Införande av bilpool. Bilaga KS 2012/7/1. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Planering- och utveckling Per Skog. Kommunstyrelsen

Transkript

1 Bilaga KS 2012/7/1 1 (2) MISSIV KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Planering- och utveckling Kommunstyrelsen MISSIV Införande av bilpool En arbetsgrupp har arbetat fram ett förslag till införande av bilpool och hur Sala kommun ska hantera våra fordon beträffande leasing eller äga fordon, enligt bifogade bilagorna: Införandet av Bilpool, Hantering av fordonspark Dessa har varit ute på remiss hos förvaltningarna och här kommer en sammanställning av deras yttrande. KOSTNAD Över lag är de flesta oroliga för att kostnaden kommer att öka med bilpool och att det blir en olägenhet att inte ha tillgång till ett fordon utanför verksamhetsplatsen. I förslaget finns möjlighet att långtidshyra fordon från bilpoolen, vilket är att föredra om fordonet används mer än ca 2000 mil per år. Kostnaden för bilåkande kommer att öka även om bilpool inte införs, då TKF inte har täckning för kostnaden för fordonsparken idag. Dock har vi sett över prisbiiden och justerat ner den något samt ändrat till ett enhetligt pris per timme för alla fordonsstorlekar. För att täcka bortfallet ökas bokningskostnaden till 50 kr. Kostnaden för cykelbokning är borttagen. ÖVRIGA FRÅGOR OCH SVAR Fråga; kan man lämna över nyckeln till någon annan utan att köra ner bil i garaget? Svar Ja. När vi ska boka en bil så är uppgifterna om vilka bilar som är bokade och vem som har bokat tillgängliga för alla. Det är en fördel att samordna resorna och då resorna löser av varandra är det bara att lämna över nyckeln till nästa bokare. Varje resa journalförs för sig i bilens körjournal och är det fler inom samma kostnadsställe som ska använda bilen kan bokningen samordnas för att slippa ytterligare bokningskostnad. Fråga; Kulturskolan och Klöverskolan har speciella behov med planerade och oplanerade resor. Möjligen kan bilpoolen placera ut en eller flera bilar i på lämplig SALA KOMMUN Box Sala Besöksadress: Stora Torget 1 Växel: Fax: kommun.fnfo@sala.se Säkerhetsansvarig Planering- och utveckling per.skog@sala.se

2 2 (2) plats som kan delas av alla verksamheter i detta område. Även KSG och Fyrklövern finns i närheten. Fråga; Bussar, lastbilar och andra specialfordon som används dagligen för kommunfixare eller elevtransporter hyrs lämpligen månadsvis då behov finns. Övrig tid lämnas dessa till bilpool. Fråga; blir bokningen blir lika lätt som idag, besvaras med ja. Fråga; ska bilar övergå till att ägas efter att leasingperioden har gått ut, så blir svaret nej. Det är inte ekonomiskt gynnsamt att äga personbilar har vår konsult förklarat i utredningen. Fråga om vem som ska hantera bilparken och besluta om pris och användandet så blir svaret chefen för Teknisk Service på TKF. FÖRSLAG TILL BESLUT Med ovan sammanställning förslår arbetsgruppen att KS beslutar om att införa bilpool enligt utredningen Införande av bilpool del 1 att ändra hanteringen av fordon enligt utredning Hantering av kommunfordon att införa bilpool den 1 april 2012

