Projektorganisation - strategiskt EU-projektarbete. Peter Jadesjö

Transkript

1

2 Projektorganisation - strategiskt EU-projektarbete Peter Jadesjö

3 Målsättning med kursen Öka nyttan för den egna organisationen av genomförda EU-projekt

4 0900 Kaffe Inledning/presentation Övergripande projektstrategiska frågor Projektteori - projektmodeller Uppdatering av EU-programarenan EU-projekt med utgångspunkt i strategi och vision Koordinering och samverkan mellan aktörer och EU-projekt Lunch Åtgärder för att öka nyttan Projektorganisation Gruppövning Kaffe Implementering av EU-projekt Summering och diskussion, nästa steg Avslut

5 Peter Jadesjö EG-rätt Juristbyrå Jordbruksverket West Sweden EU-konsultföretag

6 Deltagare Namn - Arbete Erfarenheter från EU-projekt / EU-program? Förhoppningar inför kursen?

7 1: Framtiden innehåller stora utmaningar för den offentliga sektorn 2: EU kan sponsra oss om vi vill försöka hitta lösningar Hur kan EU bli en del av den kommunala/regionala utvecklingsvardagen?

8 Problembild Vad kan vi egentligen lära oss av dom?

9 EU-projektarbetet måste bli mer strategiskt genom en bättre grund i den egna organisationens visioner Det behövs en större involvering från ägare och slutanvändare för bättre nytta av projektresultat

10 Slutanvändare Deltar i vanliga löpande driften av verksamheten De som kommer att använda resultatet från projektet Viktiga för att avgöra om projektet är relevant Viktiga för att implementera projektets resultat

11 Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. Projektet har en viss varaktighet med en start och ett slut. Projekt tilldelas resurser av något slag. Projekt är målstyrda och syftar till att det ska produceras ett slutresultat.

12 Projekt En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst. Slutresultatet kan vara konkret, till exempel en ny produkt för ett företag, ett nytt IT-system. Slutresultatet kan även vara mer abstrakt som en organisationsändring eller en tjänst.

13 Det går inte vara helt säker på att ett projekt kommer att skapa ett användbart resultat Projekt måste få ha tillåtelse att misslyckas Projekt innebär alltid en risk att det inte blir bra Det viktiga är att rätt aktörer bedömer att det är värt att ta risken med projektet

14 En projektmodell

15 Initiering Verksamhet

16 Projekt Verksamhet Initiering Kontinuerlig avstämning mot nyttan

17 Projekt Verksamhet 2-3 år Initiering Kontinuerlig avstämning mot nyttan

18 Wenell

19 Hallands landsting

20 Projektilen Västra Götalandsregionen

21 EU-projekt är till för att skapa förbättringar som utvecklar verksamheten. Har ni varit med i projekt som bara varit ett sätt att finansiera en tillfällig aktivitet?

22 Vilken typ av projektfinansiering?? Intern finansiering Egna medel från den egna organisationen Projektidé Extern finansiering Regional finansiering Nationell finansiering EU-projekt Strukturfonder Sektorsprogram

23 Extern finansiering kräver ofta extra insatser men ger mervärden

24 Vad finns det för mervärden? Delfinansiering Benchmarking Marknadsföring extern och intern Större projektvolym Bredare erfarenhet och kompetens Kontakter ytterligare projektsamarbeten??

25 Vilken typ av projektfinansiering? För att kunna ta ett bra beslut behövs en kunskap om alternativen Idag kommer vi att titta på de kommande EU-programmen

26 Vart är vi i EU på väg?

27 Vart är vi i EU på väg?

28 Vart är vi i EU på väg? Programstrukturen är flygplanskroppen

29 Europa 2020-stategin Riktningen och målet

30 Europa 2020-strategin Tre tillväxtdimensioner Sju huvudinitiativ

31 Europa målsättningar Sysselsättning - 75% i arbete mellan åldrarna Utbildning Fattigdom Klimat/energi Forskning - Högst 10% slutar skolan i förtid - 40% avslutad högre utbildning vid ålder miljoner människor ska komma ur en situation där de befinner sig i eller riskerar att drabbas av fattigdom och social utestängning - 20/20/20, utsläpp av växthusgaser/förnybar energi/ energieffektivitet - 3% av BNP investeras i FoU

