Mark. Nulägesanalys samt förslag till åtgärder Pilotprojekt kommunal reserevision

Transkript

1 Mark Nulägesanalys samt förslag till åtgärder Pilotprojekt kommunal reserevision

2 Sida 2 av 33 Sammanfattning I denna rapport finns resultaten av de två utredningar av fordonsekonomi respektive transportlogistik som genomförts i Marks kommun under Resultaten i rapporten ska ligga till grund för de förändringsarbete kommunen ska påbörja i nästa fas av projektet. Fordonsekonomi Marks kommun har ambitionen att kunna erbjuda personal i olika verksamheter effektiva transporter. Det innebär att transporterna ska ske kostnadseffektivt (d.v.s. till lägsta kostad i förhållande till nytta), säkert och med så liten miljöpåverkan som möjligt. Transporternas karaktär, som t.ex. hemtjänstbesök, ställer stora krav på planering av transporterna. Kommunen utnyttjar för sina transporter ett antal eget ägda fordon och leasade fordon, varav flera är specialutrustade. Därutöver nyttjas personalens egna bilar mot milersättning. För att få en optimal lösning på fordonsutnyttjande och dess kostnader föreslås följande: En rese- samt bilpolicy som reglerar det totala resandet, bilinnehav, rutiner och användandet av biltransporter inom Mark kommun upprättas och fastställs. Hanteringsrutiner som omfattar kommunens fordon utarbetas och fastställs. Kravspecifikation för fordon i förhållande till behov utarbetas och fastställs. Denna specifikation skall ligga till grund för upphandling och för upprättande av långsiktiga ramavtal med leverantörer. Detta skapar en enklare inköpsprocess samt en större stabilitet över tiden. En utvärdering av verkligt fordonsbehov genomföres. Att ett flertal fordon har ett lågt årligt utnyttjande indikerar att en förbättrad samordning kan leda till att antalet fordon kan minskas. Detta gäller speciellt de fordon vilka i nuläget har låg årlig körsträcka och är av kategorin minibussar. Finansieringsavtalet utvecklas i förhandling med leasingbolaget med avseende på innehavstid (mest optimalt per fordon), restvärden (i förhållande till marknadsvärde) och nyttjandetid (enbart betala för den tid finansbolaget betalat för fordonet). En tjänst med huvudansvar för fordonen tillsätts. Ansvaret skall även innefatta befogenhet att agera inom ramen för upprättad policy. Ansvaret innebär en samordning mellan förvaltningar. Utredningen tar inte ställning till vilken organisation/funktion som skall ha detta ansvar. Möjligheten att utöka bilpoolsverksamheten vid kommunhuset kan anses stor men ytterligare utredning bör genomföras. Kommunen har i grunden en relativt väl hanterad fordonspark och merparten av kommunens vinst står att finna i en tydlig styrning av innehav, regelsystem, administration och skötsel av fordonen. Kostnadsuppföljning och kontroll av fordonen är inte godtagbar pga det decentraliserade ansvaret och borde med tanke på den totala omfattningen med avseende på kostnader (och ökande kostnader) styras upp. Besparingar kan göras inom de områden som redovisas i tabellerna nedan. Externa relationer Besparing (ca) Ramavtalsupplägg med 2 3 leverantörer, rabatter och mervärden kr Leasingperiodens längd, månader för fordon med låg körsträcka kr Leasingkontrakt, nyttjandetid kr Momsavdrag, eget köp av extra utrustning kr Restvärdessättning och extern avyttring? Totalt kr Exakt hur stor vinst kommunen kan göra genom en tydligare styrning är svårt att bedöma, Vägverkets uppskattning är att besparingsmöjligheten på sikt väl överstiger 10% av dagens fordonskostnad, främst genom en förbättrad kontroll av innehavet genom ett samordnat ansvar.

3 Sida 3 av 33 Beloppet skall ses som en målsättning och åtgärder skall kunna genomföras inom en tidshorisont om 1 2 år. Ev. vinster står att finna i nya avtalsupplägg. Med avseende på Restvärdessättning så finns en möjlig ekonomisk effekt då ett externt alternativ inte enbart avyttrar fordonet på lokal marknad utan tar hänsyn till var i landet det mest optimala priset kan erhållas. Ekonomisk effekt beräknas inte utan här påtalas att det här kan finnas en möjlighet. Interna förhållanden Behovsanalys avseende antal fordon, typ och antal Värdering behov specialfordon, alternativ extern hyra Centraliserat totalansvar över hela fordonsparken, styrning genom policy och Totalt långsiktighet Besparing (ca) kr kr kr kr Ovanstående innebär en förändring i organisation och ansvar vilket kan innebära en tung utvärderingsoch införandeprocess. Totalt finns en besparingsmöjlighet på 8 10 % av nuvarande fordonskostnad inklusive det administrativa arbete som idag utföres (i relation till av Ekonomikontoret hanterade fordon). Transportlogistik Genom att införa ett logistiskt tänkande vid transport- och arbetsplanering, uppstår inte bara ekonomiska besparingar i form av färre fordon och kortare körsträcka, utan också en lång rad goda bieffekter som påverkar hela verksamheten och organisationen. Utredningen i Marks kommun har omfattat samtliga distrikt inom Hemtjänsten. Hemtjänstverksamheten är indelad i 9 distrikt. Grupperna planerar arbetsdagen i korta intervaller, morgonmöte, förmiddagsmöte, lunchmöte. Mycket tid sammantaget går åt för planering. Personalen upplever stress genom att de inte hinner med allt som skall göras. För planering används papper och penna och ett antal mobiltelefoner per distrikt. Stämpelkort används för arbetstidsregistrering. Inom hemtjänsten kan fordonsinnehavet minskas med cirka 10 bilar och körsträckan kan minskas med ca mil/år (ca 8%). Detta motsvarar en besparingsmöjlighet på ca kr/år. Den minskade körtiden motsvarar cirka 2000 arbetstimmar och effektivare planering bedöms kunna frigöra cirka timmar. Förbättringsförslag Utbilda och inför en planerare för i första hand hemtjänstorganisationen, med uppgift att planera verksamheten för alla vårdtagare och vårdare vecka för vecka. Införskaffa moderna hjälpmedel i planeringsarbetet både vad gäller personal och fordon. Utvidga och samordna samarbetet och delegeringen av det medicinska arbetet mellan SSK och hemtjänstpersonalen. Se över distrikts och områdesindelningar för hela kommunen i syfte att uppnå optimal planeringseffekt. Utred möjligheter till en mer fackindelad hemtjänst, där man skiljer ut städ- och matdistribution från övrig hemtjänstverksamhet.

