PROJEKTPLAN. Överföring av hemsjukvård - Beslutsprocess

Transkript

1 PROJEKTPLAN Överföring av hemsjukvård - Beslutsprocess Titel: PROJEKTPLAN Överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner Projekt: Överföring av hemsjukvård Idnr: Siffor Delprojekt: Beslutsprocess Idnr: Siffor Beställare: Landstingsstyrelsen och länets sju socialnämnder Version: 0.5 Skriven av: Henrik Hammarström Datum: Godkänd av: Styrgruppen Datum: Projektwebbplats: DOKUMENTNAMN :PROJEKTPLAN - HEMSJUKVÅRD ÄNDRAT : :29

2 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 1(18) Innehållsförteckning FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT INLEDNING (FRÅN PROJEKTDIREKTIVET) BAKGRUND BESTÄLLARE MÅL OCH STRATEGIER MÅL (FRÅN PROJEKTDIREKTIVET) EFFEKTMÅL PROJEKTMÅL UTGÅNGSPUNKTER BEROENDEN OCH PÅVERKAN RISKER ESTIMAT ORGANISATION OCH ROLLER ROLLER BEMANNING RESURSER BUDGET TIDPLAN ÖVERGRIPANDE TIDSPLAN DETALJERAD TIDSPLAN MAJ 2012 DECEMBER METODIK OCH ARBETSSÄTT INFORMATION KVALITETSSÄKRING DOKUMENTHANTERING ÄNDRINGSHANTERING LEVERABLER ACCEPTANSKRITERIER... 17

3 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 2(18) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Första version av arbetsdokument Henrik Hammarström Andra version av arbetsdokument till Henrik Hammarström projektgrupp Utkast till styrgrupp Henrik Hammarström Fastställt dokument (godkänt av styrsgrupp) Henrik Hammarström Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Projektdirektiv, Hemsjukvård socialkola Projektplan, Hemsjukvård Styrgruppen Rapport - Nulägesbeskrivning, Hemsjukvård Styrgruppen Rapport Lösningsförslag: Innehåll och ansvarsgränser för hemsjukvård samt ek.villkor vid överföring Styrgruppen

4 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 3(18) 1 Inledning (från projektdirektivet) Denna projektplan sammanfattar det övergripande arbete som möjliggör en överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner samt en mer detaljerad beskrivning av arbetet med den beslutsprocess för överföring av hemsjukvård som pågår mellan maj december 2012 och ska utmynna i beslut om överföring i länets sju kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige. Dokument har formulerats av projektledare med stöd av deltagare i projektgrupp. 1.1 Bakgrund Vid Ädelöverenskommelsen överfördes i Västernorrland all omvårdnadspersonal till länets kommuner. I cirka hälften av landets landsting och kommuner ingick även distriktssköterskor och viss rehabiliteringspersonal i denna överenskommelse. Den statliga utredningen Sammanhållen hemvård SOU 2004:68 som presenterades 2004 förordade att kommunerna tog över hela hemsjukvården. I mars 2006 presenterades propositionen Nationell utvecklingsplan för vård och omsorg av äldre (2005/6:115). Den fokuserade bland annat på betydelsen av att samla sociala och medicinska insatser för de äldre med flera i ordinärt boende under ett kommunalt huvudmannaskap. Regeringen tillsatte en nationell samordnare för hemsjukvård, direktiv 2010:71. Huvudsyftet var att utreda vilka hinder och problem som finns för att kommunerna på frivillig väg ska överta hemsjukvården samt att ta fram regionalt anpassade modeller för hur ett frivilligt övertagande kan genomföras. På så sätt tänker sig regeringen att ett enhetligt kommunalt huvudmannaskap för den kommunala hälso- och sjukvården och hemsjukvården i landet kan skapas. Om samordnaren bedömer att den frivilliga vägen inte fungerar ska förslag till nödvändiga författningsförslag ges. Landstinget och länets sju socialnämnder har därför fattat beslut om att undersöka förutsättningarna för en överföring av hemsjukvården från landstinget till kommuner och möjligheten att realisera en sådan förändring. Erfarenheter och kunskaper från tidigare modeller med ett kommunalt huvudmannaskap finns i länet och ses som värdefull kunskap vid utformandet av ett nytt förslag till lösning. 1.2 Beställare Landstingsstyrelsen och socialnämnderna i länets sju kommuner. 1.3 Mål och strategier Projektets ursprunliga mål och strategier har definierats enligt följande: Målsättningen är att utforma en organisatorisk lösning som, med utgångspunkt från människors behov av hemsjukvård, ger bästa möjliga tjänst och värde till lägsta möjliga kostnad.

