Stadshuset, Örnsköldsvik, kl. 10:00 10:50

Transkript

1 Kostnämnden (13) Plats och tid Stadshuset, Örnsköldsvik, kl. 10:00 10:50 Beslutande Ordförande Kristin Ögren (S) Ledamöter Anna-Lena Lindberg (C) Helen Östmar-Rosdahl (M) Ej tjänstgörande ersättare: Kristoffer Park (S) Övriga deltagare Örnsköldsviks kommun Kostchef Marie Mattsson Ekonomichef Åsa Grundberg Enhetschef Mona Burström Dietist Lina Vågstedt Utredningssekreterare Eva Isaksson Landstinget (deltagande via länk) Verksamhetschef Åsa Fhinn Enhetschef Annelie Söderqvist Godkännande av närvaro Tid och plats för justering Kostnämnden godkänner att angivna personer är närvarande vid sammanträdet samt ger dem rätt att yttra sig. Sekreterare Paragrafer 8 12 Eva Isaksson Ordförande Kristin Ögren (S) Justerare. Helen Östmar-Rosdahl (M) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Kostnämnden Anslaget sätts upp Anslaget tas ned efter Förvaringsplats för Kommunledningsförvaltningen protokollet Underskrift Namnförtydligande. Eva Isaksson

2 Kostnämnden (13) Innehållsförteckning 8 Informationsärenden Ekonomisk uppföljning, tertial 2, september Verksamhetsuppföljning - Delårsrapport 2, Åtgärder med anledning av nedåtgående statistik för antalet producerade matportioner Förslag till ändring av datum för nästa sammanträde med kostnämnden från den 28 november till den 5 december

3 Kostnämnden (13) KostN/2012:1 8 Informationsärenden Vid dagens sammanträde lämnas information och förs överläggningar under följande rubriker. Redovisning av avslutade byggnationer vid Örnsköldsgården Slutlig redovisning av projektet sker vid kommande sammanträde med kostnämnden Föredragande: Marie Mattsson Matsvinn Sollefteå, Sundsvall och Örnsköldsvik I Örnsköldsvik har svinnet på potatis och grönsaker mätts i mars 2012 vid 11 avdelningar inom äldreomsorgen och 8 avdelningar vid sjukhuset. Förändringar att arbeta vidare med för att minska svinnet är variation på tillagning, exempel potatisklyftor, potatisgratäng eller potatismos, vid serveringstillfället erbjuda pressad potatis eller potatismos, variation på utbud av grönsaker, anpassning efter behov exempel fördelning mellan kokta och färska grönsaker, erbjuda populära blandningar eller servera maträtter innehållande grönsaker. I Sundsvall har matavfallet mätts 2010, 2011 och 2012 och i Sollefteå har mätning genomförts 2011 och Resultatet av dessa mätningar visar överlag att matavfallet har minskat betydligt. Föredragande: Mona Burström, Marie Mattsson, Annelie Söderqvist och Åsa Fhinn Ekologisk veckan, v 43 Under den ekologiska veckan kommer % av innehållet i maten att vara ekologiskt samt kommer 2 vegetariska rätter att serveras. Genom bordspratare, utökad matsedel, affischer och information via e-post till chefer och rektorer sprids information om ekologisk mat under veckan. Utvärdering av den ekologiska veckan genomförs med personalen i köken, matråd i skolorna, fyra boende för äldre, tre förskolor och en sjukhusavdelning. Föredragande: Lina Vågstedt Rätt kost till rätt patient Presentation av förslag till folder Energirika mellanmål vilken innehåller tips och förslag på lämpliga mellanmål för den som är sjuk/äldre och har problem med att få i sig tillräcklig näring. Nutritionsutbildning kommer att genomföras under senare delen av oktober och berörda (ink. läkare, sjukgymnaster m.fl.) har bjudits in. Föredragande: Annelie Söderqvist Verksamhetssystemet AIVO - kostdataprogrammet För en effektivare hantering av fakturor till respektive kund pågår testning att skapa en datafil från AIVO till landstingets ekonomisystem. Åtgärden kommer att medföra förenklade administrativa rutiner. Föredragande: Åsa Fhinn

