Referensmanual Kundreskontra

Transkript

1 Referensmanual Kundreskontra

2 Om referensmanualer Dessa referensmanualer är framtagna för att tillsammans med online-hjälpen ge information om Agresso Business World. Denna referensmanual omfattar funktionaliteten till och med ABW Agresso har strävat efter att ge så komplett och korrekt information som möjligt. Den kan dock komma att ändras utan föregående meddelande. Agresso R&D AS påtar sig inget ansvar för eventuella felaktigheter som kan finnas i dokumentationen. Kontakta din lokala kundtjänst för Agresso om du har några frågor. Microsoft Excel, Microsoft Project, Windows och Microsoft SQL Server är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Alla andra märkesnamn, produktnamn och företagslogotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive ägare. Detta dokument innehåller information som tillhör och anses vara en affärshemlighet för Agresso R&D AS. Informationen får inte reproduceras i sin helhet eller i delar, spridas eller på annat sätt göras tillgänglig för tredje part, varken direkt eller indirekt. Reproduktion av denna dokumentation oavsett syfte är förbjuden utan föregående uttryckliga skriftliga tillstånd från Agresso R&D Oslo, Norge. Med ensamrätt. Agresso Business Software Agresso R&D AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge. ii

3 Innehållsförteckning Kundreskontra 1 Introduktion 2 Första inställningen 4 Översikt 4 Automatisk numrering 5 Betalningsvillkor 7 Intervall för åldersfördelat saldo 9 Reklamationskoder 10 Påminnelsetexter 11 Påminnelseintervall 12 Kravkoder 14 Kundregister 17 Använda flexifält i Kundregistret 21 Kundgrupper 22 Registrering och bokföring av fakturor 25 Använda fritextfakturering 25 Registrering/underhåll av faktura 26 FI01 Fakturering 30 Registrering av kundfaktura 32 Betalningsuppföljning 37 Översikt 37 Underhåll av öppna poster 38 CU09 Påminnelseförslag 41 Underhåll av påminnelseförslag 43 CU26 Påminnelsebekräftelse 45 Inkasso 46 Översikt 46 CU11 Inkassoförslag 47 Underhåll av inkassoförslag 48 CU12 Överföring till inkassoföretag 51 Underhålla inkassoärenden 52 CU19 Återkalla inkassoärenden 54 CU13 Inläsning från inkassoföretag 55 Kundförluster 56 Översikt 56 CU16 Förslag på kundförluster 57

4 Underhåll förslag på kundförluster 58 CU17 Bokföring av kundförluster 59 Betalningar och reverseringar 60 Översikt 60 Manuell inbetalning 61 Betalning 62 Manuell matchning av öppna poster 64 CU18 Automatisk matchning 66 Markera poster för reversering 68 GL34 Reverseringsförslag 71 Underhåll av reverseringsförslag 72 GL35 Reverseringsbekräftelse 74 Fråga reverserade poster 75 Räntedebitering 77 Översikt 77 CU06 Räntefakturaförslag 78 Underhåll av räntefakturaförslag 80 CU07 Räntefakturabekräftelse 82 iv

5 Kundreskontra Innehåll I denna referensmanual får du en översikt över vad du kan göra med Kundreskontra i AGRESSO Ekonomi, samt detaljerad information om de fönster som används för att utföra dessa uppgifter. I detta dokument visas endast de fönster som berörs. Se online-hjälpen för information om andra fönster. Det innebär att inte heller förutsättningar och menykommandon finns med här. Du hittar information om grundinställningar i ABW och gemensam funktionalitet i referenshandböckerna Grundinställning och Systemadministration. Det finns detaljerad information om Dokumentarkiv, Arbetsflöde och Åtgärdsöversikt i separata referensmanualer. 1

6 Om Kundreskontra Introduktion Processdiagram Kundreskontra används för att registrera, övervaka och betala fakturor som har skapats och skickats från någon annanstans i Agresso (försäljningsorder, projektfakturor, fritextfakturor) eller från externa system. Uppgifterna bokförs automatiskt från andra Agressomoduler och behöver ingen vidare behandling. Fakturor från externa system kan registreras manuellt eller importeras. Detta diagram förklarar Kundreskontra och visar också de valfria alternativ som kan användas för att automatisera eller utöka funktionaliteten: Kundgrupper och kunder Innan du registrerar separata kunder i denna modul, måste du skapa kundgrupper där kunderna läggs till. Varje kundgrupp ställs in så att kunderna inom gruppen behandlas enligt gemensamma regler (t.ex. betalningsmetoder, huvudbokskonton, påminnelser och räntehantering för sen betalning och faktureringsvaluta). Dessa regler kan ändras på kundnivå vid behov men vanligtvis används en mall för standardbehandling och förenklad registrering av ny information. All kundinformation kan delas mellan olika företag som använder Agresso. Registrering och bokföring av fakturor Agresso använder ett standardfönster för registrering av kundfakturor. Du kan också läsa in fakturor maskinellt med detta fönster eller överföra dem automatiskt från ett försystem (t.ex. Försäljningsorder). Du har också möjlighet att ange fritextfakturor. 2

7 Betalningsuppföljning Inkasso Kundförluster Betalningar och reverseringar Fråga Du kan söka efter och göra ändringar i obetalda kundfakturor. Fakturor som inte har betalats före förfallodatum kan genom påminnelseprocessen skapa påminnelseförslag, kontrollera resultat och göra ändringar innan förslaget bekräftats. Du kan köra en rutin för att skicka en fil med utestående skulder till inkasso enligt inställda urvalsvillkor. Inkassoföretaget driver in fordringen åt dig och skickar tillbaka en fil som innehåller betalningen. De kan också skicka ett meddelande om att de inte kunnat driva in fordran. Detta uppdaterar automatiskt status för posten och gör den klar för kundförlust. Du kan köra automatisk kundförlust på skulder med ett förlustförslag, kundkreditdagbok, elektroniskt gränssnitt med inkasso- och kreditföretag, direktdebitering och skuldsedelsportfölj. Betalningar från kunder kan enkelt kvitteras mot en faktura och bokföras genom ett fakturakvitteringsfönster. Betalningar kan också kvitteras automatiskt och obetalda fakturor kan flyttas mellan kunder eller från kunder till leverantörer. Kreditnotor och förskottsbetalningar är också enkla att behandla. I länder där elektroniska betalningssystem finns kan betalningar kvitteras och behandlas automatiskt. Moms och rabatter beräknas och bokförs automatiskt. En separat betalningsrutin kan användas för att återbetala kunder med kreditnotor eller överbetalda fakturor. Felaktiga transaktioner kan reverseras med en process för förslag, underhåll och bekräftelse. Du kan göra sökningar i all kundinformation, inklusive både utestående och betalda fakturor. Genom en sökning kan du få följande typ av information: Räntedebitering All tillgänglig information om originalfakturan. Betalda och obetalda fakturor. De huvudboksverifikaktioner som är kopplade till en faktura. Fakturans försäljningsorder (i Försäljningsorder). Kundstatistik. Fakturor som betalas efter förfallodatum kan debiteras med dröjsmålsränta. Ett förslag till räntefakturering körs i enlighet med de regler du själv satt upp. Innan räntan bokförs i huvudboken och räntefakturorna skrivs ut, kan du ändra i förslaget och kontrollera det. Du kan använda flera metoder för att beräkna dröjsmålsränta. Räntan bokförs automatiskt i huvudboken och kundreskontran. 3