3 Bilaga KS 2012/7/2 1 (6) ~20 DIARIENR: 2010/73 SKRIVELSE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Planering- och utveckling Införande av bilpool del i. KSF har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att genomföra projektet/utredningen som syftar till att effektivisera tjänsteresor och bilhantering i Sala kommun. I uppdraget finns även ett milj ö mål att transporter ska ha ingen eller låg miljöpåverkan. Utredningen delas upp i två delar där första delen är att effektivisera tjänsteresorna, där själva transporterna i tjänsten ska effektiviseras andra delen är själva bilhanteringen, där frågan om fordonsägande, inköp och skötsel ska utredas. Vi kommer att återkomma med denna del som ett separat förslag. En arbetsgrupp bildades under ordförande Kerstin Olla-Stahre, där Kent Karlsson TKF, KSF och Lena Nyström VOF ingår. Till vår hjälp har konsulterats Jan van der Horst vid Länsstyrelsen och Olle Jonsson konsult i CERO-projektet. Arbetsgruppen har inventerat fordons beståndet för att ge förslag på vilka fordon som bör ingå i en bilpool för tjänsteresor. En förfrågan har gått ut till Salabostäder och SHE om de är intresserade att ingå i en bilpool och båda har varit positiva till iden. Vi har tittat på följande problem: 1. vilka fordon ska ingå 2. var ska fordonen placeras 3. hur ska bokningen ske 4. hur ska redovisningen ske 5. prisbild för körning 6. service FÖRUTSÄTTNINGAR Bilarna kommer även i fortsättningen att beställas och skötas om av TKF, som har det övergripande ansvaret för kommunens fordon. Service och reparation Idag har varje verksamhet fått tillgång till en eller flera fasta bilar. Bilarna ägs och administreras av TKF men för övrigt ska den egna personalen tvätta bilen och se till SALA KOMMUN Box Sala Besöksadress: Stora Torget l Växel: 0224" Fax: kommun.info@sela.se Säkerhetsansvarig Planering- och utveckling per.skog@sala.se Direkt:

4 2 (6) 2012-Dl-1O att den körs in på service osv. Det blir en hantering av fordonen som belastar den egna verksamheten i tid. Varje gång bilen går sönder eller ska ha service så saknas ett fordon och det skapas ett arbete med att rekrytera en annan bil. Varje ersättningsbil, inlånad eller privat bil med bilersättning, kostar pengar och verksamheten har då en dubbel bilkostnad. Vid bilpool har man tillgång till 25 fordon att boka när den bil man använder går sönder. Vår verkstad på Fabriksgatan kommer att sköta fordonen i bilpoolen beträffande tvätt, köra in fordon på service, mindre reparationer och däckbyten samt besiktningar. När just din bil ska ha service så bokas en annan bil till dig. Egen bil All körning med egen bil med bilersättning är en dubbel kostnad för kommunen. Vi ger ersättning till en privat bil trots att vi har fordon som kostar även om de inte används. Paradoxalt så ökar milkostnaden ju mindre de utnyttjas. Körning med egen bil ska minimeras men inte helt förbjudas. Det blir billigare för kommunen att tjänstemän på arbetsplatser i periferin (oftast lärare på skolor på landsbygden), kör med egen bil än att de ska hämta ut en tjänstebil. År 2009 kördes kommunbilarna drygt mil för en kostnad på knappt 5 miljoner. Samtidigt fick 523 personer ersättning för mils körning med egen bil i tjänsten. Den utbetalda ersättningen uppgick till kronor. 507 personer av dessa körde sammanlagt mindre än 300 mil och 397 körde under 50 mil. Troligen är det körningar med egen bil när ordinarie tjänstebil redan är upptagen. Vid beräkning av bilpool ska antalet fordon även täcka behovet av transporter med egna fordon. Bilstorlek Normalt beställer verksamheten en bil några storlekar större för att vid få tillfällen köra fler personer eller ha skrymmande utrustning med på resan. Större bilar kostar verksamheten mer pengar trots att nästa all körning sker med en eller två personer i bilen. Att ha en mindre bil och möjlighet att lätt boka upp en större bil vid de tillfällen det är nödvändigt kommer att spara både pengar och miljö. Bilpoolen ska ha flera storlekar på fordon som också har olika prisnivåer vid användandet. Tj änstecy klar Ett antal tjänstecyklar ska köpas in och vara bokningsbara på samma sätt som bilarna. Priset ska vara gratis eller mycket förmånligt. Dessa placeras på lämpliga platser och har i stort sätt samma nyckelhantering som bilarnas nycklar. Bilpoolen kommer också att ansvara för att tjänstecyklarna är funktionella. Slitage De verksamheter som kör många mil och har bilen som ett arbetsredskap, sliter ner sina bilar vilket ger en dålig arbetsmiljö. De som kör få mil under bilens