4 Sida 4 av 33 Innehåll Sammanfattning... 2 Innnehåll Inledning Bakgrund Pilotprojekt kommunal reserevision Nuläge Mark Fordonsekonomi Utgångsläge och metod Ingående material Bilinnehav Allmänt Inköp och rabatter Restvärde och avveckling Service/reparationer och övrig drift Innehavstid Marks kommuns vagnpark (per mars 2004) Fordonsfördelning i hemtjänsten Fordonsfördelning i SSK, Samrehab och övriga delar av det sociala området Sammanfattning och rekommendationer Förslag avseende fordonsinnehav totalt Specialfordon Kommunens upphandling Driftskostnader fordon Allmänt Bensinkort Innehavstid Finansiering Finansieringsalternativ allmänt Kommunens position Försäkring Policy...24

5 Sida 5 av Organisation/administration Intern mot extern administration Förslag Bilpool Bilpool i Marks kommun Transportlogistik Bakgrund Logistikutredningens moment Tidsbegrepp Underlag för uträkningar Hemtjänsten Distriktsindelning Personal Tid hos vårdtagare Larmbesök Fordon Planering Analys Besparingspotential Förslag Förbättringsförslag Förbättringsförslag Förbättringsförslag Förbättringsförslag Förbättringsförslag Bilagor Fordonsekonomi: Bilaga 1: Personalens spontana syn på kommunens fordon Bilaga 2: Specificerat fordonsinnehav Marks kommun Bilaga 3: Förslag till struktur med avseende på bilpolicy Bilaga 4: Hanteringsrutiner Transportlogistik Bilaga 5: Rapport Torestorp Bilaga 6: Källförteckning

6 Sida 6 av 33 1 Inledning 1.1 Bakgrund Det finns tydliga fördelar med att hantera kommuners fordonsflotta på ett samlat, strukturerat och rationellt sätt. Erfarenheter från tidigare utredningar visar att kommuner ofta kan göras väsentliga förbättringar vad gäller antal fordon, val av fordon, körsätt, planering av resor samt vägval. Kommuner som effektiviserar sina transporter kan minska sina kostnader och öka servicen. Effektivare transporter innebär också minska negativ miljöpåverkan, vilket alla vinner på. Det är också en arbetsmiljöfråga vilken bil kommunanställda färdas i och hur lång tid de vistas i trafiken. Bilpool är ett effektivt sätt att minska trafikens miljöbelastning och ett sätt bland flera att organisera sina fordon och tjänsteresor. En bilpool erbjuder ofta nyare bilar som har betydligt bättre miljöegenskaper än genomsnittsbilen. Dessutom är nyare bilar betydligt mer trafiksäkra än gamla och bidrar därmed till en säkrare arbetsmiljö. I Vägverkets uppdrag ingår att arbeta för att trafiken ska bli effektivare. Effektivare trafik betyder bland annat bättre framkomlighet, mindre utsläpp av växthusgaser samt ökad trafiksäkerhet. 1.2 Pilotprojekt kommunal reserevision Vägverket driver Pilotprojekt kommunal reserevision för att minska miljöpåverkan från trafiken och bidra till ökad trafiksäkerhet. Genom att stimulera kommuner att effektivisera sina transporter och på så sätt spara pengar, öka servicen och skapa en bättre arbetsmiljö, minskas även utsläpp av växthusgaser och buller. Mindre tid i bil och bättre bilar ökar dessutom trafiksäkerheten. Utifrån erfarenheter från utredningar i Marks och Orust kommuner ska en metod utarbetas och en handledning tas fram för förbättring av fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Denna handledning ska spridas till andra kommuner. Information om de erfarenheter som projektet gör ska även spridas under projekttiden. 1.3 Nuläge Mark I denna rapport finns resultaten av de två utredningar av fordonsekonomi respektive transportlogistik som genomförts i Orust kommun under Resultaten i rapporten ska ligga till grund för de förändringsarbete kommunen ska påbörja i nästa fas av projektet. Revisionen av fordonsekonomin har utförts av Lars Peterson, Ynnor Tjänstebilsförlaget AB, telefon , e-post lars@ynnor.se. Revisionen av transportlogistiken har utförts av Jan Espekrona, ECE Network, telefon / , e-post jan@espenkrona.se. En motsvarande rapport finns för resultaten av översynen av fordonsekonomi och transportlogistik i Orust kommun.

7 Sida 7 av 33 2 Fordonsekonomi Avsnitt 2 är sammanställt av Lars Peterson, Ynnor AB. 2.1 Utgångsläge och metod Existerande leverantörsavtal, uppgifter om vagnparkens status samt intervjuer med ansvariga personer bildar grunden till analysen. Avtalen och användningen styr vad Marks kommun betalar för bilarna och vilka risker som tas av kommunen under innehavstiden och vid avveckling. Sammansättningen av vagnparken bestämmer i hög grad hur kostnaderna kommer att se ut på kort, medellång och lång sikt. Följande områden har inte studerats i utredningen; De fordon som ägs/leasas av SBF utanför avtal med Ekonomikontoret och fordon som användes för speciella ändamål som räddningstjänsten (omfattar ett fåtal fordon). Det underlag som bearbetats med avseende på Ekonomikontorets fordon är enligt vår uppfattning tillämpligt på övriga fordon med avseende på Organisation/Administration. Fordon över 3,5 ton, lastbilar/bussar. Djupanalys med avseende på utökad bilpool då strukturerat underlag saknats Ingående material I analysen ingår följande material: Upphandlingsdokument och offerter/avtal från leverantörer (fordon och finans). Avtal för försäkring reglering av försäkringsvillkor samt skadeutfall. Övergripande kostnadsuppföljning - information om fordonens totala driftskostnad. Ersättningsregler för nyttjande av egen bil i tjänst samt kostnaden för denna transportform. Fordonsförteckning och geografisk spridning av dessa fordon. Intervjuer med personal, inkluderat av Ekonomikontoret genomförd enkät, exempel på kommentarer finns i bilaga Bilinnehav Allmänt Bilinnehav innebär normalt stora kostnader. I verksamheter av marknads- och servicekaraktär (inkluderat kommuner) är det den 3:e till 5:e största kostnadsgruppen, en kostnadsgrupp som blir allt viktigare att kontrollera, detta beroende på den kraftiga ökningen av fordonsrelaterade kostnader som service och reparationer, bränsle och försäkringar. Kommunens ambition är att hålla kostnaderna på en låg nivå, utan att göra avkall på en hög servicenivå mot anställda och kommuninvånare, samtidigt som en hög säkerhetsnivå (inkluderat arbetsmiljö) och en positiv miljöeffekt ska kunna uppnås. I en organisation (privata företag såväl som offentlig verksamhet) ligger större delen av fokuseringen i samband med inköpstillfället (rabatter och räntenivå). Väsentligare är att ha fokus på hela innehavsprocessen, inklusive drift och senare avveckling, den s.k. livscykelkostnaden. Nedan beskrivs de viktigaste faktorerna i denna innehavsprocess Inköp och rabatter Den vanligaste komponenten i ett avtalsförhållande mellan kunden och fordonsleverantören är rabatten på bilar, extra utrustning och service/reservdelar. Rabatten uppstår som en bonus då volymerna ökar, vilket sker vid en minimering av antalet avtal (fler enheter per leverantör). Viktigt är att utöver

