive hyresavtal med Statens fastighetsverk avseende Borgholms slott och entrébyggnaden 2. Avtalstiden började 1 januari 2007 och avtalet löper på 10 år. Om ingen av parterna sagt upp avtalet senast ett år före avtalsperiodens utgång förlängs avtalet med tio år i taget. I intervjuerna beskrivs att det efter den första 10-årsperioden aldrig har varit aktuellt att säga upp avtalet, vilket innebär att det fortsätter att löpa 10 år till. Det har inte skett någon formell uppföljning av avtalet, men inför avtalsperiodens utgång diskuterades samarbetet i kommunledningen. Vi har inte funnit att beslutet att fortsätta samarbetet med Statens fastighetsverk har dokumenterats, men samtliga intervjuade beskriver att samarbetet fungerar bra och att de är inställda på att låta avtalet löpa vidare Bedömning Vi bedömer att det finns avtal som reglerar förhållandet med Statens fastighetsverk och Borgholms kommun. Vi bedömer vidare att avtalet inte följts upp på ett strukturerat sätt och att den uppföljning som gjorts inte har dokumenterats. Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt Är organisationen ändamålsenlig och ansvarsfördelningen tydlig? Iakttagelser Enligt reglementet är det kommunstyrelsen som ansvarar för verksamheten vid Borgholms slott. Den ordinarie organisationen består av verksamhetschefen med 50 % av en heltidstjänst samt kastellan och vaktmästare på heltid. Organisationen är underställd kommunchefen. På sommaren utökas organisationen med cirka 20 anställda samt ungdomar som får sommarjobb genom kommunens försorg. I intervjuerna beskrivs att verksamheten är något underbemannad till följd av att kostnaderna hålls nere på grund av att intäkterna är osäkra långt in på året. När säsongens intäkter är kända är det för sent att vidta åtgärder för att anpassa kostnaderna. Det finns en budget för verksamheten som innebär att verksamhetens kostnader ska täckas av verksamhetens intäkter. Både kostnader och intäkter är budgeterade på ansvar, verksamhet och kostnadsslag. Samarbetet med Statens fastighetsverk regleras av utvecklingsplanen för Borgholms slott. Enligt utvecklingsplanen finns en utvecklingsgrupp där Statens fastighetsverk och Borgholms kommun hade tre representanter vardera. Från Borgholms kommun ska en tjänsteman med beslutanderätt för slottets verksamhet delta. Utvecklingsgruppen ska träffas minst två gånger per år. Vid mötena deltar verksamhetschefen för kommunens räkning. 2 KF 7/ Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

130 130 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Det finns även en styrgrupp där kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande från kommunen ingår. Styrgruppen ska mötas en gång per år. Enligt uppgift har denna grupp inte haft några möten under innevarande mandatperiod. Ärenden som kräver kommunala beslut lyfts till kommunstyrelsens arbetsutskott eller kommunstyrelsen beroende på dignitet enligt de intervjuade. Kommunstyrelsens delegationsordning omfattar verksamheten vid Borgholms slott. Enligt delegationsordningen för kommunstyrelsen får verksamhetsansvarig hantera löpande ärenden kopplade till verksamheten. Det omfattar till exempel upplåtelse av slottets lokaler enligt fastställda regler och taxor, inköp av inventarier, material m.m. inom slottets verksamhetsområde och budget, beslut om samarrangemang, beslut om projekts igångsättande samt underteckna avtal avseende arrangemang på Borgholms slott. 3 Verksamhetsansvarig beslutar om vissa taxor enligt beslut i kommunfullmäktige Bedömning Vi bedömer att organisationen i huvudsak är ändamålsenlig och att ansvarsfördelningen i allt väsentligt är tydlig. Det baserar vi på att det finns en ordinarie organisation för verksamheten vid slottet, att det finns en budget för verksamheten, att delegationsordningen omfattar verksamheten vid slottet samt att beslut har tagits kring taxor för verksamheten där det tydligt framgår vad verksamhetsansvarig kan besluta om. Organisationen bedöms som något underbemannad av de intervjuade. Kontrollmålet bedöms som uppfyllt Vilka avtal har Borgholms slott ingått? Iakttagelser Upplåtelseavtal skrivs för varje arrangemang som ska hållas i Borgholms slott. Vi har granskat två avtal från säsongen Avtalen upprättas och undertecknas av verksamhetschefen Bedömning Vi bedömer att det finns upplåtelseavtal för de arrangemang som hålls i Borgholms slott och att dessa avtal undertecknats i enlighet med delegationsordningen för kommunstyrelsen. Kontrollmålet bedöms som uppfyllt. 3 KS 95/ KF 185/ , sidan 5 Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