8 Introduktion Första inställningen Översikt Innan du kan börja bokföra och behandla kundfakturor måste du ange de villkor som Agresso ska använda i Kundreskontra. Dessa innefattar numrering, påminnelser, kundgrupper samt faktiska kunder. Många av dessa anges i fönster som finns under Fasta register. Lägg märke till att många av dessa poster delas med Leverantörsreskontra. De fönster som används för att utföra dessa åtgärder är: Automatisk numrering i Agresso Gemensam, som används för att definiera automatisk numrering av leverantörer och andra register. Detta fönster beskrivs nedan. Betalningsvillkor, Intervall för åldersfördelat saldo, Reklamationskoder, Påminnelsetexter, Påminnelseintervall, Kravkoder, Kund-register och Kundgrupper, beskrivs i detalj nedan. 4

9 Användning av fönster Skapa en automatisk nummerserie Automatisk numrering Använd detta fönster för att definiera automatisk numrering av register och för CS15 Inläsning av kund- och leverantörsuppgifter. Steg Fönstret Automatisk numrering Åtgärd 1 Ange ID för nummerserierna, i fältet ID och sedan en beskrivning i nästa fält. 2 Välj det register som nummerserien gäller för i fältet Register. Fältet Antal tecken visar automatiskt det maximala antal tecken du kan använda för valt register. 3 Ange om manuell tilldelning av nummer ska tillåtas för dessa nummerserier, genom att markera eller avmarkera kryssrutan Manuell. 4 Välj status Aktiv. 5 I tabellen väljer du en datatyp som du vill använda, till exempel Fast. 6 Beroende på datatyp väljer du en komponent i nästa fält, till exempel ett relaterat begrepp. 7 För datatypen Räknare anger du från och till nummer i fälten Från nummer och Till nummer. Nästa nummer visas automatiskt. 8 Visa också det antal tecken som ska använda för datatypen Relation i fältet Antal tecken. 9 Lägg till fler datatyper om det behövs. 10 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Lägg märke till att du kan kopiera en befintlig regel och använda den som mall för att skapa en ny regel. Detta är fönstret Automatisk numrering med ett exempel på numrering av kundnummer: 5

10 Fältförklaringar ID Ett ID för nummerserier, maximalt 12 tecken. Beskrivning En beskrivning av den nummerserie som du definierar. Huvudregister Namnet på det register som du vill skapa automatisk numrering för. Antal tecken Detta är ett informationsfält som anger det maximala antal tecken som finns tillgängliga för det register som du har valt. Manuellt Visar om manuell numrering ska tillåtas för detta register. Inställningarna är: Manuell numrering tillåts för detta register. Systemet tilldelar automatiskt nästa lediga och giltiga nummer. Status Status för serien. Giltiga värden är: Aktiv Spärrat Typ Den datatyp som ska användas för alla eller delar av nummerserien. Giltiga värden är: Relation Ett begrepp som är relaterat till registerbegreppet. Räknare En räknare. Separator - Ett eller flera tecken som separerar delar av numret. Fast En fast sträng. Komponent Ett värde för den datatyp som valts i Typ. Du kan använda följande: Ett relaterat begrepp för datatypen Relation. Inget värde för datatypen Räknare om du vill ha sammanhängande nummer. Samma relaterade begrepp som det som har valts för Relation om du vill starta om räknaren för varje relationsvärde. Ett tecken för datatypen Separator. Ett eller flera alfanumeriska tecken för datatypen Fast. Nr från Det första värdet i en räknare. Detta fält gäller enbart alternativet Räknare. Nr till Det sista värdet i en räknare. Detta fält gäller enbart alternativet Räknare. Nästa nr Detta är ett informationsfält för alternativet Räknare. Det anger det första nummer som kommer att användas när ett nummer tilldelas. Antal tecken Antal tecken från relationen som du vill använda i numret. Lägg märke till att det totala antalet tecken inte får överskrida det maximala antal tecken som finns tillgängliga för registret. Detta fält gäller enbart alternativet Relation. 6

11 Användning av fönster Registrera betalningsvillkor Betalningsvillkor Detta fönster använder du för att registrera, ändra och söka efter betalningsvillkor. Betalningsvillkor används vid beräkning av förfallodatum, rabattförfallodatum och rabattbelopp. Betalningsvillkor anges vid registrering av kunder och leverantörer. Steg Åtgärd 1 Ange en unik alfanumerisk kod för de nya betalningsvillkoren samt en textbeskrivning. Denna beskrivning visas på fakturorna. 2 Ange fakturans förfallodatum med någon av följande två metoder: Ange antal dagar från fakturadatum till förfallodatum i fältet DgrFörf eller Ange antal fria månader (0 9) från fakturadatum i fältet FriMd samt antal dagar från utgången av fri månad till förfallodatum i fältet Förf.dat. 3 Om du vill att fakturor ska förfalla till betalning på den sista dagen i månaden efter månaden för fakturadatum ska du göra följande: Fältet DgrFörf måste innehålla värdet 0. Liksom tidigare, ange eventuella fria månader i fältet FriMd. 0 i kolumnen Förf.dat. anger att fakturan förfaller på sista dagen i månaden (den månad som fortfarande är baserad på fakturadatum och FriMd). 4 Ange eventuell procentsats för kontantrabatt i fältet Rabatt%. 5 Ange antal dagar från fakturadatum till rabattdatum i fältet DgrRab, eller Ange antal fria månader (0 9) från fakturadatum i fältet FriRab samt antal dagar från utgången av fri månad till rabattdatum i fältet Rab.dat. Fönstret Betalningsvillkor 6 Välj Spara (F12) på Datamenyn. 7 Registrera en beskrivning av betalningsvillkoren på alla de språk som du angivit på leverantörerna genom att välja kommandot Text på menyn Verktyg. Detta är Betalningsvillkor med villkor på engelska: 7

