VAD BEROR FÖRSENINGAR I DIKTATSKRIVNINGEN PÅ? Strängnäs Vårdcentral 2014

Transkript

1 EXAMENSARBET Johanna Öberg Medicinsk Sekreterare, 400 yh-poäng VAD BEROR FÖRSENINGAR I DIKTATSKRIVNINGEN PÅ? Strängnäs Vårdcentral Stora torget Nyköping Tfn info@campusnykoping.se

2 Sammanfattning Utbildningen till medicinsk sekreterare på Campus Nyköping avslutas med ett examensarbete som ska ge praktisk erfarenhet i utvecklings och förändringsarbete i dagens hälso- och sjukvård. Den här rapporten undersöker, vad beror förseningar i diktatskrivningen på gällande Strängnäs Vårdcentral? Rapporten är baserad på bland annat intervjuer med berörda medicinska sekreterare på Strängnäs Vårdcentral, olika mätningar som ger en tydlig överblick av nuläget och förbättringsprogram från andra liknande projekt. Rapporten avslutas med olika förslag på förbättringar som förhoppningsvis ska leda till att verksamheten uppnår målen för diktatskrivningen.

3 INNEHÅLL BAKGRUND... 3 PROBLEMFORMULERING... 4 MÅL/ÖNSKAT LÄGE... 5 METOD... 5 RESULTAT... 7 SLUTSATSER/FÖRSLAG IMPLEMENTERING UPPFÖLJNING LITTERATURFÖRTECKNING BILAGA BILAGA

4 Bakgrund Jag läser min fjärde och sista termin till medicinsk sekreterare på Campus Nyköping. Utbildningen avslutas med ett examensarbete på 40 yh-poäng vilket motsvarar 8 veckors heltidsstudier. Det ska ge mig praktisk erfarenhet av utvecklings/förändringsarbete i dagens hälso- och sjukvård som kursen syftar till. Strängnäs Vårdcentral drivs av Landstinget Sörmland och är den äldsta vårdcentralen i Strängnäs. Den är belägen en liten bit från Strängnäs centrum och har cirka listade patienter. Byggnaden som Vårdcentralen bedrivs i är uppbyggd år 1968 men har under år byggts om och renoverats för att fräschas upp och för att skapa bättre arbetsmiljö. Verksamheten består av cirka 50 anställda som driver en heltäckande vård från barn till äldre. Där jobbar läkare, distriktssköterskor, undersköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, psykologer/kuratorer, psykoterapeuter, fotterapeut, och specialistsjuksköterskor för KOL, diabetes, astma och hjärtsvikt. De har även en barnavårdscentral och specialiserad sjukvård i hemmet, SSIH. Under min LIA-period, var det fyra heltidsanställda, en 50 % med visstidsanställning och två pensionerade medicinska sekreterare som arbetade på vårdcentralen. En medicinsk sekreterare bemannar i kassan/receptionen varje dag. Under min utbildning fick jag tillfälle att göra min sista LIA, lärande i arbete, som var arbetsplatsförlagt inom primärvården på Strängnäs vårdcentral. Jag tillbringade åtta veckor på Strängnäs Vårdcentral vilket gav mig möjlighet att se hur de medicinska sekreterarna arbetade och vilka deras arbetsuppgifter var. Jag märkte snabbt att sekreterarna hade många arbetsuppgifter bland annat eftersom diktatlistan var lång. Vårdcentralen anlitade även under min LIA-period Läkarsekreterarkompetensen för att få hjälp med skivandet av diktat. Det aktuella tillståndet med den långa diktatlistan försvårar att patienten får en god och säker vård som är huvudsyftet med en patientjournal och dessutom upplever personalen stress. Journaluppgifter ska enligt lag 1 föras in i patientjournalen så snart som det kan ske eftersom de har stor betydelse för läkare och annan vårdpersonal som tillfälligt eller i ett senare skede får överta vårdansvaret för patienten. När jag observerade att det var många diktat på diktatslistan började jag fundera på vilka konsekvenser det kan få för både patienter och för de an- 1 Patientdatalagen (2008:355) 3

