Bilaga 2 Användarscenario och arbetsflöde, Delaktighet

Transkript

1 1 (13) Center för ehälsa i samverkan Hornsgatan 20, Stockholm Vxl: Tel: Anna Dahlström anna.dahlstrom@inera.se info@cehis.se Bilaga 2 Användarscenario och arbetsflöde, Delaktighet Användarscenario Scenario Delaktighet illustrerar hur projektets lösningsförslag skulle kunna fungera ute i verksamheten genom att stödja aktörernas behov av kommunikation samt tydliggör hur rehabiliteringskedjan påverkar aktörernas ställningstaganden. Aktörerna är individen, läkaren, Försäkringskassans (FK) handläggare, arbetsgivaren, företagshälsovården och Arbetsförmedlingen. Viktiga punkter som tas upp i scenariot är möjligheten för flera aktörer att ge en tidig signal om behov av tidiga rehabiliteringsinsatser alternativt om prövning mot andra arbetsuppgifter och arbetsplatser kan bli aktuella individens behov att tidigt få information om de olika stegen i rehabiliteringskedjan för att möjliggöra en aktiv delaktighet i och ansvar för processen att återgå till arbete arbetsgivarens behov och incitament till delaktighet i rehabilitering hur tidig involvering av arbetsgivare och företagshälsovård kan förbättra och underlätta sjukskrivande läkares arbetsförmågebedömning. I användarscenariot finns också en arbetsflödesmodell som i en grafisk bild beskriver en rad aktiviteter som är beroende av varandra. Syftet med en arbetsflödesmodell är att visa vad som ska göras, av vem, i vilken ordning det utförs samt vilka krav på information som ställs i de olika arbetsstegen. Bakgrund Karolina arbetar som personalchef på ett bemanningsföretag. Karolina har fått ett större ansvarsområde och upplever dagarna som hektiska. För en månad sedan uppsökte Karolina sin distriktsläkare eftersom hon hade huvudvärk och ont i magen. Hon fick diagnosen magsår, behandlades med magsårsmedicin och sjukskrevs på deltid, 50 procent, under tre veckor. Karolina mådde därefter bättre och återgick till heltid. Under ovanstående period har Karolina och hennes läkare hanterat sjukskrivning i Tjänsten. Sjukskrivningen har godkänts automatiskt enligt ledordet Enkelhet som redovisas i Bilaga 1. Center för ehälsa i samverkan koordinerar landstingens och regionernas samarbete för att förverkliga strategin för Nationell ehälsa tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Centret ska skapa den långsiktighet som krävs för att utveckla och införa gemensamma ehälsostöd, infrastruktur och standarder som förbättrar informationstillgänglighet, kvalitet och patientsäkerhet. Center för ehälsa i samverkan styrs av representanter från landsting och regioner, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna.

