Referensmanual Huvudbok

Transkript

1 Referensmanual Huvudbok 1

2 Om referensmanualer Dessa referensmanualer är framtagna för att tillsammans med online-hjälpen ge information om Agresso Business World. Denna referensmanual omfattar funktionaliteten till och med ABW Agresso har strävat efter att ge så komplett och korrekt information som möjligt. Den kan dock komma att ändras utan föregående meddelande. Agresso R&D AS påtar sig inget ansvar för eventuella felaktigheter som kan finnas i dokumentationen. Kontakta din lokala kundtjänst för Agresso om du har några frågor. Microsoft Excel, Microsoft Project, Windows och Microsoft SQL Server är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Alla andra märkesnamn, produktnamn och företagslogotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive ägare. Detta dokument innehåller information som tillhör och anses vara en affärshemlighet för Agresso R&D AS. Informationen får inte reproduceras i sin helhet eller i delar, spridas eller på annat sätt göras tillgänglig för tredje part, varken direkt eller indirekt. Reproduktion av denna dokumentation oavsett syfte är förbjuden utan föregående uttryckliga skriftliga tillstånd från Agresso R&D Oslo, Norge. Med ensamrätt. Agresso Business Software Agresso R&D AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge.

3 Innehållsförteckning Huvudboksverifikationer 1 Introduktion 2 Registrering och bokföring av verifikationer 3 Översikt 3 Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner 5 Bokföring Huvudboksverifikationer 9 Fråga verifikation 11 Reverseringar 13 Översikt 13 Markera poster för reversering 14 GL34 Reverseringsförslag 16 Underhåll av reverseringsförslag 17 GL35 Reverseringsbekräftelse 19 Fråga reverserade poster 20 Verifikationsjournaler 22 Översikt 22 GL02 Verifikationsjournal 23 GL21 Verifikationsjournal per användare 24 GL18 Verifikationsspecifikation 25 Automatkontering 26 Översikt 26 Fördelningsregel för automatkontering (Triggerdestination) 27 Triggerkälla 31 GL06 Periodiska automatkonteringar 33 iii

4 Huvudboksverifikationer Innehåll I denna referensmanual får du en översikt över huvudbokens verifikationsuppgifter, samt detaljerad information om de fönster som används för att utföra dessa uppgifter. I detta dokument visas endast de fönster som berörs. Se online-hjälpen för information om andra fönster. Det innebär att inte heller förutsättningar och menykommandon finns med här. Du hittar information om grundinställningar i ABW och gemensam funktionalitet i referenshandböckerna Grundinställning och Systemadministration. Det finns detaljerad information om Dokumentarkiv, Arbetsflöde och Åtgärdsöversikt i separata referensmanualer. 1

5 Om Huvudboken Introduktion Verifikationskörning i huvudbok Modulen Huvudbok innehåller funktioner för bokföring och regelbundna konteringsuppgifter. Verifikationer av nästan alla typer (t.ex. Leverantörsreskontra, Kundreskontra och Löner) registreras i huvudboken. Många verifikationer skapas av Agresso och registreras automatiskt. Andra anges manuellt, vanligtvis i VP10-fönster, ett fönster som antar namnet på den verifikationspost som används. Du kan hantera huvudboksverifikationer i Smart Client och Self Service med eller utan användning av en arbetsflödesprocess. Så här hanterar du huvudboksverifikationer utan att använda arbetsflödesfunktioner: Någon registrerar en huvudboksverifikation i Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner. En räkenskapsförare bokför denna transaktion på sidan Bokföring av huvudboksverifikationer i Self Service eller i bokföringsfönstret Huvudboksverifikationer i Smart Client. ELLER En räkenskapsförare bokför verifikationer direkt (ingen registrering först). Så här hanterar du huvudboksverifikationer med arbetsflödesfunktioner för godkännande. Se referenshandboken Arbetsflöde om du vill läsa mer om detta. Lägg märke till att du kan använda Sökning i arbetsflöde Huvudboksverifikationer i Self Service eller i Smart Client för att söka efter huvudboksverifikationer i arbetsflödet. Reverseringar Någon registrerar en huvudboksverifikation i Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner. Arbetsflödessystemet plockar upp denna post och skickar den för godkännande i Godkännande av huvudboksverifikation och eventuella andra arbetsflödessteg som finns i processen. När arbetsflödesprocessen är slutförd, bokför räkenskapsföraren posten i bokföringsfönstret Huvudboksverifikationer i Smart client, med kommandot Transaktioner arbetsflöde i verktygsmenyn för att hitta den eller på Bokföring av huvudboksverifikationer i Self Service. Automatkontering (triggrar) När felaktiga transaktioner ska bokföras igen kan felaktiga verifikationer reverseras. De senare tas inte bort från huvudboken, utan avbryts med beloppen reverserade så att de inte har någon ekonomisk påverkan på resultatet. Verifikationer kan genereras automatiskt med triggrar. Automatkontering omfördelar verifikationsinformation till andra konton. Automatkontering kan användas för att: Skapa nya verifikationer som baseras på en bokförd verifikation. Fördela overhead-kostnader och intäkter. Skapa koncernbolagsverifikationer mellan olika företag. Konvertera data. 2