8 Sida 8 av 33 rabatter kunna förhandla sig till mervärden i form av försäkringslösningar, administration av vagnparken, hyrbilsavtal/lånebilar, hjälp med besiktning, däckadministration mm. De mervärden man kan erhålla har oftast större ekonomisk effekt över innehavstiden än en marginellt ökad rabatt. Inköpsprocessen generellt inom kommuner fungerar efter två olika principer: Upphandling av ramavtal (ramavtalsupphandling) för leverans av fordon under en bestämd period, normalt månader (grundavtal 3 år med möjlig förlängning om max 2 år). Fördelar med denna metod är: - Upphandlingsprocessen, som är administrativt belastande och kostsam, sker med större tidsåtskillnad. - Långsiktig relation till leverantören/-erna (inklusive generalagent) kan byggas upp och ekonomiska fördelar kan erhållas genom specialerbjudanden mm. Kommunen blir en prioriterad kund. Specifik upphandling (behovsrelaterad upphandling) när behov uppstår, omfattar då en mindre andel av kommunens totala fordonspark. Fördelar med denna metod är: - En bättre anpassning till marknadsutvecklingen (nya modeller och/eller annat fabrikat). - Kortsiktig möjlighet att utnyttja en tillfällig marknadssituation Kommunens position Marks kommun arbetar efter principen att upphandling genomföres när ett tillräckligt stort behov av fordon uppstår (behovsrelaterad upphandling), normalt 5 15 fordon. Vid dessa tillfällen utnyttjas av Kommentus upprättade ramavtal. Processen är tidskrävande, komplicerad och kortsiktig. Kommunen borde övergå till ett mer strukturerat inköpsförfarande genom ett eget s.k. ramavtalsupplägg över längre tid vilket ger följande fördelar: En stabil kostnadsnivå känd för kommunen. Minskad total administration. En upphandlingsprocess med framtagande av underlag, utvärdering och genomförande kostar minst 0,5 1,5 manmånaders arbete, motsvarande en kostnad per tillfälle om kr. Vid ett flertal återkommande upphandlingar, som i Mark, åtgår alltför mycket administrativ tid som troligtvis kan användas mer effektivt. Kontrakt skrivs med generalagenten vilket ger en utökad trygghet och möjlighet att utnyttja specialerbjudanden i större omfattning. Generalagenten säkerställer leveranser till kommunen även om lokal leverantör skulle bytas ut, försättas i konkurs och liknande. I ett ramavtalsupplägg kan enklare skapas en relation till leverantören som kan minska (förhandlingssituation) den totala administrativa belastningen, exempelvis genom hämta och lämna - service, och däcksbyte. Ofta är rabatten på fordonet av mindre värde under innehavstiden än de mervärden som exemplifieras ovan. Kommunens arbete med behovsrelaterad upphandling har varit framgångsrik utifrån ett historiskt perspektiv, med bra rabatter mm, men bör tas under övervägande, speciellt utifrån det administrativa perspektivet (se ovan). Kraven i kommunens upphandling är tydliga men tydligt avtal som reglerar respektive parts ansvar saknas och bör vid fortsatt användande av denna metod upprättas (vem ansvarar för vad?). Ett problem med den typ av upphandling kommunen praktiserar är att en omfattande spridning av fordonsmärken och typer kan erhållas. Detta kommenteras under avsnitt 2.3 Marks kommuns vagnpark.

9 Sida 9 av 33 Rabatterna på fordonen är i nuläget bra till mycket bra men kan troligtvis ytterligare förbättras i ett mer långsiktigt samarbete (ramavtal). En utökad rabatt om en procent innebär för 100 fordon en årlig besparing om ca kr genom lägre finansieringsvolym/pris. En långsiktig upphandlingsstrategi, med ramavtal som förslag, kräver en tydlig bilpolicy och en utvecklad organisation, se vidare nedan avsnitt 2.8 Policy och 2.9 Organisation/Administration Restvärde och avveckling Restvärdet bestämmer vad fordonet är värt efter avtalstidens slut. Det innebär alltid en risk att inte veta restvärdet två till fyra år framåt vilket är normalperioden vid finansiell leasing. Det restvärde som åsätts fordonet i samband med leasingkalkylen är ett s.k. kalkylerat restvärde som inte speglar fordonets verkliga värde efter avtalstidens slut, även om värdet i kalkylen baseras på en viss erfarenhetsgrund. Kunden står i dessa sammanhang den fulla risken. Ett sätt att lösa risktagandet och som man bör förhandla sig till är att leverantören åtar sig att garantera restvärdet och till ett fastställt pris återköpa fordonet och samtidigt beskriva vad som ingår i denna garanti. På så sätt kan kommunen bättre kontrollera hela finansieringskostnaden och veta vad bilen är värd (minimum) efter avtalsperioden. Detta innebär förutom en mer kontrollerbar kostnad över tiden att ett omfattande avvecklingsarbete /försäljningsprocess undviks. Ett alternativt sätt att få ut ett maximalt värde för fordonet kan vara att utnyttja den tradingtjänst som bl.a. Nordea kan erbjuda (se avsnitt 2.6 Finansiering) och/eller använda ett auktionsförfarande som blivit mer etablerat i Sverige och idag används av ett stort antal företag (empelvis Gatubolaget i Göteborg) Kommunens position Marks kommun arbetar med finansiell leasing utan garanterade restvärden. Det restvärde som anges i leasingavtalen är ett kalkylerat restvärde överenskommet mellan parterna men är ingen garanti för vad bilen betingar för värde vid kontraktets avslut/motsv. Avtalen skrivs normalt på 36 månader men flera avtal har förlängts med 24 månader. Effekterna och riskerna med detta beskrivs mer under avsnitt 2.6 Finansiering. Utöver den rent finansiella leasingen finns separata service- och reparationsavtal, se nedan Service/reparationer och övrig drift Det är under bilens drifttid de största och mest osäkra kostnaderna uppstår och risken för s.k. kostnadsläckage under innehavstiden är uppenbar. Kostnadsläckaget uppstår när en fullgod kontroll över bränsleförbrukning och kostnader för service och reparationer mm saknas eller är bristfällig. Detta är ofta fallet vid ett decentraliserat handhavande av fordonsparken och ett icke fullgott uppföljningssystem. Ett sätt att minska risken kan vara att centralisera ansvar och att införa ett detaljerat uppföljningssystem. Det senare kan erbjudas genom avtal om extern administration, se avsnitt 2.9 Organisation /Administration. För ytterligare kontroll kan avtal tecknas med leverantören för service och reparationer. Kostnaden kan enklare kontrolleras och budgeteras. Dessutom ger det erfarenhetsmässigt ca 50 öre lägre kostnad per mil och fordon över innehavstiden. Det finns idag en stor osäkerhet med avseende på denna typ av avtal då EU:s förändrade regler (Gruppundantaget) har inneburit en prispress på service och reparationer. Anledningen till denna prispress är att tillverkare/generalagenter inte längre har möjlighet att blockera mindre verkstäder genom att inte leverera reparationsmanualer och specialverktyg. Detta gör att mindre verkstäder troligtvis kan erbjuda lägre timpriser Kommunens position Marks kommun har valt för merparten av fordonen att teckna s.k. service- och reparationsavtal (trygghetsavtal). Serviceavtalen är mycket förmånliga varför någon besparingsmöjlighet inom kommunen här inte kan konstateras.