131 131 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 3.5. Vilka kostnader och intäkter har Borgholms slott? Iakttagelser Vi har granskat den ekonomiska redovisningen för Borgholms slott under år 2016 och från januari till mars I tabellen nedan visas en sammanfattning av intäkter och kostnader för år 2016 samt för första kvartalet Belopp i tkr. År 2016 jan-dec År 2017 jan-mars Intäkter varav Intäkter från försäljning i shop och café Intäkter från arrangemang 635 Intäkter från entréavgift Intäkter från uthyrning av mobil scen 75 Intäkter från uthyrning av lokaler Kostnader varav Personalkostnader Hyra Statens fastighetsverk Städ- och renhållningstjänster -173 Mindre reparationer och underhåll -94 Elkostnader Inköp av tåg Inköp av varor till shop och café -558 Förbrukningsmaterial -162 Marknadsföring -446 Leasingkostnader, fordon -59 Arrende vägsamfällighet Bankavgifter -97 Övriga kostnader Netto I entrébyggnaden sker försäljning av souvenirer. Inne på slottet finns ett café som säljer förfriskningar i form av dryck och lättare tilltugg som glass. Intäkter från arrangemang avser konserter som anordnades under sommaren Intäkter från uthyrning av lokaler avser så kallade gästabud. Kommunfullmäktige har för båda de granskade åren antagit taxor för inträde, visningar och uthyrning av mobil scen. Hyran för gästabud och övriga arrangemang bestäms enligt beslutet av verksamhetsansvarig. De högsta kostnaderna består av personalkostnader och hyra till Statens fastighetsverk. Hyran utgår från en grundhyra samt tillägg med 15 % av intäkterna som överstiger 4,9 mnkr. Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

132 132 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Bedömning Vi bedömer att intäkter och kostnader i allt väsentligt tillhör verksamheten vid Borgholms slott. Det baserar vi på granskningen av transaktioner samt genomförda intervjuer. Kontrollmålet bedöms som uppfyllt Redovisas försäljningsintäkter enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll? Iakttagelser God redovisningssed för intäkter beskrivs i RKR 18 avseende värdering samt i RKR 23 avseende tidpunkt för bokföring av kontanta inbetalningar, användning av gemensam verifikation vid likartade ekonomiska händelser samt arkivering av räkenskapsinformation. Vid användning av ett certifierat kassaregister får bokföringen senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad när transaktionen inträffade. Gemensam verifikation får användas vid försäljning av kontant betalning om försäljningen registreras i ett kassaregister. Verifikationen ska då utgöras av tömningskvitton samt kontrollremsor eller journalminnen. Räkenskapsinformation ska sparas i tio år. Intäkter för gästabud och arrangemang faktureras medan övriga intäkter kommer in via någon av de tre kassorna som finns på slottet. Kassa 1 finns i entrébyggnaden och är öppen hela året. Kassa 2 finns också i entrébyggnaden och används under högsäsong. Kassa 3 finns inne på slottet och används för betalning av pedagogisk verksamhet och café under sommarsäsongen. Kassaapparaterna är certifierade enligt Skatteverkets krav och är utrustade med minneskort där transaktionerna lagras. Verksamhetschefen gör underlag för fakturering och stämmer av kassaapparaterna. När avstämning görs skrivs ett tömningskvitto, som visar behållningen från förra avstämningen, (z-rapport) ut från kassan. Avstämningskvittot lämnas tillsammans med en rapport till ekonomikontoret. Kontanterna lämnas i en servicebox, som sköts av kontanthanteringsföretaget Loomis. Under sommaren görs det varje dag. Vi har granskat kopior på fakturor som avser arrangemang och hyra av lokaler under år Vi har även granskat redovisningen av kassa 1 och 3 under år Granskningen visar att varje redovisning består av en redovisningsblankett, z-rapport, rapport över korttransaktioner, kopia på redovisningen av kontanter till Loomis samt kontrollremsan från påsen som skickats iväg. Löpnumret på z-rapporten noteras på redovisningsblanketten. Granskningen av redovisningen för kassa 3 visar att alla löpnummer finns utom ett i slutet av säsongen. I samband med faktagranskningen av revisionsrapporten visade det sig att verksamhetsansvarig under granskningens gång skickat in den saknade z-rapporten till ekonomikontoret Bedömning Vi bedömer att försäljningsintäkter redovisas enligt god redovisningssed och med tillräcklig intern kontroll. Det baserar vi på de iakttagelser vid gjort i samband med Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