5 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 4(18) Projektet skall definiera det hemsjukvårdsuppdrag som skall överföras till kommunerna och beräkna hur stor skatteväxling och vilka personella resurser som till följd av förslaget skall överföras till kommunerna. Projektet skall också utarbeta en plan för överföringen från landstinget till respektive kommun. Förslag till lösningar som stödjer ovanstående punkter har tagits fram i projektets föregående utredningsfas. Denna projektplan stödjer fortsatt övergripande arbete med överföring av hemsjukvård samt detaljerna kring den beslutsprocess som syftar till att generera erforderliga politiska beslut som möjliggör en överföring. 2 Mål (från projektdirektivet) 2.1 Effektmål Projektets ursprunliga effektmål har definierats enligt följande: Brukarperspektiv o Tillgången av hemsjukvård ska svara upp mot befolkningens behov och ges utifrån begreppet god vård. o Människor i Västernorrlands län som är i behov av hemsjukvård erbjuds detta av kommunen på ett lättillgängligt, enkelt och effektivt sätt. Processperspektiv o Kommunerna har en fungerande organisation för hemsjukvård dygnet runt, alla dagar på året. o Kommunen bedömer, tilldelar och följer upp personens/patientens resursbehov för hemsjukvård. o Patienten erbjuds rehabilitering i hemmet efter behov. o Patienten erbjuds palliativ vård i livets slut. o Kommunen kan tillhandahålla hjälpmedel som patientens behov kräver. Bedömning görs av arbetsterapeut, sjukgymnast, distriktssjuksköterska enligt gängse rutiner. Organisations-/medarbetarperspektiv o Förbättra patientens värde genom att berörda personalgrupper samlas hos samma huvudman. Ekonomiskt perspektiv o De ekonomiska medel som avsätts till verksamheten ska ge bästa möjliga värde för patienterna. En god vård ska erbjudas och utföras. 2.2 Projektmål Projektets ursprunliga projektmål har definierats enligt följande: 1. Ta fram och definiera omfattningen på de uppgifter som kan vara aktuella att överföra till kommunerna. Viktigt är att identifiera och tydliggöra de olika gränssnitt som finns mellan olika verksamhetsdelar i syfte att underlätta gränsöverskridande samverkan utan oklarheter om vem som har resultatansvaret.

6 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 5(18) 2. Utifrån definierat uppdrag bedöma resursbehovet och grunden för den skatteväxling som i så fall behöver göras. 3. Efter politiskt beslut, leda överlämnandet till linjeorganisationen för det praktiska genomförandet. Förslag till lösningar som stödjer projektmål 1 och 2 ovan har tagits fram i projektets föregående utredningsfas. Denna projektplan stödjer den beslutsprocess som, med utgångspunkt i föreslagna lösningar i utredningsfasen, ska leda fram till politiska beslut om överföring av hemsjukvård. De politiska besluten ligger sedan till grund för ev. fortsatt arbete med det praktiska genomförandet, se projektmål 3 ovan. 3 Utgångspunkter I projektdirektiv definieras följande utgångspunkter för projektet: Patientfokus, den vi är till för är utgångspunkten för hela arbetet. God vård-begreppet är vägledande i utformningen. Begreppet innefattar följande dimensioner: o Kunskapsbaserad och ändamålsenlig hälso- och sjukvård o Säker hälso- och sjukvård o Patientfokuserad hälso- och sjukvård o Effektiv hälso- och sjukvård o Jämlik hälso- och sjukvård o hälso- och sjukvård i rimlig tid Värdeskapandet i vårdprocesserna ska vara bästa möjliga. Utifrån den fortsatta diskussion som förts i styrgruppen gällande den övergripande tidsplanen för en överföring av hemsjukvården ses även följande utgångspunkter som styrande för tidsplanen: Projektet ska drivas enligt en arbetsprocess där det finns utrymme för förankring och delaktighet mot berörda organisationer och intressenter. Detta genom att föra en kontinuerlig dialog med olika projektgrupper, politiska grupperingar, berörda samverkansforum och andra intressentgrupper. Projektet ska beakta den tid som krävs för att genomgå de politiska och verksamhetsrelaterade beslutsprocesser som ska fatta erforderliga beslut för att möjliggöra en överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner. I beslutsprocesserna ingår att hantera såväl ställningstaganden till lösningar som faktisk verksamhetsöverföring och skatteväxling. Skatteväxlingen kan endast ske i samband med ett årsskifte (1 januari) och ska delges finansdepartementet senast 30 september föregående år. Tidpunkt för skatteväxling har tidigare fastställts till den 1 januari 2014, vilket medför att finansdepartementet ska delges uppgiften senast 30 september Ur ett verksamhetsperspektiv är det däremot inte önskvärt att genomföra verksamhetsöverföringen i samband med ett årskifte, varför verksamhetsöverföring ska hanteras vid en annan tidpunkt och kostnaderna för detta regleras separat.