4 Kostnämnden (13) 8 (forts) Lägesrapportering med anledning av kostnämndens skrivelse till Landstingets revisorer Kostnämnden skrivelse avses att behandlas vid möte med Landstingets revisorerden 22 oktober Återkoppling sker vid kostnämndens kommande sammanträde. Föredragande: Marie Mattsson Kostnämndens beslut Kostnämnden anser sig tagit del av informationen under ovanstående punkter

5 Kostnämnden (13) KostN/2012:5 9 Ekonomisk uppföljning, tertial 2, september 2012 I enlighet med den ekonomiska processen i Örnsköldsviks kommun ska kostnämnden få kontinuerlig uppföljning av verksamhetens ekonomi. Vid sammanträdet presenteras utfall för åtta månader enligt följande (redovisad uppföljning har tidigare distribuerats till kostnämndens ledamöter och ersättare). Uppföljning Landstinget Kommunen Totalt Landstinget Kommunen Totalt månad Budget Budget Utfall Utfall INVESTERINGAR FÖRSÄLJNINGS- MEDEL Måltider, bikom ponenter Uppstartkostnader engångs KOSTNADER Personalkostnader Livsmedel, bikom ponenter Övrigt Uppstartskost- 0 0 nader engångs RESULTAT Tilläggsdebiterat NÄMNDSRESULTAT Portioner enligt Budget Utfall budget och utfall Antal portioner enligt budget och utfall 34,6% 65,4% 39% 61%

6 Kostnämnden (13) 9 (forts) Kostnämndens behandling Vid kostnämndens sammanträde lämnar ekonomichef Åsa Grundberg en kompletterande föredragning i ärendet. Kostnämndens beslut Kostnämnden förklarar sig tagit del av och godkänner den ekonomiska uppföljningen, tertial 2, september

7 Kostnämnden (13) KostN/2012:5 10 Verksamhetsuppföljning - Delårsrapport Det föreligger en delårsrapport 2, 2012 daterad 28 september 2012 från konsult- och serviceavdelningen. I delårsrapporten framgår att sedan 4 april 2011 finns en gemensam kostnämnd för samverkan mellan Landstinget Västernorrland och Örnsköldsviks Kommun. Örnsköldsviks kommun är huvudman för kostnämnden. Verksamheten består av tillagning av mat vid Örnsköldsgårdens kök till Örnsköldsgården, Lejonbacken, Örngruppen, Via avdelningen, Lingbo sjukhem och gruppboende samt Örnsköldsviks sjukhus. Förutom detta levereras specerier till flertalet av de enheter som får mat samt till vårdcentraler och arbetsställen som tillhör Landstinget inom Örnsköldsviks Kommun. I delårsrapporten redovisas följande viktiga händelser under perioden 1 januari 2012 till 31 augusti 2012: Byggnation varumottagning/vagnshall färdigställd vid Örnsköldsgården. Örnsköldsgårdens kök har genomgått förändring så att reservkraft kan kopplas in. Analys av genomförd mätning av kantinsvinn gällande potatis genomförd. Utbildning i allergikost för kostavdelningens personal är genomförd. Benchmarking patientkost genomförd och redovisad till landstingsservice. Verksamhetsplan 2012 Vidare framgår i delårsrapporten att verksamhetsplanen för kostnämnden utgår ifrån Örnsköldsviks kommuns övergripande styrkort och har för kostnämndens räkning brutits ner ytterligare med inriktningsmål, aktiviteter samt mått/nyckeltal. Verksamhetsåret 2012 kommer att användas till att ytterligare förfina samt ta fram mätbara mått/nyckeltal på fler inriktningsmål.