2 2 (13) Påfrestningarna ökar Karolinas drabbas av en stor sorg men tycks klara både arbete och privatliv trots krisen. Men två månader senare, när det värsta verkar vara över, får Karolina stora sömnsvårigheter. Hon kan inte fokusera på sina arbetsuppgifter och hennes arbetskollegor klagar för chefen. På företagshälsovårdens (FHV) inrådan föreslår chefen att Karolina ska få samtalsstöd, men hon tackar nej till erbjudandet. Chefen, som sedan förra sjukskrivningen är kopplad till Tjänsten, antecknar detta i sitt PA-system och markerar att det är en uppgift han gärna delar till de aktörer Karolina har godkänt. Distriktsläkaren sjukskriver Karolina mår allt sämre. Hon söker upp sin distriktsläkare igen för att få sömntabletter. När läkaren får klart för sig vilken press Karolina har varit under i flera månader, och även ser de tydliga depressiva symtomen, föreslår han medicinsk behandling, fysisk träning och sjukskrivning på heltid. När läkaren öppnar mallen för intygsinformation syns uppgifter från den förra sjukskrivningen. Där finns både arbetsgivarens (AG) och Karolinas beskrivning av arbetsuppgifter. AG har tillgängliggjort informationen för delning vid nyanställning, men även ändrat information vid ett tillfälle då Karolina fick ändrade arbetsuppgifter. Personalhanteringssystemet innehåller ett antal färdiga arbetsbeskrivningar som genom kodning kan kopplas till en anställd. Eftersom Karolina nu sjukskrivs igen och ärendet är mer komplicerat, måste information om funktionsnedsättning och aktivitetsbegränsning fyllas i. Läkaren kontrollerar med Karolina att arbetsgivarens beskrivning av arbetsuppgifter och de krav som är förknippade med dessa stämmer. Rutinen gör läkarens arbetsförmågebedömning enklare och mer relevant jämfört med tiden innan Tjänsten infördes. Distriktsläkaren vill försäkra sig om att Karolina inte har en längre sjukskrivningshistorik än den som kan utläsa av journalen. Med Karolinas samtycke hämtas sjukskrivningshistorik som FK tillgängliggjort via Tjänsten. Läkaren ser datum och längd för tidigare sjukskrivning i en logg. I Karolinas fall finns inga noteringar om tidigare sjukskrivning. Distriktsläkaren dokumenterar uppgifter om behandling i journalen och arbetstidsordinationen i Tjänsten. De är integrerade så att distriktsläkaren slipper dokumentera dubbelt. Distriktsläkaren kontrollerar att hans rekommendationer stämmer med kunskapsstödet och sjukskriver i två veckor. Karolina hanterar intyget Distriktsläkaren påminner Karolina om att hon tidigare valt att själv administrera intygsinformationen. Patienten kan istället välja att låta läkaren skicka intyget direkt till FK genom samtycke, men Karolina vill göra det själv. Först när hon tillgängliggör intyget blir det synligt för andra aktörer. De får tillgång till den delade informationen vid den tidpunkt de behöver informationen, det vill säga AG vid dag 8 och FK vid dag 15. Karolina ringer sin arbetsgivare när hon kommit ut från vårdcentralen och sjukskriver sig.

3 3 (13) Eftersom Karolina har valt inställningen meddela mig via sms och mejl i Tjänsten har det redan plingat till i hennes mobiltelefon. I hennes mejlbox finns också en påminnelse om att ett intyg finns. Automatmeddelandena innehåller inga personliga uppgifter. På kvällen loggar Karolina in i Tjänsten för att administrera intygsinformationen. Karolina delar information om aktivitetsbegränsningar, omfattning av sjukskrivningen, intygets tidsperiod och prognos med arbetsgivaren. Tidslinjen som finns i Tjänsten visar att Karolinas nya sjukskrivning sammanförts med den förra, eftersom det har gått mindre än 90 dagar sedan hon senast var sjuk. Karolina är därför redan på dag 22 i rehabiliteringskedjan. Hon blir förvånad, men hjälptexterna i anslutning till tidslinjen får henne att förstå att sjukskrivning på 50 procent likställs med heltid i rehabiliteringskedjan. Karolinas AG får ett mejl via Tjänstens notifieringsfunktion. Meddelande via mejl är en default-inställning. Mejlet berättar att intygsinformation väntar i Tjänsten. När AG loggar in syns de delar av Karolinas intyg som hon vill dela. Genom att klicka på den ruta där prognosen uppges förs denna automatiskt in i arbetsgivarens personalsystem och kommer stämmas av mot den tidrapport som Karolina och alla andra anställda på företaget lämnar vid varje månadsslut. Läkare skickar tidig signal Efter två veckor har Karolina inte förbättrats alls. Hon uppsöker distriktsläkaren igen. Han tycker att den samlade bilden ger anledning till oro. Det riskerar att bli en lång sjukskrivning. Eftersom Karolina via Tjänsten har gett sin distriktsläkare tillåtelse att se all information som arbetsgivaren tillfört noterar distriktsläkaren att Karolina har avvisat arbetsgivarens erbjudande om samtalsstöd. Distriktsläkaren väljer att skicka en tidig signal om att flera riskfaktorer pekar på att Karolina kan behöva stöd tidigt i rehabiliteringskedjan. Meddelandet går till FK via Tjänsten. Läkaren berättar om den tidiga signalen för Karolina. Hon kommer även att kunna se detta i sin vy av ärendets status. Läkaren och Karolina kommer överens om att sjukskrivningen ska förlängas ytterligare en vecka på heltid. Karolina får också en remiss till en terapeut för samtalsstöd. Hon accepterar detta eftersom terapeuten är fristående från arbetsgivaren. Nya sms och mejl skickas till Karolina som när hon loggar in på Tjänsten ser att intyget har uppdaterats. Karolina delar den här gången intyget med både FK och arbetsgivaren, som får se olika informationsmängder. Hon fyller i en ansökan om sjukpenning och markerar att den ska göras tillgänglig för FK. Försäkringskassan reagerar på tidig signal FK kontrollerar att all info som behövs finns med, samt en sjukanmälan. Godkännande innebär automatisk utbetalning av sjukpenning. Detta syns i ärendestatusvyn hos alla aktörer. Den tidiga signalen från läkaren gör att ärendet tilldelas en personlig handläggare direkt. Kontaktuppgifter till handläggaren synliggörs för alla godkända aktörer.