133 133 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott granskningen som visat att RKR 23 följs och att fullständiga underlag finns som visar kassabehållning tillsammans med tömningskvitton. Kontrollmålet bedöms som uppfyllt Redovisas mervärdesskatt i enlighet med mervärdeskattelagen (1994:200) och andra riktlinjer från Skatteverket? Iakttagelser Intäkterna vid Borgholms slott består både av momspliktiga och ej momspliktiga transaktioner. Till de momspliktiga transaktionerna hör försäljningen i shop och café, intäkter från arrangemang samt uthyrning av den mobila scenen. Ej momspliktig verksamhet utgörs av entréavgifter samt uthyrning av lokaler för gästabud. Vår granskning visar att intäkterna i bokföringen skiljs åt på olika konton beroende på om de är momspliktiga eller inte. Se följande tabell. År 2016 jan-dec År 2017 jan-mars Intäkter exklusive moms varav Momspliktig försäljning i shop och café Momspliktiga intäkter från konsert 635 Ej momspliktiga intäkter, entréavgift Momspliktiga intäkter, uthyrning av mobil scen 75 Ej momspliktiga intäkter, uthyrning av lokaler För den försäljning som sker via kassaapparaterna är varorna kodade med rätt momssats. Försäljningen per momssats framgår av tömningskvittot. Beloppen förs över på en redovisningsblankett som visar hur försäljningen med de olika momssatserna ska bokföras. Avdrag för ingående moms sker på leverantörsfakturor. Redovisning av moms sker i enlighet med Skatteverkets datum för deklaration av mervärdesskatt Bedömning Vi bedömer att mervärdesskatt redovisas i enligt med lagen om mervärdeskatt och övriga riktlinjer som Skatteverket utfärdat. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

134 134 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 3.8. Sker återrapportering av verksamheten till kommunstyrelsen? Iakttagelser Återrapportering av verksamheten sker främst i delårsrapporter och årsredovisning för Borgholms kommun. Av årsredovisningen framgår att det blev en positiv budgetavvikelse som beror på att det anordnades fler konserter under året än planerat, vilket medförde högre intäkter. Kommunchefen beskriver i årsredovisningen för år 2016 att flera framstående artister har bokats för framträdande på slottet inför sommaren Verksamhetens ekonomi redovisas för kommunstyrelsen i samband med månatliga budgetuppföljningar av kommunstyrelsens ansvarsområde. Verksamhetschefen beskriver att han inte varit hos kommunstyrelsen och rapporterat verksamheten mer i detalj. I enlighet med avtal och utvecklingsplan med Statens fastighetsverk äger två hyresgästmöten rum varje år. Från Borgholms kommun är det verksamhetschefen som deltar. På mötet som äger rum under våren överlämnar verksamhetschefen en ekonomisk redovisning samt uppgift om besöksstatistik för det gångna året. Statens fastighetsverk skriver protokoll som verksamhetschefen får ta del av. Protokollet delges inte någon annan i kommunorganisationen. Vi har tagit del av protokollet från mötet som ägde rum den 13 april Bedömning Vi bedömer att återrapporteringen till kommunstyrelsen sker i mycket begränsad omfattning. Det baserar vi på att det inte sker någon ytterligare återrapportering av verksamheten utöver den som sker i delårsrapport och årsredovisning. Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt Utvärderas verksamheten i förhållande till satta mål? Iakttagelser I intervjuerna beskrivs att det ekonomiska målet är det centrala för kommunledningen. Det är i driftredovisningen som verksamheten vid Borgholms slott utvärderas. Vi kan inte finna att utvecklingsplanen för åren har utvärderats Bedömning Vi bedömer att verksamheten inte har utvärderats i förhållande till de mål som Borgholms kommun satte upp i utvecklingsplanen. Kontrollmålet bedöms som ej uppfyllt. 5 KL 68/ Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