5 ställda. Det gjorde mig nyfiken på hur man skulle kunna arbeta fram en mer ändamålsenligt diktatskrivning för de medicinska sekreterarna. Kontaktpersoner från Strängnäs Vårdcentral har varit berörda medicinska sekreterare, Erika Mc Carty, Yvonne Hägernäs, Amanda Wilson och Ewa Morelius. Verksamhetschef Ann-Charlott Sjöviker Larsson är informerad om examinationsarbetet och har givit sitt godkännande. Problemformulering Frågeställning När jag var verksam på Strängnäs Vårdcentral som medicinsk sekreterarstuderande uppmärksammade jag att diktatlistan var lång och det medförde att utskriftstiden för diktaten dröjde. Konsekvenserna för detta kan resultera i att man inte lever upp till patientsäkerheten. Enligt Patientdatalagen (2008:355) 3 kap, 9 ska uppgifter som ska antecknas föras in i en patientjournal så snart som möjligt. Diktat regleras inte specifikt i lagstiftningen men Socialstyrelsen anser att det är viktigt att väsentliga uppgifter om undersökningar och bedömningar med mera finns tillgängliga så fort som möjligt efter ett besök i vården. En annan påföljd av detta kan leda till en negativ arbetsmiljö i form av stress hos personalen. Jag har valt att undersöka vad förseningar i diktatskrivnigen beror på med utgångspunkt från nedanstående fyra frågor och vilka åtgärder man kan vidta för att eventuellt uppnå en kortare utskriftstid för journaler som bidrar till en bättre arbetsmiljö för personalen och bättre patientsäkerhet. 1. Finns det onödigt långa diktat som gör att utskriften tar längre tid än normalt? 2. Är det dålig kvalitet på diktaten, som gör det svårt för sekreterare att uppfatta diktat vilket leder till förlängd utskriftstid? 3. Vilka arbetsuppgifter ingår i de medicinska sekreterarnas arbete? 4. Hur är antal sekreterare fördelat per läkare? Frågor som ligger utanför arbetets fokus och som rapporten inte svarar på: Resursbrist i fråga om sekreterare? Hög sjukfrånvaro bland sekreterare leder till resursproblem periodvis? 4

6 Mål/önskat läge På Strängnäs Vårdcentral prioriteras diktaten med oprioriterade (0) och med prioriterade (1). Det prioriterade (1) diktaten ska skrivas så snart som möjligt samma dag. De oprioriterade (0) diktaten har en något fördröjd utskriftstid. Verksamhetschefens mål för ett önskat läge är att diktaten ska hålla ett jämt flöde, vara lagom långa och tydliga och att de oprioriterade (0) diktaten ska skrivas inom tre dagar. Metod Rapporten har bland annat baserats på: Förbättringsmodell PDSA. Det är en metod som ligger till grund för förbättringsarbetet och baseras på tre frågor: Vad vill vi uppnå? MÅL Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Vilka förändringar resulterar i förbättring? Mått Idéer Test P=plan (planera) D=do (utföra) S=study (studera) A=act (agera) Figur 1. Rapportens process Förbättringsmodeller har börjat tillämpas mer systematiskt inom hälso- och sjukvården idag med syfte som ett hjälpmedel för en lärandestyrd utveckling. Modellen hjälper till att planera förändringsarbetet genom att sätta mål, följa förändringarna över tid, arbeta med att hitta idéer till nya arbetssätt samt att i praktiken prova dessa idéer med hjälp av PDSA-hjulet. 5

7 Liknande förbättringsprogram som har använt sig av den här modellen har genomförts av utvecklingscentrum i Region Skåne, november Projektet handlade om värdeskapande flöden för en bättre och effektiv hantering av patientdata. Vårdcentralen Anderslöv var en av deltagarna som hade liknande problem som Vårdcentralen Strängnäs. Intervjuer har skett sporadiskt med berörda medicinska sekreterare på Strängnäs Vårdcentral under min LIA-period, Syftet har varit att utifrån ovanstående frågor ta del av deras uppfattning av det aktuella problemet. Jag har under min LIA-period arbetat fram frågor som jag tycker är väsentliga byggstenar till rapporten i sin helhet. För att kunna analysera krävs statistik och därför har mätningar av olika karaktärer genomförts. Jag framställde mätmallar som jag har mailat över till de berörda medicinska sekreterarna. De har under två veckor utfört så kallad pinnstatistik för att mäta eventuella problem med kvaliteten på diktat utefter min mall. Då har de antecknat med ett streck för varje skrivet diktat. De har även varje måndag morgon under tre veckors tid noterat antalet diktat på dikteringslistan. Jag har valt att framställa mallarna på ett enda papper för att underlätta hanteringen av mätningarna. 6

8 Resultat Resultaten baseras på rapportens fyra frågor. 1. Finns det onödigt långa diktat som gör att utskriften tar längre tid än normalt? Detta är ett slumpvist utdrag från dikteringslistan en dag i februari månad år. Det visar tidslängden på olika diktat från dikteringslistan. Figur 2 Antal minuter ett diktat är. Stickprov från Strängnäs Vårdcentral, februari. Medelvärde är 2,4 minuter/diktat. Som framgår i figuren höll diktaten en dag i februari ett medelvärde på 2,4 minuter. 7