32 Europa 2020 mål Sveriges nationella mål

33 EU:s långtidsbudget MFF Bränslet

34

35 Strukturen för EU-finansiering Flygplanskroppen

36 Horisont forskning och innovation 70,2 miljarder euro Lokalt Globalt Strukturfonder Sektorsprogram EU:s programstruktur Erasmus + 14,7 miljarder euro Kreativa Europa 1,3 miljarder Ett Europa för medborgarna 164 miljoner euro Mål 2 ERUF LIFE 3,4 miljarder euro Sysselsättning och social innovation 815 miljoner euro Interreg VC Interreg VB Interreg VA Hälsa för tillväxt 398 miljoner Landsbygdsutveckling, inklusive Leader Rättigheter och medborgarskap 389 miljoner Mål 2 ESF Rättsliga frågor 334 miljoner COSME SMF 2 miljarder

37 Hur får vi till kopplingen mellan EU:s strategi och vår organisations utmaningar? Vilka av våra problem/utmaningar kan bli bra EU-projekt?

38 Lokal strategi/vision Regional strategi Nationell strategi EU 2020

39 Projekt- Idé Projekt- Idé Projekt- Idé Projekt- Idé Projekt- Idé Lokal strategi/vision Regional strategi Nationell strategi EU 2020

40 Projekt- Idé Projekt- Idé Projekt- Idé Projekt- Idé Projekt- Idé Lokal strategi/vision Regional strategi Nationell strategi EU 2020 Koordination och samordning inom organisationer är viktigt för att undvika dubbelarbete Program management/projektportfölj

41 I nya programperioden kommer det dessutom att ställas högre krav på samordning och koordinering av EU-projekt med samma syfte mellan olika organisationer

42 Åtgärder

43 Med vilka åtgärder kan vi bli bättre på att skapa nytta för våra organisationer via EU-projekt? Visionsbaserade beslut Relevanta projektidéer Problemanalys Programval Projektorganisation och styrning Implementeringsplan Projektdesign Utvärdering

44 1 Visionsbaserade beslut Relevanta projektidéer EU-projektarbetet måste bli mer strategiskt genom en bättre grund i den egna organisationens visioner Ägarna ansvariga för att EU-projekt är relevanta för den egna visionen Ägarna är ansvariga för involvering av slutanvändare i bedömningen

45 2 Problemanalys Programval Problemanalys Konkretisering Programval Vad är orsakerna till problemet? Vilka aktiviter behöver genomföras i projektet? Matcha aktiviteter och syfte med tillgängliga EU-program

46 Problemanalys Konkretisering Konsekvenser om problemet kvarstår Syfte med projektet (ska motverka konsekvenserna) Orsaker till problemet Aktiviteter i projektet (för att uppnå syftet och motverka orsakerna till problemet)

47 3 Projektorganisation och styrning Implementeringsplan Det behövs en större involvering från ägare och slutanvändare för utnyttjande av projektresultat Kontinuerlig avstämning av projektets potentiella nytta Ökad praktisk användning av styrning i nivåer i EU-projekt Tydlig planering för implementering av bra projektresultat

48 Slutanvändare Avstämning av projektets relevans, nyttan Referensgrupp Avstämning teknisk relevans Flera nivåer för styrning av projekt Ägaren av projektet är beställare av uppdraget och fastställer projektets syfte och inriktning identifiera intressenter och förbereda organisationen på projektresultatet Styrgruppen verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner Projektledaren Arbetsledare, samordnare och informatör Utförare/Arbetsgrupp Genomför projektaktiviteter

49 Projektägaren Uttala behoven. Formulera och godkänna målen. Utse projektledare. Godkänna projektplanen. Fastställa tidsplaner. Leda samarbetet med mottagaren av projektets resultat. Förvalta projektresultatet. Formulera och godkänna ekonomiska mål.

50 Styrgrupp Styrgruppen ansvarar för att: Besluta om förändringar i projektmålen. Värdera projektets resultat. Kontrollera att fastställda tids-, kostnads- och resultatplaner följs. Aktivt arbeta med att förankra projektet. Överlämna resultatet till beställaren för förvaltning.

51 Projektledaren Se till att projektmedlemmarna ges de bästa möjliga förutsättningarna. Se till att resurserna utnyttjas på bästa sätt. Ta ansvar för projektplaneringen. Hantera aktiviteter, tidsramar, budget och informationsspridning. Göra riskbedömning. Rapportera status och avvikelser till beställare och styrgrupp.