135 135 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott 4. Bilaga 1 Nedan följer utdrag ur Utvecklingsplan för Borgholms slott Vision 6 Utvecklingsarbetet utgår från Statens fastighetsverks och Borgholms kommuns gemensamma vision: År 2016 är Borgholms slott ett slott för alla. Här bedrivs en attraktiv verksamhet och lättillgänglig verksamhet under stor del av året. En ständig förnyelse av utbudet gör slottet roligt att återvända till. Borgholms slott är en eftersökt aktör i den lokala och regionala utvecklingen. Långsiktiga mål Parterna har enats kring tre långsiktiga verksamhetsmål: År 2016 ska Borgholms slott: 1. Attrahera över betalande gäster per år 2. Ha 20 % mer återkommande besökare 3. Ha ökat sin omsättning per besökare med 35 % För att verksamhetsmålen ska uppnås har man enats kring sex grundläggande mål: Statens fastighetsverk och Borgholms kommun ska: 1. Stärka slottets position som ett av Sveriges mest kända besöksmål 2. Ge slottet förutsättningar att utvecklas som besöksmål 3. Göra slottet tillgängligt för alla 4. Utveckla befintliga och nya resurser 5. Öka andelen intäktsskapande ytor i och kring slottet 6. Stärka slottets ställning i den lokala och regionala utvecklingen Utvecklande insatser 7 För att lägga grunden för en långsiktig utveckling av slottets publika verksamhet, så avser Statens fastighetsverk och Borgholms kommun att under avtalsperioden tillsammans genomföra ett antal utvecklande insatser de valda fokusområdena. 6 Utvecklingsplan för Borgholms slott , sidan 9 7 Utvecklingsplan för Borgholms slott , sidan 12 Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

136 136 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Vid varje insats presenteras de effekter som insatsen förväntas resultera i. Deras genomförbarhet styrs av att erforderliga beslut, tillstånd och resurser erhålls. Följande insatser föreslås åren : Grundläggande insatser för att besöksmålet ska kunna utvecklas 1. Intern attityd- och kunskapsutveckling kring Borgholms slott (varumärket) 2. Driftbolag för publik verksamhet (resurs) 3. Varumärkesplattform (varumärket) 4. Ramverk och kriterier för entreprenörer (samverkan) 5. Handlingsplan för ökad tillgänglighet (profilområde) 6. Fler ytor för publik verksamhet (intäktsskapande) 7. Utvecklad basutställning (varumärket) Insatser för att stärka verksamhetens attraktivitet och konkurrenskraft 8. Välkomnande ankomstområde (resurs) 9. Caféverksamhet i slottet (intäktskapande) 10. Vidareutveckling av Västra längan (intäktsskapande) 11. Kompetenstillförsel (resurs) 12. Vitaliserad marknadsplan (marknadsföring) 13. Utveckla verksamheten för barn- och ungdomar (profilområden) Fördjupat beslutsunderlag, detaljplanering, budgetering och tidsplan kring varje insats upprättas av berörda parter inför genomförandet. Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

137 137 Granskning av verksamheten vid Borgholms slott Pär Sturesson Uppdragsledare Caroline Liljebjörn Projektledare Augusti av 16 Borgholms kommun PwC