12 Fältförklaringar Bet.villkor En unik, två tecken lång alfanumerisk kod för betalningsvillkor. Beskrivning En beskrivning av betalningsvillkoren. DgrFörf Beräknar antal dagar innan förfallodatum genom att addera antalet dagar direkt till fakturadatum. Om ett fast antal dagar anges i denna kolumn kommer de helt enkelt att läggas till fakturadatumet för att räkna fram förfallodatum. FriMd Fria månader. Alternativt sätt att beräkna förfallodag genom att lägga till ett antal s.k. fria månader (0 9) till fakturadatum och sedan lägga till antal dagar i nästa kolumn för att ge fakturan ett förfallodatum i följande månad. Kombinationen av dessa två fält används för att definiera betalningsvillkor, exempelvis när förfallodagen är den 15:e månaden efter fakturadatum. Förfallodatum Det datum i månaden efter de fria månaderna som fakturan ska förfalla till betalning. Rabatt% Rabatt för tidig betalning eller kassarabatt i procent. DgrRab Antal dagar från fakturadatum man kan använda rabatt vid tidig betalning (liknande DgrFörf ovan). FriRab Antal fria månader (0 9) som ska adderas till fakturadatum (liknande FriMd ovan) som ska användas för att beräkna rabatten vid tidig betalning. Rab.dat Datum i den månad efter fria månader före vilken man kan använda rabatt vid tidig betalning. 8

13 Användning av fönster Intervall för åldersfördelat saldo Detta fönster använder du för att definiera de tidsintervall som används vid åldersfördelning av saldo i fönstret Statistik. Registrera ett intervall för åldersfördelat saldo Steg Åtgärd Fönstret Intervall för åldersbaserat saldo 1 Välj ett giltigt språk i fältet. Intervallerna måste definieras för varje språk som ska användas. 2 Välj önskad profil. Agresso levereras med en profil kallad STANDARD. Användardefinierade profiler skapas enligt användarens önskemål. 3 Registrera intervallen som rader i tabellen. Varje intervall ska ha ett unikt löpnummer i fältet #. Värdena i fälten Förfallna dagar från och Förfallna dagar till ska följa samma sortering som löpnumren i #. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Intervall för åldersbaserat saldo med en profil för ett företag vid namn VERMEER: Fältförklaringar Språk Giltig språkkod. Intervallen ska definieras för varje användarspråk. Profil Unik alfanumerisk kod (8 tecken). Systemparametern CU10_AGE_PROFILE definierar vilken profil som ska användas i Statistikfönstret. # Unikt löpnummer för intervallet. Anger sortering i fönstret Statistik. Rubrik Den text som används i Statistik. Förfallna dagar från Intervall för att visa alla öppna poster som är förfallna med flera eller samma antal dagar som angivet värde. Förfallna dagar till Intervall för att visa alla öppna poster som är förfallna med färre än eller samma antal dagar som angivet värde. 9

14 Användning av fönster Registrera reklamationskoder Fönstret Reklamationskoder Reklamationskoder Detta fönster använder du till att registrera reklamationskoder. Reklamationskoder anges vid underhåll av faktura för att beskriva orsak till betalningsuppskov och dylikt. När funktionen Betalningsplan används, anger du reklamationskoden i detta fönster. Registrera ett begreppsvärde för reklamationskoden samt en beskrivning och ange dess status som N. Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Reklamationskoder med exempelvärden: Fältförklaringar Begr.värde En reklamationskod. Beskrivning Beskrivning av kundens reklamation. Visas i fönstren för fakturaregistrering och i sökfönstren. O Giltigt värde för ett relaterat begrepp där något har blivit definierat i fönstret Begrepp. (V) Ett statistikvärdefält, till exempel relaterat till en timkurs, en kilometerkurs eller pris per kilo. Innehållet i detta fält definieras i fönstret Begrepp. Från period Från period. ÅÅÅÅPP (t.ex ). Detta är den period som begreppet är aktivt från. Till period Till period. ÅÅÅÅPP (t.ex ). Detta är den period som begreppet är aktivt till. Detta möjliggör kopplingen mellan två relaterade begrepp att vara aktiva under ett definierat periodintervall. S Status. Giltiga värden är: N Normal P Parkerad C Spärrad 10

15 Användning av fönster Registrera påminnelsetext Påminnelsetexter Detta fönster använder du för att registrera, underhålla och fråga på påminnelsetexter som används i serverprocessen Påminnelseförslag (CU09). Steg Fönstret Påminnelsetexter Åtgärd 1 Välj aktuellt språk och tryck på tabbtangenten. 2 Registrera textnummer i fältet Variant. Använd t ex variant 1 för den första påminnelsen, 2 för den andra påminnelsen, osv. 3 Skriv in texten i fältet Text. Du kan också välja Zoom på Datamenyn eller dubbelklicka på detta fält för att öppna ett nytt fönster där du kan skriva in text. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Påminnelsetexter med exempel på texter: Fältförklaringar Texttyp Påminnelsetext är ett fast värde för detta fönster. Språk Det språk texten är skrivet på. Variant Textnummer 1 till 999. Hänvisar till textnumret i fältet Text i fönstret Påminnelseintervall. Text Fri text på det valda språket. Du kan skriva 10 rader på 72 tecken. 11

16 Användning av fönster Definiera påminnelseintervall Påminnelseintervall Detta fönster använder du för att registrera, uppdatera och söka efter nivåer för påminnelse för en påminnelsekod. Du definierar påminnelsenivåer för varje språk en påminnelsekod ska användas på. Det går att ange olika texter och antal dagar mellan påminnelser på olika språk. Påminnelseinformationen kopplas till kunden via fönstret Kravkoder. Steg Fönstret Påminnelseintervall Åtgärd 1 Registrera en unik påminnelsekod i det första fältet, Påminnelsekod. Många olika påminnelser kan användas med varje kod genom att varje påminnelse definieras på en ny rad i tabellen. 2 Ange språkkoden för det språk du vill använda i texten. 3 Lägg in en beskrivning av påminnelsen i fältet Beskrivning. 4 Skriv in påminnelsenivå i fältet #. För den första påminnelsen du vill skicka, skriver du 1, för den andra påminnelsen skriver du 2, osv. 5 I fältet Text skriver du påminnelsetextens variantnummer som den är definierad i fönstret Påminnelsetexter. 6 I fältet Dagar skriver du antalet dagar efter förfallodatum innan brevet skickas. 7 I det sista fältet, Fakturaavgift, skriver du in avgiften (om det finns någon) som debiteras för att skapa påminnelsen. 8 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Påminnelseintervall med exempelinformation: Fältförklaringar Påminnelsekod Påminnelsekod. Språk Språkkod. Beskrivning Fri text. Texten används vid uppdatering av registret för åtgärdsöversikt. # Påminnelsenivå. Denna uppdateras när påminnelser skickas. Giltiga värden är 1-9, I och R. 12

17 Text Anger vilken textvariant som ska användas för denna påminnelse. Dagar Anger efter hur många dagar från förfallodatum som påminnelsen ska skapas. Fakturaavgift Påminnelseavgift i företagsvaluta för att brevet skickades. 13