6 Registrering och bokföring av verifikationer Översikt Processöversikt Verifikationsdokument Någon registrerar en huvudboksverifikation i Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner. En räkenskapsförare bokför verifikationen i bokföringsfönstret Huvudboksverifikationer. eller En räkenskapsförare bokför verifikationer direkt (ingen registrering först). När verifikationen sparas fördelas ett nummer från den valda verifikationsserien (verifikationsposten). När TPS har körts flyttas verifikationsdata till huvudbokens databastabell, där du kan se data i sökfönstret Huvudboksverifikationer. Parkera och omkontera verifikationer Period. via nycklar Fönstret Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner, bokföringsfönstret och sökfönstret Huvudboksverifikationer beskrivs i detalj nedan. En situation där du vill kunna hämta och bifoga dokument är när du bokför verifikationer. Det innebär att du kan välja att bifoga ett dokument direkt till en verifikation. Den enda förutsättningen för denna åtgärd är en relevant dokumenttyp. Du kan definiera en dokumenttyp lokalt vid behov, eller använda typer som har definierats och gjorts tillgängliga av systemadministratorn. Se referenshandboken Dokumentarkiv för mer information. Ofullständiga transaktioner kan parkeras och sedan hämtas för att slutföra bokföringen. Ofullständiga verifikationer som har parkerats, dvs. felaktiga verifikationer som har bokförts med felaktig information (avdelning, projekt, momskod etc.), kan omkonteras med korrigerad data. När du bokför på nytt hämtar du den verifikationsrad som ska ändras, och bokför raden igen, denna gång med rätt värden. Agresso avbryter automatiskt den hämtade felaktiga raden. Du kan bokföra en utgift i ett VP10-fönster och fördela den över framtida konteringsperioder. Detta görs med kommandot Periodiseringsjournal. För att periodiseringen ska fungera måste följande finnas: Ett giltigt konto för Aktivering av kostnader måste anges på fliken Konton i Företagsuppgifter. En verifikationstyp med behandlingskod RJ måste definieras. Denna verifikationstyp måste använda en verifikationsserie där verifikationsposterna är öppna för aktuella och framtida konteringsperioder. En fördelningsnyckel måste vara definierad i Periodiseringsnyckel. 3

7 Periodisera Periodiseringar används t.ex. vid utgifter som du vet har inträffat men som du inte har fått en faktura för (eller för intäkter som inte har fakturerats). Detta görs med kommandot Accruals. När verifikationen sparas, utförs det på normalt vis i den redovisningsperiod som har definierats i fältet Period. Samtidigt skapas automatiskt en reverseringsverifikation i den framtida reverseringsperiod som du anger. Lägg märke till att den framtida perioden måste vara öppen för bokföring. 4