138 138 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) /250- Handläggare Marie-Louise Johansson Kommunsekreterare Ert datum Er beteckning Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag på sammanträdesdagar Förslag Godkänna föreslagna sammanträdesdagar för Ärendet Inför varje år har kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott att, i nämnd ordning, godkänna datum för sammanträdena. Beslutsunderlag Samråd med respektive ordförande. Övriga nämnders förslag till sammanträdesdagar års sammanträden. Bedömning Då upplägget av kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges sammanträden för 2017 har fungerat bra både för ekonomiavdelningens ekomiiska redovisningar och kommunledningskontorets arbete med flödet i besluten kan samma upplägg användas även Eftersom arbetsutskottets sammanträden oftast innehåller både besök och beslutsärenden är förslaget för i år att dessa separeras så att ena sammanträdet i görligast mån är fritt från besök. Det andra utskottssammanträdet är följaktligen inriktat på besök och de beslutsärenden som brådskar. Kommunledningskontoret Jens Odevall Kommunchef Marie-Louise Johansson Kommunsekreterare Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ marie-louise.johansson@borgholm.se Borgholm

139 SAMMANTRÄDESTIDER 2018 Nämnd/styrelse Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Kommunfullmäktige Måndag kl 18:00 ev Kommunstyrelsen Tisdag kl 13:00 heldag 9-17 heldag 9-17 KS arbetsutskott beslut 9, Tisdag kl 08:30 besök/beslut Socialnämnden Måndag 13:00 SN arbetsutskott Måndag 13:00 SN arbetsutskott IFO Måndag 13:00 Utbildningsnämnden Tisdag kl 10:00 UN arbetsutskott Onsdag 13:00 Samhällsbyggnadsn. Torsdag kl 09:00 Samhällsbyggn au Torsdag kl 09:30. Besiktningsresor 09.00

140 Handlingar 140 Utskriftsdatum: Utskriven av: Magdalena Widell Diarieenhet: Kommunkansliet Datum: Riktning: Status: Notering: Alla Alla ks Sekretess: Visas ej Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp Ärendemening U AVTAL Magdalena Widell Travikverket KS 2017/158 KS meddelande Begäran om markåtkomst, Köpingsvik I Protokoll från extra bolagsstämma där reviderat ägardirektiv godkänns Borgholm Energi AB KS 2017/101 KS meddelande Kommunstyrelsen lägger redovisningen av delegationsbeslut tillsammans med inkomna meddelanden med godkännande till handlingarna Revidering av ägardirektiv för Borgholm Energi AB Marie-Louise Johansson BESLUT FRÅN ANNAN MYNDIGHET I TSS Yttrande över samråd rörande Byxelkroks hamn - tidigare framförda synpunkteer frm MoMdomstolen ska hörsammas, info på TV:s webbplats ska beaktas, samt ev kommande möte. Veronika Fredlund Transportstyrelsen KS 2011/208 Meddelande KS YTTRANDE Utbyggnad av Byxelkroks hamn I Primärkommunala nämnden protokoll Magdalena Widell Regionförbundet i Kalmar län KS meddelande PROTOKOLL I Cirkulär 17:49 Arbetsdomstolen dom AD 2017 nr 50, fråga om huruvida anställningsavtal gällt tillsvidare eller för begränsad tid samt om arbetstagaren blivit uppsagd alternativt avskedad Magdalena Widell SKL KS meddelande CIRKULÄR Sidan 1 av 5

141 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp Ärendemening I Cirkulär 17:49 Bilaga 1 Arbetsdomstolen dom AD 2017 nr 50, fråga om huruvida anställningsavtal gällt tillsvidare eller för begränsad tid samt om arbetstagaren blivit uppsagd alternativt avskedad Magdalena Widell SKL KS meddelande CIRKULÄR I Kontrollrapport för Byxelkroks hamn Magdalena Widell Jordbruksverket KS 2009/520 KS meddelande RAPPORT EU-projekt Byxelkroks hamn Investeringsbehov i kommunens hamnar, Byxelkrok och Stora Rör I Välkommen till extra ägarråd för Inera AB Tid: 5 december 2017 klockan Plats: Kistamässan, Stockholm, lokal E8XL alternativt digitalt. Anmälan: senast 21 november SKL Magdalena Widell KS 2017/86 KS meddelande INBJUDAN Erbjudande om delägarskap i Inera AB, förvärv av aktier I Cirkulär 17:51 Avtal om samverkan och arbetsmiljö Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta har träffat Avtal om samverkan och arbetsmiljö med Svenska Kommunalarbetareförbundet, OFRs förbundsområden Allmän kommunal verksamhet, Hälso- och sjukvård respektive Läkare jämte i förbundsområdena ingående organisationer, Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd, AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer. Avtalet ersätter FAS 05 och gäller fr.o.m 1 november 2017 och tillsvidare. Magdalena Widell SKL KS meddelande CIRKULÄR Sidan 2 av 5