7 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 6(18) Tidpunkt för verksamhetsöverföring har tidigare fastställts till 1 februari Kostnaderna för detta regleras genom att kommunerna återbetalar 1/12 av den totala summan i skatteväxlingen för 2014 till Landstinget. Utifrån den dialog som förts i styrgruppen gällande den beslutsprocess som pågår från maj 2012, och som ska utmynna i beslut om överföring av hemsjukvård i länets sju kommunfullmäktige och Landstingsfullmäktige i november/december 2012, ses följande utgångspunkter som styrande för beslutsprocessens detaljerade tidsplan. Beslutsprocessen ska utgå från de lösningar som föreslagits i projektets föregående utredningsfas. Beslutsprocessen ska beröra den politiska nivån och tjänstemannanivån. Beslutsprocessen ska innefatta åtgärder som strävar mot att skapa konsensus kring lösningar samt eventuell dialog om modifierade lösningar (för att uppnå konsensus). Beslutsprocessen ska innefatta framtagning av beslutsdokument och beslutsformalia för att länets sju kommunfullmäktige och Landstingsfullmäktige ska kunna fatta beslut om överföring av hemsjukvård. 4 Beroenden och påverkan I projektdirektiv definieras följande beroenden som har kopplingar till projektet: Införande av NPÖ, nationell patientöversikt Vårdvalet inom Landstingets verksamhet Lag om valfrihetssystem inom kommunal vård och omsorg Läkemedelshantering Läkarinsatser som kan bli aktuella utifrån en eventuellt ändrad lagstiftning Administrativa stödsystem, inklusive IT Egenvård, hjälpmedel, kostnadsfria förbrukningsartiklar, KOFFA /inkontinensmaterial. Utveckling av regionbildning I den fortsatta diskussionen kring dessa beroenden har konstaterats att den punkt som berör överföring av läkarinsatser inte längre är aktuell samt att även följande delar kan påverka och påverkas av projektet: Kommun Separata avtal mellan enskilda kommuner och landsting om tjänsteköp, t.ex. ambulanssamarbeten etc. Olika system för E-hälsa, t.ex. kvalitetsregistren Senior Alert och Palliativa registret. Landsting Separat arbete med OBS-platser. Projekt för multisjuka äldre mellan primärvärden söder och Sundsvalls kommun