10 Sida 10 av 33 Vad kommunen bör bevaka är de förändrade serviceintervaller som i nuläget sker avseende de flesta fordonstyper. Det kan innebära att milkostnaden i ett serviceavtal kan reduceras, något som bilhandeln normalt inte tar ett eget initiativ till att genomföra. Vid en framtida upphandling skall priser för service- och reparationsavtal ställas mot möjlighet och kostnad för löpande service. Kommunen har en form av centraliserat ansvar genom Ekonomikontoret, som hyr ut fordonen till respektive förvaltning till ett fast pris, kalkylerade kostnader för fordonet inklusive en administrativ avgift. Den löpande driften av fordonen ansvarar respektive förvaltning för, därigenom saknas ett helhetsansvar. Mer om detta beskrivs i avsnittet 2.9 Organisation /Administration. Baserat på den information som erhållits utifrån ekonomisystemet kan slutsatsen dras att noggrannheten i uppföljningen kan utvecklas. Exempelvis kan man ur objektredovisningen inte finna helt tillförlitlig information (=totalkostnad) per fordon. Det syns som om samtliga fordonskostnader inte objektredovisas på korrekt sätt då alltför stor spridning med avseende på kostnadsbelastningen kan konstateras för likartade fordon med ungefär likvärdiga körsträckor. Avstämning har vidare gjorts mot en teoretisk kalkyl där merparten av kostnaderna är mer eller mindre kända (leasing, skatt, försäkring och service) vilket förstärker ovanstående bedömning. Under 2004 har uppföljningen inom Ekonomikontoret stadigt förbättrats genom införande av systemet KoMMa. Effekter och risker beskrivs närmare under avsnitten 2.5 Driftkostnader fordon och 2.9 Organisation/Administration Innehavstid Under 90-talet förlängde många företag sin innehavstid till 5 år eller mer för att kortsiktigt (?) sänka sina kostnader för vagnparken. De flesta har gått ifrån detta då totalekonomin över en längre period snabbt försämrades. Ofta blev totalkostnaden över tiden högre eftersom värdeminskningen på fordonen var nedåtgående och service- och reparationskostnaderna ökade dramatiskt. Även aspekter som att vagnskadeförsäkringen upphörde att gälla, vilket påverkar försäkringspremien, bidrar till att förstärka bilden av att innehavet bör maximeras till månader milbegränsat i intervallet mil. Rekommendationen baseras på tidigare erfarenheter men måste värderas mer i detalj med avseende på kommunens specifika fordonsinnehav. Vid det som inträffar först bör bilen bytas. Innehavstiden kopplas till de avtal som i övrigt tecknas för fordonet, som service- och reparationsavtal, garanterat restvärde och finansiering. Det är viktigt att innehavet kan styras (omfördelning av fordon) så att ev. tariffer på övermil (vid leasing och serviceavtal) inte markant drabbar bilens driftskostnader Kommunens position Marks kommun arbetar efter grundmodellen 36 månader utan annan bestämning av miltalen än en årsnorm för bestämmande av kalkylerat restvärde (i normalfallet mil/år, undantag finns). Vanligt har inom kommunen varit att förlänga leasingavtalen, främst baserat på ett lågt årligt miluttag. Mer om innehavstid kan studeras i avsnitt 2.6 Finansiering. 2.3 Marks kommuns vagnpark (per mars 2004) Marks kommun innehar 180 fordon, varav 35 st. är lastbilsregistrerade. Av det totala innehavet leasas 109 st., resterande fordon ägs av kommunen, bl.a. som en effekt av utköpta leasingkontrakt där det kan ha uppstått ett behov inom en annan förvaltning än den som tidigare nyttjat fordonet. Av antal fordon totalt, 180 st., är 28 fordon registrerade på SBF. Förutom antalsstatistik baseras kommentarer mm på de fordon som ägs av kommunen med Ekonomikontoret som huvudman, totalt = 152 st. fordon. Tabellen nedan visar märkes-, modell- och åldersfördelning avseende fordonsinnehavet per mars 2004 (mindre förändringar har skett sedan denna tidpunkt).

11 Sida 11 av 33 Märke Antal Andel 1 3 år >3 år LB-reg Ford 25 st 14% 17 st 7 st Mazda 2 st 1% 2 st 2 st Mitsubishi 4 st 2% 1 st 3 st 4 st Mercedes 1 st 1% 1 st 1 st Nissan 4 st 2% 4 st 3 st Opel 9 st 5% 6 st 2 st Peugeot 33 st 18% 5 st 1 st 5 st Renault 52 st 29% 20 st 7 st Seat 5 st 3% 5 st Toyota 18 st 10% 5 st 9 st Volkswagen 21 st 12% 9 st 6 st Volvo 6 st 3% 2 st Totalt 180 st 100% 97 st 83 st 35 st 54% 46% En komplett fördelning per märke och typ redovisas i Bilaga fordon är lastbilsregistrerade vilket innebär 20% av den totala fordonsparken. Av de lastbilsregistrerade fordonen är merparten över 5 år gamla och tillhör till dominerande del SBF. Genom inköpsförfarandet ( Behovsanpassat ) tillsammans med de enskilda förvaltningarnas individuella krav har kommunen idag totalt 12 olika bilmärken samt varianter av dessa som innebär totalt ca 37 olika modeller. Fordonsparken karaktäriseras vidare av att genomsnittsåldern på fordonen är relativt hög, 46% är äldre än tre år och 30% äldre än 5 år. Detta är ett strategiskt val (?) som kommunen gjort men innebär ett stort risktagande med avseende på driftskostnader, säkerhet/arbetsmiljö, miljö och restvärden. Observera att en stor andel av fordon äldre än 5 år är specialfordon i form av lastfordon, bussar m.fl., se vidare avsnitt Specialfordon. Åldersfördelningen är normal i förhållande till andra kommuner när man valt att förlänga leasingkontrakt, alternativt köpt ut fordonen efter leasingavtalens utgång. Metoden kan beskrivas som att man skjuter problemen på framtiden. Ett mer kontinuerligt utbyte av fordon skapar normalt en bättre långsiktig ekonomisk stabilitet och ett antal risker, ekonomiska, miljö- och säkerhetsmässiga, kan undvikas. Ca 70% av fordonen representeras av 4 märken. Att tydligare hålla fast vid ett fåtal märken och större enhetlighet i vagnparken skapar förutsättningar för ett stabilare fordonsinnehav på längre sikt. 2 3 märken/leverantörer borde enligt vår uppfattning kunna täcka kommunens behov av olika fordonstyper, specialfordon ev. undantaget. Utöver risken för ökande driftskostnader (inklusive försäkring), ev. stilleståndskostnader och meradministration kan en vagnpark som den kommunen har innebära följande: I samband med utbyte av fordonen kan driftkostnadsbudgeten kraftigt komma att ökas genom högre leasingavgifter då många fordon är i behov av utbyte vid ungefär samma tidpunkt och förlängningshyran (år 3 5) varit lägre än ursprungshyran (år 1 3). En markant risk finns att vid en förnyelse av vagnparken restvärdet på existerande fordon kan påverkas negativt då alltför många fordon och av samma typ/storlek samtidigt kan komma ut på marknaden. Kommunen har i nuläget en plan för avveckling/utbyte som minskar denna risk.