142 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp Ärendemening I Cirkulär 17:51 Bilaga 1 Avtal om samverkan och arbetsmiljö Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta har träffat Avtal om samverkan och arbetsmiljö med Svenska Kommunalarbetareförbundet, OFRs förbundsområden Allmän kommunal verksamhet, Hälso- och sjukvård respektive Läkare jämte i förbundsområdena ingående organisationer, Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd, AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer. Avtalet ersätter FAS 05 och gäller fr.o.m 1 november 2017 och tillsvidare. Magdalena Widell SKL KS meddelande CIRKULÄR U Uppsägning av avtal för SITHS Marie-Louise Johansson KS 2010/111 Skickat med ordinarie post /mlj KS meddelande UPPSÄGNING Tjänsteavtal SITHS- ett säkert kort. Säker indentifiering i kommunerna I Beslut samt protokoll - avstyckning från-södra Runsten 9:1 lämnat till mex. Marie-Louise Johansson Lantmäteriet MEX KS 2015/112 KS meddelande BESLUT FRÅN ANNAN MYNDIGHET Fastighetsförsäljning, del av Södra Runsten 9:1 (lärarvillan och lärarbostaden, Runstens skola) I Protokoll -anläggningsförrättning Borgholm GA-5 Lämnat till Mex Lantmäteriet MEX Marie-Louise Johansson KS 2017/4 KS-meddelande PROTOKOLL Markfrågor delegation MEX I Beslut - bifall till ansökan att använda metallsökare inom fastigheten Böda Torp 8: Länsstyrelsen i Kalmar län KS meddelande Marie-Louise Johansson BESLUT FRÅN ANNAN MYNDIGHET Sidan 3 av 5

143 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp Ärendemening I Skrivelse till kommunstyrelsen och kulturnämnden gällande utrotningshotade konstformen cirkuskonsten, Cirkus Olympia. Ställd till KS och Kulturnämnden Marie-Louise Johansson Cirkus Olympia KS meddelande SKRIVELSE I Undertecknat projektformulär där projektets omfattning konstaterats till 37 km gata och ett antal km GC-vägar Sweco Pavement Consultatnts AB KS 2016/87 Skickad via mail till marcus.wetter@sweco.dk och Julia Persson samt via ordinariepost till Sweco pavement /mlj KS-meddelande Gatuunderhållsplan I Skrivelse om önskemål asfaltering grusväg mellan väg 136 och ner mot Viktoriagatan Bengt Erlandsson KS 2017/261 Exp till Hasse om ingår i underhållsplan. Orginalet sitter i KSAU 28/11 Asfaltering grusväg mellan väg 136 och ner mot Viktoriagatan I Nominera årets föreningsvänligaste kommun Sveriges föreningar KS meddelande Marie-Louise Johansson UTREDNING Magdalena Widell SKRIVELSE Magdalena Widell INFORMATION I Beslut ang. kabeldragning Böda-Löttorp ( ) Länsstyrelsen i Kalmar län Skickat till Sbn, Ida Dessin och Kristian Sjövall. Meddelande KS. Veronika Fredlund BESLUT FRÅN ANNAN MYNDIGHET I Beslut ang. ansökan om stolpbyte mellan Linsänkan - N Möckleby ( ) Länsstyrelsen i Kalmar län Skickat till Sbn. Meddelande till KS. Veronika Fredlund BESLUT FRÅN ANNAN MYNDIGHET I Inbjudan presidieträff för funktionshinderråd eller motsvarande den 5/ i Oskarshamn. Senaste anmälningsdatum 30/ Funktionshinderrådet i Kalmar län KS meddelande Magdalena Widell INBJUDAN Sidan 4 av 5