8 Kostnämnden (13) 10 (forts) Medborgarnytta Effektiv verksamhet Attraktiv arbetsgivare Ekonomi i balans Utveckling och förnyelse Inriktningsmål Medborgaren ska känna Hög tillgänglighet, Gott ledarskap med nöjda, Positivt resultat, Regional utveckling delaktighet, trygghet och vara nöjda med servicen engagerade medarbetare och utveckling av verksamhets- och kvalitetsprocesser kompetenta och friska medarbetare i bra arbetsmiljö. Jämställda arbetsplatser med mångfald strategiska investeringar och god ekonomistyrning Attraktivare och mer hållbar livsmiljö Aktiviteter * Skapa nya/revidera befintliga dialogforum och arbetssätt tillsammans med kunder, gäster och sammarbetspartners. * Skapa en grundläggande utbildning för alla medarbetare som arbetar med allergikost. * Säkerställa skriftliga riktlinjer och rutiner. * Vidareutveckla avvikelsehanteringen * Arbeta fram en kostpolicy för beslut under * Kvalitetssäkra hanteringen av allergikost. * Utveckla nyttjandet av Basera. * Utveckla nyttjandet av AIVO. * Synpunktshantering på intranätet. * Utveckla interna mötesplatser. * Delta i gemensamma aktiviteter med personalavdelningen för att nå jämnställda arbetsplatser med mångfald. * Kompetenskartläggning. * Översyn av chefsleden och organisationen. * Vidareutveckla gemensamma dialogforum gällande fysisk arbetsmiljö. * Främja nyttjandet av friskvårdstimmen. * Skapa/revidera rutiner gällande månadsuppföljningar. * Utveckla matsedeln. * Följa upp nuvarande avtal. * Intern samverkan. * Utveckla nyttjandet av Basera. * Delta i erfarenhetsutbyten och samverkan inom länet. * Öka andelen ekologiska och närproducerade livsmedel genom utbyte av produkter samt satsning på ekologisk vecka. * Fortsätta arbetet med minskat matsvinn. * Arbeta fram en kostpolicy för beslut under 2013 Mått/Nyckeltal100% av de som arbetar med allergikost ska ha genomfört godkänd grundutbildning. 100% av enheterna ska ha haft dialogforum mins en gång under året enligt nytt arbetssätt. Delta i landstingets Medarbetarenkäten jämförelse (benchmarking) Sjukfrånvaro Nyttjandegraden av friskvårdstimmen. Uppföljning vid Tertial 1 och 2 Andelen ekologiska livsmedel ska ha uppnått 10% under I delårsrapporten redovisas i följande uppföljning utifrån verksamhetsplanen. Medborgarnytta Under 2011genomfördes en enkät på Örnsköldsviks sjukhus som indikerar andelen nöjda kunder. Enkäten visar på en ökad kundnöjdhet mellan åren 2011 och Enkätundersökningen planeras återkomma under sista kvartalet Mer än 90 % av medarbetarna inom kostavdelningen i Örnsköldsviks kommun har deltagit i grundläggande allergiutbildning. Ytterligare utbildningstillfällen planeras under året samt en fördjupningsutbildning under Riktlinje gällande allergikost fastställs under Effektiv verksamhet Under perioden har sju avvikelserapporter lämnats in till Örnsköldsgårdens kök. Rapporterade punkter är transportvagn som inte höll kylan, köttets kvalitet, beställning gjord via telefon, felaktig kost och plastbit i maten. Samtliga avvikelserapporter har återkopplats till avsändande enhet och översyn av rutinerna har genomförts när brister upptäckts.

9 Kostnämnden (13) 10 (forts) För en effektivare hantering av fakturor till respektive kund har landstinget skapat en datafil från kostdataprogrammet AIVO till landstingets ekonomisystem som ska testas under september för att sedan driftsättas. Benchmarking har genomförts tillsammans med ett flertal andra landsting. Resultatet har överlämnats till landstingsservice och håller på att analyseras. I syfte att samverka med landstingsservices årsredovisning sker redovisningen i samband med kostnämndens årsredovisning. Attraktiv arbetsgivare Medarbetarenkäten för 2011 sammanslaget på samtliga kök inom omsorgsverksamheten ger ett nöjd medarbetar index NMI på 4,41 sett tillbaka under åren 2010 så var det 4,45 och 2009 så var det 4,2. Ny medarbetarenkät genomförs under sista kvartalet Sjukfrånvarostatistiken under perioden redovisas på förvaltningsnivå och visar på en lägre sjukfrånvaro totalt i jämförelse mot kommunen i övrigt, en ökning kan ses på sjukfrånvaron dag Ekonomi i balans Behovet av en högre servicenivå ifrån Landstinget än den beräknade har fortsatt under perioden. Personalbemanningen har därmed inte följt den budgeterade och åtgärder genomförs fortlöpande för att möjliggöra en återgång till den budgeterade nivån. Avslutandet av ombyggnationen i köket har medfört en sänkning av bemanningen, minskat antal portioner under sommarperioden har dock motverkat effekten uträknat per portion. Arbetet med att säkerställa beställningsrutiner och systemstöd fortgår men kräver fortsatt utbildning samt information hos beställaren för att ytterligare kunna minska den administrativa tiden. Beställningarna ifrån sjukhuset kräver fortfarande en högre servicenivå framförallt på grund av de snabba omställningarna i portionsantal, kosttyper och konsistenser. Den ekonomiska uppföljningen behandlas i ett separat ärende vid kostnämndens sammanträde.