8 Användning av fönster Registrera huvudboksverifikationer Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner Detta fönster används för att registrera huvudboksverifikationer. När verifikationerna har sparats kan du använda bokföringsfönstret Huvudboksverifikationer för att bokföra dem. Om dessa verifikationer är en del av en arbetsflödesprocess, bokförs posterna efter godkännande. Du kan bestämma vilka fält som ska vara tillgängliga för inmatning, samt hur markören ska bete sig, genom att välja Visa alternativ i menyn Arkiv och öppna Visa alternativ. Steg Ändra transaktionsinformation Åtgärd 1 Ange huvudbokskonto på verifikationsraden i fältet Konto. Detta ändrar fälten till de som är definierade i konteringsregeln för detta konto. 2 Ange aktuella värden i konteringsregelfälten. 3 Ange det belopp som ska bokföras i fältet Valutabelopp. Beloppet i företagsvaluta beräknas automatiskt från valutabeloppet och växelkursen vid verifikationsdatumet. När varje transaktionsrad är färdig, väljer du Behåll (F11) från Datamenyn för att flytta ner raden i tabellen. 4 Systemet föreslår ett valutabelopp för motsatta poster för att balansera verifikationen (dvs. summan av verifikationerna = 0). Du kan också balansera transaktionen automatiskt genom att välja 100 % från Verktygsmenyn när markören är i fältet Valutabelopp. 5 När transaktionen är klar, väljer du Spara (F12) i menyn Data. Transaktionen sparas bara om summan är 0. För att ändra en rad i tabellen, markerar du raden och väljer kommandot Ändra rad (Skift+F11) i Datamenyn. Raden kommer då att flyttas tillbaka till raden för transaktionsinmatning där du kan göra nödvändiga ändringar. För att ändra transaktionsinformation på rader som du har flyttat in i tabellen, redigerar du värdena i fälten Dim1-7, TC, TS, Val och Bokfört belopp direkt i tabellen. 5

9 Fönstret Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner Detta är fönstret Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner med exempeldata: Fältförklaringar Period Den bokföringsperiod som transaktionen ska bokföras i. Standardvärdet är nuvarande period. Ver.datum Verifikationsdatum. Standardvärdet är dagens datum. Det sker en kontroll om verifikationsdatum är inom datumintervallet för den angivna perioden och ett varningsmeddelande visas om datum är utanför perioden. Ver.nr Verifikationsnummer. (Kund/leverantörsnr) Identifikation av kund eller leverantör. Detta används inte vid huvudboksverifikationer. (Sökfält) Identifikation av kund eller leverantör. Detta används inte vid huvudboksverifikationer. Konto Huvudbokskonto för bokföring. Angivet konto kontrolleras mot konteringsreglerna och de konteringsbegrepp som ska användas visas på registreringsraden. Dim 1 7 Begreppsvärden, validerade i enlighet med konteringsregeln. TK Taxeringskoden, validerad enligt konteringsregeln. TS Taxeringssystemet. Det används i enlighet med konteringsregeln. Val Valutakoden, validerad enligt konteringsregeln. Valutabelopp Beloppet i den aktuella valutan, dvs. värdet på verifikationen. Antal Ett fritt statistikantal (heltal). Används i enlighet med definitionen i konteringsregeln. Värde Ett fritt statistikvärde (2 decimaler). Det används i enlighet med konteringsregeln. SEK Anger belopp i företagsvaluta (SEK). 6

