Vad är personalekonomi? Våra resurser är begränsade; pengar, tid och personal. Det är viktigt att resurserna används rätt. Inte bara på kort sikt.

Transkript

1 Personalekonomi Vad är personalekonomi? Våra resurser är begränsade; pengar, tid och personal. Det är viktigt att resurserna används rätt. Inte bara på kort sikt. Vi är vana vid att överväga hur vi ska använda pengarna, men hur använder vi de mänskliga resurserna? Avsikten med dessa sidor är att ge en inblick i det personalekonomiska tankesättet. Vi ska också visa några exempel på beräkningar som kan vara användbara som underlag för att fatta beslut i personalfrågor. Ekonomi betyder hushållning med resurser, således betyder personalekonomi hushållning med personalresursen i organisationen. Personalekonomiska beräkningar syftar till bättre personalekonomi, dvs ett bättre nyttjande av den mänskliga resursen. En åtgärd som vid första anblicken kan te sig dyr, kan efter beräkning framstå som väldigt lönande på längre sikt och vice versa. Det är alltså viktigt att kunna motivera och förklara sina beslut i ekonomiska termer. Man måste dock ha hela bilden klar för sig, inte bara räkna på det vi är vana vid att prissätta som t ex hyra eller inköp. Egentligen handlar personalekonomi om synsättet och vårt sätt att bete oss, men även om metoder för att göra beräkningar. Bakom synsättet finns värderingen att personalen inte bara är en kostnad utan även en tillgång värd att vårda. Låt oss titta på ett exempel: På en avdelning i kommunen Mellanstor i Sydsverige kallades personalen en dag till stormöte. - Vad gäller det? - Det får ni reda på vid mötet. Dagen efter, den 1 september, möter 40 förväntansfulla, något spända anställda, sin förvaltningschef och en yngre chef på väg uppåt i karriären. Förvaltningschefen inleder med några allmänna vänliga ord om avdelningens expansion, trångboddhet och nödvändiga omflyttningar. - Som ansvarig för detta projekt har vi utsett Andersson. Han överlämnar ordet till den yngre chefen, hädanefter kallad flyttgeneralen. Denne säger: - Beslut är fattat. Flyttning skall ske vid årsskiftet. Orsaken till omflyttningen är att vi måste få plats med de två nya som ska börja på avdelningen. Om vi skulle hyra i grannfastigheten skulle det kosta ytterligare kronor och budgeten är ju redan mycket hårt ansträngd. Ni kan förstås få vara med och ha synpunkter på placering, men vi har följande förslag.. Hos några utbryter ilska direkt. Bland de övriga, något mer överrumplade, tar det några timmar. Två tycker förslaget är bra. Några av de anställda, bl a Rutger, funderar på följande sätt:

