Kvalitetsbristkostnader.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kvalitetsbristkostnader."

Torbjörn Lind
för 8 år sedan
Visningar:

1 Kvalitetsbristkostnader. De totala förluster som uppstår genom att en verksamhets produkter och processer inte är fullkomliga utifrån ett kund- och processfokus. Den stora kvalitetsbristkostnaden i tjänsteorganisationer är oftast i tid. Tid som går åt för att: göra om saker som blivit fel, göra fel saker, tala med missnöjda patienter/kunder, leta efter information, personer, utrustning, etc. tid man tvingas vänta på andra. Ett systematiskt arbete med att identifiera dessa kostnader och att ständigt försöka eliminera dem är ett mycket viktigt led i effektivt kvalitetsarbete. Att kvantifiera kvalitetsbristkostnaderna i pengar kan vara ett sätt att tydliggöra storleken på problemet. Det är av betydelse av flera skäl, ex: Påverka synsätt och konkretisera kvalitetsbegreppet. Påvisa problemområden och få ett bättre underlag för att prioritera mellan dessa. Vi ser effekterna av kvalitetsarbetet tydligare. Vi får en förståelse för betydelsen av att arbeta med förebyggande kvalitets arbete. Omfördela tiden till värdeskapande aktiviteter. Kvalitetsbristkostnader kan indelas i interna och externa kostnader. Interna kostnader är förluster orsakade av avvikelser från önskad kvalitetsnivå och som endast upptäcks av interna kunder. Externa kostnader är förluster orsakade av avvikelser från önskad kvalitetsnivå och som även upptäcks av extern kund.

Tid som går åt för att: göra om saker som blivit fel, göra fel saker, tala med missnöjda patienter/kunder, leta efter information, personer, utrustning, etc. tid man tvingas vänta på andra.

2 2 Kvalitetsbristkostnader går att omvandla till antal arbetstimmar vilka kan omvandlas till tjänster och/eller i kostnader (= timlön inkl. soc. avgifter). KVALITETSBRISTKOSTNADER Tidstudie under två veckor på Alingsås Lasaretts medicinmottagning : 10 timmar/dag används till att leta journaler. Uttryckt i kvalitetsbristkostnader: 10 tim/dag= 50 tim/vecka= 2600 tim/år Genomsnittlig timpeng 200 kr inkl soc avg. + lönebikostn tim x 200 = /år enbart på medicinmottagningen KVALITETSBRISTKOSTNADER Sittrond Kostnad för sittrond 2001 Kvalitetsbristkostnad (om 30%) Kostnad för sittrond kr kr kr kr av kr vilket innebär 80% av kvalitetsbristkostnader har hämtats in. Målet var att hämta 30% av kr men resultatet blev istället 80% Källa: Södra Älvsborgs Sjukhus KVALITETSBRISTKOSTNADER Efter införande av nya rutiner på akutintaget går personalen 572 mil mindre per år motsvarande 954 timmar - Tid att användas till patientarbete! Källa: Södra Älvsborgs Sjukhus

Uttryckt i kvalitetsbristkostnader: 10 tim/dag= 50 tim/vecka= 2600 tim/år Genomsnittlig timpeng 200 kr inkl soc avg. + lönebikostn.

3 3 Ett ex. på modell för att arbeta med Kvalitetsbristkostnader. Modell: Fas I: Problem (Symtom). 1. Beskriv problemet. 2. Samla fakta om problemets omfattning. Fas II: Orsaksanalys 4. Hitta orsaker till problemet. 5. Sortera orsakerna. 6. Rangordna de viktigaste orsakerna. Fas III: Problemlösning 7. Hitta lösningar på det som orsakar problemet. 8. Prioritera lösningar. 9. Välj ut de bästa lösningarna. Fas IV: Åtgärd, Genomförande och Förankring 10. Fastställ en handlingsplan. 11. Fastställ mätpunker. 12. Håll fast vid den förbättrade nivån.

Rangordna de viktigaste orsakerna. Fas III: Problemlösning 7. Hitta lösningar på det som orsakar problemet. 8. Prioritera lösningar. 9.

4 4 Problembeskrivning Orsaksanalys Problemlösning Genomförande Uppföljning Fas I: Problembeskrivning Det konkreta problemet är att... Fakta om problemets omfattning visar att...(ex: ange i tid, volymer, etc.) (= resultat från ev. kartläggningar och/eller mätningar) Kvalitetsbristkostnader: En enkel teknik är att skapa standardmått för arbetskraftkostnader.

.. Fakta om problemets omfattning visar att...(ex: ange i tid, volymer, etc.