10 Valuteringsdatum Valuteringsdatumet. Standardvärdet är transaktionsdatumet. Moms Momsen beräknas automatiskt baserat på den angivna momskoden. Text Beskrivning av transaktionsraden. (Kund/leverantörsnr) Identifikation av kund eller leverantör. Fakturanr Fakturanummer på originalfakturan. Pos Positionen. C Arbetsflödeskommentarer. Anger om det finns arbetsflödeskommentarer för denna rad. W Arbetsflödesstatus. Anger om detta är en rad i arbetsflödet. Giltiga värden är: N Inget arbetsflöde W Pågående arbetsflöde C Avbrutet T Avslutad M Manuell distribution behövs U Poster för uppföljning R Avvisad FN ID för fördelningsnyckel för fördelningsjournalperioder. Per.nr Ett värde som anger startperiod för fördelningsjournal. 0 anger att registreringsperioden används, negativa värden anger att en tidigare period används, positiva värden anger att en senare period används. Konto Kontot. Angivet konto kontrolleras mot konteringsreglerna och de konteringsbegrepp som ska användas visas på registreringsraden. Dim 1 7 Begreppsvärden, validerade i enlighet med konteringsregeln. TK Taxeringskoden, validerad enligt konteringsregeln. TS Taxeringssystemet. Det används i enlighet med konteringsregeln. Val Valutakoden, validerad enligt konteringsregeln. Bokfört belopp Transaktionsbeloppet i transaktionsvaluta. Belopp Anger beloppet i företagsvaluta enligt angiven växelkurs. Bet.refrens Betalningsreferens. Beskrivning Den beskrivning som definieras fältet Text vid registrering. S Status. Giltiga värden är: N Verifikationsposten öppen. P Verifikationsposten är öppen för den angivna perioden. R Kundreskontra eller Leverantörsreskontra. Giltiga värden är: R Kund P Leverantör. 7

11 Reskontranr Kundnummer. Valutabelopp Beloppet i den aktuella valutan, dvs. värdet på verifikationen. Valutakurs Valutakursen. Belopp Registrerat belopp i företagsvalutan. Belopp 2-4 Ett fritt statistikfält. Moms Momsen beräknas automatiskt baserat på den angivna momskoden. Valuteringsdatum Valuteringsdatumet. Standardvärdet är transaktionsdatumet. Kontonamn Beskrivning av kontot. 8

12 Användning av fönster Bokföra verifikationer Bokföring Huvudboksverifikationer Använd detta fönster för att bokföra huvudboksverifikationer (den används inte för bokföring av kundreskontra, leverantörsreskontra eller andra verifikationer). Steg Åtgärd 1 Ange period och transaktionsdatum i fälten Period och Trans.datum. Tryck på Tab-tangenten för att flytta markören från fält till fält. 2 Ange relevanta värden i fälten på registreringsraden. Fälten Dim1 7, TC, TS och Val öppnas i enlighet med kontots konteringsregel. 3 Ange det belopp som ska bokföras i fältet Valutabelopp. Beloppet i företagsvaluta beräknas automatiskt från valutabeloppet och växelkursen vid verifikationsdatumet. 4 När varje transaktionsrad är färdig, väljer du Behåll (F11) från Datamenyn för att flytta ner raden i tabellen. 5 Systemet föreslår ett valutabelopp för motsatta poster för att balansera verifikationen (dvs. summan av verifikationerna = 0). Du kan också balansera transaktionen automatiskt genom att välja 100 % från Verktygsmenyn när markören är i fältet Valutabelopp. 6 När transaktionen är klar, väljer du Spara (F12) i menyn Data. Transaktionen sparas bara om summan är 0. Verifikationen bokförs automatiskt i huvudboken och ett verifikationsnummer fördelas automatiskt från verifikationsposten eller tilldelas manuellt, beroende på inställningen för verifikationsserier. Med manuell tilldelning av verifikationsnummer måste du också själv lägga in ett nummer för själva verifikationen. Systemet kontrollerar mot verifikationspost för att se till att numret du har angivit kan accepteras och inte har använts tidigare. Du kan bestämma vilka fält som ska vara tillgängliga för inmatning, samt hur markören ska bete sig, genom att välja Visa alternativ i menyn Arkiv och öppna Visa alternativ. 9

13 Fönstret Huvudboksverifikationer Detta är bokföringsfönstret för huvudboksverifikationer med exempeldata: Fältförklaringar Se Ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner. 10