12 Sida 12 av 33 Kostnadskontrollen kan bli eftersatt då kunskapen om service- och reparationskostnader minskar jmf med en mer enhetlig fordonspark. Enhetlighet ger en ökad kunskap över tiden. Kommunen bör snarast avveckla udda och äldre fordon i vagnparken som Seat, Volkswagen (samtliga typer) och Volvo. Anledningen är främst av miljö- och säkerhetsskäl (arbetsmiljö) samt risk för kraftigt ökande reparationskostnader Fordonsfördelning i hemtjänsten Fordonens fördelning inom hemtjänstens större verksamhetsområden kan beskrivas och kommenteras enligt nedan. Observera att antalet fordon och kostnader kan uppvisa en differens i förhållande till nuläge pga att fordon omfördelats, bytts ut mm. Kostnaderna är baserat på presenterad redovisning och då flertalet fordon ägs (utköp ur leasingkontrakt) finns i flera fall avskrivningskostnaden inte medtagen (obekant per enhet/fordon). Det kan inte ses som acceptabelt att inte samtliga fordonskostnader detta fall avskrivning inte objektsförs. Område Antal 1 3 år >3 år Mil/år Mil/år/bil (snitt) Kostnad/år Kostad/mil Hyssna/Fotskäl 7 st 6 st 1 st kr 23:63 kr Horred/Björketorp 9 st 5 st 4 st kr 22:32 kr Fritsla 3 st 3 st kr kr Kinna 9 st 5 st 4 st kr 23:70 kr Kullabyn 4 st 4 st kr 17:09 kr Skene 5 st 3 st 2 st kr kr Sätila 5 st 2 st 3 st kr 27:75 kr Örby 4 st 3 st 1 st kr 42:66 kr Totalt 46 st 31 st 15 st kr 24:47 kr Mil/år baseras på rapporterade mätarställningar Kostnaderna är redovisade totalkostnader för år 2003 inklusive bränsle. Totalsammanställningen uppvisar en tydlig differens mot projektredovisningen som inte belastas med exempelvis bränslekostnader och övriga förvaltningsrelaterade kostnader Hyssna/Fotskäl Milantalet per år varierar mellan mil (Toyota Corolla) och mil (Toyota Rav4). Ett jämnare miluttag bör eftersträvas genom mer effektiv planering. Fordonen låses med stor sannolikhet till bestämda personer och områden men borde kunna hanteras mer flexibelt. Då merparten av avtalen skrivs med mils nyttjande per år kan restvärdet påverkas negativt såväl som serviceavtalen där övermil debiteras extra. Mer om detta i sammanfattningen nedan. Ett fordon, Seat Cordoba, nyttjas på förlängningshyra. Rekommendationen är att avyttra detta fordon så snart möjligt då restvärdet på denna typ av fordon är mycket lågt genom ett troligt ökat reparationsbehov. Detta innebär en ekonomisk risk för kommunen. Behovet av Renault Scenic (4WD) bör utredas. Kostnaden kan utifrån projektredovisningen synas låg, med stor sannolikhet beroende av felföring av kostnader. I en direkt jämförelse med likvärdig Renault Megane är milkostnaden sannolikt ca 5 kr/mil lägre, baserat nedan på kostnadsuppgifter avseende Horred/Björketorp.

13 Sida 13 av Horred/Björketorp Områdets bilpark är relativt gammal, exempelvis bör en VW Polo kunna bytas ut då den inte representerar en säkerhetsnivå som kan ses som tillfredsställande (>5 år gammal). Dessutom underutnyttjas denna bil med avseende på antalet mil (kort körsträcka) varför den mer skulle kunna betraktas som en reserv-/servicebil. Spridningen i antalet mil är relativt stor, mil (VW Polo) till (Renault Scenic). Även här bör en jämnare körprofil eftersträvas genom tydligare styrning av nyttjandet. Behovet av Renault Scenic (4WD) bör utvärderas. Fordonen är totalt relativt dyra i drift, ca 5 kr/mil högre i en jämförelse mot Renault Megane. Ett utbyte skulle kunna innebära en besparing om ca kr/år Fritsla Området har en ung vagnpark men med ett lågt totalt utnyttjande, snittmilen per år ligger på ca mil. Behovet av Renault Scenic bör utvärderas, merkostnaden jämfört med en Renault Megane är c:a kr/år baserat på enhetens körmönster Kinna Området har en väl motiverad vagnpark med avseende på arbetsområdet. Vagnparken är gammal, 5 fordon är äldre än 5 år och bör av säkerhetsskäl snarast bytas ut. Snittmilen är mil/år men varierar mellan 930 mil (Peugeot 306) till (Renault Megane). En tydligare styrning av användningen, fördelning av nyttjande bör införas Kullabyn/Torestorp Enheten har få fordon men med ett mycket högt milutnyttjande, i snitt mil/år och fordon. Kostnaden per mil är totalt sett låg beroende av de höga miltalen men bör värderas ytterligare, finns behov av ytterligare fordon? Skene Fordonsinnehavet karaktäriseras av en relativt ålderstigen vagnpark med ett lågt utnyttjande per fordon. Körsträckan är i snitt ca mil per år, varför dessa fordon borde kunna bytas med andra verksamheter inom hemtjänsten för ett mer effektivt utnyttjande. Se vidare under avsnitt Sammanfattning och Rekommendationer. Som tidigare sagts bör en Seat Cordoba snarast bytas ut då den speciellt i detta område har en alltför hög årlig kostnad i ett förlängt leasingkontrakt Sätila Området har en relativt gammal vagnpark med ett i genomsnitt lågt utnyttjande, ca mil/år. Inom ramen för hemtjänstorganisationen borde en omfördelning av fordon kunna ske för bättre nyttjande av kommunens avtal. Motsvarande flera övriga områden bör behovet av Renault Scenic värderas. Besparingspotentialen per år vid ett byte till Renault Megane kan värderas till ca kr Örby Området har en ung struktur på fordonsinnehavet men en mycket lågt nyttjande, drygt mil/år och fordon. Omfördelning i enlighet med ovan bör värderas. Genom det låga milutnyttjandet blir snittkostnaden per mil högt.

14 Sida 14 av Fordonsfördelning i SSK, Samrehab och övriga delar av det sociala området Fordonens fördelning inom SSK, Samrehab och övriga delar av det sociala området kan beskrivas och kommenteras enligt nedan. Observera att antalet fordon och kostnader kan uppvisa en differens i förhållande till nuläge pga att fordon omfördelats, bytts ut mm. Kostnaderna är baserat på presenterad redovisning och då flertalet fordon ägs (utköp ur leasingkontrakt) finns i flera fall avskrivningskostnaden inte medtagen (obekant per enhet/fordon). Det kan inte ses som acceptabelt att inte samtliga fordonskostnader detta fall avskrivning inte objektsförs. Område Antal Mil/år Mil/år/bil (snitt) Kostnad/år Kostad/mil SSK 17 st kr 30:39 kr Samrehab 11 st kr 43:74 kr Sociala omr övriga 29 st kr kr Totalt 57 st kr 36:03 kr SSK Totalt har SSK-organisationen 17 fordon till en total kostnad av kr/år. Det totala milantalet är mil/år varför snittkostnaden för dessa fordon är 30:39 kr/mil. Att snittkostnaden blir väsentligt högre jämfört med hemtjänstorganisationen står främst att finna i ett relativt lågt genomsnittligt miluttag, mil/år. Milantalet varierar kraftigt och kan ses i intervallet 550 mil/år (Toyota Corolla/Öst) till mil/år (Toyota Rav4/Syd). Det kan tolkas som att vissa fordon favoriseras av personalen och därigenom utnyttjas kraftigt under det att vissa fordon mer kan betraktas som supportfordon. Speciellt inom område Öster finns ett antal kortmilare, 5 st, vilka dessutom är relativt ålderstigna, 4 5 år. En besparingspotential om 2 fordon bedöms kunna finnas inom ramen för SSK-verksamheten. Detta skulle innebära en årlig besparing om ca kr. Observera att detta enbart ett riktvärde, en möjlighet, och skall omfattas av en mer ingående logistisk värdering där även hänsyn tas till i övrigt tillgängliga fordon under natt och helger (fordon från övriga organisationer, som hemtjänsten). En tydligare samordning med Hemtjänsten skall kunna eftersträvas Samrehab Organisationen innehar 11 fordon av relativt homogen karaktär. Det totala milantalet är mil/år vilket motsvarar mil per fordon och år. Milantalet är relativt jämt fördelat och kan betraktas som lågt för ett effektivt innehav. Projektredovisade kostnader är kr för år 2003, den verkliga kostnaden (inklusive bränsle) ligger troligtvis i nivån kr vilket skulle motsvara en kostnad på 43:73 kr/mil. Att milkostnaden blir väsentligt högre jämfört med hemtjänsten står att finna i det låga milantalet samt att samtliga fordon (ett undantag) är på leasingkontrakt. Vår uppfattning är, att det verkliga behovet av antalet fordon bör utvärderas och att planeringen avseende nyttjandet förstärks. Vid vissa typer av transporter kan korttidshyra vara aktuellt. Ett jämförbart fordon kan av kommunen hyras till en milkostnad (inklusive bränsle) om 40 kr att jämföras med snittet enligt ovan, 43:74 kr/mil. Den stora förtjänsten i ett hyresalternativ står inte att finna i ovanstående mellanskillnad utan