52 Arbetsgrupp (WP) Vara överens med projektledaren om arbetsuppgifter, volym, tidpunkter för leverans och förutsättningar. Dela med sig av sina erfarenheter. Utan dröjsmål informera om risker, hot och förseningar. Våga ge och ta konstruktiv kritik. Vara lyhörd för förändringar i och utanför projektet som kan påverka projektets resultat.

53 Referensgrupp En referensgrupp kan bestå av personer som projektet behöver för att inhämta kunskap och kompetens. Kan komma från den egna organisationen eller utifrån. Arbetar inte aktivt i projektet. Har ingen formell beslutanderätt över projektet. Kan också bildas för att skapa ett engagemang för projektet.

54 Slutanvändare Avstämning av projektets relevans, nyttan Referensgrupp Avstämning teknisk relevans Flera nivåer för styrning av projekt Ägaren av projektet är beställare av uppdraget och fastställer projektets syfte och inriktning identifiera intressenter och förbereda organisationen på projektresultatet Styrgruppen verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner Projektledaren Arbetsledare, samordnare och informatör Utförare/Arbetsgrupp Genomför projektaktiviteter

55 Flera nivåer för styrning av projekt - delegering inom toleranser Delgering/Direktiv Störning/Rapportering Styrgruppen Projektledaren Utförare/Arbetsgrupp

56 Implementeringsplan Stort fokus under kommande programperiod på implementering Bra projektresultat har inte lett till motsvarande förändring av verksamheten

57 Varför svag implementering? Ja tack! $ Projekt 1. Ingen tar effektmålsansvar 2. Särkoppling olika villkor, processer och lärande 3. Fördyrande på kort sikt Ordinarie verksamhet/kontinuitet Nej tack! Externa medel möjliggör stabila projekt, men ökar förändringskrav i ordinarie strukturer Björn Trägårdh, GU

58 Tre åtgärder för att underlätta implementering Ja tack! $ Styrningen - fokus på effektmål Utveckla implementeringsvänliga metoder och arbetssätt ( lean projects ) Minska särkopplingen: - kontinuerlig dialog Permanenta organisationer Ja tack! Björn Trägårdh, GU

59 Ordinarie verksamheten: Specificera villkoren för implementering under projektplaneringen. Avsätt resurser för implementering (pengar, tid, kompetens, uppmärksamhet ). Löpande dialog med projektorganisation om implementering. Projektorganisation: Designa projekten implementeringsvänligt anpassa till rådande villkor i ordinarie verksamheter. Fastställ, mät och värdera vad som varit framgångsrikt. Löpande dialog med ordinarie verksamhet om implementering.

60 Vid implementering Nyttan VAD ska förändras? VEM ska förändra? Hinder och möjligheter? HUR ska förändringen gå till? Effekter vad ska leva vidare? Ändrade samarbetsformer? Nya utbildningsmodeller? Regelförändringar? Organisationsförändringar? Regional utveckling?.och VEM är mottagaren

61 4 Projektdesign Utvärdering Genom en genomtänkt projektdesign går det att i EU-projekt att skapa en struktur som medför en ökad flexibilitet och lyhördhet mot ökad nytta. Bygg in utvecklingscykler i projektet Basera dessa cykler på utvärderingsresultat Avsätt resurser för att genomföra förändringar av projektet Tydliggör för alla inblandade när resultat kan väntas/mätas (skilj mellan outputs och resultat)

62 Ansökan - Projektdesign

63 Ansökan - Projektdesign

64 Projekt Verksamhet 2-3 år Initiering Kontinuerlig avstämning mot nyttan

65 EU-projektarbetet måste bli mer strategiskt genom en bättre grund i den egna organisationens visioner Det behövs en större involvering från ägare och slutanvändare för bättre nytta av projektresultat

66 Projekt Verksamhet 2-3 år Initiering Kontinuerlig avstämning mot nyttan

67 Med vilka åtgärder kan vi bli bättre på att skapa nytta för våra organisationer via EU-projekt? Visionsbaserade beslut Relevanta projektidéer Problemanalys Programval Projektorganisation och styrning Implementeringsplan Projektdesign Utvärdering

68 Tack för er tid!

69 Gruppuppgifter

70 Vem tar beslut om att ansöka/genomföra EU-projekt i er organisation? Hur skulle ni kunna förbättra det arbetet?

71 Hur har ni arbetat med styrgrupper i de projekt ni varit med i? Vad hade ni vunnit på att göra detta bättre?

72 Har ni varit med i projekt där implementeringen varit bra? Har ni varit med i projekt där implementeringen varit mindre bra? Vad berodde det på?