14 Användning av fönster Fråga verifikation Söka efter huvudboksverifikationer Använd detta fönster för att söka efter ej bokförda verifikationer, huvudboksverifikationer och historiska (från tidigare räkenskapsår) huvudboksverifikationer. Systemet föreslår sökvillkor för huvudboksverifikationer, men andra villkor kan användas i stället eller i kombinationer. För att använda denna funktion fullt ut, är det viktigt att du begränsar sökvillkoren (t.ex. genom att definiera ett intervall med fälten Från och Till). Om du låter systemet söka med alla kolumnnamnen och inga begränsningar i fältvärden, kommer sökningen att ta längre tid att utföra och kan ge information som du inte är intresserad av. Steg Åtgärd 1 I Sökinställning bestämmer du om du ska söka efter ej bokförda poster, huvudboksposter eller historiska poster. 2 Därefter väljer du relevanta kolumner och sökvillkor och klickar på OK. 3 Om du vill söka efter andra värden väljer du Sök (F7) i menyn Data. Sökfönstret Huvudboksverifikationer Du kan öppna detta fönster i Browser. Detta är Huvudboksverifikationer med ett par rader visade: Fältförklaringar T Typen av sökning. Giltiga värden är: A - Ej bokförda poster B - Huvudbok C - Historisk huvudbok VT Verifikationstyp, som definieras i fönstret Verifikationstyper _ i Agresso Gemensam. Ver.Nr Nummer som är tilldelat till verifikationer. # Sekvensnummer, t ex radnummer i verifikationen. Ver.datum Datum för verifikation. Period Den redovisningsperiod som verifikationen är bokförd i. Konto Koden för huvudbokskontot. Dim1-7 Konteringsdimension 1-7 som visar information om transaktionen. 11

15 MK Momskod. MS Momssystem. Text Text som angivits för posten. Belopp Beloppet i företagets valuta. Belopp3 Belopp beräknat med en alternativ växelkurstyp. Belopp4 Belopp beräknat med en alternativ växelkurstyp. Buntnr Buntnummer som används för att bokföra verifikationen Val Valutakod. Valutabelopp Ursprungligt valutabelopp. Mängd Belopp 2. Detta kan också användas i statistik. Val.datum Valuteringsdatum. År Räkenskapsåret. Resk,nr Identifikation av kund/leverantör. R Kundreskontra eller Leverantörsreskontra. Giltiga värden är: P Leverantörsreskontra R Kundreskontra Fakturanr Fakturans nummer. Ordernr Ordernummer Radnummer Radnummer. Antal Statistiskt fält. S Transaktionsstatus. Giltiga värden är: Tom - Normal huvudboksverifikation. P - Genererad av periodisk trigger. T - Genererad av TT/IC-trigger B - Genererad av YE-trigger D - Verifikationsdifferens N - Löneverifikation X - Momsttransaktion ID1-7 Begrepps-ID i konteringsdimension 1-7. Uppdaterad Datum och klockslag när verifikationen bokfördes. Anv Den användare som bokförde transaktionen. ## Den ger extra information i tabellen som visar hur många förekomster som ligger på varje sammanställd rad. 12

16 Reverseringar Översikt Introduktion Ogiltiga verifikationer kan reverseras. De tas inte bort från huvudboken, utan avbryts med beloppen reverserade så att de inte har någon ekonomisk påverkan på resultatet. Reverseringsprocess Detta är en översikt över reverseringsprocessen: Fönstret Markera poster för reversering används för att välja vilka transaktioner som ska reverseras. För att starta reverseringsprocessen för valda verifikationer måste du köra den nya serverprocessen GL34 Reverseringsförslag. Du kan granska förslaget i fönstret Underhåll av reverseringsförslag. Här kan du ange en beskrivning av valda verifikationer, ta bort verifikationer från urvalslistan eller uppdatera konteringen och perioden. Du kan också köra om GL34 Reverseringsförslag för att få en uppdaterad rapport. Det faktiska reverseringsjobbet, inklusive att skapa nya transaktioner, sköts av serverprocessen GL35 Reverseringsbekräftelse. Du kan starta detta automatiskt från GL34 Reverseringsförslag eller välja att köra det manuellt. Du granskar resultatet från reverseringsprocessen i fönstret Reverseringssökning. Dessa fönster och serverprocesser beskrivs i detalj nedan. 13