144 144 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp Ärendemening I Cirkulär 17:59 Värdesäkring av ersättning som betalas till lärare, skolledare och syofunktionärer som inte fått försäkringsskydd enligt AGS-KL Magdalena Widell SKL KS meddelande CIRKULÄR Sidan 5 av 5

145 Handlingar 145 Utskriftsdatum: Utskriven av: Magdalena Widell Diarieenhet: Datum: Riktning: Status: Dokumenttyp Notering: Sekretess: Kommunkansliet Alla Alla DELEGERINGSBESLUT Visas ej Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp Ärendemening U Förnyat lägenhetsarrende Nedra Sandby Brygga, 5 +1 år Nedra Sandby Bryggförening MEX KS 2017/162 Förnyat arrende Sandbyläge 2: U Nyttjanderättsavtal Allaktivitetspark avtalat med CAP- Borgholm, upplåtelsetid 10 år utan vederlag CAP-Borgholm MEX KS 2017/24 Mejeriviken, karta bilagd och i Mex-databas som shape-fil Allaktivitetspark centrala Borgholm U Nyttjanderättsavtal Allaktivitetspark avtalat med Högby IF, upplåtelsetid 10 år utan vederlag Högby IF MEX KS 2016/25 Öster om Åkerboskolan, obs vid positivt förhandsbesked ska marken förvärvas annars erbjuda annan mark inom Löttorp 3:33 Allaktivitetspark i Löttorp U HG höjd- Ansökan tillstyrkt för perioden YTTRANDE Ida Dessin DELEGERINGSBESLUT Ida Dessin DELEGERINGSBESLUT Ida Dessin DELEGERINGSBESLUT Jens Odevall KS 2017/6 Skickat till polisen DELEGERINGSBESLUT Begagnande av allmän plats I Fordonsanmälan ODK055 övertagande av skrotbil - inskickad till Transportstyrelsen KS 2017/5 Lokala trafikföreskrifter, transporttillstånd. avflyttning fordon m m I Fordonsanmälan OOE548 övertagande av skrotbil - skickad till Transportstyrelsen Jens Odevall DELEGERINGSBESLUT Jens Odevall Sidan 1 av 3

146 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp KS 2017/5 Ärendemening Lokala trafikföreskrifter, transporttillstånd. avflyttning fordon m m I Tillstyrkt ansökan om antagning i hemvärnet Andersson Magnus Försvarsmakten KS 2017/9 Delegation KSo U Beställning - återvändsgrändsskylt Mor Helenas väg KS 2017/44 Beställarfunktion mot BEAB och BELNAB U Ansökan om och tillstånd till grävning, BEAB, Badhusgatan Grävtillstånd 13/17 MEX DELEGERINGSBESLUT Ilko Corkovic DELEGERINGSBESLUT Lars Gunnar Fagerberg DELEGERINGSBESLUT Ida Dessin KS 2017/3 BEAB, fjärrvärme DELEGERINGSBESLUT Grävningstillstånd U Ansökan om och tillstånd till grävning, BEAB, Kvarngatan Grävtillstånd 12/17 MEX Ida Dessin KS 2017/3 BEAB, fjärrvärme DELEGERINGSBESLUT Grävningstillstånd K Bidrag till studieförbunden 2016 Maria Johanson KS 2017/259 Bidrag till studieförbunden K Grannegodkännande av placering av byggnad närmare tomtgräns än 4 meter på fastigheten Solberga 1: Björn Lagerqvist MEX KS 2017/200 S Kvartersmark S i gällande detaljplan Grannyttranden delegation MEX U Delegationsbeslut Entreprenadmaskiner- att delta i gemensam upphandling tillsammans med Borgholm Energi AB Ilko Corkovic delbeslut KS 2017/1 Upphandling ramavtal I Tillstyrkt transporttillstånd bred last för transport av stålstomme till garage Sandgatan-Norra Infarten-väg 136- Ramsättravägen- Skålegrundsväg Borhgolm Energi 146 DELEGERINGSBESLUT Ida Dessin DELEGERINGSBESLUT Ilko Corkovic DELEGERINGSBESLUT Marie-Louise Johansson Sidan 2 av 3