9 2. Är det dålig kvalitet på diktaten, som gör det svårt för sekreterare att uppfatta diktat vilket leder till förlängd utskriftstid? Enligt sammanställningen av mätningen som utfördes mellan vecka av de medicinska sekreterarna framkom det att kvaliteten på 77 diktat av totalt 843 skrivna diktat var av sämre kvalitet. Kvalitet på diktat 4; 5% 13; 17% 26; 34% 22; 29% 8; 10% 4; 5% Pratar otydligt Saknar diagnos Ändringar Klipper av diktat Hoppigt Övrigt Figur 3 8

10 3. Vilka arbetsuppgifter ingår i de medicinska sekreterarnas arbete? Den medicinska sekreterarens arbetsuppgifter varierar mycket och innehåller bland annat: Diktatskrivning Telefoni Schemaläggning av läkare Bokning av tolk IT Handledning av praktikanter Hemsidor Mina vårdkontakter Bokning av patienter från väntelistan Protokoll Kassa/reception Posthantering Dessa arbetsuppgifter fördelas på fyra heltidsanställda och en deltid på 50 %. En heltidstjänst går åt till att bemanna kassa/reception dagligen som har ett patientflöde med ett medeltal på 210 patienter per dag. I kassan/receptionen är arbetsuppgifterna bland annat att ge service åt patienterna, boka in eventuella akutbesök, registrera patienterna i vårddokumentationen, ta betalt, stämpla eventuella högkostnadskort och utfärda frikort. Det ingår också att ta hand om den inkomna posten och scanning. Vid lunch och fikapauser löser någon av de andra medicinska sekreterarna av. 9

11 4. Hur är antalet sekreterare fördelat per läkare? När mätningarna utfördes, mars, var det totalt 18 stycken läkare (distriktsläkare, hyrläkare och utbildningsläkare) exklusive jourläkare på helgerna som dikterade. Antalet sekreterare som är verksamma på Vårdcentralen, mars, är fyra heltidsanställda och en halvtidsanställd varav en heltidstjänst är bemannad i kassa/reception. Det påvisar ett medeltal av cirka 5,1 läkare per skrivande medicinsk sekreterare. I jämförelse med andra vårdcentraler ser man skillnad av fördelning av förhållandet mellan läkare och medicinska sekreterare. 10

12 Slutsatser/förslag I dagsläget uppnår inte verksamheten de önskade målen för att åstadkomma en balans mellan utskrift av diktat. Rapportens slutsatser påvisar att de oprioriterade diktaten (o) inte lever upp till målet att bli skrivet på tre dagar. De prioriterade diktaten (1) skrivs så snart som möjligt samma dag och klarar därmed målet. Genom insamlad fakta från liknande förbättringsprojekt och utifrån de mätningar som gjorts på Vårdcentralen under månaderna februari- april, ligger dessa som grund till exempel på åtgärdsförslag för hur förseningar i diktatskrivningen kan minska. Skrivardagar har använts i olika förbättringsförslag bland annat vid förbättringsarbetet på Vårdcentralen Anderslöv i Skåne. Jag har även uppmärksammat det arbetssätt på några av mina LIAplaceringar under min utbildning och där har man mindre diktat på diktatlistan. Syftet med att införa såkallad skrivardag eller skrivarvecka är att den medicinska sekreteraren ska få skriva journalanteckningar utan att bli störd av andra arbetsuppgifter. När diktaten är av sämre kvalité tar det längre tid att skriva dem men det är även energikrävande. Mätningen av kvalitén på diktaten visar att cirka 8 procent av diktaten är en tidstjuv som är ett resultat av brister i dikteringen. Läkare måste bli medvetna om hur de dikterar och hur det påverkar både den medicinska sekreterarens arbete men även för läkaren själv då dubbelarbete kan minska. Genom att framställa en dikteringsmall/lathund kan man underlätta dikteringen för vissa läkare som kanske ännu inte fått dikteringen på rutin. Det är ett effektivt sätt att både förbättra diktatens kvalitét och för att minska utskriftstiden. Registreringsautomater har på senare år börjat användas mer inom vården som ett komplement till receptionen. På fysiologiska kliniken på US i Landstinget Östergötland har de över hundra patienter per dag och där har de valt att införa detta system. Det resulterar att nio av tio patienter kan gå till väntrummet direkt efter registreringen. De andra som har fler ärenden får anmäla sig i receptionen som vanligt. Syftet är inte att ta bort receptionen utan registreringsautomaten ska hjälpa till att avlasta receptionisten. Med ett medeltal på 210 registrerade patienter per dag på Strängnäs Vårdcentral skulle en registreringsautomat frigöra mer tid för receptionisten till andra vårduppgifter än att ankomstregistrera alla patienter. Registreringsautomaten ska vara väl synligt placerad och där är lis- 11