17 Användning av fönster Välja transaktioner Markera poster för reversering Använd detta fönster för att välja transaktioner som ska reverseras. När du har sparat ett eller flera urval i detta fönster, kör Förslag på reversering (GL34). Steg Åtgärd 1 Den typ av reversering som du kan utföra här är Reversera huvudboksjournal. Välj Sök (F7) i menyn Data. 2 Ange verifikationsnummer och eventuellt sekvensnumret i verifikationen. Klicka sedan på OK. 3 Ange vilka rader du vill reversera genom att markera deras kryssrutor. Du kan också använda kommandona Markera alla, Avmarkera alla och Invertera markering på menyn Redigera. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta sparar valet av reversering. Upprepa proceduren för att spara ytterligare urval. Fältet Delsumma används av systemet för att beräkna delsumman för transaktioner som ska reverseras. För huvudbokstransaktioner kommer denna att vara 0. Fönstret Markera poster för reversering Detta är fönstret Markera poster för reversering med exempeldata: Fältförklaringar Byt Typ av reversering. Det fasta värdet är Reversera huvudboksjournal. Delsumma Delsumman för valda transaktioner. Detta fält används av systemet för att beräkna saldon för verifikationer som ska reverseras. För huvudbokstransaktioner kommer denna att vara 0. (Kryssruta) Anger de rader du vill reversera. Resk.nr Leverantörs- eller kundnumret. TransNr Transaktionsnumret på den ursprungliga verifikationen. Sekv.nr Sekvensnumret i den ursprungliga transaktionen. Konto Det huvudbokskonto som transaktionerna bokfördes på. Dim 1-7 Konteringsdimensionerna

18 MK Momskod för transaktionen. MS Momssystem för transaktionen. VT Transaktionstyp för transaktionen. Fakturanr Fakturanummer för transaktionen. Val Valutakod för transaktionen. Val.belopp Registrerat belopp för transaktionen i aktuell valuta. Belopp Registrerat belopp för transaktionen i företagsvaluta. Kurs Valutakurs för transaktionen. Period Transaktionsperioden. Belopp 3 4 Belopp beräknat med en alternativ kurstyp. Beskrivning Beskrivning för transaktionen. Rest valuta Restbeloppet för delbetalningar i transaktionens valuta. Saldovärde Restbeloppet för delbetalningar i företagsvaluta. Restbelopp 3 4 Restbeloppet för delbetalningar i alternativ valuta. 15

19 Använda denna serverprocess Fel som listas i rapportfilen Relevanta parametrar GL34 Reverseringsförslag Denna serverprocess skapar ett förslag för de transaktioner som ska reverseras. Dessa typer av fel listas i rapportfilen GL34A: Kritiska fel fel som kommer att stoppa reverseringen av en vald transaktionsrad. Dessa fel kan ha följande orsaker: de värden som definierats för systemvärdet VT_NO_REVERSAL ogiltigt kund- eller leverantörsnummer verifikationen är tidigare reverserad verifikation blir ej lika med noll datakontrollfel Icke-kritiska fel bokföringsfel eller oförenliga perioder. Dessa kommer inte att stoppa reverseringen av den föreslagna transaktionen. Buntnummer Buntnummer. Typ av verifikation Typ av reskontra som valts för reversering. Giltiga värden är: Huvudboksjournaler Kund Leverantör Period Perioden. Transaktionstext En text som skrivs till alla genererade reverseringstransaktioner. Giltiga värden är: Referens till reverserad trans. Formatet är Avbruten <datum> <ursprungligt ver.nr>. Beskrivning från reverserad trans. Den ursprungliga transaktionstexten. Referens till och beskrivning från reverserad trans. - En kombination av 1 och 2. Anv. Den användare vars val av reverseringar du vill inkludera. Du kan använda en asterisk för att inkludera alla reverseringar som valts av alla användare. 16