15 Sida 15 av 33 mer i att man vid en korttidshyra vill utnyttja fordonen så effektivt som möjligt vilket leder till en förbättrad planering. Genom det låga utnyttjandet är vår bedömning att minst ett fordon genom effektivare planering kan ses som överflödigt. Detta skulle innebära en årlig besparing om c:a kr. Se vidare SSKorganisationen Sociala området övrigt Redovisade fordon inom övriga delar inom social området är sammantaget 29 stycken. Total årlig körsträcka är mil vilket motsvarar mil per fordon och år. Kostnaden för dessa fordon bedöms till kr/år (baserat på projektredovisning och beräkning av bränsle samt övriga kostnader) vilket innebär att milkostnaden hamnar på 37:09 kr exklusive avskrivningar för 10 fordon. Åldersfördelningen på dessa fordon är mycket spridd, 6 är äldre än 5 år och bör av säkerhets- /arbetsmiljö- och miljöskäl snarast bytas ut. Som sagts tidigare syns det som om ett flertal fordon till stor del nyttjas i den förvaltningsinterna servicen (interna ärenden) och kommunen bör grundläggande analysera behovet av antalet fordon. Fordon låses lätt till olika enheter även där den geografiska närheten finns, en större samverkan och bättre planering skulle ge ett bättre utnyttjande, lägre milkostnad och en förbättrad ekonomisk position. Inom förvaltningen finns ett antal bussar vilkas ålder överstiger 9(!) år. Detta kan ur arbetsmiljöhänsyn inte anses vara acceptabelt. Viktigt är att notera de arbetsmiljökrav som rimligen kan ställas från arbetsgivarens sida speciellt om dessa fordon körs av anställda som kan ha bristfällig utbildning vid färd med typen av fordon. Dessutom transporteras kunder i fordonen vilka kan utsättas för en större risk jämfört med en inhyrd transport Sammanfattning och rekommendationer Sociala området Hemtjänstorganisationen är den enhet inom kommunen som har det största fordonsbehovet, dimensionerat efter antal vårdtagare och geografisk struktur. Det kan vara svårt att förändra fordonsinnehavets typ och antal. Genom logistikanalysen, separat utredning, kan fordonsbehovet komma att förändras. Nedanstående rekommendationer får ses utifrån en allmän syn där kommunen bör arbeta mer aktivt med kontinuerlig utvärdering: Utforma en tydlig behovsspecifikation med avseende på fordonstyp, utrymmesbehov, säkerhet, miljö och ekonomi. Denna utvärdering leder med stor sannolikhet till en mer långsiktig styrning av fordonsinnehavet mot ett färre antal märken/modeller. Aktivt arbeta för att en omfördelning av fordon sker mellan olika enheter för erhållande av ett jämnare miltal. Ett jämnare miltalsuttag kan vara till fördel i samband med utbyte/restvärde samt att risken för övermilsdebitering vid serviceavtal kan begränsas (olika konstruktion vid aktuella avtal). Utvärdera behovet av Renault Scenic. Dessa fordon är av typen 4WD (fyrhjulsdrivna) och bör föranleda en seriös diskussion inom kommunen med avseende på behov. Att behöva en viss typ av fordon vid ett fåtal tillfällen per år motiverar inte det innehav kommunen har idag av 4WDfordon. Merkostnaden för denna typ av fordon jämfört med en standard Renault Megane kan uppskattas till c:a kr/år och fordon. Utbyte av samtliga ger en besparingsmöjlighet på kr/år. Motsvarande prisskillnad står att finna vid ett val av Renault Kangoo 4WD (fyrhjulsdriven i likhet med Scenic med en fortsatt hög säkerhetsnivå). Se möjligheter till sammanslagning av hemtjänst områden för mer effektivt fordonsutnyttjande. Exempelvis borde Kinna, Skene och Örby kunna värderas utifrån denna synpunkt. Vidare bör en utökad samordning med övriga delar inom det sociala området kunna ske. Vår erfarenhet från ett

16 Sida 16 av 33 antal kommuner är att ju större kommunen är så växer lätt antalet fordon baserat på ett kortsiktigt behov. Utbyte av udda fordon som Cordoba, Polo och ev. Toyota bör snarast genomföras Övriga områden Bland övriga fordon så är ett stort antal mycket gamla, exempelvis finns inom skolområdet ett antal bussar vilka med tanke på att de säkerhetsmässigt inte uppfyller dagens krav kan ses som direkt farliga om de används för transport av elever, personal m.fl. Denna typ av fordon bör snarast bytas ut. Denna typ av fordon kan ur ett ekonomiskt perspektiv ses som billiga men kan vid en ev. olycka få även förödande ekonomiska konsekvenser. Kommunen bör göra en genomgripande analys av det totala behovet av bussar. Denna typ av fordon låses normalt till en specifik förvaltning, där nyttjandet normalt kan anses lågt. En förändring i organisationsstrukturen, med enhetligt ansvar (en transportcentral) kan troligtvis ge ett effektivt utnyttjande (transport vid behov). Komplettering med externa tjänster vid denna typ av fordon kan vara ett fullgott alternativ till eget ägande Förslag avseende fordonsinnehav totalt Följande föreslås genomföras: Genom en tydlig kravspecifikation underlättas upphandlingsförfarandet samt interna diskussioner kan minimeras i ett längre perspektiv (alla vet vad som gäller). En tydlig kravspecifikation utarbetas med avseende på fordon att användas inom olika verksamhetsområden. Kraven skall omfatta följande: - Utrymmeskrav med avseende på passagerare och lastförmåga. Frågor som bör ställas är; hur många personer transporteras normalt i fordonet?, vilket typ av varor/utrustning transporteras normalt?. - Krav på säkerhetsnivå, exempelvis i förhållande till EuroNCap och Folksam (Hur säker är bilen 2003). Exempelvis fyra stjärnor i EuroNCap inom storleksklassen samt antisladdsystem och säten med whiplashskydd. - Miljökrav med avseende på bränsleförbrukning och/eller alternativt drivmedel. Exempelvis sätts kraven långsiktigt med minskning av bränsleförbrukning år från år. - Utrustningskrav vad gäller fordonens standardutrustning samt extra utrustning efter behov. Kommunen bör övergå till att upphandla ramavtal för en längre period. Ramavtalen bör omfatta 2 3 leverantörer som kan tillgodose kommunens behov av fordon, person- såväl som lätta lastbilar. Ramavtalsupphandlingen bör omfatta fordonsservice, avveckling mm. Kommunen bör planera för att anskaffning av fordon sker kontinuerligt över tiden inom upprättade ramavtal. Genom en större anskaffning vid en tidpunkt, vilket samtidigt innebär en avyttring vid i stort sätt samma framtida tidpunkt kan restvärdet komma att påverkas negativt. Nedan redovisas ett antal punkter som blir resultatet av införandet av ovanstående förslag och leder till ökad effektivitet i arbetet med vagnparken: Förenklade rutiner i samband med leverantörskontakter. Leverantören kan påläggas utökat ansvar för kommunens bilar. Kommunen blir en viktigare kund. Inköp och avveckling av hela vagnparken ligger på få avtal, vilket ökar kontroll och översikt.