8 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 7(18) Inflödesprojekt där primärvård, länssjukhuset i Svall-Hsand samt Medelpads kommuner och Härnösands kommun deltar. 5 Risker I projektdirektiv definieras ett antal risker där bland annat brister i förmågan att hantera åsiktsskillnader kan leda till många negativa följdkonsekvenser, till exempel lösningar med parallella system som inte beaktar patientens bästa etc. Utöver de risker som berörs i projektdirektivet kan även följande risker urskiljas kopplade till projektets möjligheter att hantera en beslutsprocess ska leda fram till politiska beslut om överföring av hemsjukvård. Risk nr. Risk Åtgärd 1 Deltagare i de projektgrupperingar samt besluts- och samverkansforum som är viktiga för beslutsprocessen kan inte avsätta den nödvändiga tiden för projektets frågeställningar. 2 Projektet berör ett omfattande verksamhetsområde där det sedan tidigare har genomförts många utredningar. Detta innebär att det finns en risk att projektet arbetar aktivt med frågor som redan är besvarade. 3 Då projektet ska ta fram olika beslutsunderlag samt vara drivande i en beslutsprocess som involverar många organisationer och kräver delaktighet är tidsaspekten en kritisk framgångsfaktor. 4 Det finns en oro kring förändringen inom både kommuner och landsting baserat på tidigare erfarenheter av en motsvarande förändring (ÄDEL). Kommunicera en tidsplan för alla involverade grupperingar där det framgår vad som förväntas av respektive gruppering vid olika tidpunkter. Att alltid belysa vad som finns framtaget sedan tidigare, såväl regionalt som nationellt, när en ny frågeställning ska belysas. Skapa en nivå på de beslutsunderlag som tas fram som är tillräcklig för att kunna fatta politiska beslut. Frågeställningar och detaljlösningar som inte är en förutsättning för de politiska besluten hanteras företrädesvis efter att politiska beslut fattats. Detta för att undvika onödigt arbete. Dock kan det finnas vissa enstaka frågeställningar och detaljlösningar som inte påverkar de politiska besluten, men där det ändå är av godo att de hanteras parallellt med beslutsprocessen. Möjliggöra en hög delaktighet genom ett brett deltagande i olika projektgrupperingar samt tidigt involvera relevanta besluts- och samverkansforum. Lämna löpande information om projektet via nyhetsbrev och hemsida samt muntliga redovisningar till specifika forum.

9 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 8(18) 6 Estimat Aktiviteter som ingår i tidsplanen under pkt 10 har legat till grund för den kalkylering av resursbehov som anges under pkt 8 och som ingår i budget under pkt 9. 7 Organisation och roller 7.1 Roller Projektet som helhet består av nedanstående grupperingar och roller. I den beslutsprocessfas som beskrivs närmare i denna projektplan är dock referensgrupp och politisk beredningsgrupp vilande. Frågeställningar och dialog mot den sistnämnda gruppen hanteras genom det politska forumet SocialKola. De beskrivningar som följer nedan gäller projektet som helhet: Styrgrupp (tjänstemannanivå) Styrgruppen är ansvarig mot beställaren och har det yttersta ansvaret för hela projektet samt dess kontroll och styrning då det gäller resurser och mål. Detta innefattar bland annat att: Fatta beslut vid olika beslutspunkter Löpande hantera ändringar Löpande informera beställare och andra intressenter Vara ambassadörer för projektet Styrgrupp rapporterar till förvaltningschefer, forumet SocialKola och andra relevanta politiska forum. Projektledare (tjänstemannanivå, deltar i projektgrupp) Projektledare är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och daglig styrning av tilldelade resurser så att projektets mål nås. Detta innefattar bland annat att: Planera projektet (tillsammans med projektgrupp) Upprätta budget och uppföljningar för projektfaser och projektet totalt Styra projektet mot dess mål inom ramarna för projektdirektiv/projektplan Definiera innehåll i leverans samt önskemål om tidpunkt för leverans Informera om projektet Identifiera eventuella problem samt föreslå förbättringar i arbetssätt, metoder och rutiner Genomföra projektutvärdering (ta fram slutrapport) Projektledare rapporterar till styrgrupp, referensgrupp, politisk beredningsgrupp, förvaltningschefer, forumet SocialKola och andra relevanta politiska forum. Projektmedlem (tjänstemannanivå, deltar i projektgrupp) Projektgruppens medlemmar har som huvuduppgift att utarbeta underlag för beslut eller leverera det projektet fått i uppdrag att göra. Detta innefattar bland annat att:

10 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 9(18) Bedöma förutsättningar för att genomföra arbetsuppgifter (kalendertid, resurs/kostnad, kompetens/vilja). Ansvara för personliga resultat samt meddela avvikelser och problem Informera om beslut och gjorda avvägningar Bedöma resultat och återstående tid Projektmedlem deltar vid dialog och rapportering till styrgrupp och referensgrupp samt vid behov i dialog och rapportering till politisk beredningsgrupp, förvaltningschefer, forumet SocialKola och andra relevanta politiska forum. Referensgrupp (tjänstemannanivå) Referensgruppen är ett forum som kan bistå med synpunkter till projektgrupp/styrgrupp samt delta aktivt i förankringsarbetet. Deltagare i referensgruppen representerar sin yrkesgrupp och organisation. Det bör även observeras att referensgruppen endast är rådgivande och inte har något ansvar eller beslutsrätt för projektet. Politisk beredningsgrupp (politisk nivå) Den politiska beredningsruppen är ett forum som bistår med synpunkter till projektgrupp/styrgrupp samt deltar aktivt i förankringsarbetet och driver frågor vidare för ställningstagande/beslut inom den politiska nivån i sin organisation. Deltagare i den politiska beredningsgruppen representerar därigenom den politiska nivån i sin organisation. 7.2 Bemanning Projektets roller och grupperingar bemannas enligt följande under tidsperioden 14 maj december 2012: Styrgrupp Deltagare Markus Kallioinen Peter Löthman Gunhild Nyberg Befattning och organisation Beställarchef, Landstinget Socialdirektör, Sundsvalls kommun Handläggare, Kommunförbundet Projektgrupp (projektledare och projektmedlemmar) Deltagare Henrik Hammarström (projektledare) Eva Sjöström (projektmedlem) Ingeborg Melin (projektmedlem) Anneli Egland (projektmedlem) Befattning och organisation Projektledare, Extern Vårdutvecklare, Landstinget Bitr. förvaltningschef, Timrå kommun Informatör, Landstinget Vid enstaka tillfällen och inom vissa tidsbegränsade aktiviteter behöver även följande roller och personer knytas till projektgruppen för att bistå i dialog och arbete kring ekonomiska villkor (ekonom) och avtal (jurist/avtalsspecialist, HR-specialist). Deltagare Befattning och organisation

11 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 10(18) Caroline Frank Leif Rönnmark Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Ekonom, Landstinget Ekonom, Sundsvalls kommun Jurist/avtalsspecialist, Landstinget Jurist/avtalsspecialist, Xxxx kommun HR-specialist, Landstinget HR-specialist, Xxx kommun Kontaktpersoner som involveras i projektarbetet För att underlätta projektgruppens kontakter med kommunerna har en kontaktperson utsetts inom varje kommun som kan bistå vid olika typer av operativa frågor. Följande personer är kommunernas kontakter mot projektet: Ingrid Viklund (Ånge), Britt-Marie Wedin (Sundsvall), Andreas Wikdahl (Härnösand), Ingrid Klint (Kramfors), Catrin Holm (Sollefteå), Birgitta Andersson (Timrå) och Ann-Kristin Nordin (Örnsköldsvik). Andra grupper och forum som involveras i projektarbetet I utförandet av projektets olika aktiviteter kan det även bli aktuellt för projektgruppen att genomföra specifika möten med olika verksamhetsgrupperingar och forum utifrån de behov som uppstår löpande. Behov av grupper och forum som inte ingår i projektorganisationen Eventuella behov av att skapa forum för att hantera en politisk förhandling och utforma ett mellankommunalt utjämningssystem åligger inte på projektorganisationen att ombesörja. Däremot kan projektorganisationen bistå och stödja arbetet i sådana forum. 8 Resurser Projektets resurser fördelas enligt följande under tidsperioden 14 maj december 2012: Projektledare (1 person): Ca 50% tj.grad mellan 14 maj december Projektmedl. (2 personer): Ca 50% tj.grad mellan 14 maj december Projekmedl. info (1 person): Ca 10% tj.grad mellan 14 maj december Styrgruppdelt. (3 personer): Ca 12 mötestimmar i styrgrupp 14 maj december Ovanstående projektgruppdeltagare har gjort bedömningen att de kommer att kunna avsätta ovanstående tid i projektet. Personkontrakt kommer även att skrivas mellan projektmedlemmar och deras närmaste chef där så bedöms vara nödvändigt för att reglera projektdeltagandet samt att separat avtal har slutits med projektledare. Arbetsinsatsen för ekonom från landstinget respektive kommuner bedöms uppgå till enstaka timmar mellan 14 maj december Arbetsinsatsen för jurist/avtalsspecialist från landstinget respektive kommuner bedöms uppgå till ca 3-5 arbetsdagar mellan 4 juni september 2012.