20 Användning av fönster Underhålla reverseringsförslag Underhåll av reverseringsförslag I detta fönster listas alla reverseringstransaktioner som genererats av GL34 Reverseringsförslag och GL34 Återskapa uppdaterat reverseringsförslag och här visas statusinformation för varje transaktion. Steg Åtgärd Fönstret Underhåll av reverseringsförslag 1 Välj buntnummer för det förslag som du vill underhålla, använd tabbtangenten för att gå till nästa fält och välj sedan Sök (F7) på menyn Data. 2 Granska förslagsinformationen i tabellen. Du kan ändra eller lägga till värden för Dim1 7. Du kan lägga till en beskrivning för en vald reverseringsrad genom att välja Beskrivning på menyn Verktyg eller redigera beskrivningen direkt i fältet Text. Du kan ändra period för en vald reverseringsrad genom att välja Byt period på menyn Verktyg. Du kan ta bort en vald reverseringsrad genom att välja Ta bort reversering på menyn Verktyg. 3 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Underhåll av reverseringsförslag med exempeldata: Fältförklaringar Buntnr Det nummer som genereras av GL34 Förslag på reversering eller GL34 Återskapa uppdaterat reverseringsförslag. Reskontranr Leverantörs- eller kundnumret. Reverseringsnr Ett ID-nummer för reverseringsrader från samma ursprungstransaktion. TransNr Det ursprungliga verifikationsnumret. Fakturanr Det ursprungliga fakturanumret. Konto Kontot. Belopp Belopp i företagsvalutan. Kategori 1 Konteringsdimension 1. 17

21 Kategori 2 Konteringsdimension 2. Val.belopp Beloppet i transaktionsvaluta. Text Reverseringstransaktionstexten. Denna text kan ändras. Period Transaktionsperioden. Fakt.dat Fakturadatum. S Status för denna rad i förslaget. Giltiga värden är: F Fel. Reverseringsperioden är felaktig eller konteringen innehåller fel. N Normal. 18

22 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar GL35 Reverseringsbekräftelse Denna serverprocess använder du för att behandla de föreslagna reverseringarna. Alla konton uppdateras och eventuella fel skrivs till rapportfilen GL35A. Buntnummer Buntnumret för reverseringsförslaget. Transaktionstyp Verifikationstyp. 19

23 Användning av fönster Söka efter reverserade transaktioner Fråga reverserade poster Detta fönster används för sökningar efter reverserade transaktioner. Ange detaljerade sökkriterier i Sökinställning och klicka på OK. eller Välj Inställning på Verktygsmenyn. Placera markören i det fält som du vill använda för att avgränsa sökningen. Ange sökkriterier. Välj Sök (F7) i menyn Data. Fönstret Fråga reverserade poster Detta är fönstret Fråga reverserade poster med exempeldata: Fältförklaringar Typ Typ av genomförd reversering. Giltiga värden är: Reversera betalningstransaktion - Betalningstransaktioner Reversera kvitterad faktura Delbetalningar och helt betalda fakturor. Reversera huvudboksverifikation Huvudbokstransaktioner. Reversera öppen post Öppna poster. Reversera bet.transaktionsrad - Delbetalningar relaterade till en faktura och enskilda fakturor i en konsoliderad betalning. VT Verifikationstyp. TransNr Verifikationsnumret på reverseringen. # Ett sekvensnummer för enskilda transaktioner i en reversering. Trans.datum Transaktionsdatumet för reverseringen. Period Transaktionsperioden för reverseringen. Konto Transaktionskontot. Dim 1-7 Konteringsdimensionerna 1-7. MK Momskoden. Text Annan information som registrerats för transaktionen. 20

24 Belopp Registrerat belopp för transaktionen i företagsvaluta. Val Valutakod för transaktionen. Val.belopp Registrerat belopp för transaktionen i aktuell valuta. Resk.nr Leverantörs- eller kundnumret. Fakturanr Fakturanummer. Ver.ref En referens till det ursprungliga transaktionsnumret. Sekv.ref Sekvensnumret i den ursprungliga transaktionen. Buntnr Buntnumret för reverseringen. Reverseringsnr Reverseringsnumret. Fakt.dat Fakturadatum. Belopp 3 4 Belopp beräknat med en alternativ kurstyp. BI 1 7 Begreppsvärden för konteringsdimension 1 7. Uppdaterad Det datum då denna reversering gjordes. Anv. Namnet på den person som bekräftade reverseringen. 21