5 3 (6) avskrivningstid får då en fördel med fräschare fordon trots att bilen inte är ett arbetsredskap. En bilpark blir mer ekonomisk om den har en jämn milfördelning. Nyare bilar har lägre utsläpp och drar oftast mindre än äldre bilar. I en bilpool fördelas milen och slitaget på fler fordon. Det är oftast de nyaste bilarna, som är populärast, som får flest mil, vilket är bra för totalkostnaden av kommunens fordon. Det finns också möjlighet att styra fordonsbokningen med prissättningen så att de dyraste fordonen får minst användning. Garageplatser Idag finns en snedfördelning beträffande vilka fordon som har garageplats. Hemtjänstens bilar, som körs dagligen och många mil är placerade utomhus och sällananvändarnas fordon är placerade i garage. Speciellt vintertid ställer det till bekymmer för hemtjänsten. Bilpoolen kommer att ha garageplatser till nästa alla fordon, förutom de som är placerade vid Jakobsbergsgården och Lillåstrand. Alla platser i garage och utomhus ska tillhöra bilpoolen och då blir det möjligt att flytta om fordonen på bilpoolens platser vid behov. Principen är att de som kör mycket ska ha tillgång till fordon i garage och sällananvändare får nöja sig med sämre service (utomhusparkerad bil). FORDON SOM SKA INGÅ Vi ska starta med våra egna bilar för att eventuellt senare utöka med andra kommunala bolag. De bilar som ska ingå är fordon som inte är speciellt utrustade för ett visst ändamål. Även fordon med flyttbar utrustning som är lätt att ta ut eller saknar värde, ska ingå. Tanken är att under vissa omständigheter ska specialfordon (fyrhjulsdrivna fordon, skåpbilar, bussar, bilar med flak) kunna utnyttjas av alla som ingår i poolen. Vi föreslår en bilpool där bilarna i bilaga 1 ingår. Tack vare samordningen av bilar räknar vi med att ca 10 fordon av dessa kan säljas av utan att biltillgången kommer att påverkas. Bilpoolens bilbestånd kommer succesivt att bytas ut till mindre fordon för normalanvändaren. PLACERING AV FORDON Personal ska inte behöva gå långa sträckor för att hämta ett fordon. Det måste finnas flera platser för placering av fordon. Bilpoolen kommer att hyra garageplatser och parkeringsplatser och kostnaden tas ut som en administrativ kostnad i bilhyran. Förslag på platser är: CentrumhusetsjSystembolagets parkeringshus med 21 platser, Bibliotekets garage VOF:s 3 platser vid Brunnsgatans parkeringshus. Parkeringsplatser vid Fabriksgatan Parkeringsplatser vid Gysingegården

6 4 (6) Parkeringsplatser vid jakobsbergsgården Västerfärnebo Klövervägen Omfördelning av garageplatser De fordon som idag finns på dessa platser som inte ingår i bilaga 1, ska placeras om på följande sätt. Servicefordon använder TKF:s garage. Privata fordon får utomhusparkering vid elstolpe vid Gysingegården eller Kaplanen. BOKNING OCH REDOVISNING Det finns en mängd program för fordons bokning som har olika funktioner men det krävs inget program för att starta upp vår bilpool. Idag bokas resurser via Outlook och det kommer att fungera även för bilpoolen. Bokning av fordon görs i Outlook såsom man gör idag. Vår nuvarande administration med körjournaler kommer att till en början att klara av administreringen av bilpoolen innan ett program köps in. För att faktureringen ska automatiseras så krävs ett program som har kontroll av bokning och bilkörning. Det krävs då elektronisk utrustning i bilar och i nyckelskåp. Varje apparat i bilarna kostar ca kr och programvara kr. Bara bilpoolen har 77 fordon och vi har dessutom 50 andra fordon som behöver administreras. BILNYCKLAR Bilnycklar hämtas ut från expeditioner i närheten av bil eller låsta nyckelskåp i garage som öppnas med passagekort. Inköp av nyckelskåp och installation av passagelås beräknas kosta kr. Möjligen hinner vi hitta ett låsöppningssystem som är kombinerat administrationssystem innan bilpoolen dras igång. Beräknad kostnad för körjournalssystem är kr med en årlig driftskostnad på kr. ALKOLÅS Idag är varje bil utrustad med alkolås. Bilpoolens bilar blir utan alkolås då alkolåset flyttas till nyckelskåpet. Det blir en kostnadsbesparing på ca kr per bil. PRISBILD För att styra transporterna till att bli miljövänligare än dagens transporter så ska följande motverkas. 1. Korta körningar - har stora utsläpp då katalysator är kall. 2. Korta avstånd - cykel eller fordon med eldrift kan användas. 3. Fordonet ska ha så lite utsläpp som möjligt för den transporten - anpassa fordonsstorleken till så små fordon som möjligt.

