Program och initiering av upphandling av smågodstransportör

Transkript

1 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Program och initiering av upphandling av smågodstransportör Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar - Landstingsservice får i uppdrag ta fram programhandling för utbyte av nuvarande rörpost till ny sådan, s.k. smågodstransportör - Landstingsservice får använda maximalt 7 mnkr för arbetet - programarbetet ska resultera i underlag för en upphandling av rörpostsystem som redovisas för produktionsstyrelsen före initiering Ärendet Bakgrund och syfte Akademiska sjukhuset har en befintlig rörpostanläggning med diameter 103 mm och total rörlängd på ca m. Systemet är föråldrat och behöver rustas upp men det är svårt få tag på reservdelar då diametern 103 mm frångås. Rörpostanläggningen används främst för post och i mindre utsträckning för prover och medicinska produkter, främst beroende på den bristande tillförlitligheten och säkerheten i systemet. Akademiska sjukhuset är nu i behov av ett nytt rörpostsystem som kan anpassas för framtidens behov. Moderna rörpostsystem möjliggör försändelser av många fler godstyper än post. I ett rörpostsystem utgör laboratorierna en central del då moderna rörpostsystem i första hand används för försändelser av medicinska produkter så som prover för analys till laboratorier. Prover från akutmottagningar och andra stora mottagningar utgör i särklass de största flödena. Även andra godsslag som blod/plasma, läkemedel och färdigberedda lösningar från Apoteket mm kan distribueras mellan avdelningar eller till och från andra stora mottagare/avsändare av smågods. Anläggningen avser betjäna hela sjukhusområdet på Akademiska sjukhuset och är planerat byggas i etapper med hänsyn till de omfande byggnationer som planeras på området. Genom välja ett rörpostsystem med rördimension på D160 mm erhålls flexibilitet i möjliga typer av gods som kan skickas. Ett modernt rörpostsystem av aktuell typ har hög driftssäkerhet, säkerhet i form av spårbarhet och låsta behörighetsstyrda stationer och kan anpassas för framtida utbyggnad och förändringar i verksamheten. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen För sjukhusets verksamhet på sikt ska bli mer hållbar, måste utsläpp och nya lösningar vara energieffektiva och ekonomiskt gynnsamma. De system som installeras ska tillgodose både de behov som finns nu, samt framtida behov för hela systemets livslängd. Grovt uppskad energiåtgång för rörposten baserat på bedömt antal sändningar är 600 kwh/vardagsdygn. Energianvändande är en parameter som med fördel utvärderas vid upphandling. Miljöpåverkan utifrån energiperspektivet ska vägas mot nollalternativet, dvs. befintlig rörpost. En preliminär uppskning av energiåtgången för dagens rörpostsystem är 1200 MWh/år. Utöver dagens energiåtgång tillkommer den manuella hantering av de medicinska produkter som idag hanteras manuellt. Dagens system är ett tvårörssystem vilket till stora delar är konstant trycks vilket är den enskilt största orsaken till skillnaden. En förstudie har genomförts som beskriver möjligt installationsalternativ och hur detta kan etappindelas med hänsyn till befintliga byggnader och ombyggnationer som pågår på området. Rapporten beskriver en genomförandestrategi där en ny anläggning byggs etappvis medan det befintliga systemet fortfarande är i drift. Programhandlingsarbete För ha ett bra underlag för upphandling av den nya smågodstransportören måste de övergripande krav som ska ställas på systemet beskrivas. Exempel på det är: Vilken kapacitet som det ska dimensioneras för? o Framtida flöden o Ev förändrade arbetssätt o Framtida Apoteksflöden o Flöden mellan laboratorierna Utbredning, antal stationer? Behov av stationstyper, redundans, flexibilitet? Funktioner avseende spårbarhet, behörighet och säkerhet? Krav gällande hygien och insatsmaterial i patronerna? Krav avseende brand? Etc Genom summera svaren på dessa och andra frågor kommer den tekniska kravspecifikationen kunna sammanställas. Det resulterar i en helhetsbild över sambanden mellan och storleken på smågodsflödet över hela sjukhuset. Därefter kan rätt nivå på rörpostsystemets utbredning fastslås. I programarbetet ska genomgång göras för anpassning till de delar som ingår i Framtidens Akademiska men också för ansluta övriga byggnader på sjukhusområdet, där behov av rörpost finns. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Kostnadsbedömning I en förstudie, daterad , har olika alternativa lösningar utretts. Kostnadsuppskningen för programmet är beräknad till 7 mnkr. Totala investeringen är uppskad till c:a 80 mnkr, fördelad på 30 mnkr för maskininstallationen och 45 mnkr för byggnadsanpassningar samt 5 mnkr för rivning av befintligt system. I investeringsbudget finns avs totalt 80 mnkr. Programarbetet ska komma fram till underlag för upphandling och en total investeringsberäkning. Finansiering Kostnaden för smågodstransportör avseende byggnadsarbeten ska ingå i Framtidens Akademiska (FAS) och för övriga delar som inte omfas av FAS blir fastighetsinvestering. Fastighetsinvesteringar kommer ingå i underlag för ny hyresmodell. Kopia till: Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Bilaga 36 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 1 (3) Dnr LSU Affärsområde Akademiska Olle Ahnell Produktionsdirektören f.v.b.t Produktionsstyrelsen Programarbete för utbyte av rörpost till smågodstransportör Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslås besluta Landstingsservice får i uppdrag ta fram programhandling för utbyte av nuvarande rörpost till ny sådan, s k smågodstransportör. Landstingsservice får använda maximalt 7 Mkr för arbetet. Programarbetet ska resultera i underlag för en upphandling av rörpostsystem som redovisas för produktionsstyrelsen före initiering Bakgrund och syfte Akademiska sjukhuset har en befintlig rörpostanläggning med diameter 103 mm och total rörlängd på ca m. Systemet är föråldrat och behöver rustas upp men det är svårt få tag på reservdelar då diametern 103 mm frångås. Rörpostanläggningen används främst för post och i mindre utsträckning för prover och medicinska produkter, främst beroende på den bristande tillförlitligheten och säkerheten i systemet. Akademiska sjukhuset är nu i behov av ett nytt rörpostsystem som kan anpassas för framtidens behov. Moderna rörpostsystem möjliggör försändelser av många fler godstyper än post. I ett rörpostsystem utgör laboratorierna en central del då moderna rörpostsystem i första hand används för försändelser av medicinska produkter så som prover för analys till laboratorier. Prover från akutmottagningar och andra stora mottagningar utgör i särklass de största flödena. Även andra godsslag som blod/plasma, läkemedel och färdigberedda lösningar från Apoteket mm kan distribueras mellan avdelningar eller till och från andra stora mottagare/avsändare av smågods. Anläggningen avser betjäna hela sjukhusområdet på Akademiska sjukhuset och är planerat byggas i etapper med hänsyn till de omfande byggnationer som planeras på området. Landstingsservice Slottsgränd Uppsala tfn fax org nr