25 Introduktion Verifikationsjournaler Översikt Det finns olika sätt att hämta och presentera data i huvudboken. Rapporten GL02 Verifikationsjournal visar huvudboksverifikationer. GL21 Verifikationsjournal per användare visar verifikationer i huvudboken med en debet/kreditsumma. Rapporten GL18 Verifikationsspecifikation visar en granskningslista för alla bokförda verifikationer, med verifikationsnummer och bokföringsdatum, verifikationsdetaljer, värde och namnet på den användare som bokförde verifikationen. Dessa serverprocesser beskrivs utförligt nedan. 22

26 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar Rapportexempel GL02 Verifikationsjournal Denna rapport visar journaler från huvudboken. Journalerna är debet- eller kreditsummerade. Dessutom kan buntregistrerade journaler som inte uppdateras i huvudboken visas i rapporten. Från period Perioden från (inklusive). Verifikationer som bokförs under eller efter den definierade perioden kommer att visas. Till period Perioden till (inklusive). Verifikationer som bokförs före eller under den definierade perioden kommer att visas. Från verifikationsnummer Verifikationsnummer från. Till verifikationsnummer Verifikationsnummer till. Sorterinf Sorteringsordning. Giltiga värden är: Transaktionsnummer Transaktionsdatum Detta är ett exempel på en rapport: 23

27 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar Rapportexempel GL21 Verifikationsjournal per användare Denna rapport visar verifikationerna i huvudboken med en summa för debet eller kredit. Du kan skapa en lista över verifikationerna för en användare eller en användargrupp. De buntregistrerade verifikationerna som inte har uppdaterats i huvudboken kan också visas i rapporten. Från period Perioden från (inklusive). Till period Perioden till (inklusive). Från registreringsdatum Bokföringsdatum från (inklusive). Till bokföringsdatum Bokföringsdatum till (inklusive). Från verifikationsnummer Verifikationsnummer från. Till verifikationsnummer Verifikationsnummer till. Användare Användarnummer. Standardvärdet är * (alla användare). Sortering Giltiga värden är: Ver.nr och konto Användargrupp och användare Ver.datum och konto Detta är ett exempel på en rapport: 24

28 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar Rapportexempel GL18 Verifikationsspecifikation Denna rapport visar en granskningslista för alla bokförda verifikationer, med verifikationsnummer och bokföringsdatum, verifikationsdetaljer, värde och namnet på den användare som bokförde verifikationen. Rapporten kan köras för en specifik användare för att lista alla hans/hennes bokförda verifikationer, eller för alla användare. Den kan också användas för att visa de buntverifikationer som inte har uppdaterats i huvudboken. Från verifikationsnr Det verifikationsnummer som rapporten ska gälla från. Till transaktionsnummer Det transaktionsnummer som rapporten ska köras till. Från registreringsdatum Transaktionens bokföringsdatum från. Till registreringsdatum Transaktionens bokföringsdatum till. Användare Användarnummer för den person som bokförde transaktionen. Standardvärdet är *, dvs alla användare. Detta är ett exempel på en rapport: 25

29 Introduktion Automatkontering Översikt Aktivering/användning av trigger Verifikationer kan genereras automatiskt med triggrar. Du kan t.ex. använda en trigger för periodomfördelning för att omfördela overheadkostnader och administrativa kostnader på en periodisk basis, eller en verifikationstrigger som beräknar bonus baserat på intäkter från försäljning och implementering. Automatkontering ställs in med Triggerdestination och Triggerkälla. Dessa fönster beskrivs utförligt nedan. En verifikationstrigger förblir vilande tills en verifikation bokförs som passerar genom det definierade filtret. TPS driver därför denna typ av trigger. Periodomfördelningstriggern drivs av GL06 Periodiska automatkonteringar. Denna måste köras periodiskt för att omfördelningen ska gälla. Gör en testkörning först för att säkerställa att triggern fungerar som förväntat. Denna serverprocess beskrivs också utförligt nedan. 26