7 5(6) Okynnesbokning - att boka upp en bil ifall den behövs, är som att låsa ett fordon för annan användning. Kostnaden är uppskattad och kommer att justeras med jämna mellanrum efter det behov som finns för att täcka bilpoolskostnaden. Det som kommer att påverka prisbilden är bensinpris, inköpspris och hur mycket bilarna används. Pris bilden är hämtad från andra bilpooler som är i drift. Tre typer av kostnader kommer att tas ut för att låna en bil. Tre storleksklasser med egen prissättning kommer att användas på fordonen. 1. Bokningskostnad 50 kr, som ska ha täckning för overheadkostnader och vara ett styrmedel för att få ner 1, 2 och Timkostnad på 35 kr som ska vara styrmedel för att få ner 1, 2 och Milkostnad i tre nivåer 20, 30 och 60 kr/mil inklusive bränslekostnad, där en större bil kostar mer än en mindre bil. Ska vara styrmedel för De enheter som har verksamhet med långa körsträckor som missgynnas av prissättningen får enskilt avtal enligt nedan. 5. Att låna en cykel kommer att vara gratis men du måste boka den så vi har koll på var den är. Med denna prisbild så subventionerar de små bilarna bilpoolens stora bilar vilket är rätt. Föraren aven liten bil slipper bekosta en för stor bil för sin normalkörning men vid behov så finns det alltid tillgång till en större bil. Den servicen har också ett pris. Att ta ut full täckning på en liten buss som går 500 mil per år skulle bli orimligt hög. FORDON MED LÅNG KÖRSTRÄCKA Fordon som har långa körsträckor missgynnas av prissättningen och får en annan prissättning. Detsamma gäller för "ägda" fordon som bilar speciellt utrustade för ett visst ändamål. Följande prissättning gäller då: Liten bil Körsträcka över 2000 mil. Fast kostnad som täcker årlig värdeminskning och andra fasta kostnader på kr. Till det ska förbrukningen av drivmedel, däck och olja betalas med aktuellt drivmedelspris x 2 per mil. Mellanstor bil Körsträcka över 1500 mil per år. Fast kostnad som täcker årlig värdeminskning och andra fasta kostnader på kr. Till det ska förbrukningen av drivmedel, däck och olja betalas med aktuellt drivmedelspris x 2 per mil. Stor bil Körsträcka över 1000 mil per år. Fast kostnad som täcker årlig värdeminskning och andra fasta kostnader på kr. Till det ska förbrukningen av drivmedel, däck och olja betalas med aktuellt drivmedelspris x 2 per mil.

8 6 (6) ÄGDA FORDON Liten bil Fast kostnad som täcker årlig värdeminskning och andra fasta kostnader på kr. Till det ska förbrukningen av drivmedel, däck och olja betalas med aktuellt drivmedelspris x 2 per mil. Mellanstor bil Fast kostnad som täcker årlig värdeminskning och andra fasta kostnader på kr. Till det ska förbrukningen av drivmedel, däck och olja betalas med aktuellt drivmedels p ris x 2 per mil. Stor bil Fast kostnad som täcker årlig värdeminskning och andra fasta kostnader på kr. Till det ska förbrukningen av drivmedel, däck och olja betalas med aktuellt drivmedels p ris x 2 per mil. Förslag till beslut Arbetsgruppen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att inrätta en bilpool för fordon som inte är speciellt utrustade eller inredda för ett visst ändamål att Teknisk Service på TKF avgör vilka fordon som ska tillhöra bilpoolen att uppdra till Teknisk Service att anpassa antal fordon i bilpool så den passar verksamheternas transportbehov att parkeringsplatser och garageplatser enligt ovan tillhör bilpoolen att fastställa prisbilden för bilpoolen att uppdra till Teknisk Service att justera prisbilden så bilpoolen har självkostnadstäckning att tjänstecyklar ska köpas in som ska tillhöra bilpoolen