4 4 (13) Dagen efter får både Karolina och AG en påringning av FK:s handläggare som vill ha ett avstämningsmöte. AG vet att Karolina kan komma på ett första besök till FHV redan dagen efter. Därför kan ett avstämningsmöte ske redan nästa vecka. Datumet accepteras av FK. Via Tjänsten kallar FK alla aktörer till avstämningsmötet veckan därpå. AG ska informera FHV eftersom Karolina ännu inte har gett samtycke att de se information om henne. Företagshälsovården kopplas in Karolina besöker FHV. Hon får förtroende för företagsläkaren och ger FHV tillgång till hennes ärende i Tjänsten. FHV är nu en aktör i Tjänsten och kan dela information med andra aktörer om Karolina vill. Hon väljer att få samtalsstöd med FHV:s psykolog. Även han får tillgång till hennes ärende. Avstämningsmöte 1, på arbetsplatsen Alla aktörer utom distriktsläkaren närvarar vid mötet. Det beslutas att företagsläkaren ska ta över ansvaret som sjukskrivande läkare. Distriktsläkarens tillgång till Karolinas ärende i Tjänsten tas bort. FK vill att AG ska utreda hur Karolina kan avlastas i sitt arbete, men AG bedömer utsikterna som små. Istället beslutas att FHV ska utreda möjligheten att göra förändringar i den fysiska arbetsmiljön. Ett datum för avstämning per telefon bestäms till veckan därpå. FK dokumenterar besluten och ser till att handlingsplanen synliggörs i Tjänsten. Avstämningsmöte 2, via telefonkonferens FVH:s utredning visar att Karolina skulle uppleva mindre stress om hon fick flytta från kontorslandskapet till ett eget rum. Det är AG villig att ordna. Karolina mår lite bättre. Det beslutas att hon ska återgå till sitt jobb på halvtid. FK-handläggaren uppmanar företagsläkaren att signera ett nytt intyg med omfattning och prognos, samt att (med Karolinas godkännande) ta del av tidigare medicinsk information för att bedöma om den fortfarande är relevant. Tillbaka på halvtid Efter totalt fem veckors sjukskrivning återgår Karolina i arbete på deltid. Stressen minskar tack vare det nya rummet. Psykologsamtalen fortsätter, men när företagsläkaren aktualiserar en ytterligare upptrappning av arbetstiden blir Karolina påtagligt stressad. FHV vill nu påbörja en utredning för att hitta andra arbetsuppgifter på nuvarande arbetsplats. Både Karolina och FK är positiva till detta. Halvtidssjukskrivningen förlängs under tiden med några veckor. Alla de uppgifter som företagsläkaren tidigare använt kommer upp automatiskt. Eftersom Karolinas sjukskrivningsmönster inte stämmer med vad det försäkringsmedicinska kunskapsstödet beskriver, behöver läkaren tillföra mer information.