18 Användning av fönster Sätta upp kravkoder Kravkoder Detta fönster använder du för att registrera regler för ränteberäkning och krav/påminnelser samt för betalningsplaner. De regler som definieras här används i fönstren Kund och Kundgrupper. Du kan få kravkoder på fakturanivå om du använder serverprocessen GL07 Inläsning från försystem. Steg Åtgärd 1 Registrera en unik kod för påminnelse och ränteberäkning i fältet Kravkod. 2 Välj Räntefakt J/N om du vill att kunder som är kopplade till denna kravkod ska påföras ränta vid sen inbetalning. 3 Välj Påminnelse J/N om du vill skicka kunden en påminnelse vid sen inbetalning. 4 Koppla kravkoden till en påminnelsekod som kontrollerar hur många påminnelser som skickas och intervallet för påminnelse. 5 Välj Upplupna räntor om du vill visa ränteavgiften i påminnelsebrevet. 6 Välj Bokför ränta och Bokför avgift om du vill bokföra räntan och avgiften. 7 Skriv in ett värde i fältet Min. kravbelopp om du vill/inte vill skicka ut kravbrev för förfallna betalningar under ett visst värde. Det förvalda värdet 0 skickar kravbrev för alla förfallna skulder. 8 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Om du använder Ränteberäkningsmetod Påbörjad månad, måste antalet räntefria dagar sättas till 2 för att kompensera för skillnader i månadernas längd. 14

19 Fönstret Kravkoder Detta är Kravkoder med exempelinformation: Fältförklaringar Kravkod Unik alfanumerisk kod (12 tecken). Räntefakt J/N Anger om kunden ska räntefaktureras vid sen inbetalning. Inställningarna är: Ränteberäkning av kund ska ske vid för sen inbetalning. Ingen ränteberäkning av kund. Kreditränta Anger om ränta ska beräknas på negativa fordringar (t ex förskott från kunder). Inställningarna är: Ränta beräknas på kreditfakturor. Ingen ränteberäkning av kreditfakturor. Min. räntebelopp Minsta räntebelopp för en räntefaktura i företagsvaluta. Respitdagar Antal extra uppskovsdagar efter förfallodag innan ränteberäkning ska påbörjas. Om betalning sker när respitdagarna gått ut, debiteras ränta från förfallodatum. Räntefria dagar Antal dagar efter förfallodatum som undantas från ränteberäkning. Faktureringsavgift Faktureringsavgift på räntefakturan i företagsvaluta. Detta debiteras som ett fast belopp förutom räntan. Betalningsvillkor Betalningsvillkor för räntefaktura. Räntan kommer att beräknas enligt dessa betalningsvillkor. 15

20 Ränteberäkningsmetod Metod för ränteberäkning. Giltiga värden är: Månad (p.m.) Ränta beräknas per månad. År Ränta beräknas per år. Påbörjad månad Ränta beräknas per påbörjad månad. Räntedagar Antal räntedagar under perioden; t ex 360, 365 eller 30. Räntekod En unik alfanumerisk kod (2 tecken) från fönstret Räntesats. Påminnelse J/N Anger om en påminnelse ska skickas till kunden eller ej. Inställningarna är: Påminnelse skickas ut vid för sen betalning. Ingen påminnelse skickas ut vid för sen betalning. Påminnelsekod Kod som kontrollerar intervallet för påminnelse. Min. kravbelopp Minsta belopp på krav i företagsvaluta. Upplupna räntor Anger om upplupna räntor ska tas med vid påminnelse. Inställningarna är: Upplupna räntor visas vid påminnelse. Upplupna räntor visas inte vid påminnelse. Bokför ränta Anger om upplupen ränta ska bokföras i huvudboken och i kundreskontra eller leverantörsreskontra. Inställningarna är: Upplupna påminnelseavgifter bokförs i huvudbok och reskontra. Upplupna påminnelseavgifter bokförs inte i huvudbok och reskontra. Bokför avgift Anger om upplupna avgifter ska bokföras i huvudboken och i kundreskontra eller leverantörsreskontra. Inställningarna är: Upplupna avgifter bokförs i huvudbok och reskontra. Upplupna avgifter bokförs inte i huvudbok och reskontra. 16

21 Användning av fönster Registrera en kund Visa arbetsflöde Fönstret Kund Kundregister Detta fönster använder du för att registrera, ändra och söka efter kunduppgifter. Kundregistret innehåller användbar information om olika kunder. Detta register kan användas av flera företag. Steg Åtgärd 1 Ange ett unikt kundnummer i fältet Kundnr eller skriv <NY> i fältet för att låta systemet tilldela dig ett. 2 Fönstret innehåller flikar för Kund, Adress, Faktura, Betalning och Relation. Registrera all information på flikarna. 3 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Om den valda posten är eller ska behandlas med arbetsflöde, kan du visa en karta över arbetsflödet genom att välja Visa arbetsflödeskarta i menyn Verktyg. Du kan också lägga till, granska och utföra åtgärder i rutan Åtgärdsöversikt. Detta är registret Kund med kund 1000: 17

22 Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Kund Fältförklaringar fliken Adress Fältförklaringar fliken Faktura 18 Kundnummer Unik numerisk kundkod. (Namn) Kundens namn. Uppdaterad Datum/tidpunkt för sista ändringen i kunduppgifterna. Användare Identitet för användare som registrerade eller sist ändrade kunduppgifterna. Kundgrupp Den kundgrupp som kunden tillhör. Land Kundens land. Organisationsnummer Kundens organisationsnummer. Momsreg.nr Kundens momsregistreringsnummer. Söknamn Textfält för att ange ett söknamn på kunden. Detta kan användas vid sökning i vissa fönster. Extern ref Kundens referens för vårt företag (textfält). Detta fält är obligatoriskt men kan användas även för andra typer av referenser. Text Ett fritextfält på högst 25 tecken. Detta är en standardflik som inte förklaras här. Momssystem Anger relevant momssystem för denna kund. Fast J/N Fast moms för kunden. Värdet kan ändras vid registrering. Om kundgruppen är definierad med fast momssystem, blir kundgruppens momssystem automatiskt fast för kunden. Betalningsvillkor Anger relevanta betalningsvillkor för denna kund. Fast J/N Fasta betalningsvillkor för kunden. Värdet kan ändras vid registrering. Om kundgruppen är definierad med fast betalningsvillkor, blir kundgruppens betalningsvillkor automatiskt fast för kunden. Valuta Anger relevant valuta för denna kund. Fast J/N Medför att valutakoden är fast för kunden. Värdet kan ändras vid registrering. Om kundgruppen är definierad med fast valutakod, blir kundgruppens valutakod automatiskt fast för kunden. Språk Kundens språkkod. Detta språk kommer att användas för generering av kundspecifika rapporter.