9 Bilaga KS 2012/7/3 1 (2) DIARIENR: 2010/73 SKRIVELSE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PIanering- och utveckling Hantering av kommunfordon - bilpool del 2 KSF har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att genomföra projektet/utredningen som syftar till att effektivisera tjänsteresor och bilhantering i Sala kommun. Utredningen delas upp i två delar där första delen är att effektivisera tjänsteresorna, där själva transporterna i tjänsten ska effektiviseras. Denna utredning kallas Införande av bilpool del 1 och redovisas i ett separat förslag. andra delen är själva bilhanteringen, där frågan om fordonsägande, inköp och skötsel ska utredas. Andra delen har konsult Olle Jonsson, från Autofors och medverkande i CEROprojektet, fått i uppdrag att utreda. Som underlag har Olle använt CERO-projektets fordonsuppgifter. CENTRAL ADMINISTRERING En förutsättning för en effektiv bilhantering är att alla fordon ligger under ett centralt ansvar vilket vi har idag. Detta ökar möjligheterna att styra mot uppsatta mål för ekonomi, klimat och arbetsmiljö. Det ska också finnas resurser för att utföra service på bilparken vilket vi också redan har idag via vår verkstad. Då slipper vi köpa externa resurser för att sköta bilparken. Vi föreslår att enhet Teknisk Service på TKF ska fortsätta med att ha ansvaret för bilpool och övrig fordonshantering. ÄGA - LEASING Den stora frågan är om det är billigare att leasa bilar än att äga bilar, som vi gör idag. Till att börja med skiljer det på fordon som är registrerade som personbilar och bilar som är registrerade som lastbilar. På lastbilar kan vi lyfta av momsen vid inköp, vilket inte är möjligt på personbilar. Lastbilar För lastbilar där momsavlyft är tillåtet vid köp är det billigare att äga fordonet. Därför behöver vi inte ändra nuvarande hanteringen av dessa fordon. Bilar För bilar är det tvärtom. Leasing har fördelen att det endast är bilens omomsade kapital som finansieras. När kommunen drar av den ingående momsen på leasingfakturan så är det endast med halva momsen som detta får göras, dvs. 12,5% SALA KOMMUN Box Sala Besöksadress: Stora Torget 1 Växel: 0224-$50 00 Fax: kommunjnfo@sala.se Säkerhetsansvarig Planering- och utveckling per,skog@sala.se Direkt: 0224-$5885

10 2 (2) på nettobeloppet. Trots detta har leasingen en fördel när det gäller bilar som inte tillåter momsavlyft vid köp. Om du jämför kostnaden för leasing i 36 månader mot att äga en bil så blir det för en bil som kostar kr en vinst på ca kr per år. För 70 bilar är vinsten kr per år. Sala kommun kan ha en mix av leasade ocb ägda fordon. LEASINGFORMER Det finns idag tre huvudformer av leasing, fullservice-, operationell- och finansiell leasing. Fullserviceleasing används då vi inte ska ha någon hantering internt med våra bilar. Det är en fullständig outsourcing. Finansiell leasing är en form av leasing där vi betalar en leasingavgift som motsvarar ränta och amortering. Med finansiell leasing tar kommunen hela risken med värdeutveckling på fordonet och restvärdet är i sig inte kopplat till bilens marknadsvärde vid leasingperiodens slut. Vid avtalets slut kan leaseingtagaren vid försäljning av bilen stå med ett överskott eller underskott i förhållande till det matematiska restvärdet. Operationell leasing är en form då vi ha väldigt lite kunskap om bilar, dess värde och funktioner där vi betalar ett högt fast pris under perioden och där alla tveksamma kostnader är fastställda från början. Kommunen kan sägas köpa sig fri från restvärdesrisken men också med arbetet att bedöma restvärdet tillsammans med bedömning av kostnad för underhåll och service. Då vi redan har en bilhantering genom att vi äger och troligen kommer att äga fordon i en mix med leasade fordon, så har vi kunskap om bilar, bilförsäljning och restvärden. Därför är finansiell leasing att rekommendera. BYTE AV FORDON Det är en fördel att behålla lätta lastbilar så länge som möjligt. Värdet på fordonet faller mycket mer vid försäljning än på en personbil samtidigt som körsträckan är väldigt kort per år. Maskinellt håller fordonet i mil utan större reparationer och många av bilarna kör inte ens 1000 mil per år. Det går inte att säga att långa leasingavtal är billigare än korta. Men om vi leasar bilarna i max tre år och utnyttjar nybilsgarantin, slipper vi kostnaden för försäkring på vagnskada med 775 kr per bil. Förslag till beslut Arbetsgruppen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att fordon som är registrerade som personbilar ska leasas och inte ägas att finansiell leasing ska användas för leasade fordon att fordon där möjligheten finns att lyfta momsen vid köp ska ägas att ägda lätta lastbilar ska bytas ut efter 10 år eller mil att all fordonshantering ska hanteras av enhet för Teknisk Service på TKF