- KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER -

Transkript

1 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA - KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER - Plats och tid för sammanträdet Ärenden Inledning 1 Anteckning av närvarande Kommunkontoret Lilla sammanträdesrummet Torsdag 14 september 2017, kl 15:00 Anteckningar 2 Val av justerande (Förslag: Pär Rickman) 3 Justeringsplats och tid Ärenden 4 Svar från kommunstyrelsen angående kommunens fordon 2017/2 PM 8 augusti Frågeställning inför träff med Tierps revision 2017/10 6 Utbildningsdag 2017/10 5 Ekonomirapport 2016/9 Månadsrapport 7 september Avslutning 7 Planering inför nästa möte 24 oktober 2017 Information och rapporter 2017/2 2017/2 8 9 Kurser och konferenser Övriga frågor 2016/34 Leif Nilsson Ordförande 1

2 PM 1 (4) Diarienr/Dplankod DnrNr Central förvaltning Administrativa enheten Motpart Namn Svar på frågor från kommunens revisorer om kommunens fordon (Kf rev 44/2017, diarienr 2017/2-105) Sammanfattning Ansvaret för fordonen finns ute i kommunens verksamheter. Utredning Svar på kommunrevisionens frågor om fordonsparken. Hur många fordon (bilar) ingår i kommunens fordonspark? 71 st Fördelning mellan bilar som ägs respektive leasas av kommunen? 60 leasade och 11 ägda. (I det senare fallet ägs 7 av VA- enheten) Hur ser fördelningen ut vad gäller drivmedel för bilarna, bensin, diesel, etanol, gas eller el? 4 st är bensindrivna, resten drivs med diesel. Kommunens bilar kan i första anblicken se ut att vara av större modeller då de oftast enbart används av en person. Skälet till storleksval? I upphandlingen som gjordes 2013, som gäller till 15 dec i år utsållades ett sortiment. Utifrån det har verksamheterna själva valt. Många valde då Opel Insignia, möjligen för att man ansett att upphandlad modell i storleksklassen under är för trång. Dessutom är dessa Opelbilar med fyrhjulsdrift, vilket man kanske sett som önskvärt. Särskilt inom hemtjänsten. Min bedömning är att engagemanget i valet inte varit så stort. Den tidigare upphandlade modellen, i föregående upphandling (2011), var Volvo V60. Kanske sökte man helt enkelt det som motsvarade den bäst. Hur är leasingavtalen utformade vad gäller avgifter, körsträckor, restvärden m m? Avtalen bygger på ovan nämnda upphandling. Tyvärr har kunskap om billeasing varit liten, så inköpen har i stort sett blivit enligt vad som är standard enligt upphandlingen och möjligheten att avtala om andra körsträckor har inte utnyttjats. Standard är att avtalen är utformade efter 7500 mil på 36 månader. I de nuvarande avtalen gäller om vi lämnar tillbaka fordonen till leverantören, att vi får betala en Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se 2

3 2 (4) straffkostnad på 8 kr per mil om fordonet gått mer än 7500 mil (+/- 500 mil). Om bilen inte har gått 7500, får vi tillbaka 5 kr per mil. Hittills har bara ett fåtal bilar lämnats åter och de har alla haft körsträckor under 7500 och de har vi fått tillbaka några tusenlappar per bil för. I avtalen är restvärdet ca 40 % av inköpspriset. Vi (jag) har hittills inte utnyttjat möjligheten att variera restvärdet efter beräknad körsträcka, (utom i fråga om två kontrakt). Vi har i ett antal fall använt ett kommisionsavtal med nätauktionsfirman Netbil, där vi sålt bilar, framför allt med övermil, i förhoppning att marknaden ska värdera dem högre, så att förlusten p g a högre körsträcka kanske elimineras. Det har varit svårt att utvärdera resultatet. Planer finns att teckna avtal med ytterligare ett företag. Se nedan om kommande upphandling. Planen är nu att inte göra en egen upphandling, när den nuvarande löper ut, utan att vi ska nyttja SKL:s upphandling, både vad gäller inköp och finansiering. Det ger en större flexibilitet att möta verksamheternas enskilda behov. Det ger också en möjlighet att bestämma restvärde så att det bättre motsvarar marknadsvärdet, t ex om en bil beräknas gå en längre körsträcka. Proceduren blir i detta fall att det inte finns någon koppling till begreppet över- respektive undermil. Bilarna säljs på auktion till marknadsvärde. För att öka flexibiliteten kommer en upphandling att ske för hyrbilar. Kostnaden för att hyra bil för en lite längre period överstiger inte vad en leasingbil kostar. Det skulle kunna vara ett alternativ till att verksamheter överväger att leasa ytterligare en bil, om man antar att behovet finns under en begränsad tid. Förutom att Heby kommun missat att rotera bilar mellan positioner där de går långt till där bilar utnyttjas mindre innebär övermil inte säkert en dålig affär. Den riktigt dåliga affären är att bilar används för lite. (Ett exempel: Opel Insignia FWE695: Om bilen körs den avtalade sträckan mil blir kostnaden för ränta och amortering (exkl moms) , d v s 19,93 kr per mil. Om samma bil körs mil för mycket, mil, tillkommer en övermilskostnad på Kostnad ränta, amortering och övermil: = Det blir 15,78 kr per mil.) Är man ansvarig för sin bil eller är bilarna placerade på vissa ställen och vem som helst i arbetsgruppen kan använda dem? Alla bilarna hör till verksamheterna och är placerade där. Ingen, möjligen med ett undantag, har sin bil. Min uppfattning är att användningen utgår från verksamheternas behov. VOF har några bilar som bokas, typ bilpool. Genom medborgarkontoret finns tre bilar att 3