23 Fältförklaringar fliken Betalning Rabattkod Rabattkoden. Ingen kontroll sker av fältet. Kundens rabattkod och artikelns prisgrupp (definieras i fönstret Artiklar i Försäljningsorder) styr uträkningen av rabatten vid orderregistrering enligt rabattmatrisen. Bonusgrupp Bonusgrupp. (Används för närvarande inte). Fakturakod Fakturakod. (Används för närvarande inte). Leverantörsnummer Om kunden också är leverantör så är detta kundens leverantörsummer i Leverantörsreskontra. Om kunden inte också är en leverantör ska du ange värdet 0 (noll) i detta fält. Huvudkontor Kundnummer för kundens huvudkontor. Det registrerade kundnumret föreslås automatiskt. Ska vara ett giltigt kundnummer. Kundtyp Typ av kund. Giltiga värden är Företag och Privat. Betalningsplansmall Numret på den mall för betalningsplan som du har angett. Denna mall måste du ha skapat i fönstret Betalningsplansmall och den ska ha ett unikt namn. Temporär Det här fältet anger om kunden är en tillfällig kund. När du registrerar transaktioner för tillfälliga kunder öppnas ett fönster där du ska ange kundens namn/adress och bankdetaljer samt eventuellt momsregistreringsnummer. Den information som du anger för transaktionen om den tillfällige kunden kan användas för påminnelser och räntedebiteringar. Fast kund (har alltså en egen registerfil). Tillfällig kund. Du kan definiera ett eller flera kundnummer för tillfälliga kunder. Även tillfälliga kunder kan följas upp med påminnelserutinerna. Tillfälliga kunder kan vid behov kopplas till en separat kundgrupp. Kreditgräns Anger den gräns som ska kontrolleras när en ny faktura eller order registreras. Meddelande Tillåter inmatning av text som kommer att visas när en faktura registreras eller bokförs för denna kund. Betalningsmetod Kundens betalningsmetod. Betalningsmetoden kan skrivas över på fakturanivån. Betalningsmottagare Visar betalningsmottagare (om detta är relevant). Används om kunden inte ska betala direkt, utan via en tredje part. Bankkonto Kundens bankkontonummer. Annat konto Annat kontonummer. Plusgiro Kundens plusgironummer. Swift Swiftkod för kundens bank. Används vid utrikes- och valutabetalningar. Clearingnummer Clearingnummer för kundens bank. Används vid utrikes- och valutabetalningar. Kravkod Kravkoden innehåller regler för påminnelser och beräkning av dröjsmålsränta. 19

24 Fältförklaringar fliken Relation Status Kundens status. Giltiga värden är: Aktiv kunden är öppen för bokföring. Spärrad Kunden är spärrad. Inga åtgärder är tillåtna på denna kund. Parkerad kunden är parkerad (kan återställas till N). Du kan registrera till denna kund, men inte betala. (Utgången) Datum då kunden spärrades (genom att sätta status till Spärrad). Relation Det relaterade begreppet definierat som en relation för kunden. Beskrivning Beskrivning av värdet i fältet Relation. Rel.värde Ett giltigt värde för det relaterade begreppet. Varje relaterat begrepp kan endast ha ett värde. Beskrivning Beskrivningen av värdet i fältet Rel.värde. 20

25 Använda flexifält i Kundregistret Beskrivning Denna flexifältfunktion ger dig möjlighet att registrera extra information i flexifälten för register och begreppsvärden. Flexifält används för eventuell extra information som du kan behöva. Du kan definiera om du vill använda tabellformat eller fältformat. Den definierade informationen kan lagras i en ny tabell, men du kan också använda en befintlig tabell (för att se specifik data). Du kan dessutom definiera valideringskriterier för informationen. Du använder fönstren Definition av flexfältgrupp och Koppla flexfältgrupp till begrepp för att definiera grupperna och koppla dem till begreppen. De definierade flexifältgrupperna är tillgängliga för alla klienter och begrepp. Flexifältinformationen är tillgänglig från register och Browser. De definierade flexifältgrupperna är tillgängliga för alla klienter och begrepp. Flexifältinformationen är tillgänglig från register och Browser. Kontakt Flexifält i Kundregistret I referenshandboken Systemadministration finns detaljerad beskrivning av hur du definierar flexifältgrupper och kopplar dessa till begrepp. Du kan lägga till valfritt antal flexifält i Kund-registret efter behov. Till exempel en flik som heter Kundinfo med två sektioner, System och Kundrelationer. Sektionerna kan ha dessa fält: System Kund sedan (datum) Plattform (text) med validering Databas (text) med validering och standard Kundrelationer, en tabell med Senaste inköp (datum) Artikeltyp (text) med validering Säljare (begreppsbeskrivning) med validering 21

26 Användning av fönster Registrera en kundgrupp Fönstret Kundgrupp Kundgrupper Detta fönster använder du för att registrera, underhålla och söka efter kundgrupper. Kunden kopplas till en kundgrupp i Kund. Alla kunderna i gruppen delar på samma konton. Kunderna inom kundgruppen kan också ha samma behandlingsregler för valuta, momssystem, betalningsvillkor, räntedebitering, påminnelser och betalningsplaner. Kundgruppen kan innehålla en eller flera kunder. Det finns ingen begränsning (i teorin) för hur många kunder som kan finnas i en kundgrupp. Steg Åtgärd 1 Registrera en unik kod för kundgruppen. Den får maximalt bestå av 2 tecken. 2 Kundregistret kan definieras per företag eller delas av flera företag. Gruppens kundreskontrakonto ska vara registrerat i alla aktuella företag. 3 Annan information kan även registreras som fast på kundgruppen. Denna information kan då inte ändras per kund eller faktura. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Kundgrupper med en grupp av inrikes kunder definierade: 22

27 Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Grupp Kundgrupp Unik alfanumerisk kod för gruppen (max 2 tecken). (Beskrivning) Namn på gruppen (t ex Svenska kunder). Betalningsvillkor Förvalda betalningsvillkor för varje kund inom kundgruppen. Detta fält används för att specificera de regler som beräknar fakturans förfallodatum och kassarabatt. Fast J/N Inställningarna är: Betalningsvillkoret kan inte ändras på kundens faktura. Betalningsvillkor som är definierade på denna nivå kan ändras på kundens faktura. Valuta Standardvaluta för alla kunder i gruppen. En standardvaluta måste anges här. Följande alternativ finns i fältet Fast J/N: Fast J/N Inställningarna är: Valutakoden kan inte ändras på kundens faktura. Valutakod som är definierad på denna nivå kan ändras på kundens faktura. Om konteringsregeln på reskontrakontot anger en fast valuta, så kommer denna att gälla oavsett valutakod på kundgruppen. Momssystem Momssystemet. Fast J/N Inställningarna är: Momssystemet är fast och kan inte ändras. Ger möjlighet att ändra momssystem vid registreringen. Om konteringsregeln på kontrollkontot anger ett fast momssystem, så kommer denna att gälla oavsett momssystem på kundgruppen. Kravkod Kravkoden. Detta kopplar kundgruppen till en kravkod som definierar regler för räntedebitering, påminnelser och betalningsplaner. Dessa regler kan skrivas över på kundnivå. Post mot post Detta visar om betalningar som matchas mot fakturor av serverprocessen AGRTPS bokförs mot öppna poster i enlighet med principen öppna poster. Inställningarna är: Betalningen bokförs mot öppna poster när kundreskontran uppdateras. Detta kallas för principen för öppna poster. Transaktionsservern matchar inte betalningar mot öppna poster. Alla betalningar bokförs automatiskt som á-conto poster. Denna princip kräver en separat rapport som kvitterar mot den äldsta posten. Kreditgräns Kundgruppens kreditgräns. Detta är förslag till kreditgräns för kunderna i gruppen, men kan skrivas över. Mall betalningsplan Kod för den mall för betalningsplan som du har definierat. 23