12 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 11(18) Arbetsinsatsen för HR-specialist från landstinget respektive kommuner bedöms uppgå till ca 3-5 arbetsdagar mellan 4 juni september Det mer omfattande arbetet med att hantera alla detaljer kring en verksamhetsövergång, vilket kräver mer insatser från HRspecialister, planeras att genomföras efter att politiska beslut har fattats om att genomföra en överföring av hemsjukvården. 9 Budget Projektets budget är följande för tidsperioden 14 maj december 2012: Område Kostnad Ersättning för projektgruppdeltagare (1 extern projektledare 50% x 6,5 mån, 2 projektmedl. kommun/ landsting 50% x 7 mån, 1 informatör 10% x 7 mån) Resor Fika 2500 Summa Ekonomer, jurister/avtalsspecialister och HR-specialister som är kopplade till projektgruppen deltar inom ramen för sin ordinarie tjänst och belastar inte projektets budget. Samma princip gäller för styrgruppdeltagare. Ett projektkonto har lagts upp hos landstinget (kostnadsställe och projektkod 8006) där projektets kostnader belastas. Stimulansmedel finansierar delar av projektbudgeten och återstående delar av projektbudgeten finansieras med 50% av landstinget och 50% av kommunerna. Intern fördelning mellan kommuner baseras sedan på befolkningsunderlag. Landstinget fakturerar, utifrån vissa periodiserade intervall, varje kommun för deras andel av kommunernas totala kostnad när projektplan godkänts. Extern projektledare skickar varje månad en faktura för nedlagd tid till styrgruppsdeltagare som har attesträtt till projektkonto. 10 Tidplan 10.1 Övergripande tidsplan Nedanstående bild beskriver den övergripande tidsplanen för att genomgå hela arbetsflödet från definiering av uppdrag till uppföljning av överförd hemsjukvård från landsting till kommuner. Av bilden framgår bland annat aktiviteter, beslut samt hur projekt och linjeorganisation involveras i olika aktiviteter. Grundtanken är att projektet är involverad under hela förändringsarbetet för att utreda, stödja och säkra överföringen, även om aktiviteter som berör genomförandet till stora delar drivs av linjeorganisationerna. Omvänt är även linjeorganisationerna delaktiga under hela förändringsarbetet även inom de aktiviteter där projektet står som utförare, bland annat genom att delta i olika projektgrupperingar. Innehållet i de numrerade aktiviteterna förtydligas i underliggande text.

13 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 12(18) 1. Uppdrag definieras i ett projektdirektiv av beställare (utsedda personer) och tas upp för beslut i social KoLa i juni Utredning och beslutsunderlag som berör innehåll och ansvarsgränser för hemsjukvård, ekonomiska villkor för överföring av hemsjukvård (kostnadsberäkning/skatteväxlingsnivå) och en plan för ett införande (projektplan) tas fram av projekt där linjeorganisationer involveras genom att delta i olika projektgrupperingar. Arbetet pågår från mitten av september 2011 till mitten av maj Beslutsprocess där berörda organisationer ska ta ställning till överföring av hemsjukvård med utgångspunkt i resultat från föregående utredningsfas, se pkt 2. I beslutsprocessen ingår åtgärder som strävar mot att skapa konsensus kring lösningar samt eventuell dialog om modifierade lösningar (för att uppnå konsensus). Arbetet pågår från mitten av maj 2012 till mitten av december 2012 och involverar projekt, den politiska nivån (facknämnd/råd, KS/LS och KF/LF) och berörd tjänstemannanivå (förvaltningschefer, ekonomichefer etc). Projektet ska, utöver att delta i dialog och diskussioner med berörda politiker och tjänstemän, även ta fram avtal och beredningmaterial för att länets sju kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige ska kunna fatta beslut om överföring av hemsjukvård samt en projektplan för fortsatt förberedelsarbete under Beslut om överföring fattas i landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige i november/december Förberedelser för överföring av hemsjukvård består av förberedande aktiviteter där både projekt och berörda linjeorganisationer blir utförare samt att projekt stödjer