13 tan över dagens bokade besök uppkopplade. Patienten knappar in sitt personnummer på pekskärmen och får därefter personlig information och eventuellt speciella anvisningar om sitt besök. När patienten registrerat sig får personalen meddelande om detta. Implementering För att lyckas med förändringar måste själva förändringen leda till klar fördel. De som ska genomföra förändringar måste se att det nya är bättre än det gamla och att förändringen stämmer överens med medarbetarnas arbetssätt och värderingar. Många gånger är det svårt att ändra på något som alltid har varit på ett sätt. Genom att studera andras förbättringsarbeten kan man få en överblick på hur det är strukturerat vilket minskar oklarheter som bidrar till stor osäkerhet hos många inför förändringar. Då kan man även välja hur stor del av projektet som man vill testa eftersom det är lättare att testa i liten skala till en början. Abba anmäla, besöka och betala avgift är ett projekt som fått Götapriset för bästa utvecklingsprojekt Syftet med projektet är en enklare och effektivare process för patientanmälan och betalning. Det är kostnadseffektivt samtidigt som det förenklar för patienterna. Självbetjäningsterminaler där patienterna kan anmäla sitt besök bidrar till mindre köer och frigör mer tid för värdeskapande arbete än att anmäla och ta betalt av patienterna. Patientavgifterna betalas via kostnadsfria fakturor varje månad och därmed behövs inte den administrativa hanteringen av kontanter eller kort. Frikortssystemet, Frisk, håller kontroll på högkostnadsskyddet och även här försvinner den administrativa delen av högkostnadskort. Genom nära dialoger med läkarna på verksamheten kan man komma överens och påminna varandra om dikteringen. Det är ett effektivt sätt att både förbättra diktaten kvalitetsmässigt och minska utskriftstiden. Det är ett alternativ till att spara tid både för medicinska sekreterare som såväl läkare samt att det minskar förseningar av journalutskrifter. Förslag på dikteringsmall/lathund bifogas i bilaga 2. Skrivardag/vecka lämnas öppen till verksamhetens medicinska sekreterare för förslag av hur eventuell förändring kan komma att se ut. 12

14 Uppföljning För att följa upp och se om förändringarna i processen har påvisat en förbättring i förseningar i diktatskrivningen bör man mäta flera gånger över tid. Nästa mätningstillfälle rekommenderas några månader efter införandet och samma mätningsmallar kan användas. Mätningsamallar bifogas i bilaga 1. Visar sig förändringarna vara positiva kan implementeringen införas i sin helhet. Skulle förändringarna däremot inte upplevas enligt önskat läge hänvisas problemet återigen till PDSA-hjulet som är ett verktyg för förbättring och förändring. 13

15 Litteraturförteckning Campus Nyköping. (). Hämtat från Compare, ABBA projektet. (den 25 maj 2012). Hämtat från Itkronoberg.se. (den ). Hämtat från Region Skåne. (november 2011). Hämtat från flöden för en bättre och bättre effektiv hantering av patientdata. statistiska centralbyrån. (mars ). Hämtat från Strängnäs Vårdcentral. (). Hämtat från Svt nyheter. (den ). Hämtat från Ekenbergs Vårdcentral, Dikteringsmall 14

16 BILAGA 1 Mall för mätning av kvalitén på diktaten under vecka 14 Diktat Antal Pratar för fort Pratar tyst Pratar otydligt Saknar diagnos Ändringar Klipper av diktat Hoppigt Övrigt Källa: Johanna Öberg Mall för mätning av kvalitén på diktaten under vecka 15 Diktat Antal Pratar för fort Pratar tyst Pratar otydligt Saknar diagnos Ändringar Klipper av diktat Hoppigt Övrigt Källa: Johanna Öberg Antalet diktat på dikteringslistan, måndag vecka 14 Skrivna diktat Antalet diktat på dikteringslistan, måndag vecka 15 Skrivna diktat Antalet diktat på dikteringslistan, måndag vecka 16 Skrivna diktat 15

17 BILAGA 2. Dikteringsmall Kontaktorsak Socialt Hereditet Tidigare sjukdomar Aktuellt Status At Psyk MoS Näsa Öron Ögon Ytl lgll Sköldkörtel Bltr Hjärta Lungor PEF EKG Mammae Perifer cirkulation Rektoskopi Gynekologiskt Yttre genitalia Lokalstatus Leder Fot Rygg Hud Neurologiskt Puls Bedömning Åtgärd Diagnos Op/åtgärdskod (KVÅ bl a) 16