17 Sida 17 av Specialfordon Avseende specialfordon (främst åsyftas minibussar) kan separata avtal upprättas (om inte huvudleverantören kan leverera dessa), d.v.s. enstaka fordon kan införskaffas från lämplig leverantör utanför de ramavtal som tecknats med billeverantörer, eller via ett för ändamålet upprättat ramavtal. Antalet specialfordon bör minimeras eftersom de är svåra att alternativanvända inom kommunen och förmodligen är kostnaden under innehavstiden hög (en djupare analys av detta bör genomföras). Exempel: En ny minibuss (ex Renault Master) kostar ca kr/år vid mils körning vilket ger en kostnad på 75 kr/mil. Ett inhyrt fordon (prislista Statoil) kan köras till en kostnad av 62 kr/mil (dygnshyra + 5 kr/mil). Om det egna fordonet används 50% av tillgänglig tid skulle ett hyresalternativ kunna innebära en besparing om ca kr/år. Erfarenheten är att flertalet specialfordon står till respektive förvaltnings disposition och i stor utsträckning används för korta transporter, s.k. budkörning. Detta är ett mycket oekonomiskt transportalternativ för kommunen. Med avseende på specialfordon kan dessa samlas i en gemensam grupp, en busspool varifrån respektive enhet vid behov hyr fordonet internt. Alternativ eller komplement kan vara att ingå långsiktiga hyresavtal med lokala taxiföretag (eller motsv.) vilka kan överbrygga extra behov. Detta kan då ske med betydligt modernare fordon med avseende på säkerhet och miljö och till ett pris som ligger i paritet med korttidshyra enligt exemplet ovan. 2.4 Kommunens upphandling Marks kommun har arbetar efter principen att upphandling verkställs när ett behov av fordon uppstår, behovsrelaterad upphandling. Antalet fordon vid denna typ av upphandling kan variera men omfattar normalt 5 15 fordon. Denna princip skapar en stor administrativ process med interna diskussioner, dokumentation, utvärdering, kontraktsskrivande mm. Genom att övergå till upphandling av ramavtal (en eller flera leverantörer för en längre tidsperiod) kan denna process avsevärt minskas samt att mer långsiktiga relationer kan skapas. Inköpsprocessen styrs av Inköpsenheten/Ekonomikontoret och genomförda upphandlingar har över åren varit mycket framgångsrika med avseende på rabatter och övriga prisvillkor. Kommunen arbetar strikt med finansiell leasing (genom Nordea) men har till detta kopplat serviceoch reparationsavtal med respektive leverantör. De avtal kommunen har med avseende på rabatter mm bedöms vara mycket bra men kan utvecklas vid ett tecknande av s.k. Fullserviceleasingavtal som även kan omfatta försäkringslösning och administration av vagnparken. Detta utredes/värderas i samband med upphandlingsprocessen. I samband med ny- eller ersättningsbehov beställs fordon via Inköpsenheten vilka även hanterar avyttring av inbytesfordon. Slutlig beställning hos leverantör sker genom Inköpsenheten. Rutinen är väl fungerande baserat på dagens organisation men kan ses som administrativt komplicerad och resursslukande. Genom en ramavtalskonstruktion samt ett mer uttalat och samlat ansvar över fordonsparken kan denna process minskas genom ett enklare avropsförfarande, färre leverantörskontakter mm. Vid en ev. förändrad organisation där en bilansvarig har ansvar och befogenheter kan hela beställnings- och avvecklingsprocessen placeras här. Inköpsenheten blir då enbart en professionell resurs i samband med upphandling och avtalsskrivande. I samband med framtida upphandling bör även ett tydligare ansvar åläggas respektive leverantör vilket underlättar beställningsförfarandet. Kopplat till ev. garanterade restvärden och/eller tradingverksamhet finns dessutom inte behov av omfattande internt avyttringsarbete.

18 Sida 18 av 33 Kommunen har strategin att så långt möjligt vända sig till lokala leverantörer. Detta system är att föredra då de nära relationerna är en förutsättning för ett effektivt innehav, förutsatt att relationerna sker på ett marknadsmässigt korrekt sätt och kan värderas. Mark har idag enligt vår uppfattning denna relation. I samband med en ev. framtida ramavtalsupphandling är rekommendationen att kommunen frågar brett med avseende på olika typer av lösningar och där kommunen sedan har möjligheten att välja mellan olika typer av upplägg; finansiell leasing, finansiell leasing med serviceavtal, fullserviceleasing mm. 2.5 Driftskostnader fordon Allmänt Genom de redovisningsuppgifter som kunnat lämnas har det inte varit möjligt att få en helt exakt bild över kommunens fordonskostnader. Nedanstående värdering är baserad på en noggrann redovisning inom hemtjänstorganisationen samt bedömningar avseende övriga fordon, baserat på objektredovisade kostnader (ej samtliga kostnader). Bedömningen får anses som ett riktmärke men påverkar i mindre grad de rekommendationer som lämnas. Genom att Ekonomiservice enbart samlar upp (redovisar) kostnader direkt relaterade till uthyrningen (leasingavgift, skatt, besiktning, service/reparationer, tillbehör/däck) kan kostnader som direkt belastar verksamheten i form av bränsle, tvätt och tillbehör hamna mellan stolarna och inte korrekt redovisas på respektive fordon/objekt. Slutsatsen är, att en mer noggrann uppföljning av de totala driftskostnaderna genomförs. Idag finns ett stödsystem, KoMma, som bildar grunden för detta. Tillsammans med ett mer centraliserat ansvar över kommunens samtliga fordon kan uppföljningen starkt förbättras. Det är genom en noggrann uppföljning som åtgärder kan vidtas för ett mer effektivt fordonsinnehav. Marks kommun har en bedömd årlig kostnad (2003) avseende sitt bilinnehav som administreras via Ekonomikontoret på ca kr exklusive avskrivning och administrativa kostnader. Det innebär en genomsnittlig kostnad för vart fordon om ca kr/år. Utöver detta tillkommer kostnaden för de fordon som administreras genom SBF internt, en bedömning är att dessa fordon kostar totalt kr varför den totala kostnaden för kommunens fordonspark på årsbasis kan värderas till ca kr. Vägs kostnader för avskrivning och administration in i beloppen hamnar troligtvis den totala kostnaden för hela kommunens fordonsinnehav i storleksordningen kr/år. Kostnadsfördelningen mellan olika enheter/förvaltningar kan studeras i tabellen nedan. Enhet Kostnad 2003 Körsträcka 2003 Per fordon Kostnad/mil Hemtjänstorg kr mil mil 25:33 kr SSK-org kr mil mil 30:37 kr Samrehab kr mil mil 42:61 kr Sociala, övrigt kr mil mil 35:92 kr Fritid kr mil mil 35:03 kr AME kr mil mil 34:25 kr SBF (gm EK) kr mil mil 30:00 kr Övriga kr mil mil 36:91 kr Totalt kr mil mil 30:82 kr