14 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 13(18) linjeorganisationerna i vissa frågeställningar. Några exempel på aktiviteter där projekt och linjeorganisationer hanterar olika frågeställningar inom ett område beskrivs nedan: Projekt Berörda organisationer Ta fram direktiv verksamhetsövergång Hantera verksamhetsövergång Ta fram läkaravtal (ram) Dialog och detaljutforma läkaravtal Samordna lokala utföraravtal Skapa lokala utföraravtal Samordna erfarenheter för teamarbete Skapa rutiner för teamarbete Ta fram riktlinjer för ämnesområden (vad) Skapa tillämpn.rutiner för ämnesområden (hur) Prisuppräkna skatteväxlingsnivån till 2014 Ta fram skatteväxl.begäran (till finansdep.) Vissa aktiviteter kan påbörjas redan under hösten 2012, men merparten av aktiviteterna planeras att genomföras under 2013, d.v.s efter att politiker fattat beslut om överföring. Projektets stödjande roll består av att underlätta och sprida kunskap om hur olika frågor kan hanteras/har hanterats inom olika organisationer. 5. Skatteväxling verkställs 1 januari 2014 av linjeorganisationer med stöd av projektet. 6. Faktisk överföring och verksamhetsövergång genomförs 1 februari 2014 av linjeorganisationer med stöd av projektet. 7. Uppföljning och ev. förslag till förbättringar i lösningar kring överföringen hanteras av projektet i dialog med linjeorganisationer mellan maj 2014-juni Därefter genomför linjeorganisationer årliga uppföljningar Detaljerad tidsplan maj 2012 december 2012 Nedanstående bild beskriver den detaljerade tidsplanen för att arbetet med aktivitet tre i den övergripande tidsplanen under avsnitt Det vill säga för arbetet med den beslutsprocess kring överföring av hemsjukvård som pågår mellan maj 2012 och december 2012.

15 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 14(18) Av bilden framgår tidpunkter för när olika underlag ska tas fram av projektet samt hur dessa underlag ska bearbetas inom tjänstemannanivån och den politiska nivån. Därutöver framgår tidpunkter för styrgruppsmöten och beslutstillfällen i kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige. Då projektets övriga arbete styrs av hur dialogen kring framtagna underlag fortlöper inom tjänstemannanivån och den politiska nivån är det svårt att på förhand definiera vilka mer exakta åtgärder som behöver vidtas av projektet för att stödja beslutsprocessen. Detta får därför utkristalliseras under det löpande projektarbetet. Ett exempel på en tillkommande uppgift kan vara att revidera framtagna underlag. Om det arbete som är svårt att definiera i förväg blir tidskrävande, och det krävs omprioriteringar i tidsplanen, har framtagning av underlag som krävs för beslut i respektive fullmäktige företräde. 11 Metodik och arbetssätt Projektet arbetar enligt följande metodik och arbetssätt mellan maj 2012 december 2012: Möten och framtagning av underlag (avtal, beredningsunderlag, kravspec. etc.) Projektgruppmöten kommer att genomföras med olika intervall baserat på behovet i de underlag som ska tas fram. Mötena kan vara av karaktären arbetsmöte eller avstämningsmöte. Vid dessa möten medverkar alla projektgruppdeltagare och mötena hålls ihop av projektledare. Syftet med mötena är att driva arbetet framåt med de underlag som

16 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 15(18) ingår i tidsplanen. Vid sidan av dessa möten kan även projektgruppdeltagarna arbeta med olika utredningsrelaterade uppgifter kopplade till de resultat som ska uppnås inom respektive underlag. Projektledare har ett ansvar att sammanställa varje underlag, även om projektmedlemmar står för delar av dokumentationen. Styrgruppsmöten planeras att genomföras vid sex tillfällen under projekttiden och har till syfte att bedöma och fatta beslut om de underlag som tas fram av projektet samt förhålla sig till dialogen mot tjänstmannanivån och den politiska nivån. Tidrapportering Tidrapportering sker genom att varje projektdeltagare själv håller reda på hur mycket tid som man lägger ner i projektet. Förmedling av uppgifter om nedlagd tid för projektledare följer sedan den struktur som beskrivs i avsnitt 9, budget. 12 Information Kommunikation och information om projektet sker enligt följande mellan maj 2012 december 2012: Internt inom projektet ger projektledare information om projektets status till styrgrupp vid varje mötestillfälle. Styrgruppsdeltagare/projektledare/projektgruppdeltagare förmedlar sedan denna information till förvaltningschefer och det politiska forumet social KoLa. Den externa informationen om projektet består bland annat av att projektledare och informatör tar fram ett nyhetsbrev ungefär var sjätte vecka som beskriver status i projektet. Nyhetsbrevet skickas sedan till respektive organisation för vidareförmedling inom deras ordinarie kommunikationskanaler. Ansvariga för att vidareförmedla nyhetsbrevet inom respektive organisation är kommunernas kontaktpersoner och informatör från landstinget som deltar i projektgruppen. Sammantaget ses nyhetsbrevet som en informationskanal som ska riktas till alla medarbetare som är intresserade av projektets arbete. Vidare har det även tagits fram en extern projekthemsida ( som beskriver projektet och där alla projektdokument som godkänts av styrgruppen finns tillgängliga. Därutöver publiceras även relevanta projektdokument på kommunförbundets hemsida. Utöver nyhetsbrev och hemsida erbjuds även muntlig information och avrapportering om projektet till följande forum och grupperingar vid något av deras ordinarie möten utifrån behov: Kommuner - Verksamhetschefsgrupper - MAS-grupp Landsting - Landstingsledningsgrupp - HS-samordningsgrupp - Dialogmöten med verksamhetschefer genom beställarenhet Patient/brukare