4 3 (4) boka. (Det möjliga undantaget är bilen som Micke Hedström på VA brukar använda.) Det har diskuterats om vi ska utrusta bilarna med elektronisk körjournal, som kan kompletteras med en föraridentifiering. Eftersom det blir verksamheterna som måste betala kostnaden, har inget beslut fattats om detta. Att skaffa sådana körjournaler behöver också samverkas. Att utrusta alla bilar med elektronisk körjournal, skulle öka möjligheten att hålla reda på bilarnas mätarställningar (egentligen körsträckor) centralt. Nu förväntas verksamheterna rapportera in mätarställningar manuellt och det har hittills inte fungerat bra alls. Att utrusta bilarna med dessa körjournaler, skulle säkerställa att kommunen eller medarbetare går säkra vid en skatterevision, förutom att det skulle spara den tid som går åt till att föra korrekta körjournaler manuellt. Det är inte klart i vilken utsträckning som journalföringen nu sker är tillräcklig i det avseendet. En ytterligare aspekt är att det möjligen påverkar körbeteendet om man vet att bilen övervakas och att det i efterhand är möjligt att räkna ut om den körts för fort. Vem har ansvaret för bilarna att service genomförs vid rätt tillfälle? Det har verksamheterna själva. Bilarna påminner själva om när det är dags, eller så kommer påminnelser per post. Det har rått en viss förvirring om villkoren när bilar ska servas. Enligt det upphandlade avtalet, ska bilarna hämtas till service av leverantören och en lånebil ska lämnas. Det har fungerat bättre vad gäller Bilforum i Enköping (Opel) än med Upplands motor (Ford). Troligen för att Upplands motor fått en ny ansvarig efter det att upphandlingen gjordes. Vem har ansvaret för att bilarna besiktas om så är nödvändigt? Verksamheterna. (Det finns exempel på att man själva inte hållit reda på när det är dags, så bilar har rullat med körförbud.) Hur ofta sker in- och utvändig skötsel (tvätt, dammsugning med mera) av bilarna? Hur är denna skötsel organiserad? Verksamheterna har möjlighet att beställa tvätt från daglig verksamhet eller AME (arbetsmarknadsenheten). Det förekommer också att verksamheter löser detta själva (Hemtjänst i söder). Det finns inga föreskrifter för hur ofta bilar ska tvättas. Om bilarna används olika mycket sker någon omflyttning så att körsträckorna är någorlunda lika på alla fordon? Det har inte funnits någon samlad överblick över bilarnas mätarställningar. Sedan nyåret finns en bild. Vård och omsorgsförvaltningen, som har bilar som används mycket (hemtjänsten) har höjt kraven på inrapportering och blivit medvetna. 4

5 4 (4) En uppföljning av detta från början med cirkulation av bilarna, skulle ha kunnat möjliggöra att övermil av bilar (som leasades in vid samma tillfälle) kunnat undvikas. Att omflyttning inte har skett har berott på dålig central kontroll och brist på mandat för någon att kommendera att byte ska ske. Möjligen har mandatet faktiskt funnits inom respektive förvaltning (läs VOF, eftersom det är där problemet finns). Finns rutiner för anmälan av skador på bilarna och hur fungerar dessa? Verksamheterna förväntas sköta detta själva. Alla leasade personbilar omfattas av vagnskadegaranti och anmäls till respektive tillverkares försäkringsbolag. I det fall vagnskadegaranti inte finns, p g a bilens ålder eller att det är en transportbil, anmäls skadan till Proctorförsäkring, där avtalet är att bilar utan vagnskadegaranti är helförsäkrade genom dem. I tjänsten Nils-Ove Lindblom Samhällsvägledare Administrativa enheten 5

6 Drift 2 - Ansv/Vht/Konto BJW :30:25 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2017 Revisionen ANS VHT KG2 Bokslut fg år Budget helår Budget ack Redovisat ack Diff ack Revisionen 1000 Politisk verksa 50 Löner arbetad tid Revisionen 1000 Politisk verksa 52 Lön Timanställda Revisionen 1000 Politisk verksa 55 Kostnadsersättnin Revisionen 1000 Politisk verksa 56 Sociala avg enl l Revisionen 1000 Politisk verksa 60 Lokal och markhyr Revisionen 1000 Politisk verksa 64 Förbrukningsinv o Revisionen 1000 Politisk verksa 70 Transporter och r Revisionen 1000 Politisk verksa 71 Representation Revisionen 1000 Politisk verksa 74 Övriga främmande Periodiserat Revisionen 1000 Politisk verksa 76 Diverse kostnader Summa Faktisk redovisat konto 74 Huvudtext Belopp KPMG Bohlins AB ,00 Landstinget i Uppl ,00 Summa konsult ,00 1 / 1 6