5 2 (3) Genom välja ett rörpostsystem med rördimension på D160 mm erhålls flexibilitet i möjliga typer av gods som kan skickas. Ett modernt rörpostsystem av aktuell typ har hög driftssäkerhet, säkerhet i form av spårbarhet och låsta behörighetsstyrda stationer och kan anpassas för framtida utbyggnad och förändringar i verksamheten. För sjukhusets verksamhet på sikt ska bli mer hållbar, måste utsläpp och nya lösningar vara energieffektiva och ekonomiskt gynnsamma. De system som installeras ska tillgodose både de behov som finns nu, samt framtida behov för hela systemets livslängd. Grovt uppskad energiåtgång för rörposten baserat på bedömt antal sändningar är 600 kwh/vardagsdygn. Energianvändande är en parameter som med fördel utvärderas vid upphandling. Miljöpåverkan utifrån energiperspektivet ska vägas mot nollalternativet, dvs befintlig rörpost. En preliminär uppskning av energiåtgången för dagens rörpostsystem är 1200 MWh/år. Utöver dagens energiåtgång tillkommer den manuella hantering av de medicinska produkter som idag hanteras manuellt. Dagens system är ett tvårörssystem vilket till stora delar är konstant trycks vilket är den enskilt största orsaken till skillnaden. En förstudie har genomförts som beskriver möjligt installationsalternativ och hur detta kan etappindelas med hänsyn till befintliga byggnader och ombyggnationer som pågår på området. Rapporten beskriver en genomförandestrategi där en ny anläggning byggs etappvis medan det befintliga systemet fortfarande är i drift. Programhandlingsarbete För ha ett bra underlag för upphandling av den nya smågodstransportören måste de övergripande krav som ska ställas på systemet beskrivas. Exempel på det är: Vilken kapacitet som det ska dimensioneras för? o Framtida flöden o Ev förändrade arbetssätt o Framtida Apoteksflöden o Flöden mellan laboratorierna Utbredning, antal stationer? Behov av stationstyper, redundans, flexibilitet? Funktioner avseende spårbarhet, behörighet och säkerhet? Krav gällande hygien och insatsmaterial i patronerna? Krav avseende brand? Etc Genom summera svaren på dessa och andra frågor kommer den tekniska kravspecifikationen kunna sammanställas. Det resulterar i en helhetsbild över

6 3 (3) sambanden mellan och storleken på smågodsflödet över hela sjukhuset. Därefter kan rätt nivå på rörpostsystemets utbredning fastslås. I programarbetet ska genomgång göras för anpassning till de delar som ingår i Framtidens Akademiska men också för ansluta övriga byggnader på sjukhusområdet, där behov av rörpost finns. Kostnadsbedömning I en förstudie, daterad , har olika alternativa lösningar utretts. Kostnadsuppskningen för programmet är beräknad till 7 Mkr. Totala investeringen är uppskad till c:a 80 Mkr, fördelad på 30 Mkr för maskininstallationen och 45 Mkr för byggnadsanpassningar samt 5 Mkr för rivning av befintligt system. I investeringsbudget finns avs totalt 80 Mkr. Programarbetet ska komma fram till underlag för upphandling och en total investeringsberäkning. Finansiering Kostnaden för smågodstransportör avseende byggnadsarbeten ska ingå i Framtidens Akademiska (FAS) och för övriga delar som inte omfas av FAS blir fastighetsinvestering. Fastighetsinvesteringar kommer ingå i underlag för ny hyresmodell. Sammanfning Produktionsstyrelsen föreslås besluta Landstingsservice får i uppdrag ta fram programhandling för utbyte av nuvarande rörpost till ny sådan, s k smågodstransportör. Landstingsservice får använda maximalt 7 Mkr för arbetet. Programarbetet ska resultera i underlag för en upphandling av rörpostsystem som redovisas för Produktionsstyrelsen före initiering Förslagsställare: Thord Hägg Förvaltningsdirektör Landstingsservice