10 Kostnämnden (13) 10 (forts) Levererade portioner Örnsköldsgårdens kök Utfall, 23 maj-31 dec Budget, 23 maj-31dec Utfall, jan-aug Budget, jan-aug Prognos Budget Kunder Landstinget sjukhuset Örnsköldsviks kommun Summa Portionsantalet har justerats för både kommunen och Landstinget där kommunen har minskat sitt portionsantal under perioden med 8960 portioner och landstinget med 962 portioner. Denna justering har medfört att fördelningen mellan kommunen och landstinget förändrats gällande den procentuella andelen av de totala gemensamma kostnaderna. Kommunens portionsantal beror på beläggningsgraden på de olika boendeplatserna som Örnsköldsgården levererar till, sommarstängningar av korttidsplatser och minskat antal platser på VIA-enheten. Utveckling och förnyelse Både Örnsköldsviks kommun och Landstinget Västernorrland har målet att nå 25 % ekologiska livsmedel under En gemensam satsning genomförs därför för att successivt öka andelen och nå målet inom avsatt tid. Tilläggsupphandlingar av ekologiska livsmedel pågår och ytterligare ekologiska produkter tillförs sortimentet i september. Förberedelser pågår för ekologisk vecka i oktober där matsedeln bygger på ekologiska råvaror. Inköpsstatistiken visar på att andelen ekologiska varor uppgick till 5,71 % under perioden 1/1-31/3 samt till 6,42 % under perioden 1/4-30/6. En kvalitetssäkring av portioner och måltidsutbud med näringsberäkningar som sammanfaller med Socialstyrelsens vägledning Näring för god vård och omsorg har påbörjats och genomförs under Ett led i detta är information och utbildning i vikten av rätt kost till rätt person samt värdet av mellanmålen. En mindre undersökning av kantinsvinnet gällande potatis har genomförts på sjukhuset samt några äldreboenden i kommunen. Undersökningen visar på att svinnet är relativt stort men att det även är förknippat till serveringssätt. Fortsatt analys av materialet samt dialog med kostombud på avdelningar genomförs under sista kvartalet.

11 Kostnämnden (13) 10 (forts) Kostnämndens behandling Under kostnämndens behandling av ärendet lämnar Marie Mattsson en kompletterande föredragning i ärendet. Kostnämndens beslut Kostnämnden förklarar sig tagit del och godkänner delårsrapport 2,

12 Kostnämnden (13) KostN/2012:4 11 Åtgärder med anledning av nedåtgående statistik för antalet producerade matportioner Vid kostnämndens sammanträde lämnar kostchef Marie Mattsson en redovisning med anledning av farhågorna att antalet matportioner ska minska. Vad gäller VIAavdelningen så har inget formellt beslut fattats om nedläggning. Om nedläggningen genomförs är det inte möjligt att lyfta in en större produktion i Örnsköldsgårdens kök på grund av trängselproblematik. I stället får kostavdelningen möta problemet med bemanningsjusteringar. Kostnämndens beslut Kostnämnden förklarar sig tagit del av lämnad information

13 Kostnämnden (13) KostN/2011:3 12 Förslag till ändring av datum för nästa sammanträde med kost nämnden från den 28 november till den 5 december 2012 Önskemål har framkommit att ändra datum för kostnämndens nästa sammanträde från den 28 november till den 5 december Kostnämndens beslut Kostnämndens nästa sammanträde flyttas från den 28 november till den 5 december