19 Sida 19 av 33 Kostnaderna i tabellen ovan är baserade på presenterad total kostnad för Hemtjänst och SSKverksamheten. För övriga verksamheter är kostnaden beräknad utifrån redovisningsuppgifter och bedömning över kostnaden för bränsle, baserat på antalet körda mil per biltyp och normal förbrukning. Totalvärdet avviker med stor sannolikhet enbart marginellt från en verklig situation. Snittkostnaden per fordon får anses normal i förhållande till motsvarande vagnpark och körmönster (enligt statistik från privat sektor). Service och reparationskostnaderna är 3 kr/mil vilket får anses vara ett lågt värde. Bidragande orsak är de förmånliga avtal som kommunen har med avseende på service- och reparationer för en större del av fordonsflottan Rekommendation Kommunen bör förstärka redovisningen så att samtliga kostnader redovisas per fordon. Detta borde kunna möjliggöras genom systemet KoMmA. Att som sker idag vissa kostnader belastar Ekonomiservice, för utdebitering, och att vissa kostnader bärs på förvaltningen (ex bränsle) skapar ingen godtagbar överblick över fordonsinnehavet och dess kostnader. Vid ett samlat ansvar över fordonsparken finns genom föreslaget system en möjlighet till korrigeringar (omfördelning av fordon, misstänkt hög bränsleförbrukning mm) då kostnadsbilden kontinuerligt hålls under uppsikt, kostnadsläckage kan snabbare upptäckas när en god kunskap om fordonen finns och jämförelser kan utföras Bensinkort Inom kommunen belastar bränslekostnaden respektive förvaltning/enhet direkt via faktura. Processen för kontroll av dessa fakturor är ett krav från kommunens revisorer men kan ses som mycket tungrodd med insamling av konto- slippar, avstämning mot fakturaunderlaget mm. Den kontroll man därigenom utför är i grunden en kontroll av att bensinbolaget debiterat rätt. Erfarenheten är att det finns ytterst få avvikelser i bensinbolagens system varför denna totalkontroll borde tas under övervägande. Alternativet kan vara att kontinuerliga stickprov genomförs. Det man från kommunens sida vill kontrollera är att ingen otillåten tankning sker, detta kan knappast ske genom det förfaringssätt som finns idag. Speciellt ökar vikten av denna typ av kontroll i takt med att bränslekostnaderna ökar och kommer att öka på marknaden. En kommun med ett stort antal fordon, använda av flera personer, ofta använda nattetid, byte mellan enheter mm är mycket komplex att hantera med avseende på bränslekontroll. Det finns idag bra system hos bensinbolagen för att kunna bistå med en god kontroll med avseende på tankning, förbrukning i stället för antal tillfällen. Om denna kan vara tillämplig för kommunen är svårt att säga, men nedanstående tankar kan kommunen ta under övervägande: En kombination av fordonskort (som kan förvaras på tankstället) och ett förarkort (som innehas av föraren som legitimation) innebär att man vet vilket fordon som tankats och av vem. Föraren har att lämna uppgift om mätarställning som är grunden för en kontroll av bränsleförbrukning och avvikelser kan spåras mot normalförbrukning och likvärdiga fordon i organisationen alternativt statistik från Konsumentverket. Systemet förutsätter (smärre undantag skulle kunna accepteras) att tankning sker under öppettider. Rutinen skulle kunna kompletteras med att tankning skall ske före det att ev. nattpass startar. Observera, att bränslekostnaden kan komma att öka markant inom de närmaste åren. Detta beroende på prisnivån avseende råolja (dagspris, okt 04, 55 USD/fat) kan komma att permanentas. Det som idag ger ett lågt bensinpris är dollarkursen (nuläge ca 7 kr) som ger ett lågt världsmarknadspris. Det

20 Sida 20 av 33 framtida problemet står att finna i, förutom en ev. ökad dollarkurs, en alltför låg raffinaderikapacitet och med en ökad världsefterfrågan (Kina, Indien) kan bensinpriset under ett negativt scenario komma att uppgå till 10 11:-/liter exklusive moms inom en tvåårsperiod. Detta innebär, att utöver en ev. anskaffning av mer bränslesnåla fordon en utökad kontroll av bränslekostnaderna är nödvändig, inkluderat utbildning i sparsam körning (SPARK) som kan minska bränsleförbrukningen med ca 4% (enligt Vägverket). Erfarenheten är att vid kontinuerlig utbildning en större besparingseffekt kan uppnås. Under alla omständigheter är en besparing i enlighet med Vägverkets erfarenhet en icke oväsentlig faktor i ett ekonomiskt fordonsinnehav. Sparsam körning ger dessutom effekter inom säkerhetsområdet då färden bättre planeras och leder till en lugnare körstil, samt inom miljöområdet eftersom bränsleförbrukningen minskar Innehavstid Marks kommun har valt ett grundalternativ med 36 månaders leasing. Kommunen har valt att förlänga ett antal leasingkontrakt med 2 år, sammanlagt 16 st. tom första kvartalet Anledningen till detta har främst varit det relativt låga milantalet på dessa fordon, en minskad leasingavgift samt en organisatorisk situation. En plan finns inom kommunen för utbyte av dessa fordon (sep 04). Med det låga årliga miltal som kommunen har per fordon borde övervägas om kontrakten redan från början skulle skrivas på 48 månader. Anledningen är att restvärdet enligt vår uppfattning påverkas relativt marginellt vid en ökning av miltalen från (3 år, mil/år) till mil (4 år) (ref. BilSweden). En ökning av innehavstiden till 48 månader med avseende på 75 fordon, kan ge en årlig besparing per fordon om kr. Detta skulle för aktuellt antal fordon innebära ca kr netto i besparing (inräknat en högre försäkringskostnad år 4 (vagnskadegaranti upphör)). Risktagande med avseende på service- och reparationer kan öka, i kommunens fall ökad kostnad per mil i trygghetsavtalen. En viss ökning av denna servicekostnad är medräknad i ovanstående, här finns ett förhandlingsutrymme gentemot leverantören. För de fordon vilka har en årlig körsträcka på över3 000 mil, fordon, kan kommunen ligga kvar med 36-månadersavtal. Ett alternativ att styra bilinnehavet, som är relativt vanligt med avseende på bruksbilar i det privata näringslivet, är att bilpolicyn skrivs som (exempel som diskuteras i kommunen): Fordonen leasas i normalfallet under 48 månader med en milgräns om mil. Vid det tillfälle som först inträffar rekommenderas byte av fordon. Se vidare under avsnitt 2.8 Policy. 2.6 Finansiering Vid anskaffning av ett fordon har man att välja mellan att finansiera med egna medel (eget ägande) eller genomföra köpet med ett leasingavtal. Merparten (ca 90%) av dagens fordon nyttjade av juridiska personer finansieras genom leasing, då det ger en icke oväsentlig kostnadseffekt. Vid leasing är 50% av momsbeloppet avdragsgillt i rörelsen (vilket inte gäller köpta, personbilsregistrerade fordon). Kostnadseffekten för ett fordon med ett inköpspris om kr är ca kr/år till leasingalternativets fördel. Att enbart 50% är avdragsgillt kan förklaras med att i en leasingavgift ingår två parametrar, avskrivning och ränta, som anses storleksmässigt likvärdiga över innehavstiden (annuitetsmodell). Enbart kostnaden för finansieringen/räntan anses momsrelaterad.