2 Argumentet för att genomföra flytten var att vi skulle slippa hyra lokaler för kronor per år. Men är det bara det vi skall räkna med? Borde vi inte räkna med flyttkostnader och tid som åtgår för att flytta och alla diskussioner på arbetstid. Dessutom skulle Rut och Ragnhild (båda ca 60 år) enligt förslaget sitta i storrum tillsammans med samma personer som de varit i allvarlig fejd med tidigare. Då mådde de så dåligt att vi fick köpa in hjälp för att klara deras jobb. Tänk om det upprepas, dvs att de slås ut. Vad kommer det att kosta? Gruppen gjorde följande ungefärliga bedömningar: Flyttkostnader: Offert kan inhämtas från flyttfirma. Flyttid: 40 personer x 2 dagar x 8 timmar x 120 kr/tim = kr Diskussioner : 40 personer x 2 tim/vecka x 16 veckor x 120 kr/tim = kr. Utslagning: Antag att en av Rut/Ragnhild slås ut till 50%. 50% x årstimmar x 120 kr = kr/år under fem år (fram till pensionering). En vecka senare hålls ett nytt stormöte. Stämningen är upprörd. Efter en stund frågar Rutger: - Har jag uppfattat det rätt att syftet med flytten är att slippa ytterligare kr i årliga hyreskostnader? - Ja det är rätt. - Men har du tänkt på att följande också kostar eller kan kosta såsom ditt förslag ser ut. Rutger drar sin enkla kalkyl. Flyttgeneralen blir tyst. Mötet avslutas och ett par dagar därefter meddelas att flyttningen inställts. Efter att ha sett och begrundat Rutgers kalkyl insåg man tydligen att en flyttning skulle, tämligen omgående, resultera i mycket höga kostnader. Det skulle dröja länge in i en osäker framtid innan de kostnaderna hade blivit täckt genom en besparing i hyreskostnader. Tydligen hade man inte gjort en liknande kalkyl. Det är inte så konstigt. Det brukar inte göras. Normalt räknar man bara på det som är lättast att prissätta, dvs hyres- och flyttkostnader - i bästa fall även flyttid. Att personalen kanske blir lite missnöjd får vi räkna med - men det går över. Hur många har satt prislappar på diskussioner och utslagna personer i ekonomiska kalkyler? Varför prissätts inte det? Det kanske är lite svårare att hitta ett vettigt pris - men skall vi av det skälet låta bli? Om vi använder oss av ekonomiska argument för en viss åtgärd skall vi i kalkylen försöka avbilda verkligheten så totalt och korrekt som möjligt. Rekryteringsekonomi Personalen är vår viktigaste resurs - ett anställningsbeslut är alltså en mycket stor investering. Om vi till exempel anställer en sektionschef med kronor i månadslön kostar det inkl LKP, utbildning, personalförmåner, administration mm, lågt räknat kr på ett år. Om vi antar att sektionschefen stannar på jobbet i 10 år har vi gjort en investering på över 5 miljoner kronor. Låt oss säga att rätt sektionschefen höjer effektiviteten på sin sektion med 10 procent jämfört med en annan sektionschef. Den här sektionschefen har 4 medarbetare under sig som vardera kostar kronor om året. Detta ger en effektivitetsvinst på: kr x 4 medarbetare x 10% = kronor per år. Räknar vi sedan med de tio åren som chefen förväntas stanna på jobbet blir effektivitetsvinsten nästan 1,5 miljon kronor.

3 Om vi sedan antar att vi istället misslyckas med rekryteringen och anställer en person som inte fungerar i sitt arbete utan i stället åstadkommer en effektivitetssänkning och därtill höjer personalomsättningen på sektionen är det lätt att förstå att det kan vara lönt att satsa en hel del på en noggrann rekrytering. Om en investering i utrustning för flera miljoner kronor skulle göras skulle man med största säkerhet bildat en projektgrupp med uppgift att se över olika alternativ och komma med förslag. När det gäller investeringar i mänskliga resurser är det inte alltid lika självklart. Vi ska försöka beräkna kostnaderna för att rekrytera ovan nämnda sektionschef: Åtgärder Annonskostnader med mera: Urvals- och anställningskostnader: Tid för granskning av ansökningshandlingar, grovgallring, urval med mera. Personalsekreterare: 4 timx210 kr=840 kronor. Avdelningschef: 2 timx370 kr=740 kronor. Tid för anställningsintervjuer: Personalsekreterare: 6 tim x 210 kr = 1260 kr Avdelningschef: 6 tim x 370 kr = kr Tid för referenstagning och rangordning av de intervjuade: Personalsekreterare: 4 tim x 210 kr = 840 kr Avdelningschef: 2 tim x 370 kr = 740 kr Kostnad kr kr kr kr Ingen uppgift Resekostnader för de intervjuade: Introduktion och inskolning: Tid för deltagande i introduktionsutbildning: 10 tim x 260 kr kr Tid för handledning och inskolning: 40 timmmar x 370 kr kr Tid för nyanställd att bli lika effektiv som erfaren person - 3 månader med 10% effektivitetsförlust Summa: kr Kostnaden för avdelningschefen och personalsekreteraren är baserad på deras timlön inklusive LKP. Vi kan nu sätta rekryteringskostnaderna i relation till den resultatpåverkan som personen kommer att få och lätt konstatera att det är värt att lägga lite extra tid på arbetet med rekrytering och lite extra pengar på annonser för att få ett större urval av sökande. Det är viktigt att komma ihåg att det är människor vi arbetar med - man kan aldrig garantera att rekryteringen blir lyckad. Men sannolikheten att hitta "den rätta" sektionschefen i vårt exempel och att undvika den misslyckade rekryteringen ökar med en noggrannare rekrytering. Den högre kostnaden kan ju därmed betala sig många gånger om. Sjukfrånvarokostnader Att ha personal som är närvarande på arbetet kostar pengar, men ger också ett värde som, förmodar vi, motsvarar minst vad det kostar att ha personen anställd. När en anställd blir sjuk har vi fortfarande kostnader i form av sjuklön, semesterlön, LKP administration mm. Då uteblir intäkten, såvida vi inte ersätter den som är sjuk och då ökar ju kostnaderna.