28 Fältförklaringar fliken Konton Beskrivning Fri text för att ange kommentarer. Fältförklaringar fliken Kurskonto Konto Gruppens kundreskontrakonto. När kundfakturor registreras föreslås detta konto på inmatningsraden. Förskott Kundernas förskottskonto. Rabatt Rabattkonto för kunderna. Ränteintäkter Används i rutinerna påminnelser och räntedebitering. Används vid påminnelser och räntedebiteringsrutiner. Påminnelseavgift Konto för kontering av påminnelseavgift. Motkonto inkasso Indrivna belopp från inkassobyrån som ska krediteras konto för kundfordringar kan debiteras detta konto. Detta används för inkasso. Kundförluster Konto för kundförluster. Används i Kundförluster. Kursvinst Konto för kursvinst vid inbetalningar i utländsk valuta. Används vid automatisk bokföring av kursvinst i AGRTPS. Kursförlust Konto för kursförlust vid inbetalningar i utländsk valuta. Används vid automatisk bokföring av kursförlust i AGRTPS. Ej realiserad kursvinst Konto för ej realiserad kursvinst (ej inbetalt). Detta är ett resultatkonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Omvärdering av reskontraposter utförs av serverprocessen GL15 Omvärdering av valuta i huvudboken. Ej realiserad kursförlust Konto för ej realiserad kursförlust (ej inbetalt). Detta är ett resultatkonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Kapitaliserad kursvinst Konto för kapitaliserad ej realiserad kursvinst. Detta är ett balanskonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Omvärdering av reskontraposter utförs av serverprocessen GL15 Omvärdering valuta i Huvudbok. Kapitaliserad kursförlust Konto för kapitaliserad ej realiserad kursförlust. Detta är ett balanskonto som används vid omvärdering av reskontraposter. 24

29 Registrering och bokföring av fakturor Använda fritextfakturering Introduktion Första inställningen Registrera fritextfakturor Med fritextfakturering kan man skapa fakturor utan detaljerad kunskap om kontering eller registreringsfönster i ABW. Inmatningen omfattar endast artikel eller tjänst samt kvantitet. Mycket av den konteringsinformation som behövs är fördefinierad och fylls i automatiskt. Den första inställningen av fritextfakturering innefattar följande: Definiera standardvärden för fritextfakturering med dessa systemparametrar: FI_ATT_ID_1-7 som anger standardbegrepp på fakturan FI_AUTOMATIC_APPROVAL om du vill ha automatiskt godkännande av registrerade fakturor FI_NO_OF_DECIMALS som anger antalet decimaler i fakturabelopp Definiera det försystemet för fritextfakturering i Försystem i Buntimport. Definiera en nummerserie för fritextfakturering i Nummerserier. Definiera en nummertyp för fritextfakturering i Nummertyper. Definiera en nummerpost för fritextfakturering i Nummerposter. Definiera enheter i Enheter i Avtalsredovisning. Fritextfakturor anges i fönstret Registrera faktura. Efter detta kan du skapa en testkopia av fakturan med FI07 Testkörning fakturering eller en riktig faktura med FI01 Fakturering, förutsatt att ditt system tillåter att du går förbi godkännandeprocessen i Attestering fakturor. Du kan filtrera fakturaskapandet i FI01 Fakturering vid behov med dessa rapportparametrar: Försystem Transaktionstyp Fönstret Registrera faktura och serverprocessen FI01 Fakturering beskrivs i detalj nedan. 25

30 Användning av fönster Registrera kundfakturor Registrering/underhåll av faktura I detta fönster registrerar du och underhåller kundfakturor. Du kan underhålla kundfakturor till dess att de har körts (status är Avslutad). Du kan registrera ett obegränsat antal rader fakturor eller konteringar. Du kan också underhålla fakturor i Attestering fakturor. Steg Åtgärd 1 Lägg in kundnummer i fältet till höger om fältet Kundnr. 2 Ange bokföringsperioden i fältet Period. Förvald period är den som anges på den valda verifikationsposten. 3 Lägg in fakturadatum i fältet Faktureringsdatum. 4 Lägg in förfallodatum i fältet Förfallodatum. Systemet beräknar förfallodatum utifrån kundens betalningsvillkor. Om betalningsvillkoren är fasta kan fältet inte ändras. 5 Ange ett värde i Vår ref. 6 Lägg in extern referens i första fältet Extern ref. Förslag hämtas från fältet Extern ref i kundregistret. Om du vill kan du lägga in en andra extern referens i det andra fältet Extern ref. 7 Ange status i fältet Status. 8 Lägg in valutakoden i fältet Valuta. Om valutakoden är fast för kunden kan detta fält inte ändras. 9 Lägg in betalningsmetod i fältet BM. Om betalningsmetoden är fast för kunden kan detta fält inte ändras. 10 Ange begreppsvärden. 11 Lägg in fakturaraderna i tabellen. Du kan lägga in en beskrivning, kvantitet, enhet och enhetspris. Om du vill skapa en rubrik till fakturaraderna, kan du lägga in enbart beskrivningen och lämna de andra fälten tomma. Du kan också lämna rader tomma om du vill ha tomma rader på fakturan. 12 Ange relevant intäktskonteirng på fliken Kontering. När du har angivit konto, visas konteringsbegreppet i enlighet med kontots konteringsregel. 13 Lägg in transaktionstext på transaktionsraden. Den kommer att överföras till huvudboken. 14 Välj Behåll (F11) i menyn Data. Då sparas konteringsraden. Om transaktionen innehåller momskod/momssystem beräknas momsen och visas på en separat rad i tabellen. Momskontot hämtas från fönstret Momskod i Agresso Gemensam. Momskontot kan överta konteringsvärdet från den genererade transaktionen (t.ex. AVD). 15 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Ett referensnummer tilldelas. All information kan ändras så länge faktureringen inte har ägt rum. 26