17 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 16(18) - Samrådsgrupp för patient-/brukarföreningar (företrädesvis efter politiska beslut) Politiker - Kommunstyrelse och kommunfullmäktige - Socialnämnder - Landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige - Landstingsstyrelsens beställarutskott - FTP-nämnden - HS-nämnden Beroende på sammanhang kan information lämnas till ovanstående forum av styrgruppsdeltagare, projektledare eller projektgruppdeltagare. Vilka forum som erbjuds och får information följs upp av projektledare och informatör. Deltagare inom respektive gruppering ovan har sedan ett ansvar att föra vidare informationen inom sina organisationer. Eventuella ytterligare externa informationsinsatser, till exempel mot media, föranleds alltid av en diskussion i styrgruppen. Facklig samverkan ska ske i alla berörda organisationer enligt där gällande samverkansrutiner. Projektledaren ansvarar för att erforderliga underlag tas fram till arbetsgivarnas företrädare vid önskemål. 13 Kvalitetssäkring För att kvalitetssäkra innehållet i projektet mellan maj 2012 december 2012 vidtas följande åtgärder: - Projektplan tas fram av projektledare i dialog med projektgrupp samt diskuteras och beslutas av styrgrupp. - Deltagare i projektgrupp har relevant kunskap om det verksamhetsområde som berörs i projektet. - Alla underlag som tas fram av projektet, t.ex. avtal, beredningsunderlag etc. ska godkännas av styrgruppen innan de diskuteras vidare inom tjänstemannanivån och den politiska nivån. - Statusrapportering om projektet sker kontinuerligt, såväl internt som externt, utifrån ett specificerat tillvägagångssätt. 14 Dokumenthantering Dokumentation från projektgruppens arbete mellan maj 2012 december 2012 samlas i en katalogmapp hos landstinget och kommunförbundet efter projektets totala slutförande. I katalogen kommer bland annat projektdirektiv, projektplan, rapporter och olika former av inhämtat material att ingå. Under pågående projekt samlas projektgruppens arbete (arbetsmaterial och rapporter) i en katalogmapp hos respektive projektgruppdeltagare samt att rapporter som godkänts av styrgruppen publiceras på projektets hemsida.

18 Projektplan Överföring av hemsjukvård (beslutsprocess) 17(18) För alla publika dokument som ska beslutas i styrgruppen tillämpas även en versionshantering vid framtagning av rapporter. 15 Ändringshantering Om det uppstår ändringar som förändrar förutsättningarna för projektet tas en förändringsbegäran fram av projektledare som sedan beslutas av styrgruppen. Ändringshanteringen är särskild viktig i de fall som ändringar kan påverka tidsplan, kvalitet och/eller kostnader. 16 Leverabler Projektet ska mellan maj 2012 december 2012 leverera följande underlag för diskussion och beslut i styrgruppen: - Avtal (styrgruppsmöte v.27 och 39) - Beredningsunderlag för beslut i fullmäktige (styrgruppsmöte v.27 och 39) - Kravspecifikation för anpassning av IT-stöd (styrgruppsmöte v.51) - Kravspecifikation för interna ansvarsområden/övertaganden (styrgruppsmöte v.51) - Riskanalys (styrgruppsmöte v.51) - Metod för utvärdering av nuläge och nyläge (styrgruppsmöte v.51) - Projektplan för förberedelsearbete under 2013 (styrgruppsmöte v.51) Prioriterade leverabler är underlag som krävs för beslut i respektive fullmäktige. 17 Acceptanskriterier Styrgruppen tar emot och godkänner underlag samt ansvarar för vidare beslutshantering efter leveranser.