5 5 Tid går att omvandla i antal arbetstimmar, och arbetstimmar går att värdera i pengar. Ett standardmått för arbetskraftkostnad skulle kunna se ut på följande sätt: Bruttolön i genomsnitt för en yrkeskategori + Soc. Avgifter + Lönekostnad i genomsnitt för en yrkeskategori = Standardmått för en arbetskraftkostnad för en yrkeskategori.

Ett standardmått för arbetskraftkostnad skulle kunna se ut på följande sätt:

6 6 Fas II: Orsaksanalys Hitta orsaker till problemet Använd gärna metoden brainstorming Låt brainstormingen handla om möjliga orsaker till varför problemet uppstår. ( Vi har problem därför att... ) Sortera orsakerna Rita ett fiskbensdiagram på blädderblocket och placera därefter varje orsak på det ben som den tillhör. Observera att en orsak kan ibland placeras på 2 ben. Rangordna de viktigaste orsakerna Använd gärna 20 / 80-regeln och välj ut de viktigaste problemen varför ett problem uppstår. (Om inte arbetsgruppen bli överens kan en brainstorming genomföras.) De viktigaste orsakerna (rangordnat) till problemet är: Fas III: Problemlösning Hitta lösningar på de rangordnade orsakerna som orsakat problemet. Börja med att finna lösningar för att undanröja de orsaker som ni pekade ut som de viktigaste orsakerna till problemet. Det bästa sättet är att använda hjälpverktyget brainstorming igen. Ex: Vad kan vi göra för att avlägsna orsak 1? Vad kan vi göra för att avlägsna orsak 2? Prioritera lösningarna (rangordna) och välj ut de bästa lösningarna Bedöm vart och ett av lösningsförslagen efter hur bra ni anser att det kan avlägsna orsaken:

Rangordna de viktigaste orsakerna Använd gärna 20 / 80-regeln och välj ut de viktigaste problemen varför ett problem uppstår. (Om inte arbetsgruppen bli överens kan en brainstorming genomföras.

7 7 Hjälpmedel/metoder som kan använda i förbättringsarbetet. PROCESSKARTLÄGGNING BRAINSTORMING ORSAK / VERKAN-DIAGRAMMET (ISHIKAWADIAGRAM) 20 / 80 - REGELN (PARETOS LAG) Processkartläggning: Genom att analysera processens aktiviteter utifrån ex: bristande kundvärde eller effektivitet. Brainstorming Metoden används tex: när problem skall identifieras när tänkbara orsaker ska tas fram när lösningsmöjligheter ska undersökas när man vill ha överblick över konsekvenser av ett förslags genomförande Orsak / verkan-diagrammet (Ishikawadiagram) Vi använder fiskbenet för att skapa en överblick över alla orsakerna till ett kvalitetsproblem. Grupperingarna som skapar fiskbensmönstret utgörs av fem M: Människor, Maskiner, Material, Miljö och Metoder. Genom att placera in alla orsaker i fiskbenet får man för det första en klar bild av vilket eller vilka av de fem M:en som dominerar, för det andra kan man se vilka orsaker som eventuellt hänger ihop och för det tredje kan man lättare söka sig tillbaka till problemorsakerna och därmed enklare hitta de egentliga orsakerna. När orsakerna är grupperade ska de rangordnas, dvs vi måste komma fram till vilka av de M som är de väsentligaste. För detta ändamål kan användas Paretos lag ( 20 / 80-regeln). 20 / 80-regeln (Paretos lag) 20 / 80-regeln, även kallad Paretos lag, gäller i många sammanhang. Exempelvis är det vanligt att 20 % av ett företags kunder står för 80 % av omsättningen, 20 % av kunderna upptar 80 % av vår tid, 20 % av kunderna står för 80 % av reklamationerna. Det här sambandet kan vi använda i vårt kvalitetsarbete. Ex; att 20 % av ett problems orsaker kan ge upphov till 80 % av problemet. Om vi lyckas identifiera dessa 20 % och undanröja dem, så har vi löst 80 % av kvalitetsproblemet.

Relevanta dokument

Nej. Arbetsgång i en processförbättring. Processägare beslutar att inleda ett förbättringsarbete. Föranalysens resultat:

Nej. Arbetsgång i en processförbättring. Processägare beslutar att inleda ett förbättringsarbete. Föranalysens resultat: Arbetsgång i en processförbättring Signaler från Kund, VP, medarbetare eller på andra sätt om att ett förbättringsarbete behövs Processägare beslutar att inleda ett förbättringsarbete och utser processledare