31 Skapa kreditnota Steg Åtgärd 1 Registrera en ny faktura och lägg in kundinformation. 2 På fliken Faktura kan du till exempel lägga in Kreditnota för faktura nr XX på en fakturarad. Lägg in kvantitet, enhet och belopp med minustecken. Välj Spara (F12) på Datamenyn. När du beställer serverprocessen Fakturering (FI01) kommer en kreditnota att skapas. Fönstret Registrering/underhåll av faktura Detta är fönstret Registrera faktura av faktura med detaljer på fliken Faktura: Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Faktura Kundnr Identifiering av kunden som används för att välja kunden, t.ex. kundnummer, bankkonto, söknamn, organisationsnummer eller kundnamn. (Kundnr) Kundnummer. Period Den bokföringsperiod transaktionen ska läggas in i. Förvalt värde tas från kolumnen Period i verifikationsposten. Fakturadatum Fakturans datum. Standardvärdet är dagens datum. Datum verifieras mot giltigt datumintervall för perioden. Förfallodatum Fakturans förfallodatum. Detta datum beräknas automatiskt utifrån transaktionsdatum och kundens betalningsvillkor. Du kan ändra förfallodatum om inte betalningsvillkoren är fasta för kunden och/eller kundgruppen. Vår referens Fakturareferensen. Förvalt värde hämtas enligt inställningarna i Fönsteralternativ. 27

32 Fältförklaringar fliken Analys Extern ref Extern referens som hämtas från fältet Extern ref i kundregistret. Referens Ett ytterligare fält för extern referens. VT Verifikationstyp. BM Betalningsmetod (hämtad från kundregistret). Valuta Den valuta fakturan ska anges i. Förvalt värde hämtas från fönstret Kund. Om valutakoden inte är fast för kundgruppen/kunden, kan du ändra den så länge som faktureringen inte har verkställts. Om den inlagda valutakoden ändras senare, antar Fritextfakturering att valutabeloppet inte ska ändras. Beloppet i företagsvaluta beräknas emellertid enligt aktuell kurs för den nya valutan. Status Fakturans status. Giltiga värden är: Aktiv - Fakturan har inte körts. Förvalt värde vid registrering av fakturan. Spärrad - Fakturan är spärrad. Parkerad - Fakturan är parkerad. Avslutad - Fakturan har skrivits ut. Denna status ges när serverprocessen Fakturering (FI01) har körts. Denna kan inte ändras. Dim 1 dim 7 Valfria begrepp. Om systemparametrarna FI_ATT_ID_1 FI_ATT_ID_7 har varit aktiverade, kan inte dessa fält lämnas tomma. Beskrivning Beskrivning av den faktura som kan ändras så länge faktureringen inte har utförts. Beskrivningen kommer att skrivas ut på fakturan. Maximalt 50 tecken per rad. Kvantitet Antal enheter. Det antal du lägger in här kommer att multipliceras med Enhetspris för att beräkna Val.belopp. Enhet Informationsfält för ange enheten. Enhetspris Pris per enhet. Val.belopp Den sammanlagda summan för raden exklusive moms i aktuell valuta. Du kan ändra beloppet. (Totalbelopp) Fakturans totalbelopp exklusive moms. Radnummer Radnummer. Kan inte ändras. Konto Konto i kundreskontran. Kan inte ändras. Kontot hämtas från kundens kundgrupp. Fakt.belopp Sammanlagt fakturabelopp för fakturan. Kan inte ändras. Text Beskrivning av aktuell fakturarad. Kan inte ändras. Kvantitet Kvantiteten av beställda enheter. Kan inte ändras. Enhet Fakturaradens enhet. Kan inte ändras. Enhetspris Enhetspris i aktuell valuta. Kan inte ändras. 28

33 Val.belopp Den sammanlagda summan för raden exklusive moms i aktuell valuta. Kan inte ändras. Konto Det intäktskonto du lagt in kontrolleras mot konteringsregeln för kontot och konteringsbegreppen som ska användas visas efter detta fält. Dim 1-7 Dimension 1-7. Används enligt konteringsregeln för det angivna kontot. MK Momskod. Används enligt konteringsregeln för det angivna kontot. TS Momssystem. Används enligt konteringsregeln för det angivna kontot. Val Valutakod hämtad från fliken Fakturering. Det går inte att ändra valutakoden här. Val.belopp Belopp i den aktuella valutan. Text Beskrivning av aktuell fakturarad. Moms Momsen beräknas automatiskt baserat på momskod, momssystem och valutabelopp som lagts in. Konot Kontot fakturan ska bokföras på. Dim Konteringsdimension 1-7. MK Momskod. TS Momssystem. Val.belopp Belopp i den valuta. (Text) Verifikationstext. (Totalbelopp) Fakturans totalbelopp inklusive moms. 29

34 Använda serverprocessen Relevanta parametrar FI01 Fakturering Denna serverprocess framställer fakturor med status N (normal) och överför transaktionerna till huvudbok och kundreskontra via serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner. När rapporten har körts ändras status till T (fakturerad). Fakturadetaljerna sparas och informationen kan skrivas ut vid behov via rapporten FI09 Kopia av faktura. Du kan köra rapporten FI07 Testkörning fakturering för att testa faktureringen innan du kör serverprocessen. Testfaktureringen uppdaterar inte någonting. Betalningsmetod Betalningsmetod för faktureringen. Från ordernr Det första ordernumret i en serie. Standardvärdet är 1. Till ordernr Det sista ordernumret i en serie. Standardvärdet är Kundgrupp Om du vill begränsa processen till en viss kundgrupp, skriver du in namnet på kundgruppen här. Om inte, skriv in *. Standardvärde för den här parametern är *. Kundnummer från Kundnummer från. Kundnummer till Kundnummer till. Period Den period faktureringen ska bokföras i. Används om parametern Period från param. är aktiverad. Adresstyp Giltig adresstyp för adressbegreppet. Bokför J/N Avgör om fakturan ska bokföras i huvudboken eller inte. Inställningarna är: Faktureringen bokförs i huvudboken och eventuella fel bokförs på det aktuella felkontot (om inte värdet i parametern Maximalt antal fel har överskridits). Faktureringen uppdateras inte i huvudboken, men eventuella fel anges i GL07 (det betyder att det fungerar som en testkörning). Period från param. Anger om perioden ska hämtas från parametern Period eller från fakturan. Inställningarna är: Perioden ska tas från parametern Period. Perioden ska tas från fönstret Registrera faktura. BuntID Buntnummer för fakturakörningen. Används också av Inläsning av försystemtransaktioner (GL07). Försystem Försystemet. Användarref Användarreferens. Verifikationstyp Verifikationstypen. VT fakturanummer Giltig verifikationstyp som används för att tilldela fakturanummer på fakturorna. Om samma verifikationstyp som i parametern Verifikationstyp registreras här, kommer verifikationsnummer och fakturanummer att vara detsamma. 30