5 5 (13) FK anser att den nya intygsinformationen som företagsläkaren signerat inte är komplett. En motivering till varför beslutsstödet frångåtts har uppgetts, vilket är en förutsättning för att kunna dela intyget, men handläggaren på FK vill att orsakerna till att den planerade upptrappningen inte kan ske, ska beskrivas noggrannare. Via Tjänsten skickas en önskan om komplettering. Läkaren förtydligar via Tjänsten. Om Karolina loggar in på Tjänsten ser hon dialogen, men eftersom läkaren bedömer att ingen ny medicinsk information tillförs sker ingen notifiering. Avstämningsmöte 3 AG gör en organisationsöversyn som leder till sparbeting. Karolina mår sämre igen. Nu vill FVH få till ett flerpartsmöte. En förfrågan skickas via Tjänsten. FK, som har samordningsansvar kallar till mötet. Utredningen om annan arbetsuppgift inom företaget har inte gett något resultat. Karolina orkar inte återgå på heltid under rådande omständigheter. Hon har inte längre förtroende för sin AG. Karolina vill att Arbetsförmedlingen (AF) ska kopplas in för att få hjälp att söka ett annat arbete. FK-handläggaren beslutar att Karolina ska prövas mot hela arbetsmarknaden. Handläggaren initierar en kontakt med AF. Halvtidssjukskrivningen förlängs igen. Karolina träffar handläggare på AF, som får tillgång till Karolinas ärende i Tjänsten. Under kontakten med AF får Karolina behålla sin sjukpenning på halvtid medan hon söker nytt jobb. Ett nytt bättre jobb AF gör en kartläggning av Karolinas kompetens. Karolina är välmeriterad. Det finns arbetsgivare som är intresserade av att anställa henne. Karolina är osäker på sin förmåga och ork. FK betalar halv sjukpenning och hon är tjänstledig från sitt gamla jobb. AF beslutar att ge aktivitetsersättning så att Karolina kan pröva det nya arbetet. Karolina gör succé på sitt nya jobb. Trots att det finns moment av stress fungerar det bra eftersom Karolinas befogenheter och ansvar matchar.

6 6 (13) Arbetsflödesmodell, del 1

7 7 (13) Arbetsflödesmodell, del 2

8 8 (13) Arbetsflödesmodell, del 3

9 9 (13) Arbetsflödesmodell, del 4

10 10 (13) Arbetsflödesmodell, del 5

11 11 (13) Förklaringar av arbetsflödet En arbetsflödesmodell beskriver en rad aktiviteter som är beroende av varandra och som utförs i en viss ordning samt vem som utför dem. De olika komponenterna i modellen utgörs av aktiviteterna (gröna rutor), rollerna som utför aktiviteterna (de horisontella uppdelningarna till vänster märka med rollernas benämning), informationslagren (de horisontella gula fälten längst ner) samt informationsmängderna (pilarna som går till/från informationslagren). Nedan följer en beskrivning av de roller, informationslager och informationsmängder som förekommer i detta arbetsflöde. Roll/Aktör Individ Arbetsgivare Läkare (Vårdcentral) Företagshälsovård Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Individen deltar aktivt i intygsprocessen, och kan själv administrera intyg via Tjänsten. Hos arbetsgivaren har patienten sin anställning. Arbetsgivaren blir en part i patientens sjukskrivning och därmed i denna process då arbetsgivaren tar emot sjukanmälan, tar del av intyg, betalar ut sjuklön samt tar emot friskanmälan. Intygsskrivande läkare på vårdcentral (Distriktsläkare). Den företagshälsovård som arbetsgivaren har avtal med. Rollen Försäkringskassan kan egentligen delas upp i Försäkringskassan som organisation och FK-handläggare. I detta sammanhang tillför det dock ingenting för tydligheten att göra denna uppdelning, utan Försäkringskassan ses som en aktör. Försäkringskassans interna processer omfattas inte heller av detta projekt, varför de endast beskrivs summariskt. Arbetsförmedlingen blir en part i processen i det skede när patientens arbetsförmåga prövas mot hela arbetsmarknaden. Informationslager Tjänsten Vårdsystem Försäkringsmedicinskt kunskapsstöd (FMKS) Projektets framtida utveckling av ett system för hantering av individens valda personliga lösning för behandling av intygsinformation, samt kommunikation kring denna. Journalsystem, inte specifikt inriktat på sjukskrivning, håller bred information t.ex. anamnes och status. Kan även vara andra vård- och patientadministrativa system. Projektets framtida utveckling och utvidgning av dagens försäkringsmedicinska beslutsstöd (FMBS).