147 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Notering Dokumenttyp KS 2017/5 Ärendemening Skickat till Hans J och Julia P samt Viola Ottosson för fakturering. Lokala trafikföreskrifter, transporttillstånd. avflyttning fordon m m U Delegationsbeslut - godkänner asfalteringsarbeten/toppbeläggning på del av Ängsgatan, Köpmangatan, Trädgårdsgatan, V Kyrkogatan, Hantverkargatan, Södra Esplanaden. i centrala Borgholm till max 100 tkr Asfaltering KS 2017/9 Delegation KSo K Byggnadsfiram Ivar Glebe AB- Ansökan byggnadsställning tillstyrkt för perioden Trädgårdsgatan 11 Borgholm YTTRANDE 147 DELEGERINGSBESLUT Ilko Corkovic DELEGERINGSBESLUT Jens Odevall KS 2017/6 Skickat till polisen DELEGERINGSBESLUT Begagnande av allmän plats U Ericsson LSS/Skanova AB - Ansökan och tillstånd till grävning 14/17. Gällande optikabel för fiber till Pressbyrån i Borgholm, Västra Kyrkogatan 22 / Storgatan Grävtillstånd 14/17 MEX Ericsson LSS/Skanova AB - Ansökan och tillstånd till grävning 14/17. Gällande optikabel för fiber till Pressbyrån i Borgholm, Västra Kyrkogatan 22 / Storgatan. Tillståndet gäller med särskilda villkor mellan 10/11-15/ Kristian Petersson Sjövall DELEGERINGSBESLUT Sidan 3 av 3

148 148 PROTOKOLL TILL KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens arbetsutskott Information från verksamheten; redovisning av verkställighet och delegationsbeslut 356 Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. 357 Information, Bowlinghallen. 358 Beställarfunktion, Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB. 359 Upphandling ramavtal Analystjänster. 360 Upphandling ramavtal Kontorsmaterial, Skolmaterial och Lekmaterial. 361 Träbyggnadsstrategi. Återrapportering. 362 Remiss ansökan om utökad sträcka för hastighetsbegränsning väg 986, Sandvik. 363 Granskningsrapport verksamheten vid Borgholms Slott. 364 Deltagande projekt Förenkla helt enkelt, anvisning av medel. 365 Deltagande i konferenser. 366 Motion (Per Lublin nöp) allmänhetens frågestund i kommunstyrelsen och alla nämnder. 367 Motion (Per Lublin nöp) avskaffa benämningen oppositionsråd. 368 Rapport om feriearbete Arkivreglemente samt arkivregler. 370 Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. 371 Laglighetsprövning enligt kommunallagen över kommunfullmäktiges beslut ; Inrättande av tillfällig fullmäktigeberedning Sveriges bästa äldreomsorg, direktiv samt val av deltagare. 372 Förslag på åtgärder med anledning av begäran om hastighetsbegränsande åtgärder väg 989, Löttorpsvägen. 373 Information, bredbandsutbyggnad 374 Reglering av fritt wifi, Slottsskolans parkering. 375 Kostnadskalkyl; Accesspunkter och fiberdragning till kommunala byggnader. 376 Information från HR-avdelningen; heltid som norm. 377 Besök Vixor. 378 Avslut av genomförda uppdrag. Borgholm Energi AB BEAB Styrelsemöten inledning 149 VD rapporterar oktober 150 Månadsuppföljning Avrapporering av projekt avsaltningsverk i Sandvik 152 Uppföljning gata/park hamnar 153 Information från personavdelningen 154 Stratsys Avfallssotering KSRR 155 Taxeprojekt uppföljning 156 Förrådslokal Osten 157 Kommunförråd flytt 158 Taxeprojekten- oförmedlade förbindelsepunkter 159 Näringslivskontor 160 Aktuella VA-ärenden i mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer 161 Avvikelserapportering 162 Restlista september