35 Dokumenttyp Anger vilken dokumenttyp som ska användas när fakturan lagras i dokumentarkivet. Sortera Anger sorteringsordning för utskriften av rapporten. Giltiga sorteringsalternativ: Fakturanr Ordernummer Kundnummer Kundnamn Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Begrepp Ett begrepp. Relation Relationen för begreppet. Om du lämnar denna parameter tom, körs rapporten utan någon analys av relationer. Relationsvärde Rapporten kan köras för alla relationsvärden i föregående fält. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. Query En databasfråga som innehåller information om vilka element som ska importeras från filen och läggas i en indata-tabell. Frågan måste ha definierats i Frågedefinition i Agresso Systemadministration. Utdatabehandling Definierar typen av utdata. Om du inte väljer ett värde för denna parameter kommer rapporten att skrivas ut som en normal listfil. Giltiga värden är: Använd utgångsfilter - En eller flera XML-filer (beroende på utgångsfiltrets sammanställningsnivå) skrivs ut för varje kund som har ett angivet utgångsfilter. En separat arw-fil skrivs ut för de kunder som inte har något angivet utgångsfilter. XML - Alla kunder får en rapport. Alla rapporter skrivs i en enda XML-fil. Använd utgångsfilter + XML - En eller flera XML-filer (beroende på utgångsfiltrets sammanställningsnivå) skrivs ut för varje kund som har ett angivet utgångsfilter. En separat XML-fil skrivs ut för de kunder som inte har något angivet utgångsfilter. Fråga för XML-utdata Namnet på en frågesekvens som ska justera XML-utdatafilen. Frågan måste vara definierad i Frågedefinition i SQL-frågor i Systemadministration. 31

36 Introduktion Användning av fönster Bokföra kundfaktura Registrering av kundfaktura Du använder Bokföring av kundfakturor för att bokföra ett antal kundfakturor. Detta fönster beskrivs detaljerat nedan. Innan du börjar måste du bekräfta följande: Bekräfta att du har definierat en transaktionstyp med behandlingskod 5, och att det är en öppen bokföringspost för de transaktionsserier som den är kopplad till. Om du vill vara säker på att fakturanumret inte har använts förut kan du aktivera systemparametern CU_CHK_EXT_INV_REF. Använd detta fönster för att bokföra kundfakturor. När du sparar information i detta fönster uppdateras kundreskontra och Agresso Huvudbok. Du kan ändra kundfakturan senare i fönstret Underhåll av öppna poster. Fönstret används normalt för manuell registrering av fakturor. Fakturor producerade i Försäljningsorder blir normalt inlästa maskinellt. Steg Åtgärd 1 Ange period och fakturadatum i fälten Period och Trans.datum. Tryck på Tabtangenten för att flytta markören från fält till fält. 2 Lägg in kundnumret i fältet Kundnr. Kunduppgifterna från kundgruppen visas automatiskt. Skriv in fakturadetaljer på verifikationsraden. Kundens konto kan åsidosättas. Alla konton definierade i fönstret Kontoplan i Agresso Gemensam kommer att generera bokföring till kundreskontran. Kundens betalningsmetod och betalningsvillkor visas automatiskt. Fakturans förfallodatum beräknas automatiskt utifrån faktureringsdatum och kundens betalningsvillkor. 4 Ange relevanta värden i fälten på registreringsraden. Fälten Dim1 7, TC, TS och Val öppnas i enlighet med kundens konteringsregel. 5 Skriv in fakturabeloppet i fältet Valutabelopp. Beloppet i företagsvaluta beräknas automatiskt från valutabeloppet och växelkursen för fakturadatumet. 6 Ange referensnummer för faktura i fältet FakturaNr.. Detta ska vara numret på kundens ursprungliga faktura. När varje fakturarad är färdig, väljer du Behåll (F11) från Datamenyn för att flytta ner raden i tabellen. En transaktion kan ha flera fakturaposter (detta gäller inte för Agresso Kontantredovisning). Steg Åtgärd 1 För att lägga in balanstransaktioner från huvudboken måste du först ange det relevanta huvudbokskontot på registreringsraden. Verifikationsraden visar de fält som definierats i kontots konteringsregel. Du kan balansera fakturan automatiskt (summan av transaktionerna = 0) genom att välja kommandot 100% i menyn Verktyg när markören är i fältet Val.belopp. 2 Överför huvudbokstransaktionen till tabellfältet med hjälp av kommandot Behåll (F11) på Verktygsmenyn. 32

37 Steg Bokföring av kreditnotor Fältförklaringar Steg Åtgärd 3 När fakturan är klar, väljer du Spara (F12) i menyn Data. Fakturan måste balansera innan du kan spara den. Huvudboken och kundreskontra uppdateras automatiskt. Verifikationsnummer utdelas automatiskt från verifikationsposten eller tilldelas manuellt beroende på inställningen för verifikationsserier. 4 Med manuell tilldelning av verifikationsnummer måste du också själv lägga in ett nummer för själva verifikationen. Systemet kontrollerar mot verifikationspost för att se till att numret du har angivit kan accepteras och inte har använts tidigare. Åtgärd 1 Ange period, verifikationsdatum och kundnummer. När markören är placerad på registreringsraden, väljer du kommandot Betalning (Skift + F1) från Verktygsmenyn i stället för att registrera kreditfakturans fakturatransaktion.? 2 Registrera kreditnotans fakturanummer i fältet Bet.referens. 3 Registrera verifikationstext i fältet Text. 4 Välj Sök (F7) i Datamenyn för att hämta öppna poster. 5 Registrera ursprungligt fakturanummer (eller ett annat sökvillkor) i sökfältet i frågefönstret. 6 Markera transaktionen i tabellen. Alternativt kan du skriva in det ursprungliga fakturanumret i tabellen i kolumnen Faktura nr. Fakturadetaljerna visas när du använder Tab-tangenten för att flytta dig genom fältet. Ange kreditnotans belopp i fältet Val.betalning. 7 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Kreditnotans transaktion i leverantörsreskontra eller kundreskontra visas sedan i tabellen i bokföringsfönstret. 8 Lägg in kreditfakturans huvudboksverifikation/-er på raden verifikationsregistrering. Välj kommandot Behåll (F11) i Datamenyn för att flytta huvudbokstransaktionen till tabellen. När fakturan balanserar väljer du Spara (F12) i menyn Data. Huvudboken uppdateras sedan och kreditfakturan registreras som en betalning eller delbetalning av originalfakturan. Du kan bestämma vilka fält som ska vara tillgängliga för inmatning, samt hur markören ska bete sig, genom att välja Visa alternativ i menyn Arkiv och öppna Visa alternativ. Period Den bokföringsperiod verifikationen ska bokföras i. Standardvärdet är nuvarande period. Ver.dat Verifikationens datum. Standardvärdet är dagens datum. Det sker en kontroll om verifikationsdatum är inom datumintervallet för den angivna perioden och ett varningsmeddelande visas om datum är utanför perioden. Ver.nr Verifikationsnummer. (Kundnummer) Välj vilken typ av ID som du vill använda för kunden. Det kan vara kundnumret, kundens namn, söknamn, företagets organisationsnummer eller bankkonto. (Sökfältet) Relevant kundnummer. 33