4 Som exempel tar vi universitetsadjunkten Oskar som är sjukskriven en vecka. Under den här veckan skulle han ha haft, låt säga 15 föreläsningstimmar och uträttat en hel del annat arbete dessutom. Vi säger att hans månadslön är kr.

5 Kostnad vid närvaro Kostnad vid frånvaro Kostnadsposter Per dag: 1 vecka: Per dag: 1 vecka: Lön/sjuklön kr kr 923 kr kr Semesterlön 170 kr 850 kr 170 kr 850 kr LKP 715 kr kr 590 kr 2951 kr Personalkringkostnader 577 kr kr 462 kr kr Summa vid närvaro: kr kr Summa vid frånvaro: kr kr Merkostnader som tillkommer i verksamheten. Lärare på lösa timmar 30 tim x 150 kr * kr Övertid för kollega 8 tim x 410 kr * kr Övertid för att komma ifatt efter sjukskrivning 5 tim x 410 kr * kr Ämnesansvarig får ägna tid åt att skaffa vikarie 2 timmar 2 tim x 260 kr * 520 kr Total kostnad vid sjukfrånvaro 1 vecka kr * Inklusive LKP. Rehabiliteringsekonomi Arbetsgivaren har långtgående skyldigheter att rehabilitera en person som blivit skadad, varit sjuk eller har andra problem som kräver åtgärd för att personen ska kunna återgå i arbete. Rehabilitering kan vara många olika åtgärder, t ex att skaffa en specialanpassad arbetsstol, att låta någon med ryggproblem gå på rygginstitutet eller vistelse på behandlingshem för en person med alkoholproblem. Ju tidigare en åtgärd vidtas desto större chans att åtgärden ger lyckat resultat. Läs mer om rehabilitering i avsnittet om arbetsmiljö och personalsocial verksamhet. Beräkningen av sjukfrånvarokostnader ovan visar att kostnaden för en veckas sjukfrånvaro för Oskar är ca kr, det ger en genomsnittlig kostnad på kr/dag, det är ca kr mer än när han är i tjänst. Oskars sjukfrånvaro beror på att han har alkoholproblem och hans chef Johan har, i samråd med personalsektionen, beslutat att låta honom genomgå behandling. Efter behandlingen sjönk sjukfrånvaron från 75 sjukdagar till 5 dagar det senaste året, vilket motsvarar en besparing på: 70 dagar x kr = kr. I själva verket är sannolikt besparingen mycket större än så. Utan behandling hade säkert alkoholproblemet förvärrats och sjukfrånvaron stigit. Låt oss nu se på kostnaden för behandlingen:

6 Behandlingshemmet: kr. Kostnader för Oskars lön under behandlingstiden: kr. Johan, personalsektionen och Previa har lagt ner en del tid på samtal med Oskar, vi uppskattar det till ca 40 timmar sammanlagt: kr. Summa kostnader: kr Kalkylen visar att satsningen har varit lönsam redan efter drygt ett år. Om rehabiliteringen inte hade satts in och lyckats och Oskars alkoholproblem hade utvecklats ytterligare, skulle troligen sjukfrånvaron och kostnaderna snabbt ha ökat. Det hade även varit stor risk att kvaliteten på utbildningen i Oskars ämne hade försämrats, fått dåligt rykte och så småningom tappat studenter. Ovan nämndes att en rehabiliteringsåtgärd kan vara många olika saker, till exempel kan inköp av ett höj- och sänkbart datorbord vara avgörande för någon som sitter mycket vid datorn och börjar känna av värk i rygg och axlar. Oavsett vilket problemet är, är det alltid viktigt att vidta åtgärder i ett så tidigt skede som möjligt. Då är chansen störst att rehabiliteringen blir framgångsrik. Utbildningsekonomi När vi köper en ny kopieringsmaskin är det fullt naturligt att vi också tecknar ett underhållsavtal. När vi däremot träffar ett anställningsavtal med en ny medarbetare tecknar vi inget avtal om underhåll för att hennes kunskap och energi ska räcka längre. Även personalen bör emellertid underhållas för en bättre hushållning med den mänskliga resursen. Man kan ju inte veta om en tänkt utbildningssatsning kommer att bli lönsam, men man kan göra en kalkyl för att se om det verkar finnas förutsättningar. Här följer ett exempel från en högskola i mellansverige där man tittat närmare på lokalvårdsenheten med 15 lokalvårdare. Man har konstaterat att sjukfrånvaron är ovanligt hög, 25 procent och personalomsättningen ligger på 15%. Då man har förstått att problemen till stor del beror på dålig utrustning och bristfälliga arbetskunskaper, beslutar man att satsa på dels ny utrustning dels utbildning i ergonomi och arbetsmetodik för lokalvårdarna. Lokalansvarig köper in den nya utrustningen och tecknar avtal om service och underhåll. Ett program för en 4 veckors utbildning för samtliga lokalvårdare tas fram. Man räknar med att sjukfrånvaron ska minska till 15% och personalomsättningen till 10% med den nya utrustningen, när alla genomgått utbildning. Kurskostnad per person: kr Kostnad för vikarie per person (120 tim x 145 kr): kr Summa: kr Kurskostnad totalt (15 personer x kr): kr Den nya utrustningen kostade: kr

7 Totalinvestering: kr Kostnaden för en dags sjukfrånvaro har beräknats till ca kr och kostnaden för att rekrytera en ny lokalvårdare till ca kr. Intäkt av att minska frånvaron från 25% till 15% per år: (25%-15%) x 15 pers x 260 arbetsdagar/år x kr = kr. Intäkt av att minska personalomsättningen från 15% till 10% per år:(15%-10%) x 15 pers x kr = kr. Total intäkt: kr Om utfallet blir det vi räknade med, ser vi att satsningen har betalat sig redan efter ett år. Men även om vi bara skulle komma halvvägs har satsningen ändå varit lyckad, fast då tar det ca 1,5 år innan investeringen har betalat sig. Nyckeltal Vi har sett att personalekonomiska beräkningar, precis som de flesta andra ekonomiska beräkningar, oftast har till uppgift att påverka och motivera handlande. Ett verktyg för påverkan kan vara att använda nyckeltal, en sorts jämförelsetal. 40 grader i feber hos en vuxen person ger läkaren en snabb indikation på att patienten är sjuk och att behandling behövs. Personalekonomiska nyckeltal kan på samma sätt ge en indikation på organisationens hälsotillstånd. Vi ska titta på ett exempel som gäller användning av arbetstiden. Siffrorna är hämtade från ett företag med omkring 500 anställda. Nyckeltal för arbetstidens användning i procent Timmar Procent Ordinarie arbetstid % Frånvaro: Semester ,3 % Korttidssjukfrånvaro(dag 1-14) ,6 % Långtidssjukfrånvaro(dag 15- ) ,7 % Lagstadgad ledighet ,7 % Övrig ledighet ,5 % Arbetad tid ,2 % Är då korttidssjukfrånvaro 4,6% mycket eller är långtidssjukfrånvaro 6,7% lite? Det är ganska svårt att säga. Det som är intressant är utvecklingen, eventuella effekter av åtgärder och kanske jämförelser med likartade organisationer. Detta var några konkreta exempel på hur man kan använda personalekonomi. Ett annat exempel kan vara att titta på den personal vi har anställd. Använder vi deras kapacitet på bästa sätt? Om vi låter personalen utveckla och använda sin kompetens i arbetet ökar sannolikt engagemang och effektivitet. Vi får då bästa möjliga nyttjande av den mänskliga resursen, dvs en bra personalekonomi!