12 12 (13) Informationsmängd Aktivitetsbegränsningar, Sjukskrivningens omfattning, Intygets tidsperiod, Prognos Anamnes, Diagnos Anamnes, Diagnos, Prognos, Behandling AoSp Befintlig intygsinformation Beslut om fortsatt sjukskrivning Beslut om aktivitetsersättning vid tjänstledighet från nuvarande arbete Beslut: Prövning mot hela arbetsmarknaden Beslut: sjukpenning på halvtid under period av arbetssökande Datum för avstämningsmöte Datum för nästa avstämningsmöte Datum för flerpartsmöte Distriktsläkare delar ej längre info Erbjudande samtalsstöd Ev. uppdatering Friskanmälan Funktionsnedsättning, Aktivitetsbegränsning Förfrågan att ta del av info Förfrågan flerpartsmöte Första sjukskrivningsdag Handlingsplan Avser den del av intygsinformationen som patienten vill dela med sin arbetsgivare, d.v.s. aktivitetsbegränsningar, sjukskrivningens omfattning, intygets tidsperiod, prognos Information om anamnes, diagnos. Information om anamnes, diagnos, prognos, behandling. Ansökan om sjukpenning till Försäkringskassan. Intygsinformation som sedan tidigare finns sparad i Tjänsten. Försäkringskassans beslut om fortsatt sjukskrivning. Arbetsförmedlingens beslut att betala ut aktivitetsersättning under den tid individen prövar nytt arbete och är tjänstledig från nuvarande arbete. Arbetsförmedlingen beslut att individen ska prövas mot hela arbetsmarknaden Försäkringskassans beslut att individen får behålla sin sjukpenning under den tid då nytt arbete söks. Datum då avstämningsmöte kommer äga rum. Datum då nästa avstämningsmöte kommer äga rum. Datum då flerpartsmöte kommer äga rum. Ändrad behörighetsinställning som gör att den distriktsläkare som initialt behandlade patienten, inte längre har rätt att ta del av information i ärendet. Arbetsgivarens erbjudande om samtalsstöd. Eventuell uppdatering av journalinformationen. Individens friskanmälan till Försäkringskassan. Information om individens funktionsnedsättning och aktivitetsbegränsning. Förfrågan till patienten att få ta del av information i ärendet. Förfrågan till Försäkringskassan om att ett flerpartsmöte ska hållas. Arbetsgivarens information om patientens (den anställdes) första sjukskrivningsdag. Försäkringskassans sammanställning av en handlingsplan efter genomfört avstämningsmöte.

13 13 (13) Info om utredning Intyg Intyg (2 veckor) Intyg (+ 1 vecka) Intyg (+ 2 veckor på halvtid) Intyg (+ 4 veckor på halvtid + motivering av sjukskrivningsmönster) Intygsinformation Kontaktuppgifter Handläggare Meddelande Notifiering Patientens beskrivning: Arbetsuppgifter/ Arbetsmoment/Arbetstid Rekommendation Remiss Samtycke Samtycke att dela info Samtycke intyg Sjukskrivningshistorik Tidig signal Önskan om komplettering Företagshälsovårdens information rörande utredning om arbetsmiljö. Vid specifikt tillfälle, av läkare, signerad intygsmängd. Vid specifikt tillfälle, av läkare, signerad intygsmängd. Innehållande bl. a. en sjukskrivningstid på 2 veckor. Vid specifikt tillfälle, av läkare, signerad intygsmängd. Innehållande bl. a. en förlängd sjukskrivningstid med 1 vecka. Vid specifikt tillfälle, av läkare, signerad intygsmängd. Innehållande bl. a. en förlängd sjukskrivningstid med 2 veckor på halvtid. Vid specifikt tillfälle, av läkare, signerad intygsmängd. Innehållande bl. a. en förlängd sjukskrivningstid med 4 veckor på halvtid, samt en motivering till varför sjukskrivningsmönstret inte stämmer med det försäkringsmedicinska kunskapsstödet. All samlad intygsinformation i sjukskrivningsärendet. Kontaktuppgifter till Försäkringskassans handläggare. Önskan om komplettering, som levereras och tas emot i meddelanden. En upplysning om att det finns ny information i Tjänsten som berörd aktör bör ta del av. Patientens egen beskrivning av sina arbetsuppgifter och arbetsmoment samt sin arbetstid. Det försäkringsmedicinska kunskapsstödets rekommenderade sjukskrivningstid. Remiss till annan kompetens inom hälso- och sjukskrivningsområdet. Individens samtycke att dela information om sjukskrivningshistorik. Individens samtycke att dela info med aktör efter förfrågan från denne. Individens samtycke till att dela ett visst intyg med valda aktörer. Individens sjukskrivningshistorik. Tidig signal om att individen riskerar att hamna i en lång sjukskrivning. Försäkringskassans önskan om komplettering av viss intygsmängd.